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REFERENTIEL
DE
CONTROLE INTERNE
Processus
Autres immobilisations
corporelles
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CL1B - mars 2015
Le prsent guide sattache au processus autres immobilisations corporelles lequel fait partie des
travaux relatif la fiabilisation de l'inventaire des collectivits.
Les Autres Immobilisations Corporelles (AIC) sont des actifs corporels se dfinissant par
opposition aux actifs, galement corporels appartenant au processus parc immobilier , lequel
est constitu des biens dont la nature juridique entre dans la catgorie des biens immeubles
par nature (terrains, btiments, constructions). Les AIC sont composs des biens meubles au
sens du code civil mais aussi des biens immeubles par destination tels que les divers rseaux et
les installations et agencements . Les AIC sont enregistrs sur les comptes 215x, 216x et 218x.
Se rajoutent les immobilisations reues au titre d'une mise disposition (comptes 2175 et 2178),
celles reues en affectation (comptes 225 228), ainsi que les immobilisations en cours
(comptes 2315 2318).
Ce rfrentiel de contrle interne traite titre principal du suivi des biens au niveau patrimonial :
enregistrement, suivi et sortie de l'inventaire physique et comptable. La majorit des risques
relatifs aux acquisitions titre onreux est dcrite dans le rfrentiel de contrle interne
commande publique .
Ce rfrentiel intervient la suite de la diffusion du guide des oprations d'inventaire qui intgre
l'ensemble des normes comptables les plus rcentes telles que la notion de contrle des biens,
la valorisation des biens historiques et culturels, le traitement comptable des biens de faible
valeur ainsi que les corrections sur exercices antrieurs en situation nette du bilan.
Il s'attache notamment prciser les nombreux risques induits par l'organisation des services de
manire traiter les biens ds leur entre dans le patrimoine et viter les erreurs ou omissions
dans leur enregistrement soit dans l'inventaire physique soit dans l'inventaire comptable.
L'enregistrement des biens ds leur entre dans le patrimoine de la collectivit constitue
certainement une phase essentielle de la procdure.
A l'autre extrmit de la chane, la sortie du bien du patrimoine constitue galement une procdure
sensible, car elle ncessite une bonne communication entre les services gestionnaires et la
Direction des affaires financires. Enfin, le choix du systme d'information et de gestion de
l'inventaire constitue un lment fondamental pour une scurisation optimale d'un tel processus.
Ce rfrentiel traite prioritairement des risques majeurs qu'il convient de scuriser tout en adaptant
les moyens consacrs aux enjeux. Il sadresse par consquent toutes les collectivits.
Ce rfrentiel constitue une documentation de base pour les responsables territoriaux
souhaitant renforcer la scurit de leurs procdures dans lobjectif damliorer la qualit des
oprations financires et comptables et, in fine, de renforcer la fiabilit des comptes de leur
collectivit. Le document propose un rappel de la rglementation applicable au niveau de la
tche considre et propose une organisation possible, en fonction des expriences
rencontres par les diffrents praticiens des collectivits associs au groupe de travail.
Ce rfrentiel n'est pas impratif, il est propos aux responsables et aux agents
oprationnels pour leur permettre dapprhender la notion de contrle interne comptable et
financier (CICF) travers un processus forts enjeux et forts risques au sein de la
collectivit. Il doit permettre de rflchir lorganisation des services, non pas seulement sous
langle budgtaire ou rglementaire mais sous un angle comptable, en partant du processus
comptable, lui-mme dclin en procdures, tches et oprations afin de recenser les risques
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CL1B - mars 2015
Index
PROCDURE 1 : RCEPTION ET ENREGISTREMENT DES IMMOBILISATIONS........................................................................9
Risque 1 (Gestionnaire) : Carence dans la rception des immobilisations.......................................9
Risque 2 (Gestionnaire) : Pices justificatives de l'entre du bien dans l'inventaire physique
inexistantes, incompltes ou invalides............................................................................................12
Risque 3 (Gestionnaire) : Absence dtablissement du Procs verbal de mise en service............14
Risque 5 (Gestionnaire) : les documents comptables et pices justificatives ne sont pas transmis
ou sont transmis avec retard au service charg du suivi des AIC...................................................18
Risque 6 (Service charg du suivi des AIC) : absence ou carence d'identification des biens et
d'inscription au registre d'inventaire comptable...............................................................................20
Risque 7 (Service charg du suivi des AIC) : valuation et inscription sur une base errone.......23
Risque 8 (Service charg du suivi des AIC) : Erreur d'imputation...................................................25
Risque 9 (Service AIC) : Absence de transmission au comptable des documents.........................28
PROCDURE 2 : INVENTAIRE.............................................................................................................................31
