Dar Nome Aos Documentos

DAR NOME AOS
DOCUMENTOS
DA TEORIA PRTICA
Ana Maria de Almeida Camargo

Bruno Delmas
Danielle Ardaillon
Helosa Liberalli Bellotto
Johanna W. Smit
Mariano Garca Ruiprez
Srgio Roberto Costa
Sonia Maria Troitio Rodriguez
DAR NOME AOS
DOCUMENTOS
DA TEORIA PRTICA

Bruno Delmas
Danielle Ardaillon
Johanna W. Smit
Srgio Roberto Costa
Ficha tcnica
Coordenao editorial
Instituto Fernando Henrique Cardoso
Grifo Projetos Histricos e Editoriais
Degravao dos debates
Morgane Salamin
Danielle Ardaillon
Traduo do texto de Bruno Delmas
Morgane Salamin
Reviso do texto de Bruno Delmas
Edio dos debates
Ricardo Prado
Reviso
EKD Comunicao e Cultura
Projeto grco e diagramao
Lisia Lemes / Lilemes Comunicao
Este livro pode ser reproduzido livremente em parte ou na sua totalidade, sem
modicaes, para ns no comerciais sob a condio de citar a fonte.
FICHA CATALOGRFICA
Seminrio Dar nome aos documentos: da teoria prtica (2013 : So Paulo)
Dar nome aos documentos: da teoria prtica / apresentao de Danielle
Ardaillon. - So Paulo : Instituto Fernando Henrique Cardoso, 2015.
347 p.
ISBN: 978-85-99588-37-6
Trabalhos apresentados no seminrio realizado em So Paulo, de 24 a 25 de
outubro de 2013, no Instituto Fernando Henrique Cardoso.
1. Arquivologia. 2. Diplomtica. 3. Tipologia Documental. I. Ardaillon, Danielle.
II. Instituto Fernando Henrique Cardoso. III. Ttulo.
CDD: 025.171
CDU: 930.25
Sumrio
08 Apresentao
Danielle Ardaillon
14 Sobre espcies e tipos documentais
32 Por uma Diplomtica contempornea: novas aproximaes
Bruno Delmas
57 Debate com o pblico
67 La denominacin de tipos, series y unidades documentales:
modelos
158 Atribuir nomes a tipos, sries e unidades documentais:
dialogando com Mariano Garcia Ruiprez
200 O discurso eletrnico-digital
Srgio Roberto Costa
238 Gneros textuais emergentes do/no discurso eletrnico
digital: um balano crtico de Srgio Roberto Costa
Johanna W. Smit
272 Uma base terminolgica consensual: limites e possibilidades
286 Sntese dos principais temas e discusses
322 Sobre os autores
Apresentao
Danielle Ardaillon
s textos que se seguem foram apresentados durante o

seminrio Dar nome aos documentos: da teoria prtica,
evidenciando o interesse da Fundao Instituto Fernando
Henrique Cardoso (Fundao iFHC) em contribuir para o
debate sobre as diretrizes tericas e metodolgicas da prtica arquivstica. O evento foi desenhado como uma das atividades do projeto
Acervo Presidente Fernando Henrique Cardoso: Preservao, Catalogao, Digitalizao e Acesso, iniciado no nal de 2010 e concludo
no incio de 2015, com captao autorizada pelo Ministrio da Cultura
(Minc). Alm deste amplo conjunto documental, o acervo detm ainda os arquivos de Ruth Cardoso, Joaquim Ignacio Baptista Cardoso,
Leonidas Cardoso, Sergio Motta e Paulo Renato Souza, esses dois ltimos doados Fundao iFHC recentemente.
A iniciativa no desejava apenas aprimorar conceitos j utilizados para a organizao de arquivos privados de pessoas que ocuparam cargos pblicos, mas aprofundar uma discusso sobre tipologia
documental na era digital. No h prossional da rea, tanto em arquivos quanto em bibliotecas, museus e centros de memria, que no
tenha dvidas e at mesmo alguma diculdade na hora de nomear
Apresentao
adequadamente os documentos. Os que correspondem a atos de carter administrativo e jurdico tm linguagens, suportes, tcnicas de
registro e formatos denidos pela Diplomtica e, portanto, so familiares aos arquivistas. No , porm, o caso daqueles que, gerados por
inmeras outras atividades, no foram sistematizados em repertrios
que pudessem auxiliar os arquivistas na tarefa de nomear, descrever
e tornar acessveis os documentos. E, hoje, as quantidades crescentes de documentos eletrnicos e digitais no mais xados em papel,
como o foram nas ltimas dcadas obrigam os prossionais a buscar uma nominao precisa e a enfrentar frequentemente problemas
conceituais e terminolgicos.
Tomando por base a experincia de organizao do Acervo Presidente Fernando Henrique Cardoso (doravante Acervo), que rene
documentos dos mais diversos e surpreendentes, o Seminrio foi concebido como reunio de especialistas particularmente dedicados s
palavras, porm de reas distintas e com prticas diferenciadas. Tratava-se de debater a questo na perspectiva de estabelecer uma plataforma de entendimento, capaz de responder enxurrada de web-tecnologias, web-nomes e web-escritas. E de frear aquela criatividade
vernacular, nem sempre positiva, dos prossionais desamparados. Foi
o que aconteceu ao longo de dois dias de intenso trabalho.
Este o primeiro e-book e o quarto livro dentre os ttulos
produzidos pela equipe do Acervo sobre questes de Arquivologia.
O sumrio reflete a sequncia das apresentaes e dos comentrios da plateia. No houve interveno nos textos finais dos palestrantes; apenas as notas de rodap e as referncias bibliogrficas
foram objeto de uniformizao. O texto de Bruno Delmas foi traduzido do francs, mas o de Mariano Garca permaneceu na lngua
original. Quanto aos debates, foram editados de modo a permitir
melhor compreenso das opinies e dos argumentos emitidos,
acrescentando-se palavras ou frases entre colchetes para melhor
clareza.
Danielle Ardaillon
Fernando Henrique Cardoso abriu o Seminrio com uma breve

saudao aos participantes e aos especialistas convidados, tanto palestrantes (Ana Maria de Almeida Camargo, professora de Histria da
Faculdade de Filosoa, Letras e Cincias Humanas da Universidade de
So Paulo; Bruno Delmas, professor de Arquivstica Contempornea
da cole Nationale des Chartes, em Paris; Mariano Garca Ruiprez,
diretor do Arquivo Municipal de Toledo, na Espanha; e Srgio Roberto Costa, professor de Lingustica da Universidade Vale do Rio Verde
de Trs Coraes, em Minas Gerais), quanto debatedores (Sonia Maria
Troitio Rodriguez, professora de Arquivologia da Faculdade de Filosoa e Cincias da Universidade Estadual Paulista, campus de Marlia;
Johanna W. Smit, professora de Biblioteconomia e Documentao da
Escola de Comunicaes e Artes da Universidade de So Paulo; e Helosa Liberalli Bellotto, professora do Programa de Ps-Graduao em
Histria Social da Faculdade de Filosoa, Letras e Cincias Humanas
da Universidade de So Paulo).
Em Sobre espcies e tipos documentais, Ana Maria Camargo traa
um panorama da diversidade de linguagens encontradas no Acervo e
dos problemas enfrentados pela equipe de arquivistas para identicar
os documentos, notadamente os objetos ofertados ao presidente da
Repblica.
Quase duas dcadas depois de publicar o Manifesto por uma
Diplomtica contempornea, Bruno Delmas, em Por uma Diplomtica contempornea: novas aproximaes, revisita o confronto entre as
categorias tradicionais da Diplomtica e os documentos produzidos
em meio eletrnico e digital. O documento digital desenvolve-se concorrentemente com os documentos em suporte-papel e essas duas
formas interagem entre si, o que o leva a postular a necessidade de
desdobrar a Diplomtica em duas (para os documentos digitais e para
os documentos analgicos) e a repensar a disciplina no contexto dos
usos do mundo contemporneo, conrmando nossa preocupao
como arquivistas e pesquisadores.
10
Apresentao
Em La denominacin de tipos, series y unidades documentales: modelos, Mariano Garca oferece uma detalhada descrio histrica da
prtica arquivstica de sua regio. Retoma o incio do uso do termo
tipo documental na Espanha, nos anos 1960, e relata, no sem uma
certa ironia, a complexidade da denio de tal termo no reino espanhol. A partir de 2000, com a publicao da Norma Geral Internacional
de Descrio Arquivstica a ISAD(G), apareceram a Norma Espaola
de Descripcin Archivstica (NEDA) e, sucessivamente, as adaptaes
regionais: Norma de Descripcin Archivstica de Catalua (NODAC) e
Norma Galega de Descripcin Archivstica (NOGADA). Para quem busca
uma plataforma de entendimento para denies bsicas, a experincia
espanhola bastante sugestiva...
Ao comentar as consideraes de Mariano Garca Ruiprez, Sonia Troitio pondera que as normas so necessrias, na medida em
que estimulam o rigor metodolgico. Arma, no entanto, que elas
podem ocasionar certa morosidade na descrio dos documentos, e
no dispensam a experincia adquirida ao longo dos anos na busca e
escolha do conceito correto.
Ao elencar os Gneros textuais emergentes do/no discurso eletrnico-digital: um balano crtico, Srgio Costa mergulha a audincia
no mundo novo da cibercultura, de um novo cdigo discursivo e de
uma linguagem essencialmente multissemitica/multimodal. Interessante, sim, mas foi um susto! Isso porque, pelo que sei, o foco do
mundo dos arquivos no o da informao nem o da comunicao,
mas o da comprovao do contexto de origem do documento. A polmica terica estava posta na mesa.
O comentrio de Johanna Smit props uma tentativa de sistematizao deste universo to multifacetado, numa tica arquivstica. Com muita clareza e passo a passo, mostrou sua convico
de que documento arquivstico documento arquivstico, independentemente de suporte ou tecnologia. Muito sabiamente, quanto
predominncia do webwriting em ingls, prope correr o risco de
11
Danielle Ardaillon
usar duas lnguas. E conclui, citando termos de Srgio Costa: a carnavalizao discursiva na literatura, na poesia e na web tima, criativa,
dinmica, mas, nos arquivos, um problema.
Consciente do problema como consequncia de uma larga
prtica arquivstica, Helosa Bellotto retoma as propostas de cada palestrante, deixando claro que Uma base terminolgica consensual ter
sem dvida limites: suas possibilidades residem na construo de consenso a partir de um trabalho prtico, fruto de discusses ao redor de
documentos novos, recentes ou estranhos.
Como antroploga, sinto-me curiosa frente ao mundo arquivstico. Mas como pesquisadora afeita anlise do discurso, a nuvem
de palavras, conceitos, denominaes possveis e nomes proibidos levantada pelo Seminrio me encantou, assim como o af em car horas
no encalo da palavra certa e do rigor para nomear os documentos.
Espero que sintam o mesmo!
Danielle Ardaillon, curadora do Acervo

e organizadora da edio
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13
1
PALESTRA
Sobre espcies e
tipos documentais
nomeao adequada dos documentos, para ns de organizao e descrio dos arquivos, tem sido bastante negligenciada. Na medida em que a prpria disciplina arquivstica se
fundamenta nas prticas administrativas dos organismos
pblicos, em que predominam as aes sequenciais e seu correlato
documental - os processos -, observa-se entre ns um curioso fenmeno: muitos prossionais se eximem de identic-los, na suposio de
que, sendo todos da mesma espcie, basta reconhec-los pela funo
que cumprem ou pelo assunto de que tratam. o que se observa na
maioria das tabelas de temporalidade vigentes1 e tambm, por razes
diversas, nos instrumentos de pesquisa que, seguindo risca normas
feitas imagem e semelhana do que se pratica com livros, registram
o ttulo do documento.
As reexes com que introduzimos o tema deste seminrio tomaram por base a experincia da Fundao Instituto Fernando Henrique
1
Tais tabelas ostentam ainda o agravante de colocar no mesmo patamar, sem diferenci-los, tipos documentais, assuntos e elementos estruturais e/ou funcionais do
rgo produtor.
Sobre espcies e tipos documentais
Cardoso, cujo acervo sucientemente complexo para ilustr-lo. Aqui

se encontram no apenas documentos originrios do Gabinete Pessoal do
presidente Fernando Henrique Cardoso2, acumulados durante seus
dois mandatos, mas aqueles que reetem as atividades que desenvolveu antes e depois desse perodo. Temos tambm o arquivo de Ruth
Cardoso, que abarca, em meio a documentos relacionados com sua
vida prossional e familiar, material originrio do programa Comunidade Solidria, que dirigiu, na condio de primeira-dama, entre 1995
e 2002. No processo de descrio desses documentos, com a perspectiva de alimentar a base de dados que d acesso cpia digital de cada
um, a identicao de espcies e tipos revestiu-se sempre de grande
importncia, apesar das diculdades enfrentadas.
Os exemplos que selecionamos envolvem os conceitos de suporte, tcnica de registro, formato e gnero, responsveis por boa
parte dos equvocos observados na nomeao dos documentos. Envolvem tambm aqueles que, longe de exprimir relaes jurdicas institucionalmente necessrias e consagradas3, como ocorre no mbito
do servio pblico, constituem veculo de relaes informais, sem regras ou frmulas rgidas.
O sentido de determinados objetos, no arquivo, depende exclusivamente dos elementos textuais que lhes so associados e que,
de algum modo, remetem para seu contexto de origem. Vale lembrar
2 A legislao brasileira em vigor reconhece o interesse pblico do material reunido
nos gabinetes pessoais da Presidncia da Repblica; coloca-os, no entanto, na condio
de documentos privados. O organismo responsvel pela assistncia direta e imediata
do presidente no desempenho de suas funes: alm de coordenar as atividades rotineiras da agenda presidencial, planeja visitas e viagens no Brasil e no exterior; fornece
subsdios para reunies, audincias, despachos e outros compromissos ociais; cuida
do cerimonial; e controla mensagens e objetos que lhe so destinados.
3 Luciana Duranti (1996, p. 49) diferencia os atos que so contemplados pelo conjunto de regras, escritas ou no, em que se baseia o sistema legal de uma sociedade (e aos
quais chama de juridicamente relevantes) daqueles que, embora adotados pelo grupo
social, no produzem consequncias no mbito do sistema vigente (e so, por isso mesmo, considerados juridicamente irrelevantes).
15
que os documentos de arquivo so, por excelncia, do gnero textual4, ou seja, utilizam linguagem escrita para viabilizar certas aes e, a
posteriori, para provar que essas mesmas aes
se realizaram. O recurso a frmulas e convenes refora tal funcionalidade, reduzindo
a margem de ambiguidade que, anal, todo
texto escrito comporta. Quando os documentos se apresentam desprovidos de linguagem,
como o caso de certos objetos que, dentro
dos arquivos, so equivocadamente chamados
de tridimensionais5, difcil nome-los e compreender seu sentido.
O objeto aqui reproduzido, confeccionado em bambu, foi oferecido ao presidente
Fernando Henrique Cardoso em Braslia, 1998,
por Herbert Meneses Coronado, embaixador da
Guatemala no Brasil. De acordo com sua estrita
funcionalidade - critrio, alis, que deve sempre
predominar na abordagem arquivstica -, podera-
Ampliar
Pau-de-chuva instrumento
de percusso que imita
o som da chuva. Feito de
bambu ou de embaba,
comum a vrias culturas.
Alguns estudiosos atribuem
sua origem, na Amrica
do Sul, aos primitivos
habitantes das orestas e
montanhas do Chile.
4
Ainda que no desfrute de consenso na literatura arquivstica nacional, em que
aparece por vezes indevidamente associado a suporte e formato, como ocorre no Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica (2005), o conceito de gnero refere-se ao
sistema de signos utilizado no documento. , portanto, mais restrito do que aquele
adotado na rea da Lingustica Aplicada. No Dicionrio de gneros textuais (2012), de
Srgio Roberto Costa, por exemplo, o termo empregado para designar espcies e
tipos documentais escritos e orais.
5 A tridimensionalidade atributo tambm dos mais tnues suportes, como o papel
e a pelcula de acetato (lme). Seria prefervel design-los como o fazem os bibliotecrios, que aplicam a palavra latina realia tanto aos objetos coletados na natureza quanto
aos fabricados pelo homem, artesanal ou industrialmente. O Dicionrio de Biblioteconomia e Arquivologia, de Murilo Bastos da Cunha e Cordlia Robalinho de Oliveira Cavalcanti (2008), registra o termo j grafado em portugus (relia), com o sentido de
objetos e coisas que existem de fato, isto , que no so rplicas ou representaes.
Ver, a respeito, CAMARGO (2011).
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mos cham-lo simplesmente de presente; foi nessa condio, anal, e

a ttulo de homenagem, que a pea ingressou no acervo. O termo, no
entanto, por demais genrico, e serviria para designar uma variedade muito grande de objetos que resultam de aes corriqueiras entre
titulares de altos cargos pblicos. Foi preciso, portanto, encontrar a
nomenclatura exata do objeto - pau-de-chuva - para, em seguida, coloc-lo no contexto que justica sua presena no arquivo - a homenagem prestada ao presidente.
Se a abordagem contextual coloca no mesmo patamar, para os
arquivistas, documentos de natureza diversa (inclusive aqueles que,
por tradio e em razo de seu formato, so sempre encaminhados
para bibliotecas e museus), no os isenta da difcil tarefa de identic-los. Trata-se aqui, na verdade, de desao
similar ao que enfrentam os curadores de museus: identicar cada objeto e os nomes pelos
quais foram e so conhecidos. Tal tarefa supe,
como bem assinalou Bergeron (1996), um mnimo de padronizao, sobretudo quando se tem
a perspectiva de compartilhamento de bases
de dados6.
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Pedra que manifestantes
da CUT (Central nica dos
Trabalhadores) atiraram na
comitiva presidencial que
visitava Campina Grande,
na Paraba, em 19 de maio
de 1995.
Outro exemplo interessante o da pedra

que se encontra no arquivo de Fernando Henrique Cardoso. A iniciativa de guard-la deve-se
ao chefe de gabinete, que a ela anexou mensagem explicativa.
Revestido de sentido simblico, o objeto
pode ser descrito de modo genrico, sem levar
em conta suas qualidades de mineral ou rocha,
6 Um bom exemplo de iniciativa nesse sentido o da Canadian Heritage Information

Network, responsvel, hoje, pela Nomenclature 3.0 for Museum Cataloging. Third Edition of Robert G. Chenhalls System for Classifying Man-Made Objects, cuja ltima verso de 2013. No Brasil, o importante Thesaurus para acervos museolgicos, de Helena
Dodd Ferrez e Maria Helena S. Bianchini (1987), ainda est espera de atualizao.
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mais apropriadas para um museu de cincias da

natureza. A pedra no passa de suporte mnemnico para algo que lhe exterior. Seus atributos intrnsecos - forma geomtrica, peso,
cor, textura, dureza7 - no lhe conferem, no
arquivo em que foi preservada, nenhum valor
referencial. Para que isso acontecesse, ou seja,
para que a pedra assumisse o estatuto de documento (ainda que simblico), foi necessrio
preservar seu vnculo com o referido bilhete,
esclarecedor da situao em que ambos - objeto e texto - ganharam sentido8.
H documentos que so facilmente identicados, na medida em que explicitam sua espcie e ostentam uma estrutura que pouco se
altera com o passar do tempo. Os recibos, como
o que foi passado pela Embralme a entidades
que, sob a coordenao de Ruth Cardoso, atuaram junto a grupos da periferia de So Paulo, na
dcada de 1980, so um bom exemplo. De acordo com padro usado tanto na administrao
pblica quanto na esfera privada, o recibo est
disponvel, como avulso ou bloco talonado, em
qualquer papelaria.
Os documentos textuais deixam entrever, quase sempre, suas caractersticas funcionais. Obedientes a padres, apresentam re7 Nenhum atributo de sentido imanente, como arma
Ulpiano Bezerra de Meneses (1998). O objeto, nesse caso,
tem carter meramente gurativo.
8 Os objetos como elementos intermedirios de relaes
sociais diversas so discutidos por Grard Lenclud (2007).
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Mensagem de Xico Graziano
(Francisco Graziano Neto),
ento chefe do Gabinete
Pessoal do presidente
Fernando Henrique
Cardoso, ao Servio de
Documentao Histrica da
Presidncia da Repblica,
em 22 de maio de 1995.
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Recibo de pagamento do
Cedac (Centro de Educao
e Documentao para Ao
Comunitria) e Cecone
(Centro Comunitrio
Negro) Embralme, pela
exibio de Ladres de
cinema eNa boca do mundo.
Documento do fundo
Ruth Cardoso.
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gularidades formais que correspondem, como

armou Bearman (2011), a regularidades de
contedo. No exemplo ao lado, reconhecemos
de imediato o cardpio, entendido como relao das iguarias disponveis para consumo em
restaurantes, banquetes, jantares de gala etc.
Vislumbramos tambm, sem problemas, o contexto em que foi produzido. A nica dvida que
o documento pode suscitar quanto maneira
de design-lo: ementa (como preferem os portugueses), menu ( moda francesa) ou cardpio?
Apesar das remissivas registradas no glossrio de documentos que elaboramos ao longo do

trabalho de organizao do acervo da Fundao,
optamos quase sempre pelas palavras e expresses em portugus: prospecto, em lugar de folder;
lista, em lugar de checklist; noticirio, em lugar de
clipping; currculo, em lugar de curriculum vitae; carAmpliar
taz de divulgao, em lugar de pster; programa
Cardpio de banquete
de entrevistas, em lugar de talk show; artigo ou
oferecido ao presidente
Fernando Henrique
comunicao, em lugar de paper; visto de trabalho,
Cardoso e a Ruth Cardoso
em lugar de work permit. Os vocbulos estrangeino Palcio da Ajuda, em
Portugal (1995).
ros s so consignados como termos preferenciais, no glossrio, quando ainda no dispem de
equivalente satisfatrio em lngua portuguesa.
o caso, na rea de comunicao, de brieng (conjunto de informaes
passadas aos jornalistas a respeito de um fato ou acontecimento), jingle
(mensagem publicitria musicada, com estribilho simples e de curta durao), making of (registro do processo de criao e desenvolvimento de
determinado trabalho de comunicao, incluindo cenas de bastidores, reunies e todo tipo de material bruto) e release (conjunto de informaes
previamente preparadas por equipes de divulgao de rgos pblicos ou
empresas, para distribuio imprensa escrita, falada e televisada).
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Material de campanha utilizado nas eleies municipais de So Paulo, em 1985.
Button, pin e broche como se costuma denominar os objetos

que aparecem acima. O que dispe de nome com graa em portugus distingue-se dos dois primeiros por ter, no verso, uma presilha
similar que se encontra em joia ou bijuteria. Todos eles, no entanto,
cumprem a mesma funo e tm as mesmas caractersticas formais:
so instrumentos de propaganda poltica e podem ser aplicados a diferentes peas do vesturio.
A palavra que escolhemos para designar tal modalidade de material
de campanha - distintivo - no leva em conta as inmeras variaes que
seus fabricantes introduziram no mercado e substitui, em nosso glossrio,
alnete, alnete de lapela, braadeira, broche, button, escudo e pin.
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Caderno de enquete utilizado para o registro de opinies de Fernando Henrique Cardoso,

Clio Benevides de Carvalho, Luiz Carlos da Costa e Luiz Ventura, quando alunos do Colgio
So Paulo (1945-1948).
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A persistncia de certos hbitos permite reconhecer documentos que, primeira vista, no revelam seu sentido. Nas imagens acima,
o que poderia ser uma agenda, no fossem as datas riscadas, serve de
suporte a inmeras perguntas, cada qual submetida a pessoas diferentes. Trata-se de antiga prtica entre colegas de escola, que elaboram e fazem circular caderno em que deixam registradas suas ideias e
preferncias a respeito de mltiplos assuntos.
Os nomes variam: caderno de enquete, caderno de perguntas,
caderno de opinies, questionrio. A enquete, entre colegas do arquivo de Fernando Henrique Cardoso distingue-se dos seus congneres
pela seriedade dos temas tratados. Mas a prtica de dar voz aos colegas
e amigos, sobretudo para abordar temas tpicos da adolescncia, sobrevive tanto em suporte-papel quanto em meio eletrnico. Hoje em
dia h aplicativos especialmente desenvolvidos para promover enquete
entre os jovens. Resta saber se, cumprindo a mesma funo que o caderno, sua verso online continuar a receber o mesmo nome9.
semelhana do caderno, a congurao fsica de determinados suportes - ou o formato, como conceituam os arquivistas - incorpora-se ao nome de alguns tipos documentais. Livro-caixa, cha de
consulta, carteira de motorista, cdula de identidade e folha corrida
so exemplos desse fenmeno.
9 Um dos casos mais interessantes de sobrevivncia do nome original o do telegrama, termo associado ao meio de transmisso. Ao invs de ser rebatizado, por ter perdido as caractersticas que lhe foram impostas pelo uso do telgrafo, manteve o nome,
ajustando-o a outros meios: a telefonia (telegrama fonado) e as redes de computadores
(telegrama via internet).
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O livro-objeto, que se apresenta como experimento formal, de carter artstico, foi oferecido ao presidente Fernando Henrique Cardoso na inaugurao da 21a Festa Nacional da Uva,
em Caxias do Sul (RS), em 23 de fevereiro de 1996.
A obra acima, cujo ttulo A Amrica que ns zemos, foi confeccionada em couro, madeira, metal e tecido. Parece livro, mas na
verdade o objeto artstico idealizado por Beatriz Balen Susin para
representar o tema da Festa da Uva no ano de 1996. Tambm conhecido como livro de artista, o livro-objeto costuma ser produzido
em pequena escala, quando no exemplar nico. Sua ambiguidade
consiste em estender o campo literrio, tradicionalmente simbolizado
pelo livro, em direo ao das artes plsticas.
Nesta imagem h outro tipo
de ambiguidade. So dois documentos num s: tabela de jogos
(relao das partidas de um campeonato esportivo, com suas respectivas datas) e paneto (texto
de propaganda eleitoral impresso
em folha avulsa, com informaes
22
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Tabela de jogos como suporte de
propaganda poltica.
sucintas sobre determinado candidato). Os eventos que lhes servem

de contexto tambm so dois, ambos ocorridos em 1986: a Copa do
Mundo, no Mxico, e a candidatura de Fernando Henrique Cardoso
ao Senado, no Brasil. No processo descritivo adotado, nossa escolha
recaiu, de modo pragmtico, sobre a segunda opo tanto dos documentos quanto dos contextos que os justicam.
A sobreposio de tipos documentais bastante comum entre ns, sobretudo em situaes de campanha poltica, quando uma
gama variadssima de adereos, peas de vesturio e utenslios serve
para angariar votos. Mas ocorre tambm, com igual intensidade, nos
processos de propaganda cujo propsito enaltecer produtos, servios, marcas e conceitos, com ns ideolgicos ou comerciais.
Igualmente ambguos so
os documentos que, apesar de sua
estrutura convencional, so registrados em suporte distinto do
papel. No teria cabimento consider-los realia apenas em razo do
Ampliar
material em que foram gravadas
Diploma de honraria concedida ao presidente
as informaes que lhes do sentiFernando Henrique Cardoso pela Prefeitura
do. A Comenda Coronel Esperidio
Municipal de Arapiraca (AL), em 1998.
Rodrigues, com que foi agraciado
o presidente, certicada por espcie em metal, aplicada em base de
acrlico. Trata-se de documento do gnero textual, como tantos outros, e de diploma, que ttulo pelo qual se confere cargo, dignidade,
habilitao ou procincia a uma pessoa. A solenidade do suporte no
pode obscurecer a natureza do documento, cuja linguagem e frmula
no deixam margem a dvidas.
pequena imagem que representa a gura de um santo qualquer d-se o nome de santinho. Sua presena, nos arquivos, sugere, em primeiro lugar, prtica religiosa e devocional. Mas h outras
funes explicitamente associadas imagem do santo, nos rituais
23
catlicos: a celebrao da primeira comunho

(como no exemplo ao lado, retirado do fundo
Ruth Cardoso), do batismo, da missa fnebre,
das bodas de casamento... De acordo com tais
funes a imagem do santo pode ceder lugar
a smbolos religiosos (cruz, clice, peixe, folha
de palmeira etc.), a pensamentos e oraes, a
dados biogrcos e retratos das pessoas homenageadas. As derivaes possveis no afetam a espcie documental, que continua a ser
identicada como santinho.
Ampliar
A mesma palavra, desta feita por analogia, extravasa o territrio das celebraes de
carter espiritual e recai sobre a vida poltica.
Utilizado por Fernando Henrique Cardoso
na campanha pela Prefeitura de So Paulo, em
1985, o santinho passa a ter uma segunda denio em nosso glossrio. Trata-se agora de pequeno prospecto de propaganda eleitoral, com
retrato e nmero de candidato a cargo pblico.
Ampliar
Santinho de primeira
comunho.
Se a polissemia de certas palavras pode

nos confundir, no processo de dar nome aos
documentos, preciso estabelecer com bastante rigor as diferenas de uso dos termos
iguais. Vejamos outro exemplo emblemtico.
A palavra apresentao remete, em primeiro lugar, ao de apresentar, ou seja, ao
ato de dar a conhecer, mostrar, expor ou exibir algo a uma ou mais pessoas. Mas a palavra
pode assumir tambm o sentido de algo que
se materializa sob a forma de documento. o
que ocorre com a carta de apresentao, men24
Ampliar
Santinho de propaganda
poltica.
sagem escrita pela qual se recomenda algum para a ocupao de um

cargo, ou ainda com a carta de pedido de apresentao, com signicado similar. O acervo da Fundao possui tambm o que convencionamos chamar de apresentao de obra. Trata-se de texto destinado a
integrar obra de carter cientco, tcnico, literrio ou artstico, com
comentrios que justicam sua publicao e lhe confere importncia. A expresso substitui, nesse caso, termos equivalentes, como
antembulo, antelquio, introduo, orelha de livro, posfcio, prembulo, prefcio. H ainda uma terceira espcie documental a que se
d o nome de apresentao: o conjunto de quadros sinpticos criados em PowerPoint ou software equivalente. Essa espcie est hoje
to difundida que muitas instituies lhe do preferncia para ns de
publicao em anais, em lugar do texto expandido ou completo da
comunicao submetida ao evento.
Nem todos os manuscritos encontrados num arquivo pessoal
constituem estgios anteriores de um texto cuja verso nal foi publicada ou se destinava a publicao. Quando podemos ligar o rascunho ao
discurso, ao artigo, ao ensaio, carta, ao relatrio ou tese, trabalhamos
com o conceito arquivstico de forma, ou seja, identicamos as etapas de
preparao e transmisso do documento. s vezes impossvel estabelecer nexos de sentido entre tais manuscritos e as
diferentes atividades a que se dedicou o titular do
arquivo, especialmente quando se trata de anotaes informais, marcadas pela espontaneidade.
Ampliar
Apontamentos de
pesquisa feitos por Ruth
Cardoso, sem data.
Tais documentos foram chamados de

apontamentos, e denidos como registro informal do que foi lido, ouvido, observado ou pensado, para eventual uso posterior. Ainda que as
anotaes se apresentem de modo esquemtico,
com frases curtas e palavras-chave, como no documento acima, possvel lig-lo aos estudos e s
pesquisas de Ruth Cardoso sobre marginalidade.
25
Poderamos ainda estender

nossa amostra, de modo a abarcar
problemas relacionados com documentos audiovisuais, sonoros e
iconogrcos. No livro Tempo e circunstncia (2007), em que os proAmpliar
cedimentos metodolgicos adotados na organizao do acervo
Um presente de Amazonino Mendes,
governador do Amazonas, ao presidente
foram amplamente discutidos, os
Fernando Henrique Cardoso, em 1996.
gneros no textuais mereceram
ateno especial. Uma certa hierarquia foi estabelecida entre eles, cando os audiovisuais em lugar
privilegiado quanto a seu potencial discursivo e prpria dimenso
temporal que, mal ou bem, est presente na imagem sonorizada em
movimento, favorecendo uma relao analgica do documento com
seu referente. No outro extremo, e sem dispor de repertrio tipolgico mnimo10, os documentos iconogrcos so os que no podem, de
modo algum, prescindir de elementos contextuais.
O documento com que encerramos esse painel introdutrio rene, na mesma moldura, itens distintos, mesclando imagens e textos
que compem, no mbito da trajetria de Fernando Henrique Cardoso, um sentido peculiar.
Os retratos de Thomas Jeerson e James Madison, com os respectivos dados biogrcos, cam nas laterais do texto assinado por
ambos, cuja centralidade, na composio, no deixa dvidas quanto
10 Ao contrrio da documentao audiovisual e da sonora, que admitem similaridade
maior com os textos, os produtos da fotograa constituem um repertrio restrito de
espcies, obrigando ao uso de mecanismos especcos de identicao. Na p. 103 de
Tempo e circunstncia, reconhecemos a diculdade de identicar o tipo documental iconogrco por analogia com o textual, apontando como exemplo o discurso de agradecimento: quer tenha sido transcrito, lmado ou gravado, isto , quer se apresente como
gnero textual, audiovisual ou sonoro, o tipo documental pode ser identicado como
discurso de agradecimento. Se o ato de discursar foi fotografado, no entanto, jamais
poderamos chamar as imagens produzidas de discurso de agradecimento.
26
importncia a ele atribuda. A condio formal do texto revela ainda

que se trata de formulrio impresso, com campos preenchidos mo,
selado e rmado pelo presidente dos Estados Unidos da Amrica e
seu secretrio de Estado.
A traduo do documento, abaixo transcrita, permite deni-lo
como termo de doao de terra ao tenente James Barnett, datado da
cidade de Washington, em 17 de fevereiro de 1809. Trata-se de documento emanado do poder pblico, com os correspondentes sinais
de validao, destinado a comprovar, junto ao benecirio, o direito
terra que lhe foi concedida por mritos militares.
THOMAS JEFFERSON, Presidente dos Estados Unidos da

Amrica
A QUEM INTERESSAR, DECLARA:
Assim, que de acordo com a lei do Congresso datada do primeiro dia de janeiro de 1796, intitulada Uma lei para regulamentar as doaes de terras destinadas a usos militares e
sociedade dos Irmos Unidos para a evangelizao dos nocristos ou judeus; e com vrias leis suplementares, datadas
do segundo dia de maro de 1799, do dcimo primeiro dia de
fevereiro e do primeiro dia de maro de 1800, e do terceiro
dia de maro de 1803, foram doadas a James Barnett, tenente do ltimo exrcito dos Estados Unidos, em considerao aos
seus servios militares, duas reas de terra de 40,47 hectares
(100 acres) cada uma, sendo Lotes nmero Sete e Oito, no Terceiro setor da Nona circunscrio, na Oitava parte da rea destinada a uso militar, medidas e localizadas em cumprimento
dos atos citados acima. Para ter e guardar a rea de terra
descrita em suas partes, pelo dito James Barnett e seus herdeiros e designados, para sempre, sujeita s condies, restries e determinaes contidas nas leis supracitadas.
27
Dando f, o dito Thomas Jeerson, Presidente dos Estados

Unidos, determinou que fosse aposto o selo dos Estados Unidos e assinado de prprio punho na cidade de Washington,
no dcimo stimo dia de fevereiro do ano de nosso Senhor
1809 e trigsimo terceiro da Independncia dos Estados Unidos da Amrica.
PELO PRESIDENTE, Thomas Jeerson
James Madison, Secretrio de Estado
Mesmo que no se conheam os tipos documentais norte-americanos do incio do sculo XIX, podemos com facilidade identicar sua
funcionalidade original (a concesso de terras, como prerrogativa do
poder pblico) e a rea de jurisdio em que foi acumulado (a esfera privada, como prova de direito nominal). Podemos inferir tambm
que, em algum momento de sua vida de quase duzentos anos, o documento saiu das mos de James Barnett ou das de seus herdeiros,
onde cumpria a funo de legitimar um bem patrimonial, para ganhar
o estatuto de objeto histrico e merecer os frisos dourados que o cercam na moldura. A metamorfose ntida, e o documento, que no
deixou de ser o que foi desde o incio (um termo de doao de terra),
passou a valer pelas assinaturas de dois personagens de indiscutvel
relevncia na histria da Amrica do Norte. Transformou-se, portanto, num artefato novo, de valor simblico, que tornou indissolveis os
elementos emoldurados (termo de doao, retratos, legendas, passe
-partout). Foi nessa condio que entrou, em 1996, no arquivo de Fernando Henrique Cardoso, graas iniciativa de Amazonino Mendes.
Como nome-lo, ento, de modo a conciliar os atributos especcos adquiridos ao longo do tempo, de um lado, e o contexto de
seu ingresso no acervo, de outro? Chegamos ao termo autgrafo, entendido como manuscrito original de autor ou personagem clebre.
A denio passou a gurar no glossrio com as ressalvas: aplica-se a
28
documento de qualquer espcie cuja presena no arquivo se justica

em razo da importncia de quem o assina ou subscreve; e pode designar tambm a assinatura isolada, precedida ou no de dedicatria.
Temos plena conscincia de que h muito ainda que caminhar,
antes de atingir a plataforma de entendimento a que este seminrio
almeja. Que os exemplos aqui apresentados sirvam de ponto de partida e estmulo para nossas discusses.
REFERNCIAS
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29
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30
2
PALESTRA
Por uma Diplomtica

contempornea:
novas aproximaes
Bruno Delmas
or que ter escolhido este tema para a apresentao? Porque

a questo do nome e da denio dos documentos est no
cerne da Diplomtica. Tenho tambm trs razes de ordem
pessoal:
h 40 anos, comecei a ensinar Diplomtica contempornea;

h quase 20 anos, publiquei um manifesto por uma Diplomtica contempornea;
e, hoje, nos defrontamos com documentos digitais.
Qual a conexo entre essas trs datas, esses trs momentos?

Eles denem as etapas de uma mesma histria; e essa a histria
que eu gostaria de evocar neste momento para chegar s questes
atuais. tambm, confesso, um pouco de ego-histria, como se costuma dizer entre historiadores. Est na moda, no momento, na Frana,
e peo-lhes desculpas pela parte de imodstia que isso implica. Mas
Por uma Diplomtica contempornea: novas aproximaes
, sobretudo, um testemunho que quero trazer. Em primeiro lugar,

lembrar as origens e a evoluo da disciplina ao longo do tempo e o
que podem nos ensinar; ver tambm em que consiste realmente o
fenmeno da digitalizao; e, nalmente, considerar os caminhos de
uma Diplomtica digital.
Como de praxe, temos que comear por uma denio. O que
a Diplomtica? A Diplomtica a cincia que estuda os documentos de arquivo propriamente ditos, em sua condio de documentos a
partir de sua elaborao, sua forma e sua transmisso, para julgar sua
autenticidade e considerar seu valor de testemunho e de informao.
O documento em si, isto , no o seu contedo, mas o que ns no
olhamos nem buscamos ao consultar um documento. Portanto, o documento como documento.
1. Quais so as origens da Diplomtica?

Vamos ver quais so as origens da Diplomtica, a seguir, da Diplomtica contempornea; e, nalmente, quais so as caractersticas
desta ltima.
1.1 Quais so as circunstncias da criao

da Diplomtica contempornea?
Para os historiadores e para os arquivistas, a Diplomtica uma
disciplina criada por um monge beneditino, dom Jean Mabillon, monge
da abadia de Saint-Germain-des-Prs, em Paris, por ocasio de uma controvrsia com o jesuta Daniel van Papenbroeck, no nal do sculo XVII.
A polmica se deu sobre a autenticidade de um diploma de doao merovngio, guardado nos arquivos da abadia de Saint-Denis, perto de Paris.
Aps profundos estudos sistemticos de documentos solenes
da Alta Idade Mdia, Mabillon deniu, nessa ocasio, um mtodo de
33
Bruno Delmas
estudo e de anlise de atos reais (De re Diplomatica, 1682) que permitia demonstrar se esses atos eram autnticos ou falsos. Depois, em
meados do sculo XVIII, o mtodo foi estendido por dois eruditos beneditinos, dom Tassin e dom Toustain, aos atos ociais e, sucessivamente, a todos os documentos das instituies da Idade Mdia, no
mais como objetivo de prova jurdica, mas tanto de erudio histrica,
quanto de uma Diplomtica prtica de classicao, de conservao e
de inventrio. Passamos assim da crtica de atos reais autnticos para
o reconhecimento da presuno de autenticidade dos documentos
administrativos.
Do mesmo modo, os diplomatistas medievalistas desenvolveram estudos sobre a tradio (dos originais e das cpias, mobilizando a
paleograa, a cronologia etc.), a forma (estudos dos suportes, escritas,
estilos e frmulas) e a gnese dentro do funcionamento das secretarias, com o objetivo de fazer edies crticas de documentos. No entanto, os historiadores das pocas posteriores ao Renascimento tiveram
pouco interesse pela Diplomtica dos documentos de arquivos da era
moderna, os quais, entretanto, comeavam a proliferar. Esses documentos no apresentavam os mesmos problemas de autenticidade e
no mobilizavam os mesmos recursos de aparato crtico. Citemos entre
as excees, na Frana, Georges Tessier (1962) e, na Espanha, a grande
arquivista Vicenta Corts Alonso (1979), que tinha se interessado pela
Diplomtica dos documentos da Amrica Latina Espanhola.
No decorrer dos anos 1960, os pases mais desenvolvidos foram
confrontados com o fenmeno da exploso documental, consequncia do novo mpeto da sociedade industrial, aps a Segunda Guerra
Mundial. Vimos a proliferao de novos documentos e de cpias produzidos desde o sculo XIX, por mquinas cada vez mais diversicadas,
notadamente informticas; de documentos redundantes e documentos intermedirios, de uso efmero, produzidos por meio de procedimentos administrativos, cada vez mais longos. O principal problema
resultante dessa evoluo surgiu de maneira diferente na Amrica do
34
Norte e na Europa. Na Amrica do Norte anglfona, regida pela Common Law e mais avanada no uso da informtica, a questo crucial era
a da prova legal (forensic). Foi a via que Luciana Duranti (1989, p. 12)
desenvolveu com o seu programa. O interesse de Duranti por documentos eletrnicos comeou no decorrer de seus estudos arquivsticos: sua anlise compreensiva objetivava os desaos apresentados s
instituies arquivsticas pelo aumento da produo de documentos
eletrnicos nas reparties pblicas. Entretanto, quando ela veio para
a Amrica do Norte, sua investigao incidiu sobre documentos eletrnicos quando entendeu que teria que ensinar prxima gerao
de arquivistas a lidar com o novo mundo da comunicao eletrnica.
A pesquisa de Duranti consistiu, primeiro, em testar a validade dos
conceitos, dos princpios e dos mtodos para adquirir e manter o controle de registros eletrnicos. A pesquisa teve tambm o propsito de
encontrar solues para as questes que no fossem especcas de
um contexto sociocultural e jurdico, mas que pudessem ser aplicadas
universalmente.
Na Europa, os rgo administrativos e os arquivos estavam sobrecarregados, o principal problema dos servios de arquivos j no
era mais o da autenticidade dos documentos, uma vez que todos
eles tinham uma presuno de autenticidade, nem tampouco era o
problema da edio crtica de textos raros, mas o da destinao, para
conservar os documentos essenciais prova e ao conhecimento, e o
problema da criao de instrumentos de pesquisa mais cientcos.
At ento, a Diplomtica era o campo de atuao de especialistas medievalistas que tinham muito a fazer com a massa de documentos medievais, contados em dezenas de quilmetros s na Frana. Por causa
dos seus conhecimentos em Diplomtica medieval, eles conseguiam
abordar intuitivamente os problemas da Diplomtica contempornea
e resolver as questes sem a necessidade de formao especial.
Em 1973, eu estava em misso na Universidade de Dakar, onde
a UNESCO tinha decidido fundar uma escola de arquivistas para as
35
Bruno Delmas
administraes de todos os Estados da frica francfona. Os documentos mais recentes, que esses arquivistas teriam que tratar, com
exceo de alguns mais antigos, datavam de meados do sculo XIX.
Fazamos trabalhos prticos de destinao e de classificao
nos Arquivos do Senegal, trabalhando em documentos produzidos
pela Presidncia da Repblica. No tendo estudado Diplomtica,
os alunos no distinguiam, por exemplo, o original da cpia, e entre
as cpias, qual ou quais os documentos mais importantes a conservar. Era, portanto, necessrio criar um curso de Diplomtica adaptado para os arquivos que eles deveriam conservar. dessa forma
que nasceu o ensino da Diplomtica contempornea, assim chamada para distingui-la da Diplomtica clssica, que a Diplomtica
medieval.
Em 1977, fui eleito professor na cole des Chartes, para a cadeira de Arquivstica Contempornea, que acabava de ser criada, na qual
introduzi o ensino da Diplomtica contempornea.
1.2 Quais so os objetivos desse ensino, do

que era composto, como evoluiu?
Inicialmente, eu me inspirei na metodologia e na abordagem da
Diplomtica medieval: estudo da forma, claro, mas tambm estudo
da gnese, mais do que da tradio j que o problema no era de
raridade, nem de busca de autenticidade, mas de superabundncia de
documentos de arquivo.
O objetivo era fornecer uma ferramenta intelectual de crtica
dos documentos dos sculos XIX e XX, a m de instituir, com uma
abordagem racional, a descrio e a anlise, tanto quanto a avaliao e
a destinao dos documentos - problemas, a partir de ento, cruciais,
provocados pelo alongamento da cadeia da gnese e pela multiplicao dos meios de difuso. Isso implicava levar em conta conhecimen-
36
tos diferentes, por exemplo, a paleograa ou a cronologia disciplinas pouco teis, no caso, para desenvolver novas ferramentas, com
o cuidado de evitar a destruio das provas ou dos vestgios nicos.
Tratava-se, tambm, de contribuir para o aperfeioamento cientco
dos instrumentos de pesquisa.
Isto me levou, em primeiro lugar, a prestar uma ateno especial histria dos modos de produo copiosa de suportes e de escritas na era industrial (nal do sculo XVIII a nal do sculo XX), a
m de conceber uma nova Diplomtica material e conhecer seus usos
- elementos indispensveis para a preservao e autenticao dedocumentos.
Era preciso tambm renovar a abordagem da gnese e da tradio dos documentos; recolocar os documentos no seu contexto
de produo segundo as funes e os processos administrativos de
elaborao das decises (projetos, consultas, histria administrativa); e levar em conta o aumento da formalizao dos processos e
as restries de normas que se ajustaram durante todo o perodo
(documentos legislativos ou regulamentos que regem a produo
de documentos, Cdigo Comercial, decreto sobre a contabilidade
pblica de 1867, multiplicao dos formulrios em todas as reas
da administrao). A Diplomtica erudita aproximava-se, assim, da
Diplomtica prtica, com a implementao do controle de produo
dos documentos pelo Centro de Registro e Reviso dos Formulrios
Administrativos (Cerfa) ou, ainda, com o histrico da multiplicao
dos meios e das formas de difuso dos documentos de arquivo (telegrama, telecpia, fax etc.). Todos esses elementos eram necessrios
para discernir as formas a ser mantidas para a prova, o acesso pesquisa ou a conservao.
Muito naturalmente, fui levado a me interessar por documentos de arquivo do gnero audiovisual cada vez mais presentes nos
arquivos administrativos (fotograa, gravao sonora, cinematograa) , a conhecer os processos de fabricao material de documentos
37
Bruno Delmas
audiovisuais e, em seguida, aos arquivos do gnero audiovisual conservados em organismos audiovisuais pblicos.
Da mesma maneira, os arquivos de entidades de pesquisa cientca e tcnica no se limitam a seus papis administrativos; todos os
documentos cientcos e tcnicos so produzidos no quadro de protocolos de experincias ou por processos automticos submetidos a
prescries legislativas e regulamentares. So documentos to submissos quanto os documentos administrativos, e eles podem, por
isso mesmo, ser objeto de anlise diplomtica. Devemos incluir nesses
arquivos peas arqueolgicas ou de coleta cientca, testes de experincias, resultados registrados em relatrios de escavao ou em cadernos de laboratrio - documentos que se tornam arquivsticos por
destino, e no pornatureza.
Essas constataes me levaram a publicar, em 1996, um manifesto por uma Diplomtica contempornea como disciplina merecedora de pesquisas especcas e necessrias para a formao intelectual e cientca dos arquivistas de hoje.
claro que, nesse percurso, encontrei documentos digitais tanto nos arquivos administrativos quanto nos audiovisuais, cientcos e
tcnicos. Mas nada mais eram do que produtos de nova tcnica, de
documentos cuja leitura exige a mediao de aparelho e at mesmo
de um manual de instrues para que, mais tarde, possam ser utilizados e compreendidos, semelhana do que ocorre com as cadernetas
de laboratrio.
Mas antes de chegar ao nosso segundo ponto, gostaria de fazer um comentrio diretamente ligado ao tema do nosso colquio.
Trata-se da denio diplomtica dos documentos; isto , do nome
do documento e de sua denio, uma palavra podendo ter, s vezes,
vrios signicados. Em todas as extenses sucessivas da Diplomtica,
encontrei novas palavras para designar esses novos documentos. Um
mesmo documento pode ser denido de acordo com a sua natureza
38
jurdica (como uma lei) ou sua funo (como uma conta), mas tambm
de acordo com o seu modo de elaborao ou de produo (como uma
fotograa), sua forma (como uma lista) ou seu modo de transmisso
(como um telegrama). Na maioria dos casos (documentos administrativos), essas palavras eram nicas. Seu nome era denido em textos
ociais. s vezes, vrias palavras podiam designar o mesmo documento ou uma nica palavra podia denominar vrios documentos diferentes. Foram tambm encontradas palavras insignicantes, palavras
prprias de jarges prossionais, palavras desaparecidas de formas
ou suportes ultrapassados, de documentos esquecidos. Em todos esses usos, qual termo manter para um uso cientco seno aquele que
melhor correspondia natureza diplomtica do documento?
As denies dessas palavras que encontramos em dicionrios
eram muito variveis: prximas de uma denio diplomtica nos casos de documentos administrativos,ou,por vezes, muito distantes no
tempo especialmente para documentos no estritamente administrativos ou produzidos em determinado momento do sculo XIX ou do
sculo XX por alguma tcnica, hoje ultrapassada. Era preciso, no para
o pblico em geral, mas para os arquivistas, encontrar o melhor termo
quando necessrio e elaborar a melhor denio; ou seja, uma denio diplomtica que reetisse a funo e a forma dos documentos.
o que tentamos fazer com um lxico (DELMAS, 1986) e, em seguida,
com um dicionrio de arquivos (DELMAS, 1991).
O que uma denio diplomtica? aquela que indica a natureza da ao que o documento autoriza ou acompanha. Assim, a
fatura, documento nomeado e denido pelo Code du commerce [Cdigo Comercial] quanto sua utilizao e ao seu contedo obrigatrio, acompanha a venda de um bem ou de um servio. Muitas vezes, a
palavra autorreferente, porque descreve um modo de organizao
do escrito e, a partir dele, sua estrutura (tabela, lista). Uma lista uma
sequncia de palavras ou nmeros em coluna, classicados em determinada ordem. s vezes, uma palavra designa, ao mesmo tempo, uma
39
Bruno Delmas
ao e sua estrutura. Lista de nomeao uma expresso que d,

simultaneamente, a ao e a frmula.
Quanto aos novos documentos criados sem antecedentes pelo
sistema tcnico, vemos que, em geral, eles tm um nome que lhes
dado rapidamente na ocasio de sua apario, onde ela ocorreu, para
identic-los em relao a outros documentos. Como no passado,
a tcnica, o suporte ou a analogia que vo inspirar esse nome. Ele
fonte de grande diversidade e incompreenso at que a utilizao
de um nome ou de uma expresso se torne indispensvel. A principal diculdade encontrar para esse nome provisrio uma denio
diplomtica, cientca, que indique sua natureza diplomtica, da qual
os arquivistas e pesquisadores precisam para realizar a avaliao ou a
crtica dos documentos.
A diculdade vem da denominao dos documentos produzidos em novos suportes, em que, muitas vezes, o processo tcnico
que d o nome (fotograa, ta magntica). Nestes casos, necessrio
precisar a tcnica pela funo: a foto de identidade, a foto antropomtrica. Tomemos o caso do telegrama. Ele denido pela tcnica
que garante sua funo de informao rpida e tem uma estrutura
que lhe foi imposta pela tcnica do momento de sua apario, denida pelo nome de estilo telegrco. Mas vemos bem que, ao faz-lo,
no fomos at o m da denio diplomtica, pois apenas indicamos
o modo de transmisso. Deveramos especicar, por exemplo, telegrama informativo, ordem telegrca, resposta telegrca, demanda
telegrca, ou, ainda, telegrama codicado, telegrama ministerial?
Assim, para ser cientca, a denio diplomtica de um documento
contemporneo no pode, na maior parte dos casos, limitar-se a uma
nica palavra. Ela precisar ser uma expresso que concilie o estatuto
jurdico, a funo e a ao e, muitas vezes, a natureza do suporte.
Todas as proliferaes de documentos e as extenses consecutivas da Diplomtica levaram a desenhar uma tipologia dos documentos de acordo com classicaes que recolocavam cada documento;
40
seja em seu lugar de gnese e tradio (Diplomtica geral), seja em

seu contexto institucional e funcional (unidade da ao, dossi, Diplomtica especial)1.
2. O que aconteceu nos ltimos 20 anos?

O fenmeno da digitalizao
Nesta segunda parte, pretendo explicar brevemente que a digitalizao no se limita a um simples fenmeno tcnico de grande
magnitude, mostrar suas consequncias em particular, antropolgicas e, nalmente, indicar o que trouxe de mudana para os documentos de arquivo.
2.1 A digitalizao: um novo sistema tcnico

Sem cair em grandiloquncia ou em banalidade, podemos dizer
que sabemos hoje que mudamos de mundo. Entramos na chamada
sociedade da informao, a sociedade do conhecimento. Por trs dessas expresses, bastante comuns atualmente, esconde-se um fenmeno maior na histria da humanidade, anunciado h vrias dcadas.
Acabamos de vivenciar a passagem de um sistema tcnico para outro.
Houve outros em diferentes momentos da histria dos homens.
O que que um sistema tcnico? uma teoria formulada por
um francs, arquivista e historiador das cincias e das tcnicas, Bertrand Gille, que explica que cada sociedade constri para si prpria
um sistema tcnico que, por sua vez, a modica. Ela o estende a sua
cultura, seu direito, sua economia, e ele a transforma, numa interao
contnua. Ele permite sociedade tirar o melhor partido dos seus recursos e, assim, crescer e se desenvolver. tambm, portanto, um mo1 Ver em Lexique de terminologie archivistique e depois no Dictionnaire de terminologie
archivistique, ambos on-line: Disponvel em: <http://www.patrimoineculturel.cfwb.be/
index.php?id=9779>, e <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3226>.
41
Bruno Delmas
delo dinmico, adaptado a uma situao particular muito estruturante

para uma sociedade; mas que tem seus limites, ao termo dos quais ou
a sociedade desaparece ou ela muda drasticamente. De toda maneira,
esta mudana, independentemente de suas formas, violenta.
O ltimo sistema tcnico que conhecemos aquele da sociedade industrial (m do sculo XVIII ao m do sculo XX). A mquina a
vapor e o carvo constituram o sistema cujo auge se deu com a eletricidade e o petrleo. A mquina foi substituindo, cada vez mais, o
homem em todas as reas de produo para fabricar bens materiais
em massa a partir dos recursos naturais que eram descobertos. As instituies e o direito, os modos de vida e de trabalho, os usos sociais
foram profundamente transformados. As sociedades anteriormente
agrrias com seus estilos de vida e relaes com a natureza foram
abaladas e existem, ainda, na Europa em sua forma tradicional apenas
residualmente. A indstria criou uma nova organizao territorial (concentrao humana nos locais de explorao ou de produo), modos de
produzir (organizao do trabalho), de trocar (lojas de departamento) e
de consumir (consumismo), novos relacionamentos humanos (sindicatos), modos de vida radicalmente diferentes e um relacionamento com
a natureza (explorao, poluio) renovado (ecologia).
Abandonamos a sociedade industrial em meados de 2000 e entramos em um novo sistema em processo de consolidao. Neste novo
sistema, a produo de ideias e a pesquisa em todas as reas, a organizao, a gesto dos recursos que permitem a economia de energia e
a melhor utilizao, com menos esforo e menos matria, dos recursos
esgotveis, substitudos por recursos imateriais inesgotveis.
A evoluo foi gradual desde os anos 1970 quando o sistema
mecanizado da sociedade industrial foi dominado aos poucos, de forma difusa e no incio imperceptvel, por mquinas de uma nova espcie: os computadores, os aparelhos eletrnicos, capazes de processar
rapidamente dados em massa.
42
Os computadores intervieram em primeiro lugar, para substituir em um dado momento e numa dada rea, processos que, feitos
em papel e manualmente, eram morosos e falhos (anlise de pesquisas estatsticas). Ao faz-lo, o computador substitua um ou mais
documentos tradicionais por novos documentos (balancetes decontasmensais, por exemplo). Por trs dessas conquistas, novas atividades se desenvolveram, formaram-se documentos de um novo tipo.
Ao contrrio de aparelhos que captam automaticamente, e
criam novos tipos de documentos, utilizando ou no o suporte papel,
alguns desses documentos dependem rigorosamente da tcnica que
os produz: a fotograa, da mquina fotogrca; o registro sonoro, do
gravador; o lme, da cmera etc. J o telegrama, produto do telgrafo,
ou mesmo o programa de rdio ou de televiso transmitem uma mensagem que no produzem, que tem existncia prvia. Da mesma forma,
o computador processa dados que lhe preexistem. No incio, quando
era apenas instrumento intermedirio, seus documentos pouco interessavam aos arquivistas, j que mantinham o documento nal em suporte-papel. Nas atividades cientcas, estatsticas e de contabilidade,
o interesse j era maior, mas era um campo para especialistas. Assim,
essas formas de documentos apenas visveis na tela ou impressas em
papel faziam, ento, negligenciar o fato de que esses documentos
existiam, em primeiro lugar, nos computadores; e que estes no eram
meras mquinas de tratamento de documentos, como a mquina fotogrca ou a mquina de xerox, mas tinham uma memria, e que esses
documentos possuam uma forma legvel e utilizvel pela mquina.
2.2 Os progressos incessantes da

eletrnica mudaram a natureza do papel
da informtica
Desde os meados dos anos 1970, a informtica no cessou
de fazer progressos prodigiosos tanto em termos de hardware
43
Bruno Delmas
como de software: capacidade das memrias, sistemas operacionais, capacidade de processamento, multiplicidade de software
com a queda dos preos. A informtica estabeleceu-se em todas as
atividades humanas e tornou-se comum. Deixou a rea do simples
tratamento de dados para dominar tambm o setor de criao de
documentos por meio da captura de imagens, de sons ou de fenmenos naturais.
A esse fenmeno juntou-se outro no decorrer dos anos 1990:
as redes de comunicao entre computadores, tambm constitudas
paralelamente aos avanos das telecomunicaes, levaram interconexo geral de todas essas mquinas por meio da rede Internet. Essa
revoluo da transmisso de documentos e de dados possibilitou a
instalao do sistema. Criado por uma poderosa inovao nos processos de informtica e telemtica, o novo sistema tcnico provocou
um deslocamento da inovao. Passamos da inovao no procedimento (computador) para a inovao dos produtos (smartphones,
tablets, aplicativos de software). O gigantismo das transformaes
de empresas como a IBM e a Bull e, mais ainda, como a Apple, emblemtico desta evoluo. Seguiram-se as adaptaes legais e institucionais necessrias, j que o sistema tcnico no seria concludo
sem a consagrao legal que completa o sistema e o instala na sociedade. Da tcnica passa-se para a organizao social. Na Europa, uma
diretriz de 2002 da Unio Europeia atribu ao documento eletrnico
o mesmo valor do documento em papel. A globalizao atual no
seria possvel sem este sistema tcnico. E no foi ele que a criou?
Tal o sistema no qual vivemos doravante, no qual o documento digital se arma como ferramenta indispensvel para criar,
trabalhar, intercambiar. Ele veio acompanhado de uma segunda exploso documental, bem maior do que a que tivemos nos anos 1960,
devido maior facilidade de capturar, analisar, calcular, modelar e,
portanto, de produzir documentos e difundi-los. No somente a
massa desses documentos digitais produzidos considervel, no
44
somente eles esto presentes em nossas vidas dirias, mas vo se

diversicando cada vez mais graas aos novos usos que a tcnica
permite (Facebook, chats, tweets, blogs etc.) e so a nica forma de
muitos documentos.
2.3 As consequncias polticas, culturais,

econmicas e sociais desse fenmeno
Os documentos em formato digital apresentam preciso aqui
lembrar vantagens considerveis: eles so acessveis instantaneamente, de modo simultneo e, geralmente, de maneira gratuita para
qualquer pessoa, em todos os lugares da Terra, e seu uso repetido no
os destri, compartilhando-os inndavelmente.
Para a humanidade, as consequncias so inumerveis: tanto
para as pessoas, com a globalizao da educao (cursos de autoformao de todos os nveis, acadmicos ou profissionais, de livre
acesso on-line) e da cultura (bibliotecas, museus, arquivos etc.),
quanto para a democratizao do acesso ao conhecimento e, ainda, para o cidado e o empresrio, para polticas e aes em favor dos open data e a reutilizao dos dados pblicos. possvel
trabalhar conjunta e simultaneamente em toda parte do mundo,
alm de compartilhar (os Wiki e outros programas de colaborao).
Com isso pode ser alcanada a igualdade de oportunidades e de
possibilidades de cada homem e de cada Estado. No h mais pases desenvolvidos e pases em desenvolvimento. As convulses
atuais da economia mundial mostram claramente que s h pases
em desenvolvimento. Tudo isso baseado em documentos digitais
ou digitalizados. Eles tornaram-se objetos centrais da sociedade da
informao. Cabe, desde j, ao arquivista, a todos, interessar-se
profundamente por esses documentos.
45
Bruno Delmas
3. O documento digital e os arquivistas

precisam da Diplomtica?
Esta pergunta suscita mais trs: quais so as questes colocadas Diplomticapelapreservaodedocumentosdigitais? Querespostaselapodedar? A Diplomtica digital vai eliminar a Diplomtica
contempornea?
3.1 A Diplomtica digital vai eliminar a

Diplomtica contempornea?
O papel e permanecer ainda por muito tempo o objeto da
Diplomtica contempornea, e isto por vrias razes. Existe uma
massa considervel de documentos em papel (3.500 km de arquivos
pblicos na Frana) e apenas uma pequena parte deles ser copiada
e convertida em documentos digitais. A operao cara e limitada.
Ser feita para categorias escolhidas, de acordo com as necessidades
do momento. Atualmente, por exemplo, o estado civil, o recrutamento, o cadastro e alguns programas de pesquisa que so objeto
de digitalizaes sistemticas. Por outro lado, bem provvel, ainda,
que continuemos por muito tempo a converter documentos digitais
em suporte-papel (impresso), pela boa razo de que sua conservaoalongo prazomaisseguraemaisbarata.Maspor quanto tempo?
Todos os documentos digitais no sero convertidos em documentos
em papel. Sem dvida, vamos continuar por algum tempo com esse
vai-e-vem entre as duas formas de documentos. preciso considerar o
desenvolvimento de duas Diplomticas contemporneas: a Diplomtica analgica do papel e dos documentos tradicionais e a Diplomtica
digital dos dados. No h ruptura entre esses dois mundos, pois muitos documentos administrativos em papel vo sendo substitudos por
documentos digitais que conservam o mesmo nome, a forma e ouso.
Mas por quanto tempo ainda? Vir, sem dvida, o momento, talvez
46
no to distante, em que a Diplomtica dos documentos dos sculos

XIX e XX ir se juntar Diplomtica medieval.
3.2 Quais questes os documentos

digitais levantam para a Diplomtica?
Os documentos digitais ensejam dois tipos de perguntas para
o arquivista: as relativas preservao fsica, perenidade da prova por longo prazo; e aquelas colocadas pelos novos documentoscomofonte depesquisa.
A questo da perenidade dos documentos uma preocupao
antiga dos arquivistas. Na Frana, por exemplo, j faz 30 anos que engenheiros e arquivistas se preocupam com este problema (ver o projeto Constance, nos Arquivos Nacionais da Frana, em 1983, para o
arquivamento de dados do censo de estatsticas agrcolas). Eles tm
trabalhado sobre as especicaes gerais funcionais e tcnicas dos
documentos eletrnicos para sua conservao duradoura. A experincia foi enriquecida ao longo do tempo, da evoluo da tecnologia
e dos fundos recebidos. Desde essa poca, procedimentos tanto de
software como de hardware foram elaborados para a conservao
dos dados. A partir de 2001, a preocupao aumentou levando constituio de grupos de trabalho multidisciplinares, com prossionais
vindos de reas diferentes, essencialmente, engenheiros e arquivistas
(Grupo PIN [Prennisation de l Information Numrique] Perenizao
da Informao Digital na Frana).
A perenizao deve resolver trs contradies irredutveis, de
importncia vital para o futuro: como conciliar com o digital a autenticidade e a conabilidade dos dados? Como garantir a perenidade dos
documentos digitais com a desmaterializao? Como dar acesso de
tudo a todos e garantir a proteo dos dados da vida privada? O caso
atual de espionagem da NSA [National Security Agency] ilustra a gravidade dessas questes.
47
Bruno Delmas
Voltemos ao documentodigital, sua condio formal.Se odocumentoescritoougravadopodeserconsiderado umaunidadedocumental,odocumentodigitalpodeserconsideradoinformaoestruturada elemento de conhecimento que deve ser codicado para ser
conservado, tratado ou acessado. Os documentos digitais so codicados de acordo com o cdigo binrio, que usado para alimentar e controlar a mquina eletrnica. por isso que o documento digital precisa
de uma mquina complexa para dar acesso ao seu contedo. Todas as
mquinas utilizam a mesma codicao eletrnica binria, que permite
representar os mais diversos documentos, trat-los com uma grande
variedade de softwares, em muitas mquinas diferentes, e de comunic-los em todas as redes, por todos os provedores de acesso. Assim,
noo de documento acrescenta-se uma nova, a de dado, que uma
representao formalizada da informao, adaptada comunicao,
interpretao ou ao tratamento por um computador.
O procedimento digital converteu o documento e seu suporte
em dados digitais, em um objeto imaterial. Os dados no so mais ligados sicamente a um suporte material. Essa imaterialidade apresenta
grandes vantagens bem conhecidas: ela libera a gesto dos documentos do volume e do peso do papel; ela os converte em dados e, assim, facilita o tratamento e o acesso instantneo. Face aos benefcios
prticos dessa converso, a imaterialidade apresenta tambm constrangimentos no menos conhecidos, especialmente a dependncia
do usurio de uma mquina para acessar o documento. Alm disso,
prisioneiro das mquinas, dos sistemas operacionais e dos aplicativos
que envelhecem rapidamente (menos de 10 anos), o documento digital obrigado a evoluir constantemente para poder continuar a ser
utilizado pelas mquinas e softwares mais atuais.
Uma questo crucial: podemos conar da mesma maneira na
tela de um tablet e no papel que seguramos em nossa mo? Livre
das restries do suporte fsico, pode-se temer que o documento,
submetido a tantos riscos tcnicos, possa ser facilmente manipula-
48
do e processado. Uma nova Diplomtica se impe, e de modo radical: no deveramos falar agora de uma Diplomtica do documento
digitale,paraosoutrosdocumentos, de uma Diplomtica do documento analgico? Essa nova Diplomtica seria caracterizada por um
certo nmero de traos essenciais.
4. A vulnerabilidade do documento digital

A primeira observao que acompanha a passagem para o digital a extraordinria vulnerabilidade do documento digital na sua
durao. Independente de qualquer suporte xo,sua base um conjunto complexo que engloba um meio de armazenamento, um dispositivo para a leitura desse meio, um computador, um sistema operacional e um ou mais programas. Esta simples enumerao, que
poderiaserbem maior,mostraacomplexidadeeafragilidadedosistema e de suaeccia.A perenidade do sistema depende, como em uma
cadeia, da fraqueza ou obsolescncia do elo mais frgil. Cada um dos
elementos do dispositivo de leitura deve ser substitudo regularmente.
Alguns elementos no tm incidncia sobre a representao dos dados,
outros sim. a fragilidade do sistema. A mquina e tudo o que a acompanha envelhecem mais rapidamente do que os suportes tradicionais.
A manuteno do sistema em estado de funcionamento para
os documentos antigos no depende apenas de fatores tcnicos; indiretamente, necessrio contar com uma organizao slida e fortes
competncias em tcnica e em arquivos para gerenciar essa complexidade ao longo do tempo; com meios nanceiros diferentes daqueles do armazenamento anterior em prdios de arquivos, tambm
necessrio reduzir a complexidade do sistema por elementos normativos que uniquem e, assim, facilitem os procedimentos. preciso,
tambm, um quadro legislativo e regulamentar para dar ao documento digital o mesmo valor probatrio do documento em papel, mas
com obrigaes tcnicas adicionais, para garantir a integridade e a
49
Bruno Delmas
autenticidade dos documentos. Estas restries no so novas, elas j

existem para documentos em papel, e a Diplomtica contempornea
j valorizou sua crescente importncia. Mas, com a digitalizao, elas
adquirem um carter de absoluta necessidade. Para realizar tudo isso,
precisamos de pessoas competentes.
5. O estudo do documento comea

na sua concepo
O segundo ponto o deslocamento completo do estudo do
documento. A Diplomtica analgica interessa-se pelo documentoexistenteetemporobjetivo,nocasodenecessidadede prova,remontarsuatradioatchegar aodocumentooriginalparavericar
suaautenticidade;ou,porexemplo,remontaratagneseparaanalisar os processos de deciso. Mas ela no se interessa pela Diplomtica prtica que, entretanto, existe nos servios administrativos e nos cursos de secretariado. A Diplomtica digital no pode
se limitar ao reconhecimento da autenticidade. Para esta, o processo digital deve, como para os arquivistas responsveis pela conservao perene dos dados, situar-se no ponto de origem, no momento de criao do documento. O diplomatista no pode tratar
um documento digital produzido sem a sua interveno; ou melhor,
no se pode criar um documento digital sem a interveno de um
arquivista diplomatista. Alm de intervir na concepo, ele deve
usardispositivosadequadosparaacompanharo documento aolongodesuagneseedifuso.Paradocumentosjurdicos, eledevegarantir a rastreabilidade de seu andamento. Em tal situao, a Diplomtica est mais do que nunca ligada Arquivologia, que tem
asmesmaspreocupaesdeperenizaocom osdadosinformticos.
Pode-se dizer que o documento analgico se conserva sozinho
se estiver sicamente bem protegido. Numerosos documentos muito
antigos sobreviveram atravs dos milnios apesar de desastres natu-
50
rais ou humanos. Mas os dados digitais no se conservam por si s.

