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REPUBLICA DE CHILE
MUNICIPALIDAD DE HUALAIHU
SECRETARIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA TRMITES FRECUENTES
UNIDAD: SECRETARIA MUNICIPAL, OFICINA DE ORGANIZACIONES
COMUNITARIAS Y OFICINA DE PARTES. MUNICIPALIDAD DE HUALAIHUE
INDICE DE TRMITES
1. SOLICITUD DE PERSONALIDAD JURIDICA
2. SOLICITUD DE REGISTRO DE CAMBIO DE DIRECTIVA
3. SOLICITUD CERTIFICADOS DE VIGENCIA
4. MODIFICACION DE ESTATUTOS
5. SOLICITUD DE SUBVENCION MUNICIPAL
6. SOLICITUD GIMNASIO MUNICIPAL
7. SOLICITUD DE PERMISOS PARA CARRERAS
8. SOLICITUD DE PERMISOS PARA BAILES
9. SOLICITUD DE PERMISOS PARA BINGOS
10. SOLICITUD DE SALONES MUNICIPALES
11. SOLICITUD MATERIALES O EQUIPOS
1.-
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RESPONSABLE:
Cualquier grupo de personas que se est coordinando para formar una organizacin, de
acuerdo a la Ley 19.418 de Juntas de Vecinos y Organizaciones Comunitarias.
REQUISITOS:
Enviar una carta formal a la municipalidad, con firma de algunos de los integrantes del
grupo, solicitando un Ministro de Fe. Se deja como observacin que para constituir una
organizacin dela Ley N 19.418, puede ser Ministro de Fe un Oficial del Registro Civil o
un Notario.
Para el caso de las Juntas de Vecinos, las personas que deseen integrarla deben tener ms de
18 aos y no deben pertenecer a otra Junta de Vecinos, de ser as deben renunciar a la
primera.
Residir las personas en una misma unidad vecinal (para el caso de las Junta de Vecinos).
No perseguir fines de lucro
Haberse reunido anteriormente para verificar que el nmero mnimo exigido se cumpla:
-
OBSERVACION:
PLAZO:
TRAMITACION:
De la reunin de constitucin:
Una vez designado el Ministro de Fe, se llevar a cabo la reunin de constitucin, en la cual
se inscribirn en el Libro de Socios todas las personas que deseen participar y que cumplan
con los requisitos, presentando para tal efecto su carn de identidad ante el Ministro de Fe y
firmando el libro.
Posteriormente se deber leer y sancionar el Estatuto respectivo.
De aprobarse el Estatuto, se proceder a la eleccin de la directiva provisional, que para estos
efectos lo pueden integrar solamente el Presidente, Secretario, Tesorero y un Director.
Esta directiva es denominada Directiva Provisional, ya que solo puede mantenerse en el
cargo durante 3 meses, pues su nica misin es la tramitacin definitiva de la Personalidad
Jurdica.
Los dirigentes que resultasen elegidos debern firmar el acta de Constitucin de la
organizacin.
Existe Formulario Tipo de Cambio de Directiva, el que debe solicitarlo algn dirigente de la
organizacin respectiva, de preferencia el presidente y secretario.
REQUISITOS:
Debe haberse realizado una asamblea en donde hayan concurrido la mayora de los socios
inscritos. Los candidatos al directorio deben tener a lo menos 18 aos, saber leer y escribir,
tener, a lo menos, 1 ao de afiliacin en la organizacin, ser chileno o extranjero avecindado
por ms de 3 aos en el pas, no estar procesado ni cumpliendo condena por delito que
merezca pena aflictiva y no ser miembro de la comisin electoral.
La directiva elegida, como mnimo debe estar compuesta por 5 miembros titulares y durarn
dos aos en sus cargos, pudiendo ser reelegidos.
PLAZO:
No existe un plazo legal, pero se sugiere tramitarlo a la brevedad.
TRAMITACION:
Se debe presentar en la Secretara Municipal el libro de actas de la organizacin, con
fotocopia del acta de la asamblea en que se eligi la nueva directiva. Esta acta debe estar
firmada por los dirigentes electos y debe identificar claramente el nombre y cdula de
identidad de cada uno de ellos. Debe adems tener timbrado el documento.
