Mdulo 1 O arquivo e a informao arquivstica

Por Renato Tarciso Barbosa de Sousa

(texto bsico para o mdulo 1 da disciplina Arquivo Corrente 1)
1 - Introduo
A banalizao das novas tecnologias e a escassez crnica dos recursos
financeiros impem s organizaes um repensar constante de sua cultura, tradies,
prticas e procedimentos. Quem dispe com mais rapidez das melhores informaes,
pouco importando a sua provenincia, o seu suporte ou tipo, apresenta as melhores
condies de ter uma maior e melhor competitividade, como dizem os canadenses.
Falar da importncia estratgica dos recursos informacionais nas
organizaes contemporneas , atualmente, um lugar comum em um ambiente com
uma infinidade de velhas e novas tecnologias da informao, que so diariamente
oferecidas pelo mercado. O que no comum, o entendimento de que uma parte
significativa desses recursos informacionais acumulada pelos prprios rgos pblicos
e empresas privadas. um capital informacional pouco compreendido e pouco
explorado e que poderia dar uma enorme contribuio para a busca da eficincia e da
qualidade na prestao de servios e, no caso dos rgos pblicos, para a transparncia
das aes do Estado.
No estamos falando de nada novo, mas de algo que surge junto com os
prprios rgos pblicos e as prprias empresas privadas, de algo que inerente s
aes desenvolvidas e um dos produtos gerados pelas atividades de cada unidade
administrativa. Estamos falando dos Arquivos (isso mesmo, com A maisculo).
Arquivos que registram as aes, os direitos, os deveres, a trajetria e que so,
sobretudo, fontes inigualveis de tomadas de deciso seguras e eficientes.
O senso comum transformou os arquivos em colees de papis velhos,
em arquivo morto e os relegou aos subsolos, s garagens e aos banheiros desativados.
Documentos que garantem direitos e deveres dos funcionrios e da organizao, que
registram a memria institucional e que poderiam tornar as decises mais seguras so
misturados aos que no possuem valor que justifique a sua guarda. So, infelizmente,
comuns os exemplos de prejuzos decorrentes da falta de tratamento dos documentos de
arquivo.

As organizaes que reconhecem a importncia estratgica dos recursos

informacionais sabem que os arquivos no so mortos, mas vivos, mais do que isso,
so conjuntos de informaes que podem representar um diferencial em perodos de
escassez de recursos financeiros, materiais e humanos.
As experincias tm demonstrado que a microfilmagem, a digitalizao e
o gerenciamento eletrnico de documentos no resolvem o problema, apenas o
transferem para uma nova mdia. Essas velhas e novas tecnologias da informao s
surtem efeito quando precedidas por uma gesto de documentos, traduzida pelo
conjunto de procedimentos, de instrumentos tcnicos que cuidam do documento
(informao) desde o momento da produo ou recebimento at a sua destinao final,
que pode ser a eliminao, no caso daqueles documentos sem valor (jurdico, fiscal e
tcnico), ou a guarda permanente.
Falar em gesto de documentos significa ter um sistema de registro e
controle do trmite documental, ter um instrumento que organize a informao de modo
a torn-la acessvel, ter uma ferramenta de gerenciamento dos prazos de guarda e uma
srie de normas e procedimentos que determinem como a organizao deve tratar esses
recursos informacionais.
Acreditamos que essa tecnologia (a gesto de documentos) , sobretudo,
um instrumento gerencial e um instrumento de preservao da memria institucional.
Os fatores que levaro a atingir o sucesso na sua implementao esto diretamente
vinculados ao estabelecimento de uma poltica institucional de tratamento da
informao em que todos os elementos da organizao participem como agentes desse
processo.

2 O arquivo e o documento de arquivo

O objetivo deste captulo delimitar o objeto da Arquivstica. Busca-se,
sobretudo, entend-lo em toda amplitude, peculiaridade, funcionamento, extenso, pois
acreditamos que o que-fazer arquivstico deve refletir, com a maior exatido possvel, a
natureza do prprio objeto. E, nesse aspecto, os conceitos de arquivo e de documento
arquivstico devem ser chamados para ocupar um espao privilegiado nessa discusso.
No se procura aqui fazer uma histria dos arquivos ou dos documentos
arquivsticos, os manuais escritos em vrias lnguas j cumpriram essa tarefa, mas de

buscar a natureza desses elementos para, em um primeiro momento, identificar os traos

que os caracterizam e, em seguida, distingui-los dos outros objetos.
consenso entre os autores que s podemos falar em arquivo quando o
homem passou a produzir registros escritos de seus atos, sentimentos e conhecimentos.
A memria individual e coletiva passava a ser materializada. Luciana Duranti cita
Scrates, quando ele conta como a divindade que inventou a escrita foi repreendida por
Tamuz (rei do Egito), para demonstrar o significado dessa nova inveno humana:
Se os homens aprenderem isto, estar implantado o
esquecimento em suas almas: eles deixaro de
exercitar a memria porque confiaro no que est
escrito e chamaro as coisas lembrana no mais
de dentro de si, mas por meio de marcas externas; o
que descobriste um remdio no para a memria,
mas para a lembrana. (PLATO apud DURANTI,
1994, p. 50).
E no Oriente Mdio, mais precisamente na Mesopotmia, que a escrita
desempenhou um papel fundamental. Nesse momento, os registros escritos estavam a
servio das classes dominantes. Caracterstica que percorrer grande parte da histria
das sociedades. Acredita-se que parcela significativa desses documentos se referia a
tratados, contratos, atos notariais, testamentos, promissrias, recibos e sentenas de
tribunais. E a guarda deles em locais de acesso restrito testemunha, de alguma forma, a
importncia alcanada por esses registros. (SILVA et. al., 1999, p. 45-46). Os arquivos
nascem como uma necessidade da vida pblica e privada, de fazer duradoura as aes
religiosas, pblicas e econmicas e, ao mesmo tempo, constituem-se na sua memria.
(HEREDIA HERRERA, 1991, p. 105).
Alguns traos desses registros escritos j se fizeram perceber desde esse
primeiro momento. Silva et. al. esclarecem que:
(...) os primeiros arquivos renem j ingredientes
que vieram a tornar-se clssicos e hoje so ainda
defendidos pela disciplina (Arquivstica). A mais
importante das revelaes tem a ver com o respeito
pelos aspectos orgnicos da estrutura arquivstica,
como se comprovou em Ebla (Sria). Mas havia
tambm grandes cuidados com a identidade e a
autenticidade dos prprios documentos. As placas
sumrias evidenciam tambm, desde cedo, uma
estrutura diplomtica coerente e eficaz, a qual, em
grande medida, servir de modelo s chancelarias
europias da poca medieval e moderna. A

