6 Manual Proceso de La Fase Precontractual Obras

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
2011
TTULO: Manual de Contratacin Pblica del Proceso de la Fase

Precontractual de Obras
MN-CO EJ-03
Versin: 1
Manual de
Contratacin Pblica del
Proceso de la Fase
Precontractual de
Obras
METODOLOGA PARA ADMINISTRACIN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS

(Identificacin, Priorizacin, Modelado, Medicin, Control, Rediseo y
Mejora Continua)
Subsecretara de Gestin Estratgica e Innovacin
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
09/05/2011

MN-CO EJ-03
Versin: 1
NDICE
INDICE.............................................................................................. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

OBJETIVO DEL DOCUMENTO .................................................................................................................. 3
ALCANCE DEL PROCESO ......................................................................................................................... 3
MARCO LEGAL ESPECFICO ..................................................................................................................... 3
POLTICAS DEL PROCESO ........................................................................................................................ 4
MATRIZ DE DEFINICIN DEL PROCESO ................................................................................................... 5
DIAGRAMA DE MACRO PROCESOS ........................................................................................................ 5
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO DE INFIMA CUANTA ........................................ 6
DESCRIPCIN DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO DE NFIMA CUANTA .................................................... 6
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA ........................................ 8
DESCRIPCIN DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA ................................................... 8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO DE COTIZACIN .............................................. 11
DESCRIPCIN DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO DE COTIZACIN .......................................................... 11
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO DE LICITACIN ............................................... 14
DESCRIPCIN DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO DE LICITACIN ............................................................ 14

MN-CO EJ-03
Versin: 1
OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Detallar las actividades del proceso dela FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN DE
OBRAS, como una herramienta de consulta para los equipos de contratacin de las Entidades
Pblicas, bajo un enfoque a procesos que fomente la mejora continua del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica y un servicio de excelencia al ciudadano.
ALCANCE DEL PROCESO DE LA FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN, OBRAS

El alcance del proceso de la FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN DE OBRAS abarca
el conjunto de actividades requeridas desde la publicacin de los pliegos y la resolucin de
aprobacin de pliegos, hasta la suscripcin del Contrato. Este documento comprende los
procedimientos para nfima cuanta, Menor Cuanta, Cotizacin y Licitacin de obras.
MARCO LEGAL ESPECFICO
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica

Reglamento a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
Resoluciones y Pliegos oficiales del Instituto Nacional de Contratacin Pblica especficos
para Obras:
Naturaleza de la Contratacin
Obras
Procedimiento
Menor Cuanta
Cotizacin
Licitacin
nfima Cuanta
Resolucin de
Modelos Oficiales
procedimiento INCOP
de Pliegos
SI
39-2010
SI
SI
39-2010
SI
SI
022-09
SI
SI
48-11
NO

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Versin: 1
POLTICAS DEL PROCESO

Los montos y secuencia con base a la cual se selecciona el procedimiento de contratacin de
obras de acuerdo a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y su Reglamento
General son los siguientes:
1. nfima Cuanta
2. Menor Cuanta
PRESUPUESTO
PRESUPUESTO
0,0000002
< 0,000007
Sorteo-Preferente
3. Cotizacin
PRESUPUESTO
0,000007 o 0,00003
Sorteo-Preferente
4. Licitacin
PRESUPUESTO
> 0,00003
OBRA
En cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentacin

de las ofertas, la Mxima Autoridad de la entidad podr declarar cancelado el procedimiento, sin que
d lugar a ningn tipo de reparacin o indemnizacin, mediante acto administrativo motivado, en los
siguientes casos:
1. De no persistir la necesidad, en cuyo caso se archivar el expediente;
2. Cuando sea necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto de la contratacin;
en cuyo caso se deber convocar a un nuevo procedimiento; y,
3. Por violacin sustancial
La Mxima Autoridad de la Entidad Contratante, antes de resolver la adjudicacin, podr
declarar desierto el procedimiento, en los siguientes casos:
1. Por no haberse presentado oferta alguna;
2. Por haber sido inhabilitadas las ofertas presentadas por incumplimiento de las condiciones o
requerimientos establecidos en los Pliegos;
3. Por no celebrarse el contrato por causas imputables al adjudicatario, siempre que no sea posible
adjudicar el contrato a otro oferente; y,
4. Por considerarse inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales todas las ofertas o
la nica presentada. La declaratoria de inconveniencia deber estar sustentada en razones
econmicas, tcnicas o jurdicas.
Si el adjudicatario no celebrare el contrato por causas que les sean imputables, la Mxima
Autoridad de la entidad, declarar fallido al oferente y notificar de esta condicin al Instituto
Nacional de Contratacin Pblica.
Se define en el Reglamento General de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica como Informacin relevante de este proceso a la convocatoria, pliegos, preguntas y
respuestas de los procedimientos de contratacin, Ofertas presentadas por los oferentes, con
excepcin de la informacin calificada como confidencial por la entidad contratante conforme a los
pliegos, la resolucin de adjudicacin y el contrato suscrito.
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MN-CO EJ-03

