Mecanismos de Dirección y Control

Unidad 4
Mecanismos de Direccin y Control

Lectura 9
Munch Galindo, Lourdes (1990)Control en Fundamentos de la Administracin. Mxico Trillas, 5,
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CONCEPTO
complicados que se utilizan para corregir de-
Si el control se estudia como ltima etapa del
fectos o desviaciones en la ejecucin de los
proceso administrativo, esto no significa que
planes, una vez que han sucedido. De tal mane-
en la prctica suceda de la misma manera; la
ra vista, esta etapa se percibe como un mtodo
planeacin y el control estn relacionados a tal
que reprime y presiona a los individuos de la
grado, que en muchas ocasiones el administra-
organizacin, que establece lmites arbitrarios
dor difcilmente puede delimitar si est pla-
para la actuacin, y que comprende solamente
neando o controlando incluso, para algunos
hechos pasados o histricos.
autores el control forma parte de la planeacin
La anterior concepcin es por dems
misma. De hecho, la informacin obtenida a
equivocada, ya que el control bien aplicado es
travs del control es bsica para poder reiniciar
dinmico, promueve las potencialidades de los
el proceso de planeacin.
individuos y, ms que histrico, su carcter es
El control es una etapa primordial en la
pronstico, ya que sirve para medir la tempera-
administracin, pues, aunque una empresa
tura presente y futura de la actuacin de todos
cuente con magnficos planes, una estructura
los recursos de la empresa, siendo su principal
organizacional adecuada y una direccin efi-
propsito, prever y corregir errores, y no sim-
ciente, el ejecutivo no podr verificar cul es la
plemente registrarlos.
situacin real de la organizacin si no existe un
A fin de poder emitir una definicin for-
mecanismo que se cerciore e informe si los he-
mal de este concepto, se revisarn algunas de
chos van de acuerdo con los objetivos.
las definiciones ms aceptadas:
Tradicionalmente, se ha concebido el
control como una serie de procedimientos
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Burt K. Scanlan. El control tiene como

objeto cerciorarse de que los hechos vayan de
para asegurar la obtencin de los objetivos de

acuerdo con el plan.
acuerdo con los planes establecidos.
Robert B. Buchele. El proceso de medir
Robert Eckles, Ronald Carmichael y
los actuales resultados en relacin con los pla-
Bernard Sarchet. Es la regulacin de las activi-
nes, diagnosticando la razn de las desviacio-
dades, de conformidad con un plan creado para
nes y tomando las medidas correctivas necesa-
alcanzar ciertos objetivos.
rias.
George R. Terry. El proceso para deter-
Robert C. Appleby. La medicin y co-
minar lo que se est llevando a cabo, valori-
rreccin de las realizaciones de los subordina-
zndolo y, si es necesario, aplicando medidas
dos con el fin de asegurar que tanto los objeti-
correctivas, de manera que la ejecucin se de-
vos de la empresa como los planes para alcan-
sarrolle de acuerdo con lo planeado.
zarlos se cumplan eficaz y econmicamente.
Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adopta-
Elementos del concepto
do, con las instrucciones emitidas y con los
Del estudio de las anteriores definiciones, es
principios establecidos. Tiene como fin sealar
posible obtener sus elementos coincidentes:
las debilidades y errores a fin de rectificarlos e
1. Relacin con lo planeado. El control siempre
impedir que se produzcan nuevamente.
existe para verificar el logro de los objetivos
Harold Koontz y Cyril O'Donnell. Impli-
que se establecen en la planeacin. Como se
ca la medicin de lo logrado en relacin con el
dej entrever, muchas de las tcnicas de pla-
estndar y la correccin de las desviaciones,
neacin, lo son tambin de control.
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2. Medicin. Para controlar es imprescindible
2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas,
medir y cuantificar los resultados.
y a los actos.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones
3. Determina y analiza rpidamente las causas
inherentes al control, es descubrir las diferen-
que pueden originar desviaciones, para que no
cias que se presentan entre la ejecucin y la
se vuelvan a presentar en el futuro.
planeacin.
4. Localiza a los sectores responsables de la
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del
administracin, desde el momento en que se
control es prever y corregir los errores.
establecen medidas correctivas.

5. Proporciona informacin acerca de la situa-
Con base en estos elementos, se puede definir
cin de la ejecucin de los planes, sirviendo
al control como:
como fundamento al reiniciarse el proceso de
La evaluacin y medicin de la ejecucin de
planeacin.
los planes, con el fin de detectar y prever des-
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar erro-
viaciones, para establecer las medidas correcti-
res.
vas necesarias.
7. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y conse-
IMPORTANCIA
El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.
cuentemente, en el logro de la productividad de

todos los recursos de la empresa.
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PRINCIPIOS
Se refiere a que el control existe en funcin de
La aplicacin racional del control debe funda-
los objetivos; es decir, el control no es un fin,
mentarse en los siguientes principios:
sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no
Equilibrio
se fundamenta en los objetivos y si, a travs de
A cada grupo de delegacin conferido debe
1, no se evala el logro de los mismos. Por lo
proporcionarse el grado de control correspon-
tanto, es imprescindible establecer medidas
diente. De la misma manera que la autoridad se
especficas de actuacin, o estndares, que sir-
delega y la responsabilidad se comparte, al de-
van de patrn para la evaluacin de lo estable-
legar autoridad es necesario establecer los me-
cido, mismas que se determinan con base en
canismos suficientes para verificar que se est
los objetivos. La efectividad del control est en
cumpliendo con la responsabilidad conferida, y
relacin directa con la precisin de los estnda-
que la autoridad delegada est siendo debida-
res. Los estndares permiten la ejecucin de los
mente ejercida (fig. 6.1).
planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y