Acabamos de discutir sua extrema fragilidade: a mquina no permite
amadorismo, negligncia ou abandono. Ela impe regras ainda mais
rigorosas do que os procedimentos administrativos de documentos
analgicos. tanto uma necessidade benca, dada a facilidade de
manipulao do documento digital, quanto um fator unicador numa
rea de grande abundncia de hardwareesoftwareproprietrios,que
tornam cativos seus usurios. Haveria ainda mil formatos de documentosdiferentes,almdesuasversessucessivas.
Adeniodenormasparatodosos aspectos do documento digital representa um fator de estabilidade e perenidade. As
normas so regras funcionais ou tcnicas relativas a um produto, a atividades ou aos seus resultados estabelecidas por consenso entre especialistas e registradas em documento produzidoporumaorganizao, nacional ou internacional,reconhecidano
campo da normalizao. As normas so, hoje, o prolongamento mais preciso de regulamentaes administrativas (formulrios
etc.) que facilitam a padronizao e a uniformidade da produo de documentos administrativos em suporte analgico, levando os diversos atores do digital a produzir elementos que contribuemparaasuaperenizao. Da mesma forma, existem no campo
privado padres criados por empresas que se impem de facto e
so adotados por outros produtores (ISO, por exemplo). H grupos de normalizao em muitas reas, o que podemos considerar
como equivalente ao que existe na Diplomtica dos documentos
analgicos.
No domnio dos dados digitais, os interesses e objetivos da Diplomtica se confundem com os objetivos da Arquivstica. Os exemplos abundam com uma srie de normas.
Normas gerais de organizao arquivstica: modelo OAIS
[Open Archival Information System], que abrange a questo da organizao arquivstica no seu conjunto.
51
Bruno Delmas
Normas para reas especcas:

normas relativas ao armazenamento e aos suportes (Diplomtica material);
normas de representao dos dados, quer se trate de texto,
imagens, grcos, documentos multimdia, udio, vdeo, dados tcnicos, dados cientcos e todos os tipos de informao digital em
formatos abertos ou proprietrios. O PDF, por exemplo, pode ter um
equivalente nos elementos grcos dos documentos analgicos da
Diplomtica clssica;
metadados: a rea mais prxima da Diplomtica tradicional.
De fato, as caractersticas externas da Diplomtica dos documentos
analgicos se multiplicaram durante os sculos XIX e XX, com o mesmo objetivo de encontrar de maneira rpida e segura um documento
pesquisado (selo,objeto, data tpica e crnica, documentos anexados,
destinatrios etc.). Com o digital, novas caractersticas foram adicionadas a isso. So os metadados tcnicos que garantem a capacidade de
restaurar a informao de forma compreensvel. A generalizao digital
provocou a criao de muitos formatos de metadados genricos (Dublin Core, ISO 15836) ou especializados, que o diplomatista reconhece.
integridade e autenticidade: trata-se de normas que permitem chegar a provar a integridade e a autenticidade dos documentos. Sabemos que esse um dos pontos sensveis dos documentos digitais. Eles tambm deram lugar a desenvolvimentos especcos que
o diplomatista conhece: a criptograa, os algoritmos de clculo de impresses digitais, os protocolos de comunicao segura, os processos
de assinatura eletrnica (normas ISO endossadas pela Comisso Europeia NESSIE [New European Schemes for Signatures, Integrity and
Encryption] e a [agncia regulatria] norte-americana NIST [National
Institute of Standards and Technology].
normas de encapsulamento, que permitem associar os objetos digitais a uma estrutura global consistente e porttil. Estes podem
52
ser compostos por um ou mais arquivos (isto , documentos) com os

metadados que os caracterizam, ligaes existentes entre os prprios
arquivos ou entre os componentes do objeto e os metadados. Todos
os dados e as normas de acompanhamento podem ser considerados
como uma extenso das unidades de arquivamento e dos arquivos em
papel tratados pela Diplomtica clssica.
normas de identicao: permitem o reconhecimento de um
objeto digital de maneira nica no mbito de um ou mais arquivos ou,
com mais frequncia, hoje, dentro de conjuntos muito maiores. Essa
necessidade foi resolvida, por exemplo, com o uso do ISBN [Internacional Serial Bibliographical Number] para livros ou pelo ISSN [International Standard Serial Number] para os peridicos. Os servios de
arquivos tambm trabalham nesse sentido.
validao e certicao de arquivos digitais: um novo aspecto, porm indispensvel, introduzido pela perenidade dos arquivos digitais. Ele apresenta uma srie de novos problemas e, em particular, a
conana posta nos repositrios terceirizados aos quais entregamos
nossos dados. Hoje, a via de certicao ISO 9001 uma norma bastante difundida, que pode ser utilizada pelas organizaes de custdia. Melhor ainda a norma AFNOR NF Z 42-013: Especicaes relativas concepo e ao aproveitamento de sistemas informticos para
assegurar a conservao e a integridade dos documentos armazenados nestes sistemas, maro de 2009. Outras normas mais completas
esto em elaborao.
normas para os sistemas de gesto da segurana da informao (incluindo privacidade, proteo de informaes delicadas, planos
de continuidade de negcios).
normas relativas terceirizao de servios de guarda de arquivos etc.
ver tambm o projeto Inter PARES 3 [International Research
on Permanent Authentic Records in Electronic Systems] que, expli-
53
Bruno Delmas
cita normas e padres potencialmente teis (omisses, ausncia de

classicao).
Na Frana, o Ministrio das Finanas que dirige a poltica de informatizao da administrao e o desenvolvimento da e-administrao. Motivado pela experincia adquirida pelos Arquivos Nacionais da
Frana, associou-se a eles para a conservao e segurana de grandes
quantidades de dados.
Esto em andamento programas nacionais e internacionais sobre os principais desaos da informtica na dcada de 2010-2020:
o Big Data, que prev um volume de dados demasiado grande para
ser tratado com as ferramentas convencionais de gesto; e o Cloud
Computing (nuvem informtica), que permitiria a conservao on-line
de forma perene. Tais programas so, atualmente, objeto de reunies
constantes. Fala-se tambm de Family Cloud Computing ou famlia de
sistemas integrados.
A rea est em plena evoluo. Mas o que certo que os arquivos digitais j constituem um desao percebido pela sociedade
inteira como crucial para o futuro. Arquivistas e diplomatistas no se
desqualicam pelo avano da tecnologia; pelo contrrio, so eles os
mestres do mtodo e da matria, em razo de seu conhecimento dos
documentos.
REFERNCIAS
CORTS ALONSO, V. Archivos de Espaa y America: materiales para un manual. Madrid:
Editorial de la Universidad Complutense, 1979.
DELMAS, B. Dictionnaire des archives de larchivage aux systmes dinformations. Paris:
cole Nationale des Chartes (AFNOR), 1991.
54
DELMAS, B. Vocabulaire des archives, archivistique et diplomatique contemporaines. Paris:

AFNOR, 1986.
DICTIONNAIRE de terminologie archivistique. Paris: Direction des Archives de France,
2002. Mise en forme par les Archives dpartementales du Nord, 2007. Disponvel em:
<http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3226>. Acesso em: outubro de
2013.
DURANTI, L. Diplomatics: new uses for an old science. Archivaria: the journal of the
Association of Canadian Archivists, Ottawa, v. 28, p. 7-27, summer 1989.
LEXIQUE de terminologie archivistique. Bruxelles: Fdration-Wallonie-Bruxelles.
Administration Gnrale de la Culture. Service Gnral du Patrimoine Culturel et des
Arts Plastiques, 2011. Disponvel em: <http://www.patrimoineculturel.cfwb.be/index.
php?id=9779>. Acesso em: outubro de 2012.
TESSIER, G. Diplomatique royale franaise. Paris: Picard, 1962.
55
3
DEBATE
Debate com
o pblico
Plateia: O senhor acha que existe a necessidade de se criar uma

Diplomtica digital? Seria esta uma nova Diplomtica, uma Diplomtica complementar, contempornea?
Bruno Delmas: Sim, usarei sempre como exemplo os ensinamentos da histria. Quando zemos a Diplomtica da Idade Mdia,
havia elementos como a datao, a paleograa que eram essenciais
, mas tais elementos no so essenciais para a Diplomtica contempornea. a razo pela qual falamos por muito tempo que no existe
Diplomtica no momento em que no existem problemas de cronologia, de datao, de paleograa, de latim etc. Porm, ao lado disso, havia novos problemas. Somos obrigados a distinguir, a reconhecer que
no tnhamos os mesmos documentos e precisvamos dar conta das
peculiaridades de cada um. Foi isto que me levou a desenvolver e abrir
meu horizonte. No incio, a partir de documentos ociais, de gesto
administrativa, atos. Depois me dei conta de que essa metodologia
poderia se adaptar [tambm] a outros documentos; anal de contas,
uma experincia cientca no apenas uma coisa cientca ,
tambm, uma ao. E no momento em que se fala em ao, em que
existem [registros documentais] constitudos no quadro de uma ao,
Debate com o pblico
ns nos deparamos com documentos que pertencem ao domnio da

Diplomtica. Eu expliquei como o objeto da Diplomtica evoluiu de
documentos autnticos queles com uma presuno de autenticidade porque eles eram produzidos no quadro de uma ao que lhes
dava uma forma restrita, que permitia analis-los e torn-los objeto
de anlise cientca. Hoje, com o meio digital, temos inclusive nos
documentos privados uma restrio que o documento [ocial] no
possua. Por exemplo, quando voc escreve uma carta a algum da
sua famlia, no precisa escrever o lugar, a data, o carter, o destinatrio, a referncia etc. Voc escreve a algum e pronto.
Danielle Ardaillon: Mas a data est escrita no e-mail...
Bruno Delmas: Sim, o que quero dizer que podemos ter muitos documentos que so informais. Quando tnhamos documentos
em papel e este, ainda, um grande problema nos arquivos privados hoje , [temos] quantidades de documentos, de cartas, que no
sabemos como ordenar, se uma precede a outra, porque no h datas
ou indicao. Ou seja, na correspondncia entre as pessoas no ca
sempre muito claro quem abriu primeiro a sequncia de cartas. E isto
uma diculdade [a enfrentar] com os arquivos privados em papel.
No entanto, com o digital, todos os documentos so encapsulados,
nas mensagens, temos a data e tudo, [o que] facilita a anlise diplomtica. Mas diria que hoje temos informaes completamente desestruturadas, ou ainda que cada uma se estrutura sua maneira. Vejam s
alguns problemas, algumas pistas novas que precisam ser analisadas
e estudadas. A Diplomtica tradicional ( por isso que falei [da necessidade] de um dilogo entre elas) precisa, rigorosamente, que ns nos
concentremos sobre o documento digital como um documento diplomtico em si. Por isso, o dilogo pode se enriquecer e fazer reetir.
Espero que eu tenha respondido a questo.
Ana Maria Camargo: Eu gostaria de saber qual sua opinio sobre o projeto Interpares, que tem uma presena muito grande no Brasil.
58
Bruno Delmas: Minha opinio que o projeto Interpares, que

foi iniciado por Luciana Duranti, italiana, canadense agora, extremamente importante. Ela comeou, mais ou menos ao mesmo tempo
que eu, a reetir sobre essas questes de Diplomtica. Foi aos Estados Unidos, trabalhou com seu projeto Interpares, hoje [na fase] 3, e
se interessou, justamente, pelos documentos digitais e, em particular, pelas questes de autenticidade. um projeto importante porque
mobiliza muitas pessoas, em diversos pases. bastante implicado na
dimenso informtica, muito mais do que fazemos, e esse um dos
componentes de sua aderncia por parte dos arquivistas, de sua presena no desenvolvimento dos arquivos digitais. [...] Os arquivos so o
nico lugar onde h pessoas capazes de identicar coisas e lidar com
os problemas ligados perenidade dos documentos. Luciana Duranti,
que uma arquivista, tem tambm esta abordagem.
Plateia: O senhor acredita que a informatizao tenha mudado,
do ponto de vista diplomtico, a natureza de algum documento? Em algum aspecto a informatizao teria mudado sua natureza diplomtica?
Bruno Delmas: Com a digitalizao, voc quer dizer que tomamos documentos tradicionais e os digitalizamos ou que substitumos
um documento a partir de determinado momento? Na Frana, as declaraes de imposto de renda se faziam em papel, mas agora estamos
passando a faz-las na forma digital. Ento, se substitui. O Ministrio,
em vez de mandar um papel que voc deve preencher, manda um endereo eletrnico [onde] voc ir achar sua folha de imposto eletrnica. Mas sempre preciso guardar os papis por perto, em caso de
contestao. Hoje, seis milhes de pessoas fazem suas declaraes de
imposto de renda por meio digital, e acho que isso acontece em quase
todos os pases. Falo desses fenmenos porque os sistemas tcnicos
so sistemas mundiais: [ocorrem] quase ao mesmo tempo em todos
os pases. Antigamente, a questo da inovao era demorada mas,
hoje, tudo se faz ao mesmo tempo. No sei se respondi.
59
Debate com o pblico
Plateia: Eu penso em outra coisa. Quanto aos documentos que

so informatizados, no h dvida. Mas, por exemplo, a internet propiciou a criao do Facebook, que inaugura um tipo de comunicao
bastante diverso [e gerou documentos bem diferentes daqueles da]
Diplomtica tradicional, de um documento probatrio, jurdico etc.
Temos na Fundao iFHC um arquivo muito variado. Encontramos, por
exemplo, at o recado telefnico no suporte de mini DVD. Era neste
sentido a minha pergunta.
Bruno Delmas: O digital cria uma grande quantidade de documentos novos, formas de comunicao novas e, tambm, os computadores permitem fazer tratamentos novos em todos os campos,
simulaes etc., que produzem documentos que no existiam e vai
ser assim cada vez mais. Mas vamos ter que arquivar esses documentos, vamos ter que nome-los. Vai ser preciso distingui-los e deni
-los. Temos os tweets, as mensagens de celular e todas essas coisas.
E tomar conta desses novos documentos , justamente, o objetivo da
Diplomtica contempornea: poder distinguir o que podemos dizer
no Facebook, o que o distingue de um blog, do Twitter ou de uma
mensagem de celular. J sabemos que uma mensagem de celular no
pode ultrapassar determinado nmero de palavras. J uma forma
de restrio. E ainda h o problema da triagem e do apagamento, se
guardamos tudo ou no. H problemas gigantescos [sobre os quais]
os diplomatistas, de um lado, os arquivistas, de outro, e os dois juntos
devem reetir. Estamos no incio de um mundo novo. No sabemos
exatamente como vai evoluir e precisamos, simplesmente, estud-lo,
segui-lo, e precisamos ter pessoas para esta observao. Ento, h um
campo para a Diplomtica contempornea e a Diplomtica digital se
desenvolverem, inventarem; e que no vamos encontrar na Diplomtica dos papis. por isso que precisamos distinguir. H uma to grande
produo de documentos novos, e inventamos mais a cada dia graas
multiplicidade de programas que se desenvolvem em todos os campos, que resta a pergunta: o que vamos conservar? Isto cria problemas
60
enormes. Ns somos ainda, em nossa mentalidade, o prolongamento

do papel; mas h coisas novas que abrem novos caminhos e necessrio que tentemos nos adaptar e nos antecipar. Mas esta no mais
apenas uma tarefa de especialistas. Em 1983, no Arquivo Nacional,
contratamos um engenheiro e pedimos para ele reetir sobre isso.
Era uma pequena clula e hoje todos os arquivistas esto envolvidos.
Srgio Roberto Costa: A questo colocada, e ligando com o
que a Ana Maria [Camargo] falou sobre a questo da placa de metal
classicada como diploma, leva a pensar algumas coisas interessantes
em termos de suporte. Se o suporte, por exemplo, modica o gnero.
Algum passa uma mensagem: s quatro horas eu te encontro, mas
eu ligo depois. Algum pode receber isso por SMS, pelo celular, por
exemplo, ou encontrar o recado na porta da geladeira... Se comea a
mudar o gnero e a ns falamos de gnero em outro sentido, ento,
a questo do suporte vai mudar um pouco tambm o gnero. Ou, s
vezes, h vrios suportes para vrios gneros. uma questo bastante
interessante.
Ana Maria Camargo: Eu gostaria de dizer que, at entre os
arquivistas, do ponto de vista da Diplomtica ou da tipologia documental, h certa resistncia em considerar que o diploma impresso
na chapa de metal conserva a mesma espcie documental; eu acho
que a sua perspectiva , de fato, alguma coisa nova, e esses elementos introduzem uma diferena, um embate. Existe um embate relativo
ao e-mail, por exemplo. Comearam a surgir teses sobre esse novo
gnero textual. O e-mail, que acreditamos ser um veculo de transmisso, transmite um relatrio, um ofcio, uma carta etc. Eu acho que
o embate esse, uma resistncia, ou uma busca por invarincia, at
como garantia da autenticidade. Do ponto de vista da Diplomtica, o
documento que, quando nasce no meio digital, tem que ter a garantia
de poder, de certo modo, representar essas aes todas, do Estado
e das instituies de modo geral. E essa perspectiva da Lingustica
61
Debate com o pblico
muito mais ligada ao ambiente social e passagem do tempo, com todas as suas inovaes, que a perspectiva que eu tenho evitado como
arquivista. Vi isso num trabalho de Heather Mac-Neil, onde ela esboa
algumas crticas em relao a Luciana Duranti. Ela mostra como a Diplomtica contempornea no responde a todas as questes que a
informatizao e a digitalizao colocam. H uma arquivista no Canad que chega a falar da teoria dos gneros e faz um pequeno balano,
mostrando como h certa aproximao entre essas reas. Sempre vi,
tambm com muita resistncia, essa necessidade de dilogo, porque
minha percepo a do arquivo: os documentos tm que permanecer inalterados, continuar, atravs dos tempos, a signicar a mesma
coisa que no momento em que foram acumulados. A ideia de estabilidade do sentido original a marca caracterstica de uma abordagem
arquivstica, em contraposio a uma abordagem mais sociolgica ou
antropolgica, de outra natureza, a propsito da incorporao desses
objetos. Ns tambm no estamos completamente isolados nesses
dois mundos. Acho que o grande dilema que enfrentamos esse: dar
conta de um novo mundo, de uma nova tcnica e de tudo aquilo que
o professor Delmas colocou muito bem; e, ao mesmo tempo, resistir,
ou manter essas espcies porque so as tradicionais. Que pena que a
professora Helosa [Bellotto] no esteja conosco, porque ela costuma
dar exemplos muito interessantes. Ela diz: um pas no declara guerra a outro por telegrama. Quer dizer, existem veculos apropriados
para fazer determinadas coisas. Ento, um ato normativo que v atingir uma nao toda tem que ser uma lei, no pode ser uma portaria.
Existem normas jurdicas que presidem sua formulao, e essas normas, que so muito importantes para ns, no esto contempladas
em outra abordagem.
Plateia: Eu gostaria de insistir na questo referente ao debate
que se estabeleceu sobre a mudana ou no da natureza da Diplomtica digital, se podemos dizer assim. Se no se trata apenas de
uma adaptao, mas de uma mudana de natureza. Eu co pensando
62
que, por exemplo, a abordagem diplomtica pressupe que se trate

um documento pela nalidade que ele cumpre. Mas acontece de, no
mesmo registro de um documento digital, termos no somente uma
multiplicidade de gneros (como costumamos encontrar na Fundao
iFHC), mas uma multiplicidade tambm de nalidades. Ento nesse
sentido, no se trataria somente de uma adaptao ao registro digital,
mas de uma mudana de natureza na Diplomtica, no?
Bruno Delmas: Poderamos acreditar nisso, mas, pessoalmente, no acho. Para dar um exemplo: em 2014 tivemos comemoraes
[referentes ao aniversrio] da Primeira Guerra Mundial e, em uma prefeitura (acho que deve ter sido igual em vrias prefeituras na Frana),
havia um cartaz de mobilizao na porta onde estava escrito Declarao do presidente da Repblica. E estava, tambm, escrito recebida pelo governador da provncia e pelo prefeito da cidade. Havia
no cartaz uma portaria do governador da provncia para execuo da
chamada do presidente mobilizao comemorativa. Havia, [concomitantemente], a portaria do prefeito da cidade, de execuo da chamada mobilizao ordenada pelo governador da provncia para a comemorao local. Temos neste exemplo a [sobreposio] de portarias
para executar uma mobilizao. Existem outros exemplos que podemos encontrar em documentos tradicionais, em papis que mostram
a diversidade de documentos e de formas extremamente complexas.
O objetivo da Diplomtica denir a natureza do documento e,
em relao ao que foi dito, o importante no o suporte, mas a ao.
preciso caracterizar um documento em relao sua ao, essa
a denio. Em seguida, teremos muitas denies da Diplomtica
tradicional. Em uma denio sempre existem explicaes para orientar em quais casos pode-se usar aquela palavra. Por exemplo, na denio de Diplomtica temos uma explicao da Diplomtica digital
e em quais casos podemos us-la. Ou precisamos reescrever uma s
denio de Diplomtica, de modo que seja compatvel com todos
os tipos de documentos, independentemente do suporte. E, depois,
63
Debate com o pblico
teremos que inventar um novo nome e uma nova denio para os

documentos novos. Eu me lembro de quando trabalhei com um grupo
sobre um dicionrio arquivstico diplomtico. Ns pegvamos um termo da Diplomtica arquivstica ou da Diplomtica (porque tratvamos
desses dois, mas, sobretudo, da Diplomtica), e procurvamos a denio em dicionrios. Ento, s vezes, as denies se baseavam nos
suportes; s vezes em outras coisas. E ns pegvamos os documentos
reais e perguntvamos: O que fazemos com esses? Qual o contedo? De onde vem, para onde vai? Qual a ao desse documento? A
coisa importante a ao, o verbo da ao, o ato que este documento permite. assim que vamos deni-lo, e isso independe da forma.
Quer estejamos nas tribos da Amaznia, onde h comunicao oral e
gestual, quer estejamos hoje aqui, ou com computadores, a mesma
coisa apesar dos nomes diferentes. Para podermos [fazer] inventrios, temos que poder identicar as coisas.
Eu me lembro, tambm, de outra experincia. Aconteceu no
Arquivo Nacional da Frana, em Fontainebleau, onde se localiza o centro dos arquivos contemporneos. Oitocentas entidades diferentes
depositam ali os seus arquivos e, nas anlises que fazem, eles indicam a natureza diplomtica do documento. Um dia fui v-los e disse
que queria fazer um estudo sobre a signature desses papis (havia
cerca de duzentos quilmetros de arquivos). Eles me informaram que
eu no podia, porque a moda era a das linguagens documentrias e
que se substitua o termo de uma ao especca por um termo genrico. Ana Maria [Camargo] fez aluso a este problema mais cedo. A
consequncia foi que a minha capacidade de pesquisa cou, consideravelmente enfraquecida em relao possibilidade de usar o termo
especco. Por exemplo, eu troco o termo faturas por documentos contbeis: quando eu vou pesquisar fatura em duzentos quilmetros de arquivos, talvez obtenha duzentas caixas; se eu pesquisar
documentos contbeis, vou obter duas mil caixas. Ento, no posso
realizar meu estudo. Por isso, a Diplomtica importante: dar o nome,
64
ao contrrio das linguagens documentrias da documentao, que

existem para tratar de conceitos e ideias e que so teis quando se
fala em ideias, para passar de uma a outra; mas, para os arquivos e a
Arquivstica, no funcionam. O que temos a continuidade da ao,
a continuidade da denio, a continuidade do termo. isso que permite a edicao da abordagem cientca. Se tenho um documento
digital e um documento em papel, tenho um critrio para saber se
precisa ser conservado ou no. Mas o critrio do suporte , no fundo,
umcritriosecundrio.
65
4
PALESTRA
La denominacin de
tipos, series y unidades
documentales: modelos
Mariano Garcia Ruiprez
l nombre del tipo documental es dato indispensable

a la hora de dar nombre a la unidad documental y
tambin para dar nombre a la serie integrada por documentos del mismo tipo, que en este caso adopta el
nombre del tipo documental1.
Hemos querido empezar este texto con esta frase de la doctora

Antonia Heredia que de una manera tan clara dene la importancia de
la adecuada denominacin de los documentos y el papel que en ello
tiene el concepto de tipo documental. Las series documentales estn
en la base del quehacer archivstico y, para su denicin, el tipo es un
elemento bsico que contribuye sobremanera a su diferenciacin y
clasicacin. Pero, es ms, como ha indicado Javier Barbadillo, la archivstica, en realidad, no clasica documentos sino las descripciones
1 HEREDIA HERRERA, A., Lenguaje y vocabulario archivsticos: algo ms que un diccionario, Sevilla: Junta de Andaluca, Consejera de Cultura, 2011, p. 176.
de los documentos2 y en ellas juega un papel fundamental su denominacin o intitulacin en la medida en que en sta se condensan sus
caractersticas.
Una adecuada identicacin de las unidades documentales,
y de las agrupaciones en las que se integran, solo es factible si tenemos claros los elementos que utilizamos para su denominacin.
Nuestra intencin es detenernos en la manera en la que han sido y
son denominadas las agrupaciones documentales en las que clasicamos los documentos de un fondo, jndonos especialmente en la
situacin espaola. Recordemos ahora el concepto de fondo aportado por A. Heredia como conjunto orgnico de documentos procedente de una institucin, colectivo o persona, testimonio y prueba
de su respectiva gestin3.
Como sabemos, la Norma ISAD(G) [Norma internacional general de descripcin archivstica] estableci veintisis elementos estructurados en siete reas de informacin descriptiva de los que solo
seis deban utilizarse en todos los casos: cdigo de referencia, ttulo,
productor, fechas, extensin de la unidad de descripcin y nivel de
descripcin4. Y, sin duda, es el campo Ttulo el que tiene una relacin
directa con el tema que nos ocupa ya que el objetivo de este campo
es denominar la unidad de descripcin Pero a qu unidades de descripcin nos estamos reriendo?
2 BARBADILLO ALONSO, J., Apuntes de clasicacin archivstica, Legajos. Cuadernos
de investigacin archivstica y gestin documental, nm. 10 (2007) p. 31.
3 HEREDIA HERRERA, A. Qu es un archivo?, Gijn: Ediciones Trea, 2007, p. 30. En
esta obra, nuestra maestra hace una clara distincin entre archivo, escrito con minscula, denido como el contenido documental del Archivo, identicado con todos
los documentos conservados en l, ya sea de un solo fondo o varios, y Archivo, con
mayscula, que es la institucin que conserva, trata y sirve los documentos de archivo
que guarda.
4 ISAD(G): Norma internacional general de descripcin archivstica, 2 ed., Madrid:
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, 2000, p. 15.
68
La denominacin de tipos, series y unidades documentales: modelos
Las agrupaciones documentales en Espaa

Estas ltimas han ido cambiando desde la publicacin de la
versin espaola de la Norma ISAD(G) en el ao 2000. Entonces se
reconocieron, como niveles de organizacin, los de fondo, subfondo,
serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad documental
simple, admitiendo la posibilidad de incluir otros niveles intermedios
si se consideraban necesarios. En la Norma espaola de descripcin
archivstica (NEDA) [Norma espaola de descripcin archivstica], publicada en diciembre de 2005, se contemplaron los siguientes niveles:
fondo/coleccin/grupo de fondos; 1 divisin de fondo; 2 divisin de
fondo...; serie/serie facticia; subserie; fraccin de serie/fraccin de
subserie; unidad documental compuesta; unidad documental simple;
y el elemento de descripcin asociado5. Por ltimo, en el texto titulado Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y
funciones, presentado por la CNEDA como borrador nal en junio de
2011, se han distinguido, como subtipos del tipo entidad documento
de archivo, entre el grupo de fondos, el fondo, la divisin de fondo o
divisin de grupo de fondo, la serie, la subserie, la fraccin de serie o
fraccin de subserie, la unidad documental, y el componente documental, adems de la coleccin o divisin de la coleccin6.
Esta evolucin es muy interesante pues implica la desaparicin
de conceptos muy arraigados utilizados hasta entonces para denominar las agrupaciones documentales, caso de secciones y subseccio5 Norma espaola de descripcin archivstica (NEDA) 1 versin, Madrid: Ministerio de
Cultura, [2005], p. 33 del Elemento Nivel de descripcin.
6 Los miembros de la CNEDA en su texto Modelo conceptual, nota 69 de la p. 31,
indican que En relacin con esta cuestin se considera que el nombre de cada uno de
los diez subtipos del tipo de entidad documentos de archivo jados en este documento,
puede constituir un valor a incluir en el elemento 3.1.4 de la ISAD(G)2 (actualmente denominado nivel de descripcin). Pero esto no signica que la CNEDA considere apropiado el nombre nivel de descripcin para dicho elemento de la ISAD(G)2.
69
nes7, o la irrupcin de otros nuevos con menor o mayor xito, caso de

subfondo o subserie. La CNEDA, en sus ltimos trabajos tericos, ha
aportado la unicacin como un nico nivel de descripcin de la unidad documental sea simple o compuesta8, y la posibilidad de describir una parte o un elemento de sta, utilizando el concepto de componente documental, ya presente en la NEDA aunque denominado
en ella como elemento de descripcin asociado.
Pero el debate no est ni mucho menos cerrado pues en la
Norma de descripcin archivstica de Catalua (NODAC), publicada
en 2007, se distinguen seis niveles de descripcin: fondo, subfondo,
grupo de series, serie, unidad documental compuesta y unidad documental simple. Los niveles 1 y 2 (fondo y subfondo) corresponden a
productores; los niveles 3 y 4 (grupo de series y serie) se reeren a
niveles de clasicacin de acuerdo con funciones, competencias y actividades; y los niveles 5 y 6 (unidad documental compuesta y unidad
documental simple) se destinan a describir documentos individualizados que pueden estar constituidos por ms de un documento o por
uno solo. Excepcionalmente se puede utilizar, segn la NODAC, un
sptimo nivel que denominan como unidad de instalacin9.
7 En la obra colectiva Manual de descripcin multinivel: Propuesta de adaptacin de las
normas internacionales de descripcin archivstica, publicada en el ao 2000 y editada por
la Consejera de Educacin y Cultura de la Junta de Comunidades de Castilla y Len, sus
autores, Jos Luis Bonal Zazo, Juan Jos Generelo Lanaspa y Carlos Traves de Diego,
distinguan nueve niveles que podan usarse en la descripcin: 1. Fondo, 2. Subfondo,
3. Seccin, 4. Subseccin, 5. Serie, 6. Subserie, 7. Unidad de localizacin, 8. Documento
compuesto, y 9. Documento simple. Vase la p. 23 de ese Manual.
8 Con esta postura se intenta evitar, en palabras de Javier Barbadillo, la idea de que
una unidad simple siempre debe ser descrita como parte de una compuesta [pues]
una serie puede estar formada por unidades documentales de las dos clases. Vase
BARBADILLO, J., Las normas de descripcin archivsticas: qu son y cmo se aplican, Gijn:
Ediciones Trea, 2011, p. 128.
9 Norma de descripcin archivstica de Catalua (NODAC) 2007, Barcelona: Generalitat de Catalunya, Direcci General del Patrimoni Cultural, Subdirecci General dArxius,
2007, pp. 22-23.
70
En Galicia, otra de las comunidades espaolas, se ha elaborado

la Norma galega de descricin arquivstica (NOGADA). En su propuesta
preliminar, de mayo de 2008, se distinguan seis niveles de descripcin:
fondo, seccin, serie, subserie, fraccin de serie y unidad documental10.
Y as se ha mantenido en su versin en espaol del ao 2010.11.
La inclusin como agrupacin documental de las fracciones de
series o subseries no nos parece oportuna aunque sea muy til en los
estudios de valoracin de series y en las transferencias documentales.
Tambin existen fracciones de fondo y de divisiones de fondo, e incluso fracciones de unidades documentales12 y no por eso se incluyen
como nivel de descripcin. En los grandes Archivos estatales es muy
normal que las unidades documentales y series que forman un determinado fondo estn conservadas en varios de ellos. Sin ir ms lejos
para consultar los documentos generados por algunos de los grandes Consejos territoriales de la monarqua hispnica es preciso acudir
al Archivo General de Simancas y al Archivo Histrico Nacional, pues
cada uno de ellos conserva una fraccin de fondo. Pero no es este el
tema que nos ocupa ahora.
Parece claro que en Espaa no conseguimos ponernos de
acuerdo ni siquiera en la manera de denominar las agrupaciones documentales ni los niveles de descripcin. Pero si nos olvidamos de las
colecciones y de los grupos de fondos y nos centramos en las divisiones de un fondo podemos comprobar que las diferencias ms claras
se centran en la denominacin de las agrupaciones de series, bien sea
como divisiones de fondo (NEDA), bien como grupos de series y
10 Norma galega de descricin arquivstica (NOGADA). Proposta inicial, [S.l.] : Grupo de
Arquiveiros de Galicia, [2008], p. 23. Texto en gallego.
11 Norma gallega de descripcin archivstica (NOGADA): febrero 2010, [Santiago de
Compostela]: Direccin Xeral do Patrimonio Cultural, 2010, pp. 17-18.
12 Como tales podemos entender a los Expedientes incompletos recogidos como
ejemplo de unidades documentales compuestas por los redactores de la NEDA del
ao 2005.
71
subfondos (NODAC) o bien como secciones (NOGADA). El concepto de subserie es totalmente novedoso en Espaa pues apenas
se haba utilizado antes de la publicacin de la versin espaola de
la ISAD(G) en el ao 200013. La aparicin de cuadros de clasicacin
que contemplan las subseries y de instrumentos que las describen nos
permitir discernir qu elementos se utilizan en su denominacin.
Todos estamos de acuerdo en que la serie es el nivel ms importante en la descripcin multinivel. Y las series estn formadas por unidades documentales que se encuentran en la base de cualquier descripcin formando el nivel ms inferior, aunque, como hemos visto,
en Espaa hay propuestas que consideran las unidades documentales
como un nico nivel (NEDA y NOGADA), o como dos (NODAC). En esta
ltima la unidad documental compuesta ocupa un nivel superior al de
la unidad documental simple.
Tipo documental: Un concepto bsico

en la descripcin de unidades y series
documentales
Los archiveros espaoles dan una gran importancia en el anlisis
archivstico al tipo documental pues este determina la denominacin
de la serie y sobre sta, como sabemos, descansan las principales funciones archivsticas (organizacin, descripcin, valoracin, difusin).
El papel de la tipologa documental en la composicin del ttulo de
las unidades de descripcin es esencial14, tanto en las series como en
13 Curiosamente s incluy este concepto J. R. Cruz Mundet en el diccionario bsico
que recoge en su libro Archivos Municipales de Euskadi: Manual de organizacin, Vitoria:
Instituto Vasco de Administracin Pblica, 1992. En concreto aparece en la p. 207. Recordemos que la primera versin de la Norma ISAD(G) se public en 1994, y en espaol
lo hizo un ao despus.
14 BARBADILLO, J., Las normas de descripcin archivstica, p. 49.
72
las unidades documentales, as como en los niveles intermedios (subseries y fracciones de serie). En los niveles de descripcin superiores
a la serie documental la mencin de la tipologa no es relevante ni
oportuna.
La pregunta que nos hacemos ahora es qu entendemos
por tipo documental, al menos en Espaa, y desde cundo utilizamos este concepto. Y a su respuesta dedicaremos los siguientes
prrafos.
Hace ya unos aos, Manuel Vzquez escribi que as como no
existen hombres en abstracto, sino varones y mujeres, no haba
documentos en abstracto sino tipos documentales15. El archivero
argentino seal, tambin, que aunque era un trmino usado por los
archiveros norteamericanos y de habla hispana, no ocurra as con los
franceses, ingleses, italianos o canadienses que se servan de otros
conceptos no siempre uniformes16. Para l fue adoptado por T. Schellenberg ante la necesidad de clasicar los archivos privados, tomndolo tal vez de un artculo de N. Harlow aparecido en 195517. El archivero norteamericano lo utilizara ampliamente en su libro Tcnicas
descriptivas de Archivos (Crdoba, 1961) indicando que tipo era el
primer carcter fsico que debe tenerse en cuenta en la descripcin
de documentos18.
15 VZQUEZ, M. Reexiones sobre el trmino <tipo documental>. En: De archivos y
de archivistas. Homenaje a Aurelio Tanodi, Washington: OEA, 1987, pp. 181-182.
16 Esto explicara que el concepto de tipo documental no aparezca recogido en el
Dictionary of Archival Terminology, ni tampoco en la obra Pratique Archivistique Franaise, como muy bien comenta Eduardo Nez Fernndez en su Organizacin y gestin de
archivos, Gijn: Ediciones Trea, 1999, p. 101.
17 VZQUEZ, M., Reexiones sobre el trmino <tipo documental>, p. 178.
18 SCHELLENBERG, T. R., Tcnicas descriptivas de archivos, Crdoba: Universidad de
Crdoba, 1961, p. 21. Ms adelante al tratar sobre la descripcin de las piezas documentales expres como primera regla que debe indicarse el tipo documental de la
pieza (p. 86).
73
En Espaa, la primera archivera en servirse de este trmino fue

Vicenta Corts, pues no en vano realiz observaciones al texto citado
de T. Schellenberg que se recogieron en su Introduccin. Despus la
siguieron los ms prestigiosos archiveros de habla hispana como el ya
mencionado Manuel Vzquez, Aurelio Tanodi, Antonia Heredia y Olga
Gallego, entre otros. Pero no debemos olvidar que el concepto de
tipo documental es una evolucin lgica de los de tipo diplomtico
y tipo jurdico que han empleado siempre los diplomatistas espaoles19 y los de otros pases en sus anlisis documentales. El estudio de
los tipos documentales de nuestros das es, pues, una evolucin, con
enfoques distintos, de los estudios diplomticos realizados sobre los
documentos medievales y modernos.
An as, est claro que la inuencia de las obras de T. Schellenberg motiv que la presencia de la denominacin de los tipos en la
descripcin archivstica de las unidades documentales fuera respaldada por la mayora de las contribuciones tericas publicadas en Espaa en las ltimas dcadas del siglo XX20. Pero bastaba con examinar
el contenido de los inventarios realizados en los archivos espaoles
desde la Edad Media para darnos cuenta de que esto era una prctica
bastante habitual21. La teora vena as a sancionar lo que llevaba ha19 MARTN POSTIGO, M S., La cancillera castellana de los Reyes Catlicos, Valladolid:
Universidad, 1959. En el ndice del captulo VI se reere expresamente al Estudio diplomtico de cada uno de estos tipos documentales. Este libro es un resumen de su tesis
doctoral defendida en 1957.
20 En 1987, Jos Ramn Cruz Mundet public un artculo titulado La catalogacin de
documentos en el que expona la cha catalogrca que haba utilizado para describir los documentos medievales de Rentera. En ella distingua cuatro partes. En la que
denomina Caractersticas formales incluye, junto con las medidas del documento, el
idioma, la tradicin documental, la tipologa diplomtica, la tipologa jurdica y la
tipologa paleogrca. Vase Bilduma, nm. 1 (1987) pp. 133 y 137.
21 El trmino inventario era el ms utilizado para denominar los instrumentos descriptivos de los archivos en esos siglos. Vase mi texto La descripcin de la documentacin municipal en Espaa (Siglos XIV XVIII). En: Los Fondos Histricos de los Archivos
Espaoles: I Jornadas de Archivos Histricos en Granada. Edicin en Cd-Rom, [Sevilla]: Junta de Andaluca, 1999.
74
cindose en la prctica desde haca siglos. En los manuales de archivos

publicados en Espaa en el siglo XIX el concepto est presente aunque bajo la denominacin ms habitual de clase de documentos22. Y
tampoco era desconocido para nuestros administrativistas23.
Sin duda las publicaciones de T. Schellenberg potenciaron la
difusin del concepto de tipo documental, que revelaba, segn l,
tanto el contenido como la estructura fsica del documento24 aunque
el archivero norteamericano lo incluy entre los caracteres externos o
fsicos junto con la clase, el formato, la forma y la cantidad.
Si la obra Tcnicas descriptivas de archivos25 inici el camino de
la normalizacin de la descripcin en Espaa26, los trabajos de A. Heredia Herrera, publicados en la dcada de 1980, sentaron las bases para
la descripcin documental27. La archivera sevillana es la que ms aten22 Curiosamente T. Schellenberg, en la p. 21 de sus Tcnicas descriptivas de archivos,
haba escrito que el tipo documental puede identicarse al contestar la siguiente pregunta: Qu clase de documento es ste?.
23 En la Ley de Procedimiento Administrativo, aprobada en Espaa en 1958, se incluye,
en su artculo 30.1, lo siguiente: Los documentos y expedientes administrativos sern
objeto de normalizacin para que cada serie o tipo de los mismos obedezca a iguales
caractersticas y formato. Vase BOE, nm. 171, de 18 de julio de 1958, p. 1280.
24 SCHELLENBERG, T., Tcnicas descriptivas de archivos, p. 26.
25 Este libro fue repartido por el propio T. Schellenberg entre los asistentes a la Primera Reunin Interamericana sobre Archivos (PRIA), celebrada en Washington D.C., del
9 al 27 de octubre de 1961, al que asistieron 49 profesionales de Amrica y de Espaa.
Esta reunin est considerada como la base para el actual desarrollo de la Archivstica
en Iberoamrica.
26 HEREDIA HERRERA, A., El nuevo modelo de descripcin archivstica. En: Memoria
XXII Congreso Archivstico Nacional: Los pilares de la Archivstica. Clasicacin, ordenacin
y descripcin, San Jos (Costa Rica): Ministerio de Cultura y Juventud, 2011, p. 109.
27 Nos referimos en concreto a: Los instrumentos de descripcin. En: Archivstica: estudios bsicos, Sevilla: Diputacin provincial, 1981, pp. 73-86; Manual de instrumentos de
descripcin documental, Sevilla: [Diputacin Provincial de Sevilla], 1982; y Archivstica general: teora y prctica, Sevilla: Diputacin Provincial de Sevilla, 1986. En el libro colectivo
Archivstica: estudios bsicos se incluyen tres trabajos realizados por una diplomatista y
un archivero cuyos ttulos se inician con las palabras Tipologa documental.
75
cin ha Prestado, y presta, en nuestro mbito a esta temtica. Ahora

bien, la importancia del tipo documental en el quehacer archivstico
haba sido resaltada, tambin, por Vicenta Corts Alonso28 al armar
que la determinacin del tipo [permitira] saber de qu documento
se trata y cules son sus iguales, para ponerlos juntos y ordenarlos
en series29. Expona que el anlisis documental servira para conocer
adecuadamente la denominacin y denicin de los documentos. Es
ms, Vicenta Corts nos aport la primera denicin que conocemos
realizada en Espaa sobre tipo documental desde el campo de la
archivstica. Y lo hizo ya en 1982. En concreto, para la que fuera Inspectora General de Archivos, el tipo del documento es el nmero y
disposicin de los elementos de la informacin que corresponden a la
actividad que lo ha producido30.
Los archiveros municipales madrileos denen tipo documental como la expresin de las diferentes actuaciones de la Administracin reejadas en un determinado soporte y con unos mismos caracteres internos especcos para cada uno, que determinan su contenido31.
En el Diccionario de terminologa archivstica, publicado por el Ministerio de Cultura espaol en 1993, se recoge como la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia
concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogneos32. Estas dos deni28 El primer texto que conocemos de V. Corts relativo a la importancia del tipo documental en la organizacin de los documentos es su artculo Los documentos y su tratamiento archivstico aparecido en el Boletn de ANABAD, XXXI: 3 (1981) pp. 365-381.
29 CORTS ALONSO, V., Nuestro modelo de anlisis documental, Boletn de ANABAD,
XXXVI: 3 (1986) p. 420.
30 CORTS ALONSO, V., Manual de archivos municipales, Madrid: ANABAD, 1982, p. 47.
De los tipos documentales trata tambin en las pp. 58-60.
31 Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, Manual de tipologa documental de los
municipios, Madrid: Comunidad de Madrid, 1988, pp. 12 y 179.
32 Diccionario de terminologa archivstica, Madrid: Ministerio de Cultura, 1993, p. 52.
76
ciones crean confusin. La primera al identicar tipo con expresin

toda vez que por entonces se haba publicado en la Ley 16/1985 de
Patrimonio Histrico Espaol, y en concreto en su art. 49, una denicin de documento que lo identicaba con toda expresin en lenguaje
natural o convencional. Un tipo documental no es un documento y
por lo tanto tampoco una unidad documental. Y no podemos limitar
tipo al mbito exclusivo de la administracin pblica.
Unos aos despus, la Mesa de Trabajo de Organizacin de
Archivos Municipales deni tipo documental como el trmino o
expresin que condensa las caractersticas tanto de origen como formales e informativas de una unidad documental distinta de otra33. Estaba claro que ya no se identicaba tipo con unidad documental34,
al menos para los archiveros que integran la Mesa. El glosario de trminos publicado en la versin espaola de la Norma ISAD(G) del ao
2000 no ayud mucho pues deni tipo documental como clase de
documentos que se distingue por la semejanza de sus caractersticas
fsicas (por ejemplo, acuarelas, dibujos) y/o intelectuales (por ejemplo,
diarios, dietarios, libros de actas)35.
33 Archivos municipales: Propuesta de cuadro de clasicacin de fondos de ayuntamientos / Mesa de Trabajo sobre Organizacin de Archivos Municipales, Madrid: ANABAD [etc.],
1996, p. 15. Por entonces A. Heredia redact su propia denicin de tipo bastante similar. En concreto armaba que tipo documental es el trmino o expresin que sirve para
condensar y globalizar las caractersticas esenciales tanto formales como informativas
de una unidad documental. Vase HEREDIA HERRERA, A., La Norma ISAD(G) y su terminologa. Anlisis y alternativas, Madrid: ANABAD, 1995, p. 61.
34 En la versin espaola de la Norma internacional general de descripcin archivstica
ISAD(G), publicada en 1995 por el Ministerio de Cultura, en la nota 7 de la p. 15, gura
que tipologa o tipo documental se dene como la unidad documental generada,
reunida y conservada por un sujeto productor.
35 ISAD(G) : Norma internacional general de descripcin archivstica... / Versin espaola
de Asuncin de Navascus Benlloch..., 2 ed., Madrid: Subdireccin de los Archivos Estatales, 2000, p. 18. Recordemos que en la publicacin ocial del CIA de esta Norma,
realizada en Ottawa, en el ao 2000, en el glosario de trminos recogido en ella, en su
p. 11, aparece Form que fue traducido en la versin espaola por Tipo documental.
La denicin de Form es la siguiente: A class of documents distinguished on the basis
of common physical (e.g., water colour, drawing) and/or intellectual (e.g., diary, journal,
77
Constatamos as como, poco a poco, han ido ganando terreno

los que entienden el tipo documental como un modelo que permite
reconocer a las unidades documentales semejantes. El tipo documental es indispensable a la hora de reconocer y representar cualquier
unidad documental [y] su denominacin ayuda no solo a jar el nombre de cada unidad documental sino el de la serie. As lo expres A.
Heredia en un estudio publicado en el ao 200636. En l realiza un repaso sobre las principales aportaciones tericas sobre este concepto, incluyendo algunas procedentes de Iberoamrica. Entre ellas es de resaltar la expresada por M. Vzquez que identic tipo documental con
el carcter o atributo (de un documento de archivo), que: se origina en
la funcin y actividad administrativa para la que naci el documento; se
maniesta en una diagramacin, formato y contenido distintivos; sirve
para ordenarlo, describirlo y, en general, procesarlo.37
La idea de tipo documental como modelo fue difundida en
otros trabajos impresos coetneos al mencionado de Antonia Hereday book, minute book) characteristics of a document. La denicin dada en la versin
espaola del ao 2000, sin apenas variaciones, ser copiada en otras obras posteriores y
por otros autores, de forma idntica o con modicaciones. As, por ejemplo, en la p. 189
de la NODAC (2007) se preere la denominacin de Tipologa entendida como Tipo
de documentos que se distinguen por las caractersticas fsicas (por ejemplo, acuarela,
dibujo) y/o intelectuales (por ejemplo, diario, dietario, libro de notas) comunes. Como
vemos la palabra minute book traducida en la versin espaola por libro de actas es
identicada ahora por los redactores de la NODAC como libro de notas. En ninguna
de las dos se traduce el trmino journal, posiblemente revista. Y diary puede ser
un peridico. Por otro lado, debemos indicar que la acuarela, entendida como una
pintura sobre papel o cartn con colores diluidos en agua no es nada corriente que se
conserve en un archivo, por lo que este ejemplo, como buena parte de los elegidos, son
poco representativos y crean confusin.
36 HEREDIA HERRERA, A., En torno al tipo documental, Boletn de ANABAD, LVI: 3
(2006) p. 32.
37 VZQUEZ, M., Administracin de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI, 2
edicin, Buenos Aires: Alfagrama, 2006, p. 31. Esta denicin la haba incluido ya, con
muy pocos cambios, en la p. 181 de su artculo Reexiones sobre el trmino, publicado en 1987.
78
dia38, pero ser ella la que de nuevo lo aclare en su Lenguaje y vocabulario archivsticos. Algo ms que un diccionario. En esta obra nos
da dos deniciones. Tipo documental es la forma de manifestarse la
informacin y tambin la estructura y disposicin de los elementos
de la informacin en un documento de archivo39. Esta ltima tiene
una clara relacin con la dada por Vicenta Corts en 1982.
Lo interesante de la aportacin de Antonia Heredia son sus reexiones. Al comentar este concepto destaca que no hay tipos documentales simples o compuestos ya que lo que s existen son unidades documentales. Para ella es una caracterstica de los documentos, que unos
han considerado interna y otros externa. El tipo documental es expresin
de formalidades y de contenido a partir del procedimiento. Reeja una
superposicin de la tipologa diplomtica y de la tipologa jurdica y, por
ende, administrativa. Adems, en su texto, aporta ejemplos de tipos documentales, tales como la Real cdula, el testamento, el padrn de habitantes, el inventario de bienes, la carta, la carta de dote, el expediente de
declaracin de ruina y el expediente de licencia de obra menor.
Por su parte, J. R. Cruz Mundet se ha limitado, en su Diccionario
de Archivstica40, a incluir, sin comentar, la denicin de tipo documen38 Vase el ya citado de Javier Barbadillo Alonso titulado Apuntes de clasicacin
archivstica. En l indica, en su p. 37, que un tipo es una abstraccin, no es una cosa
ni un grupo de cosas, sino un conjunto de criterios. Por nuestra parte, en nuestro estudio Tipologa, series documentales, cuadros de clasicacin: cuestiones metodolgicas
y prcticas (Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2007, pp. 35-36), armamos que el
tipo documental no deja de ser un modelo terico que al vincularlo a un productor y
a una actividad concreta, y repetirse en el tiempo, formara la serie, susceptible de ser
identicada, clasicada, valorada y descrita.
39 HEREDIA HERRERA, A., Lenguaje y vocabulario archivsticos, p. 176.
40 CRUZ MUNDET, J. R., Diccionario de Archivstica, Madrid: Alianza Editorial, 2011, p.
342. Curiosamente es un trmino por el que nuestro compaero no ha prestado apenas
atencin en sus publicaciones, siempre interesantes. Por ejemplo, no se recoge en el
Diccionario bsico que incluye en su libro Archivos municipales de Euskadi: manual de
organizacin, Vitoria: Instituto Vasco de Administracin Pblica, 1992. Y tampoco aparece en el glosario recogido como apndice en la obra colectiva Manual de descripcin
multinivel ya citada.
79
tal publicada por Ana Dupl del Moral41 haca ya unos aos. La que fue
directora del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid entiende tipo
documental como la expresin tipicada de unidades documentales
con unas caractersticas estructurales, en general, homogneas, de actuaciones nicas o secuenciales, normalmente reguladas por una norma
de procedimiento, derivadas del ejercicio de una misma funcin y realizadas por un determinado rgano, unidad o persona con competencia para
ello42. La explicacin de este concepto lo realiz su autora en la introduccin de su Manual de archivos de ocina Expona Ana Dupl que su
mencin a unas caractersticas estructurales, en general homogneas
es ms ajustada que la de unos mismos caracteres internos (o externos)
que se emplean en otras deniciones, pues en un mismo tipo el contenido testimonial e informativo no es homogneo, ni la clase ni el soporte tienen que serlo. La referencia a actuaciones nicas o secuenciales
alude a las unidades documentales simples o compuestas, resultado de
esas actuaciones. Reconoce que existen tipos propios de instituciones
privadas que no estn regulados por el procedimiento administrativo y
de ah la frase normalmente reguladas por una norma de procedimiento, pretendiendo as que sirva tambin para los primeros. Cree, adems,
que el ejercicio de una misma funcin es el elemento ms importante
para la conguracin de cada tipo documental, aunque lo ms adecuado
habra sido indicar una misma actividad. Y concluye expresando que la
suma de las unidades documentales que pertenecen a un mismo tipo documental y el rgano o unidad que ha producido los documentos que a l
pertenecen es lo que conformar la serie documental43.
Por ltimo, los miembros de la CNEDA, en el ao 2011, se han decantado por una denicin ms comprensible y actualizada que la reco41 DUPL DEL MORAL, A., Glosario de terminologa archivstica, Revista del Archivo
General de la Nacin (Per), nm. 25 (2005) p. 47.
42 Ana Dupl del Moral ya aport esta denicin en su Manual de archivos de ocina para gestores: Comunidad de Madrid, Madrid: Comunidad de Madrid; Marcial PONS,
1997, p. 84.
43 DUPL DEL MORAL, A., Manual de archivos de ocina, pp. 34-35.
80
gida en la versin espaola de la Norma ISAD(G) del ao 2000. As han

denido Tipo documental como el Modelo de unidad documental que
se distingue por tener unas caractersticas fsicas o intelectuales comunes44. Es decir, han introducido el concepto de modelo, que es esencial
para entender la idea de tipo documental, y han suprimido los ejemplos
para evitar confusin. Adems han prescindido de la posibilidad de que
las unidades documentales de un mismo tipo puedan tener caractersticas fsicas e intelectuales comunes al apostar por el uso de o y no del
y/o. Pero puede que lo ms razonable hubiera sido sustituir la conjuncin disyuntiva o por la conjuncin copulativa y.
Es decir, estamos ante un modelo que nos permite agrupar unidades documentales con caractersticas semejantes. Esas similitudes estn
relacionadas con la informacin que contienen y con la manera de distribuir esa informacin en el soporte elegido. Es lo que otros compaeros
han identicado con diagramacin, estructura o disposicin, condicionada a veces tambin por el formato y el soporte documental. Pero
lo que en realidad identica a los tipos documentales es su nalidad, es
decir el motivo de su realizacin, su objeto. Su estructura puede cambiar
con el tiempo pero si se mantiene su nalidad es muy posible que se mantenga tambin su denominacin. La doctora Vicenta Corts indic que el
nombre del tipo se deriva de esa actividad, como por ejemplo informe
procede de la accin de informar. Ms de cien aos antes otro archivero
haba escrito que la esencia de todo documento, su unidad lgica o inmaterial, lo que absolutamente le determina y por lo que es lo que es, sin
que se confunda con otro, es: su hecho (factum), su objeto45, que es un
concepto o pensamiento siempre contenido en una proposicin principal
absoluta de su contexto, expresa o sobreentendida, v. gr.: Juan vende
44 Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (CNEDA), Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, [Sevilla]: Secretara de la Comisin de Normas
Espaolas de Descripcin Archivstica, 2011, p. 17 y nota 49 de la p. 28.
45 Recordemos que por nalidad debemos entender el objeto o motivo con que se
ejecuta algo, tal y como gura en el Diccionario de la Real Academia Espaola.
81
a Pedro (escritura o contrato de compraventa de Juan a Pedro); el Rey

prohbe el duelo (ley o decreto Real contra el desafo).46
El tipo documental en las descripciones

anteriores a la ISAD(G)
A estas alturas de nuestra exposicin parece claro que, al menos en Espaa, un tipo documental es un modelo en el que puede
manifestarse la informacin. Entrar en el debate de si tiene la consideracin de carcter externo, interno o mixto ahora no tiene sentido,
pero dada su incidencia en la denominacin de las unidades documentales y series tal vez sea oportuno recordar algunas posturas no
coincidentes defendidas en Espaa antes de la difusin de la Norma
ISAD(G). Y lo haremos detenindonos en los dos autores que ms han
inuido en la teora archivstica espaola en las ltimas dcadas.
Jos Ramn Cruz Mundet, en 1987, en una de sus aportaciones tericas ms tempranas, abog por la mencin del tipo diplomtico entre los caracteres externos como un elemento auxiliar y cuya
cita no era esencial en la descripcin catalogrca47. Expresaba que
la utilizacin de la tipologa diplomtica en la catalogacin de documentos se consideraba poco acertada por la inexistencia de estudios
diplomticos sobre ellos, salvo para los medievales y los emanados de
la cancillera ponticia. La estructura de los documentos no permita
en todos los casos dirimir a ciencia cierta su tipologa diplomtica
y pocos son los investigadores que encuentran en esta tipologa un
elemento valioso para su consulta. Este argumento haba sido utilizado, por entonces, por Carmela Pescador del Hoyo en su libro El Archi46 MORN Y LIMINIANA, J., Metodologa diplomtica o manual de Arquivonoma : tratado terico-prctico del orden que debe observarse en los archivos para su arreglo, conservacin y servicio, Valencia: Imp. de la Viuda de Ayoldi, 1879, p. 191.
47 CRUZ MUNDET, J. R., La catalogacin de documentos, Bilduma, nm. 1 (1987) p. 137.
82
vo: instrumentos de trabajo48. La reconocida archivera indicaba en esa

obra que por ser a veces difcil de determinar son muchas las publicaciones en las que no gura [el tipo diplomtico] por ninguna parte en
la cha. Para ella era un dato de inters secundario y accesorio que
incluso no era preciso consignar ni siquiera entre los elementos externos49. Jos R. Cruz Mundet ha seguido defendiendo esta postura, ya
iniciado el siglo XXI, incluso despus de publicarse la versin espaola
de la Norma ISAD(G), pues entenda que al describir un documento
comenzar por el tipo diplomtico (Real Cdula, Decreto) carece de
rigor cientco, pues se trata de un elemento secundario50.
Bien diferente es la postura que ha mantenido siempre Antonia
Heredia. En 1981 escribi que la tipologa documental (diplomtica
y jurdica) era un elemento indispensable en la catalogacin de los
documentos, pues los archiveros con la indicacin expresa de ambas
habremos jado la mayor parte de los datos que delimitan al docu48 PESCADOR DEL HOYO, C., El Archivo: instrumentos de trabajo, Madrid: Ediciones
Norma, 1986, p. 153. Esta postura la haba defendido en otros trabajos anteriores. Vase su texto El problema de la descripcin de fondos documentales, publicado en De
archivos y archivistas, pp. 123-124.
49 Carmela Pescador escriba, en la nota 8 de esa p. 153, que Todo el mundo sabe, ms
o menos, lo que es un privilegio, una real orden, una carta de venta o un testamento,
pero si no conocemos los tipos diplomticos de los dems documentos que tenemos
que resear ms nos vale no poner nada como tal dato descriptivo, dando la impresin
de falta de conocimiento e irregularidad. Su libro tiene un antecedente claro en el texto
de Carmen Crespo Nogueira, Terminologa de archivos, publicado en el Homenaje a
Federico Navarro (Madrid: ANABAD, 1973). En su p. 94, la que fue directora del Archivo
Histrico Nacional, haba manifestado que al describir un documento medieval llevar
indicaciones de tipo de letra, dimensiones, categora diplomtica, etc., que no son
aplicables a documentos ms recientes.
50 CRUZ MUNDET, J. R., Manual de Archivstica, 5 ed., Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 2003, p. 291. En esta obra sigue defendiendo la mencin de la tipologa
diplomtica entre las caractersticas fsicas. La inclusin entre ellas de la Tipologa
diplomtica deba hacerse siempre que pueda establecerse con acierto y teniendo la
precaucin de no aceptar a pie juntillas la autocalicacin que al respecto puede llevar
el documento, sin antes haberla contrastado con el estudio de su estructura. En dem,
p. 292.
83
mento51. Por ello incluy la mencin de la tipologa entre los datos

internos, junto con el autor, el destinatario y el asunto. Y este punto de vista, desarrollado, lo ha defendido en otras obras posteriores,
especialmente en su Archivstica general: teora y prctica, cuya primera edicin apareci en 1986. En este manual, la archivera sevillana
expona que la designacin del tipo documental era necesaria52, y
a la hora de describir hemos de inclinarnos por [la tipologa diplomtica] no dejando de expresar tambin la jurdica53. En posteriores
ediciones de su Archivstica general, como la aparecida en 1991, ya
expres que la tipologa documental abarcaba tanto los documentos
singulares como las unidades archivsticas, es decir lo que ahora denominamos unidades documentales simples y compuestas. Su especicacin era el resultado de un estudio a fondo del documento, de su
gnesis, de su tramitacin, incluso de su formato que nos lleva de la
mano a su contenido solo con su denominacin, por cuanto la disposicin de todos estos considerandos son el testimonio de una actividad
especca que facilita una informacin determinada. Y contina sealando que la designacin del tipo documental ha de basarse en la
jacin terminolgica determinada por los estudios realizados por los
diplomatistas o por la legislacin que ha establecido sus caractersticas y no por la denominacin equivocada, en algunos, de la poca.54
51 HEREDIA HERRERA, A., Los instrumentos de descripcin. En: Archivstica: estudios
bsicos, Sevilla: Diputacin Provincial, 1981, p. 92. Este texto era un resumen del libro
que publicara un ao despus titulado Manual de instrumentos de descripcin documental, en la misma ciudad y por el mismo editor.
52 Esa misma idea la haba expresado T. Schellenberg en sus Tcnicas, p. 21, al expresar que el primer requisito para describir un documento es el de indicar su tipo, y esto
es cierto respecto a los documentos de cualquiera poca.
53 HEREDIA HERRERA, A., Archivstica general: teora y prctica, 2 ed., Sevilla: Diputacin provincial, 1987, p. 278.
54 HEREDIA HERRERA, A., Archivstica general: teora y prctica, 5 ed., Sevilla: Diputacin Provincial, 1991, pp. 364-365.
84
La lnea que hemos trazado basndonos en las aportaciones

tericas de Carmen Crespo, Carmela Pescador y Jos Ramn Cruz
Mundet ha tenido sus defensores pero es minoritaria55. La mayora de
los catlogos documentales editados en Espaa en la dcada de 1980,
y en la siguiente, adoptaron el criterio de iniciar la descripcin de los
datos o caracteres internos con la tipologa, tuviera la consideracin
para sus autores de carcter externo, interno o mixto. Sus referentes tericos ms importantes han sido las obras de Vicenta Corts56,
Olga Gallego y Pedro Lpez57 y por supuesto Antonia Heredia. Y lo
que hacen estos autores es reejar en sus textos la tradicin archivstica espaola pues as se haba venido haciendo desde la Edad Media
aunque no de una forma homognea, porque si algo caracteriza a los
instrumentos descriptivos elaborados en Espaa durante el Antiguo
Rgimen es su falta de uniformidad. An as, en ellos, la mencin de la
tipologa diplomtica y/o jurdica es un elemento bastante frecuente
en las descripciones documentales.
Si echamos una mirada a los primeros textos impresos sobre
Archivstica en Espaa, ya en el siglo XIX, comprenderemos mejor esta
argumentacin. Froiln Troche y Ziga, en su libro El archivo cronolgico-topogrco. Arte de archiveros58, escrito en 183059, al referirse
55 As lo expuso Cayetano Tornel Cobacho en Las chas de catlogo de documentos
textuales de archivo, Cartagena: Ayuntamiento, Concejala de Cultura, 1990, p. 19.
Este autor tambin prefera incluir la tipologa en el rea que denomina Descripcin
externa e informacin adicional.,
56 CORTS ALONSO, V., Manual de archivos municipales, p. 96.
57 GALLEGO DOMNGUEZ, O, LPEZ GMEZ, P., Introduccin a la Archivstica, Vitoria:
Servicio central de publicaciones del Gobierno Vasco, 1988, p. 100.
58 Existe una edicin facsimilar de esta publicacin debida a Rodrigo Fernndez Carrin y a Antonio Snchez Gonzlez, encargados de su edicin y estudio crtico, publicada
en Sevilla, por Padilla ediciones, en 1996.
59 La primera edicin de este libro apareci en 1828, en Santiago, Imprenta de Pascual
de Arza, con bastantes menos pginas. Su segunda edicin fue publicada en 1835, en la
imprenta coruesa de Iguereta. El ttulo completo es el siguiente: El archivo cronolgico-
85
al arte de extractar indicaba que un extracto deba comprender la

clase de documento segn el verdadero nombre que deba aplicrsele,
los sugetos por quien haya sido otorgado, o jueces que hayan hecho
ocio de actores, la cosa o suceso sobre que lo hicieron en bosquejo,
el lugar y da de su fecha, y el escribano o sugeto que lo haya autorizado60. En un texto impreso anterior de otro archivero, Facundo Porras Huidobro, al referirse a la Diplomtica expres que da su nombre
propio a toda clase de escritos,, ponindoles en la categora que
les es propia Por medio de sus caracteres intrnsecos y extrnsecos
busca legalmente la legitimidad o falsedad que ellos encierran.61
Dcadas despus, en 1879, otro archivero tratadista llamado Jos Morn y Liminiana, escriba que al redactar la papeleta que
describa el documento se empieza por designar la clase del documento, y para estampar un nombre inicial: Donacin Real, Venta,
Laudo, Sentencia, Apoca, Testamento, o cualquiera otro, es preciso
nada menos que ver casi todo el documento Estos nombres iniciatopogrco. Arte de archiveros: mtodo facil, sencillo y poco costoso para el arreglo de los
archivos particulares, til a los hacendados y poseedores de bienes que tienen documentos
para conservar sus intereses: arreglo interior y econmico de las casas direccin y manejo
de los intereses de ellas. Sobre su autor puede leerse el artculo de Vtor Manuel Migus
Rodrguez, A dalgua galega a comienzos do S. XIX: a obra de Froyln Troche y Ziga, Anuario Brigantino, nm. 18 (1995) pp. 117-128.
60 TROCHE Y ZIGA, F., El archivo cronolgico-topogrco, 2 ed., p. 38. En la p. 73
de este libro seala que a la hora de elaborar los ndices, lo que hoy entenderamos
por catlogos, no debamos recoger escritura de foro, de arriendo, de dote, etc.
sino foro, venta, dote, etc. porque escrituras ya sabemos que lo son sin que lo escribamos.
61 PORRAS HUIDOBRO, F., Discurso diploma-paleogrco que en el ejercicio de oposicin
a la plaza de archivero de la M. H. Villa y Corte de Madrid pronunci, En Burgos: Imprenta
de Navas, 1821, p. 13. No obstante al referirse en la p. 19 al extracto del documento,
este autor no menciona la clase o tipo documental. Estas ideas las desarroll ms por
extenso en su libro Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinacin, Madrid:
Imprenta de Len Amarita, 1830. Con l mantuvo una polmica interesante al enjuiciar
la obra de F. Troche y Zuiga. Este ltimo le contest en su segunda edicin aparecida
en 1835.
86
les determinantes, escritos con carcter abultado, sirven luego para

la clasicacin, o mas bien, distribucin y agrupacin de las papeletas
por clases62. Ms adelante seal, en esa misma publicacin, que las
formas intrnsecas y sus respectivos formularios, son, tal vez, el primer
elemento de slida y segura clasicacin. La dicultad podr estar en
saberlas, conocerlas, buscarlas, encontrarlas y distinguirlas: esta es la
primera obligacin del archivero63.
En este interesante manual, su autor incluy un modelo de papeleta de extracto en el que adems de recoger los datos de clasicacin y signatura, iniciaba la descripcin con la clase del documento,
y segua recogiendo, utilizando sus propios trminos, la persona expediente, la personalidad a que se expide, el extracto del contexto del
documento, la fecha completa y las observaciones64. Adems incluy
un modelo cumplimentado en el que gura la palabra privilegio en
el apartado de clase del documento.
Podramos recoger otras aportaciones similares de la poca, o
posteriores, pero lo consideramos innecesario para nuestra argumentacin. Lo evidente es que, al iniciarse el siglo XXI, en Espaa haba dos claras corrientes o escuelas en la descripcin a nivel de unidad documental
y en lo relativo al tema que nos ocupa. Para unos la presencia del tipo
documental en el rea de los caracteres internos era fundamental, junto
con el autor, el destinatario y el asunto o contenido, tal y como se vena
haciendo en Espaa desde haca siglos. Para otros, si se recoga, deba
contemplarse entre los caracteres externos, y como algo accesorio, no
obligatorio. La cuestin no es balad. La Norma ISAD(G) al congurar el
contenido del elemento Ttulo apoyar la primera postura.
62 MORN Y LIMINIANA, J., Metodologa diplomtica o manual de Arquivonoma, p. 131.

