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Avaliao de Documentos
Definio de prazos e da destinao dos docs.
Em face disso, as instituies ou pessoas responsveis pela gesto do acervo
devem compor equipes tcnicas multidisciplinares (tambm conhecidas como
Comisso Permanente de Avaliao CPAD) para a realizao dessa atividade, que,
ao seu trmino, dar origem ao instrumento de gesto documental conhecido como
Tabela de Temporalidade.
Princpios Arquivsticos
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este o mais
importante princpio da Arquivologia. Documentos e arquivos originrios de uma
pessoa ou instituio devem manter sua individualidade, no podendo ser
misturados com os arquivos de origem diversa. Ao conjunto arquivstico de uma
pessoa ou entidade chamamos de fundo arquivstico.
Princpio da Organicidade: Este deriva do Princpio da Provenincia. A
organicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma
organizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes internas e
externas de seu produtor.
Princpio da Ordem Original, santidade da ordem original, ordem
primitiva ou princpio de registro (registratur): Princpio segundo o qual o
arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que
o produziu. Este princpio enuncia que, considerando as relaes estruturais e
funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser
mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.
Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de arquivo,
independentemente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu carter
nico, pelo contexto de sua produo.
Princpio da Pertinncia: Documentos deveriam ser reclassificados por assunto,
sem ter em conta a provenincia. Abandonado.
Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Derivado do
Princpio da Provenincia. a qualidade pela qual os fundos devem manter-se
preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou
acrscimos indevidos de peas documentais.
Princpio da Cumulatividade ou Naturalidade: Este princpio afirma que os
arquivos so uma formao progressiva, natural e orgnica. O arquivo acumula
seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de
arquivo so, ento, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.
Princpio da Territorialidade ou providncia territorial: utilizado no sentido
de definir o domiclio legal dos documentos, ou seja, a jurisdio, o local onde
sero produzidos seus efeitos. O documento deve se manter o mais prximo
possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio O documento
deve se manter o mais prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma
instituio, uma regio
Princpio da Inalienabilidade e Imprescritibilidade: O princpio da
inalienabilidade e o princpio da imprescritibilidade so complementares entre si e
Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou
Estgio de Evoluo dos Arquivos. Ela afirma que os documentos de um arquivo
passam por estgios conforme seus valores mudam. Quando um documento
produzido, ele possui um valor primrio, que sua importncia para a atividade que
o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo que a atividade acaba. Mas
alguns documentos (no todos) ainda possuem o valor secundrio, que sua
importncia para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o
geraram (podem ser importantes para a pesquisa histrica, ou para a cultura de
uma sociedade, por exemplo). Esse valor definitivo, e todo documento que o
possui deve ser preservado permanentemente.
Princpio da Reversibilidade: a ideia de que as atividades realizadas nos
arquivos podem ser revertidas, se necessrio. Significa dizer que nenhuma ao
realizada nos arquivos ou documentos definitiva.
Princpios Arquivsticos
Princpio de provenincia: fixa a identidade do documento em relao ao
produtor. Os arquivos organizam-se segundo as atividades do produtor;
Princpio de organicidade: fixa a organicidade do conjunto documental
(arquivos/fundo) relativa estrutura, funes e atividades do produtor;
Princpio da unicidade: estabelece que o documento nico em seu contexto de
produo, sem importar seu grau de tradio documental;
Princpio da indivisibilidade: impede a disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada, que comprometem a integridade arquivstica;
Princpio de cumulatividade: derivado dos demais, confirma o arquivo como
uma acumulao estruturada, progressiva, orgnica, natural e fechada. QDC [?]
Gesto de Documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente. S vai at a fase
intermediria.
o documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser
determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais
adiante. Somente dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou
o recolhimento para o arquivo permanente.
Plano de Destinao de documentos: Os planos de destinao de documentos
so instrumentos que servem para instruir o procedimento de quem vai tratar uma
massa documental acumulada. Eles contm informaes sobre a tipologia
documental existente, os prazos de guarda definidos e as sries em que se dividiu o
acervo. Portanto, neles mesclam-se o plano de classificao de documentos e a
tabela de temporalidade usados nos arquivos correntes.
Seleo: Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de
eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de
temporalidade.
rgos/Sistemas de Arquivo
Conarq: Definio da poltica nacional de arquivos pblicos/privados. Estabelece
normas e diretrizes.
SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): Implementao da poltica nacional de
arquivos pblicos/privados.
SIGA: Atua s no PE federal. Organiza gesto de documentos no mbito da Adm
Pblica federal.
Arquivo Nacional: Gesto e recolhimento de documentos do PE Federal.