Estudo de Caso Projeto da Nova Loja da Kitchen Heaven Parte I

Como acontece na vida real, nem todos os detalhes de cada processo so seguidos ao
longo de todo o projeto. Lembre-se de que os processos do Guide to the PMBOK so
apenas diretrizes para o gerenciamento de projetos; com freqncia acabamos
combinando processos, o que nos permite dar conta de vrias etapas de uma s vez.
Voc gerente de projeto da Kitchen Heaven, uma cadeia de lojas do varejo especializada em
utenslios de cozinha, apetrechos para cozinhar, pratos, pequenos eletrodomsticos e artigos para
gourmets, tais como molhos e condimentos. Voc novo no cargo, tendo sido contratado para
substituir um gerente de projeto que se aposentou h pouco tempo.
No momento, a rede Kitchen Heaven composta por 49 lojas, espalhadas por 34 estados
americanos e Canad. A matriz mundial fica em Denver, Colorado. Contando os funcionrios em
meio-perodo e em tempo integral, a companhia emprega 1.500 pessoas, 200 delas no escritrio
central.
A empresa fatura anualmente US$200 milhes, com lucro mdio de US$30 milhes, e negociada
em bolsa sob o ticker KHVN. Suas aes esto cotadas atualmente em US$1 7,50/ao, com ndice
preo-lucro de 15,8.
A declarao de misso : Os melhores utenslios para os amantes da boa mesa.
Um dia, voc procurado pelo vice-presidente de marketing, Dirk Perrier um homem muito
agradvel e elegante, com aquele ar formal que voc sempre achou que uma pessoa daquele
gabarito deveria ter. Ele lhe d um aperto de mo e abre um sorriso largo e limpo.
Talvez voc ainda no saiba, mas resolvemos inaugurar a nossa qinquagsima loja l As vendas
aumentaram e nossa linha de utenslios culinrios de cermica quentssima, sem trocadiIbos Como
no sei se voc conhece a filosofia de nossas lojas, vou explicar. Preferimos abrir lo- ias em bairros
de certo nvel financeiro. No buscamos compradores ricos, nem instalamos lojas em reas
freqentadas somente por eles, mas a verdade que a maioria de nossos clientes tem receitas
anuais acima de US$150 mil e procuramos colocar nossas lojas nas reas em que eles Costumam
fazer compras.
Preferimos atingir quem no gourmet, aqueles que gostam de cozinha mas no vo fazer um
pato de Pequim. Sendo assim, as lojas so alegres e tm uma ambientao meio campestre uma
sensao de rede na varanda, por assim dizer.
Nossa prxima loja ser bem aqui na nossa rea, em Cobrado Springs. Temos uma loja em
Boulder e outra em Denver, mas nenhuma mais para o sul. Como ser nossa qinquagsima loja,
pretendemos fazer uma comemorao em grande estilo, com aquelas surpresas e atividades que
todo mundo espera ver num evento badalado.
Em geral, nossas lojas tm de 18Cm2 a 36Cm2 de espao de varejo; costumamos contratar mode-obra local para as obras, que demoram em mdia 120 dias, desde a aquisio do imvel at a
abertura das portas para o pblico. Posso lhe passar o plano do nosso projeto mais recente desse
gnero, para voc ter uma idia melhor do que acontece. Sua tarefa ser encontrar a propriedade,
negociar o aluguel, adquirir as prateleiras e demais mobilirios, contratar uma empreiteira para o
servio e preparar as festividades da inaugurao. Meu pessoal de marketing vai ajudar nessa
ltima parte.
Voc tem seis meses para finalizar o projeto. Alguma pergunta?
Voc respira fundo e procura organizar as idias. Dirk acaba de despejar sobre voc uma saraivada
de informaes. Alguns pensamentos atravessam sua cabea enquanto voc pega seu notebook.
Voc trabalha em uma organizao funcional, com um departamento parte, orientado por
projetos, que responsvel pela execuo de projetos dessa natureza. Voc j est ali h tempo
suficiente para saber que Dirk um alto executivo, com autoridade e poder de sobra para fazer as
coisas acontecerem o que faz dele um candidato ideal a patrocinador do pro jeto.
