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GUIDE

DE LA DMATRIALISATION
DES FORMULAIRES

Le plan de gnralisation de la dmatrialisation des formulaires, appel serveur de formulaires ,


constitue une occasion de moderniser et de simplifier les imprims traditionnels dans tous les
domaines. Il est donc important que les services de lEtat profitent de ce chantier pour :
-

amliorer le langage utilis sur les formulaires,


revoir lordre et la succession des rubriques,
limiter le nombre des pices justificatives.

Ce guide de bonnes pratiques a t labor pour vous permettre de mener bien ce travail.

DGME -PROJETS DPAE (juillet 2010)

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SOMMAIRE
LES PRINCIPES DELABORATION DUN FORMULAIRE ..........................................3
1.1
Un cadre lgal clair ..............................................................................................................3
1.2
Des dmarches proportionnes lobjet de la demande.......................................................3
1.3
Des formulaires plus lisibles ................................................................................................3
2
LES POINTS A APPLIQUER EN PRIORITE....................................................................4
2.1
Donner toute sa place lusager ..........................................................................................4
2.2
Votre formulaire doit tre court et explicite. ........................................................................4
3
LES REGLES DEXPLICATION DUN FORMULAIRE..................................................7
3.1
Principes gnraux...............................................................................................................7
3.2
Le contenu de vos explications............................................................................................7
3.2.1 Des informations techniques simples...............................................................................7
3.2.2 Laide au remplissage.......................................................................................................8
4
LES TYPES DE FORMULAIRES .........................................................................................9
4.1
Formulaire papier ................................................................................................................9
4.2
Formulaire statique..............................................................................................................9
4.3
Formulaire dynamique.........................................................................................................9
4.4
Formulaire interactif............................................................................................................9
4.5
Dmarche en ligne...............................................................................................................9
5
LES PIECES JUSTIFICATIVES..........................................................................................10
5.1
Principes gnraux.............................................................................................................10
5.2
Les principaux types de pices justificatives.......................................................................10
5.2.1 Les justificatifs didentit ...............................................................................................10
5.2.2 Les justificatifs de nationalit franaise ..........................................................................10
5.2.3 Les justificatifs de sjours pour les ressortissants trangers ............................................10
5.2.4 Les justificatifs de domicile............................................................................................11
5.2.5 Les diplmes, la formation ............................................................................................11
5.2.6 Les revenus ...................................................................................................................11
5.2.7 Les copies et la certification de conformit aux originaux ..............................................11
6
LA SIGNATURE DANS LES FORMULAIRES ELECTRONIQUES............................13
7
LA CHARTE GRAPHIQUE.................................................................................................14
7.1
Une prsentation claire......................................................................................................14
7.2
Une disposition des rubriques logique et standardise .......................................................14
8
LES ETAPES DE TRANSFORMATION DUN FORMULAIRE EN VERSION
DYNAMIQUE OU INTERACTIVE ...........................................................................................15
9
GRILLE DAUTO-EVALUATION DE VOTRE FORMULAIRE...................................16
1

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LES PRINCIPES DELABORATION DUN FORMULAIRE

1.1

Un cadre lgal clair

Afin dviter la prolifration des formulaires et la multiplication des dmarches imposes lusager, il
convient de prciser le cadre lgal qui justifie tout nouveau formulaire. Les textes appropris doivent
tre mentionns en tte du formulaire et dcrits de manire claire et explicite dans sa notice.
Lusager doit tre inform des consquences du remplissage ou du non-remplissage du formulaire et il
doit recevoir des explications prcises sur ses droits et ses obligations.
La liste des informations et pices demandes lusager ne peut rsulter que dune loi, dun dcret ou
dun arrt. Aucune autre information ne peut tre exige.
Par ailleurs, une administration doit viter de demander lusager une information quelle dtient dj
ou qui pourrait lui tre rgulirement communique par une autre administration.
Des dmarches proportionnes lobjet de la demande

1.2

Les formalits administratives courantes doivent demander peu de temps. Il faut donc veiller ne pas
mettre en uvre une procdure complexe pour des effets drisoires. En rgle gnrale, et sauf
ncessit absolue, il faut proscrire les demandes dinformations supposant de la part de lusager une
recherche trop importante, en particulier les demandes de pices justificatives dont la runion impose
souvent de lourdes contraintes lusager sans rel bnfice pour le service gestionnaire.
Des formulaires plus lisibles

1.3

Lusager doit pouvoir :

se sentir en confiance au moment de remplir le formulaire


tre rassur sur le remplissage du formulaire et sur le temps que ce remplissage prendra ;
se reprer dans le formulaire ;
comprendre le sens de la dmarche qui lui est demande quel que soit son niveau de formation;
remplir le formulaire sans risque derreur dinterprtation.

