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Secretara de Gestin
Pblica
LINEAMIENTOS PARA LA
IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN POR
PROCESOS EN LAS ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA EN EL MARCO
DEL D.S. N 004-2013-PCM POLTICA
NACIONAL DE MODERNIZACIN DE LA
GESTIN PBLICA AL 2021
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Documento elaborado por la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros
Secretara General
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Objeto
Orientar a las entidades de la administracin pblica para el cumplimiento de lo dispuesto por
el Decreto Supremo N 004-2013-PCM que establece la adopcin de manera paulatina de la
gestin por procesos.
2.
Finalidad
Mejorar los procesos de las entidades de la administracin pblica para que brinden bienes y
servicios de calidad que impacten positivamente en el bienestar de los ciudadanos.
3.
Secretara General
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Liderazgo Visionario
La Alta Direccin debe establecer una visin orientada hacia el ciudadano, demostrar
valores organizacionales claros y visibles, y establecer altas expectativas para los
servidores pblicos, balanceando las necesidades de todas las partes interesadas.
Los lderes deben asegurar la creacin de estrategias, sistemas y mtodos para conseguir
excelencia en el desempeo, estimular la innovacin, construir conocimiento y
habilidades, y asegurar la sostenibilidad de la entidad.
Los valores y estrategias definidos, deben guiar todas las actividades y decisiones de la
entidad. La Alta Direccin debe inspirar y alentar a todos los servidores de la entidad a
contribuir, desarrollar y aprender, a ser innovadores y aceptar el cambio.
Los miembros de la Alta Direccin deben servir como modelo a seguir por su
comportamiento tico y compromiso personal al planear, proporcionar un ambiente de
apoyo para tomar riesgos inteligentes, comunicar, entrenar y motivar a los servidores,
desarrollar futuros lderes, revisar el desempeo organizacional y dar reconocimiento a
sus servidores.
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Es decir, toda entidad debe valorar a su servidor, lo que significa comprometerse con su
satisfaccin, desarrollo y bienestar. Esto involucra prcticas de trabajo ms flexible y de
alto desempeo adecuadas a lugares de trabajo y necesidades familiares.
Los principales retos para la valoracin al servidor son: 1) Demostrar el compromiso de los
lderes hacia su xito, 2) Proporcionar motivacin y reconocimiento que va ms all del
sistema regular de compensaciones, 3) Ofrecer desarrollo y progreso dentro de la entidad,
4) Compartir el conocimiento de la entidad, para que el servidor mejore su capacidad de
prestar un buen servicio y contribuya al cumplimiento de los objetivos estratgicos, 5)
Crear un ambiente que incentive la toma de riesgos inteligentes para alcanzar la
innovacin y 6) Crear un ambiente de apoyo para el servidor.
El servidor a todos los niveles, es la esencia de una entidad y su total compromiso
posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la misma.
Agilidad y Flexibilidad
El xito en un ambiente siempre cambiante y competitivo a nivel global demanda agilidad
(capacidad para el cambio rpido) y flexibilidad en las operaciones. Las entidades se
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enfrentan a ciclos cada vez ms cortos para satisfacer las demandas de los ciudadanos y
ofrecer cada vez mejores bienes y servicios. Los cambios bruscos estn ocurriendo con
ms frecuencia.
Ellos pueden ser desencadenados por introducciones de tecnologas, presin o agitacin
econmica, o demandas sociales. Las entidades deben ser capaces de hacer cambios
profundos, en un ciclo de tiempo cada vez ms corto. Las mejoras significativas en
tiempos de respuesta a menudo requieren de nuevos sistemas de trabajo, mejora e
innovacin de procesos, mayor simplificacin administrativa o la habilidad para un cambio
rpido de un proceso a otro. Un servidor capacitado y con conocimiento integral de la
entidad, es un activo vital en un ambiente tan demandante.
Las entidades deben desarrollar una gestin gil, eficaz, eficiente y oportuna, para lo cual
deben responder oportunamente a la heterogeneidad y coyunturas propias del medio
donde intervienen. Ello ser posible, en tanto sean capaces de adaptar oportunamente
sus estructuras organizacionales, as como sus procesos y procedimientos -sobre todo los
vinculados a los sistemas administrativos- de manera que se asegure la prestacin de
servicios pblicos segn las necesidades de los ciudadanos, sin descuidar el control sobre
el uso correcto de los recursos y bienes pblicos, con un enfoque ms centrado en los
resultados, que en el solo control de los procesos e insumos, que en muchos casos
termina promoviendo el simple cumplimiento de la legalidad y la realizacin de procesos
de gestin que no aportan valor pblico.
Se requiere por lo tanto, un equilibrio entre la flexibilidad necesaria para gestionar y la
necesaria regulacin y control que garanticen el uso correcto de los recursos pblicos y a
su vez logren la mayor satisfaccin de los ciudadanos.
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En los casos, en que la entidad tuviera conformados diferentes comits, equipos o grupos
de trabajo que involucren o estn relacionados a la gestin por procesos, se recomienda
que para efectos de optimizar sus recursos y actividades, se integren sus funciones dentro
del alcance de las actividades de la Metodologa, en coordinacin con la Secretara
General o la que haga sus veces.
Si la Entidad considera que deben mantenerse separadas las funciones de dichos comits,
equipos o grupos de trabajo deben establecerse obligatoriamente mecanismos o espacios
de coordinacin, para evitar duplicidad de tareas.
Los comits, equipos o grupos de trabajo, creados por norma expresa, que involucren o
estn relacionados a la gestin por procesos, deben tener en cuenta lo establecido en la
Metodologa para la implementacin la gestin por procesos en las entidades de la
administracin pblica.
5.2 Condiciones previas para la implementacin de la gestin por procesos
Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Direccin
La implementacin de la gestin por procesos, al igual que cualquier iniciativa para
mejorar la entidad, requiere el compromiso de la Alta Direccin, el que debe ser
evidente para el servidor, a travs del involucramiento activo, apoyo y creacin de las
condiciones necesarias para asegurar el xito de dicha implementacin.
Contar con objetivos estratgicos claramente establecidos
El proceso de implementacin de la gestin por procesos implica un cambio
progresivo a nivel institucional. Para dar inicio a dicho cambio, es fundamental tener
un liderazgo visionario, que establezca el norte de este proceso. Esta visin debe estar
claramente expresada a travs de los objetivos estratgicos correctamente
establecidos.
Asegurar los recursos
Para implementar la gestin por procesos es prioritario contar con los recursos
necesarios, tanto servidores especializados, disponibilidad de los involucrados para la
capacitacin y sensibilizacin correspondiente, materiales e infraestructura, acorde a
las necesidades.
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Entindase como dueo del proceso, el responsable de la ejecucin o desarrollo de un proceso y de garantizar que el
bien o servicio sea ofrecido en las mejores condiciones al ciudadano o destinatario de los bienes y servicios.
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