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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA

ANTONIO JOSE DE SUCRE


AMPLIACION GUARENAS
RELACIONES INDUSTRIALES
S.A.I.A.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Profesor: Lic. Lidio Gonzlez


Autor: Ender Orive
C.I: 16.020.024

Guarenas, Junio 2014

ndice
Contenido

Pg.

Introduccin

..03

Procesos Administrativos Definicin

..04

Elementos, Fases y Principios

..05

Criterios de Clasificacin

..13

Importancia de un Buen Proceso

..18

Conclusin

..20

Bibliografa

..21

Introduccin

La palabra administracin viene del latn "ad" y significa cumplimiento de


una funcin bajo el mando de otra persona, es decir, prestacin de un
servicio a otro. Sin embargo el significado de esta palabra sufri una radical
transformacin.
La tarea actual de la administracin es interpretar los objetivos propuestos
por la organizacin y transformarlo en accin organizacional a travs de la
planeacin, la organizacin, la direccin y el control de todas las actividades
realizadas en las reas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales
objetivos de la manera ms adecuada a la situacin.
La administracin comprende diversos elementos para su ejecucin es
necesario establecer procedimientos mediante los cuales se puedan generar
soluciones claras a problemas determinados, dentro de todo proceso los
patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles que
permiten regular sus acciones.
Dentro de una organizacin son muchos los pasos que se deben seguir
para lograr la excelencia, dentro de los cuales esta la integracin corporativa,
la estructura, los recursos fsicos y humanos y todas aquellas caractersticas
que permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad.
Las empresas estn estructuradas bajo parmetros organizativos en
donde se conjugan el recurso humano y la ejecucin de las actividades por
parte de las partes que la integran es necesario que dentro de una
organizacin

se

deben

establecer

planes

de

accin

estratgicos

caracterizados por el manejo de polticas adecuadas para el control y la toma


de decisiones dentro de una organizacin.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS
3

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a


cabo una actividad. La administracin comprende varias fases, etapas o
funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el
mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina, correctamente.
En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo
como la administracin en accin, o tambin como:

El conjunto de fases o

etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas


que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando se administra
cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de
uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa,
en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo
establecido durante el periodo de estructuracin.
Elementos de los Procesos Administrativos
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar
las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los
dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas
establecidas para la organizacin.

Un proceso es una forma sistemtica

de hacer las cosas. Se habla de la administracin como un proceso para


subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus
aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades
interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que desean.

Fases, Funciones y Principios de los Procesos Administrativos


4

Planificacin
Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus
metas y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y
no en corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar
una jerarqua completa de Planes para coordinar las actividades.
Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios
(cmo debe hacerse?).
La planificacin define una direccin, se reduce el impacto del cambio, se
minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.
Da direccin a los gerentes y a toda la organizacin. Cuando los
empleados saben a dnde va la organizacin y en que deben contribuir para
alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos
y trabajar en equipos.
Sin la planificacin, los departamentos podran estar trabajando con
propsitos encontrados e impedir que la organizacin se mueva haca sus
objetivos de manera eficiente.
Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los
procedimientos aptos para alcanzarlos. Adems son gua para:

Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren


para alcanzar sus objetivos.

Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y


procedimientos escogidos.
5

Que el progreso en la obtencin de los objetivos sea vigilado y


medido, para imponer medidas correctivas en caso de ser
insatisfactorio.

El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organizacin.


A continuacin se establecen metas para cada una de las subunidades de la
organizacin. Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las
metas de manera sistemtica.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
planificacin. La planificacin produce una imagen de las circunstancias
futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las
experiencias pasadas, etc.
Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la
responsabilidad de la organizacin entera, pueden abarcar plazos de entre
cinco y diez aos.
Planes estratgicos y operativos
Los planes que tienen aplicacin en toda la organizacin, que establecen
los planes generales de la empresa y buscan Posicionar a la organizacin en
trminos de su entorno son llamados planes estratgicos. Los planes que
especifican los detalles de cmo sern logrados los planes generales se
denominan planes operativos.
Se han identificado tres diferencias entre los planes estratgicos y los
operativos.
Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo Plazo (Ms all de
5 aos).