correspondncia e os contratos administrativos

incluem, conforme os casos, a identificao das
partes, o nome das testemunhas ou do escriba, a
meno da data e, at, a estampagem de selos de
validao. A tipologia documental era muito variada,
estando j ento definidas as principais categorias
que integram os arquivos de poca mais recente:
cartas rgias, tratados internacionais, atas, missivas,
contratos, assentos contbeis, censos etc. Nem
mesmo esto ausentes os documentos cartogrficos,
como, por exemplo, a placa legendada em caracteres
cuneiformes, do sculo XIII a.C., com a
representao da cidade de Ninive ou o papiro
egpcio com a planta topogrfica das minas de ouro
de Gebel. (SILVA et. al., 1999, p. 46-47).
O significado da palavra arquivo, entretanto, s foi aparecer muito tempo
depois entre os gregos nos sculos III ou II a.C. Archeion era utilizado por aquele povo
para designar o palcio do governo, enquanto a palavra arch significava comando,
poder, autoridade. Mas com o sentido de conjunto de documentos que o termo grego
ser transmitido, posteriormente, aos romanos sob a forma latina de archivum.
Gagnon-Arguin (ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p. 32-33) percebe, nas
origens, dois papis fundamentais exercidos pelo arquivo. Primeiro, como necessidade
para o exerccio do poder. E Lodolini quem melhor resume essa caracterstica. Para
ele:
(...) a mais antiga transcrio da memria foi
constituda por documentos correntes cujo modo de
gesto que por vezes se perpetuou durante muito
tempo, atingiu uma perfeio requintada nas
civilizaes do Oriente Prximo, da Grcia e de
Roma. Os documentos eram produzidos e
conservados para as necessidades do governo e da
administrao; a gesto do poder e a gesto de
documentos estavam estreitamente ligadas por toda
a parte. (LODOLINI apud ROUSSEAU,
COUTURE, 1998, p. 32).
O papel de prova , tambm, um trao que pode ser percebido desde os
primeiros momentos da histria dos arquivos e durante toda sua trajetria. Os gregos
identificavam a autenticidade dos documentos a partir do local onde eles eram
guardados (archeion), tradio observada na Roma Antiga, onde os juristas destacavam
o local como relevante para conferir a f pblica aos documentos. Na Idade Mdia, os
diplomas e as cartas eram utilizados para a defesa dos direitos e privilgios da nobreza.

E, at hoje, os documentos de arquivo servem para a garantia de direitos e deveres das

pessoas e das instituies, mas agora intimamente prximo ao conceito de cidadania.
Naquele perodo e, ainda, na Idade Moderna, a denominao arquivo correspondia
somente ao que havia sido constitudo em um determinado lugar por um soberano ou
por quem havia recebido tal investidura. Lodolini (1993, p. 67) esclarece que o lugar da
custdia e a presena de um responsvel, revestido de f pblica, eram condies para
existncia do arquivo.
Os arquivos esto, nesses primeiros momentos, relacionados diretamente
ao carter pragmtico e administrativo de defesa e manuteno de direitos e privilgios.
E o aparecimento do papel, alm de facilitar o aumento da produo documental,
favorecer o fortalecimento daquela caracterstica.
Tomando de emprstimo uma expresso cunhada pelo francs Charles
Langlois, essa fase dos arquivos pode ser conhecida como a de arsenal de um regime.
O acesso aos depsitos de arquivos na Antigidade era estritamente limitado aos
funcionrios oficiais, que tinham a guarda, ou as pessoas possuidoras de uma permisso
especfica emanada pela autoridade suprema. Acessar, ento, os documentos dos
arquivos era um privilgio, no um direito. por isto que o cargo de arquivista, nos
tempos antigos, sempre foi considerado como um cargo de alto nvel, prximo da
autoridade maior. O uso dos arquivos foi protegido contra toda indiscrio e contra toda
curiosidade hostil.
Nem nos reinos e imprios do Oriente e do Extremo-Oriente, nem em
Roma, nem na Europa da Idade Mdia o acesso aos arquivos foi aberto seno aos
privilegiados ou aos possuidores dos arquivos. Os monges que redigiam os anais dos
monastrios, os cronistas que os reis e os prncipes encarregavam de escrever o relato de
seus reinos podiam certamente recorrer aos documentos de arquivos, mas se tratava
apenas de casos excepcionais, e nunca de um direito.
A partir do sculo XVI, os arquivos evoluram sob a influncia de trs
fatores. A especializao dos diferentes rgos governamentais e administrativos em
decorrncia da consolidao do poder monrquico nos diferentes pases, foi um dos
fatores. O advento da investigao histrica e o desenvolvimento, sobretudo no sculo
XVIII, das pesquisas eruditas, foi outro fator. E, por ltimo, o aparecimento de novas
tecnologias de comunicao, de transmisso e de documentao. Jean Favier (1985, p.
17) entende que o primeiro fator teve um resultado rpido quanto constituio dos

arquivos, mas os outros no terminaram, ainda, de transformar a noo de arquivos e os

