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Caso de Estudio No.

Presentacin de la Alcalda de
San Antonio del SENA y sus
requerimientos generales.
Estructura de contenidos
Introduccin
1. Dependencias de la Alcalda
1.1. Secretara General
1.2. Secretara de Gobierno
1.3. Secretara de Hacienda
1.4. Secretara de Planeacin y Obras Pblicas
1.5. Secretara de Educacin
1.6. Secretara de Salud
1.7. Secretara de Deportes, Recreacin y Cultura
1.8. Secretara de Gestin Ambiental y Minera
1.9. Oficina Asesora de Control Interno
2. Requerimientos generales
3. Diseo de Base de Datos

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Introduccin
La dinmica de las organizaciones en el mundo empieza a tomar un nuevo
auge a partir de la influencia de las tecnologas de la informacin y la
comunicacin, por un lado ampliando las estrategias para poder crecer,
pero a la vez trazando un camino de alta competitividad y elevados
estndares de calidad, que exigen tener precisin en el manejo y
administracin de la informacin como principal ventaja comparativa. Es
as como empresas del sector privado y del estado se encuentran en un
punto coyuntural que exige cambios y decisiones acertadas teniendo a las
TICs como principal aliado.
Los Gobiernos de los diferentes pases en el mundo, estn auspiciando a
travs de recursos y polticas de estado, los cambios a travs de inclusin
de tecnologa provenientes de mercados emergentes tanto en software,
hardware y metodologas para fortalecer los procesos y elevar los controles
y disponibilidad de la informacin con criterios de rapidez, seguridad y
confianza. La Alcalda de San Antonio del SENA es un ejemplo particular
de todos estos cambios presentando la siguiente situacin:
La Alcalda objeto de estudio es una institucin del estado Colombiano, que
realiza las funciones de administracin local en una poblacin de este pas.
Esta Alcalda est presidida por el Alcalde elegido por votacin popular,
quien enfrenta una situacin de caos administrativo a causa de los malos
manejos de la informacin y la inadecuada utilizacin de tecnologa para el
apoyo a los procesos. El Alcalde de San Antonio del SENA, convencido de
poder mejorar la situacin, present un proyecto de inclusin de tecnologa
que le fue aprobado por el concejo y propende en realizar todas las
mejoras en las condiciones actuales de manejo de informacin de las
diferentes dependencias y secretarias de su actual administracin.
Una mejora sensible, se da a travs de una reingeniera de procesos
enfocados en la utilizacin de la informacin generada por
las
dependencias de la alcalda,
pensando en optimizar los tiempos de
respuesta y flujo de informacin para la toma de decisiones.
Se tienen identificadas las siguientes dependencias y secretarias de
despacho con sus funciones y estado actual:

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1. Dependencias de la Alcalda
1.1 Secretara General
En esta dependencia laboran 12 profesionales que asisten al alcalde en la
planeacin, organizacin, control y ejecucin de los programas de la
administracin; atienden la organizacin y el funcionamiento del despacho
del alcalde; actan como secretario del Consejo de Gobierno y vigilan el
oportuno cumplimiento de las decisiones del mismo; tambin se encargan
de velar por el cumplimiento de las normas legales que regulan el
funcionamiento de la Alcalda; estudiar, revisar y preparar los proyectos de
acuerdos, resoluciones, decretos y contratos relacionados con asuntos de
competencia de la Alcalda.
Actualmente la secretara dispone de una infraestructura tecnolgica que
incluye 10 computadoras de escasos recursos en memoria y procesador,
sistema operativo Microsoft Windows XP Service Pack 1, software
utilitario: Microsoft Office 2003 , Adobe Reader, antivirus Avast!
4.8, dos impresoras matriz de punto, conectividad a internet limitada y
acceso a recursos compartidos a travs de una intranet que opera con
direccionamiento IP versin 4.0.
Una de las mayores dificultades de esta secretara se genera en el volumen
de documentos que tienen que elaborar y revisar; teniendo como
estadstica 300 documentos en promedio para revisiones diarias y 100
procesos documentales emitidos por esta secretara.
El mecanismo que se utiliza para exponer la informacin de los
documentos nuevos y los que estn para aprobacin, es a travs de
carpetas compartidas que permiten el acceso a cualquier usuario sin la
administracin de contraseas y un dominio en la red, es por ello que se
evidencian serias fallas en la centralizacin de esta informacin por la
ausencia de polticas de almacenamiento y proteccin de los datos
consignados en los documentos.

