USO DE

HERRAMIENTAS
MICROSOFT Y DB2

03/2008

Uso y Diseo orientado a satisfacer las

necesidades de la empresa
El presente laboratorio ha sido diseado con el objeto de mejorar el
nivel de utilizacin de las aplicaciones con que cuenta actualmente la
empresa CYTEC en Chile y motivar a sus empleados para tal efecto.

Uso de herramientas Microsoft y DB2

Uso de herramientas Microsoft y

DB2
USO E IMPLEMENTACIN DE NUEVAS SOLUCIONES

Tabla de contenido
INTRODUCCIN ............................................................................................................................................................ 3
Necesidades de la empresa ........................................................................................................................................................................3
Descripcin de la situacin actual ...............................................................................................................................................................3
Evaluacin general de los asistentes ..........................................................................................................................................................4
ESTRUCTURA DEL CURSO ............................................................................................................................................. 5
Aclaracin de Conceptos ..............................................................................................................................................................................5
Conocimientos de Excel .................................................................................................................................................................................5
Conocimientos de Access ...............................................................................................................................................................................5
Acceso a Bases de Datos DB2 en el AS/400 ...........................................................................................................................................5
Generar consultas en el DB2 en el AS/400 que carguen datos en otro repositorio ......................................................................5
Laboratorios Prcticos combinando Excel y Access (Documento Aparte) ..........................................................................................5
ACLARACIN DE CONCEPTOS: .................................................................................................................................... 6
Planilla u hoja de Clculo. ............................................................................................................................................................................6
Base de Datos .................................................................................................................................................................................................6
Vnculos .............................................................................................................................................................................................................6
CONOCIMIENTO DE EXCEL ........................................................................................................................................... 7
Introduccin ......................................................................................................................................................................................................7
La pantalla inicial ........................................................................................................................................................................................7
Barras.............................................................................................................................................................................................................7
Manipulacin de Datos ..................................................................................................................................................................................9
Introducir datos ............................................................................................................................................................................................9
Modificar datos ...........................................................................................................................................................................................9
Tipo de datos ............................................................................................................................................................................................ 10
Operaciones Con Archivos ......................................................................................................................................................................... 10
Guardar un libro de trabajo ................................................................................................................................................................. 10
Cerrar un libro de trabajo ..................................................................................................................................................................... 10
Abrir un libro de trabajo ya existente ................................................................................................................................................ 11
Empezar un nuevo libro de trabajo ..................................................................................................................................................... 12
Generacin de Grficos ............................................................................................................................................................................ 13
Generacin de Tablas Dinmicas ............................................................................................................................................................ 14
Tabla dinmica generada en base a datos locales en la misma planilla Excel........................................................................ 15
Grfico dinmico generado en base a datos locales en la misma planilla Excel .................................................................... 17
Tabla dinmica generada en base a datos Externos...................................................................................................................... 19
CONOCIMIENTO DE ACCESS ....................................................................................................................................... 20
Definicin y funcionamiento de una base de datos ............................................................................................................................. 20
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Archivos de base de datos de Access ..................................................................................................................................................... 20
Tablas ............................................................................................................................................................................................................. 20
Almacenar y administrar los datos ....................................................................................................................................................... 20
Creando una tabla .................................................................................................................................................................................. 21
Vista Diseo de la tabla ......................................................................................................................................................................... 21
Cmo relacionar dos tablas ................................................................................................................................................................... 22
Consultas ........................................................................................................................................................................................................ 22
Obtener respuestas a preguntas .......................................................................................................................................................... 23
Consultas SQL............................................................................................................................................................................................ 23
Formularios .................................................................................................................................................................................................... 23
Uso de formularios ................................................................................................................................................................................... 23
Informes.......................................................................................................................................................................................................... 24
Informes: Utilidad de los informes ........................................................................................................................................................ 24
En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico ................................................................................................................................ 24
Informes: Presentar datos ....................................................................................................................................................................... 24
Calcular totales. ........................................................................................................................................................................................ 24
Crear un informe ...................................................................................................................................................................................... 25
Personalizar un informe .......................................................................................................................................................................... 25
Mdulos .......................................................................................................................................................................................................... 25
Automatizar las tareas rutinarias y crear soluciones empresariales ............................................................................................ 25
Relaciones ...................................................................................................................................................................................................... 25
Relaciones en una base de datos ......................................................................................................................................................... 25
Diseo ............................................................................................................................................................................................................. 26
Disear una base de datos .................................................................................................................................................................... 26
Grficos ......................................................................................................................................................................................................... 26
Grficos en un formulario o informe .................................................................................................................................................... 26
Vista Grfico dinmico de una hoja de datos o de un formulario ............................................................................................... 26
Analizar datos .............................................................................................................................................................................................. 27
Crear una consulta de referencias cruzadas ..................................................................................................................................... 27
Exportando.................................................................................................................................................................................................... 27
Exportar datos y objetos de la base de datos ................................................................................................................................. 27
Compartir la base de datos. ................................................................................................................................................................. 27
Exportar o intercambiar datos con Microsoft Word u otro programa de procesamiento de texto. .................................... 27
Exportar a Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo. ............................................................................................... 28
Exportar o copiar una vista de Tabla dinmica o de Grfico dinmico. ................................................................................... 28
Copiar datos a otro programa para un uso no interactivo. ........................................................................................................... 28
ODBC ............................................................................................................................................................................................................. 29
Orgenes de datos ODBC: Qu es un origen de datos? ............................................................................................................... 29
Acceso a Bases de Datos DB2 en el AS/400 ........................................................................................................................................ 30
Iniciando SQL Interactivo ........................................................................................................................................................................ 30
Creando una coleccin SQL ................................................................................................................................................................... 30

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INTRODUCCIN
Necesidades de la empresa
Es necesario extraer informacin almacenada en una base de datos DB2/400 y manipularla desde Excel y/o Access para
generar reportes mensuales de diversos tipos: contables, administrativos, adquisiciones, etc.

