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CONSEJO
INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS
UNIVERSIDAD DE LA
REPUBLICA
ARCHIVO GENERAL
INTERNATIONAL
RECORDS MANAGEMENT
TRUST
AGRADECIMIENTOS
Anne Thurston, OBE, por su generoso apoyo y amistad desde 1989.
IRMT (Internacional Records Management Trust), por la autorizacin para el uso de los
materiales del MPSR (Management of Public Sector Records)*.
Profesora Mireya Callejas por sus prontas respuestas.
Profesoras Ayudantes de Curso Lic. Liliana Gargiulo y Arch. Lourdes Ramos por su
permanente cooperacin.
A la Universidad de la Repblica, Uruguay por su apoyo al trabajo archivstico.
INTRODUCCION
************************************
Como se ha manifestado este texto puede ser utilizado para estudio individual; como
parte de un programa de educacin a distancia; o como instrumento de apoyo en clases
magistrales o talleres.
En las propuestas de educacin a distancia, o en modalidad semipresencial, los
procesos de enseanza y aprendizaje no tienen lugar en un espacio compartido por
alumnos y docentes ni acontecen en forma simultnea sino que se encuentran
mediatizadas a travs de los materiales usados.
El principal problema que deben afrontar ambos actores, estudiantes y profesores es la
ausencia de una relacin cara a cara y es all donde los materiales escritos, en cualquier
soporte, tratan de llenar ese vaco y a la vez resolver los problemas que por este motivo
puedan aparecer. De all la centralidad de estos materiales, que tambin en los sistemas
presenciales tienen un papel protagnico. Son instrumentos de ensear y aprender que
"se caracterizan por codificar la informacin mediante la utilizacin del lenguaje
textual, el sistema simblico dominante".
Se ha procurado en este texto favorecer el aprendizaje de los contenidos ms
relevantes del tema central, los documentos administrativos, tratando de que los nuevos
saberes puedan ser incorporados a la estructura cognitiva de quienes aprenden. Se ha
agregado un conjunto de actividades en las que el estudiante podr poner en juego sus
recursos, estrategias y habilidades de forma de participar activamente en el proceso de
construccin de su propio conocimiento.
La realizacin de actividades tales como el anlisis de casos, formulacin de
hiptesis, interpretacin de posiciones distintas, establecimiento de relaciones
conceptuales, creemos, contribuir a la generacin de capacidades que habiliten al
estudiante a la resolucin independiente de los problemas que en el futuro puedan llegar
a plantersele.
Como somos conscientes de las dificultades que la enseanza a distancia de la
Archivologa puede presentar apostamos por ella en su subforma: la semipresencialidad
y aportamos este trabajo con la esperanza de que llegue a ser til a quienes se acercan a
la disciplina.
A. C. de B.
I LOS DOCUMENTOS
En este captulo se examinan los conceptos centrales de los documentos. Se exponen
las ideas internacionales ms recientes sobre el papel de los documentos en la sociedad,
se establecen las caractersticas esenciales y se presentan algunos principios generales
relativos a la gestin y el mantenimiento de los documentos. Los temas considerados
incluyen:
Actividad 1
Antes de continuar la lectura de este captulo escriba cinco razones, por lo menos, por
las cuales, a su juicio, los documentos son importantes. Qu tareas administrativas
ayudan a realizar? Qu beneficios proporcionan los documentos a los ciudadanos?
En el contexto de las actividades administrativas de las organizaciones los documentos
ayudan a:
Formular polticas
Los funcionarios se ven obligados a tomar decisiones sobre una base ad hoc sin la
ventaja de una memoria institucional;
Uno de los retos de hoy es asegurar que de la masa de datos y de informacin creados
en papel y en forma electrnica sea posible obtener pruebas confiables de transacciones
de negocios. Que las pruebas sean accesibles y que sea posible darlas de baja cuando
ya no son necesarias.
Definiciones de documento
Actividad 2
Antes de continuar la lectura de este captulo, escriba su propia definicin de
documento. Cul es, a su juicio, la diferencia entre documentos e informacin?
Los documentos espejan las actividades de las que son producto. Debido a que derivan
de sucesos reales, representan una imagen congelada la que fija una accin en su
contexto particular de: funcin, autoridad, lugar y momento. Es posible establecer
ciertas caractersticas esenciales.
Los documentos:
tienen autoridad
son autnticos 4
As como es necesario crear y conservar los documentos para proporcionar una prueba
documental, esos documentos tienen que tener calidad e integridad suficientes. Para que
las instituciones estn en condiciones de realizar sus funciones administrativas
eficientemente y puedan ser responsables, tienen que mantener documentos ntegros y
fieles. Sin ellos los funcionarios no podran realizar sus cometidos adecuadamente. La
puesta en marcha de ese cometido no podra ser convenida y los derechos financieros,
legales y de otra ndole de la organizacin, sus clientes y otras personas afectadas por
sus acciones y sus decisiones no podran ser protegidos.
Para llevar a cabo su propsito de proporcionar una prueba confiable, los documentos
deben ser fieles, completos e integrales.
Los documentos, ya sean en papel o en forma electrnica deben ser:
fiel: un documento debe registrar con precisin la transaccin para la cual fue
creado;
En Gestin de documentos del sector Pblico desde una perspectiva archivstica I, se desarrollan los
conceptos de caractersticas de los documentos.
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adecuado: un documento debe ser adecuado para los propsitos para los cuales se
conserva ( es decir, el documento debe contener la informacin necesaria par dar
prueba de la transaccin que documenta);
autntico: debe ser posible comprobar que el documento es lo que dice ser;
PRINCIPIOS ARCHIVSITICOS
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12
Una vez cumplida la transaccin que motiv la creacin del documento, ser requerido
de manera poco frecuente en la realizacin de asuntos corrientes. A estos documentos se
les denomina documentos, semiactivos o semicorrientes y se mantienen en los Archivos
Administrativos de las instituciones . En los pases iberoamericanos en los que existen
Archivos Intermedios o Archivos de Concentracin, los documentos en Plazo
precaucional de conservacin son mantenidos en estos repositorios,
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En la fase histrica, los documentos ya no son usados para la realizacin de los asuntos
corrientes. Estos documentos, luego de evaluados y determinado su valor permanente
son preservados en los Archivos Histricos por su valor testimonial y de investigacin.
"La primer semejanza entre los modelos universitarios radica en que la formacin que
actualmente se imparte en todas las instituciones universitarias e "integral". El graduado est
capacitado para planificar y dirigir programas de gestin de documentos y para administrar y/o
gestionar archivos histricos. La dicotoma archivista -gestor de documentos no existe aqu.
/./ Los modelos de formacin archivistica vigentes en la regin estn constituidos por
curricula en las que est fuertemente representado el tema gestin de documentos." 5
Proceso
1. Identificacin
y adquisicin
2. Control intelectual
3. Acceso
Acciones de la Gestin
de documentos administrativos
Creacin o recibo
Acciones de la Gestin
de documentos histricos
Seleccin o adquisicin
4. Control fsico
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Archivo
Administrativo
Intermedio
Histrico
Operaciones
Anlisis
Creacin
Creacin o Recepcin
Control
Clasificacin, Archivacin
Documentacin
Evaluacin
Seguridad de Guarda
(conservacin y secundarios)
Preservacin y
Conservacin
Conservacin
y Uso
Oficina/Carpeta
Guarda Acceso oficial
Acceso oficial
Acceso Pblico/Extensin
Disposicin
Transferencia al Archivo de
Concentracin o Baja
Transferencia al Archivo
Histrico o Baja
Archivista
Archivista
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Actividad 4
Antes de continuar la lectura, ponga por escrito su comprensin del propsito de la
gestin de documentos basada en la informacin que usted ha ledo hasta ahora en este
programa de estudio. Puede indicar tres ventajas, por lo menos, de un programa de
gestin de documentos en funcionamiento?
En lneas generales, puede decirse que, la gestin de documentos se ocupa de todos los
procesos por los cuales la informacin registrada ayuda a las instituciones a satisfacer
sus necesidades operativas y administrativas y sus necesidades de rendicin de cuentas.
La gestin de documentos no tiene un fin en si misma: es un componente decisivo de la
actividad administrativa y, en un sentido ms amplio, un pilar para el funcionamiento
eficiente de los organizaciones, y con el tiempo, de la sociedad en general.
La eficiencia de las instituciones se basa en el acceso oportuno a la informacin cuando
esta es requerida. La gestin de documentos es fundamental para la formulacin de
polticas, la toma de decisiones, las operaciones administrativas y la rendicin
responsable de la organizacin. El proceso de la gestin de documentos capta pruebas
de las transacciones de una organizacin, documenta sus actividades y sus decisiones, y
proporciona un acceso fcil a esas pruebas.
La gestin de documentos permite a una institucin crear, mantener, usar, guardar y
hacer una evaluacin de sus documentos de una manera eficaz y eficiente en funcin de
su costo y disponer de ellos para su destruccin o guarda permanente en funcin de su
valor continuo.
La gestin de documentos promueve la agrupacin y la distribucin de la informacin,
y contribuye al buen uso de los antecedentes y de la experiencia de la organizacin. La
gestin de documentos tambin hace posible que la organizacin est en condiciones de
controlar el volumen de los documentos que produce, recibe y almacena. Esto no slo es
importante por razones de economa y eficacia ya que el mantenimiento de documentos
es costoso; tambin promueve la eficiencia operativa al mejorar el acceso a la
informacin mediante la baja de los documentos que ya no se necesitan en las
transacciones corrientes. Por ltimo, la gestin de documentos con programas de
evaluacin controla el retiro y la disposicin de los documentos, una vez que su valor
para los propsitos administrativos se ha extinguido.
Tomando en cuenta los conceptos de la administracin de documentos mencionados
anteriormente, podemos resumir los propsitos de la gestin de documentos de la
manera siguiente:
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gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida, comenzando por el diseo
de un programa de atencin y conservacin de documentos hasta la baja de los
documentos o su transferencia y atencin en los archivos histricos;
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Actividad 5
Puede usted indicar tres actividades que siempre se documentan? Puede usted indicar
tres actividades que no se documentan? Haga una lista del mayor nmero de actividades
que se le ocurran y pregntese por qu se las documenta o por qu no se lo hace.
Deberan ser documentadas? Por qu y por qu no?
Las organizaciones necesitan establecer estrategias especficas para asegurar que sus
actividades sean documentadas. La produccin y el mantenimiento de documentos
deben formar parte de la cultura de la organizacin. Ambas actividades deben ser una
responsabilidad colectiva del personal en diferentes niveles dentro de una organizacin.
Por ejemplo, aquellos funcionarios que toman decisiones tienen que ser responsables de
asegurar que los documentos producidos en el cumplimiento de actividades de la
administracin sean incorporados en el sistema de conservacin de documentos. Esto
significa generalmente que todos lo documentos que se crean o se reciben en el curso de
su trabajo sean correctamente archivados.
Asimismo, el personal a cargo de los documentos es responsable de asegurar que la
documentacin apropiada est disponible en el momento oportuno. Todas las personas
que participan en el cuidado de los documentos deben tener responsabilidades
claramente definidas.
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Resumen
En este captulo se ha expuesto los conceptos de los documentos. Se ha examinado la
importancia de stos para el gobierno y para la sociedad y el valor que tienen como
testimonios. Se han expuesto las caractersticas esenciales de los documentos y se ha
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indicado cmo los archivistas y los responsables de ellos estn mejor situados para
comprender los conceptos y el valor de los mismos. Se ha presentado los modelos de
Ciclo Vital y del Continuo en la gestin de documentos. Finalmente, han sido
considerados los principios generales de la gestin y la conservacin de los documentos
as como la variedad de usos de los mismos.
En este captulo se ha dado definiciones de:
la gestin de documentos
los documentos
la informacin
los datos
la procedencia
Preguntas de estudio
1
Qu es la informacin?
Por qu los documentos del sector pblico son fundamentales para el concepto
de democracia?
Qu es la gestin de documentos?
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integrales
fieles
adecuados
completos y significantes
comprensibles y utilizables
autnticos
inalterados
confiables.
Actividades y Comentarios
Actividad 1
Hay muchas razones de que los documentos sean importantes, algunas de las cuales se
indican en este captulo. Compare sus respuestas con la informacin dada aqu y
enmiende la lista si lo desea para aadir ms informacin.
Actividad 2
22
Actividad 3
Un documento puede no ser integral si ha sido creado solamente para algunas
actividades y no para otras. Si el proceso es especial no siempre se obtienen pruebas
cuando deberan obtenerse. Qu pasa si se llevan actas de algunas reuniones mas no de
otras? El documento final, que debera contener la totalidad de la informacin, no puede
ser considerado integral.
Es posible que un documento no sea fiel si contiene informacin falsa deliberadamente
o si no representa todos los hechos que deberan haber sido documentados. Qu ocurre
si las actas registran que hubo personas presentes pero otros documentos prueban que no
fue as? Tal falsificacin hace que el documento sea infiel y, por ende, sospechoso.
Es posible que un documento no sea adecuado si falta una parte del mismo o
informacin importante por ejemplo, quin fue el autor del documento, cundo fue
hecho o porqu fue hecho. Qu pasa si slo se han guardado las dos ltimas pginas de
las actas pero falta la primera que ofrece informacin contextual: cundo se realiz la
reunin, dnde se llev a cabo, etc.? El documento no sera adecuado.
Un documento que no identifica la organizacin o el organismo que lo crea, un
documento al cual le faltan secciones o que no puede ser vinculado con otros
documentos no es completo y significante. Qu pasa si un documento hubiera sido
sacado del expediente de que forma parte y es mantenido solo? Su contexto se habr
perdido y no ser completo ni significante.
Qu pasa si un documento electrnico no puede ser abierto o ledo usando cualquier
software disponible en la organizacin? Es posible que ese documento ya no sea
comprensible o utilizable porque nadie puede tener acceso a la informacin en el disco
de la computadora.
Si un documento fue creado falsamente o si no se puede mostrar que el documento es un
documento verdadero, es posible que no sea autntico. Qu pasa si las actas fueron
vueltas a escribir por uno de los miembros del consejo despus de la reunin? Es
posible que las actas no sean la versin autntica aprobada.
Si una parte de un documento est borrada, escrita de nuevo o se ha perdido el
documento no estar inalterado. Qu pasa si las actas originales fueron borradas y si el
miembro del consejo volvi a escribirlas a mquina basndose en su memoria para
recordar lo que se dijo en la reunin? El intento por recrear las actas puede ser honrado
pero, a pesar de esto, los documentos estarn alterados.
Si los documentos no cumplen los requisitos de regulacin o de responsabilidad no
sern confiables. Qu pasa si las actas de la reunin deban ser archivadas de acuerdo
con un procedimiento particular pero esto no se hizo porque se perdieron y fueron
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creadas de nuevo por un miembro del consejo?. Las actas ya no cumplen los
procedimientos sealados.
Actividad 4
Compare sus respuestas con la informacin proporcionada en este captulo. Se ajustan
sus respuestas a la definicin dada en esta leccin? Observa usted ventajas semejantes
a las que se han expuesto aqu?
Actividad 5
Documenta usted siempre el depsito del cheque de su salario o sus pagos regulares
por gastos? La mayor parte de la gente documenta las transacciones financieras porque
desean garantizar que cuentan con una prueba de haber pagado una cuenta o haber
recibido un pago. Qu decir de otras actividades diarias? Documenta usted
exactamente cundo llega a su trabajo o cundo sale del mismo? Documenta usted lo
que almorz? Documenta usted todas las llamadas telefnicas que hace o que recibe?
La gente tiende a no documentar las actividades ms cotidianas porque hay pocas
razones para tener que probar, ms tarde, que realiz esa tarea particular.
Y si usted recibiera una llamada telefnica turbadora mientras trabaja? Es posible que
usted documente esta llamada para informar a su supervisor. Usted puede comprender
que la llamada fue inapropiada y que habra que tomar alguna medida en el futuro, de
suerte que usted desea tener una prueba de que recibi esa llamada y que fue
perturbadora.
II EL CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS
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Actividad 6
Qu mecanismos conoce usted para controlar? Cmo se crean, se usan y se mantienen
los documentos? Cree usted que esos sistemas son eficaces o podran ser mejorados?
Cmo se podran mejorar? Ponga por escrito el mayor nmero de mecanismos que
puedan usarse para controlar los documentos y describa, en cada uno de ellos, las
medidas que usted podra tomar para que funcionen con ms eficiencia.
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Algunas definiciones
De acuerdo con la norma ISAD (G) "el expediente es una unidad organizada de
documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el
proceso de organizacin archivstica, porque refiere al mismo tema, actividad o
asunto. El expediente es generalmente la unidad bsica de la serie 9 .
Todos los documentos recibidos o producidos en el curso de los trmites diarios,
referidos a determinado asunto se renen conformando expedientes. El contenido de
cada expediente se relaciona por lo general con una funcin, una actividad o un tema
particular.
Para el Diccionario de Terminologa Archivstica el expediente es "unidad documental
formada por un conjunto de documentos generado orgnica y funcionalmente por un
sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto". 10
Mientras que en la primera definicin los documentos que conforman el expediente eran
reunidos por el productor, aqu son generados por el mismo.
En su Introduccin a la Archivologa, Vzquez dice que "expediente puede definirse
como conjunto de papeles que reflejan una sola tramitacin que se cierra con un
documento dispositivo, generalmente un decreto, una resolucin final, etc." 11
La administracin brasilea denomina processo al expediente. Processo. Unidade
documental em que se renem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso
7
John Lynch. Spanish Colonial Administration, 1782-1810. London : Athlone Press, 1958.
John Lynch. Administracin colonial espaola, 1782-1810. Buenos Aires : EUDEBA, 1962.