Ladministration doit donc veiller utiliser un langage clair, des formulations simples et des
questionnements logiques. Elle doit prvoir une aide au remplissage en fonction de la complexit des
informations contenues dans le formulaire.
Une attention particulire doit tre apporte la situation des personnes affectes dun handicap.
Par ailleurs, il est vivement recommand de tester votre projet de dmatrialisation auprs de
personnes extrieures au domaine concern afin de vous aider identifier les formulations obscures ou
ambigus.
Il est judicieux dindiquer les organismes ou les personnes auprs desquels il sera possible dobtenir
une aide ou une prcision (mention dune adresse lectronique, dun numro dappel, indication des
lieux daccueil et des relais dinformation tels que sites complmentaires, associations ...).
Dans le cas de formulaires complexes, une simulation du remplissage peut tre prvue, sur le modle
de la dclaration dimpts. Des contrles peuvent tre mis en place quand lusager commet une erreur
lors du remplissage : des infos-bulles ou des botes de dialogue apparaissent pour lui permettre de
corriger la saisie.
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2.1

LES POINTS A APPLIQUER EN PRIORITE


Donner toute sa place lusager

Une procdure ne doit pas ressembler un interrogatoire. Lusager nest pas soumis ladministration,
mais engag avec elle dans une relation dchange. La meilleure faon de procder est de penser la
procdure sur le modle dun rapport humain et de la concevoir comme un dialogue, cest--dire un
change dinformations entre deux interlocuteurs dgale valeur.
Ce dialogue entre ladministration et lusager doit tre perceptible jusque dans lorganisation de la
procdure. Cela passe, par exemple, par des formules daccueil.
Dans le corps du formulaire, il convient de bannir les tournures injonctives, et de les remplacer par
Veuillez + verbe linfinitif ou Merci de + verbe linfinitif. De manire gnrale, dsignez
directement votre interlocuteur, en limitant lusage de limpratif. Par exemple, la place de
Fournissez un justificatif de ressources , il est prfrable dutiliser la formule Vous fournirez un
justificatif de ressources . Les instructions et les questions doivent privilgier des phrases courtes et
une formulation courtoise. Les tournures impersonnelles ou mcaniques comme dfaut de rponse
avant cette date doivent tre vites. Il suffit parfois de modifications mineures pour transformer
limpression produite par le formulaire et pour le rendre plus clair.
Exemple : A la squence charges de la famille prendre en considration (cocher les cases vous
concernant et indiquer le nombre) , le formulaire de Demande de bourse nationale de lyce a substitu
Renseignements concernant votre foyer (merci de cocher les cases qui correspondent votre
situation) .
Noubliez pas enfin daffirmer et de souligner la prsence et la disponibilit de l'administration par
lindication d'une adresse lectronique, dun numro de tlphone, dune possibilit de rendez-vous, en
indiquant le nom du service qui suit le dossier, etc. Outre les avantages pratiques immdiats, cette
dmarche aura pour effet de mettre lusager laise et de favoriser le rapprochement souhait entre
ladministration et lui.
2.2

Votre formulaire doit tre court et explicite.

Certaines formalits, lourdes et complexes, entranent invitablement des procdures longues. Mais
cela doit rester exceptionnel. Chaque concepteur dun formulaire doit tendre la brivet. Pour y
parvenir, il est prfrable de mettre au point une prsentation efficace et organise.
Ainsi, la mise en page globale du formulaire a pour but de faire ressortir ce que ladministration ou
ltablissement attendent de lusager. Dans la page daccueil, lusager doit avoir immdiatement sous les
yeux le nom (et ventuellement le logo) du service ainsi que celui du ministre ou de lorganisme
concern. Le titre du formulaire lui aussi doit tre facilement reprable et toujours comprhensible.
Dans le corps du texte, veillez utiliser les signes typographiques dinsistance avec parcimonie : la
multiplication des sur-lignages, du gras, des capitales surtout, est source de confusion. Ces procds
doivent tre rservs aux prescriptions essentielles du formulaire.
Il convient de rester le plus proche possible du langage courant. Les termes techniques doivent tre
expliqus ou traduits par une bulle daide ou par renvoi un petit cran explicatif. De mme, vitez les
sigles ou dveloppez-les leur premire apparition. Le Guide de la Rdaction Administrative ainsi
quun lexique des termes et sigles administratifs peuvent vous tre fournis par la Direction gnrale de
la modernisation de ltat, dpartement de la qualit rglementaire.

