Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
BBPP 1103
PRINCIPLE OF MANAGEMENT
NO. MATRIKULASI
850628015744001
850628015744
NO. TELEFON
0127573485
E-MEL
kikiphg@oum.edu.my
PUSAT PEMBELAJARAN
PP BATU PAHAT
BBPP 1103
ISI KANDUNGAN
Muka Surat
Pengenalan
Strategi
Saiz
Teknologi
Persekitaran
Penjabatan
1. Struktur Fungsi
6-8
2. Struktur Geografi
9-10
3. Struktur Matriks
11-13
4. Struktur Produk
14-15
Kesimpulan
16
Rujukan
17-18
BBPP 1103
PENGENALAN
Maksud organisasi jika dirujuk kepada Kamus Dewan Edisi Keempat, ia
bermaksud kesatuan (susunan) yang terdiri daripada bahagian-bahagian (orang dan
sebagainya) dalam sesuatu pertubuhan (perkumpulan, perbadanan dan sebagainya) untuk
tujuan-tujuan tertentu ( kepentingan atau matlamat bersama).
Menurut Professor Schein (1973) pula, organisasi merupakan satu aktiviti
penyelarasan yang rasional terhadap aktiviti-aktiviti manusia bagi tujuan mencapai
matlamat yang telah ditetapkan melalui pembahagian kerja,fungsi dan juga melalui
hierarki berautoriti serta tanggungjawab.Manakala mengikut Ralph M. Stogdill, tajuk
bukunya Dimension of Organization Design yang dikeluarkan pada tahun 1966, beliau
mengatakan bahawa organisasi sebagai satu sistem kerja yang dilakukan secara
berstruktur dan mengandungi kedudukan dan perasaan yang dibentuk dan ditentukan
terlebih dahulu sebelum peranan dan kedudukan diisi oleh pelakon-pelakonnya.
Akhir kata, organisasi juga boleh dinyatakan sebagai sesuatu sistem yang terdiri
daripada beberapa bahagian atau kumpulan yang terdapat sebilangan besar manusia
bekerjasama untuk mencapai matlamat individu, kumpulan atau organisasi yang
ditentukan.
BBPP 1103
BBPP 1103
Saiz
Saiz menjejaskan banyak dimensi lain reka bentuk organisasi dan saiz organisasi
yang berbeza menimbulkan cabaran yang sangat berlainan bagi pemimpin-pemimpin
organisasi (Patricia Cichoki & Christine Irwin, 2011). Saiz sesuatu organisasi juga boleh
mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar (jumlah tenaga kerja) sesebuah
organisasi, semakin rumit struktur organisasi. Ini kerana organisasi yang bersaiz besar
lebih cenderung kepada penjabatan, pemusatan, pengkhususan, serta peraturan
berbanding dengan organisasi yang bersaiz kecil. Manakala saiz organisasi yang kecil,
juga akan kekurangan aktiviti untuk membentuk bahagian. Contohnya, jika sesebuah
organisasi mempunyai seramai 100 orang pekerja sahaja, jika bertambah pekerja seramai
100 orang ke dalam organisasi, ia akan memberi kesan yang besar kepada organisasi
kerana semua struktur dan susunan tidak dapat berfungsi lagi dan perlu membuat
penyelarasan semula. Tetapi bagi organisasi yang bersaiz besar pula, jika tambah 100
orang pekerja lagi tidak akan menjadi masalah kerana struktur organisasi yang lebih
berkhusus.
Teknologi
Mengikut laman web wikipedia, teknologi adalah koleksi peralatan, termasuk
mesin, pengubahsuaian, pengaturan dan prosedur yang digunakan oleh munusia.
Teknologi berperanan penting sebagai bantuan mekanikal kepada aliran kerja.
Teknologi ini juga mampu mengubah input kepada output atau pengeluaran dengan
penggunaan teknologi yang sesuai. Justeru itu, setiap organisasi mestinya mempunyai
sekurang-sekurangnya satu teknologi untuk membolehubahkan struktur dalam
membentuk hubungan antara manusia ataupun kerja di dalam organisasi. Antara cabaran
4
BBPP 1103
dalam mereka bentuk organisasi adalah bagi menyesuaikan dengan teknologi baru iaitu
struktur yang membuatkan semua keperluan teknikal dan bukan teknikal serta
mencampurkan dengan kepakaran fungsi yang diperlukan (Norri. H, 1990).
