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Elaboration de tableaux de bord

Table des matires


I.

Objet ................................................................................................................................................ 2

II.

Domaine dapplication .................................................................................................................... 2

III.

Responsabilits ............................................................................................................................ 2

IV.

Document de rfrence .............................................................................................................. 2

V.

Termes et Dfinitions ...................................................................................................................... 3

VI.

Descriptif ..................................................................................................................................... 4

1.

2.

3.

4.

Prrequis ..................................................................................................................................... 4
1.1.

Identification des destinataires du Tbd (identifier)............................................................. 4

1.2.

Utilisation prvue du Tbd .................................................................................................... 4

1.3.

Priodicit du Tbd ............................................................................................................... 4

1.4.

Disponibilit des objectifs ................................................................................................... 4

Mise en place du projet de tableau de bord ............................................................................... 5


2.1.

Identification et mobilisation des acteurs ........................................................................... 5

2.2.

Constitution des groupes de travail .................................................................................... 5

Elaboration des tableaux de bord ............................................................................................... 5


2.1.

Formalisation des objectifs mesurables .............................................................................. 5

2.2.

Slection des lments de mesure...................................................................................... 6

2.3.

laboration des indicateurs ................................................................................................. 6

2.4.

Constitution des tableaux de bord ...................................................................................... 6

2.5.

laboration des procdures dalimentation ........................................................................ 6

2.6.

Validation des tableaux de bord.......................................................................................... 6

Exploitation des tableaux de bord............................................................................................... 7


4.1.

5.

Mise en uvre des tableaux de bord.................................................................................. 7

Evolution des tableaux de bord .................................................................................................. 7


5.1.

Suivi des tableaux de bord .................................................................................................. 7

5.2.

Suivi des modifications du contexte ou des objectifs ......................................................... 7

Annexes (Document spar)


Annexe 1 : tableau dcoupage des destinataires du tableau de bord
Annexe 2 : tableau rcapitulatif des documents relatifs au tableau de bord
Annexe 3 : Connaissance du Systme tudi
Annexe 4 : Formalisation des objectifs mesurables
Annexe 5 : Elaboration des indicateurs

Elaboration tableaux de bords 2015

I.

Objet

Un Tableau de bord constitue en effet un outil de synthse et de visualisation indispensable


pour suivre toutes les actions lies au systme. Il contribue contrler que la stratgie dfinie dans la
politique de Management est mise en uvre par les niveaux de pilotage et oprationnel, et la
remonte dinformations pertinentes jusquaux dcideurs.
Lobjet principal du dit document est de Dfinir les indicateurs de performance et laborer les
tableaux de bord

II.

Domaine dapplication

Llaboration et la mise en du tableau de bord sapplique tous les processus (services) de


lentreprise et tous les projets y affrents
La mthodologie propose par ce document peut tre applique tout systme dinformation,
quelle que soit sa finalit. Elle pourra tre utilise pour mettre en uvre un tableau de bord qui couvre
un systme dinformation unique ou un ensemble de systmes dinformation distincts partageant la
mme politique de Management gnrale.

III.

IV.

Responsabilits
Le Directeur Gnral (pilote de processus)
Les leaders des services distinctifs
Le responsable de planning (contrleur de gestion)
Le responsable des contrles oprationnels

Document de rfrence
Norme ISO 9001
Documentation FDX 50-171
Les nouveaux tableaux de bord des managers - Alain FERNANDEZ - 6e dition - 2013-EYROLLES
Lessentiel du tableau de bord -4e dition - 2013- EYROLLES
Master Data Management enjeux et mthodes de la gestion des donnes DUNOD 2008
Plan Stratgique de lentreprise
Fiche didentit des processus

Elaboration tableaux de bords 2015

V.

Termes et Dfinitions

Critre : caractre, signe qui permet de distinguer une chose, une notion, de porter un jugement
d'apprciation
Indicateur : Donne statistique combinant la mesure dun ou plusieurs points-cls et utilise en
comparaison avec un historique, une (des) valeur(s) cible(s) et/ou une (des) valeur(s) seuil(s).
Information : donne, fait susceptible damliorer notre connaissance et de nous aider dans la prise
de dcision
Objectif : Un but atteindre
Paramtre : Donne ncessaire la comprhension dun indicateur mais qui nest pas directement
lie la mesure dun objectif
Systme dinformation(SI) : Ensemble constitu par la dfinition des processus des mtiers et par celle
des flux dinformation associs. Un SI comprend lensemble des moyens (organisation, acteurs,
procdures, systmes informatiques) ncessaires au traitement et lexploitation des informations
dans le cadre dobjectifs dfinis au niveau de la stratgie de lentreprise, des mtiers, de la
rglementation.
Tbd : tableau de bord
Tableau de bord : outil de pilotage et daide la dcision regroupant une slection dindicateurs
Valeur cible : Valeur dun indicateur refltant latteinte dun objectif
Valeur seuil : Niveau au-del (ou en de) duquel la valeur dun indicateur indique quun objectif
n'est plus couvert ou qu'un objectif ne peut plus tre atteint.

