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Introduo
Um colega ficou surpreso quando disse que escreveria sobre WBS Work
Breakdown Structure, pois na edio anterior de MundoPM tinha escrito sobre
Escritrios de Projetos. Na viso dele o assunto PMO era de mais alto nvel e
de certa forma mais importante do que a construo de uma EAP.
Nesse ponto eu discordo dele, e muito. Lembrando o que Paul Dinsmore disse
em uma das suas palestras, gerenciamento de projetos simples no todo, mas
cheio de detalhes que so fundamentais para o seu sucesso. Um ditado diz que
The devil lives in details (o diabo mora nos detalhes).
Com certeza, o conhecimento das tcnicas de planejamento e controle de
projetos faz parte do conjunto de conhecimentos que todo gerente de projetos
deve ter. O gerente deve ter uma determinada gama de conhecimento, ou
seja, precisa saber o que fazer, mas tambm precisa saber fazer. Para
que o conhecimento possa ser aplicado de forma eficaz, necessrio ter
capacidade e habilidades individuais. A capacidade (saber fazer) e as
habilidades pessoais que vo determinar a competncia em gerenciamento.
Muitas vezes usamos metodologias, preenchemos formulrios, aplicamos
tcnicas sem ter sido treinados ou ento, mesmo que sendo treinados, no
tivemos o tempo necessrio para aprender a fazer. Saber fazer exige
experincia que apenas se adquire com disciplina e insistncia.
Construir uma WBS uma tcnica fundamental no planejamento de um
projeto e servir de base para a definio do cronograma, da matriz de
responsabilidades, da avaliao de riscos e outros processos do gerenciamento
de projetos.
O que WBS ou EAP?
A WBS Work Breakdown Structure, que no PMBoK terceira edio foi
traduzida por EAP Estrutura Analtica do Projeto, tem outras denominaes
em literatura anterior ao PMBoK 3 Edio, tais como EDT Estrutura de
Decomposio de Tpicos e EAT Estrutura Analtica do Trabalho. Nesse artigo
vamos usar o termo EAP para designar esse diagrama.
Conforme PFIFFER(2005), o significado dos termos so:
Work [Trabalho]
Esforo fsico ou mental aplicado para superar obstculos e alcanar
resultados e objetivos;
Breakdown [Decompor]
Structure - [Estrutura]
Uma EAP, por ser um diagrama estruturado, possui sempre uma organizao
hierrquica, ou em diagrama de caixas, similar a um organograma ou em
tpicos, mostrando a sua hierarquia pelo identao dos tpicos e a numerao.
O propsito quebrar o projeto em partes menores, mais gerenciveis, para
termos uma noo mais clara e detalhada do escopo do projeto.
Como fazer uma EAP?
Segundo o PMBoK a EAP feita atravs de uma decomposio do trabalho,
orientado a deliverables.
Segundo PFIFFER(2005), a EAP:
uma representao do trabalho como atividade e este trabalho leva a
um resultado tangvel.
um arranjo em uma estrutura hierrquica.
Tem um objetivo ou resultado tangvel, que chamado de deliverable
Ai que comea a discusso, j iniciada nos Estados Unidos h algum tempo,
de como deve ser feita uma EAP. Porque existem trs vertentes claramente
identificadas em livros e na vida prtica: alguns profissionais desenvolvem a
EAP orientada por entregveis, outros a desenvolvem orientada a atividades, e
existem os profissionais que desenvolvem a EAP fazendo um misto das duas
coisas.
Uma forma simples descobrir se o profissional est usando EAP orientada a
entregas ou a atividades: quando usa atividades, o profissional usa o infinitivo
dos verbos. Max Wideman, um canadense veterano de gerenciamento de
projetos que j escreveu vrios livros e artigos e que tem um site pessoal
(www.maxwideman.com), divulgou em 2000 suas idias a respeito desse
assunto, onde diz que a abordagem de se usar entregveis ou atividades nas
EAP na prtica
Claro que importante e til dividir o projeto em partes mais gerenciveis. Para
isso existe a EAP. Mas como decompor (tcnica de quebra sucessiva para gerar a
EAP)? Bom, podemos comear com reas geogrficas, depois com fases e depois
com os produtos ou servios. Tambm podemos comear direto com fases ou
com produtos ou fazer um misto entre eles.
Para fazer uma EAP, conforme o PMBoK 3 Edio, quatro processos devem ter
acontecido anteriormente: definio do projeto charter, declarao do escopo
preliminar, planejamento do escopo e definio do escopo. Com isso, at a
criao da EAP j se tem maior conhecimento sobre o escopo do projeto incluindo
objetivos, metas, restries, premissas, descritivo do produto, etc.
Vamos pensar um projeto simples, de preparao de uma festa infantil.
