GRUPO 113

BOGOTA 26 DE MARZO
2012
CONTENIDO

pg.

1.

INTRODUCCION

2.

OBJETIVOS

4
5
1.
2.
3.

OBJETIVO GENERAL
OBJETIVO ESPECIFICO

JUSTIFICACIN
6

4.

GLOSARIO
7
5. GESTION DOCUMENTAL
8
1.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

9
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
10
3.
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
16
2.

4. 8. FORMACION DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS
17

6. CONCLUSIONES
18

7.

BIBLIOGRAFIAS
19

1. INTRODUCCIN

El presente trabajo se realiza con el fin de lograr transmitir una informacin al lector para que
pueda comprender de una manera clara y muy detallada, todo lo relacionado con la gestin
documental, la cual hace parte del rea de administracin de documentos.
Adems que esta informacin ser utilizada para llevar una administracin archivstica mas
ordenada y conforme a lo que la ley establece; para ello vamos a explicar de manera concreta y
precisa que significa, sus funciones, y cada uno de los extensos componentes que hacen parte de
la gestin documental.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General.

Con este trabajo se pretende que el interesado logre entender de una manera clara y
sencilla, lo que es y todo lo que tiene que ver de una u otra manera con la gestin
documental, adems de destacar su importancia dentro de las empresas.

2.2 Objetivos Especficos.

Relacionar la gestin documental como una funcin archivstica.

Determinar los criterios para la organizacin conforme a lo establecido por la ley

acerca de los archivos de gestin.

Aprender los conocimientos bsicos que fundamentan la archivstica como disciplina.

3. JUSTIFICACIN

A pesar de la importancia que tienen hoy da los archivos para las empresas, ciudades, y todo en
general, la mayora de entidades no se han dado cuenta del verdadero valor y su gigantesca
importancia frente al adecuado orden para poder trabajar conforme la ley lo exige. No hay otro
motivo mas importante por el cual se realice este trabajo que, el de informar y aclarar las dudas
que tengan las personas sobre como se debe manejar los archivos de gestin. Se realiza con la
necesidad de aprender y aprovechar esta informacin para generar los cambios operados en las
necesidades de las personas para poder ampliar nuestra visin y renovar nuestros pensamientos
acerca de la archivstica, pero en especial el archivo de gestin.
As que a todas las personas encargadas de llevar los archivos de cualquier tipo de empresa, le
corresponde intervenir en la configuracin y el control de los procesos archivsticos precisando que
informacin debe permanecer y cul informacin debe ser eliminada, por eso es muy importante
conocer y poner en prctica las leyes establecidas para la gestin documental.

4. GLOSARIO
Racionalizacin.
La racionalizacin es un mecanismo de defensa que consiste en justificar las acciones de tal
manera que eviten la censura.

Tramite.
Es la gestin o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado, en pos de algo, o los
formulismos necesarios para resolver una cosa o un asunto.
Metodologa.
Hace referencia al conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar una gama de
objetivos que rigen en una investigacin cientfica, una exposicin doctrinal o tareas que requieran
habilidades, conocimientos o cuidados especficos.
Retencin.
Los importes de los conceptos de este grupo son descontados de la liquidacin del empleado y
retenidos por el empleador.
Veraz.
Se aplica a la persona o medio que habitualmente dice la verdad, o a la informacin o dato que es
verdadero porque se ha comprobado su autenticidad
Implantacin.
Es la realizacin de una aplicacin, o la ejecucin de un plan, idea, modelo cientfico, diseo,
especificacin, estndar, algoritmo o poltica.
Disco ptico.
Es un formato de almacenamiento de datos digitales, que consiste en un disco circular en el cual la
informacin se codifica, se guarda y almacena, haciendo unos surcos microscpicos con un
laser sobre una de las caras planas que lo componen.
Contencioso.
Sobre la que se disputa en un juicio, o forma en que se litiga sometido al fallo de los tribunales, en
contraposicin a los actos gubernativos o a los que dependen de una autoridad.
Custodia.
Se define como tenencia o control fsico que tienen los padres sobre sus hijos no emancipados

5.

