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Introduccin

Las hojas de clculo cuyo origen data aproximadamente del ao 1980, marcaron
una evolucin significativa en el uso y concepcin del computador. Antes de su
creacin, el software consista en sistemas operativos y lenguajes de programacin
que limitaban su uso a personas con conocimiento avanzados en la lgica y
desarrollo inherentes a los lenguajes mencionados.
La aparicin de la primera hoja de clculo (VisiCalc) aproxim al mundo de la
informtica, a usuarios con poca formacin en el rea de sistemas, pero con
enormes necesidades de automatizacin de clculos y procedimientos de
informacin organizada en grandes matrices.
Desde este momento, las hojas de clculo, que comienzan a evolucionar de manera
acelerada, se empiezan a constituir en una excelente y eficaz herramienta en el
almacenamiento, organizacin, clculo y depuracin de informacin. La ingeniera
y la administracin, encuentran en ellas un gran potencial de procesamiento de
informacin cuantitativa y cualitativa.
Hoy su utilizacin se ha

enriquecido al disponer en un mismo aplicativo de

funcionalidades para la automatizacin, la representacin grfica de informacin, el


manejo de bases de datos y valiosos instrumentos para el anlisis de hiptesis, lo
cual las constituye en una herramienta necesaria y fundamental en el campo
administrativo. De ac que este texto ilustre la forma como el Excel o en general las
hojas de clculo pueden ser aplicadas en la solucin de problemas rutinarios de una
organizacin, presentando los conceptos que lo constituyen a travs de ejemplos
que abarcan diferentes reas de la gestin.
Desde una mirada global, el Excel permite automatizar procesos, representar
grficamente datos estadsticos y organizar y sintetizar informacin para su anlisis.
Esta lgica de su potencial se constituye en el punto de partida para el desarrollo
de los contenidos del presente texto: los captulos del uno al ocho presentan los
principios de funcionamiento de una hoja de clculo, los tipos de direcciones de
celdas y un despliegue de una amplia galera de funciones, los cuales son
fundamentales para la automatizacin de cualquier proceso. El captulo nueve

contiene los procedimientos y criterios para representar grficamente informacin


estadstica y los captulos del diez al doce, las herramientas que convierten a Excel
en un gestor de bases de datos.
Se precisa que el presente texto no incluye la explicacin de todas las funciones de
Excel, ya que se ha realizado una seleccin de las mismas que de acuerdo al criterio
de los autores, se consideran de gran utilidad para el diseo de procesos
automatizados. Las funciones financieras y estadsticas no se incluyen por
considerarse

que

ellas

cobran

sentido

en

tanto

se

cuente

con

las

conceptualizaciones dadas por estas reas del saber administrativo. Igualmente,


tampoco se presenta en este texto el manejo del Solver, pues esta potente
herramienta de Excel es el soporte de los procesos de optimizacin que requieren
la utilizacin de tcnicas y principios del algebra lineal.

1 Principios de funcionamiento de una hoja de clculo


Antes de comenzar a utilizar la hoja de clculo se deben tener claros sus principios
generales de funcionamiento para hacer un uso eficiente de todos los recursos con
que cuenta para la automatizacin de procesos.
Una hoja de clculo, como bien se sabe, es una gran matriz con celdas en las cuales
pueden almacenarse constantes, variables y frmulas. Su potencial radica en la
capacidad para recalcular y replicar frmulas que hacen la diferencia con una tabla
creada por ejemplo en un procesador de texto.
Cuando se habla de recalcular se hace referencia a lo que sucede con el resultado
de una frmula al introducir cambios en las celdas utilizadas en la misma. Para
ilustrar este principio, miremos un ejemplo elemental.

1
2

A
Trmino 1

B
Trmino 2
9

C
Suma
6

15

Las celdas A1, B1 y C1 contienen texto; las celdas A2 y B2 almacenan dos valores
numricos mientras que la celda C2 est definida por una frmula: =A2 + B2. Las
celdas A2 y B2 son por tanto las variables de la expresin algebraica contenida en

C2 ya que cualquier cambio en ellas automticamente modifica el resultado de C2.


