Elaboracin de plan de ejecucin de un

Proyecto
Antes de desarrollar un plan de este tipo, tmese un tiempo para reflexionar sobre cules
son las cuestiones principales que deber abordar el plan:
Qu ventajas se prev que ofrezca a las partes interesadas?
Cules son los riesgos?
Qu tipo de tecnologa necesita?
Qu servicios de la cooperativa cubrir el plan?
Qu personal se ver involucrado en el proceso?
Cmo podemos garantizar un rendimiento ptimo?
Cmo puede realizarse el mantenimiento del sistema a largo plazo?
Una vez que haya reflexionado sobre las respuestas a estas preguntas, es el momento de dar
el siguiente paso: elaboracin de un plan detallado de ejecucin del proyecto.
Tmese su tiempo, porque los errores pueden tener consecuencias costosas. No olvide
tampoco que para garantizar el xito del proceso de diseo deber contar con la mxima
participacin posible. Antes de seguir adelante, consulte a otras personas: cuatro ojos ven
ms que dos. A continuacin se describen algunas de las tareas que deber llevar acabo:
El diseo del plan de ejecucin del proyecto constituye un paso MUY importante que
requiere una profunda reflexin, ya que las modificaciones son mucho ms costosas una
vez implantados los sistemas.

Cronograma de Proyecto
Determinar la duracin de cada una de las actividades del
proyecto es lo que se denomina calendarizacin del proyecto o
cronograma de actividades, esto nos sirve para analizar si el
proyecto utiliza adecuadamente el tiempo y los recursos.
Para realizar el cronograma de las actividades se utilizan diversas
tcnicas grficas, la ms simple y utilizada es el Diagrama de

Gantt, aunque este mtodo posee ciertas limitaciones que pueden salvarse con el mtodo
ABC.
A) Diagrama de GANTT o de Barras
El diagrama de Gantt consiste en una tabla de doble entrada, en las filas se anota el listado
de las actividades descritas en el apartado correspondiente del proyecto y en las columnas,
el tiempo que durar cada una de ellas, marcando con una X a lo largo de qu periodo de
tiempo (semanas, meses, trimestres, etc) est previsto realizar dicha actividad. Una barra
horizontal frente a cada actividad va a representar su duracin.

Recursos Financieros para un Proyecto

Todo proyecto requiere para su realizacin una serie de recursos. Los recursos necesarios
para el desarrollo del proyecto generalmente se clasifican en cuatro tipos:
a) Humanos: Para poner en marcha cualquier tipo de proyecto hay que disponer de personas
adecuadas y capacitadas para realizar las actividades y tareas previstas. Cuando los
proyectos tienen como propsito contribuir al desarrollo comunitario, partimos de que hay
dos partes claramente identificadas, una compuesta por los miembros de las comunidades
relacionadas y otra por el grupo de apoyo o de agentes de desarrollo. Para que la
participacin y el compromiso de cada una de las partes sea efectivo, es indispensable que
ambas estn en capacidad de hacerlo. Siempre hay que dejar en claro el papel de cada uno
de los miembros del grupo y el hecho de que asumir tareas diferentes no quiere decir
necesariamente que se establezca n vertical o dominante de una parte sobre la otra.
b) Fsicos: Los recursos fsicos tradicionalmemte comprenden varios tems como terrenos,
edificios, maquinaria, equipos, infraestructura, bibliografa, documentacin, medios de
transporte, etc. Sin embargo, este tipo de recursos no siempre deben ser adquiridos, pero s
puede ser cubiertos o suplidos con lo que se tiene. Cuando hay convencimiento y suficiente
motivacin para emprender una misin, es importante fomentar la movilizacin de recursos
en donde todos ponen lo que puedan. Un ejercicio muy oportuno es hacer un inventario de
los recursos con que cuenta tanto las comunidades como los grupos de apoyo. A veces por
simple desconocimiento se deja de disponer de lo que n hasta su supuesta consecucin.
c) Tcnicos: En caso de que el proyecto contemple este tipo de componente, es necesario
establecer las alternativas tcnicas elegidas y las tecnologas a utilizar. Cuando un proyecto
contempla la adopcin de innovaciones tecnolgicas, es bueno tener presente, que muy
probablemente, la adopcin de la innovacin no se va a producir en un su totalidad. El
proceso de transferencia de tecnologa es de doble va, es decir, la propuesta generalmente
presentada por el grupo de agentes de desarrollo, al encontrarse con la tecnologa
tradicionalmete implementada en las comunidades, entra en un procesos de dilogo en

