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I.
OBJETIVOS
A.
General
Servir de instrumento de apoyo tcnico administrativo en el funcionamiento
institucional, al presentar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones de los distintos rganos y unidades del Consejo; al establecer
de manera formal los mtodos de trabajo, precisar los responsables de la
ejecucin, control y evaluacin de las actividades, facilitar la interrelacin
entre ellos y agilizar la gestin operativa.
B.
Especficos
Formalizar los procedimientos que actualmente se ejecutan en el Consejo y
que son de vital importancia en el quehacer institucional, a travs de la
consolidacin y documentacin de las acciones que realizan los rganos y
unidades, para facilitar la ejecucin y seguimiento.
Conocer la forma detallada y secuencial como se desarrollan las actividades
y tareas asignadas a las reas de trabajo, a fin de tener un conocimiento
integral sobre la operatividad del CNJ, que permita identificar puntos crticos,
para considerarlos al disear propuestas de mejoras.
Contar con las bases para elaborar la propuesta de procedimientos que
permitan simplificar los mtodos de trabajo, evitar reprocesos, cuellos de
botella, disminuir los desperdicios de recursos en el desarrollo de las
actividades, para lograr una mayor eficiencia en los procesos operativos.
Servir de base para la orientacin del personal de nuevo ingreso, al
proveerle la herramienta tcnica que facilite su incorporacin al puesto de
trabajo.
2
III.
MBITO DE APLICACIN
El contenido de este manual tiene aplicacin prctica en todos los niveles de la
institucin: Estratgico, Tctico y Operativo; donde cada funcionario y empleado
tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecucin de los procedimientos de
acuerdo al puesto de trabajo que desempea.
IV.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BRINDAR
ASESORA TCNICO JURDICO.
Unidad Organizativa: Unidad Tcnica Jurdica
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Apoyar al Pleno, Presidencia y dems rganos y Unidades del CNJ en la toma de
decisiones.
RESPONSABLE
Secretaria Unidad
No.
ACTIVIDAD
1 Recibe acuerdo o peticin (verbal, nota o
memorando) del Pleno, Presidencia o Dependencias
del Consejo. (A , B)
Secretaria Unidad
2 Pasa documento o peticin verbal al Jefe, segn su
urgencia e importancia.
Jefe de la Unidad
3 Analiza peticin y delega segn la urgencia e
importancia.
Jefe o Colaborador de
4 Realiza trabajo de campo, cuando es necesario y
Unidad
toma en cuenta pasos 1, 2 y 3, luego elabora opinin,
dictamen o estudio para el Pleno, Presidencia o
Dependencia solicitante y presenta borrador a jefe de
Unidad.
Jefe de la Unidad
5 Revisa borrador de respuesta a lo solicitado.
Colaborador o Secretaria de 6 Incorpora las correcciones sealadas por el Jefe de la
la Unidad
Unidad, si las hubiere e imprime documento final.
Jefe de Unidad
7 Firma el documento final y lo enva a secretaria para
que sta lo selle y haga llegar al solicitante.
Secretaria de Unidad
8 Fotocopia el documento, obteniendo el nmero de
ejemplares que fueren necesarios, para efecto de
archivo y remisin.
Secretaria de Unidad o
9 Enva documento a la Secretara Ejecutiva si se dirige
Colaborador
al Pleno, a la Presidencia o a la Dependencia que lo
solicit. (C)
Secretara Ejecutiva,
10 Recibe documento firma y sella una fotocopia y
Secretaria de Presidencia o
agrega adems la hora de recibido(C)
de Dependencia
Secretaria de Unidad o 11 Archiva la fotocopia del documento donde consta que
Colaborador de la UTJ
fue recibido. (C)
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Pleno del Consejo
Archivo UTJ
Pleno del Consejo, Presidencia u
otra dependencia del Consejo.
Archivo Unidad Tcnica Jurdica
Pleno del Consejo, Presidencia u
otra dependencia del Consejo.
Archivo Unida Tcnica Jurdica
Acuerdo
Original
Copia
Original
Anexos
Copia
Original
Copia
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANIFICAR Y
REALIZAR LA PRODUCCIN DE PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
Unidad Organizativa: Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Pblicas
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
No.
ACTIVIDAD
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
ECJ/Centro de Documentacin y
Produccin Bibliogrfica
Presidencia Comisin de
Comunicaciones del Pleno
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Presidencia
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Presidencia
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Planifica distribucin.
10
Presidencia
11
Aprueba temario
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
12
13
14
RESPONSABLE
para
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANIFICAR Y REALIZAR LA PRODUCCIN DE PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
RESPONSABLE
No.
PGINA
2/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
ACTIVIDAD
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
15
16
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
17
Pleno
18
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Presidencia
19
20
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
21
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Revista Enlace
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Memoria de Labores
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PUBLICACIN DE
ANUNCIOS EN LOS PERIDICOS.
Unidad Organizativa: Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Pblicas.
CDIGO
PGINA
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
1/1
Objetivo: Mantener informado a los grupos objetivo del CNJ y sociedad en general sobre el CNJ.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
DOCUMENTO
Acuerdo
DISTRIBUCION
Original
Copia
Original
DEPENDENCIA
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Secretara Ejecutiva
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES DE
DIVULGACIN A NIVEL DE MEDIOS DE
COMUNICACIN.
Unidad Organizativa: Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Pblicas.
CDIGO
PGINA
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
1/1
Objetivo: Informar a los grupos objetivos del CNJ y sociedad salvadorea en general, sobre las
funciones, actividades principales y logros institucionales.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Presidencia
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Propuesta
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
Acciones
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Fomentar la imagen institucional hacia los grupos objetivos del CNJ y sociedad en
general.
RESPONSABLE
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
No.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Registro fotogrfico institucional
DISTRIBUCION
Original
DEPENDENCIA
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
12
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Mantener informados al Pleno del Consejo y Jefes de las unidades y rganos del CNJ
RESPONSABLE
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas.
No.
ACTIVIDAD
2
3
DOCUMENTO
Registro de monitoreo
DISTRIBUCION
Original
Copia
DEPENDENCIA
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas.
Pleno del Consejo, Jefes de
Unidades y rganos.
13
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORMULACIN
DEL PRESUPUESTO
Unidad Organizativa: Unidad Financiera
Institucional.
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Coordinar y asesorar a todas las unidades que conforman el CNJ en el proceso
Comit de Formulacin
Presupuestaria
No.
1
Unidad Financiera
Institucional
Comit de Formulacin
Presupuestaria
Unidad Financiera
Institucional
ACTIVIDAD
Al inicio del ejercicio fiscal correspondiente el jefe UFI
propone a la superioridad la creacin de comit de
formulacin presupuestaria, este comit deber ser
ratificado por la superioridad.
Efectuar una revisin, anlisis y estudios tcnicos
que sean necesarios; sobre la gestin administrativa
financiera del Consejo y someter a la superioridad
las polticas institucionales respectivas.
Una vez definidas las polticas institucionales por la
superioridad, la UFI deber realizar estimaciones
preliminares sobre las cifras globales o proyectos en
concepto de gastos.
Definir la estructura presupuestaria necesaria para
cumplir
con lo planteado en las polticas
institucionales.
14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: FORMULACIN DEL PRESUPUESTO.
CDIGO
2/2
VERSION
001
RESPONSABLE
No.
Unidad Financiera
Institucional
Unidad Financiera
Institucional
Honorable
Consejo
Jefe Unidad
Institucional
Pleno
del
Financiera
PGINA
MES Y AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Realizar los ajustes y consolidacin del presupuesto
preliminar.
15
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EJECUCION DEL
PRESUPUESTO
Unidad Organizativa: Unidad Financiera
Institucional.
CDIGO
PGINA
1/3
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Gestionar oportunamente todos los compromisos adquiridos dentro del contexto
No.
ACTIVIDAD
UFI-Area de Presupuesto
UFI-Area de Presupuesto
UFI-Area de Contabilidad
16
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: EJECUCIN DEL PRESUPUESTO.
CDIGO
2/3
VERSION
001
RESPONSABLE
No.
UFI-Area de Tesorera
UFI-Area de Contabilidad
UFI-Area de Tesorera
UFI-Area de Tesoreria
UFI-Area de Tesorera
UFI-Area de Tesorera
10
PGINA
MES Y AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Se ingresan la obligaciones en el auxiliar respectivo
dentro del mdulo de tesorera de la aplicacin SAFI
para efectuar el devengamiento del hecho
econmico.
Recibe del rea de tesorera toda la documentacin
ntegramente, para su validacin contable dentro del
mdulo respectivo dentro de la aplicacin SAFI.
Luego genera el registro contable en forma
automtica y remite de nuevo al rea de tesorera.
Recibe la documentacin ya devengada del rea
contable; realiza el requerimiento de fondos y lo
remite a la Direccin General de Tesorera
cumpliendo los plazos establecidos para que
coloquen los fondos va transferencia a la cuenta
subsidiaria institucional.
Confirma a travs del sistema, si los fondos han sido
colocados, de ser as; procede a realizar nota de
traslado de fondos de la cuenta subsidiaria
institucional a la cuenta de bienes y servicios o
cuenta de salarios segn sea el caso.