Descripcin de la situacin actual

Actualmente la informacin es manipulada en 3 pasos diferentes:
1. A nivel del AS/400 se genera/actualiza una base de datos que llamaremos DESTINY a travs de consultas
ejecutadas en el mismo AS/400 y que puebla la base de datos con la informacin asociada al mes contable en
proceso.
Datos

Proceso SQL de
Actualizacin de
DESTINY

DESTINY

Datos

Gran sistema

Datos

2. Desde una base de datos Access se vinculan tablas almacenadas fsicamente en DESTINY y su informacin es
combinada con tablas locales en la base de datos Access que llamaremos TRINITY. En esta base de datos se crean
consultas que mezclan la informacin almacenada en DESTINY y TRINITY y cuyos datos son exportados a una (o
ms) planilla(s) Excel, a la que llamaremos THECORE

DESTINY

Vnculo de Tablas

Estacin de trabajo

Base de Datos
ACCESS
TRINITY

Proceso de
Generacion
de consultas

Generacin
de
Documento
Excel

3. Una vez que los datos se encuentran en la planilla Excel que llamamos THECORE, se manipula localmente y se
generan y/o actualizan tablas dinmicas con la informacin necesaria para los reportes.

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Generacin
de
Documento
Excel

Proceso de
Actualizacin
de Tabla
Dinmica

Generacin
de reporte
definitivo

Se ha generado un grfico general que representa las actividades realizadas:

Datos

DESTINY

Proceso SQL de
Actualizacin de
DESTINY

Datos

AS/400

Vnculo de Tablas

Estacin de trabajo

Base de Datos
ACCESS
TRINITY

Datos

Proceso de
Generacion
de consultas

Generacin
de
Documento
Excel

Proceso de
Actualizacin
de Tabla
Dinmica

Generacin
de reporte
definitivo

Evaluacin general de los asistentes

En esta etapa se evaluar el conocimiento general y/o especfico que los asistentes tienen de las diversas herramientas con
el objeto de orientar los ejemplos a cosas ms conocidas por ellos.

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ESTRUCTURA DEL CURSO

Aclaracin de Conceptos
Durante esta etapa nos dedicaremos a homogeneizar el lenguaje utilizado por los asistentes ya que es altamente probable
que exista diferencias dado que generalmente los asistentes trabajan en distintas reas

Conocimientos de Excel
En esta etapa nos dedicaremos a estandarizar el uso de la herramienta ya que los asistentes tienden a utilizar algunas
funciones, desconociendo la existencia de otras. La idea no es realizar un curso intensivo de Excel, sino orientarlo a lo ms
utilizado por la mayora de los asistentes utilizando un lenguaje comn.

Conocimientos de Access
En esta etapa nos dedicaremos a estandarizar el uso de la herramienta ya que los asistentes tienden a utilizar algunas
funciones, desconociendo la existencia de otras. La idea no es realizar un curso intensivo de Access, sino orientarlo a lo ms
utilizado por la mayora de los asistentes utilizando un lenguaje comn.

Acceso a Bases de Datos DB2 en el AS/400

Generar consultas en el DB2 en el AS/400 que carguen datos en otro
repositorio
Laboratorios Prcticos combinando Excel y Access (Documento Aparte)
Implementacin de Ejemplos de Access y Excel
Creacin de Vnculos desde Excel hacia tablas o consultas en Access
Creacin de Vnculos desde Access hacia planillas Excel
Creacin de Tablas dinmicas en Access en base a datos almacenados en la misma base de datos
Creacin de Tablas dinmicas en Excel
o En base a datos almacenados en otra hoja de clculo
o En base a datos almacenados en una tabla/vista de Access

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ACLARACIN DE CONCEPTOS:
Planilla u hoja de Clculo.
Por definicin, Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en
forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y
funciones y dibujar distintos tipos de grficos.
Se muestra un ejemplo en la siguiente figura, utilizando Excel para presentar la Hoja de Clculo de nombre datos_all:

Base de Datos
En palabras simples, se puede decir que una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al
mismo contexto almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una
base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la
actualidad, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de
datos tienen formato electrnico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
Existen varios tipos de bases de datos:
a. Segn la variabilidad de los datos almacenados
i. Bases de datos estticas
ii. Bases de datos dinmicas
b. Segn el contenido
i. Bases de datos bibliogrficas
ii. Bases de datos de texto completo
iii. Directorios
iv. Banco de imgenes, audio, video, multimedia, etc.
v. Bases de datos o "bibliotecas" de informacin Biolgica

Vnculos
Una de las formas ms simples de definir un vnculo es la siguiente: es un elemento de un documento electrnico que hace
referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento o un punto especfico del mismo o de otro documento. Combinado con
una red de datos y un protocolo de acceso, un hiperenlace permite acceder al recurso referenciado en diferentes formas,
como visitarlo con un agente de navegacin, mostrarlo como parte del documento referenciador o guardarlo localmente.
Tambin
se
les
llama
enlace,
vnculo,
hipervnculo
o
liga

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CONOCIMIENTO DE EXCEL
Introduccin
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una
cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con
Excel aqu puedes ver con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculoLa pantalla inicial
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los
nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin
(y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Barras

La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un
libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el
extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por
ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las
operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir
de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el
libro actual.
En Excel2000 la barra de mens tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los
comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Si deseas informacin sobre los mens desplegables.
Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos: a) Comandos inmediatos. Se
ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no
aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar,
el comando Columnas.