63 MORN Y LIMINIANA, J., Metodologa diplomtica, p. 184.
64 dem, p. 156.
87
El tipo documental en las actuales normas

de descripcin espaolas
Recordemos que la ISAD(G), en su versin espaola del ao 2000,
incluy en su glosario una denicin de tipo documental, basndose en la
traduccin del trmino Form que aparece en la versin de la Norma en
ingls, como ya hemos comentado. Los ejemplos incluidos en esa denicin de tipo documental no son muy acertados para aclarar el concepto,
pero guran en la versin inglesa de la que la espaola es una adaptacin.
Al menos, en la traduccin espaola, se recogen los de diarios, dietarios
y libros de actas que s podemos considerar tipos de documentos de archivo. Pero de esa denicin nos debemos quedar fundamentalmente
con la idea de que lo que distingue a un tipo son sus caractersticas fsicas
y/o intelectuales. Sobre ello trataremos ms adelante.
Como sabemos, en la ISAD(G) el elemento Ttulo se incluye
dentro del rea de identicacin. Su objetivo es denominar la unidad de descripcin. En la Norma, tras mostrar preferencia por el ttulo formal, se indica que en los niveles inferiores65 puede incluirse,
por ejemplo, el nombre del autor del documento as como un trmino
que indique el tipo documental de los documentos de la unidad de
descripcin y, en su caso, alguna expresin que reeje la funcin, la
actividad, el objeto, la ubicacin, o el tema66. Los ejemplos de descripcin recogidos en ella no son muy claricadores.
Tambin en el ao 2000 se public en Espaa el Manual de descripcin multinivel en el que se distinguan tres tipos de ttulos, el
transcrito del original (ttulo formal), el redactado por el archivero (ttulo atribuido) y el extrado de una fuente ocial (ttulo ocial). Este
ltimo se dena como el ttulo que se asigna a las unidades de descripcin de los niveles intelectuales que se extrae de la normativa de
65 Se reere a los formados por las unidades documentales compuestas y por las unidades documentales simples.
66 ISAD(G): Norma internacional, p. 21.
88
creacin, organizacin o funcionamiento del organismo productor67.

Pero para los autores de este manual los niveles intelectuales abarcaban desde el fondo a la subserie. Para nosotros no cabe duda de que
el ttulo ocial nos ser esencial, tambin, para denir y denominar
los tipos presentes en las unidades documentales que forman los niveles inferiores, especialmente en las de origen pblico.
La NEDA, aprobada cinco aos despus en su primera versin y
hasta ahora nica, y rerindose especialmente a las unidades documentales, defendi la utilizacin del ttulo formal, es decir del que gura en lugar preferente en el documento que se describe, salvo si era
incoherente, inexpresivo, incorrecto, poco conocido, excesivamente
largo, ya que si se daban esas condiciones, el archivero deba elaborar uno atribuido que describiera de una forma ms exacta la unidad
documental. La preferencia por el ttulo formal tendr consecuencias
en las descripciones, pero optar por l o no es una prerrogativa del
responsable de la descripcin. Si se opta por el ttulo atribuido, la informacin incluida debe permitir la identicacin de la unidad de descripcin teniendo en cuenta, en primer lugar, que el principio de pertinencia debe primar sobre el de no repeticin de la informacin. En
todo caso incluir la informacin imprescindible para la identicacin
de la unidad de descripcin: tradicin y tipologa documental, autor,
destinatario/beneciario, materia (persona, lugar o asunto, evitando
toda informacin no esencial68. Las similitudes con los datos internos que segn A. Heredia Herrera se deban recoger en los catlogos
cuando describimos documentos son ms que evidentes.69
Lo interesante es que en la NEDA se recogen ejemplos de descripciones, desde el fondo a las unidades documentales. En las de
67 BONAL ZAZO, J. L., y otros, Manual de descripcin multinivel, p. 33.
68 Norma espaola de descripcin archivstica (NEDA) 1 versin, p. 7 del Elemento
Ttulo.
69 Nuestra maestra, entre los datos internos inclua, adems, la data, pero la ISAD(G) la
considera un elemento diferenciado, que no se debe incluir en el Ttulo.
89
series, y sus niveles inferiores, el tipo documental aparece reejado

expresamente. Veamos algn ejemplo. En el Archivo de la Nobleza,
en el fondo del Archivo de los Duques de Osuna, dentro del Ducado
de Gandia, considerado como primera divisin de ese fondo, se identica una serie de Protocolos notariales de Gandia; una de sus fracciones se denomina Protocolos notariales de Pedro Belsa y en ella,
como unidad documental compuesta, existe un Protocolo notarial
que por el campo fecha se data en 1458. Como vemos, el tipo documental protocolo notarial se ha recogido en el campo ttulo en las
descripciones realizadas desde serie a unidad documental.
Otro ejemplo. En el Archivo Histrico Nacional de Madrid hay
un fondo titulado Universidad Central. Una de sus divisiones de fondo es la denominada Facultad de Teologa. En ella se distingue una
serie de Expedientes acadmicos de la que forma parte, como unidad documental compuesta, el Expediente acadmico de Salvador
Abad Miras.
Otro caso ms. El Expediente de reparacin del Archivo Histrico Nacional de Madrid, denido como unidad documental compuesta, se clasica en la fraccin de serie denominada Expedientes
de Madrid, de la serie Expedientes de obras, generada por el Negociado de Construcciones Civiles (2 divisin de fondo), adscrito a la
Direccin General de Instruccin Pblica (1 divisin de fondo) perteneciente al Ministerio de Fomento (fondo conservado en el Archivo
General de la Administracin de Alcal de Henares).
En la Norma de descripcin archivstica de Catalua (NODAC)
2007, y entre las reglas generales que afectan al elemento Ttulo,
podemos resaltar la que indica que se debe priorizar el ttulo formal
sobre el atribuido, sobre todo en documentacin antigua, en la cual
los ttulos acostumbran a ser bastante explcitos o cuando no haya
garantas de rigor en el momento de asignar un ttulo atribuido, ya sea
porque se desconocen las caractersticas de la unidad de descripcin,
90
o bien porque no es factible profundizar en ella70. La NODAC tambin

se reere a la necesidad de normalizar mediante un lenguaje controlado la denominacin de las tipologas documentales (regla general
nm. 23)71. Y entre las reglas especcas subraya que en el ttulo de las
series debe usarse preferentemente el plural y es aconsejable incluir
en el ttulo la tipologa jurdica y/o diplomtica (regla especca nm.
5); y en la descripcin de las unidades documentales puede incluirse
la autora del documento, el tipo de documentacin, el tipo de tradicin documental, la localizacin, los destinatarios o beneciarios, la
funcin, la actividad, la materia, el asunto o el tema de los documentos (regla especca nm. 6).
En la NODAC se recogen menciones expresas de nombres de
series y de unidades documentales. Entre las primeras estn los inventarios y balances, los expedientes sancionadores en materia de
consumo, los expedientes72 de bingos73 y entre los segundos hay
descripciones como Fotografa de los aguaceros del barrio antiguo
de Girona, o Copia del informe entregado al director de la escuela
Thau. Entre los ejemplos completos recogidos en el ltimo captulo
de esta norma encontramos la descripcin de la serie de Expedientes
de licencia de actividad clasicada y de otras unidades documentales
simples y compuestas. Si nos detenemos en el elemento Ttulo de
70 Vase la p. 49 de la Norma de descripcin archivstica de Catalua (NODAC) 2007.
Este argumento es muy dbil. Parece que vienen a decir que si no lo conozco o no lo
puedo mejorar es preferible dejarlo como est.
71 En la NOGADA se incluye una regla similar al establecer que es conveniente usar
un lenguaje controlado previamente denido para las denominaciones, tanto de tipos
documentales como de topnimos, materias y autoridades. Vase Norma gallega febrero 2010, p. 33.
72 En el texto impreso por un error, posiblemente de imprenta, aparece la palabra
expediente en singular.
73 Esta denominacin es imprecisa e incorrecta. No puede haber expedientes de
bingos porque con este enunciado desconocemos su nalidad. Habr expedientes de
autorizacin, de sancin de bingos.
91
ellas veremos que no siempre se han seguido las reglas generales y

especcas ya mencionadas.
En la Norma gallega de descripcin archivstica (NOGADA) se
indica que el objetivo del campo Ttulo es dar un nombre a la unidad de descripcin. Tras la distincin ya conocida entre ttulo formal
y ttulo atribuido, se aade que el primero puede ser establecido por
el productor en el momento de creacin de los documentos, o bien
otorgado con posterioridad por el propio productor o por quien le
sucedi en la gestin y custodia, antes de su integracin en el archivo
que realiza la descripcin74.
Este punto de vista es interesante pero no cabe duda de que
hay documentos que tienen ttulos formales dados tras su incorporacin en el Archivo. En la NEDA se haba denido el Ttulo formal
como el Ttulo que gura en un lugar preferente de la documentacin que se describe sin indicar si haba sido dado por el productor,
y sus continuadores, o por la persona que hizo su descripcin una vez
ingresado en el Archivo, o sus sucesores. Tambin en esta Norma se
subraya que si existe en los documentos ms de un ttulo formal se
optar por el ms pertinente y si hay varios que tienen esta consideracin por el coetneo o por el ms prximo cronolgicamente a la
creacin de la unidad que se est describiendo.
En la NOGADA se introduce otra modicacin llamativa, la relativa a Ttulo sistemtico. Se entiende necesario para contextualizar
la unidad de descripcin y con l se establece la posibilidad de que el
ttulo de una unidad de descripcin podr incluir adems del nombre
o expresin que la identique, el nombre de las unidades superiores
separando esos elementos con el uso de la barra inclinada (/). Entre
los ejemplos que incluyen recogemos dos a continuacin. El ttulo sistemtico de la serie Expedientes de apeo sera: Real Audiencia de
Galicia/Audiencia/Justicia y Gobierno/Expedientes de apeo. El ttulo
sistemtico del documento Expediente de actividades con motivo de
74 Norma gallega de descripcin archivstica (NOGADA): febrero 2010, p. 29.
92
la celebracin de la esta del rbol, el da 25 de febrero sera: Ayuntamiento de A Corua/Servicios/Cultura y funciones pblicas/Fiestas,
funciones y diversiones pblicas/Expedientes de actividades/Expediente de actividades con motivo de la celebracin de la esta del rbol, el da 25 de febrero.
Entre las reglas especcas recogidas en la NOGADA se incluye
la de que el ttulo de las series y subseries ir preferentemente en
plural. Y esto es lo habitual. Tambin aclara que cuando exista una
pluralidad de tipos documentales en una misma serie, se atribuir el
ttulo de la misma en la forma que sea pertinente para denir el conjunto. En su aclaracin se utilizan como ejemplos de esas series con
tipologa compartida las siguientes denominaciones: Expedientes de
convenios y conciertos, y Expedientes de concursos y certmenes.
Adems se indica que, en el caso de las unidades documentales, su ttulo puede incluir los elementos siguientes: autor, tipo documental, tradicin documental, localizacin, destinatarios o beneciarios y el asunto.
Estos pueden ir colocados en el orden ms conveniente de acuerdo con
el criterio del centro descriptor y las reglas de descripcin multinivel.
En el anexo de los modelos descriptivos completos que tiene la
NOGADA, la redaccin del campo Ttulo adopta el formato indicado
de Ttulo sistemtico arrastrando, por tanto, los ttulos que identican los niveles superiores. As se describe una serie en el campo Ttulo como Organizacin Provincial de Trabajos Portuarios de A Corua/
Seguridad e Higiene/Comit de Seguridad e Higiene/Libros de actas,
y para describir una de las unidades documentales que la forman se
repiten todos los datos pero se aade al nal /197975 con lo que se
identica con el Libro de actas de 1979. En otros ejemplos se repite el
nombre dado a la serie cuando se describe la unidad documental. Es
el caso siguiente: Delegacin de Hacienda de Vigo/Administracin/
Contribucin Territorial/Registro scal de edicios y solares/Registro
scal de edicios y solares del trmino municipal de Lavadores, parro75 Norma gallega, pp. 109-110.
93
quias de Beade y Bembrive76. Los hay que mencionan su condicin de

Expedientes al describir la serie y no cuando descienden a la unidad
documental, o al contrario77. Solo no arrastran la descripcin de los
niveles superiores al describir un documento de la coleccin de pergaminos del Archivo del Reino de Galicia78.
Los redactores de la NOGADA han constatado que, con la descripcin multinivel, cuando se describe una unidad documental concreta puede perderse informacin por lo que con su aportacin de
Ttulo sistemtico queda patente la vinculacin entre los distintos
niveles descriptivos. Esto choca con posturas como la defendida en
la NODAC en la que se seala que debe evitarse repetir informacin,
cuando sta se puede heredar de todos los niveles precedentes. Y entre medias, comprobamos que en la NEDA se establece que el principio de pertinencia debe primar sobre el de no repeticin de la informacin.
Est claro que cuando nos referimos a una serie o a una unidad
documental concreta, aislada, sin tener el paraguas de la descripcin
multinivel, debemos utilizar elementos que permitan su fcil identicacin. Y en los ejemplos recogidos en las normas mencionadas esto
no siempre es posible ya que para lograrlo debemos apoyarnos en los
ttulos de las agrupaciones superiores, como han entendido los archiveros responsables de la NOGADA. Otra cosa es que ese tipo de redaccin, la que se ofrece en esa Norma en el campo Ttulo atribuido,
sea o no atractiva. Y esta problemtica queda claramente expuesta
cuando se realizan estudios de series para su valoracin y seleccin, o
76 Norma gallega, p. 115.
77 Norma gallega, p. 119. El ttulo sistemtico de la serie recogida en esta pgina termina con / Licencias de obras particulares. Y cuando mencionan una de sus unidades
documentales concluyen su largo ttulo con / Expediente para construir un desvn.
En el ejemplo de la p. 106 el ttulo sistemtico de la serie concluye con Expedientes
contencioso-administrativos y el de la unidad documental comienza con Arturo Hermida
Astray contra la resolucin.
78 Norma gallega, p. 148.
94
cuando se cita un documento concreto por un investigador en un texto cientco. Podemos denominar un documento como protocolo
notarial sin ms como ocurre con un ejemplo de la NEDA?79.
La apuesta por el Ttulo formal que hace la ISAD(G), y con ella
las normas que la han desarrollado, cuando se hacen descripciones de
unidades documentales, puede que no sea lo ms correcto ya que no
son nada uniformes. Y si queremos avanzar en la normalizacin es evidente que debemos apostar por los ttulos atribuidos realizados con
rigor, sin que renunciemos a recoger los ttulos formales que pueda
tener un documento en otros elementos de la Norma.
Antes de seguir avanzando en nuestra exposicin es preciso recapitular algunas de las conclusiones ya indicadas:
1. La identicacin documental se basa en la descripcin y sta
se concreta en la denominacin. El nombre dado a las distintas agrupaciones documentales tendr una gran incidencia en las funciones
archivsticas. Las descripciones que hemos realizado de los documentos, concretadas en el nombre con el que los hemos identicado, sern bsicas para su clasicacin.
2. El nombre del tipo documental es imprescindible para denominar la unidad documental y la serie de la que forma parte.
3. El trmino tipo documental irrumpe con fuerza en la archivstica espaola por inuencia de la obra de T. Schellenberg, Tcnicas
descriptivas de archivos, aparecida en 1961, aunque ya lo venan utilizando con anterioridad los diplomatistas en sus estudios, al igual que
otros archiveros espaoles. Estos ltimos preferan la expresin clase
de documentos.
4. Por tipo documental debemos entender un modelo que
permite reconocer a unidades documentales semejantes, aunque
esto no siempre ha estado tan claro al ser un concepto pobremente
79 Recordemos que en la NOGADA, en uno de sus ejemplos, si no se arrastrara la descripcin de los niveles superiores una unidad documental se denominara 1979, sin ms.
95
denido. Archiveras como Vicenta Corts y Antonia Heredia han ayudado enormemente a su claricacin.
5. En Espaa han habido dos claras corrientes a la hora de incluir
la tipologa en la descripcin de las unidades documentales. Para un
grupo de tericos era un dato secundario y accesorio, mientras que
para otros es esencial. La ISAD(G) ha dado la razn a estos ltimos.
6. En la ISAD(G), y en las normas que la han desarrollado, el elemento Ttulo es el que se destina a la denominacin de la unidad de
descripcin.
7. En la descripcin de las unidades documentales, siguiendo la
ISAD(G), en el campo Ttulo pueden recogerse el nombre del autor,
el tipo documental y el tema, entre otros datos. La NEDA ha sancionado la inclusin en el campo Ttulo de los relativos a la tradicin y
tipologa documental, autor, destinatario y materia, tal y como se ha
venido haciendo en Espaa desde haca siglos.
8. En la teora archivstica espaola de desarrollo de la ISAD(G),
adems del ttulo formal y del ttulo atribuido, se han utilizado otros
conceptos como el de ttulo ocial y el de ttulo sistemtico.
9. Los ejemplos de descripciones de unidades documentales,
aportados en las normas espaolas, distan mucho de estar normalizados. Hay ejemplos que arrastran la tipologa desde la denominacin
de la serie hasta la unidad documental. Otros al incluirla en la serie ya
no la recogen en la unidad documental, o al contrario.
10. Avanzamos que, frente a los que deenden la preferencia
del ttulo formal en las descripciones de las unidades documentales,
tal y como establece la ISAD(G), somos partidarios de priorizar el ttulo
atribuido siempre que sea el resultado de un anlisis cientco del documento realizado con los mtodos archivsticos conocidos. Para los
documentos pblicos ese ttulo atribuido debe coincidir con el ttulo
ocial dado por el legislador, si es que lo tiene.
96
El tipo documental: Delimitacin

del concepto
La materializacin de la produccin documental se plasma en
las unidades documentales que siguen unos determinados modelos,
denominados tipos, segn su nalidad. Las variaciones en la denominacin de los tipos documentales estn condicionadas, tambin,
por la evolucin de las culturas que los utilizan y de las lenguas en las
que se redactan. Es decir, el tipo utilizado en una unidad documental concreta realizado para un determinado n puede haber recibido
otros nombres en pocas anteriores, aunque su cometido no haya
cambiado. Y los mismos tipos documentales, con idntico contenido y parecida estructura, pueden recibir denominaciones distintas
segn el pas en el que se utilizan, aunque se use la misma lengua.
Veamos ejemplos de uno y de otro utilizando tipos documentales
comunes.
La Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y de Procedimiento Administrativo Comn, que regula esta
faceta en Espaa, determina que los ciudadanos pueden dirigirse a
los rganos administrativos mediante solicitudes, escritos y comunicaciones. El contenido informativo de una solicitud est recogido en
el art. 70 de esa Ley80 y en l tambin se determina que las Administraciones Pblicas deben establecer modelos normalizados de solicitudes cuando se trate de procedimientos que impliquen la resolucin
numerosa de una serie de procedimientos. Pero en la primera Ley de
Procedimiento Administrativo, aprobada en Espaa en 1958, ya se
haba indicado que cualquier persona, natural o jurdica, poda dirigir
instancias o peticiones a las autoridades y organismos de la administracin del Estado. El contenido de una instancia qued establecido
80 Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. En Boletn Ocial del Estado (=
BOE), nm. 285, de 27 de noviembre de 1992, p. 40311.
97
en el art. 69 de esa Ley81, y era prcticamente el mismo que el dado a

las solicitudes tres dcadas despus. Es decir, lo que en 1958 era una
instancia o peticin pas a denominarse solicitud con la puesta
en vigor de la ley mencionada de 1992. Y as se conocen y utilizan en
la actualidad.
Pero estos cambios no se hacen de la noche a la maana. Hasta
entrado el siglo XX el documento ms comnmente utilizado por los
ciudadanos para dirigirse a la Administracin recibi el nombre instancia82 o peticin83 que paulatinamente haba ido sustituyendo al
de splica84 a lo largo del siglo XIX. Los trminos de memorial85 y
81 Ley de 17 de julio de 1958 sobre Procedimiento Administrativo. Vase el BOE, nm.
171, de 18 de julio de 1958, p. 1282.
82 En 1925, en el tomo correspondiente de la Enciclopedia Universal Ilustrada, publicada por Espasa editores, gura que instancia en el mbito administrativo es el escrito
en el que se pide algo que se cree justo.
83 Los trminos peticin y pedimento se utilizaban en la administracin de justicia
como sinnimos desde haca siglos. El toledano Sebastin de Covarrubias, en su Tesoro
de la Lengua castellana o espaola, publicado en 1611, indic que una peticin era la demanda o por palabra o por escrito. Como escrito con que se pide jurdicamente ante
el juez fue denido por la Real Academia Espaola en su Diccionario de la Lengua castellana, conocido tambin como Diccionario de Autoridades, editado en seis tomos entre
1726 y 1739, indicando que pedimento era lo mismo que peticin. Ya en el siglo XIX
se extendi a otros campos del derecho administrativo al entenderse como cualquier
escrito en que se hace una peticin. Sobre los pedimentos existe un breve trabajo
colectivo que puede resultar de inters. Nos referimos al texto Una aportacin al estudio tipolgico de la documentacin judicial del Antiguo Rgimen: los pedimentos.
En: Actas de las primeras Jornadas sobre Metodologa para la Identicacin y Valoracin de
Fondos Documentales de las Administraciones Pblicas: (Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de
1991), Madrid: Direccin de los Archivos Estatales, 1992, pp. 139-149.
84 Esta, junto con suplicacin se segua utilizando por entonces en derecho procesal.
Ya recoge estos trminos Sebastin de Covarrubias en 1611. Para l una splica era
el memorial que se da al Papa, etc., mientras que suplicacin era el memorial que
se da suplicando. En el siglo XVIII se entenda por suplica, segn la Real Academia
Espaola, el memorial o escrito con que se suplica.
85 En el Tesoro de la Lengua de Sebastin de Covarrubias gura que un memorial
es la peticin que se da al juez o al seor para recuerdo de algn negocio. En 1732, en
el tomo III del Diccionario de Autoridades, se indica que se llama tambin memorial al
98
representacin86, que servan para designar una peticin razonada o motivada, entraron en desuso tambin conforme avanzaba ese
mismo siglo. Est claro, pues, que a lo largo de los siglos el mismo
tipo documental ha recibido distintas denominaciones y en esos
cambios ha tenido mucho que ver la normativa aprobada por la Administracin. Es ms, una misma accin o actividad se ha podido concretar en un tipo documental que ha recibido dos denominaciones
coetneas, o no. Lo hemos visto con peticin y pedimento. Pero
hay otros casos, como splica y suplicacin, nota y anotacin,
propuesta y proposicin, credencial y acreditacin, etctera.
Y no siempre han tenido la misma nalidad, como ocurre con informe e informacin87.
La irrupcin de tipos nuevos como consecuencia de una nueva
administracin tiene muchos ejemplos. En Espaa, la llegada de los
Borbones en el siglo XVIII motiv la aparicin de tipos documentales
hasta entonces inexistentes como es el caso de las reales rdenes88,
o la utilizacin de palabras tomadas del francs para distinguir tipos
ya conocidos. Como ejemplo de esto ltimo traemos a colacin el trpapel o escrito en que se pide alguna merced o gracia, alegando los mritos o motivos
en que funda su razn.
86 Sebastin de Covarrubias no recoge este trmino como tipo documental por lo que
es factible pensar que empezara a utilizarse ms asiduamente ya avanzado el siglo XVII.
S aparece en el Diccionario de Autoridades entendido como la splica o proposicin
motivada, que se hace a los Prncipes y superiores.
87 En el Diccionario de Autoridades gura informe como el mismo hecho de informar, u dar noticia de alguna cosa y en lo forense signica la oracin que hace el abogado, en hecho y derecho de la causa que deende. Para S. de Covarrubias, en 1611,
era el memorial que da informacin. Por informaciones segn el primer Diccionario
se entenda en lo forense las diligencias jurdicas que se hacen de qualquier hecho u
delito y las diligencias secretas, que se hacen de la calidad y nobleza de alguno, en
orden a conferirle algn ocio, dignidad o insignia.
88 REAL DAZ, J. J., Estudio diplomtico del documento indiano, 1 reimp., Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1991, pp. 200-201.
99
mino reglamento89 que empez a extenderse en ese siglo frente al

tradicional trmino castellano de ordenanza u ordenacin. Todava en la actualidad se siguen utilizando indistintamente sin que los
estudiosos hayan conseguido encontrar diferencias tipolgicas que
distingan a las ordenanzas de los reglamentos.
Advertimos al principio de este apartado que el mismo tipo documental poda ser denominado de distinta manera tambin segn el
mbito geogrco en donde fuera utilizado. Y el ejemplo ms claro es
el documento que acredita la identidad personal. En Espaa, en la actualidad, se denomina como Documento Nacional de Identidad90, al
igual que en Argentina o Per. Pero en otros pases de habla hispana
recibe o ha recibido otros nombres. Es el caso de Cdula de Identidad (Bolivia, Chile, Costa Rica, Nicaragua, Uruguay y Venezuela),
Cdula de Ciudadana (Colombia y Ecuador), Documento nico
de Identidad (El Salvador), Documento Personal de Identicacin
(Guatemala), Tarjeta de Identidad (Honduras), Cdula de Identidad Personal (Panam), Cdula de Identidad Civil (Paraguay), Cdula de Identidad y Electoral (Repblica Dominicana) En Portugal
se denomina como Carto de Cidado y en Brasil como Documento Nacional de Identicao Civil, Carteira de Identidade o Registro
Geral.
La denominacin de estos tipos documentales en cada pas ha
podido sufrir variaciones a lo largo del tiempo aunque su contenido
informativo haya sido siempre muy similar. De nuevo el Documento
Nacional de Identidad espaol nos puede ser muy til. Fue creado por
89 En el Diccionario de Autoridades se recoge la voz reglamento entendida como la
instruccin por escrito que se da para la direccin o gobierno de alguna cosa. Sebastin
de Covarrubias no recogi ese trmino en su Tesoro
90 Coloquialmente este documento recibe el nombre de Carnet de Identidad. Tambin es bastante comn que se denomina utilizando las letras iniciales de las palabras
principales, es decir DNI.
100
Decreto de 2 de marzo de 194491 y aunque ha tenido desde entonces

distintos modelos y soportes sigue manteniendo esta denominacin
hoy da. Pero en Espaa haban existido con anterioridad documentos
con contenido y funciones similares tales como las Cdulas de vecindad (1854- 1870), las Cdulas de empadronamiento (1870-1874)
y las Cdulas personales (1874-1944), a los que podemos unir los
Pasaportes para lo interior (desaparecidos en 1854) y las Cartas de
seguridad (1824-1835).92
Incidimos en que lo que caracteriza a un tipo documental es su
contenido informativo que est relacionado con su nalidad, con su objeto. Y ese contenido informativo est plasmado siguiendo una determinada disposicin o estructura lo que tambin facilita su identicacin
y distincin. Pero cambios en ella, en el diseo de esa estructura, no
tienen por qu implicar un nuevo tipo documental que lleve aparejado
una nueva denominacin. Es decir, aunque el soporte, el formato y la
disposicin informativa sean modicados puede seguir siendo el mismo tipo si as lo decide quien tiene autoridad para ello. Veamos ahora
dos ejemplos sencillos que nos ayudan en nuestra exposicin.
Los pasaportes para viajar de unos pases a otros tienen una
larga existencia, de varios siglos. En las primeras dcadas del siglo XIX
solan extenderse en una hoja de grandes dimensiones (de mas de
400 x 300 mm) en cuyo reverso se recogan de forma manuscrita los
vistos o visados de las autoridades a las que haban sido mostrados,
autenticados con sus correspondientes sellos entintados. En Francia
se denominaban Passeport a lEtranger, en Italia Passaporto y en
Espaa Pasaporte93. Eran expedidos por las autoridades gubernati91 BOE de 21 de marzo de 1944, p. 2346.
92 Sobre sus caractersticas puede verse el estudio de Mariano Garca Ruiprez y Juan
Carlos Galende Daz, Los pasaportes, pases y otros documentos de control e identidad
personal en Espaa durante la primera mitad del siglo XIX. Estudio archivstico y diplomtico, Hidalgua. La Revista de Genealoga, Nobleza y Armas, LI (2004) pp. 113-144 y
169-208.
93 En el tomo V del Diccionario de Autoridades, publicado en 1737, se dice que un passaporte es la licencia u despacho por escrito, que se da para poder passar libre y se-
101
vas de cada pas para permitir a sus titulares viajar al extranjero. Referir las modicaciones habidas en este tipo de documentos requiere un
estudio tipolgico, posiblemente pas por pas. Obviamente en esos
pasaportes de principios del siglo XIX no haba fotografas ni estaban
reproducidas las huellas dactilares, ni Pero, es ms, durante el siglo
XX fue habitual su expedicin en forma de libreta, formada por uno o
varios cuadernos con tapas de cartulina de determinados colores y de
una extensin variable (de decenas de hojas)94. En el siglo XXI muchos
pases han adoptado el pasaporte electrnico que incorpora un chip
embebido en su portada con datos sensibles de su titular. As ocurre
en Espaa desde el 28 de agosto de 2006. Lo interesante es que a
pesar de estos cambios, que han afectado a su estructura informativa
y a su formato, se siguen denominando pasaportes y adems es un
trmino generalizado en todo el mundo, con un contenido informativo muy similar.
El otro ejemplo que queremos comentar es el del permiso para
conducir vehculos automviles que tambin es un tipo documental
comn, presente en todos los pases. Su origen es mucho ms reciente pues en la mayora de las naciones surgi ya en el siglo XX lo cual es
obvio si tenemos en cuenta la invencin de los motores de combustin. Es un documento pblico que autoriza a su poseedor para conducir vehculos de traccin mecnica, bajo determinadas condiciones.
En Espaa se denomina ocialmente Permiso de conduccin, aunque coloquialmente se conoce como Carnet de conducir. Durante
su existencia ha tenido diferentes modelos establecidos por las autoridades en normativas especcas. Por citar solo las ms recientes,
guramente de un Reino a otro, u de una a otra parte. Para Sebastin de Covarrubias,

en 1611, era la licencia para poder pasar alguna cosa vedada por los puertos. En poco
ms de un siglo su nalidad se haba ampliado notablemente, de las mercancas a las
personas, de los puertos a las fronteras.
94 En Espaa en las ltimas dcadas han tenido unas dimensiones de 123 x 85 mm
(altura por base) y estn formados por 32 pginas.
102
en 199795 se aprob un modelo, apto para su uso en los pases de la

Comunidad Econmica Europea (CEE), realizado en una cartulina de
color rosa, de unas dimensiones concretas (102 mm de alto por 222
mm de ancho), que generalmente se conservaba plegado en forma de
trptico. El contenido de su anverso y reverso estaba dividido en tres
partes, formando as seis pginas. En ellas se distribua la informacin
precisa del permiso de conduccin (datos de identicacin del titular, categoras de vehculos para los cuales era vlido el permiso, el
periodo que abarcaba esa validez, etc.). En el ao 2004 se adopt en
Espaa un modelo alternativo de permiso de conduccin96, aprobado por la CEE, expedido sobre una tarjeta plstica con la informacin
distribuida en su anverso y reverso y con unas dimensiones reducidas
de tan solo 55 x 85 mm (altura por base). Este modelo sustituira denitivamente al establecido en 1997 con la aprobacin de un nuevo
Reglamento General de Conductores en el ao 200997. Es decir, en
apenas unos aos su formato y soporte han sufrido importantes cambios sin que haya implicado alteraciones en la denominacin del tipo
documental. Por cierto que en ella no existe el mismo consenso que
para los pasaportes. El permiso de conduccin es denominado en Italia Patente di guida, en Francia Permis de conduire, en Gran Bretaa Driving licence, en Portugal Carta de conduao, etctera. En
pases de habla hispana se conocen como Licencia de/para conducir,
Licencia de manejo e incluso tienen denominaciones ms singulares como ocurre con el Brevete que autoriza a conducir automviles
particulares en Per.
95 Este modelo est recogido en el Real Decreto 772/1997, de 30 de mayo, por el que
se aprueba el Reglamento General de Conductores. Vase el BOE, nm. 135, de 6 de
junio de 1997, pp. 17374-17375.
96 Reproducido en el Real Decreto 1598/2004, de 2 de julio, por el que se modica el
Reglamento General de Conductores, aprobado por el Real Decreto 772/1997, de 30
de mayo. En el BOE, nm. 173, de 19 de julio de 2004, pp. 26195-26196.
97 El modelo de carnet de conducir vigente en Espaa est incluido en el Real Decreto
818/2009, de 8 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento General de Conductores.
Vase el BOE, n. 138, de 8/06/2009, p. 48112-48113.
103
Ya hemos dejado claro nuestro parecer de que por tipo documental podemos entender un modelo de unidad documental que se
distingue por unas caractersticas fsicas e intelectuales comunes98.
Pero las primeras no son determinantes ya que pueden sufrir grandes
variaciones, aunque ayudan notablemente a identicar ese modelo
en los periodos en los que estn vigentes. Lo fundamental de un tipo
documental es su nalidad, su objeto, y esa nalidad, que no vara, se
articula y se fundamenta en sus caractersticas intelectuales que quedan recogidas en su contenido informativo y que generalmente responden a las preguntas para qu, por quin, para quin, cmo, dnde
y cundo.
El tipo documental: Clasicacin y

denominacin. O como poner puertas
al mar
A la hora de clasicar los tipos documentales nos sirven los mismos criterios con los que clasicamos las unidades documentales de
las que son modelos99.
Posiblemente la primera clasicacin de los tipos documentales
es la que distingue, segn su productor, entre los tipos documentales
de documentos pblicos y los de documentos privados100. Y esta diferenciacin tal vez sea la ms importante. Jurdicamente consideramos
documento privado al efectuado entre particulares y por particulares
98 Para nuestros compaeros de la CNEDA el modelo se distingue por unas caractersticas fsicas o intelectuales. Pero creemos que las caractersticas fsicas por s solas
no distinguen un tipo documental.
99 Pedro Lpez y Olga Gallego, en su libro El documento de archivo: un estudio, recogen
nueve criterios a la hora de clasicar los documentos (pp. 35-60) pero nosotros solo nos
detendremos en tres.
100 Jos Morn y Liminiana, en la p. 104 de su Metodologa diplomtica, armaba que
no hay ms que dos gneros verdaderos o clases de documentos; pblicos o privados.
104
sobre un asunto privado. Entendemos por documento pblico el realizado por un funcionario pblico en el ejercicio de su cargo, sea o no
entre particulares. Esta distincin es fundamental ya que los tipos de
documentos pblicos habrn sido establecidos por la autoridad que,
la mayora de las veces, le habr otorgado una denominacin especca. Las normas aprobadas por esa autoridad sern determinantes a la
hora de realizar su estudio. Y este nos permitir conocer su nalidad,
su uso, la evolucin de sus caractersticas en el tiempo, su vigencia, su
inuencia en otros tipos documentales utilizados con posterioridad,
las series en las que est presente, sus productores, etc. Los ejemplos
que hemos incluido en el apartado anterior dan prueba de ello.
Lo interesante es que ese ttulo, esa denominacin dada al tipo
por la autoridad que lo establece y crea, ser incuestionable, aparezca o no recogido en las unidades documentales que los utilizan. Podemos entenderlo como su ttulo ocial, utilizando un trmino ya
recogido por los autores del Manual de descripcin multinivel Ese
ttulo ocial nos sirve para denominar las series, y con ellas todas las
unidades documentales que las forman. A nuestro entender, por encima del ttulo formal, incorporado de una manera explcita en la propia
unidad documental y, por lo general, sin normalizar, dado por su autor
o sus sucesores, o por los archiveros que nos han precedido, debe prevalecer el ttulo ocial otorgado por la autoridad que cre la serie. El
archivero que organiza y describe documentos pblicos debe buscar
ese ttulo ocial, recogido generalmente en la normativa concreta
que afecta a la serie que analiza. No es un ttulo atribuido en la medida
en la que no ha sido dado por el archivero sino por el legislador. Solo
tendra esta consideracin si careciera de ttulo ocial, es decir, si tras
el proceso de investigacin archivstica no fuera posible encontrar la
denominacin concreta, lo que ocurre en algunas ocasiones.
Pongamos un ejemplo llamativo. En la Propuesta de cuadro
de clasicacin de fondos de Ayuntamientos se incluye, como un
105
registro de sanidad veterinaria, el de matanzas domiciliarias101. En

un estudio publicado de este tipo se denomina como Libro registro
de matanzas domiciliarias102. Un nombre as, si no se incluye dentro
de una descripcin multinivel, solo puede causar confusin. Si acudimos a la norma por la que se crea, una Orden de 9 de septiembre de
1946103, gura, en su disposicin 7, que los veterinarios municipales
llevarn un libro registro en donde deban reejar las reses porcinas
sacricadas destinadas al consumo familiar. En ningn punto del articulado gura la denominacin expresa, recogida en la Propuesta,
de Libro registro de matanzas domiciliarias. Lo ms adecuado habra
sido denominar el tipo como Libro registro de cerdos sacricados en
rgimen de matanzas domiciliarias para el consumo familiar. Estas
palabras estn recogidas, de forma separada, en diferentes apartados
de esa Orden. No es el ttulo ocial pero reeja claramente su contenido, evita equvocos y se basa en la disposicin por la que se crea.
En la mayora de las ocasiones, el propio legislador le ha dado
el nombre concreto con el que quiere que se identique y, si es as,
ese es el que debemos recoger. Pongamos otro ejemplo. En muchos
ayuntamientos espaoles se han producido centenares, si no miles,
de expedientes de nombramiento de guarda particular jurado, entre
los aos 1849 y 1994, siguiendo un procedimiento que apenas tuvo
variaciones en estos casi ciento cincuenta aos. En una de las primeras normas sobre esta materia, en concreto una Real Orden de 9 de
agosto de 1876, en su art. 84.4, se indica que antes de vericar el
101 Archivos municipales: Propuesta de cuadro de clasicacin de fondos de Ayuntamientos/Mesa de Trabajo sobre Organizacin de Archivos Municipales, Madrid: ANABAD
[etc], 1996, p. 59.
102 RODRIGUEZ CLAVEL, J. R., Anlisi de la producci documental municipal en els
mbits de sanitat, benecncia i assistncia social, Lligall. Revista Catalana dArxivstica,
nm. 8 (1994) p. 88.
103 Orden de 9 de septiembre de 1946 por la que se dictan normas para efectuar el
sacricio de reses porcinas con destino al consumo familiar. En el BOE, nm. 272, de 29
de septiembre de 1946, p. 7304.
106
nombramiento [de guarda jurado] reciba el Alcalde los informes del

cura prroco en cuya feligresa est avecindado el candidato y Jefe
de la Comandancia de la Guardia Civil a cuya provincia pertenezcan
las propiedades que han de ser custodiadas, y que estos informes se
unan precisamente al expediente de nombramiento104. Obviamente
el tipo documental debe ser denominado expediente de nombramiento de guarda particular jurado, y ste debemos considerarlo un
ttulo ocial.
En ms de una ocasin se constata que ese nombre ocial no
aparece en las primeras disposiciones sino en otras posteriores que
las desarrollan o complementan. Una vez descubierta cul es esa
denominacin, tras analizar todo el marco normativo que le afecta,
debemos optar por su utilizacin para dar nombre al tipo desde su
creacin. De nuevo otro ejemplo nos puede ser til. El 17 de mayo de
1952 se aprob, en Espaa, el Reglamento de Organizacin y Funcionamiento de las Corporaciones Locales. En su art. 12 estableci que
Las resoluciones del alcalde habrn de inscribirse en un libro especial
destinado al efecto y que ser abierto con los mismos requisitos que
el Libro de Actas. En 1986, un nuevo Reglamento sustituy al anterior. En su art. 200 recoga lo siguiente: Los libros de resoluciones
del alcalde o presidente de la Diputacin, o de quienes acten por su
delegacin, se confeccionaran con los mismos requisitos. Estaba
claro que el creado en 1952 deba ser denominado tambin como Libro de resoluciones del alcalde.
La normalizacin de la denominacin de los tipos utilizados en
los documentos pblicos es ms fcil de realizar que la de los documentos privados. Las instituciones pblicas disponen de importantes fondos documentales que constituyen la base de la investigacin
histrica y archivstica. La normativa que afecta a esos fondos es,
104 Vase Gaceta de Madrid, nm. 225, de 12 de agosto de 1876, p. 416. Sobre estos
expedientes puede ser til la lectura del artculo Los guardias particulares jurados y
sus expedientes de nombramiento en los ayuntamientos: Estudio archivstico, Boletn
Auriense, Tomo XLI-XLII, Vol. I (2011-2012) pp. 243-262.
107
generalmente, fcil de localizar e investigar por estar publicada. La

consulta directa de sta y de las unidades documentales producidas
puede ser suciente para la identicacin de los tipos y, con ellos, de
las series. En los documentos privados esto no es tan sencillo. La precariedad de los fondos conservados con este origen, su singularidad,
la no publicacin de las normas que regulan su funcionamiento son
inconvenientes a veces difciles de salvar. En todo caso es ms fcil
normalizar la denominacin de los tipos presentes en los fondos de
empresas y organismos privados que en los documentos que forman
los archivos personales.
Es decir, cabra distinguir entre los fondos privados de personas fsicas y los de personas jurdicas. Estos ltimos se generarn
con arreglo al marco competencial y normativo de esa empresa u
organismo privado y por lo tanto la tipologa utilizada para generar sus documentos ser fcil de rastrear si el fondo no ha sufrido
grandes prdidas. No ocurrir as con los fondos personales, aunque dentro de stos hay muchos documentos de origen pblico
fcilmente reconocibles y, por lo tanto, susceptibles de recibir denominaciones normalizadas. Pongamos un ejemplo. En un fondo
personal existen registros en donde su titular ha ido anotando sus
vivencias personales y que ha podido denominar como Cuaderno
de notas, Libro diario, Memorias, Diario personal, Libro de
sucesos, Agenda, o, incluso, ttulos menos representativos y
ms poticos como Mis sueos, Mis secretos, Confesiones,
Cuaderno de bitcora Est claro que, en estos casos, a la hora
de denominar la unidad documental debemos optar por el ttulo
dado por su autor, sea o no indicativo de su contenido y de su tipo
documental genrico. Solo si no tiene ttulo formal deberemos intentar elaborar un ttulo atribuido basndonos en nuestros conocimientos archivsticos y teniendo en cuenta, adems, las variaciones habidas en las denominaciones de los tipos similares segn las
distintas pocas. Y esto es importante.
108
Un caso interesante lo puede representar la carta de creencia.

Este documento, de uso tanto pblico como privado, se utilizaba en
Espaa en el trnsito de la Edad Media a la Edad Moderna, al menos
con esa denominacin. Era la carta que lleva uno en nombre de otro
para tratar alguna dependencia y que se le d crdito a lo que dixere
y tratare. Y tambin se llama ass la que se da al Embaxador o Enviado
por su Prncipe, para que se le admita y reconozca por tal en la Corte
de otro a quien se enva105. En la actualidad esta ltima nalidad la
cumplen las cartas credenciales entendidas como las que se dan
a un embajador o ministro para que un Estado extranjero le admita y
reconozca por tal. O sea, en este caso la carta de creencia medieval
se ha convertido en las actuales cartas credenciales. Hoy en da, se
utiliza tambin la credencial o acreditacin, evolucin de la primitiva carta de creencia.
Entre los tipos utilizados en los documentos pblicos cabra,
a su vez, hacer distinciones con los mismos criterios que se dividen
stos. Manuel Vzquez106 hace aos, y siguiendo a A. C. Floriano Cumbreo, clasic los tipos en dispositivos, testimoniales e informativos.
Los dispositivos estn presentes en aquellos documentos en los que
la autoridad asienta su voluntad con intencin de que sea obedecida,
como, por ejemplo, leyes, decretos, resoluciones, sentencias, ordenanzas y reglamentos. En los testimoniales, la autoridad asienta una
informacin, o acepta la informacin de otro, garantizando su veracidad, caso de las actas del Registro Civil, los balances anuales, los diplomas, los certicados o los contratos realizados legalmente. Y en los
informativos asienta una informacin que de por s no sirve de prueba
aunque puede ser utilizada como tal (carta, informe).
Puede que sea ms interesante la clasicacin de los tipos de
los documentos pblicos, segn la triple divisin de poderes del Es105 Diccionario de Autoridades, Tomo II, 1729, p. 201.
106 VZQUEZ, M. Reexiones sobre el trmino <tipo documental>, p. 182.
109
tado, en normativos, administrativos y judiciales, toda vez que esta

divisin tiene repercusiones en su denominacin. Ni la administracin
de justicia aprueba leyes ni los parlamentos sentencian. Cada uno de
estos poderes genera tipos documentales exclusivos y propios, adems de otros comunes. As, por ejemplo, el auto, entendido como
el decreto dado por un juez, es un tipo propio de la administracin
de justicia. Se utilizaba en el siglo XVI y es empleado hoy da107. Los
expedientes parlamentarios especcos tienen tambin su propia denominacin108.
Podramos poner otros ejemplos y clasicaciones. Basta ahora
decir que la tipologa utilizada en los documentos pblicos est mucho mejor estudiada, an siendo insuciente, que la presente en los
documentos privados.
Una segunda clasicacin de los tipos documentales puede
realizarse teniendo en cuenta su uso, si es general o es especco109.
Es obvio que hay tipos documentales utilizados por la mayora de los
productores sean pblicos o privados, personas fsicas o jurdicas, y
desde hace siglos. Por el contrario hay claros ejemplos de tipos utilizados en periodos muy concretos y con nes muy peculiares. Entre
los primeros podramos destacar los informes y las cartas. El informe
107 En el actual Diccionario de la Lengua Espaola se dene auto como Forma de
resolucin judicial, fundada, que decide cuestiones secundarias, previas, incidentales
o de ejecucin, para las que no se requiere sentencia, aunque tambin se recoge su
acepcin genrica de escritura o documento. Ya Sebastin de Covarrubias, en 1611,
indic que era un trmino forense, vale decreto de juez y mandato.
108 Normas de tratamiento de la serie documental: expedientes de iniciativas parlamentarias / [edicin coordinada por, Rosana de Andrs Daz, Luis Casado de Otaola ; con
la colaboracin de Luis Mara Sanz Morigo... [et al.], [Madrid]: Ministerio del Interior,
Secretara General Tcnica, 2006.
109 Recordemos que T. Schellenberg, en Tcnicas descriptivas de archivos, pp. 22-25, los
clasic en tipos comunes (que se usan para comunicar informacin), tipos personales
(diarios, memorias, lbumes fotogrcos), tipos referentes a actividades nancieras y
judiciales y tipos que tratan asuntos gubernamentales.
110
ya aparece recogido en el Tesoro de la Lengua Castellana de S. de Covarrubias, del ao 1611, con el signicado de relacin que se hace al
juez o a otra persona del hecho de la verdad y de la justicia en algn
negocio y caso110. Hoy en da se utiliza en muchos mbitos de la vida
pblica y privada111. Entre los tipos muy especcos los ejemplos son
muy numerosos y la bibliografa abundante, ya que su acotacin temporal y funcional facilita su estudio112.
La tercera clasicacin, y ltima, en la que nos vamos a detener
en nuestro anlisis de los tipos documentales es la que los distingue
segn sirvan de modelos para unidades documentales simples o para
unidades documentales compuestas. Y con esta distincin nos adentramos en una barrera que separa articialmente la Diplomtica y la
Archivstica. Ambas utilizan distintos mtodos y, en sus anlisis documentales, la primera se centra preferentemente en el documento
simple y la segunda en el documento compuesto. Una se detiene en
los generados en la Edad Media y Edad Moderna, mientras que la otra
preere estudiar los producidos en las ltimas dcadas. Esta visin es
110 En el Diccionario de Autoridades, Tomo V, 1737, p. 556 se indica que relacin es la
narracin o informe que se hace alguna cosa que sucedi.
111 NAVARRO BONILLA, D., La naturaleza del Informe como tipologa documental:
Documento gris, documento Jurdico y documento de archivo, Anales de Documentacin: Revista de Biblioteconoma y Documentacin, nm. 5 (2002), pp. 287-302. En l, el
autor analiza el informe como tipo documental objeto de estudio de la literatura gris,
la archivstica y el derecho administrativo, incluyendo interesantes referencias bibliogrcas que reejan su uso en el mundo de la empresa, en el procedimiento penal, por
los trabajadores sociales, etc., en la actualidad. Vase tambin de J. Acitores Durn,
Los informes: su naturaleza, clases y competencia para ordenarlos y emitirlos, Revista
de Documentacin, nm. 9 (1995), pp. 63-71; y de F. Garrido Falla, Informes y dictmenes en el procedimiento administrativo publicado en Estudios en Homenaje al Profesor
Lpez Rod, Vol. I, Madrid [etc.]: Universidad Complutense [etc.], 1972, pp. 495-519.
112 Un ejemplo concreto lo representa el artculo de A. B. Snchez Prieto, Un tipo
documental fundamentalmente nobiliario: La Confederacin. Aspectos jurdico-diplomticos (Siglos XV-XVI), Cuadernos de estudios medievales y ciencias y tcnicas historiogrcas, nm. 20 (1995) pp. 47-63.
111
excesivamente simplista pero cierta, a groso modo.113

La existencia de tipos de unidades documentales compuestas
ha sido defendida y argumentada por Antonia Heredia y es algo que
hoy da no se cuestiona. Los hay tanto en fondos privados como en
fondos pblicos. Recordemos que en su libro Lenguaje y vocabulario
archivsticos recogi, como ejemplos de stos, el de expediente de
declaracin de ruina y el de expediente de licencia de obra menor. La
denominacin de estos tipos documentales, si la realizamos en plural
y la vinculamos a un fondo concreto, coincidira con la de la serie que
los utiliza. Es decir, en todos los ayuntamientos espaoles existe una
serie documental denominada expedientes de licencia de obra menor. Es obvio que los diplomatistas consideran til su mtodo de anlisis cuando lo aplican a los documentos simples y estudian de ellos su
estructura diplomtica distinguiendo entre el protocolo (invocacin,
intitulacin, direccin), el cuerpo (disposicin, clusulas) y el escatocolo (data, validacin). Para los archiveros, la necesidad de contextualizar el documento con su productor, con su origen funcional y con
los otros documentos del fondo que estudian, les obliga a utilizar otro
modelo de anlisis bien diferente que luego veremos.
Los estudios de los diplomatistas son esenciales para denir la
tipologa diplomtica y, a veces, jurdica de los documentos simples
pero son muy insucientes al centrarse fundamentalmente en los
producidos por las cancilleras reales, ponticias y nobiliarias y limitar
su mbito cronolgico, casi exclusivamente, a la Edad Media y Moderna. Lo que est claro es que la identicacin y delimitacin de los tipos documentales es uno de sus principales objetivos. Y esta tarea no
resulta fcil puesto que no siempre el documento se autodenomina
en su texto como ocurre con una carta plomada o un privilegio. A
113 Trabajos como el de Antonio Garca Rodrguez, Diplomtica del documento administrativo actual. Tradicin e innovacin (Sevilla: S & C Ediciones, 2001) son una excepcin. Este archivero aplic la metodologa diplomtica a documentos administrativos
actuales. Vanse los cuadros que recoge en las pp. 211-218. Entre los documentos que
estudi tambin est el informe (pp. 107-110)
112
veces distinguir entre una real cdula y una carta misiva, por ejemplo, se convierte en una cuestin de matices que solo los diplomatistas pueden resolver, no sin discrepancias.
Para la Edad Contempornea, los archiveros debemos apoyarnos en los estudios realizados por los tericos del Derecho administrativo, con enfoques tambin diferentes. En sus tratados
suelen incluir modelos de documentos (formularios) bien intitulados y sin cumplimentar. La consulta de varios de ellos de una
misma poca, sin olvidarnos de diccionarios114 y enciclopedias coetneos, nos puede ayudar a denominar adecuadamente un tipo
documental.
Los tipos utilizados en las unidades documentales simples pueden rastrearse, a veces con muchas limitaciones, en los trabajos de
diplomatistas, administrativistas y en las fuentes documentales descritas, pero ms difcil resulta su identicacin en las unidades documentales compuestas. Entre otras cosas porque esto en Espaa se
viene haciendo por los archiveros solo desde de la dcada de 1980.
Uno de nuestros principales problemas es que no nos ponemos de acuerdo en la clasicacin de las unidades documentales
compuestas. Hay archiveros que abogan por entender como tales
solo a los expedientes, y la Norma ISAD(G) va en esa lnea. Otros consideran que debemos incluir entre ellas tambin a los registros. Y
114 En el Diccionario de Autoridades, Tomo II, Ao 1729, pp. 200-202 se recogen las
acepciones de distintas clases de cartas. Primero incluye su denominacin genrica de
papel escrito y cerrado con oblea o lacre que se enva de una parte a otra para incluir
en l el negocio, u materia sobre que se quiere tratar, y que vaya secreto. Y a continuacin seala que se divide en varios gneros que se diferencian en los eptetos:
carta de favor, carta de recomendacin, de aviso, etc. Tienen entrada propia en este
Diccionario los siguientes tipos de cartas: Carta Real, carta citatoria, carta de amparo
o de seguro, carta de crdito, carta de creencia, carta de dote, carta de espera, carta
de examen, carta de gua, carta de horro, carta de pago, carta de pago y lasto, carta de
personera, carta desaforada, carta de Uras, carta de vecindad, carta de venta, carta
executoria, carta forera o de gracia, carta misiva, carta familiar, carta noticatoria,
carta pastoral, carta pcora y carta requisitoria. Muchas de ellas carecen de estudios
diplomticos.
113
los hay que incorporan adems otras agrupaciones documentales

distintas.
Los miembros de la CNEDA denieron, en 2011, la unidad documental compuesta como una unidad de informacin integrada por
varias unidades documentales interrelacionadas por un asunto comn, producida por uno o varios agentes en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias actividades/
procesos o de parte de una actividad/proceso. En el ao 2005, en la
NEDA haban sido ms concretos al denirla como unidad organizada
de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente,
bien durante el proceso de organizacin archivstica, porque se reeren al mismo tema, actividad o asunto. Bsicamente expedientes,
procesos, libros, registros, protocolos notariales, documentos con
anejos, expedientes incompletos, libros de actas, cedularios, etc.115.
Por entonces, entendan que, en algunos casos, los lmites entre la
unidad documental compuesta y la unidad documental simple eran
difusos y difciles de delimitar, para lo que era preciso realizar estudios
de tipologa documental, adoptando, en algunas ocasiones, soluciones meramente prcticas en los documentos que tuvieran tipologas
difciles de clasicar.
Antonia Heredia ha defendido en sus publicaciones, y con rigor,
la inclusin como tales de los expedientes, de los registros, del documento principal con anejos y de los dossier116. Un documento princi115 Norma espaola de descripcin archivstica (NEDA) 1 versin, p. 24 del Elemento
rea de Identicacin. Los ejemplos recogidos en este prrafo, poco esclarecedores,
los haban obtenido de las pp. 16-18 de la versin espaola de la ISAD(G) del ao 2000.
116 HEREDIA HERRERA, A.: La unidad documental a la hora de la aplicacin de la norma ISAD (G). En: Olga Gallego, arquiveira: unha homenaxe, Santiago: Xunta de Galicia,
2005, p. 70. La autora incluye motivadamente, como unidades documentales compuestas, a las conrmaciones y sobrecartas (p. 73). Y en cuanto a los dossieres indica que
existen dos posturas en el campo profesional. Para unos el libro-registro es una unidad
documental compuesta y la serie sera la sucesin de libros-registro; mientras que para
otros el libro-registro es un contenedor o unidad de localizacin que contiene una fraccin de serie, y la serie documental estara constituida por la sucesin de documentos
registrados.
114
pal con anejos (caso de una peticin acompaada de justicantes, una

escritura pblica con el acta de posesin, etc.) es para ella una unidad
documental compuesta. Los dossieres117, trmino reciente en Espaa y de origen francs, se corresponden con agrupaciones temticas
descritas antiguamente como documentos sobre.... No obstante, en
su ltimo libro Lenguaje y vocabulario archivsticos reconoce que el
registro junto con el expediente son hoy las formas bsicas de presentarse los documentos de archivo118. Olga Gallego y Pedro Lpez entienden que se deben incluir, adems, los dossieres119, cuya presencia
en los fondos personales es ms habitual que en los pblicos.
Llegados a este punto, debemos recordar que en Espaa existen aportaciones tericas realizadas por archiveros que se detienen
en el origen, clasicacin y caractersticas de los expedientes120 y re117 Los dossier aparecen denidos en la Propuesta de cuadro de clasicacin... (p. 14)
como conjunto de documentos acumulados en razn de una anidad temtica sin que
respondan a una norma de procedimiento. Para Jos R. Cruz Mundet, copiando a Ana
Dupl, un dossier es un conjunto de documentacin ordenada segn el asunto de
que se trate, cuyo n nico es proporcionar informacin sobre dicho asunto. Al menos
as lo recoge en su Diccionario de Archivstica, p. 150. Antonia Heredia no incluye este
trmino en su libro Lenguaje y vocabulario archivsticos. Curiosamente el actual Diccionario de la Lengua Espaola de la RAE identica dossier con informe o expediente,
y en archivstica no es ni lo uno ni lo otro. La confusa denicin de serie recogida
en la ISAD(G) da pie a su utilizacin toda vez que una serie puede estar formada por
documentos conservados como resultado de una misma acumulacin; o como
consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su utilizacin.
119 LPEZ GMEZ, P., GALLEGO DOMNGUEZ, O., El documento de archivo : Un estudio,
Corua: Universidade da Corua, 2007, p. 153. En concreto arman que adoptan los
documentos compuestos, pues, tres formas principales y ms frecuentes, la de expediente, la de dosier y la de registro.
120 GARCA RODRGUEZ, A., Diplomtica del documento administrativo actual. Tradicin
e innovacin, Carmona: S&C Ediciones, 2001, pp. 169-174; LPEZ GMEZ, P., GALLEGO
DOMNGUEZ, O., El documento de archivo: Un estudio, Corua: Universidade da Corua,
2007, pp. 155-186 y 203-224; RODRGUEZ DE DIEGO, J. L., Evolucin histrica del expediente, Anuario de Historia del Derecho Espaol, 68 (1998) pp. 475-490; TORREBLANCA
LPEZ, A., MENDO CARMONA, C., Estructura del expediente administrativo segn las
115
gistros121, y a ellas nos remitimos, sin mencionar las realizadas por los
administrativistas, algunas de indudable inters122.
Si entendemos, como hace H. L. Bellotto, que un expediente es
un conjunto de documentos de tipologas diferentes cuya reunin es
obligatoria para que se llegue a la consecucin de un acto administrativo, los registros son unidades documentales compuestas formadas
casi siempre por documentos de la misma tipologa.
En los dossieres lo que prima es algn aspecto del contenido
de los documentos seleccionados por el que estn relacionados, no
la produccin o el procedimiento. La agrupacin de documentos en
ellos obedece a los criterios subjetivos de sus creadores y esa es su
principal caracterstica, la inexistencia de regulacin en su formacin,
su discrecionalidad. En Espaa apenas se utiliza este trmino en la
descripcin de unidades documentales. Si examinamos el Portal de
Archivos Espaoles del Ministerio de Cultura (PARES), accesible va
web, con millones de documentos descritos, y hacemos una bsqueda
por dossier, apenas encontraremos unas decenas de referencias vinfuentes legales. En: Documento y archivo de gestin: Diplomtica de ahora mismo, Carmona: S&C Ediciones, 1994, pp. 110-111.
121 LPEZ GMEZ, P., GALLEGO DOMNGUEZ, O., El documento de archivo: Un estudio,
pp. 187-201 y 225-260; ROMERO TALLAFIGO, M., Archivstica espaola y registratur
germnico: Archivos de gestin y registro general de entrada y salida de documentos,
Revista del Archivo General de la Nacin de Per, 25 (2005) pp. 127-152.
122 GONZLEZ NAVARRO, F., Introduccin al estudio de los documentos administrativos.
En: Estudios en Homenaje al Profesor Lpez Rod, Vol. I, Madrid [etc.]: Universidad Complutense [etc.], 1972, pp. 523-554. En este trabajo realiza una interesante clasicacin de los documentos administrativos. As, por ejemplo, indica que los ocios son documentos administrativos de comunicacin con destinatario nominativamente determinado, distinguiendo
entre ellos los siguientes: comunicaciones, noticaciones, requerimientos, emplazamientos
y citaciones. Sin embargo este trmino como tipo documental no gura en el Diccionario de
Autoridades, en el tomo correspondiente del ao 1737. Su uso debi extenderse en el siglo
XIX pues ya a principios del siglo XX se recoga como una de sus acepciones la de Comunicacin escrita, referente a los asuntos del servicio pblico, en las dependencias del Estado y,
por ext., la que media entre individuos de varias corporaciones particulares, sobre asuntos
concernientes a ellas. Vase Enciclopedia universal ilustrada, Tomo XXXIX, p. 790.
116
culadas generalmente a los dossieres de prensa que pueden estar

incluidos en expedientes, y a algunas colecciones particulares y fondos personales, especialmente nobiliarios. An as podemos rastrear
el uso de dossieres en siglos pasados, aunque no se denominen de
esa manera. No es inhabitual encontrar en los archivos documentos
cosidos, formando cuadernos o libros, que han sido seleccionados, y
por ello agrupados, por algn aspecto concreto (asunto o suceso, un
lugar, una data o un personaje), o por cuestiones de conservacin, y
que tienen cierta similitud con lo que hoy se entiende por dossier. As
en el Archivo Municipal de Toledo, a principios del siglo XVII, se agruparon formando varios cuadernos un buen nmero de documentos
relacionados con la expulsin de los moriscos del Reino de Granada
y su reparto por tierras toledanas. Cada cuaderno contena varios expedientes de distintas tipologas y documentos simples que tenan en
comn el tratar sobre esa minora y as apareca recogido en su portadilla. Esa agrupacin facticia fue realizada posiblemente para mejorar su conservacin y evitar, de esta manera, su extravo o prdida. En
la poca se solan describir como cuaderno que contiene relatando a continuacin buena parte de los documentos incluidos de una manera ms o menos detallada. La bsqueda de antecedentes sobre cualquier hecho, algo muy comn, poda implicar una seleccin documental
que terminara siendo agrupada, intelectual y fsicamente, dando lugar
a lo que hoy podramos denominar dossier. Pero el archivero debe ser
consciente de si debe respetar o no esa agrupacin articial.
En Espaa hay unidades documentales compuestas denominadas
expedientes que ms propiamente podramos considerar dossieres. El
caso ms llamativo lo representan los expedientes personales de trabajadores, que existen en la prctica totalidad de organismos pblicos y empresas privadas123. En la administracin pblica, estos expedientes estn
formados bsicamente por copias, o ejemplares de originales mltiples,
123 Sorprende la escasa atencin que han recibido este tipo de expedientes. Entre lo poco
publicado remitimos a P. Lpez y O. Gallego, El documento de archivo: un estudio, pp. 205-206.
117
de las resoluciones, o de sus noticaciones, habidas en otros expedientes

relacionados con el trabajador. Es decir, no responden a procedimientos
concretos, no van encaminados a la adopcin de una resolucin administrativa, pues en un mismo expediente personal pueden encontrarse la
noticacin de la concesin de una ayuda por natalidad, la noticacin de
una sancin disciplinaria, el diploma de asistencia a una actividad formativa sin que se incluyan tambin sus antecedentes.
Los tipos utilizados en las unidades documentales simples tienen denominaciones casi innitas y variables124. Por el contrario los
tipos de las unidades documentales compuestas comienzan su denominacin generalmente, al menos en Espaa, con las palabras expediente, registro o dossier, segn sea el caso. Estos trminos, al
menos los dos primeros, podemos denirlos, siguiendo a Javier Barbadillo, como estructuras documentales125. Son denominaciones genricas que presuponen una determinada agrupacin de documentos
simples y que, en la medida en que se repiten y se especializan, pueden
constituir modelos susceptibles de ser identicados y denominados.
O sea, su utilizacin ya nos da pie para pensar que estamos describiendo unidades documentales compuestas formadas por documentos de
tipologas diferentes (expedientes), de la misma tipologa (registros)
o que han sido seleccionados por algn criterio subjetivo (dossier).
Pero esta estructura documental es insuciente y requiere de otros
elementos para una denicin precisa.
124 No son muchos los trabajos que intentan sistematizar y relacionar los tipos documentales existentes. De entre todos destacamos por su carcter pionero la Lista de tipos
documentales recogida por M T. Molina vila y V. Corts Alonso en su libro Mecanizacin
de protocolos notariales: instrucciones para su descripcin, Madrid: ANABAD, 1984, pp. 4573. Despus podemos citar los recogidos por Luisa Aun Manzanares en su artculo Administracin central: del documento tradicional al electrnico. El tipo documental como
invariable punto de referencia, aparecido en el Boletn de ANABAD, XLV: 1 (1995), p. 7-30.
Y no debemos olvidarnos de los diccionarios especcos como el Diccionario de trminos
archivsticos de Vctor Hugo Arvalo Jordn (Santa Fe: Asociacin de Archiveros de Santa
Fe, 1996) o el Vocabulario cientco-tcnico de Paleografa, Diplomtica y ciencias anes de
ngel Riesco Terrero (Madrid: Barrero&Azedo ediciones, 2003).
125 BARBADILLO ALONSO, J., Apuntes de clasicacin archivstica, pp. 37-38.
118
La tipologa de las unidades documentales simples suele denominarse, al menos en Espaa, con el nombre dado al documento
que resulta de la accin y efecto de la actividad que lo ha generado,
es decir, de su nalidad. Podramos aadir muchos ejemplos a los ya
indicados en pginas anteriores tales como alegato (alegar), anuncio (anunciar), aviso (avisar), comparecencia (comparecer), decreto
(decretar), despacho (despachar), dictamen (dictaminar), discurso
(discurrir), exhorto (exhortar), extracto (extractar), factura (facturar), invitacin (invitar), juramento (jurar), mandato o mandamiento
(mandar), multa (multar), lista o listado (listar), libranza o libramiento
(librar), recibo (recibir), recurso (recurrir), relacin (relacionar), repartimiento (repartir), saluda (saludar), sentencia (sentenciar), testamento
(testar), testimonio (testimoniar), vale (valer) pero puede resultar
un vano esfuerzo126. Algunos dejaron de usarse hace siglos, caso de
recudimiento127 (recudir). Otros tienen una denominacin claramente heredada de las lenguas originarias, como ocurre con el latn, caso
de currculo (currculum), memorando (memorandum), edicto (edictum) o codicilo (codicillus), o el rabe (albal, albarn). Los hay que son
prstamos de los idiomas utilizados en los pases cercanos, caso de
carn128 (francs) o cheque (ingls). Y no faltan ejemplos en los que es
126 No faltan ejemplos de tipos que se sirven para su denominacin del propio verbo
que reeja su nalidad pero en un tiempo verbal concreto. El caso ms llamativo tal vez
sea el del Pagar. As se declina la primera persona del singular del futuro de indicativo del verbo pagar y es la palabra con la que suelen dar principio estos documentos
por el que una persona se obliga a pagar una cantidad en un tiempo determinado. Otro
ejemplo muy similar es el del Cargareme, resultado de la unin de las palabras cargar y me y por l se entiende el documento con que se hace constar el ingreso de
alguna cantidad en caja o tesorera.
127 Todava el Diccionario de la Lengua Espaola recoge en la actualidad este trmino
que identica como Despacho y poder que se da al el o arrendador para cobrar las
rentas que estn a su cargo.
128 Segn ese mismo diccionario es el Documento que se expide a favor de una persona, provisto de su fotografa y que la faculta para ejercer ciertas actividades o la acredita como miembro de determinada agrupacin.
119
difcil rastrear su origen, caso del bando129.

