SISTEMATIZACIN CONTABLE

UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB

Facultad de Ciencias Administrativas y
Econmicas

SISTEMATIZACIN CONTABLE

Carrera de CONTABILIDAD Y auditora

Catedrtica:
Ing. Tita aray

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Nivel:
Sptimo b
Autoras:
Menndez mera mara hercilia
Prado mieles Ruth Alejandra
Prraga mero Sandra Monserrate
Mendoza meza mercedes Elizabeth

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Cedeo Garca patricia

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FUNCIN DE
DE LOS
LOS
FUNCIN
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
CONTABLES CONTABLES
CONTABLES
CONTABLES

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FUNCIN DE LOS
PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas
acerca de cmo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen
bsicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una
empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la
primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento
operativo como de criterios slidamente adquiridos en el desempeo del cargo.
El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que
sean estandarizadas, con el objetivo de que la compaa no vea improvisada su
accin ante hechos de la misma naturaleza.
Una empresa establece procedimientos a seguir para regular la actuacin de
todos los empleados. Los procedimientos son aplicables por lo general a las
decisiones de tipo rutinario. Los procedimientos contables son todas las
actividades que realizan los empleados del departamento de contabilidad y
que estn soportados por diferentes conocimientos y teora de la profesin
contable. Los procedimientos se estandarizan bsicamente por las siguientes
razones:
Consistencia en la actuacin ante situaciones similares.
Reglamentacin de la actuacin de los empleados.
Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.
La organizacin administrativa en una compaa puede establecerse a travs
de la clasificacin de los procedimientos en dos grandes grupos:
Procedimientos contables

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Procedimientos no contables

CARACTERSTICAS FUNCIONALES DE LOS PROCEDIMIENTOS NO

CONTABLES
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control
sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y
procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger
sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de informacin contable cumple con la pauta de
compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las
caractersticas especiales de un negocio en particular.
Flexibilidad: Es la adaptacin de programas a los requerimientos de la
empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados
financieros.

CARACTERSTICAS FUNCIONALES DE LOS

PROCEDIMIENTOS

CONTABLES
1) INGRESO DE LOS DATOS: se realiza a travs de un comprobante de diario.
Cada comprobante de diario contiene dos o ms registros sean dbitos o
crditos, es decir asientos diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de
dos tipos:
Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o
validados a travs del ingreso de datos en un formulario de captura de datos

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Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento

magntico para transferir los registros contenidos en los comprobantes de
diario. Esta forma de procesamiento se utiliza sobre todo cuando existe un
sistema integrado de informacin. Es posible encontrar problemas de
integracin, es decir que no todos los datos son transferidos a la base de datos
central por esta razn se deben establecer controles que verifiquen a nivel de
software que la informacin transferida esta completa cotejndola con los
comprobantes fijos definidos.

2) VALIDACION DE DATOS: verificar que los datos ingresados cumplen con

ciertos parmetros previamente establecidos para su respectivo control.
Tambin aqu se puede presentar problemas en cuanto a la captura de todas
las transacciones. Se podra decir en trminos de riesgo que hay poca
confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean
razonablemente

correctas.

Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las tapas
relacionadas con el tratamiento de los datos: captura, validacin, actualizacin
y emisin de reportes; sin embargo todos los errores que pueden generar
inconsistencia de la informacin deben ser detectados en el momento de la
validacin.
3) ACTUALIZACION DE REGISTROS: consiste en el traspaso de los
movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor. Previo a la
actualizacin

de

los

datos

al

mayor

la

informacin

grabada

en

los

comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualizacin de registros

puede efectuarse de dos maneras:
Actualizacin interactiva: hace que los movimientos del diario se contabilicen
en el momento en que el operador est grabando el detalle de cada una de las
transacciones

movimientos.

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Actualizacin en lote: implica la validacin previa de los datos y esta se realiza

por lotes de registros, es decir al final del da por ejemplo, se acumulan las
transacciones, se resumen y luego son actualizadas
4) EMISION DE REPORTES: Consiste en el procesamiento de la informacin
contable que ha sido grabada, validada y actualizada. Algunas veces un
gerente contable requiere que la informacin sea presentada bajo ciertos
parmetros, clasificacin o detalle. Para poder cumplir con esta necesidad un
software debe tener incorporada la opcin en la que el usuario pueda tener la
posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes. Esta facilidad es
poderosa ya que le

permitir presentar la informacin contenida en la base de datos contables de

acuerdo con el nivel de detalle que quiera.

