Procedimiento Vinculacion Del Personal

Cdigo: GTH-PD-05
PROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO VINCULACIN DE
PERSONAL
Versin: 3.0
Fecha: Agosto 27 de 2014

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1. Objetivo
Establecer las directrices para el trmite de vinculacin de personal.
2. Alcance
Este procedimiento se inicia con el anlisis de las hojas de vida de los aspirantes, hasta la vinculacin
del funcionario.
3. Definiciones
Certificado de Disponibilidad Presupuestal C.D.P: Es el documento expedido por el jefe de
presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiacin
presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos.
CNSC: Comisin Nacional del servicio Civil.
DAFP: Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
DAPRE: Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica.
LNYR: Libre Nombramiento y Remocin.
OPEC: Oferta Pblica de Empleos de Carrera.
4. Generalidades del procedimiento
Los candidatos a ocupar cargos de Libre Nombramiento y Remocin debern ser evaluados en sus
competencias y ajuste al perfil, por el Departamento Administrativo de Funcin Pblica - DAFP, en
los trminos del Decreto 4567 de 2011.
En seguimiento de lo sealado en el Decreto 4567 de 2011, previo al nombramiento discrecional
por parte de la autoridad nominadora en los cargos de libre nombramiento y remocin, la hoja de
vida del aspirante deber ser publicada durante tres (3) das calendario en la pgina web de la
Entidad y en la pgina web de la Presidencia de la Repblica.
Conforme a lo dispuesto en el Artculo 25 de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto 4968 de 2007,
proceder la provisin transitoria a travs de nombramiento en provisionalidad, de manera
excepcional y nicamente cuando no fuera posible su provisin a travs de encargo con servidores
pblicos de carrera.
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Versin: 3.0

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Previo a proveer mediante nombramiento en provisionalidad una vacante definitiva de un empleo

de carrera, la Entidad deber solicitar autorizacin de la Comisin Nacional Servicio Civil.
La revisin y la certificacin de cumplimiento de requisitos establecidos en la Constitucin, en la
Ley y el reglamento es competencia exclusiva de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano.
Como poltica de Administracin de Personal, no se podr dar posesin a nuevos funcionarios los
das viernes.
Como poltica de Administracin de Personal, se podr dar posesin a los nuevos funcionarios
durante los primeros diez (10) das del mes.
Lo anterior, con el objeto de garantizar su inclusin en nmina.
5. Descripcin de las actividades
No.
1.
2.
Actividad
Responsable
Registro y/o
documento
Revisar si existen vacantes en la planta de Tcnico o Profesional asignado Listado de
personal.
de Subdireccin de Gestin del vacantes
Talento Humano
Si la situacin de la vacante corresponde a
empleos de Carrera Administrativa continua
en la actividad N 3, si pertenece a
vacante de libre nombramiento y remocin,
continua en la actividad No. 36, si es
vacante para nombramiento provisional,
continua en la actividad No. 51
NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA

3.
Revisin permanente de la pgina web de la Tcnico Administrativo Grupo Publicacin CNSC

CNSC, donde se publica la lista de Administracin de Personal y
elegibles, mediante resolucin. Si es Carrera Administrativa
nombramiento por Banco de Listas de
elegibles, continua en la actividad No. 10.
4.
Una vez publicada la lista de elegibles, se

revisan requisitos de los elegibles, en los
cinco das siguientes a la publicacin.
Se comunica a la Comisin de Personal,
5.
Tcnico Administrativo Grupo

Administracin de Personal y
Carrera Administrativa
Coordinador(a) Grupo
Resolucin
conformando lista
de elegibles
Correo electrnico
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para la revisin de los elegibles.

