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Manual Bsico de Procedimentos

Nota Fiscal Eletrnica NF-e no APOLO

1- Gerao e Envio Normal:


Quando estiver tudo pronto para a gerao da NF-e, selecione a nota, clique com o boto direito do mouse,
selecione Processos, selecione Gera/Envia Nota Eletrnica (Figura 1). Esse processo GERA, ENVIA e recebe
o RETORNO DO PROCESSAMENTO da Sefaz da sua UF . Se o ambiente da NF-e da Sefaz estiver
funcionando perfeitamente e se a nota for validada pela Sefaz, a mensagem atual da NF-e no Apolo ser
Autorizado o uso da NF-e.

(Figura 1)

Para os casos em que a nota no autorizada ser necessrio realizar os procedimentos descritos nos
itens a seguir:

2- Procedimentos para casos de mensagens no autorizao


2.1-Mensagens de Rejeio (ver tabela de mensagens no anexo).
Caso haja algum problema de validao dos dados da nota, a nota ser rejeitada, assim, a mensagem Atual
poder ter erros diversos de validao Rejeio:... (ver tabela de mensagens no anexo). No caso de
rejeio da nota, o procedimento corrigir os dados da nota ao qual a mensagem refere-se e Gerar/Enviar a
Nota Eletrnica novamente conforme mostra a figura 1.
2.2-Mensagens de avisos temporrios (ver tabela de mensagens no anexo).
Caso o ambiente da NF-e da Sefaz esteja com problemas de comunicao, as principais mensagens que
podem ser apresentadas so: Erro Genrico de Envio, Contedo XML Gerado e Nota Ainda No
Enviada, Lote recebido com sucesso, Lote em processamento .
Saiba como proceder para cada uma das mensagens abaixo:
Erro Genrico de Envio ou Contedo XML Gerado e Nota Ainda No Enviada
Em ambas as mensagens, a NF-e ainda no est no banco de dados da Sefaz, devido algum problema de
comunicao, portanto, ser necessrio realizar novamente o procedimento de gerar/enviar a NF-e,
conforme mostra a Figura 1.

Lote recebido com sucesso ou Lote em processamento


Observe que quando ocorre um desses dois tipos de mensagens, tanto a Chave quanto o Recibo da NF-e j
aparecem no Apolo, isso indica que a nota j foi recebida pela Sefaz, mas ainda no foi processada nem
autorizada (que em condies normais pode demorar at 3 minutos). O procedimento a ser realizado o
seguinte: selecione Processos, selecione Retorno Processamento (Figura 4).

(Figura 4)

Para os casos em que as mensagens de erro persistem, ser necessrio realizar os procedimentos descritos
nos itens a seguir:

3- Checar condies de funcionamento do Ambiente da Sefaz Estadual:


O primeiro passo verificar como est o ambiente da NF-e da Sefaz, para isso, selecione Processos,
selecione Consulta Status Ambiente NFe (Figura 2).

(Figura 2)

Caso o ambiente da NF-e da Sefaz da sua UF esteja Inativo (como PE e MT no exemplo abaixo), com
crculos vermelhos principalmente nas colunas Recepo/Retorno de Recepo/Consulta Protocolo (Figura
3), preciso aguardar at que volte a ficar Ativo.

(Figura 3)

OBS: Emisso NFE em regime de Contingncia: Em casos extremos em que a indisponibilidade do


ambiente estadual prolongado, o sefaz estadual passa a permitir que a nota fiscal seja emitida no regime de
contingncia SCAN (Sistema de Contingncia do Ambiente Nacional), para isso ser preciso emitir uma nova
nota fiscal com a SRIE de Contingenciamento que tem cdigo 900. Isto far com que a comunicao passe
a ser realizada com o servidor de Nacional e no com o servidor da SEFAZ estadual. Sendo ainda
necessrio Lavrar termo de ocorrncia no livro RUDFTO (Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e
Termos de Ocorrncias). (ver tambm item 7 Informaes sobre emisso de NFE em Contingncia)

4- Consultar existncia de Validao da NFE no Site do Sefaz Estadual:


Este procedimento indicado para os casos em que, por problemas de comunicao, a mensagem NFE no
Apolo persiste em Lote recebido com sucesso ou Lote em processamento , assim aconselhvel
realizar uma consulta diretamente no site da SEFAZ para verificar se a NFE j sido Autorizada, mas ainda
no reconhecida com tal no Apolo.
Para consultar a situao atual da NF-e, selecione Processos, selecione Copia Chave NFe (Figura 5) para
copiar a chave de acesso da NF-e para rea de transferncia do windows. Depois selecione Processos,
selecione Site Consulta Sefaz NFe (Figura 6).

(Figura 5)

(Figura 6)

Ir abrir o site da Sefaz (Figura 7), cole a chave de acesso no campo indicado, digite o cdigo que aparece na
imagem ao lado e clique em Continuar. Veja na Figura 8 o local onde indica a situao atual da NF-e.