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b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una
de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen.
c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedir que rellenemos algunos campos y que tendr
botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el
men Insertar, Grfico...
Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre
del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar.
La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms
habituales,
como
Guardar,
Copiar,
Pegar,
etc.

La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de
fuente, etc.
Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por
ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.
La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente
hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer,
etc. y tambin un botn por cada documento de Excel2000 que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un
documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a Excel2000, sino a Windows como su propio
nombre indica.

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Manipulacin de Datos
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a
seguir sern los siguientes:
1 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2 Teclear los datos.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin:
INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por
debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa cambiar
dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para
introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo
hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin
de la barra de frmulas. As no se
introducen los datos y la celda seguir vaca.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la
introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla
Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No
se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:
1 Seleccionar la celda adecuada.
2 Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del
dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma.
3 Modificar la informacin.
4 Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su
valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas.
As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.

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Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor
directamente sobre esta.Tipo de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u
hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por : valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u
operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Operaciones Con Archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder
manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel2000.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo,
en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta
operacin se denomina Guardar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.
Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre :
1 Selecciona el men Archivo
2 Elige la opcin Guardar como... con lo que aparecer un cuadro de dilogo que usted deber completar con la
informacin necesaria.
Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, en
caso de estar conforme con l pasar directamente al punto 6. Si lo que quieres es crear un nuevo fichero con la modificacin,
seguir todos los pasos.
3 En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu
trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
4 Haz doble clic sobre la carpeta donde guards el archivo.
5 En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
6 Haz clic sobre el botn Guardar.
Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello :
1 Selecciona la opcin Guardar del men Archivo.
O bien, haz clic sobre el botn Guardar

de la Barra de Herramientas.

Se guardar con el mismo nombre que tena.

Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre.
Si deseas ms informacin sobre cmo guardar documentos:
Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente.
La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de
varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo
1 Selecciona el men Archivo.

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2 Elige la opcin Cerrar. Si esta opcin no se encuentra, recuerda el botn para ampliar el men.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello
mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:
3 Haz clic sobre el botn:

Cancelar para no cerrar el documento.

No para salir del documento sin almacenar la ltima modificacin.
S para almacenar el documento antes de salir de l.
En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el recuadro de dilogo Guardar como para
poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena.

Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar

programa Excel.

de la barra de men, cuidado no el de la barra de ttulo que cerrara el

Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
Una de ellas consiste en utilizar el men:
1 Selecciona la opcin Abrir del men Archivo.
O bien, haz clic sobre el botn Abrir
de la Barra de Herramientas, con lo que aparecer un cuadro de
dilogo en el cual usted podr buscar la ubicacin del archivo que desea abrir y seleccionarlo.
2 Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.
Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.
3 Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.
En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida.
4 Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, sta se situa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer
toda la informacin de dicha carpeta.
5 Haz clic sobre el archivo deseado.
6 Haz clic sobre el botn Abrir.
Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos
anteriormente.
1 Selecciona el men Archivo.
Al final de la ventana del men, Excel presenta una lista con los cuatro ltimos documentos abiertos.
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2 Haz clic sobre el documento deseado.
El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.
Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel2000 automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear
otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
1 Selecciona el men Archivo.
2 Elige la opcin Nuevo...
O bien hacer clic sobre el botn Nuevo

de la barra de herramientas.

En caso de haber utilizado el men, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

4 Haz clic sobre el botn Aceptar.

Automticamente se abrir un nuevo libro de trabajo.

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Generacin de Grficos
Los grficos son otras de las cosas ms importantes de Excel, ellas nos pueden representar los resultados de miles de cosas
como boletas, recibos, prstamos, etc., en un simple dibujo.
Los grficos pueden ser estticos o dinmicos. Por ahora veremos slo la generacin de grficos basados en datos locales
ya que la generacin de grficos dinmicos se ver en relacin con la generacin de tablas dinmicas, que es un tema que
se ver mas adelante.
Vamos a ver como insertar un grafico y que nos muestren los datos de celdas actuales.
1.

Selecciona los datos que quieres representar

2.
3.
4.
5.
6.
7.

