O ARQUIVO POR TRÁS DO MUSEU: OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E

O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

Letícia Castro1

Resumo

O trabalho ora apresentado neste VIII Congresso de Arquivologia do Mercosul é

resultado do estágio no curso de Arquivologia da Universidade Federal do Rio
Grande do Sul. Relata os procedimentos do trabalho e demonstra a capacidade de
adaptar a Teoria Arquivística às necessidades do arquivo em questão, assim como
descreve as dificuldades encontradas neste percurso. Os métodos utilizados foram
observação, avaliação, descrição e elaboração de banco de dados para otimização
das rotinas do Arquivo Corrente do Museu de História da Medicina do Rio Grande do
Sul. Descreve a gestão de documentos com os diferentes tipos documentais usando
a Tabela de Temporalidade de Documentos e a descrição das fotos digitais da
Assessoria de Comunicação do Museu. Destaca as disparidades que o
desconhecimento teórico provoca nos acervos e a importância de conhecer bem a
instituição objeto do trabalho arquivístico, a necessidade de profissionais
capacitados para conduzir e/ou orientar o trabalho e a padronização como recurso
de organização de acervos convencionais ou digitais. Inclui proposta de sistema de
recuperação da informação que unifique os dados dos principais documentos sobre
os acervos da instituição, com vistas à melhoria do acesso às informações para os
públicos interno e externo.

PALAVRAS-CHAVE: Estágios. Relatórios técnicos. Arquivologia. Descrição

Arquivística. Elaboração de Banco de Dados.

Introdução

O presente trabalho é resultado do Estágio Supervisionado realizado no Museu de

História da Medicina do Rio Grande do Sul (MUHM) para o Curso de Arquivologia da
Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), apresentado ao final do
segundo semestre de 2008.

1
Arquivista pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS, 2008/2), Pós-graduação MBA em
Comunicação Empresarial pela Universidade de Santa Cruz do Sul (Unisc, 2006/2), Jornalista pela Universidade
do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos, 2004/1). Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul (MUHM).
E-mail: leticiacastro.com@gmail.com
Inaugurado em outubro de 2007, em Porto Alegre, a instituição já conta com um rico
acervo, tendo em vista o trabalho que precedeu a conseqüente transformação do
projeto em museu. No entanto, a particularidade aqui existente é a de que o MUHM,
de fato, não é Pessoa Jurídica, sendo mantido tanto no que diz respeito a recursos
financeiros e materiais quanto humanos pelo Sindicato Médico do Rio Grande do Sul
(SIMERS), e, por este motivo, o Arquivo Corrente do museu enquadra-se,
administrativamente, no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de
Documentos do Sindicato (TTD).
O estágio foi inicialmente supervisionado pela arquivista responsável pela Gestão
Documental do Sindicato, contratada de forma temporária, e pela Direção, antes sob
a responsabilidade da historiadora Juliane Serres. Atualmente a supervisão e a
direção estão a cargo do também historiador Éverton Quevedo. O trabalho partiu da
análise de relatórios e instrumentos arquivísticos existentes e leituras sobre
Avaliação e Descrição de Documentos. Não foram abordadas questões referentes à
conservação preventiva de documentos e condições físicas do acervo, embora
tenham sido identificadas nos levantamentos a respeito da situação dos arquivos.
A primeira parte do trabalho trata dos objetivos (geral e específico) deste trabalho e
o histórico do museu, seu público e seu mantenedor. No capítulo seguinte, “O
Arquivo por trás do Museu”, são relatadas as condições dos acervos trabalhados,
estratégias e procedimentos utilizados, bem como as dificuldades encontradas e
sugestões propostas. Por fim, no terceiro capítulo, são apresentadas as conclusões
e comentários após o trabalho realizado.

