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Planificar
Detectar y medir resultados
Controlar (comparar el plan con el resultado)
Decidir
El gerente tiene que hacer el mismo sus propios trabajos, encontrndose entre sus Tareas:
El aspecto fsico de una entidad alude a sus caractersticas materiales, a todos sus
atributos que pueden describirse como magnitudes fsicas: dimensiones lineales, volumen,
peso, color, etc. En cambio el aspecto lgico se refiere al significado, mensaje o
componente inteligente de la entidad y en general a sus atributos inmateriales. Ejemplo: Una
silla est hecha de madera, pero una silla no es la madera. Al procesar la madera y
transformarla en una silla, se le ha agregado forma, propsito, funcionalidad y utilidad.
De igual modo, la informacin est hecha de datos, pero es algo distinto de ellos, tiene
atributos diferentes. El problema que aqueja a muchos gerentes es el de padecer de
sobreabundancia de datos y simultneamente escasez de informacin (es decir sobra
madera y faltan sillas). Gran parte de ello se debe por que se confunde Dato con
Informacin.
ATRIBUTOS
VALORES
------------------------------------=> ESPECIE
=> ROBLE
=> ALTURA
=> 9 METROS
=> EDAD
=> 39 AOS
Econmico
Social
Cultural
Planeamiento Organizativo
Generacin de Ventajas y
Oportunidades Competitivas
Excelencia en la Gestin Administrativa
Para que la informacin se considere eficiente, es decir, para que proporcione un grado de
utilidad que justifique el empleo de los recursos que se apliquen para producirla, sta debe
contar con los siguientes requisitos:
Economa: "El costo de producir la informacin no debe ser superior al beneficio
esperable de su utilizacin". La informacin es un bien econmico y por tal:
Se puede comprar y vender, puede envejecer y tornarse obsoleta
Se puede almacenar
Se puede transportar
Puede sobreabundar o escasear
Requiere inversin de tiempo, recursos e instalaciones.
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$
Umg de la Informacin
Cantidad de Informacin
Con respecto al costo, a medida que aumenta la cantidad de informacin, aumenta
tambin el costo de hacerla disponible. La curva de costo marginal de la informacin sera:
$
Cmg de la Informacin
Cantidad de Informacin
La cantidad ptima de informacin para una organizacin ser aquella en la que el costo
de adquisicin de una unidad adicional sea igual al beneficio o utilidad de esa unidad.
Mediante la unin de las curvas de UMg y CMg de la informacin se obtiene:
Cmg de la Informacin
$
e
Umg de la Informacin
Cantidad de Informacin
e: Cantidad ptima de informacin.
COSTOS DE LA INFORMACIN
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En una organizacin aquel que decide, obtendr la informacin necesaria para tal fin de
alguna de las siguientes fuentes:
Del Ambiente.
Del Sistema de Almacenamiento ideado para el sistema operativo.
De situaciones actualizadas (operacin de laboratorio u otra similar).
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INFORMACION
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Almacenar
Recuperar
Clasificar
Generar
y/o
Capturar
Analizar
Usar como
Informacin
Evaluar
Manipular
Sintetizar
Destruir
1. Generacin o Captura de Datos. Puede tener lugar en una transaccin interna o provenir
de un evento externo a la compaa.
2. Almacenamiento y Destruccin. El almacenamiento suele llevarse a cabo en
documentos o en la base de datos. Si los mismos no son de utilidad son destruidos.
3. Transporte. Durante su ciclo de vida son transportados constantemente de un proceso a
otro.
4. Recuperacin. Consiste en recuperar los datos desde donde se encuentran
almacenados.
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ENTRADA
PROCESO
SALIDA
Elementos: Son las partes que conforman un Sistema. Estos pueden ser humanos o
mecnicos, tangibles o intangibles, estticos o dinmicos.
Relaciones: Las relaciones entre los elementos son las que hacen que todo sistema
sea complejo. La importancia de las relaciones en el anlisis y el diseo como en el
comportamiento es fundamental.
Objetivos: Constituye la razn de ser de un sistema, define al sistema, nada se puede
hacer respecto a un sistema (estudiarlo, redisearlo, evaluarlo, dirigirlo, etc.) sino se
conoce su objetivo.
La obtencin de un resultado superior a la simple agregacin de los elementos y distintos de
ella, constituye lo que se llama Efecto Sinrgico.
Si a un sistema se le saca o se le agrega una parte, no puede esperarse que funcione igual.
Ej.: la combinacin de dos medicamentos cuyos resultados al ingerirlos pueden ser muy
distintos de la simple suma de sus efectos separados.
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Variables: Son los distintos valores que pueden asumir las entradas y las salidas del
sistema. Ej.: Venta semanal de dlares en las casas de Cambio.
Parmetros del Sistema: Son las cantidades que determinan el estado del sistema. Ej.: En
Economa el ndice de desempleo indica la cantidad porcentual de personas que no tienen
trabajo durante un perodo de tiempo.