de dinero (fig. 6.2)
De los objetivos
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De la oportunidad
si no se establecen medidas preventivas y co-
El control, para que sea eficaz, necesita ser
rrectivas (6.4).
oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que

se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecucin de los objetivos al mnimo (fig. 6.3).
El establecimiento de un sistema de control

debe justificar el costo que ste represente en
tiempo y dinero, en relacin con las ventajas
reales que ste reporte. Un control slo deber
implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de l; de nada servir
establecer un sistema de control si los benefi-
De las desviaciones
cios financieros que redite resultan menores
Todas las variaciones o desviaciones que se
que el costo y el tiempo que implica su implan-
presenten en relacin con los planes deben ser
tacin (Fig. 6.5).
analizadas detalladamente, de tal manera que

sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para
evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y
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funcin que realiza el control no debe estar

involucrada con la actividad a controlar. Una
aplicacin clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que
elabora los estados financieros de una empresa
no ser la persona ms idnea para auditarlos o
determinar si son verdicos o no, ya que en diDe excepcin
El control debe aplicarse, preferentemente, a
cha evaluacin pueden intervenir aspectos de

carcter personal (fig. 6.7).
las actividades excepcionales o representativas,

a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cules funciones estratgicas
requieren de control. Este principio se auxilia
de mtodos probabilsticas, estadsticos o aleatorios.
De la funcin controlada
Establecimiento de estndares
La funcin controladora por ningn motivo
Un estndar puede ser definido como una uni-
debe comprender a la funcin controlada, ya
dad de medida que sirve como modelo, gua o
que pierde efectividad el control. Este principio
patrn con base en la cual se efecta el control.
es bsico, ya que seala que la persona o la
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Los estndares representan el estado de ejecu-
termina con base en medidas, tales como ho-
cin deseado, de hecho, no son ms que los
ras-mquina, horas hombre, etc.
objetivos definidos de la organizacin. Ralph

C. Davis dice que los estndares no deben limi-
4. Calidad del producto. Este estndar se esta-
tarse a establecer niveles operativos de los tra-
blece para determina la primaca en cuanto a
bajadores, sino que, preferentemente, deben
calidad del producto, en relacin con la compe-
abarcar las funciones bsicas y reas clave de
tencia.
resultados:
5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir
1. Rendimiento de beneficios. Es la expresin
los programas de desarrollo de la gerencia, y su
de los beneficios obtenidos por la empresa, que
efectividad.
resulta de la comparacin o relacin entre las
6. Evaluacin de la actuacin. Establece las
utilidades y el capital empleado en cada una de
condiciones que deben existir para que el tra-
las funciones. Las tasas de rendimiento sirven,
bajo se desempee satisfactoriamente; sirve
tambin, para seleccionar alternativas de ope-
para determinar, objetivamente, los lmites de
racin financiera futuras.
productividad del personal de la empresa.
2. Posicin en el mercado. Estndares utilizados para determinar la aceptacin de algn

producto en el mercado, y la efectividad de las
Tipos de estndares
tcnicas mercadolgicas.
Existen tres mtodos para establecer estnda-
3. Productividad. Este tipo de modelo debe es-
res, cuya aplicacin vara de acuerdo con las
tablecerse no solo para el rea de produccin,
necesidades especficas del rea donde se im-
sino para todas las reas de la empresa. Se de-
plementen:
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1. Estndares estadsticos. Llamados tambin
jetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo
histricos, se elaboran con base en el anlisis
especfica. Se desarrollan en relacin con la
de datos de experiencias pasadas, ya sea de la
productividad de la maquinara, del equipo, y
misma empresa o de empresas competidoras.
de los trabajadores,; son llamados tambin es-
No son del todo confiables, pues en ocasiones
tndares de produccin y de tiempos y movi-
la situacin presente ha variado demasiado en
mientos.
relacin con el pasado; por tanto al establecer-
Por otra parte, los modelos, de acuerdo
se, la informacin en relacin con el pasado;
con sus caractersticas, pueden ser; cuantitati-
por tanto al establecerse, la informacin esta-
vos, si son susceptibles de medirse en unidades
dstica debe ser complementada con el criterio.
numricas, o cualitativos, cuando se establecen
2. Estndares fijados por apreciacin. Son
subjetivamente y los aspectos que se evalan
esencialmente juicios de valor, resultado de las
son referentes a ciertas cualidades.
experiencias pasadas del administrador, en
Una clasificacin de los estndares ms usua-
reas en donde la ejecucin personal es de gran
les, se presenta en el cuadro sinptico 6.1.
importancia. Se refieren a ciertas actividades

