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FACULDADE DE JUSSARA FAJ

CINCIAS CONTBEIS

CONSIDERAES SOBRE A NOTA FISCAL ELETRNICA (NF-e)

JUSSARA
2009

Ano 1 Vol. 2 setembro 2010 ISSN 2176-5588

FACULDADE DE JUSSARA - FAJ


CINCIAS CONTBEIS

DANILLO DA SILVA SANTOS


FABIANE PEREIRA SANTIAGO
JOICE DE OLIVEIRA SANTOS
RENATO OLIVEIRA SANTOS

CONSIDERAES SOBRE A NOTA FISCAL ELETRNICA (NF-e)


Trabalho de concluso de curso
apresentado a Banca Examinadora do
Curso de Cincias Contbeis, para
obteno do ttulo de Bacharel em Cincias
Contbeis, sob orientao do Prof. Djalma
Alves Aparecido Brito.

JUSSARA
2009

Ano 1 Vol. 2 setembro 2010 ISSN 2176-5588

FACULDADE DE JUSSARA - FAJ


CINCIAS CONTBEIS

CONSIDERAES SOBRE A NOTA FISCAL ELETRNICA (NF-E)

AVALIADORES:

__________________________________________________
Prof. Especialista Djalma Aparecido Alves de Brito FAJ
(Orientador)

__________________________________________________
Prof. Andr Gaudie de Carvalho FAJ

__________________________________________________
Prof. Denise Gomes Barros Cintra - FAJ

JUSSARA
2009

Ano 1 Vol. 2 setembro 2010 ISSN 2176-5588

Aos nossos pais,


grandes incentivadores de nosso sucesso.
Aos nossos mestres,
essenciais guias em nossa busca pelo conhecimento.
A todos aqueles que amamos.

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" melhor tentar e falhar,


que preocupar-se e ver a vida passar;
melhor tentar, ainda que em vo,
que sentar-se fazendo nada at o final.
Eu prefiro na chuva caminhar,
que em dias tristes em casa me esconder.
Prefiro ser feliz, embora louco,
que em conformidade viver ..."

Martin Luther King

Ano 1 Vol. 2 setembro 2010 ISSN 2176-5588

RESUMO

Este trabalho apresenta o desenvolvimento do Projeto da Nota Fiscal Eletrnica (NFe) no Brasil. Abordando o contexto histrico e a finalidade de implantao de tal ferramenta,
este estudo demonstra os benefcios alcanados com tal projeto. Apresentam-se, ainda, as
principais caractersticas e processos da Nota Fiscal Eletrnica, sem se prender a aspectos
tcnicos, indicando para quais empresas tal documento ou ser obrigatrio.

Palavras chave: Nota Fiscal Eletrnica (NF-e). Sistema Pblico de Escriturao Digital
(SPED). Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (DANFE).

Ano 1 Vol. 2 setembro 2010 ISSN 2176-5588

ABSTRACT

This work presents the development of the Project of Electronic Bill of Sale (NF-e) in
Brazil. Approaching the context and the purpose of implantation of such tool historical, this
study it demonstrates the benefits reached with such project. They are presented, still, the
main characteristics and processes of Electronic Bill of Sale, without if arresting the aspects
technician, indicating for which companies such document is or will be obligator.

Keywords: Electronic Bill of Sale (NF-e). Public System of Book-Keeping Digital (SPED).
Document Auxiliary of Electronic Bill of Sale (DANFE).

Ano 1 Vol. 2 setembro 2010 ISSN 2176-5588

SUMRIO

1 INTRODUO

2 O CONTEXTO E A LEGISLAO FISCAL

11

2.1 O Sistema Tributrio Brasileiro

11

2.1.1 Evaso Fiscal no Brasil

11

2.2 A Evoluo na Emisso das Notas Fiscais

12

2.3 Projeto Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED)

14

3 PROJETO NOTA FISCAL ELETRONICA

16

3.1 Histrico

16

3.2 Objetivos

18

3.3 Justificativa

18

3.4 Benefcios

19

3.4.1 Benefcios para os emitentes (vendedores)

20

3.4.2 Benefcios para as empresas destinatrias (compradoras)

21

3.4.3 Benefcios para a Sociedade

21

3.4.4 Benefcios para os Contabilistas

22

3.4.5 Benefcios para o Fisco e para as Administraes Tributrias

22

3.5 Dificuldades

23

4 UTILIZAO DA NOTA FISCAL ELETRNICA

25

4.1 Caractersticas da Nota Fiscal Eletrnica

25

4.2 Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (DANFE)

27

4.3 Empresas Obrigadas a Transmitir Nota Fiscal Eletrnica

29

4.4 Processo de emisso da Nota Fiscal Eletrnica

29

4.4.1 Habilitao do Contribuinte como Emissor de Nota Fiscal Eletrnica

29

4.4.2 Emisso e Transmisso da Nota Fiscal Eletrnica

30

4.4.3 Consulta da Nota Fiscal Eletrnica

32

4.4.4 Envio da Nota Fiscal Eletrnica a Receita Federal e Secretaria da Fazenda do


Destino

32

4.4.5 Confirmao de Recebimento da Nota Fiscal Eletrnica pelo Destinatrio

33

4.5 Erros na emisso da Nota Fiscal Eletrnica

33

4.5.1 Carta de Correo Eletrnica (CC-e)

33

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4.5.2 Cancelamento

33

4.5.3 Inutilizao

34

4.6 Transmisso da Nota Fiscal Eletrnica em Regime de Contigncia

35

4.6.1 Indisponibilidade do Contribuinte

35

4.6.2 Indisponibilidade do Fisco da Circunscrio do Contribuinte Emissor

36

4.7 Obrigaes Relativas Nota Fiscal Eletrnica

36

4.7.1 Obrigaes para o Emitente

36

4.7.2 Obrigaes para o Destinatrio

36

5 CONCLUSO

38

6 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

39

ANEXOS

41

Ano 1 Vol. 2 setembro 2010 ISSN 2176-5588

1 INTRODUO

Conforme observado por Oliveira (2000, p. 11),


nos ltimos 30 anos, aconteceram mudanas significativas na legislao tributria
brasileira e nos procedimentos contbeis. O processo manual de escriturao
contbil foi substitudo pelo mecnico e, logo em seguida, pelo eletrnico. As
melhorias na forma de fazer a contabilidade de uma empresa, utilizando-se a
tecnologia da computao, trouxeram enormes benefcios para os profissionais da
rea.

Tais inovaes oriundas do desenvolvimento tecnolgico, promovidas pelo advento da


Era da Informao para a Contabilidade, possibilitaram a simplificao dos procedimentos
contbeis, proporcionando, ainda, maior segurana, confiabilidade e rapidez nas informaes
prestadas. Tais mudanas promoveram a motivao do profissional contbil, que passou a
dispor de mais tempo para a leitura de informaes relacionadas com suas atividades e
conferncia, sendo menos sobrecarregado com a execuo de suas tarefas.
Nesse contexto, visando trazer ainda mais benefcios Contabilidade por meio da
tecnologia, nasce uma importante iniciativa por parte do governo: a criao do Sistema
Pblico de Escriturao Digital (SPED) e viabilizao de um de seus fundamentais
componentes, denominado Nota Fiscal Eletrnica (NF-e).
Em linhas gerais, o Sistema Pblico de Escriturao Digital possibilitar a
simplificao das atividades de gerao de obrigaes acessrias para os contribuintes,
determinada pela transferncia para o meio eletrnico de todas as obrigaes contbeis e
fiscais das empresas, hoje cumpridas atravs do preenchimento de formulrios e livros.
Remetendo a tais objetivos do Sistema Pblico de Escriturao Digital, pode-se
considerar a Nota Fiscal Eletrnica como
o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existncia apenas digital,
com o intuito de documentar operaes e prestaes, cuja validade jurdica
garantida pela assinatura digital do emitente e autorizao de uso pela administrao
tributria da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrncia do fato gerador.
(Ajuste SINIEF 07/05, clusula 1, 1)

A metodologia estar focada na pesquisa de ordem terica, atravs de levantamento


bibliogrfico e leitura da legislao vigente sobre o assunto, tendo como base fontes escritas
tais como: artigos cientficos, revistas, livros e legislao especfica sobre o tema, de modo a
possibilitar o aprofundamento sobre esta matria.

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Considerando a delimitao do problema de pesquisa, por este se tratar de um assunto


recente, o objetivo deste trabalho : apresentar consideraes gerais sobre a Nota Fiscal
Eletrnica (NF-e), de modo a verificar seus objetivos e reais benefcios para seus usurios em
geral e para a sociedade.

