Control

Concepto:
Es la ultima etapa del proceso administrativo, consiste en: medir el progreso hacia los objetivos, asegurarse que las acciones vallan de
acuerdo con los planes y dentro de los limites de la estructura organizativa.
El control tambin implica tomar medidas correctivas para alcanzar los objetivos, medir los logros, y compararlos con los estndares
fijados en la planificacin y evaluar el desempeo de la organizacin y de sus miembros. Es un esfuerzo disciplinado para optimizar un
plan que supone una medicin y un proceso de retroalimentacin.
Los principios del control
Permiten disear sistemas de control para mejorar la eficiencia y eficacia de la organizacin.
1. Principio del objetivo: el propsito del control es detectar oportunamente las variaciones en los planes, con el fin de tomar
acciones correctivas y lograr los objetivos.
2. Principio de eficiencia: el control es eficiente cuando las tcnicas y los sistemas implantados descubren y sealan las causas
de las desviaciones.
3. Principio de establecimiento de normas: la eficiencia del control depende de fijar normas precisas, objetivas y adaptables a
cada caso. Las normas pueden ser: calidad de produccin, calidad de trabajo, y costos.
4. Principio de responsabilidad de control: el encargado de ejecutar el planeamiento es responsable de ejecutar el control.
5. Principio de los puntos estratgicos de contol: el control debe indicar si lo planeado se cumple o no. Debe indicar donde est
la desviacin, porque se produjo, y quien es el responsable.
6. Principio de control directo: los controles directos previenen desviaciones. Su calidad depende de la calidad de los gerentes y
de quienes ejecutan las tareas.
7. Principio de accin correctiva: este principio corrige desviaciones y aplica las correcciones necesarias para la organizacin, la
planificacin y la direccin.
8. Principio de correspondencia de planes: los controles tienen que vincular planes y reflejar la naturaleza y estructura de los
mismos.
9. Principio de adecuacin a la organizacin: los controles deben corresponder a los niveles de autoridad en la estructura
organizativa.
10. Principio de control por excepcin: a la direccin solo le importa el anlisis de las decisiones significativas.
11. Principio de flexibilidad de los controles: los controles deben ser flexibles para adecuarse a las condiciones cambiantes.
12. Principio de adecuacin: el control efectivo debe estar adaptado a la posicin, a la responsabilidad operativa, a la capacidad
de comprensin y a las necesidades de las personas que se controlan.
13. Principio de obligacin de control: los responsables de los niveles de la organizacin deben ejercer la funcin de control
durante y al final de la ejecucin de los planes.
14. Principio de centros de control: los centros administrativos son responsabilidad de la gerencia.
15. Principio de retroalimentacin: es un proceso esencial en el control, seala el estado de avance hacia los objetivos. En la
medicin del desempeo se compara lo ejecutado con lo previsto mediante el sistema de informacin y se hacen las
correcciones necesarias.
Niveles
1.

2.

3.

Control estratgico
a) Relaciones con el mercado
b) Relaciones con la competencia
c)
Relaciones con el entorno econmico
d) Los potenciales de la organizacin
Control directivo
a) Control de relaciones entre funciones
b) Control de procesos
c)
Control de resultados de cada funcin
d) Control de asignacin de recursos
Control operativo
a) Ejecucin de tareas
b) Rentabilidad
c)
Control financiero
d) Eficiencia

El proceso de control
1. Establecer las normas: determinar los criterios para evaluar los resultados. Representan la expresin de los objetivos fijados
en la planificacin. La gerencia debe fijar normas de expectativas para orientar a los empleados y para fines de evaluacin y
control.
2. Establecer las fuentes de datos para el control que puede provenir del sistema de informacin o se deber determinar otras
fuentes de datos. Cualquiera sea el caso, hay que recolectar y concentrar datos.
3. Interpretar y valorar los datos: esta operacin es previa a la medicin.
4. Asegurar el cumplimiento de las normas.
5. Medir el desempeo: se comparan los estndares con lo realizado. Se refiere a los resultados obtenidos. El diseo del
sistema de control debe responder tres preguntas: que medir, como medir y cuanto medir.
La medicin puede tener cuatro fases:

6.