Has clic en el botn

para insertar el grfico
Has clic en el grfico que quieras insertar en tu hoja (tipos de graficas mas adelante)
Has clic en siguiente
En el siguiente paso, omtelo (2/4)
En el paso 3 de 4 puedes incluir un titulo y ponerle etiquetas a los ejes X e Y
En el ultimo paso solamente tienes que especificar si quieres poner el grfico en la misma hoja o en una nueva

Los tipos de grficos son:

Columnas y barras: Para comparar valores
Lneas: Mostrar fcilmente muchos nmeros
Circular: El por ciento de un todo
rea: Presenta la tendencia a travs de el tiempo

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Generacin de Tablas Dinmicas

Las tablas dinmicas pueden ser generadas utilizando diversos tipos de datos, los que se muestran al seleccionar la opcin
Tabla dinmica / Grfico Dinmico (Opcin en Espaol) o bien Pivot Table / Pivot Chart Repot (Opcin en Ingls):
Cuando se selecciona esta opcin se debe especificar dos cosas:
Donde se encuentra el origen de datos
o Datos Locales en la planilla Excel (Microsoft Excel list or Database)
o Datos origen en algn repositorio externo (External Data Source)
o Rangos Mltiples de consolidacin (Multiple consolidation ranges)
o Otra tabla dinmica o Grfico dinmico (Another PivotTable report or PivotChart report)
Qu tipo de Reporte se desea generar
o Tabla dinmica (PivotTable)
o Reporte de Grfico Dinmico (PivotChart report with a Pivot table Report)
En esta parte trabajaremos con datos ejemplo que ya se han utilizado antes, pero de todas maneras la mostraremos a
continuacin:

En grfico siguiente muestra las opciones comentadas anteriormente:

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Uso de herramientas Microsoft y DB2

Tabla dinmica generada en base a datos locales en la misma planilla Excel

Se debe elegir la opcin Microsoft Excel list or Database

Al presiona NEXT
Ahora, usted deber seleccionar el rango de datos a ser utilizados para la generacin de la tabla dinmica. Esto podr
hacerlo fcilmente yendo a la hoja de la planilla que contiene los datos con los que desean trabajar como muestra la
siguiente figura:
A continuacin debern presionar el botn siguiente (o Next) y aparecer la siguiente pantalla, en la cual se nos pregunta si
queremos que la tabla dinmica sea colocada en la misma hoja actual de los datos o bien en una nueva. En este caso se
elegir que la tabla dinmica sea colocada en una hoja nueva.

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Uso de herramientas Microsoft y DB2

Al seleccionar la opcin Terminar o Finish segn corresponda, se crear una nueva hoja como se presenta la siguiente
figura

Ahora podemos elegir que campos queremos colocar como encabezado, como datos a acumular, etc.
En el siguiente ejemplo seleccionamos una segmentacin por departamentos, indicando los empleados de cada uno de ellos
y sacamos un resumen del salario de cada departamento.

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Uso de herramientas Microsoft y DB2

Grfico dinmico generado en base a datos locales en la misma planilla Excel

Se debe elegir la opcin Microsoft Excel list or Database

Al presiona NEXT

Ahora, usted deber seleccionar el rango de datos a ser utilizados para la generacin de la tabla dinmica. Esto podr
hacerlo fcilmente yendo a la hoja de la planilla que contiene los datos con los que desean trabajar como muestra la
siguiente figura:

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Uso de herramientas Microsoft y DB2

A continuacin debern presionar el botn siguiente (o Next) y aparecer la siguiente pantalla, en la cual se nos pregunta si
queremos que la tabla dinmica sea colocada en la misma hoja actual de los datos o bien en una nueva. En este caso se

elegir que la tabla dinmica sea colocada en una hoja nueva.

Al seleccionar la opcin Terminar o Finish segn corresponda, se crear una nueva hoja como se presenta la siguiente
figura

Como podr ver, el grfico ser dibujado en funcin de los mismos datos que debiera seleccionar para generar una tabla
dinmica, ya que internamente generar una y la almacenar en la hoja nueva que ha creado y llamado Sheet2. El grfico
dinmico lo almacenar en la hoja llamada Chart1.
Ahora podemos elegir que campos queremos colocar como encabezado, como datos a acumular, etc.
En el siguiente ejemplo hemos gen erado un grfico de torta en el cual estamos reflejando los salarios de los departamentos,
pudindose observar fcilmente los porcentajes asociados a cada departamento.

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Uso de herramientas Microsoft y DB2

Tabla dinmica generada en base a datos Externos

Dado que los datos externos ms comunes a ser utilizados estarn en Access, primero veremos las capacidades de Access
como herramienta y trabajaremos luego en la generacin de tablas dinmicas en base a datos almacenados en tablas y/o
consultas de una base de datos Access

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CONOCIMIENTO DE ACCESS
Definicin y funcionamiento de una base de datos
Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de
pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o
slo estn instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin procedente de varias
fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.
Supongamos, por ejemplo, que los nmeros de telfono de los proveedores estn almacenados en varios lugares: en un
archivo de tarjetas que contiene los nmeros de telfono de los proveedores, en archivos de informacin de productos en un
armario y en una hoja de clculo que contiene informacin de pedidos. Si cambia el nmero de telfono de un proveedor,
tendra que actualizar la informacin en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la
informacin en un solo lugar: el nmero de telfono del proveedor se actualiza automticamente en todos los lugares de la
base de datos donde se utilice.