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1.2 Secretara de Gobierno


En esta dependencia laboran 30 profesionales encargados de:
Evaluar todos los programas y campaas de la administracin
municipal tendientes a garantizar los derechos civiles, sociales, vida,
honra y bienes de los habitantes del Municipio
Coordinar la poltica a seguir referente al control de precios, pesos y
medidas; rifas, juegos y espectculos; establecimientos pblicos, aseo
y ornato; ventas ambulantes y estacionarias, velando por el
cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y aplicando las
respectivas sanciones cuando se violen dichas normas.
Adems, deber vigilar y atender la reclusin de personas que se hallen
a cargo de las autoridades de Polica Municipal; recibir y dar trmite a
las querellas ordinarias o sumarias de statu quo; instruir, tramitar y
fallar las querellas por contravenciones e infracciones a los cdigos de
trnsito; ejecutar el control sobre avisos, vallas, pasacalles y carteles y
sancionar a quienes violen las disposiciones.
La infraestructura tecnolgica que tiene a la fecha la secretara se resume
en: 22 computadoras que fueron adquiridas en la administracin anterior,
de las cuales 10 tienen licenciamiento Windows Vista Small Business
Edition, las restantes Windows XP Service Pack 1.
La configuracin de software adicional y conectividad en las mquinas es
similar a la secretara General, excepto por el uso de Microsoft Office
2007 y un servidor de red que opera con Windows Server 2003 y el
motor de base de datos Microsoft SqlServer 2005 Enterprise Edition.
Constantemente los funcionarios de esta secretaria acceden a bases de
datos de consulta de los comerciantes de San Antonio del SENA que
tienen sus actividades de negocio debidamente registradas y formalizadas
en cmara y comercio.
Alrededor de 4000 registros diarios son consultados y descargados a
archivos de Microsoft Excel que posteriormente son validados y
consolidados en reportes de seguimiento semanal. Se ha pensado en
mejorar los informes a travs de la consolidacin de datos haciendo uso del
servidor, sin embargo hay escaso conocimiento y soporte en sitio.

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1.3 Secretara de Hacienda


En esta dependencia laboran 20 profesionales encargados de:
Gestionar y recaudar todos los dineros que por diversos conceptos
debe percibir el municipio, formular las polticas para la ejecucin de
proyectos de hacienda pblica, efectuar el pago de todas las cuentas a
cargo del municipio, registrar, recibir y procesar toda la informacin
econmica en la administracin municipal.
Custodiar, guardar y controlar los ttulos, valores y garantas
constituidas a favor del municipio. Conceder plazos y prrrogas a los
deudores morosos consultando siempre la capacidad econmica de los
contribuyentes y favoreciendo los intereses por mora de acuerdo a lo
estipulado por la Ley.
Manejar y rendir cuentas de los auxilios entregados por la nacin, el
departamento y otras entidades. Fijar las polticas a seguir en el cobro
de aportes, participaciones y servicios de la nacin, departamento,
instituciones oficiales y semioficiales.
Expedir los certificados de Paz y Salvo que por concepto de pago de
impuestos le sean solicitados y que se encuentren al da.
Para todos los procesos mencionados anteriormente, la secretara cuenta
con 20 computadoras con la misma configuracin de las computadoras de
la secretara de gobierno, acceso a la intranet con IP versin 4.0, Internet
limitado en horas pico y una demanda de usuarios que llega a 1000
personas en das crticos.
Los usuarios normalmente se acercan a esta secretara para realizar
consultas referentes a impuesto predial y pago del mismo, ocasionando en
algunos momentos colapsos administrativos por tener una base de datos
de consulta en Oracle 9i que segn los funcionarios es bastante lenta
en los tiempos de respuesta y esto contrasta con la inconformidad de
quienes solicitan los servicios.