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2 O CONTEXTO E A LEGISLAO FISCAL

2.1 O Sistema Tributrio Brasileiro

Em 1967, surgiu o Cdigo Tributrio Nacional, objetivando definir o Sistema


Tributrio Brasileiro e regulamentar as normas gerais de direito tributrio, compartilhando o
poder de tributar entre a Unio, o Distrito Federal, os Estados e os Municpios.
O Sistema Tributrio Brasileiro um dos mais complexos do mundo. Existem hoje
mais de sessenta tributos, entre impostos, taxas e contribuies. Alm disso, tal sistema no
constitudo por um conjunto unificado de normas. Cada um dos tributos possui legislao
especfica, e nos casos dos tributos estaduais ou municipais, cada unidade possui sua prpria
legislao.
Dessa forma, percebe-se que so centenas de normas federais, municipais e estaduais a
serem seguidas para o correto cumprimento das obrigaes fiscais no pas. Alm do mais, tais
normas no so imutveis, sendo alteradas continuamente para formulao das polticas
tributrias do pas e para adequao s mudanas no ambiente econmico nacional e
internacional.
Diante de tal complexidade, percebe-se a dificuldade do contribuinte, e mesmo dos
agentes fiscalizadores, de conhecer e aplicar adequadamente a legislao tributria brasileira,
preenchendo as lacunas legais e cumprindo as interminveis obrigaes fiscais presentes neste
contexto.

2.1.1 Evaso Fiscal no Brasil

O principal problema do Sistema Tributrio Brasileiro no a sua complexidade, e


sim sua ineficcia. Todos sabem que a maioria das empresas brasileiras no cumpre fielmente
a legislao fiscal, atravs de procedimento conhecido como Evaso Fiscal, e mesmo assim
no existem meios eficientes para pun-las, fiscaliz-las ou faz-las recolher os tributos
devidos.
Evaso Fiscal a utilizao de meios ilcitos para evitar o pagamento de tributos. Os
meios mais conhecidos so a omisso de informaes, as falsas declaraes, a produo de
documentos que contenham informaes falsas ou distorcidas, tais como Notas Fiscais,

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recibos, faturas etc. Estes procedimentos so comuns no pas, e fazem com que o Brasil deixe
de recolher milhes de reais em tributos todos os anos.
Buscando coibir tais procedimentos de evaso fiscal, surge em 2004 o Projeto da Nota
Fiscal Eletrnica (NF-e), assunto este que ser melhor exposto no decorrer deste artigo.

2.2 A Evoluo na Emisso das Notas Fiscais

Nos ltimos 30 anos, ocorreram mudanas significativas na legislao tributria e nos


procedimentos contbeis. Tais inovaes advindas do desenvolvimento tecnolgico trouxeram
enormes benefcios para os profissionais da rea, atravs do uso da tecnologia da informao,
que permitiu que o processo manual de escriturao fosse substitudo pelo mecnico e, em
seguida, pelo eletrnico.
Inicialmente, a escriturao era feita atravs do procedimento manuscrito.
Nessa fase a escriturao era feita manualmente, preenchendo-se os principais
livros, como dirio, razo, caixa, [...], entrada e sada de mercadorias, termos de
ocorrncias, inventrios de produtos e mercadorias etc. Esse procedimento comeou
a perder espao a partir do surgimento das mquinas mecnicas produzidas nos
Estados Unidos (praticamente, j no existe esse procedimento nos dias atuais). Os
profissionais que faziam a contabilidade manuscrita tinham grande dificuldade em
manter suas escritas atualizadas, devido ao volume de informaes e registros
necessrios. (OLIVEIRA, 2000, p. 11)

Apesar de os procedimentos manuscritos para escriturao terem perdido espao, o


processo de preenchimento de documentos fiscais por meio manuscrito ainda muito comum.
Tal procedimento dificulta o trabalho da Contabilidade, diante da necessidade de lanamento
de todos estes documentos no sistema contbil de modo manual e da dificuldade de leitura de
muitos dos mesmos, o que contribui para a ocorrncia de muitos erros humanos, e facilita
procedimentos de evaso fiscal.
Com a evoluo dos procedimentos contbeis, a escriturao passou a ser feita atravs
de procedimento mecanizado,
em geral utilizando mquinas de datilografia e processadoras automticas, para o
preenchimento de fichas separadas ou soltas (razo, fornecedores, controle de
estoque etc.). Atualmente, so poucos os escritrios que mantm mquinas
mecnicas, em face dos baixos custos de um microcomputador e dos sistemas
informatizados e da dificuldade de manuteno desses equipamentos. As mquinas
mecnicas eram muito difundidas antes do surgimento dos micros. (OLIVEIRA,
2000, p. 12)

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Atualmente, a contabilidade passou para a escriturao informatizada, utilizando-se os


computadores como instrumentos de trabalho.
Os livros de registros foram substitudos por folhas soltas ou formulrios contnuos e
os fichrios por pastas contnuas ou disquetes. A partir da dcada de 80, houve
enorme crescimento no uso e disseminao dos micros, juntamente com os sistemas
informatizados ligados s reas administrativa, comercial, contbil e financeira das
empresas. (OLIVEIRA, 2000, p. 12)

O Procedimento informatizado possibilita que os lanamentos contbeis sejam feitos


de forma simultnea, garantindo maior rapidez, segurana e confiabilidade nas informaes
prestadas.
Os enormes avanos tecnolgicos na rea de informao, em nvel de hardware,
software, telecomunicaes, multimdia etc., permitiriam que as empresas
fornecedoras de sistemas de informao gerenciais desenhassem sistemas com grau
de integrao muito forte e traduzissem em sistemas de informao o fluxo de
processos de negcios das empresas. (PADOVEZE, 2002, p. 47)

Dessa forma, a contabilidade informatizada torna possvel o aumento da


produtividade, a melhoria da qualidade dos servios, a facilidade de acesso s informaes da
empresa, a emisso de relatrios gerenciais especficos, dentre outras vantagens, que
estimulam os profissionais da rea contbil. Porm, para garantir a viabilidade de tais
procedimentos informatizados e evitar a vulnerabilidade das informaes, necessrio o
controle rgido de acesso, atravs de senhas, controle de vrus e preparao dos usurios.
Importante aqui se faz observar um novo ramo da contabilidade informatizada,
pautada para a gerao de documentos eletrnicos. Atravs de iniciativa do governo, e
possibilitado pelo uso da certificao digital, surgem o Projeto do Sistema Pblico de
Escriturao Digital (SPED), aliado ao Projeto da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), que tem por
objetivos a gerao de documentos com existncia eletrnica. No decorrer deste artigo, sero
mais bem expostos tais assuntos.
Diante do atual estgio de evoluo dos procedimentos contbeis, interessante
salientar a observao de Oliveira (2000, p. 13), que atravs do uso da tecnologia, o contador,
que antes ocupava boa parte de seu tempo preenchendo ou conferindo guias, elaborando
folhas de pagamento, balancetes e outros relatrios contbeis, agora pode dedicar mais tempo
anlise que execuo das tarefas. Ele tem mais tempo para a leitura de informaes
relacionadas com suas atividades e conferncia, sendo menos sobrecarregado com a execuo
de suas tarefas dirias e delega mais atribuies a seus colaboradores.

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2.3 Projeto Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED)

O Projeto Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED) foi institudo pelo Decreto
n 6.022, de 22 de janeiro de 2007, fazendo parte do Programa de Acelerao do Crescimento
do Governo Federal (PAC 2007-2010) e busca, atravs do avano na informatizao, a
constante melhoria da relao entre o Fisco e os contribuintes. Constitui-se em uma iniciativa
integrada das administraes tributrias nas trs esferas governamentais: federal, estadual e
municipal.
Conforme exposto no Portal do Sistema Pblico de Escriturao Digital, tal sistema,
de modo geral, consiste na modernizao da sistemtica atual do cumprimento das
obrigaes acessrias, transmitidas pelos contribuintes s administraes tributrias
e aos rgos fiscalizadores, utilizando-se da certificao digital para fins de
assinatura dos documentos eletrnicos, garantindo assim a validade jurdica dos
mesmos apenas na sua forma digital.