Selain itu, tahap rutin juga salah satu aspek yang akan mempengaruhi struktur
organisasi. Ini kerana aktiviti yang rutin memerlukan teknologi atau sumber tenaga yang
lebih banyak dan berpusat berbandingkan dengan aktiviti yang bukan rutin.
Sebagai contoh, kilang yang menghasilkan tin-tin makanan yang memerlukan
lebih banyak pengjabatan, pengkhususan kerja dan lebih undang-undang dan peraturan
yang perlu dipatuhi merupakan organisasi yang beroperasi rutin manakala organisasi
yang beroperasi bukan rutin adalah seperti tukang masak, tukang jahit atau tukang
gunting kerana ia tidak memerlukan banyak pengjabatan, pengkhususan dan undangundang yang perlu dijalankan, seperti yang dikehendaki oleh sebuah kilang.
Persekitaran
Persekitaran organisasi juga merupakan faktor yang menjejaskan struktur
sesebuah organisasi. Ia boleh memberi kebaikan atau juga boleh membawa keburukan
kepada organisasi. Menurut Lawrence, P.R & J.W Lorsch (1969), Peningkatan
ketidaktentuan persekitaran membawa kepada perbezaan peningkatan organisasi.
Persekitaran organisasi ini merujuk kepada persekitaran statik dan persekitaran dinamik.
Persekitaran statik jarang membawa ancaman atau risiko kepada organisasi serta
perubahan yang tidak dijangka manakala persekitaran dinamik pula boleh menyebabkan
perubahan yang tidak dijangka berlaku bila-bila masa sehingga menggangu perjalanan
operasi organisasi. Perubahan-perubahan yang boleh berlaku mungkin termasuk semua
bidang seperti persekitaran ekonomi, persekitaran teknologi, persekitaran sosial budaya,
persekitaran politik, pemasaran, pengeluaran, undang-undang yang baru dikeluarkan dan
lain-lain lagi. Justeru itu, pihak pengurusan perlu membuat tindakan seperti mereka
semula aliran kerja atau tugas serta aktiviti-aktiviti yang boleh menyesuaikan dengan
perubahan-perubahan itu supaya dapat mengurangkan ketidaktentuan dalam persekitaran
yang berlaku.
BBPP 1103
PENJABATAN
Menurut Daft (1988), beliau mengatakan bahawa penjabatan diertikan sebagai
satu sifat yang asas dalam struktur pengorganisasian secara menyeluruh. Penjabatan juga
bermaksud satu proses yang melibatkan pembahagian kerja dan pekerja kepada unit-unit
yang berlainan. Setiap anggota dan unit bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugastugas yang diberikan dengan mempunyai matlamat dan objektif yang bersama. Lazimnya,
struktur organisasi dapat direkakan mengikut jenis-jenis penjabatan. Penjabatan yang
lazim digunakan dalam Malaysia boleh dikategorikan kepada empat jenis: iaitu struktur
fungsi, struktur geografi, struktur matriks dan struktur produk.
1. Struktur Fungsi
Struktur fungsi adalah pengelompakan jawatan ke jabatan yang berdasarkan
kemahiran yang sama, kepakaran, aktiviti kerja, dan penggunaan sumber (Richard
L.Daft,2008). Struktur Fungsi merupakan satu struktur organisasi yang paling umum
dalam organisasi. Dalam struktur fungsi, struktur dibentuk bagi menyatukan semua
anggota-anggota mengikut tahap kepakaran dan pengalaman yang berkaitan dalam satu
bidang bahagian yang sama. Dengan ini, struktur fungsi ini dapat memberi latihan yang
khusus dan berpusat kepada pekerja-pekerja dan matlamat atau objektif organisasi akan
mudah tercapai. Contohnya, organisasi yang berstruktur fungsi adalah seperti jabatan
sumber manusia, pemasaran, akaun dan sebagainya. Carta 1.0 menunjukkan penjabatan
berstruktur fungsi:
BBPP 1103
Carta 1.0
sumber: http://mutiarapd.blogspot.com/2010/06/carta-organisasi-penasihat-kelab.html
Merujuk carta di atas, ini adalah carta organisasi fungsian yang terdapat dalam
Kelab Usahawan Muda Bumiputera pada peringkat sekolah. Dalam carta organisasi ini,
kita boleh dapati pada aras yang paling tinggi ialah pengetua cemerlang sekolah .Beliau
berperanan sebagai penasihat dan ketua dalam kelab. Beliau juga seorang yang membuat
keputusan. Pada aras yang kedua tinggi terdapat GPK Korikulum. GPK Korikulum pula
berperanan untuk merancangkan segala aktiviti atau program yang telah diluluskan oleh
pengetua. Beliau juga perlu mengetuai dua guru pembimbing yang bertanggungjawab
untuk melaksanakan program-program yang dirancangkan. Ahli-ahli dalam organisasi
perlu menjalankan tugas-tugas masing-masing supaya objektif dan maklamat organisasi
dapat dicapaikan.
