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EscueladeComunicacinSocial.
RESUMEN
TESIS:
Propuestas de Comunicacin interna para la Unidad de Comunicacin Social
de la I. Municipalidad de Cuenca
Hemos realizado el este trabajo de campo con la finalidad de mejorar la
comunicacin interna en la Ilustre Municipalidad de Cuenca; ya que la
comunicacin, es el nico mtodo para intercambiar ideas, conocimientos y
sugerencia, y a travs de sta se podr realizar una seleccin, evaluacin y
capacitacin de los gerentes, directores y de todos los miembros que laboran
en la institucin, para que as puedan
funciones.
La comunicacin interna. Dentro de una institucin, desempea un rol
esencial ya que es un conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a
facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la
organizacin, o entre la organizacin y su medio; o bien, a influir en las
opiniones, actitudes y conductas de los pblicos internos. (Fernndez, 1999).
Dentro de la Comunicacin interna se analiza las funciones y herramientas de
la misma, ya que cada una de ellas sirve como medio para conocer las
necesidades, sugerencias y crticas que tiene cada miembro de la institucin y
as poder dar solucin a los acontecimientos que se presenten.
En base a las entrevistas especializadas, encuestas y a la observacin
comprobaremos si la Unidad de Comunicacin Social utiliza o no herramientas
y estrategias de comunicacin interna eficaces para llegar a la mayor parte de
la audiencia interna y a la sociedad en general. El estudio, sirve para aportar
con propuestas y soluciones de comunicacin interna hacia la Institucin.
1
Autores:AnaGriceldaLenAlvarado
SilvioSantiagoMejaGuaillas
UniversidaddeCuenca
EscueladeComunicacinSocial.
Palabras claves:
Municipio de Cuenca, Unidad de Comunicacin Social, comunicacin,
informacin, comunicacin organizacional, comunicacin interna, estrategias de
la comunicacin interna, herramientas de la comunicacin interna, cultura
organizacional, plan de comunicacin interna, Propuestas de Comunicacin
para el Municipio de Cuenca.
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Autores:AnaGriceldaLenAlvarado
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NDICE
INTRODUCCIN
11
CAPITULO I
CONTEXTUALIZACIN
1. Historia de la gestin de la comunicacin organizacional
16
1.1.
16
17
A. Contexto histrico..
18
19
informativa
20
21
23
27
1.2.1. Qu es la comunicacin?.....................................................
27
30
1.2.2. Qu es la organizacin?............................................................
33
39
39
40
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40
40
1.3.
Cultura Organizacional
41
45
46
3
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CAPITULO II
2. Comunicacin Interna
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55
58
60
61
62
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CAPITULO III
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CAPITULO IV
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4.1. Propuestas
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Cuenca
100
4.1.2.1. Intranet
100
100
102
102
102
102
103
4.1.2. Carteleras
104
107
107
107
4.1.6. Videoconferencia
107
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108
108
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTADDEFILOSOFA,LETRASYCIENCIASDELA
EDUCACIN
ESCUELA DE COMUNICACIN SOCIAL
TEMA
PROPUESTAS DE COMUNICACIN INTERNA PARA LA
I. MUNICIPALIDAD DE CUENCA
TesispreviaalaobtencindelTtulode
LicenciadoenCienciasdelaComunicacin
SocialconMencinenRelacionesPblicas
DIRECTOR:
MASTER DIEGO SAMANIEGO
AUTORES:
ANA GRICELDA LEN ALVARADO
SILVIO SANTIAGO MEJA GUAILLAS
CUENCA - ECUADOR
2010
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AGRADECIMIENTO
DEDICATORIA
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Gricelda Len
DEDICATORIA
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Santiago Meja
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INTRODUCCIN
Partiendo de que la comunicacin dentro de una organizacin es la base
fundamental para que la misma preste sus servicios o productos de la mejor
manera; hemos visto conveniente realizar nuestra tesis en la Ilustre
Municipalidad de Cuenca con el tema Propuestas de Comunicacin interna
para la Unidad de Comunicacin Social de la I. Municipalidad de Cuenca, ya
que es una Institucin que cumple una funcin primordial dentro de la ciudad
de Cuenca porque est designada para velar por el bienestar de cuencanas y
cuencanos.
Nuestro tema lo realizaremos en Ecuador, Provincia del Azuay, cantn Cuenca
y en la Municipalidad de ste cantn: realizando una investigacin a toda sus
Empresas, Fundaciones, Direcciones, Secretarias y Unidades, que comprende
est prestigiosa entidad, el mismo que la Unidad de Comunicacin Social nos
ha brindado su contingente, ya que es la Unidad que maneja relaciones
pblicas, marketing, protocolo y comunicacin interna. Adems,
por dicha
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aplic la
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CAPTULO I
CONTEXTUALIZACIN
Este captulo tratar de lo que es la comunicacin organizacional; si bien es
cierto, la comunicacin es el nico mtodo para intercambiar ideas,
conocimientos y sugerencias. Adems, son una serie de herramientas
funciones que sirven de vnculo para que se mantengan informados nos con
tros, stas pueden ser de forma verbal o no verbal.
Dentro de una organizacin la comunicacin debe ser primordial para que sta
preste sus mejores servicios y su mejor imagen, en este caso la Ilustre
Municipalidad de Cuenca.
Teniendo en cuenta la importancia de la comunicacin, es necesario saber
cmo se debe aplicar en una organizacin, es decir, tener presente las
herramientas y funciones de comunicacin interna para que as exista una
buena comunicacin organizacional.
Es por ello, que en primera instancia estudiaremos el nacimiento de
la
comunicacin organizacional.
2. Historia de la gestin de la comunicacin organizacional
2.1.
