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Presidente
No. 784
a)
b)
c)
CAPTULO I
DEL OBJETO, MBITO, PRINCIPIOS Y
RESPONSABLES DE LA GESTIN DE
PROCESOS
Art. 1.- Objeto.- Esta norma tcnica tiene por
objeto establecer las polticas, normas,
procedimientos e instrumentos de carcter
tcnico y operativo que permitan a las
instituciones de la Funcin Ejecutiva realizar
una gestin de procesos orientada en los
principios de Administracin Pblica
establecidos en la Constitucin de la
Repblica.
Art. 2.- Contenido de la Norma.- Esta
norma contendr lincamientos generales de la
gestin
de
procesos.
Los
mbitos
metodolgicos y herramientas tcnicas de
esta norma sern especificados mediante
guas metodolgicas y cuadernos de trabajo
que emitir y difundir la Secretara Nacional
de la Administracin Pblica oportunamente.
Art. 3.- mbito de aplicacin.- La presente
norma y su gua metodolgica sern de uso y
cumplimiento
obligatorio
para
las
instituciones de la Administracin Pblica
Central, Institucional y dependiente de la
Funcin Ejecutiva.
Art. 4.- Principios.- La gestin de procesos
se regir de acuerdo a los principios de
Administracin Pblica establecidos en la
Constitucin de la Repblica del Ecuador y
especficamente a los siguientes principios:
d)
Proceso.Secuencia
de
actividades
institucionales orientadas a generar un valor
aadido a un disparador, para conseguir un
resultado til para el cliente interno, cliente
externo
ciudadana,
cliente
externo
empresa/organizacin y/o cliente externo
gobierno.
Procesos crticos.- Procesos de gran
importancia para la institucin. La criticidad
del proceso se determina con base al impacto
de los mismos (objetivos estratgicos), su
repercusin en el cliente y su desempeo.
Cliente
interno.Persona
o
rea
administrativa
que
recibe
un
producto/servicio de un proceso que
pertenece a la misma institucin, tales como:
servidores
pblicos,
direcciones,
subsecretaras, etc.
Cliente externo ciudadana.- A los efectos de
esta norma se entiende por ciudadano,
cualquier persona natural que tenga que
relacionarse con la Administracin Pblica y
se encuentre en el territorio nacional o posea
el derecho a hacerla aunque est fuera del
mismo.
Cliente
externo
empresa/organizacin.Persona jurdica que tenga que relacionarse
con la Administracin Pblica y se encuentre
en el territorio nacional o posea el derecho a
hacerla aunque est fuera del mismo.
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interrelaciones principales. Los tipos de
macro procesos que se describen en el mapa
de procesos son: procesos gobernantes,
procesos sustantivos y procesos adjetivos.
Macro procesos gobernantes.- Son aquellos
que proporcionan directrices, polticas, y
planes estratgicos para el funcionamiento de
la institucin y son realizados por el
Directorio y/o la mxima autoridad.
Macro procesos sustantivos.- Son los
procesos esenciales de la institucin,
destinados a llevar a cabo las actividades que
permitan ejecutar efectivamente la misin,
objetivos estratgicos y polticas de la
institucin.
Macro procesos adjetivos.- Son aquellos que
apoyan a los procesos gobernantes y
sustantivos, se encargan de proporcionar
personal competente, reducir los riesgos del
trabajo, preservar la calidad de los materiales,
equipos y herramientas. As mismo, incluyen
aquellos que proveen servicios legales,
contables, financieros y de comunicacin.
Diagrama de macro procesos.- Esquema que
permite identificar la jerarquizacin de cada
macro proceso con sus procesos y
subprocesos.
10
--
Indicadores.Instrumento
de
medida
utilizados para monitorear los aspectos ms
Integrante
Rol
Responsabilidades
- Establecer el compromiso institucional con la gestin de procesos y
comunicarlo.
- Asegurar la institucionalizacin de la gestin de procesos y su coherencia
con los objetivos institucionales.
Mxima autoridad o su
delegado
Patrocinador
Institucional
Responsables de
unidades o reas de la
institucin
Responsable del
Proceso
importantes de un proceso.