Muchos de estos tipos de documentos simples han sido conocidos acompaados de los trminos carta o escritura130 que podemos asemejar con la estructura documental que Javier Barbadillo
describe para las unidades documentales compuestas. El actual Diccionario de la Lengua Espaola distingue como tipos de cartas los siguientes: carta abierta131, carta acordada, carta cuenta, carta de amparo, carta de ciudadana o de naturaleza, carta de contramarca, carta de
crdito, carta desaforada, carta de dote o dotal, carta ejecutoria o carta ejecutoria de hidalgua, carta de emplazamiento, carta de examen,
carta de etamento, carta forera, carta de gracia, carta de gua, carta
de hermandad, carta de hidalgua, carta nutica, carta orden, carta de
pago, carta pastoral, carta de personera, carta de porte, carta puebla,
129 El signicado de la palabra bando ha sufrido una interesante evolucin. En 1610,
al publicarse el Tesoro de la Lengua Castellana o Espaola de Sebastin de Covarrubias,
se entenda por tal al pregn que se da llamando algn delincuente que se ha ausentado. El Diccionario de Autoridades, publicado por la Real Academia Espaola, en 1726, ya
identica bando con edicto, ley o mandato solemnemente publicado de orden superior. Y este mismo signicado tiene en la actualidad, pues el Diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua dene bando como el edicto o mandato solemnemente
publicado de orden superior. Vase el Estudio histrico y documental de los bandos
municipales incluido en el libro El Alcalde de Toledo hace saber, Toledo: Consorcio de
Toledo y Ayuntamiento, 2009, pp. 13-20.
130 Como trminos genricos tambin han podido utilizarse en otras pocas los de
instrumento, despacho o diploma.
131 En el Diccionario de la RAE se recogen dos acepciones de carta abierta que reejan usos dispares, separados por siglos. El primero es el de carta dirigida a una persona
y destinada a la publicidad, es decir hace referencia a no ir cerrado el sobre que la
contiene, lo cual es habitual en los envos publicitarios para ahorrar costes. La segunda acepcin es la de despacho y provisin real, con carcter de generalidad. Y como
reales despachos solo se usaron entre mediados del siglo XII e igual periodo del siglo
XIV por la cancillera castellano-leonesa. Vase el texto de Juan Carlos Galende Daz,
Diplomtica real medieval castellano-leonesa: Cartas abiertas publicado en las I Jornadas sobre Documentacin jurdico-administrativa, econmico-nanciera y judicial del reino
castellano-leons (siglos X-XIII), Madrid: Universidad Complutense de Madrid, Departamento de Ciencias y Tcnicas Historiogrcas, 2002, pp. 51-69.
120
carta de quita, carta de repudio, carta de vecindad, carta de venta y

cartas credenciales. En las denominaciones de la mayora de ellas se
reeja su nalidad, su objeto, en otras su origen (carta real) o su importancia (carta magna). Y en esta enumeracin las hay tanto de uso
pblico como privado.
Algunas de las que acabamos de mencionar tambin pueden
intitularse como escritura de, caso de la escritura de dote, la escritura de etamento o la escritura de venta, especialmente si han
sido realizadas ante un escribano pblico con las debidas formalidades. En el siglo XVIII, segn el Diccionario de Autoridades, la principal
acepcin del trmino escritura era la de instrumento pblico jurdico, rmado por la persona que lo otorga, delante de testigos, y autorizado de escribano132. Los innumerables tipos de escrituras133 realizados, antes, por escribanos pblicos y, hoy, por notarios requieren
tambin de estudios tipolgicos134 serios aunque el conjunto de las
132 Diccionario de Autoridades, Tomo III, Ao 1732, p. 574.
133 Buena prueba de esa variedad la ofrecen los aranceles dados a los notarios en donde se estableca lo que podan cobrar por sus escrituras. Vase, por ejemplo, de M
L. Pardo Rodrguez su artculo Aranceles de escribanos pblicos de Sevilla, Historia.
Instituciones. Documentos, nm. 25 (1998) pp. 525-536. Esta autora y otras reconocidas
diplomatistas como Pilar Ostos Salcedo o Mara Josefa Sanz Fuentes, entre otras, han
estudiado los notarios medievales.
134 La bibliografa sobre el notariado en Espaa es amplsima aunque no conocemos
estudios tipolgicos generales sobre los documentos que producen, pero seguro que
existen. Destacaramos obras clsicas como el Tratado de notara de M. Fernndez Casado, publicado en dos tomos en Madrid, por la Imprenta de la Viuda de M. Minuesa en
1895, o estudios ms recientes como los realizados por Jos Bono Huertas, y especialmente por ngel Riesco Alonso. De este ltimo, profesor nuestro hace dcadas, valoramos especialmente sus aportaciones en las Jornadas sobre Documentacin publicadas,
entre el 2002 y 2007, por el Departamento de Ciencias y Tcnicas Historiogrcas de
la Universidad Complutense. En las actas de esas Jornadas, celebradas cada ao entre
esas fechas, A. Riesco realiza un riguroso estudio sobre la institucin notarial en Espaa
desde el siglo X al XIX, que podemos considerar un autntico manual. De l es tambin
el texto Real provisin de ordenanzas de Isabel I de Castilla (Alcal, 7-VI-1503) con normas precisas para la elaboracin del registro pblico notarial y la expedicin de copias
autenticadas, aparecido en Documenta & Instrumenta, 1 (2004) pp. 47-79.
121
realizadas cada ao por un notario se denomine protocolo notarial y

se considere, as lo hace la NEDA, como una unidad documental compuesta. Es decir, aunque esos tipos concretos no formen series especcas en los fondos notariales s los pueden formar en otros fondos
privados y pblicos. Todava, en la actualidad, el trmino escritura
se reserva mayoritariamente en Espaa a los documentos producidos
por los notarios, acompaada de otras expresiones que la delimitan y
aclaran, caso de escritura de hipoteca, escritura de compraventa,
escritura de particin de bienes, etctera.
A ellos les corresponde tambin redactar las actas notariales135
entendidas como instrumentos pblicos que contienen la exacta narracin de un hecho capaz de inuir en el derecho de los particulares, y levantada por requerimiento de una persona. Es decir, reejan
por escrito la narracin exacta de los hechos presenciados por el notario136. Estas actas hace siglos podan recibir tambin el nombre de
testimonios137. La palabra acta aparece recogida en un buen nmero de tipos de unidades documentales simples, como ocurre con
las ya mencionadas carta y escritura, producidos tanto en el mbito pblico como en el privado. Implican siempre la certicacin, testimonio, asiento o constancia ocial de un hecho y aunque lo normal
es que se agrupen formando registros pueden encontrarse tambin
incluidas en expedientes138. Requieren para su identicacin y deli135 En el Diccionario de la Lengua Espaola vigente se dene acta notarial como la
relacin fehaciente que hace el notario de hechos que presencia o que le constan.
136 FERNNDEZ CASADO, M., Tratado de notara, Tomo I, p. 395.
137 En el Diccionario de Autoridades, Tomo VI, 1739, p. 264, se indica que Testimonio
es el Instrumento legalizado de escribano en que da fe de algn hecho. Bien distinto
es el Traslado entendido como el Escrito sacado elmente de otro, que sirve como
de original (p. 334).
138 En la p. 71 de la Propuesta de cuadro de clasicacin de fondos de ayuntamientos se
incluyen las actas de inspeccin mdica y las actas de tomas de muestras que forman parte de los Expedientes de control sanitario.
122
mitacin que vayan acompaadas de otros trminos que impliquen

su nalidad, caso de acta de escrutinio, acta de examen, acta de
infraccin urbanstica, acta de inspeccin de alimentos, etctera.
No faltan tampoco los tipos de unidades documentales simples
que recogen en su denominacin algn aspecto de su formato o de su
materia soporte como son los casos de carn y tarjeta139 y que tambin
requieren de otros trminos para una completa denominacin. Ejemplos
seran los de tarjeta de crdito, tarjeta de embarque, tarjeta postal,
tarjeta sanitaria, carn de socio, carn de pensionista, etc. Hoja padronal, cuaderno de Cortes son otros ejemplos ms especcos.
Con todo, en los ltimos aos, las administraciones pblicas han
optado por numerar sus modelos tipolgicos para facilitar su identicacin y uso, aprobando normas en las que se denen y reproducen
sin cumplimentar. As, en el ao 2013, todos en Espaa nos habremos
servido del Modelo D-100140, denominado documento de ingreso o
devolucin de la declaracin del Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas para cumplir con nuestras obligaciones hacendsticas.
La numeracin de los tipos utilizados en los documentos simples es
bastante comn en todas las administraciones territoriales, supliendo
la mencin de modelo y nmero al autntico nombre del tipo de documento. Con ello se intenta facilitar la comunicacin entre la administracin y los ciudadanos, y evitar equvocos141.
139 Tarjeta es denida en el Diccionario de la RAE como una Pieza rectangular, de cartulina o de otro material, que lleva algo impreso o escrito. El carn segn esta misma
fuente es el documento que se expide a favor de una persona, provisto de su fotografa y que la faculta para ejercer ciertas actividades o la acredita como miembro de
determinada agrupacin.
140 Orden HAP/470/2013, de 15 de marzo, por la que se aprueban los modelos de
declaracin del Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas y del Impuesto sobre el
Patrimonio, ejercicio 2012. Vase el BOE, nm. 73, de 26 de marzo de 2013, pp. 2405324129. En ella se reproducen tambin los formularios identicados con los nmeros de
modelo siguientes: 100, 102, 714 y D-714.
141 No es lo mismo indicar a un ciudadano que rellene el Modelo 128 o que utilice
la Declaracin-documento de ingreso de rentas o rendimientos del capital mobiliario
123
Hasta ahora nos estamos reriendo a la denominacin de los

tipos de las unidades documentales simples que transmiten la informacin por texto escrito, es decir a los que tradicionalmente hemos
denominado como documentos textuales. Los restantes fueron clasicados por Vicenta Corts hace dcadas en documentos grcos,
audiovisuales y legibles por mquina (hoy, documentos electrnicos).
La denominacin de los tipos ms utilizados en estos documentos es
an ms complicada y con ms problemas de normalizacin.
As, entre los documentos grcos, que transmiten la informacin mediante formas, signos y colores, no siempre es fcil su
denominacin si no tienen ttulo formal o este se considera inadecuado. Basta indicar, por ejemplo, que no existe consenso entre los
especialistas que describen documentos cartogrcos para delimitar la separacin entre mapa y plano142. Unos creen que si la representacin sigue una escala menor de 1/5000 debe denominarse
plano, pero otros consideran que son planos los de escala inferior
a 1/10000. Croquis se aplica al documento cartogrco realizado a
mano alzada y sin precisin ni escala. Pero no es nada sencillo encontrar el trmino adecuado para denominar los dibujos preparatorios.
Nos referimos a los bocetos, esbozos, bosquejos La denominacin
tipolgica de los planos suele completarse con la mencin de la supercie representada como plano de alzado, plano de planta, de
la perspectiva utilizada, caso de plano de perspectiva didrica, o de
procedentes de operaciones de capitalizacin y de contratos de seguro de vida e invalidez. Vase este ejemplo en la pgina web http://www.agenciatributaria.es/AEAT.
internet/Modelos_formularios/modelo_128.shtml [consulta de 16-09-2013].
142 El trmino tradicional utilizado en Espaa para los planos, al menos en la Edad Moderna, fue el de traza como menciona S. de Covarrubias en 1611. En el Diccionario de
Autoridades, Tomo VI, 1739, p. 345, se entiende por traza la primera planta, o diseo,
que propone, e idea el Artce para la fbrica de algn edicio, u otra obra. Ya en ese
siglo comparta utilizacin con plano entendido en esa obra como el disseo, planta
u descripcin de alguna Plaza, Castillo, Ciudad, campamento u otra cosa semejante,
descripto u delineado en el papel. Tambin se ha empleado como sinnimo de traza el
de diseo.
124
su contenido plano topogrco, mapa geolgico, mapa agronmico, etctera.

Los documentos cartogrcos pueden tambin formar unidades documentales compuestas conocidas en Espaa como proyectos,
planes, vayan o no acompaadas de otros documentos textuales
Menos precisin hay an en las posibles tipologas de los documentos fotogrcos. La palabra fotografa suele comenzar la
descripcin de las unidades documentales simples realizadas en esta
clase de documentos, sustituida, o acompaada, a veces por el procedimiento tcnico utilizado (cianotipo, daguerrotipo, ferrotipo, albmina), seguida de los datos que identican a su autor y a otros elementos reproducidos en ella. Sus soportes y formatos se emplean tambin
en su descripcin, caso de vista estereoscpica, diapositiva, etc. Y
est claro que se pueden formar unidades documentales compuestas, constituidas exclusivamente por fotografas, y que generalmente
agrupamos bajo la denominacin de secuencias o reportajes fotogrcos143. Pero no es nada habitual encontrar tipos especcos utilizados en la descripcin de documentos fotogrcos que den lugar
a series documentales en los archivos pblicos pues, si las hay, suelen
servirse generalmente de la denominacin genrica de Fotografas
completada con el nombre de su autor y/o su temtica.144
Los fotgrafos profesionales, antes de la irrupcin de la tecnologa digital, solan ordenar sus fotografas por un nmero currens.
Era bastante habitual servirse de la combinacin formada por la data
completa (o ao), el nm. de carrete y el nm. de foto, pero este siste143 As lo sealan J. Boadas, Llus-Esteve Casellas y M. ngel Suquet en su libro Manual
para la gestin de fondos y colecciones fotogrcas, Girona: CCG Ediciones, 2001, pp. 193194. La consulta de esta obra es esencial para este tipo de documentos y fondos.
144 En el fondo del Ayuntamiento de Toledo hay una serie constituida exclusivamente
por Fotografas de actos institucionales, y as es denominada, que es producida por
el Gabinete de Alcalda. Cientos, si no miles de fotografas, forman parte de unidades
documentales compuestas como un documento ms en expedientes de licencias de
obras, de declaracin de ruina, de festejos, etc.
125
ma requera de listados auxiliares. La numeracin de las placas o fotogramas era esencial, completada a veces con distinciones por el tamao de la placa o por el tipo de soporte fotogrco. Conceptos como
tipo y serie documental no tienen mucho sentido en estos fondos.
En las colecciones es posible formar divisiones, o como quiera que llamemos sus agrupaciones, con las fotografas conservadas
de un determinado fotgrafo. O sea, podemos diferenciar las fotos
incluidas en una coleccin por su autor, si es que se conoce. Los grandes fotgrafos del siglo XIX y principios del siglo XX solan incluir
un breve texto en los pies de sus imgenes en el que se recoga el
nmero dado a la foto, datos de lo reproducido (ciudad, edicio)
y el nombre con el que era conocido el fotgrafo (generalmente su
primer apellido).
Si las podemos diferenciar, constituiremos con ellas agrupaciones enunciadas como Fotografas de Juan Laurent, Fotografas de
Lacoste, etc. Y con esto no hacemos sino llevar a esta clase de documentos la propuesta de distinguir como fraccin de serie los protocolos notariales de un determinado escribano como hace la NEDA,
algo en lo que no existe consenso entre los profesionales. Y, sin duda,
es un tema abierto.
Es hora ya de detenernos en la denominacin de los tipos utilizados en las unidades documentales compuestas. Recordemos que
entre ellas distinguamos preferentemente, con Antonia Heredia, los
expedientes y los registros. Los diferentes mbitos de actuacin de la
administracin han implicado una cierta especializacin en su denominacin. As por protocolo notarial145 entendemos el conjunto de
escrituras realizadas por un notario durante un ao. Es un registro con
un origen muy claro y bien estudiado tanto en la Corona de Castilla
145 La voz protocolo con esa funcin est ya recogida por S. de Covarrubias. En el
Diccionario de Autoridades, Tomo V, 1737, p. 413, se indica que es el libro en que el Escribano pone y guarda por su orden los registros de las escrituras y otros instrumentos,
que han passado ante l, para que en todo tiempo se hallen.
126
como en la de Aragn. Con esa denominacin todos entendemos lo

que contiene. Lo mismo ocurre en la administracin sanitaria con la
historia clnica de cada paciente146. Desde nuestro punto de vista el
protocolo notarial y la historia clnica son ejemplos de tipos de registros y de expedientes, respectivamente, con una denominacin apropiada, especca y consensuada.
La administracin de justicia genera innidad de unidades documentales compuestas, tanto expedientes como registros. En la
denominacin genrica de los primeros no existe en Espaa ningn
consenso. Los estudiosos han utilizado como tales los trminos pleitos, procesos, causas y autos, prcticamente como sinnimos.
Los matices que pueden existir para diferenciar a unos de otros se nos
escapan147, aunque ahora parece reservarse el trmino pleito para la
jurisdiccin civil y el de causa para la criminal.
Nos acabamos de referir a la denominacin genrica de los
expedientes ms caractersticos de la administracin sanitaria y de
la judicial. En los restantes mbitos administrativos prevalece el uso
de la palabra expediente para iniciar la denominacin de los tipos
que identican estas unidades documentales compuestas. Ahora bien
cuando el conjunto de actuaciones que forma un expediente va encaminado a la aprobacin de un documento determinado el nombre con
el que se conoce ste es el que prevalece. Un ejemplo puede ayudarnos a entender esta armacin. En muchos fondos pblicos existen
series documentales denominadas presupuestos, cuentas, reglamentos, proyectos, etctera. Ese nombre se emplea para su iden146 En la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, bsica reguladora de la autonoma del
paciente y de derechos y obligaciones en materia de informacin y documentacin clnica se dene la Historia clnica como el conjunto de documentos que contienen los
datos, valoraciones e informaciones de cualquier ndole sobre la situacin y la evolucin
clnica de un paciente a lo largo del proceso asistencial. Vase el BOE, nm. 274, de 15
de noviembre de 2002, p. 40127.
147 La Ley Orgnica 6/1985 del Poder Judicial, en su art. 252, vuelve a mencionar a los
autos, pleitos y causas. Vase BOE, nm. 157, de 2 de julio de 1985, p. 20655.
127
ticacin en vez de Expedientes de aprobacin de presupuestos,

Expedientes de examen de cuentas o similares.
Y en el caso de los registros es bastante habitual, especialmente en los que tienen un formato librario, comenzar su denominacin
con el trmino libro o alguna de sus variantes (libreta, cartilla),
seguido o no de la palabra registro148. Ejemplos cercanos a todos
seran el Libro de Familia o el Libro de Escolaridad, denominados
as por la normativa que los establece. Los que no tienen formato librario suelen comenzar su denominacin con el trmino registro149
aunque a veces pueden optar por un trmino ms especco, caso de
protocolo notarial ya comentado, o padrn. Entre estos ltimos el padrn municipal de habitantes, que sirve para registrar la poblacin de
una determinada localidad, es un buen ejemplo.
De todas formas, para identicar y denir un tipo utilizado en
las unidades documentales compuestas es obvio que las estructuras
documentales, es decir, los trminos expediente y registro son
solo parte de la denominacin pues deben completarse con otros
vocablos que nos permitan diferenciar claramente su nalidad. Ya lo
expres T. Schellenberg al armar, hace dcadas, que cuando sea
posible, el tipo documental debe identicarse ms extensamente haciendo mencin de sus caracteres particulares, si los tiene.150
148 Por ejemplo, en los ayuntamientos espaoles y para la gestin de los cementerios
municipales se lleva un libro registro de inhumaciones, exhumaciones e incineraciones. Esta denominacin, su contenido y estructura est recogida en un Resolucin de
la Direccin General de Sanidad de 13 de julio de 1976, sobre registro de cadveres,
publicada en el Boletn Ocial del Estado de 28 de julio de 1976, pp. 14540-14541.
149 Un ejemplo sera el Registro scal de edicios y solares, establecido a nales del
siglo XIX y entendido como el documento legalmente aprobado en el que se relacionan
todos los edicios y solares de cada trmino municipal. Vase el Reglamento para el
cobro de la contribucin sobre edicios y solares de 24 de enero de 1894 en la Gaceta
de Madrid de 27 de enero de 1894, p. 333.
150 SCHELLENBERG, T. R., Tcnicas descriptivas de archivos, p. 86. Por ejemplo indic
que entre las cartas caba distinguir, como ejemplos, entre la carta personal, la carta
comercial, la carta de recomendacin, la carta de presentacin
128
Modelos de anlisis de tipos y series

documentales
Anteriormente ya indicamos que los tipos utilizados en las unidades documentales compuestas denen las series, pues basta con
denominarlos en plural y vincularlos a un fondo, es decir a un productor especco151. Las series ya no son modelos pues estn formadas
por unidades documentales reales, existentes, datadas en un periodo
concreto. Recordemos que A. Heredia las dene como la sucesin o
conjunto de documentos testimonio continuado de una actividad que
son producidos por uno o ms agentes como responsables de esa actividad152. Para los miembros de la CNEDA, la serie es un conjunto de
documentos, producidos por uno o varios agentes, que son testimonio continuado de una o varias actividades o procesos153. Atrs queda
la denicin recogida en la ISAD(G) que solo provoc confusionismo154
al permitir entender por serie cualquier acumulacin de documentos155. Por nuestra parte, hace aos denamos la serie aplicada a los
archivos municipales como el conjunto de documentos producidos
y recibidos por los ayuntamientos en el ejercicio de una determinada
151 Los tipos documentales distinguen las series, como escriba hace aos Vicenta
Cortes en su Manual de archivos municipales, p. 58.
153 CNEDA, Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de
las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, p. 20.
154 En la versin espaola del ao 2000 de la ISAD(G) se dene Serie, en su p. 17,
como documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados
formando una unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso
archivstico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o utilizacin.
155 El uso del concepto serie en la archivstica espaola es muy interesante. En la Gua
histrica y descriptiva del Archivo de la Corona de Aragn de Federico Udina Martorell,
publicada en Madrid, por la Direccin de los Archivos Estatales, en 1986 en ms de un
fondo de los conservados en ese centro se distinguen como series las de volmenes
y legajos.
129
actividad, en un perodo de tiempo y con caractersticas tipolgicas

propias y distintivas156. Como vemos es muy similar a las primeras
deniciones con la particularidad de que destacbamos su temporalidad y su especca tipologa. Seguimos pensando que un elemento
imprescindible para identicar y denominar la serie es la tipologa de
la que se sirve, el modelo que utiliza. Pero somos conscientes de que
no todas las series siguen una tipologa concreta y especca, como
ms adelante veremos.
Cuando el legislador ha dejado claro cmo se denomina una
serie, qu documentos integran las unidades compuestas que la forman (en el caso de expedientes), el procedimiento seguido en su tramitacin, etc., el archivero lo tiene muy fcil. Ahora bien no siempre
se cumplen estas premisas por lo que idnticas series pueden recibir
distintas denominaciones157. Y en este caso tambin es preciso normalizar su nombre para evitar, as, caer en criterios subjetivos y personalistas. Y si no avanzamos en esta tarea las series documentales
pueden resultar innitas158.
Para ello, los archiveros espaoles utilizamos desde principios
de la dcada de 1980 una herramienta fundamental. Nos referimos
a los modelos de estudios de identicacin documental que pueden
servirnos tambin para su clasicacin, valoracin, seleccin y acce156 Vase el artculo de M C. Fernndez Hidalgo y M. Garca Ruiprez, La clasicacin
en los archivos municipales espaoles: evolucin histrica y situacin actual, IRARGI.
Revista de Archivstica, II (1989) p. 152.
157 En la publicacin Archivos municipales: Propuesta de cuadro de clasicacin... (p. 23)
se incida en que en muchos ayuntamientos se llamaban de distinta forma series muy
bien reguladas. La falta de normalizacin provocaba que hubiera inventarios con entradas del tipo expedientes de industrias, expedientes de establecimientos, expedientes de aperturas... (denominaciones distintas para una misma serie).
158 El tema no es balad. Luis Martnez Garca, en su artculo Los principios de la descripcin archivstica, Boletn de la ANABAD, Tomo 49: 1 (1999) p. 96, pregunta: Tenemos millones de series y funciones en la Administracin o bastantes menos de las que
pensamos? El futuro de la identicacin, de la valoracin y de la descripcin se halla en
su respuesta.
130
so, y que, con diferentes estructuras, son conocidos indistintamente

como de anlisis de tipologa o de series documentales. A priori la
diferencia entre ellos es sencilla. Si estudian series constituidas por
unidades documentales que forman parte de un fondo concreto con
las peculiaridades propias de su productor no podemos considerarlo
como estudios de tipologa. Ahora bien si este se centra en el modelo utilizado, desvinculado de los posibles productores y fondos, e intentando abarcar todo su mbito cronolgico de existencia, y analizando toda la normativa que le puede afectar, podemos considerarlo
entonces como un estudio de tipologa documental159. Hay adems
otra diferencia fundamental, estos ltimos sirven bsicamente para
identicar el tipo, susceptible de formar parte de series de distintos
fondos. Realizado el estudio tipolgico con criterios cientcos habremos logrado su identicacin, su delimitacin y, por ende, su adecuada denominacin.
Sin embargo, en los modelos de estudios de series hay apartados relacionados con la clasicacin, valoracin, seleccin y acceso que no tienen sentido en los anlisis tipolgicos. Series formadas
siguiendo la misma tipologa documental pueden ser clasicadas de
forma distinta segn el fondo en el que se encuentren. Y lo mismo
ocurre con los otros procesos archivsticos descritos. La clasicacin, valoracin, seleccin y acceso de las unidades documentales
que forman una serie posiblemente depender de cada fondo. Pero
la tipologa que ha servido para la produccin de esa serie concreta
es genrica, comn a todos ellos. Pongamos un ejemplo. La serie de
expedientes de mandamientos de pago e ingreso producida por los
ayuntamientos ha sido estudiada y valorada en Espaa por diferentes
comunidades autnomas y entidades locales con conclusiones divergentes en cuanto a su clasicacin, valoracin, seleccin y acceso. El
estudio terico del tipo documental en el que se basa, si est bien
hecho, debe servir para todas las series similares producidas en los
159 El tipo no tiene volumen, la serie, s. Es decir, un tipo no est formado por unas
determinadas unidades fsicas o lgicas, ya que es un modelo.
131
ms de ocho mil ayuntamientos espaoles160. Es ms, la mayora de

los estudios de series publicados en Espaa han sido elaborados por
los integrantes de las diferentes comisiones de seleccin y valoracin
documental (tambin reciben otros nombres), creadas en las comunidades autnomas y en algunos ayuntamientos con esa nalidad, incluyendo a veces el acceso. El resultado es que los estudios de esas series
raramente son completos pues se limitan a analizar su produccin en
las ltimas dcadas, siendo muy inusual que retrocedan ms de cincuenta aos, por lo que nos ofrecen una visin parcial, incompleta e
imprecisa.
Lo que queremos ahora subrayar es que tanto unos como
otros, es decir, tanto los estudios archivsticos de tipologa documental como los de series documentales, tienen su origen en el contenido del libro Tcnicas descriptivas de archivos de T. Schellenberg.
Recordemos que el archivero norteamericano indic que uno de los
caracteres internos de los documentos era su origen funcional.
Este poda conocerse, segn l, contestando a las preguntas de por
qu fue producido, y qu funcin administrativa motiv su creacin.
Adelant que las funciones se dividan en actividades y stas en trmites o acciones especcas. Y arm que la identicacin de las
actividades y trmites que motivaron la creacin de los documentos
revela la signicacin, el contenido y el carcter de dichos documentos y que la descripcin consiste en analizar las razones por las que
fueron producidos los documentos y en determinar qu actividades
y trmites motivaron su produccin161.
A nuestro modo de ver, esa necesidad de analizar el origen funcional de los documentos para facilitar su descripcin ha motivado la
aparicin de esos modelos de anlisis, que en Espaa se iniciaron en
160 No es lo mismo estudiar las caractersticas de los felinos (tipologa documental)
que las manadas de leones existentes en el Serengueti o el Okavango (series documentales).
161 SCHELLENBERG, T. R., Tcnicas descriptivas de archivos, p. 31.
132
1986 con un texto pionero de Vicenta Corts162, como sabemos muy

buena conocedora de la obra de T. Schellenberg.
El modelo de Vicenta Corts fue desarrollado en los manuales
de tipologa del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid publicados
en tres libros, entre 1988 y 1994. En el primero de ellos, el modelo se
estructuraba en diez epgrafes: Tipo documental, Ocina Productora,
Destinatario, Legislacin, Trmite, Documentos bsicos que componen
el Expediente, Ordenacin de la Serie, Contenido, Vigencia Administrativa, y Expurgo. Dentro del Tipo documental se reeren a su denominacin, denicin, cdigo del cuadro de clasicacin y caracteres externos. En cuanto a la Ocina Productora recogen la unidad administrativa
que centraliza la gestin del tipo documental, es decir, la responsable
principal del trmite. Y en el Destinatario a la persona fsica o jurdica,
pblica o privada, a la que va dirigido ese tipo documental. En la Legislacin se incluye (o se debera incluir) toda la normativa que lo regula. En
el Trmite se describe el proceso generador del tipo documental. Para
las unidades archivsticas compuestas (libros y expedientes) sealan la
descripcin de su conguracin o los documentos que lo constituyen.
Aaden a su anlisis los criterios de Ordenacin ms apropiados para las
series que puedan constituir cada tipo documental, y en el Contenido
se especican los ndices auxiliares ms tiles para la recuperacin del
tipo estudiado (personas, lugares, asuntos, etc.). El noveno epgrafe,
que llamaron Vigencia Administrativa pretende ayudar a jar el valor
administrativo de cada tipo con el n de establecer el calendario de
transferencias. Y con el Expurgo quisieron dar cuenta de la custodia,
temporal o permanente, de cada tipo.
Al publicar su segundo manual, con el ttulo de Tipologa Documental Municipal.2163 aadieron un nuevo epgrafe, el undcimo,
162 CORTS ALONSO, V., Nuestro modelo de anlisis documental, Boletn de ANABAD, XXXVI: 3 (1986) pp. 419-434.
163 Grupo de archiveros municipales de Madrid, Tipologa Documental Municipal. 2, Madrid: Ayuntamiento de Arganda, 1992, pp. 7-10.
133
dedicado al Acceso, libre o restringido, conforme a los requisitos que

la ley establece para documentos de valor administrativo164.
Ms de una vez hemos escrito sobre el contenido de estos manuales que podemos considerar ms modelos de anlisis de series documentales que de tipos, teniendo en cuenta las diferencias expresadas en prrafos anteriores, aunque al ser una obra colectiva hay claras
divergencias entre los estudios incluidos en ella. Por entonces esto
era habitual. No en vano en otra obra de cierta trascendencia, aparecida tambin en 1992165, se editaron dos modelos, uno denominado
Ficha de identicacin y valoracin de series y el otro Ficha de tipos
documentales elaborados por archiveros dependientes del Ministerio de Cultura.
Lo cierto es que el trabajo del Grupo de Madrid tuvo una gran
repercusin, tanto en Espaa como fuera de ella166. Y enseguida proliferaron otros modelos, basados en l, pero introduciendo modicaciones167. Los haba de solo cinco campos principales (ayuntamiento
164 Por esos aos se entenda que estos modelos eran de anlisis tipolgicos, no de
series. Por entonces, la Generalidad de Catalua utilizaba un modelo que denominaba
Identicacin de tipos de documentos estructurado en siete epgrafes: Descripcin,
Documentos bsicos que forman el expediente, Trmino de permanencia, Nmero de
ejemplares y lugares en donde se conservan, Valor del documento, Acceso a la documentacin y Observaciones. En la Descripcin incluan subepgrafes referentes a Organismo
productor, Tipo de documento, Cdigo, Clase, Formato, Soporte, Original o Copia, Marco
legal, Trmite, y Funcin u objetivos. Vase BALADA Y BOSCH, F. y otros, El sistema de
gestin de la documentacin administrativa de la Generalitat de Catalunya. Los instrumentos bsicos de descripcin, IRARGI. Revista de Archivstica, IV (1991) pp. 410-411.
165 CONDE VILLAVERDE, M L., Manual de tratamiento de archivos administrativos, Madrid: Ministerio de Cultura, Direccin de Archivos Estatales, 1992, pp. 86-87. En la Ficha
de tipos documentales incluan campos de Signatura, Transferencia, Aos por
lo que claramente se reeren a series documentales.
166 La inuencia del modelo del Grupo de Madrid puede verse en el texto de H. L.
Bellotto, Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de Arquivo,
Sao Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Ocial do Estado, 2002, pp. 93-103.
167 Un estado de la cuestin sobre los diferentes modelos fue publicado por Isabel
Seco Campos, bajo el ttulo de Metodologa para el estudio de los tipos documentales
134
de Zaragoza) mientras que en el otro extremo estaba el propuesto

por Ana Dupl para la Comunidad de Madrid con veintids168.
Para intentar normalizar los modelos de anlisis de series documentales, los integrantes de la Mesa de Archivos de la Administracin Local tras varios aos de estudio publicaron, en el ao 2001, el
denominado Formulario de identicacin y valoracin para la seleccin de series documentales169. Su propuesta parte de distinguir cuatro reas: 1. Identicacin, 2. Valoracin, 3. Seleccin, y 4. Notas. El
rea de Identicacin est formado por catorce epgrafes, a saber:
1. Cdigo de Referencia, 2. Denominacin de la Serie, 3. Denicin
de la Serie, 4. Productor, 5. Fechas, 6. Legislacin, 7. Procedimiento,
8. Documentos que forman la unidad documental, 9. Ordenacin de
la Serie, 10. Series precedentes, 11. Series descendentes, 12. Series
relacionadas, 13. Documentos recopilatorios, y 14. Descripcin fsica.
Muy posiblemente sean los epgrafes 10 al 13 los que ms inters y
novedad ofrezcan con respecto a otras propuestas. Adems, esa distincin en cuatro reas ha sido utilizada, y desarrollada, en otros modelos posteriores.
Por entonces, en concreto un ao antes, en una publicacin del
Ministerio de Cultura espaol, Jos Luis de la Torre y Mercedes Martn-Palomino incluyeron lo que denominaron como Ficha de series,
contemporneos, en el Homenaje a Antonio Matilla Tascn, Zamora: Diputacin Provincial, 2002, pp. 615-634.
168 DUPL DEL MORAL, A., Manual de archivos de ocina para gestores, Madrid: Marcial Pons, 1997, pp. 179-204. Su modelo se denominaba Impreso de anlisis, identicacin y valoracin de las series documentales que deba actuar como la cha de identidad de cada serie documental. Estaba estructurado en veintids campos, algunos tan
llamativos como la Frecuencia de uso de la serie documental, Tiempo de permanencia de la serie documental en cada clase de archivo, Efecto o repercusin social de los
expedientes integrantes de la serie, etctera.
169 Mesa de Trabajo de archivos de la administracin local, Propuesta de identicacin
y valoracin para la seleccin de documentos en los archivos de la administracin local,
Logroo: Ayuntamiento, 2001, pp. 43-46.
135
estructurada en los siguientes apartados: Tipo documental, Organismo productor, Funcin, Fechas extremas, Legislacin que afecta al
trmite de la serie, Documentos bsicos que componen el expediente, Ordenacin de la serie, Antecedentes de la serie, Continuacin de
la serie, y Signaturas del archivo170.
Detenernos en todos los modelos utilizados en Espaa en la actualidad con sus diferencias y similitudes requerira una monografa.
Algunos han sido aprobados por las administraciones competentes
con normas de distinto rango jurdico171. Los hay propuestos por grupos de trabajo formados por archiveros, como el mencionado de la
Mesa de Trabajo editado en 2001, y no faltan tampoco las aportaciones individuales.
Entre stas ltimas hay propuestas que intentan conciliar los
anlisis clsicos realizados por los diplomatistas con los elaboraros en
la actualidad por los archiveros. Uno de los primeros fue el de J. M.
170 TORRE MERINO, J. L., MARTN-PALOMINO, M., Metodologa para la identicacin y
valoracin de fondos documentales, Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte,
2000, p. 22. En su texto remiten adems a dos anexos, el V y VI, referidos a una cha sin
cumplimentar y a otra ya hecha. Sin embargo esos anexos, incluidos en las pp. 86-88,
tienen apartados diferentes. O sea tres modelos distintos en una sola publicacin.
171 En Andaluca reciben el nombre de Estudios de identicacin y valoracin. El modelo fue aprobado por una Resolucin de 11 de noviembre de 2002, de la Direccin
General de Instituciones del Patrimonio Histrico, por la que se haca pblico el acuerdo
de la Comisin Andaluza Calicadora de Documentos Administrativos de 28 de octubre
de 2002. Est dividido en cinco reas: 1. Identicacin, 2. Valoracin, 3. Seleccin, 4.
Observaciones, y 5. Control. El rea de Identicacin tiene los siguientes apartados: 1.
Denominacin de la serie, 2. Procedencia y fechas de creacin y extincin, 3. Contenido,
4. Legislacin, 5. Procedimiento del expediente tipo, 6. Series relacionadas, 7. Ordenacin, 8. Descripcin, 9. Volumen y 10. Soporte fsico.
El utilizado en la Comunidad de Madrid fue aprobado por acuerdo de su Consejo
de Archivos en su sesin constitutiva de 28 de noviembre de 2012. En l se distinguen
ocho reas principales: 1. Identicacin, II. Procedimiento, III. Datos archivsticos, IV.
Valoracin, V. Accesibilidad, VI. Seleccin, VII. Informe del proponente, y VIII. Control.
Otras comunidades como Catalua, Valencia y Canarias tienen establecidos sus propios
modelos.
136
Roldn Gual que dise en 1989172 un modelo de anlisis dividido en

cuatro reas o campos: que denomin 1. Aspectos jurdico-administrativos, 2. Aspectos diplomticos, 3. Aspectos archivsticos, y 4. Aspectos informativos. El campo de Aspectos diplomticos se divida a su
vez en caracteres extrnsecos (clase, forma, soporte, formato, escritura) e intrnsecos (protocolo, texto y escatocolo). En los aspectos
archivsticos distingua entre clasicacin, ordenacin y expurgo.
Nuestro buen amigo Eduardo Nez Fernndez, archivero de
Gijn, en otra obra clsica de la archivstica espaola, su Organizacin y
gestin de archivos173 incluy su propio modelo de Anlisis Tipolgico
Documental con doce epgrafes: 1. Denominacin, 2. Denicin, 3. Caracteres externos (Soportes, Clases, Formatos, Formas), 4. Caracteres internos (Gestor productor, Destinatario, Estructura documental, Normativa, Tramitacin), 5. Ordenacin en serie, 6. Contenidos informativos, 7.
Vigencia administrativa, 8. Valor de conservacin, 9. Accesibilidad (legal,
fsica, y tcnica), 10. Cuanticacin de la serie, 11. Cdigo de clasicacin,
y 12. Evolucin histrica. Los cuatro primeros identican el tipo mientras
que los siguientes analizan las series a las que puede dar lugar.
Por nuestra parte propusimos hace unos aos un modelo174 que
inclua los siguientes campos: Denominacin, Denicin, Caracteres externos (Clase, soporte, formato y forma), Productor, Destinatario, Legislacin aplicable ms relevante, Modelos o formularios ociales, Trmite
para su expedicin, Vigencia administrativa del documento, Vigencia
cronolgica de la serie documental, Contenido, Ordenacin de la serie,
Series relacionadas y Comentario archivstico. Una vez cumplimentados
172 ROLDAN GUAL, J. M.: Archivo Administrativo de la Diputacin Foral de Guipzcoa.
Estudios de Tipologa Documental, 1, Bilduma, 3 (1989) p. 63.
173 NEZ FERNNDEZ, E., Organizacin y gestin de archivos, Gijn: Ediciones Trea,
1999, pp. 128-129. El contenido de los campos propuestos lo explica en las pp. 104-128.
174 GALENDE DAZ, J. C., GARCA RUIPREZ, M.: Los pasaportes, pases y otros documentos de control e identidad personal en Espaa durante la primera mitad del siglo
XIX. Estudio archivstico y diplomtico, Hidalgua. La Revista de Genealoga, Nobleza y
Armas, LI (2004) pp. 113-144 y 169-208.
137
todos estos epgrafes, al tratarse de un tipo utilizado en documentos

simples, el profesor Juan Carlos Galende Daz realiz adems un Anlisis
diplomtico clsico detenindose en el protocolo, texto y escatocolo,
acompaado de un Comentario diplomtico. Lo llevamos a la prctica
en documentos pblicos del siglo XIX y con ello quisimos demostrar que
los modelos de anlisis documentales archivsticos y diplomticos pueden coexistir, aunque cada uno cumpla una nalidad distinta.
Ese modelo lo hemos desarrollado en una ltima propuesta sobre un tipo de una unidad documental compuesta (registro) en la que
hemos distinguido los siguientes campos: 1. Denominacin, 2. Denicin, 3. Caracteres externos (Clase, Soporte y formato, Forma, y Otros
componentes documentales), 4. Caracteres internos (Productor, Destinatario, Legislacin aplicable ms relevante, Tramitacin, y Estructura documental), y 5. Anlisis archivstico (Vigencia administrativa de la
unidad documental producida, Vigencia cronolgica de esa tipologa,
Series relacionadas, y Comentario Archivstico)175.
Como acabamos de ver, sean estudios de series o de tipos, todos incluyen un campo destinado a recoger su Denominacin.
La denominacin de series y unidades

documentales
La importancia de una adecuada denominacin de los tipos y series ha sido puesta de maniesto en las pginas anteriores176. El problema es que por serie, tal y como la dene la ISAD(G), podemos enten175 Aparecer publicado en el Boletn de ANABAD en un artculo titulado El Libro de
Familia (1915-2014): Estudio archivstico de este tipo documental dedicado a honrar la
memoria de la archivera Charo Garca Aser.
176 Eduardo Nez Fernndez escriba en su libro Organizacin y gestin de archivos, p.
131, que tipologa y normalizacin documentales son dos caras de una misma moneda
sin cuya intervencin resulta poco menos que imposible intentar la organizacin de un
fondo archivstico.
138
der cualquier acumulacin de documentos y esto choca con la tradicin

hispana. Es decir, no solo hay series que responden a una tipologa concreta, a la plasmacin documental de una actividad, sino que tambin
las hay temticas al reunir (acumular dice la Norma) documentos que
mantienen entre s una relacin derivada de su produccin, recepcin
o utilizacin. Y esto posibilita la creacin de autnticos cajones de sastre documentales. Ahora bien, tanto la NEDA como el resto de normas
espaolas han intentado evitarlo limitando ese concepto.
Est claro que las series que han sido objeto de anlisis con los
modelos comentados han logrado normalizar su denominacin. Y
este es un gran paso adelante. Pero es bien cierto que esto ha afectado sobre todo a las generadas por la administracin pblica y especialmente a las producidas en las ltimas dcadas por lo que el trabajo
que queda por realizar es inmenso.
En las series estudiadas, y publicadas, predominan las que disponen de ttulo ocial por lo que ya tienen una denominacin concreta dada por su creador. Adems, la mayora de ellas estn formadas
por unidades documentales compuestas.
Ese ttulo ocial, si lo tienen, es el que debemos utilizar en
nuestras descripciones aunque en algunos casos pueda parecernos
confuso o impreciso. Si el documento se intitula Libro de Familia, sin
ms, as debemos recogerlo en la descripcin pues es el nombre dado
a este tipo en la normativa que lo regula. El tipo ser Libro de Familia
y la serie la llamaremos Libros de Familia seguida de la mencin de
la agrupacin superior a la que pertenece (fondo o divisin de fondo).
Entendemos, pues, que cuando nos referimos al tipo, como modelo,
debemos expresarlo en singular, pero si estamos describiendo una serie recogeremos la denominacin del tipo en plural seguida del nombre de su productor que da nombre al fondo. Si ese tipo careciera de
denominacin ocial es factible que el ttulo fuera diferente pues el
archivero se habra decantado por un ttulo ms preciso como sera el
de Libro registro de extractos o certicaciones de matrimonio, lia-
139
cin, etc. de los miembros de una unidad familiar. As para denominar

este tipo se habra servido de su formato (librario), de su estructura
documental (registro) y de su nalidad (extractar o certicar determinados actos jurdicos familiares).
Resumamos. Si escribimos Libro registro de actas de sesiones
del ayuntamiento, sin concretar de cul, nos referimos al tipo documental y si anotamos Libros registro de actas de sesiones del Ayuntamiento de Toledo estamos denominando una serie. La mencin en
las series del productor es esencial, aunque se obvie en los ejemplos
de descripcin de series publicados en las normas espaolas como
consecuencia de la descripcin multinivel. Pero en las tablas de valoracin documental, aprobadas por distintas comunidades autnomas,
y publicadas en sus boletines o diarios ociales, se distribuyen las series estudiadas en razn a su productor. Si denominamos la serie sin el
amparo de la descripcin multinivel es necesario incluir el nombre de
su productor, eso s, obviamente tambin normalizado.
Si la serie carece de ttulo ocial, el archivero deber buscar el
ttulo atribuido ms apropiado utilizando todos los elementos a su alcance (bibliografa especializada, legislacin, diccionarios, documentos, etc.) que le permitan encontrar un ttulo lo ms cercano al que
sera su ttulo ocial, teniendo en cuenta que en la denominacin de
los tipos y, por ende, de las series a que dan lugar, se utilizan distintos
criterios que fueron sistematizados por Javier Barbadillo177. Lo ms
habitual es servirnos de la combinacin de una estructura documental
(recordemos, expediente o registro) con una actividad especca. Un
ejemplo sera la serie Expedientes de licencia de obra, correspondiendo expediente a la estructura documental y siendo licencia de
obra la actividad, su nalidad. El fondo concreto en donde se encuentran nos dar el nombre del productor, que recogeremos en su denominacin cuando nos reramos a la serie de forma independiente,
sin el paraguas de la descripcin multinivel. El legislador ha querido
177 BARBADILLO ALONSO, J. Apuntes de clasicacin archivstica, pp. 37-38.
140
denominar as la serie aunque podra haberse servido de otros trminos caso de Expedientes de autorizacin de obras, Expedientes de
permiso de obras Licencia, autorizacin y permiso tienen el mismo
signicado en espaol. Pero en este caso la eleccin es fcil al ser la
recogida en la normativa, pero no siempre resulta tan sencillo.
A veces las series se identifican y denominan con la ayuda de
la estructura documental y de un mayor grado de especificacin
de la actividad. Utilizando el ejemplo anterior, podemos diferenciar entre Expedientes de licencia de obra mayor y Expedientes
de licencia de obra menor, algo que se realiza habitualmente en
los ayuntamientos espaoles pero que carece de respaldo normativo. O entre los Expedientes de seleccin de personal, distinguir
como series las de Expedientes de seleccin de personal laboral,
Expedientes de seleccin de personal funcionario, etctera. Algunos compaeros creern que hemos formado as subseries pero
preferimos entender que hemos distinguido series especficas dentro de una serie de carcter general, tal y como expres la Mesa
de Trabajo en su Propuesta de cuadro de 1996178. Sin duda, en
los fondos de estructura compleja formados por un gran volumen
de documentos se suele optar por este tipo de soluciones nacidas
en los archivos de oficina. Lo importante es que su denominacin
permita su adecuada identificacin y diferenciacin con respecto a
las dems series del fondo.
Tambin, a veces, se han distinguido series incluyendo en su
denominacin su estructura documental, su actividad ms o menos
especca y el tipo de procedimiento utilizado, si es ordinario o urgente, por ejemplo. En otros casos, para denominar la serie, se utiliza
el nombre del tipo documental y el del autor o el del destinatario.
Ejemplos seran: Informes del arquitecto, Correspondencia con la Diputacin Provincial
178 Archivos municipales: Propuesta de cuadro de clasicacin de fondos de ayuntamientos, pp. 23-24.
141
Javier Barbadillo ha resumido esta casustica indicando que

para denominar los tipos, y con ellos sus series, combinamos tres
criterios principales, aplicados con mayor o menor grado de detalle:
la estructura documental, la referencia orgnica y la actividad administrativa179. Se reere, pues, a la estructura documental (registro y
expediente en las unidades documentales compuestas), al autor de
esa serie y a la actividad. En el caso de tipos de unidades documentales simples la denominacin del tipo ya implica una actividad concreta
(caso edictos, informes) por lo que para identicarle basta con el
nombre del tipo y el del autor (o de la materia que trata) a los que
debemos unir los del fondo donde se conservan. Casos seran los de
Bandos del alcalde del ayuntamiento de Gijn, Recetas mdicas de
la clnica del Rosario, etc. Recordemos que en los tipos de unidades
documentales simples podemos encontrar tambin estructuras documentales, pues as podemos entender carta, escritura o acta,
que requieren de otro trmino para indicar su nalidad.
Elaborar un cuadro de clasicacin en donde estn recogidas
todas las series documentales de un fondo concreto, perfectamente identicadas, diferenciadas y estudiadas, es una quimera que solo
hemos visto realizada en fondos cerrados formados por un nmero
pequeo de unidades de instalacin. Pero es posible180. Las series vinculadas a una tipologa concreta y con una denominacin ocial son
las ms fciles de identicar y normalizar. La amplsima normativa que
regula la actividad administrativa pblica ayuda enormemente a ello.
Pero incluso en los fondos documentales pblicos hay series
que carecen de un ttulo ocial y que al no estar estudiadas, con la ayuda de cualquiera de los modelos que hemos recogido en el apartado
179 BARBADILLO ALONSO, J., Apuntes de clasicacin archivstica, p. 38.
180 Un ejemplo puede verse en el libro La organizacin y descripcin del Archivo de la
Santa Hermandad Real y Vieja de Talavera de la Reina: (1300-1835) / Mariano Garca Ruiprez (redaccin, direccin y coordinacin); Luis Cardea Glvez, Rafael Gmez Daz
(descripcin), Talavera: Ayuntamiento, 2000.
142
anterior, carecen de una denominacin precisa y consensuada. Y esto

suele ser habitual en los fondos desorganizados y, por lo tanto, mal
descritos. No es extrao encontrar en estos casos series denominadas como Expedientes y documentos sobre que obviamente no
responden a ninguna tipologa concreta. A veces el pequeo nmero
de unidades documentales que forman una serie tipolgica motiva
que se incluyan con otras unidades y formen con ellas otras series
no tipolgicas formadas por unidades documentales que mantienen
entre s una relacin basada en su temtica, autor o funcin. De ah
que podamos encontrar denominaciones tales como Expedientes de
urbanismo, Registros de contabilidad Esta es una decisin prctica que debe valorar el archivero aunque nosotros preferimos diferenciar claramente las series, especialmente si as lo ha hecho su creador
mediante una normativa concreta. Por ello, no entendemos que una
serie pueda ser intitulada como Expedientes de bingos como hace
la NODAC, a no ser que sea este el ttulo ocial dado por su creador.
Este tipo de agrupaciones acumulativas, que tambin llamamos
series, puede justicarse por el concepto que de ellas se recoge en la
ISAD(G), pero pocas veces responde a una decisin archivstica tras la
organizacin completa de un fondo. Lamentablemente su uso suele
indicar que su clasicacin y descripcin es ms que deciente.
No obstante, hay interesantes ejemplos de agrupaciones de series tipolgicas en otras superiores. Uno de ellos lo encontramos en
la NEDA que recoge como serie la de Reales despachos181, formada
por 30 legajos dentro del fondo del Consejo de Indias, conservado en
el Archivo General de Indias, y con documentos datados entre 1513 y
1759. Despacho en esa poca era sinnimo de instrumento, diploma o
documento, por lo que la imprecisin es evidente. Lo mismo podemos
181 Norma espaola de descripcin archivstica (NEDA) 1 versin, p. 5 del Apndice de
Ejemplos generales. Reales despachos viene a signicar cualquier documento simple
emitido por el Rey o por sus organismos. Abarcara Reales provisiones, reales rdenes,
etctera.
143
decir de Disposiciones recibidas o Cartas del concejo propuestas

como series por la Mesa de Trabajo en 1996182. El escaso nmero de
documentos de tipologas concretas posibilitara el adoptar este criterio, cuyo uso parece razonable para documentos histricos. Lo que
es evidente es que su adopcin ha tenido lugar una vez descritos e
identicados los distintos despachos y las diferentes disposiciones o
cartas.
Hay tambin ejemplos, como vimos al examinar la NOGADA, en
los que la serie se intitula con la ayuda de los nombres de varios tipos documentales, caso de Expedientes de convenios y conciertos.
El estudio de esta serie puede resultar complejo si los convenios y
los conciertos responden a normativas y, por ende, a procedimientos
distintos. Estamos de nuevo ante una solucin prctica adoptada por
los archiveros con arreglo a criterios que deben explicar cuando hagan
pblico el estudio de esta serie.
Est claro que es mucho ms fcil normalizar la denominacin
de las series tipolgicas que la de las series acumulativas.
Para denominar una serie que carezca de ttulo ocial, especialmente en fondos privados, si est formada por unidades documentales simples nos apoyaremos bsicamente en su tipologa documental
siempre que esta con su nombre dena su nalidad. Y lo mismo haremos para las compuestas. Lo ms normal sera que el nombre del tipo,
y con l el de su serie, lo obtuviramos sirvindonos de la estructura
documental (expediente, registro o dossier) seguida de algn trmino que indique su nalidad (licencia, autorizacin, inspeccin, control
de) y su objeto, con la pretensin de que acotemos la actividad concreta a la que se reere. Aadir o incluir otros elementos como formato (libro, cuaderno), periodicidad (cuentas anuales, libro diario),
temtica (cuentas de trigo recolectado) o autor (actas de la comunidad de propietarios) ser preciso si eso permite su correcta identica182 Archivos municipales: Propuesta de cuadro de clasicacin de fondos de ayuntamientos, p. 47.
144
cin y diferenciacin. Su nombre no estar completo si no incluimos

el del productor del fondo al que pertenece, algo innecesario en la
descripcin multinivel.
La correcta denominacin de la serie tendr repercusiones en
todos los procesos archivsticos relacionados con su clasicacin y ordenacin, descripcin, difusin y consulta. Sin olvidarnos, en las ms
recientes, de su valoracin y seleccin.
Todo lo que acabamos de argumentar tericamente choca con
una realidad compleja. En la prctica diaria, la identicacin y denominacin de las series nos aporta ejemplos que nos llevan al desnimo.
Sirva una muestra muy reciente. La Agencia Estatal de Administracin Tributaria, organismo dependiente del Ministerio de Hacienda
espaol, acaba de proponer la eliminacin de determinadas series
documentales. Como tales se consideran y denominan los acuses
de recibo de las noticaciones no entregadas y de las noticaciones
efectivas (que podemos considerar como fracciones de unidades documentales compuestas, nunca como series), las carpetas fsicas de
las personas fsicas y jurdicas y la documentacin presentada en las
ocinas de registro183. Sobran comentarios.
Para la descripcin de las unidades documentales, sean simples
o compuestas, si nos basamos en la descripcin multinivel deberamos no ser rigurosos en la aplicacin de la regla de la ISAD(G) de no
repetir en el nivel inferior informacin ya proporcionada en un nivel
superior. La propia Norma permite incluir el nombre del autor del
documento, el tipo documental utilizado y, si es preciso, alguna expresin que reeje su funcin, actividad, objeto, ubicacin o tema. Y con
ello se aprueba la utilizacin de los modelos de descripcin utilizados
en Espaa tradicionalmente para estas agrupaciones inferiores. La
NEDA ha sido ms explcita al indicar que puede incluirse la tradicin
183 La Resolucin que aprueba tamao despropsito tiene fecha de 30 de agosto de
2013 y est publicada en el Boletn Ocial del Estado nm. 218, de 11 de septiembre de
2013, pp. 66851-66853.
145
y tipologa documental, el autor, el destinatario/beneciario, y la materia (persona, lugar o asunto). Con muy similares trminos se recoge,
tambin, en la NODAC y en la NOGADA, como ya vimos. El orden con
el que aparecern plasmados estos elementos en el campo Ttulo
ser establecido por el archivero, teniendo en cuenta las reglas de la
descripcin multinivel. Y en todo caso deber ser lo sucientemente
preciso para permitir su utilizacin por los investigadores y el resto
de usuarios de forma independiente, cuando deban referirse a ellos
en sus solicitudes e investigaciones. No puede describirse una unidad
documental con la exclusiva mencin del ao, o con un trmino tan
impreciso como protocolo notarial sin ms, como hemos visto en
ejemplos publicados en la NOGADA y en la NEDA, respectivamente.
El archivero debe valorar qu elementos deben estar presentes en las descripciones de las unidades documentales y el orden en
el que deben aparecer en stas. La tipologa documental, la tradicin
documental, el autor, el destinatario, el asunto o contenido, la localizacin, la fecha aparecern reejados en muchas de esas descripciones pero no es preciso ni conveniente que se recojan siempre en
todas ellas ya que esto depender de la serie a la que pertenecen. Un
documento de la serie de presupuestos de una corporacin tendr
una denominacin adecuada con la mencin de la tipologa (presupuesto ordinario), del autor (el ayuntamiento de) y de la fecha (ao
1980). Para describir una licencia de obra necesitaremos la tipologa,
el autor, el destinatario, la materia (tipo de obra) y el emplazamiento,
etctera. La serie condicionar las descripciones de las unidades documentales que la forman.
Llegados a este punto, y al igual que hicimos a mitad de nuestra exposicin, vamos a recordar a continuacin algunas de nuestras
conclusiones:
1. Por tipo documental podemos entender un modelo de unidad documental que se distingue por unas caractersticas fsicas e intelectuales comunes.
146
2. Las caractersticas intelectuales de un tipo estn reejadas

en su contenido informativo, que est directamente relacionado con
su nalidad, es decir con su objeto.
3. Ese contenido informativo queda plasmado en el documento
siguiendo una determinada disposicin o estructura, lo que tambin
facilita su identicacin y distincin. Pero las caractersticas fsicas de
un tipo no son determinantes ya que pueden sufrir grandes variaciones, aunque ayudan notablemente a identicar ese modelo en los periodos en los que estn vigentes.
4. Las variaciones en la denominacin de los tipos documentales estn condicionadas por las decisiones de sus creadores y por la
evolucin de las culturas que los utilizan y de las lenguas en las que
se redactan.
5. La normalizacin de la denominacin de los tipos utilizados
en los documentos pblicos es ms fcil de realizar que la de los documentos privados, merced a la abundante normativa aprobada a lo
largo de los siglos lo que ha facilitado la elaboracin de estudios por
diplomatistas, archiveros y administrativistas.
6. A la hora de clasicar los tipos documentales nos sirven los
mismos criterios con los que clasicamos las unidades documentales
de las que son modelos. De entre todas las clasicaciones, destacamos la que distingue entre tipos de unidades documentales simples y
tipos de unidades documentales compuestas.
7. Los tipos utilizados en las unidades documentales simples
tienen denominaciones casi innitas y variables. Lo ms normal es que
sea el trmino con el que se dene la accin y efecto de la actividad
que lo ha generado, es decir, de su nalidad (alegato, de alegar).
Los hay, tambin, que requieren anteponer a ese trmino concreto los
vocablos carta, escritura o acta (carta de dote).
8. Los tipos de las unidades documentales compuestas comienzan
su denominacin generalmente, al menos en Espaa, con las palabras
147
expediente, registro o dossier, segn sea el caso. Estas estructuras

documentales, como las dene Javier Barbadillo, deben completarse
con otros vocablos que nos permitan diferenciar claramente su nalidad.
9. Los tipos utilizados en las unidades documentales, especialmente en las compuestas, denen las series. El nombre de stas lo
obtendremos con la utilizacin, en plural, del nombre del tipo completado con el del fondo al que pertenecen. Esto ltimo ser innecesario
si lo hacemos dentro de una descripcin multinivel.
10. Los archiveros espaoles utilizamos desde mediados de la
dcada de 1980 distintos modelos para estudiar las series y los tipos
documentales que tienen su origen en la metodologa propuesta por
T. Schellenberg en sus Tcnicas descriptivas de archivos. Esos modelos han sido propuestos por grupos de trabajo y por archiveros independientes. Algunos de ellos han tenido respaldo ocial en diferentes
normativas. En esos estudios han sido analizadas mayoritariamente
las series producidas en las ltimas dcadas por las administraciones
pblicas que, as, han logrado normalizar su denominacin.
11. La normalizacin en la denominacin es ms fcil en las series tipolgicas que en las series acumulativas.
12. Los elementos que utilizaremos en la denominacin de las
unidades documentales variarn segn la serie a la que pertenezcan.
El archivero debe valorar cules deben estar presentes en esas descripciones y el orden en el que deben aparecer en ellas. Entre esos
elementos se encuentran la tipologa documental, la tradicin documental, el autor, el destinatario, el asunto o contenido, la localizacin,
la fecha. De entre todos ellos, el ms relevante, el bsico, en la descripcin de una unidad documental es su tipologa.
Terminamos. Estamos convencidos de que la normalizacin en
las denominaciones de los tipos y de las series documentales contribuir enormemente al desarrollo de la Archivstica. Queda mucho por
hacer pero sabemos como llevarlo a cabo.
148
REFERNCIAS
ACITORES DURN, J. Los informes: su naturaleza, clases y competencia para ordenarlos
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5
PALESTRA
Atribuir nomes a tipos,

sries e unidades
documentais: dialogando
com Mariano Garcia
Ruiprez1
Sonia Marcia Troitio Rodriguez
em dvida, ao contrrio do que possa parecer em um primeiro momento, a discusso em torno da atribuio de nomes a
documentos de arquivo uma rdua tarefa. Mais do que um
simples exerccio de criatividade, a escolha do nome nunca
deve ser aleatria (ao menos no deveria ser) ou pela opo fcil.
, antes de tudo, fruto de um profundo processo reexivo que coteja
a evidenciao da lgica inerente ao documento e a incorporao da
tradio em seu cerne recuperando, indiretamente, o prprio ato
1 Ver texto da palestra de Mariano Ruiprez Garca com o ttulo La denominacin de

tipos, series y unidades documentales: modelos, nap. 65.
Atribuir nomes a tipos, sries e unidades documentais:

propulsor do registro e sua forma material. Assim, o desao de atribuir nome exige diversos mecanismos e recursos intelectuais.
Se, para documentos pblicos, em gnero textual, o ato de nomear ou reconhecer o tipo documental j uma complicada misso,
quando esbarramos em documentos com outros atributos fsicos e
lgicos tais como documentos iconogrcos, sonoros e audiovisuais , a diculdade, todavia, aumenta; lembrando que aqui estamos
a todo o momento nos referindo a documentos de arquivo, ou seja,
documentos em contexto e estreita relao orgnica entre si.
Para discutir os nomes eleitos e seus objetos correspondentes,
traduzidos em expresses documentais, faz-se necessrio determinar
os mecanismos empregados para a realizao dessa empreitada.
Com essa nalidade, separamos alguns dos mecanismos, pautados na Arquivstica, que podem orientar nesse processo:
Nomear: ato de dar nome pautando-se em critrios previamente estabelecidos, podendo ser amparado na legislao, em manuais,
em padres formulares, na histria ou em qualquer outra base de
apoio.
Reconhecer: processo vinculado identicao documental.
Por si s, apenas possvel reconhecer um documento e, imediatamente, o nome que lhe conferido quando esse nome j est bem
consolidado.
Denominar: implica em dar um nome designativo, envolvendo
xao e determinao. uma espcie de chamamento, no sentido
de conrmao da conexo estabelecida entre o objeto e a expresso
que o designa.
Para qualquer uma dessas trs operaes necessrio rigor
metodolgico.
Como exposto, a escolha do nome no apenas uma simples
questo de batizar o documento, sem que necessariamente o nome
159
escolhido seja desprovido de signicado. Muito pelo contrrio. A escolha do nome , antes de tudo, atribuio de signicado. O nome do
documento ou o do prprio tipo documental, quando nos referimos a
ele, carrega em si uma gama de sentidos. No caso do tipo documental,
justamente por ser modelo, a combinao de elementos o to difundido critrio de aliar a espcie funo , pode mudar totalmente a
possibilidade do uso legal-administrativo da unidade documental.
Essas so algumas das reexes surgidas a partir das questes
apresentadas por Mariano Ruiprez em seu trabalho La Denominacin
de Tipos, Series y Unidades Documentales: modelos, que, neste debate,
nos deteremos mais atentamente.
Assim, optamos por estabelecer quatro pontos para a discusso, decorrentes da conferncia ministrada ainda que a conferncia
apresentada, por sua densidade ao recuperar e confrontar distintos
conceitos, nos d margem a explorar diversas questes relacionadas
normalizao da nomenclatura do tipo, da srie e das unidades documentais: trs esferas distintas que se entrecruzam no trabalho arquivstico.
Os pontos de discusso que nos propomos a explorar correspondem a um agrupamento temtico, denidos a partir das consideraes expostas. So eles:
1 O conceito de tipo documental e de tipologia documental;
2 O papel da descrio e o impacto das normas internacionais,
nacionais e regionais;
3 Modelos de anlise de tipos e sries documentais;
4 Sobre unidades documentais simples e compostas;
Mas, antes de adentrarmos em cada um destes tpicos, gostaramos de lembrar que, no Brasil, houve grande penetrao da Arquivstica espanhola especialmente, no que diz respeito aos estudos
160

tipolgicos documentais; assim como de diversos trabalhos do arquivista americano Theodore Schellenberg. Autores como Vicenta Corts, Antonia Heredia Herrera, Cruz Mundet, apenas para citar alguns
nomes, por meio de seus manuais, tiveram forte insero nos meios
acadmicos e no cotidiano dos arquivos.
Mariano Ruiprez, ao longo de seu texto, expe e analisa uma
extensa bibliograa sobre o tema denominao dos tipos, sries e
unidades documentais, em especial a relativa situao espanhola,
considerando ser essa a proposta de seu trabalho. Entre as inmeras
referncias ao longo de todo o texto, trava um intenso dilogo com os
trabalhos de Theodore Schellenberg, em especial o livro Tcnicas descriptivas de archivos (1961) e com a obra de Antonia Heredia Herrera.
1 O conceito de tipo documental

e de tipologia documental
Da mesma forma que o professor Mariano Ruiprez e semelhana de Antonia Heredia Herrera (2007; 2011) e Helosa Bellotto e
em oposio a algumas correntes que se referem ao tipo documental
como sendo o prprio documento , entendemos o tipo documental
como um modelo ideal de documento.
Nesse sentido, o tipo documental pode ser entendido como um
documento em potencial por ser desprovido de registro e datas tpica e cronolgica. Congura-se, dessa maneira, como uma estrutura
bsica a ser utilizada no registro de uma atividade especca. Ao contrrio da unidade documental, desprovido de datao por ser representativo da atividade e no do fato em si. (HEREDIA HERRERA, 2007).
Antonia Heredia Herrera (1991) defende que, para a Arquivstica, a tipologia documental a juno da tipologia diplomtica com a
tipologia jurdico-administrativa. Partindo disso, argumenta que, para
o arquivista, o tipo documental a somatria do formulrio, dos ca-
161
racteres externos e da informao; e justamente por isso que defende que o tipo documental deve ser parte integrante no nome da
srie por ser parte constitutiva fundamental do documento, e que se
repete a cada documento gerado pela mesma atividade, em contexto
semelhante de produo e registro.
No raro que os termos tipologia documental e tipo documental sejam utilizados de modo aleatrio o que acaba por sobrepor
seus conceitos e gerar imprecises. Vale lembrar, como a prpria etimologia da palavra sugere, a tipologia documental se congura como
um campo de estudo especco destinado anlise, estabelecimento
e reconhecimento de elementos e padres constituintes do tipo documental (TROITIO, 2012). Por outro lado, o tipo documental pode
ser considerado a conformao assumida pela espcie de acordo com
a ao da qual deriva assumindo espcie documental como o formulrio adequado e padronizado a ser adotado no registro da atividade
da qual corresponde (CAMARGO; BELLOTO, 1996).
Dessa forma, a tipologia documental se incumbe de vericar se
o conjunto homogneo de atos corresponde ao conjunto homogneo
dos documentos dele derivados e que devem ser expressos pela srie,
como componentes do fundo e de suas subdivises (BELLOTTO, 2004).
J o tipo documental, ao conformar-se como a expresso de um modelo, vem servir de parmetro para o reconhecimento de unidades documentais semelhantes, derivadas da mesma atividade e de igual espcie.
Diante disso, colocam-se as questes: At que ponto diferentes
instituies podem apresentar tipos documentais com caractersticas
equivalentes? Se as sries documentais partem da reunio de documentos tipologicamente idnticos, ou seja, provenientes de funes
e atividades especicas, possvel que organizaes distintas produzam tipos documentais similares? Mariano Ruiprez nos d uma pista
ao comentar que series formadas siguiendo la misma tipologa documental pueden ser clasicadas de forma distinta segn el fondo en el que
se encuentren.
162