Objetivos

De forma geral o objetivo deste trabalho foi realizar atividades pertinentes à

profissão de Arquivista, da avaliação, organização e descrição de documentos até a
proposição de soluções para o acervo trabalhado. Especificamente, procurou-se
colocar em prática as teorias estudadas no curso de Arquivologia e enquadrar o
Arquivo Corrente do Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul à Tabela
de Temporalidade de Documentos do Sindicato Médico do RS, seu mantenedor,
além de realizar avaliação, organização e descrição arquivística de documentos
fotográficos digitais da Assessoria de Comunicação.
Metodologia

Os métodos utilizados foram observação, avaliação, descrição e elaboração de

banco de dados para otimização das rotinas do Arquivo Corrente do Museu de
História da Medicina do Rio Grande do Sul. Descreve o trabalho de gestão de
documentos com os diferentes tipos documentais usando a Tabela de
Temporalidade de Documentos e a descrição das fotos digitais da Assessoria de
Comunicação do Museu. Relata os procedimentos para atingir o objetivo principal do
trabalho e demonstra a capacidade de adaptar a Teoria Arquivística às
necessidades do arquivo em questão, assim como descreve as dificuldades
encontradas neste percurso. Destaca as disparidades que o desconhecimento
teórico provoca nos acervos e a importância de conhecer bem a instituição em que
está sendo realizado o trabalho arquivístico, bem como a necessidade de
profissionais capacitados para conduzir e/ou orientar o trabalho. Também destaca a
padronização como recurso de organização de acervos convencionais ou digitais.
Inclui uma proposta de sistema de recuperação da informação que unifique os dados
constantes nos principais documentos sobre os acervos da instituição, com vistas à
melhoria do acesso às informações tanto para o público interno como para o público
externo.

APRESENTANDO O MUSEU DE HISTÓRIA DA MEDICINA

No mês de abril de 2004 o Sindicato Médico do Rio Grande do Sul iniciou um

programa de recuperação da memória da medicina no Estado, através de um projeto
intitulado “Memória Médica”. Nessa época, foi realizada uma campanha, através do
órgão de imprensa do Sindicato (SIMERS em Revista), procurando mobilizar os
médicos e a comunidade para doações de acervos museológicos, arquivísticos e
bibliográficos para dar início à constituição do acervo. O Acervo Histórico SIMERS,
como foi inicialmente chamado, começou suas atividades naquele mesmo semestre,
em um espaço cedido pelo Sindicato Médico, e desde então são recebidas doações
de todas as partes do Rio Grande do Sul, diretamente dos profissionais médicos, de
suas famílias e pessoas da comunidade. Nos dois anos seguintes, novas
campanhas para aquisição de acervo foram empreendidas.

Em abril de 2006, com um acervo relativamente extenso - cerca de cinco mil

itens, entre objetos, livros e documentação em geral - o Museu de História da
Medicina do Rio Grande do Sul (MUHM) foi oficialmente criado, sendo a primeira
instituição do gênero no Estado. A seguir, foi credenciado no Sistema Estadual de
Museus (SEM-RS) e no Cadastro Nacional de Museus do IPHAN, Ministério da
Cultura. O Museu foi lançado à comunidade durante um evento em 18 de outubro de
2006, Dia do Médico, juntamente com uma exposição comemorativa ao dia do
médico intitulada “Retratos da Medicina: a história médica do Rio Grande do Sul”. No
entanto, pela Diretoria do SIMERS, a aprovação aconteceu em abril de 2007.
Exatamente um ano depois do lançamento à comunidade, o Museu abriu suas
portas em nova sede, no prédio histórico do Hospital Beneficência Portuguesa
(avenida Independência, 270, Centro de Porto Alegre). A Reserva Técnica continua
no endereço anterior à sede (avenida Ipiranga, 3501, sala 7, Petrópolis, Porto
Alegre).

Atualmente o MUHM funciona com base no tripé preservação, pesquisa e

comunicação. A preservação e a pesquisa são realizadas por setores específicos: o
Setor de Acervo e de Pesquisa. A comunicação ocorre por meio de exposições,
atividades culturais e ações educativas.

Em consonância com sua missão, o MUHM tem como objetivos, segundo seu
Regimento Interno:

constituir acervos, cuidando de sua preservação, conservação,

organização, restauração e divulgação; prestar atendimento à
comunidade científica, disponibilizando seus acervos;
contribuir com a formação de recursos humanos através de
estágios na instituição; prestar informações sobre a história da
medicina a toda a comunidade; produzir conhecimento sobre a
história da Medicina do Rio Grande do Sul por meio de
pesquisa científica e exposições; fomentar e promover
encontros entre pesquisadores dedicados à história da
medicina, à saúde e a doenças; digitalizar acervos raros
 referentes à Medicina para disponibilizar virtualmente; tornar-
se um espaço dedicado à cultura médica no Estado; ser um
espaço lúdico-educativo para o público escolar, através de
Ações Educativas e oficinas.