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Todas las notificaciones que deban efectuarse en virtud de las disposiciones de la Ley y del
presente Reglamento General, incluso respecto de la resolucin de adjudicacin, se entendern
realizadas, desde que la entidad publique en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto
Nacional de Contratacin Pblica el documento, acto o resolucin objeto de la notificacin, para lo
cual debe existir los registros informticos correspondientes, salvo que fuese imposible notificar
electrnicamente, en cuyo caso, sta se realizar por medios fsicos.
MATRIZ DE DEFINICIN DEL PROCESO
La siguiente matriz define de manera global las entradas al proceso de la FASE
PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN DE OBRAS, su actividad principal, el resultado de su
ejecucin y el proceso que utiliza la salida:
Proveedor
Entrada
Proceso de
Planificacin de
la contratacin
(Mxima
Autoridad o su
delegado)
Pliegos y
Resolucin de
aprobacin de
Pliegos.
Requerimiento
para nfima
cuanta
ACTIVIDADES
ENTIDAD CONTRATANTE
Ejcucin de la contratacin por;

Procedimientos de nfima Cuanta,
Menor Cuanta, Cotizacin y Licitacin
Salida
Contrato Suscrito,
o instrumento
utilizado
Cliente
Proceso de Cierre
de la Contratacin
DIAGRAMA DE MACRO PROCESO

En el siguiente Diagrama de Macro Procesos se resalta en color celeste el proceso de la FASE
PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN, sus productos (salidas) y su relacin con los dems
procesos de contratacin pblica:

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE LA FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN PARA

OBRAS; PROCEDIMIENTO DE NFIMA CUANTA
PROCESO DE LA FASE PRECONTRACTUAL DE OBRAS, Procedimiento nfima Cuanta

Oferente inscrito o no en
el RUP
1.1.Elaborar y enviar
proformas
1.1.1 Proformas
Unidad de Contratacin
1. Solicitar
proformas
Delegado de la Mxima Autoridad (Responsable

del rea encargada de los asuntos Administrativos)
Requerimiento aprobado
Inicio
2. Definir el
proveedor con quien
se realizar la
contratacin
2.1 Notificar a
proveedor
2.2 Recibir Orden
de Compra
PROCESO DE
CIERRE
2.1.1 Orden de
Compra
3. Subir al Portal todas las

contrataciones por nfima
cuanta mediante la herramienta
Publicaciones de nfima
cuanta durante el transcurso
del mes en el cual se realizaron
las contrataciones.
Fin
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN NFIMA CUANTA

Se Podr contratar a travs del mecanismo de nfima cuanta la ejecucin de obra que tenga por
objeto nica y exclusivamente la reparacin, refaccin, remodelacin, adecuacin o mejora de una
construccin o infraestructura ya existente. Se preferir la contratacin cn beneficiarios de
programas de promocin de empleo de carcter nacional.
1, 1.1, 1.1.1 Solicitar Proformas: Una vez aprobado el requerimiento por el Responsable del rea
encargada de los asuntos Administrativos (delegado por la Mxima Autoridad), la Unidad de
Contratacin procede a solicitar proformas para la contratacin de la Obra y establece una fecha
lmite para la entrega de las mismas. La Unidad Requirente puede recomendar un proveedor, sin
embargo siempre que sea posible, se impulsa a las entidades contratantes a que cuenten con al
menos tres proformas previamente a definir el proveedor con quien se realizar la contratacin por
nfima cuanta. La Proforma tendr los efectos de la oferta y tendr un periodo de validez por el
tiempo para el que haya sido emitida. Es importante mencionar que el oferente puede o no estar
inscrito en el Registro nico de Proveedores.
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2, 2.1, 2.1.1 Seleccionar Proforma: La Unidad de Contratacin espera el tiempo establecido para la
recepcin de las proformas, recepta las proformas, analiza y selecciona la mejor proforma en
coordinacin con el responsable del rea encargada de los asuntos administrativos. Finalmente la
Unidad de Contratacin se comunica con el oferente y genera la orden de compra.
2.2 Entregar Orden de Compra: La Unidad de Contratacin entrega la orden de compra al proveedor
seleccionado, donde se detallan las especificaciones de obra requeridas. La entrega de la obra, se
detalla en el proceso de cierre.
2.3. Registro de Facturas de nfima Cuanta: El responsable de los asuntos administrativos deber
registrar las facturas de las contrataciones realizadas a travs del mecanismo de nfima cuanta, en el
Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica mediante la
herramienta Publicaciones de nfima cuanta durante el transcurso del mes en el cual se realizaron
las contrataciones. El responsable asuntos administrativos mediante su clave de acceso podr revisar
y actualizar el registro de las mismas a travs del Sistema.

