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Manejo de Metadatos Mnimos Obligatorios

en Expedientes y Documentos Electrnicos


Gestin Documental y Esquema Nacional de Interoperabilidad

Fecha: Marzo 2013

Yerbabuena Software
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Tratamiento de Metadatos Mnimos Obligatorios en Athento ENI

Manejo de Metadatos Mnimos Obligatorios en


Expediente y Documento Electrnicos
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Este documento es confidencial

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Tratamiento de Metadatos Mnimos Obligatorios en Athento ENI

ndice de contenido
Introduccin.............................................................................................................................................4
Familiarizndonos con la plataforma ................................................................................................5
Creacin de Expedientes.....................................................................................................................5
Formalizacin del Expediente......................................................................................................11
Metadatos Mnimos Obligatorios del Documento Electrnico.................................................14
Formalizacin de un documento electrnico..........................................................................17

ndice de ilustraciones
Ilustracin 1: Cuadro de Mando del Sistema..................................................................................5
Ilustracin 2: Men principal de la plataforma.................................................................................5
Ilustracin 3: Creacin de expedientes............................................................................................6
Ilustracin 4: Navegacin en Athento...............................................................................................6
Ilustracin 5: Cuadro de Clasificacin..............................................................................................7
Ilustracin 6: Seleccin de la serie del expediente.......................................................................8
Ilustracin 7: Datos del expediente...................................................................................................9
Ilustracin 8: Aportar documentacin al expediente...................................................................10
Ilustracin 9: Guardar Expediente....................................................................................................10
Ilustracin 10: Expediente creado...................................................................................................11
Ilustracin 11: Listado de expedientes...........................................................................................12
Ilustracin 12: Formalizar expediente..............................................................................................12
Ilustracin 13: Metadatos mnimos obligatorios del expediente...............................................13
Ilustracin 14: Metadatos Mnimos Obligatorios del expediente.............................................13
Ilustracin 15: Nuevo documento...................................................................................................14
Ilustracin 16: Seleccin de tipo documental..............................................................................15
Ilustracin 17: Metadatos bsicos del documento......................................................................16
Ilustracin 18: Seleccin de expediente destino.........................................................................16
Ilustracin 19: Formalizar documento.............................................................................................17
Ilustracin 20: Metadatos mnimos obligatorios del documento..............................................17
Ilustracin 21: Metadatos mnimos obligatorios 2........................................................................18
Ilustracin 22: Documento formalizado durante su creacin....................................................18
Ilustracin 23: Guardar documento formalizado..........................................................................19
Ilustracin 24: Confirmacin de guardado....................................................................................19

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Tratamiento de Metadatos Mnimos Obligatorios en Athento ENI

Introduccin
En el presente documento se muestra la forma en que Athento y su mdulo ENI manejan los
Metadatos Mnimos Obligatorios exigidos por las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de
Espaa.
Athento es un sistema de gestin documental y de contenidos empresariales que permite el
almacenamiento, custodia y recuperacin de documentos. Athento est basado en tecnologas
de Fuentes Abiertas, como Java2, frameworks y estndares libres de ltima generacin en el
mercado del software.
Se trata de un sistema multiplataforma que puede desplegarse en distintos contenedores de
aplicaciones o middleware como son: JBossTM, Apache Tomcat y GlassFishTM.
Dentro de los modos de acceso al sistema se presentan distintos clientes: Cliente web, con
acceso desde cualquier navegador web; Cliente Rico de escritorio basado en RCP (Rich Client
Platform) de EclipseTM, Terminal, para realizar operaciones desde el gestor documental de
comando y un cliente rico embebido para dispositivos mviles (Athento Mobile).
Athento es usado por muchas organizaciones e instituciones a nivel mundial que manejan
gran cantidad de informacin con una enorme cantidad de usuarios. Por ejemplo, DGT, BNP
Paribas, Diputacin de Mlaga, Ros Roca, Sadeco, BBVA, Grupo Telefnica, entre otras.

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Familiarizndonos con la plataforma


Una vez ingresamos a la plataforma, nos encontramos con el Cuadro de Mando o dashboard,
en el que se pueden ver las series documentales y los ltimos expedientes y documentos
creados en el sistema. Este Cuadro de Mando puede ser personalizado con nuevos gadgets,
pero por defecto, series, documentos y expedientes son los gadgets que se mostrarn.

Ilustracin 1: Cuadro de Mando del Sistema

Creacin de Expedientes
Desde el men principal es posible la creacin de expedientes.

Ilustracin 2: Men principal de la plataforma

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Hacemos clic en el icono de desplegar el men (v) y clicamos sobre la opcin Nuevo
Expediente.

Ilustracin 3: Creacin de expedientes

La navegacin en Athento se basa en una serie de paneles superpuestos en los que mediante
un clic es posible moverse de un panel a otro. Tambin es posible desplazarse a travs de los
paneles mediante los puntos azules que aparecen en la parte inferior de la pantalla. Cada punto
representa un panel.

Ilustracin 4: Navegacin en Athento

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Despus de este inciso sobre la navegacin en Athento, volvamos a la creacin de expedientes.