GESTIN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y

organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Programa de gestin documental.

Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos
de la gestin documental al interior de cada entidad.

Gestin documental pretende alcanzar los siguientes objetivos:

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivo, como lenguaje natural
de la administracin pblica.
Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los
procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales.
Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que ayuden al
medio ambiente.
Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo, radicacin y
distribucin de la correspondencia.
Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y
archivos.
Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de retencin
documental, organizacin, transferencias primarias.
Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin.

Consideraciones bsicas.
Para elaborar un programa de gestin documental, se deben considerar los siguientes aspectos:

Administrativos: aspectos como la transparencia, la simplificacin de trmites y la

eficiencia.

Econmicos: reduccin de costos derivados de la conservacin de documentos

innecesarios.

Archivsticos: concepto, de archivo total, ciclo vital del documento principios de

procedencia y de orden original.

Planeacin.
Diagnostico:
Obedece a un plan de accin con lneas concretas que faciliten su implementacin de manera
efectiva. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo. Para realizar
este diagnostico las entidades podrn retomar o actualizar los aspectos metodolgicos
relacionados con las etapas de investigacin preliminar.
Requisitos tcnicos.
Se refiere a la definicin de las condiciones o instrumentos tcnicos previos como: contar con
manuales de procesos y procedimientos, con una complicacin de formas o formatos regulados,
manual de funciones y tablas de retencin documental, tablas de valoracin documental, adopcin
de normas tcnicas y normatividad en general, existencias de archivos en las diferentes fases del
ciclo vital y de unidad de correspondencia.

Requisitos administrativos. Se refiere a la necesidad de integrar el programa de gestin

documental con todas las funciones administrativas de la entidad.

5.2 TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Es un elemento indispensable en la gestin documental y por ser un instrumento archivstico
esencial que permite la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del
ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades,
debern ser elaboradas y adoptadas para la implementacin del programa de gestin documental,
siguiendo las etapas y dems aspectos contemplados en el acuerdo AGN 039 de 2002.
Primera etapa: Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.
Complicacin de la informacin institucional.
Aplicacin de la encuesta a los productores de los documentos.
Segunda etapa: Anlisis e interpretacin de informes recolectada.
Anlisis de la produccin
Identificacin de los valores primarios de la documentacin
Conformacin de las series y subseries con sus tipos de documentales.
Valoracin documental.
Tercera etapa: Elaboracin y presentacin de la tabla de retencin documental para su
aprobacin. Incluye los siguientes pasos:
El jefe de archivo prepara la propuesta de tabla de retencin documental de la entidad,
acompaada de introduccin y anexos que sustenten el proceso y los criterios
empleados en su elaboracin.
El comit de archivo har el estudio correspondiente y producir un acta avalando la
propuesta.
Cuarta etapa: Aplicacin.
Expedir el acto administrativo, que ordene su aplicacin ante los servicios pblicos de
la entidad.
La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central
e histrico se har con fundamento en las tablas de retencin documental.
Quinta etapa: seguimiento y actualizacin de la tabla de retencin documental.
La unidad de archivo establecer un cronograma de seguimiento.
Las modificaciones, debern ser evaluadas por la unidad de archivo de la entidad.

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL: Ley 594 De 2000-Art 22

Comprende procesos tales como la produccin o recepcin, distribucin, consulta, organizacin,
recuperacin y deposicin final de los documentos. Para efectos de la conceptualizacin de un
programa de gestin documental, se determinan los siguientes procesos que estarn
interrelacionados entre si y se desarrollaran en las unidades de correspondencia y durante las
etapas del ciclo vital del documento Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Produccin
Recepcin
Distribucin
Tramite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final

A.

PRODUCCIN DOCUMENTAL

Generacin de documentos en las instituciones, en cumplimiento de sus funciones.

