PROYECTO DE TESIS

GESTIN DOCUMENTARIA ACTIVA Y MODERNA PARA LA ATENCIN AL

CIUDADANO EN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y RIEGO 2015
AUTOR:
ERMELINDA GARCS PINTADO
ASESORA:
Dra. Galia Susana Lescano Lpez
SECCIN
Ciencias Empresariales
LNEA DE INVESTIGACIN
Direccin
PER - 2015

ESQUEMA DEL PROYECTO DE INVESTIGACIN

I. GENERALIDADES
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.

Ttulo
Autor
Asesor
Tipo de investigacin
Lnea de investigacin
Localidad
Duracin de la investigacin

II. PLAN DE INVESTIGACIN

2.1. Realidad Problemtica

2.2. Formulacin del problema
2.3. Objetivos
2.3.1. General
2.3.2. Especficos
2.4. Antecedentes
2.5. Justificacin
2.6. Marco Terico
2.7. Marco conceptual
III. METODOLOGA
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.

Tipo de estudio
Diseo de investigacin
Hiptesis
Identificacin de variables
3.4.1. Operacionalizacin de variables
3.5. Poblacin, muestra y muestreo
3.6. Criterios de seleccin
3.7. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos
3.8. Validacin y confiabilidad del instrumento
3.9. Mtodos de anlisis de datos
3.10. Aspectos ticos

PORQUE NO ME LLEG EL ARCHIVO DE TU AVANCE QUE ME

MOSTRASTE AYER
REEMPLZALO POR ESTO:
I. GENERALIDADES
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.

Ttulo
Autor
Asesor
Tipo de investigacin
Lnea de investigacin
Localidad
Duracin de la investigacin

II. PLAN DE INVESTIGACIN

2.1. Realidad Problemtica
La gestin documentaria activa y moderna para la atencin al ciudadano en el
Ministerio de Agricultura y Riego 2015 es de suma urgencia, ya que entre otras
razones, debe evidenciar los hechos y conservar los documentos.
Es as que urge un tratamiento archivstico al que se someten los documentos
en las primeras fases del ciclo de vida, orientado a una explotacin ms eficaz,
eficiente, y econmica de los mismos por parte de las organizaciones, durante
el tiempo que son necesarios por la gestin administrativa, la toma de
decisiones

la

obtencin

de

pruebas.

Es

el

conjunto

de

tareas

procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economa en la

explotacin de los documentos por parte de las organizaciones. (Cruz, 2006)
El Ministerio de Agricultura y Riego 2015 es generadora y receptora de
documentos e informacin que sirven para conocer la evolucin administrativa
de ste, pero en dependencia de su gestin, depender su acceso y
disponibilidad, todos debern recurrir con frecuencia a los documentos que se
han producido o recibido para verificar proyectos, llevar acabo investigaciones,
tomar decisiones, mantener las evidencias y conservar la memoria para el
futuro.
Por tanto, si la gestin documentaria de dicho ministerio no se presenta activa
y moderna para la atencin al ciudadano, no tienen ninguna funcin til de
agilizar el proceso de atencin, lo que repercute sobre la calidad de la toma de
decisiones, rendicin de cuentas y capacidad del ministerio para cumplir con
sus obligaciones a los usuarios.

2.2. Formulacin del problema

Problema general:
Existe relacin entre la gestin documentaria activa y moderna y la atencin
al ciudadano en el Ministerio de Agricultura y Riego 2015?

Especficos
Existe relacin entre la tecnologa aplicada a la gestin documentaria
activa y moderna y la atencin al ciudadano en el Ministerio de Agricultura
y Riego 2015?
Existe

relacin

entre

la

optimizacin

del

acceso

la

gestin

documentaria activa y moderna y la atencin al ciudadano en el Ministerio

de Agricultura y Riego 2015?
Existe relacin entre la confiabilidad de la documentacin de la gestin
documentaria activa y moderna y la atencin al ciudadano en el Ministerio
de Agricultura y Riego 2015?
2.3. Objetivos
2.3.1. General
Establecer la relacin entre la gestin documentaria activa y moderna y la
atencin al ciudadano en el Ministerio de Agricultura y Riego 2015 para
conocer su significancia entre ambas variables.
2.3.2. Especficos
Identificar