La creacin de expedientes y documentos en un sistema de gestin de procedimientos
administrativos como nuestro mdulo Athento ENI, va aparejado necesariamente a la existencia
de un cuadro de clasificacin documental. En este cuadro aparecern las distintas series
documentales que van ligadas a procedimientos incluidos en una clasificacin. Un cuadro de
clasificacin sigue ms o menos la siguiente estructura.
----- Grupo de Fondo (Ejemplo: Ministerio de Hacienda)
--------- Fondo (Ejemplo: DGT)
------------- Funciones (Transversales a todos los organismos o especiales del organismos)
---------------- Actividades
------------------- Series
---------------------- Expedientes
Ilustracin 5: Cuadro de Clasificacin

Los cuadros de clasificacin sirven para contextualizar la creacin de expedientes y documentos.


En el primer panel que se hace visible tras la creacin del expediente (ver ilustracin 4),
aparecer un formulario con campos o metadatos que nos ayudarn a describir el contenido de
nuestro expediente.
El primer campo de nuestro formulario se refiere a la Serie o procedimiento en el que se
circunscribe el expediente. Este campo es inteligente y nos ayudar a encontrar la serie que
estamos buscando, slo tenemos que empezar a escribir su nombre. Una vez que encontremos
el nombre de la serie en el listado que nos propone Athento, bastar con hacer clic sobre l.
A continuacin, en la siguiente imagen se puede observar un ejemplo. Vamos a buscar la serie
Matriculacin Ordinaria de Vehculos, ya que nuestro expediente tiene origen en un
procedimiento de solicitud de una matriculacin de vehculos.

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Ilustracin 6: Seleccin de la serie del expediente

A continuacin, los campos que nos piden se corresponden con el esquema internacional Dublin
Core. Finalmente, aparecen metadatos que son especficos del expediente, como Nmero,
Fecha de Solicitud, Nombre del Solicitante y DNI del solicitante.
El campo fecha se debe rellenar usando el calendario que provee la interfaz (icono calendario al
final del campo fecha).

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Para hacer ms entendible el proceso de creacin de un expediente, vamos a seguir un


ejemplo: Queremos llevar a cabo una matricula ordinaria del vehculo 7756KGJ. La persona que
solicita el vehculo es Mariana Garca Lpez con DNI 77848790P el 14 de marzo de 2013.
Rellenamos pues el formulario con esta informacin.

Ilustracin 7: Datos del expediente

Una vez diligenciado el primer formulario, podemos hacer clic en el botn Continuar o usar el
sistema de navegacin de paneles o de puntos.

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El siguiente panel nos pregunta si deseamos adjuntar o no un documento durante la creacin del
expediente. En el caso del ejemplo, no adjuntaremos ningn documento.

Ilustracin 8: Aportar documentacin al expediente

El tercer y ltimo panel, nos pide que introduzcamos las relaciones del expediente. Los
expedientes pueden ser relacionados con expedientes u documentos. En el caso del ejemplo,
tampoco vamos a establecer relaciones con el expediente. Finalmente, estamos listos para
guardar el expediente. Esto podemos hacerlo mediante el botn Guardar expediente en el
extremo derecho de la barra de navegacin.

Ilustracin 9: Guardar Expediente

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Una vez guardado el expediente, podemos ver todos los detalles del expediente creado.
Athento nos llevar hasta l. En esta pantalla podemos ver tambin la fase en la que se encuentra
el expediente.

Ilustracin 10: Expediente creado

Formalizacin del Expediente


Para que un expediente cumpla la NTI del expediente electrnico, debe contar con: Su huella
digital, ndice electrnico, contenido y metadatos mnimos obligatorios. Esto se consigue
mediante la formalizacin del expediente.
Para formalizar un expediente, volvemos al men principal > Expediente (Ver ilustracin 3), pero
esta vez seleccionamos la opcin Ver expedientes. Dicha opcin nos llevar a un listado con
los expedientes en el sistema.
Slo los expedientes que aparecen con el icono

se

encuentran

formalizados.

Como

podemos ver, el expediente del ejemplo, el 7756KGJ-2013 no se encuentra formalizado; o lo


que es lo mismo, an no cumple con las NTI.

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Ilustracin 11: Listado de expedientes

Vamos a proceder a formalizar el expediente. Para ello, nos dirigimos al icono de desplegar
men (v) que se encuentra en la fila del expediente (extremo derecho) y hacemos clic en
Formalizar expediente.

Ilustracin 12: Formalizar expediente

A continuacin, se desplegar un pop-up que nos mostrar los metadatos mnimos obligatorios
del expediente. En principio slo nos mostrar el identificador y el rgano que lo ha generado.
Para ver el resto de metadatos, se debe hacer clic en Ver todas las propiedades.

Estos

metadatos son: Versin NTI, identificador, rgano, fecha de apertura del expediente, clasificacin
(proceso administrativo con el que se relaciona el expediente), estado e interesado.