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OBRAS; PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA
Proceso de la Fase Precontractual de la contratacin, Procedimiento Menor Cuanta

Oferente
1.1 Revisar documentacin y

aceptar el presupuesto
referencial a travs del portal
Mxima Autoridad/Delegado
Resolucin de inicio de
contratacin y pliegos
1. Subir al Portal resolucin de inicio,

convocatoria y pliegos (invitacin preferente)
2. Realizar
preguntas o solicitar
aclaraciones a travs
del portal
2.1 Analizar y disponer

las respuestas
SI
2.3 Subir Respuestas al Portal
2.2 Requiere
modificar
pliegos
NO
2.4 Subir aclaraciones o pliego

modificado por oficio (N/A objeto
del contrato ni precios
referenciales)
3. Enviar oferta
Tcnica (fsico y
digital)
Unidad Jurdica
Inicio
NO
Unidad Requirente
SI
4.1Acta de
apertura
4 Receptar ofertas, abrir

ofertas
4.3 Subir al Portal acta de convalidacin,

seleccionar oferentes a convalidar, ingresar fecha
de convalidacin y reprogramar cronograma
4.2.1 Acta de
convalidacin
4.2Existen
errores de
forma
SI
NO
4.4 Convalidar
5.Evaluar ofertas
(Checklist)
5.1.1Acta de
evaluacin SI
5.2 Subir al Portal el acta de

evaluacin y habilitar
proveedores
8. Adjudicatario
Fallido
5.1 Existen
proveedores
calificados
NO
5.1.2 Acta de
evaluacin y
Resolucin
declarar
desierto
NO
7.2
Acepta?
5.3. El Portal realiza

sorteo aleatorio entre los
proveedores calificados
5.3.1
Ganador
6. Resolucin de adjudicacin
7. Solicitar la documentacin
necesaria, elaborar contrato
a suscribir entre la Mxima
autoridad o su delegado y el
proveedor adjudicado
SI
7.3 Contrato
Suscrito
PROCESO
DE CIERRE
8.1 Notificar al INCOP (resolucin motivada

por la mxima autoridad y declarar desierto)
7.1 Contrato a
suscribir
Subir al Portal (5.1.2,6, 7.3)
3
2
Fin
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN MENOR CUANTA

Tomar en cuenta que los montos de los procedimientos en Obras no son iguales a los de Bienes y
Servicios, se recomienda, siempre la utilizacin de pliegos y contrato para este procedimiento.
1. Publicacin de Pliegos y Resolucin de Inicio de la Contratacin: Una vez recibida la
documentacin (pliegos y resolucin de Inicio de la contratacin suscrita o aprobacin de pliegos) a
travs del portal web http://girg.informatica.gob.ec, la Unidad de Contratacin deber completar la
informacin descriptiva del proceso (nombre de la entidad contratante, objeto del proceso, cdigo
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MN-CO EJ-03
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del proceso, tipo de compra, forma de pago, tipo de adjudicacin, vigencia de la oferta, funcionario
encargado de proceso), el cronograma del proceso de contratacin (con base a los tiempos
establecidos en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, su reglamento y
resoluciones especficas) y publicar los pliegos y resolucin de Inicio en el Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica.
Una vez publicado el proceso en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica, y efectuada la invitacin automtica y preferente a proveedores que cumplan
los requisitos especificados y se encuentra inscrito en el Registronico de Proveedores, los
interesados est en la capacidad de realizar preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos a la
Entidad Contratante.
La primer invitacin se realiza a nivel local, si en este caso no se obtiene una manifestacin de
inters, debe decidir si el Sistema realiza una nueva bsqueda de Proveedores (re-seleccin) a nivel
Provincial, y en el caso de que a nivel Provincial, no se obtenga manifestacin de inters, debe
decidir si se realiza la bsqueda a nivel Nacional (segunda re-seleccin).
Despus de realizar la re- seleccin, la Entidad Contratante debe reprogramar las fechas de las
siguientes etapas del proceso:
Fecha Lmite de Aceptacin del Proveedor

