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INTRODUCCION

El presupuesto es un instrumento de la administracin para la coordinacin y


control preparado sistemticamente, el cual prevee cuantitativamente las
operaciones futuras de una empresa y sus resultados por un perodo determinado.
Es importante para la buena administracin de la empresa

EL

PRESUPUESTO

SU

RELACION

CON

LA

AUDITORIA.

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en trminos


financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una
empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por
la
alta
gerencia.
Un correcto anlisis de las organizaciones necesariamente tendr que abarcar un
estudio de la administracin por ser esta el mecanismo que permite a la misma el
logro de sus objetivos y dentro de ella el presupuesto es una de sus herramientas
fundamentales.
Definiciones
Es la previsin de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por
lo general un ao. El presupuesto es un documento que permite a las empresas,
los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y
evaluar
la
consecucin
de
sus
objetivos.
Definiciones del presupuesto:
Charles T. Horngren:
...el presupuesto es un plan de accin cuantitativo y un auxiliar de la coordinacin
y el control. Los presupuestos, bsicamente no son sino estados financieros
anticipados, expresiones formales de los planes administrativos
John R. Baatizal CPA:
... el presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa
oficial de operaciones basado en una eficiencia razonable
... aunque el alcance de la razonable es intermedio y depende de la interpretacin
de la poltica directiva, debe precisarse que un proyecto no debe confundirse con
un presupuesto, en tanto no prevea conexin en ciertas situaciones para obtener
el ahorro de desperdicio y costo excesivos.
Cistbal del Rio
CPA:
... la tcnica de control presupuestal es un conjunto de procedimientos y recursos
que usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administracin para
planear, coordinar y controlar por medio de presupuestos, todas las funciones y
operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el mximo rendimiento con

el

mnimo

de

esfuerzo.

... La estimacin programada en forma sistemtica, de las condiciones de


operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un perodo
determinado, en forma ms concreta el presupuesto es un conjunto de
pronsticos
referentes
a
un
perodo
determinado.
Mancera Hermanos:
...El presupuesto es un plan financiero que consiste, como su nombre lo indica,
en presuponer una serie de factores y situaciones con mayor o menor detalle,
como base para la realizacin de operaciones futuras y para el control de las
mismas.
Los principales elementos del presupuesto dentro de un la administracin de la
empresa
son:
Un plan: Esto significa que el presupuesto expresa lo que la administracin tratar
de
realizar.
Integrador: Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la
empresa. Dirigido a cada una de las reas de forma que contribuya al logro del
objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de
la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la
organizacin, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado
por
las
diferentes
reas
que
lo
integran.
Coordinador: Significa que los planes para varios de los departamentos de la
empresa deben ser preparados conjuntamente y en armona.
En trminos monetarios: Significa que debe ser expresado en unidades
monetarias.
Operaciones: Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la
determinacin de los ingresos que se pretenden obtener, as como los gastos que
se van a producir. Esta informacin debe elaborarse en la forma ms detallada
posible.
Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la
empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de
operacin, lo cual se logra, con la planeacin financiera que incluya:

Presupuesto de Efectivo.

Presupuesto de adiciones de activos.

Dentro de un periodo futuro determinado.

El Presupuesto Maestro: Est integrado bsicamente por dos reas que


son:
El presupuesto de operacin.
El presupuesto financiero.
Diagrama de la secuencia del presupuesto Maestro.

RELACIN DEL
AUDITORIA

PRESUPUESTO

LA ADMINISTRACIN

PARA

LA

Se ha advertido insistentemente sobre la necesidad de lograr un mayor


alineamiento entre la planificacin, el diseo organizacional y el presupuesto
institucional para mejorar la eficacia y la eficiencia de las organizaciones pblicas,
as como generar condiciones dirigidas a la implantacin de un modelo de gestin
orientado a resultados.
Esto posibilitara la asignacin de responsabilidades sobre resultados
acompaada de la correspondiente delegacin de autoridad sobre el uso de los
recursos. Sin embargo, son numerosas las denuncias sobre frecuentes rupturas
entre estos tres mbitos. Incluso, en ocasiones, parecieran presentarse como
dominios hostiles o refractarios, aun cuando explcitamente se apuesta a una
interdependencia
armnica.
La ponencia examina los factores que determinan si es posible una
correspondencia automtica y lineal entre planificacin y presupuesto. Para ello
identifica las debilidades ms frecuentes de la Planificacin Estratgica de Alta
Direccin, la Planificacin Operativa y la Formulacin Presupuestaria, as como en
las relaciones que mantienen estos mbitos entre s. Este trabajo enfatiza la
necesidad de lograr dispositivos de dilogo entre estos dominios ms que en
procurar un fuerte alineamiento, ya que se trata de territorios estructurados en
torno a desafos de naturaleza diferente. Asimismo presenta algunas experiencias
de pases de la regin latinoamericana, que a futuro pueden arrojar algunas
enseanzas
en
tal
sentido.