mtodos da Arquivstica.
Um outro papel dos arquivos comea a se delinear: o de fonte para a
investigao. E nesse aspecto, a Histria assume um papel privilegiado na consulta e
acesso a essas fontes documentais. Mas outras reas do conhecimento humano tambm
so usurias das informaes contidas nos arquivos para suas pesquisas e investigaes.
O avano dos estudos histricos a partir do sculo XV detonou um
combate que se estenderia por vrios sculos. Os historiadores mostravam-se, cada vez
mais, interessados em pesquisar os documentos originais. Esse interesse esbarrava na
resistncia, cada vez maior, dos possuidores dos arquivos em liberar ao pblico os
documentos que, por muito tempo, fundaram as tradies, os direitos e os privilgios,
reais ou usurpados.
Mas precisamente no sculo XVIII que se produz a grande mutao
intelectual que possibilitar, no sculo seguinte, a abertura progressiva dos arquivos
pesquisa. Trata-se do nascimento ou renascimento da noo de democracia. Essas
inovaes intelectuais, que culminaram com a Revoluo Francesa, criaram, tambm, os
Arquivos Nacionais da Frana, acabando por estabelecer um modelo institucional
vigente at nossos dias.
O reconhecimento da importncia dos documentos para a sociedade foi
uma conquista da Revoluo Francesa, que gerou importantes realizaes no campo
arquivstico: criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;
proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; reconhecimento da
responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado.
(DUCHEIN, 1983).
Essa brusca passagem do princpio do segredo ao princpio da liberdade
total foi efmera. Em 1856, na Frana mesmo o regulamento dos arquivos nacionais
determinou que o diretor, considerando a convenincia administrativa, era quem
autorizaria ou recusaria o acesso aos documentos. Era, de fato, o retorno
arbitrariedade.
Durante o sculo XIX, explica Duchein (1983), assiste-se uma abertura
progressiva dos depsitos de arquivos pblicos. Pases como a Inglaterra, Blgica, a
Frana, a Itlia, dentre outros, admitiam o princpio de livre comunicabilidade dos
documentos sob algumas condies e limites. Mas isso no indicava que os arquivos
fossem acessveis a todos os pesquisadores. Numerosas categorias de arquivos ficaram

fechadas, seja porque eles eram considerados como propriedade privada e assim fugiam
dos regulamentos dos arquivos pblicos (que era o caso notadamente, em muitos pases,
dos arquivos eclesisticos), seja porque os julgavam mais confidenciais, por razes
polticas ou jurdicas, para serem liberados curiosidade pblica (era o caso dos
arquivos das casas reinantes, os arquivos judicirios, os arquivos diplomticos, os
arquivos militares).
Mas a partir da Segunda Guerra Mundial vrios elementos tm
contribudo para a abertura cada vez maior dos arquivos ao pblico. Duchein (1983)
cita, por exemplo:
1.

a transformao dos estudos histricos, que passaram a versar cada vez

mais sobre os assuntos que interessam as pocas recentes;

2.

o desenvolvimento dos mtodos quantitativos em histria demogrfica e

histria econmica, que necessitam consultar grandes massas de documentos

para extrair os dados quantitativos solicitados;
3.

o interesse pelos aspectos econmicos e sociais do desenvolvimento

histrico da sociedade, exigindo pesquisa nos arquivos de empresas, sindicatos,

associaes;
4.

a emergncia progressiva, sobretudo a partir dos anos 60, da noo de

direito informao. O acesso aos documentos considerado no mais do ponto

de vista da pesquisa histrica ou cientfica, mas como um direito democrtico de
todo cidado.
Atualmente, o conceito de arquivo, difundido nos manuais arquivsticos
elaborados em todo mundo e nos textos legais de vrios pases, aparece vinculado
noo de cidadania, ao direito informao, ao apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e, ainda, como elemento de prova. o caso brasileiro, por
exemplo, em sua Lei dos Arquivos, a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
O significado da palavra arquivo no completamente pacfico, como
diz Duchein (1993, p. 21) em referncia a uma expresso tpica dos italianos. Os vrios
sentidos do termo esto relacionados s prticas administrativas prprias a cada
instituio e a cada pas e ao contexto de sua elaborao.
O Manual de Arranjo e Descrio dos arquivistas holandeses, de 1898, ,
sem dvida, o primeiro trabalho a sistematizar o conceito de arquivo. Entendido como o
conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou

produzidos oficialmente por determinado rgo administrativo ou por um de seus

funcionrios, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na
custdia desse rgo ou funcionrio. (ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS
HOLANDESES, 1973, p. 13). Interessante nessa concepo dos holandeses a
meticulosa construo de cada parte da definio de arquivo. O conjunto entendido
como o todo, mesmo que esse todo se restrinja a existncia de um nico
documento. Quando eles falam de documentos escritos, desenhos e matria impressa
h embutido nisso a idia de distino com outros objetos, que pela natureza, pertencem
aos museus e s colees de antiguidades. O termo oficialmente refere-se
constituio do arquivo pelo conjunto (todo) de documentos produzidos ou recebidos
pelos rgos administrativos ou pelos funcionrios a ttulo oficial, isto , os documentos
particulares no pertencem aos arquivos.
O arquivista ingls Hilary Jenkinson definiu, em seu manual, arquivo
como os (...) documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou
executivo (pblico ou privado) de que so parte constituinte e, subseqentemente,
preservados sob a custdia da pessoa ou pessoas responsveis por aquele ato e por seus
legtimos

sucessores

para

sua

prpria

informao.

(JENKINSON

apud

SCHELLENBERG, 1973, p. 14-15).

O arquivista italiano Eugenio Casanova, em seu manual Archivistica,
entendia o arquivo como a acumulao ordenada de documentos criados por uma
instituio ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecuo de seus
objetivos polticos, legais e culturais, pela referida instituio ou pessoa. (CASANOVA
apud SCHELLENBERG, p. 15). Enquanto o alemo Adolf Brenneke definiu como o
conjunto de papis e documentos que promanam de atividades legais ou de negcios de
uma pessoa fsica ou jurdica e se destinam conservao permanente em determinado
lugar como fonte e testemunho do passado. (BRENNEKE apud SCHELLENBERG,
1973, p. 15).
Schellenberg, de alguma forma, sintetiza as formulaes dos arquivistas
holandeses, de Jenkinson, de Casanova e de Brenneke para construir a sua. Ele percebe
naquelas concepes dois fatores que as percorrem: fatores concretos e abstratos. Os
concretos esto relacionados forma dos arquivos, fonte de origem e ao lugar de sua
conservao. Esses fatores no so essenciais, no entendimento do arquivista
americano, caracterizao do material de arquivo, pois os arquivos podem ter vrias
formas, podem vir de vrias fontes e podem ser guardados em vrios lugares. Os