cuyo carcter es intangible o cualitativo, tales
como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital; su
fijacin, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio
de los ejecutivos.
3. Estndares tcnicamente elaborados. Son
aqullos que se fundamentan en un estudio ob-
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Medicin de resultados.
las desviaciones, mismas que debern reportar-
Consiste en medir la ejecucin y los resultados,
se inmediatamente.
mediante la aplicacin de unidades de medida,
Es virtualmente imposible mencionar to-
que deben ser definidas de acuerdo con los es-
das las unidades de medida susceptibles de
tndares. El establecer dichas unidades es uno
aplicarse: a manera de ejemplo puede mencio-
de los problemas ms difciles, sobre todo en
narse algunas: tiempo por pieza producida,
reas con aspectos eminentemente cualitativos.
porcentaje de material rechazado, horas-m-
Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale
quina utilizadas, etc.
primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto, la efectividad del proceso de
Correccin
control depender directamente de la informa-
La utilidad concreta y tangible del control est
cin recibida, misma que debe ser oportuna (a
en la accin correctiva para integrar las desvia-
tiempo), confiable (exacta), vlida (que mida
ciones en relacin con los estndares. El tomar
realmente el fenmeno que intenta medir), con
accin correctiva es funcin de carcter neta-
unidades de medida apropiadas, y fluida (que
mente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla,
se canalice por los adecuados canales de co-
es de vital importancia reconocer si la desvia-
municacin).
cin es un sntoma o una causa. Un ejemplo
Una vez efectuada la medicin y obteni-
frecuente de esta situacin sucede cuando exis-
da esta informacin, ser necesario comparar
te una baja en las ventas, lo que indica que algo
los resultados medidos en relacin con los es-
no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado,
tndares preestablecidos, determinndose as
pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no
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es causa de una mala calidad en el producto o
3. Que los resultados finales de cada actividad
de una publicidad muy pobre.
se establezcan en relacin con los objetivos.
El establecimiento de medidas correctivas da
Tomar en cuenta que un sistema de control por
lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde
s solo no contribuye a la eficiencia.
se encuentra la relacin ms estrecha entre la
4. Evaluar la efectividad de los controles:
planeacin y el control.
Eliminando aquellos que no sirven. Simplificndolos. Combinndolos para perfeccionar-
Retroalimentacin
los.
Es bsica en el proceso de control, ya que a

travs de la retroalimentacin, la informacin
obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo.
De la calidad de la informacin, depen-
CARACTERISTICAS
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, ste debe re-
der el grado y rapidez con que se retroalimen-
unir ciertas caractersticas para ser efectivo:
ta el sistema.
Reflejar la naturaleza de la estructura organiza-
Implantacin de un sistema de control
cional Un sistema de control deber ajustarse a
Por ltimo, es necesario mencionar que antes
las necesidades de la empresa y tipo de activi-
de establecer un sistema de control se requiere:
dad que se desee controlar. As, una pequea
1. Contar con objetivos y estndares que sean
empresa necesita de un sistema de control dis-
estables.
tinto al de una empresa grande; los controles
2. Que el personal clave comprenda y est de
que se implanten en el departamento de ventas
acuerdo con los controles.
sern diferentes a los controles del departamen-
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to de produccin. Los buenos controles deben
Ubicacin estratgica
relacionarse con la estructura organizativa y
Resulta imposible e incosteable implantar con-
reflejar su eficacia; como ya se dijo, la funcin
troles para todas las actividades de la empresa,
del control no puede suplir una organizacin
por lo que es necesario establecerlos en ciertas
precaria.
reas de acuerdo con criterios de valor estratgico. Esta caracterstica se relaciona con el
Oportunidad
principio de expedicin: enfatiza el hecho de
Un buen sistema de control debe manifestar
que es necesario establecer puntos de verifica-
inmediatamente las desviaciones, siendo lo
cin clave, antes de que la correccin implique
ideal que las descubra antes de que se produz-
un alto costo.
can. El control ser til en tanto proporcione

informacin en el momento adecuado.
FACTORES QUE COMPRENDE EL

CONTROL
Accesibilidad
Existen cuatro factores que deben ser conside-
Todo control debe establecer medidas sencillas
rados al aplicar el proceso de control:
y fciles de interpretar para facilitar su aplica-
a) Cantidad b) Tiempo. c) Costo. d) Calidad.
cin. Es fundamental que los datos o informes
Los tres primeros son de carcter cuantitativo y
de los controles sean accesibles para las perso-
el ltimo, como su nombre lo indica, es emi-
nas a las que van a ser dirigidos. Las tcnicas
nentemente cualitativo.
muy complicadas, en lugar de ser tiles, crean

confusiones.
El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a travs del factor tiempo se controlan las fechas
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programadas; el costo es utilizado como un
partamento de compras de una empresa, con-
indicador de la eficacia administrativa, ya que
siste en atender la solicitud de material hecha
por medio de l se determinan las erogaciones
por el departamento de produccin. Se aplica el
de ciertas actividades. Por ltimo, la calidad se
factor calidad al especificar las cualidades del
refiere a las especificaciones que debe reunir
material, haciendo referencia a las propiedades
un determinado producto o ciertas funciones de
que debe reunir el material en aspectos tales
la empresa.
como: composicin, volumen, estructura, peso

y otros datos tcnicos; si ambos departamentos
no verifican que se renan dichas especificaciones se originarn problemas. La cantidad
solicitada debe servir como gua, puesto que
estipula las unidades indispensables que se deben solicitar al proveedor con base en la programacin de la produccin; el tiempo es un
factor importante que el departamento de com-
La tabla 6.1 muestra algunos de los controles
pras debe considerar, ya que de la oportuna fe-
utilizados con ms frecuencia en los campos o
cha de entrega depender el que la produccin
factores del control. Se puede lograr una com-
cumpla con sus objetivos; por ltimo, debe
prensin ms clara de la aplicacin de los fac-
considerarse el factor costo comparando coti-
tores del control, a travs del anlisis del si-
zaciones de precios de diversos proveedores y
guiente ejemplo: Una de las funciones del de-
eligiendo la mejor.
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Es importante indicar que existen funciones en
de nada sirve para la consecucin de las metas
las que no es necesario aplicar los cuatro facto-
de la organizacin.
res, ya que esto depende del rea controlada,
C. Control posterior. Se aplica despus de ha-
verbigracia, el control de inventarios utilizar
ber realizado las actividades planeadas. Su ob-
los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto
jeto es suministrar informacin para comparar
a las existencias de los artculos o de la materia
los resultados obtenidos, en relacin con lo
prima que debe tener almacenada, y tiempo, en
preestablecido.
cuanto a la fecha necesaria para reponer el material. Los otros factores pasarn a segundo
trmino en importancia
CONTROL POR REAS FUNCIONALES

