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Servicio Nacional de Aprendizaje

Sistema de Gestión de la Calidad

TEMA
PROYECTO FINAL

INTEGRANTES
LOREN YULIET ORTIZ MORALES
JULIETH JOHANA ROPERO MARTINEZ

CENTRO AGROECOLOGICO Y EMPRESARIAL

Febrero 2010
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JUSTIFICACIÓN

Esa empresa es creada con el fin de garantizar la conservación y el uso adecuado


de los documentos.
Elaborando programas de gestión documental y así contemplar el uso de las
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse en los
principios y procesos archivistitos. Se lograran crear instrumentos mucho más
eficaces y funcionales facilitando el registro y procesamiento de los documentos.
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OBJETIVO GENERAL

Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar


a las entidades y hacer más eficientes su implementación.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Definir el programa de gestión documental en términos de proceso durante el


ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos
establecidos y aplicables.
 Estructurar el programa de gestión documental, metodología y los
procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.
 Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodologías impartidas por
la empresa SERVIARCHI y demás normas aplicables a la gestión documental
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DESARROLLO DE LA EMPRESA

 Nombre de la empresa: Serviarchi

 Identificación del sector: Sector terciario

 Logotipo de la empresa:
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 estructura orgánica:
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DESCRIPCION GENERICA DE LA EMPRESA

MISION

SERVIARCHI es una entidad pública, que ofrece servicios archivisticos,


permanentemente busca la excelencia en cuanto a la organización de documentos
y genera conocimiento para contribuir a solucionar los problemas de las diferentes
organizaciones.

VISION

Ser reconocidos como la entidad mas grande prestadora del servicio archivistito
con el mayor índice de satisfacción de clientes gracias a la calidad de nuestros
recursos y tecnologías.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ADMINISTRACION DE PERSONAL

 descripción del puesto de trabajo:

3. ITEM: descripción del cargo


1. Nombre del cargo:

GERENCIA
2. Posición del cargo en el organigrama
• SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
a) Subordinación: (Indique si en este • SUBGERENCIA DE RECURSOS
cargo tiene o no personal subordinado, HUMANOS
cuántos son y cuál es el nivel del cargo • SUBGERENCIA OPERATIVA
de los subordinados)

LA JUNTA DIRECTIVA SUPERVISA EL


b) Supervisión: (Indique si el cargo DESEMPEÑO DEL GERENTE EN SU
tiene supervisión de alguien, a quién le TOTALIDAD
corresponde este rol indicando el
cargo).

SE RELACIONA CON LAS 3 SUBGERENCIAS


c) Comunicaciones colaterales: Y SU DEPENDENCIA ES DEL 50% ADEMAS
(Indique con qué estamentos de la SU RELACION ES 100% PROPORCIONAL.
organización se relaciona para que las
funciones de este cargo sean exitosas,
detallando el nivel de dependencia y
relación).

3. Contenido del cargo


Elabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y el
porcentaje de tiempo laboral que estima dedica a cada una de ellas.
Tarea Principal % Tiempo Laboral
REPRESENTAR A LA EMPRESA COMO PERSONA JURIDICA 20%

FIRMAR LAS ACTAS Y CONTRATOS EN QUE ELLA TENGA 5%


QUE INTERVENIR.

REASIGNAR LOS RECURSOS DISPONIBLES 20%


ANALIZAR Y DECIDIR SOBRE PROYECTOS Y PROPUESTAS 20%
HACIA LA EMPRESA
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GESTIONAR LOS MOVIMIENTOS DE LA EMPRESA EN 35%


TODAS SUS EXTENSIONES

Elabore una relación de las Tareas Secundarias que


corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral se
estima dedica a cada una de ellas.
Tarea Secundaria % Tiempo Laboral
MANEJO DE PERSONAL 15%
GESTION DE LOS RECURSOS ACTIVOS DE LA EMPRESA 15%
CUMPLIMIENTO DE LOS DEBERES LABORALES DE LA 10%
EMPRESA
TOMA DE DESICIONES SOBRE DESPIDOS Y RENDIMIENTO 20%
DE LOS EMPLEADOS
ANALISIS Y INTERPRETACION DE LOS PROYECTOS QUE 30%
SE LE PRESENTAN AH LA EMPRESA
MEJORAMIENTO DE LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA 10%
EMPRESA

4. Responsabilidades
¿Cuáles son las responsabilidades que se encuentran adscritas al cargo?. ¿Cuál es el
peso relativo que tiene cada una de ellas? (marque con una X).

