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Guide Utilisateur

du Module
Agefodd

Version 2.1.11

Gestion de
formation
Octobre 2014

Guide Utilisateur du Module Agefodd version 2.1.11 Gestion de centre de formation

SOMMAIRE
Introduction..............................................................................................4
Prsentation du module Agefodd................................................................................4
Ce que sait faire Agefodd............................................................................................ 4
Dmarrage................................................................................................5
Caractristiques techniques........................................................................................ 5
Installation.................................................................................................................. 5
Installation initiale.................................................................................................... 5
Installation de mise jour........................................................................................ 6
Activation.................................................................................................................... 6
Permissions daccs des utilisateurs aux fonctionnalits dAgefodd.............7
Configuration............................................................................................8
Diffrents paramtrages du module............................................................................8
Paramtrage du module Agefodd............................................................................. 8
Paramtrage des variables du module...............................................................8
Paramtrage des actions de base des formations..............................................9
Paramtrage des horaires des sessions de formation............................................10
Paramtrage des attributs supplmentaires..........................................................11
Formations, sessions et cursus............................................................................... 11
Paramtrage des dictionnaires.................................................................................. 11
Menu, liens de menu et page daccueil du module Agefodd........................12
Menu principal........................................................................................................... 12
Menu secondaire (gauche) et liens de menus du module Agefodd...........................12
Page daccueil du module Agefodd...........................................................................13
Cration des lments pralables la cration du catalogue et des sessions
de formation...........................................................................................14
Cration de services dans Dolibarr............................................................................15
Cration de tiers dans Dolibarr..................................................................................15
Cration des catgories de formation.......................................................................16
Cration des sites de formation................................................................................. 16

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Cration................................................................................................................. 16
Fiche rcapitulative dun site de formation............................................................17
Cration des formateurs........................................................................18
Cration................................................................................................................. 18
Fiche rcapitulative dun formateur.......................................................................19
Cration du catalogue de formations........................................................21
Cration..................................................................................................................... 21
Fiche rcapitulative dune formation.........................................................................23
Gestion des certificats.............................................................................25
Cration dune session de formation.........................................................26
Cration..................................................................................................................... 26
Fiche rcapitulative dune session de formation.......................................................29
Menu agenda des session ...................................................................38
Agenda des sessions................................................................................................. 39
Agenda par formateur............................................................................................... 40
Agenda session pour formateur................................................................................ 40
Menu cursus .......................................................................................41
Cration..................................................................................................................... 41
Fiche rcapitulative dun cursus................................................................................ 41
Synthse simplifie du workflow du module Agefodd.................................43
Autres fonctionnalits..............................................................................44
Ajout donglets.......................................................................................................... 44
Champs de recherche dans le menu gauche.............................................................44
Boites dinformations en page daccueil....................................................................44
Module complmentaire Agefodd dans Dolibarr......................................45
Crdits....................................................................................................46
Annexes..................................................................................................47

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INTRODUCTION
PRSENTATION DU MODULE AGEFODD
Agefodd est un module pour Dolibarr destin la gestion dactivit de formation.
Lutilisation du module Agefodd complte Dolibarr, logiciel de gestion intgre
prenant en charge les aspects de gestion globale dentreprise(ERP), de suivi de la
relation client (CRM) en y ajoutant les fonctionnalits de gestion /suivi administratif et
logistique des sessions de formations, formateurs, participants et lieux de formation.
Agefodd permet la cration dun catalogue de formation, de leur sessions et gre les
tiers associs une session de formation (formateurs et stagiaires) et leur tat
(confirm, prsent), les lieux de formation et les plannings.
Il gnre les documents ncessaires tout au long de la prparation (programme de
formation, convention de formation, convocation) et lissue de la formation (feuille
de prsence et attestation de formation). Voir le chapitre Annexes, page 53.
Agefodd apporte une assistance administrative en prsentant la liste des tches
affrentes une formation avec leur tat davancement.
Des dictionnaires sont personnalisables afin dadapter Agefodd lutilisation
ncessaire.
Remarque : Agefodd existe en version dmo et en version complte.
La version dmo ne permet la gnration des documents administratifs.

CE QUE SAIT FAIRE AGEFODD

Grer un catalogue de formation,

Grer un annuaire de contacts tiers (stagiaires, formateurs, correspondants


formations, structures),

Grer le planning et simplifier l'organisation de sessions de formations (intra ou


inter entreprise et multi-formateurs),

Grer des tches administratives lies l'organisation de sessions de formation,

Automatiser la classification des tches par ordre de priorits relles,

Produire de faon automatise les documents administratifs,

Afficher des statistiques dynamiques sur l'tat de la formation.

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DMARRAGE
CARACTRISTIQUES TECHNIQUES
Version du module Agefodd
Editeur/Licence
Langages interface disponibles
Versions de Dolibarr
supportes

Minimum

2.1.11
Florian Henry / GPL
Franais/Anglais/Nerlandais/
Espagnol
3.6.1

Maximum 3.6.1

Moteur de base de donnes support

MySQL/ PgSQL (>=9.1)

INSTALLATION
INSTALLATION INITIALE
Tlcharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.
Dcompresser le fichier .zip en le plaant dans le rpertoire racine de Dolibarr.
Toujours vrifier les autres oprations d'installation dans le fichier README-FR.
Remarque : Linstallation du module Agefodd ncessite la prsence dun dossier
custom dans le dossier htdocs .
Le rpertoire custom , initialement, a t cr pour diffrencier les modules natifs
de Dolibarr des modules ajouts par les utilisateurs. Tous les modules additionnels
nutilisent pas ce rpertoire et peuvent tre install dans le rpertoire racine. Dans le
cas ou le rpertoire custom est ncessaire pour le dploiement de modules, suivre
la procdure suivante :
Attention : la ralisation de la procdure suivante ncessite des comptences en
programmation malgr la simplicit de la procdure explique ci-aprs.
Dans votre rpertoire d'installation de Dolibarr ouvrir le fichier htdocs/conf/conf.php.
Trouver les lignes :
//$dolibarr_main_url_root_alt= et //$dolibarr_main_document_root_alt=

Ou
#$dolibarr_main_url_root_alt= et #$dolibarr_main_document_root_alt=

Supprimez les "//" (ou le "#") de ces lignes et affectez une valeur cohrentes par
rapport votre installation de Dolibarr en vous rfrant aux lignes :
$dolibarr_main_url_root=

et $dolibarr_main_document_root=

Par exemple pour un systme UNIX/Linux/MacOS X, partir de Dolibarr 3.5 :


$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';

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$dolibarr_main_document_root = '/var/www/Dolibarr/htdocs';
$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';
$dolibarr_main_document_root_alt = '/var/www/Dolibarr/htdocs/custom';

Par exemple pour un systme Microsoft Windows, partir de Dolibarr 3.5 :


$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';
$dolibarr_main_document_root = 'C:/votre_site /Dolibarr/htdocs';
$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';
$dolibarr_main_document_root_alt = 'C:/votre_sites/Dolibarr/htdocs/custom';

INSTALLATION DE MISE JOUR


Tlcharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.
Dsactiver le module de lenvironnement Dolibarr mettre jour.
Dcompresser le fichier archive (.zip) contenant la nouvelle version dans le dossier
\htdocs\agefodd .
Rafraichir la page de configuration des modules dans le navigateur.
Ractiver le module mis jour.

