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DIRECTIVA N 001-2015-MPI

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO


PARA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ISLAY
I.

OBJETIVO
Establecer los procedimientos que permitan optimizar el uso del dinero en efectivo en
aplicacin de medidas de racionalidad del gasto llevando a cabo una administracin
eficaz y eficiente de los recursos a travs de un adecuado control de la ejecucin del
gasto as como su rendicin al Fondo Fijo para Caja Chica.
El Fondo Fijo para Caja Chica se destina nicamente para gastos menores que
demanden su cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no
puedan ser debidamente programadas.

II. FINALIDAD
La presente Directiva tiene por finalidad normar el procedimiento y control del Fondo
Fijo para Caja Chica, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015, el cual est constituido
por el monto de los recursos asignados para atender gastos menores que demanden
su cancelacin inmediata o que por su finalidad y caractersticas no puedan ser
debidamente programados, destinados a mantener la operatividad de las unidades
orgnicas dinamizando y priorizando su atencin de acuerdo a los recursos
disponibles. Excepcionalmente se atender viticos no programados.
III. ALCANCE
Las Normas contenidas en la presente Directiva son de aplicacin por el encargado
del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica, para pagos en Efectivo de las Unidades
Orgnicas de la Municipalidad.
IV. RESPONSABILIDAD
La persona designada en la Resolucin de apertura, es responsable de la custodia y
adecuada utilizacin de los Fondos habilitados.
V. BASE LEGAL.
-

Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades.


Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico y
sus modificatorias.
Ley N 28693, Ley General del Sistema de Tesorera y sus modificatorias al
31/12/2011.
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus
modificatorias.
Ley N 27783 Ley de Bases de la Descentralizacin
Ley N 28425, Ley de Racionalizacin del Gasto Pblico.
Ley N 30281, Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015.
Ley N 30282, Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Pblico
ao 2015.
Ley N 30283, Ley de Endeudamiento del Sector Pblico ao 2015.
Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15, aprobada con Resolucin
Directoral N 002-2007-EF/77.15 y sus modificatorias.
Resolucin Directoral N 001-2011-EF/77.15 Disposiciones complementarias a la
Directiva de Tesorera aprobada por la R.D. N 002-2007-EF-/77.15
Decreto Supremo N 035-2012-EF Texto nico Ordenad o de la Ley General del
Sistema Nacional de Tesorera.

Resolucin de Superintendencia N 007-99-SUNAT, Reglamento


Comprobantes de Pago N 60-2003/SUNAT y N 229-2007/SUNAT.
Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, Normas de Control Interno.
Resolucin Directoral N 004-2011-EF/77.15

de

VI. VIGENCIA
La vigencia de la presente Directiva rige a partir del da siguiente de su aprobacin
hasta el 31 de Diciembre del 2015.
VII. NORMAS GENERALES
El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido con carcter nico por dinero en
efectivo con Recursos Propios de la Municipalidad establecido de acuerdo a las
necesidades de la Institucin.
El Fondo Fijo de Caja Chica de la Municipalidad Provincial de Islay es nico, su monto
ser establecido y/o modificado por Resolucin de Alcalda a propuesta de la Sub
Gerencia de Tesorera teniendo en cuenta el flujo operacional de los gastos de menor
cuanta y posibles contingencias.
VIII.

ESPECIFICAS DE GASTO

Los gastos efectuados con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, podrn efectuarse
hasta el 20% del valor de la UIT, los Comprobantes de Pago se aceptar como monto
mximo el importe de S/. 770.00 (Setecientos Setenta con 00/100 nuevos Soles).
Los gastos efectuados con cargo al Fondo de Caja Chica deben afectarse nicamente
a las siguientes Especficas del Clasificador de los Gastos Pblicos:
PARA BIENES Y SERVICIOS
2.3.1 1
2.3.1 1.1 1
2.3.1 2
2.3.12.1 1
2.3.1 3
2.3.1 3.1 1
2.3.1 3.1 2
2.3.1 3.1 3
2.3.1 5
2.3.1 5.1 2
2.3.1 5.3 1
2.3.1 6
2.3.1 6.1 1
2.3.1 6.1 4
2.3.1 8
2.3.1 8.1 2
2.3.1 10

Alimentos y Bebidas
Alimentos y Bebidas para consumo humano
Vestuario y Textiles
Vestuario, Accesorios y Prendas Diversas
Combustibles, Carburantes, Lubricantes y Afines
Combustibles y Carburantes
Gases
Lubricantes Grasas y Afines
Materiales y tiles
Papelera en General, tiles y Materiales de Oficina
Materiales de aseo limpieza y tocador
Repuestos y Accesorios
De Vehculos
De Seguridad
Suministros Mdicos
Medicamentos
Suministros para uso agropecuario, Forestal y
Veterinario
2.3.1 10. 1 4 Fertilizantes, insecticidas, fungicidas y similares
2.3.1 11
Suministros para Mantenimiento y Reparacin
2.3.1 11.1 1 Para Edificios y Estructuras
2.3.1 11.1 2 Para Vehculos
2.3.1 11.1 3 Para Mobiliarios y similares
2.3.1 11.1 4 Para Maquinarias y Equipos