la

relacin

entre

la

tecnologa

aplicada

la

gestin

documentaria activa y moderna y la atencin al ciudadano en el Ministerio

de Agricultura y Riego 2015.
Identificar la relacin entre la optimizacin del acceso a la gestin
documentaria activa y moderna y la atencin al ciudadano en el Ministerio
de Agricultura y Riego 2015.
Identificar la relacin entre la confiabilidad de la documentacin de la
gestin documentaria activa y moderna y la atencin al ciudadano en el
Ministerio de Agricultura y Riego 2015.

2.4. Antecedentes
PARA LUEGO
2.5. Justificacin
El xito de la gestin documentaria depende, en gran medida, del grado de
implicacin de los rganos de decisin del Ministerio de Agricultura y Riego
2015 y de la colaboracin de todas las unidades para que su documentacin
sea activa y moderna.
Dicho Ministerio al poseer fortalezas tecnolgicas, estara asegurando uno de
los objetivos principales de la gestin documental: el control y seguimiento
informatizado de toda la documentacin, as se facilita la recuperacin de la
informacin y permite que esta sea til en la toma de decisiones.
Se busca adems, que los ciudadanos que deseen acceder a la informacin del
Ministerio puedan optimizar el acceso al mismo, evitando hacer colas para
requerir de los mismos documentos si lo hiciera de la manera convencional y
no por medio de su plataforma.
Por ltimo, se busca que los ciudadanos tengan confianza en la documentacin
brindada por medio de la pgina web del Ministerio

que agiliza la gestin

documentaria hacindola activa y moderna y contando con la misma validez

que realizando colas.
2.6. Marco Terico
La esencia del documento archivstico no vara en una organizacin, como
afirma DURANTI L. (1997) son los medios primarios a travs de los cuales un
funcionario rinde cuentas de la accin y es tenido por responsable de la
accin, ellos son creados y usados diariamente para documentar acciones,
confirmar decisiones, establecer derechos y responsabilidades y comunicar
informacin CASAS DE BARRN, A. (2003).
MENA, M. (2005) apunta que la naturaleza del documento archivstico es
justamente su funcionalidad como instrumento y como testimonio, prueba o
evidencia de los actos o transacciones de la sociedad, cuestin que lo
convierte en elemento indispensable para el desarrollo de la gestin
documental.

En la norma ISO 15489-1:2006 se reflejan un conjunto de caractersticas que

deben poseer un documento de archivo:
Autenticidad: Se refiere a la implantacin y documentacin de polticas y
procedimientos en las organizaciones para el control de la creacin, recepcin,
trasmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos de archivo
asegurando

que

los

documentos

estn

protegidos

frente

cualquier

modificacin u ocultacin.
Fiabilidad: Se manifiesta cuando el contenido del documento puede ser
considerado una representacin completa y precisa de las operaciones, las
actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en
el curso de posteriores operaciones o actividades.
Integridad:

Se

hace

necesario

la

proteccin

del

documento

contra

modificaciones no autorizadas. Las polticas y los procedimientos de gestin de

documentos deben

especificar qu adiciones

pueden realizarse en un

documento despus de su creacin.

Disponibilidad: Se da cuando el documento de archivo puede ser localizado,
presentado e interpretado mostrando la actividad u operacin que lo produjo.
2.7. Marco conceptual
La gestin documental es un proceso administrativo que permite analizar y
controlar sistemticamente, a los largo de su ciclo de vida, la informacin
registrada que se crea, recibe, mantiene o utiliza una organizacin en
correspondencia con su misin, objetivos y operaciones. PONJUN, D. (2003)
La

gestin

de

documentos

engloba

un

conjunto

de

operaciones

comprometidas en la bsqueda de la economa y la eficacia en la produccin,

mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de todo su
ciclo de vida o sea desde el momento de su concepcin en las oficinas
administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivos. ALBERCH, R.
(2003)
Para lograr que exista una adecuada organizacin de los documentos, nace la
gestin documental como un rea de la administracin que se encarga de
garantizar la economa y la eficiencia en la creacin, mantenimiento, uso y

disposicin de los documentos administrativos durante todo su ciclo de vida.