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del
archivo, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.
Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde
una intranet.
Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.
Mostrar los datos en una consulta
Mostrar los datos en un formulario
Mostrar los datos en un informe
Mostrar los datos en una pgina de acceso a datos

Tablas
Almacenar y administrar los datos
Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o proveedores. Al usar una tabla
independiente para cada tema, los datos se almacenan slo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos ms
eficaz y menos errores de entrada de datos.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo tipo de informacin para cada producto, por ejemplo,
su nombre. Cada uno de los registros de esa tabla contiene toda la informacin acerca de un producto, por ejemplo, el
nombre del producto, el Id. de proveedor, las unidades en existencia, etc.

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Creando una tabla

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace el seguimiento. Para reunir los
datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

La informacin de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.
La informacin de pedidos que antes se guardaba en una hoja de clculo ahora reside en la tabla Pedidos.
Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo
de una tabla a otra tabla y despus se define una relacin, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de
ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.
Vista Diseo de la tabla
En la vista Diseo de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o agregar, eliminar o personalizar los
campos en una tabla existente.

Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue ms campos. Si el nombre de un campo existente no es
suficientemente descriptivo, puede cambiarlo.
La configuracin del tipo de datos (tipo de datos de campo: caracterstica de un campo que determina el tipo de
datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos que
consten de letras o nmeros, pero un campo de tipo Numrico slo puede almacenar datos numricos.) de un campo
define el tipo de valores que puede escribir en el mismo. Por ejemplo, si desea que un campo almacene valores
numricos que puede utilizar en clculos, establezca su tipo de datos en Numrico o Moneda.
Se utiliza una etiqueta nica, denominada clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos
valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores
Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con

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claves externas de otras tablas.) para identificar los registros de la tabla. La clave principal de una tabla
se utiliza para referirse a registros relacionados de otras tablas.
Las propiedades de los campos son un conjunto de caractersticas que proporcionan control adicional sobre cmo se
almacenan, escriben o muestran los datos de un campo. Las propiedades disponibles dependen del tipo de datos
de un campo.
Cmo relacionar dos tablas
Un campo comn relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los datos de las dos tablas para
ver, modificar o imprimir. En una tabla, el campo es una clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos
valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y
debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras
tablas.) que se establece en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos:
tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base
de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.) de la tabla. Ese mismo campo tambin existe en la tabla
relacionada como una clave externa (clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo
o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.).
En una tabla o una consulta, la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla,
formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede
editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.) proporciona las herramientas necesarias para trabajar con los datos.
Las barras de herramientas se refiere a barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar
una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras
de herramientas.) Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la consulta proporcionan muchas de las herramientas
necesarias para buscar, modificar e imprimir registros.
Imprimir u obtener una vista previa de los datos.
Revisar la ortografa.
Cortar, copiar o pegar el texto seleccionado, campos, registros completos o toda la hoja de datos.
Ordenar registros.
Filtrar registros, y buscar o reemplazar valores.

Consultas
Creando una consulta
Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas,
cree una consulta. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos
predefinidos o personalizados en los datos.

Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la informacin de Id. de pedido, fecha de entrega, nombre de
la organizacin y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

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Obtener respuestas a preguntas

Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de
registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada
desde Access, que tiene una conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y
manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos,
como Excel.). Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.
Consultas SQL
Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL (cadena o instruccin de SQL: expresin que define un
comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye clusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas
de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o
Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.
Cuando se crea una consulta en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de
datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos
de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.) de la consulta, Access construye en segundo plano las
instrucciones SQL equivalentes.
De hecho, la mayora de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseo de la consulta tienen
clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instruccin
SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de
datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseo, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.). Si lo desea,
puede ver o editar la instruccin SQL en la vista SQL. Sin embargo, despus de hacer cambios en una consulta en la vista
SQL, puede que su aspecto no sea el que tena en la vista Diseo.
Algunas consultas SQL, denominadas consultas especficas de SQL (consulta especfica de SQL: consulta que consta de una
instruccin SQL. Las subconsultas y consultas de paso a travs, unin y definicin de datos son consultas especficas de SQL.),
no se pueden crear en la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta o un
filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca
antes como la cuadrcula QBE.). En el caso de las consultas de paso a travs (consulta de paso a travs: una consulta
especfica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC.
Las consultas de paso a travs permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de
base de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de definicin de datos (consulta de definicin de datos: consulta
especfica de SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje de definicin de datos). Estas instrucciones permiten crear o
alterar objetos de la base de datos.) y consultas de unin (consulta de unin: consulta que utiliza el operador UNION para
combinar los resultados de dos o ms consultas de seleccin.), debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL.
En el caso de las subconsultas (subconsulta: instruccin SQL SELECT que est dentro de otra consulta de seleccin o de
accin.), la instruccin SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta.

Formularios
Uso de formularios
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario,
Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente
para formularios, o con un diseo que haya creado en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos
objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo,
puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).
Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos
de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de ms de una tabla al
mismo tiempo.
Un formulario sita el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de ms de una tabla. Tambin
puede mostrar imgenes y otros objetos.
Un formulario puede incluir un botn que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automticamente.