Voc abre o notebook e comea a anotar alguns dos pontos mencionados, esclarecendo certas
informaes medida que digita:
. O objetivo do projeto abrir uma nova loja em Cobrado Springs, daqui a seis meses.
. A loja deve ser localizada em uma rea abastada.
A loja vai vender a linha completa de produtos, desde utenslios at itens alimentcios para
gourmets.
A grande inaugurao ser bem espalhafatosa, j que estamos falando da qinquagsima
loja.
Voc tem uma ou duas perguntas a fazer.
Existe algum motivo especial para abrirmos exatamente daqui a seis meses?

 Sim. Queremos que a loja seja inaugurada na primeira semana de fevereiro, que quando a
conferncia Garden and Home Show chega rea de Springs. Vamos ter um estande l e, pela
nossa experincia em outras reas, sabemos que as lojas experimentam uma exploso nas vendas
nesse ms como resultado da exposio. uma tima maneira de fazer propaganda e informar onde
estamos localizados.
E j foi estipulado um oramento para o projeto?
Ainda no fixamos um valor, mas sabemos, tambm por experincia anterior, que ser
necessrio algo em torno de US$1,5 milho a US$2 milhes. E no podemos esquecer a grande
festa da inaugurao.
Obrigado, Dirk. Vou comear a redigir o termo de abertura agora mesmo e vou colocar o seu
nome no documento, j que o patrocinador do projeto.
Fique vontade para me trazer suas dvidas ou preocupaes a qualquer momento ele lhe
assegura.
Uma semana mais tarde.
Voc rel suas anotaes e o termo de abertura preparado para a nova loja da Kitchen Heaven uma
ltima vez antes de procurar Dirk. Voc finalmente encontra Dirk, em um corredor perto do
banheiro dos executivos.
Dirk, que bom que te encontrei. Gostaria de discutir o termo de abertura antes da reunio de
amanh. Voc tem alguns minutos?
Claro, vamos l.
O termo de abertura define a meta do projeto, que, evidentemente, abrir a qinquagsima loja
da Kitchen Heaven, em Cobrado Springs. Tambm documentei alguns dos requisitos gerais sobre os
quais conversamos da ltima vez. Mesmo sabendo que vamos voltar a elas quando criar a
declarao de escopo, documentei tambm as premissas e restries que voc me deu. Inclu uma
seo que descreve o cronograma preliminar de marcos e alguns clculos iniciais sobre o retorno de
investimentos. Com base na sua estimativa de US$2 milhes como nosso oramento inicial e
baseado nos influxos projetados que voc me deu na semana passada, calculei em 16 meses o
perodo de payback, com uma TIR de 22%.
Impressionante comenta Dirk. Melhor do que a nossa loja de Phoenix. Se bem me lembro, o
perodo de retorno era de apenas 2 anos. Vamos esperar que esses nmeros se confirmem.
Acho que so nmeros confiveis. Pesquisei alguns dados com base em inauguraes recentes de
lobas, em cidades de porte semelhante, e computei as condies econmicas da regio de Cobrado
Springs. Como esto em expanso, acredito que a poca seja perfeita.
Como voc sabe, o incio do projeto est marcado para amanh. Vou precisar, ento, que voc
fale sobre o projeto e as metas, o compromisso da equipe gerencial para apoi-lo e que voc me
apresente como gerente de projeto. J enviei uma cpia do termo de abertura aos participantes da
reunio, para que possam examin-la com antecedncia. E inclu uma lista das premissas feitas at
agora como um apndice do documento. Por ltimo, preciso que voc pea que todos assinem uma
cpia do termo.
Parece que voc cuidou de tudo. Acho que no teremos problemas amanh, porque todos esto
ansiosos pela inaugurao dessa loja.
Lista de Verificao do Estudo de Caso
Objetivo do projeto: Abrir uma nova loja em Cobrado Springs daqui a seis meses.