Peso Relativo
Responsabilidad
Primaria Secundaria
Uso de materiales y equipos *
Supervisión del trabajo de otras personas *
Manejo de dinero, títulos o documentos afines *
Responsabilidad de manejo de información *
Responsabilidad en relaciones públicas *
Responsabilidad en la confidencialidad de la *
información
Responsabilidad académica *
Responsabilidad administrativa *
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ITEM: análisis del cargo

1. Requisitos técnicos
Nivel educacional:
MASTER E ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON ENFASIS EN GERENCIA
Título profesional:
GERENTE ADMINISTRATIVO
Cursos de perfeccionamiento (últimos dos años):

MAESTRIA EN ADMINISTRACION

Título de post- grado:


ADMINISTRADOR DE EMPRESAS ESPECIALIZADO EN GERENCIA

Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de


qué tipo)

DE 5 A 10 AÑOS DE EXPERIENCIA EN GESTION DE PROYECTOS Y MANEJAMIENTO


DE MICROEMPRESAS

2. Aptitudes necesarias
¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el
desempeño del cargo y en que grado?.
No Deseable Esencial
necesaria
Agudeza visual *
Agudeza auditiva *
Rapidez de decisión *
Habilidad expresiva *
Coordinación tacto visual *
Coordinación general *
Iniciativa *
Creatividad *
Aptitud investigativa *
Capacidad de juicio *
Atención *
Comprensión de lectura *
Cálculo *
Redacción *
Trabajo de equipo *
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Liderazgo *
Toma de decisión *
Sociabilidad *
Comunicación interpersonal *
Orden y organización *
Minuciosidad *
Dominio tecnologías informáticas de comunicación *
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PROCESO DE CONVOCATORIA

Reclutamiento Externo
El reclutamiento es externo cuando al existir determinada vacante, una
organización intenta llenarla con personas extrañas, es decir, con candidatos
externos atraídos por las técnicas de reclutamiento.
Estas técnicas pueden basarse en medios como:
• Agencias de colocación
• Bolsa de trabajo
• Instituciones de enseñanza
• Ferias del empleo
• Pirataje
Además de avisos por Internet, panfletos, publicidad callejera entre otros,
obviamente se da la información principal que requiere el puesto

GERENTE DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL


La empresa SERVIARCHI solicita un tecnólogo en
Administración Documental con experiencia mínima De 3
años, Desempeñándose como gerente, debe Poseer
Grandes Habilidades mecanográficas y en gestión de
archivos Por su calidad, tipo y categoría.
Localidad: Fusagasuga
Salario: $600.000
Fecha: 31 de agosto de 2009
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PROVISION

NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS

Su foto aquí

Fondo blanco
Traje Formal

PERFIL

• Explique quien es usted, sus virtudes y fortalezas, tales como: trabajo en equipo,
responsabilidad, facilidad de aprendizaje, entre otros.
• Comente las actividades académicas, y/o laborales a las cuales se dedica actualmente.
• Mencionar los proyectos en los cuales ha participado.
• Describa sus habilidades y destrezas académicas, sus fortalezas y las áreas de dominio.

DATOS PERSONALES

NOMBRE SU NOMBRE COMPLETO

DOCUMENTO DE IDENTIDAD XX’XXX.XXX de XXXXXX

FECHA DE NACIMIENTO (día) de (mes) de (año completo XXXX)

LUGAR DE NACIMIENTO Lugar, Departamento, País (si es necesario)

ESTADO CIVIL Soltero, casado, viudo, etc. (según el caso)


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DIRECCIÓN XXXXX No. XXXXXX, Barrio.

TELÉFONO XXX-XXXX (residencia y/o móvil)

E-MAIL XXXXXX@XXX.XXX.XX

FORMACIÓN ACADÉMICA
Universitarios: Universidad de Antioquia
Carrera
Semestre actual (si aun estudia)
Año de Inicio

Estudios Secundarios: Institucion educativa


Sede
Año de Inicio hasta Año de finalizacion

Estudios Primarios: Institucion educativa


Sede
Año de Inicio hasta Año de finalizacion

Idioma Extranjero: Idioma


Dominio del idioma hablado (Regular, Bueno, Muy bueno)
Dominio del idioma escrito (Regular, Bueno, Muy bueno)
Certificaciones (Michigan, etc.)

MERITOS Y GALARDONES

(Anexe aquí los premios recibidos en su formacion academica o investigativa, como: becas, mejor promedio
de la Universidad, mensiones de honor, premios a la investigacion, etc.)

“NOMBRE DEL GALARDON”, año, otorgado por.