Marco normativo del proceso
Ley 43 de 1913. Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales
Ley 527 de 199
Articulo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Cdigo penal.
Articulo 218 a 228.
Articulo 231.
Sobre reconocimientos y copia de objetos y documentos.
Cdigo de procedimiento penal.
Articulo 261.
Sobre el valor probatorio de documento pblico.
Articulo 262 a 263.
Cdigo de Comercio:
Artculo 48
Articulo 51
Articulo54
Decreto 2649 de 1993.
Se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Articulo 123
Decreto 2150 de 1995
Artculos 11, 12,23 y 24
Acuerdo AGN 060 de 2001
ARTICULOS 4,6, 9 Y 14
Actividades:
Comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al
desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Normalizacin de produccin documental.

Identificacin de dependencias productoras.

Directrices relacionadas con el nmero de copias.
Control de la produccin de nuevos documentos.
Determinacin de la produccin documental.

B. RECEPCION DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la
admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.
Marco normativo del proceso
Constitucin poltica
Artculo 15
Decreto 2150 de 1995
Artculos 1,11 y 32
Acuerdo AGN 060 de 2001
Artculos 3,5, 8, 10,11 y 12
Recepcin de documentos.
Se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencias
de la entidad para efectos de su radiacin y registr con el propsito de dar inicio a los
trmites correspondientes. En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades:

Identificacin de medios de recepcin.

Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Registro de documentos:

Recibo de documentos oficiales

Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignacin de datos conforme al artculo 2 del acuerdo AGN 060 de 2001.
Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de
documentos recibidos y enviados.

C. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Marco normativo del proceso

Decreto 229 de 1995
Decreto 2150 de 1995
Articulo 25

Acuerdo 060 de 2001

Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales.
Se relaciona con el flujo de documentos al interior y al exterior de la entidad.
Distribucin de documentos externos.

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia.

Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de energa de documentos recibidos.

Distribucin de documentos internos.

Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.

Conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los

siguientes procesos archivsticos:

Clasificacin documental.
Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacin documental de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad.

Identificacin de unidades administrativas y funcionales.

Conformacin de series y sub-series documentales.
Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.
Aplicacin e identificacin de tipos documentales de las tablas de retencin.

Ordenacin documental.
Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente
acordado.

Conformacin y apertura de expedientes.

Determinacin de los sistemas de ordenacin.
Foliacin.
Relaciones entre unidades documentales, series, sub-series y tipos documentales.

Descripcin documental.
Proceso de anlisis de los documentos de archivo, que permite su identificacin, localizacin y
recuperacin para la gestin.

Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios y Catlogos.

Anlisis de informacin y extraccin de documentos.
Actualizacin permanente de instrumentos.

Para la descripcin archivstica, la ISAD (Norma Internacional General de la Descripcin

Archivstica) trata las reglas generales aplicables a la descripcin archivstica, sin tener en
cuenta la naturaleza, en ella se determina la formulacin de la informacin para constituir la
descripcin de una entidad archivstica. La organizacin de las reglas refleja la estructura
adecuada para cualquier descripcin; estos elementos se agrupan en 7 reas de informacin:

rea de identificacin.
rea de contexto.
rea de contenido y estructura.
rea de condiciones de acceso y uso.
rea de documentacin asociada.
rea de notas.
rea de control de la descripcin.

La retencin de documentos es el plazo en trminos de tiempo en que el documento debe

permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla
de retencin y de valoracin documental.
La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes,
valorar las funciones y necesidades operacionales de la oficina, contar con sistemas de
ordenacin fciles de entender por los usuarios, y ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposicin final.
Elaboracin de inventarios documentales.
Organizacin y entrega de transferencias documentales.

F. CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que
contiene.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO.
Articulo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios
masivos de comunicacin.
Artculo 27. El estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y
ctedra.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo
los casos que establezca la ley.
Artculo 112.

Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal.

Artculo 315. Los autoridades pblicas dan fe de en los certificados que expidan
relativamente a los negocios confiados por su razn de empleo.
Artculo 316.
Artculo 320.
Ley 57 de 1985.
Artculo 1 y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a documentos pblicos.
Decreto 01 de 1984. Cdigo contencioso administrativo, sobre el derecho de peticin de
informacin.
Decreto 2126 de 1992.
Artculo 51. Reserva archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de 2000. Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000. Requisitos de consulta.
Las actividades bsicas en esta fase son:
Formulacin de la consulta.