Risque 10 (Service Gestionnaire) : Absence d'existence physique des biens figurant linventaire
physique..........................................................................................................................................31
Risque 11 (Service charge du suivi des AIC) : Enregistrement de linventaire physique en
comptabilit auxiliaire......................................................................................................................33
Risque 12 (Service charge du suivi des AIC) : Carence dans le traitement comptable des travaux
en cours achevs............................................................................................................................35
Risque 13 (Service charge du suivi des AIC) : Absence d'amortissements et de dprciations ;
montants errons, non ajusts........................................................................................................37
PROCDURE 3 : SORTIE DES BIENS IMMOBILISS DU PATRIMOINE...............................................................................39
Risque 14 (Service gestionnaire) : Absence d'identification de la sortie de biens par le service
gestionnaire.....................................................................................................................................39
Risque 15 (Service gestionnaire) : Absence de transmission de l'information relative la sortie
des biens par le service gestionnaire..............................................................................................42
Risque 16 (Service charge du suivi des AIC) : Absence d'enregistrement de la sortie du bien au
registre d'inventaire comptable .......................................................................................................44
Risque 17 (Service charge du suivi des AIC) : erreur de liquidation lors de l'enregistrement de
lcriture de cession et des critures connexes ..............................................................................47
Risque 18 (Service charge du suivi des AIC) : Carence dans la transmission au comptable ........50
ANNEXE : SCHMAS COMPTABLES DE RGULARISATION...........................................................................................53
DES OPRATIONS DE CESSIONS DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES TITRE ONREUX ERRONES SUR EXERCICES ANTRIEURS 53
(M14, M52, M71, M57).............................................................................................................................53
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RCI
Rception et
enregistrement
des biens
immobiliss
Inventaire
Tches
Sortie des
biens
immobiliss
Service
gestionnaire
Enregistrement au registre
dinventaire
Service charg du
suivi des AIC
Traitement comptable
Comptable
Service
gestionnaire
Enregistrement au registre
dinventaire
Service charg du
suivi des AIC
Dtermination des
amortissements et
dprciations
Service charg du
suivi des AIC
Comptable
Evaluation de la sortie de
biens
Service
gestionnaire
Enregistrement au registre
dinventaire
Service charg du
suivi des AIC
Traitement comptable
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Acteurs
Traitement comptable
1/1
Comptable
Organisation
Le Rfrentiel de Contrle Interne relatif aux Autres Immobilisations Corporelles (AIC) se rfre
une organisation interne simple qui repose sur 2 ou 3 services :
le ou les services gestionnaires assurent le contrle de l'entre des biens, l'inscription dans
l'inventaire physique et le suivi de celui-ci.
le service charg du suivi des AIC est charg du suivi des oprations au niveau de la
comptabilit patrimoniale : attribution du numro dinventaire comptable et mise jour de
l'inventaire comptable.
la direction des affaires financires assume les oprations qui lui sont traditionnellement
confies : la gestion budgtaire et comptable .
Dans le schma utilis pour le RCI, deux variantes sont possibles. Soit le service charg du suivi
des AIC et la DAF sont des entits diffrentes, soit la DAF exerce la totalit des deux missions.
Au cours des travaux conduits dans le cadre du groupe de travail "oprations patrimoniales " de
2011 2014 ainsi quau cours de travaux du groupe de travail contrle interne ddi la
rdaction du rfrentiel de contrle interne relatif aux autres immobilisations corporelles (AIC), il a
t constat que les organisations sont souvent plus complexes et diffrent du schma de base.
Les organisations adoptes varient notamment en fonction de la taille des collectivits mais aussi
compte-tenu des systmes d'informations utiliss.
Les collectivits, tout au moins les plus importantes, mettent souvent en place, des organisations
dcentralises ; les services gestionnaires et/ou le service charg du suivi des immobilisations
ralisent le pr-mandatement.
Le guide organisationnel sur le processus patrimonial dveloppe les diffrentes organisations
rencontres ainsi que des exemples de bonnes pratiques. Il indique galement les principes cls
dont le respect est incontournable quelle que soit lorganisation adopte afin de disposer d'un
inventaire fiable.
La consultation de ce guide complte utilement le prsent rfrentiel de contrle interne sur
les AIC et devrait permettre chaque collectivit de pouvoir s'approprier ce rfrentiel et
l'adapter son organisation interne propre
Catgories d'acquisitions
Deux types d'acquisitions et de cessions existent pour les AIC : celles titre onreux et celles
titre gratuit.
