Gua nmero 35

Instructivo para el inventario fsico

La Confianza, S. A. ha preparado el siguiente instructivo para el inventario fsico de mer

cancas que se llevar a cabo el 30 de noviembre del ejercicio en curso.
A TODO EL PERSONAL.
Se les informa que el 30 de noviembre prximo se celebrar nuestro inventario fsico
anual de mercancas. Las labores de corneo iniciarn a las 6:00 horas y se ruega su puntual
asistencia.
1. El responsable del inventario fsico es el seor Eduardo Sentado, Subgerente de
Contabilidad.
Z Queda prohibido cualquier movimiento de mercancas el da del inventario, por
lo que se sugiere a los departamentos de Ventas y de Compras, cerrar sus operacio
nes antes de esta fecha.
3. El corte de documentacin se llevar a cabo el 30 de noviembre a las 5:30 horas
por personal del departamento de Contabilidad y con la presencia de auditora
externa.
4. Se efectuarn los conteos utilizando marbetes prefoliados como sigue: Marbetes
0001 al 3500. El seor Eduardo Sentado tendr bajo su custodia los marbetes
3501 a 4000 para reposiciones extraordinarias.
5. Habr tres grupos a cargo de los conteos, integrados as:
Grupo A
Grupo B
Grupo C

Juan Lpez, Manuel Betanzos y Pedro Martnez

Adriana Caldern, Alfonso Gutirrez y Pilar Jurez
Juan Barahona, Hugo Becerril y Juan Tinoco

Los jefes de grupo son las personas sealadas en primer trmino.

6. Cualquier aclaracin durante los conteos, respecto a las mercancas o a las unida
des y su identificacin o clasificacin, deber hacerse con el seor Enrique Lagos,
Jefe del Almacn.
7. Las reas sujetas a inventario estn numeradas del 1 al 6 en el plano del Almacn
que se adjunta.
8. La distribucin de las reas entre los grupos de conteo es como se indica a conti
nuacin:
Grupo A
Grupo B
Grupo C

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Primera Cuenta
Area 1 y 2
Area 3 y 4
Area 5 y 6

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Segunda Cuenta
Area 3 y 4
Area 5 y 6
Area 1 y 2

9. La recoleccin de las tarjetas o marbetes de la primera y segunda cuentas, as como

la comparacin de ellas, la har una Mesa de Control, cuyo responsable es el seor
Agustn Lira, Analista del Area de Sistemas.
10. Las diferencias entre ambos conteos sern aclaradas a travs de un tercer conteo,
con la presencia del seor Eduardo Sentado y de un auditor externo.
11. Las existencias debern estar adecuadamente estibadas y los marbetes se utilizarn
a razn de uno por cada estiba o tarima.
12. Se recuerda al personal la importancia de que notifiquen al seor Eduardo Senta
do, cualquier mercanca daada que se localice durante los conteos, con el fin de
separarla y proceder a identificarla para efectos contables.
13. La liberacin de las reas de inventario se har con la presencia del seor Eduardo
Sentado, del Jefe del Almacn y de un auditor externo.
14. A las 11:00 horas se har una pausa para tomar alimentos. Los vales respectivos
para el acceso al Comedor sern distribuidos por el Area de Recursos Humanos.
15. Antes del inicio del inventario, el personal deber pasar lista de asistencia; lo mismo
deber hacerse al finalizar su participacin, previo a su salida de las instalaciones.
16. Una vez terminado el inventario fsico, la Mesa de Control tendr la responsabili
dad de cancelar los marbetes no utilizados, cerciorndose de la consecutividad de
los folios.
17. La preparacin del Listado de valuacin y de toda la informacin derivada de los
conteos, es tambin responsabilidad del Area de Sistemas. Contabilidad General se
har cargo de la conexin respectiva y de determinar los ajustes que sean necesarios.
Atentamente
C. P. Arturo Mirn
Gerente de Contabilidad

Caso nmero 17
Diferencias en
inventarios fsicos

Est usted revisando la valuacin de las pruebas fsicas selectivas que sus auditores jnior
efectuaron el da del Inventario. En el rengln de Aparatos elctricos se hicieron 20 pruebas
para cubrir un 25 % del valor de las mercancas al cierre del ejercicio. Al comparar el
Nmero de unidades segn pqpeles de trabajo contra las Unidades segn el Listado de
valuacin, se encuentra usted con 1 caso en que las cifras no coinciden.
B auditor reporta 50 unidades menos respecto a las que reporta la empresa (televisores
modelo KW4 a un costo de $20,000 cada uno); hechas las investigaciones necesarias
el Gerente de Contabilidad le explica que se trata de una Devolucin de mercancas
por cancelacin de ventas, que entr al Almacn el I ode diciembre a primera hora, es
decir, una hora antes del Inventarlo.
Qu Investigaciones fueron necesarias para llegar hasta el Gerente de Contabilidad y
cuestionarlo? Qu investigaciones adicionales hara usted sobre la respuesta de dicho
funcionarlo? Qu efecto tiene todo lo anterior sobre la valuacin de existencias? Qu
cnotaciones son necesarias en los papeles de trabajo? Sugerir usted algn ajuste a los
egistros contables?

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Caso nmero 18
Costos no
actualizados
en inventarios

Dentro de las mismas 20 pruebas fsicas de Aparatos elctricos mencionadas en el

problema nmero 17, usted encuentra que en el rengln de los DVD PEKN 99 del Listado
de valuacin de existencias, el espacio de Costo unitario aparece en blanco y, en la
columna de Total, un monto de $1'200,000. El Gerente de Contabilidad seala que
dgunos costos estn en proceso de actualizacin y que, por ello, el sistema de cmputo
no los tiene Incorporados a la base de datos; sin embargo, agrega, los 400 aparatos DVD
PEKN 99 estn valuados en $3,000 cada uno. Una Inspeccin de facturas del proveedor
muestra que, al 14 de diciembre del presente ejercicio, dichos aparatos tienen un costo
unitario de adquisicin de $2,100. Al 31 de diciembre del ao en curso, hay 550 unidades
de ellos en el Almacn.
Qu acciones emprendera usted en torno a este caso? Qu anotaciones hara en los
popeles de trabajo?

Caso nmero 19
Dilema: uno o
dos conteos de
mercancas?

fe usted el auditor externo de la empresa M. Durante el Inventario fsico anual de

mercancas, su cliente enfrenta un pedido muy importante que debe surtirse de inmed lato.
0 Director de Ventas solicita acelerar el Inventario mediante un solo conteo en el rea
Involucrada; el Contralor se opone, argumentando que all se almacena el 45 % de las
mercancas y tambin seala que esto violara en Instructivo para el Inventario aprobado
por la Direccin de Finanzas. En este clima de urgencia, el Director de Ventas y el Contralor
le piden a usted su opinin, que sin duda ser determinante.
Cul seria su respuesta considerando que, como auditor externo, sus servicios lo
identifican tradicionalmente com o un profesional que promueve el cumplimiento de
todas las normas de control?

Trabajo a desarrollar

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Ubicar los tres problemas anteriores en e l m arco de esta seccin; en su caso, los
ajustes de auditorio sern incorporados a la cdula control respectivo para su posterior
propuesta a l diente.

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