Dessa forma, o Sistema Pblico de Escriturao Digital dispensa a emisso e


armazenamento de documentos em papel, modernizando a sistemtica atual de cumprimento
das obrigaes acessrias, reduzindo custos com consumo de papel e guarda de documentos,
possibilitando menor impacto ambiental atravs dessa reduo.
De modo geral, o Sistema Pblico de Escriturao Digital tem por objetivos principais
promover a integrao dos Fiscos, atravs do compartilhamento das informaes; racionalizar
e uniformizar as obrigaes acessrias para os contribuintes; tornar a fiscalizao mais efetiva
e clere; e possibilitar a rapidez no acesso s informaes.
O Sistema Pblico de escriturao Digital (SPED) composto pelos seguintes
principais mdulos, conforme o Portal do Sistema Pblico de Escriturao Digital:
a) Escriturao Contbil Digital (ECD): consiste na substituio dos livros da
escriturao mercantil pelos seus equivalentes digitais.
b) Livro de Apurao do Lucro Real Eletrnico (e-LALUR): Este mdulo tem por
objetivo eliminar a redundncia de informaes existentes na escriturao contbil, no Livro
de Apurao do Lucro Real (LALUR) e na Declarao de Informaes Econmico-fiscais da
Pessoa Jurdica (DIPJ), visando facilitar o cumprimento da obrigao acessria. O Livro de
Apurao do Lucro Real Eletrnico possibilitar o "rascunho" da Demonstrao do Lucro
Real, da base de clculo e dos valores da Contribuio Social sobre o Lucro Lquido (CSLL) e
Imposto de Renda Pessoa Jurdica (IRPJ) e, se o contribuinte concordar com os valores
apresentados, basta assinar o livro digitalmente e transmiti-lo via internet.

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c) Escriturao Fiscal Digital (EFD): consiste em um conjunto de escrituraes de


documentos fiscais e registros de apurao de impostos referentes s operaes e prestaes
praticadas pelo contribuinte, bem como de outras informaes de interesse dos Fiscos e da
Receita Federal. Trata-se dos seguintes livros fiscais em forma eletrnica, na primeira fase do
projeto: Registro de Entradas, Registro de Sadas, Registro de Apurao de Imposto sobre
operaes relativas Circulao de Mercadorias e sobre prestaes de servios de transporte
interestadual, intermunicipal e de comunicao (ICMS), Registro de Apurao de Imposto
sobre Produtos Industrializados (IPI) e Registro de Inventrio.
d) Central de Publicaes (Central de Balanos): constitui-se num projeto que dever
reunir demonstrativos contbeis e uma srie de informaes econmico-financeiras pblicas
das empresas envolvidas, mantidas em um repositrio, e utilizadas para gerao de
estatsticas, anlises e estudos econmicos, contbeis e financeiros, dentre outros usos.
Objetiva a captao de dados contbeis e financeiros, a agregao destes e disponibilizao
dos mesmos sociedade.
e) Nota Fiscal Eletrnica (NF-e): no desenvolvimento do trabalho, se tratar com detalhes
a respeito deste mdulo. Assim, no se faz necessrio enunciar sobre o mesmo aqui.
f) Conhecimento de Transporte Eletrnico (CT-e): um documento utilizado para
documentar uma prestao de servios de transportes, de existncia exclusivamente digital,
emitido e armazenado eletronicamente, cuja validade jurdica garantida pela assinatura
digital do emitente e a Autorizao de Uso fornecida pela administrao tributria do
domiclio do contribuinte.
g) Nota Fiscal de Servios Eletrnica (NFS-e): um documento utilizado para
documentar as operaes de prestaes de servios, de existncia digital, gerado e
armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal, pela prefeitura ou
por outra entidade conveniada.

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3 PROJETO NOTA FISCAL ELETRONICA

3.1 Histrico

Em 2001, surgiu a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileiras (ICP-Brasil),


instituda mediante a Medida Provisria 2200-2/01, visando garantir a autenticidade, a
integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica, das aplicaes de
suporte e das aplicaes habilitadas que utilizem certificados digitais, tornando mais seguras
as transaes eletrnicas e viabilizando o uso de documentos eletrnicos. A partir desse
evento, deu-se incio ao processo de modernizao governamental.
A emenda constitucional n 42, inciso XXII, art. 37, de 2003, enuncia que
[...] as administraes tributrias da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios, atividades essenciais ao funcionamento do estado, [...] atuaro de forma
integrada inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informaes fiscais,
na forma da lei ou convnio.[...]

Tal emenda evidenciou a necessidade de modernizao das formas de atuao do


Fisco. Diversas atividades, isoladas ou em grupo, foram efetuadas pelos Fiscos visando
atender tal emenda.
Diante de tal necessidade, em 2004, realizou-se em Salvador o 1 Encontro Nacional
de Administradores Tributrios (ENAT), reunindo os titulares das administraes tributrias
federal, estaduais, do Distrito Federal e dos municpios de capitais. Tal encontro objetivou,
conforme exposto no Portal da Nota Fiscal Eletrnica,
buscar solues conjuntas das trs esferas de Governo que promovessem maior
integrao administrativa, padronizao e melhor qualidade das informaes;
racionalizao de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior
eficcia da fiscalizao; maior possibilidade de realizao de aes fiscais
coordenadas e integradas; maior possibilidade de intercmbio de informaes fiscais
entre as diversas esferas governamentais; cruzamento de dados em larga escala com
dados padronizados e uniformizao de procedimentos.

No Encontro Nacional de Administradores Tributrios aprovou-se, ainda, dois


protocolos de cooperao tcnica: o Projeto do Cadastro Sincronizado e da Nota Fiscal
Eletrnica.
Em abril de 2005, visando alinhar o Projeto da Nota Fiscal Eletrnica ao frum de
discusso do Encontro dos Coordenadores e Administradores Tributrios Estaduais

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(ENCAT), realizou-se em So Paulo uma Reunio Tcnica do ENAT/ENCAT, para a


unificao dos diferentes projetos em andamento no mbito das administraes tributrias.
Em agosto de 2005, realizou-se em So Paulo o 2 Encontro Nacional de
Administradores Tributrios (ENAT), contando com os Secretrios de Fazenda dos Estados e
do Distrito Federal, o Secretrio da Receita Federal e os representantes das Secretarias de
Finanas dos municpios das capitais. Neste encontro foi assinado o Protocolo ENAT
03/2005, que disciplina o desenvolvimento e a implantao da Nota Fiscal Eletrnica, e foi
definido que o projeto ser responsabilidade do Encontro dos Coordenadores e
Administradores Tributrios Estaduais e com participao da Receita Federal do Brasil.
Em outubro de 2005, foi aprovado o Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente
a Nota Fiscal Eletrnica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (DANFE).
A partir de novembro de 2005, a Superintendncia da Zona Franca de Manaus
(Suframa) passou a integrar o projeto.
O Projeto Piloto da Nota Fiscal Eletrnica iniciou-se em abril de 2006, contando com
19 empresas, que se habilitaram a participar do projeto, emitindo Notas Fiscais Eletrnicas
autorizadas por seis Secretarias da Fazenda (BA, SP, RS, SC, GO e MA). Nesta fase, as Nota
Fiscal Eletrnica foram emitidas de forma simultnea s suas tradicionais notas fiscais em
papel, modelo 1 e 1A, sendo que nesta fase as Nota Fiscal Eletrnica e respectivos
Documentos Auxiliares da Nota Fiscal Eletrnica no tinham validade tributria.
As empresas participantes do Projeto Piloto eram as seguintes, conforme site da Nota
Fiscal Eletrnica:
BR Distribuidora de Petrleo
Cervejarias Kaiser S.A.
Companhia Ultragaz S.A.
Eletropaulo Metropolitana Eletricidade de So Paulo S.A.
Eurofarma Laboratrios Ltda.
Ford Motor Company Brasil Ltda.
General Motors do Brasil Ltda.
Gerdau Aos Longos S.A.
Office Net do Brasil S.A
Petrobras - Petrleo Brasileiro S.A.
Robert Bosch Limitada
Sadia S.A.
Siemens VDO Automotive Ltda.

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Souza Cruz S.A.


Telefnica - Telesp Telecomunicaes de So Paulo S.A.
Toyota do Brasil
Dimed Distribuidora de Medicamentos S.A.
Volkswagen do Brasil Indstria de Veculos Automotores Ltda.
Wickbold & Nosso Po Indstrias Alimentcias Ltda.
A segunda fase do Projeto da Nota Fiscal Eletrnica comeou a partir de novembro de
2006, ampliando a quantidade de empresas e estados emissores de Nota Fiscal Eletrnica.
A partir desta data, vrios protocolos, normas e leis foram publicadas e alteradas,
visando regulamentar a Nota Fiscal Eletrnica.
Atualmente, a Nota Fiscal Eletrnica tem validade jurdica em todas as Unidades da
Federao, sendo obrigatria para centenas de empresas no pas.

3.2 Objetivos

Conforme exposto no Portal da Nota Fiscal Eletrnica,


O objetivo principal do projeto Nota Fiscal Eletrnica a implantao de um
modelo nacional de documento fiscal eletrnico, que substitua a sistemtica atual do
documento fiscal em papel, com validade jurdica para todos os fins, simplificando
as obrigaes acessrias dos contribuintes, ao mesmo tempo que permite um
controle em tempo real das operaes comerciais pelo Fisco.

