CASO EXEMPLO DE IMPLANTAO DE UM ERP

A Empresa Alfa utilizou de planilhas do MS Excel para o desenvolvimento de seus

relatrios desde sua criao em 1998 at a implantao do Pacote ERP em 2007. Alguns
dos principais relatrios que eram elaborados com esta ferramenta so:
Oramento de Compras;
Gerenciamento de Contas a Pagar;
Gerenciamento de Contas a Receber;
Gerenciamento de Estoque;
Controles de Compras;
Controles de Vendas;
Fluxo de Caixa; etc.
O principal problema encontrado pela empresa durante quase uma dcada sem um
sistema que integrasse seus setores estava na parte de emisso de Notas Fiscais. a Alfa
havia adquirido um software especfico para a emisso das Notas Fiscais, porm, este
sistema no fazia nenhum tipo de integrao com os outros setores. A principal
dificuldade resultante deste isolamento entre os setores estava na parte fiscal da
empresa, devido a uma falta de integrao entre o sistema que fazia o faturamento, e o
setor fiscal que seria responsvel em realizar o levantamento de tributos, sendo este
servio feito manualmente atravs das planilhas do MS Excel, fato este que tornava o
servio mais demorado do que o aceitvel, alm da falta de preciso dos dados, que
levavam a erros
Com o objetivo de sanar os problemas citados acima a diretoria da Alfa
realizou uma anlise profunda e constatou a necessidade de automatizao de seus
processos
Ento a Empresa Alfa decidiu que era o momento de buscar uma
soluo para diminuir os obstculos que surgiam sua frente e dificultavam seu
crescimento dentro do mercado em que atua.
Os scios da Empresa Alfa, aps uma breve pesquisa levando-se em considerao as
empresas mais conhecidas no mercado, se depararam com dois fornecedores capazes de
suprir suas necessidades atravs de um Sistema ERP. A Microsiga e a SAP, sendo a
ltima escolhida devido a uma maior credibilidade no mercado e por garantir boas
perspectivas a longo prazo. O software implantado foi o SAP Business One (B/1) . No
foram fornecidos valores financeiros do custo da implementao do novo sistema
Foi contratada uma empresa de consultoria que auxiliou na implantao do sistema,
utilizando uma metodologia prpria de projeto. A ps um consenso entre a Empresa
Alfa e a consultoria contratada, foi criada uma equipe de projeto para implantao do

sistema. Essa equipe era composta por nove pessoas, seus integrantes eram o diretor da
Empresa Alfa, um gerente de projetos da Consultoria e um da empresa, um consultor e
cinco gerentes responsveis pelos departamentos de compras, vendas e cadastros de
parceiros de negcios, inventrio, financeiro/contas a receber e financeiro/contas a
pagar, sendo estes considerados como usurios chaves, e responsveis por transmitir o
conhecimento adquirido em relao ao sistema em seus respectivos setores.
FASES DA IMPLANTAO DO SISTEMA
A partir das entrevistas, foram identificadas quatro fases durante o gerenciamento do
processo de implementao do sistema:
Fase Inicial / Planejamento do Projeto: nessa fase foram realizados levantamentos
dos processos atuais executados pela empresa e o processo desejado aps a implantao
do sistema. Foram feitas simulaes no sistema para visualizar o funcionamento dessas
atividades. Foram definidas nesta etapa as bases para o treinamento dos usurios e os
possveis desenvolvimentos feitos no sistema posteriormente. Os prazos estipulados
inicialmente foram respeitados.
Fase de Execuo do Projeto: nessa fase foi realizada a instalao do sistema e
foram definidos seus requisitos. Tambm foram realizados os treinamentos dos usurios
e foram feitos os testes para customizao. Durante esta fase, ocorreu a transio dos
antigos processos para o SAP B/1, sendo que no foram necessrias muitas adaptaes
no sistema. Alguns mdulos encaixaram-se perfeitamente realidade da empresa, com
algumas excees, como foi o caso do fluxo de materiais para reparo. O sistema sofreu
poucas alteraes, sendo inclusos alguns campos adicionais na nota fiscal de devoluo,
para que houvesse a integrao entre o item recebido e o chamado de servios. Outra
adaptao feita no sistema foi a modificao da reteno de impostos durante o
faturamento, tornando o SAP B/1 totalmente capaz de desenvolver as atividades da
organizao. Os mdulos do ERP foram implantados individualmente, para que a
Empresa Alfa pudesse se adaptar nova rotina. A transio das planilhas do MS Excel
para o SAP B/1 foi realizada tranquilamente, com alguns pequenos contratempos no
incio, principalmente devido ao sistema no aceitar a insero de determinados dados
incorretos pelo usurio, o que era perfeitamente aceitvel nas planilhas manuais, sendo
necessria sua posterior correo. Com o ERP em funcionamento, havia a necessidade
de correo desses dados em tempo real.
Fase de Monitoramento do Projeto: nessa fase a consultoria acompanhou o
desenvolvimento da implantao do sistema, gerenciando o cronograma do projeto para
garantir o cumprimento dos prazos, que inicialmente foi estipulado em 18 meses,
ficando dentro do previsto.
Fase de Finalizao do Projeto:nessa fase foi feita a primeira utilizao do sistema. De
acordo com a necessidade da Em presa Alfa, a implementao do SAP B/1 foi feita em
mdulos, o que acabou facilitando na visualizao da necessidade de atualizao na
estrutura de hardware da empresa, para que fosse garantido o perfeito funcionamento do
Sistema
SITUAO APS A IMPLANTAO DO SISTEMA
Aps a implantao do novo sistema, todos os relatrios necessrios passaram a ser

obtidos de forma integrada, possibilitando uma maior agilidade com relao ao tempo
gasto para a elaborao de cada documento e garantindo a integridade dos dados e
informaes obtidos.