ACTIVATION
Lactivation du module, quelle soit initiale ou de mise jour, se fait en cliquant sur
licne droite en bout de ligne dans la page de configuration des modules : accueil/
configuration/ modules/
Il est parfois ncessaire de rpter lopration de dsactivation/ ractivation afin de
sassurer de la bonne installation dun module.

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PERMISSIONS DACCS DES UTILISATEURS AUX


FONCTIONNALITS DAGEFODD
Le module Agefodd gre les autorisations en fonction des utilisateurs ou groupes
dutilisateurs.
Il est possible de limiter les droits des utilisateurs individuellement ou par groupe en
autorisant (avec le +) ou interdisant (avec le -) les droits suivants sur la fiche
utilisateur ou groupe :

Modifier les sessions

Cre des sessions

Supprimer les sessions

Voir statistiques

Exporter des donnes

Voir lagenda

Voir lagenda pour formateur

Voir les formations du catalogue

Crer/ Modifier les formations du catalogue

Supprimer les formations du catalogue

Voir les sites de formation

Crer/Modifier les sites de formation

Supprimer les sites de formation

Voir toute les sessions (sinon filtr par commercial de la session ou


commerciaux du client de la session)

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CONFIGURATION
La page de configuration du module Agefodd est accessible depuis la page de
configuration des modules de Dolibarr dans Accueil/ Configuration/ modules.

DIFFRENTS PARAMTRAGES DU MODULE


PARAMTRAGE DU MODULE AGEFODD
PARAMTRAGE DES VARIABLES DU MODULE
La page de configuration du module Agefodd vient en complment du paramtrage
de Dolibarr spcialement pour lactivit de formation.
On enregistre dans Dolibarr les donnes de lentreprise et dans Agefodd les donnes
du centre de formation.
Cette page permet denregistrer les informations de fonctionnement et les donnes
qui apparatront sur pieds de page et en-tte des documents gnrs telles que le
numro de dclaration dactivit de centre de formation auprs de la prfecture et le
dpartement de la prfecture dont dpend lorganisme de formation.
Remarque : Le logo dans len-tte des documents gnrs par Agefodd sera le logo
enregistr dans la configuration de la socit/institution de Dolibarr. Le logo demand
dans la configuration du module Agefodd est le tampon qui apparatra dans les
signatures des documents.
Le statut par dfaut des sessions de formation leur cration peut tre modifi ici.
Cette mme page de configuration propose lactivation de diffrents paramtres
permettant de personnaliser le module tels que :

Afficher le logo du commanditaire sur les documents.

Possibilit de lier une facture sans ncessit de bon de commande.

Affiche dans la liste des contacts (cration de session) les contacts Dolibarr
(plutt que les correspondants Agefodd).

Utiliser une liste amliore de recherche pour le choix d'une formation (plutt
qu'une liste droulante).

Utiliser une liste amliore de recherche pour le choix d'un formateur (plutt
qu'une liste droulante).

Utiliser une liste amliore de recherche pour le choix d'un participant (plutt
qu'une liste droulante).

Utiliser une liste amliore de recherche pour le choix d'un lieu (site) (plutt
qu'une liste droulante).

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Utiliser une liste amliore de recherche pour le choix d'un contact Agefodd
(plutt qu'une liste droulante).

Cration d'un vnement dans l'agenda Dolibarr li avec les crneaux horaire
des sessions.

Activer la gestion du temps des formateurs : cette variable est ncessaire pour
laffichage des agendas.

Activer la variable Dolibarr global MAIN_USE_COMPANY_NAME_OF_CONTACT :


cette variable de Dolibarr sert dans les devis/ commande, facture modifier le
tiers destinataire dans le document. (paramtre activer en cas de gestion des
subrogations mais sans comptabilit dans Dolibarr : la facture sera lie au client
dans Dolibarr alors que le document PDF sera affect un autre tiers).

Gestion des certificats. Les certificats sont des justificatifs de formation dure
de validit limite.

Cre les certificats par dfaut lors de l'inscription dun participant.

Grer les OPCA.

Afficher l'adresse du contact OPCA plutt que celle de l'OPCA.

Utiliser un diteur WISIWYG pour le catalogue de formation.

Les statuts d'inscription des participants sont calculs automatiquement.

Ajouter le nom des participants dans les propositions commerciales /


commandes.

Activer la gestion des cursus.

Utiliser la gestion des cots avancs dans la session (facture fournisseurs).

Le contact client d'une session n'est pas obligatoire.


PARAMTRAGE DES ACTIONS DE BASE DES FORMATIONS

Une liste dactions par dfaut du worklfow administratif de lactivit de centre de


formation est dfinie dan Agefodd et est arboris comme suit :

Transmission de la convention
o

Prparation de laction
o

Envoi convention (Voie postale ou numrique avec accus de rception)

Inscription des stagiaires

Envoi des convocations

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Prparation du dossier (convocation, rglement intrieur, programme de


formation, conseils pratiques)

Envoi du dossier chaque stagiaire (formation interentreprises) ou


responsable de formation (formation intra-entreprise)

Vrification et mise en place des moyens


o

Vrification du retour de la convention de formation signe

Excution de la prestation

Clture administrative
o

Impression des attestations

Cration de la facture et vrification

Cration du courrier daccompagnement

Impression de la liasse administrative

Envoi de la liasse administrative

La succession des tches peut tre modifie en cliquant sur les flches de gauche :

Pour modifier lintitul dune tche, sa catgorie ou le dlai dalerte, entrer le texte de
remplacement et cliquer sur licne

Pour ajouter une tche dont la catgorie parente existe, remplir son intitul dans les
champs disponibles, slectionner la catgorie parent, entrer le dlai puis cliquer sur le
+.
Pour crer une catgorie, crer dabord une tache. Un tche cre apparat ensuite
dans la liste droulante des niveaux parents et peut donc tre enregistre en tant
que catgorie de la dernire tche cre.
Des tches spcifiques une formation ou session de formation pourront aussi tre
cres au cas par cas dans longlet suivi administratif des sessions de formation.
Elles ne safficheront que dans les formations et session dans lesquelles elles auront
t ajoutes.

PARAMTRAGE DES HORAIRES DES SESSIONS DE FORMATION


Les horaires des sessions de formation peuvent tre prenregistrs pour une slection
rapide lusage. Par dfaut sont dfinis 2 jours de formation dcoups en 2 demi-

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journes de 8h 12h et de 14h 18h. Ces plages sont modifiables lenregistrement


du calendrier lors de la cration de sessions de formation.
Pour ajouter une plage horaire, slectionner le jour correspondant, lheure de dbut et
lheure de fin de la plage et cliquer sur le +.

PARAMTRAGE DES ATTRIBUTS SUPPLMENTAIRES


FORMATIONS, SESSIONS ET CURSUS
Des champs supplmentaires peuvent tre crs directement dans la configuration
dAgefodd.
La page de configuration permet denregistrer de nouveaux champs supplmentaires
directement sur les fiches formation, sessions et cursus selon longlet slectionn.
La cration de champs supplmentaires dans Agefodd reprend la mthode native de
Dolibarr.
Pour ajouter des champs supplmentaires sur la fiche dautres lments du module
Agefodd, se reporter lannexe Module complmentaire Agefodd page 50.