Dessa forma, percebe-se que a Nota Fiscal Eletrnica tem por finalidade alavancar um
importante avano nas relaes comerciais entre contribuintes, no cumprimento das
obrigaes acessrias e no controle das operaes por parte do Fisco, sobretudo nas atividades
de fiscalizao sobre operaes e prestaes tributadas pelo Imposto sobre operaes relativas
Circulao de Mercadorias e sobre prestaes de servios de transporte interestadual,
intermunicipal e de comunicao (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados
(IPI), devido agilizao e facilitao dos procedimentos fiscais.
Deve-se atentar para a mudana cultural pretendida pela Nota Fiscal Eletrnica: o
abandono da realidade baseada na cultura do documento em papel, passando para o cenrio
virtual, baseado em documentos de existncia apenas Digital.

3.3 Justificativa

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Diante da autonomia tributria dos entes da federao, que estabelecem normas


tributrias e obrigaes especficas para as trs esferas do governo, percebe-se a
multiplicidade de rotinas de trabalho, a burocracia, o baixo grau de troca de informaes e a
falta de compatibilidade entre os dados econmico-fiscais dos contribuintes, o que dificulta o
controle tributrio por parte do governo e eleva o custo pblico e privado para o cumprimento
das obrigaes acessrias. Tal baixo grau de troca de informaes gera obrigaes acessrias
muitas das vezes desnecessrias, se existisse um banco de dados nico de informaes
econmico-fiscais, j que algumas declaraes das diferentes esferas governamentais e de
diferentes rgos solicitam as mesmas informaes.
Alm disso, deve-se ressaltar o custo inerente ao grande volume de documentos em
papel que circulam e so armazenados, tanto pela administrao tributria como pelos
contribuintes, elevado.
Conforme estabelecido pelo artigo 199 da lei 5.172/66,
A Fazenda Pblica da Unio e as dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios
prestar-se-o mutuamente assistncia para a fiscalizao dos tributos respectivos e
permuta de informaes, na forma estabelecida, em carter geral ou especfico, por
lei ou convnio.

O enunciado neste artigo, aliado ao j comentado sobre a emenda constitucional n 42,


inciso XXII, art. 37, que cita sobre a atuao integrada das administraes tributrias da
Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos municpios no compartilhamento de cadastros e
informaes fiscais, torna clara a necessidade de integrao, cooperao e modernizao dos
entes da federao para finalidades tributrias.
Logo, tal integrao e compartilhamentos de informaes, facilitado pelo Projeto da
Nota Fiscal Eletrnica, seria justificado pela necessidade de investimento pblico voltados
para a reduo de custos e entraves burocrticos, de modo a facilitar o cumprimento das
obrigaes tributrias e o pagamento dos impostos, taxas e contribuies, fortalecendo o
controle e a fiscalizao atravs da troca de informaes entre as administraes tributrias e
modernizao dos procedimentos das mesmas.
O Projeto da Nota Fiscal Eletrnica conta, para isso, com investimentos em tecnologia
de forma a modernizar o parque tecnolgico e os sistemas de informao, facilitando o
atendimento das unidades administrativas.

3.4 Benefcios

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Conforme exposto no Portal da Nota Fiscal Eletrnica, podemos citar os seguintes


benefcios principais:

3.4.1 Benefcios para os emitentes (vendedores)

a) Reduo de Custos de Impresso: Os documentos so emitidos eletronicamente,


sendo necessrio imprimir apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (DANFE),
geralmente em apenas uma via, em papel comum A4 (exceto jornal), somente para
acompanhar o trnsito das mercadorias ou facilitar a consulta da Nota Fiscal Eletrnica pela
internet.
b) Reduo dos custos de aquisio de papel: pelos mesmos motivos citados acima.
c) Reduo de custos de armazenagem de documentos fiscais: Sabe-se que os
documentos fiscais em papel devem ser guardados pelo contribuinte pelo prazo decadencial,
para o caso de solicitao para apresentao ao Fisco. A reduo dos custos abrange custos
relativos ao espao necessrio para a guarda desses documentos, aos materiais e mo-deobra necessrios para esta armazenagem, e logstica que se faz necessria para sua
organizao e recuperao. Atravs da emisso de documentos eletronicamente, o
arquivamento digital, ainda sob responsabilidade do contribuinte, representa um custo muito
inferior em relao ao arquivamento fsico.
d) Reduo dos custos de gerenciamento de documentos: O gerenciamento de
documentos em papel um processo extremamente complexo, enquanto o gerenciamento
eletrnico de documentos possibilita a simplificao deste processo. A Nota Fiscal Eletrnica
j um documento eletrnico, e no requer a digitalizao do documento em papel, o que
permite a otimizao dos processos de organizao, guarda e gerenciamento de documentos
eletrnicos, facilitando a recuperao e intercmbio das informaes.
e) Simplificao de obrigaes acessrias: Inicialmente, a principal obrigao
dispensada a da solicitao de Autorizao de Impresso de Documentos Fiscais AIDF.
Futuramente, provavelmente outras obrigaes podero ser simplificadas ou eliminadas com a
adoo da Nota Fiscal Eletrnica.
f) Reduo de tempo de parada de caminhes em postos fiscais de fronteira: Grande
parte dos postos trabalham com a sistemtica da digitao, na fronteira, dos documentos
fiscais que acompanham as mercadorias. A Nota Fiscal Eletrnica permitiu a simplificao
dos processos de fiscalizao realizados nos postos de fiscalizao de mercadorias em
trnsito, reduzindo o tempo de parada dos veculos.

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g) Incentivo a uso de relacionamentos eletrnicos com clientes: Atravs da utilizao


da Nota Fiscal Eletrnica espera-se que o relacionamento eletrnico, sobretudo o comrcio
eletrnico, seja impulsionado, principalmente pela utilizao de padres abertos de
comunicao pela internet e pela segurana trazida pela certificao digital.

3.4.2 Benefcios para as empresas destinatrias (compradoras)

a) Eliminao de digitao de Notas Fiscais na Recepo de Mercadorias: Existem


sistemas j preparados para extrair as informaes do arquivo digital recebido em formato
XML da Nota Fiscal Eletrnica. Isso representa reduo de custo de mo-de-obra para efetuar
a digitao e reduo de possveis erros de digitao.
b) Planejamento de logstica de recepo de mercadorias pela recepo antecipada da
informao da Nota Fiscal Eletrnica: Devido previsibilidade das mercadorias a caminho,
ser possvel conferir previamente a Nota Fiscal com o pedido, permitindo o uso racional de
docas, reas de estacionamento de caminhes e reas de armazenagem para os produtos, entre
outros benefcios.
c) Reduo de erros de escriturao devido eliminao de erros de digitao de notas
fiscais: Graas aos sistemas j preparados para extrair as informaes do arquivo digital, no
ser necessria a da Nota Fiscal, o que possibilita a reduo de possveis erros de digitao.
d) Reduo dos custos de gerenciamento de documentos: pelos mesmos motivos j
expostos anteriormente.
e) Incentivo a uso de relacionamentos eletrnicos com clientes: pelos mesmos motivos
j expostos anteriormente.
f) Melhoria de produtividade nas entradas fiscais: Em funo da recepo eletrnica de
documentos fiscais, que torna desnecessria a redigitao dos mesmos.

3.4.3 Benefcios para a Sociedade

a) Reduo do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecolgicos: Graas


a Nota Fiscal Eletrnica, os documentos so emitidos eletronicamente, sendo necessrio
imprimir apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (DANFE), geralmente em
apenas uma via, reduzindo consideravelmente o consumo de papel utilizado pelo modelo 1 e
1A, que exigia de 3 a 5 vias.

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b) Incentivo ao comrcio eletrnico e ao uso de novas tecnologias: A Nota Fiscal


Eletrnica estimula o desenvolvimento e o uso das novas tecnologias, que facilitam os
procedimentos e a vida dos indivduos, e incita o comrcio eletrnico, atravs da utilizao de
padres abertos de comunicao pela internet e pela segurana assegurada pela certificao
digital.
c) Padronizao dos relacionamentos eletrnicos entre as empresas: Atravs da
utilizao da Nota Fiscal Eletrnica espera-se que o relacionamento eletrnico seja
impulsionado, sobretudo pela utilizao de padres abertos de comunicao pela internet e
pela segurana trazida pela certificao digital.
d) Surgimento de oportunidades de negcios e empregos na prestao de servios
ligados a Nota Fiscal Eletrnica: Por tratar-se de uma tecnologia nova, ir se requerer
desenvolvimento de novos sistemas de informao ligados Nota Fiscal Eletrnica, bem
como mo-de-obra especializada para a utilizao de tais sistemas e prestao de servios de
assessoria sobre os mesmos.