8
Jorge R. Emiliani. El expediente administrativo. Crdoba : CIDA, 1980.
9
ISAD (G) Norma internacional general de descripcin archivstica. Madrid : Ministerio de Educacin
Cultura y Deporte, 2000.
10
Diccionario de terminologa archivstica. Madrid : Ministerio de Cultura, 1995.
11
Manuel Vzquez. Introduccin a la Archivologa. Buenos Aires, 1994.
28
A.M. de Almeida Camargo, Heloisa Liberalli Bellotto. Dicionrio de terminologia arquivstica. Sao
Paulo : AAB/NSP, 1996.
13
En Uruguay: Decreto 500/991Normas generales de actuacin admininistrativa en la Admistracin
Central. 27 de setiembre de 1991.
14
Ramn Alberch Fugueras. Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento.
Barcelona : UOC, 2003.
29
Cuando los sistemas de control basados en series estn bien concebidos y se aplican de
manera sistemtica ayudan a facilitar la recuperacin ms all de la fase activa hasta las
fases semiactiva e histrica del ciclo de vida. La gestin reglada de los documentos
corrientes y semicorrientes en el Archivo de Gestin primero, en el Archivo Central e
Intermedio luego, asegura que las decisiones de valoracin se reduzcan lo ms posible
a una rutina. Asegura tambin que la clasificacin y disposicin de los documentos de
valor permanente de acuerdo con los principios de la procedencia y el respeto por el
orden original se logren fcilmente.
El control de documentos basado en series, llamado control de serie, tambin hace
posible la transferencia de toda una serie de expedientes con la funcin que cumple
cuando hay una reorganizacin administrativa.
Actividad 7
Puede usted indicar tres o cuatro series de documentos de su organizacin? Recuerde
que las series estn vinculadas porque los documentos se relacionan con las mismas
funciones y actividades y que los documentos son los productos de esas funciones y
actividades.
Escriba una descripcin de por lo menos tres a cuatro series de documentos y explique
las funciones y las actividades que los documentos denotan. Cmo se administran esos
documentos? Son controlados como una serie o como expedientes individuales?
Cmo podra usted asegurar que los documentos sean controlados como una serie?
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para gestionar los documentos desde su creacin o recepcin y para que puedan ser
identificados, recuperados y usados cuando es necesario.
En el nivel secundario se usan cinco mecanismos principales para la gestin sistemtica
de los documentos:
Registro de entrada
El acto de registrar un documento proporciona una prueba de que el mismo ha sido
creado o recibido y ha sido captado por el sistema de conservacin de documentos. De
manera caracterstica, el registro consiste en proporcionar una descripcin breve del
documento y bien sea un identificador singular o el identificador singular del conjunto
de documentos, por ejemplo, el expediente, en el cual el documento ha sido colocado.
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entiende por subserie el grupo de documentos archivados juntos para facilitar su uso,
como un folder, un volumen o un registro.
Algunos sistemas de mantenimiento de documentos, como el ndice de un sistema de
archivacin, estn basados en las series. La correspondencia de entrada se trata de
manera diferente en un sistema basado en los expedientes. Cuando un documento se
recibe, se determina, primero, si ya se ha iniciado un expediente sobre la actividad o el
tema con el que el documento se relaciona. Si existe un expediente, el documento es
colocado inmediatamente en l y es enviado a quien corresponda para la prosecucin de
su trmite. Si no existe tal expediente y el procedimiento as lo indica, se inicia uno
nuevo. Los expedientes nuevos son registrados cuando se abren por primera vez y se
registran detalles de los mismos en la documentacin de control. El trmino expedientes
registrados es usado comnmente para describir los archivos organizados y numerados
en un esquema de clasificacin.
En muchos sistemas, hay una relacin entre sistemas basados en documentos y sistemas
basados en series. Por ejemplo, un registro de entrada de correspondencia indicar el
expediente o la carpeta en la que cada carta o el documento ha sido colocado. Cada
carpeta puede incluir, al frente, una lista de todos los documentos que contiene.
En los sistemas de conservacin de documentos tradicionales, como el del Bristish Civil
Service, cada documento era registrado. Sin embargo, los sistemas basados en
documentos han sido reemplazados en gran parte por sistemas basados en series debido
al volumen de documentos stas pueden contener. En vez de ser registrados
individualmente, los documentos tienden ahora a ser colocados inmediatamente en el
expediente a qu corresponda que conformar un documento que ser procesado
individualmente. Sin embargo, es posible que el registro an se reserve para tipos de
documentos especializados, como memoranda numerados, por ejemplo.
Los documentos pueden ser registrados por funcionarios de accin o por el personal de
documentos, dependiendo del tipo de unidad documental y de las responsabilidades del
miembro del personal. La unidad documental es el elemento bsico de la serie que
puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.
Los funcionarios de accin pueden encargarse de registrar ciertos tipos de documentos
que representan esferas especializadas de asuntos, como la emisin de prstamos
hipotecarios. En el caso de los documentos diarios relacionados con las principales
funciones y actividades de un organismo, como la correspondencia de entrada, se
necesitar el registro central de la Reguladora o Unidad de Trmite.
En los sistemas basados en documentos la informacin que se asienta en el registro
puede incluir:
un identificador singular
la fecha de registro
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el autor
el remitente
el recibidor
la forma fsica
el medio de transmisin
Actividad 8
Conoce como se registran los documentos en su organizacin? Haga una descripcin
del proceso usado y de la informacin captada durante el registro. Explique de qu
forma se deberan registrar los documentos que se reciben o recin creados.
Clasificacin
La clasificacin es el proceso por el cual los documentos se asignan a su lugar
apropiado en una clasificacin y ordenacin lgica, que permite su identificacin. La
clasificacin entraa dar a los documentos un identificador singular o nmero de
referencia el cual se asigna de acuerdo con reglas predeterminadas.
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Los esquemas de clasificacin suelen ser jerrquicos. Es decir, formarn una estructura
de rbol, con niveles mltiples si es necesario. En gran medida, los esquemas de
clasificacin pueden estar predeterminados sobre la base del anlisis de los sistemas
empresariales, pero deben ser lo suficientemente flexibles para acomodar estructuras,
funciones y actividades nuevas y variables. Al mismo tiempo, deben ser revisadas
constantemente para determinar si siguen satisfaciendo las necesidades. Los esquemas
de clasificacin basados en el anlisis de sistemas empresariales se establecern en
consulta con los usuarios.
Los requisitos principales de un esquema de clasificacin son:
permitir que se asignen nmeros o cdigos de referencia a cada pieza que requiera
ser clasificada;
se mantendr actualizado y flexible para denotar los cambios en las funciones y las
actividades.
En el Captulo V se consideran con ms
detalle los esquemas de clasificacin y
codificacin.
Actividad 9
Conoce cmo se clasifican los documentos en su organizacin? De ser as, haga una
descripcin breve del proceso usado y la informacin captada durante la clasificacin.
De no ser as, explique cmo se organizan los documentos.
ejemplo, es mejor usar solamente un trmino como agricultura o cultivo que usar los
dos y, quizs, no encontrar esos documentos indizados bajo uno u otro trmino.
La herramienta usada para controlar el vocabulario en un ndice es el tesauro.
36
Una lista de palabras clave es un listado alfabtico (algunas veces llamado lista de
autoridad) de todos los trminos estndar entre los que se seleccionarn las palabras
asentadas en el ndice.
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escribir notas que explique cmo se define un trmino para los propsitos del
tesauro.
La creacin de un vocabulario controlado o
una lista de palabras clave se examina con
ms detalle en el Captulo VI. Tambin se dan
ejemplos en el Manual de Reestructuracin de
la Unidad de Trmite.
La indexacin es una labor que requiere cuidado y coherencia. Una lista de palabras
clave perder rpidamente su utilidad y su confiabilidad si no existe un control de la
adicin de nuevas palabras clave. Por esta razn, las listas de palabras clave y los
vocabularios controlados deben ser administradas por profesionales de la gestin de
documentos.
La indexacin, que originalmente fue una tarea meramente manual, puede ser realizada
ahora con computadoras, en grados de complejidad diferentes. Se dispone de varios
programas de computacin, pero se escogern con cuidado para asegurar que pueden
cumplir los requisitos operativos.
En la prctica, la clasificacin y la indexacin son interdependientes. Por ejemplo, en un
sistema de administracin de serie de expedientes caracterstico, cada vez que se registra
un expediente nuevo es colocado en su categora o serie apropiada y se le da un ttulo
que representa su contenido. Al mismo tiempo, se indexa bajo trminos (tomados de un
vocabulario controlado) que representan la funcin o que estn incluidos en el ttulo del
expediente. En el sistema de codificacin con palabras clave (considerado en el Captulo
V) los propios trminos de indexacin se usan para generar la referencia del expediente,
la cual se le asigna en el momento de su creacin.
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Actividad 10
Conoce alguna organizacin en la que los documentos estn indexados? Se usa un
vocabulario controlado? Se cuenta con un tesauro? Escriba una descripcin del proceso
usado para indexar los documentos y los criterios usados para escoger trminos para la
indexacin. Si la organizacin no indexa los documentos explique cmo los usuarios
tienen acceso a ellos.
Rastreo
El propsito del rastreo es documentar los movimientos de los documentos de manera
que la organizacin sepa dnde se encuentran en cualquier momento. El rastreo tambin
se puede utilizar para vigilar el uso de documentos y para mantener un rastro auditable
de los procesos de mantenimiento de documentos, como el acceso a los documentos por
parte de los usuarios.
Adems, el rastreo puede ser usado para asegurar, por ejemplo, que un documento
particular est en manos de la persona a la cual fue asignado y que se tomen medidas
para su devolucin en una fecha determinada.
De manera caracterstica, los sistemas de rastreo que vigilan el movimiento fsico de los
documentos controlan la expedicin de documentos, su transferencia entre oficinas o
personas y su regreso a su lugar de guarda. Como mnimo, este control debe registrar el
identificador de la pieza (por lo general su nmero de referencia), la persona o la oficina
a la cual se ha transferido y la fecha de ese movimiento.
Los controles de rastreo de expedientes se
tratan en el Captulo VIII.
En sistemas de rastreo muy complejos, es posible que haya controles electrnicos. Por
ejemplo, los expedientes pueden estar marcados con cdigos de barras individuales que
son escaneados en el sistema de rastreo cuando ocurre un movimiento de un expediente.
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Ningn sistema de rastreo puede ofrecer garanta. En ocasiones, los documentos pasan
de una persona a otra o de una oficina a otra sin que ese movimiento sea captado por el
sistema de conservacin de documentos. Por consiguiente, los sistemas de rastreo
pueden ser complementados por una encuesta o una auditora fsica de los documentos
para actualizar su ubicacin.
Actividad 11
Existe un sistema de rastreo en la organizacin que usted conoce? Qu es lo que vigila
el sistema de rastreo? Escriba una descripcin del proceso usado para rastrear
documentos. Si la organizacin no rastrea los documentos, explique cmo se maneja el
movimiento de los mismos.
40
Sin embargo, es posible que la evaluacin se efecte por otras razones que la de
establecer un plan de disposicin. Por ejemplo, es posible que toda una serie de
expedientes sean valorados o revisados con el fin de determinar si deben ser
conservados o no. Aqu el propsito ser decidir cules expedientes tienen un valor
continuo, bien sea de orden administrativo o histrico, y cuales no tienen ya valor
alguno y pueden ser dados de baja. Normalmente, los criterios adoptados para tomar
estas decisiones debern estar documentados. La evaluacin se efecta sobre las series.
La evaluacin y la disposicin juntas proporcionan un poderoso mecanismo de control
para asegurar que los documentos de valor continuo para usos administrativos sean
conservados mientras se necesiten y sean arreglados de manera apropiada, bien sea
dndolos de baja o transfirindolos a un archivo histrico tan pronto como ese valor ha
terminado.
La valoracin, retencin y disposicin se
examinan en Establecimiento de Sistemas de
Evaluacin de los Documentos.
La planeacin de la evaluacin y disposicin debe emprenderse en la etapa de la
creacin del documento y no al trmino de su vida activa. Especialmente teniendo en
cuenta el uso cada vez mayor de las computadoras para la administracin de la
informacin, el aplazamiento de la valoracin hasta que los documentos tengan cinco,
diez o 50 aos corre el peligro de que esos documentos se pierdan. Por ejemplo, alguna
informacin electrnica conservada en ciertas bases de datos puede estar cambiando
constantemente y no alcanzar nunca la condicin de documentos en una forma esttica a
menos de se emprenda alguna medida especfica. Si tales datos necesitan ser captados
como un documento, habr que dar los pasos necesarios para establecer controles en el
sistema.
La planeacin de la evaluacin y la disposicin debe:
15
Ieda Pimenta Bernardez: Como avaliar documentos de arquivo. Sao Paulo : Arquivo do Estado, 1998.
41
Actividad 12
Cmo se evalan los documentos en la organizacin? Se efecta la disposicin de los
documentos segn un procedimiento formal? Escriba una descripcin del proceso de
evaluacin y disposicin usado en la institucin. Si no hubiera tal proceso, explique
cmo los documentos son sacados de las oficinas y son dados de baja o transferidos al
cuidado del Archivo Histrico.
42
Resumen
El Capitulo II ha considerado los principios generales del control de documentos. Se ha
examinado lo que ocurre cuando hay una prdida de control de los documentos. Se ha
examinado tambin el nivel de control primario (serie) y los niveles de control secundarios
(registro, clasificacin, indexacin, rastreo y valoracin y disposicin).
Se ha proporcionado definiciones de los trminos siguientes; as como una explicacin de
su significado y su funcin:
metadatos
series
registro
clasificacin
indexacin
tesauro
lista de autoridad
palabra clave
rastreo
evaluacin
disposicin
plan de disposicin.
43
Preguntas de Estudio
44
45
Actividades y Comentarios
Actividades 6-12
Cada una de estas actividades ha sido planeadas para permitirle comparar la informacin
proporcionada en esta leccin con la realidad del cuidado de los documentos en una
organizacin. Las actividades forman una base para su labor futura y, por ello, lo alentamos
a que dedique algn tiempo a investigar cada uno de los sistemas establecidos en la
institucin, a la que usted tenga acceso, para los diversos tipos de control de documentos y
a que, despus, compare esa informacin con las sugerencias ofrecidas en este captulo.
Estos diversos sistemas de control sern examinados con ms detalle en capitulos
posteriores.
46
el diseo de la infraestructura
48
Actividad 13
Conoce usted alguna institucin que haya realizado alguna vez un anlisis de las
necesidades de su gestin de documentos? Si es posible, examine el anlisis y los
resultados y trate de determinar si se contestaron las preguntas siguientes:
4Hay una poltica de gestin de documentos y es adecuada?
4Cules son las necesidades de documentos de la institucin?
4Cules son las necesidades de personal y de estructura de organizacin para que
un programa de gestin de documentos funcione?
4Qu apoyo financiero se precisa?
4Se han establecido objetivos y mediciones del desempeo?
2 EL DISEO DE LA INFRAESTRUCTURA
No hay un sistema de gestin de documentos que sea aplicable en todas partes. Cada
organismo, cada divisin y subdivisin del mismo necesitan establecer un sistema
pertinente a su trabajo. Adems, el sistema debe ser apropiado a las necesidades de su
personal y debe satisfacer todos los requisitos de regulacin y de rendicin de cuentas.
Adems, este sistema debe ser analizado peridicamente y adaptado o rediseado a medida
que el trabajo y las necesidades cambien.
de documentos deben
Los sistemas de gestin
establecerse para satisfacer las necesidades
individuales de cada organismo.
49
Legislacin
La base de toda autoridad en la gestin de documentos es una legislacin completa y
actualizada o bien, en las organizaciones no gubernamentales, declaraciones de polticas:
Esta legislacin o estos documentos de autoridad deben incluir los elementos siguientes:
Los documentos deben estar definidos con precisin de manera que la legislacin
abarque a los documentos en todos los medios y formatos, e incorpore los documentos
creados o recibidos en todos los niveles en todas las partes de la organizacin como la
ejecutiva, la judicial y la legislativa en el gobierno. En el sector pblico esto incluye las
instituciones paraestatales y regionales y otras organizaciones del gobierno local. En el
sector privado esto incluye a todos los organismos u operaciones subordinados o
asociados.
50
Actividad 14
Qu legislacin o documentos de autoridad hay para gobernar sus sistemas de gestin de
documentos en su organizacin? Considera la legislacin los cinco puntos sealados
anteriormente?
4Estn definidos los documentos con precisin?
4Abarca la legislacin los documentos en todos los medios?
4Est la responsabilidad por el cuidado de los documentos claramente asignada?
4Se cuenta con una estructura para la valoracin continua y la disposicin
apropiada?
4Se cuenta con reglas para la transferencia ordenada de documentos de
concentracin a un Archivo de Intermedio y de los histricos a un Archivo
Histrico?
Si su organizacin no cuenta con tal legislacin o tales documentos de autoridad qu hara
usted para establecer el proceso de redaccin de esta clase de documentos?
51
Ministro
Secretara General
Direccin de Administracin
Direccin de Informacin
Personal de Informacin
Departamento de TI
Administracin de Documentos
Depto. de Gestin de Documentos
Departamento de Biblioteca
Supervisin de Documentos
Oficina Central de Documentos
Supervisin de Documentos
Oficial 1 Doctos. Locales
Supervisin de Documentos
Oficial 2 de Doctos. Locales
Personal de Registro
y Documentos
Personal de Registro
y Documentos
Personal de Registro
y Documentos
Cuando un organismo establece una estrategia de informacin integrada que abarca no slo
los documentos sino tambin datos electrnicos internos y externos, materiales de
biblioteca y otras fuentes de informacin, las ramas profesionales respectivas pueden
constituir una subdivisin de administracin de la informacin de la rama de administracin
central, esta subdivisin ser til.