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Exemple : Ne demandez pas le n NIR mais le numro de Scurit sociale Les questions et les demandes de
renseignements doivent tre classes dans un ordre logique et cohrent.
A lintrieur du formulaire, il est prfrable de constituer des pavs thmatiques (blocs de questions)
matrialiss par des cadres. Cela donne une impression gnrale de clart et permet lusager de
sorienter rapidement.
Il convient aussi de ne pas sparer par des changements dcran les cadres qui sont lis entre eux.
Cest dans la premire partie du formulaire que sont places les questions gnrales concernant tous les
usagers. La deuxime partie du formulaire est consacre aux situations particulires : des titres et des
zones faciles reprer identifient clairement les publics concerns.
Exemple :
Vous-mme :
Votre conjoint, votre concubin ou votre partenaire de pacs :
Les personnes de moins de 25 ans votre charge :
Pour viter les confusions dues aux prnoms androgynes, vous pouvez faire prcder la mention du
nom par des cases cocher : Monsieur l_l Madame l_l . Pour viter les confusions entre nom et
prnom, vous pouvez scinder le questionnement en deux, en identifiant une zone pour le nom de
famille et une zone pour les prnoms.
Lexpression nom patronymique , dsormais obsolte (loi n2002-304 du 4 mars 2002 relative au
nom de famille), est proscrire. Les formulations ambigus doivent elles aussi tre vites. On
privilgiera donc la recherche de la clart en employant des expressions comprises par les usagers.
En ce qui concerne le cas particulier du nom dusage, il est prfrable de guider lusager laide de
formules du type nom dpoux ou dpouse .
Exemple (formulaire RMI) :
Votre nom :
Votre nom dpoux (se) :
Lordre naturel des questions doit tre respect. Ainsi la formulation dune adresse se prsentera
comme suit :
Exemple :
Votre adresse :
Code postal : l_l_l_l_l_l Commune :
Le support lectronique vous permet de faire voluer le formulaire en fonction des renseignements
dj fournis par lusager. Cela doit vous viter les questions tiroirs telles que :
Exemple : Avez-vous des enfants mineurs ? OUI I_I NON I_I
Si NON, inutile de faire suivre la rubrique suivante :
Si OUI, compltez le cadre ci-dessous :
Chaque question doit avoir un objet prcis. La rponse doit tre soit binaire (OUI / NON), soit
ferme partir dun choix de situations possibles. Les questions ouvertes appelant une rdaction libre
de la part de lusager doivent tre vites.
En reprsentant de manire claire les choix possibles par des cases cocher, vous pouvez limiter le
risque derreur. Il est possible de matrialiser la zone de rponse par des champs qui peuvent tre
partiellement pr-remplis en fonction des informations dont vous disposez dj.
Placez toujours la proposition de choix avant le champ remplir.
Exemple :
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Monsieur l_l Madame l_l

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LES REGLES DEXPLICATION DUN FORMULAIRE

3.1

Principes gnraux.

Les enqutes montrent que les notices trop longues sont trs rarement lues. Les formulaires
lectroniques ont lavantage de pouvoir fournir des explications lusager au fur et mesure quil
progresse dans le remplissage. Aussi faut-il prvoir :

Des informations pratiques contenues dans la page daccueil. Cette page doit pouvoir tre
accessible durant toute la procdure afin dclairer lusager si ncessaire.
Des indications de remplissage portes directement dans des bulles explicatives et rparties
dans les rubriques.
Des bulles daide contenant la dfinition des termes employs et le cas chant un lexique des
mots techniques.
La cration dune notice explicative. Si la notice savre indispensable, elle doit tre conue de
manire pouvoir tre consulte pendant le remplissage du formulaire, et non comme un
document lire avant de commencer rpondre aux questions poses. Nhsitez pas y
intgrer des liens hypertextes renvoyant aux textes lgislatifs ou rglementaires appropris, aux
sites internet rfrenant les administrations concernes par la procdure, aux sites internet
susceptibles de fournir une assistance aux usagers ou de leur procurer des pices justificatives.
Le site Service-Public.fr propose par exemple un annuaire de ladministration pour lensemble
des services et organismes officiels (http://lannuaire.service-public.fr/).
Toutefois, un formulaire doit tre suffisamment simple pour se passer dune notice.
3.2
3.2.1

Le contenu de vos explications


Des informations techniques simples.