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Informes
Informes: Utilidad de los informes
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un
informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.
Utilice un informe para crear etiquetas postales.
Utilice un informe para mostrar totales en un grfico.
Utilice un informe para calcular totales.
En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico
En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:
Agregar, mover o quitar campos: Puede agregar campos a las reas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla
dinmica, y a las reas de filtros, categoras, series y datos en la vista Grfico dinmico. Tambin puede mover campos de
un rea a otra y quitar campos de la vista.
Filtrar registros: Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al rea de filtros. Tambin
puede filtrar un campo en el rea de filas y columnas.
Ordenar registros: Puede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden ascendente o descendente.
Tambin puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la vista Tabla dinmica.
Agrupar registros: Puede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o columna, o crear grupos
personalizados.
Dar formato a los elementos y cambiar ttulos: En la vista Tabla dinmica, puede cambiar la configuracin de la fuente,
alineacin, color de fondo y formato de nmero de un campo. Tambin puede cambiar los ttulos de los campos y grupos
personalizados. En la vista Grfico dinmico, puede cambiar el tipo de grfico, aplicar formato a los marcadores de datos,
etc.
Informes: Presentar datos
Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamao y el
aspecto de todo el informe, puede mostrar la informacin en la manera que desee verla.
Crear etiquetas postales.
Mostrar totales en un grfico.
Agrupar registros en categoras.
Calcular totales.
La mayora de los informes estn enlazados a una o ms tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados
en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para
servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de
registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un informe
contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado.
Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. Otra informacin acerca del formulario, como el
ttulo, la fecha y el nmero de pgina, se almacena en el diseo del informe.
El ttulo y los encabezados de columna del informe se almacenan en el diseo del informe.
La fecha procede de una expresin almacenada en el diseo del informe.
Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instruccin SQL base.
Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseo del informe.
El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos grficos denominados controles (control:
objeto de interfaz grfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificacin, una barra de
desplazamiento o un botn de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar
datos y opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser cuadros de edicin que

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muestren nombres y nmeros, etiquetas que muestren ttulos, o lneas decorativas que organicen los datos grficamente y
mejoren la presentacin del informe.
Las lneas son decorativas.
Las etiquetas muestran texto descriptivo.
Los cuadros de texto muestran los datos de la consulta Ventas por fecha.
Un cuadro de texto utiliza una expresin para calcular un total.
Crear un informe
Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. Utilice el Asistente para etiquetas si desea crear
etiquetas postales, el Asistente para grficos si desea crear grficos o el Asistente para informes si desea crear un informe
estndar. El asistente hace preguntas y crea un informe basndose en las respuestas que obtiene. Despus, el informe se
puede personalizar como se desee en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base
de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear
objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).
Personalizar un informe
Se puede personalizar un informe de las siguientes formas:
Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en que est basado un informe.
Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente. Tambin puede agrupar los
registros de uno o ms campos, y mostrar subtotales y totales en un informe.
Ventana Informe Se puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de ttulo y
otros elementos de la ventana Informe.
Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamao los encabezados, pies y las secciones de detalles de un
informe. Tambin puede establecer propiedades de seccin para controlar la presentacin de un informe y el resultado que
se obtiene al imprimirlo.
Controles Puede mover, cambiar el tamao o establecer las propiedades de fuente de un control. Tambin puede agregar
controles para mostrar valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, y otra informacin que sea de utilidad en un
informe.

Mdulos
Automatizar las tareas rutinarias y crear soluciones empresariales
Un mdulo es bsicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con
nombre para organizar el cdigo de Microsoft Visual Basic (Microsoft Visual Basic: versin visual del lenguaje de
programacin Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.).
Microsoft Access tiene dos tipos de mdulos: mdulos estndar (mdulo estndar: mdulo en el que puede colocar los
procedimientos Sub y Function que desee que estn disponibles para otros procedimientos de la base de datos.) y mdulos
de clase (mdulo de clase: mdulo que puede contener la definicin de un nuevo proyecto. Cada instancia de una clase crea
un objeto nuevo. Los procedimientos definidos en el mdulo se convierten en propiedades y mtodos del objeto. Los mdulos
de clase pueden existir solos o con formularios e informes.).

Relaciones
Relaciones en una base de datos
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft
Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o propsito
concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.), necesita una forma de indicarte a Microsoft Access
cmo debe volver a combinar esa informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones (relacin: asociacin que
se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a
varios.) entre las tablas.

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Diseo
Disear una base de datos
Un buen diseo de base de datos garantiza su fcil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene
datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una
direccin, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automticamente en toda la base de datos.
Una base de datos bien diseada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la informacin necesaria. Una
consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas
diferentes, como la informacin de pedidos combinada con la informacin de clientes.
En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una
pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.) que se desea utilizar, y los informes que se
desea imprimir , no siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que
normalmente los formularios, los informes y las pginas de acceso a datos se basan en consultas en lugar de basarse en
tablas.
Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda realizar
un esquema en papel y trabajar el diseo primero. Tambin puede examinar bases de datos bien diseadas que sean
similares a la suya, o puede abrir la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y
modificar las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar su diseo.