3.4.4 Benefcios para os Contabilistas

a) Facilitao e Simplificao da Escriturao Fiscal e Contbil: Graas aos sistemas


j preparados para extrair as informaes do arquivo digital, no ser necessria a redigitao
da Nota Fiscal, o que aumenta a produtividade, diminui os custos com mo-de-obra e reduz a
possibilidade de erros de digitao. Porm, opcionalmente a empresa pode continuar
realizando a escriturao das Notas Fiscais Eletrnicas a partir da digitao dos Documentos
Auxiliares da Nota Fiscal Eletrnica.
b) Reduo dos custos de gerenciamento de documentos: conforme os motivos
expostos em Benefcios para os emitentes (vendedores).
c) Oportunidades de servios e consultorias ligados Nota Fiscal Eletrnica:
Conforme os motivos expostos em Benefcios para a Sociedade.

3.4.5 Benefcios para o Fisco e para as Administraes Tributrias

a) Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal: Devido transmisso on-line, ao


controle contnuo das mesmas e da possibilidade de certificao da veracidade das
informaes por meio de consulta em site especfico, a Nota Fiscal torna-se um documento

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mais confivel, e h a impossibilidade de distoro das mesmas, da clonagem e emisso de


notas fiscais caladas ou frias, entre outras prticas ilegais.
b) Melhoria no processo de controle fiscal: Atravs da transmisso on-line da Nota
Fiscal Eletrnica, possvel estabelecer um controle contnuo das mesmas, e o ente pblico
no precisa ir at a empresa, ou solicitar centenas de documentos para realizar a fiscalizao,
podendo esta ser feita no prprio rgo pblico, atravs de consulta ao banco de dados.
c) Reduo de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela
fiscalizao de mercadorias em trnsito: Como j citado, grande parte dos postos trabalham
com a sistemtica da digitao dos documentos fiscais que acompanham as mercadorias. A
Nota Fiscal Eletrnica permitiu a simplificao dos processos de fiscalizao realizados nos
postos de fiscalizao de mercadorias em trnsito.
d) Diminuio da sonegao e aumento da arrecadao sem aumento da carga
tributria: Conforme motivos expostos em Aumento da confiabilidade da Nota Fiscal, h a
impossibilidade de distoro da Nota Fiscal Eletrnica e maior rigor na fiscalizao, devido a
facilitao deste processo, o que dificulta a sonegao, e conseqentemente, aumenta a
arrecadao.
e) Reduo dos custos de gerenciamento de documentos: conforme os motivos
expostos em Benefcios para os emitentes (vendedores).
f) Suporte aos projetos de escriturao eletrnica contbil e fiscal da Secretaria da
Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Pblico de Escriturao
Digital SPED)
g) Compartilhamento e intercmbio da Nota Fiscal Eletrnica, de cadastros e de
informaes fiscais entre os Fiscos e as administraes tributrias: Atravs da transmisso online das Notas Fiscais Eletrnicas, ser constitudo um banco de dados nico, o qual ser
compartilhado pelos Fiscos e pelas administraes tributrias.

3.5 Dificuldades

At aqui, pode-se perceber o quanto benfico o Projeto da Nota Fiscal Eletrnica.


Porm, por tratar-se de um assunto extremamente novo, encontram-se algumas dificuldades.
A falta de mo-de-obra especializada para emisso da Nota Fiscal Eletrnica uma
das principais dificuldades. Pessoas despreparadas, sem conhecimento da rea fiscal, emitem
documentos com tributao, cdigos fiscais e destinatrios incorretos, entre outras
incorrees, e prejudicam a qualidade da informao transmitida. At a implantao da Carta

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de Correo Eletrnica, no h meios das administraes tributrias saberem que tais


informaes foram corrigidas por meio da carta de correo manual, ao menos que sejam
munidos de tais informaes pelas empresas emitentes ou destinatrias, o que pouco
provvel.
Alm disso, a legislao a respeito da Nota Fiscal Eletrnica extremamente nova, e
sobram lacunas legais em relao ao tema, as quais deixam os empresrios, contabilistas,
profissionais de assessoria e mesmo as administraes tributrias de mos atadas em relao a
determinadas situaes relativas Nota Fiscal Eletrnica, que muitas vezes no existem
sugestes de soluo.

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4 UTILIZAO DA NOTA FISCAL ELETRNICA

4.1 Caractersticas da Nota Fiscal Eletrnica

Segundo o Ajuste SINIEF 07/05, clusula 1, 1, pode-se conceituar Nota Fiscal


Eletrnica (NF-e) como
o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existncia apenas digital,
com o intuito de documentar operaes e prestaes, cuja validade jurdica
garantida pela assinatura digital do emitente e autorizao de uso pela administrao
tributria da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrncia do fato gerador.

A clusula 1 do Ajuste SINIEF 07/05 instituiu a Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), que
poder ser utilizada em substituio a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do
Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) ou Imposto sobre Operaes Relativas
Circulao de Mercadorias e sobre a Prestao de Servios de Transporte Interestadual e
Intermunicipal e de Comunicao (ICMS). Atualmente, nem todos os contribuintes
encontram-se obrigados a adotar a Nota Fiscal Eletrnica, sendo a obrigatoriedade
estabelecida pelo Protocolo ICMS 10/07 e posteriores alteraes.
Porm, aquelas empresas que quiserem aderir facultativamente emisso de Nota
Fiscal Eletrnica, podero faz-lo atravs de credenciamento junto Secretaria da Fazenda,
sendo considerados emissores voluntrios, podendo estes continuar a emitir Notas Fiscais
Modelo 1 e 1A at a data do incio da vigncia da obrigatoriedade.
Vale lembrar que, ainda que formalmente regular, no ser considerado documento
fiscal idneo a Nota Fiscal Eletrnica, e seu respectivo Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrnica, que tiver sido emitida ou utilizada com dolo, fraude, simulao ou erro, que
possibilite, mesmo que a terceiro, o no-pagamento do imposto ou qualquer outra vantagem
indevida.
A Receita Federal, os demais Estados da Federao e o Distrito Federal aprovaram o
modelo de Nota Fiscal Eletrnica, sendo o modelo reconhecido como hbil para acompanhar
o trnsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do territrio nacional.
Atualmente a legislao nacional permite que a Nota Fiscal Eletrnica substitua
apenas a chamada nota fiscal modelo 1 e 1A. Os estabelecimentos obrigados a emitir Nota
Fiscal Eletrnica, aps o incio da obrigatoriedade prevista na legislao, devem emitir tal
documento em todas as operaes nas quais emitiriam nota fiscal modelo 1 ou 1A (salvo

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situaes de exceo previstas na prpria legislao da obrigatoriedade). No caso de a


empresa obrigada ou voluntariamente credenciada emitir tambm cupom fiscal, nota fiscal a
consumidor (modelo 2), ou outro documento fiscal (alm de mod. 1 ou 1-A), dever continuar
emitindo-os, concomitantemente com a Nota Fiscal Eletrnica, pois tal documento substituir
apenas as operaes anteriormente acobertadas por notas fiscais modelo 1 ou 1-A.
Relativamente s operaes em que seja obrigatria a emisso da Nota Fiscal
Eletrnica, o destinatrio dever exigir a sua emisso, sendo vedada a recepo de mercadoria
cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hiptese
prevista na emisso de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica em formulrio de
segurana devido problemas tcnicos na emisso da Nota Fiscal Eletrnica, bem como nos
casos de excepcionalidades definidas na legislao. Dessa forma, as empresas, que entrarem
nesse processo, no podero mais emitir notas fiscais convencionais e as mercadorias que
circularem sem a cobertura da Nota Fiscal Eletrnica estaro sujeitas reteno pelo Fisco
estadual, podendo o contribuinte sofrer outras penalidades, como o pagamento de multa.
No existe nenhum dispositivo legal que desobrigue micro e pequenas empresas, ou
aquelas optantes pelo simples nacional de emitirem a Nota Fiscal Eletrnica.
Conforme estabelecido no Projeto Conceitual da Nota Fiscal Eletrnica (apud
MULLER, 2007, p. 46-47), a Nota Fiscal Eletrnica dever atender as seguintes
caractersticas:
a) Documento digital, que atende aos padres definidos na MP 2.200/01, no formato
XML (Extended Markup Language);
b) Garantia de autoria, integridade e irrefutabilidade, certificadas atravs de assinatura
digital do emitente, definido pela Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileiras (ICP Brasil);
c) O arquivo da Nota Fiscal Eletrnica dever seguir o leiaute de campos definido em
legislao especfica;
d) A Nota Fiscal Eletrnica dever conter um cdigo numrico, obtido por meio de
algoritmo fornecido pela administrao tributria, que compor a chave de aceso de
identificao da Nota Fiscal Eletrnica, juntamente com o Cadastro Nacional de Pessoa
Jurdica (CNPJ) do emitente e nmero da Nota Fiscal Eletrnica;
e) A Nota Fiscal Eletrnica, para poder ser vlida, dever ser enviada eletronicamente
e autorizada pelo Fisco, da circunscrio do contribuinte emissor, antes de seu envio ao
destinatrio e antes da sada da mercadoria do estabelecimento;
f) A transmisso da Nota Fiscal Eletrnica ser efetivada, via Internet, por meio de
protocolo de segurana ou criptografia;

