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LOS PAPELES DE TRABAJO

Durante el transcurso de la Auditora, el Auditor obtendr una serie de datos


que le permitirn emitir su opinin sobre los estados financieros tomados en
conjunto.
Estos datos obtenidos en cada una de las fases del trabajo, no pueden ser
almacenados solamente en la memoria del Auditor, sino que deben ser
consignados por algn medio que permita su consulta en forma rpida y
eficiente, y que sirvan en forma posterior para cualquier persona interesada en
constatar la forma en que se lleg a la opinin sobre los estados financieros.
Por esta razn el Auditor elabora u obtiene una serie de cdulas y documentos
en los cuales se deja el rastro de las condiciones encontradas, las tcnicas y
procedimientos aplicados, su extensin y la oportunidad de aplicacin, as
como los datos que le permitieron llegar a las conclusiones sobre cada rea de
trabajo examinada y a la conclusin global sobre los estados financieros
tomados en conjunto.
Esta Unidad analizar todos las cdulas y documentos anteriormente citados
que en el lenguaje tcnico se denominan "Papeles de Trabajo de la Auditora"
CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de
informacin financiera sujeto a examen, desglosados en su mnima unidad de
anlisis, las tcnicas y procedimientos que el Auditor aplic, la extensin y
oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de las tcnicas y
procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o externo y las
conclusiones que obtuvo en cada una de las reas examinadas.
Por lo tanto, los papeles de trabajo estn constituidos por:

Programas de trabajo

Planillas con anlisis y anotaciones obtenidas de la empresa.

Las cartas de confirmacin enviadas por terceros.

Manifestaciones obtenidas de la compaa

Extractos de documentos y registros de la compaa.

Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.


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Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer
algunos hechos, que complementan la informacin de las planillas.
Los papeles de trabajo debern:
Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa
deber relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados.
Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y
resmenes que sean necesarios.
Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del
trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones
que se presenten en el informe de auditora.
Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.
Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria
para el cumplimiento de los objetivos de la auditora.
Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos,
notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia
y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).
En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern
cumplir los siguientes requisitos:
A.
Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste
para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el
informe de auditora.
B.
Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida
y confiable; es decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la
naturaleza y caractersticas de las materias examinadas.
C.
Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin
lgica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.
D.
Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los resultados,
conclusiones y recomendaciones de la auditora.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO


Los papeles de trabajo le permiten tanto al Auditor como al Revisor fiscal dejar
constancia de los procedimientos por l seguidos, de las comprobaciones y de
la informacin obtenida.
Los objetivos de los papeles de trabajo para el Contador Pblico que efecte
la Auditora de estados financieros pueden ser relacionados as:

Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados


obtenidos en dicho trabajo.

Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor


Independiente o del Revisor Fiscal.

Constituir una fuente de informacin concerniente a detalles de saldo de


cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en relacin
con el examen o para efectos posteriores a la realizacin del mismo, como
futuras Auditoras.

Facilitar los medios para una revisin de los Supervisores, Jefes,


organismos gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia
y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones
expresadas, probar a la vez que el trabajo se realiz con calidad profesional.

Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conduccin de su trabajo.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO


Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y
actividades realizados por el auditor.
Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
Proporcionar la base para la rendicin de informes.
Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.
Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.
Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el
trabajo se efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano de
Control y dems normatividad aplicable.
Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para
prximas revisiones.

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO


Los papeles de trabajo debern adecuarse a cada trabajo en particular, pero
deben poseer las caractersticas que les permitan servir de suficiente soporte
para demostrar que los estados financieros u otra informacin sobre los que el
Auditor Independiente o Revisor Fiscal est emitiendo su opinin, concuerden
con los registros contables de la compaa, o han sido conciliados con los
mismos.
Los papeles de trabajo deben dejar expreso que el auditaje ha sido planeado
mediante el uso de planes y programas y el desempeo de los ayudantes ha
sido revisado y supervisado en forma adecuada. Tambin los papeles de
trabajo deben demostrar que la eficiencia del sistema de control interno de la
compaa ha sido revisada y evaluada al determinar el alcance y oportunidad
de las pruebas a los cuales se limitaron los procedimientos de Auditora.
El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores
requisitos podr tomar variadas formas incluyendo: anotaciones, cuestionarios,
programas de trabajo, planillas, las cuales debern permitir la identificacin
razonable del trabajo efectuado por el Auditor Independiente o Revisor Fiscal.
PLANEACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La planeacin de los papeles de trabajo consiste en determinar con antelacin
todos y cada una de las cdulas que se utilizarn en el desarrollo del trabajo.
Con la planeacin de los papeles de trabajo, el Auditor inicia el examen en las
oficinas del cliente sin perder tiempo, pues ya tiene preestablecidos todos los
detalles de importancia y ejecuta los procedimientos sobre la base de las
cdulas que elabor en sus propias oficinas.
La planeacin se inicia con la determinacin de los ndices y las marcas de
Auditora a usar, las Hojas de Trabajo en las cuales se consignan los datos
tomados del los balances generales del perodo y del ao anterior.
De acuerdo a la planeacin de las Hojas de Trabajo, se determinan las cdulas
sumarias, las cuales son indexadas y llenadas en sus datos pertinentes. Las
cdulas analticas se planean sobre la base de las cdulas sumarias y al igual
que estas ltimas se indexan y se llenan de los datos necesarios.

