QU ES LA GESTIN DOCUMENTAL

Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de
informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya
no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de
racionalizacin y economa.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de "documentar" o
fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro,
pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el
tamao de los fondos documentales.
Desarrollo de la gestin documental
Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores,
archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las
carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten
hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante
sistemas de codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos,
que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando
los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informticos
benefician sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales en sistemas de informacin son
los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o
electrnico.
El uso del computador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de las grandes
bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la
British Library, que en los aos 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como
MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogacin leble por computador. Poco despus se
comienza Cuando el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la
administracin pblica y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparicin de los procesadores
de textos y otras aplicaciones ofimticas, y y archiveros.
En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental: desde el
simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas
informticos que manejan no slo la documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel
o en formato electrnico, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de
los expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros,
enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar
bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar
Bases de Datos
La aplicacin de la informtica en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenmeno que
tiene sus implicaciones en la gestin documental: la proliferacin de bases de datos sobre distintos
aspectos, que en algunos casos estn sustituyendo a los documentos como soporte de informacin
valiosa para la organizacin. Esta tendencia se agudiza todava ms en un entorno de e-business en el
que las relaciones con los clientes se realizan a travs de Internet.

Desde un punto de vista de gestin documental, uno de los principales problemas es cmo identificar los
documentos dentro del entorno de la BD, saber qu parte del contenido constituye los documentos que
se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una
BD simplemente contiene informacin para realizar clculos u operaciones. En el otro extremo, est la
opinin de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede
considerar documentos de gestin.
Hardware
Escaneres y dispositivos de Digitalizacin: Los documentos originales, una vez preparados, son
transformados en documentos digitales, los cuales sern guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la informacin previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un
servidor para poder acceder a dicha informacin, para su modificacin o revisin.
Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la documentacin que se
maneja en la empresa. Existen soluciones informticas para: la gestin documental, administracin de
archivos digitales y para administracin de bibliotecas de diversa ndole.
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores.
Las redes pueden ser locales, aunque tambin se puede acceder a la informacin por Internet.
Usuarios
A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del
Sistema de Gestin Documental permitiendo as, realizar la consulta electrnica de los mismos de
acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en
la base de datos del servidor, identificando la ubicacin fsica del documento original y asignando, a
cada documento lgico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su
correspondiente fichero.
Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta
Un sistema de gestin documental por lo general se refiere a las siguientes reas: Almacenamiento,
recuperacin, clasificacin, seguridad, custodia, distribucin, creacin, autenticacin.
Almacenamiento
Recuperacin
Clasificacin
Seguridad
Custodia

Dnde guardaremos nuestros documentos? Cunto podemos pagar para

almacenarlos?
Cmo puede la gente encontrar documentos necesarios? Cunto tiempo se puede
pasar buscndolo? Qu opciones tecnolgicas estn disponibles para la
recuperacin?
Cmo organizamos nuestros documentos? Cmo aseguramos que los documentos
estn archivados siguiendo el sistema ms apropiado?
Cmo evitamos la prdida de documentos, evitar la violacin de la informacin o la
destruccin no deseada de documentos? Cmo mantenemos la informacin crtica
oculta a quin no debiera tener acceso a ella?
Cmo decidimos qu documentos conservar? Por cunto tiempo deben ser

Distribucin
Workflow
Creacin
Autenticacin

guardados? Cmo procedemos a su eliminacin (expurgo de documentos)?

Cmo distribuimos documentos a la gente que la necesita? Cunto podemos tardar
para distribuir los documentos?
Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cules son las
reglas para el flujo de estos documentos?
Si ms de una persona est implicada en creacin o modificacin de un documento,
cmo se podr colaborar en esas tareas?
Cmo proporcionamos los requisitos necesarios para la validacin legal al gobierno
y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estndares para la autentificacin?

Ventajas
Gestin y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organizacin tiene
acceso instantneo a toda la documentacin necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas
aadidas de la eliminacin de desplazamientos, reduccin de tiempo de consultas y tareas de archivo,
ahorro de espacio fsico, resolucin del problema de localizacin de documentos...
Uso racional de los recursos La gestin documental facilita que la informacin se comparta y se
aproveche de forma ms eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen
drsticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias,
dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Informacin, documentos, etc. de gran valor
para la organizacin pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado
de conservacin mientras que, para el uso diario, se dispone de su rplica electrnica.
Productividad y valor aadido Una gestin documental, adems de ahorro de costes, genera una
productividad y valor aadido adicionales, originados por el rpido acceso a la informacin dentro de la
organizacin y su posterior distribucin, sin necesidad de trasladar los documentos.
Desventajas
Si bien es cierto de las desventajas ms comunes que tiene la aplicacin de una nueva tecnologa es el
factor econmico y ms estas denominadas TI (Tecnologas de Informacin), es as como damos un
ejemplo del costo en EUROS de un Sistema de Gestin Documental.
El proyecto es el siguiente:
PROYECTO PARA LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL EN LOS
SERVICIOS DEPENDIENTES DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIN DEL TERRITORIO Y MEDIO
AMBIENTE DEL GOBIERNO VASCO
Tabla de costos:
Cuantificacion Econmica del Nuevo Sistema
# Concepto
Costo en Euros
1 Estructuracin y Organizacin del Sistema
5.068
2 Implantacin del Sistema Informtico
4.030
3 Formacin (Nivel Bsico y Avanzado)
8.568
4a Creacin de la Base de DatosIncluyendo Catalogacin Retrospectiva 112.148
4b Creacin de la Base de DatosSin incluir Catalogacin Retrospectiva 1.908
5 Incorporacin de las bibliotecas al Sistema
1.086
6 Mantenimiento del Sistema (un solo pago anual)
9.300
Las dos opciones de costos que habra del sistema serian:

A1 IMPLANTACIN DEL SISTEMA (Con Catalog. Retro) 130.900

A2 IMPLANTACIN DEL SISTEMA (Sin Catalog. Retro) 20.660
A pesar que este anlisis de costos es obviamente muy superficial esperamos dar una luz respecto de
los costos de un Sistema de Gestin Documental y como la inversin puede ser una desventaja de esta
TI.