Una vez colocados los fondos en la cuenta de bienes
y servicios o cuenta de salarios segn corresponda,
se procede a ingresar en el auxiliar de obligaciones y
el auxiliar de bancos el pago de los compromisos
adquiridos
Realiza los cheques en base a las obligaciones
adquiridas para el pago correspondiente y en la fecha
programada por la DGT.
17
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: EJECUCIN DEL PRESUPUESTO.
CDIGO
3/3
VERSION
001
RESPONSABLE
UFI-Area de Contabilidad
UFI-Area de Contabilidad
No.
11
12
PGINA
MES Y AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Recibe del rea de tesorera toda la documentacin
referente a las transferencia de fondos y el auxiliar
de bancos para registrar contablemente los traslados
de fondos y el pago de las obligaciones.
Genera las partidas contables correspondientes a
cada perodo asi como los Estados Financieros
mensuales, en los cuales consigna la firma el
contador institucional. Luego son archivadas por mes
y en orden correlativo.
18
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:SEGUIMIENTO
DEL PRESUPUESTO
Unidad Organizativa: Unidad Financiera
Institucional.
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
No.
ACTIVIDAD
Area de Presupuesto
Area de Presupuesto
Area de Presupuesto
19
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION
DEL PRESUPUESTO
Unidad Organizativa: Unidad Financiera
Institucional.
CDIGO
PGINA
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
1/1
Objetivo: Gestionar oportunamente todos los compromisos adquiridos dentro del contexto
UFI-Area de Contabilidad
No.
UFI-Area de Contabilidad
UFI-Area de Contabilidad
ACTIVIDAD
Al final del ejercicio fiscal correspondiente, el
contador institucional recibe de la Direccin General
de Contabilidad Gubernamental (DGCG) la
calendarizacin del cierre anual, cierre preliminar y
cierre definitivo.
Verifica y revisa que todos los hechos econmicos se
hayan incorporado y registrado contablemente,
asimismo los ajustes correspondientes segn la
normativa; cumpliendo con los cierres en las fechas
programadas previamente.
Genera los Estados Financieros y notas explicativas
anuales correspondientes al ejercicio fiscal, y los
remite al jefe UFI y a la Direccin General de
Contabilidad Gubernamental, segn los plazos
estipulados en la normativa legal y vigente.
20
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Apoyar al Pleno en que los acuerdos notificados se realicen segn instrucciones
emanadas y supervisar la calidad tcnica de los asuntos sometidos al mismo.
RESPONSABLE
No.
Secretara Ejecutiva
2
ACTIVIDAD
Elabora acta borrador (A) y somete a revisin al Pleno, se
incorpora correcciones si hubiera, de lo contrario se
solicita firma de los seores Consejales en la misma y se
archiva en el libro de actas foliado.(B)
Elabora con base al acta los acuerdos correspondientes y
los distribuye segn instruccin del Pleno, a las Unidades
organizativas, solicitando firmar el libro de recepcin y
copia del acuerdo. (C)
Realiza informe mensual de seguimiento de acuerdos (D)
y archiva para control
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A
B
C
Acta borrador
Libro de actas original foliado
Libro de notificacin de acuerdos
Acuerdo
Informe de
acuerdos
Original
Original
Original
Original
Copia
Original
Copia
seguimiento
de
DEPENDENCIA
Pleno del Consejo
Secretara Ejecutiva
Secretara Ejecutiva
Unidad Organizativa
Secretara Ejecutiva
Secretara Ejecutiva
Pleno del Consejo
21
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y
AO
001
FEB / 2005
RESPONSABLE
Gerencia General
Unidad Organizativa
Gerencia General
No.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Original
Copia
Memorando
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Producto requerido
Informe Ejecutivo
DEPENDENCIA
Gerencia General
Presidencia y/o Secretara
Ejecutiva
Unidad Organizativa delegada
Gerencia General
Gerencia General
Unidad Organizativa
Presidencia y/o Pleno
Gerencia General
22
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIN
DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO INSTITUCIONAL
Unidad Organizativa: Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
RESPONSABLE
Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
Gerencia General
No.
ACTIVIDAD
1 Prepara (A) Gua metodolgica para elaborar el Plan
Anual de Trabajo. Asimismo, memorando (B), de
solicitud en original y copia para cada U.
organizativa.
2 Recibe y revisa original de Gua y Memorando de
solicitud firmando con visto bueno para remisin de
copia a las Unidades Organizativas,
3 Recibe gua original y memorando de solicitud
proceden a elaborar el Plan Anual de Trabajo (PAT).
4
5
Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
6
Gerencia General
23
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Memorando de solicitud
Copias
Original
Ayuda de Memoria
Copias
Original
Copia
Original
D
E
Copia
Original
Copia
24
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO
INSTITUCIONAL
Unidad Organizativa: Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
No.
ACTIVIDAD
1 Prepara
(A) Gua metodolgica para elaborar
informes mensuales y trimestrales, asimismo,
memorando (B), de solicitud de informe.
2 Recibe y revisa original de Gua y Memorando de
solicitud el cual firma de visto bueno para remitir
copia a las U. Organizativas,
3 Recibe gua original y memorando de solicitud
procede a elaborar el informe mensual y trimestral
de ejecucin, el cual remite as:
Informe mensual: original para la Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo y copia para la Gerencia
General.
Informe Trimestral: original para la Gerencia General
y copia para la Unidad Tcnica de Planificacin y
Desarrollo.
4
5
Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
6
7
Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copias
Original
Copias
Informe Mensual
Original
Informe Trimestral
Copia
Original
Copia
Informe Institucional de
cumplimiento de metas
definitivo
Original
Copia
Memorando de solicitud
26
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIN
DE INSTRUMENTO NORMATIVO
Unidad Organizativa: Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
1 Recibe instrucciones verbales o escritas de la
Gerencia General (A) y/o solicitud de dependencia.
2
Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
5
Unidad solicitante y
Gerencia General
6
Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
27
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Memorando de instrucciones o
solicitud
Original
Plan de Trabajo
Instrumento Normativo
borrador
Instrumento Normativo
Definitivo
Copias
Original
Copias
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Gerencia
General
o
Dependencia solicitante.
Unidad Tcnica de Planificacin
y Desarrollo
Gerencia General
Unidad Tcnica de Planificacin
y Desarrollo
Unidad Organizativa
Gerencia General
Gerencia General
Unidad Tcnica de Planificacin
y
Desarrollo
y
Unidades
organizativas
28
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
de proyectos de inversin, que permitan cumplir con los fines y objetivos institucionales
RESPONSABLE
Gestin de Proyectos
No.
ACTIVIDAD
1 Identifica o recibe instruccin verbal o escrita de la
Presidencia para la elaboracin del perfil del
proyecto, ya sea con fondos del Gobierno de El
Salvador, (GOES), o fondos Externos. (A)
(El Perfil se elabora de acuerdo a las lneas de
trabajo identificadas previamente y en los casos de
proyectos de inversin, conforme a la gua de
preparacin de perfiles de Proyectos, de la Direccin
General de Crdito Pblico del Ministerio de
Hacienda;. (B))
2
Unidad usuaria y
Presidencia
3
4
Gestin de Proyectos.
5
financiamiento
(con la
29
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Memorando de instrucciones o
solicitud
Original
Gestin de proyectos
Copias
Original
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Presidencia
Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos
Presidencia
Unidad Usuaria
Presidencia
Gestin de Proyectos y/ Unidad
Usuaria
B
C
DEPENDENCIA
30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Presidencia
Gestin de Proyectos.
No.
ACTIVIDAD
1 Efecta el seguimiento y evaluacin del proyecto,
procede a coordinar con la Jefatura de la Unidad
ejecutora usuaria los avances del cronograma del
proyecto y verificacin del mismo. Elabora el informe
de avance del proyecto y/o documento de estudio, y
nota de remisin al ente cooperante; remite a
Presidencia. (A)
2 Recibe y revisa el informe de avance y/o documento
de estudio para su visto bueno y justificaciones
respectivas. Aprueba o no el informe presentado y si
procede solicita ampliacin,
modificacin o
justificacin. (B), firma nota de remisin e informe. Y
enva o remite a las oficinas del ente cooperante.
3 Repite (si existen modificaciones) el paso uno y dos,
caso contrario, procede a remisin si es el caso y
archiva copia de nota e informe de avance y enva
copia a la unidad ejecutora o usuaria. (C)
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Memorando de instrucciones o
solicitud
Original
Gestin de proyectos
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Copia
Presidencia
Presidencia
Gestin de Proyecto
Presidencia
Gestin de Proyectos
Unidad usuaria
DEPENDENCIA
31
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
OFERTA DE CAPACITACIN
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitacin
Judicial
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
001
MES Y AO
FEB / 2005
Objetivo: Tener la oferta de capacitacin actualizada en beneficio de los grupos objetivos del CNJ.
No.
ACTIVIDAD
Direccin ECJ
RESPONSABLE
4
Direccin/Subdireccin ECJ
Direccin
Secretara Ejecutiva
9
10
Direccin
11
Direccin
12
32
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Memorando instruyendo la
Original
Seccin Acadmica ECJ
elaboracin/actualizacin de
Copia
Subdireccin ECJ
Oferta de Capacitacin
Propuesta de Oferta de
Original
Direccin ECJ
Capacitacin por temtica
Copia
Subdireccin ECJ
especializada.