fatores abstratos so os elementos essenciais. Ele enumera trs: a razo pela qual os
documentos foram produzidos e recebidos, isto , para serem considerados de arquivo,
os documentos devem ter sido criados na consecuo de algum objetivo (cumprimento
de sua finalidade oficial, como diziam os holandeses); o valor pelo qual os documentos
so conservados, ou seja, para que os documentos sejam arquivados devem ser
preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados
(funo administrativa); a custdia, que aparece como uma influncia direta de
Jenkinson, pois para o arquivista ingls os documentos so arquivos se o fato da
custdia ininterrupta puder ser estabelecido. Schellenberg pondera que, mesmo os
documentos no atendendo a esse ltimo elemento, eles podem ser considerados de
arquivo se as outras duas exigncias forem atendidas, isto , esse terceiro elemento
difcil de ser aplicado nas administraes modernas. (SCHELLENBERG, 1973, p. 1517).
A partir desses trs elementos e da influncia dos autores citados
anteriormente, Schellenberg elabora sua prpria concepo de arquivo: so os
documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido considerados de
valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que
hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo de custdia
permanente. (SCHELLENBERG, 1973, p. 19).
A legislao americana, fortemente influenciada por esse ltimo sentido
do termo arquivo, faz uma distino muito clara entre archives (documentos que
perderam sua utilidade corrente) e records (documentos em uso nas administraes). E
esse modelo que influenciou a definio contida no Dicionrio de Terminologia
Arquivstica (1988), do Conselho Internacional de Arquivos: documentos que no so
mais necessrios ao trabalho corrente e que so conservados, com ou sem avaliao
prvia, em razo de seu valor de prova ou de informao, pelo organismo que os criou
ou por uma instituio de arquivo apropriada.
A tradio espanhola, aqui representada por Antonia Heredia Herrera,
entende o arquivo como (...) um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for sua
data, sua forma e suporte material, acumulados em um processo natural por uma pessoa
ou instituio pblica ou privada no transcurso de sua gesto, conservados, respeitando
aquela ordem, para servir como testemunho e informao para a pessoa ou instituio
que os produziu, para os cidados ou para servir de fonte de histria. Heredia Herrera
explica que a definio de conjunto de documentos acumulados e de processo natural

o que diferencia da noo de coleo e do resultado de um ato voluntrio e caprichoso

de algum. Para que exista arquivo necessrio uma instituio com uma funo e com
atividades a desenvolver. Nessa definio, esto contempladas, ainda, a unicidade entre
os arquivos administrativos (correntes) e histrico (permanente) e a amplitude dos
suportes, incluindo as novas tecnologias. (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 89-90).
A arquivstica francesa, em uma verso oficial, define como o conjunto
de documentos, qualquer que seja sua data, sua forma e seu suporte material, produzido
ou recebido por toda pessoa... e por todo servio ou organismo... no exerccio de sua
atividade. Complementa a definio francesa, instituda por uma lei de 1979, que a
qualidade de arquivo conferida ao documento desde sua origem, nenhuma condio de
antiguidade lhe requerida, e que a forma fsica e o suporte do documento no intervm
na noo de arquivo. Essa idia de entender os arquivos como todos os documentos
produzidos ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de suas
atividades, sem distino entre os documentos correntes e os permanentes largamente
ignorada na prtica. As administraes francesas no so conscientes da questo que os
documentos produzidos ou recebidos so os arquivos desde sua criao. Para o conjunto
do pblico e dos funcionrios, um documento somente torna-se parte de um arquivo
quando recolhido ao arquivo (permanente).
Os canadenses, em uma definio mais extensa e que parece agregar as
contribuies das vrias correntes de pensamento, entendem os arquivos como:
(...) o conjunto das informaes, qualquer que seja a
sua data, natureza, ou suporte, organicamente (e
automaticamente) reunidas por uma pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada, para as prprias
necessidades da sua existncia e o exerccio das suas
funes, conservadas inicialmente pelo valor
primrio, ou seja, administrativo, legal, financeiro
ou probatrio, conservadas depois pelo valor
secundrio, isto , de testemunho ou, mais
simplesmente, de informao geral. (ROUSSEAU,
COUTURE, 1998, p. 284).
No Brasil, destacamos duas definies. A primeira a da Lei dos
Arquivos, de 1991, que entende como os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. A segunda
a de Camargo e Bellotto (1996), dada no Dicionrio de Terminologia Arquivstica, que

aparece no sentido de um conjunto de documentos que, independentemente da natureza

ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas
ou jurdicas, pblicas ou privadas.
Lodolini (1993, p. 67-80) defende que as divergncias sobre o conceito
de arquivo podem ser vistas a partir de dois pontos fundamentais: o momento do
nascimento do arquivo e a amplitude do conceito de arquivo. Ele resumiu o debate
sobre a natureza e os limites do termo arquivo a partir das seguintes consideraes:

o arquivo compreende todos os documentos, desde o momento que so

criados nos escritrios produtores, isto , os documentos correntes formam
parte do arquivo;

o arquivo compreende somente os documentos que perderam interesse dos

escritrios que os produziram, adquirindo maturidade arquivstica e tendo
sido selecionados para a conservao permanente: os documentos correntes
no podem, portanto, de nenhuma maneira formar parte do arquivo;

arquivo somente o produzido por uma autoridade pblica, no podem,

portanto, existir arquivos privados;

arquivo o produzido por uma autoridade pblica como por uma privada;

por arquivos privados entendem-se somente os produzidos por pessoas

jurdicas privadas, no os por pessoas fsicas ou famlias;

o arquivo est constitudo tambm por material no documental, quer dizer,

pelos manuscritos das obras literrias ou cientficas.
Lodolini se posiciona claramente a favor da restrio do conceito de

