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FACULTAD DE
CIENCIAS DE LA
EDUCACIN
NDICE
1. OBJETO.
2. MBITO DE APLICACIN.
3. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.
4. DEFINICIONES.
5. RESPONSABILIDADES.
6. DESARROLLO.
6.1. Generalidades.
6.2. Codificacin.
6.3. Estructura de los documentos.
6.3.1. Estructura de los documentos relativos a los procesos.
6.3.2. Estructura de los indicadores.
6.3.3. Estructura de los formatos.
6.4. Distribucin.
6.5. Cumplimentacin, cuidado y mantenimiento de las evidencias.
6.5.1. Criterios de archivo.
6.5.2. Acceso a las evidencias.
6.6. Otros documentos del sistema.
7. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA CONTINUA.
8. RELACIN DE FORMATOS ASOCIADOS.
9. EVIDENCIAS.
10. RENDICIN DE CUENTAS.
11. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO.
12. FICHA RESUMEN
Anexo 1. Smbolos utilizados para elaborar los esquemas de flujo.
Anexo 2. F01-PA01. Listado de documentos en vigor del SGIC.
Anexo 3. F02-PA01. Listado de evidencias del SGIC.
Anexo 4. F03-PA01. Ficha de registro de indicadores.
Anexo 5. F04-PA01. Listado de otros documentos aplicables al SGIC.
Nmero
B00
B01
Fecha
07/01/08
22/04/08
RESUMEN DE REVISIONES
Modificaciones
Edicin inicial
Incorporacin de las propuestas de mejora de la comisin de
evaluacin
Elaborado por:
Revisado por:
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1. OBJETO.
Este documento tiene por objeto establecer la forma de elaborar, revisar y
aprobar la documentacin del SGIC implantado en la Facultad de Ciencias de la
Educacin de la UDC, as como asegurar que se identifican los cambios y el estado
de revisin actual de los documentos; que stos permanecen legibles, fcilmente
identificables y disponibles en los puntos de uso; que se identifican los documentos
de origen externo, as como se previene el uso no intencionado de documentacin
obsoleta. As mismo, define los controles necesarios para la identificacin, el
almacenamiento, la proteccin, el tiempo de retencin y la disposicin de las
evidencias o registros.
2. MBITO DE APLICACIN.
Este procedimiento es de aplicacin a todos los documentos del SGIC
implantado en la Facultad de Ciencias de la Educacin. Tambin es de aplicacin
a todas las evidencias o registros asociados al SGIC implantado en la Facultad de
Ciencias de la Educacin.
3. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.
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DOCUMENTADO GESTIN DE LOS
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4. DEFINICIONES.
Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte.
Evidencia o Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas.
Formato: documento preparado para recoger los resultados obtenidos o evidencias
de actividades desempeadas.
Indicador: dato o conjunto de datos, que ayudan a medir objetivamente la evolucin
de un proceso o de una actividad.
Manual de la calidad: documento que especifica el sistema de gestin de la calidad
de una organizacin.
Procedimiento: forma especificada, documentada o no, para llevar a cabo una
actividad o un proceso. As por ejemplo, el Proceso de Garanta de calidad de los
programas formativos, se llevar a cabo por los siguientes procedimientos:
PA02. Suspensin de un ttulo.
PA04. Gestin de incidencias, reclamaciones y sugerencias
PC01. Oferta formativa.
PC02. Revisin y mejora de las titulaciones.
PC06. Planificacin y desarrollo de la enseaza
PC12. Informacin pblica.
PC14. Definicin, revisin y mejora de los Objetivos del plan de estudios
PE03. Diseo de la oferta formativa.
PM01. Medicin, anlisis y mejora: anlisis de resultados
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. En este manual
entenderemos por proceso todas las actividades secuenciales que se realizan para
alcanzar la calidad del SGIC. As nuestros procesos respondern a los captulos del
sistema y que hemos clasificado en estratgicos, clave, de apoyo y de medicin, y
que se ordenarn para su presentacin por directrices del FIDES-AUDIT.
5. RESPONSABILIDADES.
El Profesor responsable de calidad y Convergencia (PRCC) de la Facultad de
Ciencias de la Educacin elaborar el Sistema para su remisin a la Comisin de
Garanta de Calidad (CGCC) y su aprobacin por la Junta de Centro (JC). La
Unidad Tcnica de Calidad (UTC) del Vicerrectorado de calidad y Nuevas
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Tecnologas (VCNT) la revisar y recibir el Visto Bueno del Rector como mximo
responsable de la UDC.