Una de las grandes ventajas de los sistemas de
control es que permiten, en los diferentes nive-
EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
les y reas administrativas de la empresa, eva-
Para que el control sea efectivo debe desarro-
luar las ejecuciones, tanto a nivel genrico co-
llarse como una unidad y aplicarse en todo
mo especfico, a fin de determinar la accin
tiempo a la empresa, pudiendo as clasificarse
correctiva necesaria. El control se aplica a las
en:
cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una
A. Control preliminar. Es aquel que se efecta
de sus subfunciones. Se estudiarn las ms
antes de realizar las actividades.
usuales.
B. Control concurrente. Se ejerce de manera

simultnea a la realizacin de actividades, co-
Control de produccin
mo un proceso continuo. Un control espordico
La funcin del control en esta rea busca el

incremento de la eficiencia, la reduccin de
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costos y la uniformidad y mejora de la calidad
los materiales naturales como los elaborados
del producto. Para lograr esto, se aplican tcni-
por el hombre son de calidad variable y, por lo
cas tales como estudios de tiempos y movi-
mismo, las normas o_estndares deben admitir
mientos, inspecciones, programacin lineal y
tolerancias; stas, a su vez, deben ser especfi-
dinmica, anlisis estadsticos y grficas. El
cas, razonables, comprensibles y accesibles.
control en esta rea comprende cuatro funcio-
Existen diversas tcnicas de control de calidad
nes: Control de calidad
que pueden variar desde una simple observa-
Se utiliza para detectar y eliminar cual-
cin hasta tcnicas ms complicadas como:
quier causa que pueda originar un defecto en el
control estadstico y control por muestreo,
producto. Se refiere a la vigilancia que debe
mismas que se utilizarn en la empresa depen-
hacerse para comprobar una calidad especfica,
diendo de su tamao y caractersticas. Control
tanto en las materias primas como en los pro-
de inventarios Su objetivo primordial es deter-
ductos terminados; establece lmites aceptables
minar el nivel ms econmico de inventarios
de variacin en cuanto a; color, acabado; com-
en cuanto a materiales, productos en proceso y
posicin, volumen, dimensin, resistencia y
productos terminados. Un buen sistema de con-
otros aspectos tcnicos, mismos que se compa-
trol de inventarios permite: a) Disponer de can-
ran con las normas fijadas para el producto,
tidades adecuadas de materias y/o productos
con el fin de detectar y eliminar cualquier cau-
para hacer frente a las necesidades de la em-
sa capaz de originar un defecto en el mismo.
presa. b) Evitar prdidas considerables en las
Cabe indicar que, cualquiera que sea el proceso
ventas. c) Evitar prdidas innecesarias por de-
de fabricacin, es imposible lograr una unifor-
terioro u obsolescencia, o por exceso de mate-
midad absoluta en la calidad debido a que tanto
rial almacenado. d) Reducir al mnimo las inte-
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rrupciones de la produccin. e) Reducir los
produccin y son utilizadas directamente en el
costos en: materiales ociosos, mantenimiento
mismo.
de inventarios, retrasos en la produccin, dere-
2. Materiales en proceso. Se utilizan en la ela-
chos de almacenaje, depreciacin, etc.
boracin del producto y su aspecto ha cambia-
Por consiguiente, el control de inventa-
do por resultado del proceso.
rios se encarga de regular en forma ptima las
3. Productos terminados, Son los productos
existencias en los almacenes, tanto refacciones,
terminados que estn listos para su almacena-
herramientas y materias primas, como produc-
miento.
tos terminados. Este tipo de control protege a
4. Partes de la maquinaria y/o herramientas. No
la empresa de costos innecesarios por acumu-
forman parte del producto, pero son piezas
lacin o falta de existencias en el almacn. En
fundamentales para el buen funcionamiento de
sntesis, la organizacin debe contar con un
las mquinas.
inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por
Para el control de inventarios se usan:
falta de material, puede ser causa de la prdida
desde mtodos muy sencillos como tarjetas
de un cliente, lo que se traduce en prdidas fi-
perforadas, niveles de pedido y de reposicin,
nancieras.
krdex de entradas y salidas; hasta tcnicas

ms complejas como la investigacin de
Clases de inventarios:
operaciones, las computadoras y mtodos
1. Materias primas. Son aquellas que no han
matemticos.
sufrido ningn cambio previo al proceso de
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Control de la produccin
das como diagramas, grficos y estudios de
El objetivo fundamental de este control es pro-
tiempos; hasta la aplicacin de mtodos y mo-
gramar, coordinar e implantar todas las medi-
delos matemticos.
das tendientes a lograr un ptimo rendimiento