Fecha Lmite de Preguntas
Fecha Lmite de Respuestas
Fecha Lmite de Propuestas
Fecha Estimada de Adjudicacin
1.1, 2, 2.1, 2.2, 2.3, 2.4. Preguntas, Respuestas y Aclaraciones: La Mxima Autoridad de la Entidad
Contratante o su delegado en coordinacin con la Unidad Requirente, respondern las preguntas y
solicitudes de aclaraciones en el trmino que para el efecto haya establecido en los pliegos. Cabe
recalcar que: las preguntas, respuestas y aclaraciones, en caso de existir, se realizarn slo a travs
del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica y son
canalizadas por la Unidad de Contratacin
La Mxima Autoridad de la entidad contratante, su delegado, segn el caso, por propia iniciativa o a
pedido de los participantes, a travs de aclaraciones podr modificar los pliegos, siempre que no
alteren el objeto del contrato y el presupuesto referencial de los mismos.
3. Entrega de Ofertas: El Proveedor debe ingresar su oferta tcnica y archivos relacionados con la
oferta (entre ellos la carta de aceptacin expresa del presupuesto econmico determinado por la
entidad contratante segn lo establecido en el cronograma), en el Sistema Informtico del SNCP;
adems el Proveedor debe entregar la oferta tcnica de manera fsica en el lugar, hora y al contacto
establecido en los pliegos.
4, 4.1, 4.1.1, 4.2, 4.2.1, 4.3, 4.4, Apertura de Oferta: La mxima Autoridad o su delegado
debe receptar la oferta de manera fsica, abrirla (formalizar esta actividad mediante un acta de
apertura) y revisar detenidamente si existen errores de forma. De identificarse errores de forma, la
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MN-CO EJ-03
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Mxima Autoridad o su delegado debe generar el acta de convalidacin, y la Unidad de contratacin

subirla al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica,
ingresar la fecha lmite de respuesta a la convalidacin en el sistema, de ser necesario reprogramar la
fecha estimada de adjudicacin y finalmente solicitar la respectiva convalidacin al oferente.
El periodo de tiempo definido por la Unidad de Contratacin para la convalidacin de errores de
forma, ser mnimo de 2 das y mximo de 5 das, contados a partir de la fecha de notificacin. Previo
a la etapa de evaluacin de ofertas, la Unidad de Contratacin debe revisar las respuestas a la
convalidacin; el proveedor tiene la obligacin de responder a travs del portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica en el tiempo establecido
para continuar en el proceso.
5, 5.1, 5.1.1, 5.1.2, 5.2, 5.3, 5.3.1 Evaluar Oferta: La Mxima Autoridad o su delegado debe evaluar la
oferta Tcnica con base a los requisitos definidos en los pliegos, y bajo criterios de calidad y costo,
como resultado de esta evaluacin se generar un acta de evaluacin. La Unidad de Contratacin
debe llenar en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica
informacin relacionada a la evaluacin de la oferta y adjuntar el acta de evaluacin. El sistema
realiza un sorteo aleatorio entre los proveedores calificados, y escoge al ganador.
6 Adjudicar: La Mxima Autoridad de la entidad contratante o su delegado, adjudicar en el contrato
mediante resolucin motivada. La resolucin de adjudicacin, deben subirse al Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica por la Unidad de
Contratacin para que el proceso cambie de etapa.
7, 7.1, 7.2, 7.2.2, 7.3 Registrar Contrato Una vez que el Proveedor reciba la notificacin de la
adjudicacin a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin
Pblica, la Unidad Jurdica proceder a solicitar la documentacin requerida para la firma del
contrato y a gestionar la suscripcin del contrato entre la Mxima Autoridad o su delegado y el
proveedor adjudicado dentro del trmino de 15 das. Se debe utilizar como base para la elaboracin
del contrato, los pliegos aprobados por la Mxima Autoridad.
La Unidad Jurdica debe facilitar a la Unidad de Contratacin una copia del contrato suscrito para
regstralo en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica
como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratacin debe notificar y entregar el
contrato y la documentacin que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velar por
el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato,
adoptar las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondr las multas y
sanciones a que hubiere lugar.
8, 8.1 Adjudicatario Fallido: En caso de que el adjudicatario no se presente dentro del trmino
previsto, sin perjuicio de la sancin administrativa aplicable, la Mxima Autoridad o su delegado
mediante resolucin lo declarar adjudicatario fallido, comunicado de esta condicin al Instituto
Nacional de Contratacin Pblica; adicionalmente el proceso ser declarado desierto.
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MN-CO EJ-03