PARAMTRAGE DES DICTIONNAIRES


Trois dictionnaires sont disponibles pour personnaliser votre module Agefodd. Ils sont
accessibles via Accueil/ Configuration/ Configuration des dictionnaires/ lignes Agefodd

Dictionnaire des catgories de formation

Dictionnaire des types de participants

Dictionnaire des types de certificats

Le paramtrage des trois dictionnaires est ralis de la mme manire :

Il suffit denregistrer au futur type de participant, type de certificat ou catgorie de


formation un intitul, son ordre daffichage ( sort ) (en plus dun code interne au
centre de formation pour la catgorie) et de terminer avec le bouton Ajouter .
Une valeur cre dans un dictionnaire est automatiquement active
donc tre dsactive

. Elle peut

et napparatra plus dans la liste de slection, ractive

pour une utilisation future ou encore modifie

ou supprime

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MENU, LIENS DE MENU ET PAGE DACCUEIL DU MODULE


AGEFODD
MENU PRINCIPAL
Le module Agefodd cr dans le menu principal de Dolibarr un onglet Formation :

MENU SECONDAIRE (GAUCHE) ET LIENS DE


MENUS DU MODULE AGEFODD
Catalogue des formations affiche la liste des formations
actives.

Formations actives affiche galement la liste des


formations actives.

Formations archives
formations archives.

Nouvelle formation affiche la page de cration


dune nouvelle formation dans le catalogue.

affiche

la

liste

des

Sessions de formation affiche la liste de toutes les


sessions de formation enregistres.

Sessions envisages affiche la liste des sessions


au statut envisag .

Sessions confirmes affiche la liste des sessions


au statut confirm .

Sessions non ralises affiche la


formations au statut non ralises .

Sessions archives affiche la liste des sessions au

liste

des

statut archiv .

Archivage par anne permet un archivage des sessions de formation en


masse.

Nouvelle session affiche la page de cration dune session dune formation


prsente au catalogue.

Statistiques affiche un tableau de bord filtrable par tiers, formation, formateur


ou utilisateur et anne avec graphique. .

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Suivi administratif affiche la liste des formations dont les tches


administratives ne sont pas toutes effectues en totalit. Un code couleur
permet de grer les urgences.

Participants affiche la liste de tous les contacts participants activs.

Liste participants affiche la liste de tous les participants activs.

Nouveau participant affiche la page de cration dun participant encore


inconnu.

Nouveau depuis contact affiche la page denregistrement dun contact connu


dans Dolibarr en tant que participant une session de formation.

Logistique affiche la liste de tous les participants avec diffrentes options de filtrage.

Gestion des sites affiche la liste des sites de formation actifs et lien vers les
sites archivs et bouton de cration dun nouveau site de formation.

Gestion de formateurs affiche la liste des formateurs actifs et lien vers les
formateurs archivs et bouton de cration dun nouveau formateur.

Agenda par session :

Agenda des sessions affiche un agenda global du centre de formation sur


lequel figurent toutes les sessions de formations enregistres.

Agenda par formateur affiche lagenda dun formateur slectionn sur lequel
figurent toutes les formations qui lui incombent.

Agenda session pour formateur affiche lagenda dun formateur utilisateur


de Dolibarr.

Cursus :

Liste de cursus : affiche la liste des cursus enregistrs.

Nouveau cursus : affiche la page de cration dun nouveau cursus.

PAGE DACCUEIL DU MODULE AGEFODD


La page daccueil du module affiche le suivi de lactivit de formation professionnelle
avec des tableaux permettant de visualiser :

Les statistiques.

Un tableau de bord de travail global.

Les cinq dernires sessions de formation ralises.

Le top 5 des formations ralises.

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La liste des clients dont la certification expire dans 6 mois.

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CRATION DES LMENTS PRALABLES LA CRATION DU


CATALOGUE ET DES SESSIONS DE FORMATION
Il est plus pratique de crer dabord tous les lments ncessaires lenregistrement
dune nouvelle formation dans le catalogue. Ces lments pourront bien sr tre
modifis et dautres ajouts au fil de lutilisation et de lenregistrement de nouvelles
sessions de formation, lieux et tiers associs.
Les pages de cration sont accessibles partir du menu du module Agefodd et des
liens de menu associs :

Remarque : les listes droulantes proposes dans les fiches de cration peuvent tre
remplaces par une liste amliore de recherche. Cette fonctionnalit est
paramtrable dans le chapitre Paramtrage des variables du module page 8.

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CRATION DE SERVICES DANS DOLIBARR


Il peut tre intressant dutiliser le module Services de Dolibarr en complment du
module Agefodd.
Utiliser cette fonctionnalit permet dassocier une formation un service qui pourra
apparatre sur les factures et permettre une analyse statistique plus prcise et une
gnration de la liasse administrative complte.
Cette information sera utilise la cration dune formation : Agefodd propose
lassociation dun produit enregistr dans Dolibarr la formation ou session cre
dans Agefodd.
Exemple de services Dolibarr utiles et pertinents dans Agefodd :

Heure de formation inter-entreprise,

Heure de formation intra-entreprise,

Formation Excel niveau 1,

Formation Excel niveau 2.

CRATION DE TIERS DANS DOLIBARR


En fonction des paramtrages dfinis, notamment Affiche dans la liste des contacts
(cration de session) les contacts Dolibarr (plutt que les correspondant Agefodd) ,
les tiers de Dolibarr peuvent tre ncessaires certaines utilisations du module
Agefodd pour un enregistrement simplifi des formateurs et des participants aux
sessions de formation, mais aussi, dans le cas de subrogation avec prise en charge du
financement total ou en partie par un OPCA.

OPCA : cration dun tiers client avec contact(s),

Participant : cration dun tiers client avec contact(s) ou dun contact sans tiers,

Formateur : cration dun tiers fournisseur avec contact(s) ou dun contact sans
tiers,

Site de formation : cration dun tiers fournisseur avec contact(s).

Ces donnes seront ncessaires pour lenregistrement des subrogations et ldition


des documents qui devront tre adresss chacun des tiers et/ ou contacts, que ce
soit les documents lis la formation ou les documents commerciaux tels que les
devis et factures.
Voir dans les chapitres suivants pour laffichage dans Agefodd des donnes Dolibarr.

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CRATION DES CATGORIES DE FORMATION


La cration de catgories de formation est effectue par le paramtrage du
dictionnaire type de formation (voir le chapitre Paramtrage des dictionnaires
page 11). Elles peuvent tre, par exemple :

Linguistique

Informatique

Gestion

La cration de catgories et lenregistrement de formations au sein de celles-ci permet


une slection plus rapide et un tri plus pertinent dans les statistiques et laffichage.