en las unidades producidas, e indicar el modo,
Control de compras
tiempo y lugar ms idneos para lograr las me-
Relacionada fuertemente con el control de in-
tas de produccin, cumpliendo as con todas las
ventarios, esta funcin verifica el cumplimien-
necesidades del departamento de ventas. Exis-
to de actividades tales como:
ten diversos sistemas de control y planeacin
a) Seleccin adecuada de los proveedores. b)
de la produccin, los que varan de acuerdo
Evaluacin de la cantidad y la calidad especifi-
con el tamao y la naturaleza del proceso de
cadas por el departamento solicitante. c) Con-
fabricacin. Un sistema adecuado de control de
trol de los pedidos desde el momento de su re-
produccin reporta los siguientes beneficios:
quisicin hasta la llegada del material. d) De-
Disminucin de tiempos ociosos.
terminacin del punto de pedido y de reorden.
Reduccin de costos.
e) Comprobacin de precios.
Evita demoras en la produccin
Este tipo de control promueve la eficiencia, al
Permite cumplir, al departamento de ventas,
evitar:
sus compromisos con los clientes.

Incrementa la productividad.
a) Compras innecesarias, excesivas y caras. b)

Adquirir materiales de baja calidad. c) Retrasos
En la planeacin y en el control de produccin se utilizan: desde tcnicas simplifica-
en los programas de produccin y otras reas.

Control de mercadotecnia
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Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las
funciones que estn relacionadas con el rea de
funciones a travs de las cuales se hace llegar
mercadotecnia tales como:
el producto al consumidor; es de vital impor-
Planeacin de produccin.
tancia para el control de la empresa en general,
Inventarios.
y para la elaboracin de estrategias y planes de
Compras.
mercadotecnia. Comprende reas tales como:
Investigacin y desarrollo.
ventas, desarrollo de productos, distribu-
Trfico.
cin,publicidad y promocin. Se efecta me-
Innovaciones en planta y equipo.
diante el estudio de informes y estadsticas en
Finanzas: expansiones, fusiones, etc.
donde se analiza si las metas mercado lgicas
Determinacin de las necesidades de efectivo.
se han cumplido o no. Cubre aspectos tales
Necesidades de planta y de recursos humanos.
como la efectividad del grupo de ventas y de

las campaas publicitarias, por medio de la rea-
Control de ventas
lizacin de encuestas. La evaluacin en toda
Los pronsticos y presupuestos de ventas son
esta rea, proporciona fundamentos para:
esenciales para el establecimiento de este con-
a) Toma de decisiones de la organizacin en
trol, ya que permiten fijar normas de realiza-
general, al ofrecer informacin acerca del de-
cin sin las cuales sera imposible evaluar las
senvolvimiento de la empresa en el mercado.
ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La
b) Desarrollo de planes a corto y mediano pla-
funcin de este sistema sirve para medir la ac-
zo. c) Evaluacin de la efectividad de los ven-
tuacin de la fuerza de ventas en relacin con
dedores. d) Sirve tambin para controlar otras
las ventas pronosticadas, de tal forma que sea

posible detectar las variaciones significativas, y
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adoptar las medidas correctivas adecuadas, ta-
nancieros. Bsicamente, comprende cuatro
les como mejorar el servicio al cliente en cuan-
reas:Control presupuestal
to a rapidez de entrega del producto, mejorar
Como ya se estudi, los presupuestos se elabo-
las facilidades de crdito, aumentar el nmero
ran durante el proceso de planeacin, sin em-
de visitas, reforzar al vendedor a travs de
bargo son, tambin, control financiero, al per-
campaas publicitarias, revisar peridicamente
mitir comparar los resultados reales en relacin
las visitas de los vendedores, revisar las cuotas
con lo presupuestado, y proporcionar las bases
de los mismos, aumentar sus reas de accin y
para aplicar las medidas correctivas adecuadas.
ampliar su perspectiva.
Un sistema de control presupuestario debe:

Incluir las principales reas de la empresa:
Control de finanzas
ventas, produccin,inventarios, compras, etc.
Proporciona informacin acerca de la situacin
Coordinar las partes como un todo y armoni-
financiera de la empresa y del rendimiento en
zar entre s los distintos presupuestos.
trminos monetarios de los recursos,departa-
Detectar las causas que hayan originado varia-
mentos y actividades que la integran. Establece
ciones y tomar las medidas necesarias para evi-
lineamientos para evitar prdidas y costos in-
tar que se repitan.
necesarios, y para canalizar adecuadamente los
Servir de gua en la planeacin de las opera-
fondos monetarios de la organizacin, auxi-
ciones financieras futuras.
liando de esta manera a la gerencia en la toma
Ser un medio que ayude al dirigente a detectar
de decisiones para establecer medidas correcti-
las reas dedificultad.
vas y optimizar el manejo de sus recursos fi-
Por medio de datos reales y concretos, facilitar

la toma de decisiones correspondiente.
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Estar acorde al tiempo establecido en el plan,
Ser un instrumento que ayude a detectar las
as como adaptarse al mismo.
reas de dificultad.
Contribuir a lograr las metas de la organiza-
Orientar a la gerencia para determinar guas de
cin.
accin, tomar decisiones y controlar las operaciones.
Control contable
Establecer las responsabilidades de los que
Ninguna empresa, por pequea que sea, puede
intervienen en las operaciones.
operar con xito si no cuenta con informacin
Evitar malos manejos y desfalcos.
verdica, oportuna y fidedigna acerca de la si-
Detectar causas y orgenes, y no limitarse al
tuacin del negocio y de los resultados obteni-
registro de operaciones.
dos en un determinado periodo. Los informes
La contabilidad, que es parte primordial del
contables se basan en la recopilacin eficiente
control, proporciona esta informacin a travs,
de los datos financieros provenientes de la ope-
no slo de registros, sino de los estados finan-
racin de una empresa. El objeto primordial del
cieros, y de su anlisis e interpretacin median-
control contable consiste en identificar las cau-
te el estudio de tendencias y la aplicacin de
sas de lo ocurrido en las operaciones financie-
las razones financieras que son estndares, me-
ras, para que, en esta forma, la gerencia adopte
didas o indicadores de la situacin financiera
las decisiones ms atinadas para futuras actua-
de la organizacin.
ciones.
El control contable debe:
Costos
Proporcionar informacin veraz y oportuna.
Su objetivo primordial es determinar el costo