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A) Contexto histrico:
Estados Unidos, es uno de los primeros pases occidentales que empieza el
camino, en primera instancia hacia las libertades informativas. A finales
de siglo XIX existe un entorno de la comunicacin pblica muy dinmico,
que favorece el libre flujo de opiniones e ideas entre los ciudadanos. Sigue
en camino el control del poder creado en todas las sociedades, existe una
lite poltica y econmica que controla el poder, la posibilidad de crear
empresas informativas o acceder a los medios de comunicacin es superior
a la de otras naciones. Esto provoca que, por una parte, los ciudadanos
ordinarios, apoyados por los medios, puedan practicar la crtica o un cierto
control sobre los lderes pblicos o privados. Y, por otra parte, que pronto se
reconozca al entorno de la comunicacin pblica como el espacio clave
para la construccin social. Los lderes sociales, a su vez, comprueban que
han de reforzar su estatus en la comunicacin mediante la presencia en el
mbito de la comunicacin colectiva.
De acuerdo con estas ideas, se observa que desde la segunda mitad del
XIX y, en particular, a comienzos del siglo XX, diversos sujetos sociales
ponen en prctica acciones sistemticas de comunicacin que les ayudan a
figurar en los medios. En concreto, la historiografa
de las relaciones
por
ejemplo,
John
D.
Rockefeller,
contrataran
personas,
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c) Reflexin
informativa:
En el caso de la comunicacin organizacional, las aportaciones doctrinales
llegaron pronto. Su aparicin fue contempornea a la de los primeros
trabajos sobre periodismo y publicidad, disciplinas cuyos orgenes son bien
anteriores a los de las relaciones pblicas.
Bernays, padre de las Relaciones Pblicas es el primer autor que intenta
ofrecer
una
explicacin
terica
elaborada
sobre
la
comunicacin
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comunicacin
organizacional,
empresarial,
institucional,
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indagarse
en
los
procedentes
de
la
comunicacin
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www.razonypalabra.org.mx
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Numero 32. Mnica Valle Florez Docente de la Universidad del Norte, Barranquilla, Colombia
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Numero 32. Mnica Valle Florez Docente de la Universidad del Norte, Barranquilla, Colombia
5
Buenaventura.http://chasqui.comunica.org/content/view/538/1/
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Es por eso que las organizaciones de xito, son aquellas que le dan la
verdadera importancia a las comunicaciones y a la informacin; ya que ellas
han comprendido que contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente
comunicativo y el clima laboral; es decir, Mara Isabel Carreo lo explica como:
"dinamizador y animador de las acciones individuales y colectivas procurando
la integracin de esfuerzos y el fortalecimiento de la institucin". Por esto, los
miembros garantizan su conocimiento e identificacin con la organizacin,
debido a que ellos se sienten tenidos en cuenta para el desarrollo de las metas
de la organizacin.
Las latinoamericanas
comunicacin institucional
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retroalimentacin y la influencia.
Por lo tanto, la organizacin no slo debe encaminar sus estrategias hacia el fin
ltimo de su produccin de bienes o servicios; sino a emitir un mensaje
corporativo claro para definir las polticas de acercamiento social. La
organizacin como tal, tiene una misin y, unos objetivos profesionales
prefijados que responden a la visin de la institucin; la misma que orienta,
canaliza y promueve todas las acciones.
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicacion
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Comunicacin organizacional.
1.2.1.1. Redes de la comunicacin:
Las redes de la comunicacin definen los canales por los cuales fluye la
informacin. Los canales de una organizacin pueden ser: formales o
informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes
Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y
limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el
contrario, las redes informales no son rgidas en su direccin, puede tomar
cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades
sociales de los miembros internos de la organizacin, por ejemplo los rumores
o chismes.
En cuanto a las redes informales: la informacin puede correr entre los
miembros en forma de chisme o rumor; no es controlada por la gerencia y es
percibida para los empleados como ms confiable y crebles que las
informaciones emitidas por la gerencia a travs de las redes formales.
Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son
importantes para nosotros; donde existe la ambigedad y en condiciones que
crean aprensin, por ejemplo: el secreto y la competencia, que tpicamente
prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designacin
de nuevos jefes, reubicacin de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo.
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7
. http://www.monografias.com/trabajos11/gerencia/gerencia.shtml
Lic. Lourdes Gutirrez, Universidad Rafael Belloso Chacn, Facultad de Humanidades, Escuela de
Comunicacin Social, Ctedra: Gerencia de los medios de Comunicacin Social (Fuenmayor, Katioska
ucprimarios[arroba]netuno.net.ve).
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Libro, Comunicacin Oral, Fundamentos y Practica estratgica primera edicin, de Fonseca Yerena
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Libro Marketing, octava Edicin, de Lamb Charles, Hair Joseph y Mc Daniel Carl, Internacional
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1.2.2. Qu es la organizacin?
Bien, el trmino organizacin significa a la vez accin de organizar y
conjunto organizado.
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Libro: Introduccin a la teora General de la Administracin Sptima Edicin, de Chiavenato
Idalberto, Mc Graw-Hill Interamericana, 2006, pg. 110.
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Libro: Administracin, octava Edicin, de Robbins Stephen y Coulter Mary, Pearson Educacin de
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la organizacin,
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Comunicacin y organizacin. Annie Bartoli. 1a edicin, 1992, Editorial Paids, SAICF, Defensa, 599Buenos Aires, Pg. 17
15
Econmica, 1983.
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De
hecho,
probablemente
haya
tantas
definiciones
como
organizacional es entendida
la comunicacin
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Jordan Antonio Torva, Manual de Relaciones Pblicas, comunicacin y Publicidad, Tema: La
comunicacin interna como instrumento de gestin de la empresa.
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organizacin, todo ello con el fin de que sta ltima cumpla mejor y ms rpido
los objetivos".
Dentro del mismo marco: Abraham Nosnik, considerado como uno de los
tericos ms importantes de la comunicacin en la actualidad, explica que para
que la funcin sea efectiva dentro y fuera de la organizacin esta debe ser:
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comunicacin que se crean para sostener las buenas relaciones con los
diferentes pblicos que forman la organizacin.
