AUDITORIAS INTERNAS

Sistemas de gestin de la Calidad

FINALIDAD DE LA AUDITORIA
La organizacin debe asegurarse continuamente de que funciona bien,

ya que de no tomarse medidas (dejar el sistema librado a su suerte)

tendr una tendencia natural a desorganizarse.

FINALIDAD DE LA AUDITORIA
La auditora interna sirve a este propsito, ya que permite verificar la

eficacia de la organizacin (capacidad de cumplir sus objetivos).

Entonces debemos brindar un aporte de trabajo al sistema, que le

permita mantener su equilibrio e incluso evolucionar.

AUDITORIA
Proceso sistemtico,

independiente y documentado
para obtener evidencias de la
auditora y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de
determinar el grado en que se
cumplen los criterios de
auditora

AUDITORIA

DE PRIMERA PARTE (INTERNA)

Con fines internos por la organizacin, o
en su nombre.

DE SEGUNDA PARTE
Clientes de una organizacin u otras
personas en nombre del cliente.
DE TERCERA PARTE
Organizaciones externas independientes
(usualmente acreditadas); proporcionan
certificacin de conformidad con normas.

AUDITORIA - CONCEPTOS
EQUIPO AUDITOR
CRITERIOS DE AUDITORIA
EXPERTO TCNICO
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA
OBSERVADOR
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
PROGRAMA DE AUDITORA
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
ALCANCE DE LA AUDITORIA
CLIENTE DE LA AUDITORIA
PLAN DE AUDITORIA
AUDITADO
CONFORMIDAD
AUDITOR
NO CONFORMIDAD

OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Herramienta eficiente y confiable para apoyar polticas y

controles de la direccin;

Ofrece informacin para mejorar el desempeo;

Permite verificar el cumplimiento de la norma o requisitos

de referencia.

BENEFICIOS DE LA AUDITORIA
Permiten reconocer el perfil de competencias de los

auditores;

Incrementan la confianza sobre la utilidad de los resultados

de las auditorias;

Motivan para generar una colaboracin mas estrecha y

cercana entre las personas que estn interactuando en una

misma organizacin.

ACTORES DE LA AUDITORIA
AUDITOR

AUDITA
DO

OBSERVA
DOR

AUDITORIA

AUDITOR
LIDER

EXPERTO
TECNICO
ORGANI
ZACIN

PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Integridad

El fundamento de la profesionalidad

Presentacin imparcial La obligacin de informar con veracidad y exactitud

Debido cuidado
profesional

Confidencialidad

La aplicacin de diligencia y juicio al auditar

Seguridad de la informacin

Independencia:

La base para la imparcialidad de la auditora y la

objetividad de las conclusiones de la auditora

Enfoque basado en la
evidencia

El mtodo racional para alcanzar conclusiones de

la auditora fiables y reproducibles en un proceso
de auditora sistemtico

QU DEMANDA LA NORMA ISO 9001?

Intervalos planificados (Establecer un programa)
Definir criterios, alcance, frecuencia y metodologa
Objetividad e imparcialidad en el proceso de auditora
Los auditores NO DEBEN auditar su propio trabajo
Procedimiento documentado
Tomar acciones sin demora para eliminar las no conformidades

detectadas y SUS CAUSAS

FRECUENCIA DE LA AUDITORA
Intervalo apropiado para la empresa;

mnimo 1 (una) por ao en todas las reas y

procesos;

La frecuencia debe adecuarse a las

necesidades de la empresa.

GESTIN DE UN PROGRAMA DE
AUDITORA
Se debe definir:

Objetivos y el alcance del programa;

Responsabilidades, recursos y procedimientos;

Como se garantiza la aplicacin del programa;

Monitoreo y revisin del programa de auditora;

Que se mantengan los registros apropiados.

REALIZACIN DE UNA AUDITORA

INICIO DE LA AUDITORA
Designacin del lder del equipo
auditor
Definicin de objetivos, alcance y
criterios de auditora
Determinacin de la viabilidad de la
auditora
Seleccin del equipo auditor
Establecimiento de contacto inicial
con el auditado

REVISIN DE LA AUDITORA
Manuales

Procedimientos

Preparar documentos de
trabajo.
- Listas de verificacin

REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
Manuales

Procedimientos

Planes

Instructivos
Preparar documentos de trabajo.
- Listas de verificacin

PREPARACIN DE LA AUDITORIA
Plan de
auditoria
Asignacin
de tareas al
equipo

EJECUCIN IN SITU
Reunin de apertura
Comunicaciones durante la auditoria

Funciones y responsabilidades de
observadores y guas
Recoleccin de evidencia

Preparacin de conclusiones
Reunin final

SECUENCIA TPICA DE UNA ENTREVISTA

Intercambio de saludos y presentaciones;

Pregunta de apertura: Por favor puede explicar el proceso;
Solicitar documentos, si es necesario;
Hacer preguntas exploratorias para obtener ms informacin;
Hacer preguntas cerradas para precisar hechos;
Revisin de los hechos y registro de hallazgos;
Explicar no conformidades si las hay;
AGRADECER al auditado;
Pasar a la siguiente actividad del plan.