TALLERES Y CURSOS

(detalle aquí todos los cursos o talleres que haya realizado, especifique si participó como asistente
o si fue el encargado de dictarlo. Enfatice en los que ha dirigido. Comience desde el ultimo que
realizó hasta el primero, en orden descendente de tiempo)
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Curso: “Nombre del curso”, dictado por (si es usted, mejor); duración XX horas; locacion del curso;
fecha de realizacion.

Taller: “Nombre del taller”, dictado por (si es usted, mejor); duración XX horas; locacion del curso;
fecha de realizacion.

Conocimientos autoadquiridos o sin certificación.

SEMINARIOS Y OTROS

(detalle aquí todos los seminarios, congresos y otros a los que haya asistido, especifique si fue
asistente o ponente. Comience desde el ultimo que realizo hasta el primero, en orden descendente
de tiempo)

“Nombre del seminario”, Ponente/Asistente, duracion XX horas, fecha de realización, lugar de


realización.

“Nombre del seminario”, Ponente/Asistente, duracion XX horas, fecha de realización, lugar de


realización

EXPERIENCIA LABORAL

(se organiza a partir del ultimo empleo que tuvo o tiene, y por la fecha de finalización de labores.
Incluya los trabajos que ha desempeñado en la Universidad de Antioquia, como Auxiliar, Monitor,
Joven Investigador, etc.)

NOMBRE DE LA EMPRESA

CARGO: (el cargo que desempeño)


FUNCIONES: (funciones que le fueron asignadas durante su estadia en este cargo, especifique
cada una).
JEFE INMEDIATO: (Nombre completo de esta persona)
TELEFONO: (donde localizarla)
Fecha de Inicio de labores – Fecha de finalización.

NOMBRE DE LA EMPRESA
CARGO: (el cargo que desempeño)
FUNCIONES: (funciones que le fueron asignadas durante su estadia en este cargo, especifique
cada una).
JEFE INMEDIATO: (Nombre completo de esta persona)
TELEFONO: (donde localizarla)
Fecha de Inicio de labores – Fecha de finalización.
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PUBLICACIONES

(añada una revision bibliografica de sus publicaciones, si las tiene.)

MEMBRECÍAS EN SOCIEDADES, CENTROS Y GRUPOS

(todos aquellas sociedades o grupos, tipo IEEE, ACIEM, o incluso universitarios tipo ILECTRON, a
las cuales usted pertenece, y especifique si es solo es miembro o si tiene algun cargo en este.)

REFERENCIAS

NOMBRE COMPLETO REFERENCIA 1, titulo (magister, PHD, etc, si tiene)


Cargo actual
Empresa o sitio donde labora
Telefono.

NOMBRE COMPLETO REFERENCIA 2, titulo (magister, PHD, etc, si tiene)


Cargo actual
Empresa o sitio donde labora
Telefono.

NOMBRE COMPLETO REFERENCIA 3, titulo (magister, PHD, etc, si tiene)


Cargo actual
Empresa o sitio donde labora
Telefono

__________________________________
SU NOMBRE COMPLETO
Documento de identidad.
Fecha de Presentacion de la Hoja de Vida
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SELECCIÓN

FORMATO DE
ENTREVISTA DE TRABAJO

NOMBRE:

PUESTO: GERENTE GENERAL

NOMBRE DE LA EMPRESA: SERVIARCHI

1. ¿Cómo se siente el día de hoy?

RTA:

2. ¿Que hace en sus ratos libres?

RTA:

3. ¿Qué le gusta y que no le gusta en general?

RTA:
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4. ¿Qué me dirías sobre ti?

RTA:

5. ¿te consideras una persona con éxito?

RTA:

6. ¿Cómo conoció esta empresa?

RTA:

7. ¿Por qué quiere trabajar en nuestra empresa?

RTA:

8. ¿Qué puedes hacer por nosotros?

RTA:
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9. ¿Dónde ha trabajado y por que se retiro?

RTA:

10.¿Qué experiencia tienes en este campo?

RTA:

11.¿Cuáles son sus principales logros profesionales?

RTA:

12.¿Cuáles son sus objetivos profesionales o finales?


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RTA:

13.¿por que has pasado algún tiempo sin trabajar?

RTA:

14.¿Cuáles son sus fortalezas y cuales son sus debilidades?

RTA:

15.¿Cuál ha sido el error más grande que has cometido?

RTA:

16.¿Qué lo hace a usted mejor candidato que el resto de aspirantes?

RTA:
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17.¿Cuáles son sus expectativas económicas?

RTA:

18.¿tiene alguna pregunta o duda sobre el proceso o sobre el puesto?