Seccin Metodolgica ECJ
Propuesta de Oferta de
Original
Pleno CNJ
Capacitacin consolidada
Copia
Direccin
Seccin Acadmica ECJ
Acuerdo de aprobacin
Original
Copias
Direccin ECJ
Seccin Acadmica, Seccin
Metodolgica, Seccin
Administrativa ECJ, Seccin de
Investigacin.
Oferta de Capacitacin
Aprobada.
Original
Copias
Direccin ECJ
Subdireccin ECJ
Seccin Acadmica
Seccin Metodolgica
33
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE
CAPACITACIN E. C. J.
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitacin
Judicial
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
001
MES Y AO
FEB / 2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Direccin ECJ
3
Direccin/Subdireccin ECJ
Direccin ECJ
Direccin ECJ
8
Pleno CNJ
9
Secretara Ejecutiva
Direccin
10
11
Direccin
12
34
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A.
Original
Copia
B.
Propuesta de Programa de
Capacitacin por rea temtica
Original
Copia
Direccin ECJ
Subdireccin ECJ
C.
Presupuesto de Programa de
Capacitacin
Propuesta de Programa de
Capacitacin
Consolidado/Explicado
o
razonado con su respectivo
presupuesto
Acuerdo de aprobacin
Original
Direccin ECJ
Original
Copia
Pleno CNJ
Direccin ECJ
Seccin Acadmica
Original
Copias
Direccin ECJ
Seccin Acadmica, Seccin
Metodolgica, Seccin
Administrativa ECJ, Seccin de
Investigacin ECJ.
Programa
aprobado.
Original
Copias
Direccin ECJ
Subdireccin ECJ
Seccin Acadmica
Seccin Metodolgica
Seccin Administrativa ECJ
Seccin de Investigacin ECJ
D.
E.
F.
de
Capacitacin
DEPENDENCIA
35
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EJECUCIN DE LA
CAPACITACIN
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitacin
Judicial
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
001
MES Y AO
FEB / 2005
RESPONSABLE
Seccin Acadmica
No.
ACTIVIDAD
4
Seccin Administrativa ECJ
5
6
Unidad
de
Produccin
Bibliogrfica y Documental
Capacitador
10
36
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
EJECUCIN DE LA CAPACITACIN
RESPONSABLE
CDIGO
PGINA
VERSION
001
MES Y AO
FEB/2005
2/2
No.
ACTIVIDAD
11
12
13
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Capacitadores
de
reas
Especializadas de ECJ
Subdireccin
Seccin Acadmica
Destinatarios de la capacitacin
Subdireccin
A.
Programa aprobado
Copias
B.
Original
C.
Solicitud
de
permisos
de
Capacitadores y Capacitandos
Convocatorias
D.
Listas de convocados
Original
E.
Carpetas
con
material
de
Capacitacin
Formularios de controles
Asistencia y permanencia en la
capacitacin
Copias
F.
G.
H.
I.
Evaluaciones
reactivas
del
servicio de capacitacin
Notas de evaluaciones aplicadas
a los Capacitandos
Original
Original
Original
Original
Original
37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
PGINA
VERSIN
001
MES Y AO
FEB / 2005
1/1
EVALUACIN DE CAPACITADORES
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitacin
Judicial
CDIGO
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
3
Seccin Acadmica ECJ
4
Seccin Metodolgica ECJ
Seccin Acadmica ECJ
Direccin/Subdireccin ECJ
Pleno CNJ
Secretara Ejecutiva
10
Direccin
11
12
38
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A.
Original
Copia
Direccin/Subdireccin ECJ
Seccin Acadmica ECJ
Original
Copia
Original
Copia
Pleno CNJ
Direccin/Subdireccin ECJ
Seccin Metodolgica ECJ
Seccin Acadmica ECJ
Direccin ECJ
Seccin Acadmica ECJ
B.
B.
C.
Original
Copia
DEPENDENCIA
39
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE
EQUIPO Y SERVICIO AUDIOVISUAL
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitacin
Judicial
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
001
MES Y AO
FEB / 2005
RESPONSABLE
Usuario
Unidad de Audiovisuales
No.
ACTIVIDAD
en el que solicita el
Usuario
Unidad de Audiovisuales
Usuario
40
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
PRSTAMO DE EQUIPO Y SERVICIO AUDIOVISUAL
RESPONSABLE
Unidad de Audiovisuales
No.
CDIGO
PGINA
VERSION
001
MES - AO
FEB/2005
2/2
ACTIVIDAD
10
11
No.
A
B
DOCUMENTO
Formulario
Solicitud de prestacin de
equipo o servicio audiovisual
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad de Audiovisuales
Copia
Usuario
Original
Copia
Unidad de Audiovisuales
Usuario
41
CDIGO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PGINA
1/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Contribuir al logro de los objetivos de la capacitacin y formacin inicial que brinda la
ECJ mediante la prestacin de servicios de biblioteca a los usuarios, que permita obtener
informacin actualizada y disponible para el estudio y la investigacin.
RESPONSABLE
Usuario
No.
ACTIVIDAD
Bibliotecaria (o)
42
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DEL FONDO BIBLIOGRFICO
DE BIBLIOTECA.
RESPONSABLE
PGINA
2/2
VERSION
001
MES Y AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
10
Usuario
Bibliotecaria
CDIGO
DOCUMENTO
Ficha
de
prstamo
documentos personales
B.
DISTRIBUCION
con
DEPENDENCIA
Original
Biblioteca ECJ
Original
Usuarios de Biblioteca
43
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DISEO DE MDULOS
INSTRUCCIONALES
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitacin
Judicial
CDIGO
PGINA
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
1/2
No.
ACTIVIDAD
2.
Direccin ECJ
44
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: DISEO DE MDULOS INSTRUCCIONALES.
CDIGO
2/2
VERSION
001
RESPONSABLE
PGINA
MES Y AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
Secretara Ejecutiva
10
Direccin ECJ
11
12
Pleno CNJ
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A.
Mdulo Instruccional
Original
Copia
Seccin Metodolgica
Seccin Acadmica
B.
Original
Copias
C.
Original
Copias
Direccin ECJ
Seccin Acadmica ECJ
Seccin Metodolgica ECJ
Seccin Administrativa ECJ
Seccin de Investigacin ECJ
45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SELECCIN DE
CANDIDATOS A MAGISTRATURAS DE CMARA Y
JUDICATURAS
CODIGO
PAGINA
VERSIN
001
1/2
MES- AO
FEB/2005
RESPONSABLE
Presidente CNJ
Jefe de Unidad
Jefatura de Unidad y
Coordinador de Registro y
Seleccin
Jefe y Coordinador de
Seleccin
Jefe y Coordinador de
Seleccin
Jefe
de
Unidad
y
Coordinador de Seleccin
Jefe de Unidad
Jefe
de
Unidad
y
Coordinadores de Seleccin
y Psicosocial
Jefe de Unidad
y
Coordinador de Seleccin
Jefe y Coordinadores de
Registro y Seleccin
Jefe de Unidad
Jefe de Unidad
Coordinador de Seleccin
Jefe
de
Unidad
y
Coordinador de Seleccin
Jefe de Unidad
Jefe de Unidad
No.
ACTIVIDAD
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
con
observaciones
modificaciones
46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PROCEDIMIENTO
SELECCIN DE CANDIDATOS A MAGISTRATURAS DE
CMARA Y JUDICATURAS
RESPONSABLE
Jefe de Unidad
Pleno del CNJ
Pleno del CNJ
Jefe de Unidad
Jefe de Unidad
Presidente CNJ
VERSION
001
PAGINA
2/2
MES-AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
17
18
Conoce propuesta.
19
20
21
22
47
No.
A
C
D
E
DOCUMENTO
Hoja de Datos Generales
Copias certificadas de: Tarjeta
de Identificacin de Abogado,
Ttulo de grado acadmico y
otros, Acuerdo de Autorizacin
para el ejercicio de la Abogaca,
Acuerdo de Autorizacin para el
ejercicio
del
Notariado,
certificacin de Partida de
Nacimiento, certificaciones de
notas de Universidad de egreso
y graduacin, Documento nico
de
Identidad,
Tarjeta
de
Identificacin Tributaria, Tarjeta
del Nmero nico de Previsin,
Tarjeta del Instituto Salvadoreo
del Seguro Social
Copia simple de Diplomas de
Capacitaciones y Mritos
Informes
de
conducta
profesional,
Evaluacin
Psicolgica
y
estudios
sociolaborales
Propuesta de candidatos a
integrar ternas
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original o copias
Copias
Copias
Original y copias
Original y copias
Si el candidato es parte del registro se actualizan los documentos, sino se conforman los mismos
para el expediente respectivo.
48
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SELECCIN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
CODIGO
PAGINA
1/3
VERSIN
001
MES - AO
FEB/2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Jefe de Unidad
FEDAES
10
11
12
13
49
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PROCEDIMIENTO
SELECCIN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE CORTE
SUPREMA DE JUSTICIA
RESPONSABLE
No.