Expliquez clairement et brivement lusager le dispositif lgal et rglementaire qui sapplique au


formulaire.
Indiquez les conditions dassujettissement ou de bnfice (notamment lorsquil sagit dobtenir une aide
ou de bnficier dune prestation). Spcifiez les modalits, dlais dexamen et critres dligibilit.
Nhsitez pas offrir la possibilit lusager de vrifier lissue possible de sa demande en fonction des
donnes quil a fournies. Cependant, rappelez toujours que ces renseignements sont indicatifs et quils
ne lui interdisent pas denvoyer sa demande.
Dcrivez les autres dmarches accomplir et nommez les pices fournir lappui du formulaire. Si
un dlai est impos, il doit tre mis en vidence dans la procdure. Si les pices joindre varient en
fonction de la situation de lusager, il est souhaitable dexposer les divers cas de figure dans un tableau
final rcapitulant les pices justificatives correspondantes.
Pices joindre au dossier :
En fonction de votre situation, Vous devez fournir :
- Si vous tes retrait .la copie de
Exemple
- Si vous tes lassur .loriginal de
- Si vous tes layant droit de lassur .la copie de toute pice justifiant .
- Si vous tes layant droit de lassur .la copie de toute pice justifiant .
Naturellement, ce tableau peut tre propos lusager en fonction des renseignements quil aura
fournis durant le remplissage.
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Indiquez ce que lusager doit faire lorsquil estime que son dossier est prt et informez-le des
consquences de lenvoi du dossier.
Veillez enfin ne pas oublier un certain nombre dindications indispensables :
Par exemple, informez lusager de son droit daccs et de rectification relatif aux donnes caractre
personnel le concernant par une formule du type : La loi n78-17 du 06/01/1978 relative
linformatique, aux fichiers et aux liberts sapplique aux rponses faites sur ce formulaire. Elle garantit
un droit daccs et de rectifications pour les donnes caractre personnel vous concernant auprs de
lorganisme qui a trait votre demande .
De plus, et bien quil convienne de veiller ne pas donner le sentiment dune administration rpressive,
lusager doit tre clairement averti des consquences de lerreur ou de la fraude. En tout tat de cause,
cette mention doit sapparenter une mise en garde et non une menace.
Exemple : La loi punit quiconque se rend coupable de fraudes ou de fausses dclarations (Art. x du
code concern et article 444-1 du code pnal) (formulaire de demande du RMI).
3.2.2

Laide au remplissage.

Expliquez le sens dune demande. En effet, lusager complte dautant plus volontiers les diffrentes
rubriques quil en comprend lutilit. Son rflexe de mfiance vis--vis de ladministration peut tre
neutralis par la justification claire des demandes qui lui sont faites.
Il convient galement de prciser lassistance dont lusager peut bnficier en cas de difficult. Il faut
dans tous les cas veiller ce que lusager soit correctement orient ds sa premire demande.
Donnez des exemples, en vous assurant quils seront compris comme des exemples et non comme des
mentions reproduire.

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LES TYPES DE FORMULAIRES

Il existe 5 types de formulaires avec diffrents niveaux de dmatrialisation.


4.1

Formulaire papier

Lusager doit se dplacer un guichet physique pour rcuprer limprim Cerfa correspondant sa
dmarche.
4.2

Formulaire statique

Lusager tlcharge sur un site web le formulaire, limprime, le remplit et le renvoie par voie
postale.
4.3

Formulaire dynamique

Lusager tlcharge le formulaire, le remplit en ligne et le renvoie par voie postale. Une
intelligence est intgre dans le formulaire : possibilit de dupliquer des champs, intgration de
contrles sur certains champs, enregistrement des donnes saisies
4.4

Formulaire interactif

Lusager tlcharge le formulaire, le remplit et le soumet en ligne avec la possibilit de joindre des
pices justificatives. Il sagit dune tlprocdure.
4.5

Dmarche en ligne

Elle permet de traiter un vnement de vie dans sa globalit.