Os acervos do Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul têm sido

adquiridos, majoritariamente, através de doações, e encontram-se divididos em seis
grupos:

a) Acervo Bibliográfico: formado por livros de diversas especialidades

médicas, catálogos e manuais de medicina dos séculos XIX e XX;
b) Acervo Museológico: composto, por exemplo, por instrumentos médico-
cirúrgicos, aparelhos de diagnóstico e farmácia, dividido em especialidades
médicas;
c) Acervo Arquivístico: composto por fundos institucionais e privados. A
Documentação permite conhecer a trajetória de muitos profissionais que
atuaram no Rio Grande do Sul, bem como de algumas instituições de saúde,
como é o caso do centenário Hospital de Beneficência Portuguesa, que hoje
abriga o Museu;
d) Acervo Digitalizado: composto de obras raras do século XIX, revistas
médicas, dicionários e algumas teses2;
e) Acervo Audiovisual: dividido em Videoteca e Audioteca. Na Videoteca,
encontra-se uma coletânea de depoimentos em vídeo digital sobre
personagens da história da Medicina gaúcha e brasileira. Na Audioteca,
encontra-se depoimentos cedidos do projeto Futuro SIMERS em gravações
digitais. Nela é possível ouvir sobre a trajetória de personalidades que
ajudaram a construir a Medicina gaúcha. São relatos dos próprios
personagens abordados. Além de aspectos da vida dos entrevistados,
também é possível conferir histórias curiosas que registram as diversas
épocas da Medicina no século XX e nos tempos atuais3;
f) Acervo Iconográfico: o Arquivo Iconográfico é constituído por conjuntos
documentais fotográficos produzidos e acumulados por pessoas cujas
trajetórias pessoais estão associadas à história da saúde. Quase sempre

2
Teses disponíveis no site do MUHM: www.muhm.org.br
3
Acervo disponível no site do MUHM: www.muhm.org.br
 estes conjuntos fotográficos articulam-se aos fundos documentais textuais
que integram o Arquivo, ou ainda, se compõem de fotografias históricas de
personagens e instituições que ilustram o desenvolvimento da atividade
médica no Rio Grande do Sul.

Estes últimos quatro tipos de acervo, na verdade, vêm sendo objeto de

discussão e devem passar a ser chamados unicamente de Acervo Arquivístico.

O MUHM é composto por uma Direção, uma Secretaria – que não possui
funcionários específicos para este setor – e quatro setores: de Acervo, de Pesquisa,
de Comunicação e Educativo, conforme a Ata de criação e Regimento Interno do
Museu. O setor de Pesquisa está integrado com a Reserva Técnica, colaborando na
compreensão da História da Medicina do Rio Grande do Sul, através do estudo das
trajetórias de seus personagens, instituições e desenvolvimento de suas técnicas.

A pesquisa é parte importante na montagem das exposições e, além de ser

um elemento chave para a existência e funcionamento do museu, através dos
profissionais de memória que integram a equipe, auxilia pesquisadores e
interessados na área, uma vez que dispomos de breves biografias de indivíduos
ligados à prática médica e de históricos institucionais. Tais históricos (biográficos ou
institucionais) são constantemente alimentados no site do Museu, disponibilizando
mais informações à comunidade, seja através da visita do pesquisador à reserva
técnica, seja através do museu virtual.

O público alvo

O MUHM tem sido visitado, preferencialmente, por estudantes, sejam eles em

idade escolar, ou ainda universitários, acadêmicos das mais diversas áreas. Assim,
como um retorno de interesse do público, o Museu tem dedicado atenção especial à
confecção de atividades voltadas aos estudantes em idade escolar, de ensino
fundamental e médio, uma vez que o público acadêmico do Museu já se encontra
contemplado com um ciclo de palestras voltadas a História da Saúde, desde a
inauguração do MUHM.
 A composição do público também inclui estudantes e profissionais formados
em Medicina, sendo o museu um importante agente para o cumprimento da missão
de seu mantenedor.

O mantenedor

O MUHM é mantido por uma instituição que possui uma história de luta
dedicada à classe médica e a defesa de seus interesses: o SIMERS, que possui 77
anos de história e que tem expandido sua área de atuação, extrapolando os
interesses da categoria que defende, atuando junto à sociedade gaúcha no que diz
respeito a políticas públicas que visam como objetivo primeiro, o bem estar social e
a saúde da população.