Adems, el PRCC es responsable de elaborar y mantener actualizado el F01PA01. Listado de documentos en vigor del SGIC y el F02-PA01. Listado de
evidencias del SGIC.
6. DESARROLLO.
6.1. Generalidades.
Cualquier documento del SGIC implantado en la Facultad de Ciencias de la
Educacin de la UDC, entrar en vigor en el momento de su aprobacin definitiva
por el Decano, no considerndose vlido ningn documento hasta que el aprobado
no haya sido firmado y fechado. La Facultad de Ciencias de la Educacin optar
por disponer de los documentos formato va web para su despliegue a la Comunidad
Universitaria y, conservar una copia en papel en la Direccin del centro, bajo el
control de PRCC de la Facultad. Asimismo, se dejar constancia de la revisin y
aprobacin en el acta correspondiente de la CGCC, y el PRCC tomar las medidas
necesarias para asegurar que en la pgina web correspondiente est la versin
actualizada de cada uno de los documentos del SGIC y que se dispone de las
medidas de seguridad/proteccin necesarias.
Cada vez que un documento sea modificado, se le asignar un nuevo estado
de revisin y, en el caso de los procedimientos, se indicar en la portada del mismo
el motivo de tal modificacin. Al primer documento elaborado y aprobado, se le
asigna la revisin 00 ; previamente a la aprobacin se trabajar con documentos
Borrador y se les denominar como B00 al primero, B01, B02, consecutivamente
hasta su aprobacin.
6.2. Codificacin.
Los procesos se codificarn como PXZZ:
P = Proceso
X= E (estratgico), C (clave o principal), A (apoyo), M (medicin y anlisis)
ZZ = Ordinal simple; indica el nmero de orden del documento (del 01 al 99).
Los subprocesos se codificarn como SZZ:
S = Subproceso
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Cdigo
PC01
S03-PA04
Indicador
IN01-S01-PE02
Formato
Instruccin
F01-PC02
IT02-PC01
Significado
Proceso clave nmero 1.
Subproceso nmero 3 que se integra en el proceso
PA04
Indicador nmero 1 del subproceso S01 del proceso
de PE02
Formato nmero 1 del proceso PC02
Instruccin nmero 02 necesitada en el proceso PC01
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6.4. Distribucin.
En la pgina web de la Facultad de Ciencias de la Educacin
(www.educacion.udc.es) se expondr la versin actualizada de todos los
documentos del SGIC. Cuando un documento deje de estar en vigor, el PRCC lo
comunicar a todo el personal del Centro y a la UTC, y proceder a destruir el
original en papel, guardando una copia en soporte informtico, reconocido bajo el
epgrafe de DOCUMENTOS OBSOLETOS, al menos hasta la siguiente
certificacin o reconocimiento del SGIC.
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9. EVIDENCIAS.
Identificacin de la
evidencia
Soporte de
archivo
Papel o
informtico
Papel o
Informtico
Papel o
Informtico
Papel o
Informtico
PA01
Responsable
custodia
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PRCC
PRCC
PRCC
PRCC
Tiempo de
conservacin
Permanentemente
actualizado
Permanentemente
actualizado
Permanentemente
actualizado
Permanentemente
actualizado
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SALIDAS
Inicio
Directrices AUDIT
(ANECA, ACSUG,
AQU)
Elaborar borrador
PRCC
Normas propias de
la UDC y del centro
Documento marco
de SGIC de la UDC
CGCC
no
Archivar y enviar a UTC para
revisin
Acta de la JC o
documento relativo a
la aprobacin
Decano
Se
aprueba?)
si
Remisin al decano
UTC
Aprobacin de la JC
PM-01 Medicin,
anlisis y mejora:
anlisis de resultados
CGCC
PC-12 Informacin
pblica
Decano
Rendicin de cuentas
CGCC
Fin
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DOCUMENTOS Y LAS EVIDENCIAS
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RGANO RESPONSABLE
GRUPOS DE INTERS
IMPLICADOS Y
MECANISMOS DE
PARTICIPACIN
RENDICIN DE CUENTAS
MECANISMOS TOMA DE
DECISIONES
RECOGIDA Y ANLISIS DE
INFORMACIN
SEGUIMIENTO, REVISIN Y
MEJORA
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