arquivo aos documentos que no tm mais interesse para a administrao que os

produziu. Nesse sentido, ele se afasta de Jenkinson e se aproxima de Schellenberg.
Luis Carlos Lopes prope, segundo ele, um novo conceito de arquivo
como resultado da adaptao da teoria clssica aos novos tempos. Ele chama a ateno
para o fato de que o arquivo no apenas papis com textos, nem somente pblico,
mas tambm privado, no consiste de documentos do passado, mas tambm de
informaes do e sobre o presente. Para o autor brasileiro (2000, p. 33), arquivo :
1 Acervos compostos por informaes orgnicas
originais, contidas em documentos registrados em
suporte convencional ou em suportes que permitam

a gravao eletrnica, mensurvel pela sua ordem

binria (bits);
2 Produzidos ou recebidos pr pessoa fsica ou
jurdica, decorrentes do desenvolvimento de suas
atividades, sejam elas de carter administrativo,
tcnico, artstico ou cientfico, independentemente
de suas idades e valores intrnsecos.
O desenvolvimento do conceito de arquivo, que tributrio do princpio
de respeito aos fundos, tem uma caracterstica marcante: ele resultado de um acmulo
sucessvel de conhecimentos (produzidos a partir de um clima epistemolgico prprio
da poca), onde alguns elementos foram sendo agregados durante a sua trajetria. Ns
temos uma matriz comum, que so as definies dos arquivistas holandeses, de
Jenkinson, de Casanova e de Brenneke, interpretadas por Schellenberg e reinterpretadas
nas definies mais recentes com a incluso de elementos que surgiram com os novos
contextos das administraes, com a exploso documental e com o aparecimento das
novas tecnologias da informao. Bruno Delmas ([s.n.], p. 71) chega a afirmar,
empiricamente, que a massa documental acumulada nos anos de 1950 at 1987
corresponde a todo volume produzido nos perodos anteriores. No podemos dizer que
houve uma mudana de paradigmas, mas sim que o modelo tradicional passou por
uma releitura com base em novos parmetros. Isso bem claro na afirmao, por
exemplo, de Luis Carlos Lopes.
Os primeiros exerccios de uma tentativa de mudana do modelo a
concepo elaborada pelos portugueses, fundamentado na reformulao do objeto da
Arquivstica. Silva et. al. (1999, p. 214) propem o arquivo total, isto , uma ampliao
da natureza do arquivo. O significado disso que, em primeiro lugar, o arquivo no
uma mera soma de fundo (conjunto orgnico de documentos) mais servio (instituio
ou servio responsvel). Em segundo lugar, ele uma unidade integral e aberta ao
contexto dinmico e histrico que a substancializa. E, por ltimo, se o arquivo a
representao de um sistema semi-fechado (orgnico-funcional) de informao, o objeto
da Arquivstica a dimenso sistmica de arquivo. Para os autores portugueses o
arquivo , ento, um sistema (semi-)fechado de informao social materializada em
qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais a natureza orgnica
(estrutura) e a natureza funcional (servio/uso) a que se associa um terceiro a
memria imbricado nos anteriores.

No se tem informao sobre o impacto dessa concepo na prtica e na

teoria arquivstica. Por certo a influncia desses estudos ainda est restrita a Portugal.
De qualquer forma, entendemos que uma contribuio importante para o debate e para
o aprofundamento da teoria arquivstica.
Independente da tradio e das escolas de pensamento, o arquivo
entendido sempre como um conjunto de documentos. E documento , de acordo com o
Conselho Internacional de Arquivos, um conjunto constitudo por um suporte e pela
informao que ele contm. Essa definio genrica no delimita, com certeza, o
objeto da Arquivstica, alm de poder ser aplicado aos objetos de outras disciplinas do
conhecimento humano (Biblioteconomia, Documentao, Museologia).
O arquivo durante muitos anos tem sido visto como fonte para a
administrao, para a histria, para o direito, para a cultura e para a informao. A razo
pela qual ele serviu a to variadas finalidades entendida por Luciana Duranti a partir
do fato de que os materiais arquivsticos, ou melhor, os registros documentais
representam um tipo de conhecimento nico: produzidos ou recebidos durante as
atividades pessoais ou institucionais. Os documentos so os instrumentos e subprodutos
e as provas fundamentais para concluses e inferncias sobre aquelas atividades. E a
capacidade que eles tm de registrar e preservar as aes e os atos dos seus criadores
dada pela relao visceral que existe entre os documentos e a atividade da qual eles
resultam. (DURANTI, 1994, p. 50-51).
Duranti (1994, p. 51-53), privilegiando o carter contextual do
documento arquivstico, aponta as caractersticas desse tipo de material. So elas:
1 a imparcialidade: os documentos so inerentemente verdadeiros. A autora
utiliza, nesse momento, a concepo do arquivista ingls Hilary Jenkinson para
reforar seus argumentos. As razes de sua produo (para desenvolver
atividades) e as circunstncias de sua criao (rotinas processuais) asseguram o
carter de prova e de fidedignidade aos fatos e aes;
2 a autenticidade: os documentos so autnticos porque so criados tendo-se
em mente a necessidade de agir atravs deles, so mantidos como garantias para
futuras aes ou para informao. (...) Assim, os documentos so autnticos
porque so criados, mantidos e conservados sob custdia de acordo com
procedimentos regulares que podem ser comprovados. Duranti ressalta que
mesmo aqueles documentos produzidos margem desses procedimentos
estabelecidos e regulamentados podem ser considerados autnticos, tendo apenas
o carter fidedigno de prova documental comprometido;
3 a naturalidade: os documentos de arquivo no so coletados artificialmente,
mas surgem de acordo com o curso dos atos e aes de uma administrao. O
fato de os documentos no serem concebidos fora dos requisitos da atividade