Esta caracterstica determina el poder de reclculo de una hoja electrnica.
De otro lado, el potencial de replicacin permite copiar la misma frmula a otras
celdas. Continuando con el ejercicio, suponga que se tienen varios pares de valores
que se deben sumar:

1
2
3
4
5
6
7

A
Trmino 1
9
2
10
7
11
4

B
Trmino 2

C
Suma

6
8
3
5
6
12

En la celda C2 nuevamente se define la frmula: =A2 + B2. Para encontrar las


sumas A3 + B3, A4 + B4, .A7 + B7, no es necesario escribir frmula por frmula;
basta con replicar la frmula definida en la celda C2 al rango de celdas C3:C7. Para
ello, se ubica el cursor en la celda C2 y haciendo uso del cuadro de llenado
automtico se generan las frmulas para las celdas C3:C7. Idntico resultado se
obtiene si se utiliza el procedimiento de copiar y pegar.
Observe que tanto el reclculo como la replicacin, se fundamentan en la utilizacin
de variables, que para el caso son las direcciones de celdas que se combinan en la
estructura algebraica que define la frmula.
Ahora bien, si se revisan las frmulas obtenidas en las celdas C3, C4, C5, C6 y C7,
es posible afirmar que ellas son iguales entre si y a la frmula contenida en C2?
Desprevenidamente un lector puede pensar que son diferentes. Sin embargo desde
el principio de funcionamiento de la hoja de clculo, estas frmulas son iguales entre
pues hacen referencia a celdas que ocupan posiciones relativas iguales: la frmula
para todos los casos hace referencia a la suma de dos valores ubicados el primero
dos celdas a la izquierda y el segundo una celda a la izquierda. Este tipo de
direcciones se denominan referencias relativas.

Si bien las referencias relativas son las ms utilizadas en la construccin de una


frmula, existen tambin las direcciones de celdas absolutas y mixtas que
potencian an ms la automatizacin de procesos en una hoja de clculo.
1.1

Referencias relativas

Para ilustrar la construccin de frmulas que hacen uso de las direcciones de celdas
relativas, miremos el siguiente problema.
Ejemplo: se presentan los datos estadsticos de las ventas registradas durante los
doce meses del ao anterior por una empresa ferretera:
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

Ago Sep

Oct

ESTADISTICAS DE VENTAS
Cdigo

Descripcin

Ene

Feb

Mar

Abr

May Jun

Jul

Nov Dic

1000 Bombilla 100 vatios

120

320

120

458

452

500

157

459

158

158

125

458

2000 Bombilla 75 vatios

130

154

450

562

352

536

136

259

258

357

369

358

3000 Termostato

451

450

600

452

254

248

485

458

456

256

254

471

4000 Balastra

175

160

135

785

395

600

265

613

445

135

215

369

5000 Condensador

190

356

380

652

258

700

456

658

369

254

845

528

6000 Resistencia 50 A

140

360

490

145

154

630

123

982

523

265

351

247

7000 Resitencia 100 A

154

354

380

368

351

450

148

258

258

358

658

259

8000 Tubos vacio

160

450

150

985

358

471

258

145

245

148

258

269

9000 Plafn

158

360

340

526

481

685

456

259

264

369

459

354

10000 Suiche
Totales

360

450

126

351

750

589

259

258

358

452

456

351

Promedios
Mximos
Mnimo
Nmero registros

Con base en esta informacin se requiere calcular:

El total de ventas por trimestre para cada producto

El total de ventas por mes y por trimestre

El promedio de ventas por mes y por trimestre

La venta mxima y mnima registrada en cada mes y en cada trimestre

El nmero de registros (nmero de tems)

La proyeccin de ventas para el ao siguiente, asumiendo, que la meta es


incrementar las ventas en un 8,5% para todos los meses.