La unidad de administracin de documentos estar
situada dentro de la divisin de administracin
central de un organismo.
Actividad 15
En dnde se encuentra la unidad de administracin de documentos dentro de la jerarqua
de la organizacin? Est bien situada o podra estar en una posicin ms ventajosa?
Escriba una descripcin de su ubicacin actual y, luego, una descripcin de su ubicacin
ideal. Si lo desea, puede elaborar dos organigramas como el que mostramos ms arriba, uno
que mostrar dnde est ubicado ahora y el otro, dnde estara ubicado en una situacin
ideal.
52
53
Autoridad Funcional
La responsabilidad de los documentos en un organismo se delegar en la gestin de
documentos siempre que sea posible. El grado de autoridad del gestor de documentos
deber divulgarse con claridad en todo el organismo.
En particular, la gestin de documentos del organismo estar autorizada para establecer un
sistema de administracin de documentos, como se describe en este mdulo, y para instituir
los procedimientos necesarios para aplicarla. Se dar el apoyo del nivel ms alto con el fin
de asegurar que todos los directores de divisiones y ramas tengan instrucciones de cooperar
en la ejecucin de este sistema.
La documentacin necesaria para aplicar y controlar el sistema de gestin de documentos
se expedir con la autorizacin del director del organismo o del director de la Gestin de
Documentos. Sobre todo el gestor de documentos del organismo establecer una autoridad
personal basada en su pericia y en sus normas profesionales.
Apoyo Profesional
El personal de documentos del organismo podr requerir el apoyo del director de Gestin
de Documentos no slo en la obtencin de consejo tcnico y profesional, sino tambin en
sus tratos con funcionarios superiores. Se establecern mecanismos para que el personal de
la unidad del personal de documentos y de la Gestin de Documentos coopere y colabore.
La Gestin de Documentos puede estar estrechamente involucrada en la capacitacin o con
la vigilancia y la medicin del desempeo.
Organismos pequeos
En organismos pequeos que tienen sus propios sistemas de gestin de documentos no
siempre ser posible contar con gestor de documentos dedicado que tenga la capacitacin y
las capacidades administrativas apropiadas. En estas circunstancias, la autoridad para la
gestin de documentos puede tener que asignarse a un administrador de documentos que
abarca una serie de organismos o a un profesional de los documentos en la Gestin de
Documentos central. Cualquiera de estos arreglos asegurar que el director de servicios de
documentos del organismo pueda recurrir a un consejo tcnico y profesional, y estar
apoyado al tratar con los responsables de las polticas en el organismo o en su organizacin
matriz.
Dotacin de personal
La calidad de cualquier sistema de gestin de documentos est directamente relacionada
con la calidad del personal que trabaja en l. La labor realizada con documentos debe ser
vista como una carrera de mrito para aquellos que tienen una buena instruccin, y son
inteligentes e industriosos. No es un empleo de ltimo recurso para las personas que no
llenan los requisitos necesarios o que son incompetentes y perezosas.
54
Acomodacin
Las Reguladoras o Unidades de Trmite deben estar situadas en un lugar accesible a los
funcionarios de accin y estar separadas de otras unidades administrativas, como el servicio
de mecanografa. Las Unidades de Trmite tendrn un tamao adecuado para albergar tanto
los documentos como el personal responsable de los mismos. La acomodacin debe ser
segura y estar bien mantenida y su construccin ser lo suficientemente fuerte para soportar
el peso de los documentos.
Equipo y Materiales de Oficina
Se proporcionar equipo suficiente y apropiado para el manejo y la guarda de los
documentos de trmite en la Unidad de Trmite. Se contar con una provisin adecuada de
cubiertas de expedientes, contenedores y otros materiales de oficina. Siempre habr una
provisin adecuada de formularios y documentacin de control.
Finanzas
Un requisito de todos los recursos mencionados es el financiamiento adecuado. En las
estimaciones anuales se tomarn las medidas adecuadas para contar con fondos suficientes
con el fin de que la unidad de gestin de documentos pueda cumplir sus funciones
apropiadamente. Lo ideal es que la unidad cuente con su propio presupuesto pero si esto no
fuera posible, se considerar una cantidad adecuada en el presupuesto de la divisin de la
cual forma parte.
Los recursos financieros, bien sean del presupuesto propio de la unidad o del presupuesto
de la divisin, se manejarn con prudencia de acuerdo con las prioridades establecidas. Se
lograr obtener un valor por el dinero gastado mediante un programa de gastos para el
personal, la acomodacin, el equipo y los materiales que se equipare con los requisitos para
suministrar un programa de gestin de documentos eficiente y econmico.
16
A. Casas de Barran: Gestin de documentos en pases de Iberoamrica y el Caribe. Conferencia del Pre
Congreso del XIV Congreso Internacional de Archivos. Sevilla, 2000.
Se hace un anlisis detallado de las horas ctedra que la asignatura Gestion de documentos ocupa en los
planes de estudio de los diferentes pases.
55
Actividad 16
Escriba una descripcin breve de la situacin actual, en un organismo que conozca, en lo
que respecta a lo siguiente:
4apoyo profesional
4nivel de dotacin de personal
4acomodacin
4equipo y suministros
4recursos financieros.
A continuacin, indique por escrito tres cambios que usted hara en cada categora para
mejorar su situacin. Nota: es posible que usted no tenga informacin detallada sobre
algunas de estas categoras, pero haga lo mejor que pueda con la informacin que tiene.
56
Adems, esta divulgacin y esta persuasin no son algo que pueda hacerse una sola vez
para, luego, olvidarse completamente del asunto. La causa de la atencin permanente a los
documentos debe ser predicada constantemente para mantener el inters y la participacin.
Esto se logra mediante una capacitacin adecuada, el establecimiento y el mantenimiento
de normas; manuales y directrices; la concientizacin y otras actividades de promocin. Se
aprovecharn todas las oportunidades para proporcionar un sentido claro de la importancia
que la gestin de documentos tiene y para promover su buena prctica.
Es esencial, tambin, suministrar el servicio que se ha prometido. La rapidez, la precisin,
la confiabilidad y la confidencialidad deben ser garantizadas. Se tratarn las quejas rpida y
satisfactoriamente. Se establecern objetivos de servicio y se vigilarn los mismos. Se
administrarn los recursos de manera que valgan lo que cuestan.
Actividad 17
Hay o ha habido un programa establecido para divulgar las ventajas de la gestin de
documentos dentro o fuera de su organizacin? De ser as escriba una descripcin breve del
mismo. De no ser as escriba un plan breve de la manera en que usted divulgara los
servicios de la gestin de documentos. Qu puntos sobresalientes subrayara usted? A
quines se dirigira usted en este plan de divulgacin?
57
reduccin de las demoras o de la confiabilidad mayor para encontrar los documentos son
una prueba de la eficacia de los sistemas nuevos. Adems, una vez que se han demostrado
las mejoras, es posible establecer nuevos objetivos.
La recoleccin y evaluacin de informacin estadstica requiere mucho tiempo. Por
consiguiente, es importante asegurar que los datos y las cifras recogidas sean pertinentes al
propsito de medir el desempeo. Adems, es importante ser selectivo al determinar cules
esferas de actividad principales estarn sujetas a los objetivos del servicio. Para los
documentos de trmite es posible establecer objetivos de servicio para:
valor por el dinero que cuesta, como determinar el costo por pieza de correspondencia
tramitada, el costo por solicitud de expediente manejado y el costo de guarda de cada
expediente guardado.
58
Resumen
legislacin
autoridad funcional
apoyo profesional
organismos pequeos
dotacin de personal
acomodacin
finanzas
funcionario de accin
archivista
administracin de la informacin.
59
Preguntas de Estudio
60
Actividades y Comentarios
Actividades 13-18
Todas estas actividades han sido establecidas para que usted pueda comparar la realidad de
su situacin con la informacin proporcionada en este captulo. Para cada actividad usted
deber imaginar que se encuentra en un puesto de responsabilidad administrativa e intentar
completar las preguntas en la mayor medida posible. Luego, compare sus respuestas con las
sugerencias ofrecidas en este captulo y considere cmo podra cambiar sus respuestas o
adaptar las sugerencias para satisfacer las necesidades de la organizacin.
No hay respuestas acertadas o equivocadas a estas preguntas; lo que es importante es que
usted obtenga una idea de la manera en que la informacin ofrecida en este captulo es
pertinente a su propio entorno y cmo podra utilizar las sugerencias que se han hecho.
61
IV ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS
DE MANTENIMIENTO DE DOCUMENTOS
Los Captulos II y III han examinado los principios del control de documentos y la
estructura para un sistema de gestin de documentos. El Captulo IV examina los principios
y las prcticas que conlleva el establecimiento de sistemas de conservacin de documentos
bien concebidos o el fortalecimiento de estos sistemas. El establecimiento de sistemas
eficientes es crtico para el control de los documentos. Los captulos posteriores
examinarn con ms detalle los mecanismos y los procedimientos especficos para el
control de los documentos. Los temas examinados aqu incluyen:
62
El anlisis funcional es la base para todo lo que se indica a continuacin. Una vez que los
procesos y las actividades empresariales han sido comprendidos, tomadas las decisiones
sobre las series documentales, es posible aplicar el esquema de clasificacin y codificacin,
la retencin y la disposicin.
Para que el sistema de mantenimiento de documentos satisfaga las necesidades es
necesario que haya sido establecido de acuerdo con las funciones, las actividades y las
tareas del organismo al cual sirve.
Si una encuesta y un anlisis iniciales muestran que el sistema principal funciona bien y
que solamente falla en algunas esferas (por ejemplo, los documentos contienen la
informacin correcta pero no pueden ser encontrados cuando los funcionarios los solicitan),
es posible que slo sea necesario cambiar algunos de los mecanismos de control. Si la
encuesta muestra que los documentos, y la informacin que contienen, no estn siendo
captados por el sistema de mantenimiento de documentos puede que sea necesario
reestructurar el sistema de gestin documental.
Cuando el anlisis y la encuesta han sido completados, la descongestin (es decir, la
transferencia de los documentos histricos) puede llevarse a cabo. Una vez que los
documentos en fase administrativa pueden ser examinados y que no se han perdido en la
confusin de documentos histricos adicionales, ser posible tomar decisiones sobre los
cambios que se necesitan.
Es importante realizar el mismo anlisis, tanto si un sistema necesita una reorganizacin
completa como si es ineficiente slo en parte. Los sistemas colapsados, o sistemas que no
satisfacen las necesidades de informacin de un organismo, son a menudo la razn para
embarcarse en un programa para establecer nuevos sistemas de mantenimiento de
documentos. Antes de considerar detalladamente los pasos que hay que dar para lograr el
control de los documentos o para establecer sistemas nuevos, es necesario examinar las
causas y las consecuencias de los sistemas que han sufrido un colapso.
Cuando el sistema de administracin de documentos requiere una reestructuracin radical,
es probable que el Director de la administracin, el Jefe del organismo o el jefe de Gestin
de Documentos instigue reformas. El responsable de documentos del organismo
supervisar probablemente los cambios subsiguientes, tal vez en consulta con el jefe de la
Gestin de Documentos. En los organismos pequeos, o en aquellos en donde hay escasa
pericia en el tratamiento de los documentos, el ejercicio de reestructuracin ser dirigido
por la Gestin de Documentos.
63
Actividad 19
Ha ocurrido en su organizacin alguno de los hechos siguientes?
4El sistema de mantenimiento de documentos se ha colapsado
4El sistema de mantenimiento de documentos no satisface las necesidades de
informacin
4Se ha creado un organismo nuevo o se ha estructurado un organismo
4Se han instalado sistemas de informacin electrnicos en la organizacin.
De ser as, escriba una descripcin breve del hecho y explique si las necesidades de
conservacin de documentos de la organizacin han sido consideradas como parte del
mismo. Por ejemplo se ha intentado mejorar los sistemas despus de su colapso? Hubo
procesos de cambio cuando se establecieron los sistemas computarizados?
La Reguladora debe ser responsable de todos los elementos del control de documentos. Sin
embargo, con demasiada frecuencia su papel ha degenerado en un trabajo rutinario de
registro y archivacin de correspondencia. Como resultado de esto, la eficacia de esta
unidad ha disminuido y su condicin tambin.
Esto, a su vez, ha alentado la opinin equivocada de que el trabajo de gestin de los
documentos puede ser asignado a un personal de escasa capacidad y escasos logros.
Los elementos principales del control de
documentos control de series, registro,
clasificacin, indexacin, rastreo y disposicin
fueron expuestos en el Captulo II.
64
Actividad 20
65
66
establecer sistemas de flujo del trabajo y establecer los insumos y los productos para los
sistemas;
67
eliminar duplicaciones;
Actividad 21
Revise cada una de las acciones enumeradas a continuacin y escriba una descripcin breve
de si usted cree que esa tarea podra mejorarse en su organizacin. Se realiza esa tarea en
su organismo? Si es as funciona con eficiencia? Cmo se podra mejorar?
4Elimine la duplicacin en la creacin y retencin de los documentos.
4Determine el formato apropiado de los documentos.
4Determine la clasificacin y ordenacin lgicas de los documentos en series.
4Planee esquemas de clasificacin para los documentos.
4Determine las ubicaciones ideales para la guarda de documentos.
4Establezca los documentos vitales.
4Establezca los documentos de valor duradero.
4Elabore programas de retencin y disposicin de documentos.
68
el costo;
el marco cronolgico.
La reestructura requiere que el alcance, los marcos
cronolgicos, y las responsabilidades, se indiquen con
precisin.
Algunas de estas actividades necesitarn realizarse al mismo tiempo. Por ejemplo, las
entrevistas con el personal para determinar esferas adicionales en las que se precisa
informacin bsica. La encuesta de documentos entraar hablar con el personal de
documentos.
70
El dirigente del equipo y el supervisor reunirn informacin bsica para que el equipo la
estudie. Toda la informacin reunida estar fechada y se indicar su fuente. La
disponibilidad y el alcance de la informacin bsica variarn en cada organismo.
Las fuentes de informacin pertinente se indican
en el Manual de Reestructura de la Unidad de
Trmite.
Al reunir informacin bsica es importante no perder de vista el propsito general: lograr
una comprensin de la organizacin y las funciones del organismo y empezar a establecer
un panorama de las necesidades de informacin.
71
Realizacin de Entrevistas
Las entrevistas con el personal superior permitirn al dirigente del equipo obtener una
comprensin mejor de la informacin del organismo y complementarn la informacin
reunida durante la encuesta de documentos.
Las entrevistas se estructurarn minuciosamente, de preferencia con una lista preparada de
preguntas estndar que se plantearn de manera que la informacin que se rena sea
completa y cabal en la mayor medida posible. En el Manual de Reestructura de la Unidad
de Trmite se incluye una lista de preguntas posibles en tales entrevistas.
Anlisis de Datos
Los analistas de documentos usan tcnicas de anlisis de la administracin para examinar
las estructuras y las operaciones de la organizacin con el fin de comprender qu trabajo se
realiza y por qu, qu informacin necesita la organizacin y sus necesidades de
mantenimiento de datos.
Estos profesionales analizan esta informacin con el fin de recomendar medios prcticos de
realzar la eficiencia y de economizar costos mediante el diseo de sistemas mejorados. Los
diagramas de flujo se usan para ilustrar la manera en que la organizacin est estructurada y
en que produce, recibe y usa su informacin.
Usando esta metodologa, el equipo de reestructuracin har una lista de las funciones y
actividades realizadas por cada divisin y rama del organismo, y establecer diagramas de
flujo para ilustrar:
las relaciones internas y externas de las ramas y las oficinas dentro de una divisin; el
flujo de informacin que entra y sale de ellas;
72
Estn protegidos los documentos del acceso no autorizado y de prdida? Cun segura
y ambientalmente correcta es la guarda corriente?
Puede ser usado con ms eficiencia el equipo de archivacin? Necesita ser reparado o
substituido? Seran ms eficaces otros mtodos de guarda?
Puede ser consolidado alguno de los documentos (por ejemplo, es posible que los
expedientes temporales se mezclen con los expedientes permanentes?
Cules documentos pueden ser dados de baja de acuerdo con las resoluciones de
disposicin actuales? Cmo se darn de baja esos documentos? Qu volumen tienen?
Cunto personal se dedica al trabajo de documentos? Cules son sus grados o sus
niveles de empleo?
A continuacin, el equipo reunir las necesidades de informacin del organismo que han
sido establecidas por los diagramas de flujo y la organizacin del trabajo de documentos
segn haya determinado la encuesta. Una vez que el equipo tenga esta informacin
proceder a lo siguiente:
73
Establecer un vocabulario controlado o lista de palabras clave para uso del organismo,
basado en sus funciones, sus actividades y sus esferas de asuntos.
74
Cuando un organismo es grande y ocupa una serie de edificios, ser necesario cierto grado
de descentralizacin. Sin embargo, la coordinacin de los sistemas de mantenimiento de
documentos en todo el organismo es necesaria para asegurar el tratamiento ms eficiente de
los documentos y el mantenimiento de normas apropiadas. Aun cuando es posible que se
usen sistemas diferentes, todos ellos estarn sujetos a las mismas normas.
Como regla general, es preferible descentralizar con precaucin. Por ejemplo, se podra
establecer una Unidad de Trmite central en el edificio donde estn las oficinas centrales
con una subunidad en cada uno de los otros edificios ocupados por el organismo.
