Usar Access o Excel

para administrar los

datos
Los programas de hoja de clculo automatizados, como Microsoft Office Excel 2007, proporcionan una
gran variedad opciones de clculo y grficos para visualizar y manipular datos de tablas. Tambin
pueden resultar tiles para almacenar listas de informacin, por ejemplo listas de distribucin de correo
o inventarios. No obstante, a medida que los requisitos de una lista se hacen ms complejos, puede
resultar difcil conservar los datos en un programa de hoja de clculo. Un programa de base de datos
relacional, como Microsoft Office Access 2007, resulta ms adecuado para crear listas complejas y
trabajar con ellas, y adems ofrece eficaces herramientas para especificar, organizar, conservar y
recuperar los datos.
Realizar la eleccin correcta es vital si desea obtener acceso a la informacin, as como actualizarla, con
el mayor rendimiento y precisin. Despus de leer este artculo, debera poder tomar una decisin
fundada sobre cmo seleccionar el programa que sea mejor para sus datos y sobre cmo proteger dichos
datos.

Qu desea hacer?
Comprender las diferencias entre Access y Excel
Decidir qu programa va a utilizar
Proteger los datos en Access y Excel

Comprender las diferencias entre Access

y Excel
Office Access 2007 y Office Excel 2007 tienen muchas similitudes. Con ambos programas podr:

Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los datos.

Ejecutar sofisticados clculos para obtener la informacin que desee.

Utilizar vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico para trabajar con los datos de una forma
interactiva.

Crear informes sobre los datos y ver dichos informes en varios formatos.

Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y explorar los datos de una forma sencilla.

Crear una combinacin de correspondencia de Microsoft Office Word 2007, por ejemplo para
producir grandes cantidades de etiquetas.

Conectarse a datos externos para poder verlos, consultarlos y editarlos sin necesidad de
importarlos.

Crear pginas Web para mostrar los datos en formato de slo lectura o para obtener acceso a
ellos en un formato que se pueda actualizar.

Importar datos de bases de datos externas (por ejemplo, Access o Microsoft SQL Server) y de
otros tipos de archivo (.txt o .htm).
Ambos programas organizan los datos en columnas (tambin denominadas campo) que almacenan un
tipo especfico de informacin, lo que tambin se conoce como tipo de datos de campo. En la parte
superior de cada columna, la primera celda se utiliza para etiquetar dicha columna. Una diferencia
terminolgica es que lo que en Excel se denomina fila, es un registro en Access.
Como ejemplo, puede utilizar Excel para crear una lista de personal. Dicha lista utiliza cinco columnas
para organizar los nmeros de Id., los nombres, los apellidos, los nmeros de telfono del trabajo y las
fechas de contratacin de los empleados. La fila de celdas situada en la parte superior de cada columna
contiene las etiquetas de texto que describen los datos.
Sin embargo, Excel no es un sistema de administracin de bases de datos. Es un software de hoja de
clculo que almacena unidades de informacin en filas y columnas de celdas denominadas hojas de
clculo. Por el contrario, Access almacena los datos en tabla que se parecen a las hojas de
clculo, aunque estn diseadas para consultas complejas relacionadas con los datos almacenados en
otras tablas y ubicaciones e, incluso, en los campos de otras tablas.
Por esta razn, aunque ambos programas funcionan bien para administrar datos, cada uno tiene ventajas
evidentes, segn el tipo de datos que se administre y la tarea que se desea realizar con esos datos.
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Decidir qu programa va a utilizar