Lnea Base.- Conjunto de datos tomados de
una situacin inicial del proceso.
Meta.- Desempeo deseado para el indicador
asociado al proceso.
Art. 8.- Compromiso en la gestin de
procesos.- La gestin de procesos ser un
compromiso institucional encabezado por la
mxima autoridad, que representar la
voluntad de institucionalizar la gestin de
procesos independientemente de los cambios
administrativos que se generen.
Art. 9.- Anlisis de catlogo de procesos.La gestin de procesos inicia mediante el
anlisis del catlogo de procesos que se
obtiene con la metodologa de Gobierno por
resultados. En el anlisis del catlogo de
procesos se debe identificar los procesos
transversales y los procesos susceptibles de
homologacin, de donde se obtendrn el
mapa de procesos y los diagramas de macro
procesos.
Art. 10.- Conformacin del equipo de
trabajo.- Cada institucin contar con un
equipo de trabajo para la gestin de
procesos, cuyos roles y responsabilidades
estn determinados a continuacin:
Rol
Responsable del
Proceso
2.
institucin
Experto en procesos
12
12
Seleccin de procesos a mejorar.- La
seleccin consiste en elegir los procesos
crticos de la institucin, de acuerdo a su
impacto (objetivos institucionales), su
importancia (la repercusin en el
cliente/ciudadano) y su desempeo.
1.
Lder Tcnico de
Procesos
3.
Levantamiento
del
proceso.El
levantamiento incluye la identificacin
de las actividades del proceso situacin
actual y la elaboracin del diagrama de
flujo.
Art.
Ejecutores del proceso
Ejecutores del
Proceso
Clientes
Clientes del
Proceso
Etapa de definicin;
b)
Etapa de medicin;
c)
Etapa de anlisis;
d)
Etapa de mejoramiento; y,
e)
Etapa de control.
1.
2.
3.
Identificacin
de
mejoras.La
identificacin de mejoras se realizar
focalizando
esfuerzos
en
el
funcionamiento actual del proceso para
obtener oportunidades de mejora, a travs
de diversas herramientas tales como:
evaluacin de valor agregado, 5 por qu?
diagrama causa efecto, anlisis de pareto,
lluvia de ideas, etc.
2.
Determinacin
de
viabilidad
de
alternativas.- En este paso se debe
realizar un anlisis de viabilidad y
pertinencia de la implementacin de las
mejoras detectadas y de acuerdo al mismo
se determinarn las acciones de mejora y
las metas de los indicadores.
3.
2.
Sistema de retroalimentacin.- El
comportamiento de los indicadores de
los
procesos
ser
reportado
continuamente con la finalidad de poder
disminuir la discrepancia de los datos.
2.
Estrategia de implementacin.- La
institucin
debe
planificar
la
implementacin de las acciones de
mejora. La estrategia de implementacin
debe incluir: hitos, responsables,
cronograma, recursos y riesgos de
implementacin.
Implementacin de mejoras.- Esta etapa
incluye la ejecucin de las actividades
definidas
en
la
estrategia
de
implementacin.
Durante
la
implementacin de mejoras puede haber
cambios en el proceso, por tanto se debe
documentar el proceso implementado.
Comunicacin de resultados.- Se
comunicar a toda la institucin sobre las
mejoras alcanzadas en los procesos y su
evolucin a travs del tiempo.
Automatizacin de procesos.- La
institucin deber buscar iniciativas
tecnolgicas para implementar los
procesos optimizados.
DISPOSICIONES GENERALES
Disposicin Primera.- De conformidad con
el artculo 3 de esta norma, son responsables
de su aplicacin todas las instituciones de la
Administracin Pblica Central, Institucional
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organismos de control, regulacin y
financieros, se pondr a consideracin de su
Directorio, rganos rectores, autoridades o
quienes hicieran sus veces, la aplicacin de la
norma tcnica de gestin de procesos.
No. 056
b)
c)
d)
Un delegado de la Asociacin
Municipalidades de El Oro;
e)
Un representante de la Asociacin de
Bananeros
Orenses;
de