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OBRAS; PROCEDIMIENTO DE COTIZACIN
Proceso de la Fase Precontractual de la contratacin, Procedimiento de Cotizacin

Oferente
1.1 Revisar y Aceptar
invitacin o autoinvitarse
Comisin Tcnica
Mxima Autoridad/Delegado Subcomisin
1. Subir al Portal la resolucin de

inicio, convocatoria (invitacin
preferente y por sorteo a 5
proveedores, se permite auto
invitacin de oferentes) y pliegos
2. Realizar
del Portal
Unidad Jurdica
Inicio

las respuestas
SI
2.2
Requiere
modificar
pliegos
NO
1
NO
referenciales)
SI
4. Receptar y
abrir ofertas
Tcnica y
Econmica
3. Enviar ofertas:
Econmica (digital y
fsico), Tcnica (fsico)
4.1 Acta de
apertura
4.2 Requiere
apoyo de
subcomisin
4.2.1 Analizar
Ofertas
SI
NO
4.4 Subir al Portal acta de

convalidacin, seleccionar
oferentes a convalidar, ingresar
fecha de convalidacin y
reprogramar cronograma
4.5 Convalidar
4.3.1 Acta de
Convalidacin
SI
4.3
Existen
errores
de forma
4.2.3
Analizar
Informe
4.2.2 Informe de
Subcomisin
NO
5. Evaluar Ofertas
8. Adjudicatario
Fallido
SI
NO
7.2 Acepta
6.1 Resolucin
de adjudicacin
Subir al Portal (5.1,6.1,6.2, 7.3)
5.1 Acta de Evaluacin (debe

incluir recomendaciones
para adjudicar o declarar
desierto)
6 Adjudicar
Total o parcial
7.1 Solicitar la
documentacin
necesaria, elaborar
contrato a suscribir entre
la Mxima autoridad o su
delegado y el proveedor
adjudicado
2
NO
SI
7.3 Contrato
Suscrito
PROCESO
DE CIERRE
2
2
8.1 Notificar al INCOP (resolucin
motivada por la mxima autoridad)
8.2 Analizar
Adjudicar al
segundo oferente
en orden de
prelacin
6.2 Resolucin
para declarar
desierto
7.1.1 Contrato a
suscribir
Fin
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN COTIZACIN

Es importante tomar en cuenta que los montos de los procedimientos en Obras no son iguales a los
de Bienes y servicios.
documentacin (pliegos y resolucin de Inicio de la contratacin suscrita) a travs del portal web
http://girg.informatica.gob.ec, la Unidad de Contratacin deber completar la informacin
descriptiva del proceso (nombre de la entidad contratante, objeto del proceso, cdigo del proceso,
tipo de compra, forma de pago, tipo de adjudicacin, vigencia de la oferta, funcionario encargado de
proceso), el cronograma del proceso de contratacin (con base a los tiempos establecidos en la Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, su reglamento y resoluciones especficas) y
publicar los pliegos y resolucin de Inicio en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto
Nacional de Contratacin Pblica.
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MN-CO EJ-03
Versin: 1
Una vez publicado el proceso en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de