Cuando un organismo tiene una estructura de delegaciones regionales u otras ramas locales,
cada una de ellas deber tener su propio sistema de documentos. Cada sistema duplicar el
sistema central y estar sujeto al control central. Luego, ser posible asignar ms
responsabilidad a medida que se establece una disciplina en el manejo de documentos en el
nivel de delegacin o rama.
En muchos pases, la tendencia observada en los ltimos aos ha sido establecer sistemas
de documentos descentralizados. En tales sistemas, el trabajo cotidiano del manejo de
documentos y expedientes; y el mantenimiento y la recuperacin de los expedientes
activos; se realizan en subunidades de la Unidad de Trmite, situadas dentro de las
divisiones y de las delegaciones a las cuales atienden. El personal de documentos conoce
las funciones y los sistemas de funcionamiento de su organismo y es consultado en las
labores de clasificacin y valoracin.
Todo este trabajo de documentos es realizado bajo el control general de una Unidad de
Trmite central encabezada por un profesional de documentos. Este control general asegura
la conformidad con los sistemas y las normas en todo el organismo.
La introduccin de la computadora en la Unidad de Trmite, especialmente cuando es parte
de una red de rea local (RAL) ha facilitado la descentralizacin ya que ofrece la
oportunidad de controlar los expedientes centralmente a la vez que los ubica cerca de los
funcionarios de accin.
75
Estarn mejor los servicios a los usuarios? Habr alguna ventaja en una mayor
proximidad de los documentos? Tendrn los usuarios menor acceso en otras reas de
la administracin?
Es posible mantener una coordinacin eficaz con sistemas dispersos? Por ejemplo,
pueden ser eficazmente distribuidas las versiones actualizadas del vocabulario
controlado o del ndice de palabras clave?
76
Actividad 22
Los documentos en su organizacin estn en un sistema descentralizado? Hay una
combinacin de estos sistemas descentrlizados? De qu manera cree usted que los
documentos se gestionan mejor y por qu?
77
78
apropiada, Los materiales publicados y que son documentos debern colocarse en un centro
de documentacin o zona de guarda separada bajo el control de la unidad de gestin de
documentos.
Si alguna vez se sacan documentos de los sistemas activos siempre estarn sujetos a
alguna accin futura de suerte que puedan ser captados en el sistema de evaluacin y
disposicin y nunca vuelvan a ser pasados por alto. Este proceso asegura que no causen
ms problemas de congestin en el futuro. Por ejemplo, los expedientes cerrados
identificados para retencin sern listados por serie y nmero de expediente, metidos en
cajas y sacados de la guarda de documentos de concentracin, como la de un Archivo
Intermedio. Al mismo tiempo, las medidas de evaluacin y disposicin y las fechas
correspondientes se determinarn para cada serie. Por ejemplo, en el caso de los
expedientes de polticas, es posible que sea necesario asignar acciones de disposicin a
cada serie documental.
Actividad 23
Hay documentos en su organizacin que no se usan actualmente, que son ms viejos o que
hubieran debido quitarse hace tiempo? De ser posible, examine algunos de esos
documentos y procure determinar cun viejos son y qu funciones o actividades
representan. A su juicio sera posible retirar estos documentos? Adnde podran ser
enviados? A un Archivo Intermedio? Al Archivo Histrico?
79
La documentacin de control puede ser necesaria en los puntos siguientes del proceso de
documentos:
la iniciacin de un expediente;
el traslado de una serie documental de un lugar de guarda a otro, por ejemplo, de guarda
activa a guarda semiactiva;
80
Actividad 24
Qu documentacin de control existe en su organizacin para administrar las tareas
siguientes?
4creacin de documentos,
4recepcin de documentos,
4iniciacin de un expediente,
4clausura de un contenedor cuando se ha vuelto demasiado voluminoso o cuando
su contenido llega a cierta edad,
4traslado de un un expediente de un lugar de guarda a otro,
4por ejemplo, de guarda activa a guarda semiactiva,
4baja de un expediente que ya no tiene valor.
Cree usted que la documentacin de control podra mejorar? Cmo la mejorara? Para
cada una de las tareas indicadas en esta actividad escriba una descripcin breve de las
medidas que usted tomara para mejorar los procesos.
Documentacin de Control
Para ejercer control en el sistema de conservacin de documentos es necesario crear y
mantener sistemas de documentacin apropiados. En la mayora de los casos, la
documentacin ser en forma de papel, aun cuando ahora es posible duplicar esta
documentacin en un sistema de administracin de documentos computarizado.
81
82
Resumen
encuesta de documentos,
series
documentos sustantivos,
documentos facilitativos,
materiales efmeros,
documentacin de control.
83
Preguntas de Estudio
84
85
Actividades y Comentarios
Actividad 19
Esta actividad tiene por objeto ayudarlo a comparar las sugerencias de este captulo con la
realidad de su organizacin. Procure encontrar la mayor informacin posible sobre el
cuidado de documentos en su organizacin, ya que esta informacin lo ayudar a
comprender estas lecciones y le dar una comprensin ms clara de la manera en que los
documentos son y pueden ser gestionados.
Actividad 20
Considere las consecuencias polticas y en la organizacin que tendra haber cambiado el
nombre de esta ltima. Ofrecer ms o menos influencia un cambio de nombre? Cmo
podra usted asegurar que la gestin de documentos se convirtiese en una parte ms central
de la administracin de su organizacin?
Actividad 21
Estudie las sugerencias hechas en este captulo para tener ideas sobre la manera de mejorar
los procesos. Adems, usted aprender ms sobre estos procesos a medida que se adentre en
la lectura de este programa de estudio.
Actividad 22
Hay ventajas e inconvenientes tanto en los sistemas centralizados como en los
descentralizados. El factor ms importante es que la decisin de descentralizar o de manejar
los documentos centralmente sea una decisin deliberada, tomada en pro de los mejores
intereses de la organizacin y de sus documentos. Estudie cuidadosamente la informacin
ofrecida en esta leccin para obtener ms ideas sobre la centralizacin y la
descentralizacin.
Actividad 23
La descongestin es una actividad comn y til en la gestin de documentos y debe
considerarse como una parte valiosa del trabajo con documentos. Es importante no
considerar esto como un mal uso del tiempo o hacer este trabajo con premura y, luego,
dejar que los documentos vuelvan a atascar el sistema ms tarde.
86
V GESTIN DE SERIES
DOCUMENTALES
Los cuatro primeros captulos han examinado los conceptos generales de documentos, los
principios del control de los mismos, la estructura para un programa de gestin de
documentos y los principios para establecer sistemas de conservacin de documentos bien
concebidos. El Captulo V examina los requisitos para administrar series documentales y
considera una variedad de opciones para la clasificacin y codificacin de las series de
documentos. Las lecciones ulteriores examinarn con ms detalle todos los sistemas y los
procedimientos de control para los documentos.
Los temas incluidos en el Captulo V incluyen:
tipos de documentos
1 TIPOS DE DOCUMENTOS
Al crear series de documentos es til distinguir entre las categoras documentales
diferentes. La mayor parte de los organismos crean una amplia variedad de documentos,
pero algunas categoras comunes generales pueden ser establecidas:
Las documentos de
relacionados con la
procedimientos.
polticas
creacin
son documentos
de polticas y
87
los expedientes de casos contienen informacin semejante en una escala amplia de, por
ejemplo, individuos u organizaciones, que suelen denotar las funciones y actividades
particulares del organismo. El tipo de expediente de caso ms comn es el expediente
de personal tambin denominado legajo personal.
88
Actividad 25
Examine documentos en su organizacin y encuentre ejemplos especficos de
4expedientes de polticas
4expedientes sustantivos
4expedientes facilitativos
4expedientes de casos
Para cada tipo de expedientes explique cmo se han asignado cinco ttulos y cmo se han
organizado los mismos.
series. Por ejemplo, una de las funciones de un organismo podra ser la capacitacin. En un
organismo pequeo, todos los expedientes de capacitacin podran ser acomodados dentro
de una serie. En un organismo mayor que genere un mayor nmero de expedientes de
capacitacin es posible que se necesite alguna subdivisin. Por ejemplo, la Capacitacin
podra desglosarse en subseries separadas para capacitacin interna, cursos de
capacitacin externa, capacitacin profesional, capacitacin en el extranjero, etc. Para
todos los propsitos prcticos, las subseries ms especficas se tratarn como si fueran
series separadas. Sin embargo, su relacin mutua se denotar en la disposicin jerrquica de
la clasificacin y del esquema de codificacin.
Organizacin pequea
Organizacin grande
Serie:
Serie:
Capacitacin
Subserie:
Capacitacin interna
Cursos de capacitacin externa
Capacitacin profesional
Capacitacin
Subserie:
Capacitacin interna
Documentos: Anlisis de sistemas empresariales
Capacitacin en emergencias
Orientacin del personal
Normalmente una serie de documentos ser cerrada cuando ocurre una reorganizacin y se
abrir una nueva serie documental. Sin embargo, cuando los cambios ocurren solamente en
los niveles ms altos de la administracin, pero la funcin o la actividad sigue realizndose
de igual manera, por el mismo personal y en el mismo lugar, podrn seguir usndose las
mismas series.
Las transferencias de funcin dentro de los organismos o entre ellos entraan no slo el
traslado de series de archivos de trmite sino tambin la transferencia de responsabilidad
por cualquier documento en plazo precaucional relacionado con la funcin transferida.
90
Actividad 26
Cmo se gestionan los documentos cuando las funciones o las actividades son transferidas
de un organismo a otro o cuando son reorganizadas dentro de su institucin? Escriba una
descripcin breve de los procesos seguidos e indique si hay procedimientos formalmente
documentados establecidos o si se idean nuevos mtodos cada vez que las funciones se
reorganizan.
3 CLASIFICACIN Y CODIFICACIN
Un esquema de clasificacin organiza los documentos en una disposicin lgica. La
clasificacin se efecta en relacin con la procedencia del documento es decir, la funcin y
el contexto en el cual el documento se ha creado. La indexacin, por otra parte, se relaciona
con el tema de los documentos y no establece distincin alguna en cuanto a su contexto.
Recuerde las definiciones proporcionadas en el Captulo II.
En un nivel ms bajo, las actividades son los medios por los que el organismo realiza sus
funciones. Un esquema de archivacin basado en las funciones y las actividades asegura
que los documentos se mantengan en una clasificacin y ordenacin que refleja el trabajo
que llev a su produccin. Dicho en pocas palabras, el mtodo funcional vincula los
documentos que se relacionan con las mismas actividades.
Sin embargo, es posible que algunos esquemas de clasificacin y codificacin deban tomar
en cuenta otros factores, como el departamento que origin los documentos o el asunto
principal tratado en los mismos. En gran medida, el esquema de clasificacin y codificacin
puede ser predeterminado sobre la base del anlisis de sistemas empresariales. Sin
embargo, debe existir flexibilidad de incorporar al sistema de manera que las estructuras,
las funciones, las actividades y las responsabilidades nuevas o variables puedan ser
incluidas.
No tiene caso tener un esquema que seala perfectamente el trabajo de una organizacin,
pero que no permite la insercin de nuevas series cuando surgen actividades nuevas. Por
consiguiente, el anlisis de sistemas empresariales es un proceso constante; deber repetirse
de vez en cuando con el fin de mantener actualizados los esquemas de clasificacin y
codificacin.
El esquema de clasificacin tambin ofrece normalmente reglas por las cuales se da a cada
documento un nmero de referencia singular. A esto se le da el nombre de codificacin.
Debe generar nmeros de referencia singulares para cada pieza que se va a clasificar.
92
Debe ser inequvoco en su forma o su formato: por ejemplo, no habr opcin entre
maysculas y minsculas o entre la presencia o la falta de un elemento.
la facilidad o la dificultad con la que las series y documentos pueden ser organizados
en categoras mutuamente excluyentes que denotan funciones y actividades especficas;
93
Actividad 27
Refirase al trabajo que realiz en la Actividad 9 en la cual se le pregunt si los
documentos en su organizacin estaban clasificados y, de ser as, cmo se clasificaban.
Para esta actividad examine el sistema (o sistemas) de clasificacin usado y escriba una
descripcin breve de si el sistema de clasificacin parece tener en cuenta
4el tamao y la complejidad del organismo,
4el alcance de sus asuntos,
4la cantidad de expedientes y otros documentos,
4la presencia de expedientes de casos,
4la rapidez de creacin de nuevos documentos,
4el costo de la instalacin y el mantenimiento del sistema,
4la facilidad con la que los expedientes y documentos pueden organizarse,
4la capacitacin necesaria para manejar y sostener el sistema,
4el nivel de capacidades del personal de documentos.
94
95
Adecuada para:
Ventajas:
fciles de comprender
costos de instalacin mnimos
no dependientes de reglas o de personal bien capacitado
sin necesidad de nmeros de referencia
Inconvenientes:
96
Pocos sistemas de archivacin son estticos. Crecen a medida que se producen y reciben
documentos, que se desarrollan actividades y que surgen nuevos temas. Adems, los
sistemas de archivacin de cualquier complejidad necesitan estar basados en
procedimientos lgicos que puedan ser comprendidos por una persona con poco
conocimiento del contenido de los expedientes. De nada sirve tener un sistema de
archivacin basado en el conocimiento personal o en la memoria de un individuo: el acceso
a los documentos ser difcil si no imposible cuando esa persona no se encuentre en la
oficina. Puede ocurrir un caos si esa persona abandona su cargo y no hay nadie ms que
comprenda el sistema de archivacin.
El tamao del sistema no debe determinar la velocidad de recuperacin de una unidad
documental o un expediente. Los sistemas deben disearse de manera que permitan una
rpida identificacin y recuperacin de los documentos. En principio, no deber requerir
ms tiempo encontrar un expediente entre 800 que entre 100, si los mecanismos de control
son eficientes y funcionan debidamente.
Para cualquier sistema de 50 expedientes o ms se necesitar, como mnimo, una lista de
actividades, temas o asuntos tratados por el organismo para servir como una gua de
clasificacin y para controlar la archivacin y la recuperacin de documentos. En los
sistemas mayores, una estructura de clasificacin lgica, un vocabulario de trminos
controlado y alguna forma de indexacin de los documentos sern necesarios.
Las consideraciones generales relativas a
vocabularios controlados e indexacin se
examinan en el Captulo II.
Como ya indicamos, el anlisis de funciones y actividades ofrece una base para organizar
los expedientes. Al vincular la administracin de expedientes con las funciones y las
actividades, los expedientes correspondern a patrones de trabajo. As mismo, las piezas
relacionadas se mantienen juntas y es ms fcil encontrar los documentos cuando se
necesitan.
Por lo general, los sistemas de archivacin basados en las funciones/actividades
proporcionan la clasificacin de documentos ms significante y que se comprende con ms
facilidad. Sin embargo, en ocasiones no es fcil establecer una distincin clara entre las
actividades y eso puede llevar a una confusin al asignar expedientes a su lugar adecuado
en el esquema de clasificacin.
Por ejemplo, si hay una subserie de expedientes que trata de la Capacitacin y otra que
trata de la Computarizacin a cul subserie se asignar un expediente que trata de la
Capacitacin en computadoras?
En algunos casos, las funciones no pueden ser subdivididas fcilmente en categoras
convenientes o funcionales. Es posible que el trabajo del organismo no est organizado por
funciones o subfunciones.
97
Algunas veces la naturaleza del trabajo est sujeta a un cambio constante. Adems, el
personal que maneja el sistema de documentos puede no tener el nivel de comprensin o
los antecedentes educativos necesarios para evaluar las relaciones jerrquicas. En tales
situaciones se necesita un mtodo de clasificacin que no dependa de una categorizacin
precisa.
Un sistema de estos es el sistema de cdigo de palabras clave. Este sistema indexa los
documentos de acuerdo con sus temas generales en lugar de considerarlos en categoras
jerrquicas por debajo del nivel de la serie. El sistema de codificacin por palabras clave
tambin puede expandirse con facilidad: nuevas actividades y nuevos temas pueden
insertarse a medida que surgen.
Por otra parte, un sistema jerrquico bien diseado, que organiza los documentos en
categoras o subseries por debajo del nivel de la serie, proporcionar una estructura
fcilmente comprensible al sistema de archivacin. Una estructura jerrquica es
particularmente til cuando la administracin es estable y las funciones ya estn claramente
definidas. Es ms difcil aplicar un sistema jerrquico cuando el quehacer de un organismo
cambia o crece constantemente o cuando sus funciones son menos claras.
Las secciones siguientes consideran un nmero de sistemas de ordenacin alternativos y
examinan sus ventajas y sus inconvenientes. Los sistemas no son mutuamente excluyentes.
El uso de un sistema en un nivel de ordenacin particular, o para una categora particular de
documentos, no excluye el uso de un sistema diferente en otro nivel o para otra categora.
Por ejemplo, una serie de expedientes de caso puede ser ordenada de acuerdo con un
sistema numrico o alfabtico, mientras que los expedientes de polticas y administracin
en la misma Unidad de Trmite podrn ordenarse de acuerdo con sistemas jerrquicos o de
codificacin por palabras clave.
Sistemas Jerrquicos
Los sistemas jerrquicos estn diseados para dividir el quehacer de un organismo en una
jerarqua de niveles. El nmero de niveles en la jerarqua depender del grado en que el
trabajo del organismo pueda dividirse en esferas bien definidas. El nmero de niveles
depender tambin del nmero de documentos que es probable que se creen en cada esfera.
En la parte superior de la jerarqua estn las funciones generales (series). Estas estn
subdivididas en funciones o actividades ms estrechas, representadas por subseries, que, a
su vez, pueden ser descompuestas en actividades o temas. Por ejemplo:
Edificios (funcin/serie general)
Mantenimiento (funcin/subserie ms estrecha)
Pintura (actividad/subsubserie)
98
Los sistemas jerrquicos tambin pueden ser expuestos en estructuras de organizacin, pero
es ms probable que sean ms eficaces y tengan ms flexibilidad si reflejan esferas de
quehaceres en lugar de desalojos o ramas y oficinas.
