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ndice de contenido
Introduccin.............................................................................................................................................4
Familiarizndonos con la plataforma ................................................................................................5
Creacin de Expedientes.....................................................................................................................5
Formalizacin del Expediente......................................................................................................11
Metadatos Mnimos Obligatorios del Documento Electrnico.................................................14
Formalizacin de un documento electrnico..........................................................................17
ndice de ilustraciones
Ilustracin 1: Cuadro de Mando del Sistema..................................................................................5
Ilustracin 2: Men principal de la plataforma.................................................................................5
Ilustracin 3: Creacin de expedientes............................................................................................6
Ilustracin 4: Navegacin en Athento...............................................................................................6
Ilustracin 5: Cuadro de Clasificacin..............................................................................................7
Ilustracin 6: Seleccin de la serie del expediente.......................................................................8
Ilustracin 7: Datos del expediente...................................................................................................9
Ilustracin 8: Aportar documentacin al expediente...................................................................10
Ilustracin 9: Guardar Expediente....................................................................................................10
Ilustracin 10: Expediente creado...................................................................................................11
Ilustracin 11: Listado de expedientes...........................................................................................12
Ilustracin 12: Formalizar expediente..............................................................................................12
Ilustracin 13: Metadatos mnimos obligatorios del expediente...............................................13
Ilustracin 14: Metadatos Mnimos Obligatorios del expediente.............................................13
Ilustracin 15: Nuevo documento...................................................................................................14
Ilustracin 16: Seleccin de tipo documental..............................................................................15
Ilustracin 17: Metadatos bsicos del documento......................................................................16
Ilustracin 18: Seleccin de expediente destino.........................................................................16
Ilustracin 19: Formalizar documento.............................................................................................17
Ilustracin 20: Metadatos mnimos obligatorios del documento..............................................17
Ilustracin 21: Metadatos mnimos obligatorios 2........................................................................18
Ilustracin 22: Documento formalizado durante su creacin....................................................18
Ilustracin 23: Guardar documento formalizado..........................................................................19
Ilustracin 24: Confirmacin de guardado....................................................................................19
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Introduccin
En el presente documento se muestra la forma en que Athento y su mdulo ENI manejan los
Metadatos Mnimos Obligatorios exigidos por las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de
Espaa.
Athento es un sistema de gestin documental y de contenidos empresariales que permite el
almacenamiento, custodia y recuperacin de documentos. Athento est basado en tecnologas
de Fuentes Abiertas, como Java2, frameworks y estndares libres de ltima generacin en el
mercado del software.
Se trata de un sistema multiplataforma que puede desplegarse en distintos contenedores de
aplicaciones o middleware como son: JBossTM, Apache Tomcat y GlassFishTM.
Dentro de los modos de acceso al sistema se presentan distintos clientes: Cliente web, con
acceso desde cualquier navegador web; Cliente Rico de escritorio basado en RCP (Rich Client
Platform) de EclipseTM, Terminal, para realizar operaciones desde el gestor documental de
comando y un cliente rico embebido para dispositivos mviles (Athento Mobile).
Athento es usado por muchas organizaciones e instituciones a nivel mundial que manejan
gran cantidad de informacin con una enorme cantidad de usuarios. Por ejemplo, DGT, BNP
Paribas, Diputacin de Mlaga, Ros Roca, Sadeco, BBVA, Grupo Telefnica, entre otras.
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Creacin de Expedientes
Desde el men principal es posible la creacin de expedientes.
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Hacemos clic en el icono de desplegar el men (v) y clicamos sobre la opcin Nuevo
Expediente.
La navegacin en Athento se basa en una serie de paneles superpuestos en los que mediante
un clic es posible moverse de un panel a otro. Tambin es posible desplazarse a travs de los
paneles mediante los puntos azules que aparecen en la parte inferior de la pantalla. Cada punto
representa un panel.
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A continuacin, los campos que nos piden se corresponden con el esquema internacional Dublin
Core. Finalmente, aparecen metadatos que son especficos del expediente, como Nmero,
Fecha de Solicitud, Nombre del Solicitante y DNI del solicitante.
El campo fecha se debe rellenar usando el calendario que provee la interfaz (icono calendario al
final del campo fecha).
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Una vez diligenciado el primer formulario, podemos hacer clic en el botn Continuar o usar el
sistema de navegacin de paneles o de puntos.
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El siguiente panel nos pregunta si deseamos adjuntar o no un documento durante la creacin del
expediente. En el caso del ejemplo, no adjuntaremos ningn documento.