real de un producto con base en el clculo y
Unidad 4
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anlisis detallado de cada uno de los elementos
te aceptados, y que su aplicacin sea consisten-
que intervienen en su fabricacin. A travs de
te.
esta informacin es posible no slo establecer
Como se puede inferir, la auditora es el
el precio ms adecuado del producto, sino con-
"control" aplicado al control financiero y su
tar con datos acerca de reas que requieren
utilizacin es trascendental en cualquier em-
atencin en cuanto a prdidas, mermas, pro-
presa. Control de recursos humanos
ductos incosteables, etc., lo que permite a la

gerencia tomar decisiones ms racionales.
Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y

cada uno de los programas de personal, y cum-
Auditora
plimiento de los objetivos de este departamen-
La auditora contable tiene como funcin pri-
to; se lleva a cabo bsicamente a travs de la
mordial dictaminar si la informacin financiera
auditora de recursos humanos.
presenta fidedignamente la situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos. Esta
Auditora de recursos humanos
evaluacin se realiza con base en la revisin y
Es la evaluacin sistemtica y analtica de to-
examen detallado de todos los registros conta-
das las funciones operativas del personal, con
bles de la negociacin con el fin de verificar:
el fin de corregir deficiencias. La recoleccin
La autenticidad de los hechos y fenmenos
de estos datos se efecta con base en el anlisis
que presentan los estados financieros.
y en la interpretacin de la informacin esta-
Que los mtodos utilizados estn de acuerdo
dstica de cada una, todas o algunas de las
con los principios de contabilidad generalmen-
reas que se mencionan en los siguientes incisos;mediante la utilizacin de cuestionarios,
Unidad 4
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entrevistas y grficas. Incluye adems la reali-
medidas ms usualmente utilizadas para efec-
zacin del inventario de recursos humanos a
tuar este tipo de control son:
travs del cual se cuantifican y registran las
Estudios de salarios de la empresa en relacin
habilidades, experiencias caractersticas y co-
con encuestas regionales de salarios en empre-
nocimientos de todos y cada uno de los inte-
sas similares.
grantes de la empresa.
Estudios de incentivos promedio en relacin

con la productividad.
Evaluacin de la actuacin
Conflictos salariales.
Como su nombre lo indica, mide la efectividad
Presupuestos de salarios.
de los miembros de la organizacin, con base
Evaluacin de puestos.
en estndares de actuacin que evalan resultados teniendo en cuenta factores tales como:
Evaluacin sobre higiene y seguridad, y servi-
rotacin,ausentismo, prdidas por desperdicio,
cios y prestaciones
quejas
La medida de la efectividad de estos programas
de
consumidores,reclamaciones
de
clientes, coeficientes de mano de obra, quejas
se obtiene a travs de anlisis de registros y
de los subordinados, compaeros y superviso-
estadsticas relativos a:
res, informes de cumplimiento de objetivos y
ndices de accidentes
otros ms.
Participacin del personal prestaciones.

Anlisis de ausentismo.
Evaluacin de sueldos y salarios
Sugerencias y quejas
Responde a la pregunta "son los salarios de la
Estudios de fatiga. en los programas de ser-
empresa equitativos y justos?". Algunas de las
vicios y Es importante mencionar que el
Unidad 4
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control de recursos humanos se refiere a

todos los miembros de la organizacin, sin importar a cul departamento pertenezcan, y que
los controles y tcnicas variarn de acuerdo
con el tamao y las necesidades de cada empresa.
TCNICAS DE CONTROL (CONTROLES)

Son las herramientas de las que se auxilia el
administrador para llevar a cabo el proceso de
control. Tal y como se enunci, muchas de las
tcnicas de planeacin son, a su vez, de control
y, en esencia, los controles no son ms que sistemas de informacin; el cuadro sinptico 6.2
muestra las tcnicas de control ms usuales.
Los anteriores factores se determinan con