De plus, les donnes quelle contient sont intgres dans les applications informatiques sans
ressaisie par ladministration. Lenvoi de ces donnes dans lapplication dclenche
automatiquement une procdure de traitement du dossier par ladministration.

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LES PIECES JUSTIFICATIVES

5.1

Principes gnraux.

Il est important de sinterroger sur le bien-fond des demandes de pices justificatives dans le cadre
dune procdure.
De manire gnrale, seules les pices justificatives strictement ncessaires linstruction du dossier et
juridiquement justifies peuvent tre exiges, et ce, un moment opportun de la procdure (Article 38
de lordonnance n 2004-637 du 1er juillet 2004, dcret n 98-1083 du
3 dcembre 1998, circulaire du 1er octobre 2001).
Tout dabord, sauf dispositions textuelles expresses, les autorits administratives devront dterminer si
leur procdure ncessite la production dune pice justificative ou seulement de linformation que cette
pice contient. Dans cette dernire hypothse, le formulaire sera modifi en consquence, et seule cette
information sera demande lusager.
Par ailleurs, de nombreux textes relatifs aux procdures sur lesquelles reposent les formulaires
mentionnent la possibilit, pour les services de gestion, dobtenir certaines informations auprs des
services qui en sont dpositaires (article 6 de lordonnance n 2005-1516 du 8 dcembre 2005).
Ainsi, ces informations nauront plus tre demandes lusager.
En tout tat de cause, il est souhaitable de faire confiance lusager dans la mesure du possible. On
limitera ainsi le nombre de justificatifs prsenter au moment de lintroduction de la demande, quitte
demander des pices dans le cas o la demande est recevable ou encore loccasion dun contrle.
5.2
5.2.1

Les principaux types de pices justificatives


Les justificatifs didentit

Depuis le dcret n 2000-1277 du 26 dcembre 2000, les services administratifs acceptent comme
justificatif loriginal ou la photocopie lisible des pices didentit comportant une photographie de
lusager ou du livret de famille. La copie ou lextrait de lacte de naissance ne doivent tre demands
quen labsence des documents prcdents.
Il est noter que, selon la circulaire dapplication du dcret du 26 dcembre 2000, les passeports
dlivrs par les autorits trangres peuvent tre accepts pour justifier de lidentit des personnes qui y
sont mentionnes.
Comme indiqu plus haut, la possibilit de prendre en compte lenvoi de documents scanns doit tre
value par le service.
5.2.2

Les justificatifs de nationalit franaise

Dans la plupart des formalits administratives, la justification de la nationalit franaise seffectue par la
production de la carte nationale didentit ou du passeport, ou de leur photocopie. En labsence de ces
documents, le livret de famille permet parfois de dduire la nationalit franaise, notamment celle des
enfants (en application par exemple du principe dit du double droit du sol).
Dans certaines procdures, qui doivent demeurer trs exceptionnelles, un certificat de nationalit
franaise peut tre demand.
5.2.3

Les justificatifs de sjours pour les ressortissants trangers

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Pour les ressortissants trangers, un titre de sjour valide peut tre demand en fonction de la formalit
concerne et si le texte applicable le prvoit.
Les ressortissants des Etats appartenant lUnion Europenne (UE) ainsi qu lEspace Economique
Europen (EEE) bnficient dune clause dassimilation aux ressortissants nationaux.
Dans la plupart des formalits, aucune restriction ne peut leur tre oppose, sauf dans les cas prvus
par un texte spcifique.
5.2.4

Les justificatifs de domicile

Le domicile est, au sens du code civil, le lieu du principal tablissement de la personne. Pour les
personnes morales, il sagit normalement du sige social.
Le dcret du 26 dcembre 2000 interdit aux administrations de demander aux usagers la production de
pices justificatives du domicile pour les dmarches courantes. Dsormais, cest la dclaration de
lusager qui fait foi. Ce nest quen cas de doute que ladministration peut lui demander de prsenter des
justificatifs de domicile.
Seules les procdures suivantes, particulirement sensibles, demeurent soumises la production de
justificatifs de domicile : loctroi de la carte nationale didentit, du passeport, du titre de sjour,
limmatriculation consulaire, la remise du livret de famille, linscription sur une liste lectorale,
linscription en tablissement scolaire et limmatriculation dun vhicule.
Certaines procdures, notamment dans le domaine fiscal et dans le domaine social, imposent des
conditions de rsidence sur le territoire national. Cette dernire notion ne doit pas tre confondue avec
celle de domicile. A cette occasion, un document justifiant de la rsidence peut tre demand.
Nanmoins, la vrification de la rsidence effective en France ne doit pas tre assimile un contrle a
priori du domicile.
5.2.5