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1.4 Secretara de Planeacin y Obras Pblicas


En esta dependencia laboran 20 funcionarios encargados de:
Definir y establecer el modelo de desarrollo social, planeando en lo
social, lo econmico e infraestructura para la toma de decisiones y
desarrollo del gobierno municipal.
Direccionar los diferentes proyectos que las dems secretarias realicen;
Recomendar al consejo municipal y a la alcalda sobre las polticas y
objetivos que el municipio debe desarrollar en materia de obras
pblicas, estratificacin y actualizacin catastral, planes de
ordenamiento territorial, prevencin y atencin de desastres y
Desarrollo Social.
Se cuenta con un Sistema de Informacin Geogrfico (SIG), el cual fue
donado por el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi y realiza certificaciones
catastrales, de planos prediales, de informacin geodsica y estadsticas;
el cual se encuentra instalado en un servidor con sistema operativo
Microsoft Windows Server 2003 con 10 licencias para acceso.
Para el apoyo en los procesos de estratificacin se maneja un Sistema de
Informacin el cual interacta con el SIG y cuya informacin es utilizada
por las curaduras, va internet. Este sistema se encuentra instalado en el
mismo servidor.
Para todos los procesos se cuenta con 20 computadoras integradas en una
red LAN, el 70% de estas tienen sistema operativo Microsoft Windows
XP Service Pack 1 con 1GB de RAM, y el porcentaje restante con sistema
operativo Microsoft Windows Seven.
En promedio se atienden 100 solicitudes diarias de certificaciones y 400
consultas va internet.

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1.5 Secretara de Educacin


En esta dependencia laboran 10 funcionarios encargados de:
Velar por la construccin de planteles educativos, por su dotacin y
mantenimiento al igual que de las instalaciones deportivas y de
recreacin con que cuentan las instituciones educativas.
Proveer el profesorado necesario tanto para la parte urbana como la
Rural; establecer normas relacionadas con el sistema educativo, del
pensum; mantener un estricto control sobre las escuelas y colegios.
Sus funciones en general se pueden sintetizar as: administrar la
educacin en el Municipio, velar por la calidad y cobertura de la
educacin y su correcta prestacin, establecer las polticas, planes y
programas necesarios, fomentar la investigacin e innovacin del
currculo y orientar la elaboracin y ejecucin de proyectos educativos.
Se cuenta con un Sistema de Informacin para los procesos de: matrculas
escolares, traslados escolares y gestin de alianzas con la educacin
superior.
Tambin se cuenta con un Sistema de Informacin Documental para
realizar procesos de: certificaciones laborales de docentes, solicitud de
copias de actos administrativos, solicitud de renuncias para docentes,
solicitud de subsidio de transporte, inscripcin y ascenso en el escalafn
docente y legalizacin de establecimientos educativos.
Estos sistemas se encuentran alojados en un servidor con sistema
operativo Red Hat Enterprise Linux con Sistema Manejador de Base de
Datos PostgresSQL, para su administracin se utiliza un servidor VNC
(Virtual Network Connection) y se tienen 10 computadoras con tecnologa
Windows XP de 512 MB de RAM y 3 computadores con equipos
Touchscreen para acceso al pblico. Todo lo anterior en una red LAN.

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1.6 Secretara de Salud


En esta dependencia laboran 15 funcionarios, los cuales entres sus
funciones tienen:
La vigilancia de la salud pblica, el registro de los prestadores de
servicios de salud, la gestin de la prestacin de los servicios de salud,
la promocin de planes, programas, estrategias y proyectos en salud
para el desarrollo del sector y del sistema general de seguridad social.
La vigilancia y control del cumplimiento de las polticas y normas
tcnicas, cientficas y administrativas que expida el Ministerio de la
Proteccin Social.
La supervisin y control de los recursos del sector salud para un buen
recaudo y aplicacin.
La implementacin y actualizacin de la operacin del Sistema Integral
de Informacin en Salud para reportar la informacin a las instancias
correspondientes.
La actualizacin de este sistema se realiza con registros provenientes de
documentos y planillas en Microsoft Excel que llegan desde los
diferentes establecimientos de salud que se encuentran tanto en el rea
urbana como rural; el nmero de registros diarios es en promedio 100.
Se cuenta con 15 equipos de cmputo entre computadores de escritorio y
equipos porttiles, los cuales tienen acceso a internet mediante un canal
512 K. Software utilitario: Microsoft office 2003, Adobe Reader,
antivirus Avast! 4.8, una impresora laser y conectividad a internet
limitada.

1.7 Secretara de Deportes, Recreacin y Cultura


En esta dependencia laboran 10 funcionarios, los cuales tienen a su cargo:
La ejecucin de programas destinados al aprovechamiento del tiempo
libre por medio de prcticas deportivas, actividades recreativas
y
eventos culturales en espacios adecuados.