- Publicidad: Son los diferentes mensajes emitidos a travs de los distintos
medios masivos de comunicacin que tienen como objetivo incrementar la
venta de los productos o servicios de la organizacin.
- Publicidad institucional: Se considera como una herramienta de las relaciones
pblicas; ya que evoca en el pblico una imagen favorable de la organizacin.17
17
Cali,
Noviembre
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/invcomunorga.htm;
de
1993
Mxico
2002.
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Gerald
Goldhaber,
seala
tres
definiciones
sobre
la
comunicacin
organizacional:
Es el hecho de enviar y recibir informacin dentro del marco de una compleja
organizacin.
18
COMUNICACIN CORPORATIVA, Una estrategia de xito a corto plazo, Artculo publicado en
Reporte C&D Capacitacin y Desarrollo (Argentina), N. 13, Agosto 1999, pp. 30- Dr. Paul Capriotti
(1999), Universidad Rovira i Virgili, Tarragona (Espaa)
19
(Introduccin a la Psicologa de las organizaciones, francisco Gil Rodrguez y Carlos Alcover), Mara
Margarita Alonzo Hilda Saladrigas, Teora de la Comunicacin. Una Induccin a su Estudio. Editorial
Unin de Periodistas de Cuba 2006
BONILLA GUTIRRREZ, Carlos. La comunicacin. Funcin bsica de las relaciones pblicas, Editorial
TRILLAS, Espaa, 1994.
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planificacin
de
las
tareas,
informacin
relativa
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Javier Vsquez Aguilar, Licenciado en Comunicador Social, Supervisor de Contact Center, con
aproximadamente 10 aos de experiencia en el tema.
http://escritoresurbanosdelima.blogspot.com/
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2.2.
Cultura Organizacional:
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http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_organizacional
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apreciativas
morales,
y,
finalmente,
las
orientaciones
nuevas
tendencias
los
cambios
dinmicos
hacen
que
las
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estratgicos
de
la
organizacin
desplieguen
conductas
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22 17.
Resumen: http://www.monografias.com/trabajos14/cultura-organizacional/culturaorganizacional.shtml
Abravanel, J. (1992). Cultura Organizacional. Colombia: Editorial Legis.
Armstrong, M. (1991). Gerencia de Recursos Humanos. Santa f de Bogot: Editorial Legis.
Audirac, E. et al. (1994). ABC del Desarrollo Organizacional. Mxico, D.F.: Trillas.
Beckhard, R. (1969). Desarrollo Organizacional: Modelos y Estrategias. Miami: Editorial Addison
Wesley.
Burke, W.; Robertson, P. (1992). Desarrollo Organizacional: Investigacin, Teora y Prctica. Boston:
Editores Handbook y Organizacin Psicolgica.
Cant, H. (2002). Desarrollo de una Cultura de Calidad. Cuarta edicin, Mxico, D.F.: Mcgraw Hill.
Diccionario Pequeo Larousse Ilustrado, 2001.
Enciclopedia Encarta 2003
Galindo, F. (1994). La Cultura organizacional mexicana y su influencia en la implementacin del TQM.
Mxico, D.F.
Gmez, G. (1994). Planeacin y Organizacin de empresas. Octava edicin, Mxico, D.F.: Mcgraw
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Gudez, V. (1996). Gerencia, Cultura y Educacin. Caracas, Venezuela: Tropykos/CLACDEC.
Likert, R. (1967). La organizacin humana. New York: McGraw-Hill.
Newstrom, J. (1993). Comportamiento Humano en el Trabajo. Mxico, D.F.: Mcgraw Hill.
Robbins, S. (1999). Comportamiento Organizacional. Octava edicin, Mxico, D.F.: Prentice Hall.
Stoner, J., et al. (1996). Administracin. Sexta edicin, Mxico, D.F.: Prentice - Hall.)
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CAPTULO II
2. COMUNICACIN INTERNA
En el presente captulo desarrollaremos el concepto de comunicacin interna:
Comunicacin interna entendida como el mecanismo de mantener informado a
los miembros de una organizacin sobre las actividades que cumple la misma.
Mantener informado es uno de los prpositos de la comunicacin interna; cuya
finalidad es conseguir los objetivos, misiones y visiones de la empresa. La
comunicacin interna siempre ha existido de una forma organizada o no; pero
se ha desarrollado en las empresas que buscan la calidad.
Para ser una empresa con calidad deben conocer todos los miembros de la
institucin sobre las actividades que desarrolla la misma; porque no slo se
trata de cumplir tareas sino de apoyar los objetivos de la institucin.
Comunicacin interna: ayuda a coordinar actividades entre los miembros de
una organizacin; ya que es importante dentro de una empresa para verificar el
cumplimiendo de tareas de los funcionarios.
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delegacin; lo cual seala que todo se centra en Quito, sede principal de dicha
institucin; la misma que no tiene un departamento que maneje relaciones
pblicas y comunicacin interna.
En la Defensora del Pueblo, entidad pblica ecuatoriana encargada de
defender los derechos humanos y los de la naturaleza creada en el 1998. En
esta entidad, solo se comunican los Delegados Provinciales con la matriz en
Quito, pero en la mayora de veces solo acatan disposiciones del Defensor del
Pueblo a travs de MEMORANDUM y,
en
incorporada
una
organizacin;
manifestando
que
cada
herramienta
23
MarisadelPozoLite,docentedelaUniversidadComplutensedeMadrid
24
AntonioTorv,periodista,licenciadoenCienciasdelaInformacinyprofesordelaEscuelaSuperior
deRelacionesPblicasdelaUniversidaddeBarcelona(Espaa)
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existen 3 funciones, y, finalmente seala Gary Kreps, que son 4 las funciones
principales de la comunicacin interna.
Para Michael Ritter, en su libro de cultura organizacional
publicado en
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en el
interna.
Nosotros realizaremos algunas comparaciones: Michael Ritter con Francisca
Morales, ambos conciden que la informacin es una de la funciones principales
de la comunicacin interna.