donde ambas se transforman para evolucionar a una tercera propuesta producto de su

conjuncin.
d) Financieros: Los recursos financieros hacen referencia al presupuesto necesario para la
operacin del proyecto. Sabemos que cualquier accin tiene un costo que es asumido por
todas las partes comprometidas en su puesta en marcha. Los recursos no necesariamente
tienen que provenir de entidades especializadas en financiar proyectos. Aunque
dependiendo de las especificidades, estos recursos externos pueden ser indispensables, los
aportes principales provienen de los grupos de apoyo de influencia local y de las mismas
comunidades participantes. El costo de oportunidad del tiempo de los productores que
asisten a las reuniones y talleres, el costo de movilizacin de los promotores de desarrollo
hacia las veredas, el tiempo dedicado a las labores especficas del proyecto por los mismos
promotores locales, el uso del sitio en donde se hacen las reuniones, el costo de uso de la
tierra en las fincas de los productores para el montaje de parcelas demostrativas, son
algunos ejemplo de los recursos financieros aportados por los dueos del proyecto.

Materiales para un proyecto

Una vez que el proyecto disponga de un gerente o responsable adecuado procederemos a
lanzar el proyecto, dotndolo de los recursos humanos y materiales planificados.
Para el equipo humano, el gerente debe procurar incorporar el mejor grupo posible, de
acuerdo con su presupuesto, plan y filosofa de proyecto. Los requisitos tcnicos del
proyecto ayudarn a perfilar ms los candidatos. Cuidado, no te equivoques con el perfil
profesional, todo perfil lleva asociado un coste hora y no debes olvidar que planificaste un
proyecto de acuerdo con un presupuesto. Si para tu fase de toma de datos has planificado la
colaboracin de un tcnico documental, resptalo, no pretendas ahorrar donde no debes, la
experiencia y la categora tienen un coste.
Algo parecido ocurre con los recursos materiales. Prcticamente en paralelo, debers
desplegar el plan de aprovisionamientos materiales que en su momento se valor:
Espacio de trabajo
Mobiliario
Ordenadores, comunicaciones, programas ofimticos, impresora, fotocopiadora
Material de oficina
Pon en marcha los procedimientos internos de compra para que todo est listo en la fecha
de inicio de proyecto, con la primera reunin.
Fjate que debes ir anticipando acciones para evitar riesgos qu ocurre si por algn motivo
de gestin presupuestaria los plazos de compra se retrasan?, intenta ir siempre un paso por
delante, para disponer de un margen de reaccin.
En la prxima entrada nos detendremos en un magnfico instrumento de gestin, el Manual
de Proyecto

Tcnicas para la evaluacin de Proyectos

Qu es un proyecto?
Es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema que tiende a
resolver, entre muchas una necesidad humana.
En esta forma pueden haber diferentes ideas, inversiones de diverso monto, tecnologa y
metodologa con diverso enfoque, pero todas ellas destinadas a resolver las necesidades del
ser humano en todas sus facetas como pueden ser: educacin, alimentacin, salud,
ambiente, cultura, etc.
Decisin sobre un proyecto.- Para tomar una decisin sobre un proyecto es necesario que
este sea sometido al anlisis multidisciplinario de diferentes especialistas. Una decisin
siempre debe estar basada en el anlisis de un sin nmero de antecedentes o la aplicacin de
una metodologa lgica que abarque la consideracin de todos los factores que participan y
afectan al proyecto.
A toda actividad encaminada a tomar una decisin de inversin sobre un proyecto se la
llama EVALUACIN DE PROYECTO.
Evaluacin de proyecto.- La evaluacin de proyectos consiste en comparar los costos con
los beneficios que estos generan, para as decidir sobre la conveniencia de llevarlos a cabo.
Esta pretende abordar el problema de la asignacin de recursos en forma explcita,
recomendando a travs de distintas tcnicas que una determinada iniciativa se lleva
adelante por sobre otras alternativas de proyectos.
Para la identificacin de los costos y beneficios del proyecto que son pertinentes para su
evaluacin, es necesario definir una situacin base o situacin sin proyecto; la comparacin
de lo sucede con proyecto versus lo que hubiera sucedido sin proyecto, definir los costos y
beneficios pertinentes del mismo.
La evaluacin financiera, econmica y social se efectan conjuntamente con la que
podramos llamar evaluacin tcnica del proyecto, que consiste en cerciorarse de la
factibilidad tcnica del mismo: que no se venga abajo el puente, que no se queme el motor,
o que sea posible completar la desviacin del ro durante el otoo. As mismo, la evaluacin
econmica presupone una adecuada formulacin y evaluacin administrativa, como
tambin una adecuada formulacin y evaluacin institucional y legal: que sea posible
expropiar los terrenos, que sea posible patentar el invento, o que no se contravengan
reglamentaciones ecolgicas.
La evaluacin privada de proyectos incluye una evaluacin financiera y una evaluacin
econmica. La primera contempla, en su anlisis, a todos los flujos financieros del