6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Si elegible (s) no cumplen algn (os) Comisin de Personal o
requisito(s) comunica a la CNSC
Una vez la CNSC publica firmeza de la lista Tcnico Administrativo Grupo
de elegibles, en la pgina web, se elabora Administracin de Personal y
resolucin de nombramiento en
perodo de prueba. Si es ms de una
vacante, en diferente ubicacin geogrfica,
continua en la actividad No. 8, en caso
contrario, continua en la actividad No.23
Se realiza audiencia pblica de plaza, Tcnico Administrativo Grupo
mediante correo electrnico, con plazo de Administracin de Personal y
tres das, para los elegibles.
Se elabora informe sobre resultado de Tcnico Administrativo Grupo
audiencia de plaza y se enva a la CNSC y a Administracin de Personal y
los elegibles.
Pasa a la actividad No. 23
Se revisa documentacin de elegibles del Tcnico Administrativo Grupo
Banco de Listas de Elegibles, para verificar Administracin de Personal y
si cumple con requisitos del cargo
Si no cumple, se comunica a la CNSC. Si Tcnico Administrativo Grupo
hay ms elegibles en la lista enviada por la Administracin de Personal y
CNSC, se solicita autorizacin para nombrar Carrera Administrativa
al siguiente.
Si cumplen requisitos, se enva Tcnico Administrativo Grupo
comunicacin para que manifieste inters Administracin de Personal y
en el cargo.
Si es ms de una vacante en diferente Tcnico Administrativo Grupo
ubicacin geogrfica, se hace audiencia de Administracin de Personal y
plaza, mediante correo electrnico, con Carrera Administrativa
plazo de tres das para el elegible
Si no est interesado (a) el o la elegible en Tcnico Administrativo Grupo
el cargo, se comunica a la CNSC
Si est interesado (a), se elabora Tcnico Administrativo Grupo
certificacin de cumplimiento de requisitos, Administracin de Personal y
firmada por el Subdirector de Gestin del Carrera Administrativa.
Talento Humano
Subdirector de Gestin del
Talento Humano
enviado
Comunicacin
enviada a la
CNSC
Publicacin y
resolucin de
nombramiento.
Correo electrnico
enviado a los
elegibles
Informe y correos
enviados
Hoja de vida y
soportes de los
elegibles
Comunicacin a la
CNSC
Comunicacin
manifestacin de
inters
Correo electrnico
enviado a
elegibles
Comunicacin a la
CNSC
Certificacin
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16.
Se solicita CDP al Grupo de Presupuesto
Tcnico Administrativo Grupo Solicitud

Carrera Administrativa.
17.
El Grupo de Presupuesto, elabora CDP y

remite a la Subdireccin de GTH
Se remite a la CNSC, la manifestacin de
inters, la certificacin de cumplimiento y el
CDP, para que autoricen el pago por el uso
del Banco listas de elegibles
La CNSC enva notificacin para recibo de
la Resolucin que autoriza el pago por el
uso del Banco de lista de elegibles
Con la informacin de la resolucin de
autorizacin de pago, se elabora resolucin
de orden de pago.
Grupo de Presupuesto
18.
19.
20.
CDP
Tcnico Administrativo Grupo Remisin a CNSC

Subdirector de Gestin del
Talento Humano
Notificacin
Tcnico Administrativo Grupo Resolucin

21.
Se remite la resolucin al Grupo de Tcnico Administrativo Grupo Comunicacin a

Presupuesto para expedicin de CDP
Grupo de
Presupuesto
22.
Grupo de Tesorera genera Orden de Pago

a favor a la CNSC y enva correo
electrnico, con el nmero de consignacin,
para que la CNSC pueda hacer retiro
bancario.
Se elabora resolucin de nombramiento en
periodo de prueba, en mximo diez das
hbiles.
23
24.
25.
29.
30.
Grupo de Tesorera
Tcnico Administrativo Grupo Resolucin de

nombramiento
Una vez firmada la resolucin, se comunica Tcnico Administrativo Grupo

al elegible
El elegible tiene diez das hbiles para
aceptar nombramiento.
Si el elegible no acepta, o no se comunica, Tcnico Administrativo Grupo
se hace resolucin de revocatoria del Administracin de Personal y
nombramiento y se le comunica
Si el elegible acepta, tiene diez das hbiles
para posesionarse.
CDP y correo
electrnico
Comunicacin
Resolucin
revocatoria de
nombramiento y
comunicacin
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Versin: 3.0

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31.
32.
33.
34.
35.
Si el elegible no se posesiona, porque no se

comunica o no acepta posesin, se hace
resolucin de revocatoria.
El elegible puede solicitar prrroga para la
posesin. Si lo hace, se estudia el caso y se
elabora la prorroga
Si no solicita prorroga, se posesiona y se
hace acta de posesin
Si solicita prorroga y no se posesiona en el

trmino estipulado y no ha solicitado otra
prorroga, dentro de los trminos legales, se
hace revocatoria y se comunica al elegible.
Se afilia a seguridad social, se hace
induccin e inicia su periodo de prueba por
seis (6) meses