Grficos
Grficos en un formulario o informe
Los grficos son visualmente atractivos y facilitan a los usuarios la visin de comparaciones, modelos y tendencias en los
datos. En Microsoft Access, puede crear grficos en un formulario, en un informe y en una pgina de acceso a datos.
Tambin se puede mostrar una hoja de datos o un formulario en la vista Grfico dinmico (vista Grfico dinmico: vista que
muestra un anlisis grfico de los datos de una hoja de datos o formulario. Puede ver diferentes niveles de detalle o
especificar el diseo arrastrando campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los
campos.).
En un formulario o informe se puede utilizar Microsoft Graph para crear un grfico vinculado a datos de tablas, consultas
(consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una
consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso
a datos.) u otros orgenes de registro (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o pgina
de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instruccin SQL. En un proyecto
de Access, puede ser una tabla, una vista, una instruccin SQL o un procedimiento almacenado.) disponibles. Los grficos
pueden ser globales (incluyen todos los datos) o pueden estar asociados a registros (slo reflejan los datos del registro
actual y, por tanto, se actualizan a medida que se pasa de un registro a otro).
Dispone de varios tipos de grficos que podr seleccionar, incluidos los bidimensionales (2D) y tridimensionales (3D). Las
opciones de formato incluyen agregar texto y objetos grficos a los grficos, cambiar colores y agregar lneas de tendencia
y barras de error.
Vista Grfico dinmico de una hoja de datos o de un formulario
En una base de datos de Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o
formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los
datos.) o en un proyecto de Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos
de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni
objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.), una hoja de datos o un formulario que
contenga cifras de ventas se puede mostrar como un grfico interactivo dinmico en la vista Grfico dinmico. La vista
Grfico dinmico utiliza Microsoft Office Chart, un componente Web de Microsoft Office, para mostrar el grfico. En la
vista Grfico dinmico, existen varios tipos de grficos donde elegir en los que se puede agregar texto, cambiar colores y
aprovechar otras opciones de formato, como agregar lneas de tendencia y barras de error

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Analizar datos
Crear una consulta de referencias cruzadas
Microsoft Access ofrece varias tcnicas que ayudan a analizar los datos. Puede utilizar una consulta (consulta: pregunta
sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una consulta puede unir
datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) de tabla
de referencias cruzadas para calcular y reestructurar los datos con el fin de facilitar el anlisis. Las consultas de referencias
cruzadas calculan una suma, un promedio, un recuento u otro tipo de totales de datos agrupados en dos tipos de
informacin: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de clculos (hoja de datos: datos de una tabla, formulario,
consulta, vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.), y otro a lo largo de la parte
superior.
Consulta de seleccin
Consulta de tabla de referencias cruzadas basada en la consulta de seleccin
Agregar una lista de tablas dinmicas a una pgina de acceso a datos

Exportando
Exportar datos y objetos de la base de datos
La exportacin es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de clculo o formato
de archivo para que otra base de datos, aplicacin o programa puedan utilizar dichos datos y objetos. La exportacin es
un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. Se pueden exportar (exportar: trasladar datos y objetos
de base de datos a otra base de datos, otra hoja de clculo u otro formato de archivo, de manera que otra base de datos
u otro programa puede utilizarlos. Puede exportar datos a una gran variedad de bases de datos, programas o formatos de
archivo compatibles.) datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles. La mayora
de los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas,
consultas, formularios, informes, pginas, macros y mdulos.
Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, pginas, macros y mdulos.) de una base de datos de
Microsoft Access (base de datos: coleccin de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos,
la informacin sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y
campos.) o de un proyecto de Microsoft Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una
base de datos de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no
contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) se pueden exportar a otra
base de datos u otro proyecto de Access.
Compartir la base de datos.
Una pgina de acceso a datos est conectada a uno de los dos tipos de orgenes de datos, ya sea una base de datos de
Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que
est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una
base de datos de Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL
Server consta de tablas, vistas, ndices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.). Para que la pgina
funcione correctamente cuando se enva por correo electrnico, la base de datos de origen debe residir en un servidor o
equipo compartido para que los usuarios puedan verla e interactuar con la misma.
Exportar o intercambiar datos con Microsoft Word u otro programa de procesamiento de texto.
Existen tres formas de utilizar los datos de Microsoft Access en programas de procesamiento de texto:
En una base de datos de Access, puede utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word
para crear un documento de combinacin de correspondencia en Word vinculado con datos de Access. Una vez
establecido el vnculo, puede abrir el documento activo en Word cuando lo desee, para imprimir un nuevo lote de
etiquetas o cartas modelo utilizando los datos actuales de Access.
Para cualquier versin de Microsoft Word, puede exportar datos de Microsoft Access a un archivo de origen de
datos de combinacin de correspondencia que se pueda utilizar con la funcin de combinacin de correspondencia
de Word.