Les diplmes, la formation

Cette information ne peut tre demande que si elle a un rapport direct avec la dmarche. Elle doit
prendre la forme, si possible, dune case cocher et dune demande de production dune copie du ou
des diplmes obtenus. Les administrations qui disposent de la possibilit de vrifier linformation ellesmmes demandent seulement lusager de prciser les lments didentification du titre (catgorie,
option, date de dlivrance...). Sagissant des dossiers de candidature aux concours administratifs, il est
souvent inutile de demander les copies de diplmes lors de linscription. Le mieux est den faire la
demande aux seuls candidats admissibles, ce qui simplifie aussi la tche des services en charge de
lorganisation de ces concours.
5.2.6

Les revenus

Ils ne peuvent tre demands que dans le cadre dun texte lgal ou rglementaire lexigeant
explicitement. De nombreuses administrations disposent dsormais du droit de vrifier les revenus
annuels des usagers auprs des services fiscaux et des ASSEDIC. Ces administrations ne doivent donc
plus sadresser aux usagers pour obtenir ces informations.
Toutefois, il est toujours possible de solliciter directement lusager dans le cadre de procdures
particulires exigeant des renseignements plus rcents, plus prcis ou dune autre nature que les
informations dtenues par ladministration fiscale (cest le cas par exemple pour certaines demandes de
prestations sociales qui ncessitent la connaissance des ressources et non des seuls revenus).
5.2.7

Les copies et la certification de conformit aux originaux

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Depuis les dcrets du 26 dcembre 2000 et du 1er octobre 2001, les administrations ne peuvent exiger
la certification dun document par un agent public habilit que lorsquun texte le leur permet. Ces cas
demeurent extrmement rares.
La production des originaux ne peut tre requise que sil y a soupon de fraude.
De faon gnrale, ds lors quun texte prvoit la possibilit de produire, lappui dune dmarche
administrative, une copie de pice justificative nexistant que sur support papier, les autorits
administratives pourront accepter des copies lectroniques (scan) de ces documents.

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LA SIGNATURE DANS LES FORMULAIRES ELECTRONIQUES

Au contraire des banques, les administrations ne disposent pas de spcimens de signature des usagers
permettant la vrification par comparaison. De plus, sauf dans les cas o elle est ncessaire la validit
de la procdure, la signature nintervient qu titre de preuve. On peut ainsi envisager de supprimer
lexigence de signature dans la plupart des tlservices, sans risque juridique.
En effet, si en droit civil la signature manifeste notamment le consentement des parties aux obligations
qui dcoulent dun acte et forme ainsi le contrat, les procdures administratives ne sinscrivent pas dans
un cadre contractuel analogue. La preuve en droit administratif tant libre et pouvant tre apporte par
tout moyen, les dispositifs techniques propres aux tlservices permettent de remplir les exigences de
preuve (traabilit, identification de lmetteur, date certaine etc.).
Ainsi, les modalits dutilisation du tlservice serveur de formulaires , qui simposent aux usagers
conformment larticle 4 de lordonnance n 2005-1516 du 8 dcembre 2005, prvoiront que la
validation et lenvoi du formulaire valent signature.

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LA CHARTE GRAPHIQUE

Un certain nombre de recommandations gnrales permettent de dfinir une Charte graphique du


bon formulaire lectronique. Cette charte repose notamment sur :
7.1

Une prsentation claire

Elle se dcompose comme suit :

7.2

une page daccueil simple et are, indiquant le numro CERFA (accompagn de son logo),
prsentant brivement la procdure et rpertoriant les composantes du formulaire,
ventuellement, une seconde page expliquant la dmarche en dtail, prcisant les possibilits de
recours, et indiquant les services de gestion qui reoivent les demandes. Les termes difficiles et
complexes doivent tre vits. Nanmoins, sil est impossible de trouver des quivalents
simples aux termes techniques, un petit glossaire peut trouver sa place dans le formulaire,
un ou deux crans remplir par lusager,
une zone consacre aux pices joindre et aux services qui permettent dobtenir ces pices.
Une disposition des rubriques logique et standardise

Les informations sur la situation personnelle de lusager doivent suivre lordre suivant dans la mesure
du possible :
Civilit
Nom
Prnom,
Date de naissance
Nationalit
Numro de dossier ou denregistrement dans ladministration concerne
Adresse et coordonnes (tlphoniques et lectroniques)
Situation familiale
Dclaration de ressources ou de revenus, si ncessaire
Lutilisation raisonne de la couleur rend le formulaire plus lisible et plus clair ; assurez-vous
simplement que le document demeure utilisable lorsquil est photocopi ou imprim en noir et blanc.

