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Fases del Control:

Un proceso de control corriente, cuyo propsito sea ayudar a vigilar las


actividades peridicas de un negocio y de cada centro de
responsabilidad, consta de las siguientes fases:
1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas
planificadas.
2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados
reales, los resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para
determinar las causas subyacentes de las
Variaciones.
4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier
deficiencia y aprender de los xitos.
5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y
ponerla en prctica.
6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la
correccin; continuar con la alimentacin adelantada para efectos de
replanificacin.
El control eficaz exige la alimentacin adelantada. En otras palabras,
se supone que los objetivos, los planes, las polticas y las normas se
han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las
correspondientes responsabilidades de desempeo. Por lo tanto, el
control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la
retroalimentacin, el cual exige mediciones del desempeo y dispara
la accin correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos.
Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control
para medir el avance.
En algunos casos, el control tiene tambin como resultado la
modificacin de los planes y metas anteriores o la formulacin de
nuevos planes, cambios en la operacin y reasignacin de la gente.

Deben desarrollarse mtodos de control para las caractersticas


particulares de la operacin y la estructura de organizacin.
Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su
relacin con el momento de la accin. El control no puede ser a
posteriori; por ejemplo, un desembolso ya efectuado o una ineficiencia
ya cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse un
control eficaz en el momento de la accin o cuando se asuma el
compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de
ciertas acciones debe empearse en alguna forma de control previo
(a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las polticas y
las normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente
comprendidos por ste con la anticipacin necesaria.
La comparacin de los resultados reales con las metas y normas
planificadas constituye una medicin de la efectividad del control
durante un perodo pasado especificado, el cual constituye la base
para una eficaz retroalimentacin.
Los hechos que se muestran en un informe de desempeo no pueden
ya cambiarse; sin embargo, la medicin histrica puede conducir a un
mejoramiento del control en el futuro. El concepto importante aqu es
que los objetivos, las polticas y las normas cumplen dos necesidades
bsicas en el proceso global de control, a saber:
1. La alimentacin adelantada - que constituye una base para el
control en el momento de la accin.
2. La retroalimentacin - que representa una base para la medicin de
la eficacia del control posteriormente a la accin. Adems la
retroalimentacin sirve para la replanificacin.
Control como un sistema de retroalimentacin:
El control administrativo es esencialmente el mismo proceso bsico
que se encuentra en los sistemas fsicos, biolgicos y sociales.
Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante la
retroalimentacin de informacin, que muestra las desviaciones con
respecto a los estndares y da origen a los cambios, en otras
palabras, los sistemas utilizan parte de su energiza para retroalimentar

informacin se compara el desempeo con un estndar e inicia la


accin correctiva.
Por lo general el control administrativo se considera como un sistema
de retroalimentacin similar al que opera en el termostato comn en
un hogar. Este aspecto se puede ver con claridad al observar el
proceso de retroalimentacin en el control administrativo el la figura.
Este sistema presenta el control en una forma ms compleja y realista
que si se considera solamente como un asunto de fijacin de
estndares, medicin del desempeo y correccin de desviaciones.
Los administradores miden el desempeo real, comparan esta
medicin con los estndares e identifican las desviaciones; pero
despus, para realizar las correcciones necesarias deben desarrollar
un programa de accin correctiva y ponerlo en practica a fin de al
desempeo deseado.
Ventajas Del Proceso Administrativo:
Se ofrece un marco de trabajo conceptual.
Proporciona fundamentos para el estudio de la administracin
promoviendo el entendimiento de lo que es la administracin.
Son factibles de las contribuciones de otras escuelas
administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento
contemporneo administrativo.
Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de
situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo
a un conjunto particular de situaciones.
Se reconoce flexibilidad y arte de la administracin y se fomenta
la mejor manera de utilizarlo en una forma prctica.
Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la
administracin. El patrn del proceso hace que el gerente
analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los
objetivos y los medios para alcanzarlos.

Los principios de la administracin estn derivados, refinados y


aplicados y sirven como directrices necesarias para una til
investigacin administrativa.
Se estimula el desarrollo de una filosofa determinada de la
administracin, cada una de las fases de su aplicacin requiere
servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento
de los objetivos, recursos en torno del cual opera.
Elementos del control:
Establecimiento de estndares: Es la aplicacin de una unidad de
medida, que servir como modelo, gua o patrn en base en lo cual se
efectuar el control.
Medicin de resultados: La accin de medir la ejecucin y los
resultados, puede de algn modo modificar la misma unidad de
medida.
Correccin: La utilidad concreta y tangible del control est en la
accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los
estndares.
Retroalimentacin: El establecimiento de medidas correctivas da
lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin
ms estrecha entre la planeacin y el control