El tercer y ltimo panel, nos pide que introduzcamos las relaciones del expediente. Los
expedientes pueden ser relacionados con expedientes u documentos. En el caso del ejemplo,
tampoco vamos a establecer relaciones con el expediente. Finalmente, estamos listos para
guardar el expediente. Esto podemos hacerlo mediante el botn Guardar expediente en el
extremo derecho de la barra de navegacin.
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Una vez guardado el expediente, podemos ver todos los detalles del expediente creado.
Athento nos llevar hasta l. En esta pantalla podemos ver tambin la fase en la que se encuentra
el expediente.
se
encuentran
formalizados.
Como
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Vamos a proceder a formalizar el expediente. Para ello, nos dirigimos al icono de desplegar
men (v) que se encuentra en la fila del expediente (extremo derecho) y hacemos clic en
Formalizar expediente.
A continuacin, se desplegar un pop-up que nos mostrar los metadatos mnimos obligatorios
del expediente. En principio slo nos mostrar el identificador y el rgano que lo ha generado.
Para ver el resto de metadatos, se debe hacer clic en Ver todas las propiedades.
Estos
metadatos son: Versin NTI, identificador, rgano, fecha de apertura del expediente, clasificacin
(proceso administrativo con el que se relaciona el expediente), estado e interesado.
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Todos los nuevos datos del expediente pueden verse siguiendo este proceso:
1. Men principal > Expedientes
2. Expedientes > Ver expedientes
3. Desde el listado de expedientes y sobre el expediente que queremos ver: Ver
expediente.
4. Pestaa Propiedades
En la pestaa ndice electrnico puede verse adems el ndice generado durante la formalizacin
del expediente.
Una vez ah, se nos pedir que escojamos la serie a la que el documento pertenece. En nuestro
caso, debemos ubicar en documento dentro de los expedientes de matriculacin ordinaria de
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vehculos.
El cuadro se despliega haciendo clic sobre el icono de desplegar men y el tipo de
expediente se selecciona haciendo clic sobre una tipologa de expedientes. En el caso del
ejemplo, la serie que nos corresponde es la de Expedientes de matriculacin ordinaria de
vehculos. Una vez seleccionada la serie, hacemos clic en el botn continuar.
Las series contienen tipos documentales. En el siguiente panel, nos aparecen categorizaciones
de documentos relacionadas con un procedimiento o serie y que, a su vez, contienen tipos
documentales. En el caso del ejemplo, seleccionamos la categorizacin Actas y se nos
mostrarn los diferentes tipos documentales incluidos en esa categora. En este ejemplo,
seleccionaremos el tipo documental Acta de reunin. Una vez seleccionado el tipo, se nos
mostrar un mensaje indicndonos la seleccin que hemos efectuado.
Hacemos clic en el botn Siguiente. A continuacin veremos un panel con varias pestaas que
contienen informacin referente al documento. Por defecto, la pestaa Datos bsicos se
muestra en primer lugar. Aqu podemos adjuntar el documento y aadir metadatos Dublin Core.
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Al lado derecho de este panel se muestra adems una previsualizacin del documento.
Para subir un documento slo hace falta hacer clic en el botn Adjuntar, buscar el fichero en
local y una vez se cargue en el pop-up, hacer clic en el botn Aceptar.
En la imagen anterior, se puede observar que hemos subido un acta de reunin siguiendo
nuestro ejemplo. A continuacin, pasamos a cumplimentar la pestaa Destino, en la que
seleccionaremos el expediente en el que el documento debe guardarse.
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Como se muestra en la imagen anterior, en la pestaa destino pueden verse los expedientes que
han sido creados bajo la serie Matriculaciones ordinarias de vehculos. Siguiendo con el
ejemplo, seleccionamos el expediente 7756KGJ-2013.
A continuacin aparecer un pop-up con los metadatos mnimos obligatorios. Para ver todos los
existentes, debe hacerse clic en Ver todas las propiedades.
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Estos metadatos son: Versin NTI, identificador, rgano, fecha de captura, origen (creado o no
por el ciudadano), estado de elaboracin, nombre del formato y tipo documental.
Tambin
Para formalizar el documento slo hace falta hacer clic en el botn formalizar. A continuacin, el
sistema nos avisar de que el documento ha sido formalizado durante su creacin.
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Por ltimo, slo nos queda guardar el documento. Esto puede hacerse usando el botn que
aparece en el extremo derecho de la barra de navegacin. Acto seguido, aparecer un cuadro
de dialogo para guardar el documento.
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