Tambin, ellos coinciden: que dentro de las funciones principales de la
comunicacin interna; est fomentar la comunicacin entre los distintos
departamentos manifestado por Morales y dicho por Ritter; que la funcin de la
comunicacin interna es promover una comunicacin entre los miembros de la
organizacin en todos los niveles.
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Mientras tanto que: Ritter, Morales y Kreps conciden que una de las funciones
principales de la comunicacin interna; es contribuir para cumplir los objetivos,
metas, politicas, planes y programas de la empresa.
Finalmente, Ritter y Kreps conciden: que dentro de las funciones principales de
la comunicacin interna est fomentar un cultura corporativa dicha por Ritter y
dicha por Kreps, socializar hacia una cultura organizacional.
Dentro de este anlisis, existen dos funciones de Kreps que no conciden con
ninguno de los dos autores Morales y Ritter, las mismas que son: Coordinar
actividades y Proporcionar retroalimentacin.
Las herramientas que utilizaremos nosotros para nuestro anlisis: sern las
citadas por Michael Ritter, ya que las mismas son definidas en 13 funciones y
la mayora de ellas conciden con las citadas por Morales y Kreps.
Realizaremos nuestro anlisis en La Ilustre Municipalidad de Cuenca para
conocer si cumplen, con estas funciones principales.
2.3. Herramientas de la comunicacin interna:
Las herramientas de la comunicacin interna es importante analizar, y conocer
los canales que sern utilizados para poder informar, coordinar actividades y
ver la participacin de
organizacin.
Indicamos a continuacin la diferencia de los canales de comunicacin interna
y comunicacin externa. Para Gary Kreps la comunicacin interna se dirige
hacia el establecimiento de una estructura y estabilidad de la organizacin, al
conducir
actividades
de
organizacin;
mientras
que
los
canales
de
la
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servicios,actos
eventos
internos,manual
de
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Descendente
Formal
Con
Horizontal
Ascendente
subordinados
Informal
Con
seguidores
un medio
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comunicacin
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y para Morales la
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facilitar el excesivo control por parte de la direccin; provocar la ira del director
cuando el mensaje es desagradable; as a menudo, slo se comunican a los
jefes los mensajes favorables, lo que provoca el aislamiento de los ejecutivos,
la poca reciprocidad de los directores, insuficiencia de canales.(Kreps, 1990 y
Lucas Marn, 1997)
Comunicacin Horizontal: Para Torv la comunicacin horizontal tiene un fin
que es promover el intercambio de datos e impresiones entre los miembros de
un mismo nivel jerrquico o de su mismo grupo y hacer coherente la actuacin
global de la empresa (Antonio Torv, 2003,248), mientras tanto que Morales
seala que la dicha comunicacin es la que se produce entre personas y
departamentos que estn en un mismo nivel jerarquico, por lo tanto se
desplaza siguiendo las lneas horizontales del organigrama en sus diferentes
niveles. (Francisca Morales, 2001, 233).
Los medios de la comunicacin horizontal para Francisca Morales son:
reuniones de trabajo entre departamentos, encuentros y eventos que permitan
el dilogo y el contraste de opiniones, elaboracin de informes, comunicados
varios (cartas internas, notas recordatorias, etc).
Los objetivos de la comunicacin horizontal, Villafae (1998) asegura: que el
objetivo fundamental de la comunicacin horizontal, es implicar a todas las
personas para, favorecer la comunicacin de individuos entre los distintos
departamentos
en
el
interior
de
stos;
facilitar
los
intercambios
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La comunicacin horizontal tiene sus puntos dbiles son los analizados por
(Kreps, 1990 y Lucas Marn, 1997) son: la falta de inters de los implicados;
poco tiempo de los miembros de cada rea para tareas de comunicacin;
ausencia de los canales establecidos. La direccin puede no reconocer a la
comunicacin horizontal, como una forma til y necesaria de comunicacin en
las organizaciones.
2.5 Canales de comunicacin interna:
Los canales de comunicacin interna son: los que ayudan a tener a los
miembros de una organizacin, informados de las actividades que cumple una
institucin. Michael Ritter seala que existen: dos tipos de canales de
comunicacin interna que son canal formal y canal informal.
Canal formal: Dicha por Ritter los canales formales son los que constituyen
por el conjunto de vas establecidas por donde circula el flujo de informacin
relativo al trabajo entre las diversas poblaciones de la empresa y tiene como
objetivo bajar lneas. (Michael Ritter, 2008,21); los canales de comunicacin
formal son: los memorandos, correo electrnico, carteleras, los manuales y
reglamentos, la revista interna o la intranet.
Canal informal: El canal informal de comunicacin interna es cuando no hace
uso de ningn medio institucionalizado (Michael Ritter,2008,21); adems Ritter
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pone como ejemplo de esta comunicacin una cena en casa del jefe a la cual
hemos sido invitados con nuestra esposa o esposo( Michael Ritter,2008,21).
2.6 Director de comunicacin interna:
El director de comunicacin interna analizaremos a continuacin: ya que es la
persona que est encargada de la importancia en la comunicacin. Queremos
dejar en claro, que el director de comunicacin o tambin llamado DIRCOM no
es el director de comunicacin interna. Adems en este captulo hablaremos de
la funcin que cumple DIRCOM en la comunicacin interna y, finalmente el
perfil del director de comunicacin interna.
En muchas de las veces, no slo una persona puede ser suficiente para
manejar la comunicacin interna de una empresa; sino de varias personas
hasta la creacin de un departamento y compartimos con lo dicho por Morales
que la creacin de un puesto responsable o un departamento de comunicacin
interna demuestra la importancia que la direccin de la empresa concede a
esta disciplina (Francisca Morales, 2001, 243).