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.


Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo
permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A
continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.

9.7.1

POR SU USO

De acuerdo a la utilizacin que tengan los papeles de Auditora en el perodo


examinado o en varios perodos de clasifican en Archivo de la Auditora y
Archivo Continuo o Permanente de Auditora
Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se
concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin,
operacin, normatividad jurdica y contable e informacin financiera y programticopresupuestal, actas y documentos de entrega recepcin de los entes fiscalizables.
Esta informacin, debidamente actualizada, servir como instrumento de referencia y
consulta en varias auditoras.
La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de
la auditora, cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar
(organizacin, funciones, marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)
El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al
ejecutar una auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes.
Su integracin deber sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la
Integracin y Actualizacin del Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o
de cada una de las reas correspondientes.
Papeles de Trabajo del Perodo
Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso
de la auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de
auditora; del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos,
movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la
naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora; de la supervisin
realizada; de la persona que aplic los procedimientos y de la fecha en que se realiz
el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y del informe de auditora en que se
incluyan las recomendaciones formuladas.

9.7.2

POR SU CONTENIDO

De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas


de Trabajo, Cdulas Sumarias y Cdulas Analticas
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Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de


acuerdo a la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias,
analticas, subanalticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de
recomendaciones.

HOJA DE TRABAJO
Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas
de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y gua o ndice
de las restantes cdulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles
representan los estados financieros en conjunto. Aqu se inicia la tcnica del
anlisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio ms
pequeas. El mtodo usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como
simple balance de comprobacin, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero
se encontrar muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance
General y del Estado de Resultados.
Cada rubro de la Hoja de Trabajo estar representado por una Cdula
Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una
cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o ms si
as se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cdulas
sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que
las conclusiones del examen del grupo sea aplicable a todas la cuentas
examinadas.
Las hojas de trabajo contendrn los saldos del ejercicio anterior con el fin de
hacer comparaciones. Tambin se anotarn en estas hojas de trabajo los
ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisin, para obtener en ellas las
cifras finales o de Auditora que son las referidas en el dictamen.
El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describi la
estructura de las cdulas de auditora. Es importante destacar que la columna
que contiene los saldos a examinar representa el primer trmino de la ecuacin
de auditora, es decir, la evidencia primaria. Estos saldos son la primera
evidencia que el auditor tiene acerca de los estados financieros a dictaminar,
por tanto l debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su
opinin, en otras palabras debe obtener evidencia corroborativa de esta
evidencia primaria para encontrar la evidencia suficiente y competente que le
exige la norma relativa a la ejecucin del trabajo.
La obtencin de evidencia corroborativa, constituye en s el trabajo de campo y
es la labor ms dispendiosa de la auditora. Esta evidencia corroborativa se
obtiene por medio de tcnicas y procedimientos de auditora, las cuales tienen
el propsito de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no de
los saldos sometidos a examen. Dado que estas tcnicas y procedimientos de
auditora solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonoma de
determinar las tcnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier
interferencia en la aplicacin de las tcnicas y procedimientos que el auditor ha
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decidido se constituye en una limitacin al alcance del examen y amerita una


salvedad en el informe, en el prrafo del alcance, la cual puede tener
trascendencia en el prrafo de la opinin si el auditor por medio de otras
tcnicas y procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y
competente.
En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a examinar
los cuales se encuentran en la columna "Saldo a Dic. 31 ao de examen",
mediante el uso de tcnicas y procedimientos de auditora, que ocupan la labor
del trabajo de campo se encuentra la evidencia corroborativa, la cual se plasma
en las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si existen discrepancias con la
evidencia primaria. A continuacin se obtiene la evidencia suficiente y
competente que es el saldo que le consta al auditor el cual se encuentra en la
columna "Saldo a dic. segn auditora"
Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:

1. Cdulas sumarias o de resumen


En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del
rea, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos,
gastos o asignaciones presupuestales.
Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o
estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo
anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones
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importantes que requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn


procedimiento, antes de concluir con la revisin (vase la Gua para la Elaboracin de
Papeles de Trabajo).
2. Cdula Analtica
Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra,
operacin o movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se detallan la
informacin obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.
Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que
permita detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las
operaciones, y que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se
requieran para su debida interpretacin.
Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas
de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula sumaria.
En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin
de algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su
aplicacin parte de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas
aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per
cpita, la determinacin del costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el
presupuesto, conciliaciones, etc.
Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados
por las observaciones.
3. Cdulas Subanalticas
Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los
datos contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de
inversiones en valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los
saldos mensuales de las cuentas de inversin.
4. Cdula de Observaciones
Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la
revisin, se resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente identificados
con el nmero de cdula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin.
5. Cdula de Informes
Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que
se presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de
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trabajo, un informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditora, los


procedimientos de auditora aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama
de trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.
6. Cdula de seguimiento de recomendaciones
Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales,
ser necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de
comentarios y despus en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin
de Observaciones).
FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las
necesidades de la revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables
conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos
prcticos para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los
procedimientos aplicados.
A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para
cumplir su cometido:
a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para
que el lector pueda formarse una opinin.
b) De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y
sencilla.
c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y
sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y
subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos
con facilidad.
e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir
el objetivo propuesto.
ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA
Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.
1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y debe contener los
siguientes datos:
a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lgica los
papeles de trabajo.
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b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a cargo de la auditora; y


nombre del ente fiscalizado.
c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)
d) Tipo de cdula.
e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de su
contenido y del alcance de la prueba.
f)

Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o


rbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso


de que durante la auditora se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la
cdula.
2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida
por el auditor y los resultados de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes
elementos:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.
b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el
ente fiscalizado.
c) Referencias.
d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.
e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.
f)

Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los


controles establecidos por el ente auditado.

g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del monto


de los hechos e irregularidades detectados.
h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan
a otras cdulas relacionadas o complementarias.
3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan
principalmente los siguientes datos:
a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la
cdula, para aclarar o ampliar informacin o para sealar situaciones especiales.
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b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial


para ello).
c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.
d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de
informacin (auxiliares, plizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA


Las cdulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a
su criterio, pero en la practica comn se utilizan hojas multicolumnares
manuales o electrnicas las cuales llevan la siguiente estructura formal:

ndice de la Cdula o Memorando: Ubicada en la parte superior derecha,


permite la localizacin rpida del papel de trabajo. Se acostumbra a marcarse
con lpiz de Auditora de color, rojo, verde o azul, de tal manera que sea visible
y no quede oculto cuando se pliega la cdula. Si se trata de una cdula cuya
informacin ocupa ms de una planilla, se indicar con una numeracin en
cada una as: 1 de 3 ; 2 de 3; y 3 de 3, etc. En el caso de las hojas electrnicas
como Excel, el ndice se ubicara en la parte inferior del libro, en la pestaa que
se utiliza para nominar las diferentes hojas de dicho libro.

Encabezamiento: Donde va el nombre de la compaa auditada, rubro


de los estados financieros examinados el cual da el nombre a la cdula,
memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditora que es la
misma de los estados financieros examinados.

Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los


responsables por la elaboracin y supervisin de la cdula.

Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditora y se


consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia suficiente
y competente.

Conclusin: Cada rea de trabajo donde se ha desarrollado de una


manera completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en
el trabajo de Auditora, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de
trabajo, que corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo. Las
conclusiones deben expresar en forma clara la opinin de la persona que
efectu el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo.

Significado de marcas: Al final de la Cdula a manera de convenciones,


se coloca el significado de las marcas de Auditora utilizadas en el cuerpo del
trabajo.

Fuente de informacin: Si se amerita, se coloca la fuente donde se


obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo.
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REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA


A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo renan los requisitos
mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no
limitativa, algunas reglas o principios que servirn de gua general para su diseo y
elaboracin.
1. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos
aplicados.
2. Efectuar un diseo previo a su elaboracin.
3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a
revisin.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.
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5. Anotar los datos en forma de columna.


6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y suficientes.
7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento
de la informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con
los contenidos en la misma cdula como con los asentados en otras.
9. Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos se tacharn, y los
correctos se escribirn en la parte inmediata superior.
10. Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni pasarse en limpio; por
eso siempre es necesario trabajar con limpieza y precisin.
11. Respetar el orden en que aparezca la informacin en los documentos fuente.
12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las
pruebas.