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LES ETAPES DE TRANSFORMATION DUN FORMULAIRE EN VERSION


DYNAMIQUE OU INTERACTIVE

Qui ?

Fait Quoi ?

Comment ?

Correspondant ministriel

Demande de dmatrialisation

Courriel au rfrent formulaires DGME

DGME

Rception de la demande

DGME

Dmatrialisable ?
Oui
Non

Non

Courriel au correspondant ministriel


pour correction du formulaire

Interactif ?
Oui

DGME

Envoi FIF vierge et fichier


des rgles de routage

Courriel au correspondant ministriel

Correspondant ministriel

Mise jour et renvoi des


2 documents

Courriel au rfrent formulaires DGME

DGME

Rception des 2 documents


complts

Modification de la FIF et/ou du fichier


des rgles de routage : Prise en
compte des remarques de la DGME

Sont-ils complets ?
Non
Prise en compte des ventuels
complments dinformations du
correspondant ministriel

Oui
DGME

Ralisation des travaux

DGME

Livraison du formulaire

DGME

Test du formulaire

Y a t-il des anomalies ?

Oui

DGME : Correction des anomalies


dtectes par la DGME et/ou le
correspondant ministriel

Non
DGME

Installation en Pr-Prod

Correspondant ministriel

Test du formulaire

Oui

Y a t-il des anomalies ?

Envoi courriel au correspondant


ministriel pour dmarrage des tests

Transmission des anomalies


dtectes par le correspondant
ministriel la DGME

Non
Correspondant ministriel

DGME

Validation et demande de MEP

MEP du formulaire

Hbergement et MEL sur le SUP


Transmission du lien URL au
correspondant ministriel et la DILA

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GRILLE DAUTO-EVALUATION DE VOTRE FORMULAIRE

Cette grille est destine vous aider tester et auto-valuer votre propre formulaire, quil soit au format
papier, au format numrique ou sous forme de tlprocdure, et sa notice, le cas chant.
La lgalit
 de la version papier
1 - Le service ne pose pas de question pour laquelle il dtient dj la rponse

OUI

NON

2 - Le formulaire mentionne le texte auquel il se rapporte (loi, dcret, arrt, circulaire)


3 - Le titre du formulaire est explicite et en rapport avec le dispositif lgal
4 - Lusager peut aisment vrifier quil remplit les conditions qui le font entrer dans le dispositif le
conduisant complter le formulaire
5 - Le caractre de la dmarche (obligatoire ou facultatif), les dlais de rponse, les risques de
sanctions pour retard de rponse, les consquences des inexactitudes, de rponses incompltes ou de
fausses dclarations sont clairement spcifis l'usager ainsi que les voies de recours ventuelles
6 - Les suites qui seront donnes au dpt du formulaire et les dlais d'instruction ou de rponse de
l'administration sont indiqus
7 - Les informations demandes sont justifies par le texte l'origine du formulaire
8 - Les usagers sont informs de leurs droits d'accs et de rectification des donnes stockes partir
du formulaire
9 - L'administration ou le service metteur du formulaire sont identifiables
10 - Si l'usager doit tre en mesure d'apporter la preuve du dpt du formulaire, cette information lui
est clairement donne et moyen lui est fourni de garder trace de ses rponses
OUI
 de la version numrique
11 - Une version numrique existe
12 - La formalit est propose sous forme de tlprocdure
 Lvaluation des formulaires en ligne
13 - Lensemble de la procdure informatise est de comprhension aise