(Figura 7)

(Figura 8)

Caso a nota fiscal esteja com Autorizao do Uso no site da Sefaz e esteja com qualquer outra mensagem no
APOLO, deve-se contatar a FCA Tecnologia para avaliao das providencias necessrias.

5- Cancelamento de NFE:
Somente poder ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo
Autorizao de Uso) e desde que no tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda no tenha ocorrido
a sada da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo mximo para cancelamento de uma NF-e
de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorizao de uso.
Quando necessrio, o cancelamento da NFE no Apolo pode ser realizado selecionando o menu Processos
Cancela Nota (Figura 8).

(Figura 8)

6- Inutilizao de NFE:
Durante a emisso de NF-e possvel que ocorra, eventualmente, por problemas tcnicos ou de sistemas do
contribuinte, uma quebra da seqncia da numerao. Exemplo: a NF-e n 100 e a n 110 foram emitidas,
mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem tcnica, no foi utilizada antes da emisso da n 110.
A inutilizao de nmero de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique SEFAZ, at o
dcimo dia do ms subseqente, os nmeros de NF-e que no sero utilizados em razo de ter ocorrido uma
quebra de seqncia da numerao da NF-e. A inutilizao de nmero s possvel caso a numerao ainda
no tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).
A inutilizao do nmero tem carter de denncia espontnea do contribuinte de irregularidades de quebra de
seqncia de numerao, podendo o fisco no reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulao
apurados. As NF-e canceladas, denegadas e os nmeros inutilizados devem ser escriturados, sem valores
monetrios, de acordo com a legislao tributria vigente.
Quando necessrio, a inutilizao da numerao no Apolo pode ser realizado selecionando o menu
Processos Inutiliza Nota (Figura 9).

(Figura 9)

7- Informaes sobre emisso de NFE em Contingncia


Atualmente, alm da emisso normal da NFe, temos mais 3 opes de envio da NFe para uso em caso
de problemas. Estes problemas podem acontecer por problemas nos servidores da SEFAZ ou por
problemas de conexo com a internet no lado do emissor.
SCAN - Sistema de Contingncia do Ambiente Nacional
-Solicitao pela UF interessada, ou seja, voc s poder usar este modo de contingncia caso o SEFAZ
do seu estado autorize o uso;
-Alterao srie da NF-e (srie 900-999);
-Alterao do Nmero da NF-e (cada srie ter sua prpria numerao);
-Transmisso da NF-e, obteno da autorizao de uso;
-Impresso do DANFE em papel comum;
-Lavrar termo de ocorrncia no livro RUDFTO (Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e
Termos de Ocorrncias).
DPEC - Declarao Prvia de Emisso em Contingncia
-Envio Re: CONTATO SITE FCATEC da Principais Informaes (chave de acesso;CNPJ ou CPF do
destinatrio;UF de localizao
do destinatrio; Valor Total da NF-e; Valor Total do ICMS;Valor Total do ICMS retido por ST);
-Impresso do DANFE em papel comum;
-Aps o trmino dos problemas o contribuinte dever transmitir a NF-e emitida em Contingncia
Eletrnica.
-Lavrar termo de ocorrncia no livro RUDFTO (Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e
Termos de Ocorrncias);
-Diferentemente do SCAN, pode ser usado quando o usurio desejar, mas necessita de conexo
com a internet.
FS ou FS-DA - Formulrio de Segurana
-nico modo que pode ser usado quando o usurio no tem nenhum modo de acesso a internet;
-Impresso em Formulrio de Segurana (papel moeda) em 2 vias;
-Transmitir as NF-e imediatamente aps o trmino dos problemas;
-Lavrar termo de ocorrncia no livro RUDFTO(Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e
Termos de Ocorrncias).
Sempre que o contribuinte enfrentar uma situao de contingncia, dever lavrar termo no Livro Registro
de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncia, modelo 6, informando a data, a hora com minutos e
segundos do seu incio e seu trmino, a numerao e a srie da primeira e da ltima NF-e geradas nesse
perodo, identificando, dentre as situaes descritas nos incisos I a III, qual foi a utilizada.
Em relao s NF-e que foram transmitidas antes da contingncia e ficaram pendentes de retorno, o
emitente, aps a cessao das falhas, dever solicitar o cancelamento das NF-e (ver item 5) que
retornaram com autorizao de uso e cujas operaes no se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e
emitidas em contingncia, bem como solicitar a inutilizao (ver item 6) da numerao das NF-e que no
foram autorizadas nem denegadas.

8- Informaes adicionais
Uma FAQ completa com perguntas e respostas sobre nota fiscal eletrnica (duvida gerais, cancelamento,
inutilizao, contingncia...):

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado3.aspx
Tabela Completa de mensagens da NFE:
http://www.fcatec.com/apolo/codigos_mensagens_NFE.pdf

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