Determinacin de la necesidad, precisin, competencia y reglamento de la consulta.

Condiciones de acceso.

Estrategia de bsqueda.

Disponibilidad de expedientes y fuentes de informacin.

Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.

Respuesta a consulta.

Infraestructura de servicios de archivo.

Sistema de registro y control de prstamo.
Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin.

G. CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptada para garantizar la integridad fsica y
funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO.

Constitucin poltica.
Artculo 8. Proteger los recursos naturales y culturales del pas.
Artculo 95.
Cdigo procedimiento civil.
Articulo 251.

Ley 47 de 1920.
Articulo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles.
Ley 6 de 1992.
Articulo 74.
Ley 80 de 1993.
Artculo 39. Las entidades estatales establecern medidas para preservar contratos.
Cdigo de comercio.
Artculos 48 y 60.
Decreto 2620 de 1993.
Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 2150 de 1995.
Prohbe exigir copias de documentos que la entidad tenga en su poder, prohbe retirar
documentos de los archivos de la entidad pblica, autoriza el uso de sistemas electrnicos de
archivo y transferencia de datos
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Artculo 23.
Ordena a las entidades elaborar la tabla de retencin documental a partir de su elaboracin.
Artculo 60.
Acuerdo AGN 11 de 1996.
Criterios de conservacin y organizacin de documentos.
Acuerdo AGN 047 de 2000.
Acceso a los documentos de archivo, restricciones por razones de conservacin.
Acuerdo AGN 048 de 2000.
Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.
Acuerdo AGN 056 de 2000.
Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.
Acuerdo 037 de 2002.
En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas a la proteccin de los
documentos, establecimientos y suministro de equipos adecuados para el archivo. El
almacenamiento consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacio y
unidades de conservacin. Esto conlleva las siguientes acciones:

Diagnostico integral.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Limpieza de reas y documentos.
Apoyo a la produccin documental y correspondencia.
Implantacin de planes de contingencia.
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.

H.

Apoyo a la reproduccin.

DISPOSICIN DE LOS DOCUMENTOS

Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin
temporal, o permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las tablas de retencin
y valoracin documental.
Constitucin poltica de 1991.
Articulo 63. Los bienes de uso pblico
Decreto 3354 de 1954.
Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para la conservacin de archivo.
Decreto 2649 de 1993.
Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros.
Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia de hojas de vida.

5.3 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.
Las entidades debern establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia.
Esa unidad gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de las
comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan con el desarrollo del
Programa de Gestin Documental, integrndose a los procesos que se llevaran en el archivo
de gestin. Estas unidades debern contar con personal suficiente y debidamente capacitado,
y de los medios necesarios que faciliten la atencin de solicitudes presentadas por los
ciudadanos y que contribuyan a los principios que rigen la actividad pblica. Ninguna
comunicacin oficial podr salir de las entidades por va diferente a la de las unidades de
correspondencia. Se desarrollan los siguientes procesos:

Recepcin.
Distribucin.
Tramite.
Conservacin, y
Consulta de documentos.

5.4. FORMACION DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
Archivo de gestin.

Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta

administrativa. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos
iniciados. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos:

Produccin
Recepcin
Distribucin
Tramite
Organizacin
Consulta
Disposicin final de documentos.

Archivo central.
Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva,
cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos:

Organizacin
Consulta
Conservacin, y
Disposicin final del documento.

Archivo histrico.
A l se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin
permanente. En esta fase se desarrollan los procesos de:

Organizacin
Consulta
Conservacin, y
Disposicin final del documento.

6.

CONCLUSIONES

La importancia de la gestin documental es muy grande y demasiado valiosa para todas las
empresas, para poder analizar y desarrollar los documentos teniendo la capacidad de saber y
desarrollar la mente para organizar la gestin documental o para desarrollar la base de datos.
El desarrollo en su totalidad del tema de gestin documental es tal vez algo fcil de aplicar, ya que
solamente debemos seguir las normas y leyes interpuestas.