WALNE, P. (1988)
En la actualidad, como manifiesta PINTO MOLINA, M. (2004), existe un gran
inters por la gestin de la informacin electrnica a lo largo de todo su ciclo
de vida, por los aspectos normalizados para la gestin, intercambio y
transferencia de los datos electrnicos, apostando por los sistemas integrados
de gestin electrnica de la informacin que se refiere al proceso de creacin,
almacenamiento, tratamiento, recuperacin, difusin y conservacin de la
informacin.
Los beneficios de

una gestin documentaria activa y moderna suelen ser

agrupados en:
Beneficios estratgicos: Afectan al conjunto de la organizacin en su labor
cotidiana de produccin.
Beneficios financieros: Inciden directamente en la reduccin de costes y
aumentan la produccin laboral.
Beneficios tcnicos: Guardan relacin con la mejora en los aspectos y
procesos tecnolgicos que se dan dentro de la organizacin.

III. METODOLOGA
3.1. Tipo de estudio
La investigacin es bsica de naturaleza descriptiva y correlacional
debido que en un primer momento se ha descrito y caracterizado
la dinmica de cada una de las variables de estudio. Seguidamente
se ha medido el grado de relacin de las variables comunicacin
interna y clima institucional.
Es bsica, ya que tiene como finalidad mejorar el conocimiento y
comprensin de los fenmenos sociales. Se llama bsica porque es
el fundamento de otra investigacin (Sierra, 2007, p. 32).
Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades,
caractersticas y los perfiles de personas, grupos, comunidades,
procesos, objetos o cualquier otro fenmeno que se someta a un
anlisis (Hernndez, Fernndez y Baptista, 2010, p. 80).

Los estudios Correlacinales tienen como propsito conocer la

relacin o grado de asociacin que exista entre dos o ms
conceptos, categoras o variables en

un contexto en particular

(Hernndez et al., 2010, p. 81).

Cuando las variables resultan correlacionadas, ello significa
que al variar una la otra tambin lo har, dicha correlacin
puede ser positiva o negativa. Si es positiva quiere decir que
sujetos con altos valores en una variable tendern a mostrar
altos valores en la otra variable, si es negativa significa que
sujetos con altos niveles en una variable tendern a mostrar
bajos valores en la otra variable, si no hay correlacin entre
ambas variables con ello se indica que estas varan sin seguir
un patrn sistemtico entre s (Hernndez y otros, 1998).
3.2. Diseo de investigacin
El diseo de la investigacin fue de tipo no experimental: Corte
transversal y correlacional, ya que no se manipul ni se someti a
prueba las variables de estudio.
Es no experimental la investigacin que se realiza sin
manipular deliberadamente variables. Es decir, se trata de estudios
donde no hacemos variar en forma intencional las variables
independientes

para

ver

su

efecto

sobre

otras

variables

(Hernndez et al., 2010, p. 149).

Es transversal ya que su propsito es describir variables y
analizar su incidencia e interrelacin en un momento dado. Es
como tomar una fotografa de algo que sucede (Hernndez et al.,
2010, p.151).

Grficamente se denota:

Figura 1. Diagrama de diseo correlacional. Tomado

de

(Snchez y Reyes 2002)

Dnde:
M = Muestra.
O1= Variable 1 (gestin documentaria activa y moderna)
O2 = Variable 2. (atencin al ciudadano)
r= Relacin de las variables de estudio.
3.3. Hiptesis
Hiptesis general:
Existe relacin entre la gestin documentaria activa y moderna y la
atencin al ciudadano en el Ministerio de Agricultura y Riego 2015.
Hiptesis especficas:
Existe relacin entre la tecnologa aplicada a la gestin documentaria
activa y moderna y la atencin al ciudadano en el Ministerio de Agricultura
y Riego 2015.
Existe relacin entre la optimizacin del acceso a la gestin documentaria
activa y moderna y la atencin al ciudadano en el Ministerio de Agricultura
y Riego 2015.
Existe relacin entre la confiabilidad de la documentacin de la gestin
documentaria activa y moderna y la atencin al ciudadano en el Ministerio
de Agricultura y Riego 2015.
3.4. Identificacin de variables
3.4.1. Operacionalizacin de variables
Operacionalizar una variable significa reducir las mismas en dimensiones e
indicadores, es decir, traducir los conceptos hipotticos a unidades de