Vase Sistemas Basados en la Estructura de la
Organizacin ms adelante.
Los sistemas jerrquicos de niveles mltiples no tienen necesariamente que generar cdigos
de referencia complejos de mltiples partes o jerarqua o expedientes complejos. La Figura
8 ilustra la estructura jerrquica de la funcin general Administracin. La funcin de
Administracin est dividida en dos subseries: Productividad y Eficiencia y
Procedimientos y Servicios de Oficina. Cada una de estas, a su vez, est subdividida en
sus propias subsubseries. Cada nivel en la jerarqua est representado por una letra
(Administracin = M; Productividad y Eficiencia = B; Estudios de la Eficiencia = W, y as
por el estilo). Estas letras suministran la primera parte de la referencia del expediente para
cada expediente, indicando con ello su ubicacin exacta en la jerarqua. En el ejemplo que
acabamos de dar un expediente en la subsubserie Estudios de la Eficiencia ser asignado al
cdigo MBW.
Para propsitos prcticos, como cuando se aplican instrucciones de disposicin la
subsubserie puede ser tratada como si fuera una serie.
99
Eficiencia
MBW
(Subsubserie)
Computarizacin
MBX MCY
(Subsubserie)
Mensajeros
MCZ
(Subsubserie)
Telfonos
(Subsubserie)
Expedientes
Expedientes
Expedientes
Expedientes
Resumen de la Codificacin
M
MB
MC
Administracin
Productividad y Eficiencia
MBW
Estudios de Eficiencia
MBX
Computarizacin
Procedimientos y Servicios de Oficina
MCY
Mensajeros
MCZ
Telfonos
101
Adecuada para:
Ventajas:
Inconvenientes:
103
104
Adecuado para:
Ventajas:
Inconvenientes:
105
Sistemas Alfabticos
Los sistemas de ordenacin alfabticos, en los cuales la clasificacin es por el nombre de
una persona, un lugar o una institucin tienen la ventaja de ser autoindexantes. Sin
embargo, la indexacin slo puede basarse en un trmino (por ejemplo, el apellido) a
menos que la recuperacin computarizada sea posible. Los sistemas computarizados
pueden buscar normalmente cualquier trmino o parte de un trmino, como un nombre de
pila o parte de un apellido.
Los sistemas alfabticos requieren instrucciones especficas para la clasificacin (como
letra por letra o palabra por palabra). Estos sistemas dependen tambin de una archivacin
precisa, la cual depende, a su vez, de la capacidad del operador, particularmente en los
sistemas grandes, para clasificar las piezas alfabticamente con una confiabilidad total. Sin
embargo, los sistemas alfabticos son fciles de operar y tienen aplicaciones evidentes en
las series de archivos de casos.
Aunque los sistemas alfabticos pueden permitir una indexacin eficiente, no resultan
eficientes. Los documentos nuevos tienen que ser encajados en la secuencia existente,
haciendo que sea necesario moverlos con frecuencia para crear ms espacio. Un mtodo
alternativo sera numerar los documentos, asignando el nmero siguiente disponible a cada
nuevo expediente creado y manteniendo un ndice separado que vincule los nmeros de
documentos con los nombres o los temas de los mismos. Sin embargo, pueden presentarse
muchos casos en los que el hecho de mover los documentos es ms eficiente en funcin de
su costo que tener que asignar nmeros y elaborar un ndice separado.
Actividad 28
Lea cuidadosamente cada uno de los sistemas de ordenacin indicados ms arriba. Una vez
que haya ledo todo acerca de ellos, escriba una descripcin breve de cada uno y, luego,
indique cul es el que usted considera ms lgico para los tipos de documentos que usted
usa con ms frecuencia. Indique por qu escogi ese sistema y exponga tambin cualquier
inconveniente que vea en los otros sistemas.
106
sistemas decimales
107
sistemas alfanumricos
Al igual que los esquemas de ordenacin, los sistemas de codificacin no son mutuamente
excluyentes. El uso de un sistema en un nivel particular no excluye el uso de un sistema
diferente en otro nivel. Por ejemplo, los sistemas decimales, de partes mltiples y
alfanumricos pueden usarse con sistemas de ordenacin directamente vinculados con
funciones y actividades administrativas, como los sistemas jerrquicos. El sistema de
nmeros corridos es ms apropiado para los expedientes de casos, especialmente cuando
forman una serie independiente como los legajos de personal. El sistema de bloque de
nmeros es una variante del sistema de nmeros corridos y puede usarse cuando hay una
clasificacin general de acuerdo con la funcin; mas no necesariamente una subdivisin
detallada en actividades y esferas de trabajo. El sistema de cdigo de palabras clave se usa
con frecuencia junto con la indexacin por palabras clave y proporciona un sistema firme
cuando las distinciones entre las actividades (subseries) no son claras.
Sistemas Decimales
Los sistemas decimales estn basados en dos secuencias numricas, una antes y la otra
despus de un punto decimal.
El primer nmero (o nmero primario) de dos, tres o cuatro dgitos representa el tema
principal de la serie. En gran medida est determinado por el sistema de anlisis
empresarial. Por ejemplo, 575 = Mantenimiento de Edificios. Puede haber brechas en
la secuencia de nmeros para acomodar nuevas funciones o actividades.
El nmero despus del punto decimal representa un aspecto del tema principal (en
efecto una subserie o agrupamiento de expedientes). Por ejemplo, 575.03 =
Mantenimiento de Edificios: Pintura. Esto ira seguido por el nmero del expediente
individual: 575.03.01.
Estos sistemas decimales pueden tener una semejanza superficial con la clasificacin por
temas y sistemas de codificacin de las bibliotecas (como CDU o Dewey). Sin embargo, los
trminos de temas usados en los sistemas bibliotecarios suelen ser demasiado abstractos,
inflexibles o detallados para poderlos aplicar a los documentos.
108
109
ADM/P&E/COM =
ADM/P&E/REF =
Administracin:
Eficiencia
ADM/P&E/ORG =
ADM/P&S/COE =
ADM/P&S/MEN =
ADM/P&S/REP =
Administracin:
Reprografa
ADM/P&S/TEL =
Productividad
Procedimientos
Eficiencia:
Servicios
Revisiones
de
de
Oficina:
111
112
Actividad 29
Lea cuidadosamente lo indicado sobre cada uno de los sistemas de codificacin. Una vez
que haya ledo sobre todos ellos, escriba una descripcin breve de cada uno de ellos y,
luego, indique cul sistema es, a su juicio, el ms lgico para el tipo de documentos que
usted usa con ms frecuencia. Indique porqu escogi ese sistema y, tambin, seale
cualquier inconveniente que vea en este o en los otros sistemas.
113
documentacin de sistema
La documentacin del sistema se mantiene para proporcionar una estructura lgica: cmo
se organiza el sistema de archivacin en serie y subseries representadas por sus cdigos;
dnde se colocarn las series individuales una vez creadas; y bajo qu encabezados se
buscarn los documentos en el ndice o en el vocabulario controlado. La documentacin del
sistema consiste en el esquema de clasificacin y codificacin mismo, el plan de
archivacin y el vocabulario controlado, es decir, el ndice estructurado o tesauro de los
trminos clave.
Se necesitan tres herramientas para documentar un
sistema de archivacin: el esquema de clasificacin y
codificacin, el plan de archivacin, y el vocabulario
controlado o ndice estructurado.
La documentacin del sistema se describe con
ms detalle a continuacin.
La documentacin del expediente se mantiene para registrar la existencia de cada uno a
medida que se crea. Esta documentacin muestra dnde debern guardarse los documentos,
hace posible que los expedientes individuales sobre temas especficos se encuentren con
rapidez y los ubica cuando estn en uso. La documentacin del expediente consiste en el
diario del expediente, la hoja de trmite del mismo y el ndice completo que contiene todos
los asientos de los expedientes en el sistema.
Se necesitan tres documentos para registrar los
expedientes individuales en un sistema de
archivacin; el diario de expedientes la hoja de
trmite del expediente y el ndice de expedientes.
La documentacin de control del expediente se
describe en captulos posteriores.
En algunos sistemas, la documentacin del sistema y del expediente puede combinarse para
servir a los propsitos de ambas. Por ejemplo, las hojas de trnsito (que registran los
movimientos del expediente), tambin llamadas hojas de trmite, pueden ser organizadas en
series, subseries y orden numrico del expediente. As, pueden servir tambin como el plan
114
Actividad 30
Qu clases de documentacin se usan actualmente en su organizacin para mantener los
sistemas de archivacin? Cree usted que esos sistemas sean adecuados? Cmo los
mejorara usted?
115
2100
2110
2120
2130
2140
2150
2150.00
2150.01
2150.02
2150.03
2150.04
Polticas
Aves domsticas
Patos
Gansos
Pavos
Para los documentos facilitativos, que pueden adoptar una forma semejante en muchas
unidades en toda una organizacin, el esquema puede ser elaborado centralmente (vase la
Figura 12 a continuacin). Sin embargo, puede ser necesario ajustar el esquema en un
organismo especfico para tomar en cuenta las variaciones locales.
500
505
515
530
535
540
545
555
575
575.00
575.01
575.02
575.03
575.30
EDIFICIOS NECESIDADES
EDIFICIOS GASTOS Y FACTURAS
EDIFICIOS INFORMES Y ESTADSTICAS
EDIFICIOS ADQUISICIONES
EDIFICIOS ALTERACIONES Y REPARACIONES
EDIFICIOS CONSTRUCCIN
EDIFICIOS DAOS
EDIFICIOS DESTRUCCIN
EDIFICIOS - MANTENIMIENTO
Polticas y procedimientos
Reparaciones y renovaciones
Servicios de conserjera
Pintura
Informes de inspeccin
116
Los esquemas de clasificacin y codificacin tambin pueden servir como base para los
programas de disposicin.
La relacin de contenido ofrece una lista completa de todos los expedientes en el sistema y
muestran dnde encaja cada uno de ellos en el esquema de ordenacin. Estas listas de
relacin pueden mantenerse en forma de hojas sueltas dentro de carpetas, en tarjetas o
como listas computarizadas.
Los detalles de cada documento se incluyen en el formulario, la tarjeta o la lista y los
asientos se disponen en orden de nmero de expediente por series o subseries. Las hojas de
trmite (trnsito) (consideradas en el Capitulo VIII) pueden servir como una lista de
expedientes as como de registro de la circulacin de los expedientes.
Las listas de relacin de contenido se llaman tambin registros de documentos y las listas
de expedientes se llaman algunas veces ndices de expedientes. Sin embargo, estos
trminos deben ser evitados para no crear confusiones con registros de correspondencia y
de documentos y con ndices alfabticos.
9 VOCABULARIOS CONTROLADOS
El concepto de los vocabularios controlados fue presentado en el Captulo II. Al igual que
los ndices de las series (definidos en los esquemas de clasificacin y codificacin) y los
documentos (enumerados en los planos o listas de documentos), son esenciales para la
identificacin y la recuperacin del documento adecuado.
Para la mayora de los propsitos prcticos, el vocabulario controlado (que muestra los
trminos preferidos o las palabras clave que se usarn as como los vnculos entre los
trminos) puede combinarse con los asientos en el ndice para cada documento individual
con el objeto de formar un solo ndice alfabtico. Sin embargo, no hay razn para que no
haya un vocabulario controlado que indique los trminos bajo los cuales los documentos
sern indexados, y un ndice separado para los mismos que seale los indicadores (tomados
del vocabulario controlado) de los documentos individuales.
117
118
Resumen
El Captulo V ha examinado la clasificacin y codificacin de los expedientes por series.
Ha considerado, primero, las categoras principales de expedientes y la clasificacin y
ordenacin de los mismos dentro de series. Luego, ha sealado los principios generales de
la clasificacin y la codificacin y la manera en que deben seleccionarse esquemas
particulares. Se ha examinado los siguientes tipos de archivacin:
sistemas jerrquicos
sistemas alfabticos.
Decimales
de partes mltiples
alfabticos y alfanumricos
de nmeros corridos
de bloques de nmeros
de palabras clave.
expedientes de polticas
119
clasificacin
indexacin
sistema de codificacin
120
Preguntas de Estudio
121
20. Describa cada uno de los seis tipos de sistema de codificacin considerados en este
captulo e indique las ventajas y los inconvenientes de cada uno de ellos.
21. Cules son algunas de las preocupaciones que conlleva la numeracin de los
documentos?
22. Qu es la documentacin del sistema y por qu es importante?
23. Qu es la documentacin de expediente individual y por qu es importante?
24. Por qu un esquema de clasificacin y codificacin escrito o impreso es valioso?
25. Qu es una lista de relacin de contenido y por qu es til?
26. Por qu los vocabularios controlados son tiles?
27. Qu trminos usados para la gestin de documentos en sistemas de computadora
difieren de los trminos usados en sistemas de papel? Por qu la diferencia de
terminologa es un problema para los responsables de los documentos?
Actividades y Comentarios
Actividades 25-30
Cada una de estas actividades ha sido diseada para ayudarlo a comparar la informacin
proporcionada en este captulo con las realidades en su organizacin. Usted deber usar
estas actividades como la base para examinar sus propios sistemas de mantenimiento de
documentos y considerar maneras en que podra aplicar la informacin ofrecida en este
programa de estudio.
Usted deber tomar notas minuciosas de estas actividades y referirse nuevamente a ellas a
medida que avanza en este y otros mdulos en el programa de estudio.
122
el expediente fsico
1 EL EXPEDIENTE FSICO
Para los documentos de papel, el expediente es la encarnacin fsica de un concepto
intelectual: un nmero de documentos que se mantienen juntos porque se relacionan con
una actividad o un tema particular. Por ende, solemos pensar en un expediente como en un
objeto fsico. Sin embargo, es importante tener presente la distincin entre expedientes
fsicos y expedientes intelectuales. Los expedientes (archivos) de computadora o
expedientes electrnicos no tienen una forma fsica (si no han sido impresos) y existen
solamente como conjuntos fsicos de datos electrnicos que pueden ser vistos como
informacin en la pantalla. Un expediente (archivo) de computadora puede ser un
documento realizado con procesador de texto, un ndice o una base de datos.
Un expediente es (1) Una unidad organizada (carpeta,
volumen, etc.) de documentos agrupados bien sea para su
uso corriente por el creador o en el proceso de
clasificacin archivstica porque se relacionan con el
mismo tema, actividad o transaccin. Un expediente es
habitualmente la unidad bsica en una serie documental
Un expediente electrnico (archivo) se define tambin
como (2) un conjunto de datos guardados dentro de un
sistema de computadora.
123
Las cubiertas de expedientes de papel, llamadas tambin carpetas, suelen estar hechas de
papel manila rgido o cartoncillo, cortadas un poco ms grandes que las dimensiones de los
documentos que se archivarn y dobladas para encerrar esos documentos y, as, minimizar
los daos a causa del manejo y el uso.
No es pertinente usar cubiertas de expedientes ms
delgadas ya que se rompen y daan con frecuencia y
es necesario reemplazarlas ms a menudo que las que
son ms gruesas.
Con frecuencia, las cubiertas de expedientes estn previamente impresas con los ttulos del
organismo y de la divisin o rama apropiada del mismo. Caractersticamente incluyen
espacios para la informacin siguiente:
cdigos de clasificacin
fecha de apertura
clasificacin de seguridad
A menudo las cubiertas de expedientes tienen tambin una cuadrcula (o escala) para
registrar la circulacin del expediente cuando est en uso.
En un sistema de gestin de documentos automatizado es posible preparar fcilmente
marbetes de expedientes que muestran los ttulos y los nmeros. En un sistema
automatizado tambin se pueden preparar marbetes en varias copias, una para el expediente
y las otras para la hoja de trnsito del expediente y el registro de movimiento del
expediente. (Estos mecanismos se examinan en el Captulo VIII). Tambin es posible
producir marbetes automticamente con cdigos de barras legibles por mquina que pueden
usarse para rastrear los expedientes.
La palabra inglesa file (expediente) se deriva de la palabra latina filum la cual significa hilo;
todava es comn que los documentos de un expediente se aseguren con un cordel con
herretes confeccionado con hilos torcidos. En pases que siguen la prctica britnica, este
cordel, llamado Treasury tag, se insertar en un orificio perforado en la esquina superior
izquierda de la cubierta doblada del expediente y en la misma posicin en cada documento.
124
Este sistema sigue siendo el ms barato y ms fcil para asegurar documentos dentro de un
expediente con el riesgo mnimo de perder informacin por el orificio inicial.
Con frecuencia los documentos se aseguran en los
expedientes usando marbetes o carpetas de argollas.
El mtodo correcto de insertar un marbete en la
cubierta de una carpeta se describe en el Manual de
Procedimientos de la Unidad de Trmite.
Otros sistemas usan dos marbetes asegurados a travs de orificios en el lado izquierdo de la
cubierta del expediente y los documentos. Otra variante es la carpeta de barra o de argollas
en la cual se colocan los documentos despus de haber perforado en su lado izquierdo tres o
cuatro orificios. Estos sistemas son ms seguros pero tienden a ser ms caros que el sistema
del Treasury tag. Adems, dar vuelta a los papeles resulta ms difcil y si los documentos
no tienen mrgenes adecuados en ambos lados, el riesgo de perder informacin es mayor.
Si los expedientes van a ser retenidos por algn tiempo, especialmente en climas calientes y
hmedos, el metal usado en las carpetas de barra y de argollas puede corroerse causando
daos a los documentos. Los extremos de metal (herretes) de los cordeles y las argollas, los
sujetadores de papel o los alfileres usados para asegurar documentos individuales dentro del
expediente tambin se pueden oxidar. De ser posible, es preferible usar componentes que
no sean metlicos sino de plstico inerte.
