ORGANIZACIONES ADMINISTRACION PBLICA MUNICIPAL Un sistema de informacin en las organizaciones es de suma importancia porque facilita el proceso de toma de decisiones, representa una gua para la solucin de problemas y sienta las bases para el progreso del capital humano dentro de la organizacin. a la vez permite conocer el estado de los datos, la informacin sobre finanzas, presupuestos, estadsticas de proyectos, proveedores y otras informaciones relevantes para la gestin organizacional. En la administracin pblica los gerentes municipales siempre han usado la informacin para desarrollar sus actividades laborales, as que el tema de la informacin en las organizaciones nada tiene de nuevo, lo que es novedad es la facilidad con que pueden obtener la informacin exacta y actualizada. La innovacin que ha hecho posible esto son los avances tecnolgicos lo que ha contribuido a que las organizaciones e instituciones tanto pblicas como privada estn adquiriendo cada vez ms conciencia de que la informacin que es un recurso de importancia estratgica. No es fcil ver como un Gerente o un directivo Municipal administran los recursos tanto financiero como presupuestario, pero la administracin pblica municipal se aplica tambin en los recursos conceptuales, los gerente municipales se asegura que se recopilen los datos necesarios, La respuesta es, porque tener buena informacin es esencial para que una institucin pueda desempearse de manera eficiente y efectiva,
mientras mejor sea su
informacin sta podr administrar mejor sus recursos. En un ambiente
competitivo en comparacin con otros entes del poder pblico nacional y
estadal, las instituciones con mejor informacin tendrn una ventaja comparativa. En este sentido podemos preguntarnos. Cules son esas reglas para un buen sistema de informacin en los organismos y entes de la Administracin Pblica Municipal? Identificacin minuciosa de las necesidades de informacin. De su estructura organizativa, los gerentes, los miembros del directorio, el personal administrativo y tcnico, pocas veces conocen todas las necesidades de informacin de su institucin. Pueden tener conocimiento de muchos de los indicadores clave (salud, educacin, pobreza y vialidad)
que tienen que
examinar, pero estos indicadores pueden no estar definidos con precisin y
tambin podran no tener conocimiento de otros indicadores que deberan ser examinados. Adicionalmente, los sistemas generalmente son elaborados de una manera arbitraria y fragmentaria, sin que se haya producido una evaluacin completa de las necesidades. Comunicacin efectiva entre la gerencia y el personal de las diferentes rea de la organizacin. Los gerentes de la administracin pblica municipal y el personal a cargo de los sistemas de informacin generalmente no hablan el mismo idioma. Este problema de comunicacin se complica debido a la fuerte carga de trabajo que soporta el personal y a la tendencia de compartimentar las operaciones. El resultado, a pesar de contar con las mejores intenciones, es por lo general una mala interpretacin de los requerimientos de la gerencia y un sistema que no responde a las necesidades y exigencia de una colectividad. Expectativas realistas sobre la tecnologa de la informacin. En la era de la informtica, los usuarios de la informacin continuamente se preguntan
por qu no pueden contar con la informacin que desean, en el momento
adecuado. Satisfacer esta necesidad podra parecer una tarea sencilla especialmente cuando se sabe que todos los datos necesarios se encuentran en la computadora. En particular para los gerente municipales no especializado es una limitacin por eso es de gran importancia que los gerentes municipales, puedan mejorar de manera significativa las posibilidades de desarrollar un buen sistema de informacin a travs de su intencin, formacin y capacitacin en reas tan esenciales en beneficio de la colectividad. Muchos funcionarios pblicos de la administracin municipal no tienen una autntica vocacin de servicio pblico y su paso por la administracin es la satisfaccin de un capricho personal o el escalafn para acceder a otras prebendas del Estado. De all que no le concedan a la administracin la atencin que se merece. Existe un escaso conocimiento de las metodologas y procedimientos para establecer un control interno adecuado en materia de los sistemas de informacin gerencial. Prevalecen intereses poco claros, a los cuales lo que ms conviene es la ausencia de controles e informacin. Muchos de los encargados de esta funcin la han convertido en una labor marginal de la administracin. Frecuentemente los gerentes y directivos se desentienden de la suerte de las entidades adscritas o vinculadas, En consecuencia, muchas veces son responsables, por omisin, de los errores y equivocaciones y buena parte de los problemas en la gestin de las entidades podran evitarse si esta supervisin y vigilancia se realizara de manera efectiva. Muchas instituciones pblicas municipales no cuentan con algn tipo de sistemas de informacin, aunque consideren que un sistema mnimo pudiese ser suficiente, para tener una buena informacin cuando se requiera. Ahora bien, es esencial para que una institucin pblica nacional, estadal o
municipal, pueda desempearse de manera eficiente y disponer de tecnologa
de informacin para crear un sistema de informacin que les permita coordinar y controlar los recursos y analizar problemas, visualizar aspectos complejos para apoyar la toma de decisiones. De este modo siguiendo a Waterfield y Nack (1998), un SIG es una serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en informacin utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieran. Por lo tanto, la informacin implica esencialmente la comunicacin entre las personas sobre aquellos eventos que afectan el trabajo que desempea su institucin, Es de tanta importancia la relacin que pueda haber entre una gestin municipal transparente y un adecuado sistema de informacin en las organizaciones, que la mayora de los programas de modernizacin de la administracin pblica en Amrica Latina, han tenido como componente constante las reformas a los sistemas de administracin, considerando que la mayor parte de los gobiernos latinoamericanos reconocen lo deciente que han sido los mismos. De la misma manera, en Venezuela la situacin en la administracin pblica municipal no dista mucho de la del resto de los pases latinoamericanos, en las limitaciones relacionado con de los sistemas de informacin gerencial. BIBLIOGRAFIA Waterfield y Nack, Sistema de Informacin Gerencial (1998), Rafael Andreu, Joan E. Ricart, Josep Valor. Estrategia y sistemas de informacin, McGraw Hill, Barcelona, 1996. Rafael Andreu, Joan E. Ricart, Josep Valor, La organizacin en la era de la Informacin, McGraw Hill, Barcelona, 1996.