Especificidad: Especficos (claramente definidos), Direccional (flexibles,


establecen guas generales).
Frecuencia de uso: Uso nico (son generados para una situacin nica),
Permanente (planes continuos para actividades repetidas).
Objetivos
Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta
organizaciones enteras. Dan direccin a todas las decisiones gerenciales y
forman el criterio contra el cual los logros pueden ser medidos.
Estableciendo Objetivos

Convertir la visin en especficos blancos de accin.

Crear normas para rastrear el desempeo.

Presiona a ser innovadores y enfocados.

Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan


alargarse.

Tipos de objetivos requeridos.


Objetivos Financieros
Resultados enfocados en mejorar el desempeo financiero de la
compaa.

Objetivos Estratgicos
7

Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posicin de


negocios a largo plazo.
Organizacin
El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da
a la palabra "organismo". Este implica necesariamente:
a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni
de igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin comn o idntico.
c) Coordinacin: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una accin
distinta, pero complementaria de las dems: obran en vista del fin comn y
ayudan a las dems a construirse y ordenarse conforme a una teologa
especfica.
Nosotros la definimos: "Organizacin es la estructuracin tcnica de las
relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr
su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados".
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y
los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que
estos puedan alcanzar las metas de la organizacin.

Diferentes metas

requieren diferentes estructuras para poder realizarlos.


Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas
y recursos, proceso conocido como diseo organizacional.

La organizacin produce la estructura de las relaciones de una


organizacin, y estas relaciones estructuradas servirn para realizar los
planes futuros.
a) La organizacin se refiere a estructurar quizs la parte ms tpica de los
elementos que corresponden a mecnica administrativa.
b) Por lo mismo, se refiere "cmo deben ser las funciones, jerarquas y
actividades".
c) Por idntica razn, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades
que "estn por estructurarse", ms o menos remotamente: ve al futuro,
inmediato o remoto.
d) La organizacin nos dice en concreto cmo y quin va a hacer cada cosa,
en el sentido de qu puesto y no cul persona.
Su Importancia
1. La organizacin, por ser elemento final del aspecto terico, recoge

completamente y llega hasta sus ltimos detalles todo lo que la


planeacin ha sealado respecto a cmo debe ser una empresa.
2. Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas

ocasiones han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino


una parte de la administracin, dando lugar a que la contrapongan a
sta ltima, como si la primera representara lo terico y cientfico, y la
segunda lo prctico y emprico. Esto es inadecuado, por todo lo que
hemos visto antes.
3. Tiene tambin gran importancia por constituir el punto de enlace entre

los aspectos tericos que Urwiek llama mecnica administrativa, y los

aspectos prcticos que el mismo autor conoce bajo la denominacin


de dinmica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".
Direccin
Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin
efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida
a base de decisiones.
Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y
planeado. Existen dos estratos para obtener stos resultados:
a) En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de
hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aqullas actividades que habrn de ser
productivas.
b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aqul que es jefe, y
precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en
como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su
"hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen
tareas esenciales.

La direccin llega al fondo de las relaciones de los

gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems que se les unan
para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la
organizacin.
Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus
empleados a hacer su mejor esfuerzo.
Anlisis
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La aplicabilidad del proceso administrativo en el desarrollo de un sistema


de informacin es importante ya que se utilizan funciones gerenciales del
proyecto donde "planificamos" para llevar a cabo el curso del proyecto
tomando en cuenta tres pasos: el primer paso definimos ideas para que el
grupo de trabajo pueda dar satisfaccin al cliente en cuanto a calidad y
tiempo en el desarrollo del sistema. El segundo paso es definir la estructura
del trabajo, la solvencia de actividades e identificar los recursos necesarios
para cumplir dichas actividades y el tercer pas definir el calendario del
proyecto para distribuir la carga del trabajo de acuerdo a los recursos
disponibles. Luego "organizamos" la forma en que el equipo de trabajo
interacta en el medio ambiente para que cada uno de ellos den su mejor
contribucin en el aporte del desarrollo de un sistema de informacin,
"dirigiendo" as la comunicacin como gerente del proyecto a todos los
integrantes del equipo de trabajo, delegando funciones e identificando
situaciones negativas y as evitar conflictos personales y por ltimo el
"control" que tiene uno como gerente del proyecto ya que es la nica va de
conocer donde se encuentra el proyecto y hacia dnde va. Es de hacer notar
que la planificacin y el control van siempre de la mano.
Control
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que
se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviacin significativa. Todos los gerentes deben participar en la funcin de
control, aun cuando sus unidades estn desempendose como se proyect.
Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como
es debido hasta haber evaluado qu actividades se han realizado y haber
comparado el desempeo real con la norma deseada. Un sistema de control
efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan
a la consecucin de las metas de la organizacin. El criterio que determina la
efectividad de un sistema de control es qu tan bien facilita el logro de las
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metas. Mientras ms ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su