CRATION DES SITES DE FORMATION


CRATION
Un site de formation peut tre li un tiers fournisseur dans Dolibarr. De la mme
faon que la cration de services dans Dolibarr, cette entre permet de lier des
charges affrentes aux sessions de formation par la facturation fournisseurs de
location de locaux.
Lors de la cration dun site de formation, la fiche de cration propose la slection
dune entreprise tierce lier au site de formation.
Il est possible d'importer directement l'adresse du tiers ou de saisir une autre adresse
lors de la procdure de cration.
L'adresse et l'intitul du site seront utiliss sur les documents Convocation et
Conseils pratiques .
Remarque : Si le centre de formation possde un lieu de formation, il est pertinent de
crer lorganisme de formation lui-mme en tant que tiers ni prospect, ni client
mais fournisseur .
Laccs la page de cration dun site de formation seffectue depuis le menu
principal Formation , lien de menu secondaire logistique , lien gestion des
sites :

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La page affichera la liste des sites enregistrs. Un clic sur le bouton crer ouvre la
page de cration :

Rf du site
Socit
Importer ladresse du client
Commentaire
Instructions daccs au site de la
formation
Repas,
hbergement
possible,
divers

Le nom du site sera aussi affich sur les


documents.
Slectionner un tiers dans la liste
droulante pour lier un site un
fournisseur.
Remplissage automatique depuis la fiche
tiers cre dans Dolibarr.
Commentaire priv qui napparaitra pas
sur les documents.
Conseils pratiques
Options incluses
formation.

dans

le

prix

de

la

Terminer la procdure de cration dun site en cliquant sur le bouton Enregistrer .

FICHE RCAPITULATIVE DUN SITE DE FORMATION


Une fois le site de formation cr, la fiche du site de formation saffiche. Cette fiche
sera dsormais accessible depuis la liste des sites de formation en cliquant sur le lien
de menu gestion des sites .
La fiche du site affiche les onglets fiches , rglement intrieur et sessions de
formation . Elle offre la possibilit de modifier, supprimer et archiver le site de
formation en cliquant sur le bouton adquat.

Longlet fiche est le rcapitulatif des informations gnrales enregistres sur le


site de formation. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :

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Le bouton modifier r-ouvre la fiche et permet de corriger, ajouter ou


supprimer des informations.

Le bouton supprimer effacera le site de la base de donnes. Il napparaitra


plus dans aucune liste et ne pourra plus tre utilis. Il restera li aux formations
qui sy seront droules sans que sa fiche ne soit accessible puisque supprime.

Le bouton archiver permet de conserver lenregistrement du site de


formation dans la base de donnes, mais de ne pas lafficher dans la liste des
sites de formations.
Remarque : Un site de formation archiv peut tre ractiv : Le bouton
archiver de la fiche dun site de formation actif devient sur la fiche dun site
de formation archiv activer . La liste des sites de formation archivs est
accessible depuis la page daccueil du menu secondaire logistique en
cliquant sur le lien afficher les sites archivs :

Longlet rglement intrieur permet la saisie et lenregistrement du rglement


intrieur du site de formation et dun commentaire priv.
Terminer la procdure de rdaction du rglement intrieur en cliquant sur le bouton
enregistrer .
Longlet sessions de formation affiche la liste des sessions de formation dont le
droulement est prvu ou a t effectu dans le site de formation :

La page permet un filtrage selon diffrents lments et affiche des informations et


statistiques par session de formation telles que le nombre de participants et les ratios
participants prospect/ confirms/ annuls.
Le code couleur indique si le nombre minimum de stagiaires est atteint ou non. Ces
informations seront dtailles dans le chapitre de Cration dune session de formation,
page 27.

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CRATION DES FORMATEURS


CRATION
Un formateur peut tre li un tiers fournisseur dans Dolibarr. De la mme faon que
la cration de services et les sites de formation interne au centre de formation dans
Dolibarr, cette entre permet de lier des charges affrentes aux sessions de formation
par la facturation fournisseurs de sous-traitance de prestations de formation.
Remarque : Si le centre de formation possde son formateur en interne, il est
pertinent de crer le contact de lorganisme de formation lui-mme en contact ou en
tant quutilisateur de Dolibarr.
Laccs la page de cration dun site de formation seffectue depuis le menu
principal Formation , lien de menu secondaire logistique , lien gestion des
formateurs :

La page affichera la liste des formateurs enregistrs. Un clic sur le bouton crer
ouvre la page de slection de contacts pour lenregistrement en tant que formateur.
Lors de la cration dun formateur, la page propose la slection par liste droulante
dun contact tiers ou dun utilisateur existant dans Dolibarr et affiche le lien nouveau
contact ou nouvel utilisateur si celui-ci doit tre cr.

Cliquer sur les liens nouveau contact ou nouvel utilisateur mne la page de
cration de contact de tiers ou dun utilisateur Agefodd.
Terminer la procdure de cration dun formateur en cliquant sur le bouton
Enregistrer .

FICHE RCAPITULATIVE DUN FORMATEUR


Une fois le formateur cr, la fiche du formateur saffiche. Cette fiche sera dsormais
accessible depuis la liste des formateurs en cliquant sur le lien de menu gestion des
formateurs .

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La fiche du formateur affiche les onglets fiches et sessions de formation . Elle


offre la possibilit de modifier, supprimer et archiver le formateur en cliquant sur le
bouton adquat.

Longlet fiche est le rcapitulatif des informations gnrales enregistres sur le


site de formation. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :

Le bouton modifier le contact r-ouvre la fiche et permet de corriger les


informations.

Le bouton supprimer effacera le formateur de la base de donnes. Il


napparaitra plus dans aucune liste et ne pourra plus tre utilis. Il restera li
aux formations quil aura effectues sans que sa fiche ne soit accessible
puisque supprime.

Le bouton archiver permet de conserver lenregistrement du formateur dans


la base de donnes, mais de ne pas lafficher dans la liste des formateurs.
Remarque : Un formateur archiv peut tre ractiv : Le bouton
archiver de la fiche dun formateur actif devient sur la fiche dun formateur
archiv activer . La liste des formateurs archivs est accessible depuis la
page daccueil du menu secondaire logistique en cliquant sur le lien
afficher les comptes archivs :

Une fois le paramtrage effectu et les informations pralables la bonne utilisation


du module Agefodd enregistres, il est possible de crer le catalogue des formations

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CRATION DU CATALOGUE DE FORMATIONS


Une session de formation est forcment lie une formation. Il est donc ncessaire de
crer des formations avant de crer des sessions de formation.
Les liens de menu secondaire catalogue de formations affiche la liste des
formations actives et propose les liens permettant dafficher la liste des formations
actives, la liste des formations archives et la page de cration dune nouvelle
formation.

CRATION
La page de cration dune formation dans le catalogue est accessible depuis le menu
principal formation , menu secondaire Catalogue des formations , lien nouvelle
formation :

La premire partie de la page de cration donne accs enregistrement des


informations de base de la formation :

Intitul
Rfrence
Rf. Interne
Dure (heures)
Dure de validit du
certificat
Nombre minimum
dinscrit pour confirmer la
session
Catgorie Formation
Produit ou service associ

Nom de la formation.
Rfrence automatique personnalisable dans la
configuration du module Agefodd.
Rfrence interne au centre de formation.
Voir le chapitre Gestion des certificats , page 26
Entre en considration dans le code couleur des
statistiques.
Slection dune catgorie laquelle appartient la
formation.
Service Dolibarr permettant la facturation des sessions
de formation par lutilisation de Dolibarr en tant que
ERP.