O fato que estudos de tipos documentais so distintos de

estudos de sries documentais, posto serem objetos de anlise diferentes. Enquanto que a anlise das sries documentais centra-se no
produtor e na atividade propulsora do registro, a anlise tipolgica
volta-se para a estrutura do documento aliada a sua nalidade. Para
referir-nos a uma situao recorrente, seja uma instituio pblica ou
privada, costume que seus funcionrios anualmente marquem suas
frias, sendo esse agendamento normalmente feito atravs de um
tipo documental denominado solicitao de frias. Ou seja, no h necessariamente interferncia do rgo produtor no modelo documental; assim, documentos de diferentes provenincias podem manter
semelhante estrutura documental. Porm, dependendo da organizao administrativa da entidade produtora, algumas maiores ou mais
complexas do que outras, seus planos classicatrios apresentam diferenas entre si. Consequentemente, a srie representativa do tipo
documental solicitao de frias pode estar vinculada a diferentes grupos classicatrios, determinados de acordo com a provenincia.
Vamos agora explorar algumas possibilidades sobre o tipo documental e a atribuio designativa que lhe conferida.
O nome do tipo documental, por familiaridade ou costume,
pode sofrer contraes ou redues, mais propriamente por uma
questo de hbito do que por rigor no tratamento documental. Como
exemplo, mencionamos os requisitados inventrios. Em si, inventrio
o nome designativo de qualquer relao de bens com seu correspondente valor, podendo ser elaborado em mbito judicial ou no
(SILVA, 1980). possvel encontrar nos arquivos vrias de suas formas
documentais, cujo nome completo pode ser autos de inventrio postmortem, autos de inventrio intervivos, inventrio de bens mveis, entre
tantos outros. Contudo, costumeiramente so referidos simplesmente como inventrios.
Muitas vezes, o nome dado ao tipo documental reete sua aparncia fsica. Para mencionar um exemplo bastante corriqueiro das
163
administraes monrquicas ibricas, falemos dos famosos privilgios

rodados. Ao escrever o clssico Dissertaes chronologicas e crticas sobre a histria e jurisprudncia ecclesiastica e civil de Portugal, Joo Pedro Ribeiro (1986) esclarece a diferena entre os vrios sinais pblicos
constantes nos documentos portugueses. Em uma das possibilidades,
aplicada essencialmente em certos documentos reais em geral nos
que concediam privilgios , o sinal tinha o desenho de roda:
Entre ns se lhe dava o nome de rodas. Estes substituiro os sinais
pblicos, e deles se distinguem principalmente na forma redonda,
sendo uns e outros pintados a pena no documento: o Rodado,
contudo, sempre no meio dele no fundo, entre as colunas dos
conrmantes e testemunhas.
O rodado, nada mais que um sinal de validao que confere

ao documento status jurdico e valor legal. um sinal pblico feito de
forma muito clara e especca que, quando empregado na espcie documental privilgio, assume uma dimenso simblica to designativa
que se torna autorreferencial.
H quem junte documentos similares portanto, no equivalentes em uma mesma srie, em razo da inteno motivadora do
registro. possvel, contudo, que essa juno esconda as diferenas
existentes, no do ponto de vista intencional ou formular do documento, mas do ponto de vista jurdico.
Vamos exemplicar o to conhecido testamento. Matria-prima
de tantas e tantas pesquisas histrias fonte de destaque por sua capacidade informacional ao remeter vida privada, crenas religiosas,
sistema jurdico, cultura material, entre outras inmeras possibilidades.
Livros de registro de testamento, escrituras de testamento, traslados de testamento ou cartas testamento, em geral, apresentam teor
textual semelhante, com pequenas variaes formulares; normalmente, decorrentes de sua forma diplomtica, seja enquanto original ou
164

cpia. Assim sendo, diversas conguraes podem assumir o desejo

de manifestao de ltima vontade, constituindo as principais diferenas entre elas, alguns aspectos jurdicos.
Existem tambm espcies de testamentos que, devido a algumas diferenas em relao a aspectos jurdicos, como na variao do
nmero de testemunhas necessrias para sua aprovao, recebem nomes especcos. Esse o caso dos codicilos (carta de codicilo/escritura
de codicilo) e das cartas de conscincia.
Codicilos so considerados pequenos testamentos por apresentarem estrutura documental muito parecida a eles podendo, igualmente, ser abertos ou cerrados, escritos ou nuncupativos. Entretanto,
existem trs diferenas principais que os distinguem dos testamentos:
1) em um codicilo no permitido instituir legalmente ou deserdar
herdeiros, sendo esta uma prerrogativa de ordem testamentria; 2)
para haver a aprovao de um codicilo so sucientes apenas quatro
testemunhas, alm do escrevente enquanto que, para a aprovao de
um testamento, exige-se o mnimo de cinco testemunhas; 3) no codicilo permitida a participao de mulheres como testemunhas, ao contrrio do testamento no qual, para obter aprovao, era exigido que
as testemunhas fossem, necessariamente, vares (TROITIO, 2000).
As cartas de conscincia, por sua vez, so testamentos com
nome alterado, nas quais o testador relata suas ltimas vontades de
forma secreta, na presena de testemunhas. Essa documentao s
tem validade caso seja citada nas disposies registradas em testamento (TROITIO, 2000).
Todos esses exemplos so modelos documentais de igual inteno a de narrar disposies de ltima vontade , mas que assumem diferentes expresses documentais. Para a inteno de testar, essas formas
de expresso documental no so novidade alguma; pois esto muito
bem estabelecidas e normalizadas. Contudo, no essa a mesma realidade para tantos outros documentos de carter pblico ou privado.
165
E a situao se agrava mais ainda quando nos referimos a documentos em gnero no textual ou documentos no oriundos de
atividades administrativas. Para documentos de determinadas reas
ns do conhecimento, como literatura, msica, cincia e tecnologia
entre tantas outras , existe grande diculdade no estabelecimento de tipos documentais de acordo com a Arquivologia. Resultado da
carncia de estudos na rea.
De qualquer maneira, embora seguindo metodologias arquivsticas, a identicao do tipo documental nem sempre uma fcil tarefa. Normalmente, exige que o arquivista se debruce em estudos aprofundados e pesquisas histrico-poltico-administrativas direcionadas.
O trabalho de identicao documental costuma tambm esbarrar na polissemia dos termos utilizados (CAMARGO; GOULART,
2007, p. 68):
A nomenclatura das espcies e tipos documentais praticada na
organizao do acervo recorreu, sempre que fundamentada,
utilizao de um recurso da prpria lngua: a transferncia de sentido
que, por efeito metonmico, nomeia da mesma maneira o ato e seu
registro, independentemente de gnero e suporte.
Tomemos o termo processo. Procedimento, ao, documento:

vrios sentidos para uma mesma palavra. Processo pode ser entendido como a sequncia de sucessos ocorridos em ordem pr-determinada, dirigindo assim a evoluo a ser seguida no procedimento at que
se cumpra sua nalidade (SILVA, 1980, p. 1.226). Quando a sequncia
desses atos se materializa em registros recebe o mesmo nome que
o seu movimento. Nesse sentido, apesar de distintos, o documento
processo representa a mesma inteno quando registrado em mbito
administrativo ou judicial.
De igual modo, habitual se tomar o formato por espcie, ainda que este no o corresponda conceitualmente. Contudo, o uso de
166

seu nome tem tanta insero cultural que, por fora do costume,
empregado no nome do tipo documental. Isso ocorre de forma to
comum que os arquivos esto repletos de documentos denominados
livros, cadernos, cartes, folhas de ponto, de presena, de visita ou
de qualquer que seja sua funo.
E o que dizer, quando h confuso entre espao fsico e documento? Certas unidades administrativas empregam o termo guich
como sinnimo de requerimento, em uma clara transferncia do sentido semntico.
Mais corriqueiro e complexo o exemplo que nos proporciona
a palavra protocolo. Devido a sua polissemia, pode tanto remeter ao
comprovante de entrega de documentos, como tambm ser o nome
designativo do sistema de controle do uxo documental, o espao fsico a ele destinado ou mesmo o prprio nome do setor responsvel
por esse servio sem falar de outras variveis, como o conjunto de
regras ou comportamentos adotados em determinadas situaes.
Enm, o que se nota a inexistncia de uniformidade na denio dos tipos documentais e, consequentemente, das sries documentais. Os arquivos esto cheios de situaes como estas, que
constituem um verdadeiro desao nos momentos de organizao e
recuperao da informao. Parte considervel da soluo do problema reside nos estudos de tipologia documental.
2 O papel da descrio e o impacto

das normas internacionais, nacionais e
regionais
A normalizao uma necessidade, pois dela depende a coerncia do plano descritivo. No entanto, o impasse das normas vai alm
do no simples, preciso dizer, estabelecimento dos nveis de descrio, que se materializam em campos descritivos. Ele ocorre, tambm,
167
em larga medida no entendimento da informao a ser preenchida.

Dessa forma, o grande embate se d na normalizao da descrio.
Talvez a chave para a soluo do problema resida no campo ttulo, presente nas diversas normas de descrio nacionais e internacionais, como foi bem exposto por Mariano Ruiprez ao tratar do uso
de ttulo original e ttulo atribudo.
Entre os vinte e seis elementos de descrio da Norma Geral
Internacional de Descrio Arquivstica [ISAD(G), 2000], o campo ttulo
se destaca para a discusso em torno da denio de nomes para as
unidades de descrio. Ttulo uma expresso ou palavra que faz remisso unidade de descrio; seja documento ou agrupamento de
documentos. Segundo Mariano Ruiprez (2013), el elemento ttulo es
el que se destina a la de nominacin de la unidad de descripcin e, justamente por isso, um importante fator a ser normalizado.
Para problematizar essa questo, o autor se apoia, por um
lado, na ISAD(G) (2000) e, pelo outro, em trs normas de origem espanhola: Norma Espaola de Descripcin Archivstica (NEDA), (CNEDA,
2011), Norma Galega de Descricin Arquivstica (NOGADA), (GRUPO DE
ARQUIVEIROS DE GALICIA, 2010) e Norma de Descripcin Archivstica
de Catalua (NODAC), (BERNAL I CERCS; MAGRINY RULL; PLANES
ALBETS, 2007). Todas elas assumem o campo ttulo como de preenchimento obrigatrio; porm a real diculdade se encontra no estabelecimento de quais parmetros devem ser adotados para o seu preenchimento. Deciso essa que, em geral, ca a critrio do arquivista ou
documentalista responsvel pela descrio.
Segundo as normas, existem algumas possibilidades qualitativas a serem aplicadas para a identicao da unidade de descrio.
Dessa forma, possvel eleger entre ttulo formal, ttulo atribudo, titulo original e ttulo sistemtico.
Na sequncia, sintetizamos o sentido proposto por cada mtodo para se titular um documento.
168

Ttulo formal: palavra ou expresso encontrada no prprio documento, em geral, encabeando-o, de modo a autodenominar-se;
Ttulo atribudo: parte de um processo reexivo do arquivista,
que o redige a partir de elementos extrados do prprio documento;
Ttulo ocial: extrado de uma fonte ocial, fazendo parte do
processo de normalizao da produo documental pela prpria entidade produtora;
Ttulo sistemtico: alm do nome ou expresso identicadora,
acrescido do nome das unidades superiores, com a nalidade de contextualizar a unidade.
A ISAD(G), como norma matricial, prev as possibilidades do
uso do ttulo formal e ttulo atribudo. As releituras espanholas, com
base em sua teoria arquivstica, agregaram novos conceitos as suas
normas, introduzindo os conceitos de ttulo ocial e ttulo sistemtico.
No Brasil, a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE), em relao ao campo ttulo, faz a seguinte recomendao:
Deve-se registrar o ttulo original. Caso isso no seja possvel, devese atribuir um ttulo elaborado a partir de elementos de informao
presentes na unidade que est sendo descrita, obedecidas as
convenes previamente estabelecidas.
Nos nveis de descrio 4 e 5 [dossi/processo e item documental],
o elemento ttulo pode conter indicaes de responsabilidade,
tais como autor, destinatrio, emissor, requerente, outorgado e
outorgante. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 21-22).
Observa, igualmente, recomendaes no modo de preenchimento para cada nvel descritivo; ou seja, qual dado deve ser coletado
de acordo com a natureza da informao a ser descrita. Assim, para
o nvel 1 (fundo/coleo), a natureza do ttulo descrito distinta do
empenhado no nvel 4 (dossi/processo) ou 5 (item documental). En-
169
quanto que, no nvel 1, o ttulo deve representar o produtor, nos nveis 4 ou 5 deve ser representativo do documento. Destacando que,
para a NOBRADE, o documento pode ser representado por diferentes
elementos, tais como tipologia, indicao de responsabilidade (como
autor, destinatrio, emissor, requerente, requerido, outorgante, outorgado, e/ou interveniente etc.) e assunto (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 22).
A possibilidade da utilizao de diversos critrios de forma aleatria gera confuses terminolgicas e imprecises, pois d margem a
interpretaes pessoais e a escolhas espordicas; normalmente, eleitas de acordo com o grau de diculdade na anlise do documento.
Concordamos com Mariano Ruiprez, ao dizer que
Los ejemplos de descripciones de unidades documentales, aportados en
las normas espaolas, distan mucho de estar normalizados. Hay ejemplos
que arrastran la tipologa desde la denominacin de la serie hasta la
unidad documental. Otros al incluirla en la serie ya no la recogen en la
unidad documental, o al contrario. (GARCIA RUIPREZ, 2013).
Em razo da prpria proposta das normativas a de serem

abrangentes sucientes para que seu padro formular sirva, simultaneamente, a todos os nveis e situaes que possam vir a ser encontradas em diferentes acervos a padronizao pode vir a ser prejudicada diante da ausncia da adoo de critrios xos. Essa discrepncia
constante nos exemplos das prprias normas, acima referida, apenas
evidencia a falta de rigor e/ou entendimento sobre ao que se propem.
Pode ser que normas como a ISAD(G), NEDA ou a NOBRADE, tenham surgido para determinar os campos descritivos em quantidade
e destinao; isto , no tipo de informao almejada, de modo a que
sirvam a todos os nveis hierrquicos do plano classicatrio. Porm,
na prtica, o tipo de informao coletada, sua redao e os mtodos
170

utilizados para padronizao do contedo costumam ser aplicados de

forma dspar. Como resultado, verica-se a falta de consenso e uniformidade nos campos descritivos.
Se o consenso para o estabelecimento de uma norma nacional
que sirva de parmetro para a descrio arquivstica j um grande
desao, no caso da Espanha, pas congurado por comunidades autnomas, o desao provavelmente ainda maior.
Mariano Ruiprez detalhou e contraps os entendimentos
apresentados pelas diferentes normas, a internacional ISAD(G) frente verso nacional espanhola NEDA e s regionais catal NODAC e
galega NOGADA. Ao ler sua exposio, algumas perguntas emergem
constantemente: Como ca a abrangncia da NEDA diante das normas regionais? A ISAD(G) j haveria cumprido o seu papel na totalidade, deixando caminho para as normas locais dela prpria derivada?
O que ca claro que a diculdade, para muito alm do desejo
de adoo de parmetros descritivos que permitam o dilogo comum
entre arquivos de todo o mundo, reside na estabilidade das prprias
normas. O labor arquivstico, como de conhecimento, costuma ser
um processo moroso. Moroso, porm, quando bem executado, seu
produto bastante durvel. Criaes constantes de novas normas e
mudanas de parmetros descritivos acabam por obrigar que os instrumentos de acesso informao se mantenham dinmicos diculdade considervel quando pensamos na realidade dos arquivos.
O controle de linguagem tambm fundamental para o sucesso da descrio arquivstica. Retornando ao tipo documental quando
o nome deste batiza a srie , deve ser sempre empregado no plural,
pois representativo dos prprios documentos que compem a srie;
enquanto que o nome do tipo documental representa o modelo em si
(HEREDIA HERRERA, 2007). Concretamente, constitui uma pequena
diferena ortogrca, mas que, conceitualmente, aporta sentido ao
procedimento metodolgico adotado.
171
3 Modelos de anlise de tipos e sries

documentais
Modelos de anlise de documentos so, especialmente, teis
no dia a dia dos arquivos; pois, alm de servirem de parmetro, conferem rigor metodolgico e uniformizao s atividades de gesto e
organizao arquivsticas.
Durante sua conferncia, Mariano Ruiprez faz, constantemente, referncia ao trabalho pioneiro de Theodore R. Schellenberg
(1961), Tcnicas descriptivas de archivos, discorrendo sobre o impacto
da obra na tradio arquivstica espanhola, em especial ao que diz respeito aos estudos de tipos documentais.
No Brasil, a obra de Schellenberg tambm teve e ainda tem
grande impacto, servindo de referncia. Paralelamente, diversos
estudos de origem espanhola tiveram grande penetrao nos
meios acadmicos e profissionais brasileiros, contribuindo, indubitavelmente, para o desenvolvimento da arquivologia nacional. Entre eles, teve grande repercusso o Manual de tipologia documental
de los municipios (GRUPO DE TRABAJO DE LOS ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID, 1988) assim como o prprio texto que o
antecede, Nuestro modelo de anlisis documental, de Vicenta Corts
Alonso (1986), marcando fortemente os estudos de tipologia documental.
O modelo de anlise proposto pelos arquivistas de Madrid,
em especial, teve grande insero no Brasil e vem servindo de base
para diversos trabalhos de organizao e pesquisas a ela vinculadas.
Como bem lembra Mariano Ruiprez, apesar do nome, esse manual
se aproxima mais de modelos de sries do que de tipos documentais. Antonia Heredia Herrera (2007), no artigo En torno al tipo documental, comenta inclusive que nesse trabalho o entendimento de
tipo documental se confunde com o que seria o prprio documento.
172

De qualquer maneira, impossvel no reconhecer a inuncia

no Brasil do trabalho do grupo de arquivistas de Madrid. Evidentemente que esse um modelo elaborado para arquivos municipais. Assim, para o retorno almejado de seu uso em outros mbitos administrativos, eventualmente pode sofrer algumas adaptaes nos campos
de anlise recomendados, de modo a melhor corresponder ao objeto
em questo (TROITIO, 2010).
Daise Apparecida de Oliveira (2007) elaborou uma proposta
de Planos de Classicao e Tabelas de Temporalidade de Documentos para as Administraes Pblicas Municipais, que consiste em um
grande modelo a ser utilizado na classicao e avaliao de todos
os documentos produzidos em mbito municipal, sem distino da
localidade. Parte do pressuposto que todos os municpios brasileiros, por estarem submetidos a sistemas administrativos, jurdicos
e legislativos, e a normativas mais ou menos parecidas, produzem
documentos a partir de funes e atividades similares. Como a prpria autora explica, apenas para fazer nota, seu modelo de plano
de classicao teve como base terica o Plano de Classicao de
Fundos para Arquivos Municipais, instrumento elaborado pela Mesa
de Trabalho sobre Organizao de Arquivos Municipais, publicado
na Espanha, em 1996. Esse, evidentemente, no um modelo de
anlise documental; mas, sim, produto da aplicao do modelo espanhol, que inspirou um prottipo de plano de classicao e tabela de
temporalidade para municpios brasileiros.
Retomando a questo de modelos para a anlise de tipos e sries, boa parte deles pauta-se amplamente no processo de Identicao Documental e, ainda quando tipolgicos, apresentam grande
inuncia da Diplomtica. Entretanto, a marcao da diferena entre
Tipologia Documental e Diplomtica faz-se necessria. De acordo com
Mariano Ruiprez (2013), los modelos de anlisis documentales archivsticos y diplomticos pueden coexistir, aunque cada uno cumpla una nalidad distinta.
173
Heloisa Bellotto (2004) esclarece que as metodologias aplicadas

para a identicao diplomtica e identicao tipolgica so, essencialmente, diferentes e devem respeitar as particularidades de cada
campo; ainda que estejam intimamente relacionados. Enquanto a Diplomtica contempla o estabelecimento do nvel de veracidade em torno da estrutura e da nalidade do grau jurdico, a tipologia se preocupa
com a relao dos documentos com as atividades que os geraram. Para
isso, busca identicar os seguintes elementos: a autenticidade em relao espcie, ao contedo e nalidade; a datao tpica e cronolgica; a origem/provenincia; a transmisso/tradio documental; e a
xao do texto, obedecendo sempre a esta sequncia.
J para a identicao dos aspectos tipolgicos, necessrio
acompanhar uma sequncia de procedimentos distinta na qual deve
ser estabelecida, antes de qualquer coisa, a origem/provenincia do
documento. Em segundo lugar, torna-se essencial vincul-lo competncia e s funes da entidade acumuladora, seguida pela associao
entre a espcie em causa e o tipo documental. Da mesma forma, a
identicao do contedo e da datao fundamental.
A sequncia de aes denida para a identicao diplomtica
e a identicao tipolgica constitui elemento fundamental de anlise
e sua comparao permite evidenciar a diferena da abordagem prpria de cada mtodo. possvel perceber que diversos dos elementos
constantes na identicao diplomtica repetem-se na identicao
tipolgica, consistindo a principal diferena a ordem de procedimentos adotados para a anlise documental.
A diferena na sequncia de aes demarca as prioridades e
intencionalidades da tcnica empregada, como traduz os itens que
estabelecem a provenincia e datao. Em outros aspectos, ca clara a mudana de enfoque adotado por cada mtodo, como no caso
da diferena entre xao do texto e contedo. A autenticidade e a
transmisso/tradio documental to evidenciada pela crtica diplomtica, na anlise tipolgica do documento do lugar recuperao
174

da vinculao existente entre competncia, funes e atividades da

entidade acumuladora assim como a associao entre a espcie e o
tipo documental ganha destaque. Revela-se, desse modo, o deslocamento da perspectiva ao qual o objeto submetido.
Em busca de uma metodologia destinada classicao de
documentos arquivsticos, Renato Tarciso Barbosa Sousa (2009) desenvolveu uma proposta para a normalizao do nome do tipo documental, atravs do estabelecimento de uma frmula a ser aplicada
durante o processo de identicao tipolgica.
Baseando-se largamente no preceito defendido por Bellotto
(2002), o qual dene o tipo documental como a juno da espcie
documental com a funo correspondente atividade geradora do
registro documental, recomenda que, para a padronizao do nome
do tipo documental, seja aplicada a construo substantivo + locuo
adjetiva (preposio + substantivo). Nessa construo, o substantivo
equivale espcie, enquanto que a locuo adjetiva decorre da juno da proposio de com um substantivo representativo da funo
do documento (SOUSA, 2008).
Para exemplicar o mtodo, vamos tomar a srie lista de matrcula de alunos regulares. Como exposto, a expresso lista de matrcula corresponde ao tipo documental e a expresso de alunos regulares refere-se ao teor informacional registrado no documento. Na
composio gramatical substantivo + locuo adjetiva, o termo lista diz
respeito ao substantivo e expressa a espcie documental, enquanto
que a expresso de matrcula corresponde locuo adjetiva, traduzindo a funo do documento. A unio desses dois elementos propicia
a padronizao do nome do tipo documental e, consequentemente,
do nome da srie.
A combinao entre espcies e funes se torna aliada no momento da normalizao dos nomes do tipo documental e das sries
dele decorrentes. Assim, a espcie lista pode se utilizada como frmu-
175
la documental para expressar diferentes funes: lista de frequncia,

lista de controle, lista de compra; as quais vinculadas atividade e
tarefa registrada no documento, conformam a srie arquivstica: lista
de matrcula de alunos regulares, lista de controle de acesso, lista de compra de livros. Dessa forma, tal proposta de normalizao da construo dos nomes do tipo documental mostra-se bastante til diante das
inmeras possibilidades existentes para designar a srie documental,
propiciando uniformidade e harmonia na denominao de unidades
documentais e seus agrupamentos.
4 Sobre unidades documentais simples

e compostas
Mariano Ruiprez coloca a questo da diferena e diculdade
da denio do tipo documental em unidades documentais simples e
compostas. Para adentramos na discusso, vamos, antes, retomar alguns conceitos.
A unidade documental uma unidade de sentido. condicionada materialmente por seu contexto de produo e uso, sendo intelectualmente indivisvel. A unidade documental simples, normalmente, expressa por um nico registro, enquanto que a composta constitui-se por
meio da sequncia de registros, traduzidos em itens documentais materialmente indivisveis em torno de uma mesma atividade ou processo.
Segundo Heredia Herrera,
La unidad documental usada como equivalente de documento de
archivo puede sin embargo distinguirse con una denicin que aluda a su
papel nominal y representativo del documento de archivo. Documento
de archivo es el objeto genrico de nuestro trabajo, unidad documental
es la adjetivacin del documento de archivo, la categorizacin del mismo
a la hora del tratamiento archivstico. (HEREDIA HERRERA, 2011)
176

Nesse sentido, unidade documental termo arquivstico para

documento de arquivo, no como sinnimo, mas como uma qualidade
que lhe inerente. Quando o termo utilizado na descrio, possui o
poder de representar o documento em si, equivalendo menor unidade de descrio. E justamente nessa funo que a denominao
adotada para o documento deve ser cuidadosamente estudada e aplicada, posto ser atravs dos instrumentos de acesso que o pesquisador
dene o rol de fontes a serem consultadas durante sua investigao.
Desse modo, a denominao adotada para o documento pode funcionar como um ltro para o acesso.
Na prtica, existem sries exclusivamente compostas por unidades documentais simples, sries compostas por unidades documentais compostas e, em algumas sries, h mistura dos dois. Nesse
aspecto, a tramitao documental, frequentemente, assume um papel fundamental; pois dela se originam anexos, apensos, manifestaes diversas ou quaisquer outras formas de registro encontradas na
unidade documental.
Bom, se falamos em unidades documentais compostas, automaticamente estamos falando sobre itens documentais que se inter
-relacionam de modo encadeado ou no (processos versus dossis;
cdices autnticos versus cdices inautnticos; etc.); mas, que de qualquer modo, possuem relao de dependncia mtua, cuja ausncia ou
perda de uma de suas peas documentais provocaria uma lacuna na
unidade de sentido ou seja, no prprio documento, prejudicando a
capacidade deste em reetir todo o trmite documental ao que esteve sujeito e, consequentemente, a sua compreenso.
Outro ponto importante que o item documental no possui
restrio ou equivalncia ao formato. Por exemplo, uma folha pode
conter mais de um item documental registrado. Em processos, sejam
jurdicos ou administrativos, isso ca evidente. Voltando ao j mencionado testamento, essa congurao se d de forma explcita. Para
que um testamento tivesse valor, o simples discurso testamentrio
177
no era suciente, alm deste havia uma srie de procedimentos legais que o validasse entre eles, a aprovao legal por meio de instrumento jurdico. Assim, amide, dividiam espao em uma mesma folha
os itens documentais testamento e termo de aprovao do testamento.
Ter o olhar treinado para reconhecer aspectos e condies
prprias de cada documento uma das sutilezas da prosso. Talvez,
nesse ponto, distinguir prticas e/ou costumes burocrticos seja fundamental para a correta identicao documental e uma possvel teorizao da questo.
O hbito reexivo deve ser sempre uma constncia por parte
do prossional de arquivo. Modelos servem de parmetro e, realmente, so essenciais para o desenvolvimento do trabalho , mas a
exceo constitui uma realidade a ser considerada.
Procuramos fazer aqui algumas consideraes a partir da conferncia ministrada pelo professor Mariano Ruiprez.
Ao realizarmos estas ponderaes, nos cou clara a responsabilidade em atribuir nomes a tipos, sries ou mesmo unidades documentais. Essa est muito longe de ser uma tarefa simplria, porm
praticamente inevitvel no dia a dia do arquivista.
No existem arquivos sem documentos; E cada documento tem
seu nome prprio; e eles devem ser agrupados de acordo com sua origem, tramitao e uso, dando margem ao estabelecimento de novos
nomes representativos desse esforo de agrupamento.
O professor Mariano Ruiprez discorreu sobre o tema a partir
da perspectiva da Descrio; contudo, quando pensamos nas funes
arquivsticas (Criao/Produo, Avaliao, Incorporao, Classicao,
Descrio, Difuso, Preservao), todas elas, de uma forma ou outra
lidam com documentos e necessitam referir-se a eles durante o seu
desenvolvimento. Essa referncia se d atravs do nome, sempre.
178

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181
6
DEBATE
Debate com
o pblico
Bruno Delmas: Eu queria comentar o que acabou de ser dito

sobre os nomes dos documentos. Em geral, todos tm um nome.
Exceto os casos extremos que a Ana Maria [Camargo] nos colocou,
em que, graas aos recursos da Diplomtica, ela conseguiu dar o
nome exato aos documentos. margem, temos trs casos: no primeiro, o documento tem um s nome; no segundo caso, tem vrios
nomes usuais; e, no terceiro, um nome corresponde a vrios documentos.
No caso um, quando um nome corresponde a um documento,
por exemplo no caso da nota scal , esta palavra tem uma funo,
um uso, tanto por especialistas como por pessoas comuns. O termo
claro a todos porque foi inscrito no cdigo do comrcio e indica que
todo comerciante deve estabelecer uma nota scal, que deve conter
tal e tal informao e, portanto, a palavra est clara e denida. Existem alguns documentos que esto normalizados desde a origem; neste caso, o termo nota scal est normalizado, pois quer seja emitido
pela Louis Vuitton ou pelo mercado da esquina, conter as mesmas
informaes. A palavra corresponde a seu objeto e contedo e existe
um consenso a respeito.
Debate com o pblico
O caso bem mais difcil quando temos um nome que corresponde a vrios tipos de documentos. Por exemplo, na Frana temos
a palavra bleu, azul, que tambm o nome de vrios documentos
impressos nessa cor. Pode parecer esquisito, mas bleu tambm designava telegrama porque, na poca, eles eram gravados em papel
azul. Assim, na linguagem popular, para se dizer telegrama, usavase a palavra bleu porque era mais simptico se chamar assim o documento. Havia at jornais no final do sculo XIX que se chamavam
bleu e um desses pegou o nome de Le Petit Bleu du Nord. Mas
esta palavra tambm pode indicar um documento oramentrio e
designar um projeto de arquitetura, por exemplo. Evidentemente
isso no convm e, em um caso de Diplomtica, o termo designaria
apenas o telegrama. O documento oramentrio deveria ser chamado de projeto de lei de finanas do Estado. Hoje, por exemplo,
na mdia voc v o Parlamento est estudando o bleu. Mesmo
que todo mundo saiba do que se trata, pode ser confuso, pois,
at mesmo, um queijo se chama de bleu. Em seguida, o terceiro
sentido de bleu , precisamente, uma cpia de um plano efetuado por um mecanismo heliogrfico, que o caso de um projeto
arquitetnico.
No exemplo do documento nanceiro, temos vrios nomes
para indicar o projeto de lei de nanas. Temos o termo exato diplomtico, que indica a natureza, o procedimento e aquele nome que
ns, arquivistas, iremos privilegiar em nossos inventrios. Da mesma
forma, utilizaremos o nome cpia heliogrca de projeto arquitetnico, e no bleu, para designar tal projeto ou telegrama e no
bleu. Isso signica que, quando h vrios nomes, devemos privilegiar
o termo que mais corresponde ao contedo e denio. Precisa
haver uma coerncia entre a denominao que escolhemos isto ,
a palavra que escolhemos para nos exprimirmos, que o incio do
nosso discurso cientco com a denio diplomtica que a acompanha.
184
Ana Maria Camargo: Aqui no Brasil ns somos muito criativos.

Ento, no so as pessoas que pem apelidos aos documentos; mas
eles se transformam inclusive em tipos. Eu gostaria de trazer esse
exemplo: a Presidncia da Repblica criou um formulrio chamado
encaminhamento, [inclusive] com um espao na folha para se colocar o nmero. Fizeram essa inveno de que falou a Sonia [Troitio]
[de atribuir um nome que a materializao da] ao concluda e no
o termo dessa ao. Ento, temos vrios exemplos e gosto de d-los
porque eles vm do poder pblico. O guich mais um caso em que,
o lugar onde se protocola o pedido acaba assumindo o lugar e o nome
do documento. No sei se vocs tm algo similar: [algumas vezes] o
juiz d sua sentena em versos. Eu j vi petio toda desenhada e o Judicirio recebe aquilo de forma criativa, ento, ns temos coisas muito interessantes. Em Rio Claro, havia documentos cor-de-rosa, verdes,
azuis e a cor acabava sendo seu nome. Realizamos um diagnstico e
vericamos que as pessoas nem sabiam o que fazer com tantas cpias e as trs eram guardadas junto. Essas modalidades so iniciativas
do poder pblico; eles criam e consolidam a forma. A origem desta
ausncia do nome uma coisa que sempre quis entender: porque
ns suprimimos do nome do documento a palavra processo, ou expediente, ou dossi? Na verdade, quando o Arquivo Nacional quis
fazer um diagnstico da documentao a ser avaliada, nas primeiras
iniciativas, acho que na dcada de 1980, eles vericaram que tudo era
processo. Ento, suprimiram a palavra processo e colocaram o nome
de contratao, recursos humanos, frias; ento, o que era antes
disso, cou processo. Para ns, da Arquivstica brasileira, a ausncia
do nome do documento uma coisa muito forte, pois todas as normas que emanaram do Arquivo Nacional suprimiram isso uma vez
que as tabelas que zeram, para que servissem a todo servio pblico federal, no mencionam o nome do documento e, sim, o assunto.
s vezes, aparece uma espcie, mas misturam-se os critrios. Ento,
realmente uma coisa lamentvel e muito difcil para ns. s para
acrescentar; no bem uma pergunta.
185
Debate com o pblico
Mariano Ruiprez: Ento, como no uma pergunta, posso fazer uma no resposta? (risos) A reexo do professor Bruno [Delmas]
interessante. Sendo que todo o documento tem um autor, mesmo
os annimos, tambm todos os documentos tm um tipo, mesmo
os que no conhecemos, certo?
Ana Maria Camargo: No existem papis rfos; todos tm pai
e me.
Mariano Ruiprez: Certo, todos os documentos tm autor. Os
annimos tambm tm autor. E todos os documentos so padronizados, no sentido de que tm uma estrutura e uma nalidade. J para
outras coisas que no vamos denominar pela sua nalidade ou cuja
nalidade ou nome mudaram ao longo dos sculos nossa obrigao
encontrar a denio que denomine, por exemplo, eu sou Pedro,
ele Paco. Quando estamos descrevendo um documento com uma
palavra que serve para vrios usos, temos que especicar melhor o
que queremos dizer. preciso dizer se uma escritura, se um carto... E existem muitos cartes: um carto de embarque no tem nada
a ver com um carto de sade. No cotidiano, s dizer carto; mas,
por exemplo, quando voc vai ao mdico voc vai levar o carto de
embarque? No, voc leva o carto do seu plano de sade. Mas se eu
precisar descrever de forma documental, eu teria que dizer: carto
de embarque do voo Ibria Madri-So Paulo; se viajar de barco, carto de embarque do barco da companhia tal etc. Quando fazemos
uma descrio, no descrevemos somente a tipologia, mas precisamos completar com outros elementos, isso fundamental. O tipo
documental no est s, mas contextualizado com o produtor do documento, com seu destinatrio. Isso que importante na descrio
documental. Porm, apaixonante: os arquivistas tm um trabalho
imenso e podemos desfrutar muitssimo fazendo uma investigao
arquivstica e, ao nal, dizer eureca, consegui, encontrei! Este
o nome!
186
Plateia: Tive contato com um livreto de famlia de origem francesa, em que havia registro memorial. E esse que voc menciona,
como ocial, parece ter uma funo diferente [...]
Bruno Delmas: O livret de famille um livreto, dado pelo prefeito s pessoas no momento em que se casam, no qual est registrado o estado civil dos noivos, com suas origens e os nomes dos pais
de cada lado. Cada vez que uma criana nasce, seu nome inscrito
no livro, e este documento serve de referncia para os programas sociais, ou outros. Ele d acesso a cartes, creches, a esse tipo de coisa.
Ento, um documento muito importante para a famlia, mas um
documento administrativo, gerenciado pela administrao. Ns no
podemos escrever nele, e se voc o perde tem que fazer uma declarao de perda e a prefeitura criar outro documento, em nome do
Estado. O livreto de famlia um documento ocial, administrativo,
no um documento informal de memria, de lembranas, como um
lbum de fotograa.
Mariano Ruiprez: No caso de livretos de famlia, quando fazemos uma investigao arquivstica, comprovamos como ele surgiu:
um senador disse que era conveniente porque nos outros pases se
fazia. Comearam a tentar implant-lo em 1890, 1894, e s conseguiram em 1914, quando foi aprovado no Conselho dos Ministros. Ento,
foi da sua insistncia que nasceu o livreto de famlia e, com isso, uma
srie documental. Como explicou o professor Mariano [Ruiprez], na
Espanha muito importante para inscrever as crianas na escola, para
viajar com uma criancinha e demonstrar que seu lho, para ajuda
social, por exemplo, para receber livros gratuitamente. Mas, a partir de 2014, os legisladores decidiram que no se faria mais o livreto
de famlia. Estamos com uma srie que nasceu e vai desaparecer em
uma fase determinada. O livreto de famlia um documento muito
comum, com uma presena corrente nos arquivos espanhis e que
ningum havia investigado. Tem muito a se fazer. como a habilitao
187
Debate com o pblico
de veculos, todo mundo tem habilitao e, na Espanha, ningum tem

analisado a evoluo da habilitao. Com relao ao trabalho temos o
que fazer, e no acho que difcil, s falta vontade.
Plateia: Este livreto de famlia deve ter um potencial de pesquisa enorme [...]
Mariano Ruiprez: Sim, porque tambm relata em sua extenso, e com o nmero de pginas, os tipos de famlias. Nos anos [19]50,
eram reservadas dezesseis pginas somente para as crianas, hoje
deixam apenas seis pginas. Os divrcios, as separaes, tudo estava
anotado ali.
Danielle Ardaillon: Qual a razo de suprimir?
Mariano Ruiprez: A razo de suprimir muito clara: a administrao eletrnica. Ter um registro nico, centralizado e estatal. O policial tecla os dados e sabe dos lhos, dos casamentos e separaes, em
um nico registro centralizado. Registros cveis em uma cidade como
Madri podem passar de cem; mas, em uma cidade como aquela em
que estou, Toledo, h apenas um. Nesses registros cveis esto todos
os livros, neles so anotados os nascimentos, as mortes, os casamentos, desde 1870.
Sonia Troitio: Eu ia comentar isso, que o livreto de famlia
substitui a necessidade de certides porque j est tudo junto. Apesar
de que, na Espanha, ainda existem esses registros de nascimentos e
de casamentos, mas o livreto substitui como comprovante de existncia e da condio civil da pessoa.
Mariano Ruiprez: Algo que certamente chamar a ateno
que os ingleses, at a dcada de 1990, no tinham qualquer documento de identidade pessoal. Na Inglaterra, no se utiliza a carteira
de identidade; enquanto ns, na Espanha, desde o sculo XIX, temos
188
muitos exemplos. H necessidade de identicar a pessoa. As culturas

e o mbito privado no mundo anglo-saxo no tm muito a ver com o
mundo latino, ento, utilizam-se outros tipos de documentos. O livreto de famlia muito latino.
Plateia: Queria fazer uma pergunta para o professor Mariano
[Ruiprez]. Essa questo do ttulo, desde o advento da ISAD(G) [Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica] sempre trouxe muita complicao para a rea. E acho que foi uma maneira precipitada
de aproveitar elementos oriundos da Biblioteconomia, que uma
rea consolidada h muitos anos. Vemos que, nos arquivos, a maioria
dos documentos e das unidades de descries, os ttulos, informal.
Ento, eu acho que a comunidade arquivstica internacional deveria
requisitar que o conselho internacional faa uma reviso da norma.
Porque no usar uma coisa simples, o nome da unidade que est fazendo a descrio? Queria que o senhor zesse um comentrio a respeito disso, se uma prxima reviso da norma tem essa tendncia, de
se passar de ttulo para nome.
Mariano Ruiprez: Em um evento no centro cultural Conde Duque, em Madri, Antonia Heredia me disse: as normas internacionais
esto nos matando, e eu respondi: eu posso utilizar isso em alguma
aula (risos). No sei se o Conselho Internacional de Arquivologia [CIA]
vai rever suas normas, o que se sabe que a Norma Espanhola de Descrio Arquivstica, a NEDA, ser revista, e este o trabalho atual dos
meus colegas. Acho que, na Espanha, isso est sendo muito bem realizado porque feito pelos melhores, que compem a Comisso de
Normas Espanholas de Descrio: so quatorze arquivistas, tanto do
mundo da universidade como do mundo prossional, como Antonia
Heredia, Javier Barbadillo, Julia Mara Rodrguez Barredo que, provavelmente, tambm conhecida aqui. Eles elaboraram um modelo
conceitual de descrio arquivstica, como um desenvolvimento da
norma e o que eles faro uma segunda verso da NEDA. Estes te-
189
Debate com o pblico
mas que temos visto de o campo de ttulo, o campo da data, como

recorrer a eles, eu sei que a Antonia [Heredia] deseja manter porque
tem uma certa coerncia e, porque, ao nal, isso um reexo da
tradio da Espanha, que vem desde a noite dos tempos, e molda a
maneira como entendemos as coisas. A ISAD(G) no uma camisa de
fora; pois, ao permitir normas internacionais, tambm permite apropriar-se de normas para documentos especiais, documentos cartogrcos, fotogrcos, usar normas que a desenvolvam.
margem do que possa ser o Conselho Internacional de Arquivos [CIA] na Espanha, eu penso que, no prazo de dois ou trs anos, podemos ter uma norma muito coerente, que dar conta das incoerncias da NEDA [Norma Espanhola de Descrio Arquivstica], da NODAC
[Norma de Descrio Arquivstica da Catalunha] e da NOGADA [Norma
Galega de Descrio Arquivstica], sobretudo porque ser resultado
de grupos de trabalho. E, quando as pessoas esto com o esprito de
entender, as concluses podem ser muito positivas. O interessante
que, nessas reunies, ningum chefe; e isso um aspecto muito
construtivo. Em um comentrio em outra conferncia, me perguntaram se eu aplicava a ISAD(G) ou a NEDA. Eu disse nenhuma, mas no
conta para ningum. Sigo a tradio da descrio clssica que se faz
na Espanha, como indicado nos documentos dos sculos XVI e XVII no
meu artigo. Quando pessoas que sabem mais do que eu desenvolverem a NEDA, vou ser muito obediente, o primeiro aluno; mas apenas
quando me derem algo denitivo, no algo provisrio, como zeram
os bibliotecrios. Os bibliotecrios vo mudando suas chas: primeiro,
decidem colocar o material grco; depois, trocam para o autor, esto
continuamente mudando. Uma descrio de um livro em 1910 no
teria muito a ver com a atual, pois a descrio vem evoluindo.
Eu tenho uma companheira que se chama Tere Alaquiadoro e
ela me diz que, de todo jeito, tudo depende do chefe. Logo chega outro arquivista que vai dizer, agora tudo de cima para baixo, quer dizer, um novo arquivista pode mudar tudo! (risos). Espero que, quando
190
tivermos essa norma depois de muito trabalho e tendo sido elaborada

pelos melhores, teremos apenas de segui-la e aprender com ela.
Plateia: Eu queria entender, voc explicou o conceito de expediente, de dossi e eu queria entender o conceito do registro.
Voc pode explicar mais uma vez, por favor?
Mariano Ruiprez: Para mim, o tema dos registros me apaixona. Os registros existem desde a Idade Mdia. Podem ser de chancelaria, copiadores por exemplo, o livro de registro. Comentamos
sobre os livros de registros de sada e entrada de correspondncia.
Quando chegamos a uma instituio, a correspondncia carimbada
com um selo; isto muitas pessoas acreditam que data do sculo XVI ou
XVII, mas, na Espanha, do nal do sculo XIX e surgiu nos ministrios.
Nos municpios no sculo XX que comeam a aparecer os livros que
registram a sada e entrada de correspondncia. Os registros podem
ser copiadores, quando se copia um texto inteiro e sua disposio, ou
jurdicos administrativos, os livros de atas, como poderiam ser as
atas de uma comunidade de proprietrios. Os registros, fundamentalmente, se fazem com ns de controle ou de publicidade: registro de
patentes, de prisioneiros. Na maioria das vezes, tm um formato de
livro e formam um banco de dados. Na Espanha se fazem muitos bons
trabalhos de registros, por exemplo, o de um professor chamado Manuel Romero Tallago, da Universidade de Sevilha, que publicou na
Revista del Archivo General do Peru, no volume 25.
O que muito estranho na Espanha so os dossis, pois, para
ns, os dossis so algo depreciativo, pensamos que algo acumulado por um motivo muito subjetivo, no tem nada a ver com o termo francs, e mais: hoje entramos no PARES, o portal de arquivos espanhis, com mais de quinze milhes de documentos e, ali, existem
apenas sessenta dossis, a maioria de imprensa. Quando uma autoridade faz uma inaugurao, fotocopiamos o que diz a mdia, e isso,
na Espanha, se chama dossi de imprensa algumas vezes, tambm
191
Debate com o pblico
aparece um dossi [na seo de] documentos privados. Mas, do meu

ponto de vista, o mais parecido aos dossis se encontra nos sculos
XVI, XVII e XVIII, quando se agrupavam documentos e colocavam documentos relativos a e documentos relativos com. Imaginem todos
os documentos que existem sobre um chafariz, desde a construo,
a renovao, a pintura, e estarem todos unidos como documentos
relativos ao chafariz isso seria um dossi. O que acontece que
ns no chamamos de dossi. Porm, nos sculos XVI, XVII e XVIII se
faziam dossis na Espanha com uma noo de conservao, de agrupamento fsico, para conservar a temtica, mas no apenas ela. Eu me
lembro de um pesquisador que me mandou um carto postal quando
estava de frias e escreveu: Espero que, quando eu voltar ao acervo,
voc tenha preparado a pilha de azulejos. Ele investigava a respeito
do azulejo e queria saber quem era o pedreiro, quais eram as medidas
dos pavimentos de azulejo, o registro de quando se construiu a fbrica, de contribuies para se ter a fbrica e a rua onde cava; ou seja,
ele queria tudo que fosse possvel em relao a azulejos. Queria que
eu preparasse a pilha de azulejos, o dossi de azulejos, no sentido
arquivstico, entenderam? Mas esse o sentido de dossi que no tem
a ver com o que se faz na Frana.
Sonia Troitio: Mariano [Ruiprez], queria que voc comentasse um pouquinho sobre as normas regionais, depois sobre a norma
galega, a norma da Catalunha...
Mariano Ruiprez: Eu amo meu pas... A NEDA, Norma Espanhola de Descrio Arquivstica, saiu em 2005; mas, claro, vocs j sabem que o Estado que a estabelece. A Catalunha, que uma regio
com arquivistas muito bons, disse: Porque temos que seguir o que foi
feito para todos? Vamos fazer uma norma nossa. Como os outros colocam: o ano, o ms, o dia? Colocam ano/ms/dia? Ns vamos colocar
pontos ao invs da barra. Em seguida, os galegos disseram: Como
os catales esto fazendo do jeito deles, vamos nos reunir e criar uma
192
norma nossa tambm, a norma galega. Tambm tentaram fazer uma

norma nas Canrias... Ao lado de Toledo h um povoado que se chama Colmenar de Oreja e, se deixarmos, os arquivistas de l tambm
faro suas prprias normas (risos). Existe tambm a ARANOR, que a
Norma Aragonesa para Descrio de Autoridade de Arquivos. No meu
ponto de vista, o bom a vontade de trabalhar porque, normalmente,
as regras ns as seguimos, mas o melhor a vontade de trabalhar. As
diferenas podem levar a uma proposta comum, o que mais coerente porque o melhor est na NEDA. Eu espero que estejamos indo
em direo a uma norma na qual os catales, os galegos, os castelhanos, os bascos, todos a conheam e queiram trabalhar com ela. Que
seja uma nica norma e que todos estejam prontos a segui-la, este
o meu ideal. As normas, todos podemos baix-las na internet, a NOGADA est em galego e est tambm em castelhano. A NODAC est
em castelhano ou em catalo, assim como a NEDA. Uma coisa que me
diverte sobretudo com os meus alunos que, no PARES, o Portal
dos Arquivos Espanhis, muitas vezes, voc pe documentos e no
sabe se o que voc diz adequado. Eu me lembro de uma descrio
onde aparecia a expresso letras cortess sculo XVIII. Mas a carta
cortes somente se utilizava no sculo XV. Ento, quem postou sculo XVIII na carta cortes? E isso muito importante. Quando publicamos, estamos nos desnudando porque mostramos nossas fraquezas
e, como alunos, ainda no temos corpo para nos desnudar. Ento, temos que ser comedidos. Ao publicar, temos que pensar muito bem
sobre o que fazemos.
Mas o interessante nas normas a vontade de avanar e de
aprofundar a investigao arquivstica, tendo em vista os modelos.
Temos muitos modelos na Espanha. Sim, os arquivistas no tm outra
coisa para fazer, no tm lhos, no tm casa, no? (risos). Bom, toda
uma gerao muito interessante porque h pessoas tremendamente
valiosas. Temos intelectuais de grande valor, como o caso da Antonia Heredia, de Vicenta Cortz, que j no escreve mais, mas Antonia
193
Debate com o pblico
[Heredia] sim, e esses so os nomes mais conhecidos. O que podemos

fazer enriquecer o que elas zeram. Eu dizia que um arquivista no
tem que se apresentar como bom em tudo, mas tem de pretender ser
bom em algo; se voc bom em algo, os outros iro lhe imitar neste
algo. O arquivista no quem sabe tudo, mas sabe de quem sabe e
que sabe onde encontrar o que precisa, onde est a informao necessria. Pergunto: e como chegou a esta concluso? Isso fundamental. [Quando] vou fazer uma anlise arquivstica, penso: Mas algum j estudou isso antes? Porque, se sim, copie-o, ou melhore-o.
Ento, primeiro investigue, o que implica ver tudo o que foi publicado
e no somente dos arquivistas, mas, tambm, dos administradores e
dos especialistas em Direito Administrativo, que tm publicado muito
sobre documentos contemporneos, documentos de escritrios, de
comunicao, de informes. Utilizamos este recurso que est feito e
vamos us-lo, com a estrutura mais ou menos completa que temos
montada. Esse o nosso poder, conhecer o que os outros tm feito
e aproveitar esse conhecimento para nossos objetivos. O que queremos que nossos documentos tenham o melhor que podemos lhes
dar. Quando entram em um depsito de arquivos, vocs j escutaram
alguma vez um documento dizer a vocs: Ei, est equivocando meu
nome! Eu no me chamo Vando e me colocaram aqui com os demais
Vandos. Eu perteno a outra caixa!. J escutaram alguma vez? Se nos
equivocamos em sua denominao, nos equivocaremos, possivelmente, na sua descrio.
Muito diferente para o docente, pois, o aluno sempre o est
julgando. Vejam as besteiras que estou falando hoje. E este homem,
ele bem chato, com tudo que tenho para fazer em casa... Os documentos no dizem nada, no ? (risos). Temos uma matria-prima que
magnca porque generosa. Quando abrimos, ela nos conta o que
, nos ensina sobre seu contedo e aprendemos. E h documentos
que reetem algo impensvel, e pensamos: isto pode acontecer? Que
um miliciano deu uma festa para poder dormir com uma prostituta.
194
Sim. O ser humano capaz de reetir por escrito ou de emitir documentos sobre qualquer coisa.
Plateia: Uma pergunta aos dois palestrantes. A Sonia [Troitio]
citou os desaos que surgem agora para classicar ou dar nome a documentos no textuais, como os audiovisuais ou sonoros. Ento, eu
pergunto sobre a experincia dos dois palestrantes em nomearem
documentos sonoros, e mais especicamente, msicas. Quais seriam
as possibilidades, se que elas existem?
Mariano Ruiprez: Provavelmente eu no sou o professor
mais indicado para responder a sua questo. O professor Bruno
Delmas vai explicar isso que, muitas vezes, quando falamos nas fotografias falamos em reportagem fotogrfica. Mas como denominamos as fotografias? Usamos distintos critrios, mas um mundo que ainda no est desenvolvido, no temos termos precisos.
Temos muitos documentos audiovisuais, fotogrficos e, na hora de
denomin-los, o que fazemos partir de termos muito genricos
[...]. Conforme vamos avanando, encontramos termos mais precisos e, medida que a tcnica avana, vo se encontrando novas
denominaes, e isso se universaliza. Antes, a professora Ana Maria [Camargo] havia comentado que muitas palavras de tipos documentais tm outra denominao porque o povo as popularizou.
Ningum na Espanha diz permisso de dirigir, mas o nome oficial do documento. H tambm uma evoluo no uso. medida
que se consolidem normas ou estudos que indiquem como se devem denominar os registros sonoros , os demais o seguiro sempre que se permita sua fcil identificao, porque cada tipo deve
se diferenciar dos demais. Exemplo: este um livreto de famlia,
que diferente de um livreto de passaporte, o formato tem quase
a mesma estrutura, mas sua finalidade distinta. Logo, o que falta
so estudos. A questo que existem tipos que sobrevivem por
poucos anos e desaparecem; e no h tempo para que se normalize
195
Debate com o pblico
sua denominao ou que se estenda o uso de determinado nome.

Porm, algo muito interessante.
Sonia Troitio: Ento, este um dos grandes desaos que
existem. A professora Ana Maria [Camargo] montou um grupo de
discusso para denir os tipos de grupos da rea de msica. Porque,
primeiramente, comea com a indeciso sobre a que voc, exatamente, est se referindo como msica: a rea? O que documento de
msica: o que voc est s escutando, ele s sonoro, escrito, qual
o lugar da partitura? Passamos uma tarde inteira discutindo sobre
o que partitura porque h diferenas terminolgicas, se partitura
formato ou espcie? O que mais normal [ se adotar uma] soluo
fcil. O arquivista que no especialista em msica, e no reconhece
uma srie de elementos, de caratersticas, de dados importantes que
contm aquele documento que precisa de uma leitura especializada,
pega uma partitura e vai colocar partitura valsa n 1, apenas porque
veio escrito, porque se no viesse escrito seria apenas partitura. Sem
nome, sem data, ou disco. Sem falar que alguns termos se confundem. O que gnero na msica diferente do que gnero para a Arquivologia, e quando prossionais de reas diferentes se sentam em
uma mesa para decidir o que gnero se cria uma grande confuso.
E isso acontece na literatura tambm, em larga medida. necessrio
muito estudo e h muito trabalho pela frente. Hoje, pelo menos, no
conheo um estudo que d conta de denir tipos documentais para
msica. [...] Ainda no foi encontrado ou no li nada que apresente um
nome adequado para essa enorme gama, algum nome denitivo.[...]
Mariano Ruiprez: Vou fazer um ltimo comentrio sobre o
que voc acabou de dizer. Quando temos que denominar um determinado documento, um tipo concreto, e no temos conhecimento
suciente e no podemos fazer uma investigao arquivstica profunda, temos que optar pelo termo genrico, pelo mais simples. Por
exemplo: carta, que tipo de carta? Carta. Estou me referindo a mim
196
quando aprendi a dirigir, o professor da autoescola me dizia sempre

Mariano, se voc tem dvida, no acelera. (risos). Se voc no tem
certeza, faa o mais simples porque existem termos terrveis em tipos
de documentos. Temos um documento em espanhol que se chama
recudimiento de recudir, que um verbo que no se utiliza mais. Ele
era um ttulo que se entregava a um cidado para que ele recolhesse impostos, mas hoje no signica nada dizer me d o recudimiento. Por exemplo, as Reales Provisiones, h vinte e cinco tipos para
os diplomatas e eles dizem: uma Real Provisin de Emplazamiento y
Compulsoria. Eu digo muito bem, ento eu ponho Real Provisin e
est muito bem, sempre melhor o seguro, colocar o que voc sabe,
ao invs de algo que voc no controla. Do meu ponto de vista, isso
fundamental. Muito pior dizer como eu no sei, eu no ponho
nada. Alguns colegas na Espanha no colocam o tipo porque, como
no sabemos, e isso o que diz a NODAC, que o ttulo, a tipologia,
quando no se sabe, melhor no coloc-la. Isso no pode ser, isso
no uma aplicao. O paciente tem uma doena, mas como eu no
sei qual , que morra. Isso no pode ser.
Bruno Delmas: S queria adicionar uma coisa. Na rea da msica, h arquivistas que cuidam justamente de arquivos musicais e,
desde muito tempo, para, pelo menos, a msica clssica. Hoje sempre tem estilos novos, ca difcil de acompanhar; mas, ainda assim, temos um certo nmero de coisas que so identicadas desde um certo
tempo. Diria que entre musiclogos, prossionais da conservao e
bibliotecrios, existe uma tipologia, com muitos defeitos talvez, mas
no podemos dizer que no existe. Tambm tem outra coisa: todos
os documentos musicais no se originam das normas arquivsticas. Sabemos muito bem que os arquivos so documentos produzidos com
uma denio, no quadro de uma atividade etc. Podemos distingui
-los, por exemplo, dos livros, ou dos discos, que so comercializados
para ser transmitidos ao mximo de pessoas possvel. No quadro dos
arquivos, vamos encontrar documentos musicais que so verses pre-
197
Debate com o pblico
liminares, que ainda no esto nalizadas para serem comercializadas.