Contratacin Pblica, el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin
Pblica selecciona de manera aleatoria a 5 proveedores registrados en el Registro nico de
Proveedores, bajo los parmetros de inclusin y contratacin preferente (Tipo de Proveedor y
Localidad).
Los Proveedores invitados por sorteo, a participar en un proceso de Cotizacin, obtendrn una
puntuacin adicional de 2 puntos para la etapa de calificacin de ofertas, no as los Proveedores que
se auto-inviten al mismo. Los interesados estn en la capacidad de realizar preguntas y solicitar
aclaraciones sobre los pliegos a la Entidad Contratante.
1.1, 2, 2.1, 2.2, 2.3, 2.4. Preguntas, Respuestas y Aclaraciones: La Comisin Tcnica, responder las
preguntas y solicitudes de aclaraciones en el trmino que para el efecto haya establecido en los
pliegos. Cabe recalcar que: las preguntas, respuestas y aclaraciones, en caso de existir, se realizarn
slo a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica y
son canalizadas por la Unidad de Contratacin.
La Comisin Tcnica de la entidad contratante, por propia iniciativa o a pedido de los participantes, a
travs de aclaraciones podr modificar los pliegos, siempre que no alteren el objeto del contrato y el
presupuesto referencial de los mismos.
3. Entrega de Propuesta: Una vez finalizada la etapa de preguntas y respuestas, el proveedor debe
ingresar su oferta Econmica y archivos relacionados con la oferta, en el Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica; adems el Proveedor
debe entregar la oferta tcnica y Econmica de manera fsica en el lugar, hora y al contacto
4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3 Apertura de Oferta: La Unidad de Contratacin debe receptar las
ofertas de manera fsica; la Comisin Tcnica proceder a la apertura de la oferta tcnica (se
recomienda formalizar esta actividad mediante un acta de apertura) y revisar detenidamente si
existen errores de forma. De requerirlo el proceso, la respectiva Comisin Tcnica integrar
subcomisiones de anlisis de las ofertas tcnicas presentadas. Los informes de la subcomisin, que
incluirn las recomendaciones que se consideren necesarias, sern utilizados por la Comisin Tcnica
como ayudas en el proceso de calificacin y seleccin y por ningn concepto sern asumidos como
decisorios. La Comisin Tcnica obligatoriamente deber analizar dichos informes y avalar o rectificar
la totalidad de los mismos asumiendo de esta manera la responsabilidad por los resultados de esta
etapa de calificacin; sin perjuicio de las responsabilidades que asuman los miembros de las
subcomisiones sobre el trabajo realizado.
4.3, 4.3, 4.4, 4.5 Convalidacin de errores: De identificarse errores de forma, la Comisin Tcnica
debe generar el acta de convalidacin de errores y la Unidad de Contratacin debe subirla al Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica, ingresar la fecha lmite
de respuesta a la convalidacin en el sistema, de ser necesario reprogramar la fecha estimada de
adjudicacin de la contratacin y finalmente solicitar la respectiva convalidacin a los oferentes
seleccionados.
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MN-CO EJ-03
Versin: 1

forma ser mnimo de 2 das y mximo de 5 das, contados a partir de la fecha de notificacin. Previo
convalidacin; los proveedores tienen la obligacin de responder a travs del Portal
5, 5.1 Evaluar Ofertas: La Comisin Tcnica debe evaluar las ofertas con base a los criterios definidos
en los pliegos. Como resultado de esta evaluacin se genera el acta de evaluacin. La Unidad de
Contratacin debe llenar en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica la informacin relacionada a la evaluacin de las ofertas y adjuntar el acta de
evaluacin. Cabe destacar, que algunos parmetros tales como participacin nacional, bonificacin
por haber sido favorecido en el sorteo, Mypes nacionales y participacin nacional son calificados
automticamente por el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin
Pblica.
6, 6.1, 6.2 Adjudicar: La Comisin Tcnica recomendar a la Mxima Autoridad de la entidad
contratante o su delegado, la adjudicacin del contrato. La Mxima Autoridad o su delegado
adjudicaran o no el contrato mediante resolucin motivada. Tanto la resolucin que declara desierto
el proceso, como la de adjudicacin deben subirse al Portal www.compraspublicas.gob.ec del
Instituto Nacional de Contratacin Pblica por la Unidad de Contratacin.
7, 7.1, 7.1.1, 7.2, 7.3 Registrar el Contrato: Una vez que el Proveedor reciba la notificacin de la
el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato.
Adoptar las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondr las multas y
8, 8.1, 8.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que el adjudicatario no se presente dentro del trmino
Nacional de Contratacin Pblica; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus
intereses, adjudicar el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor
costo o declarar desierto el proceso.
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MN-CO EJ-03

Versin: 1
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE LA FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN

OBRAS; PROCEDIMIENTO DE LICITACIN
Proceso de la Fase Precontractual de la contratacin, Procedimiento de Licitacin

Oferente
1.1 Revisar y Aceptar
invitacin o autoinvitarse
Comisin Tcnica
Mxima Autoridad/Delegado Subcomisin