prtica, isto , de se acumularem de maneira contnua e progressiva, como

sedimentos de estratificaes geolgicas, os dota de um elemento de coeso
espontnea, ainda que estruturada;
4 o inter-relacionamento: cada documento est intimamente relacionado com
outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual est preservado e (...) seu
significado depende dessas relaes. O documento, tomado na sua
individualidade, no um testemunho completo dos atos e aes que o gerou,
mas na relao que ele estabelece com outros documentos e com a atividade da
qual resultado, que lhe dado significado e capacidade comprobatria.
Nessa mesma linha de destacar o contexto, Esteban Navarro (1995, p.
69), que se diz tributrio da teorizao de documento de arquivo elaborada por
Schellenberg, afirma que os traos que o individualizam no so nem o suporte e nem o
contedo informativo, mas sua origem, o modo pelo qual produzido e sua funo, de
onde resultam suas trs caractersticas mais singulares: sua involuntariedade, sua
organicidade e sua unicidade. O documento de arquivo no resultado de um ato
voluntrio ou criativo, seja artstico ou investigador, mas o produto da atividade natural
de uma instituio, criado para seu auxlio e destinado a deixar testemunho de sua
gesto. Trata-se de um objeto nico e no repetvel, da a unicidade. E a organicidade,
porque ele surge mediante um processo normalizado em que cada ao da instituio
produtora origina um conjunto de documentos ligados entre si. Assim, diferentemente
de outros documentos, que respondem a uma unidade de concepo (cada documento
existe de per si e se entende plenamente sem necessidade de ter em conta o resto), o de
arquivo no pode ser entendido de modo isolado, mas em relao com outros
documentos no marco dos agrupamentos documentais.
Martn-Pozuelo Campillos, a partir das caractersticas de unicidade,
integridade e autenticidade defendidas por Vicenta Corts, prope cinco traos
diferenciadores do documento de arquivo:
1 o contexto em que criado. Todo documento de arquivo produto de um
acmulo de circunstncias muito especficas que encadeadas umas as outras o
conferem um trao diferenciador do resto dos documentos. (...) Dessa maneira, o
valor informativo includo em seu contedo informacional ficaria desvirtuado se
fosse separado dos motivos de sua gnese. Essa caracterstica , para a autora,
suficiente para distingui-los de outros objetos. E dela que decorrem os outros
elementos;
2 sua unicidade. (...) para estabelecer um paralelo, pode-se dizer que os
documentos vm para povoar os arquivos como o homem veio para povoar a
terra: do mesmo modo que no existem duas pessoas iguais, nenhum documento
igual ao outro. Essa caracterstica derivada no da proximidade com a
gnese do documento, mas de sua gnese mesma;

3 sua autenticidade. Em sua origem os documentos de arquivo no so seno

ferramentas de trabalho da administrao, fato que sem dvida os confere a
categoria de autnticos, convertendo-os, depois, em testemunhos fiis de
momentos e situaes especficas;
4 a heterogeneidade de seu contedo e a multiplicidade da informao nele
contida. Independente da matria ou assunto que trate, cuja riqueza informativacultural de alguma maneira incalculvel, um documento de arquivo contm
uma informao sempre indefinvel e desde logo alheia ao objeto de sua criao.
A autora se refere a um tipo de informao considerada no literal e cuja leitura
feita nas entrelinhas. O documento singular oferece uma informao acerca do
trmite e das possveis incidncias do mesmo;
5 a necessidade de que cada uma das caractersticas esteja sempre presente. A
ausncia de uma das caractersticas invalida o resto.
A heterogeneidade de seu contedo e a multiplicidade da informao
tambm abordada e destacada por Miguel Angel Esteban Navarro. Para ele, o
documento de arquivo um tipo concreto capaz de conter toda classe de informao em
qualquer tipo de suporte material e mediante as mais variadas formas de representao.
(ESTEBAN NAVARRO, 1995, p. 69).
Percebe-se, no exerccio de caracterizao e diferenciao dos
documentos arquivsticos, dois movimentos cumulativos e no excludentes: o contexto
de produo e a compreenso da informao veiculada. No primeiro movimento, o
documento considerado como resultado de uma ao administrativa. Dessa forma, ele
, ao mesmo tempo, resultado e prova, testemunho dessa atividade. Lopez resume, de
forma muito clara, a contextualizao. Para ele:
O contexto de produo liga-se s condies
institucionais sob as quais o documento foi
produzido, para tanto, preciso indicar: quem o
criou, onde e quando isso se deu, por que foi
produzido (quais foram as etapas e trmites
necessrios). A compreenso deste contexto
fundamental para que se possa perceber os motivos
responsveis pelo arquivamento; isto , o que o
documento pretende provar. (LOPEZ, 2000, p. 82).
E o contexto de produo que permitir a compreenso da informao
contida no documento de arquivo. Paola Carucci percebe isso com muita propriedade.
Para a autora italiana evidente que:
(...) o documento interessa por seu contedo, pelas
informaes que transmite. Todavia, as notcias que
ali so representadas ou descritas requerem, de
quem as adequa s capacidades tcnicas, que sejam
traduzidas em cnones de representao, os quais,

por sua vez, podem constituir objeto de anlise,

sendo, esses testemunhos diretos da atividade de
documentar. (CARUCCI apud LOPES, 2000, p. 83).
A informao contida no documento de arquivo resultado da atividade
que o produziu. Dessa forma, em um primeiro momento essa informao, por mais
abrangente que seja, vinculada e marcada por essa atividade. Mas, para Lopez (2000,
p. 84), isso no representa uma limitao. As vrias possibilidades de leituras,
interpretaes e inferncias informativas so vlidas. Entretanto, essa heterogeneidade e
multiplicidade, como diz Martn-Pozuelo Campillos, no podem fazer parte do mtodo
arquivstico, isto , no so fundamentos para organizao dos documentos de arquivo e
no devem impactar na construo dos planos de classificao, por exemplo. Esse j foi
o mtodo utilizado, conforme captulo 2, mas abandonado, parcialmente, em detrimento
da aplicao do princpio de respeito aos fundos.
Bellotto (2002, p. 11) defende a anlise ou crtica diplomtica das
espcies documentais e o estudo das diferentes tipologias para se ter um entendimento
sobre a estrutura e natureza dos documentos arquivsticos. Explica a autora:
As anlises diplomtica e tipolgica so aplicaes
prticas dos estudos tericos e metodolgicos da
Diplomtica e da Tipologia Documental (...) que se
concentram, respectivamente, no estudo formal do
documento diplomtico, quando considerado
individualmente, e no estudo de suas relaes com o
contexto orgnico de sua produo e de atuao dos
enunciados do seu contedo, quando considerados
dentro dos conjuntos lgicos denominados sries
arquivsticas.
O tipo documental, segundo Bellotto, a configurao que assume a
espcie documental de acordo com a atividade que ela representa. A frmula : um
substantivo (espcie) e uma locuo adjetiva (funo). Por exemplo: relatrio de
atividades; plano de ao; projeto de pesquisa etc.
Essa abordagem tem enriquecido, sobretudo, as prticas de classificao,
avaliao e descrio dos arquivos, pois vincula a espcie (configurao que assume
um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas)
atividade geradora, isto , competncia, funo e atividades do sujeito criador.
Jardim e Fonseca (1998, p. 370-371). consideram que as transformaes
ocorridas desde a metade do sculo XX, causadas pela diversificao dos suportes