Ento, no que encontramos, h a gnese no caso de um msico, de
como ele tentou construir uma msica e das pessoas que fazem ensaios de mixagem e gravao de msica; s vezes, existem at batalhas jurdicas entre os msicos e as produtoras, sobre quem [ o autor
do documento] e quem vai guardar os arquivos de msicas que no
foram transmitidas porque, um dia, podem ser comercializadas. Neste
caso, estamos um pouco na mesma situao dos procedimentos de
gnese, porque se tratam de ensaios, de rascunhos, de tentativas, de
ensaios de gravao de tal msico, de tal msica, que tem um nome.
Ento, acho que h uma distino. Todos os documentos musicais no
so, necessariamente, arquivos; e, dentro dos documentos, que so
arquivos, ou temos categorias clssicas da Diplomtica ou temos instituies que so responsveis pela conservao para identic-las e
nome-las.
198
Srgio Roberto Costa
7
PALESTRA
O discurso
eletrnico-digital
sta a primeira vez que venho Fundao iFHC, o que me

uma grande honra. , tambm, a primeira que, como linguista, me dirijo a um pblico da rea de Arquivologia; numa
tentativa indita de fazer uma parceria terica, com possveis
esperamos desdobramentos prticos. Isso porque, tanto na perspectiva da Lingustica e da Lingustica Aplicada quanto na da Cincia
da Informao (a Arquivologia, a Biblioteconomia, a Museologia), com
o advento e o uso intensivo das novas tecnologias, constata-se positiva turbulncia no campo do conhecimento, especialmente no que se
refere armazenagem, representao, ao uso e recuperao de
informaes, reas intensamente correlacionadas gesto do conhecimento (ALVARENGA, 2003, p. 19).
Essa parceria passa por uma breve retomada histrica da produo, veiculao e arquivamento do conhecimento humano, o surgimento das TDICs (Tecnologias Digitais da Informao e Comunicao),
a emergncia de novos gneros e as relaes lingustico-discursivas,
enunciativas, estilsticas e pragmticas existentes entre as novas
O discurso eletrnico-digital
tecnologias, suas ferramentas e suportes, modos de comunicao e

espaos/ambientes enunciativos da/na cibercultura; resultando na
construo de uma escrita, leitura e difuso que no so limitadas geogracamente e na qual se faz uso de um cdigo discursivo e cultural
que se caracteriza pela utilizao de um conjunto de recursos icnicos, semiticos, logogrcos, tipogrcos e telemticos, constituindo
uma linguagem, essencialmente, multissemitica/multimodal.
Esse fenmeno o que se chama hoje de WEBWRITING e, acrescentamos, WEBREADING, termos que podem ser usados tanto na internet, no jornalismo quanto na editorao; ou seja, na mdia digital
(pginas de internet, intranet, CD, CD-ROM, interfaces de aparelhos
WAP etc.). WEBWRITING se refere a um conjunto de tcnicas para
distribuio de contedo em ambientes digitais. Segundo Rodrigues
(2001), essa atividade deve aliar texto, design e tecnologia, e trat
-las como um componente nico a informao. O autor destaca trs
requisitos bsicos para a qualidade do trabalho de um webwriter:
objetividade (ir direto ao assunto), navegabilidade ( o texto que
leva o internauta a navegar por um website, e no o design) e visibilidade (tornar bastante visveis as informaes principais de um website) (RABAA; BARBOSA, 2002, p. 769).
Enquanto WEBWRITING se refere ao processo de produo e veiculao hipertextuais, WEBREADING se refere ao processo de recepo
e armazenamento; mas em ambos, respectivamente, se tm contextos
e situaes de produo e recepo de textos mediadas por interfaces
conectadas em rede que permitem experincias de escrita e leitura
agenciadas pela hibridizao das linguagens (multissemiose/multimodalidade) e ciberidizao dos espaos (interconexo entre o espao real
e o virtual), que corrompem a estrutura clssica da pgina e a lgica da
janela como dispositivo perspctico (BEIGUELMAN, 2003) e de onde e
onde podem emergir novos gneros de texto, os e-gneros.
Para ampliar a discusso desses fenmenos, vamos tambm
expor e discutir um pouco alguns construtos que perpassam nosso
201
Srgio Roberto Costa
texto, como discurso, (hiper)texto, gneros discursivos/textuais, tipos

e espcies de textos, suportes, eventos discursivos, esfera/domnio
etc.; exemplic-los e fazer-lhes um balano crtico para, quem sabe,
tirarmos algumas sugestes prticas de classicao e arquivamento
de textos emergentes do/no discurso eletrnico-digital salientando
que os questionamentos, geralmente, se referem a certos termos em
que h polmica terica, se seriam gneros, suportes, veculos, eventos discursivos ou ambientes etc.
E, sem dogmatismo, no nal, apontamos a necessidade de se
possuir um conhecimento mnimo sobre informtica, novas tecnologias, gneros textuais virtuais, mdia, hipertexto, lingustica computacional, dentre outros, como requisitos bsicos para agir em reas
especcas como a preservao e a representao da informao
digital, a classicao e o arquivamento de e-gneros, a gesto de documentos em meio eletrnico e uma innidade de funes ocorridas
em meio digital.
Breve retomada histrica e algumas

consequncias
Comecemos, ento, pela breve retomada histrica da (r)evoluo e transformao da produo, veiculao e arquivamento dos
conhecimentos produzidos pela humanidade; o que pode nos ajudar
a compreender essas relaes de que falamos. A primeira das grandes
mutaes ou revolues se deu como advento da escrita. Depois veio
a inveno da imprensa, do cinema, da mdia radiofnica e televisiva e,
agora, contemporaneamente, da internet. O advento da escrita, com
suportes/portadores novos de textos (argilas, pergaminhos, principalmente os livros, com a inveno da imprensa), mudou as condies e
as situaes de produo, de veiculao e de arquivamento do conhecimento. A escrita abre, tanto espacial quanto temporalmente, possibilidades de comunicao que as sociedades orais desconheciam. A
202
palavra escrita h centenas, milhares de quilmetros ou h sculos,

podia/pode ser lida, abrindo-se um livro.
Depois, na ecologia das comunicaes, vieram os meios de comunicao de massa (a imprensa falada e escrita, a radiofnica e a televisiva, mesmo o cinema), cujas caractersticas interativas, interlocutivas
de recepo/produo textual no so to diferentes das caractersticas prprias da relao leitor-autor diante de um texto escrito. Mas a
telefonia j comea a alterar a relao espao-tempo na comunicao
on-line, em que espao no condio obrigatria na conversao. Porm, o advento da internet parece provocar uma mudana maior; ou,
talvez, uma volta s sociedades orais: virtualmente, mensagens so
construdas/escritas/transmitidas/veiculadas/lidas on-line por pessoas
reais em espaos diferentes cujo ambiente virtual o ciberespao. O
advento da internet seria, na histria da humanidade, um retorno dialtico, em espiral, s origens da oralidade; isto , haveria um (re)encontro
entre as sociedades orais e a sociedade eletrnico-digital ciberespacial:
o reencontro da comunicao viva, interativa, direta, contextualizada
em que o contexto de produo seria mais complexo hoje pelo seu
carter coletivo , como o reencontro entre a conversao face a face
cotidiana e a conversao virtual na internet.
E-mails, blogs, e-zines, e-fruns de discusso, chats, jornalismo
on-line e outros constituem prticas de relacionamento/interao social eletrnico(a) e de produo da cibercultura ou cultura virtual a
qual tem como instrumento bsico o computador em seus diversos
formatos, incluindo, hoje, os tablets em suas diversas verses e geraes. Neles circulam e por eles se produzem os gneros digitais (egneros) que se caracterizam por uma acentuada interatividade; justamente porque a tecnologia computacional permite a combinao
multissemitica/multimodalda escrita com outras linguagens, como a
imagtica e a sonora.
Essas prticas discursivas modelariam a face da sociedade (ps-)
moderna e so por ela modeladas. Assim, por exemplo, o e-mail re-
203
Srgio Roberto Costa
volucionou a correspondncia pessoal e mesmo a comercial; o chat

transformou a conversao face a face presencial, sncrona, espacial
e temporalmente ao realizar-se sem oralidade (teclando-se) e sem a
presena fsica dos interlocutores como aconteceu com a conversao telefnica, neste ltimo caso; o blog torna pblicos depoimentos
pessoais que eram restritos a espaos reservados, como no dirio ntimo etc.
Quanto classicao ou conceituao, muitas vezes, ca difcil
denir teoricamente se h um gnero, um meio/ambiente ou um suporte em funo da prpria uidez e complexidade da conceituao do
que gnero e de sua tipologizao (limites de constituio). Entretanto, deve-se destacar que o meio/ambiente ou o suporte podem conferir
propriedades importantes, especcas e singulares a um determinado
gnero; aspecto que parece ter sido ignorado pela classicao tradicional de gneros, como dizem Askehave e Nielsen (2004, p. 11).
A internet ofereceria, pois, uma variedade imensa de novos
tipos de textos (gneros [hiper]textuais) que podem ser lidos/recebidos ou escritos/produzidos com os vrios recursos tcnicos que o
computador e congneres colocam disposio. Pginas pessoais,
stios, portais (homepages) entendidos por uns como gneros, por
outros como suportes ou ambientes de localizao de informaes
conversas em salas de bate-papo (chats), salas de discusso (fruns),
correios eletrnicos (e-mails) e outros so novos ambientes e/ou gneros (hiper)textuais disposio dos usurios. Na produo dessa diversidade e heterogeneidade (hiper)textual, est se criando uma nova
linguagem ou o chamado estilo on-line, com modicaes no cdigo
alfabtico e na escrita ocial (do portugus ou de outras lnguas), com
inveno ou criao de cdigos, vocabulrio e sintaxe prprios.
Haveria, ento, nesse cenrio vrias semelhanas e diferenas
entre os gneros textuais existentes e os emergentes. Muitos pesquisadores de textos produzidos na internet apontam, por exemplo, o
nascimento de alguns gneros que, embora tenham semelhana com
204
gneros j existentes, no so os mesmos. Assim, embora usados na

comunicao interindividual, o correio eletrnico (e-mail) diferente da carta (correspondncia epistolar); o bate-papo virtual (chat)
diferente de uma conversa face a face ou telefnica. Ou seja, as
conversas diretas, em grupos ou privadas, na internet, so diferentes dos seus gneros correspondentes j consagrados no cotidiano.
Ou ainda: blog no dirio pessoal ou agenda; bner/banner no
anncio; hoax no boato. Endereo eletrnico possui caractersticas/categorias diferentes das de endereo postal etc., j que se trata
da e-comunicao que acontece num ambiente enunciativo diferente.
Nesse novo ambiente enunciativo de comunicao eletrnicodigital (e-comunicao), constri-se uma escrita, uma leitura e uma difuso que no so limitadas geogracamente, conforme exporemos
abaixo; e seus usurios, ao utilizar certos dispositivos, como os blogs,
chats, ICQ, IRC, MSN, Skype, Facebook, Twitter e mesmo o correio eletrnico (e-mail), materializam um novo cdigo discursivo a partir de
recursos semiticos ou de artefatos eletrnicos que a existem. Eles
alargam e enriquecem sistemas lingusticos e discursivos j existentes,
movidos por novas motivaes enunciativas dessa nova esfera social
cuja interao virtual. Para tal, os internautas, os designers, os escritores e tantos outros produtores de texto usam um cdigo discursivo
e cultural especco, espontaneamente construdo, que se caracteriza
como um conjunto de recursos icnicos, semiticos, logogrcos, tipogrcos e telemticos: uma linguagem essencialmente multissemitica/multimodal: a webwriting.
Os usurios da internet estariam mesclando os trs sistemas
bsicos de escritura, histrica e culturalmente construdos pela humanidade (o sistema ideogrco pictogramas e ideogramas; o sistema
silbico e o sistema alfabtico), alm de recursos eletrnico-digitais
e (multi)miditicos mais recentes. Em outras palavras, ontogeneticamente, frequentadores de salas de bate-papo, por exemplo, estariam
mesclando no necessariamente nesta ordem a escrita de dese-
205
Srgio Roberto Costa
nhos que representaria as ideias diretamente; os sistemas escritos baseados em palavras; os sistemas silbicos no vocalizados ou sistemas
consonantais e o sistema alfabtico, inventando um novo sistema
escrito ou um novo cdigo discursivo de um novo espao/ambiente
enunciativo o ciberespacial.
Contudo, essas novidades so recorrentes tanto na histria
da escrita quanto na do surgimento de novos gneros. Na histria da
escrita, por exemplo, os primeiros textos alfabticos no separavam
as palavras. E mais: os espaos em branco entre as palavras, a pontuao, os pargrafos, a diviso em partes ou captulos, ndices, sumrios,
notas de rodap, rede de remisses em dicionrios ou enciclopdias
etc., constituem um processo lento de construo de recursos editoriais (links) para leitura e escritura de (hiper)textos. Portanto, assim
como o homem, para escrever e ler textos, inventou/criou discursivamente os sistemas de escrita (pictricos, ideogrcos e alfabticos) e
diversos recursos editoriais; assim como, com o surgimento de novos
gneros, os escritores de romances, contos, novelas, poemas inventaram recursos de escritura para criar seu discurso esttico; assim como
os produtores de histrias em quadrinhos e de tirinhas ou de charges
buscaram outros recursos grcos, alm do sistema de escritura; assim, tambm, os internautas, os blogueiros e tantos outros produtores de textos eletrnicos (webwriters) esto revolucionando a escrita
no ciberespao seja como sistema seja como processo discursivo
presentes em gneros textuais emergentes, j com reexos na produo e recepo de textos veiculados em suportes tradicionais como
jornais, revistas, cartazes etc., onde se pode constatar a presena do
estilo on-line.
Sintetizando as ideias acima, pode-se dizer que essas e outras
prticas discursivas, institudas recentemente e produzidas em um
novo espao (o ciberespacial) de interao humana virtual, provocam
a emergncia dos chamados gneros eletrnicos ou digitais. Esses egneros ora so gneros antigos adaptados, transmutados, recriados,
206
congurados sob nova ordem, que recebem novas roupagens; ora so

novos gneros ou novas formas de discurso escrito ou oral, ou seja,
novas formas de dizer (produo oral e escrita) e ler (recepo leitura e audio) que surgem em funo das necessidades comunicativas,
discursivas e linguageiras contemporneas, extremamente lquidas,
volteis, cbridas, hbridas, nmades, uidas.
Cibridismo, hibridizao e nomadismo na

volatilidade, mobilidade e movimento de
linguagens: produo e recepo
Eco (1996) diz que, ao contrrio do sculo XX, que foi o sculo
da imagem, o sculo XXI o sculo da palavra. E so justamente essas
ltimas palavras em negrito da seo anterior que vamos destacar e
relacionar com a emergncia, produo e recepo de novos gneros
de texto do/no discurso eletrnico-digital da/na esfera da cibercultura, procurando entender:
(I) liquidez/volatilidade, como metfora de lquido/espuma/
nuvem, caracterstica da contemporaneidade;
(II) cibridismo e interface como interconexo de espaos complexos do mundo fsico e digital;
(III) hibridizao, como uso de linguagens hipermiditicas/multissemiticas em hipersintaxes espaciais e temporais;
(IV) nomadismo, como metfora de uidez, instabilidade da
contemporaneidade.
Os lsofos Baum e Sloterdijk, segundo Santaella (2007), destacam a instabilidade, a heterogeneidade e a uidez que marcam a
contemporaneidade e propem a metfora da liquidez e a da espuma, as quais to bem reetem a discusso da mobilidade e do
207
Srgio Roberto Costa
movimento das linguagens. Ou seja, propem a quebra da crena em

regies delimitadas, com limtrofes bem denidos e estanques no que
se refere produo e recepo de linguagens.
Santaella (2007, p. 14) arma que Baum emprestou a metfora da liquidez para caracterizar o estado da sociedade moderna porque esta, como os lquidos, singulariza-se por uma incapacidade de
manter as formas, quebrando as regras do cartesianismo tradicional.
E Sloterdijk, por sua vez, destacaria a necessidade do rompimento da
negao das espumas enquanto base de reexo num confronto
estabilidade, como se somente aquilo que fosse slido pudesse servir
de base ao entendimento da contemporaneidade.
Ao contrrio, na teoria dos lsofos citados, est implcita a
necessidade de se quebrarem espaos para que as ideias tenham livre trnsito; ou seja, apresenta-se a metfora do lquido, da espuma,
como imagem do livre trnsito de ideias, imagens e linguagens que se
atravessam.
Dentre as questes geradas a partir dessas duas imagens (espumas e lquidos), elege-se para a atual discusso a mobilidade e o
movimento de linguagens presentes na atualidade para, em seguida,
pensar-se em alguns elementos importantes acerca da interface.
As novas tecnologias, como o telefone celular e congneres,
PDAs, GPS e as prticas de conexo internet sem o (Wi-Fi), criaram
novas condies interativas em espaos complexos, cbridos, com linguagens essencialmente hbridas. A cibridizao se refere aos espaos
em que o real e o virtual se interconectam em redes exponencialmente ilimitadas; ou seja, uma realidade cbrida composta de elementos
do mundo fsico e do mundo digital. J a hibridizao revolucionria,
esttica ou comunicacional, de diferentes formas de linguagens, se
refere s linguagens hipermiditicas, ou melhor, intersemiticas. Segundo Santaella (2007, p. 391), a hibridizao no outra coisa seno
a justaposio, associao, inter-relao dos mais variados sistemas de
208
signos, verbais, visuais e sonoros, em hipersintaxes espaciais e temporais, na linha do segundo tipo de hibridismo de Bakhtin (1988, p. 156).
Tecnologias, como as citadas acima, contribuiriam no s para
mudanas sociais, culturais, discursivas, linguageiras, comportamentais e outras no mbito da esttica e da comunicao, mas tambm
alterariam profundamente o comportamento das pessoas; pois quase
tudo do meio informacional se torna disponvel em poucos dgitos e
em milsimos de segundos. Trata-se da ecologia miditica que, segundo Santaella (2007, p. 232):
... quando uma nova mdia criada e socialmente introduzida, adotada,
adaptada e absorvida, ela faz crescer em torno dela prticas e protocolos
sociais, culturais, polticos, jurdicos e econmicos. Isso tem recebido o
nome de ecologia miditica que implica a total integrao de uma mdia
nas interaes sociais cotidianas. Embora haja uma tendncia a pensar as
mdias apenas como meios de conexo e transmisso de mensagens de
um ponto a outro, elas, na realidade, alteram de modo signicativo os
ambientes em que vivemos e a ns mesmos como pessoas.
Entre as alteraes profundas provocadas pelas novas tecnologias est o nomadismo, j denido por Deleuze e Guattari (1997):
nmade seria aquele que est sempre no meio do caminho, em constante e permanente construo de algo novo, quebrando-se a estabilidade, as bases slidas, o tradicionalismo. Ser nmade lidar sempre
com a instabilidade, a heterogeneidade e a uidez que marcam a contemporaneidade, como destacamos acima, com reexos nas prticas
comunicativas ciberespaciais de produo e recepo de textos mediadas por essas novas tecnologias e cujos espaos, papis, interaes
se localizam na interface das intersemioses em situao de atravessamento e permutao constantes.
Contudo, na histria da leitura e da cultura escrita, as (r)evolues nas prticas de escrita e leitura so muito mais lentas que as tecnolgicas; como, por exemplo, as novas formas de ler no sucederam,
209
Srgio Roberto Costa
imediatamente, nem foram simultneas inveno da imprensa. No

se pode negar, entretanto, a originalidade que diferencia as transformaes que hoje se processam daquelas que aconteceram em outros
perodos. Hoje ocorrem de forma integrada, permitindo pensar novas
experincias de leitura no mbito das transformaes tcnicas e tecnolgicas. Conforme viso de Chartier (2002, p. 113-114), acontece
hoje uma revoluo da tcnica de produo dos textos, uma revoluo do suporte do escrito e uma revoluo das prticas da escrita.
Porm, o livro impresso, to estvel, continua sendo ainda a referncia ou o paradigma central do universo das prticas de leitura on-line
e modelo de leitura de mundo. O vocabulrio para as prticas de leitura,
escrita on-line e armazenagem/arquivamento praticamente o mesmo
no ciberespao. A internet muito mais enciclopdica, no seu aspecto
de linkagem, que biblioteconmica, no que tem de mais importante, o
contedo dos livros, e no a sua organizao externa nas prateleiras.
Pode-se dizer, segundo Beiguelman (2003, p. 11), que as telas
de qualquer site dispem pginas, critrios biblioteconmicos de organizao do contedo que regem os diretrios, como o Yahoo, e a armazenagem de dados feita de acordo com padres arquivsticos de documentos impressos, seguindo risca o modelo de pastas e gavetas.
Assim, embora a leitura de um livro possa ser atualizada innitamente, o contedo s se alteraria com uma nova edio. Na internet,
a maioria dos textos ainda no hipertexto de fato, mas um conjunto de textos digitalizados em uma mquina tecnicamente sosticada
que permite um ambiente de leitura impressa no da leitura on-line. O
contedo da web concebido, como diz Murray (1988, apud SANTAELLA, 2007, p. 7):
[...] como verses expandidas do livro impresso, mais ou menos nos
termos em que o cinema do incio do sculo 20 era descrito como
fotograa animada, evidenciando a ignorncia das especicidades
de linguagem da nova mdia de ento, o cinema.
210
E pode-se dizer:
[...] que a grande parte do contedo hipertextual disponvel no
passe ainda de uma massa de textos e imagens clicveis que reitera as
convenes formais de organizao do volume impresso, trocando,
na velha diviso do ndice em captulos, a referncia ao nmero da
pgina pelo link.
Mas esse paradigma de leitura e escrita on-line, de leitura de

mundo e de armazenagem/arquivamento precisa ser (e j est sendo)
quebrado, j que no se trata apenas de uma discusso de vantagens
ou desvantagens da produo ou recepo de textos digitais da cibercultura ou impressos da cultura do papel.
E qual a concepo de texto e textualidade que se tem hoje?
Uma concepo ainda muito ligada ao livro como objeto, o que pode
ameaar as representaes de conhecimento que domina o mundo
grafocntrico em que vivemos. H necessidade de se ir alm do cdex
e da cultura material da pgina tradicional e clssica que vigoram h
muito, o que nem sempre acontece to rapidamente, como dissemos
acima.
Beiguelman (2003, p. 18), interpretando Derrida, diz que
[...] se uma certa metafsica clssica ainda subjacente aos nossos
regimes de leitura (impressa) e inteleco ontolgica da subjetividade, como presena de si, faz-se, ento, mais do que urgente pensar o
fechamento do livro como condio de abertura do texto.
Abrir o texto, para ns, signicaria, ento, numa cultura cbrida e hbrida, entend-lo como processo de webwriting e webreading
em que o mutissemitico/intersemitico (webreadingo que pode ser
lido, visto ou escutado) no se prende tela, e texto e lugar se confundem, transformando-se numa multiescrita (webwriting) em que som,
cor e imagem tambm so dados da escrita;
211
Srgio Roberto Costa
Nesse sentido, isto , abrir o texto, propor concepes de escrita e leitura que incorporem os mecanismos j institudos e consolidados de produo e recepo de textos; valorizando novas formas
de signicar, ver e memorizar on-line e o-line (cibridizao) em novas
hipersintaxes espaciais e temporais (hibridizao).
Como consequncia teramos novas concepes de texto e gneros textuais que emergiriam da/na ciberculturainterntica, miditico-jornalstica, literria etc. Haveria a textos, segundo Santaella (2007, p. 6).
[...] de uma cultura promotora e promovida por processos de reciclagem, emulao e fragmentao que implodem a linearidade da pgina em prol de um texto diagramtico. Um texto que certamente no
pode ser lido nos limites das analogias entre o universo bibliogrco
e o digital que os programas de navegao mais populares, como o
Internet Explorer e o Netscape, promovem.
Resumindo o que dissemos at agora, com base em Beiguelman

(2003), podemos dizer que, na cibercultura, quer seja na arte literria quer
em outras, na mdia, no jornalismo ou no cotidiano interntico, predominam a composio, a justaposio em detrimento da complementao;
a montagem em vez da substituio; a fuso no lugar da suplementao
das linguagens verbais, textuais, sonoras e visuais diversas.
Em suma: predominam, segundo acreditamos, a dialogia, a polissemia, a polifonia, a carnavalizao discursiva, no sentido bakhtiniano dos termos, em contraposio monotonia da linearidade subjetivista ou objetivista das linguagens, se que h.
Alguns conceitos e anlise de alguns

e-gneros: balano crtico
A partir das concepes de que se tm contextos e situaes de
produo e recepo de textos mediadas por interfaces conectadas
212
em rede que permitem experincias de escrita e leitura agenciadas

pela hibridizao das linguagens e cibridizao dos espaos (webwriting e webreading), que corrompem a estrutura clssica da pgina e a
lgica da janela como dispositivo perspctico (BEIGUELMAN, 2003) de
onde e onde podem emergir novos gneros de texto, vamos destacar
algumas categorias e/ou unidades de anlise (discurso, gneros discursivos/textuais, tipos e espcies de texto, esfera/domnio, evento
discursivo etc.) e denir e analisar criticamente alguns exemplos de
e-gneros.
Vamos entender, ento:
1) discurso: linguagem em uso, manifestada/realizada empiricamente nos textos enunciados, assumidos por uma enunciao. O
discurso diz respeito prpria materializao do texto e o texto em
seu funcionamento scio-histrico. Ex.: discursos religioso, jornalstico, eletrnico-digital, literrio etc.;
2) textos: unidades de sentido, dadas por recorrncia daquilo
que dito e de um modo prprio de dizer, com unidades lingusticas
empricas e concretas, ao mesmo tempo um processo e um produto; ou seja, produtos legveis ou audveis, com objetivo comunicativo/
interativo, com aspectos lingusticos, sociais e cognitivos integrados
como so uma carta comercial de cobrana, uma receita de bolo de
fub ou um convite especcos;
3) gneros discursivos: agrupam-se com caractersticas comuns
e supem regras comunicacionais, que no se restringem ao que dito
(contedo), mas que remetem a um modo prprio de dizer, como a correspondncia ou as receitas etc. Uma carta de amor supe regras de
comunicao e contedos diferentes de uma receita de bolo de fub;
4) gneros textuais: agrupam-se com um feixe de caractersticas comuns: a carta, o ofcio etc. na correspondncia, ou as receitas de
bolo ou de carne assada etc., nas receitas; os gneros convite, convocao, intimao, noticao (TRAVAGLIA, 2002, p.139-140, 144-145),
213
Srgio Roberto Costa
que tm o objetivo de solicitar a presena de algum, sempre contm

um chamado para estar em um lugar e/ou evento (festa, apresentao/show, conferncia, reunio etc.) para determinado m (divertirse, instruir-se, decidir coisas, cumprir determinado papel dentro de
um processo legal na justia etc.).
5) espcies de texto: possuem algumas caractersticas comuns
s do gnero a que pertencem (como a carta, carta comercial, o ofcio,
o memorando, o bilhete, o telegrama, o carto, que so espcies do
gnero correspondncia ou a receita de bolo de fub nas receitas, o
outdoor ou o busdoor, em anncios publicitrios etc.) ou a mais algumas especcas (como a histria e a no histria, que so espcies do
tipo narrativo);
II) tipos discursivos/textuais: instauram um modo de interao
ou maneira de interlocuo, ou seja, organizam o texto. Travaglia
(2007, p. 101-104) divide-os em sete tipologias: a) texto descritivo, dissertativo, injuntivo, narrativo; b) texto argumentativo stricto sensu e
argumentativo no stricto sensu; c) texto preditivo e no preditivo;
d) texto do mundo comentado e do mundo narrado; e) texto lrico,
pico/narrativo e dramtico; f) texto humorstico e no humorstico;
g) texto literrio e no literrio;
1) domnio discursivo: esfera/instncia de atividade humana que
produz textos com algumas caractersticas comuns; isto , o lugar/meio
onde os textos ocorrem/circulam (lugar de produo e recepo), como
a esfera jurdica, a empresarial, a futebolstica, a acadmica etc.;
2) comunidade discursiva: compartilha gneros discursivos e/
ou textuais; como, por exemplo, a comunidade interntica, a empresarial, a estudantil etc.;
3) suporte (portador de texto): suporte textual tem a ver, centralmente, com a ideia de um portador do texto; mas no no sentido
de um meio de transporte ou veculo, nem como um suporte esttico
e, sim, como um locus fsico ou virtual no qual o texto se xa e que
214
tem repercusso sobre o gnero que suporta. Numa denio sumria, pode-se dizer que suporte de um gnero uma superfcie fsica
em formato especco que suporta, xa e mostra um texto.
A ideia aqui expressa comporta trs aspectos, segundo Marcuschi
(2003):
* suporte um lugar fsico ou virtual;
* suporte tem formato especco;
* suporte serve para xar e mostrar o texto.
4) evento discursivo: caracteriza-se como uma grandeza scio
interativa vista sob seu aspecto de realizao contemplando os atores
e toda a organizao. Diz respeito ao prprio evento em questo; tal
como, por exemplo, um congresso, um simpsio ou, ento, um debate
televisivo sendo que, neste caso, se recobriria com o gnero. Assim,
uma aula , a um s tempo, um evento discursivo e um gnero, mas
o aspecto da observao diverso. O jogo de futebol um evento
assim como uma consulta mdica o tambm, mas com atores sociais
e modos de realizao diferentes;
5) canal: meio fsico de transmisso (condutor) de sinais; este
o caso do rdio, da televiso e do telefone quando vistos como emissora ou aparelho operando como canal de transmisso;
6) servio: um aparato especco que permite a realizao ou
a veiculao (veculo de transporte) de um gnero em algum suporte. Assim, os correios permitem a remessa de cartas, por exemplo; a
internet permite a remessa de informaes eletrnicas e, ao mesmo
tempo, a realizao e instalao de pginas pessoais como suportes
de gneros diversos;
7) grandes continentes: ambientes e os locais que servem de
grandes armazns ou locais de concentrao de materiais impressos ou orais: (a) Bibliotecas guardam-nos para consulta ou retirada
para consulta; (b) Livrarias e (c) Papelarias contm livros venda;
215
Srgio Roberto Costa
(d) Editorasprodutoras de suportes; (e) Escritrios lugar onde se

guardam gneros textuais e se consomem textos; (f) Museus grande
continente ou instituio?
8) Instituio: escola, igreja, quartel, universidade, tribunal etc.
9) Ambientes: domnios de produo e processamento de textos na internet, que contm vrios tipos de gneros e onde podem
emergir outros novos gneros.
A partir desses conceitos, vamos, ento, analisar alguns verbetes/artigos; salientando que os questionamentos, geralmente, se
referem a certos termos em que h polmica terica se seriam gneros, suportes, veculos, eventos discursivos ou ambientes. Nessa linha,
achamos que Marcuschi (2003), abriu uma tima discusso sobre o
tema; deixando muito claro como complicado, teoricamente, muitas vezes decidir se determinados termos so gneros ou suportes ou
ambos, dependendo do ponto de vista dos pesquisadores.
H casos, diz o autor, em que no se sabe ao certo como tratar
um determinado fenmeno. O folder, por exemplo, poderia ser ao
mesmo tempo um suporte para vrios gneros como volante, resumo,
esquema etc., mas j foi (e tratado, armamos) como gnero. Um seminrio e uma mesa-redonda certamente no devem ser tratados como
gnero e sim como eventos ou talvez at mesmo como suportes. No
entendemos, por exemplo, workshop como gnero, mas o consideramos
na mesma linha de seminrio, simpsio e mesa-redonda, um evento.
nessa linha que vamos agora, nos atendo ao discurso eletrnico-digital, fazer um pequeno balano crtico-analtico de alguns termos/verbetes/artigos/fenmenos polmicos, fazendo-lhes propostas
de distino/tipologizao genrica, a partir de dois princpios, no,
necessariamente, mutuamente exclusivos: 1) princpio da diversidade ou heterogeneidade dos gneros, princpio terico bsico bakhtiniano e 2) princpio metonmico da linguagem.
216
Segundo o princpio 1):

a) os gneros textuais, orais e escritos, so produtos histricosociais de grande heterogeneidade, em funo dos interesses e das
condies de funcionamento das formaes sociais;
b) a emergncia de novos gneros pode estar ligada:
(I) apario de novas motivaes sociais (por exemplo, a elaborao do romance no m da Idade Mdia ou o surgimento
dos artigos cientcos no sculo XIX);
(II) a novas circunstncias de comunicao (por exemplo, os textos de propaganda) ou
(III) a novos suportes de comunicao (por exemplo, textos que
so veiculados em jornais, TV, rdio, internet, telas de computador, celulares, tablets...);
c) os gneros textuais esto em movimento perptuo: alguns
desaparecem, outros voltam sob formas parcialmente diferentes, ou
ainda, surgem novos gneros;
d) no se podem estabelecer claramente as fronteiras entre
eles. Entretanto resultado histrico-social de transformaes de tipos precedentes , os gneros textuais possuem caractersticas individuais; constituindo-se um objeto sempre nico (o e-mail, por exemplo, diferente da carta [correspondncia epistolar], do telegrama e
mesmo do bilhete, embora, respectivamente, possuam semelhanas).
Comeando o balano, destacamos que as denies, caractersticas, informaes, exemplos etc., encontram-se nas minhas obras
publicadas pela Autntica: o Dicionrio de gneros textuais (COSTA,
2012) e o Minidicionrio do discurso eletrnico (COSTA, 2009).
Alguns e-gneros, pode-se dizer, no trazem polmica, pois se
constituem, realmente, novos gneros principalmente, em funo
das caractersticas apontadas acima em 1) b (i), (ii) e (iii), j que so
217
Srgio Roberto Costa
produzidos na rede. Observemos o e-gnero abaixo (micro-hq) de criao bem interessante, usando-se o Twitter.
O Twitter, como se sabe, uma rede social e servidor para
microblogging que permite que os usurios enviem atualizaes pessoais contendo apenas texto em menos de 140 caracteres via SMS,
mensageiro instantneo, e-mail, site ocial ou programa especializado. As atualizaes so exibidas no perl do usurio em tempo real
e, tambm, enviadas a outros usurios que tenham assinado para receb-las. uma ferramenta de produtividade divertida que tambm
funciona como a mais esquisita e a mais bem-sucedida tcnica de
marketing de todos os tempos, alm de ser um ponto de encontro
entre os twitteiros, como escreve Gabriela Zago.1
Essa ferramenta permite, certamente, a construo de novos
gneros de texto em que o nomadismo e as relaes entre superfcie e interface esto presentes. Trata-se da chamada cultura mvel,
em que o nomadismo uma de suas caractersticas principais, com
sua instabilidade, heterogeneidade e uidez, reetidas nas prticas
comunicativas ciber espaciais.
Eis um bom exemplo do que possvel criar com o Twitter,
usando apenas 140 caracteres.
218
Disponvel em: <http://www.twitterbrasil.org>. Acesso em: out. 2013.
tio.faso (Fbio Sousa), empresrio-bonequeiro criador do site

.marcamaria2, iniciou seu projeto de uma HQ em 140 caracteres e acabou criando uma espcie de micro-hq3.
Diz o autor que criou uma espcie de micro-hq, ou seja, um
novo gnero do discurso eletrnico-digital em cujo texto, escrito em
poucos caracteres, faz humor com esse limite. O micro-hq criado no
tirinha, no HQ, no charge gneros j existentes , mas um novo
gnero que pode se consolidar como tal na microblogagem (microblogging). Como o prprio autor o caracterizou, um tipo de desenho
+ tuitada, ou seja, um tipo hbrido, com linguagem verbal, desenho,
cromatismo (escrita intersemitica).
Podemos citar e analisar outros e-gneros (re)criados na internet que so, sem dvida, novos gneros:
AUTORRETRATO VIRTUAL ou PERFIL VIRTUAL: na rede, a

produo de um autorretrato, em que o usurio traa seu
prprio perl fsico e/ou psicolgico e passa seus dados pessoais, ser mais/menos detalhada, dependendo do objetivo.
Se for apenas para se identicar, so poucos os detalhes fsicos e/ou psicolgicos e as informaes ou os dados pessoais. Mas se for para interagir e se relacionar com algum, a
construo do autorretrato se far de acordo com o objetivo
e a sinceridade do relacionamento. o modus vivendi da internet. Nesse sentido, pode o internauta traar seu perl segundo sua personalidade, construindo um retrato de si que
pode ser mais ou menos el, ou inventar um personagem
de acordo com o possvel gosto do interlocutor e o tipo de
2
Disponvel em: <www.marcamaria.com>. Acesso em: out. 2013.
3 Pode-se saber como surgiu a ideia, acessando a entrevista que foi realizada por Fernando Souza, no dia 15 de Fevereiro de 2009, no site <http://www.fernandosouza.com.
br/tag/hq/>. Acesso em: out. 2013.
219
Srgio Roberto Costa
relacionamento que pretende ter com ele. Pode querer apenas um caso virtual ou realmente querer um encontro face
a face para algum relacionamento de amizade ou namoro. O
anonimato ou a anonimidade do ciberespao permitem que
o usurio seja annimo e a identidade seja invericvel. Idade, sexo, prosso, tipo fsico, gostos, localidade podem no
passar de simples mentiras ou verdades virtuais ou estratgias para sustentar o relacionamento em que o outro
pode ser excludo, morto ou kikado a qualquer momento.
Mata-se uma personagem e cria-se outra, sem nenhum constrangimento. Portanto, todos esses elementos transformam
a construo lingustico-discursiva (as propriedades discursivas) desse gnero num estilo ccional sui generis: um misto
de real e ccional, de referencial e verossmil; ou seja, uma
espcie de autobiograa instvel em que h uma identidade entre autor, narrador e personagem, construda numa
linguagem plena de subterfgios e modalizaes.
BNER ou E-ANNCIO: anncio que circula em pginas da
Web, por isso construdo hipertextualmente, pois a rede oferece uma coleo de sites/stios com textos, grcos e recursos de som e animao que facilitam a construo multissemitica dos bners.
FRUM ELETRNICO ou VIRTUAL ou E-FRUM: reedio do
frum a partir do surgimento de novas invenes tecnolgicas. O frum eletrnico ou virtual, ou e-frum, pode se assemelhar ao frum tradicional; mas, realmente, um novo
gnero, assim como o bate-papo virtual/chat que possui
semelhanas com o bate-papo do cotidiano e, tambm, o
e-mail, que se parece com a carta. Ou seja, so todos gneros diferentes entre si. Pode-se dizer que o frum eletrnico
possui estilo prprio (escolha dos tpicos, discusses livres,
sncronas ou assncronas postadas, linguagem verbal e no
220
verbal, etc.), em funo do espao em que circula e faz parte

de novas prticas sociais provocadas pelo advento da internet; embora se assemelhe ao frum tradicional quanto ao
objetivo de construo de discursos argumentativos a partir
de temas polmicos.
MENU (BARRA): na informtica, refere-se a uma lista ou rol
de opes ou entradas colocadas disposio do usurio. O
menu aparece nas homepages e sites/stios, listando as funes de que o usurio poder se servir, utilizando-se de um
programa ou de um software.
NETIQUETA (v. TWITIQUETA):do francs, netiquette, conjunto de regras de etiqueta que disciplinam a interao na
internet. Ensina, entre outras coisas, como se comportar em
grupos de discusso e como escrever mensagens de forma a
preservar a ecincia da rede e ampliar o potencial de comunicao. O estilo e a estrutura composicional se assemelham
aos da etiqueta tradicional. Quanto ao estilo, predomina o
discurso instrucional (injuntivo), pois so regras de comportamento e conduta, organizadas em sequncia. Ou seja,
quanto estrutura composicional, geralmente se organiza
em frases curtas, como se fossem mandamentos:
No convidar pessoas para outro canal.
No incluir banidos por outro usurio.
No repassar e-mail a desconhecidos.
No chamar ningum em privado sem motivo.
Responder sempre ao que lhe perguntarem.
WIKIPDIA: o que diferencia, basicamente, a Wikipdia de
uma enciclopdia comum o fato de ser uma enciclopdia
digital (no impressa em papel) livre, aberta a modicaes
dirias (edio livre, comunitria e pblica), que usa ferra-
221
Srgio Roberto Costa
mentas wikis e circula na internet. No mais, dene-se como

qualquer enciclopdia-papel, seguindo o critrio de apresentao alfabtico ou temtico dos verbetes ou artigos
reunindo, de maneira muito abrangente, os conhecimentos
humanos ou apenas um domnio deles e expondo-os de maneira ordenada e metdica.
NUPDIA: semelhante Wikipdia, mas sem conexo editorial mtua, tambm um projeto aberto de enciclopdia on
-line, com todas as caractersticas de formatao, estrutura
e estilo.
E, assim, poderamos continuar a citar vrios outros exemplos

de e-gneros que no trariam dvidas quanto sua tipologizaco genrica.
Em contrapartida, podemos ter uma srie de termos/verbetes/
artigos/fenmenos (e-gneros?) que deve ser analisada com mais cuidado, separando-se o joio do trigo e, mesmo assim, as divergncias
de opinio entre os pesquisadores permanecem. Seriam e-gneros,
suportes, ambientes, eventos?
Comecemos por uma questo geral: h um nmero grande de
termos iniciados por (CYBER) CIBER (COMENTRIO, CONFERNCIA,
CONVERSA, DIRIO, FOFOCA, GLOSSRIO, PAPER, PETIO, REIVINDICAO, ROMANCE etc.) ou por E- (ANNCIO, BOOK, CARTO, DIRIO, MAIL, ZINE etc.), ou mesmo pela posposio da palavra VIRTUAL
(CARTO VIRTUAL, CATLOGO VIRTUAL, CONVERSA ou BATE-PAPO
VIRTUAL etc.). Ser que seriam (e-)gneros s por essas composies?
No necessariamente, pois podem ser apenas o mesmo gnero veiculado em outro suporte miditico (a internet), fazendo parte da massa
de textos e imagens clicveis que reitera as convenes formais de
organizao do volume impresso ou mesmo da massa de textos da
oralidade. No porque um CIBERGLOSSRIO ou um E-DICIONRIO
222
ou um CATLOGO VIRTUAL so veiculados na internet, mantendo a

hipertextualidade comum ao texto-papel na velha diviso do ndice
em captulos, a referncia ao nmero da pgina pelo link ou seja, a
linkagem tradicional enciclopdica que seriam, necessariamente, egneros. Mas se se tem um CARTO VIRTUAL cuja mensagem de texto vem acompanhada de outras linguagens, facilitadas pelos recursos
da internet, em termos de produo e recepo multissemitica ou
multimodal, ento se pode falar em e-gnero.
Mas e o BLOG, tambm conhecido como CIBERDIRIO, DIRIO
DIGITAL ou ELETRNICO, WEBLOG, e seus diversos tipos (pessoais,
informativos, cientcos, jornalsticos, comerciais etc.)? E o MINIBLOG?
E o CHAT ou BATE-PAPO ou CONVERSA VIRTUAL? E o E-MAIL, o ENDEREO ELETRNICO, a HOMEPAGE, o PORTAL, o SITE, o E-ZINE?
BLOG e MINIBLOG: segundo Oliveira (2002), o desao de publicar dirios pessoais na internet fez parte do que se chamou de primeira onda da webescriturvel, que teve incio em 1994, quando pessoas
comuns comearam a construir um site pessoal e nele, diariamente,
escrever o dirio ou jornal ntimo. Esse perodo esteve limitado pela
oferta de ferramentas que facilitassem a postagem de dirios on-line
na rede. A segunda onda surgiu mais recentemente com o fenmeno
dos weblogs (web rede de computadores mais log tipo de dirio de
bordo de navegadores), que so pginas de comentrios atualizados
frequentemente. Essa nova onda faz a internet retornar proposta inicial de Tim Berners-Lee4, seu criador, de torn-la uma mdia interativa,
onde usurios seriam capazes de ler e publicar documentos.
O blog pode ser denido, ento, como jornal/dirio digital/eletrnico pessoal publicado na web, normalmente com toque informal,
atualizado com frequncia e direcionado ao pblico em geral. Blogs,
geralmente, trazem a personalidade do autor, seus interesses, gostos, opinies e um relato de suas atividades. Portanto, geralmente
4
Disponvel em: <http://info.cern.ch/NextBrowser.html>. Acesso em: nov. 2013.
223
Srgio Roberto Costa
so simples, com textos curtos, predominando os narrativos (relatos),

descritivos e opinativos. Esses textos so conhecidos tambm como
artigos ou posts (forma substantiva do verbo to post, em ingls),
que podem receber comentrios dos leitores de blogs. As postagens
so organizadas, tradicionalmente, de forma cronologicamente inversa na pgina; de modo que as informaes mais atualizadas aparecem
primeiro. Um artigo deve seguir a temtica proposta pelo blog, embora permita uma ampla liberdade opinativa. Em resumo, o blog o
gnero discursivo da autoexpresso, isto , da expresso escrita do
cotidiano e das histrias de pessoas comuns.
Pode-se dizer que weblogs (blogs) se dividem em duas categorias: os weblogs pessoais, que so uma espcie de dirios, como se viu
acima; e os blogs informativos, cujos alvos so grupos de leitores com
interesses comuns. Mas h, tambm, os chamados knowledge management logging (k-logging ou k-logs ou k-blogs) da rea dos negcios.
A expanso do bloguismo, pessoal ou prossional (autoria e
edio dos prprios textos ou de qualquer outro material, como desenhos, fotos fotoblogs etc. num blog) e a criao de novos termos
referentes ao gnero tm sido tamanha nos ltimos anos que se criou
o verbete blogrio (blog + o suxoario), que seria uma espcie de
glossrio/dicionrio desses novos termos. Surgiram, tambm, BLOGDEX um ndice de blogs com as ideias mais difundidas num determinado tempo e o BLOGROLL uma lista dos principais blogs, em forma de coluna. Sem falar no BLOGPOEMA e no BLOGNOVELA, talvez
novos gneros literrios publicados nos blogs.
Por causa disso tudo (diversidade dos textos postados: pessoais, prossionais e seus tipos , alm da diversidade de temas e objetivos), que vm as divergncias de opinio dos pesquisadores: para
uns, blog gnero, para outros, suporte de inmeros tipos de textos
ou, ainda, ambientes, que so domnios de produo e processamento de textos na internet, que contm vrios tipos de gneros e onde
podem emergir outros novos gneros.
224
Nessa mesma linha, entram HOMEPAGE, PORTAL, SITE, entendidos ora como gneros ou gneros introdutrios, ora como ambientes. Uma homepage a pgina de entrada ou inicial de um site/
stio (que tambm pode ser uma instituio, pois oferece servios aos
usurios, como servidor), mas o termo pode ser usado tambm para
indicar a pgina principal de uma determinada seo. Ela tem duas
funes bsicas: introduz o usurio ao contedo geral do site/stio e
funciona como a porta ocial para a web. Teria origem e semelhana em certos gneros jornalsticos, como a primeira pgina de jornal
que indica, promove e orienta a leitura do contedo do jornal em
seus vrios cadernos. Em ambos (pgina inicial de jornal e homepage)
podemos encontrar sumrio, palavra-chave, manchete, ndice, quadros, links, que ajudam a localizao de informaes, notcias e outras
que so procuradas. Como esse tipo de gnero introdutrio contm
outros gneros, como os citados acima (formariam uma colnia de
gneros relacionados, conforme Bhatia [2004]), h estudiosos que
consideram a homepage como ambiente.
Marcuschi (2003) diz que, para alguns autores, a homepage e,
at mesmo, o site um gnero; mas, para outros, um suporte. Para
ele a homepage um suporte e no um gnero. Como argumento
cita a homepage institucional que carrega uma srie de gneros, bastando observar a de qualquer universidade para se ver a diversidade
de coisas feitas nela. Entre outras coisas, diz, est ali a possibilidade
da matrcula de alunos on-line. Ainda, segundo ele, no caso de uma
homepage de algum servidor da internet como a UOL, trata-se de um
servio ou suporte de outros suportes, j que ali esto revistas, jornais
e livros.
Contudo, achamos que o propsito comunicativo da homepage, tanto no modo de leitura (j que um texto) como no modo de navegao (links genricos e especcos), j que a web um novo meio
(nova mdia), apresenta novas estratgias retricas de leitura hipertextual (combinao de recursos visuais, auditivos e audiovisuais: gr-
225
Srgio Roberto Costa
cos, neogrcos, cones diversos, cores, sublinhas etc.) que fazem

dela um novo gnero introdutrio virtual (eletrnico-digital).
Quanto ao CHAT/BATE-PAPO VIRTUAL, trata-se, de um lado,
do ambiente onde os usurios conversam teclando em salas abertas ou privadas, com formatos de pgina WEB. Inicialmente, caram
conhecidos os tradicionais servidores IRC (Internet Relay Chat) e ICQ
(I seek you). De outro lado, tem-se realmente um novo e-gnero eletrnico-digital, denido como conversa/conversao informal teclada
em tempo real atravs da internet portanto, virtual, no presencial,
pois interlocutores se encontram em espaos diferentes. Caracteriza-se como uma escrita abreviada, sincopada, parecida com a escrita
escolar inicial. Os usurios de internet usam um cdigo discursivo escrito complexo (alfabtico, semitico, logogrco), em que, simultaneamente, misturam alfabeto tradicional, caretinhas, scripts etc. para
conversar teclando, portanto escrevendo. Usam abreviaes, sncopes e outros recursos (alongamentos, caixa alta etc.). Trata-se de um
novo cdigo discursivo e cultural em que recursos j existentes (sinais
de pontuao, abreviaes, elementos grcos, maisculas etc.) so
reutilizados pelos usurios para o desenvolvimento do falar-escrito ou
da escrita-oralizada, de carter hbrido, que caracteriza os chats (bate-papo) da internet, uma interao bastante informal (chat mode).
Novas motivaes enunciativas (relaes de amizade, atitudes ldicas
do falar-escrever, procura de expressividade, afetividade ou emotividade) dessa nova esfera de vida social criam uma nova variedade de
conversao e de linguagem, especca desse novo modo de comunicao. A conversa do cotidiano, a conversa telefnica e o chat so atos
de fala mediados pelo dilogo, forma cannica da conversao, mas
so gneros textuais diferentes.
A homonmia do E-MAIL, por sua vez, deve ser levada em considerao para se saber a que est se referindo: pode ser usado para
o sistema de transmisso, como CORREIO ELETRNICO (suporte/ambiente ou servio de transporte de variados gneros: ofcios, cartas,
226
propagandas, e-mails etc.); para o endereo eletrnico dos usurios

(qual seu e-mail? abaixo) e, por metonmia, para o prprio texto
(recebi um e-mail = mensagem eletrnica). neste ltimo sentido que
se trata dele aqui como gnero da rea epistolar, denido como mensagem eletrnica escrita, geralmente assncrona, trocada entre usurios de computador ou de celular que possuam internet. um gnero
emergente original, com qualidades lingusticas, enunciativas e pragmticas prprias; embora possa ter um formato textual semelhante
a uma carta, a um bilhete, a um recado ou a um fax. Seu tom coloquial e direto muito eciente e ecaz. No h perda de tempo, nem
frmulas convencionais. Vai-se diretamente ao assunto, sem obrigatoriedade de comeos formais, como acontece tambm no bilhete.
Diferentemente do fax, o correio eletrnico (e-mail) permite que se
modique um texto enviado, com sobreposies de discursos; pois
h possibilidades tcnicas para fragmentar e divulgar uma mensagem
em diversos espaos. Para edit-lo, tanto em termos de produo ou
de recepo, basta copiar, colar ou cortar parte ou o todo do contedo
de uma mensagem. Tambm pode ter textos anexados (attachment).
ENDEREO ELETRNICO ou ENDEREO de E-MAIL: caixa postal para troca de mensagens na internet (Rede). o endereo para
onde devem ser enviadas as mensagens. O endereo de e-mail
formado pelo nome de usurio (username ou apelido/nickname) e o
nome de domnio a que ele pertence. Por exemplo: costasero@uol.
com.br. Neste exemplo, costasero o username que o usurio escolheu para utilizar no Universo Online. E uol.com.br o nome de domnio do UOL. Detalhando: nome + arroba + servidor + natureza do
provedor + pas.
Zanotto (2005, p. 110), no Quadro 22: Estruturas do e-mail,
assim o caracteriza:
227
Srgio Roberto Costa
Ibral
viso.
com.
br
Nome
Arroba
Nome do
servidor
Organizao
Pas
Nome ou
abreviatura
do nome do
proprietrio
da caixa de
correio
Smbolo com
o sentido de
em (lugar
em que);
designa o
endereo do
provedor
Abreviatura
que indica
o tipo de
organizao
qual pertence
o endereo
(comercial,
governamental,
organizacional)
Abreviatura
de duas
letras que
indica o
pas a que
pertence o
endereo
Identicao
da mquina
encarregada
de receber
e enviar as
mensagens
H, tambm, endereo de portal ou homepage que oportuniza

o acesso a sites/stios e segue o protocolo prprio da Web: <http> +
dois pontos + duas barras + sigla www + ponto + nome da homepage
+ natureza do provedor + ponto (pode ser: com. = comercial; gov. =
governamental; org. = organizao no lucrativa; mil. = militar; net. =
rede) + pas. (<http://www.uol.com.br>) H, contudo, endereos que
terminam na natureza do provedor, sem o ponto, como comum nos
Estados Unidos (<http://www.libraryjournal.com>) e mesmo no Brasil (<http://www.hotmail.com>). Aps o endereo bsico, seguido
de uma barra, podem aparecer links para outras informaes especcas do assunto pesquisado na web (<http://www.direitonet.com.br/
dicionariojuridico>).
Tanto o endereo pessoal quanto o de homepage devem conter
todas as informaes, como caracteres e siglas, por exemplo. Acentos
e diacrticos no so usados, exceto os dois pontos e o ponto, como
mencionado anteriormente. Caso contrrio, a correspondncia no se
efetiva ou o acesso a homepages e sites/stios negado. Ou seja, o
endereo eletrnico exato e padronizado.
Para fechar os exemplos, observemos a cibercultura miditicojornalstica (Webjornalismo/Jornalismo digital), onde o computador
228
no apenas um auxiliar, mas uma plataforma de produo e circulao de textos jornalsticos, que constituem um conjunto de dados de
natureza textual, sonora e imagtica.
Podemos resumir algumas caractersticas do Webjornalismo/
Jornalismo digital (BARBOSA, 2007) que contemplam os conceitos de
cibridismo, hibridizao e nomadismo:
recursos de multimdia (sons, animaes, infogrcos interativos) na composio do ciberperiodismo e nas narrativas multimiditicas;
dinamismo, nomadismo, e uidez dos textos informativos,
pelo uso de weblogse microblogs (Ex.: acidente do Furaco Katrina);
linguagem mltipla, complexa, composta/entrelaada: (i) conjunto visual lingustico; (ii) conjunto visual paralingustico (fonte, espao geogrco da pgina, recursos grcos etc.) e (iii) conjunto visual
no lingustico (desenhos, imagens, sons, fotograas, cor etc.) usados
simultaneamente;
insero de e-mails, comentrios, adio a sites de
bookmarks, escolha do melhor contedo, eleio de critrios e credibilidade por meio de votao (RRS Really Simple Syndication),
newsletter, verificao de estatsticas de acesso, postagens por
meio de blogs, fotoblogs etc.;
processo de produo on-line via gerenciadores de contedo
com interfaces amigveis e via ferramentas de udio, vdeo, imagem,
ash, slide show etc.;
outras mdias, como os celulares e mquinas fotogrcas digitais com recursos avanados de produo de imagem, udio e vdeo
facilitam a vida do jornalista, que edita e incrementa a estrutura noticiosa, utilizando sistemas de edio gratuitos e disponveis na rede.
Para exemplicar, vamos destacar o gnero infogrco como
um gnero emergente sui generis do jornalismo eletrnico-digital.
229
Srgio Roberto Costa
Infogrcos so quadros informativos que misturam texto e

ilustrao para transmitir uma informao visualmente. Em vez de
narrar, o infogrco mostra a notcia como ela , com detalhes mais
relevantes e forte apelo visual. Os infogrcos so grande atrativo
para a leitura das matrias. Facilitam a compreenso do texto e oferecem uma noo mais rpida e clara dos sujeitos, do tempo e do espao
da notcia. So representaes visuais de informao. Esses grcos
so usados onde a informao precisa ser explicada de forma mais
dinmica, como em mapas, jornais e manuais tcnicos, educativos ou
cientcos. um recurso, muitas vezes, complexo; podendo se utilizar
da combinao de fotograa, desenho e texto.
No design de jornais, por exemplo, o infogrco costuma ser
usado para descrever como aconteceu determinado fato, quais suas
consequncias. Alm de explicar, por meio de ilustraes, diagramas
e textos, fatos que o texto ou a foto no conseguem detalhar com a
mesma ecincia.
Em outras palavras, trata-se de uma criao grca que se utiliza de recursos visuais, conjugados a textos curtos, com o objetivo de
divulgar informaes jornalsticas, sucinta e atraentemente, em jornalismo impresso, tele e webjornalismo5.
Consideraes nais
Nesta palestra, procuramos, a partir de uma breve retomada
histrica da produo, veiculao, recepo e arquivamento do conhecimento humano e do surgimento das TDICs (Tecnologias Digitais
da Informao e Comunicao), compreender a emergncia de novos
gneros (e-gneros) e das relaes discursivas, enunciativas, estilsticas, editoriais e pragmticas existentes entre as novas tecnologias,
suas ferramentas e suportes, modos de comunicao e espaos/am5
230
Disponvel em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Infograa>. Acesso em: nov. 2013.
bientes enunciativos da/na cibercultura; cujo resultado um ambiente enunciativo de comunicao eletrnico-digital: a e-comunicao.
Nela se do processos revolucionrios de escrita e leitura que podem
ser chamados de WEBWRITING e WEBREADING, termos que podem ser
usados tanto na internet, no webjornalismo quanto na editorao; ou
seja, na mdia digital (pginas de internet, intranet, CD, CD-ROM, interfaces de aparelhos WAP etc.).
Assumindo que WEBWRITING se refere ao processo de produo e veiculao hipertextuais e WEBREADING ao processo de recepo e armazenamento e em ambos, respectivamente, se tm contextos e situaes de produo e recepo de textos mediadas por
interfaces conectadas em rede que permitem experincias de escrita/
escritura e leitura/audio agenciadas pela hibridizao das linguagens (multissemiose/multimodalidade) e cibridizao dos espaos (interconexo entre o espao real e o virtual) , procuramos, a partir da
concepo de alguns construtos tericos, analisar (fazer um balano
crtico) alguns verbetes/artigos, salientando que os questionamentos, as discusses e dvidas geralmente se referem a certos termos
em que h polmica terica se seriam (e-)gneros, suportes, veculos,
eventos discursivos, ambientes ou outros.
A questo muito complexa tanto em relao ao entendimento do que sejam gneros textuais quanto compreenso da complexidade social da circulao, veiculao, armazenamento e gesto de
textos (documentos). Alm disso, nem sempre a deciso a respeito da
identicao de um gnero, um ambiente, um suporte, servio, evento ou espcie clara, pois as fronteiras dependem da perspectiva da
observao e do modo como se encaram os fenmenos.
No incio da introduo, falamos em possveis desdobramentos
prticos, numa parceria indita entre um linguista (aplicado) e arquivologistas. Mas o que um leigo em Arquivologia, como eu, poderia
sugerir alm da necessidade de se possuir um conhecimento terico
mnimo sobre informtica, novas tecnologias, gneros textuais virtu-
231
Srgio Roberto Costa
ais, mdia, hipertexto, lingustica computacional, dentre outros, como

requisitos bsicos para agir em reas especcas como a preservao
e a representao da informao digital, a classicao e o arquivamento de e-gneros, a gesto de documentos em meio eletrnico e
uma innidade de funes ocorridas em meio digital?
Se pensarmos que a proposta deste seminrio contida no ttulo
de dar nomes aos documentos e a de nossa palestra de fazer um
balano crtico de e-gneros portanto uma anlise emprica de
elementos/caractersticas relevantes do discurso eletrnico-digital e
seus textos , sugerimos que, alm da necessidade dos conhecimentos tericos apontados, h necessidade de se fazerem mais pesquisas/
estudos de aplicao de metodologias empricas de coleta de dados
e anlise in loco, para classicar, armazenar e arquivar gneros emergentes do discurso eletrnico-digital. Assim, talvez, estejamos aliando
teoria e prtica.
Para tal, a compreenso da origem scio-histrica, do domnio
discursivo (lugar onde os gneros so produzidos e consumidos), da
interlocuo, do suporte onde so produzidos e circulam, da sua funo de fundamental importncia para que os gneros possam constituir um paradigma de produo, recepo, classicao e gesto de
documentos do conhecimento humano contemporneo.
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236
237
8
PALESTRA
Gneros textuais
emergentes do/no
discurso eletrnico
digital: um balano crtico
de Srgio Roberto Costa
Johanna W. Smit
gradeo pelo convite do Instituto, na pessoa de Danielle

[Ardaillon] e agradeo a professora Ana Maria [Camargo]
por ter me colocado diante de um novo desao.
O documento em meio digital faz parte de nossas vidas. Mas, ao pensar sobre o que eu falaria agora, fui obrigada a reetir
a respeito de um fenmeno que j est parecendo natural, embora relativamente recente; ou seja, esta invaso dos documentos em meio
digital em nossas vidas. O que estes documentos signicam? Como
denomin-los? E, do ponto de vista arquivstico, como entend-los?
Assunto complicado! No tenho como debat-lo, mas tentarei
complement-lo, introduzindo um vis arquivstico no tema. Peo,
Gneros textuais emergentes do/no discurso eletrnico digital:

um balano crtico de Srgio Roberto Costa
desde j, perdo pelo carter totalmente preliminar do que direi: estudei o quanto pude, mas o assunto complicado.
O assunto complicado por diversas razes a saber:
mutaes muito rpidas nos recursos que esto na moda, novos dispositivos vo sendo criados, muitas vezes, em funo
do desenvolvimento de novas ferramentas de informtica;
boa parte dos documentos aqui citados recm-chegada; embora j tenha histria e do ponto de vista diacrnico apresente alteraes importantes em seu formato, objetivos, formas
de transmisso, recursos tecnolgicos envolvidos etc.
O Minidicionrio do discurso eletrnico-digital (COSTA, 2009),
que me foi gentilmente encaminhado pela professora Ana Maria [Camargo], arrola uma srie de documentos, discursos e formatos. Com
a nalidade de tentar entender e sistematizar este universo to multifacetado, numa tica arquivstica, proponho, inicialmente, uma tentativa de organizao dos documentos tendo por base nfases,
j que uma organizao em classes autoexcludentes me parece impossvel neste caso. No tratarei dos diferentes discursos, textos ou
suportes da informao em meio digital, mas tentarei falar dos ditos
documentos em meio digital, transmitidos pela web, sem pretenso
exaustividade. Fica claro, tambm, que estou me pautando por uma
viso que pode ser chamada de funcionalista; ou seja, estou tentando entender os documentos pela funo que lhes atribuda, sem ignorar que outras questes arquivsticas, particularmente o princpio
da provenincia, so essenciais:
239
Johanna w. Smit
tipos de
dispositivos
Dispositivos que
enfatizam os objetivos
e pblicos que se quer
alcanar
Dispositivos
que enfatizam a
comunicao de
contedo 1 1 ou
1n
Detalhamento
exemplos retirados do
dicionrio (Costa, 2009)*
comunicao 1 n,
com nfase no objetivo
perseguido
anncio, banner, cartaz,

placa, letreiro, outdoor,
petio, reivindicao,
conferncia, blog, catlogo
virtual, demo
comunicao 1
n, prevendo
interatividade
frum de discusso, grupo

de discusso
comunicao 1 n,
para espalhar notcias
fofoca, comentrio, ame,

hoax
nfase na transmisso
do contedo
artigo, post, paper

aviso, bilhete, mensagem,
comunicado, torpedo,
recado, carto virtual
destinatrio(s)
conhecido(s) ou
desconhecido(s)
chat, bate-papo, e-mail
Dispositivos para
identicao de
produtor e/ou
destinatrio
Dispositivos que
identicam o produtor
apelido, assinatura,
autorretrato, perl,
endereo eletrnico
incluindo ideia de
ambiente eletrnico
portal, site, homepage
Dispositivos com
nfase na ferramenta
barra, menu, link, senha
Dispositivos com
nfase no ambiente
de transmisso
redes sociais
* Descartei os prexos e-, ciber, tele ou web e os suxos digital, eletrnico ou virtual:
a justicativa segue mais frente.
240

Avanamos na compreenso deste universo, muito presente e,

ao que parece, naturalizado na prtica cotidiana? No me parece que
este seja o caso. O quadro mistura:
procedimentos ditados pela tecnologia (senha, perl, login);
recursos ou ferramentas tecnolgicas (link, barra);
modos ou ambientes de transmisso ou interao(redes sociais, chat);
tipos de documentos e/ou ambientes, que todos tm em
comum o fato de serem produzidos, transmitidos e recebidos
em meio digital, mas com objetivos muito variados (e-mail,
site, carto, blog, post, torpedo etc.).
Espero que todos concordem: a questo continua nebulosa.
Avano no debate, propondo um novo recorte: ater-me aos tipos
de documentos e/ou ambientes, pois esta a parcela do debate que
mais nos aproxima da viso arquivstica, salvo engano. Passo a propor
respostas s perguntas enunciadas pelo seminrio, a saber:
1. Como denominar estes documentos/ambientes/dispositivos?
2. Como denominar e tratar estes documentos quando inseridos numa tica arquivstica?
1. Como denominar estes documentos/

ambientes/dispositivos?
Para simplicar, adotarei o termo dispositivo que, de acordo
com o dicionrio Houaiss, pode signicar tanto um conjunto de aes
planejadas e coordenadas, visando a um m quanto, no domnio da informtica, um conjunto de componentes fsicos ou lgicos que integram
ou esto conectados a um computador, e que constituem um ente ca241
Johanna w. Smit
paz de transferir, armazenar ou processar dados (INSTITUTO ANTNIO

HOUAISS DE LEXICOGRAFIA, 2009).
Tenho a impresso que enfatizamos um modo de produo,
transmisso e recepo (meio eletrnico, web) quando reunimos
dispositivos to diversos como o e-mail, um blog ou um portal, para
citar alguns exemplos. Estes dispositivos tm objetivos muito diversos, apresentam estruturas diferentes, envolvem questes tecnolgicas diferentes e, portanto, so diferentes. Parece-me, tambm,
que ainda sentimos certo desconforto diante de tanta novidade.
chegado o momento para explicar porque suprimi os prexos e-,
ciber, tele e webou os suxos digital, eletrnico e virtual:
a distino, atravs da nomeao, entre o documento tradicional
e o outro, digital1, me parece apontar para uma falta de familiaridade com o documento digital, certo desconforto diante deste novo
mundo documental. Documento arquivstico documento arquivstico, independentemente de seu suporte ou tecnologia. E, repito,
no ignorando outras caractersticas do documento arquivstico,
enfatizo aqui sua funo, na esperana de simplicar um pouco a
questo.
Avano na discusso atravs de dois exemplos: o e-mail e o portal.
e-mail at hoje identicado por graas diferentes (e-mail,

email, EMail, mail, em ingls, em portugus tambm conhecido por
correio eletrnico ou mensagem), designa um mtodo para troca de
mensagens digitais de um autor para um ou mais destinatrios. O termo aparece na dcada de [19]70, na literatura, para nomear transmisses eletrnicas de mensagens, por exemplo, por fax. Com o advento
da internet, o e-mail passa a ser entendido como uma troca de mensagens digitais por intermdio da internet. Se, no incio, a troca somente
1 Digital, no eletrnico, pois h documentos eletrnicos que no so digitais: o fax,
por exemplo.
242

era possvel quando produtor e destinatrio estavam conectados (logados) ao mesmo sistema ou rede interna, hoje, a compatibilidade
entre os diferentes sistemas e provedores garantida e a recepo da
mensagem no supe o destinatrio conectado.
Ao longo do tempo, diferentes recursos tecnolgicos foram
sendo incorporados (por exemplo, o responder, responder a todos, encaminhar, a possibilidade de incluir anexos). Se, no incio,
a mensagem se limitava a um texto em caracteres ASCII [American
Standard Code for Information Interchange], hoje possvel incluir imagens, links a outras fontes da internet etc. No entanto, um
e-mail da dcada de [19]70 parece muito, em sua estrutura, com
um e-mail hoje (WIKIPEDIA, e-mail) contendo cabealho e corpo da
mensagem:
CABEALHO composto de informaes que identicam
quem envia a mensagem;
a data e horrio de envio da mensagem. Na recepo, o destinatrio v esta informao traduzida para seu horrio local;
identicao de destinatrio(s) assumido(s), copiado(s) (cc
carboncopy) e ocultos (bcc blindcarboncopy);
assunto.
importante ressaltar que tantas outras informaes so geradas e no cam visveis para o produtor ou o(s) destinatrio(s) aparentes: por exemplo, o caminho percorrido, que aparece somente
quando o e-mail no pode ser entregue e a mensagem que nos volta
mostra o caminho percorrido e as datas e horrios nos quais o sistema
tentou executar a entrega da mensagem.
CORPO DA MENSAGEM com funes iniciais muito prximas

de um ato de correspondncia.
243
Johanna w. Smit
Se a estrutura bsica do e-mail visvel ao usurio praticamente

no mudou ao longo do tempo, seu uso, ou funo, foi objeto de muitas mudanas.
Inicialmente, concebido como correspondncia interna para redes ou corporaes, passou a veicular publicidade, mensagens indesejadas (spam), fofocas e agresses verbais, convites, recados, fotos etc.
Vemo-nos, novamente, diante de uma pliade de tipos documentais e
nem todos podem ser caracterizados como atos de correspondncia.
Eu simplicaria a discusso distinguindo o e-mail produzido
dentro de organizaes, com objetivos institucionais, dos e-mails produzidos pelos cidados com objetivos os mais variados. Os e-mails
produzidos dentro de um contexto corporativo podem ou devem
ser mais padronizados, aproximando-se dos tipos documentais que
conhecemos: carta circular, mensagem, memorando, chamada para
reunies com pauta etc. Neste caso, estaramos diante de tipos documentais conhecidos, mas produzidos, transmitidos e recebidos pela
via digital.
No se trata de uma nova espcie documental, embora a denio de espcie documental possa parecer adequada para denir o e-mail:
congurao que assume um documento de acordo com a disposio e a
natureza das informaes nele contidas (CAMARGO; BELLOTTO, 1996).
Tampouco se trata de distinguir os e-mails pelo assunto, mas
identicar os diferentes tipos documentais transmitidos atravs do
e-mail: documentos de correspondncia, documentos normativos, documentos informativos etc., e voltamos a um terreno mais conhecido.
Em resumo, ca claro que o mesmo termo denomina um modo
de transmisso de mensagens e uma variedade de tipos documentais
transmitidos digitalmente. Podemos, adotando um ponto de vista arquivstico, ignorar o modo de transmisso e devemos identicar os
tipos documentais transmitidos digitalmente, o que torna a tarefa
mais leve.
244