Demanda ou necessidade de negcio: Os dados da empresa concluem que os clientes da Kitchen
Heaven tm uma receita acima de US$150 mil anuais. A regio de Cobrado Springs concentra um
grande nmero de pessoas com essa receita. No existe ainda uma loja da Kitchen Heaven nessa
rea, mas parece haver demanda local.
Patrocinador do projeto: Dirk Perrier, VP de marketing.
Estrutura organizacional: Organizao funcional com um departamento parte orientado por
projetos.
Mtodos de seleo: Perodo de payback estimado em 16 meses e TIA calculada em 22%. Termo de
abertura: Criado o termo de abertura, que contm:
Viso geral do projeto
Lista dos requisitos que iro satisfazer as expectativas do patrocinador do projeto
Oportunidade de negcio e justificativa para o projeto
Cronograma preliminar de marcos com data de concluso prevista, a princpio, para i2 de fevereiro
Oramento inicial de US$2 milhes
Definio das funes do patrocinador e gerente do projeto
Reunio de incio agendada para a discusso do termo e obteno da sua aprovao.

A reunio inicial do termo de abertura aconteceu e foi um sucesso. Voc est pronto para comear a
redigir a declarao de escopo do projeto e tem algumas perguntas para Dirk. Voc bate a sua porta
e ele lhe convida a entrar.
Diga.
Estou pronto para definir as entregas e os requisitos do projeto e quero ter certeza de que vou
convidar as pessoas certas para a reunio. Com quais stakeholders voc acha que eu devo
conversar?
Existem algumas pessoas que voc no deve esquecer: Jake Peterson, do departamento de
instalaes. Ele o responsvel pela moblia das lojas e pelo suprimento dos produtos que no so
do varejo. Ele tambm pode ajudar na construo. Ele supervisionou as ltimas oito lojas e fez um
excelente trabalho.
Algum mais?
Voc tambm devia conversar com Jill Overstreet, diretora responsvel pelos produtos de varejo.
Ela pode ajudar com o estoque inicial e, quando a loja estiver aberta, o seu grupo vai cuidar das
operaes contnuas. Todos os gerentes distritais esto subordinados a ela.
Voc agradece a Dirk e diz que vai entrar em contato com Jake e Jill para agendar uma sesso de
brainstorming para definio de requisitos.
Alguns dias depois.
Antes de encontrar-se com Dirk, voc revisa suas anotaes e rel o primeiro rascunho da
declarao de escopo que preparou para o projeto da nova loja de varejo da Kitchen Heaven.
Depois da reunio com os stakeholders, voc conseguiu refinar os objetivos e entregas do
Projeto.
Dirk, que bom que te encontrei. Gostaria de revisar com voc a declarao de escopo antes de
entreg-la aos stakeholders.
Claro. Vamos l.
O objetivo do projeto inaugurar a qinquagsima loja de varejo da Kitchen Heaven no dia 12 de
fevereiro, em Colorado Springs. Quando me encontrei com Jake, ele confirmou que so necessrios
120 dias para construo da loja, incluindo a instalao das prateleiras para armazenamento do
estoque.
Dirk pergunta se Jake falou com voc sobre a idia para localizao da loja.
Falou. Ele me deu um nome de contato da imobiliria e eu deixei um recado de voz. Quanto antes
assinarmos o contrato de locao, melhor. Jake vai precisar de 120 dias para construir e Jill disse
que precisa de duas semanas para encomendar o estoque inicial e abastecer as prateleiras. Isso nos
deixa muito prximos de 1 de fevereiro, incluindo o prazo para assinatura dos papis do aluguel.
At agora, tudo certo. O que mais?
Com base nos documentos escritos para a abertura da ltima loja, inclu uma descrio atualizada
dos produtos e servios que a nova loja vai oferecer. Para que no houvesse dvidas, Jili revisou as
atualizaes. A loja vai incluir algumas linhas novas que decidimos aceitar utensilios de cozinha
de chefes famosos, e coisas do gnero.
Jake j fez contacto com um fornecedor geral em Cobrado Springs e ele est pronto para
comear assim que assinarmos o contrato.
