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Informao: o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir.

Suporte: o material fsico onde est registrada a informao.


INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou


recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES.
Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz
de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu.
Finalidades do Arquivo:
- Servir administrao
- Servir histria
Funo do Arquivo:
- Disponibilizar informaes
rgos de Documentao
Arquivo:
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de
arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural, geralmente em exemplar
nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo
assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um conjunto, e no como peas
isoladas. O arquivo rgo receptor. Sua funo provar e testemunhar.
Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus
documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas fontes, e
tratados como peas isoladas. Os documentos da biblioteca so COLECIONADOS.
Sua funo instruir e educar.
Centro de Documentao / Informao
O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de documento
de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que funcionem de
forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues (audiovisuais) ou
referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente informar.
Museu
O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com finalidades de
informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos e dimenses,
dependendo de sua especializao. Por serem objetos, so classificados como
documentos TRIDIMENSIONAIS.

Caractersticas dos Documentos:


- Naturalidade: Os documentos de arquivos so acumulados naturalmente em
decorrncia das atividades do organismo produtor.
- Autenticidade: Os documentos arquivsticos so considerados autnticos quando
so criados e conservados conforme procedimentos regulares que podem ser
comprovados por meio de rotinas estabelecidas.
- Imparcialidade: Os documentos arquivsticos retratam com fidelidade os fatos e
atos que atestam.

- Inter-relacionamento: O documento arquivstico possui relao com seu


produtor e com os outros documentos do arquivo de mesma natureza funcional.
Esse inter-relacionamento, possibilita a consecuo do objetivo de comprovar
atividades e, principalmente, identificar o documento com seu criador.
- Unicidade: Cada documento de arquivo assume lugar nico no conjunto
documental ao qual pertence.

Classificao dos Arquivos


Classificao quanto entidade mantenedora:
- Pblicos
- Privados
Classificao quanto natureza dos documentos:
- Especiais: Guardam documentos de suportes variados e por isso precisam de
cuidados diferenciados. Os documentos so agrupados considerando primeiramente
o suporte (CD, disco rgido, etc.) e depois se utiliza outros critrios para sua
organizao. Diferentes do papel + texto.
- Especializados/ arquivos tcnicos: So aqueles que guardam documentos dos mais
variados assuntos. Nesse arquivo os documentos so agrupados considerando
primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critrios para sua organizao.
Especiais => Suporte / Especializados => Assunto
Classificao quanto extenso de atuao:
- Setoriais: Esto localizados prximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os
documentos prximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua
localizao e utilizao. Descentralizao dos arquivos correntes.
- Centrais/Gerais: Guardam todos os documentos de uma entidade em um s lugar.
Centralizao dos arquivos correntes.
Classificao quanto aos estgios de evoluo:
- Correntes: Guardam documentos constantemente utilizados por seus produtores,
ou que sejam objetos de consultas frequentes. A Lei de Arquivos assim conceitua
documentos de arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, so objeto de consultas frequentes.
- Intermedirios: Guardam documentos que no so mais objeto de consultas
frequentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam
prova de direitos e obrigaes. A Lei de Arquivos assim define os documentos de
arquivos intermedirios: aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
- Permanentes: Guardam documentos que no tem mais valor administrativo, mas
pelo seu contedo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevncia para a
Histria ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo
indeterminado. A Lei de Arquivos define assim os documentos de arquivo
permanente: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo
que devem ser definitivamente preservados.