Elaboration tableaux de bords 2015

VI.

Descriptif

Llaboration dun tableau de bord ncessite de prendre en compte certains aspects techniques
et de respecter un canevas de conception si lon veut aboutir des rsultats probants
Cette laboration passe par des tapes assez prcises que sont :
Les prrequis
La mise en place du projet de tableau de bord
Llaboration des tableaux de bord
Lexploitation des tableaux de bord
Lvolution des tableaux de bord

1. Prrequis
1.1. Identification des destinataires du Tbd (identifier)
Les personnes en charge de llaboration du Tbd se chargeront chaque niveau didentifier et
ressortir la liste des destinataires des tableaux de bord et le niveau dutilisation

1.2. Utilisation prvue du Tbd


La mthodologie prvoit dInterroger les destinataires sur lusage quils envisagent des
tableaux de bord qui leur seront fourni, au travers de leurs prrogatives vis vis de la scurit du
systme tudi quels types de dcisions peuvent-ils tre amens prendre ? , quelles actions
peuvent-ils mener et sur quels points un tableau de bord peut-il les informer au mieux pour les aider
dans leurs tches ? Le choix des indicateurs dpendra du type d'utilisation prvue.
Cette activit est du ressort des personnes en charge de llaboration du Tbd

1.3. Priodicit du Tbd


La priodicit souhaite dun tableau de bord doit tre dfinie avant sa conception de manire
ce que le choix des indicateurs y soit adapt
Les personnes en charge de llaboration du Tbd devront interroger les destinataires du Tbd sur
leurs besoins en termes de priodicit et notifier que leur rponse doit autant que possible tre en
phase avec lusage des informations reues et la mise jour quelles doivent respecter.

1.4. Disponibilit des objectifs


Il sagit de collationner les lments qui permettent de rassembler les objectifs dfinis pour le
systme tudi. Elle est sanctionne par ltablissement dune liste des objectifs
1. Connaissance du systme (primtre tudi)
Dfinir le champ de la mesure revient dterminer le cadre et les limites dans lesquelles va
sappliquer la mesure. Il sagit soit dune action que lon a dcid de mener, soit dun domaine que lon
veut surveiller en particulier.

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L'essentiel des renseignements collects est issu de ltude du contexte dfinie, de la


documentation existante et des interviews sur les domaines concerns. Ces informations permettent
d'obtenir une bonne comprhension du systme, de ses enjeux et de ses volutions.

2. Mise en place du projet de tableau de bord


2.1. Identification et mobilisation des acteurs
Identifier tous les acteurs du projet et initier des actions dinformation sur les tableaux de bord
afin dexpliquer les enjeux du projet et dimpliquer les acteurs. Ainsi le choix des acteurs participants
ce projet doit reflter une implication de lorganisme au plus haut niveau. La hirarchie au plus haut
niveau doit servir de relais autant pour convaincre leurs utilisateurs de lutilit des tableaux de bord
que pour leur permettre dintgrer la participation au projet de tableaux de bord dans leurs tches.

2.2. Constitution des groupes de travail


Afin de simplifier la gestion de projet et crer une vritable synergie autour du projet de tableaux
de bord, les acteurs sont rpartis en groupes de travail qui interviendront dans les diffrentes tapes
du projet.
Pour des raisons de coordination et defficacit, il est prfrable que les groupes de travail
soient composs dun nombre rduit mais reprsentatif de participants.
En fonction du contexte on pourra avoir les groupes de travail suivant :
Groupe de travail utilisation : sassure que les tableaux de bord labors correspondent aux
besoins fonctionnels identifis et quils sont dune utilisation aise .Il regroupe des destinataires, des
acteurs au niveau fonctionnel du systme cible
Groupe de travail technique : il sassure de la faisabilit des tableaux de bord ainsi que de leur
pertinence par rapport aux ralits techniques du systme dinformation. Il regroupe des acteurs du
systme dinformation.
Groupe de travail pilotage : il est associ au suivi de llaboration du Tbd et sassure aussi de la
matrise des cots et des charges rcurrents associs aux tableaux de bord en phase de production. Il
regroupe des reprsentants de la hirarchie, des acteurs financiers

Groupe de travail exploitation : il sassure que les tableaux de bord et les procdures associes
pourront tre exploits aisment autant dans leur aspect constitution que dans leur aspect utilisation

3. Elaboration des tableaux de bord


3.1. Formalisation des objectifs mesurables
Les objectifs devront respecter les critres de choix suivant :
Born : lobjectif est limit dans le temps.
Mesurable : Comme pour toute mesure, on dfinit une mtrique.
Accessible : Identification exhaustive des moyens d'actions, des contraintes lies et des risques
potentiels.