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g) A Nota Fiscal Eletrnica transmitida para a Secretaria da Fazenda no pode mais


ser alterada, permitindo-se apenas, dentro de certas condies, seu cancelamento;
h) As Nota Fiscal Eletrnica devero ser emitidas em ordem consecutiva crescente e
sem intervalos a partir do 1 nmero seqencial, sendo vedado a duplicidade ou reaproveitamento dos nmeros inutilizados ou cancelados;
i) A critrio das administraes tributrias, a Nota Fiscal Eletrnica poder ter o seu
recebimento confirmado pelo destinatrio.

4.2 Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (DANFE)

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (DANFE) no deve ser confundido


com a prpria Nota Fiscal Eletrnica, e no pode substitu-la. De maneira simplificada, podese conceitu-lo como uma representao grfica simplificada da Nota Fiscal Eletrnica,
seguindo leiaute especfico definido em Ato COTEPE, e tem como principais funes
acompanhar a mercadoria em trnsito e facilitar a consulta deste documento. Alm disso, o
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica ajuda na escriturao das operaes
documentadas por Nota Fiscal Eletrnica, no caso do destinatrio no ser contribuinte
credenciado a emitir tal documento e possibilita colher a assinatura do destinatrio/tomador
para comprovao de entrega das mercadorias ou prestao de servios.
Esse documento conter as mesmas informaes contidas atualmente nas Notas
Fiscais modelo 1 e 1A. Conforme Muller (2007, p. 54), as informaes sero dispostas no
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica da seguinte maneira:
a) Cdigo de acesso ao arquivo da Nota Fiscal Eletrnica;
b) Cdigo de barras bidimensional;
c) Qualificao do emitente (razo social, endereo, Cadastro Nacional de Pessoa
Jurdica (CNPJ), Inscrio Estadual etc);
d) Identificao da Nota Fiscal Eletrnica (nmero, modelo, srie, data de emisso
etc.);
e) Qualificao do remetente quando se tratar de Nota Fiscal Eletrnica avulsa,
emitida pela Secretaria da Fazenda (razo social, endereo, Cadastro Nacional de Pessoa
Jurdica (CNPJ), Inscrio Estadual etc.);
f) Dados da fatura;
g) Valores totais da nota fiscal;
h) Dados do transportador;

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i) Dados do produto;
j) Dados adicionais.
Cabe aqui ressaltar que a segurana do sistema no do Documento Auxiliar da Nota
Fiscal Eletrnica em si, mas sim da Nota Fiscal Eletrnica a que ele se refere. A chave contida
no documento impresso que permitir, atravs de consulta no ambiente Secretaria da
Fazenda, verificar se aquela operao est ou no regularmente documentada por documento
fiscal hbil e a que operao este documento eletrnico se refere.
Ao se falar do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica, cabe apresentar algumas
particularidades do mesmo apresentadas na clusula 9 do Ajuste SINIEF 07/05:
a) O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica somente poder ser utilizado para
transitar com as mercadorias aps a concesso da Autorizao de Uso da Nota Fiscal
Eletrnica;
b) No caso de destinatrio no credenciado para emitir Nota Fiscal Eletrnica, a
escriturao de tal documento poder ser efetuada com base nas informaes contidas no
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica, desde que o destinatrio verifique a validade e
autenticidade do mesmo e a existncia de respectiva Autorizao de Uso;
c) Quando a legislao tributria exigir a utilizao especfica de vias adicionais para
as notas fiscais, o contribuinte que utilizar Nota Fiscal Eletrnica dever imprimir o
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica com o nmero de cpias necessrias para
cumprir a respectiva norma, sendo todas elas consideradas originais;
d) Dever ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mnimo A4 (210 x
297 mm) e mximo ofcio 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulrio
contnuo ou formulrio pr-impresso e, em caso de contingncia, Formulrio de Segurana
(FS) ou Formulrio de Segurana para Impresso de Documento Auxiliar de Documento
Fiscal Eletrnico (FS-DA).
e) O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica dever conter cdigo de barras,
conforme padro estabelecido em Ato COTEPE.
f) O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica poder conter outros elementos
grficos, desde que no prejudiquem a leitura do seu contedo ou do cdigo de barras por
leitor ptico.
g) Os contribuintes, mediante autorizao de cada unidade da Federao, podero
solicitar alterao do leiaute do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica, previsto em
Ato COTEPE, para adequ-lo s suas operaes, desde que mantidos os campos obrigatrios
da Nota Fiscal Eletrnica constantes no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica.

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h) Os ttulos e informaes dos campos constantes no Documento Auxiliar da Nota


Fiscal Eletrnica devem ser grafados de modo que seus dizeres e indicaes estejam bem
legveis.
i) permitida a indicao de informaes complementares de interesse do emitente,
impressas no verso do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica, hiptese em que
sempre ser reservado espao, com a dimenso mnima de 10x15 cm, em qualquer sentido.
Importante aqui ressaltar que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica poder
ser emitido em mais de uma folha, e poder ter tantas folhas quantas forem necessrias para
discriminao das mercadorias, desde que a Nota Fiscal Eletrnica respeite o limite de at 990
itens de produto e o tamanho do arquivo XML no exceda 500 Kbytes. O uso do verso
permitido em at 50% de sua rea total. O restante da rea reservado ao Fisco.

4.3 Empresas Obrigadas a Transmitir Nota Fiscal Eletrnica

O Protocolo ICMS 10/07 e Protocolo de ICMS 42/09 tratam detalhadamente das


situaes de obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrnica. Em muito este artigo se estenderia se
aqui fossem citadas com detalhes todas as atividades em que o uso da deste documento faz-se
obrigatrio.
De maneira geral, estes Protocolos, especificamente o Protocolo ICMS 42/09, obrigam
ao uso da Nota Fiscal Eletrnica, os contribuintes do ICMS que se enquadrem em pelo menos
uma das seguintes situaes, estabelecendo datas especficas que se distribuem at o final de
2010:
a) Desenvolvam atividade industrial;
b) Desenvolvam atividade de comrcio atacadista ou de distribuio;
c) Pratiquem sadas de mercadorias com destino a outra unidade da Federao;
d) Forneam mercadorias para a Administrao Pblica.

4.4 Processo de emisso da Nota Fiscal Eletrnica

De acordo com o Projeto Conceitual da Nota Fiscal Eletrnica, o modelo operacional


seguir as cinco etapas descritas abaixo.

4.4.1 Habilitao do Contribuinte como Emissor de Nota Fiscal Eletrnica

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Corresponde solicitao de cadastramento, pelo contribuinte, como emissor de Nota


Fiscal Eletrnica junto Secretaria da Fazenda.
No projeto piloto, a habilitao do contribuinte como emissor de Nota Fiscal
eletrnica ser feita via pedido de Regime Especial. Posteriormente, o projeto prev a
automatizao desse processo, com solicitao atravs do site da Secretaria da Fazenda, que
realizar a anlise eletrnica do pedido, efetuando crticas referentes a situao
cadastral/econmico-fiscal e pagamentos realizados pelo contribuinte, de acordo com critrios
prprios de cada Estado.
Aps a aprovao do cadastramento, o contribuinte dever iniciar o envio de Notas
Fiscais Eletrnicas em ambiente de testes, para homologao do seu sistema. Finalizada a fase
de testes, o contribuinte receber um cdigo de habilitao para emitir Nota Fiscal Eletrnica,
podendo iniciar a transmisso de suas Notas Fiscais Eletrnicas para a Secretaria da Fazenda.