Classificao dos Documentos


Agrupamento de docs, podendo a eles atribuir cdigos.
- Plano ou Cdigo de Classificao: Instrumento que auxilia na classificao de
documentos. Baseia-se nas funes/atividades da instituio.
Quanto ao Gnero: os documentos podem ser textuais (ou escritos), iconogrficos
(imagem esttica), sonoros, filmogrficos (imagens em movimento), audiovisuais
(imagem + som), informticos (ou eletrnicos ou digitais), cartogrficos (representa
de forma reduzida uma rea maior), microgrficos (microrreproduo de imagens;
microfichas, resultante de microfilmagem) e musical (informao codificada atravs
de notao musical).
Quanto Espcie/Tipologia Documental:
Espcie = Modelo do documento.
Os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que
assume de acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o
documento foi produzido).
Tipologia (ou tipo) = Juno a Espcie com a funo do documento.
Ex: Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo)
Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo)
Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo)
Formato: a configurao fsica que o suporte assume. Ex: livro, caderno, folheto,
cartaz, etc.
Forma: o estgio de preparao do documento, o seu estado de produo atual.
Ex: rascunho, minuta, original e cpia.
Quanto Natureza do Assunto:
- Ostensivos (ou ordinrios): informao no prejudicial quando for de
conhecimento geral. Conhecimento livre.
- Sigilosos: Sofre restrio de acesso.
Grau de Sigilo:
Ultrasscreto -> 25 anos (renovvel por uma nica vez) -> Acarreta dano
excepcionalmente grave
Secreto -> 15 anos -> Acarreta dano grave
Reservado -> 5 anos -> Compromete planos e operaes

Avaliao de Documentos
Definio de prazos e da destinao dos docs.
Em face disso, as instituies ou pessoas responsveis pela gesto do acervo
devem compor equipes tcnicas multidisciplinares (tambm conhecidas como
Comisso Permanente de Avaliao CPAD) para a realizao dessa atividade, que,
ao seu trmino, dar origem ao instrumento de gesto documental conhecido como
Tabela de Temporalidade.

- Tabela de temporalidade: Instrumento que define prazos de guarda, destinao


final e a alterao do suporte dos docs. Elaborada pela Comisso Permanente de
Avaliao.

Princpios Arquivsticos
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este o mais
importante princpio da Arquivologia. Documentos e arquivos originrios de uma
pessoa ou instituio devem manter sua individualidade, no podendo ser
misturados com os arquivos de origem diversa. Ao conjunto arquivstico de uma
pessoa ou entidade chamamos de fundo arquivstico.
Princpio da Organicidade: Este deriva do Princpio da Provenincia. A
organicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma
organizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes internas e
externas de seu produtor.
Princpio da Ordem Original, santidade da ordem original, ordem
primitiva ou princpio de registro (registratur): Princpio segundo o qual o
arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que
o produziu. Este princpio enuncia que, considerando as relaes estruturais e
funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser
mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.
Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de arquivo,
independentemente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu carter
nico, pelo contexto de sua produo.
Princpio da Pertinncia: Documentos deveriam ser reclassificados por assunto,
sem ter em conta a provenincia. Abandonado.
Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Derivado do
Princpio da Provenincia. a qualidade pela qual os fundos devem manter-se
preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou
acrscimos indevidos de peas documentais.
Princpio da Cumulatividade ou Naturalidade: Este princpio afirma que os
arquivos so uma formao progressiva, natural e orgnica. O arquivo acumula
seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de
arquivo so, ento, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.
Princpio da Territorialidade ou providncia territorial: utilizado no sentido
de definir o domiclio legal dos documentos, ou seja, a jurisdio, o local onde
sero produzidos seus efeitos. O documento deve se manter o mais prximo
possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio O documento
deve se manter o mais prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma
instituio, uma regio
Princpio da Inalienabilidade e Imprescritibilidade: O princpio da
inalienabilidade e o princpio da imprescritibilidade so complementares entre si e

relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custdia os arquivos


acumulados pelas instituies pblicas. Quando aplicado aos arquivos, probe sua
venda ou sua cesso a terceiros (inalienabilidade) sem limite de tempo
(imprescritibilidade).
Princpio da Universalidade: Princpio que exige que o arquivista apreenda,
compreenda, estruture, classifique, arranje e descreva a informao orgnica e
registrada (ou seja, a informao arquivstica) de uma forma global antes de passar
para uma outra etapa mais detalhada. a abordagem do geral ao particular que
fundamenta a organizao dos documentos arquivsticos.

Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou
Estgio de Evoluo dos Arquivos. Ela afirma que os documentos de um arquivo
passam por estgios conforme seus valores mudam. Quando um documento
produzido, ele possui um valor primrio, que sua importncia para a atividade que
o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo que a atividade acaba. Mas
alguns documentos (no todos) ainda possuem o valor secundrio, que sua
importncia para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o
geraram (podem ser importantes para a pesquisa histrica, ou para a cultura de
uma sociedade, por exemplo). Esse valor definitivo, e todo documento que o
possui deve ser preservado permanentemente.
Princpio da Reversibilidade: a ideia de que as atividades realizadas nos
arquivos podem ser revertidas, se necessrio. Significa dizer que nenhuma ao
realizada nos arquivos ou documentos definitiva.

Princpios Arquivsticos
Princpio de provenincia: fixa a identidade do documento em relao ao
produtor. Os arquivos organizam-se segundo as atividades do produtor;
Princpio de organicidade: fixa a organicidade do conjunto documental
(arquivos/fundo) relativa estrutura, funes e atividades do produtor;
Princpio da unicidade: estabelece que o documento nico em seu contexto de
produo, sem importar seu grau de tradio documental;
Princpio da indivisibilidade: impede a disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada, que comprometem a integridade arquivstica;
Princpio de cumulatividade: derivado dos demais, confirma o arquivo como
uma acumulao estruturada, progressiva, orgnica, natural e fechada. QDC [?]

Gesto de Documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente. S vai at a fase
intermediria.

Documentos Permanentes (valor secundrio) JAMAIS devem ser eliminados.


A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases:
Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e so
inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que
controlam a produo de documentos, como a elaborao de formulrios,
estabelecimento de padres, verificao da necessidade do documento, etc.
Utilizao: onde os documentos so utilizados com a finalidade principal para
que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se movimentam)
internamente na instituio, percorrendo todo o caminho necessrio para que se
cumpra uma atividade especfica. As atividades so de busca e localizao
(protocolo), de anlise da importncia do documento (Avaliao), de consulta e
emprstimo, entre outras.
Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo
processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos
cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de

o documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser
determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais
adiante. Somente dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou
o recolhimento para o arquivo permanente.
Plano de Destinao de documentos: Os planos de destinao de documentos
so instrumentos que servem para instruir o procedimento de quem vai tratar uma
massa documental acumulada. Eles contm informaes sobre a tipologia
documental existente, os prazos de guarda definidos e as sries em que se dividiu o
acervo. Portanto, neles mesclam-se o plano de classificao de documentos e a
tabela de temporalidade usados nos arquivos correntes.
Seleo: Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de
eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de
temporalidade.

Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o


trmite de documentos dentro de uma instituio. a atividade de controle!
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e
classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a
expedio como atividade de protocolo.
So atividades de recebimento e classificao:
- Recebe o documento;
- Separa os documentos oficiais dos particulares;
- Envia os documentos particulares aos seus destinatrios;
- Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
- Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios;
- Interpreta e classifica os documentos ostensivos;

- Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.


As atividades de registro e movimentao so as que tratam da distribuio,
redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio. Metadados so os
dados do documento, como nmero, assunto, destinatrio, procedncia, data do
recebimento ou produo, etc. A fase de registro consiste em inserir essas
informaes no sistema de controle de documentos, para facilitar sua localizao e
recuperao, alm de controlar seu trmite.
As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da
instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser
remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de envi-los para o ambiente
externo instituio.

Organizao e Administrao de Arquivos


Fases:
1) Levantamento de dados: Permite aos responsveis pela gesto documental do
rgo ter conhecimento mais detalhado sobre a instituio. Por meio desse
conhecimento prvio possvel compreender e avaliar o real significado da
documentao institucional produzida.
2) Anlise dos dados coletados: Analisar a situao do arquivo e proceder
realizao de um diagnstico arquivstico detalhado. O resultado apresentado no
diagnstico possibilitar a formulao e proposio de medidas e aes a serem
adotadas no sistema que est sendo planejado.
- Diagnstico:
* Anlise de: Quantidade, localizao, estado fsico, condies de
armazenamento, grau de crescimento, frequncia de consulta, etc.
* Objetivos: Implantar sistemas, estabelecer transferncias, estabelecer
recolhimentos, realizar microfilmagem, efetivar programas de conservao e
restaurao, etc.
3) Planejamento: preciso definir:
- A posio do arquivo na estrutura da instituio
- A centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo
- A escolha dos mtodos de arquivamento adequados
- O estabelecimento de normas de funcionamento
- Os recursos humanos
- As instalaes e os equipamentos adequados
- A constituio de arquivos intermedirio e permanente
- Os recursos financeiros necessrios