proyecto, distinguiendo entre capital propio y prestado. Esta evaluacin es pertinente para
determinar la llamada capacidad financiera del proyecto y la rentabilidad de capital propio
invertido en el proyecto. La evaluacin econmica, en cambio, supone que todas las
compras y las ventas son al contado riguroso y que todo el capital es propio; es decir, la
evaluacin privada econmica desestima el problema financiero.
Para la evaluacin social, interesa el flujo de recursos reales utilizados y producidos por el
proyecto. Para la determinacin de los costos y beneficios pertinentes, la evaluacin social
definir la situacin del pas con la ejecucin del proyecto versus sin la ejecucin del
proyecto en cuestin. As, los costos y beneficios sociales podrn ser distintos de los
contemplados por la evaluacin privada econmica, porque: los valores sociales de bienes y
servicios difieren del que paga o recibe el inversionista privado, o parte de los costos o
beneficios recaen sobre terceros.
La estructura general de la metodologa de la evaluacin de proyecto puede ser
representada como se muestra en la siguiente figura.
La evaluacin de proyectos como un proceso y sus enlaces
Identificacin de la idea
Generamos juicio
Opinin
Estudio de la prefactibilidad
Profundiza la investigacin de mercado.
Detalle tecnolgico.
Costos totales.
Rentabilidad econmica del proyecto.
Proyecto definitivo
Lista de contratos ya establecidos.
El nivel ms simple se llama Perfil, Gran Visin o Identificacin de la idea, el cual se
elabora a partir de la informacin existente, el juicio comn y la opinin que da la
experiencia.
El siguiente nivel se denomina Estudio de Prefactibilidad o Anteproyecto, este estudio
profundiza la investigacin en fuentes secundarias y primarias e investigacin de mercado
detalla la tecnologa que se emplear, determina los costos totales y la rentabilidad

econmica del proyecto y es la base en que se apoyan los inversionistas para tomar una
decisin.
El nivel ms profundo y final es conocido como Proyecto definitivo, contiene
bsicamente toda la informacin del anteproyecto, pero aqu son tratados los puntos finos.
Idea del proyecto
Anlisis de oportunidades
Deteccin de necesidades
Anlisis de oportunidades para satisfacer necesidades
Definicin conceptual del proyecto
Estudio del proyecto
Evaluacin del proyecto
Decisin sobre el proyecto
Realizacin del proyecto
Perfil o Gran Visin
Factibilidad o Anteproyecto
Proyecto definitivo
La ltima parte del proceso es, por supuesto, la cristalizacin de la idea o la instalacin
fsica de la planta, la produccin del bien o servicio, y por ltimo, la satisfaccin de una
necesidad humana o social, que fue lo que en un principio dio origen a la idea y al proyecto.
Marco de Desarrollo.- Son cuatro los estudios particulares que debern realizarse para
disponer de toda la informacin relevante para la evaluacin: tcnico, de mercado,
econmico y anlisis y administracin del riesgo.
El objetivo de cada uno de ellos es proveer informacin para la determinacin de la
viabilidad financiera de la inversin. No se pretende realizar estudios de viabilidad tcnica,
comercial, administrativa, legal u otra, si bien, cuando en cada una de estas reas exista ms
de una alternativa razonablemente viable, si se deber evaluar cul de ellas es la ptima
desde el punto de vista de la racionalidad econmica.
Estudio del Mercado.- Consta bsicamente de la determinacin y cuantificacin de la
demanda y la oferta, el anlisis de los precios y el estudio de la comercializacin.