Implementar un puesto o departamento de comunicacin interna, tiene mucha
importancia lo dicho por Westphalen, la misma que tiene como objetivo:
adaptar la comunicacin a la evolucin de las relaciones interpersonales
dentro de las organizaciones, las cuales estn pasando progresivamente de
una estructura denominada tayloriana (de jararqua vertical estricta) a una ms
flexible (a la japonesa, segn algunos) basada en la atribucin de
responsabilidades a cada empleado y enel trabajo de equipo, paliar las
insuficiencias de los cuadros directivos en sus funciones de comunicacin,
asegurar la coherencia entre las diversas polticas de organizacin interna:
reclutamiento de personal, direccion de recursos humanos, formacion,
homogeneizar el discurso interno y externo de la empresa,asegurar los lazos
entre los diferentes sectores sociales de la empresa: la direccin, los salarios,
los sindicatos.(Westphalen,1993 citado por Francisca Morales, 2001,143)
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CAPTULO III
3.1. Anlisis de la comunicacin interna en el Municipio de Cuenca:
En el presente captulo, desarrollaremos un anlisis de la comunicacin interna
en la Ilustre Municipalidad de Cuenca, para encontrar fortalezas y debilidades
de la comunicacin. El objetivo es brindar propuestas de comunicacin interna,
el mismo que ayudar a mejorar la comunicacin entre los miembros que
forman la institucin; y, finalmente, mantener informado a todo el personal de
las actividades que cumplen sus empresas, departamentos, fundaciones,
secretarias y sus unidades, para de esa manera lograr los objetivos del
Municipio de Cuenca.
En este captulo, analizaremos los resultados de la encuesta realizada a los
funcionaros, empleados y trabajadores del Municipio de Cuenca para conocer
si las herramientas y funciones de la comunicacin interna se cumplen.
Adems mediante el mtodo de la entrevista y la observacin hemos obtenido
importantes resultados.
PROCEDIMIENTO METODOLGICO:
En la presente investigacin se ha empleado la tcnica de trabajo bibliogrfico
y la tcnica de observacin directa. Se han formulado encuestas de opinin
pblica cara a cara, siendo estructuradas con preguntas de opcin mltiple,
abiertas y cerradas, las cuales sern realizadas a travs de formularios a las
personas que laboran en las diferentes reas de la institucin.
Las encuestas sern aplicadas a una muestra de 784 empleados de todas las
edades que laboran dentro de la institucin;
de un universo exacto de
Z2
P q
e2 (N-1) + Z2 P q
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Confianza= Z------------95%-------------1,96
Poblacin= N---------- 688
xito= P------------- 0,5
Fracaso= q----------Error= e------------
0,5
0,05
Aplicacin de la frmula:
(1.96)2 (688) (0.5) (0.5)
n=
3234,02625 = 784
4,166225
aplic la
UniversidaddeCuenca
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Empresasy
fundaciones;
2.088
Muncipio;
1.314
Porcentaje
55.73%
6.44%
Trabajadores de Planta
37.28%
0.55%
UniversidaddeCuenca
EscueladeComunicacinSocial.
Porcentaje
menores de 25 aos
4%
de 26 a 35 aos
27%
de 36 a 45 aos
25%
de 46 a 55 aos
24%
de 56 a 65 aos
14%
de 66 a 75 aos
4%
de 76 a 85 aos
0.25%
de 86 y ms
0.00%
28%
Masculino
72%
UniversidaddeCuenca
EscueladeComunicacinSocial.
Personal con
Programas
Subtotal
licencia sin
personal activo
sueldo
Total General
Administracin
General
69
69
Administracin
Financiera
114
117
Asesora Jurdica
31
31
94
96
Servicios
Administrativos y
Urbanos
Avalos y
57
57
72
72
Catastro
Educacin y
Cultura
Desarrollo Social
159
160
Control Municipal
79
79
Ambiental
15
15
Trnsito y
28
29
Planificacin
72
74
Obras Pblicas
359
359
Fiscalizacin
45
45
reas Histricas y
20
20
37
37
16
16
Comisin Gestin
Transporte
Terrestre
Patrimoniales
Unidad Ejecutora
de Proyectos
Transferencias
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UniveersidaddeCu
uenca
EsccueladeCom
municacinSSocial.
3.2.1
1. Resulta
ados de la encuesta
a:
Las encuestass realizadass en el Mu
unicipio de Cuenca prresentan lo
os siguienttes
resu
ultados
Corrreo electr
nico:
Denttro de la encuesta
realizam
mos las siguientes
s
preguntass,
Con qu
frecu
uencia revvisa su co
orreo electtrnico? La
L respuessta todoss los das fue
posittiva dando
o un 85%
% de los encuestad
dos, lo qu
ue indica que el co
orreo
electtrnico de
e cada mie
embro de la instituc
cin es un
n medio
eficiente para
man
ntener inforrmados sobre actividades que cumple
c
la institucin.
Un 9%
9 de las personass encuesta
adas revisa
an el corre
eo electrn
nico dos veces
v
por semana,
s
u 4% cada
un
a semana, un 1% ca
ada mes y un 1% de los empleados
no lo
o revisan nunca,
n
lo cual
c
traera
a graves problemas a la institu
ucin ya que el
corre
eo electrnico es un
na herram
mienta de gestin
g
muy adecua
ada y con una
inme
ediatez en las respue
estas.
PORCENTAJE
90
9
8
80
7
70
6
60
5
50
4
40
3
30
2
20
1
10
0
Series1
Todoslos
dass
Dosveces
mana
porsem
Caada
sem
mana
Cad
dames
N
Nunca
a)
85
b))
9
cc)
4
d)
1
e)
1
79
Autorres:AnaGricceldaLenA
Alvarado
SilvioSa
antiagoMejaGuaillas
UniveersidaddeCu
uenca
EsccueladeCom
municacinSSocial.