NON

OUI

NON

OUI

NON

14 - Le formulaire sera mis en ligne sur un site agr (SUP et service public)
15 - Laccs au guichet des formulaires est balis clairement travers le site
16 - Il est possible de tlcharger aisment et gratuitement le logiciel de lecture et de tlchargement
applicable par les principaux systmes oprateurs : Windows, Mac O.S, Linux.
17 - Le tlchargement est parfaitement scuris afin quun fichier contenant un code programme mal
intentionn ne vienne endommager lordinateur rcepteur
18 - La procdure a t structure de telle faon que chaque phase du tlchargement optimise la
connexion par modem
19 - La prsentation du formulaire a t adapte la prsentation en ligne
20 - Le contenu de la version numrique est conforme la version papier
 Sil sagit dune tlprocdure
21 - La tlprocdure est scurise
22 - Une clef daccs la tlprocdure est fournie afin que lusager puisse y apporter des corrections
dans le temps imparti
23 - Un rcpiss de dclaration est prvu
24 - Une procdure permettant l'usager de faire parvenir les pices justificatives par courrier existe

La lisibilit
OUI
 Laspect gnral du formulaire
25 - Les diffrentes parties du formulaire sont identifies par des titres, des encadrs, le dispositif
graphique

NON

26 - Le respect de la charte graphique du SIG, et l'emploi de celle du ministre ou du service,


permettent d'identifier la provenance institutionnelle du document
27 - Le traitement graphique et la mise en page permettent de reprer les parties rserves aux
rponses et celles rserves l'administration
28 - Les caractres sont lisibles
29 - Une version pour les personnes mal-voyantes est disponible
 La rdaction des questions
30 - Le vocabulaire employ est courant ou explicit s'il s'agit de termes techniques ou juridiques

OUI

NON

32 - L'ordre du questionnement est logique


Lergonomie
OUI
 de la version papier
33 - Le remplissage est facilit par la proposition des rponses possibles (cases cocher, liste de
situations possibles, exemples de remplissage)

NON

31 - Une question ne peut permettre qu'une rponse

34 - L'administration pr-remplit toutes les zones de l'imprim pour lesquelles elle dispose dj de
renseignements
35 - A dfaut ladministration propose des peignes pour l'indication de donnes numriques
36 - Les espaces consacrs aux rponses sont adapts la quantit d'information qu'ils doivent
recevoir
OUI
 de la version numrique
37 - Reprise de litem 11

NON

38 - Le remplissage en ligne est possible


39 - A dfaut, les espaces de remplissage sont suffisants pour permettre d'intgrer manuellement la
rponse attendue
40 - Le formulaire peut tre dit de faon lisible en noir et blanc sur n'importe quelle imprimante
41 - Le tlchargement du fichier du formulaire est facile et rapide
42 - Des consignes d'utilisation sont disponibles sur le site
 de la tlprocdure
43 - Le droulement de la procdure est facile et rapide

OUI

NON

46 - Des listes de choix sont proposes quand cela est possible


La proportionnalit
OUI
 Ladquation du formulaire avec le dispositif lgal
47 - La mise en place d'un formulaire ne peut tre vite pour permettre l'application du dispositif
lgal

NON

44 - Des consignes d'utilisation de la tlprocdure sont disponibles en ligne


45 - Des processus de validation vitent les erreurs de remplissage

48 -Le nombre de dmarches (dplacements, obtention d'une information dtenue par une autre
administration ...) accomplir est nul ou rduit
49 - Une aide au remplissage est propose (rfrences d'un service, n d'appel tlphonique,
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permanences .....)
50 - L'aide au remplissage est adapte au public concern, en particulier aux personnes en difficult
OUI
 Linformation et laide au remplissage
51 - Les lieux de rception du formulaire complt sont clairement indiqus ainsi que les moyens de
transmission admis
OUI
 La notice daccompagnement
52 - Une notice intgre au formulaire ou jointe est disponible

NON

NON

53 - Cette notice comporte les trois parties, objet de la recommandation de la Cosa (informations
gnrales et juridiques, aide au remplissage, aide lusager pour lensemble de la dmarche)
54 - Les explications d'aide au remplissage sont rfrences de la mme manire que les diffrentes
questions qu'elles commentent (titres, numros, couleurs, symboles, ...)
55 - Les termes techniques, juridiques, les locutions peu usuelles sont explicites
 Les pices justificatives
56 - Aucune pice n'est demande

OUI

NON

57 - Des pices sont exiges


58 - Les pices justificatives demandes correspondent des vrifications pertinentes et ncessaires de
l'information donne par l'administr ou de sa situation
59 - Il est tenu compte des pices dj fournies par l'administr dans le cadre de la mme dmarche
accomplie antrieurement
60 - Les pices demandes sont clairement indiques ainsi, le cas chant, que les moyens de se les
procurer

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