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Raliste : Quelle mthode d'accs : le programme des actions engager pour atteindre le rsultat.
Fdrateur : Adhsion globale. L'quipe au grand complet est en parfait accord avec ces choix.
Constructif : Contribue aux objectifs globaux. Ils sont conformes la stratgie de l'entreprise

3.2. Slection des lments de mesure


Avant de slectionner les sources de donnes susceptibles dalimenter les indicateurs,
lensemble des lments du systme dinformation pouvant fournir des donnes de scurit peut tre
recens avec les donnes mesurables par chacun ainsi quune indication de la facilit (et de cot)
dobtention de chaque donne selon la source
A l'issue de cette tche, une synthse des lments de mesure est rdige.
La validation de la tche est assure par le groupe de travail "technique".

3.3. laboration des indicateurs


Llaboration des indicateurs permet de prciser le fond (calcul des donnes, valeurs seuils et
cibles, plage de tolrance) et la forme (chelle choisie, reprsentations graphiques proposes) des
indicateurs. Elle permet aussi de prvoir l'utilisation des indicateurs dans des tableaux de bord
(priodicit du calcul, tableaux de bord).
La validation de la tche est assure par les groupes de travail "technique", "exploitation" et
"utilisation".
l'issue de cette tche, une synthse des indicateurs est rdige.

3.4. Constitution des tableaux de bord


Cette tche consiste revoir les regroupements d'indicateurs afin de crer des tableaux de bord
cohrents en fonction des destinataires et de la priodicit.
Ensuite, la description des indicateurs est affine sous la forme de fiches descriptives
Enfin, l'agencement pertinent des diffrents indicateurs composant chaque tableau de bord est
tudi afin d'laborer une maquette

3.5. laboration des procdures dalimentation


Chaque tableau de bord doit disposer d'une procdure d'alimentation ; Une procdure

dalimentation dun tableau de bord regroupe lensemble de procdure dalimentation des indicateurs
qui le compose, ainsi que sa propre procdure d'alimentation.
Pour chaque indicateur composant un tableau de bord, la procdure d'alimentation est
formalise de faon dtaille. Chaque procdure dalimentation dindicateur prsente des rubriques

dcrivant les donnes et sources de donnes, l'laboration de l'indicateur, la gestion de l'indicateur et


l'automatisation des procdures
NB : confre annexe procdure alimentation de tableau de bord et procdure alimentation
indicateur

3.6. Validation des tableaux de bord


Les tableaux de bord sont dits en utilisant les procdures dalimentation en se basant sur les
donnes relles du systme tudi. Les acteurs des groupes de travail technique , utilisation et
exploitation valident : la pertinence et lapplicabilit des procdures dalimentation ; la pertinence
des indicateurs par rapport aux objectifs formaliss ; la pertinence de la prsentation des indicateurs
pour leur interprtation (forme, units, chelle, positionnement dans le tableau de bord) ; la validit
des valeurs des indicateurs au regard de la scurit du systme dinformation.

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Les ajustements rvls lors de la validation doivent tre accepts par tous les groupes de travail
qui sattacheront prserver lobjectivit et la pertinence des tableaux de bord lors de la finalisation.

4. Exploitation des tableaux de bord


4.1. Mise en uvre des tableaux de bord
Cette tape est une tape rcurrente qui est ralise chaque fois quun des tableaux de bord
est diter selon la priodicit prvue.
Lon se servira des procdures dalimentation des tableaux de bords valides et de la maquette
des tableaux de bords valides pour diter et diffuser ceux-ci
Celles-ci (dition et diffusion) permettront suite aux interprtations de proposer des actions
correctives et ventuellement dalerter la direction

5. Evolution des tableaux de bord


5.1. Suivi des tableaux de bord
Le suivi du Tbd doit tre assur rgulirement afin de garantir la pertinence et l'utilit des
tableaux de bord
La tche de suivi consiste :

Vrifier la qualit des indicateurs et tableaux de bord (ergonomie, cohrence...) ;


Vrifier la pertinence des indicateurs et des valeurs ;
Vrifier l'adquation des indicateurs et tableaux de bord par rapport aux volutions des
objectifs de scurit ;
Vrifier le besoin de mise jour des tableaux de bord;
Vrifier que des complments d'information ne sont pas ncessaires pour certains indicateurs.

Il doit tre assur par les principaux destinataires du Tbd et lquipe en charge de llaboration
du dit Tbd

5.2. Suivi des modifications du contexte ou des objectifs


Lquipe en charge de llaboration du Tbd avec le concours des principaux destinataires et des
diffrents groupes de travail procdera ltude de llment nouveau et de son impact sur lefficacit
des tableaux de bord, suivra les volutions des Tbd
Les modifications ventuellement apportes doivent tre intgres au niveau du projet (mise
jour de la documentation, modification des procdures).

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