Les acquisitions titre onreux recouvrent les achats de biens et sont traites galement dans le
RCI Commande publique .1 Les acquisitions titre onreux sont des oprations budgtaires
donnant lieu l'mission de mandats et titres. Les cessions titre onreux recouvrent la vente de
1 Les acquisitions et cessions l' symbolique s'analysent comme des oprations titre onreux ainsi que l'intgration des travaux en
rgie.
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Ce document ne constituant pas un guide de procdure, et afin de ne pas complexifier les fiches
de risques, dont la finalit est de prconiser le dispositif de contrle interne mettre en uvre afin
de couvrir le risque identifi, les pices justifiant les diffrentes oprations seront dnommes sous
le terme gnrique de dcisions .
9 risques ont t identifis comme particulirement sensibles" :
Procdure de rception et enregistrement des immobilisations :
4 risques se rattachent cette procdure. Ils appartiennent l'opration " enregistrement
des biens au registre d'inventaire comptable". Il s'agit de s'assurer que les biens entrant
sont correctement identifis, inscrits au registre d'inventaire comptable
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Documentation
Carence dans la rception des laboration et diffusion d'un guide de procdure dfinissant les
modalits de rception et de mise en service, les acteurs
AIC :
concerns et les supports de formalisation.
absence de rception,
rception incomplte,
Diffusion :
rception non conforme.
du guide comptable et budgtaire des oprations
patrimoniales,
Traabilit
Impacts
Organisation (recommande)
Immobilisation
non
retrace
dans
l'inventaire physique
Dpenses indues
supplmentaires,
Risque de fraude.
ou
Formation
du
personnel,
sensibilisation
gestionnaires au suivi de linventaire,
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des
3 dcision dans ce cas est le terme gnrique. Les pices variant selon la typologie de l'acquisition.
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Facteurs dclenchant
Gnralits
vnement
Documentation
laboration et diffusion d'un guide de procdure dfinissant les
pices justificatives joindre l'appui de chaque immobilisation
(factures lies aux cots directement attribuables
l'immobilisation, dlibration acceptant le don, acte d'affectation,
convention de mise disposition, PV de transfert...).
Diffusion :
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Impacts
Organisation (recommande)
L'inventaire
erron,
physique
est
Auto-contrle :
Contrle de la prsence et de la qualit des pices justificatives, y
compris PV de rception dans les cas o le march le prvoit et
de leur cohrence avec les biens reus avant transmission au
service charg du suivi des autres immobilisations corporelles.
Pour les biens entrant titre gratuit (opration non budgtaire),
l'auto contrle s'effectue avec le certificat administratif ou le bon
de rception.
4 le certificat administratif pour le comptable pouvant tre tablit par le service gestionnaire l'entre du bien ou ultrieurement la
liquidation. Si le certificat administratif n'est pas tablit par le service gestionnaire, celui-ci rdige un bon de rception reprenant les
caractristiques du bien entrant.
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Facteurs dclenchant
Gnralits
Absence de documentation ou Les travaux en cours achevs concernent l'ensemble des travaux
carence dans sa diffusion,
termins qui ont pour origine un march public ou une production
immobilise ralise dans le cadre de travaux en rgie .
Dfaut de formation,
Carence dans l'attribution des Si la dure des travaux est infrieure l'exercice comptable, la
comptabilisation est effectue directement sur le compte
tches,
d'imputation dfinitive.
Carence dans la mise en
uvre des contrles
L'intgration des travaux en cours imputs sur un compte 23 un
compte d'imputation dfinitive 21 (et exceptionnellement 203)
s'effectue au vu du procs-verbal de rception ou d'un document
en tenant lieu. Le procs verbal de rception ou remise des biens
est rdig par le service gestionnaire.
Le procs-verbal de rception est une pice justificative obligatoire pour le
paiement unique ou le solde d'un march (Dcret des PJ - rubrique 43.
Documentation
du guide organisationnel
patrimonial,
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sur
le
processus
Impacts
Absence
dintgration
des
travaux en cours alors que
limmobilisation
est
physiquement en service.
Organisation (recommande)
Contrle mutuel :
Il est ralis conjointement par la DAF et le service gestionnaire
En labsence de mise en service, contrle de leffectivit du statut
dimmobilisation en cours pour les oprations identifies comme
telles par la DAF ; Ce contrle est ralis sur la base dun tat
arrt par le service charg du suivi des immobilisations ou la
DAF.