PAGINA
2/3
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
14
15
16
17
18
Inscribe candidatos
registradas.
19
20
Efectan la Votacin.
21
FEDAES
22
23
24
FEDAES
25
26
27
Jefe de Unidad
28
29
Jefe de Unidad
Pleno del CNJ
FEDAES
postulados
por
Asociaciones
lista de
50
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
SELECCIN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE CORTE
SUPREMA DE JUSTICIA
RESPONSABLE
No.
CODIGO
PAGINA
3/3
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
30
31
32
33
Asamblea Legislativa
34
51
No.
A
C
D
E
F
DOCUMENTO
Hoja de Datos Generales
Copias certificadas de: Tarjeta de Identificacin
de Abogado, Ttulo de grado acadmico y
otros, Acuerdo de Autorizacin para el ejercicio
de la Abogaca, Acuerdo de Autorizacin para
el ejercicio del Notariado, certificacin de
Partida de Nacimiento, certificaciones de notas
de Universidad de egreso y graduacin,
Documento nico de Identidad, Tarjeta de
Identificacin Tributaria, Tarjeta del Nmero
nico de Previsin, Tarjeta del Instituto
Salvadoreo del Seguro Social
Copia simple de Diplomas de Capacitaciones y
Mritos
Informes de conducta profesional, Evaluacin
Psicolgica y estudios sociolaborales
Informe de existencia de expedientes
completos o incompletos de candidatos
Informe de cumplimiento de requisitos
constitucionales, legales y reglamentarios de
los candidatos
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original o copias
Unidad Tcnica de
Seleccin
Copias
Unidad Tcnica de
Seleccin
Copias
Unidad Tcnica
Seleccin
Unidad Tcnica
Seleccin
Unidad Tcnica
Seleccin
Unidad Tcnica
Seleccin
Original y copias
Original y copias
Original y copias
de
de
de
de
Si el candidato es parte del registro, se actualizan los documentos, sino se conforman los
mismos para el expediente respectivo.
52
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN Y
MANEJO DE EXPEDIENTES DE EVALUACIN DE
MAGISTRADOS Y JUECES
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
001
MES-AO
FEB / 2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Coordinador de Grupo
Coordinador de Grupo
Recopila
informacin
previa,
incorpora
informes
estadsticos(D), conforme al Art. 5 del Reglamento de
Evaluacin
(Informacin
previa:
procesos
iniciados,
requerimientos, comisiones procesales, sentencias definitivas
interlocutorias provedas y denuncias conocidas).
Coordinador General
Secretaria de UTE
Evaluadores Judiciales
Evaluadores Judiciales
Jefe
de
Unidad
Coordinadores de rea
por
53
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACIN Y MANEJO DE EXPEDIENTES DE
EVALUACIN DE MAGISTRADOS Y JUECES
RESPONSABLE
No.
CDIGO
PGINA
VERSION
001
MES - AO
FEB/2005
2/2
ACTIVIDAD
Secretara Ejecutiva
10
Jefe de UTE
11
12
Secretara Ejecutiva
13
Personal de la UTE
14
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A
B
C
D
E
Ruta aprobada
Informes estadsticos
Requisicin
Original
Copia
Original
Copia
Original
Original
Original
Pleno
Archivos de la UTE
UTE- Jefatura
Secretaria Ejecutiva
Coordinador de Grupo
Expediente de evaluacin
Centro
de
documentacin
y
Reproduccin.
Unidad
AdministrativaUACIServicios Generales.
Archivos de la UTE-secretaria
Magistrados y Jueces evaluados.
Expediente confidencial de cada
funcionario evaluado.
Original
F
Notificacin
copias
Original
Copia
54
No.
G1
al
14
DOCUMENTO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Todos
los Expediente confidencial de cada
Originales (1-3,5- funcionario evaluado en la UTE
14)
Original
copia
Funcionario Evaluado
Expediente confidencial en la UTE
Formulario de Consolidacin de
Informacin de Campo
original
Expediente
de
funcionario
evaluado confidencial en la UTE.
Original
Expediente
de
funcionario
evaluado confidencial en la UTE.
Acuerdo
Copia
Original
Copia
Funcionario evaluado
CSJ
Funcionario evaluado, y expediente
confidencial de la UTE.
55
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN Y
MANEJO DE DENUNCIAS
Unidad Organizativa: Unidad Tcnica de Evaluacin
(UTE)
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
001
MES-AO
FEB / 2005
Objetivo: Garantizar la atencin e investigacin oportuna de las denuncias realizadas por personas
interesadas en corregir irregularidades en los procedimientos jurisdiccionales.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Jefe UTE
Secretaria de la UTE
DOCUMENTO
Acuerdo
C
D
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
Original
Jefe UTE
Secretaria Ejecutiva
UTE
Informe
Original
Copia
Acuerdo
Original
Pleno
Expediente de denuncia y control
en libro de denuncias.
Secretaria Ejecutiva
56
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DE
ESTADSTICAS
Unidad Organizativa: Unidad Tcnica de Evaluacin
(UTE)
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
001
MES-AO
FEB / 2005
Objetivo: Llevar un control y resguardo para el uso oportuno de la informacin estadstica que
mensualmente debern remitir los diversos magistrados y jueces al Consejo Nacional de la
Judicatura.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Secretaria UTE
Secretaria UTE
Secretaria UTE
Archiva
digitados.
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
UTE
Juzgado que informa
Original
UTE
57
CDIGO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PGINA
1/1
VERSIN
001
MES-AO
FEB / 2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Evaluadores y Digitadores
de UTE
Evaluadores y digitadores
UTE
DOCUMENTO
Reporte Tcnico de Evaluacin
DISTRIBUCION
Original
Copia
DEPENDENCIA
Pleno y UTE
Juzgado que informa
Dictmen de Evaluacin
Original
Pleno
Resultados
de
Evaluacin
clasificados por zona, materia u
otro.
Reporte de Necesidades de
capacitacin y logstica.
Original
Pleno
Original
Pleno y UTE
Reporte de
capacitacin
necesidades
de
Copia
58
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIN DE
TRANSPORTE
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
VERSIN
001
PAGINA
1/1
MES y AO
FEB/2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Unidad Solicitante
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Motorista
Ejecuta la asignacin.
Encargado de Transporte
Motorista
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Archiva en expediente
pertinente a misin oficial.
especfico
documentacin
59
No.
DOCUMENTO
A-1
Solicitud de Transporte
A-2
A-3
DISTRIBUCION
Original
Duplicado
Triplicado
original
Original
Copia
DEPENDENCIA
Transporte
Vigilancia
Unidad Solicitante
Transporte
Motorista
Transporte
60
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE
VEHICULOS
CODIGO
PAGINA
VERSIN
MES Y AO
1/1
001
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
Motorista
RESPONSABLE1
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Taller
4
5
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
UACI
Aprueba presupuesto
Encargado de Transporte
9
10
11
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
61
MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
B-1
Original
Copia
Transporte
Motorista
B-2
Original
Copia
Taller
Transporte
B-3
Programa
de
Preventivo
y
Reparaciones.
Original
Transporte
Mantenimiento
Control
de
DEPENDENCIA
62
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CASOS DE
ACCIDENTES DE TRANSITO
CODIGO
1/1
VERSIN
001
PAGINA
MES Y AO
FEB/2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Motorista Involucrado o
acompaante
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
63
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
C-1
Acta de Accidente
Original
Copia
Encargado de Transporte
Motorista
C-2
Acta de Descargo de
Responsabilidades
Original
Copia
Motorista Involucrado
Encargado de Transporte
C-3
Reporte de Accidente
Original
Copia
Encargado de Transporte
Motorista o Conductor
64
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESCARGO DE
BIENES MUEBLES
CODIGO
1/5
VERSIN
001
PAGINA
MES - AO
FEB/2005
Objetivo: Establecer un mecanismo que defina y regule el descargo de bienes muebles del CNJ, que
han perdido la posibilidad de ser utilizados por obsolescencia, deterioro, prdida,
destruccin o reparacin onerosa.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Gerencia General
Perito valuador
Gerencia General
Gerencia General
65
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
DESCARGO DE BIENES MUEBLES
CODIGO
PAGINA
2/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Direccin
General
de
Presupuesto del Ministerio de
Hacienda
10
Gerencia General
11
12
13
66
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
DESCARGO DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
CODIGO
PAGINA
3/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
14
15
16
Representantes
17
18
Gerencia General
19
20
67
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
DESCARGO DE BIENES MUEBLES
DESCARGO DE BIENES POR MEDIO DE DONACIN
RESPONSABLE
No.
CODIGO
PAGINA
4/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
21
Gerencia General
22
23
24
Gerencia General
26
27
68
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
DESCARGO DE BIENES MUEBLES
CODIGO
PAGINA
5/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
DESCARGO DE BIENES QUE HAN PERDIDO TODA POSIBILIDAD DE SER UTILIZADOS, POR
ALTO GRADO DE DETERIORO O DESTRUCCIN
Comit de Activo Fijo y Auditoria 28
Interna
Gerencia General
29
30
31
32
Gerencia General
33
69
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Original
Copia
Original
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Gerencia General
Encargado de Activo Fijo
Gerencia General
Ministerio de Hacienda.