125
daa el papel al cual se adhiere y la mancha que produce es muy difcil de quitar. Se
buscar el consejo de un conservador de archivos para reparar expedientes y dems
documentos daados.
Para ms informacin sobre cuestiones de
preservacin como el uso de cinta adhesiva vase
Preservacin de Documentos.
Actividad 31
Cmo se aseguran en las carpetas los documentos en su organizacin? Puede usted
indicar tres maneras en que podra cambiar el proceso de asegurar papeles en archivos con
el fin de manejar los documentos con ms eficiencia y protegerlos?
126
Un mtodo alternativo es colocar juntos dentro de una carpeta todos los papeles
relacionados con cada transaccin, como correspondencia recibida y anexos, actas
asociadas y memoranda y una copia de la respuesta enviada. Este mtodo asegura que los
papeles relacionados con diferentes transacciones no estn archivados intercalados; los
usuarios de los expedientes pueden ver fcilmente la secuencia de los documentos
relacionados con cada asunto.
El inconveniente de este mtodo es que no siempre es posible que el personal de
documentos o los funcionarios de accin determinen cundo la documentacin relacionada
con una transaccin particular est completa. Por ejemplo, es posible que se reciba ms
correspondencia. El contenido de los expedientes tiene que ser ordenado de manera que los
documentos que se relacionan con una secuencia particular de asuntos puedan ser
insertados en el lugar correcto.
Esta dificultad puede ser superada algunas veces usando divisores de expedientes para
separar las transacciones distintas comprendidas en las carpetas. Sin embargo, estos
sistemas son ms caros ya que usan ms material de oficina y, adems, pueden ser difciles
de manejar y requerir mucho tiempo. Por estas razones, el mtodo cronolgico descrito
anteriormente se prefiere.
Mtodos de archivacin
Hay mtodos de archivacin diferentes.
El mtodo de atrs hacia adelante es el ms comn y la opcin preferida. Cada documento
nuevo se aade encima de los documentos precedentes de suerte que el documento creado o
recibido ms recientemente siempre est encima. Este mtodo es fcil de manejar, no
requiere que los documentos sean movidos y asegura que los ltimos documentos sean
objeto de la atencin rpida del funcionario de accin.
La archivacin de documentos aadiendo cada
documento nuevo encima es el mtodo ms fcil de
mantener el orden cronolgico.
"El orden de los documentos en la carpetilla es preferible que sea de forma que al abrirla
se vea en primer lugar el ltimo documento, correspondiente al ltimo trmite realizado,
quedando al final del documento que origin el inicio del expediente, es decir, de abajo
hacia arriba, pues de este modo al abrir la carpetilla se sabr en qu momento del trmite
se encuentra el expediente. La ordenacin interna del expediente es una ordenacin
procedimental que viene dada por la propia estructura del procedimiento. No es una
ordenacin convencional o convenida como la archivstica, sino de secuencia del
procedimiento". 18
18
Ana Dupl del Moral. Manual de archivos de oficina para gestores. Madrid : Comunidad de Madrid.
Conserjera de Educacin y Cultura, 1997.
127
En el mtodo opuesto, el de delante hacia atrs, cada documento nuevo se aade debajo de
los documentos precedentes. Este sistema es fcil de manejar slo si se usan carpetas de
argollas o de barra. Este mtodo no ofrece rpidamente los ltimos documentos a la
atencin del funcionario de accin aunque hace que la revisin cronolgica sea ms fcil
marginalmente.
En algunos sistemas, los documentos son colocados en secuencias cronolgicas separadas
tanto en el lado izquierdo como en el lado derecho de un expediente, estando perforados los
de la izquierda en la esquina superior derecha cuando se usa el sistema de cordel con
herretes. Este mtodo puede ser usado para separar actas e instrucciones internas asociadas
con documentos individuales de correspondencia recibida y enviada, memoranda, informes
y otros documentos de transacciones.
Este sistema de divisin de la carpeta se usa raras veces ahora debido, en buena parte, a
que se considera que requiere demasiado tiempo y es muy exigente para poder mantenerlo
adecuadamente. Sin embargo, tiene la ventaja de dirigir a los funcionarios de accin y al
personal de documentos a la correspondencia, las instrucciones y las notas que requieren su
atencin, de suerte que no tienen que examinar todo el contenido.
El sistema de carpeta dividido es usado con frecuencia junto con la foliacin de
documentos. La foliacin es el proceso de numerar los documentos consecutivamente en la
carpeta, comenzando con el nmero uno, en el orden en el cual son archivados. Luego, los
documentos son listados en el orden de numeracin de folio sobre hojas pequeas, en el
lado izquierdo de la parte interna de la cubierta de la carpeta, proporcionando una lista del
contenido.
La foliacin minimiza la necesidad de escribir instrucciones en los documentos mismos.
Sin embargo, un sistema de folio tiene probabilidades de degenerar a menos que los
funcionarios de accin y el personal de documentos lo manejen con precisin y coherencia.
El mtodo recomendado para foliar documentos
se describe en el Manual de Procedimientos de la
Unidad de Trmite.
El sistema de carpeta dividida tambin se ha usado para separar documentos de valor
efmero (habitualmente a la izquierda) de aquellos que tienen un valor ms duradero (por lo
general, a la derecha) o para conservar una existencia de duplicados (por lo general, a la
izquierda). Como regla general es mejor interarchivar todos los documentos pertinentes con
el fin de establecer la continuidad de las transacciones registradas en y colocar materiales
puramente efmeros en carpetas separadas, o no archivar documentos efmeros en lo
absoluto (esto se trata ms abajo con ms detalle).
128
Este material se guardar por separado, se retendr slo mientras est vigente y, luego, ser
dado de baja.
No siempre es prctico colocar fsicamente algunas clases de documentos, como informes o
publicaciones, en una carpeta. As mismo, algunas piezas en formatos no estandarizados
como ttulos de propiedad que no forman parte de un expediente administrativo,
fotografas, mapas, planos o dibujos pueden necesitar alguna forma de proteccin adicional.
Una serie de opciones es posible para tales piezas.
Las Unidades de Trmite pueden optar por manejar un centro bibliotecario y de
documentacin en el cual se colocan los informes y otras piezas voluminosas. Ser
necesario establecer un sistema de referencias cruzadas de suerte que las piezas puedan ser
vinculadas con sus expedientes matrices y con los documentos archivados asociados. Los
informes y las publicaciones pueden ser colocados en recipientes apropiados tales como
129
cajas, sobres o carteras; cada recipiente puede ser marcado o etiquetado con el cdigo de
clasificacin del expediente o expedientes matrices. El documento archivado con el cual la
pieza fue recibida originalmente tambin se anotar para indicar la ubicacin de la pieza en
el centro de documentacin.
Piezas tales como ttulos de propiedad, fotografas y planos doblados podrn permanecer
con un expediente pero debern colocarse bajo una cubierta protectora como un sobre, la
cual ser marcada para indicar su contenido. El sobre podr ser colocado con cualquier
documentacin relacionada en su posicin correcta y se asegurar el cordel con herrete
marbete o se unir mediante el mismo a la parte interna de la cubierta posterior. Tambin
en este caso la cubierta y cualesquier documentos asociados dentro del cuerpo principal del
expediente necesitarn tener referencias cruzadas.
130
Actividad 32
Examine las prcticas de archivacin en su organizacin y conteste las preguntas
siguientes:
Cmo se aaden los documentos a las carpetas? De atrs hacia delante? De delante
hacia atrs? De otra manera?
Qu materiales se aaden a las carpetas? Hay algo que no se aade? Qu se hace con
ello?
Quin es responsable de la archivacin? Cmo se procesan y revisan los documentos
antes de la archivacin?
131
Actividad 33
Cmo se abren expedientes nuevos en su organizacin? Estn los contenedores divididos
en partes? Explique los procesos usados.
5 TITULACIN DE EXPEDIENTES
El ttulo del expediente estar compuesto por una serie de palabras, trminos o frases
usados en combinacin para describir inequvocamente el tema especfico o el contenido
del expediente en su contexto funcional.
19
Maria Luisa Conde Villaverde. Manual de tratamiento de Archivos Administrativos. Madrid : Direccin de
Archivos Estatales, 1992.
132
La titulacin de los expedientes debe ser controlada con cuidado. El uso de palabras y
frases diferentes para describir el mismo tema causar dificultades evidentes en la
archivacin y localizacin de los documentos. Para lograr coherencia, las palabras clave
usadas en los ttulos de los expedientes se controlarn usando listas de autoridad para los
nombres propios y vocabularios controlados o tesauros para los trminos de temas. Las
definiciones ofrecidas en el Captulo II se repiten aqu.
133
El ttulo del expediente ser lo ms descriptivo posible de suerte que proporcione detalles
adecuados de su contenido actual y planeado y ser, a la vez, lo ms breve posible. El ttulo
deber dar al usuario una idea clara de lo que contiene el expediente.
Al mismo tiempo, el expediente ser lo suficientemente especfico para que el personal de
la Unidad de Trmite no use un expediente para abarcar aspectos diferentes del asunto
original que realmente debern ser los temas de varios expedientes. Los ttulos de los
expedientes describirn su contenido y contribuirn a conocimiento de los materiales que
forman parte de ellos.
Los convencionalismos de designacin de expedientes para expedientes o documentos de
papel se aplicarn tambin al dar nombre a directorios y archivos en documentos con texto
electrnico, aunque puede haber limitaciones en el nmero de caracteres o de letras que es
posible usar en los sistemas electrnicos.
El orden de los trminos en el ttulo puede comenzar con el tema general (concepto
primario) y continuar con las esferas de temas o actividades ms especficas, por ejemplo:
Esquema de Servicio: Clase Administrativa: Nueva Edicin. No todos los ttulos de
expedientes tienen una jerarqua de trminos clara; el uso de trminos que son coherentes y
claros es ms importante que el orden en el que aparecen en el ttulo del expediente.
En muchos casos, el elemento primario del ttulo del expediente suele ser manifiesto.
Corresponder a la serie o la subserie de la cual el expediente forma parte. En un sistema
orientado funcionalmente, el trmino se relacionar con una esfera funcional primaria, por
ejemplo personal, o con una subfuncin o actividad dentro de esa esfera, por ejemplo
jubilacin.
El elemento secundario del ttulo ser lo ms conciso posible pero denotar con precisin el
contenido del expediente y no duplicar el ttulo de otro expediente con los mismos
elementos primarios. Puede asemejarse al lenguaje natural pero los trminos sustantivos
usados pueden necesitar basarse en una lista de palabras clave. Una frase especfica puede
ser Jubilacin anticipada en el Ministerio de Salud en donde Ministerio de Salud y
Jubilacin, o tal vez Jubilacin Anticipada son palabras clave. Sin embargo, no habr la
obligacin de usar palabras clave en los ttulos de los expedientes. El ttulo que describa
mejor el contenido de manera precisa y concisa ser el escogido. El uso obligado de
trminos de palabras clave puede llevar a ttulos torpes y crear ambigedades.
134
Actividad 34
Cmo se asignan los ttulos de expedientes en su organizacin? Explique el proceso que se
sigue.
mantener listas de palabras clave en el nivel del organismo bajo la gua de la Gestin de
Documentos. En el ltimo caso, un funcionario superior de la unidad de gestin de
documentos del organismo tendr la responsabilidad de aprobar trminos nuevos cuando
los encabezados del ndice necesarios para describir un expediente nuevo no existen.
Como en el caso de apertura de expedientes nuevos, los trminos nuevos del ndice se
establecern a medida que surja la necesidad sin anticipar necesidades futuras. El objetivo
no es compilar un esquema de clasificacin universal como los que se usan en las
bibliotecas. El propsito es crear una herramienta funcional para el uso inmediato y local de
los expedientes que ya se encuentran en el sistema. En algunos casos es posible compilar
una lista bsica de nuevas palabras clave tomndolas de los ttulos de los expedientes
corrientes que ya existen. Tambin es posible adaptar la lista de palabras clave que ya
existe cuando se ejecuta un programa de reestructuracin. Por otra parte, es esencial no
continuar las prcticas viejas que tal vez no satisfacen las necesidades actuales. Una lista de
palabras clave deber basarse, adems, en el anlisis minucioso de las funciones y las
actividades, como se indica en el Captulo II.
La elaboracin de un vocabulario controlado o
ndice de palabras clave se describir con ms
detalle en el Manual de Reestructuracin de la
Unidad de Trmite.
Las palabras clave usadas en los ttulos pueden ser nombres propios (de personas, lugares,
organizaciones, etc.) o trminos de temas, que pueden ser entidades concretas (como
escuelas), o conceptos abstractos (como educacin). Pueden ser nombres solos (como
jubilacin) o trminos compuestos. Los trminos compuestos pueden ser frases de nombres
(como educacin del adulto o Ministerio de Salud o nombres calificados por adjetivos
(como retiro forzoso).
Aunque todos los ejemplos en este captulo estn en espaol y usan el alfabeto espaol, los
mismos principios generales son vlidos si fuere el idioma portugus.
La eleccin de palabras es importante. Pueden incluir palabras derivadas de otros idiomas
(como safari), expresiones convenidas (como libro blanco), acrnimos (como UNESCO),
abreviaturas (como Interpol) y nombres comerciales (como Xerox o Windows). Sin
embargo, estas palabras slo se usarn si son comprendidas ampliamente y si no hay
alternativas mejores. La jerga se evitar.
Se tendr cuidado con el uso de palabras que tienen ms de una acepcin. Por ejemplo, la
palabra derechos puede significar, entre otras cosas, las facultades de una persona sobre
alguna cosa y, tambin, puede significar aranceles. Esta clase de trminos slo se usar en
palabras compuestas, por ejemplo, derechos de propiedad o derechos de aduana en las que
su significado es claro.
136
una relacin de asociacin (trminos que estn asociados entre s pero que no son ni
ms generales ni ms restringidos).
Existe una relacin de equivalencia cuando dos palabras diferentes tienen el mismo
significado o un significado muy semejante. Slo uno de los trminos, el trmino preferido,
se usar como palabra clave. El otro trmino, no usado, aparecer en el vocabulario
controlado con una referencia cruzada que dirigir a los usuarios al trmino preferido.
Por ejemplo, equipo puede ser el trmino preferido para maquinaria, la cual aparecer en el
vocabulario controlado slo como: Maquinaria vase Equipo.
Una relacin jerrquica existe cuando una palabra clave puede ser un trmino ms
restringido que otra palabra clave, o un trmino ms general para cualquier nmero de
trminos ms restringidos.
Por ejemplo, gastos de viaje es un trmino ms restringido que gastos y un trmino ms
general que gastos de viaje en el extranjero, todos los cuales pueden ser trminos por
derecho propio. Alternativamente, gastos de viaje en el extranjero puede no ser un trmino
por derecho propio y cualquier referencia a gastos de viaje en el extranjero se indexar bajo
el trmino ms general gastos de viaje. Una referencia cruzada apropiada (gastos de viaje
en el extranjero, vase gastos de viaje) tendr que estar incluida en el ndice.
Hay una relacin asociativa cuando las palabras clave estn estrechamente relacionadas
conceptualmente mas no jerrquicamente.
Por ejemplo, escuelas tcnicas es un trmino relacionado con escuelas secundarias y
viceversa. En este caso ambos trminos pueden ser usados en el vocabulario controlado
para dar ms precisin a la indexacin de dos aspectos diferentes de un concepto ms
general. (Un trmino relacionado es equivalente a vase tambin en la prctica de
indexacin estndar).
Las relaciones pueden representarse jerrquicamente como se muestra en la Figura 13 a
continuacin:
137
Agricultura (general)
Ganadera (ms restringido que Agricultura)
Ganado caballar (ms restringido que Ganadera)
Ganado vacuno (ms restringido que Ganadera)
Ganado porcino (ms restringido que Ganadera)
Figura 13: Representacin jerrquica de las relaciones entre trminos del ndice.
En el ejemplo siguiente (Figura 14), los trminos estn ordenados alfabticamente, con las
relaciones
entre
ellos
indicada
138
AGRICULTURA
ANIMALES DE GRANJA
Use ganadera y avicultura (trmino preferido)
ANIMALES VIVOS
Animales de Granja (trmino que no se usa)
Agricultura, Ganadera y Avicultura (trmino ms general)
Ganado, Ganado caballar, ganado porcino, aves de corral (trminos ms
restringidos)
AVES DE CORRAL
Ganadera y Avicultura (trmino ms general)
Ganado, ganado caballar (trminos relacionados)
GANADERA
Ganado (trmino ms general)
Ganado caballar, Ganado vacuno (trminos relacionados)
GANADO CABALLAR
Ganado (trmino ms general)
Ganadera, Aves de Corral (trminos relacionados)
Figura 14: Lista de palabras clave ordenada alfabticamente que muestra las relaciones.
139
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
140
Planeacin: 6
Polticas: 3
Programa de Reforma de la Administracin
Pblica: 57
Publicaciones: 50
Reino Unido: 49
Reuniones: 7
Sindicatos: 34
Solicitudes: 35
Subsidios: 41
Telecomunicaciones: 20
Tiempo Adicional: 45
Transporte: 21
tiles y Suministros de Oficina:
141
Figura 15: Ejemplo de Lista de Palabras Clave con Cdigos Asignados, ordenados
numrica y alfabticamente.