RTA:
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CONTRATACION

Rta: El tipo de contrato que va a manejar la empresa SERVIARCHI es un contrato


laboral a TERMINO FIJO de un año, con prorrogación a 3 de acuerdo a lo que
decida la empresa, y posteriormente el empleado., esto con el objetivo de poder
medir el rendimiento que puede dar un empleado durante un año de labor, por lo
cual será evaluado y gestionado su prorrogación de contrato o cancelación de
este, teniendo en cuenta lo que hallan planteado tanto la empresa representada
legalmente, en este caso el empleador y el empleado, durante la negociación de
prorroga, además se evitara pagar primas y prestaciones mayores a un año en los
1 casos y mayores a 3 en los empleados de gran nivel. Además esto permitirá a la
empresa mantener un nivel laboral-competitivo equiparable al mercado
empresarial ya que con contratos fijos se pueden hacer cambios de estructura
orgánica en una empresa de manera mas breve y sin requerir despidos
inapropiados y no planeados, si no con un plan para el fortalecimiento de la
empresa si lo requiriese.
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CONTRATO LABORAL DE TRABAJO

CONTRATO DE TRABAJO
DE GERENTE DE ARCHIVO
En Fusagasuga a 8 días de noviembre del año 2009, entre SERVIARCHI RUT.
Nº1069735816, dedicado en servicios archivísticos , con domicilio en la carrera 5
N° 20-53 barrio fusacatan en la región de Cundinamarca, representada por Loren
Yuliet Ortiz Morales con cedula de ciudadanía nº 1.069.735.817 en adelante “el
empleador”, por una parte, y el Sr.(a) ……………………………….……………
con cedula de ciudadanía ……………………, de profesión u
ocupación…………………, con domicilio en ……………………… ………,
Región……………………, de nacionalidad…………………, nacido(a) el ……de
………… del año…………, en adelante “el trabajador”, por otra parte, se conviene
un contrato de trabajo cuyas cláusulas son las siguientes:
PRIMERO.- De la naturaleza de los servicios. El trabajador se obliga a
desempeñar las funciones de Gerente de Archivo, de acuerdo a las instrucciones
que al efecto sean impartidas por el empleador. En especial deberá procesar la
información de la organización, facilitar el servicio a los clientes internos y externos
de acuerdo con las políticas de la organización, tramitar los documentos de
archivo de acuerdo con la normatividad vigente, generar propuestas de
mejoramiento del ambiente organizacional de acuerdo con la función de la unidad
administrativa, El trabajador queda obligado a cumplir leal y correctamente con
todos los deberes que le imponga este instrumento o aquéllos que se deriven de
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las funciones y cargo, debiendo ejecutar las instrucciones que le confieran sus
superiores. Del mismo modo el trabajador se obliga a desempeñar en forma
eficaz, las funciones y el cargo para el cual ha sido contratado, empleando para
ello la mayor diligencia y dedicación.

SEGUNDO.- Del lugar o ciudad en que han de prestarse los servicios. Los
servicios serán prestados en las oficinas del empleador ubicadas
en………………………
TERCERO.- Del monto, forma y período de pago de las remuneraciones. El
trabajador tendrá derecho a percibir las siguientes prestaciones a título de
remuneración: a) Sueldo ascendente a $…………………-; b) Otras:
…………………………(ejemplo, bono de producción, gratificación, participación,
incentivos, vehículos para uso personal, etc.). Las remuneraciones se pagarán
por períodos mensuales vencidos, el último día hábil de cada mes. De las sumas
anteriores se deducirán los impuestos que las graven, las cotizaciones de
seguridad social y otras, en conformidad a lo establecido en el artículo 58 del
Código del Trabajo.
CUARTO.- De la duración y distribución de la jornada de trabajo. Las partes
dejan constancia que, atendida la naturaleza de las funciones que deberá
desempeñar el trabajador, éste se encuentra exceptuado de la limitación de
jornada, en conformidad a lo dispuesto en el artículo 22, inciso segundo, del
Código del Trabajo.
QUINTO.- Del plazo del contrato. El presente contrato tendrá una duración de
término fijo con una duración de (1) un año
SEXTO.- De la terminación del contrato. Este contrato terminará en los casos
señalados en los artículos 159, 160 y 161 del Código del Trabajo. Para los efectos
del Nº 1 del referido artículo 160, constituyen falta de probidad los siguientes
hechos: a) destinar para el uso personal o autorizar el uso por parte de terceros de
bienes de la empresa sin autorización del empleador; b) adquirir bienes a terceros
relacionados (parientes, socios), infringiendo las reglas establecidas por la
empresa para estos efectos; c) aceptar comisiones, prebendas u obsequios de
terceros que se relacionen comercialmente con la empresa, tales como
acreedores, proveedores.
SEPTIMO.- De la confidencialidad. El trabajador no podrá divulgar información
confidencial a la cual tenga acceso con motivo de sus funciones, sin autorización
del empleador, excepto en aquellos casos en que lo exijan las leyes tributarias o
de seguridad social. En especial no podrá revelar a terceros lo siguiente: a) los
términos de este contrato, salvo para darlos a conocer a su abogado; b)
Información, de cualquiera naturaleza, relacionada con el empleador o con
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Cualquiera de sus filiales o coligadas y sus respectivos clientes, incluyendo, sin