OBJETIVO DEL PRESUPUESTO DENTRO DE LA ADMINISTRACIN DE LA


EMPRESA
El objetivo de una buena administracin financiera es proporcionar informacin
con base en la cual quienes toman las decisiones sustenten juicios prudentes e
inteligentes. En el sector pblico, sin embargo, la administracin financiera ha
estado ms relacionada con el cumplimiento de mandatos legales que con la
generacin
de
aportes
para
la
toma
de
decisiones.
Como consecuencia, muchas decisiones claves en la administracin
financiera dentro de la administracin tienden a estar basadas ms en la realidad
poltica presente que en un anlisis cuidadoso de los resultados futuros.
Esta mezcla inevitable de poltica y leyes de la empresa es lo que hace a la
administracin financiera mas aceptable y compleja que la administracin
financiera
en
el
mundo
empresarial.
Sin embargo, es muy importante que los objetivos de la administracin financiera
dentro de la empresa, incluyendo la administracin financiera de proyectos
financiados internacionalmente, sean formulados de acuerdo con los lineamientos
de
la
dinmica
propia
de
la
organizacin.
El alcance de las responsabilidades de la administracin financiera en el en la
empresa incluye, entre otros elementos, el financiamiento, la custodia, las
funciones analticas y de informacin. Las siguientes tareas caracterizan la
administracin
financiera
en
ambos
sectores:
* Analizar y evaluar el impacto financiero de las decisiones administrativas, tanto
antes
como
despus
de
la
implementacin;
* Garantizar el flujo de efectivo necesario para financiar actividades y operaciones
planeadas;
* Salvaguardar los recursos a travs de controles financieros apropiados;
* Proporcionar una estructura financiera para la planeacin de actividades y
operaciones
futuras;
* Administrar sistemas de procesamiento de transacciones que produzcan
informacin para el control de operaciones y actividades planeadas;
* Garantizar la legalidad y la regularidad en el uso de los fondos pblicos;
* Poner atencin a los conceptos de eficiencia y efectividad; y
* Informar e interpretar
Los resultados de las actividades y operaciones medidas en trminos financieros
y, a partir de ese momento, llevar a cabo auditorias ex post y evaluaciones.
A medida que las demandas de la organizacin han aumentado, y las nuevas
fuentes de recursos se han agotado, ha habido un cambio de nfasis en las
funciones de la administracin financiera. Prcticamente todas las naciones son

pobres en trminos de dinero en efectivo, en relacin con la demanda aceptada


que
se
les
presenta
a
los
administraciones.
Por ello, el punto central de la administracin financiera se encuentra ahora en la
obtencin y administracin de dinero en efectivo, ya que sin efectivo, los
presupuestos
no
pueden
ser
ejecutados.

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS


1. La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero
de
la
organizacin.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est
haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados
correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
3. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos
dentro
de
la
organizacin.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS


1. Presupuestos: Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas
(compaas de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes
(multinacionales,
conglomerados)
y
pequeas
empresas
2. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones
de
la
organizacin.
3. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la
empresa
en
unos
lmites
razonables.
4. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la
empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
5.
Facilitan
que
los
miembros
de
la
organizacin
6. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total
de
accin.
7. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de
programas de un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de
comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas.
8. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las
necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que
puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia
necesaria
9. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a
determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de
estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos
para
su
ulterior
anlisis.

10. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y


tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relacin
con
el
desenvolvimiento
del
presupuesto.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS


1. Planear integral
desarrollar
2. Controlar y
responsabilidades
cumplimiento

y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe


en
un
periodo
determinado.
medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar
en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el
de
las
metas
previstas.

FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS


1. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la
empresa
en
forma
integral.
2. Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes.
3. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
4. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin.
5.
Lograr
los
resultados
de
las
operaciones
peridicas.

CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS


Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:
1) Segn la flexibilidad,
2)Segn el periodo de tiempo que cubren,
3)Segn el campo de aplicabilidad de la empresa,
4)Segn el sector en el cual se utilicen.

Segn la flexibilidad

Rgidos, estticos, fijos o asignados


Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten
realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de
lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de
presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico.
Flexibles o variables
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar
a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo
de la presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y
costosos.
Segn el periodo de tiempo
* A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la
organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los
pases
con
economas
inflacionarias.
* A largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo
que,
generalmente,
adoptan
los
estados
y
grandes
empresas.

SEGN

EL

CAMPO

DE

APLICACIN

EN

LA

EMPRESA

* De operacin o econmicos: Tienen en cuenta la planeacin detallada de las


actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su
contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos
presupuestos
se
pueden
destacar:
* Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas
geogrficas
y
productos.
* Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas.
La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y
capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de
los
materiales.
* Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prev las compras de
materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo.

Generalmente

se

hacen

en

unidades

costos.

* Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye


en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio
de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados.
* Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe ser
preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan sido completados.
El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de
capital
de
trabajo.
* Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de
la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y
puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".
FINANCIEROS
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el
balance.
Hay dos tipos:
1) el de Caja o Tesorera y
2)

el

de

Capital

erogaciones

capitalizables.

* Presupuesto de Tesorera
Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos
y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de
flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la
organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos
periodos
mensual
o
trimestralmente.

* Presupuesto de erogaciones capitalizables

Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite


evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros
que
se
requieren
para
llevarlas
a
cabo.
SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA EN EL CUAL SE UTILIZAN
* Presupuestos del Sector Pblico
Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y
objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en
ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para
gastos e inversiones.
* Presupuestos del Sector Privado
Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen tambin como
presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una
empresa.
MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIN DENTRO DE LA
EMPRESA
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus
actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de
apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el
logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que
deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan
al
plan
de
operaciones.
El

presupuesto

puede

fracasar

por

diversas

razones:

* Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos


del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
* Cuando no est definida claramente la responsabilidad de cada rea de la
organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las
metas.
* Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la
organizacin.
* Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan
resentimientos que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el
logro
de
las
metas
presupuestadas.
* Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
* Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de

las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los


resultados.
* Cuando no se tienen controles efectivos respecto al presupuesto.
*
Cuando
no
se
siguen
las polticas
de
la
organizacin.
EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE GESTIN EMPRESARIAL
La definicin de presupuesto ha sido desarrollada por autores que han investigado
sobre su necesidad como herramienta de y para la gestin de cualquier empresa.
Dos
de
ellas
son:
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en trminos
financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una
empresa para un perodo determinado y bajo ciertas condiciones, con el fin de
lograr los objetivos fijados por la alta gerencia aplicados a cada centro de
responsabilidad
de
la
organizacin.
(Ramrez
Padilla,
1997).
El presupuesto es la formulacin en trminos numricos de planes para un
perodo futuro dado. As, los presupuestos son estados de resultados anticipados,
ya sea en trminos financieros -como los presupuestos de gastos e ingresos y de
capital- o no financieros -como los presupuestos de mano de obra directa,
materiales, volumen de ventas fsicas o unidades de produccin- (Koontz y
Weihrich,
1998).
Proceso administrativo:
Es la base en que descansa la poltica a seguir, la eleccin del personal que lleve
a cabo esa poltica
y la adecuada remuneracin de su trabajo. Es un proceso en cadena que se
ocupa de tomar decisiones y emitir instrucciones que produzcan un mximo de
resultados don un mnimo de esfuerzo.
El proceso administrativo tiene cinco funciones o etapas bsicas, las que se entran
a conocer, juntamente con la relacin del presupuesto con las mismas.
a) Planeacin
Puede decirse que la planeacin es el conocimiento del camino a seguir,
considerando la unificacin de actividades sistematizadas, mediante las que se
establecen los objetivos generales de la entidad y la organizacin necesaria para
realizarlos. Comprende la fijacin de objetivos, definicin de polticas y
establecimiento de mtodos y procedimientos.