O Museu está presente na estrutura do SIMERS ligado diretamente à

Diretoria, sem intermediários. Apesar de não ser uma atividade-fim do Sindicato, o
Museu contribui intensamente para não só alcançar a missão cultural da entidade,
mas também para divulgar a história do Sindicalismo Médico no Estado.

O ARQUIVO POR TRÁS DO MUSEU

Quem visita museus não imagina o trabalho realizado antes das exposições
serem inauguradas. No caso do MUHM, desde a chegada das doações são emitidos
Termos de Doação que circulam entre os setores e embasarão ou serão objeto de
trabalho do setor de Pesquisa, para após um processo de compilação as
informações e objetos, livros ou documentos serem expostos à comunidade, seja
com a intervenção do setor Educativo, seja através da participação em eventos
acadêmicos ou publicações. Finalmente, todo este processo precisa ser divulgado
pelo setor de Comunicação, que também registra fotograficamente e em forma de
matérias jornalísticas institucionais todas as ações da instituição.

É possível observar, neste breve relato, algumas ações rotineiras do MUHM.

Um olhar mais atento leva a conhecer os principais documentos que registram estas
rotinas formalmente.
 Analisando o Arquivo Corrente do MUHM e a Teoria Arquivística, no que diz
respeito à Gestão Documental e aplicação de instrumentos de destinação, o trabalho
foi realizado de forma a verificar se os documentos do Museu estavam preparados –
em caso negativo, prepará-los – para futuros procedimentos de transferência e
eliminação ou guarda permanente.

No que diz respeito à relação do Museu com o Sindicato e a sua presença no

Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), foi
chamada uma classe de Documentação Museológica.

O Arquivo Corrente do MUHM

O Arquivo Corrente do Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul

abarca, basicamente, os setores de Pesquisa, Acervo (Museológico) e Biblioteca,
além de um setor “virtual”, que é a Secretaria. O arquivo está dividido em pastas
polionda com os seguintes tipos documentais:

a) atas das reuniões do MUHM;

b) contratos;
c) correspondência expedida;
d) correspondência recebida;
e) doações a outras instituições;
f) documentos (de constituição do museu);
g) documentos de doações (Termo de Doação, histórico e assinatura do
doador);
h) projetos (especialmente com vistas a Leis de Incentivo à Cultura);
i) trâmites internos entre setores.

Para trabalhar com a documentação destes setores, foi elaborado um

levantamento que aborda desde o volume até condições de armazenamento,
passando pela opinião dos entrevistados sobre a documentação.
 Estes documentos foram, até 2007, gerenciados pelo responsável do setor de
Pesquisa e da Direção, por tratarem mais diretamente com as atividades
burocráticas da atividade-fim do museu, dividindo as atribuições do setor de
Secretaria, que, como salientamos anteriormente, não possui nenhum funcionário
exclusivo. Doações em forma de documentos também são gerenciadas pelo setor
de Pesquisa, na falta de um funcionário dedicado ao setor de Arquivo, que possui,
nos últimos meses, apenas um estagiário destacado, e o apoio de uma arquivista
contratada como consultora.

Além destes documentos contidos nestas pastas, existe ainda um outro tipo
de documentação de responsabilidade dos setores de Acervo Museológico e de
Biblioteca. No entanto, estes setores restringem seu campo de atuação à área
técnica, concentrando-se na conferência do material recebido e depois passando a
procedimentos como higienização e catalogação, sendo novamente acionados em
reuniões para auxiliar na concepção de exposições. As informações sobre as peças
e livros sob sua guarda também são de responsabilidade do setor de Pesquisa, fato
que acarretou/acarreta uma duplicidade de documentos do tipo “trâmite interno entre
setores”.

Esta foi a principal dificuldade encontrada, portanto. No entanto, examinando

novamente a TTD com mais cuidado, é possível verificar que os documentos de
maior problemática, que tratam dos trâmites internos entre setores, permanecem na
fase corrente por apenas dois (02) anos, não representando, portanto, volume que
justifique preocupações maiores. Além disso, essa duplicidade, neste ano, deixou de
acontecer, pois os setores reformularam o documento de forma a contemplar o
trâmite de forma única.