Ce contrle doit permettre de dtecter dventuelles
immobilisations dj en service mais nayant pas donn lieu
laboration et transmission du PV de rception.
Il est ralis semestriellement ou a minima une fois par an.
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Facteurs dclenchant
Gnralits
Absence de documentation L'inventaire physique est le point d'entre. Aprs que les biens
et/ou
carence
dans
sa aient t reus et vrifis (rapprochement bon de commande, bon
diffusion,
de livraison, PV pour les biens transfrs ou mis disposition et
ralit du bien reu), ils sont saisis dans linventaire physique. Un
Dfaut de formation,
numro d'inventaire physique leur est attribu. Concomitamment,
Carence dans l'attribution des les biens sont marqus par une tiquette ou un code barre.
tches,
Carence dans le support de La saisie dans l'inventaire physique doit tre ralise par un
l'inventaire physique,
acteur diffrent de celui qui a rceptionn le bien. Selon
Carence dans le marquage l'organisation retenue, ce sera un agent de la DAF, ou d'un service
des
biens,
systme
de ddi du service gestionnaire si l'agent qui alimente linventaire
physique appartient une cellule diffrente de celle qui procde
marquage" dficient.
la rception.
Dans certains systmes d'information la saisie dans l'inventaire
physique entrane automatiquement l'alimentation de inventaire
comptable.
vnement
Documentation :
Absence
ou
carence
dans
lenregistrement
l'inventaire
physique :
Les biens ne sont pas
marqus,
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Organisation (recommande)
Difficults de rapprochement
avec l'inventaire comptable,
Disparition de biens,
Inventaire
incomplet,
comptable
Auto contrle :
S'assurer du marquage des biens et de la correcte saisie des
informations sur le registre dinventaire physique.
Contrle mutuel :
Contrle mutuel ralis entre l'agent qui rceptionne le bien et
celui qui procde la saisie dans linventaire physique et attribue
le numro d'inventaire physique. Il s'agit de vrifier que tous les
biens reus ont t inscrits linventaire physique et marqus.
Le contrle peut tre ralis partir des bons de livraison reus
durant la priode contrle. Pour les biens entrs titre gratuit, le
contrle est ralis avec le certificat administratif ou le bon de
rception tabli par le service gestionnaire la rception du bien
ou les PV de transfert selon l'organisation retenue.
Observation :
L'attribution du numro dinventaire comptable est au centre de ce processus.
Toutes les immobilisations doivent tre identifies sous un numro d'inventaire unique quel que soit leur
mode d'acquisition ( titre onreux ou par opration non budgtaire).
Selon l'organisation adopte et les possibilits offertes par les systmes d'informations, l'attribution du
numro d'inventaire comptable s'effectuera des moments diffrents : au moment de l'engagement et de
l'dition du bon de commande, au moment de la rception du bien, au moment de la liquidation et du
mandatement au plus tard.
Pour les biens entrs titre gratuit (opration non budgtaire), le numro dinventaire comptable sera
attribu, selon l'organisation adopte, au moment de l'tablissement du certificat administratif, lequel est
rdig soit par le service gestionnaire qui rceptionne le bien, soit par le service charg du suivi des
AIC/DAF ultrieurement.
5 terme gnrique
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Risque 5 (Gestionnaire) : les documents comptables et pices justificatives ne sont pas transmis
ou sont transmis avec retard au service charg du suivi des AIC
RISQUE N5
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire
Opration : Transmission des documents comptables
Objectif :Totalit
Risque : Les documents comptables ne sont pas transmis ou sont transmis avec retard au service charg
du suivi des AIC
Dtail des composants du risque
Facteurs dclenchant
Gnralits
Plusieurs organisations existent selon le type de collectivit et
Absence de documentation lorganisation interne retenue.
et/ou
carence
dans
sa
Les services gestionnaires transmettent les documents
diffusion,
comptables et les pices justificatives au service (le plus souvent
Dfaut de formation,
la DAF ou le service charg du suivi des AIC)6 qui procde
Carence dans l'attribution des l'enregistrement des AIC au registre d'inventaire comptable.
tches,
Dans d'autres organisations, le service gestionnaire saisit luimme le numro d'inventaire physique et le numro dinventaire
comptable.
Quelle que soit organisation retenue : quelques principes :
6Le service charg des autres immobilisations corporelles ( AIC) est, selon les organisations la DAF, une cellule de la DAF ou un
autre service spcialis.