Resolucin
revocatoria/
comunicacin
Prorroga
Formato
documentos de
posesin/Acta de
posesin
revocatoria de
nombramiento y
comunicacin
Grupo de Capacitacin y
Formatos de
Bienestar
afiliaciones
diligenciados
NOMBRAMIENTO DE LNYR
36.
Se revisa y analiza la hoja de vida del Profesional del Grupo

aspirante a nombramiento de LNYR, para Administracin de Personal y
verificar si cumple requisitos para el cargo.
37.
Si no cumple requisitos, se archiva hoja de

vida
Si cumple requisitos, se enva al DAFP,
para presentar pruebas de competencias y
evaluacin del perfil.
Cuando llegan resultados de las pruebas, si
son satisfactorias, se enva a Presidencia,
para publicacin de Hoja de vida en esa
pgina web. (Excepto nivel asistencial y
tcnico), por tres das calendario. Si no son
satisfactorias, se archiva la hoja de vida.
Se publica hoja de vida en la pgina web del
Ministerio
38.
39.
40.
41.
42.
Profesional del Grupo

Profesional del Grupo
Coordinador (a) del Grupo

Si no se presenta reclamacin u Profesional del Grupo
observacin a la hoja de vida publicada, se Administracin de Personal y
elabora resolucin de nombramiento
Una vez firmada la resolucin, se comunica Profesional del Grupo
Formato de
revisin y anlisis
de hoja de vida
diligenciado.
Comunicacin al
DAFP
Envo a
Presidencia de la
hoja de vida y
publicacin
Publicacin
Resolucin
nombramiento
Comunicacin
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PERSONAL
Versin: 3.0

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al aspirante
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
El aspirante tiene diez das hbiles para

Si el aspirante no acepta, o no se comunica, Tcnico Administrativo Grupo
nombramiento y se le comunica.
Si el aspirante acepta, tiene diez das
hbiles para posesionarse.
Si el aspirante no se posesiona, porque no
se comunica o no acepta posesin, se hace
El aspirante puede solicitar prrroga para la
posesin. Si lo hace, se estudia el caso y se
elabora la prorroga
Si no solicita prorroga, se posesiona.
Resolucin
revocatoria y
comunicacin
Acta y
documentos de
posesin
revocatoria y
comunicacin
Tcnico Administrativo Grupo Prorroga
Tcnico Administrativo Grupo Acta de posesin
revocatoria y
comunicacin
Si solicita prorroga y no se posesiona en el

trmino estipulado y no ha solicitado otra
prorroga, dentro de los trminos legales, se
hace revocatoria y se comunica al aspirante.
Se afilia a seguridad social, se hace Grupo de Capacitacin y
induccin e inicia su labor.
Bienestar Laboral
Formatos de
afiliaciones
diligenciados
NOMBRAMIENTO PROVISIONAL
51.
52.
53.
54.
Una vez se ha realizado el proceso de

encargos, se verifican las vacantes donde
no es posible su provisin a travs de
encargo.
Se solicita autorizacin a la CNSC, para Tcnico Administrativo Grupo
hacer el nombramiento provisional.
Una vez la CNSC autoriza los Profesional del Grupo
nombramientos, se revisan hojas de vida y Administracin de Personal y
se hace el respectivo anlisis de requisitos. Carrera Administrativa
De tratarse del cargo Inspector de Trabajo y Profesional del Grupo
Seguridad Social, el Nominador lo remite a Administracin de Personal y
Solicitud a CNSC
Hoja de vida y
formato de
revisin y anlisis
de hoja de vida
Comunicacin al
DAFP
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PERSONAL
Versin: 3.0

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presentacin de pruebas de competencias Carrera Administrativa

laborales, de estimarlo pertinente.
Se proyecta resolucin de nombramiento y Profesional del Grupo
se comunica al aspirante.
El aspirante tiene diez (10) das hbiles para
Si el aspirante no acepta, o no se comunica, Tcnico Administrativo Grupo
nombramiento y se le comunica.
Si el aspirante acepta, tiene diez das
hbiles para posesionarse.
Si el aspirante no se posesiona, porque no Tcnico Administrativo Grupo
se comunica o no acepta posesin, se hace Administracin de Personal y
El aspirante puede solicitar prrroga para la Tcnico Administrativo Grupo
posesin. Si lo hace, se estudia el caso y se Administracin de Personal y
elabora la prorroga
Si no solicita prorroga, se posesiona y se Tcnico Administrativo Grupo
hace acta de posesin
Si solicita prorroga y no se posesiona en el Tcnico Administrativo Grupo
trmino estipulado y no ha solicitado otra Administracin de Personal y
prorroga, dentro de los trminos legales, se Carrera Administrativa
hace revocatoria y se comunica al aspirante.
Se afilia a seguridad social, se hace Grupo de Capacitacin y
induccin e inicia su labor, inicialmente por Bienestar Laboral
seis (6) meses, los cuales pueden ser
prorrogables.
Fin
55.
56.
57.
58.
59.
60.
61.
62.
64.
Resolucin de
nombramiento y
comunicacin
Resolucin
revocatoria y
comunicacin
Resolucin
revocatoria y
comunicacin
Prorroga
Acta de posesin
Resolucin
revocatoria y
comunicacin
Formatos de
afiliaciones
diligenciados
6. Requerimientos Tcnicos del Procedimiento y puntos de control

