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O ECCA-BENIN

GESTION DES IMMOBILISATIONS

Canevas du Manuel des procdures des cabinets membres de lOECCA

O ECCA-BENIN

SOMMAIRE
1

DFINITION.................................................................................................................................................2

GESTION DES IMMOBILISATIONS.......................................................................................................2


2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7

OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................2
RGLES DE GESTION...............................................................................................................................3
CODIFICATION DES IMMOBILISATIONS....................................................................................................3
SUPPORT DE GESTION.............................................................................................................................3
INVENTAIRE ANNUEL..............................................................................................................................4
AMORTISSEMENT....................................................................................................................................5
PROCESSUS DENTRETIEN ET RPARATIONS DES IMMOBILISATIONS.......................................................5

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1 Dfinition
Les immobilisations sont des biens et valeurs destins servir et rester de faon durable lactivit du
Cabinet.
Les immobilisations le plus souvent concernes par la gestion dun cabinet sont :
-

Immobilisations financires tels que cautionnements verss,


Immobilisations incorporelles tels que logiciels, good-will,
immobilisations corporelles tels que terrains, constructions, mobiliers et matriels de bureau, mobiliers
et matriels informatiques, matriels de transport, agencements et installations.

Seuls les cas des immobilisations incorporelles et corporelles sont ici abords. Les immobilisations financires
dans les cabinets concernent, le plus souvent les dpts de cautionnement de tlphone, deau, dlectricit, de
loyer dont le traitement pose aucun problme. Il faut tout simplement rappeler quil faut constituer un dossier
appropri pour chaque catgorie.
Les critres distinctifs des immobilisations quelles soient corporelles ou incorporelles sont les suivants :

Importance de la valeur (Cf. minium fiscal) ;


Dure dutilisation de plus dun an ;
Utilisation pour les besoins propres du Cabinet ;
Non consommable par le premier usage.

Les procdures de gestion des immobilisations portent sur :

Lacquisition dimmobilisation ;
Le suivi de lutilisation ;
La cession et la remise au rebut des immobilisations ;
Linventaire des immobilisations.

2 Gestion des immobilisations


2.1 Objectifs poursuivis
Il est ncessaire dassurer la correcte gestion des immobilisations car de la qualit de cette gestion dpendra
lefficacit et lefficience du potentiel de travail au sein du Cabinet. Les procdures de gestion visent les
objectifs suivants :
1. lutilisation rationnelle des biens affects ;
2. lidentification prcise des biens loccasion de leur entre dans le patrimoine du Cabinet;
3. la ralisation priodique dinventaire physique des biens ;
4. le renouvellement optimal des biens.

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2.2 Rgles de gestion


Toutes les immobilisations doivent tre codifies ;

Les acquisitions dimmobilisations doivent correspondre des besoins rels ;

Le Cabinet doit procder annuellement linventaire physique des immobilisations ;

Aucune immobilisation ne doit sortir du Cabinet sans lautorisation expresse du Directeur/Grant ou dune
personne autorise.

Aucun bien ne peut tre utilis sans avoir t affect un agent ou un dpartement.

Chaque agent est responsable de lutilisation du matriel qui lui a t affect. Dautres biens exigent, au
contraire, un suivi trs rapproch afin de leur assurer une dure de vie raisonnable. Il sagit du matriel
informatique, des photocopieurs et tout autre matriel dont la mobilit est leve.

2.3 Codification des immobilisations


Lefficacit des procdures de gestion des immobilisations exige la codification des immobilisations ncessaires
lidentification, lutilisation et au suivi des biens.
La rfrence dimmobilisation est linformation codifie qui est matrialise par une tiquette appose sur une
immobilisation ou avec une encre indlbile afin de lidentifier rapidement. Cette information porte une seule
fois et nest pas modifiable.

2.4 Support de gestion


Les supports ncessaires la gestion des immobilisations comprennent :
1. le registre des biens ;
2. la fiche dimmobilisations ;
3. la fiche dinventaire.
Il est ouvert un registre par catgorie de biens durables. Ce registre manuel ou informatique enregistre
chronologiquement toutes les entres dimmobilisations. Le registre comprend les renseignements suivants :
-

le code didentification ;
la date dentre de limmobilisation ;
la dsignation du bien ;
la marque ;
le type ;
le nom du fournisseur ;

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le dpartement utilisateur (la localisation) ;


le prix dacquisition ;
la date de sortie du bien ;
les observations.

La fiche dimmobilisations, lorsquelle est manuelle, est de prfrence cartonne. Elle suit limmobilisation
dans son lieu dutilisation. Les renseignements suivants sont fournis par la fiche dimmobilisations :
-

la date dacquisition et de mise en service ;


le numro didentification du bien ;
la dsignation du bien ;
la marque ;
le type ;
le nom du fournisseur ;
le prix dacquisition ;
la source de financement ;
laffectation ;
les oprations de rparations et de visites techniques ;
les caractristiques du bien.

La fiche dinventaire :
-

la localisation du bien ;
la nature du bien ;
ltiquette ;
la dsignation du bien ;
la description sommaire du bien ;
ltat du bien ;
la source de financement ;
la date dacquisition ;
la valeur dacquisition ou valeur dentre du bien ;
les observations pertinentes sur le bien.

Les supports de gestion doivent tre tenus par un responsable dsign cet effet.

2.5 Inventaire annuel


Un inventaire des immobilisations est fait une fois par an pour les besoins dtablissement des tats financiers.
Les rsultats de cet inventaire sont rapprochs aux donnes du tableau des amortissements et des fiches
dimmobilisations. Les corrections ncessaires sont effectues et les critures de correction enregistres.

2.6 Amortissement
Le systme damortissement est lamortissement linaire bas sur les taux damortissement applicables en
matire dimpt sur les BIC. (Cf. note circulaire 085/MFE/DC/SGM/DGID du 13 Avril 2004 ci-jointe).

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2.7 Processus dentretien et rparations des immobilisations


Pendant la dure de vie ou de fonctionnement dun bien durable, trois types dentretien sont prvoir :
-

lentretien permanent ou quotidien ;


lentretien priodique ;
les rparations.

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