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Ilustracin 13: Metadatos mnimos obligatorios del expediente

Aunque se ofrece la posibilidad de modificar el rganos y el identificador de manera manual,


estos datos vienen por defecto configurados en la herramienta. De esta manera, se facilita el
proceso de formalizacin de expedientes a los funcionarios.
Si hacemos clic en el botn Formalizar se formaliza el expediente, realizando las operaciones
que dicta la norma como la generacin y firma del ndice electrnico, adems de la asignacin
de metadatos mnimos obligatorios.

Ilustracin 14: Metadatos Mnimos Obligatorios del expediente


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Todos los nuevos datos del expediente pueden verse siguiendo este proceso:
1. Men principal > Expedientes
2. Expedientes > Ver expedientes
3. Desde el listado de expedientes y sobre el expediente que queremos ver: Ver
expediente.
4. Pestaa Propiedades
En la pestaa ndice electrnico puede verse adems el ndice generado durante la formalizacin
del expediente.

Metadatos Mnimos Obligatorios del Documento Electrnico


Aunque en la plataforma se pueden crear documentos sin que estos sean asociados a un
expediente, en el caso de los documentos electrnicos segn la norma es necesario que sean
contextualizados dentro de un expediente. A continuacin, realizaremos un ejemplo utilizando el
expediente creado anteriormente. A este expediente vamos a aadir un acta de reunin.
Nos dirigimos al men principal: Documentos > Nuevo documento.

Ilustracin 15: Nuevo documento

Una vez ah, se nos pedir que escojamos la serie a la que el documento pertenece. En nuestro
caso, debemos ubicar en documento dentro de los expedientes de matriculacin ordinaria de

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vehculos.
El cuadro se despliega haciendo clic sobre el icono de desplegar men y el tipo de
expediente se selecciona haciendo clic sobre una tipologa de expedientes. En el caso del
ejemplo, la serie que nos corresponde es la de Expedientes de matriculacin ordinaria de
vehculos. Una vez seleccionada la serie, hacemos clic en el botn continuar.
Las series contienen tipos documentales. En el siguiente panel, nos aparecen categorizaciones
de documentos relacionadas con un procedimiento o serie y que, a su vez, contienen tipos
documentales. En el caso del ejemplo, seleccionamos la categorizacin Actas y se nos
mostrarn los diferentes tipos documentales incluidos en esa categora. En este ejemplo,
seleccionaremos el tipo documental Acta de reunin. Una vez seleccionado el tipo, se nos
mostrar un mensaje indicndonos la seleccin que hemos efectuado.

Ilustracin 16: Seleccin de tipo documental

Hacemos clic en el botn Siguiente. A continuacin veremos un panel con varias pestaas que
contienen informacin referente al documento. Por defecto, la pestaa Datos bsicos se
muestra en primer lugar. Aqu podemos adjuntar el documento y aadir metadatos Dublin Core.

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Al lado derecho de este panel se muestra adems una previsualizacin del documento.

Ilustracin 17: Metadatos bsicos del documento

Para subir un documento slo hace falta hacer clic en el botn Adjuntar, buscar el fichero en
local y una vez se cargue en el pop-up, hacer clic en el botn Aceptar.
En la imagen anterior, se puede observar que hemos subido un acta de reunin siguiendo
nuestro ejemplo. A continuacin, pasamos a cumplimentar la pestaa Destino, en la que
seleccionaremos el expediente en el que el documento debe guardarse.

Ilustracin 18: Seleccin de expediente destino

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Como se muestra en la imagen anterior, en la pestaa destino pueden verse los expedientes que
han sido creados bajo la serie Matriculaciones ordinarias de vehculos. Siguiendo con el
ejemplo, seleccionamos el expediente 7756KGJ-2013.

Formalizacin de un documento electrnico


La formalizacin de un documento puede hacerse durante su creacin o de manera posterior.
En el caso del ejemplo que estamos siguiendo, procedemos a la formalizacin del documento
durante su creacin. Desde la pestaa Propiedades, hacemos clic en el botn formalizar.

Ilustracin 19: Formalizar documento

A continuacin aparecer un pop-up con los metadatos mnimos obligatorios. Para ver todos los
existentes, debe hacerse clic en Ver todas las propiedades.

Ilustracin 20: Metadatos mnimos obligatorios del documento

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Estos metadatos son: Versin NTI, identificador, rgano, fecha de captura, origen (creado o no
por el ciudadano), estado de elaboracin, nombre del formato y tipo documental.

Tambin

aparecen los metadatos relativos a la firma.

Ilustracin 21: Metadatos mnimos obligatorios 2

Para formalizar el documento slo hace falta hacer clic en el botn formalizar. A continuacin, el
sistema nos avisar de que el documento ha sido formalizado durante su creacin.

Ilustracin 22: Documento formalizado durante su creacin

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Por ltimo, slo nos queda guardar el documento. Esto puede hacerse usando el botn que
aparece en el extremo derecho de la barra de navegacin. Acto seguido, aparecer un cuadro
de dialogo para guardar el documento.

Ilustracin 23: Guardar documento formalizado

Una vez guardado el documento electrnico, el sistema nos devolver un mensaje de


confirmacin, indicndonos que el documento es vlido y que ha sido guardado.

Ilustracin 24: Confirmacin de guardado

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