7.

a.
La recepcin de datos.
b. La acumulacin, clasificacin y registro de la informacin.
c.
Evaluacin peridica de la accin concluida a una fecha determinada.
d. La informacin del estado de ejecucin a la autoridad de lnea superior.
Corregir las desviaciones: las desviaciones nacen de la medicin y deben corregirse, las correcciones pueden llegar a la
estructura organizativa, al personal a la direccin y a los objetivos. El paso esencial de la correccin es determinar la causa
de las desviaciones.
Utilizar la informacin de control: resulta del proceso de retroalimentacin y permite la replanificacin permanente.

El establecimiento de estndares
El proceso de control comienza cuando se definen un conjunto de criterios para medir los resultados y que sirven para comparar los
resultados en los niveles de la organizacin. Pueden expresarse de diferente forma: en trminos monetarios, en unidades de
produccin y otros.
Hay distintas formas de establecer estndares: el juicio del mximo directivo la empresa puede usarse como criterio, ya que el
conocimiento, la experiencia, y la intuicin son buenas herramientas. Los datos histricos de la empresa pueden usarse para comparar
su desempeo con la de otras empresas y as establecer el desempeo futuro. La ingeniera puede aportar herramientas para
establecer comparaciones usando el mtodo de observacin.
La medicin de resultados
La forma en que los estndares son expresados debe definir la unidad de medicin. Hay que asegurarse que los niveles de resultados
sean precisos y correctos para cualquier estndar. La direccin tiene que cuidar los siguientes aspectos:
1. La informacin en tiempo real: la informacin sirve se utiliza en el momento preciso.
2. Elegir una unidad de medida apropiada: puede haber muchas unidades de medidas para asegurarse que los resultados
puedan medirse correctamente, lo importante es elegir lo que corresponde a cada caso.
3. La fiabilidad de la informacin: es el grado de exactitud de ella; los datos deben ser consistentes y medir cada aspecto de la
situacin.
La gestin de control estratgico
Se preocupa por el potencial de la empresa es anticipatororio. Consiste en interpretar y valorar el comportamiento de las variables
externas y como ha respondido la organizacin en la medicin de las desviaciones. Este control toma las medidas correctivas antes de
completar un proceso. Se realiza en condiciones de incertidumbre ya que las medidas se toman segn la evolucin del entorno y como
influye en el logro de objetivos.
En este nivel de control hay cuatro aspectos:
1. el control del futuro: la estrategia se refiere a los eventos que an no ocurrieron. Como el objetivo y el resultado estn en el
futuro, la accin correctiva se hace antes del evento. Los problemas que encuentran son:
a) el tiempo entre la decisin inicial y los resultados es largo.
b) la incertidumbre en los pronsticos.
c)
La estrategia puede cambiar antes de ser ejecutada.
d) Medir las predicciones y la forma de hacer los cambios sin alterar la funcin de la empresa es difcil.
2.
observar del progreso de la accin estratgica: tiene como fin que el plan avance y que las decisiones tomadas sean logicas.
3. Vigilar las variables claves externas: la estrategia debe estar basada en un entorno pronosticado. Por lo que es necesario que
las hiptesis planteadas sean confiables. Si un supuesto pierde actualidad no es vlido, lo que invalida tambin la estrategia
y debe cambiarse. Por tal razn es importante vigilar las variables externas.
4. revisar todas las etapas: el sistema de gestin de control debe evaluar los planes y progresos a la luz de los hechos.
El objetivo es lograr:
a) Evaluar la eficacia del plan estratgico y comprobar en que medida se logran los objetivos.
b) Identificar los resultados logrados.
c)
Evaluar la gestin estratgica, directiva y directiva pura con el enfoque global.
d) Disear un sistema de informacin llamado alerta y respuesta temprana para acceder en tiempo real.
e) Comprobar si la estructura organizativa, los sistemas y los procedimientos se adaptan a la estrategia.
Gestin de control directivo
Se refiere a las variables internas y como son afectadas por las externas, pero el centro de inters son las internas. Este control se
realiza en condiciones de riesgo y se evala la capacidad actual y real de la empresa.
En este nivel el directivo anima a los responsables de los departamentos para que desarrollen su potencial creativo mediante el
control de gestin.
El propietario o gerente debe dirigir su esfuerzo hacia distintos planos internos de la empresa. En estos planos, como las reas
funcionales entre otros, el directivo debe ejecutar una actividad que involucre variables que indiquen el nacimiento, evolucin,
transformacin, y desaparicin de la empresa.
En este nivel se conoce la probabilidad de que ocurran los sucesos, sin que los hechos se concreten segn lo previsto.