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La seconde partie de la page de cration permet de renseigner diffrents champs :

Type de public

Mthode pdagogique

Document ncessaire

Equipement ncessaire

Pr-requis

But de la formation

Programme

Ces champs seront repris dans les documents administratifs gnrs par Agefodd
prsents en annexes.
Les champs supplmentaires dont la cration est propose dans la configuration de
dpart du module Agefodd (voir le chapitre Paramtrage des attributs
supplmentaires , page 11) apparaissent ici :

Champ supplmentaire formation : Par exemple, il est possible de


paramtrer laffichage dune liste droulante permettant de slectionner
initiale , continue et alternance .

Terminer la procdure en cliquant sur le bouton Enregistrer .


Les objectifs pdagogiques de la formation peuvent tre enregistrs dans le tableau
en dessous des champs prcdemment remplis en cliquant sur le + puis en
enregistrant avec licne

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FICHE RCAPITULATIVE DUNE FORMATION


Une fois la formation cre, la fiche formation saffiche. Cette fiche sera dsormais
accessible depuis le menu secondaire catalogue de formation et le lien de menu
formations actives .
La fiche du site affiche les onglets fiches , sessions de formation ,
administratives . Elle offre la possibilit de modifier, supprimer et archiver la
formation en cliquant sur le bouton adquat.

Longlet fiche est le rcapitulatif des informations gnrales enregistres sur la


formation. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :

Le bouton modifier r-ouvre la fiche et permet de corriger, ajouter et de


supprimer des informations.

Le bouton supprimer effacera la formation de la base de donnes. Elle


napparatra plus dans aucune liste et ne pourra plus tre slectionne.

Le bouton archiver permet de conserver lenregistrement de la formation


dans la base de donnes, mais de ne pas lafficher dans la liste des formations
actives.
Remarque : Une formation archive peut tre ractive : Le bouton
archiver de la fiche dune formation active devient sur la fiche dune
formation archive activer . La liste des formations archives est accessible
depuis la page daccueil du menu secondaire catalogue des formations en
cliquant sur le lien afficher les formations archives .

Le bouton gnrer le programme de formation permet la cration


automatique du document programme de formation reprenant toutes les

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informations ncessaires enregistres lors de la cration de la formation. Le


programme de formation est affich en cliquant sur licne

Longlet sessions de formation affichera, aprs leur cration, la liste des


sessions de formation cres, quel que soit leur statut.
Longlet tches administratives affichera la liste des tches affrente aux
sessions enregistre de cette formation.
(Voir chapitre Cration dune session de formation, page 27).

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GESTION DES CERTIFICATS


La gestion des certificats est utile dans le cas de formations qui doivent tre
renouveles pour rester valables.
Si le certificat requiert plusieurs preuves examines durant la session (par exemple
thorique et pratique), ces informations sont enregistrer dans le dictionnaire Type
de certificat .
Agefodd propose la gestion des certificats par formation et par participant au sein des
sessions de formation.
La dure des certificats est dfinie dans la page de cration des formations.
A lissue de la session de formation, les informations concernant les certificats sont
enregistres dans la fiche rcapitulative de la session de formation pour chacun des
participants. Le module propose aussi lenregistrement dune date dalerte.
Ces informations seront utilises pour gnrer les documents certificat .
Pour permettre le suivi des stagiaires, une boite dinformation prsente sur la page
daccueil de Dolibarr affiche la liste des certificats dont la validit arrive terme dans
un dlai paramtrable.

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CRATION DUNE SESSION DE FORMATION


Une fois les formations enregistres dans le catalogue, les sessions de formation
peuvent tre programmes.
Les liens de menu secondaire sessions de formation affiche les listes de toutes les
sessions de formation en fonction de leur statut :
Les liens de menu sessions envisages , sessions confirmes , sessions non
ralises et sessions archives pour afficher les sessions directement tries selon
leur statut.
Le lien de menu archivage par anne permet larchivage en masse de plusieurs
sessions tries par anne.
Le lien de menu nouvelle session pour crer une session.
Le lien de menu statistiques affiche un tableau de bord.
Le lien de menu Suivi administratif affiche la liste des tches administratives
affrentes aux sessions de formation avec affichage des tches en retard ,
urgentes , planifier et en cours :

CRATION
La page de cration dune session de formation est accessible depuis le menu
principal formation , menu secondaire session de formation , lien nouvelle
session :

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La page de cration saffiche :

Site de formation si enregistr dans Agefodd et lien de


cration le cas chant.

Lieu
Intitul
formation

de

la

Slection du type de formation (intra-entreprise ou interentreprise). Le type de formation est paramtrable dans
les attributs supplmentaires des sessions de formation.

Type de la formation
Commerciale
charge

Nom de la formation enregistre dans le catalogue.

en

Utiles des fins statistiques dans Dolibarr.

Dates de dbut et fin


Client et contact
Demandeur et contact
Service associ

Service Dolibarr permettant la facturation des sessions


de formation par lutilisation de Dolibarr en tant que ERP.

Dure
Nombre
de
disponibles

places Entre en considration dans le code couleur des


statistiques.
Commentaire priv qui napparatra pas sur les
Commentaire
documents.
Envisage par dfaut. Cette valeur reste modifiable
Statut de la session
dans le paramtrage du module Agefodd. (Voir
Paramtrage des variables du module , page 8)
Terminer la procdure en cliquant sur le bouton Enregistrer .

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Une fois la session de formation enregistre, la page affiche la fiche de la session


ltat modifiable. Des informations complmentaires peuvent tre saisies puis
enregistres telles que :

Confirmation de commandes Dolibarr aux fournisseurs (formateurs et sites de


formations) par case cocher et dates de ralisation des tches :

Gestion des couts : ces informations sont lies Dolibarr des fins de gestion
et de statistiques.

Calendrier des sessions au statut enregistr prcdemment ( envisage par


dfaut) qui permet de dfinir les plages horaires de la session en utilisant les
plages dfinies par dfaut dans le paramtrage du module ou modifiable dans
le tableau. Pour slectionner les plages prdfinies, il suffit de cocher la case en
bout de ligne gauche.

La liste des sessions de formation cres est accessible depuis le lien de menu
secondaire sessions de formation :

Le code couleur rouge du numro dordre de la session signifie que des tches
administratives ne sont pas ralises alors que le dlai est dpass.
Le code couleur rouge ou vert droite indique si le nombre de participant minimum
est atteint pour la session de formation.

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Aussi, lissue du premier enregistrement de la page de cration, il est possible


dattribuer une couleur la session. Cette couleur sera affiche dans la colonne Id
pour permettre un meilleur reprage dans les listes.