Subir al Portal la resolucin de

inicio, convocatoria y pliegos
2. Realizar
del Portal
Unidad Jurdica
Inicio

las respuestas
SI
2.2
Requiere
modificar
pliegos
NO
1
NO
referenciales)
SI
4. Receptar y
abrir ofertas
Tcnica y
Econmica
3. Enviar ofertas:
Econmica (digital y
fsico), Tcnica (fsico)
4.1 Acta de
apertura
4.2 Requiere
apoyo de
subcomisin
4.2.1 Analizar
Ofertas
SI
NO
4.4 Subir al Portal acta de

convalidacin, seleccionar
oferentes a convalidar, ingresar
fecha de convalidacin y
reprogramar cronograma
4.5 Convalidar
4.3.1 Acta de
Convalidacin
SI
4.3
Existen
errores
de forma
4.2.3
Analizar
Informe
4.2.2 Informe de
Subcomisin
NO
5. Evaluar Ofertas
8. Adjudicatario
Fallido
SI
NO
7.2 Acepta
6.1 Resolucin
de adjudicacin
Subir al Portal (5.1,6.1,6.2, 7.3)
5.1 Acta de Evaluacin (debe

incluir recomendaciones
para adjudicar o declarar
desierto)
7.1 Solicitar la
documentacin
necesaria, elaborar
contrato a suscribir entre
la Mxima autoridad o su
delegado y el proveedor
adjudicado
6 Adjudicar
2
NO
SI
7.3 Contrato
Suscrito
PROCESO
DE CIERRE
2
2
8.1 Notificar al INCOP (resolucin
motivada por la mxima autoridad)
8.2 Analizar
Adjudicar al
segundo oferente
en orden de
prelacin
6.2 Resolucin
para declarar
desierto
7.1.1 Contrato a
suscribir
Fin
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN PROCEDIMIENTO DE LICITACIN

documentacin (pliegos y resolucin de Inicio de la contratacin suscrita) a travs del portal web
http://girg.informatica.gob.ec, la Unidad de Contratacin deber completar la informacin
descriptiva del proceso (nombre de la entidad contratante, objeto del proceso, cdigo del proceso,
tipo de compra, forma de pago, tipo de adjudicacin, vigencia de la oferta, funcionario encargado de
proceso), el cronograma del proceso de contratacin (con base a los tiempos establecidos en la Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, su reglamento y resoluciones especficas) y
publicar los pliegos, convocatoria y resolucin de Inicio en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del
Instituto Nacional de Contratacin Pblica.
14

MN-CO EJ-03
Versin: 1
1.1, 2, 2.1, 2.2, 2.3, 2.4. Preguntas, Respuestas y Aclaraciones: Una vez publicado el proceso en el
Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica, y realizada la
convocatoria, los oferentes interesados que se encuentren inscritos en el Registro nico de
Proveedores, estn en la capacidad de realizar preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos a la
Entidad Contratante.
La Comisin Tcnica, responder las preguntas y solicitudes de aclaraciones en el trmino que para el
efecto haya establecido en los pliegos. Cabe recalcar que: las preguntas, respuestas y aclaraciones,
en caso de existir, se realizarn slo a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto
Nacional de Contratacin Pblica y son canalizadas por la Unidad de Contratacin.
La Comisin Tcnica de la entidad contratante, por propia iniciativa o a pedido de los participantes, a
travs de aclaraciones podr modificar los pliegos, siempre que no alteren el objeto del contrato y el
presupuesto referencial de los mismos.
3. Entrega de Propuesta: Una vez finalizada la etapa de preguntas y respuestas, el proveedor debe
ingresar su oferta Econmica y archivos relacionados con la oferta, en el Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica; adems el Proveedor
debe entregar la oferta tcnica y econmica de manera fsica en el lugar, hora y al contacto
4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3 Apertura de Oferta: La Unidad de Contratacin debe receptar las
ofertas de manera fsica; la Comisin tcnica proceder a la apertura de la oferta tcnica (se
recomienda formalizar esta actividad mediante un acta de apertura) y revisar detenidamente si
existen errores de forma. De requerirlo el proceso, la respectiva Comisin Tcnica integrar
subcomisiones de anlisis de las ofertas tcnicas presentadas. Los informes de la subcomisin, que
incluirn las recomendaciones que se consideren necesarias, sern utilizados por la Comisin Tcnica
como ayudas en el proceso de calificacin y seleccin y por ningn concepto sern asumidos como
decisorios. La Comisin Tcnica obligatoriamente deber analizar dichos informes y avalar o rectificar
la totalidad de los mismos asumiendo de esta manera la responsabilidad por los resultados de esta
etapa de calificacin; sin perjuicio de las responsabilidades que asuman los miembros de las
subcomisiones sobre el trabajo realizado.
4.3, 4.4, 4.5 Convalidacin de errores: De identificarse errores de forma, la Comisin Tcnica debe
generar el acta de convalidacin de errores y la Unidad de Contratacin debe subirla al Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica, ingresar la fecha lmite
de respuesta a la convalidacin en el sistema, de ser necesario reprogramar la fecha estimada de
adjudicacin de la contratacin y finalmente solicitar la respectiva convalidacin a los oferentes
seleccionados.
forma ser mnimo de 2 das y mximo de 5 das, contados a partir de la fecha de notificacin. Previo
convalidacin; los proveedores tienen la obligacin de responder a travs del Portal
15