Para comprender el funcionamiento de las direcciones de celdas relativas, observe


la solucin de este primer ejemplo en la hoja Estadsticas-Solucin del archivo
Direcciones relativas.
Al abrir el archivo, observe que la hoja Estadsticas-Datos contiene los datos
iniciales del problema; la hoja Estadsticas-Solucin es una copia de la hoja anterior
en la cual se han insertado las nuevas columnas para disponer la informacin
requerida por trimestre.
En la celda F3 se construye la frmula =C3 + D3 + E3 la cual se replica desde el
cuadro de llenado a las celdas F4:F12. El total para los dems trimestres se halla
copiando las frmulas del rango F3:F12 a las celdas J3:J12, N3:N12 y R3:R12.
En todas estas celdas, se ha copiado la siguiente relacin:
= FC(-3)+FC(-2)+FC(-1)
Lo anterior significa que para calcular el valor de cada celda del total trimestral,
Excel debe sumar los valores almacenados en las celdas ubicadas:
Igual fila 3 columnas a la izquierda + igual fila 2 columnas a la izquierda + igual fila
1 columna a la izquierda
Esta forma de almacenar las direcciones de celdas en las frmulas, es los que se
denomina direcciones de celdas relativas y finalmente lo que permite replicar,
en un alto porcentaje de los casos, las frmulas a otras celdas.
Para una mejor comprensin de esta mecnica, se sugiere revisar la hoja
Estadsticas-Frmulas en la cual se visualizan todas las frmulas utilizadas para
efectuar los clculos. Se emplea la notacin F1C1 (Fila Columna) que es una de las
dos formas de visualizacin de frmulas disponibles en Excel.
Nota: para cambiar el estilo de referencia de las celdas, desde el men Archivo Opciones Formulas active o desactive la casilla de verificacin Estilo de
Referencias F1C1.
A manera de ejercicio se propone al lector, copiar cualquiera de las frmulas
utilizadas para calcular el valor del trimestre, a otra celda cualquiera dentro de la

misma hoja u otra hoja y observar que se mantiene la relacin de = FC(-3)+FC(2)+FC(-1).


Para el clculo del total y del promedio de ventas, de los valores mximos y mnimos
registrados en cada mes y trimestre, se utilizan las funciones de Excel Suma,
Promedio, Max y Min.

Estas funciones tienen como argumentos una lista de

valores, que para el caso, es el rango de valores comprendidos entre C3:C12. En el


ejemplo, observe que en la celda C13 se ha dispuesto la frmula =SUMA(C3:C12);
en la celda C14 =PROMEDIO(C3:C12); en la celda C15 =MAX(C3:C12) y en C16
=MIN(C3:C12). Estas frmulas que tienen referencias relativas, se replican al rango
D3:R16 para efectuar los mismos clculos en el resto del ao.
Por ltimo, para el clculo del nmero de registros, se utiliza la funcin Contar cuyo
resultado es el nmero de datos numricos contenidos en el rango de valores dado
como argumento. Para el ejercicio propuesto =CONTAR(C3:C12) retorna el nmero
de datos numricos.
Una vez diseada la planilla que permite calcular estas medidas estadsticas
bsicas, pasemos a explicar cmo puede realizarse la proyeccin de los datos para
el ao siguiente, de una forma ptima, partiendo de los datos ya existentes..
La hoja Proyeccin y su contenido se han obtenido siguiendo los pasos que se
describen a continuacin, y que se sugiere sean realizados por el lector para su
mayor comprensin.
1) Copia de la hoja de clculo de Estadsticas-Solucin: se ubica el cursor sobre
la etiqueta de la hoja Estadsticas-Solucin, desde el men contextual se
selecciona la opcin Mover o Copiar; en la nueva ventana que se abre se
activa la casilla Crear una copia. Este procedimiento tambin puede
realizarse utilizando la tecla de Ctrl conjuntamente con el clic sostenido del
mouse, para lo cual se ubica el puntero del mouse sobre la etiqueta de la
hoja a copiar (para el caso hoja Estadsticas-Solucin) y con la tecla de Ctrll
presionada se mueve el mouse a la derecha.