ORDENAMIENTO Y ARCHIVO
El ordenamiento de los papeles de trabajo deber ser lgico y gil, con el
objeto de que su localizacin resulte fcil para cualquier persona. Los papeles
del expediente continuo de Auditora se ordenarn y archivarn por grupos o
conceptos, atendiendo los datos o informacin que contenga. En este
expediente se mantendrn los grupos que sean necesarios.
Los papeles de trabajo "de la Auditora" tendrn un ordenamiento lgico
siguiendo el del listado de los rubros en las hojas de trabajo. Si stos lo estn
en el orden de presentacin de los estados financieros, ste ser tambin el
orden en que se coloquen los papeles de trabajo en el expediente, es decir,
primero los que se refieran a cuentas del Activo, luego los del Pasivo y del
Capital y por ltimo, los referentes a resultados; pero si no es ese el orden en
que estn listadas las cuentas en las hojas de trabajo, se prescindir del orden
del balance para seguir o acatar precisamente el prefijado en las hojas de
trabajo, pues de otro modo se dificultara la localizacin de las cdulas.

NDICES Y MARCAS DE AUDITORA


Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico o alfa-numrico,
que permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lgica y directa
para facilitar su identificacin, localizacin y consulta.
1

Para relacionar los papeles de trabajo entre s, los ndices de auditora se


utilizan a manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podr vincular la
informacin contenida en dos o ms cdulas.
Los ndices persiguen los siguientes propsitos:
Simplificar la revisin de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma
ordenada y permiten ir de lo general a lo particular.
Evitar la duplicacin del trabajo, puesto que al asignar un lugar especfico a cada
cdula se elimina el riesgo de que sta se elabore nuevamente.
Interrelacionar dos o ms cdulas de auditora.
Facilitar la elaboracin del informe, pues permiten localizar en cdulas especficas las
irregularidades y deficiencias detectadas en la revisin.
NDICES DE AUDITORA
A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a continuacin, con
carcter enunciativo, ms no limitativo; as, cuando se requiera un ndice que no est
incluido en este manual, se podr utilizar en el entendido de que su significado se
explicar en el documento correspondiente:
Los ndices correspondientes al gasto se identificarn de acuerdo con los
captulos de la clasificacin presupuestal por objeto del gasto, de manera que,
siguiendo el mismo sistema de construccin, se pueden elaborar ndices para cdulas
sumarias o cdulas analticas que muestren un contenido ms detallado (9).

NDICE
(A.P.)

CONCEPTO AL QUE SE REFIERE


ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORA

100
200
300
400
500
600
700
800
900
HT
BC
CP

Sumaria de conclusiones.
Sumaria de ingresos.
Sumaria de costo de ventas.
Sumaria de gastos.
Activo.
Pasivo.
Capital contable.
Cuenta de orden.
Otros papeles que surjan con motivo de la revisin.
Hoja de Trabajo
Balanza de Comprobacin
Control Presupuestal
1

A continuacin se desglosan algunos de los ndices:


200

Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS ANALTICAS


201

Determinacin de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS SUBANALTICAS


201.1

Relacin de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran


registrados en los libros autorizados.

201.2

Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados en


cantidades globales, ya sea por da, por semana o por mes, en libros (registros
econmicos) y los que se encuentran contabilizados en libros autorizados.
As, la clave de todas las cdulas que se elaboran, con relacin a la auditora de
ingresos de la Dependencia, Entidad o rea revisada, quedarn dentro de la centena
200

PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO


PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la
evidencia de trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su guarda y
custodia sern responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se
extraven o sean utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de
Auditora debern archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de
preferencia bajo llave.
La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que
debern proceder los auditores del rgano de Control. Por contener informacin
confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarn vedados por el
secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato
de autoridad competente.
Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y
archivados, se formarn tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en
compiladores tamao carta.
Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y
dems papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un
perodo de cinco aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica,
1

Documentacin y Archivo con excepcin de aquellos que, por no haberse solventado


alguna recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la
Direccin de Auditora correspondiente, quienes sern responsables de custodiarlos.

Los papeles de trabajo son la fundamentacin de la opinin del Auditor en su


dictamen y por tanto respaldan el trabajo realizado por el mismo y tienen una
utilizacin que va ms all de la Auditora del perodo en que estos se
realizaron, pues son origen de la informacin para futuras Auditoras, bien sea
que las realice el mismo Contador Pblico u otro colega.
Por la importancia y la responsabilidad que revisten para el Auditor, los papeles
de trabajo son de su propiedad, pero deben estar disponibles para ser
exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega que se
haga cargo de las Auditoras posteriores.
Estos papeles de trabajo estn protegidos por el secreto profesional y solo
pueden ser exhibidos en los casos previstos por la confidencialidad del Cdigo
de tica profesional. El tiempo que debe mantenerlos en su poder el Auditor es
de cinco aos.