Sitio
os de Interrnet:
La segunda
s
p
pregunta
planteada fue referrida a los sitios de
e Internet ms
visita
ados Ad
dems del correo ele
ectrnico con
c
qu finalidad vissita otros sitios
s
del internet?; en esta pregunta el 83% de
d los enccuestados indicaron que
utilizzan el Interrnet con la
a finalidad de inform
marse, visitando peri
dicos virtu
uales
todo
os los da
as, un 7%
% visitan pginas para
p
entre
etenerse, un 3% viisitan
comunidades virtuales y un 8% visitan
v
pg
ginas del Internet ccon finalidades
diferrentes.
Adems del co
orreo eleectrnicco con qu
q
finalidaad visita otros siitios dell internet?
83
Para
entreetenerse
Parainformarrse
Comun
nidades
virtu
uales
Otros
a)
b)
c
c)
d)
80
Autorres:AnaGricceldaLenA
Alvarado
SilvioSa
antiagoMejaGuaillas
UniveersidaddeCu
uenca
EsccueladeCom
municacinSSocial.
In
ntranet:
En la siguie
ente pregunta sobre Con qu
frecuencia
revisa el Intrane
et?,
en
ncontramo
os que un 65% de lo
os miembrros de la institucin
i
revisa tod
dos
lo
os das estta herramie
enta pero indicando
i
que no exxiste buena
a informacin
y la que hay es desactualizada. Adems,, queremoss indicar q
que existe un
13
3% que nunca
n
reviisa el intra
anet, una por descconocimien
nto y la otra
o
po
orque no cuentan con
c esta herramienta
a; el 9% lo
o revisan dos veces por
p
se
emana, el 6% cada semana,
s
ell 4% cada mes y el 1% cada 15
5 das.
El Intranet es
e una herrramienta que ayuda
a a disponer de inforrmacin o de
ualquier da
ato con la mayor rap
pidez y porr ende de respuestas
r
s inmediata
as,
cu
po
or lo que sera
s
impre
escindible que absolutamente todos los miembros de
la
a Institucin
n revisen esta
e
herram
mienta tod
dos los da
as, y que la
a informacin
qu
ue se encu
uentre en ella
e sea ve
eraz y oporrtuna.
81
Autorres:AnaGricceldaLenA
Alvarado
SilvioSa
antiagoMejaGuaillas
UniveersidaddeCu
uenca
EsccueladeCom
municacinSSocial.
Med
dios ms utilizados
u
para inforrmarse:
Era importantte conocer A travvs de qu
u medio Ud. se in
nforma de
e las
activvidades qu
ue realiza la Municipa
alidad? Es
st pregun
nta indica, que el 35%
% se
inforrman a travvs del correos interrnos y un 32%
3
se infforman de las actividades
del Municipio
M
d Cuenca
de
a por los medios
m
de comunicac
c
cin; por lo
o cual se puede
nota
ar que falta
a informaccin en el Intranet; a su vez lo
os funcionarios indic
caron
que el Intranett presenta informaci
n desactu
ualizada y ellos se in
nforman de las
activvidades qu
ue realiza el Municip
pio luego de
d que lass mismas hayan pas
sado.
Adem
ms, las encuestass indican que las carteleras no son
herramie
entas
efica
aces para la comunicacin intterna ya que
q
dieron un resulttado de 1%
%, el
resu
ultado de esta
e
pregunta se deb
be a que la informaccin no ess actualizad
da ni
orga
anizada de
e una form
ma que llam
me la aten
ncin; un 11% se in
nforman de
e las
activvidades qu
ue realiza la Instituccin gracias a la in
nformacin
n otorgada
a por
compaeros de trabajo y un 9% de
e persona a persona..
35
9
32
8
Mediosdecomunicacin
Cartelera
Compaerosdetrabajo
Directoresogerentes
otros
Intranet
Correosinternos
11
Depersonaapersona
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
82
Autorres:AnaGricceldaLenA
Alvarado
SilvioSa
antiagoMejaGuaillas
UniversidaddeCuenca
EscueladeComunicacinSocial.
grupos
de
trabajo
divisiones,presentaciones
interdepartamentales,reuniones
econmicas/nuevos
servicios,actos
con
o
otras
eventos
UniveersidaddeCu
uenca
EsccueladeCom
municacinSSocial.
herra
amientas sealadass estamo
os seguro
os que ayudarn
a
a mejora
ar la
comunicacin interna de la institucin.
Med
para comunicarse:
dios ms utilizados
u
Inforrmamos qu
ue uno de los medioss de comu
unicacin que
q utiliza e
el Municipio de
Cuenca para comunica
arse dentro
o de la in
nstitucin es la com
municacin
n por
eo electrn
nico con un
n 54% de aceptacin
n y seguido
o por la co
omunicaci
n de
corre
perssona a perssona con 31%,
3
lo qu
ue indica una vez m
s que el in
ntranet no sirve
como medio de
d comuniccacin enttre los mie
embros de la organizzacin, pu
uesto
% de acep
ptacin, igu
ualmente lo
os mensaje
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o con
que el Intranett tiene el 1%
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%; y, con un 13% el
e telfono ha lograd
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Todo
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situa
aciones que ocurren en torno a la Instituc
cin.
Qu
umedio
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omunicaacinuttiliza
p
paracom
municarrsedenttrodela
institu
ucin?
54
31
13
Correo
Depersona
o
na electrniica
aperson
a)
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Intranet
Mensajeesde
texto
o
c)
d)
e)
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Autorres:AnaGricceldaLenA
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Informacin ms
m imporrtante den
ntro de la Institucin
I
n:
La I. Municip
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e Cuenca
a posee diversa
d
in
nformacin
n, por lo que
cono
oceremos sobre qu informaci
n es la qu
ue les inte
eresa a los colaborad
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de la
a Instituci
n. Los ressultados de
e la encue
esta indican
n que a los miembro
os de
esta organizacin les interesa conocer
c
so
obre las actividades del Alc
calde,
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endo una aceptacin
a
n del 56%; seguido por
p las acttividades administra
ativas
con un 15%. Por
P lo expu
uesto se pu
uede admiitir que a lo
os miembrros que pre
estan
pio de Cue
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nteresa con
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actividades
s que
su servicio en el Municip
desa
arrolla el Alcalde.