7En fonction de la nature des biens concerns, un suivi agrg peut tre ralis au niveau de l'inventaire comptable et dtaill au
niveau de l'inventaire physique (cf guide des oprations d'inventaire).
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Documentation
Impacts
Organisation (recommande)
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Risque 6 (Service charg du suivi des AIC) : absence ou carence d'identification des biens et
d'inscription au registre d'inventaire comptable
RISQUE N6 (particulirement sensible)
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Enregistrement des biens reus titre onreux ou gratuit au registre dinventaire comptable par le
service charg du suivi des AIC
Opration : Enregistrement des biens au registre dinventaire comptable
Objectif :Totalit
Risque : Absence ou carence d'identification des biens et d'inscription au registre dinventaire comptable
Dtail des composants du risque
Facteurs dclenchant
Gnralits
dans
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Documentation
Traabilit
Organisation (recommande)
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Impacts
L'inventaire
erron,
Formation du personnel.
comptable
est
Auto contrle
Contrle de lattribution du numro dinventaire par le service
charg du suivi des autres immobilisations corporelles.
ne
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Facteurs dclenchant
Gnralits
vnement
Documentation
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CL1B - mars 2015
Impacts
Organisation (recommande)
Inventaire erron,
Bilan erron,
Calcul des
fauss.
Formation du personnel
Les mesures de contrle mettre en uvre :
amortissements
Auto contrle
Contrle de la valorisation des biens acquis titre onreux leur
cot dacquisition : prix d'achat major de tous les cots
directement attribuables engags pour le bien en place ou en tat
de fonctionnement.
Contrle de la valorisation des biens acquis titre gratuit
(opration non budgtaire) leur valeur vnale (valeur actuelle) ou
pour les cas particuliers, selon les prcisions fournies notamment
dans le guide des oprations d'inventaire et les instructions
budgtaires et comptables.
Contrle de la valorisation des biens produits par ltablissement
leur cot de production, au vu des lments de suivi des travaux
raliss en rgie (cot des matires premires utilises et cot de
la main duvre). En cas de travaux raliss en rgie, la tenue
dune comptabilit analytique prcise est ncessaire afin de
dterminer le cot exact de production.
Contrle de supervision a posteriori
Le responsable du service charg du suivi des AIC ou de la DAF)
dite la liste des biens inscrits sur l'exercice en cours au registre
d'inventaire comptable et la liste des mandats mis dans lanne.
Sur un chantillon de 30 oprations au maximum, Il opre un
rapprochement entre le montant mandat et le montant inventori.
Le contrle est effectu en masse puis en cas d'cart, bien par
bien. Il est prconis d'effectuer ce contrle trimestriellement. La
priodicit peut tre adapte la volumtrie.
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Facteurs dclenchant
Gnralits
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CL1B - mars 2015
vnement
Documentation
laboration et diffusion d'un guide de procdure
Erreur d'imputation :
Traabilit
Impacts
Organisation (recommande)
Le compte
erron,
de
rsultat
est
Formation du personnel.
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CL1B - mars 2015
Facteurs dclenchant
Gnralits
la L'ordonnateur doit obligatoirement transmettre les informations
sa patrimoniales relatives aux entres (et sorties d'immobilisations)
son comptable public.
Carence
dans
documentation
et/ou
diffusion,
Documentation
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CL1B - mars 2015
Traabilit
Impacts
Absence de rgularisation des
immobilisations en-cours,
Absence
dintgration
des
immobilisations en-cours en
compte
dimmobilisation
dfinitif,
Bilan
et
tat
de
incomplets ou errons,
Annexes
fiables.
Organisation (recommande)
budgtaires
Mise
en
place
dune
organisation
conjointe,
ordonnateur/comptable afin de formaliser le circuit
dinformation pour les biens acquis par opration non
budgtaire.
lactif
non
9terme gnrique
10 terme gnrique
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Auto contrle
Contrle de la transmission effective des flux Indigo Inventaire et
des certificats administratifs selon la priodicit dfinie avec le
comptable
Contrle avant la validation du flux indigo inventaire de la
transmission de l'ensemble des informations patrimoniales
relatives aux mouvements enregistrs sur les immobilisations.
Auto contrle ou contrle mutuel selon l'organisation :
Pour les collectivits o l'ensemble des projets de dcisions ou
dcisions11 sont transmises a priori ou a posteriori la DAF ou
sont centralises au niveau de la DAF : un contrle est effectu
ce niveau afin de vrifier que les entres de biens ne donnant pas
lieu mouvement de fonds (oprations non budgtaires) sont
transmises au comptable par certificat administratif.