Mais uma coisa, Dirk. Como estamos incluindo o sucesso da inaugurao como uma das entregas,
falei com um pessoal do departamento de marketing para pegar algumas idias. Eles acham que
deveramos dispor de bons prmios para sorteio e tambm deveramos servir comida. Eles
pensaram que demonstraes ao vivo do preparo de receitas com alguns chefes locais tambm seria
um bom atrativo.
Parece que esse o caminho certo. Algo mais?
Depois que voc aprovar a declarao de escopo, gostaria de enviar uma cpia para os
stakeholders. O meu prximo passo decompor as entregas e os requisitos que documentei em
atividades para que possamos continuar o trabalho do projeto.
Lista de Verificao do Estudo de Caso
Anlise dos stakeholders: Jake Peterson e Jili Overstreet foram entrevistados. Necessidades, anseios
e expectativas foram registrados e priorizados.
Estrutura organizacional: Organizao funcional com um departamento parte orientado por
projetos.
Restries: 12 de fevereiro para coincidir com a exposio de casa e jardim.

Premissas:
A construo de uma loja costuma levar 120 dias.
Jill Overstreet ir ajudar no estoque inicial.
Jake Peterson ir fornecer os suprimentos que no sejam produtos de varejo, tais como a moblia
da loja, e tambm pode auxiliar na construo.
O oramento para o projeto estar entre US$1,5 milho e US$2 milhes.
Criada a declarao de escopo do projeto, que inclui os seguintes elementos:
Objetivos do projeto: Inaugurar a 50 loja em 12 de fevereiro, em Colorado Springs.
Entregas do projeto:
Construir a fachada e as estantes.
Comercializar a linha de produtos entregue duas semanas antes da inaugurao.
Grande festa de inaugurao com demonstraes culinrias.
Requisitos do projeto:
Assinar o contrato de aluguel dentro de 14 dias.
Nova linha de produtos gastronmicos.
Saia de aula no fundo da loja para demonstraes e aulas de culinria.
Restries: 12 de fevereiro para coincidir com a exposio de casa e jardim.
Limitaes de fundos: Somente US$2 milhes para o projeto.
Premissas: (As mesmas listadas anteriormente).
Voc est finalizando sua conversa ao telefone com Jill quando v Dirk se encaminhando para a sua
sala. O corretor de imveis descobriu um timo local, e voc e Jill combinaram uma visita mais para
o fim da semana.
Dirk entra, cruza os braos sobre o peito e pra ao lado da sua mesa, com cara de quem quer
respostas.
Vim ver se voc j assinou o aluguel e instruiu Jake a comear as obras.
Acabo de falar com Jill ao telefone voc responde. Marcamos uma visita a um imvel para o
final desta semana.
Por que a demora? Achei que j estaramos prontos para comear a reforma por agora.
Tenho trabalhado nos planos do projeto.
Planos do projeto? o interrompe. J temos um plano. Aquele termo que voc escreveu
semana passada deixou tudo muito claro.
O termo de abertura foi s o pontap inicial do projeto. Embora j contivesse todas as entregas,
no incluiu detalhes suficientes para delinear os planos do projeto. Redigi uma declarao de escopo
que esmia as entregas e outras informaes. J enviei para voc. Tambm elaborei uma estrutura
analtica do projeto, com todas as entregas dispostas numa estrutura em rvore, que eu gostaria de
discutir com voc antes de apresentar equipe do projeto.
No estamos construindo rvores, mas uma nova loja. No entendo por que voc est
desperdiando tanto tempo com planejamento. Todos ns sabemos quais so as metas.
Dirk, se investirmos o devido tempo e esforo na etapa de planejamento, a fase da execuo
deve transcorrer sem problemas. O planejamento provavelmente o estgio mais importante do
projeto. Se no for bem realizado, vamos correr o risco de perder algo relevante, capaz de atrasar a
inaugurao da loja. E, segundo me consta, estamos trabalhando com um prazo bastante rgido.