organizacin, mejor ser el sistema de control.
El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la
organizacin la conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la funcin
de control y consta de tres elementos primordiales:
1. Establecer las normas de desempeo.
2. Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos con las
normas de desempeo.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
Existen tres enfoques diferentes para disear sistemas de control: de
mercado, burocrtico y de clan.
El control de mercado es un enfoque para controlar que se centra en el
empleo de mecanismos de mercado externos, como la competencia de
precios y la participacin relativa en el mercado, para establecer las normas
empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea generalmente
en organizaciones donde los productos y servicios de la firma estn
claramente especificados, son distintos y donde existe una fuerte
competencia de mercado.
El control burocrtico se concentra en la autoridad de la organizacin y
depende de normas, reglamentos, procedimientos y polticas administrativas.
El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los
valores, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura
de la organizacin que son compartidos.
El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional
de las actividades de administracin. Es la nica forma como los gerentes
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saben si las metas organizacionales se estn cumpliendo o no y por qu s o


por qu no.
Este proceso permite que la organizacin vaya en la va correcta sin
permitir que se desve de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como
un medio de controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento
de normas tambin es parte inherente del proceso. Y las medidas correctivas
suponen un ajuste en los planes. En la prctica, el proceso administrativo no
incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones
interrelacionadas.
Criterios de la Clasificacin del Proceso Administrativo

HENRY FAYOL

Cita cinco elementos:


PLANEAR: Visualizar el futuro y trazar el programa de accin.
ORGANIZAR: Construir tanto el organismo material como el social de la
empresa.
DIRIGIR: Guiar y orientar al personal.
COORDINAR: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos
colectivos.
CONTROLAR: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas
establecidas y las rdenes dadas

13

LYNDALL F. URWICK

Cita siete elementos:


INVESTIGACIN.
PREVISIN.
PLANEAMIENTO.
ORGANIZACIN
COORDINACION.
MANDO.
CONTROL.

HAROLD KOONTZ & SYRIL O DONNELL

Cita cinco elementos:


PLANEACIN.
ORGANIZACIN.
INTEGRACIN
DIRECCIN
CONTROL

14

GEORGE TERRY

Propone cuatro elementos:


PLANEACIN.
ORGANIZACIN.
EJECUCIN.
CONTROL.

AGUSTN REYES PONCE

Propone seis elementos:


PREVISIN.
PLANEACIN.
ORGANIZACIN.
INTEGRACIN.
DIRECCIN.
CONTROL.

JOS ANTONIO FERNNDEZ ARENAS

Cita tres elementos:


PLANEACIN.
15

IMPLEMENTACIN.
CONTROL.

NEWMAN WILLIAN

Cita cinco elementos:


PLANEACIN.
ORGANIZACIN.
OBTENCIN DE RECURSOS.
DIRECCIN.
CONTROL.

DAVIS R. C

Cita tres elementos:


PLANEACIN.
ORGANIZACIN.
CONTROL

16

LUTHER GULICK

Propone siete elementos:


PLANEAMIENTO: Es la tarea de trazar las lneas generales de las cosas
que deben de ser hechas y los mtodos para hacerlas, con el fin de alcanzar
los objetivos de la empresa.
ORGANIZACIN: Es el establecimiento de la estructura formal de autoridad,
a travs de la cual las subdivisiones de trabajo son integradas, definidas y
coordinadas para el objetivo en cuestin.
ASESORA: Es la funcin de preparar y entrenar al personal y mantener
condiciones favorables de trabajo.
DIRECCIN: Es la tarea continua de tomar decisiones e incorporarlas en
rdenes e instrucciones especficas y generales, y ms an, la de funcionar
como lder de la empresa.
COORDINACIN: Es el deber de establecer relaciones entre las partes de
trabajo.
INFORMACIN: Es el esfuerzo de mantener informado respecto de los que
pasa, a aquellos ante quienes el jefe es responsable; esfuerzo que
presupone

naturalmente

la

existencia

de

registros,

documentacin,

investigacin e inspecciones.
PRESUPUESTACIN: Es la funcin que incluye todo lo que se dice respecto
a la elaboracin, ejecucin y fiscalizacin presupuestaria, o sea, el plan
fiscal, la contabilidad y el control.

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MEE JOHN F

Cita cuatro elementos:


PLANEACIN.
ORGANIZACIN.
MOTIVACIN.
CONTROL

ISAAC GUZMAN V

Cita cinco elementos:


PLANEACIN.
ORGANIZACIN.
INTEGRACIN.
DIRECCIN Y EJECUCIN.
CONTROL.
Importancia de un Buen Proceso Administrativo
En la actualidad podemos notar que todas las empresas exitosas utilizan
un proceso administrativo para manejar sus operaciones ya que este proceso
compuesto por la planeacin, organizacin, direccin y control son los
procesos sistematizados necesarios para lograr lo que se proponen. El

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proceso administrativo es extremadamente importante en todo tipo de


empresas ya que el uso de este proceso evita improvisaciones en los
momentos ms difciles y en la toma de decisiones importantes.

La planeacin es el primer elemento o etapa del proceso


administrativo. Este consiste en determinar los objetivos, formular
polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos. Esta etapa es muy
importante ya que permite trabajar de manera eficiente.

Durante la etapa de organizacin el administrador debe definir las


funciones, responsabilidades y coordinar todos los recursos de la
empresa utilizando una estructura de relaciones entre personas,
trabajo y recursos.

La direccin es la tercera fase de la administracin pero la primera


fase dinmica de la prctica administrativa. Esta etapa consiste en
coordinar el esfuerzo comn de los subordinados, para alcanzar las
metas de la organizacin. Esto se logra a travs de la comunicacin,
el liderazgo, la motivacin y la toma de decisiones.

El control es la fase final del proceso administrativo pero que a su vez


sirve para detectar las modificaciones que se deben realizar a los
planes previos y hacer las correcciones necesarias para poder
alcanzar los objetivos de la empresa.

En conclusin podemos decir que el proceso administrativo es indispensable


para el buen funcionamiento de las empresas y de esto dependern los
resultados a futuro.

19

Conclusin
En la prctica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin
estn de modos entrelazados e interrelacionados, el desempeo de una
funcin no cesa por completo antes que se inicie la siguiente. Y por lo
general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca
exigirlo la situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las
funciones ser quizs como se indica en el proceso, pero en una empresa en
marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a
continuacin de esto ejecutar y luego planear.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de:
planificacin, organizacin, direccin y control de todas las actividades que
implican relaciones humanas y tiempo.
El proceso de administracin se refiere a planear y organizar la estructura
de rganos y cargos que componen la empresa, dirige y controla sus
actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho
mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe
alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios
(rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores
consideran que el administrador debe tener una funcin individual de
coordinar, sin embargo parece ms exacto concebirla como la esencia de la
habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se
encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
La toma de decisiones tambin es un aspecto importante debido a que es
a travs de ella que se puede diferenciar los diversos problemas que se
presentan y de esta manera plantear la solucin ms idnea para mejorar la

20

problemtica planteada y planificar una toma de decisin adecuada y


sectorizada por prioridades.

Bibliografa

Koontz, Harold (1994. Administracin una perspectiva global. (10


ed.) Mxico: McGraw - Hill Interamericana de Mxico, S.A.
Robbins, Stephen P. (1994. Administracin teora y prctica. (4 ed.) Mxico:
Prentice - Hall Hispanoamericana, S.A.

Referencias Web:
http://www.aves.edu.co/ovaunicor/recursos/1/index_proceso_administrativo.p
df
http://www.slideshare.net/1DEABRIL/proceso-administrativo-13367364

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