TIPOS DE PREGUNTAS
Abiertas (Cmo?)
Alientan al auditado a hablar libremente
Exploratorias (Cul?, Quin?, Por qu?, Dnde?)
Permiten profundizar la informacin que provee el auditado
Cerradas (Tiene?, Existe?, Cuando?)
Permiten establecer hechos especficos

PARA TOMAR EN CUENTA

El auditor debera dedicar el 80% de su tiempo a escuchar;
El que pregunta conduce la entrevista;

Su funcin no es dar lecciones sobre la Norma o sobre la actividad

auditada!!!;
Seguir las reglas mnimas de educacin y respeto hacia las personas.

UN MAL AUDITOR ES

Irresponsable (incumple el programa).

Inflexible (no escucha ni cede).
Polmico (trae temas fuera de la auditora).
Prepotente (trata mal al auditado).
Fcilmente influenciable (no es tenaz).
Cree todo lo que le dicen (no verifica la evidencia).
Intratable / no comunicativo (no sabe entrevistar).
No inquisitivo (superficial).
Negligente (incumple obligaciones).
Est cansado y apurado (no cumple su mandato)
Carente de tica (confidencialidad, conflicto de inters).

UN MAL AUDITOR ES

Irresponsable (incumple el programa).

Inflexible (no escucha ni cede).
Polmico (trae temas fuera de la auditora).
Prepotente (trata mal al auditado).
Fcilmente influenciable (no es tenaz).
Cree todo lo que le dicen (no verifica la evidencia).
Intratable / no comunicativo (no sabe entrevistar).
No inquisitivo (superficial).
Negligente (incumple obligaciones).
Est cansado y apurado (no cumple su mandato)
Carente de tica (confidencialidad, conflicto de inters).

QU ESPERAR DEL AUDITADO

Autoritario (maltrata subordinados).

Antagonista (expresa sus desacuerdos).
Hostil (provoca conflictos).
Trata de distraer.
Les gusta impresionar o confundir.
Expresa conflictos internos o decepciones (se declara vctima).
Refleja tensin (nervioso).
Es indiferente y poco colaborador.
No cree en el valor de la auditora.

REDACCIN DE NO CONFORMIDADES
PARA IDENTIFICAR UN INCUMPLIMIENTO:
Requisito del
criterio

Evidencia

Hallazgo de un
incumplimiento

SUGERENCIAS PARA LA REDACCIN DE NO

CONFORMIDADES
La redaccin de la no conformidad debera ser:
corta, concisa y entendible.

Debera incluir como opciones:

Declaracin separada de la evidencia y la no conformidad
contrastada con los criterios establecidos de forma
conjunta.
Redaccin conjunta de la evidencia de la no conformidad y
del incumplimiento con los criterios establecidos por
separado

EJEMPLOS DE REDACCIN DE NO
CONFORMIDADES
Redaccin de la evidencia, del punto que se incumple y de la no
conformidad por separado:
EVIDENCIA: En el procedimiento P.02 de control de documentos,
no se considera la documentacin de origen externo y el control de
su distribucin tal como los instructivos de lectura de medidores.
REQUISITO: 4.2.3 f) de ISO 9001:20008
NO CONFORMIDAD: La organizacin no asegura que se identifican
los documentos de origen externo y tampoco controla su
distribucin

EJEMPLOS DE REDACCIN DE NO
CONFORMIDADES
EVIDENCIA

NO CONFORMIDAD

En la ltima revisin por la direccin no se

discuti sobre la necesidad de cambios en
las polticas de provisin de recursos
humanos y materiales, para hacer frente a
un incremento sostenido durante los
ltimos dos aos en el volumen de usuarios
de cliente EPZ.

La informacin de entrada para la revisin

por la Direccin no incluye cambios que
podran afectar al sistema de gestin de la
calidad (5.6.2.f)

La organizacin subcontrata la produccin

de perillas y jaladores de madera a una
pequea empresa local, sin embargo no
existen registros de la evaluacin de dicho
proveedor ni de su capacidad para
satisfacer los requisitos exigidos

No se realiza una evaluacin de los

proveedores en funcin a su capacidad
para proveer productos de acuerdo a los
requisitos
de la organizacin (7.4.1)