De fato, rgido. Mas no vejo como poderamos esquecer alguma coisa. J nos reunimos
diversas vezes e sei que voc conversou com Jill e Jake, que so as outras peas-chave do projeto.
verdade, j conversei com Jill e Jake. Esse, alis, um bom exemplo de por que precisamos de
um plano. Quando estive com Jill, ela me explicou que todos os dados da loja so transmitidos,
todas as noites, por uma conexo de rede via satlite. Isso significa que precisamos do grupo de TI.
Voc d uma olhada nas suas anotaes e prossegue:
Ricardo Ramirez o diretor de TI. Na semana passada, falei com ele sobre as suas entregas e
inclu o grupo dele como um subprojeto da estrutura analtica.
Hum... Tinha esquecido a TI. Tem razo, uma parte importante do projeto que no pode ser
deixada de lado... No comente com o Ricardo que eu disse isso, mas eu no sou muito tcnico e
no sei o que voc vai precisar dele. O que eu sei que ele instala os terminais PDV, mas voc vai
ter que falar sobre isso com ele. Certo, estou comeando a entender por que voc est levando o
planejamento to a srio. Vamos ver essa estrutura analtica.
Voc lhe entrega uma cpia da EAP. Veja a seguir uma verso parcial.

 Para mim, est tudo certo.

timo. S mais duas coisas, Dirk. Depois de me encontrar com Jake, Ricardo e Jill, rascunhei um
plano de comunicaes e um plano de gerenciamento da qualidade. O plano de comunicaes
descreve o tipo de informao que eles devem receber, quando e como. O plano de gerenciamento
da qualidade... bom, voc conhece o velho ditado: Faa certo da primeira vez. Ele descreve o
plano para implementao da nossa poltica de qualidade. Tambm aproveitei para redigir as
mtricas de qualidade especficas que estamos buscando, incluindo a data de assinatura do contrato
(que deve ser iniciada e concluda no prazo) e as especificaes do equipamento de TI. Jill
documentou os produtos para gourmet e a linha de utenslios para cozinha.
Entregas decompostas em uma EAP.
A EAP abrange:
O nvel 1 contm os subprojetos ou entregas.
O nvel 2 contm entregas ou atividades.
Os nveis restantes so atividades.
O ltimo nvel da EAP o de pacotes de trabalho, onde se podem definir estimativas de tempo e
custo no processo seguinte.
Documentado o plano de gerenciamento das comunicaes, que inclui:
Necessidades de comunicao dos stakeholders
Tipos e formatos de comunicaes do projeto
Freqncia e mtodos de comunicao
Pessoa responsvel por produzir as comunicaes
Documentados o plano de gerenciamento de qualidade e as mtricas de qualidade, que incluem:
Datas de incio e trmino da assinatura do contrato
Especificaes do equipamento de TI
Produtos para gourmet taxas de disponibilidade e defeitos
Linha de utenslios para cozinha taxas de disponibilidade
Ricardo bate sua porta:
Voc tem uns minutinhos para conversarmos?
Claro voc responde, e ele se senta em uma das confortveis cadeiras da mesa de reunio.
Voc tem um pressentimento de que essa conversa vai demorar.
Queria dizer que estou preocupado com a disponibilidade da linha T1. J liguei para fazer uma
reserva porque, como disse na semana passada, existe um perodo de espera de 30 a 45 dias para
esses pedidos.
Estamos apenas na metade do processo de Planejamento. realmente necessrio solicitar a T1
to cedo? Nem sabemos ainda onde ser a loja.
Embora digam que o perodo de espera de 30 a 45 dias explica Ricardo j cheguei a
esperar 5 ou 6 meses para conseguir uma instalao. Sei que importante manter a data da
inaugurao no incio de fevereiro, ento achei melhor me adiantar. Preciso ter esse endereo em
mos o mais rpido possvel.
J afunilamos as opes e estamos entre alguns imveis, de modo que terei essa informao para
voc nas prximas semanas. suficiente para voc?
Quanto mais cedo, melhor.

 timo. Foi bom voc vir aqui, Ricardo. Eu queria mesmo conversar com voc sobre riscos, e voc
entrou direto no assunto. Gostaria de saber que probabilidade voc atribui instalao da linha T1
s daqui a 6 meses?