Dans le cas d'une autre organisation, un contrle de
rapprochement est effectu par le service charg de la
centralisation des dcisions (service juridique, secrtariat
gnral) et le service charg du suivi des AIC afin de s'assurer
que toutes les dcisions12
relatives aux acquisitions par
oprations non budgtaires ont t transmises au service charg
du suivi des AIC, enregistres l'inventaire comptable et ont
donnes lieu un certificat administratif transmis au comptable.
Contrle de supervision contemporain
Ce contrle s'effectue au moment de la validation du flux et porte
sur l'exhaustivit et la qualit des informations contenues dans le
flux Indigo Inventaire.
Contrle de supervision a posteriori
Pour les biens donnant lieu un enregistrement par opration non
budgtaire, il convient de s'assurer du respect de la procdure
d'information du comptable mise en place.
Dresser une liste des biens partir des dcisions13. A partir d'un
chantillon de 30 oprations, contrler que le certificat
administratif a t tabli et transmis au comptable. La priodicit
du contrle est fixer en fonction de la volumtrie (a minima
annuelle).
Ce contrle de supervision a posteriori peut tre ralis en partie
concomitamment avec le contrle du risque 7.
11 terme gnrique
12 terme gnrique
13 terme gnrique
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CL1B - mars 2015
PROCDURE 2 : INVENTAIRE
Risque 10 (Service Gestionnaire) : Absence d'existence physique des biens figurant
linventaire physique
RISQUE N10
Procdure : Inventaire
Tche :Inventaire physique par le gestionnaire
Opration : Contrle de la reconnaissance physique des biens
Objectif : Ralit
Risque : Absence d'existence physique des biens figurant linventaire physique
Dtail des composants du risque
Facteurs dclenchant
Gnralits
vnement
Documentation
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CL1B - mars 2015
Impacts
Organisation (recommande)
L'inventaire
erron,
physique
est
L'inventaire
pas fiable
comptable
n'est
Auto-contrle
Fraude.
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CL1B - mars 2015
Facteurs dclenchant :
Gnralits :
vnement
Le
registre
d'inventaire
comptable
n'est
pas
actualis.
Linventaire
physique
et
l'inventaire comptable ne sont
pas ajusts.
Documentation
Traabilit
Conservation des pices justifiant la mise jour du registre
dinventaire comptable (inventaire physique, tat de
rapprochement).
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CL1B - mars 2015
Impacts
Organisation (recommande)
L'inventaire
erron,
comptable
est
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CL1B - mars 2015
Facteurs dclenchant :
Gnralits :
Documentation :
de l'inventaire physique ;
14 A compter de novembre 2014, il existe un flux Indigo Inventaire pour ce type d'opration.
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CL1B - mars 2015
Organisation (recommande)
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Facteurs dclenchant
Gnralits
vnement
Documentation
la dure d'amortissement
supplants, les dlgations accordes, Il doit tre
n'est pas homogne avec
diffus tous les acteurs, internes et extrieurs
celle pratique pour des
biens similaires, la dure
lentit et actualis en fonction des mouvements de
d'amortissement
ne
personnel et des changements d'affectation au
correspond pas la dure
sein de l'entit ; de l'organigramme fonctionnel ;
de vie du bien.
des instructions budgtaires et comptables ;
les dprciations ne sont
du guide comptable et budgtaire des oprations
pas
ajustes,
les
patrimoniales ;
dprciations
devenues
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CL1B - mars 2015
inventaire comptable.
Traabilit
Impacts
Organisation (recommande)
Le compte
erron,
de
rsultat
est
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CL1B - mars 2015
Facteurs dclenchant
Gnralits
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CL1B - mars 2015
Documentation
Impacts
Absence denclenchement de la
procdure dinformation du
service charg du suivi des
autres
immobilisations
corporelles,
Bilan erron,
Inventaire erron,
Sur-amortissement ventuel.
Organisation (recommande)
Auto contrle :
18 terme gnrique
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19 terme gnrique
41
CL1B - mars 2015
Facteur dclenchant
Gnralits
Une fois enregistres l'inventaire physique, les sorties de biens
doivent tre enregistres linventaire comptable afin que ce
Carence dans la formation,
dernier soit mis jour.
Carence dans la documentation Le service gestionnaire informe et transmet au service charg du
et/ou dans sa diffusion,
suivi des AIC les pices et documents ncessaires la mise
jour de linventaire comptable.
Absence d'acteurs dsigns,
vnement
Documentation
Impacts
Organisation (recommande)
Formalisation du circuit interne de transmission des informations
Linventaire comptable n'est pas patrimoniales pour les biens entrant par oprations non
actualis,
budgtaires.