4.4.2 Emisso e Transmisso da Nota Fiscal Eletrnica

O sistema do contribuinte dever ser adaptado para preencher os campos do arquivo


da NF-e com as informaes extradas de seu banco de dados. (MULLER, 2007, p.
47)

O governo disponibiliza gratuitamente uma aplicao para emisso da Nota Fiscal


Eletrnica, que devido sua simplicidade, dirigido a pequenos e mdios contribuintes.
Com a Nota Fiscal Eletrnica preenchida, e aps efetuar validaes quanto ao seu
correto preenchimento, o contribuinte dever proceder a assinatura digital do arquivo, atravs
do padro Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileiras (ICP-Brasil).
Este arquivo dever, ento, ser transmitido via Internet, para a Secretaria da Fazenda,
atravs do uso de tecnologia web service, antes da sada da mercadoria de seu
estabelecimento, utilizando o protocolo de segurana e/ou criptografia, de modo a garantir a
proteo e sigilo da informao. A transmisso para a Secretaria da Fazenda poder ser feita
em lotes.
A validao da Nota Fiscal Eletrnica pela Secretaria da Fazenda ser realizada
automaticamente, atravs da avaliao eletrnica dos seguintes aspectos, conforme previsto
no Projeto Conceitual da Nota Fiscal Eletrnica:
a) emissor autorizado;
b) assinatura digital do emitente;

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c) Integridade;
d) formato dos campos do arquivo (esquema XML);
e) regularidade fiscal do emitente;
f) regularidade fiscal do destinatrio (segunda etapa do projeto);
g) no existncia da Nota Fiscal Eletrnica na base de dados da Secretaria da Fazenda
(duplicidade);
Se no for detectado nenhum problema na validao, a Nota Fiscal Eletrnica ser
recebida e armazenada pela Secretaria da Fazenda, que retornar um protocolo de transao
com status Autorizao de Uso e disponibilizar a Nota Fiscal Eletrnica para consulta pela
Internet, pelas partes envolvidas que dispuserem da chave de acesso. Este protocolo de
transao conter ainda: a identificao da Nota Fiscal Eletrnica atravs de sua chave de
acesso; a data e a hora de recebimento da mesma pela Secretaria da Fazenda; um cdigo de
protocolo, e opcionalmente, a assinatura digital da Secretaria da Fazenda receptora.
A mercadoria s poder sair do estabelecimento aps receber o protocolo de transao
com o status Autorizao de Uso, podendo, a partir desse momento, a Nota Fiscal
Eletrnica ser enviada ao destinatrio por qualquer meio, inclusive correio eletrnico. O
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica dever acompanhar a mercadoria durante o
Trnsito.
Existem trs possibilidades de problemas na validao da Nota Fiscal Eletrnica,
conforme explicado por Muller (2007, p. 49):
a) Interrupo da Comunicao: Ocorre por problemas tcnicos na comunicao dos
dados, no sendo possvel a recepo do arquivo pela Secretaria da Fazenda e gerao do
protocolo de transao. A Nota Fiscal Eletrnica dever ser reenviada para a Secretaria da
Fazenda.
b) Rejeio da Nota Fiscal Eletrnica: Ocorre quando h problemas na assinatura
digital, preenchimento incorreto do nmero da Nota Fiscal Eletrnica, existncia da mesma na
base de dados da Secretaria da Fazenda, etc. O motivo da rejeio ser informado no
protocolo, devendo o contribuinte corrigir a Nota Fiscal Eletrnica e reenvi-la para a
Secretaria da Fazenda.
c) No autorizao ou Denegao de uso da Nota Fiscal Eletrnica: Ocorre quando h
algum problema de regularidade fiscal do emissor ou destinatrio. O protocolo informar o
motivo da no-autorizao. A Nota Fiscal Eletrnica ser armazenada no banco de dados da
Secretaria da Fazenda, sendo que o nmero no poder ser reaproveitado por outra e a
mercadoria no poder ser transportada.

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4.4.3 Consulta da Nota Fiscal Eletrnica

A consulta da Nota Fiscal Eletrnica tem por objetivos permitir ao emissor e ao


destinatrio da Nota Fiscal Eletrnica certificarem-se da situao e dos dados constantes na
mesma. A consulta pode ser realizada de duas maneiras.
Em uma delas, a consulta da Nota Fiscal Eletrnica pode ser realizada por meio da
chave de acesso, impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica, no Portal da
Nota Fiscal Eletrnica ou no site da Secretaria Fazenda do Estado emitente da Nota Fiscal
Eletrnica, confirmando sua existncia e validade. A consulta a todos os dados da Nota Fiscal
Eletrnica estaro disponveis por 180 dias. Aps esse perodo, ser possvel o acesso apenas
de informaes parciais que identifiquem a Nota Fiscal Eletrnica (nmero, data de emisso,
Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica (CNPJ) do emitente e do destinatrio, valor e sua
situao), que ficaro disponveis por prazo decadencial.
A consulta tambm pode ser feita via tecnologia web service, que dispe de um
servio de consulta ao status de uma Nota Fiscal Eletrnica. Esta consulta ser feita atravs do
envio para a Secretaria da Fazenda de uma mensagem no formato XML, solicitando o status
de uma Nota Fiscal Eletrnica, informando sua correspondente chave de acesso. A Secretaria
da Fazenda responder a consulta por intermdio de protocolo de transao, trazendo o
histrico de status desta Nota Fiscal Eletrnica com a data e hora do registro.
Na consulta na internet, no possvel imprimir a imagem ou representao grfica do
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica. O usurio conseguir, no entanto visualizar as
suas informaes. Tambm no possvel fazer download da Nota Fiscal Eletrnica no Portal
Nacional e nos portais da fazenda das unidades federada.

4.4.4 Envio da Nota Fiscal Eletrnica a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda do


Destino

Aps recebimento, armazenamento e disponibilizao para consulta via internet, a


Nota Fiscal Eletrnica enviada pela Secretaria da Fazenda de origem para a Receita Federal,
e nos casos de operaes interestaduais, para a Secretaria da Fazenda de destino das
mercadorias, via Rede de Informaes Sistema Integrado de Informaes sobre Operaes
Interestaduais com Mercadorias e Servios (SINTEGRA).

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4.4.5 Confirmao de Recebimento da Nota Fiscal Eletrnica pelo Destinatrio

A confirmao do recebimento no ser implantada nesta fase inicial do projeto. A


confirmao da Nota Fiscal Eletrnica pelo destinatrio corresponde ao processo atravs do
qual o contribuinte destinatrio realiza a confirmao para a Secretaria da Fazenda de que
recebeu as mercadorias constantes na Nota Fiscal Eletrnica. O projeto prev que a
confirmao de recebimento do destinatrio poder ser realizada de duas formas: de forma
manual no site da Secretaria da Fazenda, com o contribuinte destinatrio identificando-se pelo
controle de acesso ou, de forma eletrnica, atravs de tecnologia web service.

4.5 Erros na emisso da Nota Fiscal Eletrnica

Diante da ocorrncia de erros na emisso da Nota Fiscal Eletrnica, o contribuinte


pode proceder com o cancelamento da mesma; dentro de certas condies, emitir uma Nota
Fiscal Eletrnica complementar ou de ajuste, ou buscar procedimento fiscal adequado para a
situao; ou sanar erros em campos especficos da Nota Fiscal Eletrnica, por meio de Carta
de Correo Eletrnica.
Vale aqui ressaltar que as Nota Fiscais Eletrnicas canceladas, bem como aquelas
denegadas e os nmeros inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetrios, de
acordo com a legislao tributria vigente.

4.5.1 Carta de Correo Eletrnica (CC-e)

A Carta de Correo Eletrnica - CC-e transmitida Secretaria da Fazenda ainda no


foi implantada. Nesse caso, o contribuinte poder emitir Carta de Correo Complementar.
Tal documento no poder sanar erros relacionados: s variveis consideradas no clculo do
valor do imposto; a dados cadastrais que impliquem alterao na identidade ou no endereo
de localizao do remetente ou do destinatrio; e data de emisso da Nota Fiscal Eletrnica
ou data de sada da mercadoria.

4.5.2 Cancelamento

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Aps ter o seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda, uma Nota Fiscal Eletrnica
no poder sofrer qualquer alterao, podendo em algumas condies ser cancelada pelo
emitente.
Somente poder ser cancelada uma Nota Fiscal Eletrnica cujo uso tenha sido
previamente autorizado pelo Fisco (protocolo Autorizao de Uso) e desde que no tenha
ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, desde que no tenha havido a circulao da mercadoria
ou a prestao de servio.
A Nota Fiscal Eletrnica somente poder ser cancelada durante um determinado
perodo de tempo, estabelecido pela legislao. Atualmente o prazo mximo para
cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrnica de 168 horas (7 dias), contado do momento em
que foi concedida a respectiva Autorizao de Uso.
O cancelamento ser realizado atravs de mensagem no formato XML (extensible
markup language) enviada para a Secretaria da Fazenda, com assinatura digital, solicitando o
cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrnica e identificando-a atravs da informao de sua
respectiva chave de acesso.
Se no houver restrio quanto ao pedido de cancelamento, a Secretaria da Fazenda
responder ao contribuinte atravs de protocolo de transao com status Cancelamento de
Nota Fiscal Eletrnica. Tal protocolo com status de Cancelamento de Nota Fiscal
Eletrnica, conter a identificao desse status, a identificao da Nota Fiscal Eletrnica
atravs de sua chave de acesso, a data e a hora do recebimento da solicitao pela
administrao tributria e o nmero do protocolo. Assim, ao se realizar uma consulta desta
Nota Fiscal Eletrnica no site da Secretaria da Fazenda, ser possvel obter tais informaes
referentes ao seu cancelamento.