Elaborao do projeto: Considerando todos os elementos j trabalhados nas 3 fases


anteriores, os responsveis pela gesto dos documentos arquivsticos estaro aptos
a elaborar o projeto de constituio do arquivo.
- 1 parte: Sntese da situao real encontrada
- 2 parte: Anlise e diagnstico da situao
- 3 parte: Plano arquivstico, propriamente dito, contendo as prescries,
recomendaes e procedimentos a serem adotados, estabelecendo, inclusive, as
prioridades para a implantao.
4) Implantao e acompanhamento: aconselhvel que antes da implantao de
um projeto de arquivo, sejam realizadas campanhas de sensibilizao, com o intuito
de esclarecer a importncia dos novos procedimentos para o desenvolvimento
institucional e treinamento do pessoal nas novas rotinas. Aps a implantao e
testes dos novos procedimentos, os responsveis pela gesto documental devem
elaborar o Manual do Arquivo.

Atividades da fase de Protocolo


1) Recebimento o controle da entrada ou recepo dos documentos na instituio;
2) Registro a leitura, identificao e cadastro dos dados de acesso do documento
entregue no protocolo(origem, espcie, assunto)
3) Autuao a formao ou abertura do processo a partir do documento entregue
no protocolo;
4) Classificao a separao dos documentos por assunto ou rea;
5) Expedio/Distribuio o envio dos documentos por assunto ou rea;
6) Controle/Movimentao o controle do andamento ou tramitao dos
documentos por meio de sistema manual ou informatizado QDC

Classificao de Documentos de Arquivo:

Inserida na fase de utilizao. A classificao do documento feita no momento em


que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu. o ato de atribuir
um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trate.
O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a serem
utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados e ordenados
seguindo a lgica e a orientao do Plano. So elaborados por uma comisso
constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir trs critrios: o estrutural ou
organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da
instituio; o temtico ou por assunto, que classifica os documentos de acordo
com seu contedo; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com a
funo e as atividades desenvolvidas pela instituio.

Teoria das Trs Idades ou Ciclo de Vida dos Documentos


Fundamenta-se:
- Frequncia de uso
- Valores dos documentos
* Primrio (Administrativo/Imediato): Temporrio.
* Secundrio (Histrico/Mediato): Definitivo
Caractersticas das Fases/Idades:
- Corrente (Ativo):
* 1 fase
* Documentos mais utilizados pela instituio
* Localiza-se prximo ao usurio, fcil acesso
* Essenciais ao funcionamento de quem os acumula
* Setorial/Central
* Pastas verticais
* Acesso restrito (setor/autorizado)
* Produo de docs
* Tramitao de docs
* Atividades: Protocolo; Expedio; Arquivamento; Consulta; Emprstimo
- Intermedirio (Semiativo):
* 2 fase
* Docs de uso eventual
* Fase pr-arquivo
* Pode estar prximo (dentro) ou distante (fora) do usurio
* Central
* Caixas (vertical/horizontal)
* Acesso restrito
* Docs aguardam destinao final (eliminao ou guarda permanente)
* Atividades: Emprstimo; consulta; arquivamento
- Permanente (Inativo):
* 3 fase
* Documentos pouco utilizados
* Perdeu o valor de natureza administrativa
* Possui fins cientficos, sociais e culturais
* Pode estar prximo (dentro) ou distante (fora) do usurio
* Central
* Caixas (vertical/horizontal)
* Acesso aberto ao pblico (regra)
* Atividades: Arranjo; descrio; publicao; conservao; referncia

rgos/Sistemas de Arquivo
Conarq: Definio da poltica nacional de arquivos pblicos/privados. Estabelece
normas e diretrizes.
SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): Implementao da poltica nacional de
arquivos pblicos/privados.
SIGA: Atua s no PE federal. Organiza gesto de documentos no mbito da Adm
Pblica federal.
Arquivo Nacional: Gesto e recolhimento de documentos do PE Federal.

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