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Protocolos;
Classificao de Documentos;
Arquivamento e Ordenao de Documentos;
Tabela de Temporalidade.
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Noes Iniciais
Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Trs Idades, pois
fundamental o sem entendimento.
A Teoria das Trs Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de
Evoluo dos Arquivos (lembrem-se dessas expresses) afirma que os arquivos
podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que
so a corrente, a intermediria e a permanente.
Todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma
instituio, podem possuir dois valores distintos: o valor primrio, que dizemos
ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram
criao do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no
est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao.
Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primrio; se
no fosse assim, no seria sequer criado. Esse valor temporrio, ou seja,
quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse valor. Mas
ao contrrio, nem todo documento possui valor secundrio. Este valor depende
de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou seja,
uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (o
valor).
Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele
est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda
documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo
principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, que aquele que
guarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardam
destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua
o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado
permanentemente.
Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos,
diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um grfico:
Corrente
Permanente
Intermedirio
Descarte
Transferncia
Recolhimento
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Descarte
dos documentos ao
arquivo
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Protocolo para
recebimento e envio
de documentos
Setor de Protocolo:
responsvel pelo
recebimento, distribuio e
envio de documentos.
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070
080
090
Administrao
Pessoal
Material
Patrimnio
Oramento e Finanas
Documentao
Comunicao
Pessoal Militar (Res. 21)
Outros Assuntos da Adm.
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MTODOS BSICOS
MTODO ALFABTICO
O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais
pedido em provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um
arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio
seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com esse
mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o
examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras.
Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo
baixo, de fcil implantao e assimilao.
Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do
arquivamento.
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas
para recuperao da informao/documento.
A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou
palavra por palavra. A escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no
exemplo, arquivar os documentos para os nomes Alfredo Del Frete e Carlos
De Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do
nome e preferencialmente em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os dois
critrios:
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(o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o
sequencial dentro da pasta)
Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca e
recuperao. Aqui se numera o documento, e no a pasta. mais utilizado em
sistemas de protocolos. Os documentos so ordenados em sequncia
cronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro
que venha a ser desocupado somente se houver coincidncia de data.
Ex:
01-02-2001/027
(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. O
formato pode variar, sendo a data colocada depois do sequencial ou de forma
reduzida, por exemplo)
Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento como
elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande
volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua
recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um
nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como
j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura.
O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da
direita para a esquerda.
Ex:
Circular n 256.741 (mtodo numrico simples).
O nmero de arquivamento ser: 25-67-41
41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta
67 grupo secundrio, indicando a guia
25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia
(posio).
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio.
Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo
secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for
repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento.
Ex:
O GP 95 SE REPETE, ENTO CONSIDERAMOS QUE O GS 85
GT GS GP
MENOR DO QUE O GS 92, E POR ISSO VEM PRIMEIRO.
25
85
95
APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES, DEVEMOS
86
92
95
PRIORIZAR O GP 98, QUE O MAIOR E POR ESSA RAZO EST
POSTERIOR AOS DEMAIS.
06
07
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MTODO IDEOGRFICO
Este mtodo tambm requer uma ateno especial do concursando. No
to frequente em provas quanto o mtodo alfabtico, mas possui muitas
subdivises, o que facilita sua confuso e induo ao erro por falta de ateno.
Prof. Mayko Gomes
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2
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4
17
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Admisso
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2
95
4
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6
06
7
01
9
15
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MTODOS PADRONIZADOS
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Resposta
Comentrio
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Errado
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Certo
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Errado
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Certo
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Errado
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Errado
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Errado
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Errado
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Certo
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Certo
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13
Certo
Certo
O valor mediato o valor secundrio, posterior, diferente daquele original, que o motivo
para a criao do documento.
A Tabela de Temporalidade fruto da avaliao, e ferramenta que determina os prazos de
guarda e destinao de todos os documentos da instituio.
Na destinao de documentos no existe a possibilidade de guarda eventual, temporria,
uma vez que a destinao um fato definitivo.
Os documentos do arquivo permanente j no possuem mais utilidade administrativa, que
o valor primrio (administrativo, legal, fiscal ou jurdico).
Os documentos do arquivo corrente so caracterizados como ferramentas essenciais ao
desenvolvimento das rotinas administrativas.
As atividades de protocolo so as relativas ao controle do trmite, e mesmo que sejam
informatizadas, sempre sero necessrias.
Esses fatores influenciam na deciso sobre eliminar ou no um documento, assim como a
repetio da informao e os recursos necessrios para tal.
A avaliao, atividade mais complexa da Gesto de Documentos, se encontra na fase de
destinao.
Os responsveis pela produo, utilizao, arquivamento, conservao e preservao dos
documentos so todas as pessoas ligadas instituio.
Segundo a Constituio e Lei 8.159/91 (que estudaremos em nossa ltima aula) este
um dever do Estado.
Os papis alcalinos, com pH neutro (no cidos), devem ser utilizados para documentos
permanentes, uma vez que estes sero mantidos indefinidamente.
Estas so as atribuies do setor de protocolo: atividades de identificao, controle e
recuperao de documentos em trmite.
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