MN-CO EJ-03
Versin: 1
5, 5.1 Evaluar Ofertas: La Comisin Tcnica debe evaluar las ofertas tcnicas con base a los criterios
definidos en los pliegos. Como resultado de esta evaluacin se genera el acta de evaluacin. La
Unidad de Contratacin debe llenar en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional
de Contratacin Pblica la informacin relacionada a la evaluacin de las ofertas y adjuntar el acta de
evaluacin.
6, 6.1, 6.2 Adjudicar: La Comisin Tcnica recomendar a la Mxima Autoridad de la entidad
contratante o su delegado, la adjudicacin del contrato. La Mxima Autoridad o su delegado
adjudicaran o no el contrato mediante resolucin motivada. Tanto la resolucin que declara desierto
el proceso, como la de adjudicacin deben subirse al Portal www.compraspublicas.gob.ec del
Instituto Nacional de Contratacin Pblica por la Unidad de Contratacin.
7, 7.1, 7.2, 7.3 Registrar el Contrato: Una vez que el Proveedor reciba la notificacin de la
el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato,
adoptar las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondr las multas y
8, 8.1, 8.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que el adjudicatario no se presente dentro del trmino
Nacional de Contratacin Pblica; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus
intereses, adjudicar el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor
costo o declarar desierto el proceso.
Nota: La seleccin del contratista en Contrataciones Integrales por Precio Fijo de Obras, se
realizarn por el procedimiento de Licitacin detallado anteriormente, con base a lo estipulado en
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
16

6 Manual Proceso de La Fase Precontractual Obras

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SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

TTULO: Manual de Contratacin Pblica del Proceso de la Fase

METODOLOGA PARA ADMINISTRACIN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS

Subsecretara de Gestin Estratgica e Innovacin

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

INDICE.............................................................................................. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

OBJETIVO DEL DOCUMENTO

ALCANCE DEL PROCESO DE LA FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN, OBRAS

MARCO LEGAL ESPECFICO

Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

POLTICAS DEL PROCESO

En cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentacin

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

TTULO: Manual de Contratacin Pblica del Proceso de la Fase

Ejcucin de la contratacin por;

DIAGRAMA DE MACRO PROCESO

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE LA FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN PARA

PROCESO DE LA FASE PRECONTRACTUAL DE OBRAS, Procedimiento nfima Cuanta

Delegado de la Mxima Autoridad (Responsable

3. Subir al Portal todas las

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN NFIMA CUANTA

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE LA FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN PARA

Proceso de la Fase Precontractual de la contratacin, Procedimiento Menor Cuanta

1.1 Revisar documentacin y

1. Subir al Portal resolucin de inicio,

2.1 Analizar y disponer

2.3 Subir Respuestas al Portal

2.4 Subir aclaraciones o pliego

4 Receptar ofertas, abrir

4.3 Subir al Portal acta de convalidacin,

5.2 Subir al Portal el acta de

5.3. El Portal realiza

8.1 Notificar al INCOP (resolucin motivada

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN MENOR CUANTA

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

Fecha Lmite de Aceptacin del Proveedor

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

Mxima Autoridad o su delegado debe generar el acta de convalidacin, y la Unidad de contratacin

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

TTULO: Manual de Contratacin Pblica del Proceso de la Fase

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE LA FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN PARA

Proceso de la Fase Precontractual de la contratacin, Procedimiento de Cotizacin

Mxima Autoridad/Delegado Subcomisin

1. Subir al Portal la resolucin de

2.1 Analizar y disponer

4.4 Subir al Portal acta de

Subir al Portal (5.1,6.1,6.2, 7.3)

5.1 Acta de Evaluacin (debe

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN COTIZACIN

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

Una vez publicado el proceso en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

El periodo de tiempo definido por la Unidad de Contratacin para la convalidacin de errores de

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

TTULO: Manual de Contratacin Pblica del Proceso de la Fase

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE LA FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN

Proceso de la Fase Precontractual de la contratacin, Procedimiento de Licitacin

Mxima Autoridad/Delegado Subcomisin

Subir al Portal la resolucin de