Componentes: Los componentes de un sistema son las partes identificables del mismo. En
una jerarqua de subsistemas, hay componentes en el nivel ms bajo. Ej.: En una Imprenta
pueden haber tres subsistemas: el sistema ventas, sistema compras y el sistema personal. Los
componentes del sistema son las distintas mquinas, los empleados, las computadoras, los
informes de ingresos diarios, los insumos como el papel, tonel, etc.
Atributos de los Componentes: Son las propiedades o caractersticas de los
componentes del sistema, que influyen en la operacin del mismo, en su velocidad, precisin,
confiabilidad, capacidad y muchos otros aspectos. Ejemplo: la eleccin de un gerente para una
empresa que rena las caractersticas de liderazgo, capacidad, avanzados conocimientos.
Estructura: Es el conjunto de relaciones entre los componentes y atributos de los
componentes de un sistema.
Proceso: Es el conjunto de actividades que convierten las entradas en salidas. El proceso
total se compone de muchos procesos pequeos. Ej.: un Contador ingresa al sistema de Libro
Diario de su pc las cuentas con su monto, y mediante un proceso interno se obtienen
automticamente el Libro Mayor de cada cuenta y el Balance de Sumas y Saldos.
Interface: Es una conexin fsica y funcional entre dos sistemas, la regin de contacto. Ej.:
la computadora se interconecta con su sistema de energa por medio del enchufe de pared.
Entropa: La entropa es el movimiento de un sistema hacia un desgaste, desorden o
discrepancia totales. Un sistema cerrado alcanza su entropa mxima cuando se
descompone. En los sistemas biolgicos o sociales, la entropa puede ser invertida por las
entradas de informacin y energa, llegando con ello a mayores estados de orden y
organizacin. A esto se le llama incremento de la entropa negativa o Neguentropa. Ej.: en
una empresa puede darse la entropa cuando disminuyen sus ventas y entra en quiebra.
Homeostasis: Relacionada con la Entropa Negativa o Neguentropa. Es la caracterstica de
un sistema abierto para regresar a un estado estable. Ej.: Una empresa en quiebra, llama a
convocatoria de acreedores para salvarse y asimismo evita que el sistema desaparezca.
Equifinalidad: Principio que establece que un sistema, partiendo de diferentes estados
iniciales puede alcanzar un mismo estado final o conseguir una finalidad en particular.
Ej.: En diciembre toman vacaciones la mayora de los empleados de planta productiva y se
habla de equifinalidad cuando se plantean alternativas para que la produccin no disminuya:
aumentar la produccin de noviembre para que no exista desabastecimiento, o buscar
empleados que sustituyan a los que estn de vacaciones. Lo que se busca es obtener el
mismo resultado, utilizando distintos caminos o caminos alternativos.
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En los sistemas debe tenerse en cuenta que todo sistema se puede definir por sus
entradas, sus procesos y sus salidas. Todo sistema es un transformador de entradas,
insumos, a salidas o productos.
Sus elementos componentes estn ligados mediante diversas conexiones o interfaces.
Existe una jerarqua en la que todo sistema es un subsistema (respecto al sistema
mayor del que forma parte) y es a su vez un metasistema (respecto a los sistemas que
forman parte de l)
Lo que determina que un conjunto de elementos sea visto como un sistema es el punto de
vista del observador.
En todos los sistemas y en particular en el sistema organizacin, este tipo de estructura
jerrquica implica, por lo menos, dos ventajas sustanciales:
La primera se vincula con una aparente relacin proporcional entre el tamao y la
complejidad de los sistemas (existe una general tendencia a considerar que todo lo
que es ms grande, es ms complejo. Esto no es as). La jerarqua disuelve el
vnculo entre el tamao y la complejidad. Esto es lo que hace posible que el
desempeo de funciones como las del gerente general, contador, analista de
sistemas, o auditor no sea, por ejemplo diez veces ms complejo en la empresa A
que en la empresa B;
La segunda ventaja es que se reduce la necesidad de transmisin de informacin
entre las partes (departamentos, divisiones, reas, etc.) de la organizacin.
El lmite de un sistema es una lnea ideal que encierra elementos (subsistemas) entre
los que existe mayor intercambio de energa a travs de la lnea. (Por energa debe
entenderse todo lo que pueda transmitirse entre dos sistemas: energa propiamente dicha,
informacin, bienes, influencia, autoridad, etc.).
La definicin de lmite es subjetiva y arbitraria, no constituye estrictamente una
restriccin.
El lmite determina el marco dentro del cual se maneja y se explican los elementos y sus
relaciones.
Todo lo que queda fuera del lmite y se relaciona con el sistema constituye su Ambiente.
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Terico: Se basa en los mtodos de la ciencia, sta ofrece estructuras tericas, sta
constituye el esqueleto y los datos representan la carne que llena las formas.
Emprico: Los datos incluyen no slo hechos relativos a los aspectos tcnicos, sino
adems los que se refieren a las prcticas, funciones, interacciones, actitudes y otras
caractersticas.
Pragmtico: Se genera un resultado orientado a la accin. El sistema ha de ser factible,
producible y operable. El personal de la organizacin ha de participar en el proceso de
diagnstico, en la implantacin y en el diseo.
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