Reuniones de proyecto

ndice
Reuniones de proyecto (Enfoque asociado al Lean Construction Institute) ........................................... 1
Introduccin. .............................................................................................................................................................. 1
Desarrollo. .................................................................................................................................................................. 1
Kick-off Meeting. ......................................................................................................................................................... 2
Weekly Meeting. ......................................................................................................................................................... 3
Landing Meeting. ........................................................................................................................................................ 4

Reuniones de proyecto (Enfoque asociado al Lean Construction Institute)

Introduccin.
Un proyecto es la unin de un conjunto de acuerdos entre personas que se han unido de manera momentnea para la
realizacin de los mismos.
Para llevar dicha afirmacin a un escenario de construccin se podra decir que:
Un proyecto es una idea desarrollada por un grupo de personas reunidas por nica vez para dicho proyecto que ser
ejecutada por uno o ms contratistas que al igual que los diseadores se han unido por nica vez para concretar dicha idea y
que al final esta cumpla de la manera ms aproximada las necesidades del cliente.
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Por ser una experiencia temporal y de personas que no necesariamente se han relacionado previamente es de vital
importancia desarrollar reuniones a lo largo del tiempo del proyecto.
Desarrollo.
Sin embargo para que el concepto de reuniones que se quiere plantear en este artculo es preciso desterrar dos ideas
preconcebidas que normalmente se asocian al concepto de reuniones.
La primera es que las reuniones son una prdida de tiempo y por lo tanto se deben tratar de evitar a toda costa y en caso se
tenga la necesidad de comunicar algo se realizara a travs de correos electrnicos, llamadas o cartas.
Esta primera idea atenta contra la definicin intrnseca de cooperatividad de un proyecto, por la cual no se es una isla en el
desarrollo de los trabajos sino una parte de una serie de piezas que deben ser engranadas para que se tenga un resultado
final satisfactorio.
La segunda idea es lo opuesto, ms bien lleva las reuniones al grado de obligacin recurrente simplemente por el hecho de
que se debe conversar.
Esta segunda idea genera como efecto una prdida en la importancia de reunirse, vuelve a la larga a las personas en meros
observadores de lo que se pudiese comunicar y no genera una cultura de organizacin ni se relaciona con los principios del
Lean Construction Institute y del IPDS.
Una vez entendidas estas dos posturas errneas en lo que se refiere a las reuniones y su significado e importancia se debe
plantear tres instancias o momentos para el desarrollo de las reuniones.
La primera es al inicio del proyecto, a la cual denominaremos Kick-off Meeting. Dependiendo que tipo de proyecto sea podr
generarse antes del inicio de la fase de diseo o antes del inicio de la ejecucin fsica de los trabajos que comprenden el
proyecto.

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Al: 23 jun 2011

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copia no controlada.
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La segunda es durante la ejecucin del proyecto, a la cual denominaremos Weekly Meeting. Estas reuniones semanales
buscan la difusin e integracin del conocimiento, el avance del proyecto y a su vez enlazan los trabajos y trabajadores
existentes con los que estarn por empezar con la finalidad de establecer las relaciones que pudiesen tenerse entre ellos.
La tercera es al final de la ejecucin del proyecto, a la cual denominaremos Landing Meeting. En ella se debe recoger el
conocimiento y las lecciones que el trmino de los trabajos pudiese tener en los participantes, de manera que cada uno de
ellos pueda transmitirlos y a su vez retroalimentarse de la experiencia del resto del grupo para futuros proyectos.
Kick-off Meeting.
En esta reunin debern participar los principales participantes del proyecto.
Deber por lo tanto estar un representante del cliente, un representante de la gerencia de proyecto en caso sean entes
independientes, los proyectistas, Coinsa, como contratista principal y los subcontratistas principales, ya sea por parte de
Coinsa como directamente contratados por el cliente y cuyos trabajos van a tener relacin con los alcances detallados en el
contrato con Coinsa.
En cuanto al personal de Coinsa que deber estar presente en dicha reunin se tendr al ingeniero Residente del proyecto,
el ingeniero jefe de planificacin y campo, el ingeniero jefe de costos y el ingeniero jefe de oficina tcnica. En caso se tenga
un ingeniero jefe de control de alcances tambin deber estar presente en la reunin, lo mismo que el ingeniero jefe de
equipamiento y el jefe de arquitectura de obra.
La reunin deber presidirla el ingeniero Residente de obra en carcter de representante de Coinsa ya que al ser el
contratista principal del proyecto ser su responsabilidad y del equipo de obra la correcta ejecucin del proyecto.
Los puntos a tratar en la Kick-off Meeting sern los siguientes:
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Presentacin del equipo de trabajo del proyecto.Descripcin de los representantes del cliente, proyectistas, contratista y subcontratistas.
Gerencia de proyecto (personal responsable)
Supervisin (personal responsable)
Coinsa (contratista principal) (personal responsable)
Subcontratistas principales (gerentes generales, gerentes comerciales, gerentes de operaciones o jefes de
obra).
Breve resea de la filosofa Lean Construction.
o
o
o
o