A primeira dúvida que surgiu foi quanto à TTD: como fazer a Gestão
Documental de uma instituição que existe “dentro” de outra? Seria necessário criar
outra série específica?

Uma análise mais detalhada, no entanto, seguida de discussões com a

arquivista responsável e com a orientadora deste trabalho, possibilitou visualizar que
a própria TTD prevê um campo “Setor de origem” que resolve o problema. A
preocupação aqui era a de que um pesquisador, no futuro, quisesse selecionar, por
exemplo, apenas as atas do MUHM, e não todas do SIMERS, e não fosse possível.
No entanto, esta preocupação mostrou-se infundada.

Nesta linha, os eventuais futuros problemas que poderiam surgir com os

setores Educativo e de Comunicação, que apenas recentemente existem de fato,
também não ocorrerão, visto que estão previstos também na TTD: o setor Educativo,
além de elaborar projetos (já previstos), emite basicamente relatórios, e, a
Comunicação, além de também emitir este tipo documental (relatórios), trabalha com
uma tipologia totalmente prevista no instrumento de destinação elaborado. No
entanto, faz parte dos objetivos deste trabalho descrever o acervo fotográfico digital
da Assessoria de Comunicação, pois, apesar da previsão na TTD, não havia sido
feita descrição deste acervo até o momento, cuja caracterização será melhor
detalhada no próximo subcapítulo.

Enquadramento na TTD: Gestão de Documentos

Os tipos documentais objeto deste trabalho enquadram-se na TTD conforme

a classificação em vigor no Plano de Classificação de Documentos proposto porém
classificado em diferentes classes:

a) Administração Geral – quando tratarem-se de documentos referentes a

Contratos e Projetos ou Planos de Trabalho;
b) Organização e Funcionamento – quando diz respeito a Atas e
Documentos de Constituição do Museu, Relatórios de resultado e
Comunicação; e, finalmente,
c) Gerenciamento da Informação – quando tratarem-se de Correspondência,
Documentação Museológica e Memória Institucional.

Basta que, no campo “setor de origem ou guarda”, acrescente-se o MUHM ao

fazer transferências.

Considerando, portanto, a adequação dos documentos à TTD, com seus

prazos de destinação estabelecidos e descrição sumária das classes já realizada
pela arquivista responsável, e que a maior parte da documentação é corrente e que
grande parte da documentação, em especial as Correspondências Expedidas não
possuem arquivo em papel, diminuindo consideravelmente a expectativa de massa
documental, optamos por passar a uma segunda fase, a partir da observação e
leitura atenta dos documentos, em especial os que dizem respeito a Termos de
Doação e Trâmites Internos entre Setores.

A análise desta documentação permitiu verificar a existência de uma lacuna

de comunicação entre os setores, que passou a ser objeto de atenção do estágio
realizado, através da elaboração de um banco de dados para integrar estas
informações.

Integração das informações dos diferentes acervos

Ao realizar o presente estágio para elaboração deste relatório foi verificada a

necessidade de unificar informações que estavam espalhadas em diferentes tipos
documentais e setores para facilitar a busca e acesso a estas informações.
Atualmente existem, por exemplo, termos de doação com descrição sumária, guias,
inventários, bancos de dados e listagens que não se comunicam.

Com o intuito de contribuir para essa melhoria, foi elaborada uma proposta de
banco de dados em Excel, para futuramente ser importado para uma base mais
potente, que contenha todas as informações em um só lugar.

Assim sendo, a partir das informações que o responsável pelas doações

informou serem necessárias, juntamente com as que foram percebidas, foi criado o
Banco de Dados Integrar MUHM4.

4
Este Banco de Dados possui os seguintes campos originais: número (de entrada da doação no
acervo); nome (do doador); histórico/biografia; data de entrada; endereço; cidade; unidade da
federação; cep; fone; e-mail; observações; e acervo. Os campos novos são: outras datas (campo
criado durante o estágio e que foi separado da data de entrada para permitir a listagem isolada da
primeira entrada, que é a que conta na hora de definir o ordenamento dos doadores); e divisões
sobre o campo originalmente chamado acervo. Estas divisões são: acervo museológico – que em
caso positivo recebe a marcação “MUS”; quantidade de peças; nome das peças; código de peças;
localização das peças; especialidade das peças; funcionalidade das peças; acervo bibliográfico – que
em caso positivo recebe a marcação “BIB”; quantidade de livros; referência numérica dos livros;
localização dos livros; especialidade (médica) dos livros; e acervo arquivístico – que em caso positivo
recebe a marcação “AQV” (se não definido o tipo documental), “ICO” (se definido como iconográfico),
 FIGURA 1 - Banco de Dados Integrar MUHM

Somaram-se às informações a respeito do doador (nome, endereço, formas

de contato, eventuais históricos e biografias) e da descrição sumária da doação
conforme o tipo de acervo, colunas que permitem a inserção de informações sobre
peças, livros e documentos, quanto a quantidade, localização e descrição e/ou
funcionalidade, bem como codificação, quando houver.