Gerencia General
3
4
5
6
70
Original
Copia
Copia
Copia
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Copia
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Secretara Ejecutiva
Encargado de Activo Fijo
Unidad Administrativa
Unidad Financiera Institucional
71
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
DISTRIBUCIN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
CODIGO
1/3
VERSIN
001
PAGINA
MES Y AO
FEB/2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
72
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PAGINA
2/3
VERSIN
MES Y AO
PROCEDIMIENTO:
001
FEB/2005
DISTRIBUCIN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
Encargado (a) Custodia de
5
Recibe requisiciones de vales de combustible y prepara la
Combustible.
cantidad de vales requerida.
Encargado de Transporte
Motorista
Encargado de Transporte
10
11
12
13
Encargado (a)
Combustible
Custodia
de
14
15
16
73
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
DISTRIBUCIN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
CODIGO
VERSIN
001
PAGINA
3/3
MES Y AO
FEB/2005
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Factura Comercial
Copia
Acta de Recepcin
Copia
Vales de Combustible
Original
Original
Vales de Combustible
Formulario de control de
entrega
Informe Diario y Facturas
Informe Mensual y
Liquidaciones de Vales
consumidos
Original
Copia
Original
Original
Original
Original
Copia
Copia
DEPENDENCIA
Encargada de Custodia de
Combustible
Encargada de Custodia de
Combustible
Encargada de Custodia de
Combustible
Encargada de Custodia de
Combustible
Encargado de Custodia de
Combustible
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Encargado de custodia de
Combustible
Contador Institucional
Encargado de Custodia de
Combustible
Encargado de Transporte
74
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN Y
PAGO DE BIENES Y SERVICIOS VARIOS POR MEDIO
DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
1/4
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Objetivo: Definir los pasos que seguirn los responsables del manejo y control del Fondo Circulante
de Monto Fijo, del C.N.J, y los usuarios del Fondo.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
ACTIVIDAD
Elabora Requisicin de Bienes y/o servicios, la firma y
sella.
Proveedor
Unidad Solicitante
Proveedor
10
11
UACI
UACI
75
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN Y PAGO DE BIENES Y
SERVICIOS VARIOS, POR MEDIO DEL FONDO CIRCULANTE DE
MONTO FIJO.
CODIGO
VERSIN
001
PAGINA
2/4
MES Y AO
FEB/2005
Encargado de Servicios
Generales
Jefe Unidad Administrativa
Gerente General
76
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN Y PAGO DE BIENES Y
SERVICIOS VARIOS POR MEDIO DEL FONDO CIRCULANTE DE
MONTO FIJO
CODIGO
PAGINA
3/4
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Unidad Administrativa
Unidad Administrativa
Gerente General
10
77
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PAGINA
4/4
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Gerente General
Solicitante
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A-1
A-2
A-3
Factura Comercial
Cheque
Original
Copia
Duplicado
Original
DEPENDENCIA
Encargado del Fondo Circulante
Solicitante
Encargado del Fondo Circulante.
Proveedor
Planilla de Reintegro
A-2
Quedan
A-3
Original
Copia
Copia
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Encargado Fondo
Unidad de Planificacin
UACI
UFI
Encargado del Fondo Circulante
UFI
UFI
Encargado del Fondo Circulante
Original
Original
Original
Requisicin de Viticos
A-2
A-3
A-4
A-5
Carta de Invitacin
Acuerdo de autorizacin de Pleno
Recibo de Pago
Cheque
Original
Copia
Copia
Copia
Original
Original
78
Original
UFI
A-2
Original
UFI
A-3
Cheque o Efectivo
Orinal
Motorista
79
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO,
SELECCIN, CONTRATACIN E INDUCCIN DEL
PERSONAL
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
1/3
VERSIN
MES Y AO
001
FEB/2005
Objetivo: Establecer los pasos a seguir por los funcionarios y empleados para llenar una plaza
vacante en el CNJ, a fin de que el proceso se realice de forma transparente; as como para
proporcionar la orientacin necesaria al nuevo empleado que se incorpora a la institucin.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Presidencia/Pleno
Pleno
Recursos Humanos
Aspirantes
Recursos Humanos
10
80
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
RECLUTAMIENTO, SELECCIN, CONTRATACIN E INDUCCIN
DEL PERSONAL
Recursos Humanos
11
12
13
14
CODIGO
PAGINA
2/3
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Elabora Nota con listado de los candidatos preseleccionados (F) y remite con copia de Currculums a la
Unidad Tcnica de Seleccin, solicitando que realice
Evaluacin Psicolgica.
Realiza Pruebas Psicolgicas a los candidatos
preseleccionados e Investigacin de Referencias Socio
Laborales (G) y las remite a Presidencia junto con los
Currculum.
Analizan Currculums y resultados de la evaluaciones
psicolgicas e investigacin sociolaboral.
Realizan proceso de entrevistas a los candidatos que
obtuvieron los mejores resultados de las pruebas
psicolgicas; y seleccionan el candidato a ocupar el
puesto solicitado.
15
16
17
18
19
Recursos Humanos
20
21
Secretara Ejecutiva
Recursos Humanos
Candidato Seleccionado
Recursos Humanos
81
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PAGINA
3/3
PROCEDIMIENTO
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
22
Recursos Humanos
23
Recursos Humanos
24
25
26
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Original
Copia
Original
Original
Original
E
F
G
H
I
J
K
Acuerdo de Nombramiento o
Contratacin.
Listado de atestados solicitados a
aspirantes.
Solicitud de Empleo
Contrato
Original
Original
Copia
Original
Copia
DEPENDENCIA
Presidencia/Pleno
Recursos Humanos
Jefe Unidad Admva. y Recursos
Humanos
Jefe Unidad Administrativa
Recursos Humanos (Encargada de
Reclutamiento.
Recursos Humanos
Unidad Tcnica de Seleccin
Recursos Humanos
Presidencia
Original
Original
Original
Copia
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Empleado contratado
82
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIN DE
PLANILLA DE REMUNERACIONES DEL PERSONAL
DEL CNJ
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
1/2
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Objetivo: Definir los pasos a seguir para elaborar la Planilla de Remuneraciones y efectuar el pago
del salario en la fecha establecida al personal del CNJ.
No.
ACTIVIDAD
Encargado de Planillas
RESPONSABLE
Encargado de Planillas
Tesorero Institucional
Encargado de Planillas
Encargado de Planillas
Encargado de Planillas
Encargado de Planillas
83
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIN DE PLANILLA DE REMUNERACIONES DEL
PERSONAL DEL CNJ.
Jefe de la Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
2/2
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
10
11
Tesorero Institucional
12
13
Tesorero Institucional
14
Encargado de Planillas
15
16
17
Encargado de Planillas
Encargado de Planillas
DOCUMENTO
Memorando de notificacin de
fechas de pago(elaborado por la
UFI).
Reporte de Llegadas Tardas y
otros del mes.
Ordenes de Descuentos (enviados
por UFI).
Planilla de Remuneraciones y
Reportes
Nota de Remisin de Planilla
Boleta de Pago
B
C
D
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Recursos Humanos
Original
Copia
Original
UFI
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Originales
Fotocopia
Original
Copia
Originales
84
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
TRAMITE DE PERMISOS Y LICENCIAS DEL PERSONAL DEL
CNJ
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
VERSIN
MES Y AO
001
FEB/2005
1/3
Objetivo: Normar los pasos a seguir para la entrega, recepcin y seguimiento de las solicitudes de
permiso, hasta la autorizacin de parte del nivel superior.
RESPONSABLE
Empleado solicitante
Jefe Inmediato del empleado
No.
ACTIVIDAD
Empleado solicitante
d)
e)
85
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
TRAMITE DE PERMISOS Y LICENCIAS DEL PERSONAL DEL CNJ
Asistente de Recursos Humanos
CODIGO
PAGINA
2/3
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Si
al revisar detecta que la Solicitud no ha sido
presentada de forma correcta, le solicita la corrija
inmediatamente o le devuelve toda la documentacin al
empleado y no le da ingreso, indicndole las deficiencias
y documentos faltantes (Hoja Control de Documentos).
7
8
10
11
12
13
Pleno o Presidencia
14
86
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PROCEDIMIENTO:
TRAMITE DE PERMISOS Y LICENCIAS DEL PERSONAL DEL CNJ
PAGINA
3/3
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Recursos Humanos
15
16
17
No.
A
B
C
D
E
F
DOCUMENTO
Solicitud de permiso o licencia
Reporte de marcacin
Certificado de Incapacidad ISSS
Hoja de control de documentos
Libro de control
Acuerdo de autorizacin
DISTRIBUCION
Original
Copia
Copia
Original
Original
Original
Original
Copia
DEPENDENCIA
Recursos Humanos
Empleado
Expediente
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
87
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR
CODIGO
PAGINA
VERSIN
MES AO
001
FEB/2005
RESPONSABLE
No.
