Cdigo

CA-GQ-01

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Caracterizacin

A. IDENTIFICACION DEL PROCESO

1. Nombre y sigla del Proceso: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE CALIDAD - GQ
2. Tipo de Proceso: Proceso Estratgico
3. Responsable del Proceso: Representante de la
Alta Direccin
5. Alcance del Proceso: Inicia con la Planificacin
4. Objetivo del Proceso: Implementar, mantener y mejorar
del sistema de gestin de la calidad, hasta la
un Sistema Integrado de Gestin de la Calidad en la
evaluacin, anlisis y mejora del sistema.
Universidad Francisco de Paula Santander, para identificar
y satisfacer las necesidades de los clientes.

6.1 Interrelaciones con otros

procesos y entes:
Direccionamiento estratgico
Control Interno
Gestin
Jurdica
y
Control
Disciplinario.
Gestin del Capital Humano.
Gestin de Bienes y Servicios.
Gestin Financiera.
Gestin Documental.

B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO

6.2 Requisitos
Externos ( usuarios,
beneficiarios ) y Legales
Ley 872 de 2003
Norma tcnica de Calidad
en la Gestin Pblica
NTC-GP
1000:2004

Ley 594 de Archivo.

Decreto 4110 de 2003.

Internos ( de la
MECI
institucin )
1000:2005
Resolucin por la Componente
cual se asigna el
comit de calidad
de la Universidad
Francisco
de
Paula Santander

Acta xxx por la

cual se designa el
representante de
la alta direccin
C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar )

NTCGP
1000:2004
4.1, 8.2.3.
8.4, 8.2.2,
4.2.4, 8.5.

4.2.3,

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Caracterizacin

7. Emisor
Consejo
Acadmico

8. Entradas

9. Actividades
( P_H_V_A )
Misin Institucional P: Planificacin de la
Visin Institucional
implementacin del Sistema
Integrado de Calidad.

Gobierno Nacional

P: Programacin del
seguimiento acciones correctivas
y preventivas.

Direccionamiento
Estratgico
Control Interno

10. Salidas
(Productos o
11. Receptor
Resultados)
Planificacin, Control y
Seguimiento
al
Sistema Integrado de Comit de Calidad
Calidad
Plan
de
Acciones Direccionamiento
Correctivas
y Estratgico.
Preventivas.
Control Interno
Todos
Procesos

Planificacin,
control
y
seguimiento
al
Sistema Integrado
de Calidad

H: Seguimiento y mantenimiento
al Sistema de Gestin de
Calidad.
Direccionamiento
Estratgico
H: Elaboracin de informe de
desempeo del Sistema de
Control Interno
Gestin de Calidad, para la
Reportes
al revisin por la direccin.
de H: Identificacin del producto no
Comit de Calidad tratamiento
producto servicio no conforme.
Todos
los conforme.
Procesos
H: Auditorias Internas de calidad
para el seguimiento y control del

los

Informe
de
Desempeo
del Direccionamiento
Sistema Integrado de Estratgico
Calidad.
Control Interno
Acta de revisin por la
direccin.
Comit de Calidad
Aplicacin de Acciones
Todos
los
Correctivas
preventivas
y
de Procesos
mejora.

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Caracterizacin

Direccionamiento
Estratgico

Informes
Auditoria

Control
Interno
Institucional

SGC.
de V : Control de las Acciones
Correctivas y Preventivas en
todos los procesos
V: Seguimiento a las auditorias
internas

Plan
de
Mejora Direccionamiento
Continua y Aplicacin Estratgico
de Acciones
Control
Interno
Evaluacin
de
la Institucional
Eficacia
de
las
Todos
los
Acciones tomadas.
procesos

D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar )

12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas. Acciones correctivas y acciones preventivas como
resultado a las actividades de verificacin

F. Identificacin de Riesgos
del Proceso ( Ver mapa de
riesgos asociados a cada
proceso ), cdigos :

E. RECURSOS
13. Tecnolgicos
Recurso
Condicin
Computad
Alto
ores
rendimiento,

14. Fsicos
Recurso
Condicin
Oficinas
Muebles aptos Rector
para
el
desempeo y
con
amplio
espacio,
as
como
un
diseo
adecuado de
ergonoma

15. Humanos
Cargo

G.CONTROLES AL PROCESO

Actas de verificacin de
reuniones de comit de
calidad, as como listados
de asistencia al mismo

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Caracterizacin

Video
Beam

Espacio
Representante de la Alta Indicadores
adecuado para Direccin
20 personas
Coordinador de Calidad
Archivador Cumpla
Memorias De
condiciones de
USB
capacidad
almacenamien
entre 2 y 4
to
para
gigas
de
documentaci
almacenamie
n que genere
nto
el sistema
Profesionales Universitarios
H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO
Alcanzar niveles de satisfaccin de los Usuarios (Comunidad Acadmica) en relacin con los servicios ofrecidos por la
institucin.
Implementar una estructura organizacional flexible, orientada por procesos que respondan a los cambios del micro y
macro ambiente para el logro de la visin institucional.
Adoptar un Sistema Integrado de Gestin que permita el mejoramiento continuo y el desarrollo eficiente, eficaz y efectivo
de los procesos de la Institucin.
I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO
NOMBRE DE
INDICADOR
Quejas y Reclamos

Ejecucin de Auditorias

Sala de
Juntas

FORMULA

META

TIPO DE
INDICADOR

RESPONSABLE

FRECUENCIA
DE MEDICION

FUENTE DE
INFORMACION

(# de quejas, reclamos y
sugerencias resueltas/
Total quejas, reclamos y
sugerencias
recibidas)*100

80%

Eficacia

Coordinador de
Calidad

Mensual

Quejas y
Reclamos

90%

Eficacia

Coordinador de
Calidad

Semestral

Plan de Auditorias

(Auditorias realizadas /
Autoridades

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Caracterizacin

Acciones Preventivas y
/o Correctivas
Satisfaccin del Cliente

Divulgacin de Poltica y
Objetivos

programadas)*100
Acciones Ejecutadas /
Acciones Identificadas
(Total de clientes
satisfechos / Total
clientes encuestados)
*100
(# de funcionarios que
conocen la poltica,
objetivos y
responsabilidades frente
al SGC / # de
Encuestados)*100

80%

Eficacia

Coordinador de
Calidad

Semestral

60%

Eficacia

Coordinador de
Calidad

Semestral

Medicin de la
satisfaccin del
cliente

80%

Eficacia

Coordinador de
Calidad

Semestral

Plan de
Comunicaciones

J. DOCUMENTACION ASOCIADA
17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos,
18. Documentos Externos ( Si los hay)
Formatos, Guas, )
( Ver listado maestro de documentos internos )
( Ver listado maestro de documentos externos )

Control de Cambios
Fecha

Cambio
Justificacin y Qu se Modifico?

Versin

Distribucin

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Caracterizacin

Elabor

Revis

Aprob

Lady Diana Chaparro Martnez

Asesor Proceso

Lady Diana Chaparro Martnez

Asesor Proceso

Vctor Manuel Ardila Soto

Lder de Proceso

Fecha

28 de Noviembre de 2008

Fecha

1 de Diciembre de 2008

Fecha

1 de Diciembre de 2008