2.3.1 99
2.3.1 99.1 1
2.3.1.99.1 3

Compra de Otros Bienes


Herramientas
Libros, diarios, Revistas y otros bienes impresos no
vinculados a la enseanza
2.3.1 99.1 4 Smbolos, Distintivos y Condecoraciones
2.3.1 99.1 99 Otros bienes
2.3.2 1.2
Viajes Domsticos
2.3.2 1.2 1
Pasajes y Gastos de Transporte
2.3.2 1.2 2
Viticos y Asignaciones (Excepcionalmente con
autorizacin expresa de la Alta direccin)
2.3.2 2
Servicios bsicos de comunicaciones, publicidad
difusin
2.3.2 2.3 1
Correos y servicios de mensajera
2.3.2 2.4 4
Servicio de impresiones, encuadernacin y empastados
2.3.2 4
Serv. Mantenimiento, Acondicionamiento y
Reparaciones
2.3.2 4.1 3
De Vehculos
2.3.2 4.1 4
De Mobiliario y Similares
2.3.2 4.1 5
De Maquinarias y Equipos
2.3.2 6
Servicios Administrativos, Financieros y de Seguros
2.3.2 6.1 1
Gastos Legales y Judiciales
2.3.2 6.1 2
Gastos Notariales
2.3.2 7
Servicios Profesionales y Tcnicos
2.3.2 7.113 Servicios relacionados con Florera, Jardinera y otras
Actividades similares.
2.3.2 7.11 99 Servicios Diversos
2.3.2.22.1
Serv. Telefona Mvil

PARA ADQUISICION DE ACTIVOS NO FINANCIEROS


26. Adquisicin de Activos No Financieros
Para el caso de la adquisicin de activos no financieros, se utilizarn las especficas
de gasto, segn el tipo de obra.
Por los gastos de servicios, adicionalmente a lo anteriormente sealado, deber
indicarse al reverso del Comprobante de Pago, el motivo del gasto, debiendo stos ser
firmados en seal de conformidad por el usuario.
Para los gastos de mantenimiento y/o reparacin de vehculos se atendern los
relativos a la compra de repuestos menores y reparaciones menores. De necesitar una
reparacin mayor se deber coordinar con la Sub Gerencia de Logstica.
El Encargado nico del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica de la Municipalidad es
responsable de la rendicin oportuna de los Vales Provisionales, bajo responsabilidad
administrativa y econmica.
IX. PROCEDIMIENTOS
9.1. Constitucin del Fondo
9.1.1 La Sub Gerencia de Tesorera, por intermedio de la Gerencia de
Administracin, solicitar a la Alcalda la apertura del Fondo Fijo para
Caja Chica para el Perodo Presupuestal, proponiendo al Encargado
nico, adjuntando el sustento del caso.

9.1.2 Aprobada la solicitud se emitir la Resolucin de Alcalda, la cual deber


contener lo siguiente:
9.1.2.2 Nombre y Apellido del Encargado nico.
9.1.2.2 El monto concedido.
9.1.2.3 El monto mximo a ser atendido con cargo al Fondo
Fijo para Caja Chica.
9.1.3 Todo cambio que afecte la Administracin del Fondo Fijo para Caja Chica
deber ser comunicado por escrito a la Alcalda por intermedio de la
Gerencia de Administracin para modificar el Fondo mediante
Resolucin de Alcalda.
9.2. Rendicin de Cuentas
La rendicin de cuentas se efectuar siguiendo el siguiente procedimiento:
9.2.1 El responsable del Fondo Fijo para Caja Chica consolidar los
documentos originales, durante el mes por el monto total y/o parcial del
importe transferido, tan pronto como el efectivo descienda a niveles que
hagan necesarias nuevas habilitaciones, a fin de mantener la provisin
de fondos y cubrir los gastos menudos y/o urgentes.
9.2.1.1 Los documentos sustentatorios del gasto que se debern
adjuntar a la rendicin de cuentas debern de cumplir con los
siguientes requisitos:
a)
b)
c)
d)

e)

f)

Ser documentos originales a excepcin de la boleta de


venta.
Su contenido debe ser legible.
No debe tener enmendaduras, ni borrones ni uso de
corrector.
Debern contar con el motivo del gasto y suscritos por el
empleado, contratado por administracin de servicios y/o
funcionario, visado por los funcionarios responsables
(Gerente y/o Sub Gerente solicitante) consignando nombres
y apellidos y sellos respectivos.
Al momento del pago deber contar con el Visto bueno de la
Gerencia de Administracin para su autorizacin y del
responsable del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica con
sus respectivos sellos.
No se aceptarn comprobantes de pago que tengan una
antigedad mayor a 60 das calendarios desde la fecha de
emisin hasta el momento del pago, salvo autorizacin
expresa de la Gerencia de Administracin y si fuera el
caso del Titular del Pliego.