4.5.3 Inutilizao

Durante a emisso de Nota Fiscal Eletrnica possvel que ocorra, eventualmente,


uma quebra da seqncia da numerao, por problemas tcnicos ou de sistemas do
contribuinte. Diante dessa situao, deve-se proceder com a inutilizao dessa numerao ou
faixa de numerao, mediante Pedido de Inutilizao de Nmero da Nota Fiscal Eletrnica,
at o 10 (dcimo) dia do ms subseqente.
A inutilizao de nmero s possvel caso a numerao ainda no tenha sido
utilizada em nenhuma Nota Fiscal Eletrnica (autorizada, cancelada ou denegada).

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A inutilizao do nmero tem carter de denncia espontnea do contribuinte de


irregularidades de quebra de seqncia de numerao, podendo o Fisco no reconhecer o
pedido nos casos de dolo, fraude ou simulao apurados.
O Pedido de Inutilizao de Nmero da Nota Fiscal Eletrnica dever ser assinado
pelo emitente com assinatura digital, sendo efetivada via Internet, por meio de protocolo de
segurana ou criptografia. O resultado do Pedido de Inutilizao ser disponibilizado ao
emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, os nmeros das Notas Fiscais Eletrnicas, a
data e a hora do recebimento da solicitao e o nmero do protocolo.

4.6 Transmisso da Nota Fiscal Eletrnica em Regime de Contigncia

Conforme exposto na clusula 11 do Ajuste SINIEF 07/05,


Quando em decorrncia de problemas tcnicos no for possvel transmitir a NF-e
para a unidade federada do emitente, ou obter resposta solicitao de Autorizao
de Uso da NF-e, o contribuinte dever gerar novo arquivo, conforme definido em
Ato COTEPE, informando que a respectiva NF-e foi emitida em contingncia [...].

O projeto prev, conforme observado por Muller (2007, p. 52-53), dois modelos de
contingncia na transmisso de notas fiscais eletrnicas: Indisponibilidade do contribuinte e
indisponibilidade do Fisco da Circunscrio do Contribuinte Emissor

4.6.1 Indisponibilidade do Contribuinte

Se ocorrer algum problema tcnico e o contribuinte no conseguir transmitir a NF-e,


o DANFE dever ser emitido em duas vias, em formulrio de segurana que atenda
s disposies do Convnio ICMS 58, de 28.06.1995. Uma das vias do DANFE ir
permitir o trnsito provisrio das mercadorias at que sejam resolvidos os problemas
tcnicos da transmisso da NF-e. E a outra via dever ser mantida pelo emitente pelo
prazo estabelecido na legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais,
devendo o destinatrio das mercadorias manter a outra via pelo mesmo prazo. Aps
a soluo dos problemas tcnicos, o contribuinte deve efetuar imediatamente a
transmisso da NF-e informando os nmeros utilizados nos formulrios de
segurana. (MULLER, 2007, p. 52)

Vale lembrar aqui, que nessas duas vias de Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrnica emitidos em contingncia, devem constar em seu corpo a expresso DANFE em
Contingncia - impresso em decorrncia de problemas tcnicos.

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O contribuinte poder, tambm, emitir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal


Eletrnica Simplificado em contingncia, em no mnimo duas vias, com a expresso DANFE
Simplificado em Contingncia, sendo dispensada a utilizao de formulrio de segurana.

4.6.2 Indisponibilidade do Fisco da Circunscrio do Contribuinte Emissor

Para expor sobre esta situao, bastam-se as palavras de Muller (2007, p. 52), que
observa que
Se o contribuinte no puder transmitir a NF-e por indisponibilidade do Fisco de sua
circunscrio, a aplicao web service dever identificar este problema e transmitir a
NF-e para o site de Receita Federal, que posteriormente atualizar o site da Sefaz.

4.7 Obrigaes Relativas Nota Fiscal Eletrnica

4.7.1 Obrigaes para o Emitente

O 7 da clusula stima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente da Nota


Fiscal Eletrnica dever, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do
arquivo eletrnico de tal documento e seu respectivo protocolo de autorizao ao destinatrio.
A transmisso, em comum acordo com as partes poder ocorrer, por exemplo: por e-mail,
disponibilizada num site e acessvel mediante uma senha etc.
O emitente dever, ainda, conservar a Nota Fiscal Eletrnica em arquivo digital pelo
prazo previsto na legislao, para apresentao ao Fisco quando solicitado, e utilizar o cdigo
55 na escriturao da Nota Fiscal Eletrnica para identificar o modelo.
Em caso de perda do arquivo eletrnico das Nota Fiscal Eletrnica, estas no sero
disponibilizadas para recuperao por parte da Secretaria da Fazenda ou Receita Federal. Da
mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, tambm
a cargo destes ficar a guarda dos documentos eletrnicos. Por esse motivo, sugere-se que a
empresa realize o backup desses arquivos periodicamente.

4.7.2 Obrigaes para o Destinatrio

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Nos termos da clusula dcima, 1, do Ajuste SINIEF 07/05, com redao dada pelo
Ajuste SINIEF 04/06, cabe ao destinatrio verificar a validade e autenticidade da Nota Fiscal
Eletrnica e a existncia de Autorizao de Uso da mesma. O destinatrio no necessita
imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da Nota
Fiscal Eletrnica. Tal consulta ser realizada nos sites das Secretarias da Fazenda ou Portal
Nacional da Nota Fiscal Eletrnica.
O destinatrio, da mesma forma que o emitente dever, ainda, conservar a Nota Fiscal
Eletrnica em arquivo digital pelo prazo previsto na legislao, para apresentao ao Fisco
quando solicitado, e utilizar o cdigo 55 na escriturao da Nota Fiscal Eletrnica para
identificar o modelo.
No caso da empresa destinatria das mercadorias e da Nota Fiscal Eletrnica, e que
tambm seja emitente de tal modalidade de documento fiscal, ela no precisar guardar o
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica, mas apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatrio no seja contribuinte credenciado para a emisso de Nota Fiscal
Eletrnica, o destinatrio poder, alternativamente, manter em arquivo o Documento Auxiliar
da Nota Fiscal Eletrnica relativo a tal documento.

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5 CONCLUSO

Atravs deste estudo observou-se como a evoluo da tecnologia da informao


possibilitou o desenvolvimento de importantes ferramentas contbeis e de controle fiscal, que
podem reduzir o problema da evaso fiscal no Brasil. Ferramentas como o Sistema Pblico de
Escriturao Digital e a Nota Fiscal Eletrnica constituem importantes avanos no modo de
fazer contabilidade e nas relaes comerciais entre os contribuintes e entre estes e o governo.
A utilidade e importncia da Nota Fiscal Eletrnica tornaram-se claras durante o
desenvolvimento deste trabalho. Incontveis benefcios para seus emitentes e destinatrios,
para os profissionais contbeis, para o governo e para a sociedade, demonstram as vantagens
da implantao de tal documento. Entre tais vantagens, cabe aqui destacar a simplificao dos
processos e reduo dos custos e do consumo de papel.
Por tratar-se de um tema novo, sobram dvidas com relao ao assunto Nota Fiscal
Eletrnica. Diversas lacunas na Lei, sem soluo por profissionais contbeis, empresas de
assessoria ou mesmo pelos entes das administraes tributrias, ainda devem ser
aperfeioadas de modo a garantir a maior eficincia deste processo. Alm disso, deve haver
preparao dos profissionais que trabalharo diretamente com tal modalidade de Nota Fiscal,
para garantir a ausncia de erros e maior eficcia deste processo.
Desta forma, percebe-se a viabilidade implantao da Nota Fiscal Eletrnica. Ainda
existem alguns detalhes a serem acertados, mas de modo geral, tal processo bastante
vantajoso em relao antiga sistemtica de emisso de documentos fiscais serie 1 e 1A.

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6 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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ANEXOS

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ANEXO A Modelo de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (DANFE)

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