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Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe como un archivo con formato de texto
enriquecido (.rtf) o un archivo de texto (.txt). Un archivo con formato de texto enriquecido (RTF) conserva el formato,
como por ejemplo las fuentes y los estilos, y se puede abrir con Microsoft Word y otros programas de autoedicin
o procesamiento de texto de Microsoft Windows.
Exportar a Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo.
Hay tres modos de utilizar datos de Microsoft Access con Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo:
Puede exportar una hoja de datos como datos sin formato a Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo.
Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe directamente como una hoja de clculo o
un archivo de Excel (.XLS). De este modo, podr conservar la mayor parte del formato, como fuentes y colores. Los
qniveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un informe o una pgina de acceso
a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por ms de un
campo, expresin u origen de registros del grupo.) de los informes se guardan como niveles de esquema de Excel y
los formularios se guardan como tablas de datos.
Tambin se pueden exportar los datos de una tabla, consulta/vista, hoja de datos, formulario o informe a un
archivo XML que puede importarse a Excel.
Exportar o copiar una vista de Tabla dinmica o de Grfico dinmico.
Si conoce los informes de Tabla dinmica de Microsoft Excel y desea trabajar con los datos en Excel, existen dos maneras
de hacerlo.
Para ver y modificar el contenido de una vista Tabla dinmica (vista Tabla dinmica: vista que resume y analiza los datos
de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos
y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.) utilizando Excel, puede exportar
la vista Tabla dinmica a Excel.
Preparar exportacin a Excel: Los informes de Tabla dinmica de Excel no pueden mostrar campos de detalle (campo
Detalle: campo que muestra todas las filas, o registros, del origen de registros subyacente.). Cuando exporta a Excel, los
campos de detalle estarn disponibles en la barra de herramientas de Tabla dinmica de Excel, pero los campos no se
mostrarn en el informe. Si desea que el informe de la tabla dinmica de Excel refleje el aspecto de la vista Tabla
dinmica, desplace todos los campos fuera del rea de detalle antes de exportar a un informe de tabla dinmica de Excel
o bien oculte los datos de detalle para elementos y celdas de manera que no aparezca el rea de detalle.
Despus de exportar: Puede que observe algunas diferencias en la vista Tabla dinmica despus de exportarla a Excel.
Estas diferencias se dan porque las vistas de tabla dinmica utilizan el componente de Tabla dinmica de Microsoft Office y
los informes de tabla dinmica de Excel no son compatibles con determinadas caractersticas de la lista de tabla dinmica o
bien porque algunas caractersticas se implementan de otra manera. Para obtener informacin sobre las diferencias entre
las listas de tabla dinmica e informes de tabla dinmica de Excel, consulte la ayuda de Excel.
Copiar datos a otro programa para un uso no interactivo.
Copiar a Microsoft Word o Excel: Si desea trabajar con una instantnea de los datos que se estn mostrando en la vista
Tabla dinmica (vista Tabla dinmica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar
diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos
de las listas desplegables de los campos.), puede copiar y pegar los datos a Excel o Word. Si copia toda la vista Tabla
dinmica a otro programa o copia determinadas secciones de datos, el texto y los valores de la vista Tabla dinmica pasan
a formar parte del documento de Word o un libro de Excel. No se establece ninguna conexin entre los datos originales y la
copia al documento o libro. De esta manera no se pueden actualizar los datos copiados.
Copiar a otros programas: Tambin puede copiar datos mostrados en la vista Tabla dinmica a otros programas como, por
ejemplo, Microsoft FrontPage. Cuando copia datos en un programa que no es ni Excel ni Word y que no es compatible con
el formato HTML (HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza
etiquetas para indicar cmo deben mostrar los exploradores Web los elementos de pgina, como texto y grficos, y cmo
deben responder a las acciones del usuario.) utilizado en las vistas Tabla dinmica, los datos se copian como texto sin
formato.
Exportar a SharePoint Services de Microsoft Windows.
Puede exportar el contenido de una tabla a o una consulta a una lista de Windows SharePoint Services. Despus de realizar
dicha exportacin, puede modificar la lista de Windows SharePoint Services sin que esto afecte a la tabla o a la consulta
de Access.

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ODBC
Orgenes de datos ODBC: Qu es un origen de datos?
A un origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e informacin necesaria para tener acceso a esos datos desde
programas y bases de datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), por ejemplo, una
base de datos y el servidor donde reside, se tiene acceso a travs de un controlador de Conectividad abierta de base de
datos (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): mtodo estndar para compartir datos entre bases de datos y
programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos
externos.) (ODBC).
Un origen de datos est formado por la procedencia de los datos y la informacin de conexin necesaria para tener acceso
a los mismos. Ejemplos de orgenes de datos son Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle RDBMS, una hoja de clculo
y un archivo de texto. Ejemplos de informacin de conexin son la ubicacin del servidor, el nombre de la base de datos, el
Id. de inicio de sesin, la contrasea y diversas opciones de controlador ODBC que describen cmo conectarse al origen de
datos.
En la arquitectura ODBC, una aplicacin (como Access o un programa de Microsoft Visual Basic) se conecta al Administrador
de controladores ODBC que, a su vez, utiliza un controlador ODBC especfico (por ejemplo, el controlador ODBC de
Microsoft SQL) para conectarse a un origen de datos (en este caso, una base de datos de Microsoft SQL Server (base de
datos SQL: base de datos basada en el lenguaje SQL, lenguaje de consulta estructurado.)). En Access, los orgenes de datos
ODBC se utilizan para conectarse a orgenes de datos externos a Access que no tienen controladores integrados.

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Uso de herramientas Microsoft y DB2

Acceso a Bases de Datos DB2 en el AS/400

Iniciando SQL Interactivo
Para empezar a utilizar el SQL interactivo, se debe utilizar el comando STRSQL NAMING(*SQL)
Con esto, se despliega la interfaz de generacin de consultas, y debe asegurarse de configurar el modo SQL naming (que se
puede hacer cambiando los atributos de la sesin, a travs de las teclas F13 (servicios) y elegir la opcin 1 (Cambio de
Atributos).

Creando una coleccin SQL

Una coleccin SQL es el objeto bsico en el que sern almacenados los objetos de la base de datos, tales como: tablas,
vistas, ndices y paquetes.
Una forma de crear una coleccin (tambin llamada librera) es usando el Navegador de Operaciones, o bien se puede usar
la sentencia SQL CREATE COLLECTION.

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