9.2.1.2 Los documentos del gasto sern emitidos a nombre de la


Municipalidad Provincial de Islay, con RUC 20166164789,
debindose verificar lo siguiente: Nmero de RUC del proveedor,
Fecha de emisin, Razn social del proveedor, Direccin del
proveedor, Numeracin del documento impreso, Descripcin del
bien o servicio, Monto de venta, Desagregacin del IGV (para
facturas y ticket), Retenciones de ley (para recibos de honorarios

profesionales), Monto total, Fecha de cancelacin, Pie de


imprenta y autorizacin SUNAT. Todos los documentos
sustentatorios de la rendicin de cuentas del Fondo Fijo para
Caja Chica, debern llevar el sello de PAGADO para evitar
duplicidad de uso o envo de comprobantes de pago.
9.2.1.3 Los comprobantes de pago en dlares debern consignar el
monto equivalente en soles, en nmeros y letras al tipo de
cambio fijado por la Superintendencia de Banca y Seguros de la
fecha de la compra.
9.2.1.4 El Responsable de administrar el Fondo Fijo para Caja Chica,
mediante informe dirigido a la Gerencia de Presupuesto, remitir
el detalle de la utilizacin de los fondos debidamente foliado, para
la correspondiente afectacin presupuestaria de los gastos
efectuados.
9.2.3 De encontrarse conforme la rendicin la Sub Gerencia de Contabilidad
realizar la afectacin contable de los gastos realizados.
9.2.4 La Sub Gerencia de Contabilidad se encargar de revisar y fiscalizar la
documentacin asegurndose que los gastos efectuados se hayan
realizado dentro de los niveles autorizados de gasto.
9.2.5 Los documentos presentados por gastos que no estn debidamente
sustentados o comprendidos en la presente Directiva, sern devueltos
para la absolucin de las observaciones planteadas, debiendo el
Responsable emitir un informe a fin de levantar la observacin, en un
plazo no mayor a 72 horas. De no ser reconocido el gasto se solicitar la
devolucin del dinero. En caso de que el responsable no efectuara la
devolucin, se proceder al descuento por planilla.
9.3 Reposicin de Fondos
9.3.1 Toda reposicin de fondos, se efectuar a travs del encargado del
Fondo Fijo para Caja Chica previa revisin y fiscalizacin de los
documentos sustentatorios por parte de la Sub Gerencia de Contabilidad.
9.3.2 El responsable del fondo podr solicitar el reembolso de caja chica hasta
un 50% de lo gastado debidamente rendido ante la Sub Gerencia de
Contabilidad.
9.3.3 La reposicin del Fondo Fijo para Caja Chica, por razones presupuestales
podr efectuarse hasta 3 vez al mes, por el monto mximo de S/.
5,000.00 (Cinco Mil con 00/100 Nuevos Soles).
X MECANISMOS DE CONTROL
10.1 Para el debido control de los recursos asignados se deber implementar
medidas de seguridad que impidan la sustraccin del fondo o deterioro de la
documentacin sustentatoria, as como la seguridad de las instalaciones fsicas
en ambiente con llave dotndolos de una caja de seguridad o similares.