El Secretario Municipal verificar que los dirigentes elegidos sean efectivamente socios y
cumplan con los requisitos legales, adems de ver si la directiva anterior cumpli con su
vigencia de 2 aos.
Posteriormente, inscribir la nueva directiva en el Libro de Registro de Directivas de las
Organizaciones Comunitarias, informando de esto al Departamento de Organizaciones
Comunitarias del municipio.
OBSERVACION:
En el caso de que la directiva cambie solo por la renuncia u otra circunstancia que implique el
alejamiento del cargo por uno o ms dirigentes, debe tenerse en cuenta que la directiva no se
cambia, solo se proveen los cargos que queden vacantes, a travs de los directores suplentes
que se hubiesen elegido anteriormente o bien con votacin de la asamblea. En este caso, se
debe presentar al Secretario Municipal la (s) carta (s) de renuncia o una carta explicativa del
hecho y copia del acta de la sesin en donde se haya aprobado la o las renuncias. Con estos
antecedentes el Secretario Municipal registrar los nuevos dirigentes electos en el Libro de
Registro, informando de esto al Departamento de Organizaciones Comunitarias del
municipio.
Estos nuevos dirigentes, que en definitiva reemplazarn a los anteriores, durarn en sus
cargos solo hasta la vigencia de la directiva definitiva inicial.
3.
RESPONSABLE:
REQUISITOS:
PLAZO:
No tiene, pero se sugiere solicitarlo con anticipacin al trmite que la organizacin requiera
hacer.
TRAMITACION:
4. MODIFICACION DE ESTATUTOS
RESPONSABLE:
Existe Formulario Tipo de Modificacin Estatutos, el que debe solicitarlo algn dirigente de
la organizacin respectiva, de preferencia el presidente y secretario.
REQUISITOS:
PLAZO:
Se sugiere tramitar a la brevedad, ya que la modificacin regir solo desde la inscripcin que
se realice en el Libro de Organizaciones Comunitarias.
TRAMITACION:
5.-
RESPONSABLE:
REQUISITOS:
PLAZO:
TRAMITACION:
Una vez aprobada la Subvencin por el Concejo Municipal, se elaborar un Decreto Exento y
se registrar la transferencia en el Registro de Fondos Pblicos. www.registros19862.cl
La organizacin deber aceptar dicha transferencia en el sitio web www.registros19862.cl
Una vez aceptada la transferencia, el encargado de Fondos Pblicos de la municipalidad
(Funcionario de Finanzas Municipales) comunicara a Administracin y Finanzas quin
registrar el decreto exento y el formulario que acredita esta transferencia, para la elaboracin
del cheque respectivo u orden de compra de lo solicitado.
La organizacin solicitante deber preocupase de consultar en la municipalidad respecto al
resultado de su solicitud en la Oficina de Partes o en el Depto. Adm. y Finanzas.
Si la respuesta es positiva deber consultar en la Tesorera Municipal por la emisin de su
cheque o a Adquisiciones para la compra de lo solicitado.
OBSERVACION:
Toda Subvencin solicitada pasar a tabla del Concejo Municipal en la medida que exista
presupuesto disponible y que la solicitud sea priorizada.
REQUISITOS:
Se enva una carta solicitud al Sr. Alcalde en coordinacin con Oficina de Deportes - y si
esta es aceptada deber pagar los derechos correspondientes en Tesorera Municipal.
PLAZO:
El interesado debe presentar una carta solicitud al Sr. Alcalde en la Oficina de Partes,
indicando en ella claramente la fecha y horario en que se requiere el gimnasio municipal. En
el caso de las organizaciones, la solicitud debe venir firmada y timbrada por su presidente y
secretario, indicando los nombres de estos.
REQUISITOS:
PLAZO:
TRAMITACION:
Se debe presentar una carta solicitud al Sr. Alcalde en la Oficina de Partes, indicando en ella
claramente la fecha, lugar y horario en que se requiere la cancha. Esta solicitud debe venir
firmada y timbrada por su presidente y secretario, indicando los nombres de estos.
OBSERVACION:
Los ingresos y gastos que demande esta actividad, debern ser contabilizadas en los libros de
caja de la organizacin, el cual es llevado por el Tesorero.