Esto con la finalidad de ir formando una cultura no slo en la empresa sino tambin en las personas y empresas
involucradas en nuestro trabajo. De esta manera entendern mejor nuestros requerimientos de definicin.
Los puntos detallados a continuacin sern descritos en un documento anexo al presente artculo.

o Definicin de Lean Construction

o Jalar versus empujar
o IPDS y las cinco premisas que se deben seguir.
o Last Planner.
o Look ahead planning.
o PPC y anlisis de causas.
Descripcin del proyecto.
o Caractersticas principales. (Cliente, uso, etapas, reas).
o Trabajos que lo componen.
Esquema estructural.
Tipos de acabados.
Tipos de equipamientos e instalaciones.
Algn rasgo especial importante del proyecto.

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Restricciones externas y climticas.

Descripcin del sistema de reuniones de la empresa y definicin de las subsiguientes reuniones y horarios.

Al final de la reunin se deber entregar en un folleto anillado o correctamente presentado la siguiente informacin:

Misin y Visin de Coinsa.

Polticas de empresa. (seguridad, medio ambiente y responsabilidad social).
Descripcin del proyecto.
Detalle de los involucrados.
Lean Construction y sus partes.
Formatos de Lean aplicables a los subcontratistas
o Look ahead planning.
o Programacin semanal.
o PPC y anlisis de causas.

Del mismo modo deber llevarse un acta con los posibles acuerdos que se pudiesen tener en dicha reunin y la firma de
todos los participantes.
Weekly Meeting.
Esta es una reunin de mantenimiento y coordinacin semanal, mediante la cual los principales involucrados en el desarrollo
de los trabajos se deben reunir para expresar sus consultas, requerimientos, restricciones y recibir la informacin de los otros
involucrados en el proyecto.
Su duracin no deber ser mayor a una hora, de manera de no interferir con los trabajos de los encargados en ella ni generar
un letargo en las personas por permanecer demasiado tiempo sentados en una sala de reuniones.
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Es por ello que se debe tener un esquema de puntos a tratar a priori, de esta manera la dosificacin del tiempo para cada
uno de ellos ser la adecuada y todo el personal estar ms integrado y atento a los puntos que se traten en la reunin.
El personal que debe participar en la reunin deber ser por lo mnimo:

Gerente de proyecto
Jefe de supervisin
Residente de obra
Jefe de campo y planificacin
Jefe de oficina tcnica
Jefe de costos y proyeccin
Jefes de subcontratistas principales que realicen actividades en dicho periodo de tiempo y aquellos por empezar.

Los temas mnimos que se debern tratar son los siguientes:

Acuerdos de la reunin pasada.

Estado de indicadores de la reunin pasada.
Estado actual del proyecto, actualizacin de indicadores.
PPC y Anlisis de causas de Coinsa, subcontratistas de Coinsa y del cliente.
Planificacin semanal de Coinsa, subcontratistas de Coinsa y del cliente.

Luego de esta introduccin se debern tratar en conjunto las planificaciones semanales y desarrollar un listado de posibles
restricciones al trabajo de Coinsa, sus subcontratistas y los subcontratistas del cliente.
De esta manera se levanta un listado de dichas restricciones, se asignan los responsables y en base a la prioridad y
programacin de los trabajos se define una fecha mxima de levantamiento de la restriccin.

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El ingeniero de oficina tcnica o en su defecto el ingeniero de gestin de alcances deber llevar un acta donde se describan
dichas restricciones, responsables y fechas y al final de la reunin se firmar dicha acta en seal de conformidad con lo
descrito y acordado.
El acta firmada deber ser transcrita a un archivo electrnico y se enviar una copia de la misma a los participantes de la
reunin a fin de que puedan tener un detalle de lo visto y los acuerdos adquiridos.
Landing Meeting.
Esta reunin deber tener un fin conclusivo, es decir, en su desarrollo se deber buscar el resumen de lo realizado a manera
de lecciones aprendidas y retroalimentacin para futuros proyectos.
En esta reunin la cantidad de personas ser menor y estar formada normalmente por el personal de obra de Coinsa y
alguno de los subcontratistas que en calidad de socios de negocio debiesen estar en dicha reunin.
Se debern rescatar a manera de resumen las principales lecciones aprendidas por fases en el desarrollo del proyecto, de
manera de poder generar cartillas de acciones, problemas y soluciones que se adoptaron y que pudiesen extrapolar a
eventos o proyectos futuros.
La confeccin de dichas cartillas deber estar estandarizada a fin de brindar informacin en comn, tales como la
descripcin, etiquetas e informacin de rastreo o bsqueda para que pueda ser empleada en futuros proyectos.

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