FICHE RCAPITULATIVE DUNE SESSION DE FORMATION


Une fois la formation cre, la fiche formation saffiche. Cette fiche sera dsormais
accessible depuis le menu secondaire session de formation et le lien de menu
session correspondant au statut de la session nouvellement cre :
envisage , confirme , non ralise ou archive :

La fiche de session de formation affiche les onglets fiches , participant ,


certificats , formateurs , suivi administratif , documents lis , documents
par participant , envoi documents , fichier joints et gestion des couts , et
une barre dtat davancement de la ralisation des tches administratives.
La barre dtat davancement des tches administrative sera gre par la validation
successive des diffrentes catgories de tches.
La fiche rcapitulative offre la possibilit de modifier la fiche, modifier les participants
et la subrogation, modifier les formateurs, cloner et archiver la session, ainsi quun
bouton historique en cliquant sur le bouton adquat.
Longlet fiche est le rcapitulatif des informations gnrales enregistres sur la
session de formation. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :

Le bouton modifier r-ouvre la fiche et permet de corriger, ajouter et de


supprimer des informations.

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Le bouton modifier les participants et la subrogation affiche la page de


longlet participant .

Le bouton modifier les formateurs affiche la page de longlet formateur

Le bouton supprimer effacera la formation de la base de donnes. Elle


napparaitra plus dans aucune liste et ne pourra plus tre slectionne.

Le bouton historique affiche la page de longlet envoi de documents .

Le bouton archiver permet de conserver lenregistrement de la session de


formation dans la base de donnes, mais de ne pas lafficher dans la liste des
sessions de formations sauf au statut archiv .
Remarque : Une session de formation archive peut tre ractive : Le bouton
archiver de la fiche dune session de formation active devient sur la fiche
dune session de formation archive activer . La liste des sessions de
formation archives est accessible depuis la page daccueil du menu secondaire
catalogue des formations en cliquant sur le lien afficher les sessions de
formations archives .

Longlet participant affichera la liste des participants la session de formation.


Sur cette fiche, des boutons sont accessibles :

Le bouton modifier les participants donne accs de nouveaux onglets :

Le bouton ajouter un participant enregistr affiche un cadre dajout


de participant enregistr dans Agefodd :

Ce bouton est fonctionnel si un participant dj dans la base de


participants Agefodd. Les listes droulantes permettent de slectionner
lentreprise du participant, son statut (prospect, accord verbal, confirm,
prsent, partiellement prsent, non prsent ou annul). Terminer
lenregistrement dun nouveau participant en cliquant sur licne

Lajout du contact dun tiers Dolibarr dans Agefodd se fait par le lien de menu
nouveau depuis contact du menu gauche participants .

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La procdure est alors de slectionner dans la liste droulante le contact enregistrer


en tant que participant la formation et slectionner la session laquelle il sera
enregistr :

Cette option est aussi disponible depuis la longlet participant de la fiche de la


session de formation, bouton ajouter un participant .

Le bouton nouveau participant permet daccder la page de


cration dun nouveau participant la session de formation dans
Agefodd, avec option denregistrement dun contact existant (vue
dans le paragraphe prcdent) ou la cration dun nouveau
participant :

Option de cration dun tiers : possibilit de cration directe dun


tiers dans Dolibarr.
Cocher non pour simplement enregistrer un contact participant
la session de formation.
Cocher oui pour crer en mme temps un tiers et le contact
dans Agefodd.

Option de cration de contact : possibilit de cration dun contact


du tiers dans Dolibarr.

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Cocher non pour


participant la session.

simplement

enregistrer

un

nouveau

Cocher oui pour crer en mme temps un tiers et le contact


participant du tiers dans Agefodd.

Slection de la session de formation. Ce champ peut tre laiss


vide, sinon, lenregistrement du participant, il sera
automatiquement ajout en tant que participant la session de
formation slectionne.

Le bouton enregistrer permet lenregistrement du nouveau


participant et affiche la page de longlet participant de la fiche
de la session de formation.

Le bouton enregistrer et rester permet lenregistrement du


nouveau participant et revient sur la fiche dajout dun nouveau
participant.

Le bouton annuler annule la cration du nouveau participant.

Les boutons changer le statut du participant permet un accs


rapide la modification du statut du participant.

Les participants ajouts apparaissent en liste en bas de la page de longlet


participants de la fiche de la session de formation :

Le bouton modifier la subrogation permet denregistrer ou de modifier les


informations de subrogation en cochant les cases et slectionnant les
informations ncessaires :

Valider lenregistrement de chaque information successivement en cliquant sur


Enregistrer .
Remarque : Dans le cas d'une session Intra-entreprise la gestion de la subrogation se
fera sur la session directement. Dans le cas d'une formation inter-entreprise la gestion
de a subrogation se fera sur chaque participants (avec la contrainte d'une seule entit
de facturation par socit lie aux participants)

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Le bouton modifier les formateurs affiche un tableau qui permet daffecter


la formation un ou des formateurs. Les listes droulantes permettent de
slectionner lentreprise du formateur, son statut (prospect, accord verbal,
confirm, prsent, partiellement prsent, non prsent ou annul) :

Terminer lenregistrement dun nouveau formateur en cliquant sur licne

Les icnes permettent de modifier le formateur prcdemment enregistr ( ), de


supprimer le formateur enregistr ( ) ou daller sur la fiche de longlet Formateur
de la fiche de la session de formation.

Le bouton supprimer permet deffacer la session de formation et toutes les


informations enregistres sur sa fiche.

Le bouton historique affiche la liste tous les vnements lis la session de


formation.

Le bouton cloner permet de crer une nouvelle session de formation


reprenant les informations de la premire pour les modifier.

Le bouton archiver permet de conserver lenregistrement de la session de


formation dans la base de donnes, mais de ne pas lafficher dans la liste des
sessions de formations sauf au statut archiv .

Longlet certificat affiche la liste des participants et les informations relatives


leurs certificats :

Les icnes permettent dditer les informations des certificats pour les modifier (

),

de supprimer la certification ( ) et denregistrer aprs dition les informations (


Voir Gestion des certificats, page 26.

).

Longlet formateur affiche la liste des formateurs enregistrs pour la session de


formation et les dates de celle-ci :

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Cliquer sur les icnes permet de changer le formateur de la session ( ), de supprimer


le formateur pour cette session ( ) et dafficher les dtails des plages horaires de la
session de formation du formateur (

):

Le bouton remplacer par le calendrier de la session permet denregistrer le


formateur sur toutes les journes programme de la session de formation en un clic et
vite la saisie de toutes les demi-journes :

Les mmes options ddition, suppression et modification apparaissent chaque fois.


Longlet suivi administratif affiche la liste des tches administratives lies la
session de formation :

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La liste des tches dfinies dans la configuration du module Agefodd et dans la


cration de la session de formation est affiche avec une barre dtat davancement.
Les tches sont cliquables afin denregistrer leur dates de ralisation (dbut et fin).
La liste affiche pour chaque tche :

Le code couleur en fonction de la date limite dfinie :

Lintitul des tches classes par catgories hirarchises. Une catgorie


correspond un carr de la barre davancement des tches.

Colonnes de date de dbut et fin

Icnes transformer manuellement en fonction de lavancement des tches :


et

La page affiche deux boutons :

Le bouton crer permet de personnaliser la liste des tches dune formation


par la cration dune tche dans une catgorie existante. Cette tche ne sera
prsente que dans la liste des tches de la session de formation pour laquelle
elle est cre.

Le bouton Remplacer par les tches administratives standard sert revenir


la liste des tches dfinies dans Agefodd par dfaut la configuration dans le
cas ou des tches spcifiques auraient t cres lenregistrement de la
formation ou de la session.