El objetivo principal de esta investigacin es verificar la posibilidad de penetracin del

producto de un mercado determinado. El investigador del mercado, al final de un estudio
meticuloso y bien realizado podr "palpar" o sufrir el riesgo que se corre y la posibilidad
que habr con la venta de un nuevo artculo o con la existencia de un nuevo competidor en
el mercado.
Estudio Tcnico.- Esta parte del estudio puede subdividirse a su vez en cuatro partes:
1. Determinacin del tamao ptimo de la planta.
2. Determinacin de la localizacin ptima de la planta.
3. Ingeniera del proyecto.
4. Anlisis administrativo.
El tamao tambin depende de los turnos trabajados ya que para un cierto equipo instalado,
la produccin vara directamente de acuerdo con el nmero de turnos que se trabajan.
La localizacin ptima del proyecto es necesario tomar en cuenta no solo los factores
cuantitativos como pueden ser los costos de transporte de materia prima y el producto
terminado sino tambin los factores cualitativos tales como los apoyos fiscales, el clima, la
actitud de la comunidad, etc.
Sobre la ingeniera del proyecto se podra decir que tcnicamente existen diversos procesos
productivos opcionales que son bsicamente los muy automatizados y los manuales. La
eleccin de alguno de ellos depender en gran parte de la disponibilidad de capital que
depender el anlisis y seleccin de los equipos necesarios dada la tecnologa seleccionada,
la distribucin fsica de tales equipos en la planta.
Estudio Econmico.- Sistematizar el capital.
- Determinar los costos iniciales.
- La inversin inicial.
- Depreciacin y Amortizacin.
- Determinar la Tasa de Rendimiento Mnimo Aceptable.
- Clculo de los flujos netos de efectivo.
- Financiamiento.

Evaluacin Econmica.- En los mtodos de evaluacin se toma en cuenta el valor del

dinero a travs del tiempo, como son la Tasa Interna de Rendimiento (TIR) y el Valor
Presente Neto se anotan sus limitaciones de aplicacin y son comparados con mtodos
contables de evaluacin que no toman en cuenta el valor del dinero a travs del tiempo.
Normalmente no se encuentran problemas en relacin con el mercado o la tecnologa
disponible que se emplear en la fabricacin del producto por tanto la decisin de inversin
casi siempre recae en la evaluacin econmica.
Anlisis y Administracin del Riesgo.- Por lo general la ltima parte tratada en el Estudio
de Factibilidad de la Evaluacin Econmica el cual nos presenta un enfoque totalmente
nuevo sobre el riesgo que puede aplicarse en economas inestables a diferencias de otros
enfoques de aplicacin ms restringida. El resultado de una evaluacin econmica
tradicional no permite prever el riesgo de una posible bancarrota a corto o mediano plazo lo
que s es posible con esta perspectiva de anlisis.
Evaluacin Social de proyectos.- La evaluacin social de proyectos persigue medir la
verdadera contribucin de los proyectos al crecimiento econmico del pas. Esta
informacin, por lo tanto, debe ser tomada en cuenta por los encargados de tomar
decisiones para as poder programar las inversiones de una manera que la inversin tenga
su mayor impacto en el producto nacional. Sin embargo, debido a que la evaluacin social
no podr medir todos los costos y beneficios de los proyectos, la decisin final depender
tambin de estas otras consideraciones econmicas, polticas y sociales. Habr proyectos
con altas rentabilidades sociales medidas que a su vez generan otros beneficios que no han
sido posible medir (tales como la belleza); Estos proyectos obviamente debern realizarse.
Habr otros que tienen rentabilidades sociales medidas negativas y que tambin generan
costos sociales intangibles, los que de ninguna manera querrn emprenderse. Sin embargo,
habr casos de proyectos que teniendo rentabilidades sociales medidas positivas generan
costos intangibles, y otros que teniendo rentabilidades medidas negativas inducen
beneficios sociales intangibles. Es en estos ltimos casos donde la evaluacin social del
proyecto tiene una gran utilidad, puesto que ella arroja la informacin que es la ms
pertinente para la toma de decisiones. Por ejemplo, si la evaluacin social de un proyecto
de irrigacin en una zona pobre y fronteriza indica que los costos sociales del proyecto
exceden los beneficios en $x por ao, el encargado de tomar la decisin podr comparar
estas cifras con el beneficio de elevar el nivel de ingreso en esa zona (redistribuir el
ingreso) y disminuir la probabilidad de un conflicto fronterizo. El costo neto financiero del
proyecto, sin embargo, puede ser $y"$x por ao, informacin que es til para el ministerio
de hacienda o banco central, pero no debe influir sobre la decisin de realizar el proyecto.
La evaluacin social de proyectos es as mismo til para el caso de tomar decisiones de
proyectos que significan un drenaje al presupuesto nacional: de proyectos que tienen
rentabilidad privada negativa y que por lo tanto requieren de subsidios para operar.
Por ltimo, la evaluacin social de proyectos es til tambin para el diseo de polticas
econmicas que incentiven o desincentiven la inversin privada. Por ejemplo, si acaso es
cierto que el llamado precio social de la divisa es mayor que el precio fijado por el banco
central a los exportadores, debern buscarse polticas que incentiven al sector exportador y