01
02
Presidencia
03
Jefe UACI
05
Encargado
de
Gestin/Cotizador
Libre
Encargado
de
Gestin/Cotizador
Libre
Jefe UACI
04
06
07
08
ACTIVIDAD
Identifica necesidad de obra, bien o servicio, se comunica e
informa con Jefe UACI sobre la existencia o no en el
Almacn de Bienes de Consumo, del bien a requerir por su
Unidad, en caso de no tener en existencia, elabora solicitud
de Requisicin de Bienes y/o Servicios con justificaciones
respectivas, remite al Jefe de la Unidad Administrativa.
Recibe, analiza, firma en la Requisicin de Bienes y
Servicios y traslada a Presidencia
Recibe, analiza y firma de autorizado en la Requisicin de
Bienes y Servicios, traslada a la Unidad Administrativa;
caso contrario devuelve para anexar mayor justificacin de
lo solicitado.
Recibe y determina modalidad de pago en la Requisicin de
Bienes y Servicios y traslada a Jefe UACI
Recibe Requisicin de Bienes y Servicios, verifica que el
bien est debidamente justificado en base al Plan de
Trabajo y Plan de Adquisiciones de la Unidad Solicitante y
traslada al Encargado de Libre Gestin.
Recibe Requisicin de Bienes y Servicios y obtiene mnimo
3 cotizaciones del bien o servicio requerido.
Elabora cuadro comparativo de ofertas y traslada a Jefe
UACI.
Revisa cuadro y ofertas, contando con la opinin de los
miembros de la Comisin de Evaluacin de Ofertas, emiten
recomendacin de adjudicacin;
a) Si el monto es hasta $1,548.00; los miembros son:
Presidenta, Jefe Unidad Administrativa; Jefe UACI;
Encargado de Libre Gestin y Solicitante, contina
paso siguiente.
b) Si el monto es mayor de $1,548.00 los miembros
son: Presidencia, Un Consejal, Jefe Unidad
Administrativa; Jefe UACI, Encargado de Libre
Gestin, contina en paso siguiente.
88
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE LIBRE
GESTION
RESPONSABLE
Encargado de Libre Gestin
CODIGO
PAGINA
2/4
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
Jefe UACI
10
11
Secretario Ejecutivo
12
Jefe UACI
13
Secretaria UACI
14
15
Secretaria UACI
16
Encargado de Presupuestos
de UFI.
17
Secretaria UACI
18
19
Secretaria UACI
20
89
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR MODALIDAD DE LIBRE
GESTION
RESPONSABLE
CODIGO
PAGINA
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
21
Jefe UACI
22
Secretaria UACI
23
Suministrante
24
Encargado
de
Almacn,
Responsable
del
rea
solicitante del servicio,
Supervisor de la Obra,
Jefe UACI
Encargado
de
Almacn,
Responsable
del
rea
solicitante del servicio,
Supervisor de la Obra,
Jefe UACI
25
26
Secretaria UACI
27
Secretaria UACI
28
90
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR MODALIDAD DE LIBRE
GESTION
RESPONSABLE
CODIGO
PAGINA
4/4
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
No.
DOCUMENTO
Requisicin
Servicios
Memorando
de
Bienes
Original
Copia
Original
Copia
Original
UFI
UACI Antecedentes/Expediente
Consejal Propietario /Pleno
Presidencia
Secretario Ejecutivo
UACI Expediente
Original
UACI Antecedentes
9
10
Compromiso presupuestario
Acta de Recepcin
Factura
Quedan
11
DEPENDENCIA
y/o
Orden de Compra
DISTRIBUCION
Original
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
UACI
UFI
UFI
UACI
Almacn, Activo Fijo, Servicios
Generales.
UFI
UACI Antecedente O.C.
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UFI
UACI Antecedentes
91
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA
MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA
CODIGO
VERSIN
001
PAGINA
MES AO
FEB/2005
RESPONSABLE
No.
01
02
Presidencia
03
Secretaria
Jefe
Administrativa
Unidad
04
Jefe UACI
05
06
Comisin de Evaluacin de
Ofertas
(Libre
Gestin)
(Presidencia, Consejal (segn
el
monto
)Jefe
Unidad
Administrativa, Jefe UACI y
Encargado de Libre Gestin)
07
08
Jefe UACI
09
Jefe UACI
10
ACTIVIDAD
Identifica necesidad de obra, bien o servicio, se comunica e
informa con Jefe UACI sobre la existencia o no en el
Almacn de Bienes de Consumo, del bien a requerir por su
Unidad, en caso de no tener en existencia, elabora solicitud
de Requisicin de Bienes y/o Servicios con justificaciones
respectivas, remite al Jefe de la Unidad Administrativa.
Recibe, analiza, firma en la Requisicin de Bienes y
Servicios y traslada a Presidencia.
Recibe, analiza y firma de autorizado en la Requisicin de
Bienes y Servicios, traslada a la Unidad Administrativa;
caso contrario devuelve para anexar mayor justificacin de
lo solicitado.
Traslada a Jefe UACI
Recibe, Requisicin de Bienes y Servicios y traslada a
Encargado de Libre Gestin.
Recibe Requisicin de Bienes y servicios y obtiene mnimo
3 cotizacin (es) del bien o servicio requerido, elabora
cuadro comparativo de ofertas y traslada a Jefe UACI para
adjudicacin.
Analiza las ofertas presentadas y emite recomendacin de
adjudicacin en cuadro comparativo de ofertas.
92
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
CONTRATACIN DIRECTA
RESPONSABLE
Secretaria UACI
No.
11
CODIGO
PAGINA
2/2
VERSION
MES-AO
001
FEB/2005
ACTIVIDAD
Elabora la Orden de Compra original y copias,
Solicita compromiso presupuestario a la UFI para la Orden
de Compra.
Secretaria UACI
12
Encargado de Presupuestos
13
Secretaria UACI
14
15
Presidencia
16
Secretaria UACI
17
Suministrante
18
Jefe UACI
19
Encargado de Almacn de
Bienes de Consumo; Jefe
UACI y persona designada en
el contrato.
20
Secretaria UACI
21
Jefe UACI
22
93
DOCUMENTO
Requisicin
Servicios
Memorando
de
Bienes
y/o
6
7
8
9
10
Garanta de cumplimiento de
contrato (si la hubiere)
Compromiso presupuestario
Acta de Recepcin
Factura
Quedan
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
Original
Copia
UFI
UACI
Consejal /Pleno
Presidencia
Secretario Ejecutivo
UACI -Antecedentes
UFI
UACI - Antecedentes
UFI (ORDEN DE COMPRA)
UACI
(Orden
de
Compra)
Antecedentes
UACI Control de Contratos
UFI (Contrato
UACI Control de garantas
UFI
UFI
UACI Antecedente O.C.
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UFI
UACI - Antecedentes
Original
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
94
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
1/5
VERSIN
001
PAGINA
MES - AO
FEB/2005
Objetivo: Efectuar el proceso de contratacin de bienes y servicios licitados de acuerdo a las normas
y procedimientos establecidos en la LACAP.
RESPONSABLE
No.
01
02
Presidencia
Jefe Unidad Administrativa
Jefe UACI
Encargado de Licitaciones
03
04
05
06
Jefe UFI
07
Encargado de Licitaciones
08
09
Encargado de Licitaciones
10
Encargado de Licitaciones
11
ACTIVIDAD
Identifica necesidad de obra, bien o servicio, se comunica
e informa con Jefe UACI sobre la existencia o no en el
Almacn de Bienes de Consumo, del bien a requerir por
su Unidad, en caso de no tener en existencia, elabora
solicitud de Requisicin de Bienes y/o Servicios con
justificaciones respectivas, remite al Jefe de la Unidad
Administrativa.
Recibe, analiza, firma en la Requisicin de Bienes y
Servicios y traslada a Presidencia
Recibe, analiza y firma de autorizado en la Requisicin de
Bienes y Servicios, traslada a la Unidad Administrativa;
caso contrario devuelve para anexar mayor justificacin
de lo solicitado.
Recibe y determina modalidad de pago en la Requisicin
de Bienes y Servicios y traslada a Jefe UACI
Recibe Requisicin de Bienes y Servicios, verifica que el
bien est debidamente justificado en base al Plan de
Trabajo y Plan de Adquisiciones de la Unidad Solicitante
y traslada al Encargado de Licitaciones.
Recibe Requisicin de Bienes y Servicios y solicita
disponibilidad presupuestaria a la UFI
Emite informe de disponibilidad presupuestaria para el
bien, servicio u obra solicitado.
Recibe informe de disponibilidad, procede a la
preparacin de las bases de licitacin y traslada para
observaciones al Jefe UACI, Solicitante del Bien, Servicio
u Obra y al Jefe de la Unidad Tcnica Jurdica
Revisa y efecta observaciones pertinentes al documento
de borrador de bases de licitacin y traslada a la UACI
Revisa, analiza observaciones conjuntamente con Jefe
UACI e incorpora observaciones al documento de bases
de licitacin
Remite documentos con observaciones incorporadas al
Jefe Unidad Tcnica Jurdica y Solicitante del Bien o
Servicio.
95
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
LICITACIN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
No.