En los sistemas de cdigos por palabras clave se usan dos palabras clave para indexar cada
expediente. Los cdigos para estas palabras clave se usan para crear la referencia del
expediente. Por ejemplo, en la serie AB (Capacitacin y Desarrollo del Personal) se ha
creado un expediente para Capacitacin en Computadoras: esto producir la referencia de
expediente AB/46/54, en la que 46 es el cdigo para la palabra clave capacitacin y 54 es
el cdigo para la palabra clave Computadoras. El expediente ser indexado bajo
Capacitacin y Computadoras en el ndice de expedientes.
Actividad 35
Usa su organizacin un vocabulario controlado para archivar? De ser as, explique cmo
funciona el sistema. En caso contrario, describa si usted considera, o no considera, que tal
sistema sera ventajoso y por qu o por qu no lo sera.
Una vez que se ha creado un expediente nuevo, es esencial que su existencia sea registrada
de manera cabal. Esto permitir a la Unidad de Trmite administrar el expediente y
localizarlo y entregarlo cuando se necesite.
Es necesario mantener documentos de control apropiados para cada expediente. Si alguno
de estos documentos llegara a omitirse, la Unidad de Trmite no podra seguir el rastro del
expediente; la organizacin podra no cumplir su cometido con eficiencia. La
documentacin de control precisa y completa es esencial. En un sistema caracterstico, los
documentos de control usados son el diario de expedientes, el ndice de expedientes y la
hoja de trnsito del expediente.
142
Diario de Expedientes
No. de Serie
de Ttulo del
Expediente
No. de Expediente
Previo
143
144
Aun cuando los expedientes no se vuelvan demasiado gruesos, debe haber un punto de
corte en su vida como documentos de trmite. Esto est determinado por el ciclo de
vida (generalmente de tres a cinco aos desde la fecha de apertura ). Sin embargo, en
algunas circunstancias ser posible asignar un perodo especfico en el programa de
disposicin pertinente.
Actividad 36
Cmo se cierran los expedientes en su organizacin? Explique cmo funciona el sistema.
Si no se cuenta con un proceso formal, describa si usted considera o no que un sistema
formal sera ventajoso y por qu o por qu no.
146
Resumen
titulacin de expedientes
cierre de expedientes
tesauro
147
lista de autoridad
palabra clave
Preguntas de Estudio
148
149
Antes del siglo XX los departamentos gubernamentales solan guardar las piezas
individuales de correspondencia por separado en series numeradas; esos documentos a
menudo estaban encuadernados en grandes volmenes. Cada pieza era registrada con su
propio nmero y las conexiones entre piezas (documentos previos y ulteriores) eran
mantenidas mediante registros detallados e ndices de manera que la secuencia de las
transacciones pudiera seguirse.
Con el aumento de la burocracia y de los asuntos del gobierno, las comunicaciones ms
rpidas y una cantidad cada vez mayor de documentos que se generaban, estos sistemas de
conservacin ya no fueron un medio prctico de mantener documentos coherentes y
accesibles de la actividad del gobierno. Entonces, los documentos relativos a los mismos
temas se colocaron juntos en unidades de instalacin como carpetas, cajas u otros
contenedores, (folders o dossiers) conforme se reciban o se producan. El centro principal
de este mdulo son estas unidades de instalacin. El propsito de este captulo es examinar
los procesos para manejar los documentos individuales dentro de estas unidades.
Por consiguiente, el Capitulo VII considera los principios generales del manejo de
documentos durante la fase activa del ciclo de vida. En el Manual de Procedimientos de la
Unidad de Trmite se ofrece una descripcin ms detallada de los procedimientos para
manejar documentos. Los temas que se examinan aqu incluyen:
tipos de documentos
qu es la gestin de documentos?
recibo de correspondencia
circulacin de correspondencia
archivo de correspondencia
150
1 TIPOS DE DOCUMENTOS
Recuerde la definicin de documentos que dimos con anterioridad:
2 QU ES LA GESTIN DE DOCUMENTOS?
La Gestin de Documentos es el manejo y el control sistemticos de la correspondencia que
se recibe y se enva y de los documentos que se producen internamente desde su creacin o
su recepcin durante el resto de su ciclo de vida. La gestin de documentos es un trmino
151
Recepcin de Correspondencia
Toda la correspondencia que se recibe en un organismo se entregar a la Unidad de Trmite
del mismo en la que se manejar de acuerdo con las instrucciones fijas. Estas instrucciones
abarcarn tanto la correspondencia dirigida impersonalmente al organismo como la
correspondencia dirigida a divisiones o ramas especficas o a funcionarios designados. Las
instrucciones describirn tambin los procedimientos para administrar correspondencia
reservada o no reservada y correspondencia marcada como privada o personal.
Al procesar la correspondencia recibida que va dirigida al organismo impersonalmente, los
procedimientos incluirn lo siguiente:
153
154
Registros de entrada
Los sistemas tradicionales de registro de documentos entraan la anotacin de detalles
sobre el documento en un registro de correspondencia recibida llamado tambin, registro de
entrada. Estos registros adoptan la forma de libros mayores, bien sea encuadernados o con
hojas sueltas y pueden ser impresos con anticipacin.
(2)
Fecha de la Carta
(3)
Fecha de Recibo
(4)
Remitente
(5)
Referencia de Ministerio/Departamento
(6)
Tema
(7)
(8)
155
La informacin inicial siguiente sobre cada documento puede ser asentada en el registro
la fecha de la correspondencia
la fecha de recibo
el tema de la correspondencia
Los
procedimientos
bsicos
para
manejar
correspondencia
interna
sern
los
mismos
independientemente de quin maneja los documentos.
En esta etapa, cualesquier anexos valiosos o documentos originales tales como certificados
se asientan en el registro de envos o libro de efectos de valor, el cual se ilustra en la Figura
19.
156
157
Registro de Envos
(2)
Fecha de Recibo
(3)
(4)
Cantidad
(6)
Slo Cheques
(5b)
Nota: Los asientos no se borrarn. Los errores se corregirn segn las reglas pertinentes.
158
Registros computarizados
Ahora es posible reemplazar los sistemas manuales como los descriptos anteriormente con
sistemas automatizados de manejo de correspondencia basados en redes de rea locales o
incluso en microcomputadoras autnomas. En estos sistemas el registro es mantenido en
forma electrnica y es consultado y actualizado por medio de una pantalla y un teclado de
computadora.
Los sistemas generales de administracin de bases de datos (como dBase, CDS/ISIS/
CARDBOX) pueden ser usados para este propsito, pero tambin se dispone de sistemas
ms complejos (como CORA y PRO-RIMS), que realizan una gama ms amplia de
funciones de administracin de documentos.
Circulacin de Correspondencia
Cuando sea posible, la correspondencia interna se asociar con el contenedor pertinente y
se circular siguiendo una ruta predeterminada.
En las unidades de gestin de documentos de instituciones grandes en donde hay un gran
nivel de pericia, con un personal de documentos capaz de decidir en la mayora de los casos
159
Actividad 37
Cmo se recibe, procesa, circula y archiva la correspondencia interna en su organizacin?
Escriba una descripcin breve y prepare por lo menos cuatro sugerencias de acciones que
usted podra emprender para mejorar los procesos.
160
Los textos que se enven para ser mecanografiados estarn escritos con claridad y sern
dictados con cuidado, atendiendo especialmente a la ortografa de los nombres propios,
los trminos tcnicos y otras palabras poco frecuentes.
los operadores de teclados usarn papel membretado del organismo para la primera hoja
de la correspondencia que se enva (el membrete puede ser guardado como una plantilla
en la computadora) y seguirn las reglas normales de estilo, disposicin y fechado.
161
asienta en el lado opuesto, es decir, en la pgina derecha. Sin embargo, son preferibles dos
registros para que haya una distincin clara entre las dos operaciones y no haya margen
para errores. Los registros de correspondencia enviada tambin pueden tener la forma de un
libro mayor o de hojas sueltas y estar impresos previamente.
La informacin registrada sobre la correspondencia que se enva puede incluir:
la fecha de la correspondencia;
la forma de envo.
162
(1)
Nmero de Serie
(2)
(4)
Asunto
(5)
Nmero de Referencia
(6)
Destinatario
(7)
Modo de envo
163
Archivo de la Correspondencia
Al terminar la accin, la Unidad de Trmite se encargar de verificar que la carpeta ha sido
devuelta y que todos los papeles pertinentes a la transaccin estn o han sido archivados de
acuerdo con la prctica normal. En esta etapa se actualizarn tambin los registros del
movimiento de la carpeta.
Actividad 38
Cmo se reciben, tramitan, circulan y archivan en su organizacin la correspondencia
recibida y los documentos producidos internamente? Escriba una descripcin breve y
prepare por lo menos cuatro sugerencias de medidas que usted podra tomar para mejorar
estos procesos.
Es posible que haya que tomar disposiciones especiales para manejar la correspondencia
dirigida o enviada a ministros y funcionarios superiores.
En la medida posible, esta clase de correspondencia se registrar y archivar de la manera
normal (aunque sea retrospectivamente). Cuando esto no es posible, los secretarios debern
mantener sistemas de registro y de archivo que sean paralelos a los sistemas principales del
organismo y sean parte de los mismos, aunque estn fsicamente separados de ellos, y que
estn sujetos a la supervisin y el control generales del funcionario de Documentos.
La correspondencia que lleva marcas que indican un nivel alto de restricciones legales
(como confidencial, secreto o estrictamente confidencial) tambin puede requerir un
manejo diferente de acuerdo con las instrucciones establecidas. Es posible que esta
correspondencia deba ser abierta por el destinatario si ningn funcionario de Documentos
tiene la acreditacin necesarias para hacerlo. Luego, es posible que deba ser anotada en un
registro secreto separado con referencias cruzadas en el registro principal. Los
procedimientos estarn sujetos a la supervisin y el control generales de la Gestin de
Documentos del organismo.
En efecto, las oficinas privadas y los registros secretos pueden considerarse como Unidades
de Trmite locales especiales.
164
Actividad 39
Cmo los documentos ministeriales y el material con restricciones legales son recibidos,
tramitados, circulados y archivados en su organizacin? Escriba una descripcin breve de la
mayor cantidad de informacin posible que usted pueda reunir sobre este proceso y prepare
por lo menos cuatro sugerencias de medidas que usted podra tomar para mejorar los
sistemas.
165
Resumen
el recibo de correspondencia,
la circulacin de la correspondencia,
archivo de la correspondencia,
166
Preguntas de Estudio
Actividades y Comentarios
Actividades 37-39
Al igual que las actividades sealadas en los ltimos captulos, stas han sido diseadas
para ayudarlo a examinar las prcticas establecidas en su organizacin y compararlas con
las sugerencias indicadas. Lo alentamos a tomar notas minuciosas de la situacin en su
institucin de suerte que usted pueda comparar sus observaciones a medida que avanza en
este programa de estudio.
167
El Captulo VIII examina las tareas que conlleva la conservacin y uso de documentos
Los temas considerados incluyen:
guarda y seguridad
1 GUARDA Y SEGURIDAD
Cuando los documentos corrientes y semicorrientes no estn en uso son guardados
generalmente en el Archivo Administrativo. Cuando existe Archivo Intermedio o de
Concentracin, los documentos en Plazo Precaucional de Conservacin sern trasladados
all. El Archivo Administrativo puede ser uno Central que atienda a todo un organismo o,
en un sistema ms descentralizado, Unidades archivsticas o Archivos locales que atiendan
a las divisiones y ramas del organismo, siempre que sea posible estarn con un control
tcnico centralizado.
Las cuestiones de guarda y seguridad se
examinan con ms detalle en Preservacin de
Documentos.
Slo cuando un sistema se ha establecido especficamente sobre una base totalmente
descentralizada los documentos se guardarn, slo temporalmente, en las oficinas de los
funcionarios de accin o en guardas de carpetas adyacentes bajo su control directo.
Una excepcin de esta regla general puede tenerse que hacer en las oficinas de los ministros
o los funcionarios superiores del organismo. Tambin puede ser necesario establecer una
168
guarda separada, segura y a prueba de incendios o en una bveda para las carpetas u otros
contenedores que mantengan documentos muy reservados o valiosos.
Sin embargo, en todos estos casos deber usarse un sistema de conservacin y manejo que
se asemeje al que se usa para los documentos generales del organismo y que est bajo el
control del archivista del mismo.
Tambin debern tomarse disposiciones aparte para salvaguardar los documentos
esenciales o vitales y las copias de respaldo de documentos electrnicos en un lugar
apartado como el Archivo de Concentracin, si lo hubiere.
Se examinan en Preservacin de Documentos y en
Planeacin para Emergencias: Un Manual de
Procedimientos.
La entrada al Archivo Administrativo (o a cualquier otro lugar en donde se guarden
documentos) deber estar controlada estrictamente. Las puertas y ventanas estarn cerradas
cuando ningn miembro del personal del Archivo est presente. Las puertas sern fuertes,
con buenas cerraduras y todas las ventanas estarn equipadas con trancas y rejas de
seguridad.
Se tomarn medidas para evitar y controlar incendios. Estas medidas incluirn la
prohibicin de fumar en cualquier lugar del Archivo, la instalacin de detectores de humo y
alarmas, y se contar con extintores de fuego cuyo mantenimiento se cuidar. Se realizarn
simulaciones de incendios peridicas y se establecer un plan de recuperacin en caso de
desastre que ser probado sistemticamente.
Los pisos sern lo suficientemente fuertes para aguantar el peso de grandes cantidades de
papel. Es posible que el Archivo se ubique en uno de los pisos ms bajos del edificio. Sin
embargo, la instalacin en el stano se evitar ya que tiene mucho riesgo de sufrir
inundaciones por fugas de agua de las tuberas de las alcantarillas del exterior, y del agua
usada para combatir incendios en los pisos ms altos del edificio.
El lugar ser adecuado para albergar el personal del equipo que se necesita y los
documentos de los cuales es responsable. El lugar estar bien mantenido y contar con un
programa de limpieza peridica.
Equipo del Archivo Administrativo
Los documentos se guardarn de una manera segura. Habr mobiliario de guarda
suficientes para asegurar que los documentos no se coloquen de manera tan apretada que no
sea posible moverlos o reemplazarlos. Los tipos de equipo que se requieren para la guarda
de los contenedores estarn determinados por el volumen de documentos, el nivel de uso
de los mismos y su grado de confidencialidad.
169
170
Contenedores
Los documentos semiactivos que ya no tienen uso frecuente debern colocarse en cajas en
lugar de guardarse sueltos en estantes. Esto facilita la recuperacin, limita el desgaste y
protege del fuego y el agua. Las cajas que se usan en esta etapa del ciclo de vida de los
documentos no necesitan ser de calidad archivstica, pero si es necesario que estn
confeccionadas en materiales inertes que no transmitan acidez a los documentos. Una
alternativa menos satisfactoria pero ms barata es poner los expedientes en carpetines bien
gruesos mantenindolos con separadores rgidos en los estantes, colocados a intervalos
frecuentes para aguantar los expedientes y evitar que se resbalen, caigan y se daen. Los
separadores de estantes pueden ser hechos localmente o se pueden obtener con el equipo.
Para los Archivos de Trmite se puede encontrar algn equipo de guarda, tanto horizontal
como lateral, que requiere que los expedientes sean colocados en bolsas suspendidas de
rieles en lugar de en estantes. Este equipo de archivo suspendido es marginalmente ms
ligero y fcil de usar pero es posible que la obtencin de estas bolsas sea problemtica ya
que son relativamente caras. Adems, no ofrecen el mismo grado de proteccin que las
cajas. Las bolsas suspendidas tambin pueden daarse rpidamente con el uso frecuente de
los documentos.
Actividad 40
Describa las diversas maneras en que los documentos se guardan en su organizacin.
Puede usted hacer, por lo menos, cuatro sugerencias de medidas que usted tomara para
mejorar la guarda de los documentos?
Con algunos tipos de expedientes, los cdigos de identificacin pueden ser visibles en los
lomos de las cajas cuando se colocan verticalmente. Otros sistemas usan la codificacin por
colores para identificar series e incluso expedientes individuales. Cuando el suministro de
cubiertas de colores particulares no es seguro, los sistemas de codificacin por colores no
son aconsejables.
171
quin tiene autoridad para tener acceso a los expedientes y para usarlos, incluyendo
algunas restricciones especiales sobre categoras particulares de expedientes (como los
expedientes con restricciones legales y otros expedientes confidenciales, incluyen los
expedientes del personal);
Para que un Archivo pueda ser eficiente debe saber, en cualquier momento, la ubicacin de
cada uno de los expedientes de los cuales es responsable. Por ende, ser necesario
establecer un sistema para registrar cada movimiento de los expedientes y aplicarlo
estrictamente. Este sistema puede ser manual o autorizado.
Un sistema manual de control de la circulacin de los expedientes necesitar, como
mnimo, una hoja de trnsito del expediente. Otros controles pueden incluir un formulario
de solicitud de un expediente, una hoja de uso interno y un formulario de movimiento del
expediente.
Hoja de Trnsito del Expediente
Una hoja de trnsito del expediente (algunas veces llamada tarjeta indicadora) se crea para
cada expediente en el momento de abrirlo. La Figura 21 muestra un ejemplo.
El uso de la hoja de trnsito del expediente se describe con ms detalle en el Manual de
Procedimientos de la Unidad de Trmite.
172
__________________________________
__________________________________
__________________________________
Fecha
Enviado a
Fecha
___________________________
___________________________
Enviado a
Fecha
173
(Se ruega completar este formulario y enviarlo al Archivo Administrativo cuando usted
solicite un expediente.)