O preenchimento deste banco de dados, conforme sugere o nome “Integrar”,

deve ser feito em parceria entre os setores envolvidos para o correto preenchimento
dos campos, especialmente porque é algo dinâmico, já que pesquisas sobre os
materiais doados e seus doadores estão sempre sendo realizadas.

A proposta e todas as considerações dela decorrentes, como a já citada no

capítulo 1 sobre o Acervo Arquivístico, atualmente erroneamente dividido ou

“REJ” (se recortes de jornais), “FOT” (se referentes a fotos) ou “DIG” (se documentos digitais);
quantidade de documentos; referência dos documentos no quadro de arranjo; descrição dos
documentos; localização dos documentos. Estas “definições” foram feitas por quem recebeu as
doações no momento, e precisam ser verificadas se efetivamente correspondem à realidade.
concorrendo com mais tipos de acervo, foram aceitas pela pessoa responsável pelo
setor de Pesquisa, que atualmente é também o diretor do MUHM, e o banco de
dados já foi encaminhado ao setor para implantação.

O acervo de fotografias da Assessoria de Comunicação5 do MUHM

A Assessoria de Comunicação do Museu de História da Medicina do Rio

Grande do Sul possui um acervo fotográfico exclusivamente digital, assim como
todos os demais documentos que gera – clipagens, releases, relatórios, fotografias.
A tipologia documental com a qual trabalha e todo o seu arquivo são digitais,
podendo ser impressas ou não, que, mesmo assim, estarão previstos na TTD.

Neste trabalho, como nos detemos às fotografias, cabe relacionar os

principais tipos de assuntos que são comumente fotografados: eventos –
inaugurações, palestras, lançamentos de livros, saraus; visitas ao museu; ações de
projetos específicos; visitas interinstitucionais, convênios; doações; obras e partes
internas da instituição; exposições; atividades de funcionários.

Descrição do Arquivo Fotográfico-Digital da ASCOM/MUHM

A idéia de realizar o trabalho de descrição do arquivo fotográfico digital da

Assessoria de Comunicação (ASCOM) do MUHM partiu de três fatores:

a) o crescimento vertiginoso de fotos/arquivos digitais gerados por evento e o

alto índice de eventos realizados;
b) a observação de que foi feito o mesmo trabalho com o acervo físico de
fotografias do SIMERS;
c) o fato da autora deste trabalho ser também jornalista e a atual responsável
pelo setor, reconhecendo a importância e garantindo a autonomia
necessária.

5
Embora o nome formal seja Setor de Comunicação, trataremos a respeito da função exercida, que é
a de Assessoria de Comunicação.
 Partindo do trabalho de descrição já realizado com o acervo fotográfico do
SIMERS, que inclui uma série de itens, inclusive um código de assunto – que já
existia e foi mantido para preservar o princípio da ordem original – foi elaborado um
banco de dados semelhante, porém levando em consideração as características
específicas das fotografias do acervo da ASCOM, tanto no que diz respeito à
atividade fim do MUHM quanto ao suporte em questão.