12
Encargado de Licitaciones
13
Jefe UACI
14
Comisin de Planificacin
Administracin y Financiera del
Pleno
15
Pleno
16
Secretario Ejecutivo
17
Jefe UACI/Encargado de
Licitacin
18
Presidencia
19
Encargado de Licitaciones
20
Encargado de Licitaciones
21
Representante de la sociedad o
persona interesada
22
Encargado de Licitaciones
23
Jefe UACI
24
CODIGO
PAGINA
2/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Verifica la incorporacin de observaciones y emite su
Visto Bueno al documento en mencin
Prepara el expediente de la licitacin, conteniendo la
siguiente informacin:
Bases de Licitacin
Lista de empresas invitadas (si fuere por
invitacin)
Aviso de Invitacin
Comisin de Evaluacin de Ofertas (propuesta)
Requisicin de Bienes y Servicios
Elabora Memoradum de remisin para firma del Jefe de la
Unidad Administrativa, solicitando la autorizacin del
inicio del proceso de licitacin, aprobacin de bases de
licitacin, del gasto de publicaciones y la integracin de la
comisin de evaluacin de ofertas.
Analiza expediente de licitacin y emite su
recomendacin al Pleno del Consejo
Autoriza el inicio del proceso de licitacin o concurso y
dems informacin relacionada, designa al Consejal que
integrar la Comisin de Evaluacin de Ofertas
Elabora, firma y remite acuerdo de autorizacin del
proceso de licitacin concurso y enva a la UACI
Recibe acuerdo, agrega al expediente y enva a firma de
Presidencia, el original de las bases de licitacin o
concurso
Revisa y firma original de bases de licitacin o concurso y
enva a la UACI
Recibe bases de licitacin o concurso, firmadas por
Presidencia, prepara y gestiona la publicacin de aviso de
invitacin en los peridicos e invitacin escrita para las
sociedades o personas naturales seleccionadas.
Recibe en la fecha indicada en las bases de licitacin, el
comprobante de pago emitido por la Direccin General de
Tesorera, Ministerio de Hacienda, para venta de bases
de licitacin o concurso a cada sociedad o persona
natural que desea participar en el proceso
Registra su nombre, datos de la empresa, telfono y fax
en Cuadro Control de Entrega de Bases de Licitacin.
Entrega el documento de bases de licitacin concurso a
cada participante, Contina paso 31
Recibe consultas o aclaraciones enviadas por los
participantes en el proceso (si fuere el caso) y traslada a
la Unidad Solicitante
96
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
LICITACIN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
No.
Unidad Solicitante
25
Encargado de Licitaciones
26
Jefe UACI
27
Encargado de Licitaciones
28
Presidencia
29
Encargado de Licitaciones
30
Encargado de Licitaciones
31
Representante de la sociedad o
persona natural
32
33
Jefe UACI
34
Encargado de Licitaciones
35
Analista Financiera
36
Jefe UACI
37
Encargado de Licitaciones
38
Comisin
Ofertas
de
Evaluacin
de
39
CODIGO
PAGINA
3/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Recibe consultas efectuadas,
respuestas, traslada a la UACI.
analiza
elabora
97
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
LICITACIN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
Comisin de Evaluacin
Ofertas Jefe UACI
No.
de
Miembros de la Comisin de
Evaluacin de Ofertas
Jefe
UACI/Encargado
de
Licitaciones
40
41
42
Encargado de Licitaciones
43
Pleno
44
Secretario Ejecutivo
45
Jefe
UACI/Encargado
Licitaciones
de
46
Presidencia
47
Encargado de Licitaciones
48
Suministrante ganador
49
Encargado de Licitaciones
50
Encargado de Licitaciones
51
52
Jefe UACI
Licitaciones
/Encargado
de
53
CODIGO
PAGINA
4/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Elabora Informe de Evaluacin de ofertas del proceso de
licitacin concurso y Acta de Recomendacin, traslada
a miembros de la comisin de evaluacin de ofertas, para
su revisin y firma
Revisan informe y acta de recomendacin, si no hay
observaciones firman y sellan ambos documentos.
Elabora memorando de remisin de documentacin
anterior al Pleno, para la autorizacin correspondiente
Prepara expediente con copia de la siguiente
documentacin:
Acta de Recomendacin
Informe de Evaluacin de Ofertas
Cuadros Comparativos de Ofertas
Anlisis Financiero
Informe de Documentacin Legal
Disponibilidad Presupuestaria
Analiza acta e informe de la Comisin de Evaluacin de
Ofertas, adjudica o declara desierto el proceso de
licitacin o concurso
Elabora, firma y enva a la UACI acuerdo de adjudicacin
o declaratoria de desierto del proceso de licitacin o
concurso
Recibe acuerdo y procede a la elaboracin de Resolucin
de Adjudicacin de la Licitacin o Concurso y traslada a
firma de Presidencia
Revisa y firma Resolucin de Adjudicacin de la Licitacin
o Concurso, traslada a la UACI
Elabora y enva notificaciones de la resolucin de
adjudicacin a todos los ofertantes
Presenta carta de aceptacin de resolucin de
adjudicacin
de la licitacin concurso
Elabora aviso de notificacin del resultado de la licitacin
o concurso y gestiona su publicacin en peridicos
Solicita a la Unidad Tcnica Jurdica elaboracin del
contrato respectivo, adjuntado los antecedentes
correspondientes, incluyendo cifra presupuestaria con la
que ser cancelado el contrato.
Elabora contrato por el bien, servicio u obra adjudicado, al
final del plazo de la notificacin de la resolucin de
adjudicacin obtiene firma del contratista y Presidencia,
traslada a la UACI
Recibe contrato firmado y elabora en caso de obra, la
Orden de Inicio y obtiene firma de Presidencia; caso
contrario traslada a Encargado de Licitaciones
98
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
LICITACIN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
No.
Encargado de Licitaciones
54
Suministrante
55
CODIGO
PAGINA
5/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Entrega copia de contrato firmado por ambas partes al
suministrante y original de Orden de Inicio, si se trata de
obras y solicita por escrito la presentacin de las
garantas relacionadas en el mismo.
Presenta garanta(s) a la UACI, y efecta la entrega de
los bienes, servicios u obras contratados:
Si se trata de bienes, entrega en el Almacn de Bienes,
presenta duplicado de factura y copia de contrato u
original de Orden de Compra, continua con el paso
siguiente.
a) Si se trata de servicios, se coordina con la UACI
para iniciar el servicio con la autorizacin y
supervisin de la persona responsable de recibirlo
en el Consejo; al finalizar el servicio presenta
duplicado de factura y original de orden de compra
o copia de contrato.
b) Si se trata de obra, inicia conforme a orden de
inicio y entrega obra o avance de la misma, segn
clusulas de contrato, previo visto bueno de
Supervisor designado
Encargado
de
Responsable del rea
del servicio,
Supervisor de la Obra,
Jefe UACI
Encargado
de
Responsable del rea
del servicio,
Supervisor de la Obra,
Jefe UACI
Secretaria UACI
Almacn,
solicitante
Almacn,
solicitante
56
57
58
99
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
LICITACIN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
No.
Secretaria UACI
59
CODIGO
PAGINA
5/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Prepara documentacin para tramite de pago y traslada a
la UFI
Requisicin de Bienes y Servicios (original)
Cuadro Comparativo de Ofertas ( segn el monto)
Orden de Compra (original)
Contrato (copia)
Acuerdo del Pleno (si lo hubiere)
Compromiso presupuestario
Acta de Recepcin (original)
Duplicado de Factura
Quedan (copia)
DOCUMENTO
Requisicin
Servicios
Memorando
de
Bienes
DISTRIBUCION
y/o
1
2
3
4
5
Acta de Recomendacin e
Informe de Evaluacin, cuadros
de ofertas y dems anexos
Acuerdo del Pleno del Consejo
Resolucin de Adjudicacin
Contrato
Original
Copia
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Original
Original
Copia
Original
Copia
7
8
9
Garanta de Cumplimiento de
Contrato
Acta de Recepcin
Duplicado de factura
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
DEPENDENCIA
Unidad Financiera Institucional
UACI Expediente
Consejal - Pleno
Presidencia
Secretario Ejecutivo
UACI -Expediente
Consejal Propietario - Pleno
Presidencia
UACI - Expediente
UACI Expediente Licitacion
UFI
UACI Expediente de contratos
UACI Expediente de licitacin
UFI
Suministrante
Unidad Jurdica
UACI Expediente de garantas
UACI Expediente de licitacin
UFI
UFI
Expediente de Licitacin
UFI
UACI Expediente
100
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y
REGISTRO DE BIENES DE USO (ACTIVOS FIJOS)
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
1/1
VERSIN
MES - AO
001
FEB/2005
RESPONSABLE
Encargado de Almacn
No.
ACTIVIDAD
01
Encargado de Almacn
02
Encargado de Almacn
03
04
Encargado de Almacn
Encargado de Almacn
05
Encargado de Almacn
06
DOCUMENTO
Orden
de
Contrato
Compra
Factura
3
Nota de Remisin
Acta de Recepcin
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
Copia
Copia
Duplicado
Copia
Copia
Original
Original
Copia
Copia
UFI
UACI Antecedentes
Activo Fijo Archivo
Activo Fijo - Archivo
UFI
UACI Antecedentes
Activo Fijo - Archivo
101
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y
REGISTRO DE BIENES DE CONSUMO
CODIGO
PAGINA
1/1
VERSIN
MES - AO
001
FEB/2005
RESPONSABLE
Encargado de Almacn
No.