2) Borrado de celdas: en la hoja Proyeccin se deben borrar los rangos de datos


C3:E12, G3:I12, K3:M12 y O3:Q11, conservando las frmulas del anlisis
estadstico que se efectu en la hoja anterior.
3) Construccin de frmula de proyeccin: en la celda C3 de la hoja Proyeccin
se inicia la construccin de la frmula con el signo igual; se da clic en la
etiqueta de la hoja Estadsticas-Solucin y se seala la celda C3 y desde el
teclado se indica el resto de la operacin matemtica *1,085. La frmula
completa queda as: =Estadsticas-solucin!C3*1,085.
4) Copia de la frmula: la relacin almacenada en la celda C3 es vlida para el
resto de los tems y periodos, por lo cual haciendo uso del cuadro de llenado,
de una manera rpida, se replica a las celdas C3:E12; luego este bloque se
copia y pega a los rangos G3:I12, K3:M12 y O3:Q12.
Por ltimo, observe que el concepto de direcciones de celdas relativas funciona
igualmente cuando se hace referencia a direcciones de otras hojas, como es el caso
de este problema que se acaba de resolver.
1.2

Referencias absolutas

Si bien, como ya se ha anotado, las direcciones de celdas relativas son las ms


utilizadas en la construccin de frmulas, las direcciones de celdas absolutas,
tambin tienen un papel importante en la automatizacin de procesos. Es frecuente
encontrar valores que dentro de los problemas son constantes y que por ende
podran ser trabajados como tales en la definicin de las frmulas, pero si se
proyecta el uso de la planilla a otro momento del tiempo, dichos valores podran
variar y el diseo inicialmente propuesto perdera su validez.
Ejemplo 1: imaginemos un presupuesto cuyos rubros se presentan en dlares y la
tarea consiste en disear una planilla para automatizar el paso de estos valores a
pesos colombianos a sabiendas de que la tasa de cambio es a la fecha de $1.800
por dlar.
En un primer momento, se podra plantear la frmula que permita tomar cada uno
de los rubros del presupuesto y multiplicarlos por 1.800. Pero qu sucedera si a

la semana siguiente se solicita realizar el mismo trabajo y la tasa de cambio ha


variado a 1.830? La respuesta es obvia: el diseo propuesto est limitado a una
tasa de cambio de 1.800 y para dar respuesta al nuevo requerimiento, deberan
editarse las frmulas existentes.
A

Presupuesto

Descripcin
3 Valor maquinaria
4 Impuestos
2

Valor en US
USD
180.000

Valor en US
=B3*1800

USD

21.600

=B4*1800

Seguros y fletes

USD

2.300

4.140.000

Mantenimiento

USD

1.000

1.800.000

De ac la importancia del uso de las direcciones de celdas absolutas. Ellas en s


mismas son variables, pero para efectos del problema son constantes, y como
veremos a continuacin, tambin tendrn un comportamiento diferente al momento
de realizar una de las tareas habituales en la hoja de clculo, como lo es el copiado
de frmulas.
Observe una nueva disposicin de los datos para la solucin del problema y la
frmula creada en C6 para calcular el primer rubro del presupuesto en pesos
colombianos. La solucin de este problema est disponible en la hoja Presupuesto
del archivo Direcciones absolutas.
A

Presupuesto

1
2

Tasa cambio

1.800

Descripcin
6 Valor maquinaria
7 Impuestos

Valor en US
USD
180.000

3
4
5

USD

21.600

Seguros y fletes

USD

2.300

Mantenimiento

USD

1.000

Valor en COP
=B6*B3

Si se vuelve sobre el concepto de direcciones de celdas relativas, se tiene que en


la celda C6 ha quedado almacenada la siguiente relacin:

= FC(-1)*F(-3)C(-1)
Si esta relacin se replica al rango de celdas C4:C6 se tendr una frmula errada:
en la celda C7 se tendra la frmula =B7*B4, en la celda C8 =B8*B5 y en C9 =B9*B6.
Si se observa el segundo factor de cada producto en las frmulas, este debera ser
el mismo: B3. Para lograr este comportamiento al replicar la frmula, la direccin de
celda B3 debe definirse como absoluta (constante) para lo cual se antepone el signo
$ tanto a la columna B como a la fila 3. La frmula correcta de la celda C6 es la
siguiente: =B6*$B$3.
A

Presupuesto

1
2
3

Tasa cambio

1800

Descripcin
6 Valor maquinaria
7 Impuestos
5

Seguros y fletes

Mantenimiento

Valor en US

Valor en COP

180000

=B6*$B$3

21600

=B7*$B$3

2300
1000

=B8*$B$3
=B9*$B$3

Nota: en el momento de digitar la frmula, con el cursor ubicado sobre B3 se oprime


la tecla F4 que automticamente inserta los signos $ donde se requiere. Observe
que si se presiona reiteradamente la tecla F4, la posicin del signo $ vara en su
colocacin con respecto a la fila y a la columna de la celda, permitiendo establecer
los cuatro tipos de direcciones de celdas existentes en una hoja de clculo: relativas,
absolutas y dos tipos de mixtas (columna fija - fila variable; columna variable - fila
fija).
Un segundo ejemplo de aplicacin de las direcciones absolutas, ayuda a lograr una
mejor comprensin acerca de su funcionamiento.
Ejemplo 2: se desea elaborar una planilla para calcular los costos de
desplazamiento del equipo deportivo de Ultimate que representa a una institucin.
El presupuesto tendr como variables de entrada: el nmero de eventos por mes
tanto nacionales como internacionales en los que se espera participar y los costos

de alojamiento y desplazamiento, diferenciados para eventos nacionales e


internacionales.
Con base en esta informacin se requiere disear una planilla que permita calcular
el presupuesto para diferentes escenarios de acuerdo al nmero de eventos en que
se participar.
En las hojas Viaticos-datos, Viaticos-solucin y Viaticos-frmulas del archivo
Direcciones absolutas podr observar la disposicin inicial de los datos y las
frmulas utilizadas para cumplir el objetivo del problema.
A

2
3
4

Unidad de deportes
Presupuesto de desplazamiento equipo deportivo Ultimate

Distribucin y costos de desplazamiento

5
Eventos
6 nacionales
Eventos
7 internacionales
8
9

Alojamiento

Presupuesto total

Transporte

5.000.000

3.000.000

10.000.000

12.000.000

Distribucin de eventos

Presupuesto eventos nacionales

11 Enero
12 Febrero

Eventos
internacionales
1

13 Marzo
14 Abril

15 Mayo
16 Junio

17 Julio
18 Agosto

19 Septiembre
20 Octubre

21 Noviembre
22 Diciembre

10

Eventos
nacionales

Alojamiento

Transporte

Total

Presupuesto eventos internacionales


Alojamiento

Transporte

Total

1
2

1
-

23 Totales

En la celda D11 se calcula el presupuesto de alojamiento para eventos nacionales


con la frmula =B11*$B$6, la cual se replica al rango D12:D22. En la celda E11 se
calcula el presupuesto de transporte para eventos nacionales con la frmula
=B11*$C$6, replicando sta al rango E12:E22. En F11 se calcula el presupuesto
total por mes para eventos nacionales sumando las dos columnas anteriores con la
frmula =D11+E11.