CÓDIGO DESCRIÇÃO SIMERS CÓDIGO DESCRIÇÃO MUHM

- - ACE ACERVO
- - AAM AMIGOS DO MUHM
BON BONECOS BON BONECOS
CON CONVÊNIOS CON CONVÊNIOS
- - DOA DOAÇÕES
EVE EVENTOS EVE EVENTOS
EXP EXPOSIÇÕES EXP EXPOSIÇÕES
FUN FUNCIONÁRIOS, EQUIPE FUN FUNCIONÁRIOS, EQUIPE
LOC LOCAIS LOC LOCAIS
LUT LUTAS LUT LUTAS
SMM SIMERS NA MÍDIA MMM MUHM NA MÍDIA
PAT PATRIMÔNIO PAT PATRIMÔNIO
POS POSSES POS POSSES
- - PBB PROJETO BIBLIOTECONOMIA
- - PHO PROJETO HISTÓRIA ORAL
- - PRD PROJETO RECUPERA DOCS
- - VRT VISITAS À RESERVA TÉCNICA
VII VISITAS VII VISITAS INTERINSTITUCIONAIS
INTERINSTITUCIONAIS
VIS VISITAS SIMERS VIM VISITAS MUHM
ASS ASSEMBLÉIAS - -
PRE PRÊMIOS - -
SIN SINDICATO AÇÕES - -
INTERNAS
SIT SITUAÇÕES - -
SOR SORTEIOS - -
QUADRO 1 - Paralelo entre códigos de assuntos SIMERS x MUHM

Também foi elaborado um critério para nomear os arquivos gerados pelas

máquinas fotográficas já na origem, que consiste na seguinte lógica: AAMMDD-
COD-EVENTO-FOTOGRAFO, sendo AA ano com dois dígitos, MM mês com dois
dígitos, DD dia com dois dígitos, o código aquele pré-estabelecido acima, uma
referência conforme o acontecimento fotografado e as iniciais do fotógrafo, conforme
cadastro elaborado para evitar duplicidade de iniciais.

INICIAIS NOME
DC Diego Castro*
DV Daniela Vallandro
EQ Éverton Quevedo
JS Juliane Serres
LC Letícia Castro*
NDEF Indefinido, equipe, leigos (não fotógrafos)
PC Patrícia Comunello*
SO Samir Oliveira **
VD Viviane Dreher*
VS Viviane Seibel*
* Jornalista
** Estagiário de jornalismo
QUADRO 2 - Cadastro de fotógrafos

Considerando que a massa “virtual” já soma 12 Gigabytes divididos em 6.204

arquivos e 237 pastas, a intenção deste trabalho não é esgotar a descrição de todos
os arquivos, mas dar início e subsídios para a continuidade deste trabalho.

No entanto, o trabalho foi bastante adiantado. Foi realizada a descrição da

totalidade desta massa documental virtual através do uso de um software freeware
(gratuito)6 pesquisado para este fim, para substituir o software anterior, que
necessitava de licença. O referido software, finalmente, permite:

a) renomear arquivos em lote – fato necessário considerando que toda esta

massa não tinha padronização nos nomes de pastas ou arquivos;
b) inserir descrição em todas as fotos ao mesmo tempo e/ou
individualizadas;
c) registrar características do documento como dimensão, resolução, tipo de
imagem;
d) listar em arquivo todas estas informações.

6
XnView, disponível em http://www.xnview.com
FIGURA 2 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (antes)

FIGURA 3 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (depois)

 Estas listagens que o software permite criar foram feitas com todas as fotos e
assuntos, resultando em 174 arquivos com informações. Posteriormente, essas
informações serão unificadas em um único banco de dados, também em Excel,
como o Integrar, para facilitar a busca e a emissão de relatórios.

Um banco de dados para a Assessoria de Comunicação

Tendo sido cumprido em definitivo o passo de descrever e padronizar todo o

acervo da Assessoria de Comunicação do MUHM, ficou para a instituição apenas a
tarefa de unificar todas as descrições feitas em um banco de dados que também já
foi elaborado e iniciado.

FIGURA 4 - Banco de dados de Fotos da ASCOM MUHM

Este banco de dados possui os seguintes campos: micro (número de código

do computador utilizado); pasta dentro da estrutura Fotos_Ascom; nome do arquivo
com extensão jpg; código do evento segundo o código de assunto definido; data;
descrição; crédito do fotógrafo (iniciais definidas); dimensão em bytes; tamanho
(largura x algura); local-cidade; origem (setor); e observação. O banco de dados
utilizado como referência também possuía dimensão, porém em centímetros, e
pasta ou estante, ao invés do computador e pasta virtual, além de incluir um campo
para registrar se a foto era em preto-e-branco ou colorida. No caso das fotos da
Assessoria de Comunicação, todas são coloridas, motivo pelo qual optamos por não
incluir um campo para este fim.