Eu diria que a probabilidade para 6 meses baixa. mais provvel que, se houver atraso, seja
de 3 a 4 meses ele avalia.
Se no instalarem em 6 meses, teramos uma paralisao? Em outras palavras, existe alguma
outra maneira de transferir os dados de Jill at a T1 ser instalada?
Claro, existem outros mtodos. Jill no vai querer us-los por muito tempo, mas existem
alternativas viveis.
Muito bom. Agora, o que voc acha dos riscos relacionados aos prazos e disponibilidade de
fornecedores e hardware?
Vocs se pem a discutir os riscos associados s tarefas de TI. Mais tarde, voc faz esse mesmo tipo
de perguntas para Jill e Jake, e compila uma lista de riscos. Alm disso, analisa as informaes do
projeto da inaugurao da loja de Atlanta, de tamanho e escopo muito prximos aos desta loja, e
acrescenta mais alguns riscos lista. Alguns riscos so divididos em categorias: TI, Instalaes e
Varejo. Veja a seguir uma amostra dessa lista, com as avaliaes gerais baseadas numa Anlise
Qualitativa de Riscos e numa matriz de Probabilidade e Impacto (PI).
Categoria/Risco: TI
Disponibilidade e instalao da linha Ti. Classificao do risco: Baixo
Disponibilidade de fornecedor para instalao da linha Ethernet. Classificao do risco: Mdio
Disponibilidade do PDV e do hardware do servidor. Classificao do risco: Mdio
Categoria/Risco: Instalaes
Local desejado na faixa de preo adequada. Classificao do risco: Alto
Disponibilidade do fornecedor para as obras. Classificao do risco: Baixo
Disponibilidade dos acessrios e prateleiras. Classificao do risco: Baixo
Categoria/Risco: Varejo
Disponibilidade de produtos. Classificao do risco: Mdio
Datas de envio dos produtos. Classificao do risco: Mdio
Aps examinar os riscos, voc decide desenvolver planos de resposta para os dois ltimos itens
listados na parte de TI, para o primeiro item das Instalaes e para os dois riscos de Varejo.
Ricardo mitigou o risco da instalao e conexo da T1, cadastrando-se vrios meses antes da
necessidade de instalao. A disponibilidade dos fornecedores pode ser solucionada com um plano
de contingncia, especificando um fornecedor de reserva caso a primeira opo no esteja
disponvel. Para os terminais e hardware do ponto-de-venda, voc opta pela estratgia de
transferncia, e insere no contrato uma clusula estipulando que, caso os fornecedores no
cumpram o prazo de entrega, sero obrigados a fornecer e pagar pela locao do material at seus
equipamentos serem entregues.
O risco das Instalaes e do Varejo sero tratados com uma combinao de aceitao, planos de
contingncia e mitigao.
Voc calculou o valor esperado para vrios possveis eventos de risco. Dois deles esto detalhados
aqui:
O imvel esperado tem um valor previsto de US$780 mil. A probabilidade de escolher um local
incorreto ou aqum do desejvel de 60%. O prejuzo potencial nas vendas a diferena entre uma
loja de alto desempenho, que gera US$2,5 milhes em vendas por ano, e uma loja mdia, que gera
US$1,2 milho por ano.
O valor esperado do evento disponibilidade de produtos de US$50 mil e sua probabilidade de
ocorrncia, 40%. O prejuzo potencial nas vendas de US$125 mil, caso a inaugurao no se d na
poca do Garden and Home Show.
Lista de Verificao do Estudo de Caso
Planejamento do Gerenciamento de Riscos
Identificao dos Riscos
Anlises da documentao
Tcnicas de coleta de dados Anlise Qualitativa de Riscos
Probabilidade e impacto dos riscos
Classificao dos riscos por probabilidade/impacto

 Lista de riscos, em ordem de prioridade Anlise Quantitativa de Riscos

Entrevista
Valor esperado
Planejamento de Respostas aos Riscos
Estratgias de preveno, transferncia, mitigao e aceitao
Plano de respostas aos riscos documentados