PROCEDIMEINTOS CONTABLES:
Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones en los libros contables.
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos
contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos
que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza
la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del anlisis, se pueden establecer procedimientos
contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de
los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los
siguientes:
Recepcin de inventarios
Ventas de productos

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Fabricacin de productos
Registro de estimaciones
Destruccin de inventarios
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que
pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definicin
dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles
operaciones que pueden afectar los estados financieros.
Cuando se est realizando el anlisis de todos los procesos llevados a cabo por
la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos
clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del anlisis
ayudar a determinar e identificar en cules de ellos un error pudiera tener
mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

La

amortizacin

de

una

plusvala

por

lo

general,

representa

montos

importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crtico, el

manejo de todos los inventarios, sean stos de productos terminados,
productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.
Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios
involucre cifras de poca importancia en comparacin a lo que representan
stos para una empresa manufacturera.

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros.

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En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados, los

procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros;
algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:
? Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista
? Procedimiento para contratacin de empleados
? Procedimiento para cambio de horario laborable
? Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

DIFERENCIA DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO

CONTABLES.
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad.
El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante,
toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende
en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

Los procedimientos contables son:

- Cuentas
- Dbitos y crditos
- Cargos y crditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital

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- Resumen del funcionamiento de los dbitos y crditos

- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor
- Determinacin de los saldos de las cuentas
- La balanza de comprobacin
Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros.
En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados, los
procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros y
los que tambin necesita una empresa o organizacin aparte de la
contabilidad. Algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los
siguientes.

Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corrientita

Procedimiento para contratacin de empleados
Procedimiento para cambio de horario laborable
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
La disciplina contable ha sufrido cambios sustanciales desde que Fray Lucas
Peciolo cre la teora contable del cargo y del abono, la cual ha permanecido

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sin mayores cambios. La contabilidad como disciplina del saber humano, ha

evolucionado en las tcnicas y procedimientos usados para el registro y control
de las operaciones comerciales. A medida que el proceso productivo aument
en complejidad y se pas de una economa mercantil a una economa de
produccin,
importancia,.

en
El

donde

los

proceso

bienes

de

capital

contable

se

fue

tenan

cada

enriqueciendo

vez

con

mayor

mayores

procedimientos, tcnicas y reglas para el manejo de transacciones. De esta

forma, en principios a un comerciante le interesaba responder a la pregunta
de :

Cunto haba ganado?.

A medida que ste se dio cuenta que para

generar ganancias tena que poseer bienes de capital, empez

a cobrar

importancia la informacin referente a la posicin financiera. De esta forma

surgieron los tres estados financieros bsicos, el balance general y el estado de
resultados y el estado de flujo de efectivo.

OBJETIVOS Y CLASIFICACION DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES:

Existe una amplia y vasta literatura sobre los principios contables y su
aplicabilidad a los estados financieros, pero Qu son realmente los principios
contables?. Podemos dar una primera definicin de principios contables, como
aquellas normas y reglas de carcter general o especfico emitidos por
entidades de la profesin contable y que son aplicables para el tratamiento de
las transacciones financieras de una entidad.

La aplicacin de las Normas Internacionales de Contabilidad, surge como una

necesidad de informar con mayor claridad la situacin financiera y los
resultados de una entidad.

Suponga que las compras de activos fijos de la

Empresa, son registradas con base en el precio que tengan los activos en el
mercado y no con base en el costo de adquisicin. Esta situacin podra llevar
a reflejar una sobreestimacin en la situacin financiera que no se corresponde

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con la situacin que realmente tiene la Farmacia. Pensemos que por otro lado,
el efecto que tendra el no registrar la depreciacin correspondiente a los
activos fijos en uso.

Esta decisin conllevara a la sobreestimacin de la

ganancia de un perodo o la subestimacin de la prdida segn sea el caso.

Estas situaciones, podran derivar en la presentacin de una situacin
financiera y de resultados no ajustados a la realidad, por lo que se estaran
violando las normas aplicables a los estados financieros.

A fin de eliminar

estas situaciones, la profesin contable se ha remitido a la emisin de las

Normas Internacionales de Contabilidad. Una definicin de lo que representan
las Normas Internacionales de Contabilidad dada por un cuerpo colegiado como
lo es el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos es por ejemplo la siguiente:
Las Normas Internacionales de Contabilidad son conceptos bsicos que
establecen la delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de
cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin financiera
cuantitativa por medio de los estados financieros.
Objetivos de las Normas:
Las Normas de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la
elaboracin de los estados financieros que pueden ser utilizados por distintos
tipos de usuarios, sean stos internos o externos a una entidad econmica.
Los objetivos bsicos de las Normas contables son:
-

Uniformar los criterios contables.