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Longlet documents lis affiche, sous forme de tableaux, la liste des documents
ncessaires au bon droulement de laction de formation pour toutes les parties :

Les documents sont gnrs partir des informations enregistres lors de la


configuration du module Agefodd (en-tte, tampon et pied de page), lors de la
cration des formations (programme de la formation), lors de la cration des sites de
formation (conseil pratiques) et lors de la cration des sessions de formation (date et
horaires)
Signification des icnes :
: ouvre le document gnr au format .pdf.
: permet de rgnrer le document. Cette commande est ncessaire si les
informations contenues dans le document ont t modifies.
: supprime le document gnr.
: permet denregistrer des modifications
: gnre le document au format .pdf.
: permet de lier un document existant dans Dolibarr (proposition commerciale,
commande, facture) la liste des documents de la session.
Remarque : Il est possible de crer plusieurs conventions de formation. Les icnes
relatives la mme convention de formation se trouvent sur la mme ligne. En
dessous, licne permettant la cration dune nouvelle convention de formation pour la
mme session de formation.
Le lien lier un document affiche dans la page de longlet documents lis un
tableau permettant denregistrer le document Dolibarr ncessaires au module
Agefodd pour gnrer tous les documents ncessaires :

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La slection du document seffectue par la liste droulante et lenregistrement par


licne

: alerte lutilisateur quun document Dolibarr est manquant et ne peut donc pas tre
ajoute la liasse administrative. Cliquer sur licne amne sur la page de cration du
document manquant.
Remarque : la convention de formation peut tre modifie/ complte par
lorganisme de formation en cliquant sur licne

Terminer les modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer


Cas particulier : Dans le cas dune formation prise en charge par un OPCA, un
tableau supplmentaire saffiche :

Licne
ouvre une boite de dialogue comprenant les informations ncessaires la
cration de la facture adresser lOPCA :

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La boite de dialogue propose la cration dune facture dans Dolibarr avec les options
affiches.
Longlet documents par participant affiche sous forme de tableaux la liste des
documents ncessaires chaque stagiaire pour le bon droulement de laction de
formation :

Les icnes sont les mme que celles utilises pour longlet prcdent. Il est possible
de gnrer les documents par utilisateur ou dutiliser les boutons prsents pour
gnrer les documents de tous les participants la session de formation en utilisant
les boutons gnrer toutes les convocations et gnrer toutes les attestations .
La page propose enfin les boutons denvoi des documents par courriel dans Dolibarr.
Longlet envoi par courriel affiche sous forme de tableau par participant et
commun la liste des documents et le lien denvoi du document par courriel :

Lenvoi de courriels est une fonctionnalit native de Dolibarr.


Longlet documents joints est un onglet natif dans Dolibarr. Il permet le
stockage de documents dans la fiche des lments.
Longlet gestion des couts affiche les tableaux permettant de lier ou de crer
les factures fournisseur dans Dolibarr relatives la session de formation :

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Licne
ouvre la ligne permettant denregistrer le produit dans la facture
fournisseur crer. Le destinataire de la facture est propos par la liste droulante.
Terminer la procdure de cration en cliquant sur le bouton Crer le facture
fournisseur .
Licne

permet la liaison de documents existant dans Dolibarr.

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MENU AGENDA DES SESSION


Agefodd propose un menu agenda des sessions

Laffichage reprend celui de lagenda Dolibarr avec option de filtrage et diffrentes


vues : vue mois , vue semaine , vue jour ou encore vue liste .
Outre les diffrences daffichage entre les agendas, les champs de tri sont diffrents
selon les liens cliqus :
Agenda des sessions :

Agenda par formateur :

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AGENDA DES SESSIONS


Le lien de menu Agenda des sessions : Affiche la page de toutes les sessions de
formation filtrables, quel que soit leur tat : envisage , confirme , non
ralise , archive avec options de filtrage. Les options de filtrage sont prises en
compte aprs avoir cliqu sur les boutons de slection de vue.
Remarque : Laffichage des sessions dans
lenregistrement dun calendrier la session.

lagenda

est

conditionn

par

Le code couleur indique le statut de la session de formation :

Session envisage : BEIGE

Session confirme : VERT

Session non ralise : ORANGE

Session archive : GRIS

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AGENDA PAR FORMATEUR


Le lien de menu Agenda par formateur affiche lagenda de toutes les sessions dun
formateur aprs slection de celui-ci dans la liste droulante et validation par bouton
de vue.
Le paramtre de gestion du temps des formateurs (voir chapitre Paramtrage des
variables du module , page 8) influence laffichage des agendas :

Sil est activ, lagenda affichera le planning de toutes les sessions du


formateur,

Sil est dsactiv, les lments affichs sur lagenda seront les informations
prsentes dans les sessions de formation (voir paragraphe prcdent).

Le code couleur indique le statut du formateur pour chacune des sessions :

Prospect : BEIGE

Accord verbal : VERT CLAIR

confirm : VERT VIF

prsent : BLEU VIF

Partiellement prsent : BLEU CLAIR

Non prsent : ORANGE

Annul : ROUGE

AGENDA SESSION POUR FORMATEUR


Le lien de menu Agenda session pour formateur affiche lagenda de toutes les
sessions dun formateur si celui-ci est enregistr en tant quutilisateur Dolibarr.

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MENU CURSUS
Un cursus est un ensemble de formations que lon peut regrouper afin de sassurer du
suivi par un participant de toutes les formations dun cursus ou afin que les
participants suivent une formation globale selon un ordre dfini.
Agefodd propose la gestion des cursus de formation. Laccs se fait depuis le menu
gauche cursus .

Le lien de menu Liste de cursus affiche la liste des cursus enregistrs avec un
bouton de cration
Le lien de menu Nouveau cursus affiche la page de cration dun nouveau cursus.

CRATION
La page de cration dun cursus requiert une rfrence interne et lintitul dun cursus.
Terminer la cration en cliquant sur le bouton enregistrer .

FICHE RCAPITULATIVE DUN CURSUS


Une fois le cursus cr, la fiche du cursus saffiche. Cette fiche sera dsormais
accessible depuis la liste des cursus en cliquant sur le lien de menu liste des
cursus .
La fiche du cursus affiche les onglets fiches , participants . Elle offre la possibilit
de modifier, supprimer et archiver le cursus en cliquant sur le bouton adquat. Aussi,
une liste droulante et un bouton dajout permet denregistrer les formations
intgrer dans le cursus cr.

Longlet fiche est le rcapitulatif des informations gnrales enregistres sur le


cursus. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :

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Le bouton modifier r-ouvre la fiche et permet de corriger, ajouter ou


supprimer des informations.

Le bouton supprimer effacera le cursus de la base de donnes. Il


napparaitra plus dans aucune liste et ne pourra plus tre utilis. Il restera li
aux formations qui le compose sans que sa fiche ne soit accessible puisque
supprime.

Le bouton archiver permet de conserver lenregistrement du cursus dans la


base de donnes, mais de ne pas lafficher dans la liste des cursus.
Remarque : Un cursus archiv peut tre ractiv : Le bouton archiver de la
fiche dun cursus actif devient sur la fiche dun cursus archiv activer . La
liste des cursus archivs est accessible depuis la page daccueil du menu
secondaire Cursus en cliquant sur le lien afficher les sites archivs .