materiais e pelo surgimento dos princpios da gesto de documentos, no provocaram

um redirecionamento do objeto de estudo, mas uma sobrevida de um marco referencial
influenciado fortemente por um ponto de vista historiogrfico capitaneado pela
arquivstica francesa.
Timidamente alguns trabalhos tm aparecido na literatura da rea
defendendo a informao arquivstica como objeto de trabalho e pesquisa. Percebe-se,
inclusive, um movimento no sentido de incluir a Arquivstica no mbito das cincias da
informao. Carol Couture, no Canad, Armando Malheiro da Silva, em Portugal, Luis
Carlos Lopes, no Brasil, tm feito essa defesa.
Rousseau e Couture (1998) defendem que em uma poca onde o
progresso tecnolgico nos projetou na era da informao, o arquivista, como todos os
que trabalham com a informao, deve atravessar a parede do formato o documento
para ir na direo do contedo, a informao.
A Arquivstica funda a sua razo de ser na simples existncia de
informao social materializada em suportes fsicos e implicada numa dinmica,
tambm ela eminentemente social, de comunicao. As informaes arquivsticas so,
tambm, extenses do pensamento e da ao humana e social, contendo, tambm, uma
margem varivel de impreciso e de representao subjetiva. (SILVA et al., 1999, p. 37).
A impreciso do objeto obriga, segundo Silva et al. (1999, p. 36), as
disciplinas do conhecimento humano, que investigam as propriedades e o
comportamento da informao, a convocar um intercmbio metodolgico com outras
cincias sociais, especialmente com a Sociologia e a Histria, alm de agregar
contribuies procedentes da Informtica, das disciplinas ligadas Comunicao Social
e s Cincias Sociais.
Luis Carlos Lopes (2000, p. 70-72) que, no campo da Documentao,
considera a informao arquivstica como primacial, chega a esboar uma teoria da
informao para uso geral e, especificamente, no interesse do conhecimento
arquivstico. Ele enumera pressupostos da informao de carter arquivstico,
destacamos alguns:
1 os atos humanos produzem informaes de modo arbitrrio, de acordo com
as relaes que estabelecem entre si e com a natureza;
2 a informao uma categoria abstrata que se materializa quando
registrada, e representa uma sucesso de atos ou fragmentos que possam ser
definidos como fatos;
3 quanto mais nico e isolado for o registro da informao, mais ele ser
parcial, fragmentrio e de difcil cognoscibilidade. E em sentido contrrio,

quanto mais plural e correlacionado for o registro da informao, mas ser

integral e possvel de ser interpretado;
4 h vrias possibilidades de leitura de um objeto, isto , podero ser
atribudos a ele contedos informacionais distintos. Essa multiplicidade vai
depender de fatores histricos e sociais;
5 considera-se documento todo e qualquer suporte material, a que possa ser
atribudo, de modo arbitrrio, cientfico ou no, a existncia de um contedo
informacional.
O redirecionamento proposto no objeto de estudo abre as portas para um
universo novo de possibilidades, de inter-relaes, de dilogos que, sem dvida,
proporcionaro uma consistncia terico-metodolgica para a Arquivstica. Para Jardim
e Fonseca (1998, p. 372) essa abordagem inaugura um importante espao de reflexo
em torno das questes mais especficas do fenmeno informacional e preconiza uma
maior relao entre a arquivstica e a cincia ou cincias da informao.
Esse enfoque, entretanto, recente na literatura da rea e merece, ainda,
um aprofundamento terico, como diz Jos Maria Jardim.

2.1 A informao como objeto de estudo

Em um primeiro momento, ou melhor, com um olhar pouco rigoroso
podemos afirmar que o objeto de estudo, o objeto de pesquisa da Arquivstica o
Arquivo. Mas quando comeamos a desconstruir esse objeto, desnud-lo percebemos
que o arquivo nada mais do que um conjunto articulado, orgnico de documentos com
caractersticas prprias, que o fazem diferente daqueles outros conjuntos documentais
que habitam o ambiente organizacional. Ora, mas esse documento, como qualquer
outro, carrega dentro de si uma informao, ou melhor, um contedo informacional.
Se tomarmos a definio do francs Le Coadic (1996, p. 5) de que a
informao um conhecimento inscrito (gravado) sob a forma escrita, oral ou
audiovisual, no conseguimos ainda diferenciar esse tipo especfico de estoque
informacional, que o arquivo e os objetos que o compem, isto , os documentos de
arquivo e a informao que eles carregam, ou seja, a informao orgnica arquivstica.
Sabemos, ento, que essa informao materializada gera o documento. E
que isso um pressuposto importante, talvez fundamental para a existncia do
documento de arquivo e da informao arquivstica.

E que documento toda informao registrada em um suporte material

utilizado para consulta, estudo e pesquisa. Entendendo suporte como o material sobre o
qual as informaes so registradas. E a vale a pena ressaltar que os suportes da
informao conheceram desde o final do sculo XIX, com o aparecimento da fotografia,
uma expanso incrvel e passaram a habitar, cada vez mais, o ambiente organizacional.

Podemos ver o documento, como prope Martn-Calero (s.d., p. 13), a

partir de um elemento externo, que o suporte, de um elemento interno que a
informao, que se apresenta em forma de um texto, de um grfico, de imagens ou de
sons e que o contedo dessa informao sempre est ligado a uma ao ou
argumentao. Est aqui, tambm, mais um pressuposto da informao que ns
buscamos caracterizar.