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La elaboracin de estudios para identificar los problemas y necesidades


del Municipio en el campo deportivo, recreativo y cultural con el fin de
formular planes y proyectos que respondan a esas demandas.
El desarrollo de programas
para vigilar y supervisar la correcta
administracin y funcionamiento de los escenarios deportivos,
recreativos y culturales.
La promocin, elaboracin y ejecucin de programas orientados a
conservar los valores de la cultura local, as como la formacin y el
apoyo integral a los deportistas.
Integradas en una red local se encuentran 8 computadoras de escritorio
con sistema operativo Windows XP y 512 de memoria RAM.
Software utilitario: Microsoft Office XP, Adobe Reader, antivirus
Avast! 4.8, una impresora laser y conectividad a internet limitada.

1.8 Secretara de Gestin Ambiental y Minera


Esta dependencia cuenta con 7 funcionarios quienes estn encargados de:
Gestionar las polticas para la conservacin del medio ambiente y
proteccin de los recursos naturales; ejercer el control y vigilancia del
cumplimiento de estas normas, adelantando investigaciones e
imponiendo las sanciones que correspondan.
Adicionalmente acompaar y asesorar la pequea y mediana minera
en los procesos de tecnificacin, mejor aprovechamiento de los
recursos y su legalizacin; tambin expedir los permisos de
movilizacin forestal.
Para el desarrollo de sus actividades tienen 7 computadoras con sistema
operativo Windows XP Service Pack 1, Microsoft Office 2003, los
cuales estn interconectados en una red LAN con acceso a internet
limitado, se tiene proyectado la implementacin de un Sistema de
Informacin para la Gestin Ambiental, este es uno de los proyectos
prioritarios de la actual administracin, para lo cual es necesario

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restructurar la forma en que se estn ejecutando los procesos, ya que


actualmente se reciben alrededor de 50 solicitudes diarias de expedicin
de certificaciones y estas se realizan manualmente.

1.9 Oficina Asesora de Control Interno


En esta oficina trabajan 12 profesionales, los cuales tienen como
funciones:
Planear y dirigir los mtodos, normas, procedimientos y mecanismos
de verificacin y evaluacin, que garanticen el cumplimiento de todas
las actividades, operaciones y actuaciones de las diferentes
dependencias de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes.
Apoyar la toma de decisiones de los directivos a travs de la generacin
de informes que permitan identificar y controlar las debilidades,
vulnerabilidades, riesgos, amenazas y fallas en los procesos misionales.
Se cuenta con 12 computadoras con sistema operativo Windows XP,
512 M en memoria RAM, 2 impresoras laser, un servidor con Windows
Server 2003 que aloja un Directorio Activo con aplicaciones para dar
soporte a los estndares de ISO 9000 e ISO 27000.
En el servidor se cuenta con una carpeta compartida que contiene los
documentos normalizados y estandarizados para los diferentes procesos
de la alcalda.

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2. Requerimientos generales
Cada una de estas dependencias suministra informes al despacho del
alcalde, orientados a la planeacin, gestin y administracin del municipio,
sin embargo se requiere que dicha informacin sea procesada de manera
que se genere informacin, conocimiento e inteligencia para coadyuvar en
el desarrollo de las polticas estatales.
El municipio cuenta con una pgina WEB que es actualizada a nivel de
datos cada hora y es la encargada de presentar las polticas de gobierno en
lnea y transparencia por Colombia a nivel de contratacin.
La Alcalda tiene creada el rea de Sistemas adscrita a la secretara de
gobierno, dependencia a la que usted pertenece; la alcalda cuenta con una
intranet/internet que permite interactuar con todas las dependencias,
secretarias y publico en general, para esto se cuenta con una red de
cableado activo y pasivo, pero no cuenta con una segmentacin general
para el directorio activo de todos los usuarios de la alcalda.
Dentro de las aplicaciones del rea de sistema se cuenta con un software
de mesa de ayuda (Help Desk), que centraliza todas las inconsistencia,
fallas, configuraciones y requerimientos de las dependencias de la alcalda
y esta manejado por un software Libre en un sistema operativo GNU/Linux
Server va WEB y que ser operado solamente por la intranet en la
modalidad de usuario nombrado por Single-On-Sign.
La informacin hasta aqu presentada es la base para desarrollar la
primera actividad de aprendizaje que hace parte de la primera fase del
proyecto.

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