INSTRUMENTACIN

Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditora

etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que
se estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora,
la medicin que se emplear el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as
como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
1. Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse al reglamento de todo tipo de hallazgo y evidencias que
hacen posible su examen objetivo: de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin,
reprogramar la auditora o. en su caso, a suspenderla.
Asimismo es conveniente aplicar un criterio de discriminacin teniendo siempre
presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisin y
evaluacin, para mantener una lnea de accin uniforme.
2. Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede emplear
alguna. o una combinacin, de las siguientes tcnicas:

Investigacin documental Observacin directa

Acceso a redes de informacin Entrevista

Cuestionarios

Cdulas

Investigacin documental
Consiste en la localizacin seleccin y estudio de la documentacin que puede
aportar elementos de juicio a la auditora. Las fuentes documentales bsicas a las
que se puede acudir son:
Normativa

Acta constitutiva

Ley que ordena la creacin de la organizacin

Reglamento interno

Reglamentacin especfica

Tratados y convenios

Decretos y acuerdos

Normas (nacionales e internacionales)

Oficios circulares

Administrativa Organigramas

Manuales administrativos

Sistemas de informacin

Sistemas de normalizacin y certificacin

Cuadros de distribucin del trabajo

Estadsticas de trabajo

Plantilla de personal

Inventarios (le mobiliario y equipo

Redes para el anlisis lgico de problemas

Sociogramas

Unidades de medida del desempeo

Estudios de mejoramiento

Auditoras administrativas previas

Estudios financieros

Recursos financieros para inversin

Anlisis y proyecciones financieras

Programas de financiamiento

Evaluacin financiera

3. Observacin directa
En el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la
organizacin.-para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional
temperante.
Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin directa y
comente y discuta su percepcin con su equipo de
Trabajo; de esta manera se asegurar de que exista un consenso en torno a las
condiciones de funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que
deber sujetarse en todo momento la auditora.
Acceso a redes de informacin
El acceso a redes, permiten detectar informacin operativa o normativa de clientes,
socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, va
Intranet, Internet o Extranet, adems de mantener una situacin interactiva con el
entorno.
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente
para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno de
los que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el

entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas,

puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos
aspectos: Tener claro el objetivo. Para lo cual se recomienda preparar previamente
una gua de entrevista sobre la informacin que se desea obtener, para que al
trmino de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades
predeterminadas.
Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo. Desarrollar un esquema de
trabajo, asignando responsabilidades y determinando las reas o unidades a
auditar.
Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado est debidamente
preparado para proporcionar la informacin, con el tiempo y tranquilidad necesarios
para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
Clasificar la informacin que se obtenga. En cuanto a la situacin real, o la relativa
a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.
Cuestionarios
Se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn
constituidos por series de preguntas escritas predefinidas secuenciadas y
separadas por captulos o temtica especfica.
La calidad de la informacin que se obtenga, depender de su estructura y forma
de presentacin. En trminos generales todo cuestionario debe expresar el motivo
de su preparacin procurando que las preguntas sean claras y concisas con un
orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo
con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita podr incluirse un instructivo de
llenado,

Cdulas
Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la
auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas
bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su
revisin y anlisis amn de que abren la posibilidad de ampliar el rango de
respuesta.
Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, las pruebas para respaldar las
conclusiones pueden resultar muy costosas en relacin con el beneficio que se
espera de la auditora, por lo tanto se puede emplear el muestreo sin necesidad de
investigar a todas las reas de la organizacin.
Existen tablas de muestreo que de acuerdo con las especificaciones y el volumen
de la informacin, establecen cul es la mnima cantidad de informacin
representativa del todo - muestra- que es necesario recabar para dar validez a los
resultados que se obtengan a partir de sta. No obstante, si en el curso de la
revisin se advierten situaciones de las que se pueda inferir la existencia, de
irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir evidencia
suficiente.
Papeles de trabajo
Para ordenar agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en
lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las
tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin
obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habr de incorporar en su informe ya que incluyen observaciones hechos y
argumentos para respaldarlo; adems, apoyan la ejecucin y supervisin del

trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos

referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos
transacciones o situaciones detectadas. Tambin se indicarn la" desviaciones que
presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la
medida que esta informacin soporte la evidencia; la cual valida las observaciones,
conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido
dependen de las condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son el testimonio
del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido
debe incluir:

Identificacin de la auditora

El proyecto de auditora

ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la

auditora

Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo

Anotaciones sobre informacin relevante

Ajustes realizados durante su ejecucin

Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin

Reporte de posibles irregularidades