base en registros estadsticos y se comentan
con los supervisores; sirven, a su vez,como base objetiva para establecer acciones correctivas
y recompensas, eliminndose, as, conflictos y
apreciaciones subjetivas.
Evaluacin de reclutamiento y de seleccin.
Unidad 4
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Evala la efectividad de los programas y pro-
Es uno de los aspectos menos evaluables por su
cedimientos relativos a esta rea mediante el
intangibilidad, ya que su objetivo es medir la
anlisis de aspectos como:
moral del personal; se realiza a travs de:
Efectividad en el procedimiento de seleccin,
Encuestas de actitud.
eficiencia del personal y su integracin a los
Estudios de ausentismo, retardos y rotacin.
objetivos de la empresa.
Frecuencia de conflictos.
Retiros y despidos (las causas que los provo-
Buzn de quejas y sugerencias.
can).
Productividad.
Evaluacin de capacitacin y desarrollo
Debido a que es virtualmente imposible estudiar cada una de estas tcnicas en este texto, se
Es una de las reas cuya evaluacin es ms di-
mencionan de manera informativa las ms re-
fcil, pero, tambin, ms necesaria. Dicha eva-
lacionadas con la administracin; es aconseja-
luacin puede efectuarse mediante el estudio
ble estudiar con detenimiento en libros de la
de ciertos ndices:
especialidad correspondiente, cada una de estas
Productividad. Estudios de productividad an-
tcnicas.
tes y despus del entrenamiento.
Los sistemas de informacin comprenden
Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y
todos aquellos medios a travs de los cuales el
contribucin del elemento humano en aspectos
administrador se allega de los datos e informes
de creatividad y productividad, en relacin con
relativos al funcionamiento de todas y cada una
los cursos de capacitacin.
de las actividades de la organizacin. Los sistemas de informacin que puede utilizar una
Evaluacin de la motivacin.
empresa son mltiples y variables y deben es-
Unidad 4
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tablecerse de acuerdo con las particularidades
sear, elaborar y presentar un informe, es con-
de cada empresa. Los sistemas de informacin
veniente tomar en cuenta las siguientes consi-
comprenden tcnicas tales como: contabilidad,
deraciones:
auditora,presupuestos, sistemas computariza-
1. Unidad del tema. Cada informe debe referir-
dos, sistemas mecanizados, archivos, formas y
se a un solo tema a fin de evitar confusiones.
reportes e informes. Lo verdaderamente impor-
2. Concentracin sobre las excepciones. Deben
tante al establecer u sistema de informacin es
revelar indicadores importantes, puntos dbiles
aplicar los principios de excepcin, de costea-
y fuertes ms que situaciones comunes.
bilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin
3. Claridad y concisin. Los informes muy lar-
de que realmente redite beneficios su utiliza-
gos, detallados y genricos, originan confusin
cin. Es trascendental tomar en cuenta 1a nece-
y desatencin por parte de quien los recibe.
sidad de la implantacin de un sistema de informacin, ya que muchas veces el deseo de
Informes de las operaciones:
controlar puede originar papeleo excesivo bu-
Informes de control. Usados para el control
rocratizacin y obstaculizar la eficiencia. Re-
directo de las operaciones.
portes e informes. Existen mltiples tipos de
Informes de control corrientes. Para sealar las
reportes e informes; bsicamente puede clasifi-
desviaciones de la realizacin planeada segn
carse en: a) Informes de control que se utilizan
ocurra, de manera que pueda actuarse con
para el control directo de 1asoperaciones. b)
prontitud para detener las prdidas:
Reportes de informacin que presentan datos
Resumen de informes de control. Para
ms extensos a fin de que la gerencia pueda
resumir las desviaciones de la realizacin pla-
formular planes. En trminos generales, al di-
neada durante un periodo (usualmente un mes),
Unidad 4
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como una comprobacin de los informes de
* Informes estticos. Limitados a un anlisis de
control corriente y como una indicacin de la
la fortaleza financiera y de la estructura con la
efectividad global de la realizacin de ejecuti-
fecha dada. Informes dinmicos:
vos responsables.
Informes de control financiero. Miden la con-
Reportes de informacin. Utilizados para
dicin financiera real contra la condicin pla-
planeacin y determinacin de normas.
neada (presupuestada). Mediciones de la efec-
Informes de tendencias. Basados en compara-
tividad del uso de fondos. Basadas en la rela-
ciones verticales de los resultados de la misma
cin entre las inversiones y distintas clases de
actividad o grupo de actividades durante un
activo y el uso que se haga de ellos. Informes
periodo de meses o de aos.
de cambios y de condicin financiera. Resu-
Informes analticos. Basados en compa-
men y analizan cambios en la condicin finan-
raciones horizontales o de seccin transversal
ciera durante un periodo dado.
de los resultados durante un periodo dado de
4. Complementarse con presentaciones grfi-
actividades diferentes o de actividades simila-
cas, audiovisuales y verbales. De gran ayuda
res, o en comparaciones de los resultados rea-
para la presentacin de un informe puede ser la
les con alguna norma formal o informal, estn-
utilizacin de grficas, material audiovisual y
dar u objetiva.
explicaciones verbales, lo que evita la monoto-
*Informes sobre la apreciacin de renglones:
na y enriquece la informacin.
*Informes de actividad individual. Coinci-
5. Equilibrio entre la uniformidad y la varie-
diendo el rengln y la responsabilidad.
dad. La empresa debe contar con una estructura
*Informes de actividad conjunta. Renglones
fundamental de informes, mismos que no de-
bajo responsabilidad conjunta.
ben cambiarse constantemente, pero que re-
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quieren de revisiones y ajustes peridicos a fin
una tarjeta de control de asistencia hasta una
de no caer en la rutina y obsolescencia.
pliza de contabilidad. Las formas facilitan la
6. Frecuencia de los reportes. El hecho de que
transmisin de informacin a la vez que sirven
para controlar sea necesario contar con infor-
para registrar adecuadamente las operaciones.
macin oportuna y peridica, no implica que
Al disear las formas es conveniente observar
sta deba ser tan frecuente que origine papeleo
los siguientes lineamientos:
innecesario.
7. Evaluacin de la informacin. Es necesario
a) Aprovechamiento adecuado de los espacios.
evaluar frecuentemente la utilidad que redita
b) Claridad y concisin. c) Uniformidad de di-
la informacin, es decir, examinar si realmente
seo. d) Disear un diagrama de control de
el sistema proporciona informacin adecuada,
formas. e) Disear un catlogo de formas. f)
completa y oportuna, y si se justifica su costo.
Disear slo las necesarias (evitar papeleo