Mesures de contrle interne mettre en uvre
Le bilan est erron,
Auto contrle :
S'assurer de la transmission au service charg du suivi des AIC
L'tat de l'actif est erron,
des pices justifiant la sortie de chaque bien.
Consquences ventuelles sur Contrle mutuel :
les amortissements.
1) Rapprochement priodique (a minima annuel) entre le service
gestionnaire et le service charg du suivi des autres
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CL1B - mars 2015
20 terme gnrique
43
CL1B - mars 2015
Risque 16 (Service charge du suivi des AIC) : Absence d'enregistrement de la sortie du bien
au registre d'inventaire comptable
RISQUE N 16
Procdure : Sortie des biens immobiliss du patrimoine
Tche : Sortie des biens par le service charg du suivi des AIC
Opration : Enregistrement de la sortie des biens au registre d'inventaire comptable
Objectif : Ralit
Risque : Absence d'enregistrement de la sortie au registre dinventaire comptable
Dtail des composants du risque
Facteur dclenchant
Gnralits
21 En raison du principe comptable de permanence des mthodes, la mthode choisie doit tre prenne, elle peut tre indiqu dans le
Rglement budgtaire et financier.
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CL1B - mars 2015
vnement
Documentation
Impacts
des
questions
Organisation (recommande)
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CL1B - mars 2015
Le
cas
amortissements
tort.
24 terme gnrique
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CL1B - mars 2015
Facteur dclenchant
Gnralits
vnement
Documentation
25 Une exception concerne les biens de faible valeur totalement amortis et sortis de linventaire comptable. Les biens ne sont pas
rintroduits dans l'inventaire comptable. Leur valeur de cession est comptabilise comme un produit exceptionnel.
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CL1B - mars 2015
Traabilit
Conservation des pices justificatives relatives la cession du
bien .
Conservation des modalits de calcul sur tout support formalis.
Conservation du visa du chef de service port sur le bordereau de
transmission des documents au comptable ou traabilit de la
validation du flux.
Impact
Organisation
Inventaire erron,
Annexes
sincres,
budgtaires
non
26 Sauf M4.
27 terme gnrique
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CL1B - mars 2015
28 terme gnrique
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Risque 18 (Service charge du suivi des AIC) : Carence dans la transmission au comptable
RISQUE N 18
Procdure : Sortie des biens immobiliss du patrimoine
Tche : Sortie des biens par le service charg du suivi des AIC
Opration : Transmission au comptable des documents, pices de comptabilisation et flux Indigo
Inventaire des immobilisations sorties
Objectif : Totalit
Risque : Carence dans la transmission au comptable
Dtail des composants du risque
Facteur dclenchant
Gnralits
Absence
de
certificat
administratif pour les sorties
non budgtaires.
vnement
Impact
Documentation
Organisation
Inventaire erron,
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CL1B - mars 2015
Annexes
sincres,
budgtaires
non
Auto contrle
Auto contrle de la transmission effective et complte des
informations au comptable selon la priodicit et les modalits
arrtes.
Auto contrle ou contrle mutuel selon l'organisation :
Pour les collectivits o la totalit des projets de dcisions30 sont
transmises la DAF, ou sont centralises au niveau de la DAF :
un contrle est effectu ce niveau afin de vrifier que les
informations relatives aux biens sortant par opration non
budgtaire sont transmises au comptable par un certificat
administratif.
Dans le cas d'une autre organisation, un contrle de
rapprochement est ralis par le service charg de la
centralisation des dcisions31(service juridique, secrtariat
gnral) et le service charg du suivi des AIC. Il s'agit de
sassurer que toutes les dcisions32 relatives aux sorties de biens
par oprations non budgtaire ont t transmises au service
charg du suivi des AIC, quun certificat administratif a t tabli
et transmis au comptable.
Contrle de supervision a posteriori :
Sorties par oprations non budgtaires
L'chantillon de 30 oprations sera constitu partir d'une liste
des dcisions33 concernant des sorties de biens par oprations
29 terme gnrique
30 terme gnrique
31terme gnrique
32terme gnrique
33terme gnrique
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CL1B - mars 2015
non budgtaires.
Il s'agit de vrifier que, pour les oprations dans l'chantillon, les
certificats administratifs ont t tablis et envoys au comptable.
La priodicit du contrle est fixer en fonction de la volumtrie.
Le contrle est a minima annuel.