De la misma forma, en la celda G11 se calcula el presupuesto de alojamiento para


eventos internacionales con la frmula =C11*$B$7, la cual se replica al rango
G12:G22. En la celda H11 se calcula el presupuesto de transporte para eventos
internacionales con la frmula =C11*$C$7, replicando sta al rango H12:H22. Y por
ltimo, en I11 se calcula el presupuesto total por mes para eventos internacionales
sumando las columnas G y H.
El presupuesto total tanto de transporte como de alojamiento se calcula en la fila 23
y el gran total para todos los eventos durante el ao, en la celda E6.
Ejemplo 3: se desea ilustrar la manera como las referencias absolutas pueden
utilizarse con las funciones de Excel. Para ello, observe el ejercicio propuesto en las
Notas-Datos y Notas-Frmulas del archivo Direcciones absolutas.
Se tienen como datos los nombres de los estudiantes de un curso de contabilidad,
las notas de cada una de las evaluaciones y el valor porcentual de cada una de
ellas. Se desea en la columna I encontrar el valor de la nota definitiva de cada
estudiante. La frmula en la celda I9 que permite encontrar la nota definitiva del
primer estudiante es:
=$C$7*C9+$D$7*D9+$E$7*E9+$F$7*F9+$G$7*G9+$H$7*H9
Esta frmula debe replicarse al rango I10:I26. La combinacin de referencias
relativas y absolutas, permite lograr el clculo correcto.
Sin embargo, este clculo podra simplificarse significativamente si se utiliza la
funcin =SUMAPRODUCTO(), que permite hallar el resultado de la frmula anterior
de una manera sistemtica y sinttica al multiplicar la fila de porcentajes por la fila
de notas de cada estudiante y sumar los productos as planteados. La nueva frmula
de la celda I9 es:
=SUMAPRODUCTO($C$7:$H$7;C9:H9) en dnde el rango en el cual se disponen
los porcentajes se absolutiza para aplicarlo al clculo de la nota definitiva de cada
estudiante.

1.3

Referencias mixtas

Una direccin de celda, como se ha visto, est conformada por la referencia de la


columna y de la fila. En algunas ocasiones, es necesario para una frmula,
absolutizar una parte de su referencia y dejar la otra variable. Esto ltimo se conoce
con el nombre de referencias mixtas. Para ilustrar el funcionamiento de estas
direcciones de celdas, se presentan los siguientes ejemplos que estn disponibles
en el archivo Direcciones mixtas.
Ejemplo 1: se requiere disear una planilla para automatizar la elaboracin del
presupuesto de compras de equipos de cmputo para el primer semestre del ao.
Como datos iniciales se suministran la tasa de cambio, la cantidad de equipos
requeridos para el semestre, los costos unitarios de los equipos en dlares y el valor
de la garanta extendida en pesos colombianos.

La siguiente tabla muestra

parcialmente la disposicin inicial de los datos, la cual se encuentra en la hoja


Presupuesto-Equipos-Datos del archivo Direcciones mixtas.

1800

Tasa de Cambio

Precios por Unidad


6
7
8

Informe Trimestral de Ventas

2
3
4
5

Automotora Venta-Cambio S.A

Escritorio

USD 700,00

$ 150.000

Media

USD 850,00

$ 180.000

USD 1.000,00

$ 200.000

USD 980,00

$ 190.000

USD 1.150,00

$ 210.000

Alta

10

Media

11

Costo garanta
(COP)

Estndar

9
Porttiles

Costo equipo
(USD)

Alta

12
Unidades presupuestadas

13

Enero

Febrero

Estndar

35

41

52

41

43

21

Media

42

36

48

37

13

24

17

Alta

12

10

15

45

31

34

18

Media

32

25

20

29

44

49

Alta

15

18

25

52

25

40

14
15
16

Escritorio

Porttiles

19
20

Presupuesto costo primer semestre

21

Costo equipos

22
Enero

23

Escritorio

Marzo Abril Mayo Junio Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Media
Alta

26
27

Febrero

Costo extensin de garanta

Estndar

24
25

Marzo Abril Mayo Junio

Media
Porttiles
Alta

28

Para la construccin de la frmula que permita realizar el clculo del costo de los
equipos presupuestados, se debe multiplicar la cantidad de equipos por el costo en
USD y convertirlo a pesos colombianos multiplicando este valor por la tasa de
cambio. La frmula para la celda C24 es:
= C15*C7*B4
La pregunta es puede replicarse esta frmula para calcular el costo de los dems
equipos?
Hagamos un anlisis de las tres direcciones que componen la frmula;