Toda Hoja de vida debe ir acompaada de los siguientes documentos de acuerdo a lo establecido en el
Decreto 2772 de 2005:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Hoja de Vida diligenciada en el formato nico de hoja de vida, establecido por el DAFP.
Fotocopia de la cedula de ciudadana
Libreta militar (Si es Hombre)
Certificaciones de estudio (diplomas, actas de grado, certificaciones, entre otros)
Certificaciones Laborales con funciones y tiempo de servicio en cada cargo
Formatos anexos
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Versin: 3.0

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g.
h.
i.
j.
k.
l.
Tarjeta profesional, cuando lo exija la ley

Certificado medico
Certificado de Antecedentes expedido por la Procuradura General de la Nacin
Certificado de Antecedentes Judiciales
Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal de la Contralora General de la Nacin.
Certificado de cumplimiento de requisitos mnimos.
Los puntos de control son los siguientes:

NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA
Actividad No.4 - Una vez publicada la lista de elegibles, se debe revisar los requisitos de los elegibles, en
los cinco das siguientes a la publicacin.
Actividad No.5 Se debe comunicar a la Comisin de Personal, para la revisin de los elegibles.
Actividad No.10 Se debe revisar la documentacin de elegibles del Banco de Listas de Elegibles, para
verificar si cumple con requisitos del cargo.
NOMBRAMIENTO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION
Actividad No.36 Se debe revisar y analizar la hoja de vida del aspirante a nombramiento de LNYR, para
verificar si cumple requisitos para el cargo.
NOMBRAMIENTO PROVISIONAL
Actividad No.52 Se debe solicitar a la CNSC la autorizacin para hacer el nombramiento provisional.
Actividad No.54 De tratarse del cargo de Inspector de Trabajo, el Nominador define si es necesario
remitirlo al DAFP, para que le realicen las pruebas de competencias.
7. Anexos:
Formato documentos de posesin Cdigo: GTH-PD-05-F-02

Formato nico de hoja de vida (DAFP)
Formato procesos alimentarios Cdigo: GTH-PD-05-F-03
Formato Solicitud de Afiliacin a Fondos de Pensiones, E.P.S., A.R.L. y Caja de Compensacin
Familiar Cdigo: GTH-PD-05-F-01
Formato verificacin de requisitos Cdigo: GTH-PD-05-F-04
Formato documentacin entregada a Servidor Pblico Posesionado Cdigo: GTH-PD-05-F-05

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Fecha: Agosto 27 de 2014

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Previo a proveer mediante nombramiento en provisionalidad una vacante definitiva de un empleo

NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA

Revisin permanente de la pgina web de la Tcnico Administrativo Grupo Publicacin CNSC

Una vez publicada la lista de elegibles, se

Tcnico Administrativo Grupo

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para la revisin de los elegibles.

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Fecha: Agosto 27 de 2014

Se solicita CDP al Grupo de Presupuesto

Tcnico Administrativo Grupo Solicitud

El Grupo de Presupuesto, elabora CDP y

Tcnico Administrativo Grupo Remisin a CNSC

Tcnico Administrativo Grupo Resolucin

Se remite la resolucin al Grupo de Tcnico Administrativo Grupo Comunicacin a

Grupo de Tesorera genera Orden de Pago

Tcnico Administrativo Grupo Resolucin de

Una vez firmada la resolucin, se comunica Tcnico Administrativo Grupo

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Fecha: Agosto 27 de 2014

Si el elegible no se posesiona, porque no se

Si solicita prorroga y no se posesiona en el

Tcnico Administrativo Grupo

Se revisa y analiza la hoja de vida del Profesional del Grupo

Si no cumple requisitos, se archiva hoja de

Profesional del Grupo

Coordinador (a) del Grupo

PROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Fecha: Agosto 27 de 2014

El aspirante tiene diez das hbiles para

Si solicita prorroga y no se posesiona en el

Una vez se ha realizado el proceso de

PROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Fecha: Agosto 27 de 2014

presentacin de pruebas de competencias Carrera Administrativa

6. Requerimientos Tcnicos del Procedimiento y puntos de control

PROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Fecha: Agosto 27 de 2014

Tarjeta profesional, cuando lo exija la ley

Los puntos de control son los siguientes:

Formato documentos de posesin Cdigo: GTH-PD-05-F-02

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