Bom, mas at agora o caminho que percorrido no nos permite revelar a

natureza especfica da informao arquivstica. Essa natureza s pode ser percebida
quando relacionamos essa informao existncia de um sujeito especfico: a
organizao com seu papel na sociedade ou a pessoa com suas atividades. Peguemos,
como exemplo, a instituio Confederao Nacional da Indstria (CNI). A finalidade
maior, a misso ou o objetivo principal dessa entidade a de exercer a representao
da indstria brasileira para promover e apoiar o desenvolvimento do pas de forma
sustentada e equilibrada nas suas dimenses econmico-social e espacial. Para buscar
esses objetivos, para atingir essa misso, para cumprir com essa finalidade maior, a CNI
produz e recebe informaes para falar em nome da instituio, para provar, para
testemunhar, para informar e para registrar. Como produto disso, como prova disso
surge a informao materializada em um documento.

Numa imerso no ambiente organizacional, verificamos a existncia de

uma funo conhecida como Gesto dos Recursos Humanos, desempenhada por uma
Coordenao-Geral de Recursos Humanos, que tem entre suas atividades o pagamento
dos funcionrios. E como produto dessa atividade surge ou produzida a folha de
pagamento.

Abaixo, apresento um exemplo da Universidade de Braslia.

Entretanto, nem todas as informaes registradas que habitam o ambiente

organizacional podem ser consideradas orgnicas, isto , resultado de uma atividade
especfica vinculada direta ou indiretamente misso. A organizao ou a entidade
lana mo de uma srie de outras informaes que vo auxiliar, que vo subsidiar as
atividades. Trata-se de material de referncia e que no podem e nem devem ser
confundidos com aquelas informaes nascidas naquele outro contexto.
Aqui esto alguns exemplos.

O nascimento da informao, dentro daquele esquema, a partir daquela

gnese no um fim em si mesmo. Ele , na verdade, o incio de um novo ciclo. Os
documentos e informaes administrativos permitem tomadas de deciso que geram
novas aes, essas aes so registradas e vo fazer parte do estoque informacional que
permitir novas decises e novas aes.

Fonte: SMIT, Johanna Wilhelmina. Como organizar o arquivo enquanto sistema de

informao. So Paulo : Arquivo do Estado/ARQSP, 2005, p. 39.

Depreende-se da que a qualidade e a segurana das tomadas de deciso e

das aes que as precedem esto diretamente vinculadas qualidade desse estoque
informacional. E por qualidade do estoque informacional entende-se uma informao
organizada, inteligvel e colocada em canais que facilitem o seu uso.
Podemos afirmar que o arquivo um dos recursos informacionais da
organizao. um recurso privilegiado (registra, prova, testemunha e fala sobre as
funes e atividades desenvolvidas pela instituio). um recurso estratgico, pois
uma fonte de informao para a tomada de deciso, para a garantia de direitos e deveres
e para a produo de novas informaes. um recurso que no representa um custo a
mais para a organizao, pois ele nasce naturalmente durante o desenvolvimento das
atividades e, portanto, tem seus custos amortizados no mbito dos procedimentos
administrativos.
O potencial informativo do arquivo pode ser visto ou identificado a partir
de dois elementos:
- a informao contida no documento;
- a informao contextual, que a informao obtida do conjunto
de documentos/informaes que registra uma atividade ou tarefa.

Usando um exemplo que est na moda. O processo licitatrio. Ele

formado por um grupo de documentos, mas o entendimento completo do mesmo s se
d pela juno de todos.

ingenuidade pensar que a informao arquivstica o nico recurso

informacional capaz de dar eficincia, segurana e qualidade na tomada de deciso na
organizao, mas ingenuidade pensar tambm que sem ela, ou seja, sem a informao
arquivstica possvel ter eficincia, segurana e qualidade na tomada de deciso na
organizao.
Mas queria chamar a ateno para o fato de que a informao arquivstica
matricial para todos os recursos informacionais existentes na organizao.
O conhecimento tcito ao ser registrado transforma-se em uma
informao arquivstica;
Os livros e peridicos de uma biblioteca so, na sua origem, informao
arquivstica para seus autores e para a editora que os publicou;
As bases de dados no institucionais so informaes arquivsticas para a
organizao que as produziu.

O que se defende aqui, ento, que o gerenciamento da informao seja

o fruto da articulao entre os vrios recursos informacionais existentes na organizao
e fruto, tambm, do respeito pelas particularidades e especificidades de cada um deles.
E que as tecnologias da informao, usando uma imagem criada por
Davenport, a tubulao por onde corre a informao. Mas no adianta nada ter uma
tubulao de excelente padro se a gua que passa por dentro dela de pssima
qualidade.

Defende-se aqui, tambm, que os recursos informacionais sejam tratados

com o mesmo nvel de importncia dispensado aos recursos financeiros, aos recursos
materiais e recursos humanos de uma organizao.

Agora, como tratar as informaes produzidas e/ou recebidas e que so a

base para a tomada de decises e para a garantia de direitos e deveres?

Verificando este grfico. Podemos afirmar que a maior parte da massa de

informaes existente nas organizaes foi constituda nos ltimos cinqenta anos.
A exploso da informao um fenmeno relativamente recente. O que
no recente o fato das organizaes continuarem a tratar os produtos e sub-produtos
de suas atividades, isto , as informaes arquivsticas com o mesmo instrumental que
os romanos tratavam seus documentos.
Percebemos, portanto, como necessrio lanar mo de um ferramental
mais sofisticado, que no quer dizer de forma nenhuma mais complicado, para resolver
o problema. A Arquivstica tem procurado a partir de seus estudos e pesquisas fazer a
ponte entre o necessitador da informao e esse estoque informacional privilegiado e
estratgico que o arquivo. Evolumos muito, mas as organizaes precisam ter
conscincia que no existe uma frmula mgica ou melhor um software mgico que
resolva todos os problemas. O desastre das solues de microfilmagem na dcada de
1970 est presente ainda na memria.

As organizaes que reconhecem a importncia estratgica dos recursos

informacionais sabem que os arquivos no so mortos, mas vivos, mais do que isso,
so conjuntos de informaes que podem representar um diferencial em perodos de
escassez de recursos financeiros, materiais e humanos.