REQUISITOS:
PLAZO:
TRAMITACION:
Se debe presentar una carta solicitud al Sr. Alcalde en la Oficina de Partes, indicando en ella
claramente el motivo, la fecha y horario en que se requiere la autorizacin. Esta solicitud debe
venir firmada y timbrada por su presidente y secretario, indicando los nombres de estos.
El Sr. Alcalde evaluar la disposicin y pertinencia de la solicitud, considerando visto bueno
de junta de vecinos del sector correspondiente. Si la solicitud es aceptada se deriva a la
oficina de Patentes para que se realice el clculo respectivo.
OBSERVACION:
9.
Los ingresos y gastos que demande esta actividad, para el caso de organizaciones
comunitarias, debern ser contabilizadas en los libros de caja de la organizacin, el cual es
llevado por el Tesorero.
RESPONSABLE:
REQUISITOS:
Tener personalidad jurdica vigente.
Los organizadores particulares o personas naturales, debern traer autorizacin formal de
respaldo de la Junta de Vecinos respectiva, obligatoriamente en el caso de hacer uso de sedes
sociales
Si es aceptada la solicitud deber pagar los derechos correspondientes en Tesorera
Municipal.
PLAZO:
TRAMITACION:
Se debe presentar una carta solicitud al Sr. Alcalde en la Oficina de Partes, indicando en ella
claramente el motivo, lugar, la fecha y horario en que se llevar a cabo. Esta solicitud debe
venir firmada y timbrada por su presidente y secretario, indicando los nombres de estos.
El Sr. Alcalde evaluar la disposicin y pertinencia de la solicitud. considerando visto bueno
de junta de vecinos del sector correspondiente. Si la solicitud es aceptada se deriva a la
oficina de Patentes para que se realice el clculo respectivo.
El representante de la organizacin debe consultar en la oficina de Partes respecto a la
respuesta a su solicitud, retirar la autorizacin y pagar los derechos correspondientes en la
oficina de Tesorera Municipal.
La municipalidad enviar copia de la autorizacin a Carabineros.
OBSERVACION:
REQUISITOS:
la solicitud del espacio debe ser para realizacin de actividades sin fines de lucro.
PLAZO:
TRAMITACION:
Se debe presentar una carta solicitud al Sr. Alcalde en la Oficina de Partes, indicando en ella
claramente la fecha, lugar y horario en que se requiere el saln. Esta solicitud debe venir, en
el caso de las organizaciones firmada y timbrada por su presidente y secretario, indicando los
nombres de estos. Administracin Municipal ver la disponibilidad del saln y dar un VB
a la solicitud si no hay ningn problema.
El Sr. Alcalde evaluar solicitud Si es aceptada se comunicara via a la oficina de Partes, para
coordinacin con Encargado de Edificios Municipales.
El representante de la organizacin debe consultar en la oficina de Partes respecto a la
respuesta a su solicitud y deber coordinarse con el encargado de edificios del municipio
para la entrega y devolucin de las llaves.
OBSERVACION:
11. SOLICITUD
MATERIALES
O
EQUIPOS
(AMPLIFICACION,
ESCENARIO, SILLAS, MESAS, BANDERAS, PODIUM, ETC.)
RESPONSABLE:
REQUISITOS:
PLAZO:
TRAMITACION:
Se debe presentar una carta solicitud al Sr. Alcalde en la Oficina de Partes, indicando en ella
claramente el motivo, la fecha, lugar y horario en que se requieren y se devolver lo
solicitado. Esta solicitud debe venir firmada y timbrada por su presidente y secretario,y7o
responsables en el caso de personas naturales, indicando los nombres de estos.
El Sr. Alcalde evaluar la disposicin y pertinencia de la solicitud. Si la solicitud es aceptada
se deriva al departamento respectivo (DAEM, Cultura, Encargado de Edificios)
El representante de la organizacin debe consultar en la oficina de Partes respecto a la
respuesta a su solicitud y coordinarse con el departamento a cargo del material respectivo
solicitado, firmando para efectos de entrega un acta con el detalle de lo solicitado y la fecha
de devolucin respectiva