La direccin de celda C15 almacena el nmero de equipos de enero y de


configuracin estndar. Al replicarla hacia abajo, cambiar para los diferentes
tipos de equipo de este mes (C16, C17, C18 y C19). Al replicarla hacia la

derecha, cambiar para el nmero de equipos de otros meses (D15, E15, F15,
G15 y H15). Lo anterior permite concluir que esta direccin debe ser relativa.

La direccin de celda C7 almacena el costo en dlares del equipo de


configuracin estndar. Al replicarla hacia abajo, cambiar para los costos de
los dems tipos de equipos (C8, C9, C10 y C11). Al replicarla hacia la derecha,
cambiara por D7, E7, lo cual no es correcto pues el costo se encuentra en la
columna C en el rango C7:C11. Esto quiere decir que esta direccin de celda
debe ser mixta con la columna C absolutizada.

La direccin de celda B4 almacena la tasa de cambio, la cual al replicarla no


debe cambiar. Por tanto dicho celda debe ser absoluta.

La frmula en la celda C24 debe quedar as: = C15*$C7*$B$4 y se replica al rango


C24:H28.
La celda I24 almacenar el costo de la garanta extendida para el total de equipos
cada mes. Haciendo el mismo anlisis anterior, la frmula debe quedar =C15*$D7
y se replicar al rango I24:N28.
Por ltimo, para controlar el presupuesto mensual, en la celda O24 se suman los
costos de adquisicin y la garanta extendida. Las direcciones para este caso deben
ser relativas y se replican al rango O24:T28.
Las frmulas mencionadas pueden observarse en la hoja Presupuesto-EquiposSolucin del archivo Direcciones mixtas.
Ejemplo 2: una compaa productora de alimentos, con sede en Medelln, desea
establecer el monto de los fletes que se cancelarn por el transporte de sus
productos hacia las oficinas regionales de ventas, ubicadas en Medelln, Cali,
Bogot, Pasto, Barranquilla, Pereira y Ccuta. Como datos para la solucin del
problema se cuenta: de un lado con la produccin estimada de los diferentes
productos y el porcentaje de la misma que se despachar a cada regional, de otro,
con los costos de fletes por tonelada para cada una de las ciudades y el nmero de
unidades de cada producto que conforman una tonelada.

La disposicin de los datos iniciales se presenta en la siguiente tabla, que tambin

15%

4%

12%

Compaa Productora de Alimentos

1001 Salsa de tomate

245.000

1002 Encurtido

260.000

1003 Mostaza Tradicional

245.110

1004 Mostaza Dijon

121.410

1005 Salsa para pizzas

150.000

10

1006 Salas Curry

135.000

11
12

1007 Mayonesa

185.000

30%

Bogot

6%

Ccuta

12%

Pasto

21%

Cali

Nombre

Producto

Unidades

Porcentajes de distribucin

Medelln

Distribucin de la produccin a enviar a las diferentes regionales

Costos de fletes para cada regional

920

1004 Mostaza Dijon

930

20

1005 Salsa para pizzas

930

21

1006 Salas Curry

22

1007 Mayonesa

100.000

55.000

115.000

Ccuta

1003 Mostaza Tradicional

19

120.000

Pereira

18

70.000

B/quilla

1002 Encurtido

75.000

Bogot

1001 Salsa de tomate

17

40.000

Cali

16

Nombre

15

Producto

14

Unidades

Costo de flete por tonelada

Medelln

13

Pasto

Pereira

B/quilla

puede observarse en la hoja Fletes-Datos del archivo Direcciones mixtas:

850
2.400

925
2.500

Observe que de acuerdo con la disposicin de datos propuesta, en la primera parte


de la tabla, debe encontrarse el nmero de unidades que se despacharn a cada
una de las regiones de la compaa y en la segunda, los costos de los fletes.
Es claro que para el clculo de las unidades a enviarse a cada ciudad, debe
multiplicarse el nmero de unidades totales de cada producto por el respectivo
porcentaje demandado por la ciudad. Por ejemplo, se tendra que de los 245.000
frascos de salsa de tomate, el 21% se distribuirn en Medelln, el 12% irn para la
ciudad de Cali, el 30% para Bogot, el 6% para Pasto, el 15% para Barranquilla, el
4% para Parreira y el 12% para Ccuta; de forma similar se distribuirn los dems
productos.
De acuerdo con ello, la frmula en D5 para encontrar el valor del nmero de frascos
de salsa de tomate que se distribuirn en Medelln sera: =C5*D3.
Pero antes de replicar esta frmula, hagamos la pregunta de si ella ser vlida para
distribuir las cantidades de los 7 productos entre las 7 regiones; y para ello

retomemos el anlisis de que pasara con cada celda de esta frmula si se replica
hacia abajo y hacia la derecha.

La direccin de celda C5 almacena el nmero de unidades de salsa de tomate


que se producen. Al replicarla hacia abajo esta direccin de celda cambiara por
C6, C7, C8, C9, C10 y C11, es decir, por las unidades producidas de encurtidos,
mostaza tradicional, mostaza Dijn, salsa de pizzas, salsa curry y mayonesa.
Ello efectivamente es lo que se desea realice esta direccin de celda. Pero al
replicarla hacia la derecha, dicha direccin cambiara por D6, E6, F6, lo cual
no sera correcto pues el presupuesto de unidades siempre estar en la columna
C rango C6:C11. Ello lleva a concluir que esta direccin de celda es mixta, donde
la columna es fija y la fila relativa.

La direccin de celda D3 almacena el porcentaje de la produccin que debe


aplicarse a cada regional. Al replicarla hacia la derecha, esta direccin de celda
cambiara por E3, F3, G3, H3, I3 y J3, tomando los valores 21%, 12%, 30%, 6%,
15%, 4% y 12% respectivamente. Ello efectivamente es lo que se desea realice
esta direccin de celda. Pero al replicarla hacia abajo, cambiar por D4, D5,
D6...lo cual no es correcto, pues los porcentajes siempre estarn dispuestos en
la fila 3, rango D3:J3. Este anlisis lleva a concluir que esta direccin de celda
es tambin una mixta en la cual la fila 3 debe asumirse como fija y la columna
relativa.

Por tanto la frmula correcta en D5 que luego podr replicarse al rango de celdas
D5:J11 es: =$C5*D$3.
En la segunda tabla debe encontrarse el valor del flete. Para ello el nmero de
unidades a despacharse a cada ciudad, deben convertirse a toneladas, puesto que
el costo del flete est expresado en pesos/tonelada. De ac que la frmula en D16
que permite calcular los fletes para la distribucin de las unidades de salsa de
tomate en Medelln ser: =D5/C16*D14.
Para determinar cmo deben ser cada una de estas direcciones de celdas, de tal
forma que se posibilite el copiar la frmula al rango de celdas D16:J22, se sugiere
al lector hacer un anlisis similar al realizado para la frmula anterior. Luego

remitirse a la hoja Fletes Solucin1 del archivo Direcciones mixtas y estudiar las
frmulas all propuestas.
Nota: en la hoja FletesSolucion2 del archivo Direcciones mixtas la primera parte de
la solucin se ha calculado efectuando una multiplicacin matricial. La matriz que
pre-multiplica es la matriz de las Unidades de 7 filas y una columna (orden 7x1) y la
que post-multica es la matriz que contiene los porcentajes de distribucin de 1 fila y
7 columnas (orden 1x7). Al multiplicar estas dos matrices con la funcin =MMULT()
la matriz producto es una matriz de orden 7x7.