A la hora de decidir qu programa es mejor para almacenar los datos, pregntese a s mismo lo siguiente:
los datos son relacionales o no? Si puede almacenar los datos en una nica tabla u hoja de clculo,
debera hacerlo as. Los datos incluidos en una nica hoja o pgina se denominan datos simples o no
relacionales. El ejemplo de personal descrito arriba es un caso de este tipo. No se almacenara un
apellido de empleado en una tabla que no fuera la que almacena los nombres de los empleados.
Por el contrario, si la tabla u hoja de clculo de personal contiene una serie de columnas con nombres
parecidos, como Equipo1, Equipo2 y Equipo3, es seal de que los datos son relacionales y deben ser
almacenados en ms de una tabla. Para ello, necesita un programa de bases de datos relacionales como
Access. En una base de datos relacional, cada tabla contiene bsicamente informacin sobre un tipo de
datos (por ejemplo, empleados, equipos, eventos, productos o pedidos). Si necesita una base de datos
relacional, ha identificado una relacin uno a varios en los datos. Por ejemplo, si utiliza una base de
datos de pedidos de clientes, una tabla contendr los nombres de los clientes y otra los pedidos de esos
clientes. Tenga en cuenta que un nico cliente puede haber realizado varios pedidos. Adems, es posible
que desee utilizar otra tabla para los detalles de los pedidos, ya que cada pedido puede tener varios
elementos. Los datos relacionales, al necesitar varias tablas relacionadas, se almacenan mejor en Access.
Para obtener ms informacin acerca de los datos relacionales, haga clic en el vnculo de la seccin Vea
tambinsobre conceptos bsicos de diseo de bases de datos.
Existe una correlacin directa entre el tamao de los datos y la dificultad de organizarlos de una forma
eficaz. Cuantos ms datos tenga, ms beneficioso le resultar almacenarlos en varias tablas de Access.
Para ayudar a administrar los datos y mantener su precisin, tanto Access como Excel proporcionan
identificadores nicos. En Access, una clave principal (representada por un icono con forma de llave que
se puede ver en la vista Diseo de la tabla) identifica de forma nica a cada registro. En Excel, las filas
estn numeradas y cada columna tienen una letra, as que cada celda o intervalo de celdas tiene
una referencia nica, como B5.
Los identificadores nicos ayudan a mantener la integridad de los datos y garantizan que nunca haya dos
filas (o registros) con los mismos datos. Tambin ofrecen el modo ms rpido de recuperar los datos al
buscar u ordenar.

Cundo se debera utilizar Access

Utilice Access cuando:

Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los datos.

Pueda necesitar agregar ms tablas a un conjunto de datos no relacional o simple en su origen en

el futuro.
Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de informacin de los clientes, como los nombres o
apellidos, las direcciones y los nmeros de telfono, pero puede que esa informacin aumente para
incluir acciones de dichos clientes, como pedidos, debera considerar la posibilidad de almacenar los datos
en Access.

Conserve una gran cantidad de datos (miles de entradas).

Por ejemplo, si trabaja en una compaa grande y necesita almacenar informacin de personal, debera
utilizar Access.

Conserve datos que en su mayor parte son datos de texto.

Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los datos que necesita.
Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de Access de forma regular, quizs sea
ms lgico trabajar con Access para aumentar el grado de compatibilidad.

Necesite mantener conectividad constante con una base de datos externa de gran tamao como
una creada mediante Microsoft SQL Server.

Desee ejecutar consultas complejas.

Por ejemplo, si trabaja en una compaa grande que recibe pedidos de clientes, quizs necesite mirar los
nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los
nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexin con la base de datos de SQL Server desde la
vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, est trabajando en la base de datos de
SQL Server, pero los nuevos pedidos que acaba de especificar se estn almacenando de forma local en
tablas de Access.

Necesite que muchos usuarios trabajen en la base de datos y desee opciones slidas que
expongan los datos que se vayan a actualizar.

Cundo se debera utilizar Excel

Utilice Excel cuando:

Necesite una vista simple o no relacional de los datos (es decir, cuando no necesite una base de
datos relacional con varias tablas).

Esto se aplica especialmente a las situaciones en que los datos son en su mayora numricos, por ejemplo
si desea conservar un presupuesto de un ao concreto.

Desee ejecutar principalmente clculos y comparaciones estadsticas de los datos, por ejemplo si
desea mostrar un anlisis de costos y beneficios en el presupuesto de la compaa.

Sepa que el conjunto de datos tiene un tamao que permite administrarlo (menos de 15.000
filas).
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Proteger los datos en Access y Excel

Independientemente del programa que elija, es importante que sepa cmo proteger los datos. A
continuacin proporcionamos una serie de sugerencias:

Cree una copia de seguridad del archivo cada vez que actualice los datos.

Evite celdas en blanco en las filas y columnas que deben contener datos. En Access, puede
hacerlo mediante la validacin de datos.

Utilice las opciones Mostrar y Ocultar para ocultar datos vitales siempre que sea posible.

Tome medidas adecuadas para controlar el acceso de los usuarios a sus datos para protegerlos.
Algunas medidas de seguridad incluyen:

Cifrado

Contrasea

Firmas digitales

Privilegios de slo lectura

Para obtener ms informacin acerca de la proteccin de los datos, haga clic en los vnculos de la
seccin Vea tambin.