BBPP 1103
KELEMAHAN
1) Melambatkan masa gerak balas.
2. Struktur Geografi
BBPP 1103
Carta 2.0
sumber: http://expertsociety.blogspot.com/2014/01/pengurusan-rakan-strategik.html
Berdasarkan carta ini, disebabkan ahli- ahli yang banyak dan berselerak di
merata-rata tempat, Exco MANDATE telah membahagikan seluruh negara dengan 4 zon
pengurusan iaitu zon Timur, zon Barat, zon Utara dan zon Selatan. Setiap zon pula
terdapat satu pengerusi yang bertugas di zon masing- masing. Setiap pengerusi zon
bertugas untuk tempat-tempat yang berdekatan dengan zon-zon sendiri. Mereka dapat
menganjurkan pelbagai aktiviti atau perkhidmatan yang bersepadan dengan zon -zon
masing kerana atas sebab sosial budaya, tempat , masa, agama, kaum dan sebagainya. Ini
dapat memudahkan Exco MANDATE memberi perkhidmatan yang terbaik kepada ahli-
BBPP 1103
ahlinya. Objektif dan matlamat persatuan ini juga dapat dicapaikan dengan baik dan
sempurna.
Berikut adalah jadual yang menunjukkan kekuatan dan kelemahan struktur
geografi:
KEKUATAN
1) Dapat mengurangkan peruntukan dan
KELEMAHAN
1) Sukar untuk menyelaraskan
ditetapkan.
2) Boleh menggunakan kepakaran dari
sama lain.
2)Kekurangan kawalan kepada setiap unit/
organisasi tersebut.
3) Produk dan perkhidmatan dapat
seluruh dunia.
tertentu.
5) Perhubungan antara kakitangan di
kawasan yang berlainan mungkin kurang
rapat.
3. Struktur Matriks
10
BBPP 1103
Carta 3.0
11
BBPP 1103
sumber: http://www.townplan.gov.my/download/carta/cartaweb14-01.jpg
Dalam organisasi ini, kita boleh dapati dalam Bahagian Perancangan, terdapat
satu timbalan ketua pengarah dan dua orang pengarah dalam bahagian. Mereka
bertanggungjawab terhadap Bahagian Rancangan Pembangunan yang terdiri daripada
lima ahli iaitu Ketua Unit Penyelarasan Projek, Pengarah pejabat Projek mengikut zon
iaitu zon Tengah , zon Utara, zon Selatan dan zon Timur. Dalam Bahagian Rancangan
Pembangunan, pengarah pejabat projek zon-zon perlu membuat rancangan masingmasing dan membuat laporan kepada tiga pengarah yang di atas mereka. Seterusnya, tiga
pengarah atas akan membuat keputusan sama ada projek tersebut dapat dilaksanakan atau
tidak dan cara perlaksanaannya. Ini akan menjadi kompleks kerana pengarah pejabat zon
perlu melaporkan perkembangan zon-zon kepada tiga pengarah supaya projek yang
dirancangkan dapat diluluskan dan laporan perlu dibuat kepada tiga pengarah atas. Di
samping itu, tiga pengarah atas perlu membuat penyelarasan antara satu sama lain supaya
rancangan yang ditentukan dapat dijalankan dengan lancar dan konflik yang akan berlaku
dapat diminimakan. Dengan ini matlamat dan objektif organisasi baru dapat dicapaikan.
Berikut adalah jadual yang menunjukkan kekuatan dankelemahan struktur
matriks:
KEKUATAN
1) Sumber-sumber akan digunakan dengan
KELEMAHAN
1) Pertindihan mungkin berlaku kerana
lebih berkesan.
berbeza.
2) Konflik autoriti cenderung wujud dalam
organisasi.
3) Mesyuarat dan perbincangan lebih
dapat dijangka.
5) Semangat kerjasama yang tinggi dapat
BBPP 1103
dipupuk.