Sorties titre onreux :
Lchantillon de 30 oprations sera constitu partir d'une liste
des dlibrations ou dcisions concernant les sorties de biens
titre onreux. Il s'agit de vrifier pour les oprations dans
l'chantillon, que le flux indigo inventaire a t envoy au
comptable. La priodicit du contrle est fixer en fonction de la
volumtrie. Le contrle est a minima annuel.
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CL1B - mars 2015
ANNEXE : SCHMAS
COMPTABLES DE RGULARISATION
Points de vigilance :
1- Lors dune opration de cession, le produit de cession constitue une recette dinvestissement pour la
collectivit.
Une opration de cession mal comptabilise (ou de faon incomplte) prive la collectivit dune ressource
de la section dinvestissement.
La prsente fiche dtaille les diffrents cas o des critures de rgularisation devront tre comptabilises,
seule la comptabilisation de la cession au Ct du c/775 ayant t effectue.
2- Il convient de veiller ce que la dotation aux amortissements au titre de lexercice au cours duquel est
cd le bien a t enregistre pralablement la sortie du bien du bilan.
CESSION DUNE IMMOBILISATION NON INSCRITE LACTIF :
1- Rintgration de limmobilisation lactif :
Dbit c/21x
Crdit c/1021
PJ : certificat administratif de
Opration dOrdre
lordonnateur qui doit indiquer :
Non
Budgtaire
(OONB)
- la dsignation du bien ;
- son numro d'inventaire ;
- ses date et valeur d'acquisition
(cot historique) ;
- le compte par nature concern.
- dure d'amortissement
A compter du 1er janvier 2015, les immobilisations de faible valeur qui auront t sorties de
linventaire comptable tenu par lordonnateur et donc de lactif tenu par le comptable perdent leur
caractre dimmobilisation. En cas de cession, elles ne seront pas rintgres lactif de la
collectivit, le produit de cession sera enregistr sur un compte de produits exceptionnels
divers.
2- Valeur de limmobilisation rintgrer :
-
il convient, dans toute la mesure du possible, de reconstituer la valeur historique (valeur dorigine)
de limmobilisation (acte notari par exemple);
dfaut, la valeur de cession (certificat administratif de lordonnateur qui prvoit que le prix dachat
quivaut au prix de cession, ce dernier correspondant en principe la valeur vnale du bien).
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CL1B - mars 2015
Rintgration du bien
Dbit c/21x
Crdit c/1021
PJ : certificat administratif de
Opration dOrdre
lordonnateur qui doit indiquer :
Non
Budgtaire
(OONB)
- la dsignation du bien ;
- son numro d'inventaire ;
- ses date et valeur d'acquisition
(cot historique) ;
- le compte par nature concern.
- dure d'amortissement
Dans lhypothse dun bien qui aurait du tre amorti, les amortissements devront tre constats par
lopration suivante :
- Reconstitution des amortissements
Dbit c/1068 Crdit c/28x
Crdit c/21x
Opration dOrdre
Non
Budgtaire
(OONB)
La valeur nette comptable est zro ; seule, une plus value peut tre constate.
- Constatation de la plus value :
Opration dOrdre
PJ ; dlibration de lorgane dlibrant
Non
Budgtaire autorisant le mouvement du c/1068
(OONB)
(dans la limite du solde crditeur de
ce compte dduction faite du solde
dbiteur du compte 1069) avec
mention obligatoire du n dinventaire
+ value
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CL1B - mars 2015
Crdit c/21x
Si + value
Dbit c/ 192
Si - value
Crdit c/1068
Montant de la + value
Montant de la - value
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CL1B - mars 2015
Prix de
cession Dbit c/515
(comptabilis en N)
Crdit c/ 775
Opration relle
Rintgration
des Dbit c/28x
amortissements
Crdit c/21x
Opration
Ordre
Budgtaire
Non
Crdit c/192
Opration
Ordre
Budgtaire
Non
Valeur
Nette
Comptable en N
Constatation de la + Dbit c/1068
value en N+1
Opration dOrdre
Non
(OONB)
Budgtaire
PJ ; PJ : certificat administratif de
lordonnateur qui doit indiquer :
- son numro d'inventaire ;
Ds
lors
la
subvention
est
totalement amortie, elle doit tre
sortie du bilan de la collectivit
OONB
Point de vigilance : Toutes les pices justificatives des oprations de rgularisation dordre non budgtaire
doivent tre archives dans le poste comptable pour assurer la traabilit dautant que leur production
lappui de la dlibration et du certificat administratif a valid les oprations comptables.
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REFERENCES DOCUMENTAIRES
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