excesivo).g) Asegurarse de que los asuntos y
actividades importantes se registren adecuadamente, y mantener al mnimo las formas innecesarias y rutinarias. h) Que el costo de su im-
Formas
Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisin y registro de datos
relativos a las actividades que se desarrollan en
cada departamento; existen multitud de formas
que se utilizan en la empresa que van desde
plantacin se justifique.
Unidad 4
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Scanlan, Burt. Principios de la direccin
BIBLIOGRAFA DE CONSULTA
a) La obtencin de informacin correcta y se-
y conducta organizacional. Mxico. Editorial
gura. b) La proteccin de los activos de la em-
Limusa. 1978.
Sisk, Henry L. y Sverdlick, Mario. Ad-
presa. c) La promocin de la eficiencia en la

operacin.
ministracin y gerencia deempresas. la. edi-
Tradicionalmente se ha considerado que el
cin. E.U.A. Southwestem Publishing Co.
control interno abarca solamente a la funcin
1976.
financiera, sin embargo, como ya se dijo, su
Terry, George. Principios de administra-
finalidad no se reduce a evitar o reducir frau-
cin. 5a. edicin. Mxico.CECSA. 1974. West
des, sino a optimizar el manejo de todos los
Churchman, C. El enfoque de sistemas.
recursos a travs de la disminucin de desper-
3a.edicin. Caps. 6 y 7. Mxico. Editorial Dia-
dicios, aprovechamiento del tiempo y del esta-
na. 1974.
blecimiento de polticas de operacin adecuadas, comprobacin de la exactitud de la informacin, establecimiento de sistemas de proteccin contra prdidas, etc.
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Anthony, Robert. La contabilidad en la
Bibliografa bsica
Koontz, Harold y Cyril O'Donnell. Curso
de administracin moderna.5a. edicin. Cap. 6.
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administracin de empresas la. edicin. Caps.

4, 13 y 14. Mxico. Editorial UTEHA. 1973.
Appleby, Robert_ As se dirige una empresa moderna la. edicin. Cap. 5. Espaa. Editorial Anaya. 1971.
Unidad 4
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Eckles, Robert W., Ronald L. Carmichael
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16.Mxico. Editorial Limusa. 1978.
Hutchinson, John. Organizaciones: teora
y conceptos clsicos. 3a.edicin. Cap. 8. Mxico. CECSA. 1973.
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Normas y procedimientos de auditora 7a.
edicin. Mxico. Litogrfica Procar. 1973.
Lazzaro, Vctor. Sistemas y procedimientos: Un manual para los negocios y la industria.
2a. edicin. Caps. 8, 9, 11 y 18. Mxico. Editorial Diana. 1973.

Mecanismos de Dirección y Control

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Unidad 4

Mecanismos de Direccin y Control

complicados que se utilizan para corregir de-

Si el control se estudia como ltima etapa del

fectos o desviaciones en la ejecucin de los

proceso administrativo, esto no significa que

planes, una vez que han sucedido. De tal mane-

en la prctica suceda de la misma manera; la

ra vista, esta etapa se percibe como un mtodo

planeacin y el control estn relacionados a tal

que reprime y presiona a los individuos de la

grado, que en muchas ocasiones el administra-

organizacin, que establece lmites arbitrarios

dor difcilmente puede delimitar si est pla-

para la actuacin, y que comprende solamente

neando o controlando incluso, para algunos

hechos pasados o histricos.

autores el control forma parte de la planeacin

La anterior concepcin es por dems

misma. De hecho, la informacin obtenida a

equivocada, ya que el control bien aplicado es

travs del control es bsica para poder reiniciar

dinmico, promueve las potencialidades de los

individuos y, ms que histrico, su carcter es

El control es una etapa primordial en la

pronstico, ya que sirve para medir la tempera-

administracin, pues, aunque una empresa

tura presente y futura de la actuacin de todos

cuente con magnficos planes, una estructura

los recursos de la empresa, siendo su principal

organizacional adecuada y una direccin efi-

propsito, prever y corregir errores, y no sim-

ciente, el ejecutivo no podr verificar cul es la

situacin real de la organizacin si no existe un

A fin de poder emitir una definicin for-

mecanismo que se cerciore e informe si los he-

mal de este concepto, se revisarn algunas de

chos van de acuerdo con los objetivos.

las definiciones ms aceptadas:

Burt K. Scanlan. El control tiene como

para asegurar la obtencin de los objetivos de

acuerdo con los planes establecidos.

Robert B. Buchele. El proceso de medir

Robert Eckles, Ronald Carmichael y

los actuales resultados en relacin con los pla-

Bernard Sarchet. Es la regulacin de las activi-

nes, diagnosticando la razn de las desviacio-

dades, de conformidad con un plan creado para

nes y tomando las medidas correctivas necesa-

alcanzar ciertos objetivos.

George R. Terry. El proceso para deter-

Robert C. Appleby. La medicin y co-

minar lo que se est llevando a cabo, valori-

rreccin de las realizaciones de los subordina-

zndolo y, si es necesario, aplicando medidas

dos con el fin de asegurar que tanto los objeti-

correctivas, de manera que la ejecucin se de-

vos de la empresa como los planes para alcan-

sarrolle de acuerdo con lo planeado.

zarlos se cumplan eficaz y econmicamente.

Elementos del concepto

do, con las instrucciones emitidas y con los

Del estudio de las anteriores definiciones, es