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Fecha: __________________________
Firma: ________________________________
174
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Pasado a:
____________________________________________________
Ubicacin:
____________________________________________________
Fecha: ________________________
Firma: _______________________________
175
Una vez que ha terminado su labor con el expediente, el ltimo funcionario de accin a
cargo del mismo lo devolver al Archivo, acordndose de indicar su nombre en la cubierta
del expediente como destinatario del mismo. Su devolucin se registrar en la hoja de
trnsito del expediente, el expediente mismo volver a colocarse en el estante, la hoja de
expediente en uso volver a ser colocada en el expediente y el formulario de solicitud del
mismo y cualesquier otros formularios de movimientos del expediente (y los duplicados
utilizados en lugar de una hoja de expediente en uso) sern dados de baja.
Se observar que un sistema computarizado seguir un proceso muy semejante pero los
pasos individuales sern, habitualmente, modificaciones en lnea de una base de datos. Las
nicas acciones fsicas que se requieren sern la anotacin del nombre del destinatario en la
cuadrcula de la cubierta del expediente y la colocacin en el estante de una ficha de
expediente en uso, producida por computadora, en lugar del expediente. Esta ficha se
recuperar cuando el expediente sea devuelto.
Actividad 41
Cmo se identifican, recuperan y circulan los documentos en su institucin? Qu
formularios o qu sistemas se usan? Puede usted sealar por lo menos cuatro sugerencias
de medidas que podra tomar para mejorar estos procesos?
176
compararn con el propio censo del Archivo de los expedientes que guarda. Cualquier
discrepancia deber ser investigada.
Firmado:____________________________Iniciales:___________________________
177
178
Actividad 41
Cmo se rastrean los documentos faltantes en su institucin? Qu formas o sistemas se
usan? Puede usted hacer por lo menos cuatro sugerencias de medidas que podra tomar
para mejorar estos procesos?
Copias Electrostticas
Las copias electrostticas (fotocopias o copias impresas) son los tipos de copia ms fciles
de producir en una oficina. Estas copias son apropiadas para duplicar tandas cortas de
documentos individuales.
El equipo para producir fotocopias va desde el simple hasta el complejo. Las mejores
copiadoras imprimen sobre papel y no entraan ninguna preparacin qumica especial.
Cuando el equipo se mantiene apropiadamente y se usan los materiales adecuados, estas
copias son prcticamente permanentes.
179
Debido a que con frecuencia son difciles de distinguir de los documentos originales, las
copias debern ser estampadas con un sello con la palabra COPIA, especialmente cuando es
probable que su admisin legal est en juego.
Microformas
Las microformas (rollo de microfilme o microficha) son las ms adecuadas para duplicar
gran nmero de documentos (expedientes completos o hasta series completas).
El equipo para producir microformas es complejo y caro. Este equipo debe ser mantenido y
manejado por personas capacitadas en este procedimiento. Pare leer microformas se
necesitan tambin lectoras especiales de microfilme o microficha.
En la esfera de la microfilmacin hay una serie completa de normas internacionales
pertinentes. Por consiguiente, las microformas que han sido filmadas y procesadas sobre
pelcula virgen de gelatina de plata, necesitan ser conservadas en un medio ambiente
adecuado y manejadas con cuidado. Las copias sobre pelcula virgen de diazo y vesicular
pueden durar mucho tiempo aunque no sern permanentes.
Copias Digitales
Las copias digitales se producen usando un proceso llamado proceso de imagen del
documento (DIP) por el cual las imgenes de documentos se convierten en forma digital en
discos pticos y, luego, se manejan y recuperan electrnicamente.
Este proceso debe distinguirse del reconocimiento de carcter ptico (OCR) el cual
convierte los caracteres individuales de un texto en sus cdigos electrnicos estndar
(habitualmente ASCII) para el proceso de computadora mas no reproduce la imagen del
documento de origen.
El equipo necesario para manejar sistemas DIP es caro y an no se cuenta con una serie
adecuada de normas internacionales en este campo. Es ms probable que los sistemas DIP
sean tiles para automatizar la oficina y su flujo de trabajo. El acceso a la informacin es
ms rpido que en los sistemas de microforma. Sin embargo, cuando la informacin es
voluminosa, el acceso a ella es poco frecuente y la rapidez no es un factor crucial, es
probable que las microformas sean ms eficientes en funcin de su costo.
Por el contrario, la informacin que ha sido creada y mantenida en forma electrnica puede
ser impresa. La calidad de las impresiones puede ir desde la impresin de baja resolucin
por matriz de puntos en papel de computadora de poca calidad hasta la impresin de alta
resolucin por chorro de tinta o por laser en papel permanente. Tambin es posible producir
informacin electrnica como salida microformada de computadora (COM).
180
Los requisitos legales de conservar los originales. Si los documentos tienen un valor
archivstico o si es probable que se requieran para propsitos legales y que slo se
admitan los originales como prueba, la destruccin no ser una opcin y, por
consiguiente, no habr un ahorro de espacio.
181
Copia para difusin. Es posible copiar documentos para ser usados simultneamente en
distintos lugares. Estas copias protegen los originales y pueden mejorar la eficiencia y
la rapidez de la toma de decisiones y la ejecucin de las mismas. La difusin puede
hacerse sacando copias en papel, copias en microfilme o copias electrnicas de los
documentos.
En Preservacin de Documentos se trata el
copiado con fines de preservacin.
182
Actividad 42
Cundo se copian documentos en su institucin? Qu criterios se aplican para determinar
si se deben sacar copias? Este proceso est formalizado o no? Describa los procesos
seguidos y, luego, prepare por lo menos cuatro sugerencias de medidas que usted podra
tomar para mejorarlos.
183
Resumen
guarda y seguridad,
Preguntas de Estudio
184
Actividades y Comentarios
Actividades 40-42
Al igual que otras actividades sealadas en este volumen, stas han sido diseadas para
ayudarlo a examinar las prcticas de su propia institucin y compararlas con las sugerencias
que hemos ofrecido. Lo alentamos a tomar notas minuciosas de la situacin en su
institucin de manera que pueda comparar sus observaciones a medida que avanza en este
programa de estudio.
185
186
En un sentido ms amplio, los documentos del sector pblico apoyan la proteccin de los
derechos humanos, el estado de derecho y un tratamiento justo e igual de los ciudadanos.
La capacidad de los gobiernos para suministrar servicios a los ciudadanos est basada en la
calidad y disponibilidad de sus documentos.
Los documentos proporcionan pruebas documentales confiables y precisas, sin las cuales
ningn gobierno puede rendir cuentas de sus decisiones y de sus actos. Adems los
documentos bien administrados pueden proporcionar una restriccin eficiente en funcin de
su costo del mal uso de los recursos del gobierno. La prevencin de fraudes mediante el
mantenimiento de documentos precisos y que pueden ser examinados es ms barata que el
costo de la corrupcin o del enjuiciamiento.
Los documentos proporcionan los testimonios comprobables que los funcionarios,
auditores, ciudadanos interesados y representantes elegidos necesitan al investigar el
desempeo de las organizaciones gubernamentales. Ellos prueban el cumplimiento o el
incumplimiento de las leyes, las reglas y los procedimientos. Los documentos, y las
pruebas que contienen son los medios por los que los gobiernos pueden crear un clima de
confianza y demostrar el compromiso de atender a las necesidades de los ciudadanos.
Las naciones estn reconociendo el valor de los documentos administrativos y los de valor
archivstico para definir y cultivar una identidad nacional y para establecer sociedades
basadas en el conocimiento. El esfuerzo que hacen algunas sociedades para destruir ciertos
documentos (como ha ocurrido, por ejemplo, en Sierra Leona, Cambodia y Kosovo) es una
prueba del poder que tienen los documentos como la base del conocimiento de una
sociedad.
Los funcionarios se ven obligados a tomar decisiones sin contar con la ventaja de los
antecedentes o de la memoria institucional; la informacin sobre la cual deben basarse
las decisiones y las acciones del gobierno se ha perdido.
187
Los proyectos de automatizacin fallan porque contienen datos que no son confiables.
Los ciudadanos no pueden exigir sus derechos o protegerlos, ni pueden ser llamados a
cumplir sus deberes y sus obligaciones.
Uno de los retos de nuestro tiempo es asegurar que de la masa de datos e informacin
creada en papel y en forma electrnica, sea posible obtener pruebas confiables de
transacciones econmicas y que tales pruebas sean accesibles y se eliminen con eficacia
cuando ya no sean necesarias.
Los efectos del mantenimiento de documentos deficiente pueden ilustrarse en relacin con
prcticamente cualquier esfera de actividad del gobierno. Las consecuencias que
mencionamos a continuacin son algunas de las que se deben, por ejemplo, a un sistema de
archivo mal estructurado:
mezcla de documentos importantes con materiales extraos de suerte que es difcil usar
un expediente;
costos ms elevados
innecesariamente;
de
tiles
de
oficina
cuando
se
crean
documentos
188
3 NO HAY ATAJOS
Las actividades de una organizacin no resultan automticamente en la produccin de
documentos precisos y utilizables. Se necesitan estrategias bien desarrolladas para asegurar
que los documentos estn controlados y manejados con eficiencia. Se necesitan tambin
procedimientos y normas bien definidos para asegurar que se crean y se mantienen
documentos confiables, que estn disponibles para los usuarios cuando se necesitan y que
se eliminan de manera apropiada cuando ya no son necesarios.
Hay una difundida creencia en que las computadoras resolvern los problemas de
informacin y permitirn a las organizaciones dar un gran salto hasta un nivel de desarrollo
mayor. Sin embargo, la tecnologa misma no proporciona la solucin de los sistemas de
documentos mal gestionados. Los proyectos de automatizacin que tienen xito dependen
de la disponibilidad de documentos precisos. Los intentos por establecer sistemas
automatizados sobre sistemas basados en papel que se han colapsado o que son
inadecuados conducirn inevitablemente a documentos no confiables y a un desperdicio de
recursos. Los documentos electrnicos, especialmente, necesitan ser administrados con
eficacia para ser confiables y autnticos y para ofrecer una prueba comprobable con el
tiempo.
Aun cuando los principios fundamentales para mantener documentos en un medio
electrnico son los mismos que en un medio de papel, las capacidades que se necesitan para
administrar documentos electrnicos pueden ser diferentes. Los profesionales de los
documentos y los especialistas en la tecnologa de la informacin necesitan cooperar
estrechamente.
189
productividad mayores, los ambientes de trabajo mejores y mayor responsabilidad sern los
resultados de las mejoras en los sistemas de conservacin de documentos.
Las instituciones necesitan promover un ambiente en el que se estimule la eficiente gestin
de los documentos en todo el ciclo de vida. La autoridad superior debe apoyar un programa
que incluya lo siguiente:
Actividad 43
Basndose en la informacin proporcionada en este captulo as como en su trabajo en el
volumen: Gestin de Documentos del Sector Pblico: Principios y Contexto (si usted lo ha
completado), revisen las diversas cuestiones de autoridad superior que hemos indicado.
Luego, imagine que le han pedido que presente un informe de posicin a la autoridad
superior sobre la reestructuracin del sistema de documentos para que funcione con ms
eficiencia.
Escriba un esbozo de los puntos que usted tratara en este informe y, si tiene tiempo, escriba
un breve anteproyecto del documento. Escriba por lo menos tanto como sea necesario, para
poder establecer los puntos principales que usted planteara. Asegrese de vincular las
cuestiones generales sealados aqu con las preocupaciones especficas de su propia
organizacin e intente determinar situaciones particulares que podran proponerse como
ejemplo de porqu los sistemas de documentos deberan mejor y cmo podran hacerlo.
190
Resumen
Este Captulo ha examinado algunas de las cuestiones principales que deben ser
comunicadas a la autoridad superior. Estas cuestiones incluyen:
la importancia crucial de los documentos como prueba de las acciones y decisiones del
gobierno;
las consecuencias que el colapso de los sistemas de documentos tienen para los
gobiernos y los ciudadanos;
191
Preguntas de Estudio
1. Explique por qu los documentos son un recurso crucial para una organizacin.
2. Indique por lo menos cinco actividades para las cuales se necesitan documentos.
3. Por qu los documentos son importantes para una sociedad?
4. Indique por lo menos siete consecuencias negativas que el colapso de los sistemas de
archivos pblicos tiene para el gobierno y los ciudadanos.
5. Qu consecuencias tiene un sistema de documentos mal estructurado?
6. Por qu las computadoras se ven como una solucin de los problemas de conservacin
de documentos y por qu no son realmente una solucin?
7. Indique por lo menos cinco medidas que la autoridad superior podra apoyar para
asegurar un sistema de documentos funcional.
192
Actividades y Comentarios
Actividad 43
Gran parte del trabajo que usted ha hecho en este curso ha sido exponer muchos
problemas en su institucin que podran atenderse en un proyecto de reestructuracin.
Usted deber usar esta actividad como una base para juntar todas sus ideas sobre el cuidado
de los archivos y consolidarlas en un documento esquemtico. Dedique a esta actividad
todo el tiempo que pueda justificar para preparar un resumen de las cuestiones que usted
considere que deberan atenderse y, de ser posible, algunos de los pasos que podran darse
para reorganizar los sistemas de documentos.
Mantenga esta informacin disponible mientras contina el estudio del resto de este
programa de estudio, ya que esta actividad puede proporcionarle una informacin bsica
til mientras procede a examinar cuestiones ms especficas del mantenimiento de
documentos.
193
X QU HACER DESPUES?
cmo los documentos administrativos son controlados en el nivel primario por las series
documentales;
194
Actividad 44
Basndose en el trabajo que usted ha hecho haciendo los ejercicios planteados qu
prioridades establecera para usted mismo con el fin de estudiar ms acerca de la
administracin de archivos y de poner en prcticas varias recomendaciones que se hacen
aqu? Qu es lo que usted hara primero? Qu es lo que hara despus? Por qu?
La unidad responsable de los archivos. Tiene autoridad suficiente para influir en las
polticas y las prcticas corporativas en la gestin de archivos? Tiene vnculos directos
con la autoridad ejecutiva de la organizacin? Tiene capacidades profesionales y
apoyo adecuados?
El apoyo y los recursos financieros que se necesitan, tales como equipo y medios de
guarda.
196
197
2 OBTENCIN DE AYUDA
Muchas instituciones, particularmente en pases con recursos limitados, tienen poco acceso
a recursos para la labor archivstica. Sin embargo, hay lugares a los que usted puede acudir
a obtener ms informacin o ayuda. A continuacin damos los nombres y las direcciones de
organismos con los que podr establecer contacto para obtener ayuda.
Refirase tambin a la seccin de Recursos
Adicionales que acompaa al programa de
estudio; incluye informacin sobre una serie de
recursos.
198
Organizaciones Internacionales
International Council on Archives (ICA)
60, rue des Francs-Bourgeois
75003 Pars, Francia
Tel: +33 0 1 40 27 63 06
Fax: +33 0 1 42 72 20 65
email: ica@ica.org
website: http://www.ica.org/
El International Council on Archives es la organizacin profesional, internacional y no
gubernamental que representa los intereses de los archivos y los archivistas en todo el
mundo. Sus objetivos son fomentar la preservacin, el desarrollo y el uso del legado
archivstico del mundo. El ICA agrupa administraciones de archivos nacionales,
asociaciones de archivistas profesionales, archivos regionales, locales y otros as como
archivistas individuales.
Ramas Regionales:
ALA Asociacin Latinoamericana de Archivos
Asociacin Latinoamericana de Archivos es la rama iberoamericana del CIA que reune
archivos nacionales y generales, asociaciones de archivistas, archivos regionales, locales y
miembros individuales.
Es presidida por:
Sara Gonzlez Hernndez
Directora General
Archivo General de la Nacin
Cra. 6 N 6-91
Bogot
Colombia
Telfono: 57 1 337 31 11
Fax
: 57 1 337 20 19
ala@archivogeneral.gov.co
Actividad 45
Averige si su institucin tiene alguna informacin sobre alguno de los organismos
mencionados anteriormente. Recibe su organizacin publicaciones, participa en
conferencias o reuniones o trabaja de alguna otra manera con cualquiera de estos grupos?
A su juicio con cules grupos debera considerar su institucin comunicarse primero, si es
que considera hacerlo, y qu esperara usted lograr con ello? Cmo establecera usted una
relacin productiva?
RECURSOS ADICIONALES
200
Resumen
201
Preguntas de Estudio
Explique con sus propias palabras por qu las prioridades propuestas en esta leccin
se ofrecen en ese orden.
Indique dos de las organizaciones mencionadas en esta leccin que usted escogera
para establecer contacto primero y explique por qu.
Indique dos de las publicaciones mencionadas en esta leccin que usted adquirira
primero y explique por qu.
Actividades y Comentarios
Actividad 44
Cada institucin se encontrar en una etapa de desarrollo diferente por lo que respecta a
la administracin de archivos. As mismo, cada persona tendr un nivel diferente de
conocimientos de las cuestiones de documentos. Es importante estudiar los materiales
bsicos primero y familiarizarse con los principios y conceptos principales antes de
explorarlos con colegas o de leer textos ms complejos. Sin embargo, el contacto con
colegas y el acceso a otra literatura es til y la participacin en asociaciones
profesionales es una manera de ampliar sus horizontes y los de su institucin.
Actividad 45
Si los recursos son limitados ser sensato comunicarse con organizaciones
internacionales primero, ya que a menudo stas obtienen y filtran informacin de
asociaciones nacionales o regionales. As, una informacin muy til pasa a su
organizacin mediante el grupo internacional, lo cual economiza recursos a todos.
Tambin es aconsejable centrarse en la informacin sobre administracin de archivos
antes de obtener publicaciones o informacin especializadas.
Actividad 46
Como mencionamos en relacin con la Actividad 2, es importante empezar con la
informacin general y asegurarse de que se cuenta con una buena biblioteca de recursos
de publicaciones de introduccin al tema antes de desarrollar una biblioteca ms
especializada.
202