A
Tam
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a Instituci
n que se
e preocupan por re
evisar
inforrmacin so
obre las actividade
es deportiv
vas, socia
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or la
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e Cuenca.
Cu
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ntes opcciones
in
nformatiivas relaacionadaas con el
e Municiipio
de Cueenca es la que ms
m le in
nteresa?
?
15
Culturales
Econmicas
Administrativas
Otras
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c)
d)
e)
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3
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realizaelAlcalde
Sociales
5
56
a))
b)
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Autorres:AnaGricceldaLenA
Alvarado
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EsccueladeCom
municacinSSocial.
Actividades
realizadas
por
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Alcalde,
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ales:
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U
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c
ele
ectrnico y el Intra
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activvidades qu
ue realiza el Alcalde
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es un
33%
%; y de los concejaless un 0%.
Tam
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mpleados de la Insstitucin se
e informan
n de
man
nera perma
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a I. Municip
palidad po
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municacin
n (radio, Prrensa, telev
visin).
66
0
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ElAlcalde
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mentales
a)
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Autorres:AnaGricceldaLenA
Alvarado
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UniveersidaddeCu
uenca
EsccueladeCom
municacinSSocial.
Even
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dadas por la instituc
cin:
Le reecuerdan
n con cieerta freccuencia sobre:
EventosCulturales
c)
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deproductosy
ofertasdebecas
estudiantiles
b)
23
Planesdevacaciones
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25
Viajes
Cursos,seminariosy
talleres
3
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eventosespeciales
38
d)
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Autorres:AnaGricceldaLenA
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uenca
EsccueladeCom
municacinSSocial.
Plan
n de carrera:
Denttro de la comunicaci
c
in interna
a es importtante analizar hasta el ms mnimo
deta
alle de las actividades
a
s que realiiza la instittucin; lo cual
c
ayuda
ar a manttener
buen
nas relacio
ones entre
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os miembrros de la institucin
n; tambin
n, es
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ortante que
e la institu
ucin les ofrezca
o
a sus miemb
bros un pllan de carrrera,
para
a que los mismos
m
se encuentren motivado
os y preste
en mejor su
us servicio
os.
Es por ello, que en la encuessta plante
eada a lo
os emplea
ados de la I.
nicipalidad de Cuen
nca, fue importantte preguntar si se
e sienten con
Mun
estabilidad lab
boral y fue evidente porque
p
el resultado
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e de 72%
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ndica
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o es
que el Municcipio no tiene pro
fund
damental para que los emplead
dos rindan mejor. Adems, man
nifiestan que el
amb
biente de trabajo es bueno con
n una resp
puesta de un 17%; en cuanto
o a la
remu
uneracin, el 8% de
e encuestados man
nifestaron que es la
a suficiente
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de eviden
nciar que existe un
na mnima
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dad de a
ascenso en
e la
Instittucin.
Consid
72
17
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R
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a
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Autorres:AnaGricceldaLenA
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UniveersidaddeCu
uenca
EsccueladeCom
municacinSSocial.
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nstitucin::
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Los encuestados maniffestaron que
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empeo de
e su trabajo con un 60%,
6
un 28
8% tiene cierta
c
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a y, a veces, se
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dados y el
e 13% no se sienten respaldad
dos.
Es im
mportante tener en cuenta
c
que
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2
no se consideran libres pa
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En cuanto
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un 62% de
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a)SSienterespald
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60
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22
13
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Autorres:AnaGricceldaLenA
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SilvioSa
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la mxima autoridad de la
tiene una
91
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uenca
EsccueladeCom
municacinSSocial.
3. Buzn de
d sugerencia:
3.7.3
La institucin
n pblica no tiene
e buzn de sugerencias, e
encargado
o de
comunicacin interna. Se
S conoci
que en lo
os prximo
os das se
e implemen
ntar
esta herramien
nta de com
municacin interna.
nicacin in
nterna en las empre
esas del Municipio
M
de Cuenca
3.8. La comun
3.8.1
1. Empres
sa Municip
pal de Ase
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nca EMA
AC EP:
La Empresa
E
M
Municipal
d Aseo de Cuenca EMAC EP,
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E
no tiene intrane
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c
lo cual es una heme
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blica
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de
peridicos,
noticia
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sobre
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instittucin.
continua
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pressentamos la
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ene esta empresa:
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Alvarado
SilvioSa
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CAPTULO IV
del cantn
y para que
conozcan de las
25
TorvAntonio,ManualdeRelacionesPblicas,Tema:Lacomunicacininternacomoinstrumentode
gestinenlaempresa.Edicin:Gestin2000,Editorial:Liberdplex,Pgina243.
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Objetivos:
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Dentro del plan que desarrollamos estn las diferentes propuestas que hemos
realizado; las mismas que ayudarn para que la Institucin est organizada
internamente y, por ende presente una buena imagen y buenos servicios a los
usuarios; en este caso a la ciudadana cuencana; las propuestas son
analizadas a continuacin:
4.1. PROPUESTAS
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4.1.2.1. INTRANET:
Es importante que este departamento tenga una persona encargada de la
actualizacin del intranet; ya que los funcionarios, empleados y trabajadores de
la institucin manifiestan: que s revisan el intranet, pero que hay informacin
desactualizada, en esta parte queremos basarnos en la teora.
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los usos
potenciales de la INTRANET.
26
AmbegaonkarPrakash,IntranetMcGRAWHILL,Mxico.1997
27
Ambegaonkar (1997,17) citado por Antonio Castillo en el libro Gestin de la comunicacin en las
organizaciones2004,275.
28
DoctorenComunicacinporlaUniversidadAutnomadeBarcelona,Espaa.
ProfesorenlaFacultaddeCienciasdelaComunicacindelaUniversidaddeMlaga,Espaa.