Resultados

O Arquivo Corrente do Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul

precisava comunicar-se com o trabalho de Gestão Documental iniciado por uma
arquivista, enquadrando os documentos no Plano de Classificação e Tabela de
Temporalidade de Documentos. Outra necessidade detectada e por este motivo
proposta, foi a de realizar descrição no acervo fotográfico digital da Assessoria de
Comunicação do Museu. A realização da primeira etapa deste trabalho, no entanto,
mostrou-se mais rápida do que o inicialmente pensado, e, por outro lado, algumas
necessidades foram notadas. Havia uma contrariedade relativa a, por um lado,
duplicidade de documentos, e, por outro, à inexistência de um banco de dados que
centralizasse as informações constantes nestes documentos.
Por este motivo, além de realizar o enquadramento do arquivo à TTD, foi proposto
um banco de dados, inicialmente em Excel, que unifica as principais informações
que circulam nos diferentes setores – sugestão que foi aceita pela direção do
MUHM.

Conclusões

Setores como o Educativo e de Comunicação – exceto quando contemplados nos

relatórios do Museu – não dispõe, até o momento, de arquivo corrente em suporte
papel. Até aqui, apenas as fotografias – também digitais – do setor de Comunicação
foram objeto de trabalho arquivístico. Esta observação, por si só, indica a
necessidade de um trabalho específico para com estes setores no sentido de
realizar Gestão de Documentos Eletrônicos, porém, como os tipos documentais
trabalhados pela Comunicação já estão previstos na TTD e o setor Educativo gera
primordialmente relatórios, acreditamos estar garantida, por hora, a integridade dos
documentos para Guarda Permanente no futuro.
Outra informação relevante é a de que o Museu de História da Medicina do Rio
Grande do Sul é uma instituição nova, porém multidisciplinar e com profissionais
abertos, em todos os níveis, a realizar as melhorias necessárias. E, considerando o
pequeno volume de massa documental do Arquivo Corrente em detrimento do
material efetivamente museológico, bibliográfico e arquivístico, especialmente devido
ao pouco tempo de existência da instituição de forma efetivamente organizada,
torna-se extremamente pertinente manter e ampliar, com profissionais capacitados,
o trabalho de Gestão Documental ora iniciado. Um outro ponto que não foi abordado
neste trabalho e que foi alertado à equipe é a questão Diplomática, já que a forma
como os documentos são criados e emitidos possuem uma caracterização
incompleta do ponto de vista arquivístico para análises futuras.
Por fim, apesar de já ter trabalhado anteriormente com descrição de fotografias, é
preciso salientar a diferença de um trabalho técnico realizado em consonância com
outro já iniciado com suportes e códigos diferentes um do outro.
É preciso estar atento às necessidades de adaptação da descrição – como por
exemplo incluir o tamanho do arquivo em bytes e pontos gráficos além da dimensão
da foto em centímetros. Também é preciso cuidado para não criar soluções que
dupliquem as já existentes. Há ainda o fator de evitar lacunas futuras nos registros
digitais. Nesse sentido, esperamos ter contribuído para com que o acervo passe a
ser encarado tão seriamente quanto o em suporte papel.
Ao mesmo tempo, o trabalho com os documentos em suporte “convencional”
proporcionou visualizar as possibilidades e necessidades de integração só possíveis
na atualidade com o advento da Tecnologia da Informação – mas que precisa do
cérebro humano para relacionar e abastecer corretamente as bases de dados.
A instrução que ficará para aqueles que vierem não apenas auxiliará a instituição e o
trabalho das pessoas que lá trabalham como também os pesquisadores futuros.
Além disso, para quem elabora trabalhos como este, é acrescida a satisfação que
lembra o sentimento de paternidade. Neste trabalho, tal qual na vida, existe
responsabilidade e a possibilidade de erros e acertos, e não apenas orgulho.
Finalmente, esperamos ter lançado uma semente que caminhe para um processo de
descrição de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE)
para muito breve, para depois seguir a passos seguintes, como o registro de
autoridade (através da ISAAR (CPF), norma internacional para este fim).
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro, FGV, 2004.

DE FILIPPI, Patrícia, LIMA, Solange Ferras de, CARVALHO, Vânia Carneiro de.
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Oficial, 2000. (Como fazer, 4)

Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo

Nacional, 2005. 232p

LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo:

elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa
Oficial do Estado de São Paulo, 2002. (Como fazer, 6)

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos. 2. ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos

eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea.
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