limitación alguna, las políticas de la empresa, las operaciones sociales, técnicas,
cuentas y personal del empleador; c) información o datos usados por el empleador
para la conducción de sus negocios;

OCTAVO.- De la fecha de ingreso del trabajador. El trabajador ingresa al


servicio con fecha… del mes de………… del año………

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FIRMA DEL EMPLEADOR FIRMA DEL TRABAJADOR
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EVALUACION DEL DESEMPEÑO


FORMULARIO DE EVALUACION DE PERSONAL
EN PERIODO DE PRUEBA

NOMBRE CARGO

DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO

FECHA FECHA ULTIMA


EVALUACION

INTRUCCIONES ESCALA DE CALIFICACION


Lea atentamente cada una de las siguientes
oraciones y califique al colaborador colocando A. Escasamente
una “X” en el nivel de la escala que mejor B. A veces
describa su desempeño en el puesto. No C. Generalmente
relaciones las oraciones entre sí, califique D. siempre
cada una Independientemente.
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CALIFICACION
DESCRIPCION DEL DESEMPEÑO
A B C D
01 Sigue bien las instrucciones recibidas

02 Emplea apropiadamente su tiempo y esfuerzo

03 Aprende rápidamente el trabajo

04 Acepta gustosamente nuevas responsabilidades

05 Comete muy pocos errores

06 Se esfuerza por cumplir con su trabajo


09 Al inicio del trabajo llega a su puesto sin demora
07 Hace sugerencias útiles y oportunas
10 Sus asuntos personales no interfieren con su
08 trabajo
Es cortes y educado con su trato
11 Termina sus trabajos oportunamente

12 Colabora espontáneamente en situaciones urgentes

13 Es ordenado y metódico

14 Se puede confiar en el, es leal constante en el trabajo


se lleva muy bien con las personas
15 Tiene criterio y conocimiento

16 Cumple apropiadamente con los horarios establecidos

17 Comprende con facilidad trabajos complicados


18 Requiere el mínimo de supervisión para trabajar bien

19 Esta dispuesto a trabajar fuera de hora cuando es


necesario
20 Produce trabajo de buena calidad

21 Observa cuidadosamente las normas y reglamentos

22 Organiza bien su trabajo

23 Tiene un record de asistencia interrumpida

TOTAL
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________________________ ____________________ ____________________


JEFE INMEDIATO FECHA GERENTE RR HH

LA DECISIÓN de esta evaluación, servirá como base para corregir o estimular el


desempeño laboral, dada la importancia de que el evaluado conozca los
resultados de la evaluación efectuada, a su vez pueda corregir o mejorar algunos
aspectos en los que su desempeño no es satisfactorio también cuando sea
satisfactorio y así saber que su esfuerzo ha sido reconocido.
Con estas acciones podremos lograr, en gran parte, los objetivos del presente
programa, que no son solamente dar un aliciente económico al trabajador, sino
mejorar su desempeño y reconocer su labor que es el mejor estimulo que se
puede otorgar.

FACTORES A EVALUAR PONDERACIONES

ES AV GER SIEM
1 2 3 4
Cantidad y calidad de trabajo
X
Uso de materiales y equipo X

Colaboración X
Disciplina X
Iniciativa X
Discreción X
Capacidad de dirección X

Criterio X
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Trabajo en equipo X

Relaciones interpersonales X

Aspecto personal X
PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA X

ES= escasamente
AV= a veces
GER= generalmente
SIEM= siempre

DIRECCIÓN DEL BLOG DEL PROYECTO

http://serviarchi.blogspot.com/
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CONCLUSIONES

 las organizaciones deben garantizar y conservar el estado y el uso de los


documentos.
 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventarios de los
documentos de los archivos.
 Cada empresa tenga su manual de gestión documental.
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BIBLIOGRAFIA

www.google.com

www.monografias.com
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www.gestiopolis.com

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