La planeacin necesita de los siguientes puntos de apoyo o bases siguientes:


1)Clara definicin de objetivos.
2)Identificacin y evaluacin de recursos disponibles.
3)Determinacin de la poca en que deben realizarse los objetivos propuestos.
4)Comparacin de los resultados obtenidos con los esperados.
5) Toma de decisiones.
El presupuesto como elemento de planeacin, permite, elaborar un patrn o
modelo de trabajo a seguir para el logro de los objetivos previamente trazados,
pues, como ya se dijo, el presupuesto es un plan bsica numrico que contiene
informacin anticipada de las operaciones que se desea ejecutar.
b) Organizacin
Es la estructura tcnica de las relaciones entre las funciones, niveles jerrquicos y
actividades de los elementos (materiales y humanos) que conforman una
empresa, a efecto de obtener una mxima eficiencia dentro de los objetivos y los
planes establecidos.
Distribuye actividades, delega autoridades y fija responsabilidad.
Mediante la organizacin y de acuerdo con las necesidades especificas de la
empresa, se establecen las caractersticas de las unidades de la misma, tales
como ventas, produccin, compras, finanzas, personal, etc.
El agrupamiento de actividades dan lugar a la creacin de divisiones
(departamentos, secciones) que a la vez exigen la elaboracin de presupuestos
para cada una de ellas.
La preparacin de presupuestos para cada departamento o seccin permite
establecer el grado de cumplimiento de las funciones que a cada uno le son
encomendadas, de modo que en determinado momento el presupuesto puede
utilizarse como elementos que determine la modificacin de la estructura.
c) Coordinacin-Integracin
La coordinacin consiste en el desarrollo y armonioso mantenimiento de las
actividades de la empresa, de manera que se eviten situaciones de desequilibrio
entre los diferentes departamentos o secciones que conforman su organizacin.
Los presupuestos constituyen una ayuda coordinadora muy valiosa para lograr
este equilibrio, ya que el presupuesto de un departamento se prepara con base en
el de otros, de modo que se va creando una cadena dependencia entre ellos,
coordinando as, todas las funciones de la empresa.
d) Direccin-Ejecucin

En general, la direccin es la funcin ejecutiva para, como su nombre lo indica,


dirigir e inspeccionar o supervisar a los subordinados, conforme a los planes
establecidos. Es la realizacin de los planes trazados, a travs de las actividades
del personal.
El presupuesto coadyuda a que la direccin
cumpla con su cometido, puesto que es una importantsima herramienta para la
toma de decisiones, visin de conjunto de la empresa y el grado de cumplimiento
de lo planeado y de las polticas a seguir.
e) Control
El control es la accin mediante la cual se establece si los planes y objetivos de la
empresa se estn cumpliendo. Es el proceso para determinar que es lo que se
est haciendo, valorizndolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecucin se lleve a cabo o de acuerdo con lo planeado.
En consecuencia el control, consiste fundamentalmente en:
1) Determinar qu debe hacerse o esperarse
2) Averiguar lo que se ha hecho
3) Comparar los resultados entre lo presupuestado y lo ejecutado
4) Aprobar o reprobar los resultados
5) Aplicar medidas correctivas
La accin controladora del presupuesto se ejerce al compararlo con los resultados
reales obtenidos y determinar las variaciones ocurridas, las que al ser objeto de
anlisis permite dictar las medidas correctivas necesarias.
As como para el presupuesto en general existen principios, para el control en
forma particular, existen ciertas condiciones que deben observarse, que podran
llamarse principios del control.
1. reconocimiento
2. excepcin
3. normas
4. costeabilidad
5. oportunidad

EL

PRESUPUESTO

SU

RELACIN

CON

LA

AUDITORIA

El presupuesto se relaciona con la auditoria en el presupuesto de caja, o


pronstico de caja, es un estado de las entradas y salidas de efectivo planeadas
de la empresa. sta lo usa para calcular sus necesidades de efectivo a corto
plazo, dedicando especial atencin a la planificacin de los excedentes y faltantes
de
caja.
Por lo regular el presupuesto de caja se disea para cubrir un periodo de un ao,
dividido en intervalos ms pequeos. El nmero y tipo de los intervalos depende
de la naturaleza de la empresa. Cuando ms estacinales e inciertos son los flujos
de efectivo de la empresa, mayor ser el nmero de intervalos y es necesario
auditarlos. Puesto que muchas empresas se enfrentan a un patrn de flujo de
efectivo estacional , el presupuesto se presenta muy a menudo con una frecuencia
mensual. Las empresas con patrones estables de flujo de efectivo usan intervalos
trimestrales
o
anuales.