4. Struktur Produk
13
BBPP 1103
Struktur produk merujuk kepada pembahagian sesuatu output iaitu produk atau
perkhidmatan yang telah ditetapkan mengikut unit atau jabatan masing-masing. Justeru
itu, setiap unit atau jabatan akan memperolehi kepakaran dan pengalamannya melalui
aktiviti menghasilkan sesuatu output yang dipertanggungjawabkan. Struktur jenis ini
senang dikendalikan jika organisasi itu mempunyai banyak output yang dihasilkan.
Selainan itu, pengurus yang berkenaan senang bertumpu perhatian dan usahanya kepada
output yang dipertanggungjawabkan serta menilai persembahan kerja yang dilakukannya.
Contoh syarikat yang menggunakan organisasi struktur produk adalah Samsung, Berjaya
dan Nestle.
Carta 4.0 menunjukkan carta organisasi Nestle (Malaysia ) Berhad yang
berstruktur produk:
Carta 4.0
sumber: http://www.nestle.com.my/asset-library/documents/pdf/about
%20us/nestle_ndm_2013-bm.pdf (muka surat 9)
14
BBPP 1103
Dalam syarikat Nestle, mereka telah menghasilkan pelbagai jenis produk yang
secara umumnya memenuhi keperluan setiap orang. Kesemua produk ini dihasilkan
dalam bahagian dan unit yang berlainan. Setiap bahagian / unit diketuai oleh seorang
pengurus dan pengurus inilah yang bertanggungjawab menyelaraskan kerja dan aktivitiaktiviti yang berkaitan seperti pengeluaran, pasaran, pengagihan dan sebagainya.
Pengasingan setiap bahagian mengikut produk ini telah memudahkan pengurusan
produk tersebut. Ini dapat memudahkan setiap bahagian merancang dan menjalankan
aktiviti yang sesuai dengan jenis produk tersebut kerana setiap produk mempunyai
pelanggan, fungsi, kegunaan dan kebaikan yang berbeza. Dengan ini, pembungkusan
produk, promosi , dan cara penjualan juga akan berbeza berdasarkan jenis produk. Di
samping itu, pengeluaran produk akan menjadi lebih tersusn dengan adanya setiap
pengurus yang mengawalnya.
Berikut adalah jadual yang menunjukkan kekuatan dankelemahan struktur
produk:
KEKUATAN
1) Pengurus dan pekerja boleh
KELEMAHAN
1) Pengurus hanya memberi tumpuan
sahaja.
penghasilan produk.
2) Pemantauan sendiri pengurus dapat
unit/jabatan.
3) Peruntukan kos operasi banyak kerana
setiap unit/jabatan.
4) Perlu mengambil pekerja yang ramai.
besar.
5) Sesuai untuk organisasi yang
KESIMPULAN
15
BBPP 1103
APENDIKS
16
BBPP 1103
RUJUKAN / REFERENSI
Richard L. Daft. (2008). New era of management ( 9th edition). South- Western :
Cengage Learning
Shahrol Aman Ahmad. (2011). BBP 1103 principles of management (11th edition). Seri
Kembangan : Open University Malaysia
Patricia Cichoki & Christine Irwin. (2011). Organizational Design. A guide to building
effective organizations. Kogan Page. InBooks24x7 (OUM Digital Collection)
Norri.H. (1990). Managing the new dynamic of new technology. Eaglewood Cliffs, New
Jersey : Prentice Hall.
Lawrence, P.R & J.W Lorsch. ( 1969). Organisations and enviroment. Homewood: IL
Richard D. Irwin.
Schein, E.H. (1973). Organizational psychology. New Delhi: Prentice-Hall of India.
Stogdill, R.M. (1966). Dimensions of organizational designs. United State : University of
Pittsburgh Press.
Daft. (1988) p: 235
Kamus Dewan Edisi Keempat. (2005). Dewan Bahasa dan Pustaka
Wikipedia. from http://en.wikipedia.org/wiki/Technology
Kelab Usahawan Muda Bumiputera. from http://mutiarapd.blogspot.com/2010/06/cartaorganisasi-penasihat-kelab.html
17
BBPP 1103
Persatuan Pakar Pengajar dan Pakar Industri Negara Malaysia (Exco MANDATE) . from
http://expertsociety.blogspot.com/2014/01/pengurusan-rakan-strategik.html
Jabatan Perancangan Banddar Dan Desa Semenanjung Malaysia. from
http://www.townplan.gov.my/download/carta/cartaweb14-01.jpg
Nestle. from http://www.nestle.com.my/asset-library/documents/pdf/about
%20us/nestle_ndm_2013-bm.pdf (muka surat 9)
18