Establecer tratamientos especiales a operaciones especficas.

Orientar a los usuarios de los estados financieros.

Sistematizar el conocimiento contable.

Cada uno de los objetivos nombrados, se materializan mediante la aplicacin

de Normas de contabilidad.

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Clasificacin de las Normas Contables:

Una clasificacin aplicable a los estados financieros se muestra a continuacin:
Costo histrico: La cuantificacin monetaria y registro de las operaciones
deben efectuarse al valor de adquisicin o produccin correspondiente. Este
principio del costo histrico, es uno de los ms importantes y trascendentales
para el registro de las operaciones y transacciones que afectan a la Empresa.
Negocio en marcha: Este principio establece que a menos que se exprese lo
contrario, se asume que una entidad que emita estados financieros, est en la
capacidad de continuar sus operaciones por un perodo razonable de tiempo.
Revelacin suficiente: Todo estado financiero debe tener la informacin
necesaria y presentada en forma comprensible de tal forma que se pueda
conocer claramente la situacin financiera y los resultados de sus operaciones.
Importancia relativa: Slo se deben analizar aquellas partidas que puedan
tener un efecto importante en los estados financieros. No hay un parmetro
que establezca a partir de que monto o cifra se puede considerar una partida
como de importancia relativa, en todo caso, se debe recurrir a juicio lgico y
razonado.
Consistencia: Las Normas de contabilidad deben ser aplicadas en forma
uniforme de un perodo a otro, en caso que no sea as se debe explicar la razn
y el efecto de los cambios.
Conservatismo:

A veces

conocido

como

conservadurismo

o prudencia,

establece que las prdidas debern ser registradas cuando se conozca o se

estime cuando se van a producir, en tanto que las ganancias nicamente
cuando stas se realicen.

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Estos son slo algunos fundamentos y normas de contabilidad clasificados

como bsicos y que toda unidad econmica debe cumplir con el objetivo de
presentar las cifras financieras y de resultados de acuerdo con lo establecido
por las normas de la profesin contable.

RELACION

ENTRE PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABLES:
Los principios de contabilidad establecen las pautas de cmo debe tratarse el
registro de las operaciones y el anlisis y presentacin de la informacin en los
estados financieros. De esta forma existirn ciertos y determinados registros
contables que diferencien los tratamientos entre dos tipos de negocio.
MANUALES DE CONTABILIDAD:
Dentro del rea contable, los manuales tienen una aplicacin sumamente
amplia, ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del
departamento de contabilidad. Especficamente los manuales aplicables en el
rea contable son:
-

De poltica contable

Del cdigo contable o de cuentas contables

De normas y procedimientos contables

MANUALES DE POLTICAS CONTABLES:

Un manual de polticas contables detalla todas y cada una de las polticas que
se siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las polticas deben
estar siempre de acuerdo con las normas de contabilidad

y ello debe ser

declarado en los manuales.

Las

polticas

de

contabilidad

preferiblemente

deben

ser

organizadas,

enunciadas y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los

estados financieros y a las que son asociadas. En los manuales de polticas de
contabilidad, se establecen dos subdivisiones:

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Polticas generales de contabilidad

Polticas especficas de contabilidad

Las polticas generales de contabilidad son declaraciones que enuncian la

aceptacin de las Normas de Contabilidad.
-

Entidad

Realizacin

Perodo contable

Costo histrico

Negocio en marcha

Unidad econmica

Revelacin suficiente

Importancia relativa.

Las polticas especficas de contabilidad se refieren a los tratamientos

contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de
partidas especficas de los estados financieros.

Las polticas especficas

pueden ser enunciadas con base en el orden de presentacin de las partidas en

los estados financieros.
FUNCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES
A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas
acerca de cmo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados.
Existen bsicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados
en una empresa: Decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias.

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Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del

funcionamiento operativo como de criterios slidamente adquiridos en el
desempeo del cargo. Generalmente las decisiones no rutinarias, no son
susceptibles de estandarizacin.
El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que
sean estandarizadas, con el objeto de que la compaa no vea improvisada su
accin ante hechos de la misma naturaleza. Una empresa establece
procedimientos a seguir, para regular la actuacin de todos los empleados. Los
procedimientos son aplicables por lo general a las decisiones de tipo rutinario.
Los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los
empleados del departamento de contabilidad y que estn soportados por
diferentes conocimientos y teora de la profesin contable. Los procedimientos
se estandarizan bsicamente por las siguientes razones:

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