medicin segn Valderrama (2009) refiere: que Es un lenguaje sencillo, la

operacionalizacin de las variables viene a ser la bsqueda de sus
componentes o elementos que constituyen esas variables para precisar
las dimensiones e indicadores y stas operan mediante la definicin
conceptual (p.30).
3.5. Poblacin, muestra y muestreo
Poblacin:
Hernndez et al, (2006). Define: Una poblacin es el conjunto de
todos

los

casos

que

concuerdan

con

una

serie

de

especificaciones. Es la totalidad del fenmeno a estudiar, donde

las entidades de la poblacin poseen una caracterstica comn la
cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin. (p.65).
Por lo tanto la poblacin de estudio est conformada por todos los
ciudadanos atendidos en el Ministerio de Agricultura y Riego
2015.
Muestra:
Hernndez

et

al,

(2006).

Define:

La

Muestra

de

estudio

corresponde a la muestra no probabilstica pues segn la eleccin

de los elementos no depende de la probabilidad, sino de causas
relacionadas con las caractersticas del investigador o del que
hace la muestra. Aqu el procedimiento no es mecnico, ni en
base a frmulas de probabilidad, sino que depende del proceso de
toma de decisiones de una persona o grupo de personas y desde
luego, las muestras seleccionadas por decisiones subjetivas
tienden a estar sesgadas. (p.131).

La muestra es de tipo probabilstica, con un 95% de confianza,

una variabilidad (p) de 0.5 y error de 0.05, y asciende a 50
ciudadanos usuarios atendidos en el Ministerio de Agricultura y
Riego 2015.
Asciende a 50 ciudadanos usuarios atendidos en el Ministerio de Agricultura y Riego 2015.

3.6. Criterios de seleccin

3.7. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos

Tcnicas:
La tcnica utilizada es la encuesta. La investigacin
encuestas

estudia

poblaciones

grandes

ms

por

pequeas

seleccionando y analizando muestras elegidas de la poblacin

para

descubrir

la

incidencia

relativa,

la

distribucin

la

interrelacin de variables sicolgicas y psicolgicas. Suelen as

denominarse encuestas de muestreo. (Kerlinger, 2008. s/n)
En la investigacin se aplic
una encuesta dirigida a los
ciudadanos usuarios atendidos en el Ministerio de Agricultura y
Riego 2015.
3.8. Validacin y confiabilidad del instrumento
Para la validez y confiabilidad se ha realizado un estudio piloto en 50 sujetos
con caractersticas similares a la poblacin de estudio, de estudio quienes
fueron seleccionados al azar y se les aplic el cuestionario de atencin al
ciudadano por medio de la gestin documentaria que pretende ser activa y
moderna en el Ministerio de Agricultura y Riego 2015 para

someterla a un

proceso de anlisis estadstico de sus tems.

3.9. Mtodos de anlisis de datos

Para el anlisis de datos se emple el programa estadstico SPSS, versin 18,
con el cual se realizaron los siguientes anlisis:

Frecuencias y porcentajes

Medidas de tendencia central y de variabilidad para el anlisis cuantitativo

de las variables de estudio.

Prueba de Shapiro wilks para determinar si los datos se aproximan a una

distribucin normal y elegir el tipo de estadstica adecuada (paramtrica o
no paramtrica

Prueba de t de Student para comparaciones de grupos independientes.

3.10. Aspectos ticos

MATRIZ DE CONSISTENCIA
TTULO: GESTIN DOCUMENTARIA ACTIVA Y MODERNA PARA LA ATENCIN AL CIUDADANO EN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y RIEGO 2015
PROBLEMA
Problema Principal:

OBJETIVOS
Objetivo General:

HIPTESIS
Hiptesis General:

Existe relacin entre la

gestin documentaria activa y
moderna y la atencin al
ciudadano en el Ministerio de
Agricultura y Riego 2015?