PORTAL ou site, ou stio, ou homepage cito o dicionrio elaborado pelo professor Srgio [Costa]: se prope ser a porta de entrada
da web para as pessoas em geral. Tipicamente, um portal possui um catlogo de sites e um mecanismo de busca. Um portal pode oferecer ampla
variedade de servios, tais como correio eletrnico, fruns de discusso,
dispositivos de busca, informaes gerais e temticas, pginas de comrcio eletrnico e muitos outros (COSTA, 2009, p. 74).
notria a variedade grca, visual e esttica dos diferentes
portais. Neste caso, no possvel falar numa estrutura relativamente
padronizada. Mas todo portal tem um endereo eletrnico sua URL
e medida que inclui sites, isto signica que ele contm as trilhas
que permitem chegar aos outros sites (os links).
Novas questes podem ser enunciadas: todos os dispositivos
tm uma denominao em portugus? E quando a tm, esta denominao conhecida ou usada por todos? Como traduzir podcast? E
spam?
Parece-me difcil ser muito purista, em termos de lngua portuguesa, nesta discusso o que no deixa de ser um problema. Pragmaticamente, teremos que pensar em adotar a denominao em lngua inglesa para muitos termos e lembrar que alguns termos at que
so bem conhecidos em portugus (por exemplo, correio eletrnico
para e-mail, stio para site mas nem todos adotam estas tradues).
Adotar termos em duas lnguas diferentes nunca foi considerado uma
boa soluo quando objetivamos atribuir consistncia s denominaes no contexto de algum sistema de informao; mas, ao que tudo
indica, teremos que correr o risco.
Voltemos ao incio: como denominar este leque de dispositivos
digitais? Podemos mudar um pouco a pergunta: necessrio nos preocuparmos com a denominao de todos os dispositivos, numa tica
arquivstica?
245
Johanna w. Smit
2. Como denominar e tratar estes

documentos quando inseridos numa tica
arquivstica?
Se a discusso sobre a denominao dos dispositivos bastante
complexa, sua anlise do ponto de vista arquivstico talvez seja mais
complexa ainda. A complexidade se explicaria pelo carter recente
destes tipos documentais? No me parece que esta seja uma boa
resposta o e-mail, para car com este exemplo, produzido desde a dcada de [19]70. Temos diculdade para nos situarmos neste
emaranhado digital? Certamente, sim. E, neste caso, estamos em boa
companhia: excetuada a gerao Y (WIKIPEDIA , Gerao Y) todos tm
uma maior ou menor diculdade para acompanhar as imensas e importantes transformaes pelas quais a produo e comunicao da
informao passaram nos ltimos 40 anos.
No entanto, apesar da diculdade, ser necessrio aprendermos a conviver com este mundo em constante ebulio digital. Visando simplicar uma discusso que, de simples, no tem nada, recorro
distino proposta pelo projeto InterPARES para os documentos digitais (DURANTI, 2010):
Documentos digitais estticos, ou seja, aqueles que apresentam forma xa e contedo estvel. Documentos digitais estveis podem ser abertos, fechados e posso navegar neles, sem
alter-los. Conhecemos estes documentos, sabemos trabalhar
com eles. Sabemos at o que fazer para preservar sua autenticidade, atravs da incluso de metadados, trilhas de auditoria,
adoo do formato PDF/A etc. Reconheo que, boa parte dos
documentos que estamos analisando neste momento, no se
enquadra nesta categoria.
Documentos digitais interativos no dinmicos as regras
que gerenciam forma e contedo so xas e o contedo se-
246

lecionado a partir de dados armazenados no sistema. A interatividade , portanto, limitada; mais aparente do que real, pois
a variabilidade limitada e controlada. O catlogo de vendas
on-line um exemplo, os bancos de dados corporativos constituem outro exemplo. Estamos diante de documentos arquivsticos armazenados que podem ser manifestados na tela
do computador de acordo com regras previamente determinadas. o caso de relatrios que podem ser gerados a partir
de bancos de dados. A questo que se coloca, ento, se, institucionalmente, sero preservados os documentos manifestados ou os armazenados o que, obviamente, no constitui
uma deciso nada simples.
Documentos digitais interativos dinmicos as regras que

gerenciam forma e contedo podem variar. Se forma e contedo podem variar sem que seja possvel prever estas variaes, no possvel considerar estes documentos arquivsticos; pois podem mudar sem controle e, portanto, no podem
provar o que foi, como foi ou porque foi. No podem constituir prova de transaes passadas. Trata-se de documentos
potenciais, que podem ser transformados em documentos
arquivsticos; mas isto demanda solues polticas e tecnolgicas. Muitos dos documentos citados pelo professor Srgio
se enquadram nesta categoria a meu ver.
Passo, agora, a perpetrar uma ltima ousadia: retomo o quadro

inicial e incluo, nele, as distines propostas para os documentos digitais pelo projeto InterPARES:
247
Johanna w. Smit
tipos de
dispositivos
Dispositivos
que
enfatizam
os objetivos
e pblicos
que se quer
alcanar
Dispositivos
que
enfatizam a
comunicao
de contedo
1 1 ou 1
n
detalhamento
exemplos
retirados do
dicionrio
(COSTA, 2009)
categorizaoInterPARES
comunicao 1
n, com nfase
no objetivo
perseguido
anncio,
banner, cartaz,
placa, letreiro,
outdoor,
petio,
reivindicao,
conferncia,
blog, catlogo
virtual, demo
Documentos
digitais interativos
no dinmicos
desde que
regras claras
sejam adotadas
ou documentos
dinmicos
comunicao 1
n, prevendo
interatividade
frum de
discusso, grupo
de discusso
Documentos
dinmicos
comunicao
1 n, para
espalhar
notcias
fofoca,
comentrio,
ame, hoax
Documentos
dinmicos
nfase na
transmisso do
contedo
artigo, post,
paper aviso,
bilhete,
mensagem,
comunicado,
torpedo, recado,
carto virtual,
e-mail
Documentos
no dinmicos
desde que
regras claras
sejam adotadas
ou documentos
digitais estticos
chat, bate-papo,
e-mail
Documentos
dinmicos
destinatrio(s)
conhecido(s) ou
desconhecido(s)
248
K
L

Dispositivos
para
identicao
de produtor
e/ou
destinatrio
apelido,
assinatura,
autorretrato,
perl, endereo
eletrnico
Documentos
dinmicos
portal, site,
homepage
Documentos
dinmicos
Dispositivos
com
nfase na
ferramenta
barra, menu,
link, senha
Documentos
dinmicos
Dispositivos
com
nfase no
ambiente de
transmisso
redes sociais
Documentos
dinmicos
Dispositivos
que
identicam o
produtor
incluindo ideia
de ambiente
eletrnico
No preciso enfatizar que a tentativa acima apresentada ,

certamente, discutvel e que os documentos categorizados como estticosJou interativos no dinmicosKsupem uma srie de
cuidados em sua produo, transmisso e guarda; alm de regras prdenidas de transformao de sua forma, no que diz respeito aos documentos interativos no dinmicos. E, conforme dito, os documentos
interativos dinmicos Lso somente documentos arquivsticos em
potencial; cabendo a cada instituio ou pessoa decidir se vale a pena
transform-los em documentos estticos ou no dinmicos para que os
mesmos consigam desempenhar o papel de pontes do tempo, permitindo trazer ao presente o que foi, como foi e porque foi.
Para encerrar, de forma totalmente preliminar e provisria, eu
proporia a organizao do imbrglio nos seguintes pontos:
1) Distinguir os documentos digitais produzidos em ambientes
controlados (organizaes, instituies, empresas) dos do-
249
Johanna w. Smit
cumentos produzidos pelos cidados certamente, menos

padronizados.
2) No caso dos documentos digitais produzidos em ambiente
institucional, distinguir a identicao dos tipos documentais independentemente do modo de produo e transmisso digital de questes de preservao de autenticidade e
integridade dos mesmos. No me parece que questes de
denominao devam nos preocupar muito, j que boa parte
dos documentos, se no a totalidade, j conhecida e devidamente nomeada. Certamente, os maiores desaos se
concentram nas questes de preservao de autenticidade e
integridade dos documentos. No entanto, importante lembrar que, por mais que se padronizem os documentos institucionais, isto no evita que a instituio receba documentos
de outras provenincias, padronizados de outra maneira ou
no padronizados.
3) No caso dos documentos produzidos pelos cidados e que,
potencialmente, incorporam seus arquivos pessoais, certamente muito mais estudos sero necessrios, dada a maior
variabilidade dos documentos e sua menor previsibilidade
em termos de forma e contedo.
4) Tanto os documentos digitais produzidos institucionalmente quanto pelos cidados apontam para uma necessidade de
passarmos de um ponto de vista descritivo para um ponto
de vista prescritivo, a m de deixarmos de ser refns de documentos que, muitas vezes, no apresentam as necessrias
caractersticas arquivsticas. Passar para um ponto de vista
prescritivo no isto que estamos chamando de diplomtica?
Termino citando uma frase do professor Srgio [Costa]: Em
suma: predominam, [...] a dialogia, a polissemia, a polifonia, a carna-
250

valizao discursiva, no sentido bakthiniano dos termos, em contraposio monotonia da linearidade subjetivista ou objetivista das linguagens, se que h. E eu acrescento: justamente a carnavalizao
discursiva na literatura, na poesia e na web tima, criativa, dinmica; mas, nos arquivos, um problema.
REFERNCIAS
CAMARGO, A. M. de A.; BELLOTTO, H. L. (Orgs.). Dicionrio de terminologia arquivstica.
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recordkeeping: a reader. London: Facet, 2010. p. 65-88.
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WIKIPEDIA. E-mail. Disponvel em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/E-mail>. Acesso em: 17
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WIKIPEDIA. Gerao Y. Disponvel em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Gerao_Y>.
Acesso em: 17 out. 2013.
251
9
DEBATE
Debate com
o pblico
Plateia: Johanna [Smit], chamou minha ateno sua observao em relao ao e-mail. Queria que voc explicasse um pouco mais,
porque voc citou a denio de espcie do dicionrio e disse que
ela, talvez, no se aplicasse. Voc poderia explicar um pouco mais a
sua armao de que o e-mail tem uma estrutura, cando a variao
por conta do contedo, ou seja, da substncia. E, a sim, vamos identicar funes diferentes ou, at mesmo, arquivos anexados que so
diferentes e que podem fazer com que ns caminhemos para uma denominao que no use o e-mail como espcie. No governo do Estado
do Rio de Janeiro, no programa de Gesto, ns traduzimos e-mail por
mensagens eletrnicas, e estamos usando esta denominao como
espcie e, talvez, esteja equivocado esse nosso entendimento.
Johanna Smit: Sim, uma coisa o modo de transmisso, pela internet, que comeou pelo fax. Agora, hoje a gente pensa s em internet, mas como modo de transmisso. Isso no espcie, isso modo
de transmisso. Enquanto coisa transmitida, acho que deveramos evitar o termo e-mail porque ele polissmico e comear a dizer: Bom,
o que ele transmitiu? Foi uma mensagem? Foi um documento diretivo? Foi uma correspondncia ocial? Foi publicidade? Foi uma foto?
Debate com o pblico
Um link para outro site? Comear a ver o que transmitido atravs

do corpo da mensagem e, a sim, voltar quele campo que a gente
conhece, e identicar, separando claramente o modo de transmisso
daquilo que transmitido.
Plateia: Mas, ento, voltando perspectiva da tipologia espcie mais atividade , que proposta ns teramos para denominar essa
estrutura?
Ana Maria Camargo: Acho que uma pergunta interessante.
Vou comparar com o telegrama. O telegrama, que ns no temos dvida em considerar uma espcie, incorporou todas as caratersticas do
seu meio de transmisso, que era o telgrafo. Ele precisava ser curto,
porque o preo aumentava com o tamanho da mensagem. No se usavam os conectivos, e a pontuao era substituda pelas letras pt (ponto) e vg (vrgula). A chamada linguagem telegrca, expresso que
ainda sobrevive, dava margem a piadas do tipo Mame morreu enterro amanh. Notcia brutal em quatro palavras, sem atenuantes...
O telegrama incorporava uma srie de elementos que eram tpicos da
sua forma de transmisso. No deixa de ser uma aberrao, portanto,
termos hoje o telegrama fonado ou o telegrama pela internet. O
nome sobreviveu, mas o documento virou outra coisa, sem mais aquelas caratersticas da linguagem telegrca e econmica. O professor
Srgio [Costa] estava falando em 140 caracteres. Ns temos em nosso
arquivo telegramas muito longos, de pessoas ou instituies que podiam custe-los. Em relao ao e-mail, sempre achei que ele criou um
estilo, que seria o da super-informalidade.
Ns transmitimos, no corpo do e-mail, sem ser como anexo; s
vezes, o relatrio inteiro vai junto. Ento, ele no uma guia de encaminhamento, no um bilhete descomprometido e informal, porque
ele, s vezes, tratado assim. Ns temos aqui na Fundao iFHC, uma
troca de correspondncia por e-mail no arquivo de Ruth Cardoso sobre a organizao de um evento. As pessoas estavam em pontos dife-
254
rentes do pas, trocavam e-mails. Essa troca ca em papel portanto,

estvel e ns tnhamos que denir que documento era aquele; no
a troca de mensagens, mas o conjunto dessas mensagens. Ento, que
palavra ns adotamos para isso? Ns colocamos conversao. Ao
denirmos o que era aquilo, o que nos apareceu mais adequado foi
conversao. Ns tambm temos esse problema de nomear arquivos. Na nossa caraterizao do documento nunca poderia haver essa
ideia de botar um prexo, um suxo para designar a forma na qual
foi originalmente transmitida. Ele foi acumulado impresso em papel.
Ento, o que eu tenho um documento em uma forma conhecida por
mim, mas como chamar aquilo?
O que teramos que pensar do ponto de vista arquivstico,
que temos que ter campos de descrio que contemplem vrias coisas, porque s o enunciado da espcie ou do tipo no consegue dar
conta dessas caratersticas. Dentro da tica da Lingustica Aplicada eu
vejo que a maneira de transmisso, o nmero de receptores ou o tipo
de possibilidades de resposta quero dizer, toda essa ambientao,
acaba sendo importante do ponto de vista da Comunicao. Mas, do
ponto de vista arquivstico, so outras as questes. Esses elementos
podem ser cobertos por campos especcos, que ns temos que contemplar, sim. Por exemplo, contemplar a tcnica de registro, pois caso
contrrio, as pessoas vo chamar o documento pela tcnica de registro. Por exemplo, o telegrama chamado pela tcnica de transmisso,
evocando o telex ou o telgrafo. Na verdade, uma coisa gravada em
ta cassete, ela no se chama gravao, como ns falamos, chamando
-a pelo formato. No a espcie, no a funo; mas retrata a tcnica
de registro, o meio de transmisso, o tipo de suporte, que no o
conceito usado por ns.
Ento, por isso a gente tem que fazer uma checagem desses
conceitos para tornar precisa a descrio. No exemplo, no lugar de
suporte, muitas vezes, aparece o formato. Mas, para ns, o suporte
papel, lme etc. Esses elementos so importantes porque, se a tcni-
255
Debate com o pblico
ca de registro gravao e meu suporte tico, e o formato CD, eu j

sei do que se trata; mas ele continua sendo um discurso. Ento, como
eu posso nomear o documento que est ali? Esses outros referenciais
complementam esta situao, que, muitas vezes, ns queremos que
seja incorporada ao prprio nome que o documento ostenta. Eu acho
interessante essa questo de botar e na frente, nunca tinha me ocorrido isso; mas faz parte desse desconforto e de como queremos incorporar a espcie, que ns no conseguimos enxergar como uma mesma.
Temos que incorporar porque ela foi transmitida de outra forma, a partir desses recursos etc. Ento, eu acho que, de fato, um problema. Temos alguns desses exemplos no arquivo. Ns colocamos conversao,
pode ser uma conversa gravada, seria uma conversao tambm. Por
exemplo, eu tenho uma conversao gravada e tenho a ta cassete desta conversa, mas h tambm a ta s com dois interlocutores e o dilogo [nesse caso] seria diferente. A conversao envolveria mais pessoas,
e era o caso deste documento que ns temos.
Srgio Costa: Mas a correspondncia no era por e-mail? Porque como estar trocando cartas tambm, voc conversa com a pessoa trocando cartas.
Ana Maria Camargo: Sim, mas no caso [da organizao do evento no arquivo Ruth Cardoso] a conversa era coletiva. Na conversao
o que prevalece o ato de correspondncia. A entra aquele outro
conceito: ele um relato, ele uma exposio, ele um argumento; so elementos que, para ns, so menos fundamentais. Eles esto
incorporados ao tipo documental, pois o tipo caracteriza um pouco
isso. Mas, voltando questo, o fato de ter, inicialmente, sido parte de
correspondncia se materializa nalmente no arquivo, em um nico
documento. claro que os equivalentes pessoais de cada um estaro
de um jeito.
Srgio Costa: Ento, voc teria um termo amplo para correspondncia?
256
Ana Maria Camargo: Nem usamos o termo correspondncia

porque um termo genrico. Ento, dentro dos possveis tipos de
correspondncia, o que ns poderamos colocar: feita pelo computador, pela internet, com vrios correspondentes ao mesmo tempo, mas com nmero limitado, uma conversa mesmo, as pessoas
trocam ideias. Ento, eu no sei se ocorreria para as pessoas aqui algo
diferente.
Srgio Costa: E conversao, no caria meio amplo?
Ana Maria Camargo: Poderia car.
Bruno Delmas: Queria fazer um comentrio sobre o que foi
dito nas intervenes das pessoas. Primeiro, eu penso que a funo
que dene, como um ponto de ancoragem. E, se prestarmos ateno,
existem muito mais documentos tradicionais, em papel, que encontramos sob forma eletrnica, do que poderamos pensar. Eu vou pegar um exemplo s: a nota. Costumam dizer que muito informal,
que fazemos como queremos, no? A gente manda um e-mail e o que
ele ? um envelope, para simplicar. Mas, depois, precisamos dizer o
que h no envelope. H alguns anos, z um estudo sobre as palavras
que designam as correspondncias. Tentei classic-las pela funo.
Se eu me lembro bem, achei duzentas palavras em francs. Classiquei-as em sete ou oito funes principais, que dependiam de certas
categorias. Agora, se prestarmos ateno nas partes informais que
temos nas correspondncias, podemos achar essas mesmas partes informais nas prticas manuscritas por exemplo, quando duas pessoas
que esto em dois escritrios diferentes trocam um documento informal. Vamos supor que a nota manuscrita, ou pode ser datilografada ou impressa. Neste momento, tenho uma colega com quem estou
organizando um colquio, e ela est preparando o envio do convite
eletrnico e sob a forma de papel. Dei as instrues a ela e ontem
noite recebo um e-mail dela dizendo que o correio eletrnico foi mandado, e os convites em papel esto saindo hoje. No houve frmulas
257
Debate com o pblico
antes, no houve frmulas depois, nem tem assinatura. como se ela

tivesse escrito em um post-it e o tivesse deixado em minha mesa. Ento, simplesmente, ela me mandou uma nota eletrnica; mas uma
nota, a funo a mesma. Essa nota poderia ter sido manuscrita, mas
foi eletrnica. O que importa, e o que Srgio [Costa] falou em particular, que, em todas as novas escrituras, devemos caracterizar, denir, mostrar as funes e as novas funes. Essas funes novas so
marcadores e indicadores de mudanas sociais que a tcnica introduziu em nossos comportamentos. Mas, em relao ao resto, eu acho,
como a Johanna [Smit], que h uma grande estabilidade na funo.
E esta a razo pela qual, em Diplomtica, colocamos o enfoque na
funo; porque isso que estvel, com ela que podemos seguir a
linha de pensamento e isso que nos permite a abordagem cientca.
Vamos tomar as categorias que voc citou, as que no podemos mexer, os documentos dinmicos etc. Ns preparamos um documento
tradicionalmente. Ento, havia um projeto de relatrio. Este projeto
de relatrio, algum vai anotar e vamos fazer mais uma frmula ou
mais um projeto de discurso, por exemplo e, no nal das contas,
chegaremos ao documento denitivo. Mas, na maioria das vezes, no
guardamos os rascunhos e as etapas prvias. E nos perguntamos: isso
vai ser conservado? importante conservar isso? Em certos casos no,
em certos casos, sim. Estamos com o eletrnico na mesma situao
daquela com o papel. Agora o que acontece? Mandamos um projeto,
o grifamos, o comentamos e, no nal disso, sai um documento acabado. a mesma abordagem. E, se falamos que conversao entre
duas pessoas, o que falamos quando as pessoas falam por meio de
papis? Digamos, uma troca de carta, uma troca de correio so trocas. Uma troca de e-mail a mesma coisa. Por exemplo, quando voc
tem dois escritores ou duas pessoas que trabalham em escritrio,
uma troca. Hoje essas trocas de cartas so pela via eletrnica, mas
a mesma funo. Ento, o problema de saber se essas trocas merecem ser conservadas ou no como nas correspondncias tradicionais. Quando pblica, conservamos. Agora, no [mbito] privado, s
258
vezes, conservamos pois pode ser que tenha, realmente, um motivo

; s vezes, no e uma grande pena.
Ana Maria Camargo: Ento, se eu compreendi as observaes
do professor Bruno [Delmas], ele coloca uma coisa muito interessante
aqui: muito do material que ns encontramos no arquivo material
preparatrio, que se assemelha ao rascunho; essas formas que antecedem a forma nal do documento. Em uma situao de avaliao,
muitas vezes, esse material acaba sendo descartado, no sobrevive
em geral no arquivo. No caso da secretria que deixa as providncias a
serem tomadas, uma coisa muito informal, uma agenda de um executivo ou de um cientista; mas, se esse documento nos dado como
um elemento a ser trabalhado, identicado minimamente, o que ele
seria? Ns encaramos como apontamentos de que fazer, de quais providncias tomar, de coisas a considerar dentro de um trabalho. O caderno de campo do Guimares Rosa quando ele viajava, por exemplo,
com expresses que ele poderia incorporar em personagens, bem,
para estas coisas at temos um nome. Agora, esta interlocuo que
ca retratada uma coisa nova, as conversas trocadas entre pessoas
que sobram nos arquivos pessoais tm algumas curiosidades, ns temos o que a pessoa recebe, o rascunho do que mandou quando a pessoa organizada; e uma coisa que a Viviane Tessitore me ensinou, em
uma certa categoria de pessoas, existe o hbito da devoluo da carta
depois que ela morre, como um gesto de etiqueta. Encontro no arquivo pessoal cartas que foram enviadas pelo titular do arquivo e, depois,
foram devolvidas sem [que se saiba] que aquilo era uma devoluo.
O arquivista poderia at imaginar que a pessoa fez uma carta muito parecida com a carta original e pensar que pessoa caprichosa!
mas no bem isso. uma etiqueta que se perdeu, que era restrita
nobreza. No caso de vrias pessoas se comunicando, essas ousadias
que ns tomamos aqui na Fundao iFHC partiram de uma perspectiva que no setorizou o material, tentou fazer uma abordagem arquivstica de tudo. Contextual em primeiro lugar. Era o contexto que
259
Debate com o pblico
dava signicado quilo, procurando identicar as coisas. No caso do

dicionrio do professor Srgio [Costa], incorporamos como espcies
documentais os gneros literrios todos, quero dizer, o dilogo um
gnero literrio. Que ele no chamou de literrio porque estendeu o
dicionrio oralidade, ao texto, seja ele oral ou escrito. O conceito de
texto tambm bem diferente do nosso, que s o escrito, o que
ca; e o oral, se tiver gravado e registrado em algum lugar. Ento, da
a ideia da conversao. A conversao no foi tomada como uma ao
[para que a denominao no casse restrita ] prpria atividade, o
que muito comum, mas como resultado material, documental dessa
troca de opinies, a propsito de um assunto. O contexto dessa conversao, no exemplo do Arquivo Ruth Cardoso, a organizao de
um seminrio. Jamais se poderia, s pelo nome, dar conta da funcionalidade ela era uma espcie quase vazia, atrelada a uma atividade
que lhe deu sentido. Para ns, uma coisa que difere muito da prtica ontem exposta pelo professor Mariano [Ruiprez]. A identicao
de um documento signica, em cada caso, a nomeao dele, do tipo
documental, a sua funcionalidade, o seu destinatrio quero dizer,
um verbete. No apenas a denio de uma espcie atrelada a outro contexto, que foi at tipicado por ns, para que pudssemos ter
algo que contemplasse essas coisas todas; no que seja um esquema
perfeito, difcil nomear isso. Por isso, este primeiro evento que fazemos nesta rea traz um pouco dessa nossa perplexidade. Todos ns
temos esse tipo de problema.
Para mim, tudo isso comeou, na verdade, em Rio Claro (SP),
quando eu estive frente do arquivo municipal; onde tivemos que enfrentar problemas, sobretudo em relao ao arquivo pessoal, de que
a literatura sobre o assunto no dava conta. Recebemos o arquivo do
Plnio Salgado na ntegra, com coisas que, primeira vista, teramos
que devolver famlia. Tnhamos, por exemplo, garrafas de gua de
todos os rios brasileiros, com etiquetas: isso do Rio So Francisco.... Do ponto de vista material aquilo no signica nada, mas ve-
260
culo de propaganda, traz a simbologia da Ao Integralista Brasileira.

Ns tnhamos tambm aparelhos de jantar completos, bolsinha de
baile e outros veculos, digamos, de comunicao, da propaganda. Ento, eu vou guardar propaganda porque ela em papel, e vou deixar
o aparelho de jantar inteiro, gravado com sigma, fora desse universo?
Ns tivemos um batismo de fogo completo em relao aos arquivos
pessoais. Porque para descrever a bolsinha de baile, uma trousse e
outros veculos de propaganda, ns tivemos que inovar. O esquema
de colocar fotograa, correspondncia, produo intelectual,
produo intelectual de terceiros e recortes de jornal, que o esquema clssico brasileiro, no dava conta de forma nenhuma.
Mariano Garca Ruiprez: Acredito que o debate muito interessante. Tinha um historiador marxista polons chamado Adam Scha, que dizia que a verdade no existe. O que fazem os historiadores
se aproximarem da verdade, mas a palavra perfeita no existe. O
que podemos fazer nos aproximarmos, com a ajuda de outras palavras, daquilo que no podemos denir. Esquecemos muitas vezes da
importncia dos dicionrios quando fazemos estudos de tipologia ou
de anlises de documentos. Na Espanha, o primeiro dicionrio do
sculo XVII, de Covarrubias [Tesoro de la lengua castellana o espaola
publicado em 1611 por Sebastin de Covarrubias y Orozco]. Daquela
poca at os dias de hoje, foram publicadas vinte e duas edies desse
mesmo dicionrio! Se observarmos a evoluo das palavras publicadas
na primeira e na ltima edio veremos que o signicado atribudo
inicialmente a uma determina expresso despareceu com o passar do
tempo. E a evoluo dessas palavras se reete em determinados documentos. Ns tivemos problemas com as correspondncias. Quando ns, arquivistas espanhis, nos reunimos para fazer um quadro de
classicao de municpios e assentamentos, muitas vezes, a utilizao
de correspondncias era um sinal de que o fundo no estava organizado. Pegvamos um documento, o que ? Correspondncia. E este
da? Correspondncia... No era uma deciso a posteriori, como con-
261
Debate com o pblico
sequncia de uma anlise, nem de uma pesquisa arquivstica. A correspondncia era como um salva-vidas de nossa ignorncia. H uma
grande arquivista espanhola, j falecida, Olga Gallego, que escreveu
um livro chamado O documento de arquivo, e ela fala que os registros
no so sempre solutivos, tambm existem registros informativos. Algum nos pergunta e ns respondemos, e isso um registro tambm.
Plateia: Professora Ana Maria [Camargo], me veio uma dvida,
em relao a esse documento, a conversao. Queria saber se vocs
levaram em conta o processo da troca de conversa e a forma como
foi acumulado no arquivo. Por exemplo, um e-mail inicial foi mandado
pela Ruth Cardoso para todo mundo, e eles mantiveram essa conversa
em um mesmo e-mail que, depois, ela imprimiu e cou aquele relato.
Ou foi um acmulo de e-mails colocados junto?
Ana Maria Camargo: No, era um s e-mail.
Plateia: Aproveitando a questo que foi feita, queria perguntar
em relao ao lugar de produo. Porque resolvemos isso no Arquivo
Ruth Cardoso, dando ao local de produo o nome de web. Ento,
gostaria de saber se vocs tm outra sugesto.
Ana Maria Camargo: Eu acho tambm que essa questo importante porque sempre problemtica para todos ns. Como eu havia dito, ns criamos um campo descritivo que incorpora, que quase
um verbete, como sugere o professor Mariano [Ruiprez], luz do
que ele nos deu ontem como exemplo. Ou seja, o verbete que descreve o documento incorpora at a condio de ser uma transcrio. O
conceito que ns temos de forma, que um conceito que aparece na
Espanha com o mesmo nome, no pode ser apenas aquela opo usual, original ou cpia. O estgio de transmisso do documento, este
campo forma, tem que prever muito mais coisas, dependendo inclusive do tipo de documento. Vamos supor que tenhamos uma gravao ou depoimento em um projeto de histria oral e, depois, eu fao
262
a primeira transcrio dele, pois a prpria modalidade oral criou uma

forma de transcrio; existe, assim, a verso transcrita. Dependendo da
linha de histria oral, h modalidades de passagem do oral ao escrito,
de textualizao [e este um exemplo de forma, precisando o estgio
de transmisso do depoimento]. Na rea dos impressos, voc tem os clichs, voc tem etapas ou estgios entre o negativo e o positivo e outras
coisas mais, que poderiam estar contempladas at em outro campo. Teramos, assim, um quadro geral: o local, a data e outros elementos fundamentais de situao dos documentos. No caso dessa conversao, o
que surgiu para ns discutirmos: Qual o local dela? Ela no tem local.
Da, surgem essas categorias. Uma coisa conversar aqui, ns estamos
fazendo um debate; mas, no caso de uma conversao de cada um no
seu lugar, ns colocamos, ento, o local como web. Ns tnhamos um
campo para isso, e tnhamos que ver o que seria mais el para traduzir
o local de uma conversao que envolvia pessoas de lugares muitos diferentes, e que foi feita por este veculo. Ento, outro campo. Se eu
tivesse que incorporar no mesmo campo, eu no conseguiria encontrar
um mesmo campo, a no ser fazendo isso. Eu simulo uma espcie documental a partir de vrios elementos que vo denir a atividade. Enm,
era uma dvida que tivemos e resolvemos desta forma.
Srgio Costa: Eu acho bastante complicado este meio de conversao. Acho que a dialogia tem um aspecto do dilogo tradicional
de troca de conversa, seja tte--tte, uma conversa telefnica ou via
internet. Antigamente, as pessoas conversavam por cartas, debatiam,
trocavam informaes, discordavam. Ns namorvamos, a gente
mandava cartas, brigava por cartas; hoje no, tudo pela internet ou
telefone. Ento, acho muito complicado voc empregar o termo conversao, porque a conversao tem outras caratersticas. lgico
que, em uma correspondncia, quer seja por carta, bilhete, e-mail ou
telegrama, qualquer coisa, voc est discutindo coisas, informando.
Mas o documento no uma conversao. Acho que, mesmo que
seja na web o local dela, acho muito complicado.
263
Debate com o pblico
Johanna Smit: uma conversao, sim.

Ana Maria Camargo: A conversao como se eu pusesse
como atividade: escriturao. Assim, tudo ou escrito ou falado.
Jamais teria essa possibilidade de cairmos no bvio e tudo passa a
ser nomeado como registro, conversa, informao ou fala. Tambm
no estou segura de que conversao seja o termo mais acertado,
mas eu no vou substitu-lo. Conversao uma espcie, no estou
falando que um tipo. O tipo est colocado em um campo que o do
tipo de atividade que deu origem ao documento. Mas estou aberta a
sugestes.
Plateia: Ouvindo a professora Ana Maria [Camargo] se referir a
essa questo de conversao, eu me lembrei do que o professor Mariano [Ruiprez] falou ontem, de que, quando estamos com esta dvida, existe a possibilidade de se usar o termo genrico. Ento, eu usaria
correspondncia, acho que estaria bem claro. E agora, queria botar um
pouquinho de lenha na fogueira e restaurar essa questo da web. Quando a professora Ruth Cardoso imprimiu o e-mail, ele deixou de ser digital,
passou a ser um documento analgico. Ento, esse documento passa a
ser analgico, e a, para mim, o local seria So Paulo. Acho que no teria
problemas. Agora acho que colocar como local web estranho.
Johanna Smit: Mas, na correspondncia normal, o local viraria
correio?
Ana Maria Camargo: Toda a administrao pblica foi feita por
atos de relao. Ento, essa classicao para ns irrelevante porque at o relatrio um ato de correspondncia. Se vocs olham no
Direito Administrativo, o relatrio um ato de relao tambm, todo
relatrio uma correspondncia.
Johanna Smit: Em uma troca de cartas, com envelope, selinho,
o local seria correio?
264
Ana Maria Camargo: No, no caso de cartas, no o lugar da

transmisso. Colocar web foi uma licena potica nossa. Se algum
tiver sugesto eu aceito, desde que ela se aproxime dessa losoa
que estou expondo. No lugar de conversao, o que vocs iriam usar,
sem ser correspondncia, que o genrico de todos os tipos?
Bruno Delmas: Efetivamente, correspondncia genrico demais, e no indica que se trata de documentos acerca de uma
conversao com um assunto, de uma ao s. A conversao uma
coisa oral, enquanto a correspondncia uma coisa que se troca. A
sugesto que eu faria seria trocas de mensagens. Como, no caso, h
um certo nmero de pessoas, uma troca. E mensagens porque h
um nmero de pessoas que se escrevem, que se respondem, e elas
podem passar da carta nota da mesma forma. Ento, so diferentes formas de tipos de documentos. Minha sugesto seria trocas de
mensagens eletrnicas.
Mariano Ruiprez: Eu vou comentar uma coisa que vai chamar
sua ateno. Uma instituio pblica da minha cidade classicou, e
classicou aqui entre aspas, todos os documentos como correspondncia. Entrada e sada de milhes de documentos. No havia quadro de classicao. E precisavam ver os registros para saber quando
tinha sado e entrado, era uma grande loucura, impossvel. O mais
que a gente tinha era que o tal documento entrou ou saiu. Eles no
construram um registro. Qualquer registro estava fragmentado com
a regra de entrada e sada. Fico pensando: um pouco parecido com
a proposta de que, se o documento artigo pessoal, de um [arquivo]
pessoal, se a pessoa a chama de conversao, eu daria o nome de conversao como ttulo formal. Pode parecer estranho, mas nos sculos
XVII, XVIII, existem documentos pessoais que se denominam oraes
fnebres, que quando uma pessoa falecia e outra pessoa deixava
uma apologia ao falecido. Isso se chama orao fnebre. Muitas vezes, os registros so impressos e vemos o texto que uma pessoa falou.
265
Debate com o pblico
Isso tambm ajuda, o documento de arquivo est escrito, e muitos

documentos fnebres, feitos previamente, so documentos de arquivos. O interessante que um mundo to variado, como pode ser a
prpria atividade humana e como queiramos denominar. As pessoas
prximas tm um nome ocial, mas, s vezes, as chamamos de outra
maneira, no? E isso, para ns, o nome real porque tem algo nosso
nele. E acredito que, se tem um fundo pessoal, esta singularidade precisa ser respeitada. possvel que venha outro nome melhor, assim
o jeito que evolui a cincia.
Ana Maria Camargo: Acho que, se usssemos a hiptese sugerida pelo professor Delmas, troca de mensagens, ns estaramos
colocando como nome do documento a atividade que lhe deu origem,
certo? Embora este fenmeno de termos na lngua a designao e o
produto dela, o resultado material dela (a fotograa um exemplo,
uma tcnica e o resultado ns costumamos chamar tambm de fotograa, como produto da tcnica), no caso da conversao, ela encontrou no dicionrio do professor Srgio [Costa] a denio na forma
oral. A forma oral, para ns, foi considerada tambm, desde que registrada. A forma oral registrada, estabilizada em papel, e a o suporte
[aparece] na descrio. Por isso, nunca teramos a dvida de colocar a
web porque o suporte papel.
Srgio Costa: Espera a, ela oral ou ela escrita?
Ana Maria Camargo: a mesma coisa. Ns usamos a mesma
denio para discurso. Por exemplo, o discurso do presidente foi gravado, ns chamamos a gravao desse discurso de discurso, e se ele
est no papel, ns chamamos de discurso tambm.
Srgio Costa: S uma perguntinha: se fosse carta, voc colocaria carta?
Ana Maria Camargo: Sim.
266
Srgio Costa: Porque no chama de e-mail, ento?

Ana Maria Camargo: porque no era um e-mail s, era um
conjunto.
Srgio Costa: Eu sei. S que existe uma coisa: as cartas no vm
grudadas umas s outras, a ferramenta hoje permite que voc responda no mesmo corpo. Mas no dilogo.
Ana Maria Camargo: No dilogo porque no so duas pessoas, so vrias.
Srgio Costa: uma troca de e-mails.
Ana Maria Camargo: A atividade a troca. A atividade a troca
de ideias sobre a organizao do evento.
Srgio Costa: Troca de conversaes ou troca de e-mails?
Ana Maria Camargo: A atividade a troca de providncias no
contexto da organizao de um evento. Isso tudo est registrado.
Srgio Costa: Se fosse troca de cartas, voc diria o qu? Se
mando carta para voc, voc manda uma carta para mim, seria o qu?
Ana Maria Camargo: Se eu tivesse que identicar o documento, eu diria que uma carta.
Srgio Costa: Ento, voc diz que um e-mail.
Ana Maria Camargo: Ento, a proposta de Srgio [Costa], chamar de e-mail. Mas, para atribuir o nome de conversao nos inspiramos no Dicionrio de gneros textuais de autoria do prprio Srgio
Costa.
Srgio Costa: Mas a um outro sentido...
267
Debate com o pblico
Ana Maria Camargo: Pois , na falta de um dicionrio de tipos

documentais e de todas as reas, ns nos apoiamos em vrias outras
coisas, e acho que temos uma anidade muito grande com o campo
da Lingustica Aplicada. Por exemplo, se temos um livro que queremos tratar arquivisticamente [no podemos cham-lo livro], pois livro
formato. um termo genrico, como correspondncia. Eu vou ter
romance, vou ter ensaios, vou ter teses. Podemos chamar de livro, se
quisermos usar o genrico, porque est encadernado, e a vamos car
na dvida com tudo que estiver encadernado. O folhetinho diferente de um livro, de uma histria em quadrinhos, e isso est contemplado aqui. A conversao algo que tem uma especicidade, diferente da carta, diferente da mensagem que eu mando, e que depois
algum responde na sua individualidade. um documento que ser
descrito de uma determinada maneira, pois se trata de um documento diferente.
Eu sei que os exemplos concretos nos tocam mais de perto,
porque todos que trabalham aqui tropeam com essas coisas, o tempo todo; e, muitas vezes, encontram solues, e ns nunca temos a
oportunidade de compartilhar. No quero desviar para a questo da
conversao, mas acho que um exemplo importante do nosso trabalho que to emprico. Tantas vezes ele envolve discusses de tantos conceitos, de tantas coisas e uma aproximao com tantas reas;
acaba sendo at um consolo para ns perceber que no uma atividade mecnica e nunca foi. Demanda muita pesquisa, muita vivncia,
muito dilogo e muitas pessoas. um trabalho solitrio mas, na verdade, ele no nada disso que se atribui de fora.
Danielle Ardaillon: Lgico que se evidenciaram as diculdades, a conversao foi muito proveitosa. Mas, agora, acho que se
esquece e no sou arquivista, j vou avisando , mas se esquece de
que, aqui, se trata de um arquivo privado e no de arquivo pblico que
segue, realmente, regras mais sistemticas. Eu no digo que aqui as
regras no so seguidas; mas, de certa maneira, cada arquivo privado
268
reete um titular, reete situaes diferentes e, justamente, procura

denominaes que no sejam to comuns, mas que, no seu caso, so
signicativas. Enm, me parece que h uma certa diferena no trabalho de tratamento e que, embora sigam as regras colocadas, acho
que tambm tm essa liberdade de pensar e provocar. E Ana Maria
[Camargo] tem tido toda essa liberdade (risos).
Plateia: O arquivo de Fernando Henrique Cardoso muito
curioso por ser um arquivo privado de interesse pblico; pois, pela legislao brasileira, mesmo a parte que diz respeito ao titular antes de
ser presidente ganha esse carter. No entanto, temos tambm muitos
documentos pblicos, tais como relatrios ministeriais e outras sries
cuja presena no sistemtica ou completa. Existem s vezes, mais
lacunas do que presenas. Ento, eu acho que tem sido um bom laboratrio. Desde o caderno de enquete, que um documento bastante
pessoal at esse tipo de coisa que est em discusso, temos uma documentao bastante comum no arquivo de um intelectual, na funo
de cumprir tarefas acadmicas...
Mariano Ruiprez: Vou comentar dois exemplos muito signicativos que aconteceram na Espanha. Como talvez acontea aqui,
ou como acontece nos Estados Unidos, a maioria dos documentos de
um presidente vo para uma fundao de gesto pblica. Na Espanha,
quando morreu o ditador Francisco Franco, todos os documentos que
havia no Palcio El Pardo, em Madri muitos pblicos porque ele os
levava para tramitao em mbito privado , passaram para uma fundao privada. Haveramos querido o arquivo para ns, historiadores
e arquivistas, e teramos grandes arquivistas como aqui, para organiz
-lo. Eles zeram com grande obscurantismo, nunca saberamos a verdade porque havia muitos documentos pblicos que sabamos que o
tratamento no era o mais adequado. Incluindo que aquilo que estava
sendo feito usava uma terminologia da qual discordvamos. Isso na
Espanha, nada a ver com o que aconteceu no Brasil. Mas eu creio que
269
Debate com o pblico
o paradoxo mais bonito aconteceu com um grande primeiro-ministro

do sculo XVII, Gaspar de Guzmn, o Conde-Duque de Olivares, que
morreu por volta de 1650. Todos os documentos que estavam em sua
posse, milhares, pblicos e privados, foram vendidos publicamente;
sendo que uma parte foi comprada pela Gr-Bretanha por meio de
seu embaixador, que era inimigo da Espanha, e que os levou para a
Inglaterra, onde foram preservados em instituies inglesas. Os arquivos desse primeiro-ministro espanhol dependeram da venda para o
inimigo para serem preservados! Paradoxos da histria...
Danielle Ardaillon: Uma diferena: os presidentes americanos
levam para as bibliotecas documentos pblicos essencialmente, os
documentos privados deles so muito poucos. As bibliotecas abrigam
documentos pblicos da Casa Branca e de todo o ministrio. Ento,
aqui, so apenas documentos que passaram pela mo do presidente
no seu gabinete.
270
10
PALESTRA
Uma base terminolgica

consensual: limites e
possibilidades
oi-me proposta uma tarefa difcil: a de, a partir de tudo, dos

textos apresentados e das discusses suscitadas (alm das antigas e sempre presentes dvidas que arquivistas e pesquisadores da arquivstica tm tido a respeito da denominao de
tipos documentais de arquivo), tentar chegar a propor um consenso.
Consenso uma palavra que denomina um conceito arrepiante, desaador e necessrio, admito; mas complicado, sobretudo entre cientistas, se assim nos podemos nominar. Ento, melhor do que base
consensual, mais valeria, como bem diz a introduo programao
deste Seminrio, tentarmos estabelecer uma plataforma de entendimento.
Anal, exatamente para que estamos aqui reunidos? Basicamente, a meu ver, para tentar construir, aproximadamente, uma metodologia para dar nomes aos documentos que, arquivisticamente,
nunca tiveram nome. Documentos como alguns dos que tm sido en-
Uma base terminolgica consensual: limites e possibilidades
contrados no Acervo Pres. FHC, mas que poderiam surgir em qualquer

arquivo pessoal que fssemos organizar. To simples quanto isso;
mas, sabidamente, difcil. A equipe da Fundao iFHC poderia, simplesmente, ter tentado faz-lo sozinha e teria meios e conhecimento
para tanto. Mas fomos chamados. Agradecemos. E preciso dar conta
do recado. Foram convocados os que poderiam trazer alguma luz:
A Professora Ana Maria de Almeida Camargo, apresentando as
dvidas ante as novas possibilidades documentais assim como as antigas , mas ainda no identicadas tipologicamente para a rea da
arquivstica; esse o problema gerador deste Seminrio, mas que, na
verdade, chega a nos dar satisfao uma vez que pde gerar esse encontro, o qual, por menos verdades que aqui se criem ou concluses
a que se cheguem em razo dos textos apresentados e dos debates
tem, desde j, seu mrito garantido.
O Professor Mariano Ruiprez, que nos trouxe o aporte utilssimo da tipologia documental na vertente onde essa metodologia da
Diplomtica teve seu bero; isso , a rea dos arquivos pblicos. Sua
armao h de nos ajudar muito na presente discusso: Uma adequada identicao das unidades documentais, e das agrupaes nas
quais se integram, s possvel se tivermos claros os elementos que
utilizamos para sua denominao. Trata, ele, das normas espanholas
de descrio e expe conceitos dos diferentes nveis de agrupaes
documentais e os das unidades documentais. Seu aporte que mais nos
interessa neste Seminrio , justamente, o concernente aos tipos documentais. E nos interessa muito a sua armao sobre a importncia
de que o papel da tipologia documental na composio do ttulo das
unidades de descrio essencial (citando Barbadillo Alonso), tanto nas sries como nas unidades documentais, assim como nos nveis
intermedirios (subsries e fraes de srie). Vai muito nos ajudar a
completa reviso que faz do conceito de tipo documental, citando autoras to caras Arquivologia no Brasil como Vicenta Corts Alonso
e Antonia Heredia Herrera. Desta, destacando a armao de que o
273
tipo documental indispensvel na hora de reconhecer e representar

qualquer unidade documental e sua denominao ajuda, no somente, a xar o nome de cada unidade documental como o da srie.
O Professor Srgio [Roberto Costa] trouxe-nos a indispensvel
e, hoje, onipresente corrente dos documentos eletrnicos e todo o
seu universo. Ele parece concordar conosco sobre a necessidade desse Seminrio, que julga ser uma tentativa indita de fazer uma parceria terica, com possveis esperamos desdobramentos prticos;
tanto na perspectiva da Lingustica e da Lingustica Aplicada quanto
na da Cincia da Informao (a Arquivologia, a Biblioteconomia, a Museologia), j que com o advento e o uso intensivo das novas tecnologias haver turbulncia no campo do conhecimento especialmente
no que se refere armazenagem, representao, ao uso e recuperao de informaes, reas intensamente correlacionadas gesto
do conhecimento. Uma das nossas grandes diculdades diante dos
documentos eletrnicos a falta de devido preparo na rea da tecnologia da informao. Ele ressalta a necessidade de se possuir um
conhecimento mnimo sobre informtica, novas tecnologias, gneros
textuais virtuais, mdia, hipertexto, lingustica computacional, dentre
outros, como requisitos bsicos para agir em reas especcas como
a preservao e a representao da informao digital, a classicao
e o arquivamento de e-gneros, a gesto de documentos em meio
eletrnico e uma innidade de funes ocorridas em meio digital.
O Professor Bruno Delmas traz para as novas formas documentais digitais uma espcie de beno da nossa teoria-me, a Diplomtica. Para tanto, inicia seu texto explicando-nos a origem dessa disciplina, suas bases tericas e metodolgicas. Mas a sua preocupao
sempre foi a renovao da Diplomtica, antes mesmo do aparecimento da informtica. E, agora, com os documentos digitais, a Diplomtica
terica mais necessria que nunca. Diz ele que preciso renovar a
aproximao com a gnese e com o contexto de produo dos documentos e conhecermos bem os arquivistas; at mesmo, os processos
274
de criao material e dos meios e formas de comunicao e difuso

dos documentos. E, aps demonstrar todo o vertiginoso progresso da
informtica que atingiu o mundo dos documentos, aludindo tambm
internet, o Professor Delmas pergunta: ser que o documento eletrnico e os arquivistas tm necessidade da diplomtica? Ele alude
importncia vital para o futuro que representam as trs contradies
irredutveis para as quais teremos de dar alguma forma de soluo:
Como conciliar a autenticidade e a conabilidade dos dados com a informtica? Como assegurar a perenidade dos arquivos digitais diante
da questo da desmaterializao? Como proteger a vida privada do
acesso irrestrito proporcionado pelos meios eletrnicos? A questo
atual da espionagem da NASA um exemplo de grande gravidade.
Mesmo sem ter tocado propriamente na questo da denominao
dos documentos, Bruno Delmas traz em seus textos boa oportunidade de reexes capazes de iluminar nossos debates.
Todas as ideias trazidas pelos convidados devem ser acatadas
e pensadas em torno dos temas em debate. Agora, encaminharmonos para um entendimento que leve a uma soluo das incgnitas
apresentadas.
Esse entendimento, a meu ver, deve partir de algumas premissas:
1. A de que estamos, prioritariamente, no campo dos arquivos
pessoais com toda sua carga de especicidades; algumas delas, de
certo modo, incontornveis para ns, prossionais de arquivo;
2. A de que estamos discutindo a nomenclatura a ser dada a
certos documentos sejam os tradicionais, sejam os do mundo virtual
no no momento de sua gnese (porque no cabe aos arquivistas
essa prerrogativa) nem no de sua vida ativa (porque essa decorre diretamente da prpria criao), que seria o momento correto e at que
isso possa ter ocorrido. Mesmo porque aqueles momentos (de gnese e vigncia) no pertencem, fundamentalmente, a nossa alada prossional (embora possa haver raras excees). Mas aqui estamos para
275
pensar como agir quando, desconhecendo qualquer nomenclatura

de origem, necessitamos batizar algum documento que tenhamos
em mos;
3. A de que daqui deste Seminrio no pode sair propriamente
um consenso; mas, talvez, a proposta de um a ser analisada e criticada
pela comunidade arquivstica.
As diculdades e as perplexidades so muitas. Uma delas,
quando arquivistas se veem diante do arquivo pessoal, em geral eles
j so de domnio pblico seja em instituio pblica ou no e,
neste sentido, um fundo fechado pelo falecimento de seu titular.
Supe certa distncia temporal entre o momento da gerao dos documentos que o compem e o momento nosso; isto , o momento
em que nos vamos ocupar da sua identicao e descrio tempos
distanciados entre si. Alm de tantas diculdades bvias, conta ainda
distantes maneiras de ver e entender o mundo, de ver e entender o
comportamento das pessoas de per si e das sociedades (alis, o que
natural e ocorre em todos os campos da atuao humana). Neste
caso, poder haver at certa liberdade para a proposio pontual de
certos nomes, na falta de equivalncias em casos semelhantes. Entretanto, h o caso do arquivo pessoal em formao como o do Acervo
Pres. FHC. H frequncia na entrada de documentos j considerados
de valor permanente; e como o arquivo em formao, como prever
que no apaream novos documentos, trazendo bem clara a mesma
tipologia daqueles mais antigos para os quais j tnhamos inventado
um novo nome, ainda que criterioso? Como agir?
de se notar que a louvvel preocupao que a equipe responsvel pela organizao do Acervo Pres. FHC com os gneros, espcies
e tipos documentais inusitados que foram encontrando durante seu
trabalho, no generalizada; podendo dizer-se mesmo, que rara.
Tanto isso verdade que no encontramos aluses a ela se percorrermos a literatura sobre arquivos pessoais. Nem mesmo na excelente
obra de 2008, intitulada Personal Archives and a New Archival Calling:
276
Readings, Reections and Ruminations (Arquivos pessoais: um novo

campo prossional. Leituras, reexes e reconsideraes) do conhecido arquivista norte-americano, professor de Arquivstica da universidade de Pittsburgh, Richard Cox em que tantas vertentes desta
categoria de arquivos so abordadas, na qual seus componentes documentais usuais so profundamente analisados , os inusitados, os
sem nome, no so sequer mencionados. verdade que o autor se
preocupou em como seriam preservados, em moldes de arquivo permanente, com as novas formas de comunicao na internet: e-mail,
blog, Facebook. Mas, neste caso, no se trata de identicar a estrutura, forma e funo do discurso propriamente, de forma a poder
constituir novos tipos documentais. O autor no alude a algum tipo
de identicao para aquelas comunicaes virtuais, para alm do que
elas parecem ser: mensagens, manifestos, pronunciamentos, cartas,
convocaes, comunicados, memorandos, fotograas? E o site?
Cox menciona na introduo do livro que os norte-americanos,
entre outros, esto utilizando um nmero cada vez maior de aplicativos eletrnicos, como os blogs e o Youtube, para se expressarem e
se documentarem. Podemos pensar nos sites de internet como uma
espcie de catlogo de museu ou um instrumento arquivstico de pesquisa, com a diferena de que os sites possuem maior potencial para a
interatividade e, obviamente, maior potencial para aperfeioamentos
relativos linkagem com outras fontes de informao. Quanto mais
trabalhamos e vivemos no reino digital, mais nos tornamos vontade
para nos movermos pela vida diria com os sucedneos digitais dos
artefatos. Assinala, ainda, que os blogs so como novas verses de
velhos tipos documentais como os dirios, com a diferena de que
no vo ser includas sicamente em arquivos, como o caso de seus
predecessores. De diversas formas, os blogs e outros documentos digitais recentes substituem os mais antigos; mas no h garantias de
que estes possam ser arquivados da mesma maneira utilizada para
aqueles. E ele consta que poucos arquivos, seja de que tipo for, es-
277
to efetivamente trabalhando com formatos como os blogs, que so

normalmente deixados a cargo de seus criadores. Diante de um universo documental innitamente mais amplo do que se podia prever,
essa, talvez, seja uma deciso aceitvel. Mesmo no campo das velhas
tecnologias, j se percebiam prticas anlogas s do blog, como foi o
caso dos dirios escritos, escondidos, preservados e partilhados pelas
vtimas do Holocausto e seus descendentes. Pergunta ele se fomos
to cuidadosos em identicar e preservar estes dirios, no deveramos fazer o mesmo em relao aos blogs atuais produzidos por militares em zonas de guerra, cronistas e vtimas de genocdio e comentaristas polticos com informaes privilegiadas?
Perguntas e mais perguntas. Certamente no poderemos falar
em certezas nesse campo, nosso duplo objeto nesse momento: os novos formatos que surgem do meio digital e os antigos formatos que
no sabemos denominar. E, tambm, objetivamos no ofender a teoria e a metodologia arquivsticas; nascidas, basicamente, no mbito
dos arquivos pblicos com incurses, muitas vezes, precipitadas relativamente aos arquivos pessoais.
J notria a constatao de que arquivos pessoais representam, incontestavelmente, um universo atrativo, instigador e rico de
informaes inesperadas a cada passo. Ao conhecermos os testemunhos documentais de uma vida, pode-se para alm da intimidade das
pessoas e, muitas vezes, da ideia que tinham de si mesmas , acabar
por conhecer outros lados de uma poca, seus costumes, gostos, relaes humanas etc.
Quando a doutrina arquivstica aborda a denio de arquivos
em geral, ressalta a caracterstica de que so conjuntos de informaes/documentos que comprovam o estabelecimento, a existncia,
o funcionamento, as atividades, as transaes e os frutos materiais
ou no materiais de uma entidade pblica ou privada. Por sua vez,
a pessoa fsica pode e deve como cidado e como prossional,
criar, receber e acumular informaes/documentos que sejam provas
278
e testemunhos de sua vida pessoal, familiar, civil e prossional, formando seu arquivo. H uma acumulao praticamente obrigatria de
documentos civis, scais, jurdicos, tcnicos, cientcos, os ligados a
propriedades imobilirias e a outros bens materiais etc., etc. De outro
lado, h tambm uma acumulao no obrigatria, mas prudente
interessante de material muito variado. H, ademais, uma acumulao
sentimental, que no obrigatria, que muito pessoal onde se
registram marcos da vida particular, familiar, amorosa, das amizades,
das viagens, das reexes, dos pensamentos, escritos literrios no
prossionais, obras de amigos, recortes de jornais e de revistas etc.
Na realidade, entre o obrigatrio, o prudente/til e o sentimental (sem falar do intil, que tambm poderia apresentar sua carga de
utilidade), encontra-se todo um arquivo pessoal. Essa caracterstica
especial a que o faz to distinto dos arquivos institucionais sejam
de rgos pblicos, sejam de entidades privadas , onde h regras burocrticas, tcnicas, jurdicas e diplomticas de produo, redao, publicitao e tramitao, que so etapas pr-arquivsticas. Seguem-se as
arquivsticas: recepo, classicao, uso primrio, guarda, avaliao,
amostragem, eliminao, uso secundrio, descrio e difuso. diferente com os arquivos pessoais. A produo, alguma possvel tramitao, os critrios de arranjo, tudo muito diverso. Muitos dos documentos
que os compem podem ter espcies e tipos bastante semelhantes aos
documentos pblicos; sendo, mesmo, algumas cpias destes.
Claro que o arquivo pessoal serve, mais que tudo, para fazer a
biograa de seu titular de uma forma mais documentada e verdica.
Mas, para verdadeiramente contribuir para a sociedade que vai gastar
esforos e recursos em organiz-lo dar acesso aos seus documentos
por meio dos arquivistas que vo faz-lo , necessrio que as informaes que ele contm sejam teis para serem conhecidas, bem estudadas, generalizadas e divulgadas pelos investigadores para benefcio
da histria da sociedade onde tenha vivido e atuado aquele titular;
seja um estadista, um poltico, um escritor, um artista, um cientista,
279
um militar, um lder prossional ou sindical, um esportista, um jurista,

um prossional liberal, um engenheiro, um cineasta, um prossional
liberal, um lsofo, um operrio, uma dona de casa, ou o que for. Suas
diferentes vidas vo produzir alguns documentos de tipologia semelhante, mas muitos outros distintos entre si. E, frequentemente, de
espcies e tipos completamente inusitados.
E aqui que reside o nosso problema. Como dar nome a algo
que no foi concebido por ns nem pela sociedade contempornea
no a da gerao do documento, mas a do seu tratamento para efeitos de consulta e pesquisa. s vezes, essa distncia temporal pode ser
pequena; mas, constantemente, no o . Surgem tipos documentais
que no fazem parte da vivncia do prossional documentalista. Onde
buscar elementos para tanto? O que vai imperar no momento de denominarmos um documento, do qual s sabemos nesta ordem a
aparncia, a ltima custdia e o contedo (se for textual ou sonoro)?
Para identicar um documento preciso que o prossional se
concentre na gnese, na constituio interna, na transmisso e na
relao dos documentos com seu criador e com seu prprio contedo, s assim chegar sua verdadeira natureza no dizer de Luciana
Duranti (1995). Mas como conseguir essa identicao se, no caso dos
documentos privados das espcies e dos tipos inusitados, pouco se
poder saber do contexto de produo e da aplicao?
Dar nome est no enunciado deste Seminrio. Nominar
mais difcil do que denir. Porque, para denir segundo os dicionrios, basta que se possam enunciar os atributos essenciais de um ser
ou de uma coisa (DICIONRIO da lngua portuguesa contempornea,
2001) ou enunciar os atributos essenciais e especcos de uma coisa
de modo que a torne inconfundvel com outra (FERREIRA, 1999). J
nominar conferir nome para designar pessoa, coisa ou animal ou
encontrar a(s) palavra(s) que exprime(m) uma qualidade caracterstica
ou descritiva de pessoa ou coisa e identicar determinar a origem,
a natureza, as caractersticas de algo (FERREIRA, 1999).
280
Temos, entretanto, de ter, antes de tudo, o conceito muito

claro de cada item com os quais vamos trabalhar (conceito como a
representao mental genrica e abstrata de um objeto) para chegarmos, na denio, ao uso da palavra (unidade lingustica dotada
de signicado que representada na fala por um som ou combinao
deles e, na escrita, por um sinal ou sequncia de sinais grcos) ou
vocbulos (unidade do vocabulrio de uma lngua) para explicarmos,
anal, o termo (palavra prpria de certo registro de lngua, campo
do conhecimento ou atividade). (DICIONRIO da lngua portuguesa contempornea, 2001; BELLOTTO, 2007). Fomos ensinados que,
quando nos vem s mos um documento qualquer de arquivo sobre
o qual no temos informao alguma, a primeira indagao em relao a ele deve ser buscar a sua provenincia, o ente produtor, enm.
responder pergunta: de quem? Ou de onde? Mas, naturalmente,
com relao aos documentos que so motivo desse Seminrio, essa
informao nos , de incio, negada.
Ento, preciso partir para o grande segundo sinal: a funo.
A gnese do documento de arquivo determinada pela funo a que
ele se destina; e implica na relao entre a natureza da sua nalidade
e um teor capaz de conferir-lhe, adequadamente, alguma autenticidade e alguma conabilidade.
Na verdade, a funo para a qual est se criando o documento que vai ditar qual espcie documental deve ser a escolhida. E
esta mesma espcie que vai impor o modelo da redao. Entretanto,
no nosso caso, dar-se- o contrrio: houve, primeiramente, um texto
com alguma funo que desconhecemos e aquele texto no tem a
estrutura nem o teor de uma espcie ou tipo documental conhecido.
O que fazer? Como nominar? quase que um crculo vicioso: como
identicar se no sabemos o nome? Como dar o nome se no sabemos
a funo? Como saber a funo se no identicamos?
Como descobrir a relao entre o documento que temos em
mos e o nome que poderemos conferir a ele e a seus semelhantes,
281
criando ou descobrindo um tipo documental? A Diplomtica no o

prev porque est voltada, fundamentalmente, para os documentos
pblicos, os documentos jurdicos, os documentos de f. Quando
ocorrer o surgimento de um novo tipo documental nessa rea, ser
mais fcil denomin-lo; pois sempre haver o latim, o direito, a jurisprudncia para ajudar nessa tarefa.
Seria mais fcil se pudssemos acatar o conselho da arquivista
espanhola Blanca Rodrguez Bravo, de que a preciso do conceito de
arquivo est em duas grandes premissas: a primeira, a de descobrir
sua alma orgnica, seu vnculo com os demais do seu conjunto, seja
este uma srie, um fundo, um processo; a segunda, a de ter sido recebido ou expedido no exerccio de funes administrativas, jurdicas
ou de outra qualquer espcie de funo que exera uma entidade
(RODRGUEZ BRAVO, 2002, p. 143). Mas, justamente, os documentos
que queremos nominar no se enquadram nessas premissas.
Se h essa diculdade para com os arquivos pessoais no sentido de nominar os documentos, em alguns prossionais da arquivstica
pode ser gerada a impresso de que essa questo torna-se mais complexa quando nos aproximamos dos documentos eletrnicos. Mas
preciso discernir de que vertente de documentos eletrnicos se est
tratando. Porque se tratar-se, to somente, de um suporte eletrnico e que, simplesmente, vamos ter diante dos olhos de forma no
fsica um requerimento, uma carta particular, um poema a verdade
que essas espcies/tipos e/ou gneros documentais sero os mesmos porque tomaram essas respectivas conformaes no momento
da sua gnese. Entretanto, se adentramos o universo dos blogs, dos
sites, dos dilogos tuitados etc., como alcanar denominaes adequadas, compreensveis, universais e inequvocas?
Para isso, c estamos e preciso chegar ao menos a algumas
sugestes sensatas e, mais ou menos, bem fundamentadas a serem
pensadas e discutidas. A proposta a de que pudssemos juntos chegar a uma base terminolgica consensual e pensar em seus limites e
282
suas possibilidades. Repito a pergunta anterior: o que vai imperar

no momento de denominarmos um documento, do qual s sabemos
nesta ordem a aparncia, o teor e a ltima custdia (se ela for
convel)?
Provenincia, funo, aparncia, teor, ltima custdia se
identicados poderiam nos ajudar a criar nomes para as espcies
desconhecidas. Por que me rero a espcies e no a tipos a serem
criados a partir dessas premissas? Porque, realmente, o mais complexo criar nomes para as espcies, uma vez que os tipos resultando das espcies, mas sendo simplesmente suas modalidades cam bem agasalhados em denominaes por mais sui generis que
sejam; desde que a espcie a qual pertenam seja bem clara e de
slida denio.
Para nalizar, minha sugesto seria a de que tomssemos um
desses tipos sem nome encontrados no Acervo Pres. FHC e tentssemos sugerir nomes, partindo dos elementos que soubssemos ou
pudssemos obter: provenincia, funo, aparncia, teor, ltima
custdia.
REFERNCIAS
BELLOTTO, H. L. A terminologia nas reas do saber e do fazer: o caso da arquivstica.
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COX, R. J. Personal archives and a new archival calling: readings, reections and
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284
Ana Maria Camargo
11
PALESTRA
Sntese dos principais

temas e discusses
em, tivemos a ingrata misso de substituir Helosa Bellotto,

e o fazemos muito honradas; anal de contas, ela foi sempre
nossa mestra, uma referncia na rea em So Paulo. Gostaria
de levantar as questes conceituais que, de certo modo, se
apresentaram ao longo das discusses. Elas no foram coincidentes
e criaram algum atrito com aquilo que ns usamos como referncia.
Mas acho que o objetivo do seminrio era exatamente esse. O que foi
possvel perceber ao longo desses dois dias e lendo os textos dos conferencistas, que, dentro da terminologia brasileira, temos um conceito que no aparece nem na Frana, nem na Espanha, nem na rea da
Lingustica Aplicada, aqui representada pelo professor Srgio [Costa],
que o conceito de espcie documental. A palavra espcie, para ns,
tem um sentido diferente. A prpria Helosa [Bellotto] gosta de fazer
analogias para nos explicar o que devemos entender por esses conceitos: a espcie est no tipo almoxarifado, o tipo est aqui, no arquivo.
Ou seja, a espcie vazia, ela uma frmula, um modelo, e o tipo
a espcie acompanhada da atividade ou da funo que o documento
Sntese dos principais temas e discusses
cumpre. [...] Temos a espcie contrato que, quando ligada ao de