10.2 La designacin de la persona responsable del manejo del fondo, deber recaer
en personas ajenas a cajeros y personal que maneja registros contables o
efectu funciones contables.
10.3 Es responsabilidad del encargado del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica
llevar un libro auxiliar para el control diario del monto de los recursos asignados
donde anoten el ingreso de fondos y las salidas indicando el saldo diario que
queda disponible. Este libro tambin puede ser implementado en una hoja
Excel.
10.4 Los Vales Provisionales que se otorguen (Anexo N 01), con cargo a rendir,
deben ser autorizado por el Gerente de Administracin, y se le otorga un plazo
de cuarenta y ocho (48) horas para su rendicin; vencido este plazo, el usuario
deber devolver el dinero, no pudiendo efectuar rendicin alguna. El encargado
solicitar la devolucin del dinero otorgando un plazo no mayor de 24 horas, en
caso de incumplimiento comunicar por escrito al Gerente de Administracin,
para proceder al descuento en la planilla de haberes.
10.4 Si se presentase el caso de incapacidad fsica o abandono de trabajo del
encargado del fondo, se proceder al lacrado de los comprobantes de pago por
rendirse, debiendo el Gerente de Administracin y el encargado de control
interno exigir como parte de la entrega del cargo, la rendicin de cuentas hasta
la fecha del suceso prescrito.
10.5 En forma permanente la Sub Gerencia de Contabilidad efectuar arqueos
sorpresivos al Encargado nico, informando del resultado a la Gerencia de
Administracin.
10.6 De cada Arqueo que se practique, se levantar un Acta como evidencia de la
accin y conformidad, las que sern firmadas por el encargado del Fondo Fijo
para caja chica y los funcionarios o servidores que intervengan en el arqueo.
10.7 El responsable del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica debe contar con una
garanta razonable y suficiente, como requisito indispensable para realizar tal
funcin, a fin de respaldar situaciones que afectan la idoneidad e integridad en
el uso de los recursos en efectivo, salvo disposicin expresa en contrario de la
Gerencia de administracin.
XI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Primera Disposicin.- El responsable del Fondo Fijo para Caja Chica, bajo
responsabilidad, deber adoptar medidas correctivas a efectos de aplicar un criterio
de racionalidad en el gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, orientando su
ejecucin a la atencin de necesidades bsicas, menudas y urgentes.
Segunda Disposicin.- Esta prohibido:
a) Efectuar cambio de cheques personales por cualquier concepto o
circunstancia.
b) Realizar adelantos de remuneraciones, dietas y prstamos de cualquier tipo.
c) Realizar pagos diferentes al consignado en el vale provisional.
d) Los gastos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica en los casos de
compras y/o contrataciones programables, bajo responsabilidad econmica
del funcionario solicitante.

e) La creacin de fondos especiales o de naturaleza o caractersticas similares


al Fondo Fijo para Caja Chica, cualquiera sea su denominacin, bajo
responsabilidad del Gerente de Administracin Municipal. Salvo lo
establecido en el Artculo 40 de la Directiva de Tesorera N 001-2007EF/77.15.
Tercera Disposicin.- Establecer el uso de la Declaracin Jurada para sustentar los
gastos excepcionales, nicamente cuando se trate de gastos efectuados en lugares
o conceptos por los cuales no sea posible obtener comprobantes de pago
reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido con la SUNAT. La misma
que deber ser autorizada por la Gerencia de Administracin.
Cuarta Disposicin.- El encargado del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica, as
como los Gerentes y Sub Gerentes de las Unidades Orgnicas de la Municipalidad
Provincial de Islay, debern firmar una Declaracin Jurada de conocimiento de la
presente Directiva, segn Anexo N 03.
Quinta Disposicin.- Excepcionalmente la Gerencia de Administracin podr
autorizar por escrito la utilizacin de mayores montos a los sealados en los tems
precedentes, a solicitud de los Subgerentes de las diferentes unidades orgnicas de
la Municipalidad debidamente sustentadas mediante informe dirigido a ste.
Sexta Disposicin.- Forma parte integrante de la presente Directiva:
Anexo N 1.- Vale Provisional Caja Chica.
Anexo N 2.- Declaracin Jurada de Movilidad.
Anexo N 5.- Declaracin Jurada de conocimiento de Directiva.

ANEXO N 01

VALE PROVISIONAL CAJA CHICA

S/.
Recib de

:________________________________________________________

La cantidad de

:________________________________________________________

Por concepto de

:________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Otorgado a

:________________________________________________________
________________________________________________________

Cargo

:________________________________________________________

Con cargo a rendir en un plazo de 48 horas, bajo responsabilidad, facultando el


descuento inmediato de mis haberes en caso de incumplimiento y la comunicacin
escrita con copia a mi legajo personal.

Mollendo, .de ..del 2015

_________________________
Firma y Sello
quien autoriza

____________________________
Firma y Sello
quien Recibe Conforme

ANEXO N 02

DECLARACION JURADA POR MOVILIDAD


FECHA

NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO

FECHA

MOTIVO

LUGAR

IMPORTE S/.

TOTAL

Son: ___________________________________________________________Nuevos Soles.

________________________
Recib conforme
DNI N _________________

VB del Jefe
Inmediato

VB del Sub
Gerente de RRHH

VB del encargado
del Fondo Fijo para
Caja Chica

VB del Gerente de
Administracin

ANEXO N 03

DECLARACION JURADA DE CONOCIMIENTO DE LA


DIRECTIVA
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO

Declaro bajo juramento conocer la Directiva N 001-2015 Normas y Procedimientos para la


Administracin del Fondo Fijo para Caja Chica de la Municipalidad Provincial de Islay,
aprobada por Resolucin de Alcalda N
2015-, y en consecuencia, me comprometo a
cumplir con las disposiciones contenidas en ella.

Mollendo, .de ..del 2015

______________________________
Firma
DNI N___________________

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