Longlet participants affiche la liste des participants inscrit au cursus avec un


bouton dajout de participant ce cursus.

La liste affiche ainsi la liste des participants ajout au cursus et indique le nombre de
sessions de formation auxquelles chacun des stagiaires a t inscrit et le nombre de
sessions programmer pour complter le cursus.
Paralllement, lenregistrement de participants un cursus peut tre gr depuis les
fiches participant en slectionnant le cursus dans la liste droulante et en cliquant
sur le bouton ajouter .

Cliquer sur licne permet louverture dune page de dtail du cursus, avec les icnes
de cration de nouvelle session de formation relative aux formations manquant au
stagiaire pour complter son cursus et un bouton de gnration dattestation de
formation au cursus sur le modle de lattestation de formation prsent en annexes.

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SYNTHSE SIMPLIFIE DU WORKFLOW DU MODULE AGEFODD


Cration des tiers, contacts et services dans Dolibarr. Les tiers cits ci-dessus peuvent
aussi tre crs en direct lors de la cration dune session de formation.

Tiers clients :
o

OPCA

Entreprises clientes (si stagiaires salaris, sinon la cration dun contact


particulier suffit)

Contact des entreprises clientes ou particulier (futurs stagiaires)

Tiers fournisseurs :
o

Entreprises du formateur (si formateur salari, sinon la cration dun


contact particulier suffit)

contact de lentreprise du formateur ou du formateur indpendant

Entreprise de location du site de formation et contact

Centre de formation lui-mme si formateur et site de formation en interne

Services

Utilisateur si le centre de formation a un formateur en interne avec accs


Dolibarr

Cration des formations dans le catalogue


Cration des sessions de formation, dates, horaires, tiers et site
Enregistrement des formateurs, site de formation et stagiaires avec cration des devis,
commandes et factures
Modification des statuts (prospect, confirm, annul) des tiers concerns (site de
formation, formateur, stagiaires)
Enregistrement des participants
Modification de la subrogation
Edition des documents administratifs ncessaires linstant t (programmes de
formation, convention de formation, convocation)
Modification du statut des participants
Edition des documents de clture administrative
Enregistrement des rglements

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Archivage de la session de formation

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AUTRES FONCTIONNALITS
AJOUT DONGLETS
Lutilisation du module Agefodd dans Dolibarr ajoute des onglets session de
formation sur les fiches tiers (client et fournisseur), avec option de cration dune
nouvelle session de formation, et sur les fiches commande et devis et un onglet
cursus sur les fiches tiers.

CHAMPS DE RECHERCHE DANS LE MENU GAUCHE


Le module Agefodd ajoute sur la page daccueil de Dolibarr des champs de recherche
des formations par numro dordre (id) ou par participant :

BOITES DINFORMATIONS EN PAGE DACCUEIL


Les sessions de formations sont enregistres dans Dolibarr en tant quvnements
(voir chapitre Diffrents paramtrages du module page 8) et apparaissent donc
dans la boite des derniers vnements enregistrs :

Le paramtrage des boites seffectue depuis ladministration de Dolibarr : accueil/


configuration/ boites et permet de dfinir leur affichage et le nombre dlments
affichs.

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MODULE COMPLMENTAIRE AGEFODD DANS DOLIBARR


Agefodd peut tre utilis avec le Module CustomTabs des patas-monkey disponible
sur le Dolistore.
Le module CustomTabs permet la cration donglets supplmentaires dans les
principaux lments de Dolibarr.
Le module CustomTabs est accessible depuis le menu outils . utiliser pour crer
vos propres onglets, donnant accs aux informations paramtres, sous forme de liste
ou de fiche.

Laffichage sous forme de fiche supporte lajout de templates. Il est aussi possible de
joindre un espace de Gestion Electronique de Documents (GED)

CustomTabs offre une gestion des habilitations avances en fonction des utilisateurs et
groupes.

CustomTabs permet, outre la cration, limportation et lexportation donglets au


format XML.
Pour toute cration donglets personnaliss, contactez-nous sur patas-monkey.com.
CustomTabs est disponible en tlchargement sur le Dolistore. Un guide utilisateur est
disponible en tlchargement sur patas-monkey.com.

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Agefodd peut tre utilis avec le Module Multi-socit 3.5 de Rgis HOUSSIN
disponible sur le Dolistore.

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CRDITS
HISTORIQUE DES MODIFICATIONS
Version

Date

Commentaires

1.0

Juin 2014

Premire version publique

2.0

Aout 2014

Deuxime version publique

2.1

Octobre 2014

Version 2.1.11 du module

AUTEUR
Romain DESCHAMPS
Tl : 06 87 12 92 97
Mail : r.deschamps@patas-monkey.com

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ANNEXES
LISTE DES PRINCIPAUX DOCUMENTS GNRS AUTOMATIQUEMENT PAR
LE MODULE AGEFODD (NON EXHAUSTIVE)

Programme de la formation................................................................................... 48
Conseils pratiques.................................................................................................. 49
Fiche de prsence.................................................................................................. 50
Fiche de prsence vide........................................................................................... 51
Fiche de prsence (format paysage)......................................................................52
Fiche dvaluation.................................................................................................. 53
Convention de formation........................................................................................ 54
Convocation........................................................................................................... 59
Courrier accompagnant lenvoi des conventions de formation..............................60
Courrier accompagnant lenvoi du dossier daccueil..............................................61
Attestation de formation........................................................................................ 62
Courrier accompagnant lenvoi du dossier de clture............................................63
Certificat................................................................................................................ 64

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PROGRAMME DE LA FORMATION

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CONSEILS PRATIQUES

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FICHE DE PRSENCE

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FICHE DE PRSENCE VIDE

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FICHE DE PRSENCE (FORMAT PAYSAGE)

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FICHE DVALUATION

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CONVENTION DE FORMATION

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CONVOCATION

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COURRIER ACCOMPAGNANT LENVOI DES CONVENTIONS DE FORMATION

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COURRIER ACCOMPAGNANT LENVOI DU DOSSIER DACCUEIL

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ATTESTATION DE FORMATION

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COURRIER ACCOMPAGNANT LENVOI DU DOSSIER DE CLTURE

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CERTIFICAT

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Solutions informatiques innovantes et facilement adaptables


pour tous types de commerces et socits de services

Nos modules en diffusion sur le DoliStore :

Assortiment
Migrate to PostgreSQL
Single Login
Facture avec poids
MailJet for Dolibarr
MailChimp pour Dolibarr
Catgories sur les contacts
Agefodd* **
Agenda Dolibarr vers Agenda Blue Mind
PDF de proposition commerciale avec fiche produit/service
Affaires*
eMailing : Slecteur de destinataire avanc
Suivi consommation Gazoil *

Florian HENRY
06 03 76 48 07 florian.henry@open-concept.pro

* Dmonstration EN LIGNE sur HTTP://DEMO.OPEN-CONCEPT.PRO/


** GUIDE UTILISATEUR de nos modules disponible EN TLCHARGEMENT SUR NOTRE SITE :
http://www.open-concept.pro/images/doc/Manuel Utilisation - Agefodd- FR.pdf

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