Establecer la relacin entre la

gestin documentaria activa y
moderna y la atencin al
ciudadano en el Ministerio de
Agricultura y Riego 2015 para
conocer su significancia entre
ambas variables.

Existe relacin entre la gestin

documentaria activa y moderna
y la atencin al ciudadano en el
Ministerio de Agricultura y
Riego 2015.

Objetivo Especfico 1:

Hiptesis Especfica 1:

Problema Especfico 1:
Existe relacin entre la
tecnologa aplicada a la gestin
documentaria activa y moderna
y la atencin al ciudadano en el
Ministerio de Agricultura y
Riego 2015?
Problema Especfico 2:

Objetivo Especfico 2:

Existe relacin entre la

optimizacin del acceso a la
gestin documentaria activa y
moderna y la atencin al
ciudadano en el Ministerio de
Agricultura y Riego 2015?
Problema Especfico 3:
Existe relacin entre
confiabilidad
de

Identificar la relacin entre la

tecnologa aplicada a la
gestin documentaria activa y
moderna y la atencin al
ciudadano en el Ministerio de
Agricultura y Riego 2015.

Identificar la relacin entre la

optimizacin del acceso a la
gestin documentaria activa y
moderna y la atencin al
ciudadano en el Ministerio de
Agricultura y Riego 2015.
Objetivo Especfico 3:

la
la

Identificar la relacin entre la

confiabilidad
de
la

Existe
relacin
entre
la
tecnologa aplicada a la gestin
documentaria activa y moderna
y la atencin al ciudadano en el
Ministerio de Agricultura y
Riego 2015.
Hiptesis Especfica 2.
Existe relacin entre la
optimizacin del acceso a la
gestin documentaria activa y
moderna y la atencin al
ciudadano en el Ministerio de
Agricultura y Riego 2015.
Hiptesis Especfica 3:
Existe relacin entre la
confiabilidad de la
documentacin de la gestin

VARIABLES
VARIABLES A RELACIONAR
Variable a relacionar 1:
Gestin documentaria

Definicin conceptual:
La gestin documental es un
proceso administrativo que
permite analizar y controlar
sistemticamente, a los largo
de su ciclo de vida, la
informacin registrada que se
crea, recibe, mantiene o utiliza
una
organizacin
en
correspondencia con su misin,
objetivos
y
operaciones.
PONJUN, D. (2003)

Definicin operacional:

MTODO
MTODO
Cuantitativo.
TIPO DE INVESTIGACIN
Bsica
DISEO DE INVESTIGACIN
Descriptivo-correlacional.
POBLACIN
La poblacin de estudio est
conformada por todos los
ciudadanos atendidos en el
Ministerio de Agricultura y
Riego 2015.
MUESTRA
La muestra es de tipo
probabilstica, con un 95% de
confianza, una variabilidad (p)
de 0.5 y error de 0.05, y
asciende a 50 ciudadanos
usuarios atendidos en el
Ministerio de Agricultura y
Riego 2015.

La gestin de documentos
engloba un conjunto de
operaciones comprometidas en
la bsqueda de la economa y ANLISIS DE DATOS
la eficacia en la produccin, Medidas de tendencia central y
mantenimiento, uso y destino
de variabilidad.
final de los documentos a lo Test de Kolmogorov- Smirnov
largo de todo su ciclo de vida o
de distribucin normal.
sea desde el momento de su
Prueba de correlacin de
concepcin en las oficinas

documentacin de la gestin
documentaria activa y moderna
y la atencin al ciudadano en el
Ministerio de Agricultura y
Riego 2015?

documentacin de la gestin
documentaria
activa
y
moderna y la atencin al
ciudadano en el Ministerio de
Agricultura y Riego 2015.

documentaria activa y moderna

y la atencin al ciudadano en el
Ministerio de Agricultura y
Riego 2015.

administrativas
hasta
su
ingreso en las instituciones de
archivos. ALBERCH, R. (2003)

Pearson o Spearman, para

analizar la relacin entre
variables.