prestao de servios, por exemplo, exprime o tipo documental perfeito. O que se percebe que no existe essa distino na Espanha e na
Frana, pases com os quais somos muito ligados em termos de literatura arquivstica. Michel Duchein, Vicenta Corts e Antonia Heredia
so grandes clssicos entre ns. Helosa [Bellotto] cunhou bem essa
diferena em seu livro Arquivos permanentes: tratamento documental,
tambm um clssico. A espcie um conceito bastante til, porque,
muitas vezes, nos referimos a um modelo que possvel reconhecer
como aplicvel a situaes diversas. Temos, assim, uma congurao
que envolve a disposio das informaes dentro de um documento,
dentro de um suporte qualquer, que vai ser devidamente preenchido
com a funo ou atividade a que corresponde. Essa dupla terminologia til para ns, mas pouco praticada, penso eu; tanto que at nos
dicionrios brasileiros foi bastante difcil chegar a qualquer acordo em
relao espcie. Tambm no encontramos a correlao espcie e
tipo em outras lnguas. O conceito em ingls, talvez, corresponda a
form, a frmula. J o conceito de forma, para Helosa Bellotto, sobretudo nos trabalhos de tipologia, corresponde tradio documental, ou seja, a estgios de elaborao dos documentos.
Estou falando isso sem pretender dar uma aula; apenas para
recuperar o sentido de certos conceitos que ns aplicamos e que, talvez, tenham criado alguma confuso durante as discusses. Helosa
Bellotto, por exemplo, no admite que os tipos sejam chamados de
tipologias, como fazem os espanhis. Reconhece tratar-se de um deslizamento de sentido, mas no o considera adequado. Para ela, a tipologia seria o estudo dos tipos, algo mais ligado prpria matriz da palavra. Bem, esse um primeiro diferencial para nossa discusso, mas
eu gostaria de ouvir vocs tambm, e ver como esto se encontrando
nas suas atividades prossionais diante desses conceitos.
A outra questo quanto ao gnero. Ns chamamos um prossional de outra rea, embora todos os demais sejamos da rea de
287
Ana Maria Camargo
arquivos o Srgio [Costa], que tem um trabalho cujo ttulo Dicionrio de gneros textuais. Neste trabalho o que ele chama de gnero
textual coincide, mais ou menos, com nossos conceitos de espcie e
tipo documental. Os verbetes do dicionrio so bastante teis para
ns. claro que no com a mesma nalidade: quando ele fez o dicionrio, acho que nem sabia que existiam arquivistas; ou sabia, mas isso
nada tem a ver com o trabalho dele. Ele at se surpreendeu quando
foi convidado para este seminrio. Acho que existe algum parentesco, alguma anidade entre ns, pois tanto os linguistas quanto os arquivistas esto preocupados em buscar nos gneros, nas espcies e
nos tipos aquilo que constante e invarivel dentro de uma srie de
possibilidades. Qual a estrutura permanente que esses documentos apresentam, para que se possa reconhec-los como frmulas que,
com pequenas variaes, permanecem para expressar determinadas
atividades? Quando se fala em gnero textual, entre os linguistas, a
expresso tem um signicado bem diferente daquele que utilizamos.
Existe uma anidade muito grande entre o que gnero, para ele, e
o que espcie ou tipo, para ns. Mas, ao acrescentar textual palavra gnero, estaramos falando das mesmas coisas? Para os arquivistas, gnero a linguagem predominante no documento; e textual
o documento cuja linguagem predominante a escrita. Vale lembrar,
alis, que o documento de arquivo, por excelncia, um documento
escrito. A escrita nasceu para cumprir uma funo de arquivo, de registro, e h estudiosos que mostram o aparecimento da escrita como
resultado da necessidade de prolongar a extenso da nossa memria.
Os registros mais antigos que encontramos so, por isso mesmo, documentos de arquivo. As tbuas de argila da Mesopotmia foram para
os museus, mas, na verdade, so livros de contabilidade de uma sociedade complexa, que precisou anotar e registrar seus compromissos.
Enm, para ns o textual , por excelncia, o gnero dos documentos
de arquivo. Mas admitimos tambm outros gneros: o sonoro, o audiovisual, o iconogrco, e tais conceitos no so simples. O cartaz,
por exemplo, um formato; ele tem palavras, ele tem imagens, ele
288
feito para chamar a ateno. Como vamos classic-lo quanto ao

gnero? A discusso ca mais complicada quando nos deparamos com
documentos que no tm linguagem. E, quando se arma que no
tm linguagem, os muselogos discordam, porque, para eles (e para
alguns lsofos franceses), os objetos falam... Os documentos sem
linguagem so aqueles que os bibliotecrios chamam, muito apropriadamente, de realia, que um termo latino designativo do que real,
do que no representao. Os documentos sem linguagem tanto
podem ser retirados da natureza quanto do mundo dos objetos ou
dos artefatos feitos pelos homens. No trazem inscrio; so as prprias coisas em si. Ao cham-los de documentos tridimensionais, incorremos em equvoco, pois o papel tambm tridimensional assim
como a pelcula de lme ou a ta cassete, alm do fato de as dimenses no congurarem, propriamente, uma linguagem. A linguagem
iconogrca, por sua vez, bastante complexa, incluindo diferentes
modalidades de representao esquematizada do real: mapas, plantas e, talvez, a escrita musical abordada durante o evento. H, ainda, a
imagem em movimento, combinada ou no com o som. O que no se
pode admitir que haja uma linguagem bibliogrca, como preconiza
o Arquivo Nacional. A linguagem, nesse caso, textual e pode estar no
livro ou em outros formatos. O dicionrio do professor Srgio [Costa],
quando se refere a gnero textual, abrange tambm a oralidade: o
que se escreve e o que se fala.
Outros conceitos que apresentam divergncias nessas duas
reas [Lingustica e Arquivologia] so formato e suporte. Para ns, so
conceitos distintos. Os exemplos que foram dados aqui, de suporte da
comunicao, so exemplos que ora so do meio de transmisso, ora
so do formato. No mundo dos arquivos, o livro um formato, o caderno um formato, a folha um formato; e o telefone, por exemplo,
um meio de comunicao, um instrumento, um canal. Abrang-los
todos em uma nica categoria, como faz a Lingustica Aplicada, signica que tais especicidades no lhe interessam. No nosso caso, porm,
289
Ana Maria Camargo
preciso ressalvar certas situaes. Helosa Bellotto chama a ateno

para o fato de que, muitas vezes, incorporamos o formato ao nome
da espcie ou do tipo documental. O livro-caixa um bom exemplo.
Mesmo quando o documento produzido on-line, continuamos a cham-lo pelo nome, que principia com um formato (o livro). A folha de
pagamento outro exemplo: folha formato, e pagamento atividade. Mas a expresso se consolidou e largamente empregada no
servio pblico e nas instituies privadas, apesar de sua inadequao.
Carteira de identidade e carteira de motorista lembram formato que
no mais utilizado (hoje temos a cdula), mas sobrevivem na identicao desses documentos. Quanto ao suporte, o material no qual
se registra a informao, independentemente do formato.
Vale a pena falar ainda de um conceito que aparece nos textos da Lingustica: os chamados campos discursivos, as famlias que
aproximam os gneros tpicos de uma certa rea. H o campo discursivo da religio, das Foras Armadas, do jornalismo, enm... Trata-se
de conceito interessante, mas, como lembrou muito bem Johanna
[Smit], temos o conceito de provenincia. A provenincia para ns,
no trato com documentos de arquivo, tem um signicado peculiar.
No seio de uma instituio militar, por exemplo, no h apenas documentos que correspondam s caractersticas de um nico campo
discursivo. L se encontram documentos administrativos igualmente
presentes em outras reas. A igreja, por sua vez, ter livros de atas de
reunies e cartes de ponto de funcionrios em meio a documentos
que lhe so prprios. A ideia de campos discursivos e de famlias documentais pode, no entanto, ter alguma utilidade no trato com arquivos
pessoais, onde a funo simblica de alguns documentos presena
constante.
Temos uma interlocuo muito grande com a rea dos museus;
pois, da mesma forma que os muselogos, buscamos uma terminologia para designar mobilirio, loua, bens e alfaias da igreja e tantos outros artefatos que encontramos nos arquivos. Quem trabalha
290
com cultura material enfrenta esse problema. Como nomear alguma

coisa que no sabemos bem o que ? Algo cuja funo original no
conhecemos? Podemos at imaginar a funo que ele tem para quem
o acumulou, mas a funo original que est atrelada a seu nome ,
muitas vezes, desconhecida; ou seja, a funo que reconhecemos nele
uma funo atualizada pelo indivduo que o acumulou. claro que,
para o muselogo, o histrico da pea tem uma importncia muito
grande, muito mais do que a funcionalidade teria para os arquivistas.
O conceito que foi aqui levantado e exemplicado pelo professor Srgio [Costa] encontra similaridade com o conceito fundamental
e familiar para ns, que o da provenincia do documento. Temos
que conhecer o rgo acumulador dos documentos, e estes tm que
ser tratados de modo a continuar reetindo as atividades do rgo.
Ou seja, se eu organizo o arquivo de Ruth Cardoso, os documentos
tm que continuar reetindo as atividades dela. o arquivo dela, em
relao a ela que esses documentos tm que ser organizados. Ento,
a trajetria de vida de algum que se reete naquele arquivo e os
documentos tm que ser tratados de modo que essa relao entre a
atividade do titular e o documento se faa da forma mais estreita possvel. Portanto, muitas vezes, a razo pela qual o documento que temos em mos deve estar no arquivo tem que ser buscada em relao
trajetria do titular do arquivo. A gnese do documento menos importante, em alguns momentos, do que as razes de sua acumulao.
Quem acumulou e guardou o documento quem deu a ele este estatuto, de algo capaz de representar atividades, ideais, preferncias ou,
at mesmo, paixes. Muitas vezes, a diculdade acontece porque os
documentos tm a propriedade de que nos falou Mariano [Ruiprez],
a propriedade de se autorreferenciar, que tpica dos textos escritos.
Quando o documento escrito tem funo simblica, tal caracterstica
desaparece. A funcionalidade do documento passa a ser relacionada
com o sentido que lhe empresta o acumulador nal; seja ele pessoa
fsica ou instituio. E, quando o estatuto documental decorre da
291
Ana Maria Camargo
atribuio de sentido que lhe d o rgo acumulador, nem sempre

possvel identicar sua funcionalidade. Objetos e peas cujo sentido
ignoramos transformam-se em problemas, da a tendncia em rejeit-los no processo de sua incorporao ao acervo de instituies de
custdia.
No sei se me escapou algum conceito. Falamos de espcies,
tipos, gneros, suportes, formatos conceitos que, para os arquivistas, so muito claros, apesar de terem signicados distintos em outras
reas do conhecimento. Como armou Helosa [Bellotto], no seu texto, seria impossvel sair daqui com certezas ou, ento, com um projeto
de consolidao de terminologia universal, nica para todos os casos.
Hoje, no perodo da manh, Srgio [Costa] falou que o dicionrio acaba por engessar certas palavras. um risco, mas sempre precisamos
expor o sentido em que estamos empregando as palavras, em qualquer trabalho que fazemos. Por outro lado, o exerccio de expor nossas diferenas nossas reas de atrito, nossas fronteiras difceis de
denir sempre bom. Sabemos, por exemplo, do interesse que tem
para a rea da Comunicao ou da Lingustica o fato de um termo se
modicar ao longo do tempo. No caso dos arquivos, os prossionais
se empenham pela manuteno ou preservao do sentido original
do documento. a funo originria que assegura ao documento de
arquivo a longevidade e a potencialidade que vo permitir sua utilizao das formas mais diversas. O uso que se possa fazer dele em nada
interfere em seu signicado original, como pretende o pensamento
ps-moderno. Ao contrrio: mantendo estvel esse sentido original que o arquivista garante o valor probatrio dos documentos. A
apropriao de um discurso relativista pelos prossionais da rea de
arquivos , na minha opinio, totalmente indevida. H um certo deslumbramento, entre eles, pelo que se passa no campo das cincias
humanas da o empenho em armar que o arquivista imprime sua
subjetividade na organizao dos arquivos ou que ele um agente
de manipulao dos documentos que, de acordo com a ideologia que
292
defende, provoca mudanas no seu sentido original. O arquivo seria,

ento, dentro dessa concepo, o espelho das remodelaes provocadas pelos seus diferentes usurios.
Estamos vivendo um perodo em que parte de nossas certezas
caram por terra. Acho que o professor Bruno Delmas nos deu um panorama, at certo ponto, aterrorizador em relao s mudanas em
curso. Ser que ainda teremos arquivos no futuro? De qualquer modo,
o princpio que sempre norteou a rea, e que a sustentou como disciplina, foi o de se manter os documentos em estreita relao com as
atividades de origem; ou seja, manter sua capacidade de representar
as aes que lhes deram origem. isso, nada mais do que isso. Parece
uma coisa to simples, mas a coisa mais importante que ns temos a
fazer. Qualquer que seja o uso que se faa do documento de arquivo,
seu carter probatrio incidir sempre sobre essa funo originria.
Outro conceito que nos parece equivocado, quando aplicado
aos documentos de arquivo, o de veracidade. O correto dizer que
um documento dotado de autenticidade quando possvel reconhecer a atividade de que se originou. E uma das maneiras mais ecientes de preservar este elo de origem nome-lo adequadamente,
a partir da espcie por meio da qual se exerce determinada funo.
Por maior que tenha sido a liberdade com que foi produzida e isso
ocorre nos documentos discricionrios , a espcie obedece a uma estrutura ou frmula que, uma vez nomeada e atrelada a certa funo,
congura o tipo documental. nesse vnculo que reside a autenticidade dos documentos. No se trata, portanto, de evocar o conceito de
veracidade. Mariano [Ruiprez] lembrou, h pouco, de Adam Scha
e das questes por ele colocadas a propsito da reescrita incessante
da histria. Se nosso horizonte, como historiadores, a verdade que
sabemos inalcanvel , o dos arquivistas a autenticidade dos documentos que est, sim, ao seu alcance.
O professor Srgio [Costa] fala em tipo documental com um
sentido especco. Para ele, os gneros (espcies e tipos, para ns)
293
Ana Maria Camargo
podem ser do tipo narrativo, do tipo opinativo etc. Em nossa rea costumamos utilizar algo parecido: a classicao dos atos administrativos, que podem ser atos de relao, de assentamento, normativos...
Tais categorias assemelham-se a famlias de documentos e no tm
grande valor operacional: em lugar de atos normativos, optamos sempre por distinguir a lei, o decreto, a portaria, a resoluo... O mesmo se
d com os atos relacionais; na administrao tudo se faz de modo espelhado; ou seja, quase todos os atos exprimem relaes e contrapartidas, da o carter genrico da denominao do conjunto. As espcies
e tipos documentais so, por isso mesmo, o ponto alto do processo de
identicao nos arquivos.
Por ltimo, gostaria de mencionar a importante questo colocada pela Johanna [Smit], que traou um panorama muito adequado
do que preciso fazer, hoje, para conservar e manter a funo originria dos chamados documentos dinmicos, proporcionando a eles a
necessria estabilidade de sentido. Alm de relacionar o blog ao dirio ntimo, como documentos que mantm entre si alguma anidade,
cumpre identicar espcies e tipos que, como produtos do mundo
digital, nos parecem inteiramente novos. Como fazer essa identicao? Por meio dos verbetes explicativos sugeridos pelo professor Mariano [Ruiprez] ou por meio dos nomes que serviram de mote para
este evento? Como nos ensina Helosa Bellotto, a repetio de tipos
documentais dentro de rotinas administrativas ou rotinas sociais d
origem s sries. As sries, nesse sentido, no so uma diviso qualquer dentro dos arquivos: so conjuntos de documentos do mesmo
tipo. A nomeao das sries, portanto, determinada pela nomeao dos tipos. A discusso do tema, na perspectiva sinalizada pelos
diferentes participantes deste seminrio, constitui um bom comeo
de conversa. Resta agora amadurecer determinados conceitos e submet-los ao crivo dos prossionais que atuam junto aos arquivos. Uma
segunda edio do evento seria, nessa medida, muito oportuna.
294
12
DEBATE
Debate com
o pblico
Srgio Costa: Como a Ana Maria [Camargo] me citou, me sinto no direito de comentar. muito importante, e muito interessante
essa tentativa de buscar o que correspondente. At que ponto um
conceito bate com o outro. Mas eu comeo a pensar assim: se, dentro
da prpria Lingustica, voc tem escolas e tendncias, um entende o
discurso de um jeito e o outro de outro, o tipo uma coisa e o gnero
outra, a questo complicadssima. Aqui somos todos acadmicos,
e dizemos aos nossos alunos quando orientamos dissertaes e teses:
seja coerente com a teoria que voc est desenvolvendo, dena suas
categorias e, a partir dessas categorias, dena e desenvolva. Se outro
tem uma concepo diferente de X ou Y no importa, o importante
que voc esteja coerente com sua teoria. Ento, vou perguntar: hoje
todos sabem o que a concepo de marechal, no ? Marechal hoje
uma alta patente militar; mas, na era do [presidente] Figueiredo, era
outra coisa. No dicionrio antigo era o cavalario que cuidava de cavalos na baia. Ento, o sentido desta palavra mudou completamente
com o tempo. Sobre a pedra: todos ns conhecemos a Bblia e a histria da mulher acusada de ter trado: Quem no tiver pecado que atire
a primeira pedra. Me lembrou outra coisa: em uma revista semanal,
tempos atrs, saiu a discusso sobre clonagem. O jornalista colocou
uma chamada na capa dizendo: No clonars. Ele no escreveu:

proibido clonar. Foi No clonars. Acho bastante importante prestarmos ateno neste discurso injuntivo, nesses discursos normativos,
que vm dos mandamentos [bblicos]. Voc tem toda a histria da humanidade presente ali, no tem? Est implcito todo um conito de
discurso, das vrias instituies, das vrias esferas sociais, de vrias
comunidades que esto presentes em um enunciado desses que no
uma mera frase com um verbo usado no futuro do presente, com a
negao, para indicar uma proibio. No isso, muito mais do que
isso. H uma srie de discursos presentes ali a histria da humanidade a partir de Cristo, dos mandamentos de Moiss nessa escolha do
No clonars, que remete aos demais mandamentos No matars,
no furtars etc. Para ns, que somos linguistas de anlise do discurso, os conceitos tm um outro aspecto. Quando falo em tipo, o tipo
normativo, que o tipo injuntivo, ele est nos jogos, nas regras dos
jogos, na bula de remdio, em tudo aquilo que uma instruo mesmo nas provas, na escola, h regras de comportamento social. O que
a Ana Maria Camargo chama de atos normativos os que contm tais
coisas , no bate com o conceito de tipo para ns. Para ns, a questo
do tipo est ligada a quais so os recursos lingusticos discursivos; que
eu, como escritor, ou eu, como falante, escolho. Como o jornalista,
por exemplo, escolheu o No clonars, porque existe uma srie de
conitos aqui presentes. Voc tem um discurso moral, religioso, tico,
cientco. Por exemplo, na religio, se parte do princpio de que s
Deus cria e, agora, existe a clonagem como uma criao. Desmorona
toda uma histria religiosa muito sria.
Vejam bem, do nosso ponto de vista, essa tipologizao est
ligada produo e leitura dos textos que se tm disposio.
Quando voc fala, por exemplo, de espcie, e classica como tipo de
gnero textual, at certo ponto pode haver uma similaridade. Agora,
quando se fala de folha de pagamento e que a folha um artefato ,
a folha de pagamento, tradicionalmente era feita em uma folha; hoje
297
Debate com o pblico
no mais: voc tem o recurso eletrnico para isso etc., etc. Ento, folha de pagamento realmente um gnero textual, um tipo de gnero.
Que voc deve chamar de espcie, no ? No sei...
Ana Maria Camargo: Chamo de tipo documental. A palavra folha, sozinha, signica formato.
Srgio Costa: Mas a, carto de crdito, por exemplo...
Ana Maria Camargo: Depende das funcionalidades...
Srgio Costa: E a tem, tambm, a questo da superestrutura.
interessante. Ns tambm temos essa questo da superestrutura nos
gneros textuais. Por exemplo, voc pega uma carta, voc tem uma
superestrutura. Um e-mail, voc tem uma superestrutura semelhante
da carta. Ento, por isso, mas h diferenas. O bilhete tambm.
Uma exposio tambm tem uma superestrutura. Todos ns aqui j zemos uma exposio. Bakhtin fala que, se ns tivssemos que aprender todas as estruturas de gneros, a gente no falaria nunca. Os gneros esto disposio dos falantes, e se eu falo assim: eu quero
fazer uma entrevista com voc, ou quero bater um papo com voc,
voc sabe qual a diferena entre entrevista e bate-papo. Os dois
so formas de conversao, mas so situaes diferentes, so formalidades diferentes, so interaes diferentes. A entrevista necessita
de um prossional para fazer as perguntas, um prossional da rea,
do tema escolhido. Na conversao no, voc pode conversar sobre
uma srie de coisas, mais informal. H uma srie de circunstncias
sociointerativas, sociodiscursivas, que ns fazemos. Por exemplo, vou
fazer uma exposio e fao a escolha de certos conectores, de certas
conjunes, gramaticalmente falando. Ento, donde, portanto,
vamos comear a fazer assim, depois faremos isso, bem, portanto, vamos pegar primeiro... e voltando, e retomando... Vamos construindo a exposio, com vrias escolhas gramaticais discursivas que
so prprias do discurso da exposio e, quando se vai narrar, vo ser
298
usados mais verbos. Ento, a narrativa o tempo histrico presente;

geralmente, o tempo passado, mas voc pode trazer para o presente. [No ] simplesmente aquela coisa de na escola voc dizer que o
tempo tal serve para isto ou para aquilo. No. Vamos escolher em que
discurso, a origem, a procedncia, at as escolhas discursivas so importantes. Talvez vocs possam pensar um pouco nisso. Nas escolhas
que esto presentes nos documentos... no sei... [Outro exemplo]
Lembra do Chico Buarque? Agora eu era o heri... e voc se pergunta: Agora se era? E isso remete a qu? A era uma vez, ao cowboy que
vive no mundo da co. Ento, se tem toda uma co que remete
a histrias, histrias ccionais, que sempre comeam era uma vez...,
il tait une fois.... Voc tem vrias questes um pouco diferentes no
sentido das escolhas, se o tipo narrativo ou argumentativo. Na argumentao, vou usar conjunes, na narrao vou usar as conjunes
temporais, como quando, o tempo no passado. E quando construo
um discurso opinativo, um discurso argumentativo, uso conjunes
na rea de concluso: portanto, porm, as conjunes adversativas. Uma outra questo interessante que eu queria falar a seguinte:
quando a Ana Maria [Camargo] fala da pedra, da pedra como artefato, eu pensei um pouco na teoria do signo. Talvez pudesse levar um
pouquinho para a rea da Lingustica, pegar quem discute a teoria do
signo, na Semiologia, na Semitica, Pierce, Saussure, e a diferena de
signo e sinal, no interessante? A pedra, quando falei atire a primeira pedra, existe um simbolismo a, histrico tambm, no ? E co at
na expresso voc atira a primeira pedra, e essa pedra que foi atirada no Fernando Henrique Cardoso, ela simbolicamente uma coisa
para agredir algum, no ? agresso, agresso simblica, poltica,
ou de discordncia, etc. etc.; mas a pedra, em si, uma pedra, o fogo
o fogo. Mas quando voc faz um fogo e que tem uma fumaa, a
fumaa existe por a, mas quando o ndio fazia a fumaa, um sinal
de comunicao. Pensei um pouco nisso tambm. Voc deniu srie
como conjunto de documentos do mesmo tipo. Era do mesmo tipo ou
era da mesma espcie?
299
Debate com o pblico
Ana Maria Camargo: Do mesmo tipo.

Srgio Costa: Mas por que no da mesma espcie?
Ana Maria Camargo: O tipo mais do que a espcie, a espcie
recheada.
Srgio Costa: Ento, uma outra coisinha: o gnero, para vocs,
a questo da linguagem predominante, certo? Ento, a questo que
a gente pode levantar, e para que vocs repensem, que hoje temos
essa linguagem da multimodalidade, das linguagens no mesmo documento, temos multi e-mails, temos a multissemiose, a multissemitica... Para no separar as linguagens que esto presentes no documento. So as observaes que eu queria levantar. Obrigado!
Ana Maria Camargo: Essas questes colocadas pelo professor
Srgio [Costa] no so alheias s reexes que fazemos dentro da
rea. Admitimos que determinados documentos tm funo simblica, ou seja, dependem de uma atribuio de sentido, como no caso
da pedra. Mas os documentos de arquivo se distinguem por outras
caractersticas. Eles so correlatos das aes que lhes deram origem,
e desse vnculo que extraem sua fora probatria. Recorrem a frmulas para que no sejam ambguos, mesmo quando tm estrutura
narrativa. Se examinarmos a srie dos relatrios governamentais, vamos encontrar elementos estruturais comuns a todos, pois as prestaes de contas dos presidentes de provncia, por exemplo, so aes
institucionais rotineiras. No caso de algo que no nasceu para viabilizar ou comprovar uma ao, mas que foi guindado condio de
represent-la, podemos armar que s se sustenta como elemento
documental se esses vnculos forem explicitados. Quando os vnculos
se perdem, a capacidade de documentar tambm se perde. o que
acontece com a fotograa, que sempre se julgou uma reproduo do
real, dispensando qualquer palavra. A fotograa se descontextualiza
com a maior facilidade e perde, rapidamente, sua funo documen-
300
tal. Se a ambiguidade uma virtude do texto literrio, a anttese

do que encontramos e procuramos preservar no mundo dos arquivos.
O documento de arquivo tpico autorreferente, obedece a certas
frmulas e dispe, por isso mesmo, de fora probatria em relao
atividade que lhe deu origem.
Bruno Delmas: Eu queria continuar o que acabou de ser colocado e, em particular, suas ltimas palavras, Ana Maria, justamente em
relao aos arquivistas. Como procuramos a realidade do documento,
a funo que aparece como sendo a coisa mais essencial e, muitas
vezes, o prprio nome do documento indica a funo. Assim, as coisas
so simples. E isso traz uma grande estabilidade, que faz com que,
independentemente da forma que o documento possa tomar, ele
mantm o mesmo nome. Isso de grande importncia para o futuro.
Ontem falei do documento que tinha a cor azul e que, por isso, foi
chamado pela cor, bleu. Ento chamvamos o telegrama de bleu
por causa da cor, mas o telegrama desapareceu, e hoje existem outras
formas e no usamos mais essa expresso. As impresses eram feitas
com um sistema diazoico e isso dava a cor azul a elas, no sei se hoje
ainda assim, se este sistema vai continuar ainda por muito tempo.
Ento, certamente ter outras formas de falar ou, talvez, continuaremos a chamar isto de bleu. Tambm houve um momento em que
falamos de carto. Na origem, o que o carto? O carto um tipo de
papel de um certo peso. O papel tem uns oitenta gramas e o carto
feito de um papel que tem uns 250 gramas, ou por a. E como ele
era mais grosso, era usado para fazer jogos de cartas e carteiras de
identidade. Ento, na origem a palavra do material que comeou
a ser usada para caracterizar o documento. Hoje, temos carteiras de
identidade em plsticos, que no tm 250 gramas de papel, ou seja, a
funo realmente o elemento que estvel e atravessa o tempo, os
usos, as formas. Porm, s vezes, necessrio. E isto foi indicado, por
exemplo, no caso da folha de pagamento precisa se associar s duas
coisas, ao material e ao. Ento, no sei se exatamente a espcie e
301
Debate com o pblico
o tipo porque no consegui acompanhar tudo na traduo; mas, para

folha de pagamento, existem as duas coisas porque era a melhor forma de caracteriz-la. Mas no contraditrio. Por exemplo, podemos
ter o objeto de uma ao que seria o nome dessa mesma ao. Mesmo
fora dos documentos, uma ao pode ser denida pelo seu objeto. Da
mesma maneira, podemos ter documentos denidos pela sua forma.
Ento, isso foi meu primeiro comentrio. E, mais cedo, eu no quis assustar ningum, mas podemos encontrar vrios documentos em forma eletrnica mas eles mantm o mesmo nome e a mesma funo.
isto, a funo, vai manter o nome na continuidade.
Uma outra noo muito importante para ns, considerando
os documentos de arquivos, que so ou documentos autnticos no
sentido jurdico do termo , ou documentos que so autnticos por
extenso que tm uma caraterstica de autenticidade, por serem
produzidos em circunstncias enquadradas, denidas. Mas podemos
ir alm, e neste ponto queria saber se temos um entendimento, que
temos documentos de arquivo por natureza. E eles so porque so
criados no quadro de uma ao que os dene como tais, no quadro de
uma ao determinada. Mas temos, tambm, documentos de arquivo
por destinao foi Balthier [Robert-Henri Bautier, historiador e estudioso da Diplomtica, (1922-2010)] que introduziu essa distino,
que no so na origem criados no quadro de uma ao determinada,
mas que foram includos no quadro dessa ao a posteriori, e podemos citar dois exemplos. O primeiro o dos indcios e provas de crimes. Nos processos criminais, nas pastas de investigaes criminais,
voc encontra os relatos, as testemunhas, as constataes, e tem as
peas, como as facas, as armas usadas no crime. Essas so peas de
indcios e provas do crime, que no so originalmente destinadas a
se tornar arquivos, mas so conservadas no quadro do processo. Elas
fazem parte da investigao e foram captadas em aes policiais, em
certas circunstncias que as identicam. Elas tm uma caraterstica
de autenticidade, pois so juntadas ao processo como provas. Um ou-
302
tro exemplo, desta vez na rea da pesquisa cientca. Vamos pegar o

exemplo das pedras. Uma pedra apenas uma pedra, no documento de arquivo por natureza. Porm, nas colees de pesquisa cientca, temos pedras que so documentos de arquivo. Por exemplo, no
quadro de uma expedio cientca na Cordilheira dos Andes, haver
gelogos que vo extrair e recolher pedras, anotar o dia, o local, quem
extraiu a amostra, em qual altitude, latitude, sedimento etc. Eles vo
colocar essas amostras de pedras em contexto, eles vo, pelas suas
aes, dar a amostra de pedras uma caracterstica de autenticidade
e de prova, que permitir que, daqui a cinquenta anos, outros gelogos possam trabalhar com essas amostras. Ento, por isso que eu
falei nas extenses da Diplomtica. Fui pessoalmente levado a incluir
todos esses documentos cientcos, que no so documentos de arquivo por natureza, mas por destinao; e, assim, os devemos estudar,
e estes devem entrar no campo tanto da Arquivstica quanto na rea
da Diplomtica. Estes so alguns comentrios que eu queria colocar e,
talvez, tambm uma ideia: distinguimos na Frana a Diplomtica geral
da Diplomtica especca. Eu no sei se isso, nalmente, no seria a
mesma coisa que as distines que a Ana Maria [Camargo] colocou
porque no consegui acompanhar a traduo inteira. Mas, na Diplomtica geral, vemos tipos de documentos, e a Diplomtica especca
o caso de documentos de arquivos dentro de um determinado contexto. Estes so meus comentrios, obrigado!
Mariano Ruiprez: Boa tarde! Gostei bastante do resumo do
seminrio que a professora Ana Maria [Camargo] fez, e acho que existem muitas semelhanas com a tradio arquivstica ibrica, inclusive o conceito de espcie documental, que remete ao trabalho de
Schellenberg, que chega a uma separao, uma dicotomia entre o
tipo documental e a espcie, como esta separao que se faz no Brasil. Bom, para ns, na Espanha, unimos tudo com a palavra tipo, mas
isso apenas o jeito de tratar as coisas. Para ns, carta de privilgio
um tipo [documental] e carta de privilgio de conrmao outro
303
Debate com o pblico
tipo. Passamos a espcie de carta e vamos distinguir as especicidades daquela carta. Gostei de escutar que os arquivistas no gostam
de ambiguidades. Queremos chamar as coisas pelo nome. Queremos
deni-las, contextualiz-las, porque isso a nossa fora. Temos que
pensar no servio que estamos prestando aos usurios, e os usurios
no podem confundir as coisas, eles vo chegar aos documentos pelas
nossas descries. Como nomeamos o documento o cordo umbilical que vai unir o documento ao usurio e, por isso, o nosso trabalho
to importante.
H exemplos muito claros, o exemplo de uma lista, todo mundo
j foi ao supermercado com uma lista de compras, e essa lista se parece muito com uma lista de professor universitrio de qualicao dos
alunos, e esta lista d lugar a uma srie. Podemos achar uma espcie
documental, e uma lista que desenvolvida pode dar lugar a distintos tipos documentais e vrias sries. Na Espanha a mesma coisa:
lista, lista de aluno, lista de qualicaes, listas tributrias, e necessitamos desses trs conceitos porque, quando precisamos de uma lista
de qualicao de aluno, tem um contedo concreto, uma entidade
produtora concreta, um autor concreto; por isso, temos que fugir da
ambiguidade.
Porm, eu sempre digo, e meus mestres sempre disseram isso
tambm, a perfeio o inimigo do bom. s vezes, temos que buscar
apenas o bom e deixar um pouco o perfeito; porque, se buscamos o
perfeito, possvel que no o alcancemos nunca. Tem um conto do
escritor argentino Borges que contava que uma pessoa tinha uma
memria to grande que, para lembrar o que tinha falado um dia, precisava de um dia inteiro (risos). Para descrever, escrever e denominar
um documento temos que relativizar o tempo que podemos dedicar
a isso, porque temos muitas crianas para cuidar, muitos pacientes a
atender. Quando atendemos um paciente com a mesma patologia,
genial, temos uma srie, mas e quando algumas patologias so atpicas, que nos parece muito estranho, temos que deixar esses pacientes
304
em quarentena, vamos mais devagar e com mais cuidado para entender do que se trata.
Plateia: Eu acho que o ponto muito interessante realmente
isso, professor Mariano [Ruiprez]: no perdermos aquilo pelo que
existimos. Ns existimos para conservar, guardar, manter para as prximas geraes. Estamos em um momento complicado, porque no
sabemos o que vamos fazer com o digital, principalmente o nato digital, como guard-lo. Mas no podemos esquecer a essncia, que
a busca para atender ao usurio, o nome que ele tiver, o local onde
estiver; porque, se no, ns estamos simplesmente sendo guardies
e, se ns somos somente guardies, vamos perder a essncia daquilo
que somos que realmente fomentar pesquisas, incrementar reexes, levar ao cidado o acesso informao e ao conhecimento da
sua histria. Aqui, no Brasil, estamos agora, talvez, em um momento
nico, tentando fazer o cidado entender que ele pode e tem direito
a ter acesso informao. Ento, acho que o mais importante de tudo
isso, quando estamos nomeando o gnero, a espcie, se lembrar de
quem realmente busca e precisa da informao que temos.
Plateia: Eu considero de extrema importncia essa discusso
que foi estabelecida aqui, no apenas do ponto de vista prtico para
os arquivos e para o atendimento ao usurio, mas tambm por ser
muito enriquecedor do ponto de vista cientco para a Arquivologia.
Para a prpria reexo epistmica da Arquivologia, que uma rea
que tem sua transio de disciplina tcnica para uma discusso cientca, a terminologia fundamental. A colocao da professora Ana
Maria [Camargo] defende a nossa terminologia estabelecida, mas ns
tambm estamos abertos a uma interlocuo com outras reas, porque enriquecedor, porque traz outros pontos de vista, e acho que
pode sempre ser acrescida, esta uma rea interdisciplinar o tempo
todo. Ento, neste aspecto, essa multiplicidade que o seminrio apresentou de extrema importncia, no s para que se defenda o que
305
Debate com o pblico
j temos estabelecido na Arquivologia cientca, mas tambm para

reetir sobre aquilo que as outras reas podem trazer. Neste sentido,
este seminrio foi muito enriquecedor.
Mariano Ruiprez: Tudo que fazemos s faz sentido no momento em que as pessoas vo buscar as informaes em documentos, atravs do nosso trabalho. Eu gosto muito do termo pessoas; os
termos clientes, usurios, consumidores no me agradam muito.
O senhor ou a senhora que se senta minha frente e me pergunta
algo, eu no a verei nunca como cliente, mas, sim, como pessoa, e
assim que vou atend-la. Para que pblico voltado o nosso trabalho?
Se utilizarmos termos obscuros, confusos, impedimos o pblico de
saber do nosso trabalho. Clareza o melhor que pode acontecer. Assim, a sociedade pode se dar conta do quanto til somos e poderemos
oferecer mais e melhores servios. Muitas vezes, com determinadas
atitudes, ns nos fechamos entre ns mesmos. Muitas vezes, as publicaes que fazemos no arquivo pblico so realizadas pensando em
outros arquivistas e outros historiadores. um grande erro. Ns temos que abrir os nossos livros e publicaes sociedade. Todos sabemos o que uma real provisin ou algum outro tipo documental igual,
isso o objeto do que tratamos aqui. Porm, em relao ao usurio,
temos que chegar a ele. Como fazer para que o jovem coma legumes
que ele no quer? Este o nosso objetivo (risos).
Plateia: Eu queria fazer uma pergunta ao professor Mariano
[Ruiprez] e, talvez, o professor Bruno [Delmas] tambm possa comentar. , na verdade, mais uma inquietao do que uma pergunta.
Aqui na nossa tradio arquivstica o termo tipo documental, como
a Ana Maria [Camargo] colocou de maneira muito apropriada, ns entendemos como a juno da espcie mais a atividade. A espcie entendida, talvez, do ponto de vista da Diplomtica pelo professor Bruno
[Delmas], pela Luciana Duranti, como forma, que um conceito que,
para ns, tem outro signicado; ou seja, remete estrutura do docu-
306
mento. Se ns pensamos nos documentos pblicos e, a, no mbito

dos arquivos pessoais, talvez, tenha uma outra dimenso. A estrutura
fundamental porque ela legitima o registro do ato administrativo. E
o contedo, denido pela funo que o documento registra, determinado pelo seu contexto de produo. Para nossa tradio arquivstica, esses estudos e esses parmetros para compreender o documento
pblico so distintivos, porque eles do origem srie documental, o que
tambm no consensual na Arquivstica brasileira. Ns podemos identicar no Brasil pelo menos seis conceitos de srie documental, e isso impactante do ponto de vista da classicao; mas, sobretudo, da avaliao.
Isso tambm distintivo nos instrumentos que estamos desenvolvendo
no Brasil. Hoje de manh os debates foram todos relevantes porque, no
mbito dos arquivos pessoais, os documentos no tm uma estrutura
estvel e, pensando nos novos formatos, essa estrutura tambm questionvel. Ento, Mariano [Ruiprez], primeiro voc: na tradio arquivstica espanhola, bastante inuenciada pela Diplomtica, Antonia Heredia
j publicou um artigo demonstrando que o conceito de tipo, que um
termo que vem da Diplomtica, no consensual e que os arquivistas
espanhis entendem tipo de maneira diferente. Embora no haja consenso, e a Arquivstica seja inuenciada pela Diplomtica, qual o princpio
que vocs usam para entender tipo documental e agrupar as sries? E,
depois, professor Bruno [Delmas]: se o senhor pudesse comentar qual
a importncia da estrutura do documento na denominao, que organiza o registro dessa informao e vai individualizar esses documentos
dentro do conjunto. Porque, para ns, fundamental a espcie, conceito
cunhado pela professora Heloisa Bellotto; e, talvez, a gente no encontre essa estabilidade na denominao no mbito dos arquivos pessoais.
Esse debate assume uma relevncia fundamental para que possamos ter
parmetros para denir sries documentais e tratar os documentos de
uma maneira mais padronizada.
Mariano Ruiprez: O conceito de tipo, como procurei indicar, ns sempre utilizamos. Eu estudo documentos do sculo XII e isso
307
Debate com o pblico
sempre se faz na Espanha. Quando feita a descrio, o autor recorre

ao tipo documental. E nos primeiros agrupamentos nos arquivos dos
sculos XV, XVI, XVII, os documentos eram reunidos pela tipologia diplomtica. Os privilegios juntos, as providencias juntas, porque quem
fazia esses grupos eram os tabelies e eles conheciam muito bem as
tipologias porque havia entre eles tarifas, por exemplo, por uma carta de dote, tantos reais, por uma carta de locao, tantos reais, eram
cobradas tarifas conforme o tipo do documento. E quem classicava
os documentos eram eles, porque, na Espanha, os arquivistas prossionais eram de origem tabeli com formao em Paleograa. Temos
uma expresso muito bonita que denomina os primeiros palegrafos
maestro revisor de letras antiguas. Eles usavam essa classicao tipolgica, de tipologia diplomtica, pura e dura, tais como privilegios,
providencias, ordenanas, procedimentos e nomeavam vrias cartas de providncias, e vrias cartas de privilgios com nmeros: privilegio 1, privilegio 2, privilegio 3, e com instrumentos de localizao.
Quero dizer que a tipologia diplomtica, melhorada e complementada com a jurdica, est na raiz da classicao de arquivos na Espanha.
Quando comeamos a conservar expedientes, no havia um documento solto; o documento nal vem com todos os intermedirios. Na Espanha, desde o nal do sculo XV, com a apario e o desenvolvimento das contas das instituies, uma pessoa apresentava uma conta e
havia contadores que tinham que aprov-las ou no. E tudo isso estava no expediente. Inuenciadas pelo Direito Romano, pela tradio
romana, essas classicaes nos sculos XVII e XVIII passaram a ser temticas, ou por matrias porque a Diplomtica j no dava conta. Os
privilegios eram cada vez em maior nmero, os expedientes tambm.
Por isso, comearam com classicaes temticas: pes, que reunia
documentos sobre o po, ruas, e assim por diante. Nos sculos XIX
e XX, j no podia ser mais dessa forma, e passamos a utilizar uma
classicao orgnica ou funcional. Eu, Mariano Ruiprez, autor de
trabalhos sobre classicaes, estudos de sries, trabalho em um arquivo organizado por matrias, de A a Z (careta de desaprovao, risos).
308
Quando cheguei, em 1990, havia duzentas matrias, que comeavam

pela A, de Abastecimento, com a ordem bibliotecria alfabtica, e
terminava com V, de Vigilncia Pblica. E entre elas, por exemplo, J
de Jabn (sabo), Jesutas, Juan de Ayala (um senhor). Esses eram os
critrios de ordenao. Eu, como arquivista, queria utilizar critrios
de metodologia, que so os que utilizam meus colegas da prosso.
Vou reconstruir sries e, para isso, tenho que fazer a identicao.
Por isso, tenho que estudar a instituio e ver a origem funcional da
srie, quando surgiu, por que surgiu. Por exemplo, sempre se falou
que em Toledo, no sculo XVI, sabemos como eram os cavalos; mas
no sabemos como eram as pessoas, porque os cavalos foram descritos, mas as pessoas no. No esqueamos nunca que, na administrao, os funcionrios no geravam documentos por vontade prpria.
Sempre havia uma ordem por trs que dizia ao funcionrio o que
fazer e de que maneira. A nossa fora hoje na Arquivstica espanhola
ir at essas fontes com a ajuda da Lingustica, da Histria e do Direito e extrair esta origem dos documentos, com a ideia fundamental de distingui-los. Fazer um trabalho que distingue perfeitamente
essa tipologia, porque dar lugar a sries distintas. Nos sculos XV,
XVI, XVII, cada municpio, cada cidade, segundo suas ordenanas, podia recorrer a sries distintas. Em Toledo, h uns 40 livros de 1540 a
1812, h uma srie, denida por mim, de libros de registro. Por exemplo, de manuteno de altas de preos de mantimentos no registro
de agricultores. Cada quinta-feira, que era o dia de mercado, o prefeito olhava o que se vendia e estabelecia os preos. Tomates custam quanto? Cinco reais. No, quatro, ou voc no vende. Por isso,
sabemos quais produtos chegavam cidade, a cada dia em que havia
mercado, de 1540 at 1812. Essa srie existe em outro lugar? Eu no
tenho visto igual! Podemos saber sobre as batatas, quando comearam a vender em Toledo. Podemos saber que se vendiam ostras no
Natal (Toledo uma cidade do interior, a 500 quilmetros do mar;
como seriam essas ostras? risos). O libro de registro de posturas constava com os acordos dos assentamentos e cidades que se reuniam
309
Debate com o pblico
para decidir que s quintas-feiras era o dia de mercado, decidir os

preos dos alimentos e, o mais importante, havia um secretrio que
anotava isso no livro. Porque ns fazemos muitas coisas em nossas
vidas sem que tenha algum tipo de reexo documental. Imaginem
um grande escritor francs, por exemplo, Baudelaire. Algum vem
ao arquivo e me diz: Baudelaire visitou Toledo. Eu: Ah , eu no sabia. Ele veio no ms de novembro de 1880. Eu queria ver os documentos sobre Baudelaire. Eu: E, ento, ser que ele estacionou mal
a sua charrete? Porque aqui temos expediente de multas de trfego.
Se o multaram, haver documentos, mas se no o multaram, no.
Brigou com algum? Que se saiba, no. Pois aqui no h arquivos
de Baudelaire. No se faz registro sobre tudo. Aqui em So Paulo
no haver documento sobre a minha visita. Muitas vezes, achamos
que existem nos arquivos as respostas de tudo, mas no, e h muitas coisas que fazemos e que, graas a Deus, no est documentada
(risos). A resposta que os tipos vm se fortalecendo a partir da
obra de Schellenberg; mas, na verdade, o que fazemos utilizar uma
metodologia cientca para descobrir algo que, na prtica, vem se
fazendo na Espanha desde a Idade Mdia.
Plateia: Sim, mas o que te perguntei, e que me deixa curiosa,
que a denominao do tipo, na Espanha, s vezes pode ser pela tipologia diplomtica, como voc apontou; e o que para ns vem a ser a
espcie (o informe, para ns relatrio), ele pode ser um denominador do tipo e, s vezes, a funo do documento o denominador
do tipo. Ento, so princpios diferentes, que chamam a ateno para
uma Arquivstica to inuenciada pela Diplomtica. Eu sei tambm
que vocs trabalham com uma metodologia bastante disseminada no
pas, que a identicao. Por que essa diferena, embora a Arquivstica tenha uma inuncia to sria da Diplomtica? Se isso acontece
nos arquivos pessoais de uma maneira diferente, nos arquivos pblicos essa padronizao possvel porque fundamentada no Direito
Administrativo.
310
Mariano Ruiprez: A resposta est no fortalecimento do idioma. Se temos palavras precisas, uma nica palavra que dene perfeitamente o tipo, como discurso, no precisamos de mais. Havia uma
expresso de Juan Ramn Jimnez, grande poeta espanhol, que dizia:
No le toques ya ms, / que as es la rosa. No fala mais, uma rosa uma
rosa. Mas, s vezes, para denir um tipo precisamos de mais palavras.
Precisamos do tipo jurdico, do tipo diplomtico, precisamos de trs
ou quatro conceitos para denir o tipo, porque no temos uma palavra, um termo to certo para denir o tipo e, com ele, a srie. um
problema da lngua.
Bruno Delmas: Bom, eu vou comear pelo comentrio da histria da rosa. A maioria dos documentos tem um nome, um nome
comum, conhecido de todos. Diria que assim em 90% dos casos.
Simplesmente, ns temos que pensar em nossa atividade arquivstica,
vericar os termos. Por exemplo, ontem eu falei do termo bleu para
oramento do Estado, porque os nomes do senso comum evoluem,
mudam ou somem. Por isso, precisamos assegurar uma continuidade,
por isso que nos apoiamos na funo. Aproveito tambm para contar
uma pequena anedota. Existe na Frana um dicionrio que se chama
Le Petit Larousse. Este dicionrio se encontra em todas as famlias e
editado todos os anos, desde 1905. Um dia brinquei e escolhi uma
palavra para ver como ela era denida em 1905 e, depois, a cada 25
anos. Vi a evoluo dessa palavra para se adaptar. Em seguida, ampliei
a minha pesquisa a todas as palavras da pgina, para olhar tambm a
evoluo das denies. Parti de uma pgina em 1905 e, depois, olhei
para a mesma pgina em 1930. Percebi que havia palavras que sumiram e outras que apareceram. H uma evoluo da lngua, normal,
faz parte da vida, e ns tentamos ter, maneira de outros cientistas,
nomenclaturas para haver uma estabilidade e podermos nos comunicar.
como a situao dos mdicos na Europa nos sculos XVIII e XIX, que
tinham palavras diferentes para as mesmas coisas. Ento, um dia eles se
reuniram para criar nomenclaturas comuns: o Domina Anatomica, por
311
Debate com o pblico
exemplo. Para ns, a maneira que temos para fazer isso de forma cientica se apoiar na funo. Isso no impede a linguagem corrente,
simplesmente nossa linguagem cientca.
Agora vou falar sobre a funo e a estrutura. Evidentemente, a funo vai determinar a estrutura de um documento. Quando
falamos de lista, qualquer que seja ela, falamos de uma sucesso
de nomes que denem um certo nmero de coisas. Neste exemplo,
a funo importante porque, atrs de uma funo, h efetivamente
uma estrutura. Agora, se eu tomar o tipo com a espcie, por exemplo, vamos ter um nome composto: lista de cursos, lista eleitoral
etc. Neste caso, estamos em um quadro bem estruturado e denido
administrativamente, enquanto o primeiro exemplo totalmente livre; mas o que eles tm em comum a mesma funo, que de enumerar coisas e, assim, induzem a uma mesma estrutura. Essas coisas
so estreitamente ligadas. Interessante de se perguntar se, em certo
momento, a estrutura pode mudar. Eu me lembro uma vez em que
estava na frica do Norte, nos arquivos, e me mostraram arquivos rabes. Eu no falo rabe, mas apontei uns documentos e falei: isto ai
uma lista, isto outra coisa. Perguntaram se eu falava o rabe e
respondi que no, mas apesar de se escrever da direita para esquerda, reconheci a estrutura dos documentos. Falei: este documento,
certamente, deve remeter a tal funo porque tem aquela estrutura.
Isso a ligao e, entre estrutura e tipo, essa ligao muito forte
e estvel. Entendo que a ao determina uma forma. Espero ter
respondido a sua questo.
Mariano Ruiprez: A estrutura muito importante porque ajuda a identicar o tipo, porm no determinante. O determinante a
nalidade. Pode mudar a estrutura, porque h uma grande diversidade, e isso no implica, necessariamente, em uma mudana de tipo. Ele
pode se manter igual, como vimos nos exemplos. A estrutura informativa, o formato, o suporte, tudo isso pode mudar muito; mas, mesmo
assim, manter o mesmo tipo. O interessante que a estrutura facilita
312
a identicao, mesmo que nem precise ler, pois com a disposio j

se tem ideia do que . Mas a estrutura no o que dene o documento, o que dene a nalidade.
Bruno Delmas: Para continuar nesta dupla que estamos fazendo, por isso tambm que existem muitos arquivos privados que conseguimos identicar rapidamente, por analogia. Sabemos que uma
carta privada uma carta porque ela tem a mesma estrutura, mesmo
sendo menos formalizada que uma carta administrativa.
Sonia Troitio: Eu gostaria de fazer um comentrio e, logo
em seguida, ouvir a opinio da mesa sobre a questo. um problema concreto, que existe e acaba se expandindo para a denio dos
nomes dos documentos. Se o esforo estabelecer equivalncia, e
uma das propostas desse seminrio, de entender o signicado de
gnero, estilo, tipo e espcie documental, que para cada rea assume um signicado diferente. Para a Biologia, gnero algo diferente
de gnero musical, que diferente do gnero na Lingustica e, para
a Arquivologia, tambm algo completamente diverso. Uma grande
certeza que saiu desse evento a de que existe uma falta de consenso. E esse esforo interdisciplinar de estabelecer equivalncias
algo necessrio. Mas eu queria chamar ateno sobre uma falta de
consenso interno na prpria Arquivologia. A denio do nome do documento depende de certos critrios, de certas denies e, at, de
certos conceitos. Por isso a discusso em torno do que exatamente
espcie, o que tipo documental e o que ser utilizado para atribuir
nome ao documento bastante pertinente. Eu vou pedir licena para
o professor Srgio [Costa], mas o que vou me remeter agora ao papel dos dicionrios. Os dicionrios e, especicamente, o papel que os
dicionrios de Arquivologia assumem para ajudar a denir esse critrio. Teoricamente, o dicionrio uma obra de referncia. Ele serve
quase como um porto seguro. o que buscamos, o que esperamos de
um dicionrio. O leitor, quando vai buscar o signicado de um termo
313
Debate com o pblico
no dicionrio, porque quer saber exatamente o que signica aquele

termo. Isso acontece no Brasil e, tambm, na Espanha, porque se voc
pega, por exemplo, a denio de tipo documental no dicionrio da
Antonia Heredia e no dicionrio do Cruz Mundet, so coisas absolutamente diferentes. E, ainda, h o dicionrio do Ministrio da Cultura,
aquele mais antigo, e tambm naquele signica outra coisa. Aqui no
Brasil temos um problema similar. Para vrios termos, quando a gente
consulta um dicionrio, por exemplo, o editado pela ARQ/So Paulo
[Associao dos Arquivistas de So Paulo] e o produzido pelo Arquivo
Nacional, cada um tem uma denio diferente para o mesmo nome.
Isso vai causando uma confuso cada vez maior. E aqui no Brasil existe
uma corrente que liga a Arquivologia Cincia da Informao, h uma
srie de dicionrios na rea da informao que vo se remeter a termos da Arquivologia, e a coisa ca ainda um pouco mais complicada,
porque vo signicar outras coisas. Ento, eu queria ouvir um pouquinho a opinio da mesa sobre essa questo dos dicionrios e dessas
diferenas.
Johanna Smit: o seguinte, e estou falando por mim s. Eu
acho que, se a gente chegar a consensos totais, morreu tudo, acabou
a graa, acabou a vida! O meu sonho outro: a gente poder ter vrios
dicionrios, no precisa que todos sejam coincidentes, mas que cada
um claramente comece dizendo: Eu me pauto pelo dicionrio que segue tal linha. O que se faz usar os termos sem dizer exatamente
qual o conceito que h por trs, e ele no nico. uma preocupao
maior com a conceitualizao, para se posicionar. E dizendo: eu no
estou tentando ser dona da verdade, mas eu parto desse ponto de
vista, com esses conceitos... Na minha opinio, isso o suciente para
que a gente avance. Agora consenso, eu morro de medo!
Ana Maria Camargo: Ns temos aqui um agravante nesta questo. algo que os juristas criticam, no uma questo prpria da nossa rea, mas acontece frequentemente em toda legislao estadual,
314
federal e municipal: ns temos leis que denem conceitos prprios da

rea, como se ns tivssemos conceitos ociais para certas coisas.
Isso tem tido uma inuncia muito mais negativa, na minha opinio,
do que o fato de o prprio dicionrio de certo modo imobilizar. claro que precisamos de determinados parmetros, e a prpria Luciana
Duranti tem uma observao interessante sobre isso. Ela diz Ns s
podemos nos considerar uma disciplina porque nos reconhecemos
como tal ao longo do tempo. No o ps-modernismo, como o da
fala do Vernes Harris na frica do Sul, que, de repente, implode a rea
e viramos uma outra coisa. Manter certas coisas ao longo do tempo
que sustenta um campo cientco, um objeto, alguns parmetros,
por mais que ns tambm nos vejamos como prossionais que esto
dentro do tempo e que este se altera e se modica. Mas acho que
isso tudo vai acabar tambm em outra questo que foi tocada durante o seminrio, importante para nossa reexo. At que ponto precisamos, em nossa rea, provar para todo mundo que cada arquivo
de instituio tem as suas peculiaridades? Ele no a repetio de
um outro, mesmo quando temos um estatuto comum para as municipalidades, ou temos uma fonte comum para instituies que funcionam em regies to distantes umas das outras. Ns sabemos que
aqueles documentos gerados por aquelas instituies, embora sigam
determinados atos normativos comuns, so distintos uns dos outros,
porque as pessoas so outras, uma outra regio, com outras injunes. A unicidade como caracterstica, e Helosa Bellotto fala muito
no seu livro e nas suas aulas, o arquivo sempre nico, ele no se
repete, mesmo quando a instituio similar. Essa unicidade, que
um conceito muito importante, torna menos importante, na minha
opinio, a padronizao, que achamos que um bem universal e que
nos obrigaria a seguir as normas da ISAD(G). O que ns trocamos com
as pessoas nessas normas? Dentro de um pas que tem uma lngua
s, e que tem at um entendimento quase consensual sobre algumas
coisas, o que ns trocamos de fato ao colocar nossos instrumentos de
pesquisa dentro de uma rede com os demais arquivos mundiais? Eu
315
Debate com o pblico
j vi, por exemplo, pessoas justicando as normas dizendo que uma

pessoa na China entra em um site do Arquivo Nacional da Itlia e sabe
que, naquele campo, ela vai encontrar o histrico do fundo, no outro
campo uma outra coisa etc. Eu quei to pouco entusiasmada com
essa vantagem... A pessoa deveria mesmo, em primeiro lugar, saber a
lngua porque so campos abertos e discursivos. Ento, criamos uma
espcie de moldura, para colocar tudo o que a gente quiser, e sequer
nos entendemos.
Acho que existe um plano no qual poderamos nos entender,
que talvez fosse esse. Que um pouco o objeto do qual estamos
falando, dentro das tradies jurdicas, administrativas, culturais de
determinadas regies. Acho que, quando falamos de atas no Brasil,
no sabemos bem o que so essas variantes. Ou tem memria, as
pessoas comeam a chamar de outra coisa, uma ata mais moderna.
Quer dizer, as frmulas vo se encurtando, mas ns poderamos ter
um entendimento maior talvez nesse campo, e no temos. E ainda
temos que aplicar frmulas ou molduras, dentro de um princpio de
padronizao, cujo resultado eu no vejo muito bom, no vejo como
necessrio para a nossa rea. Por que essa ideia de que ns temos que
comear do mais amplo para descer, de cima para baixo, do macro
para o micro, quando na verdade a nica estabilidade que ns garantimos no plano do micro? O macro sempre sujeito a interpretaes,
a ambiguidades. O prprio caminho que se recomenda dentro dessa
norma foi muito pouco questionado, e nos esforamos para compreender, sem termos consenso sobre nada, nem sobre os conceitos bsicos da rea. E hoje o que isso signica para ns? Signica um selo
de qualidade. O que ns trocamos, de fato, quando imaginamos um
portal onde todos os arquivos do mundo podem ser colocados, quando todos eles so, at por fora do prprio objeto da nossa rea, diferentes uns dos outros? Eu acho que este questionamento muito
importante para ns, porque camos com denies ociais, pois a
lei j dene o que . Ento, o dicionrio acaba funcionando como mais
316
uma lei de imposio de coisas, ento complicado. Vejo assim que

um tema importante, que ns temos que discutir e car um pouco
margem dessas imposies. No v-las como imposies, ningum
nos obriga a fazer de determinadas maneiras.
Bruno Delmas: Queria intervir, porque ontem eu falei das normas, ento acho importante. Eu no quero, Ana Maria [Camargo], que
haja um mal-entendido entre ns. Conhecemos muito bem o efeito
redutor das normas, mas quando eu falei das normas era no quadro
da perenizao. Eu lhes falei que os documentos digitais apresentavam vrias vantagens, de manipulao, de trabalho etc. Esses documentos so gerenciados por uma srie de softwares, e de materiais
que envelhecem muito rapidamente. E que, assim, se queremos assegurar a conservao desses documentos digitais, tnhamos duas solues: ou fazemos uma impresso em formato de papel, ou precisamos ter normas para assegurar essa continuidade, essa transmisso.
Agora, para as outras normas (para o no digital), eu diria que temos
um grande interesse de manter o trabalho e a metodologia de nossos
predecessores do sculo passado, e eu no estou falando da Idade
Mdia; mas diria, h 50 ou 60 anos. Ns racionalizamos e sistematizamos nossos mtodos de trabalho com mais eccia e melhores resultados isso sem que fosse preciso reduzir o que queramos falar dos
documentos. Isso porque, por exemplo, temos uma melhor denio
dos termos e anlises mais sistemticas e menos literrias. Ento, com
isso, cobrimos melhor o nosso papel de permitir o acesso aos nossos
concidados. Precisamos tambm progredir nessa racionalidade, sem
reduzir nada. Eu reconheo que, na escala internacional, as normas
so o prprio Leito de Procusto. Digo isso porque so mal adaptadas,
e voc fez referncia, agora h pouco, ao dicionrio internacional dos
arquivos do CIA (Conselho Internacional de Arquivos). o exemplo
perfeito do Leito de Procusto. Ele serve de referncia, mas uma referncia que muito ruim. H uma expresso neste dicionrio que
bilngue (ingls e francs), com equivalncia nas outras lnguas. Eu es-
317
Debate com o pblico
tava em um congresso em Berlim e este dicionrio tinha acabado ser

colocado venda. Eu comprei um exemplar, subi no trem e comecei
a ler. A, comeo a ter sobressaltos, no por causa do trem, mas porque quei escandalizado com o que estava lendo. Achei expresses
inglesas que traduzidas para o francs no signicavam nada; e com
denies de realidade inglesa, traduzidas da mesma forma, que no
correspondiam a nenhuma realidade francesa. E ao lado disso, havia
coisas muito importantes. Ento, fui ver o lado francs, mas no achei
nem os termos, denies, ou conceitos franceses. Foi depois disso
que resolvi fazer um dicionrio de arquivos, porque pensei que, como
voc apontou, havia coisas importantes a ser defendidas. Eu lembro
que na segunda edio daquele dicionrio, caminhando para uma terceira, como eu tinha protestado bastante, o CIA pediu para algum
da minha equipe de trabalho, do meu dicionrio, ajudar a eliminar os
erros na terceira edio daquele dicionrio. A pessoa fez esta proposta; se olhamos bem, para uma mesma funo podemos ter em uma
lngua um termo, em uma segunda lngua trs termos e, em outra,
talvez dez termos. Como o Srgio [Costa] nos contou ontem, quando
falou que no Brasil os ndios tm dez expresses para a cor verde.
Isso uma riqueza extraordinria, a gente tem uma s, vert, talvez
uns trs termos com verde-alguma-coisa. Eles tm, porque na oresta h toda uma gama de cores, que tm um sentido e uma signicao. Assim, constatamos que, em certas lnguas, as terminologias so
bem reduzidas e, em outras lnguas, so muito diversicadas. Lembro,
tambm, que zemos uma comparao com termos em francs, ingls e espanhol, e percebemos que existem reas nas quais havia uma
grande quantidade de termos espanhis; enquanto as outras lnguas
eram muito pobres nesses termos. Ento, tnhamos proposto ao CIA
de fazer esta cartograa e, em um segundo momento, de nos perguntarmos se todas as variantes de termos que encontramos no espanhol
fazem sentido em francs. Isso poderia trazer algo para nos ajudar a
anar algumas coisas. Eu z um comentrio ontem ao Mariano [Ruiprez], ele disse que h na Espanha expediente e registro. Na Frana,
318
temos apenas uma palavra: dossi. Ento, precisamos falar dossi

de arquivos para expressar expediente e dossi documentrio
para registro. Este o tipo de exemplo que mostra bem como as
comparaes de lnguas e expresses permitem enriquecer a reexo. Fizemos esta proposio, que foi rejeitada pelo CIA. Talvez seja
por causa disso que, ao nal das contas, no teve a terceira edio do
dicionrio bilngue de arquivos; e isso faz 20 anos.
Mariano Ruiprez: Estou aprendendo muito e acho que, se h
uma coisa importante na vida, aprender. Ns temos uma prosso
que nos permite aprender a cada dia e, por isso, somos muitos privilegiados. Pode parecer uma concluso um pouco negativa desse encontro a questo das normas e os problemas relativos, mas eu sou
muito otimista. Sou otimista porque no s no Brasil, mas na Espanha
tambm, a produo bibliogrca nos ltimos trinta anos em matria
arquivstica imensa. Imensa! E produziu-se nos ltimos trinta anos
mais do que nos sculos anteriores. um parmetro cultural em matria arquivstica, uma produo bibliogrca a anos-luz do que havia
antes. Temos que ver como eram formados os arquivistas do sculo
XIX, ou do incio do sculo XX, e como podemos form-los hoje em
dia. Os livros bons, os que so citados, os que so lidos, esto trazendo
coisas. Os livros ruins cairo no esquecimento. Temos que aproveitar
a sabedoria dos mestres, e ns os temos em nossos pases. Pessoas
muito boas, com uma mente muito bem estruturada, e que sempre
esto trazendo coisas. E o mais interessante preparar o terreno para
as prximas geraes, porque o terreno que deixamos fundamental.
Os que esto aqui no devem ter medo de escrever porque o futuro
da Arquivstica brasileira depende de vocs, ou de pessoas como vocs. Isso a grande verdade: saber que o que estamos fazendo pode
ser melhorado, que as normas sero melhoradas porque vemos os
defeitos das normas que esto sendo usadas. O importante, que eu
sempre digo, de se equivocar trabalhando, fazer de forma que trabalhemos melhor.
319
Debate com o pblico
Srgio Costa: Eu vou voltar um pouquinho questo que colocou a Snia [Troitio]. Eu mesmo acho que voc respondeu a sua
pergunta, porque quando coloca que h correntes diferentes, ento,
se voc reparar na minha rea, um dicionrio de anlise do discurso de
linha francesa, voc vai encontrar concepes diferentes de um dicionrio de anlise do discurso da linha norte-americana ou inglesa. Agora, acho que temos que distinguir os dicionrios: o meu, de termos
de anlise do discurso, de linha francesa, de outro, por exemplo, um
dicionrio tradicional nosso, o de verbetes ou de etimologia das palavras, ou mesmo os dicionrios comuns que a gente consulta para ver
o signicado das palavras. Os dicionrios tm certos sentidos que so
chave, ou j consolidados, vamos dizer assim, em uma determinada
poca. Mas nas palavras do dia a dia, as coisas mudam muito o que
eu digo, a palavra que eu uso tem signicado conforme eu falo para
um ou para outro. A inteno comunicativa, a nalidade de interao,
o lugar social que eu ocupo ou o poder que eu tenho. H o perigo
do engessamento dos conceitos, isso complicado realmente, pois as
coisas so dinmicas, tanto que a cada edio de um dicionrio, tem
que rever e alterar certas coisas. O blog, que era aquele dirio pessoal
na internet, hoje mudou completamente, tem blog prossionais, comerciais, jornalsticos, saindo do blog como dirio ntimo, apesar de
ainda existir este tipo.
320
321
Sobre os autores

Docente da Faculdade de Filosoa, Letras e Cincias Humanas da
Universidade de So Paulo (Histria)
Bruno Delmas
Docente emrito da cole Nationale des Chartes - Paris (Arquivstica
Contempornea)
Danielle Ardaillon
Curadora do Acervo Presidente F.H. Cardoso (Fundao iFHC)

Docente da Faculdade de Filosoa, Letras e Cincias Humanas da
Universidade de So Paulo (Histria)
Johanna W. Smit
Docente da Escola de Comunicaes e Artes da Universidade de
So Paulo (Biblioteconomia e Documentao)

Diretor do Arquivo Municipal de Toledo - Espanha
Srgio Roberto Costa

Docente da Universidade Vale do Rio Verde de Trs Coraes
Minas Gerais (Letras)

Docente da Faculdade de Filosoa e Cincias da Universidade
Estadual Paulista - Marlia (Arquivologia)
322
323
Pau-de-chuva
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Acervo Presidente F. H. Cardoso
Pedra
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Mensagem de Xico Graziano

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Recibo de pagamento do Cedac

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Cardpio de banquete
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Cardpio de banquete
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Material de campanha
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Caderno de enquete
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Caderno de enquete
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Caderno de enquete
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Livro-objeto
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Livro-objeto
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Livro-objeto
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Livro-objeto
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Tabela de jogos
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Diploma de honraria
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Santinho de primeira comunho

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Santinho de primeira comunho

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Santinho de propaganda poltica

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Apontamentos de pesquisa
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Presente de Amazonino Mendes

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2. O que aconteceu nos ltimos 20 anos?

2.1 A digitalizao: um novo sistema tcnico

delo dinmico, adaptado a uma situao particular muito estruturante

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2.2 Os progressos incessantes da