01
Encargado de Almacn
02
Encargado de Almacn
03
Encargado de Almacn
Encargado de Almacn
04
05
ACTIVIDAD
Recibe de UACI, copia de contrato u orden de compra de los
bienes adquiridos.
Recibe del suministrante el original de la Orden de Compra
copia de contrato, duplicado de factura de consumidor final
nota de remisin y los bienes contratados
Verifica los bienes descritos en factura nota de remisin y
orden de compra o contrato contra los bienes recibidos
Elabora acta de recepcin por el suministro total de los bienes
acta provisional cuando el suministro no ha sido entregado
completamente, firman y sellan conjuntamente, obtiene fotocopia
de los documentos y entrega al suministrante para trmite de
Quedan en la UACI. (ver procedimientos de compras).
Realiza ingreso de bienes al Control de Existencias del Almacn:
Descripcin del artculo, No. de Orden de Compra o Contrato,
Fecha Recepcin, Valor en $ y archiva antecedentes.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Original
Copia
Copia
Copia
Duplicado
Copia
Copia
Original
Original
Copia
Copia
3
4
5
Factura
Nota de remisin
Acta de Recepcin
DEPENDENCIA
UFI (Orden de Compra)
UFI (Contrato)
UACI Antecedentes/Expediente
ALMACEN - Archivo
UFI
UACI Antecedentes
ALMACEN - Archivo
ALMACEN
UFI
UACI Antecedentes
ALMACEN
102
6
7
Cuadros
Oferta
Comparativos
Acuerdo
del
Pleno
Consejo
Orden de Compra
de
Original
del
Original
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
8
9
10
11
12
Compromiso presupuestario
Acta de Recepcin
Factura
Quedan
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
UACI - Antecedentes
UACI
UFI
UFI
UACI
Almacn, Activo Fijo, Servicios
Grales.
UFI
UACI Antecedente O.C.
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UFI
UACI - Antecedentes
103
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
EGRESO O SALIDA DE BIENES DE ALMACEN
CODIGO
PAGINA
VERSIN
MES - AO
001
FEB/2005
1/1
RESPONSABLE
Encargado de Almacn
No.
01
ACTIVIDAD
Remite una vez al ao a cada unidad u rgano del CNJ,
copia del Listado de Bienes inventariados e identificados con
el cdigo presupuestario existentes en el Almacn.
Unidad u Organo
02
Jefe de la Unidad
Administrativa
03
04
Encargado de Almacn
Encargado de Almacn
Encargado de Almacn
05
06
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Original
Copia
DEPENDENCIA
ALMACEN
Unidad Solicitante
104
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y
SOPORTE DE LOS SISTEMAS EN PRODUCCIN
Unidad Organizativa: Unidad de Informtica
rea Desarrollo de Sistemas
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Brindar la oportuna y eficiente solucin a los requerimientos de los usuarios que
actualmente trabajan en los sistemas informticos puestos en produccin.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
10
13
Unidad de Informtica
rea de Desarrollo de
Sistiemas
Unidad Solicitante
ACTIVIDAD
105
DOCUMENTO
Manual de Procedimientos de la Unidad
Solicitante
B.
C.
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad Solicitante
Copia
Original
Unidad de Informtica
Unidad de Informtica
Copia
Original
Unidad Solicitante
Unidad de Informtica
106
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Establecer los pasos para dar seguimiento a los nuevos proyectos o sistemas requeridos
por los usuarios de la institucin.
RESPONSABLE
No.
Unidad Solicitante
Unidad de Informtica
3
4
Unidad de Informtica,
rea de Desarrollo de
Sistemas
Unidad Solicitante
ACTIVIDAD
Prepara y enva solicitud del nuevo proyecto o sistema
informtico, ya sea de forma escrita o mensajera
electrnica
Recibe solicitud del nuevo proyecto o sistema de las
unidades y/o reas del CNJ
Elabora Proyecto (A):
-Factibilidad
-Aprobacin
-Plan de trabajo
Analiza requerimientos realizando:
-Entrevistas
-Recopilacin de datos
-Documentacin.
9
10
107
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Original
Copia
Original
Copia
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
Unidad Solicitante
Unidad de
Informtica
Original
Unidad Solicitante
Unidad de
Informtica
Original
Unidad Solicitante
Copia
Unidad de
Informtica
108
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad de
Informtica
109
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
2
3
Unidad de Informtica, rea de
Administracin de la Base de
Datos (DBA)
4
5
ACTIVIDAD
Prepara y enva la solicitud de soporte de base de
datos, ya sea de forma escrita o mensajera electrnica.
Si se trata del mantenimiento de usuarios, la Jefatura
correspondiente har la asignacin de los derechos de
acceso a la base de datos de acuerdo a los roles (A)
previamente definidos con el DBA de la Unidad de
Informtica
Recibe y registra la solicitud en la bitcora de
mantenimiento de bases de datos (B).
Establece prioridades de los requerimientos, bajo la
coordinacin del Jefe de la Unidad de Informtica.
Analiza el requerimiento y revisa con los usuarios sobre
las acciones a desarrollar
Desarrolla e implementa la solucin informtica (copia
de respaldo, actualizacin de la base de datos, control
de calidad, etc.).
Actualiza la bitcora de mantenimiento de bases de
datos (B) e informa al usuario de los cambios realizados.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Original
Original
Copia
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
Unidad Solicitante
Unidad de
Informtica
110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
ACTIVIDAD
Prepara la solicitud de soporte tcnico, ya sea de forma
escrita, mensajera electrnica o va telefnica,
detallando el problema de software o de hardware a
solventar
Recibe y registra la solicitud en la hoja de control de
atencin a usuarios por fallas o requerimientos de
software y hardware (A).
Informa y revisa
desarrolladas.
con
el
usuario
las
acciones
111
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PROCEDIMIENTO
ATENCIN A USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE Y HARDWARE
RESPONSABLE
PGINA
2/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
No.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Hoja de Control de Atencin a Usuarios
Hoja de Control de Hardware
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad de Informtica
Original
Unidad de Informtica
Original
Unidad de Informtica
112
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
MES Y AO
FEB / 2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Hoja de Control de Copias de Respaldo
DISTRIBUCION
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
113
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Garantizar el control eficiente de los usuarios que accesan a la red de datos y hacen uso
de los servicios informticos de la institucin.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Solicita por escrito o mensajera electrnica, la creacin
del usuario y/o de sus cuentas o permisos de acceso a
los servicios informticos del CNJ, tales como correo
electrnico, Internet y derechos de acceso a las
carpetas de datos.
114
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PROCEDIMIENTO
CREACIN DE USUARIOS Y DE SUS CUENTAS DE ACCESO A
SERVICIOS INFORMTICOS DE LA INSTITUCIN
PGINA
2/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Listado de Roles para el acceso a los
servicios informticos
DISTRIBUCION
Original
Copia
Original
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
Unidad Solicitante
Unidad de
Informtica
Unidad de
Informtica
115
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Proporcionar soporte tcnico para la atencin de fallas del servicio de telefona,
reportadas por los usuarios de la Institucin.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
ACTIVIDAD
Prepara la solicitud de soporte tcnico, ya sea de forma
escrita, mensajera electrnica o va telefnica,
detallando el problema de telefona a solventar
Recibe y registra la solicitud en la hoja de control de
atencin a usuarios por fallas o requerimientos de
telefona(A).
Informa y revisa
desarrolladas.
con
el
usuario
las
acciones
DOCUMENTO
Hoja de Control de Atencin a Usuarios de
Telefona
DISTRIBUCION
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
Unidad de Informtica
ACTIVIDAD
Prepara la solicitud de soporte tcnico, ya sea de forma
escrita o mensajera electrnica, detallando el equipo o
software a adquirir
Recibe y asigna al rea competente de la Unidad de
Informtica de acuerdo al tipo de software o de
hardware solicitado.
DOCUMENTO
Estndares de Informtica
Hoja de Control de Atencin a Usuarios
DISTRIBUCION
Original
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
Unidad de
Informtica
117
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Objetivo: Establecer los pasos para la recepcin y control de software, hardware y servicios de
informtica.
RESPONSABLE
Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones Institucional
Unidad de Informtica
No.
1
2
ACTIVIDAD
Prepara y remite la documentacin para la recepcin de
software, hardware o servicios de informtica
Recibe y asigna al rea competente de la Unidad de
Informtica de acuerdo al tipo de software, hardware o
servicios recibidos.
Unidad de Informtica
(rea competente)
Unidad de Informtica
(rea competente)
Unidad de Informtica
(rea competente)
La Jefatura de Unidad de
Informtica
DOCUMENTO
Hoja de Control de Licencias y Medios de
Software
Hoja de Control de Hardware
DISTRIBUCION
Original
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
Unidad de
Informtica
118