Suponha que a festa deve ser em um play-ground do prdio (espao j foi
reservado) e a me da criana s quer gastar R$ 2.000,00 (local e oramento
so restries) e que a festa deve ter um mgico e outras animaes, alm
de um buffet orientado s crianas, os pais devero deixar os filhos e busc-los
ao final, no deve ter bebidas alcolicas (descritivos do produto). A festa
ser ao ar livre, e uma suposio que no vai chover no dia da festa
(suposies implicam em riscos). Com esse conhecimento podemos
desenvolver uma EAP, por exemplo, a seguinte:
Outra questo comum : at onde devo quebrar? De acordo com o PMI o pacote
deve ser quebrado at um pacote indivisvel, que tenha um responsvel. No est
Temos que convir que, para uma me (stakeholder desse projeto), fica
visualmente muito mais fcil entender o escopo do projeto com a EAP do que
com um cronograma detalhado. A EAP no deve ser construda somente pelo
gerente, deve ser feita pela equipe e deve ter a participao e validao
dos demandantes ou stakeholders chave do projeto.
Agora, a EAP est completa? Na minha viso sim. Percebam que foi includo o
servio de Gerenciamento do Projeto. Toda EAP deveria ter esse produto e seu
desdobramento bem claro. Nesse projeto em especial, o fundamental para a
gesto, na minha viso, seria a confeco de um plano da festa, o controle dos
recursos financeiros e a gesto dos terceiros (servio de buffet incluindo
garom e ajudantes, recreadores, etc.). Para cada projeto, a nfase do
Nome da tarefa
Durao
Predecessoras
22/5
0
1
2
FESTA-ANIVERSARIO
Gerenciamento do Projeto
Plano da festa
19/6
26/6
Julho
3/7
30 dias
6 dias
2 dias
2 dias 3
1 dia 4
1 dia 5
0 dias 6
Gesto do oramento
12/6
30 dias
Junho
29/5
5/6
Aniversariante;me
me
me
me;Aniversariante;pai
7/6
24 dias
me
2 dias 7
10
3 dias 25;31;38
11
Fazer os pagamentos
1 dia 44
12
1 dia 11
me
13
0 dias 12
1/7
14
16
1 dia 44II
17
19
20
21
22
23
Contratao
1 dia
1,5 dias 21
2 hrs 22
1 dia 24TI+1 dia
28
29
30
Aniversariante;me
me;Aniversariante
2,33 dias
Alugar a decorao
Recreao
me
2,5 dias
27
me
me
25
me
4,83 dias
24
26
me
4 dias
15
18
me
me
me
6/6
0 dias 25
8,33 dias
1 dia
Aniversariante
5 dias 28
me
2 hrs 29
me
31
32
Recreao contratada
33
Buffet
me
9/6
0 dias 31
8,33 dias
34
1 dia
me
35
1 dia 34II
me
36
37
5 dias 35
me
2 hrs 36
me
38
39
Buffet Contratado
40
Convidados
0 dias 38
Lista de convidados
2 dias 4
42
Entrega de convites
3 dias 41
43
Pessoas convidadas
0 dias 42
FESTA DE ANIVERSRIO
9/6
5 dias
41
44
me
0 hrs
Aniversariante
pai;me
9/6
30/6
10/7
Nome da tarefa
Durao
Predecessoras
22/5
0
1
2
FESTA-ANIVERSARIO
Gerenciamento do Projeto
Plano da festa
7
8
13
19
26
27
32
33
39
40
43
44
Junho
29/5
5/6
12/6
19/6
26/6
Julho
3/7
30 dias
30 dias
6 dias
0 dias 6
7/6
24 dias
1/7
0 dias 12
4,83 dias
0 dias 25
6/6
8,33 dias
0 dias 31
9/6
8,33 dias
0 dias 38
9/6
5 dias
0 dias 42
0 hrs
9/6
30/6
10/7
Nome do arquivo:
Artigo-WBS-Margareth
Pasta:
C:\Documents and Settings\margareth.PMAMARGARETHC\My Documents\Artigos-Margareth
Modelo:
C:\Documents and Settings\margareth.PMAMARGARETHC\Application Data\Microsoft\Modelos\Normal.dot
Ttulo:
Na edio anterior de MundoPM escrevi sobre Escritrios
de Projetos, que versava desde as caractersticas de um Escritrio e as
carreiras possveis para uso em um Escritrio, como tambm
Assunto:
Autor:
margareth
Palavras-chave:
Comentrios:
Data de criao:
8/22/2005 9:19:00 AM
Nmero de alteraes:7
ltima gravao:
9/29/2005 9:23:00 AM
Salvo por:
margareth
Tempo total de edio:
35 Minutos
ltima impresso:
2/1/2006 3:28:00 PM
Como a ltima impresso
Nmero de pginas:
9
Nmero de palavras:
2.398 (aprox.)
Nmero de caracteres: 13.675 (aprox.)