DirectordelMsterOficialGestinEstratgicaeInnovacinenComunicacin.
DirectordelInstitutodeInvestigacinenRelacionesPblicas.
PresidentedelaAsociacindeInvestigadoresenRelacionesPblicas.
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sinergias internas;
implementar
una
Comunicacin
interactiva
(foros,
29
AntonioCastillocitadoporJosCarlosLozada2004,278.
30
Ibdem,277.
31
Ibdem,278.
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Problemas de seguridad por accesos inadecuados a los
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4.1.2. CARTELERAS:
Con la implementacin del rea de comunicacin interna en el Municipio de
Cuenca, existir personal encargado de las carteleras, sugerimos que deben
ser ms llamativas y recomendamos: que sean ubicadas en cada piso de la
alcalda, del Municipio de Cuenca
y de
fundaciones.
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comunicacin interna.
En primera instancia est la imagen corporativa de la empresa (logo, slogan),
est tambin la misin, visin y los valores institucionales.
Para que la cartelera sea llamativa hemos puesto informacin como: la imagen
de la semana, avisos importantes, actividades del alcalde, agenda cultural,
santoral de cada uno de los das de la semana y frases motivadoras; en la
parte baja centro de la cartelera existe un espacio para que se pongan: hojas
formato oficio con informacin, que las empresas, departamentos u
fundaciones, quieran publicar; con lo cual lograremos tener un orden y que las
hojas no sean colocadas en cualquier lugar de las instalaciones de la
Institucin. Adems, con esto lograremos una cultura de todos los miembros
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para que conozcan los lugares que pueden adquirir informacin sobre
actividades del Municipio de Cuenca.
los miembros de la
32
Ibdem,283.
33
Ibdem,283.
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4.1.6. Videoconferencia:
Las videoconferencias brindan ahorro de tiempo, dinero y desplazamiento, las
mismas que presentan ventajas y desventajas. Las ventajas son las citadas por
Carrin como: la rapidez al reunir con celeridad a personas separadas
geogrficas y que trabajan en tiempo real, por lo que las decisiones se toman
in situ, rigurosidad en la reunin debido a que los participantes deben plantear
la reunin con puntualidad, concisin, orden de trabajo preciso, documentacin
preparada, respeto de turnos de palabra y fundamental, necesidad de llegar a
un acuerdo, flexibilidad en la modalidad de las reuniones que se establezcan;
debido a que la tecnologa permite cualquier tipo de reunin, ya sea de trabajo,
para formacin , enseanza
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personas
electrnicamente
(cuatro
de
ocho,
manera
aproximadamente)
voluntaria
para
que
discutir
se
renen
analizar
el
funcionamiento de la organizacin34.
Est propuesta ser importante para ahorrar tiempo, para que los funcionarios
se renan, desarrollen con la brevedad posible trmites pendientes y, que los
mismos no dejen abandonado sus oficinas o lugar de trabajo.
En esta propuesta conseguiremos que los miembros de la I. Municipalidad de
Cuenca: puedan solicitar y realizar comentarios, colocar mensajes, realizar
sesiones de intercambios de ideas, revisar documentos, asistir a procesos de
elecciones y tomar decisiones en lnea. Adems se pueden incluir bases de
documentos que servirn para actuaciones futuras.
4.2 El Director De Comunicacin Interna del Municipio De Cuenca:
Basando en lo dicho por Francisca Morales35, sugerimos: que el director de
comunicacin interna, tiene que tener como mnimo cinco aos de antigedad
en la institucin.
Proponemos: que el director del rea de comunicacin interna, tenga relacin
con el Departamento de Recursos Humanos y con la Unidad de Comunicacin
Social del Municipio de Cuenca.
34
Ibdem,286.
35
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36
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V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES:
El estudio de la Comunicacin Organizacional (C.O) se produjo con la simbiosis
entre la Ciencia de la Comunicacin y la Teora Organizacional, y
es la
a la conclusin de que la
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herramientas de la
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de la comunicacin
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RECOMENDACIONES:
Teniendo en cuenta la investigacin bibliogrfica realizada sobre la
comunicacin organizacional, lo que podemos recomendar: es que todas las
personas que forman parte de la institucin, mantengan un dilogo continuo
sobre los planes y objetivos de la misma, para que puedan ejercer su labor
direccionados a un mismo fin; en este caso la Ilustre Municipalidad de Cuenca
debera realizar encuentros con todas las personas que laboran en la entidad y
darles a conocer: los objetivos, misin, visin y valores institucionales, para que
los funcionarios no slo cumplan tareas sino tambin contribuyan a los mismos
y, realicen correctamente su labor encomendada adems ayudar a mejorar
los servicios y la imagen de la Institucin.
Es necesario recomendar a la I. Municipalidad de Cuenca, que se tenga en
cuenta las 22 herramientas de comunicacin interna planteadas en el segundo
captulo para que sean utilizadas en su mayora; lo cual facilitar para cumplir
con las 10 funciones principales de la comunicacin interna, las que estn
suscritas con claridad en el mismo captulo.
El estudio de campo realizado en la Institucin: ayudar para que las
herramientas y las funciones de comunicacin interna, sean analizadas desde
una perspectiva ms amplia, ya que as tendrn aceptacin en los miembros de
esta organizacin.
Luego del estudio de campo realizado se ha podido constatar: que la
comunicacin interna en el Municipio de Cuenca, no es muy eficaz, ya que
algunos funcionarios manifiestan que no siempre estn informados de las
actividades que realizan los personeros de la institucin; por lo que es
recomendable que tengan reuniones, talleres u espacios donde puedan dar a
conocer sus inquietudes, comentarios y sugerencias sobre temas relacionados
a comunicacin interna; pues esto permitir que los funcionarios tengan mayor
conocimientos de las actividades que realiza la misma.
Recomendamos, cambiar la presentacin de las carteleras que estn ubicadas
en cada piso de la I. Municipalidad de Cuenca, que sean ms actualizadas y
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