sustitutivo de importaciones no protegidos; si es cierto que el precio social de la mano de

obra es menor que el salario de mercado, debern buscarse maneras de alentar las industrias
ms intensivas en el uso de la mano de obra y desalentar la importacin y utilizacin de
maquinaria (capital) que la desplaza, etc.
Tanto la evaluacin social como la privada usan criterios similares para estudiar la
viabilidad en un proyecto, aunque difieren en la valoracin de las variables determinantes
de los costos y beneficios que se le asocien. A este respecto, la evaluacin privada trabaja
con el criterio de precios de mercado, mientras que la evaluacin social lo hace con precio
sombra o sociales. Estos ltimos con el objeto de medir el efecto de implementar un
proyecto sobre la comunidad, deben tener en cuenta los efectos indirectos o externalidades
que los proyectos generan sobre el bienestar de la comunidad, como por ejemplo, la
redistribucin de los ingresos o la disminucin ambiental.
De igual forma, hay otras variables que la evaluacin privada incluye y que pueden ser
descartadas en la evaluacin social como el efecto directo de los impuestos, subsidios u
otros que, en relacin con la comunidad, slo corresponden a transferencias de recursos
entre sus miembros.
Los precios privados de los factores se pueden corregir a precios sociales, ya sea por algn
criterio particular a cada proyecto o aplicando los factores de correccin que varios pases
definen para su evaluacin social. Sin embargo, siempre se encontrar que los proyectos
sociales requieren del evaluador la definicin de correcciones de los valores privados a
valores sociales; para ello, el estudio de proyectos considera los costos y beneficios
directos, indirectos e intangibles y adems, las externalidades que producen.
Los beneficios directos se miden por el aumento que el proyecto provocar en el ingreso
nacional mediante la cuantificacin de la venta monetaria de sus productos, donde el precio
social considerado corresponde al precio de mercado ajustado por algn factor que refleje
las distorsiones en el mercado del producto. De igual forma, los costos directos
corresponden a las compras de insumos, donde el precio se corrige tambin por un factor
que incorpore las distorsiones de los mercados de bienes y servicios demandados.
Los costos y beneficios sociales indirectos corresponden a los cambios que provoca la
ejecucin del proyecto en la produccin y consumo de bienes y servicios relacionados con
ste. Por ejemplo los efectos sobre la produccin de los insumos que demande o de los
productos sobre los que podra servir de insumo dependen de la distorsin que exista en los
mercados de los productos afectados por el proyecto.
Los beneficios y costos sociales intangibles, si bien no se pueden cuantificar
monetariamente, deben considerarse cualitativamente en la evaluacin, en consideracin a
los efectos que la implementacin del proyecto que se estudia puede tener sobre el bienestar
de la comunidad. Por ejemplo la conservacin de lugares histricos o los efectos sobre la
distribucin geogrfica de la poblacin.

Son externalidades de un proyecto los efectos positivos y negativos que sobrepasan a la

institucin inversora, tales como la contaminacin ambiental que puede generar el proyecto
o aquellos efectos redistributivos del ingreso que pudiera tener.